ondersteuner dossierbehandelaar organisatie en werking (m/v)

De provinciale afdeling Oost-Vlaanderen van het Agentschap voor Binnenlands
Bestuur werft aan in statutair dienstverband:
ONDERSTEUNER DOSSIERBEHANDELAAR
ORGANISATIE EN WERKING (M/V)
Afdeling: ABB Oost-Vlaanderen
Beleidsdomein: Bestuurszaken
Niveau: C
Graad: Medewerker
Standplaats: Gouvernementstraat 1 te 9000 Gent
DE FUNCTIE EN ZIJN CONTEXT
1
Vacaturenummer: 8312
Het Agentschap voor Binnenlands Bestuur is sinds 1 april 2006 opgericht als een intern
verzelfstandigd agentschap binnen het Beleidsdomein Bestuurszaken en bestaat uit elf
entiteiten. Zes in Brussel en één in elke provinciehoofdstad (provinciale afdelingen).
De afdelingen te Brussel zijn: “Stedenbeleid, Inburgering en Integratie”, “Organisatie en
Beheer”, “Lokale en Provinciale besturen – Financiën en Personeel” en “Lokale en
Provinciale Besturen – Regelgeving en Werking”. Naast de afdelingen zijn er ook de staf
Organisatieontwikkeling en staf Beleid.
De provinciale afdelingen hebben volgende taken, conform het besluit houdende de indeling
van het agentschap in subentiteiten van 31 mei 2011:
1. dossierbehandeling in het kader van het bestuurlijk toezicht op de lokale besturen zoals
vastgelegd in de beheersovereenkomst;
2. de ondersteuning van de provinciegouverneur zoals vermeld in de
beheersovereenkomst;
3. adviseren, informeren en faciliteren van de belanghebbenden, zoals vastgelegd in de
beheersovereenkomst;
4. de vaststelling van inbreuken en het opleggen van geldboetes met betrekking tot het
inburgeringsbeleid.
Daarnaast levert de afdeling ook bijdragen aan de beleidsvoorbereiding.
Deze vacature situeert zich binnen de afdeling Oost-Vlaanderen.
Je komt terecht in de dienst/het team werking lokale besturen

JE TAKENPAKKET
Je takenpakket is als volgt samengesteld:
1. Je zorgt voor het verzamelen, vervolledigen en administratief verwerken van gegevens
teneinde dossiers en bestanden met volledige en correcte informatie beschikbaar te
hebben.
Voorbeelden van activiteiten:
- Gegevens of inlichtingen opvragen bij besturen en particulieren
- Opzoekingen in literatuur en op internet
- Gegevens importeren in het dossierbegeleidingssysteem
- Gegevens importeren in Orafin
- Registreren inkomende besluiten en overzichtslijsten van besluiten (in poolverband)
- Registreren aanvragen openbaarmaking bestuursdocumenten
- Samenstellen van dossiers benoeming burgemeesters en eretitels lokale mandatarissen
- Via e-mail inlichtingen inzamelen bij de lokale besturen over een bepaald onderwerp
- Via telefoon of e-mail inlichtingen inwinnen bij collega’s, bij de handhavingsambtenaar
2. Je verifieert en controleert documenten en gegevens teneinde te verzekeren dat
vormvereisten, procedures en regelgeving gerespecteerd worden.
Voorbeelden van activiteiten:
- Interne controlepunten inbouwen en optimaliseren
- Vaststellen van foutieve boekingen en voorstellen doen voor correctie
- Nagaan of de ontvangen gegevens correct en volledig zijn
- Opvolging van de verstuurde briefwisseling
- Opvolging ontvangst opgevraagde gegevens
3. Je voert de voorziene stappen uit binnen het dossier en bewerkt gegevens teneinde via
een tijdige en correcte behandeling een goede dienstverlening te verzekeren.
Voorbeelden van activiteiten:
- Klasseren van overzichtslijsten van besluiten van lokale besturen
- Bewaken en up-to-date houden van het dynamisch archief van de dienst
- Opmaken van overzichten en rapporten
- Databanken uitbouwen
- Opmaken en verzenden van brieven (gewoon, aangetekend of aangetekend tegen
ontvangstbewijs naargelang het geval) en eventuele bijlagen in het kader van
handhaving inzake inburgering)
4. Je wisselt informatie uit en beantwoordt diverse vragen teneinde klanten en andere
betrokkenen correct te informeren
Voorbeelden van activiteiten:
- Intensief contact onderhouden (via telefoon, e-mail) met de handhavingsambtenaren
inzake inburgering over de lopende of ingekomen dossiers
2

- Zoeken naar correcte en klantgerichte oplossingen voor problemen bij dossiers en
klanten hierover adviseren
- Fungeren als aanspreekpunt voor klanten
- Informatie verstrekken aan derden, inzonderheid telefonisch
- Rapporteren over de stand van zaken
- Deelnemen aan vergaderingen
- Bespreken van dossiers met collega’s
- Nota’s nemen op hoorzittingen in het kader van de inburgeringsdossiers
5. Je onderhoudt werkrelaties met betrekking tot dossiers en gegevens teneinde door een
goede samenwerking een efficiënt verloop van het proces te garanderen.
Voorbeelden van activiteiten:
- Contacten met betrokken instanties onderhouden, bv. gemeenten, ocmw’s, …
- Zoeken naar de geschikte aanspreekpersonen voor de verschillende onderdelen van het
dossier
- Relevante informatie delen met collega’s
- Uitwisselen van kennis, ervaring en knelpunten
- Samenwerken aan verbeterprojecten
6. Je stelt aanpassing voor van procedures en werkwijzen nav nieuwe wetgeving en
knelpunten teneinde de efficiëntie te verhogen.
Voorbeelden van activiteiten:
- Denkt mee met de dienst over hoe het werk vlotter kan verlopen
- Stelt zelf databanken samen met relevante informatie
- Neemt deel aan het dienstoverleg en andere bijeenkomsten op het niveau van de dienst
en de afdeling.
7. Je voert allerhande operationeel ondersteunende taken uit teneinde bij te dragen tot een
vlotte werking van de dienst en de afdeling.
Voorbeelden van activiteiten:
- Allerhande administratieve werkzaamheden op vraag van het diensthoofd, de
handhavingsambtenaar, andere dossierbehandelaars : teksten invoeren, inscannen,
faxen, kopiëren, klasseren
- Teksten intikken op vraag dossierbehandelaar
- Op vraag van een dossierbehandelaar opzoekingen doen in dynamisch archief van de
dienst
- Periodiek en op vraag aanmaken en opstellen van brieven, besluiten, bestanden,
documenten
- Stockbeheer van de dienst, inzonderheid wat kantoorbenodigdheden betreft
- Materiële en logistieke ondersteuning bij vergaderingen, studiedagen
8. Je verzorgt een vriendelijk en correct onthaal teneinde bij te dragen tot een positief en
klantgericht imago van de dienst en de afdeling.
3

Voorbeelden van activiteiten:
- Ontvangen en begeleiden van bezoekers of deelnemers aan evenementen
- Verschaffen van algemene informatie
- Informatiepakketten en documentatiebundels overhandigen
- Instaan voor de telefoonpermanentie van de dienst
JE PROFIEL
DEELNEMINGSVOORWAARDEN
Je behoort tot een statutaire wervingsreserve (opgesteld door Selor) voor de graad van
medewerker voor de diensten van de Vlaamse overheid.
Of je hebt een vrijstelling van het generieke gedeelte omdat je behoorde tot een
wervingsreserve opgesteld door Selor voor de diensten van de Vlaamse overheid voor
de graad van medewerker waarvan de geldigheidsduur op 1 januari 2006 nog niet was
verstreken, of die dateert van na 1 januari 2006.
Of je bent ambtenaar bij de diensten van de Vlaamse overheid en geslaagd voor een
loopbaanselectie voor de graad van medewerker.
Of je werkt als statutair ambtenaar in de rang C1 of de graad van medewerker bij de
diensten van de Vlaamse overheid.
JE WERKERVARING
- Je beschikt over tenminste 5 jaar praktijkervaring in het bestuurlijk toezicht op de
werking en de organisatie van de lokale besturen.
- Je beschikt over tenminste 1 jaar praktische ervaring met betrekking tot boetedossiers
in kader van inburgering
JE TECHNISCHE COMPETENTIES
Inzicht in de werking en de materie van het agentschap en de afdeling
Kennis van de courante Office toepassingen (Word, Excel, Powerpoint, Access)
Kennis van internet, e-mail en elektronische kalender
Kennis van het dossierbehandelingssysteem DBS
Kennis van de regelgeving i.k.v. inburgering
Kennis van de regelgeving betreffende de benoeming van de burgemeester en de
eretitels lokale mandatarissen.
JE PERSOONSGEBONDEN COMPETENTIES
Betrouwbaarheid
Je handelt vanuit de codes van integriteit, zorgvuldigheid, objectiviteit, gelijke behandeling,
correctheid en transparantie. Je komt afspraken na en je neemt je verantwoordelijkheid op.
Niveau 1 – Je handelt correct en respectvol ten aanzien van je omgeving en van bestaande
regels en afspraken
4

Samenwerken
Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat op niveau van een team, entiteit of de
organisatie, ook wanneer dit niet onmiddellijk van persoonlijk belang is.
Niveau 1 – Je werkt mee en informeert anderen
Voortdurend verbeteren
Je verbetert voortdurend de werking door gericht te zijn op resultaat en kwaliteit; je bent
bereid tot voortdurend leren, en je staat open voor verandering.
Niveau 1 - Je toont je leer- en aanpassingsbereid met betrekking tot de eigen functie en
situatie
Klantgerichtheid
Met het oog op het dienen van het algemeen belang onderken je de legitieme behoeften van
verschillende soorten (interne en externe) klanten en je reageert er adequaat op.
Niveau 1 – Je reageert vriendelijk, adequaat en correct op voor de hand liggende vragen van
klanten
Nauwgezetheid
Je volbrengt je taken nauwgezet en met zin voor detail. Je gaat gepast om met materialen.
Niveau 2 – Je levert met oog voor detail correct werk af
Plannen
Je brengt structuur aan in tijd en ruimte en je stelt prioriteiten bij het aanpakken van taken of
problemen.
Niveau 1 – Je plant eigen werk effectief
Probleemanalyse (analytisch denken)
Je duidt een probleem in zijn verbanden en zoekt op een efficiënte wijze naar aanvullende,
relevante informatie.
Niveau 1 – Je ziet de essentie van het probleem
HOE SOLLICITEREN
Ben je geïnteresseerd? Solliciteren kan tot uiterlijk 06/11/2011.
Om te solliciteren vul je het standaard cv in.
Je stuurt het naar:
Vlaamse overheid - Bestuurszaken
Jobpunt Vlaanderen ( zone 3C )
Boudewijnlaan 30 BUS 42
1000 Brussel
Je kunt het cv ook mailen naar Kathy.tas@jobpunt.be. Vermeld in het onderwerp van je mail
het vacaturenummer 8312.
5

Werk je al bij de Vlaamse overheid, dan stuur je samen met het ingevuld standaard cv ook
een kopie van je meest recente aanstellingsbesluit of arbeidscontract mee.
SELECTIEPROCEDURE
- Screening op cv: week van 07/11/2011
- Interview: datum nog te bepalen
ONS AANBOD
Je komt terecht in een dynamische organisatie die oog heeft voor ambtelijke innovatie en
die een permanente verbetering van de dienstverlening nastreeft.
Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne
ICT-middelen betreft.
Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om de
combinatie privé-werk zo optimaal mogelijk te laten verlopen: zo bieden wij je 35 dagen
verlof per jaar en een systeem van glijdende werktijden. Tijdens de schoolvakanties is er
in de hoofdkantoren (vijf locaties in Vlaanderen) een professionele opvang voor kinderen
tussen 3 en 14 jaar.
Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer is gratis alsook je
hospitalisatieverzekering.
Je ontvangt maaltijdcheques van 5 euro per gepresteerde dag. 3,91 euro wordt door de
werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het
nettoloon.
Je wordt aangeworven in de graad van medewerker (rang C1) met de bijhorende
salarisschaal: je aanvangssalaris is minimaal 1801.09 euro bruto.
Je eerste 4 maanden vormen een proefperiode met een individueel vormingsprogramma.
De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor ze zich inzet zo goed mogelijk
weerspiegelen. Kandidaten worden dan ook geselecteerd op basis van hun kwaliteiten
en vaardigheden, ongeacht geslacht, afkomst of handicap. Als je een handicap hebt, laat
ons dat vooraf weten. We zorgen ervoor dat je in de best mogelijke omstandigheden kunt
deelnemen aan de selecties. Krijg je de baan? Dan passen we de werkplek zo goed
mogelijk aan jouw handicap aan.
MEER WETEN?
Voor extra informatie over de jobinhoud kun je contact opnemen met:
Riet Zegers, afdelingshoofd
Gouvernementstraat 1 te 9000 Gent
Tel. : 09/267.81.23
E-mail : rita.zegers@bz.vlaanderen.be
Voor de arbeidsvoorwaarden kan je onze website consulteren
http://www.vlaanderen.be/arbeidsvoorwaarden of contact opnemen met de HR-consulent
Gwendoline Van Der Stichel
Boudewijnlaan 30 bus 38 te 1000 Brussel
Tel: 0491/728.705
E-mail: gwendoline.vanderstichel@bz.vlaanderen.be
6

Voor extra informatie over de selectievoorwaarden kan je contact opnemen met Jobpunt
Vlaanderen.
Sofie Lekens
Boudewijnlaan 30 te 1000 Brussel
Tel. : 02/553 51 29
E-mail : sofie.lekens@jobpunt.be
Meer informatie over Bestuurszaken vind je op www.bestuurszaken.be.
7