Klik hier voor meer informatie (PDF, 656,1 kB) - OpenSesame ICT

osict.com

Klik hier voor meer informatie (PDF, 656,1 kB) - OpenSesame ICT

,, DMS alleen al met

workflow factuurproces

,,Wat gebruikers erg aanspreekt is de

herkenbaarheid en toegankelijkheid van

de interface, met de overbekende

Windows Explorer foldertjes. Dat voelt

vertrouwd. Het nadeel, zeg ik er wel bij,

is dat die vertrouwdheid niet bijdraagt

aan een andere manier van denken. Ik

bedoel: de neiging blijft dan in

hiërarchische structuur te denken ,

terwijl je graag wilt dat ze in trefwoorden

gaan denken, en zoeken. Maar goed,

beide kan in OpenIMS DMS.”

Proof of concept

OpenSesame ICT ging proefdraaien in

één regio. ,,Een Proof of Concept”, legt

Peters uit, ,,omdat je toch pas in de

praktijk van elkaar leert wat je bedoelt.”

De basisinrichting werd neergezet en

vanuit administratieve processen

werden dossiers gevormd. Daarbij

hoefde de Bouwfonds organisatie zich

niet aan te passen aan de software,

want het pakket was prima op de

bestaande organisatie te passen. ,,Ook

wat die flexibiliteit betreft had OpenIMS

zich snel bewezen.”

Het proces van factuurgoedkeuring met

het autorisatiemodel uit het ERPsysteem

is verder uitgewerkt. Zoals

vaker zie je dan hoe factuurprocessen

het vliegwiel zijn voor veel meer

processen en afdelingen om een DMS

ook te gaan benutten. Peters: ,,Onze

Meer informatie

over OpenSesame ICT is te vinden op

www.osict.com en www.openims.com

of neem contact op via het telefoonnummer

+31(0)30 – 60 35 640.

Open Informatie Management Server www.openims.com

terugverdiend”

factuurprocessen waren op zich

onvoldoende reden voor een DMS, dat

kon ook wel in ons ERP. Eenmaal in het

DMS, bleek al snel de enorme

meerwaarde. Alleen al omdat facturen

niet meer in bureaulades bleven liggen.”

Persoonlijke schijf

De implementatie ging niet met een “big

bang, maar gefaseerd per

documentstroom”. ,,Je wilt mensen

mee krijgen en omdat mensen rationele

wezens zijn, moet je ze een reden

geven. En betrek ze er vooral bij. Dat

gaat niet met alle honderden

gebruikers, maar wel met een

representatieve gebruikersgroep per

regio.

Zowel het pakket als het bedrijf hebben

zich ten volle bewezen bij Bouwfonds,

weet Peters. Daar zijn geen cijfertjes

voor nodig: ,,Je koopt niet alleen een

systeem, ook de mensen en het bedrijf

horen daarbij. Er kan altijd een keer iets

fout gaan. Wij weten dat we met

OpenSesame ICT alles kunnen

bespreken en ze op alles kunnen

aanspreken, op elk niveau. En dat we

dan snel over oplossingen praten en

niet in de schuldvraag blijven hangen.

Het pakket was prijstechnisch al veruit

het voordeligste en ook in uren is

OpenSesame zeer schappelijk, als het

niet al ‘fixed’ is. En als iets niet gaat,

dan is ‘nee, dat gaat niet’ het beste

antwoord. Die eerlijkheid waarderen wij

zeer.”

Terugverdiend

Alleen al in het factuurproces heeft

OpenIMS DMS zich terugverdiend voor

Bouwfonds. De rest, en die is heel

belangrijk voor hoe we ons werk doen –

bijvoorbeeld de doorlooptijd ervan – , is

bonus. Overal, thuis, en eventueel op

vakantie, is er altijd antwoord op de

vraag ‘waar is dat document?’

OpenSesame ICT

OpenSesame ICT is een Nederlands softwarebedrijf dat zich richt op de realisatie

van kennisintensieve, bedrijfsmatige oplossingen op basis van het Open Source

platform. Deze oplossingen worden geleverd onder de naam OpenIMS ® . Met diverse

projecten voor Content-, Document-, Kennis- en Workflow Management heeft

OpenSesame ICT bewezen een veelzijdigheid aan oplossingen te kunnen bieden

voor kennis en informatiemanagement.

Open Informatie Management Server

R

rOpenIMS

© OpenSesame ICT BV www.osict.com

Similar magazines