Feestwijzer - Gemeente Essen

FUIFWIJZER
EEN WEGWIJZER BIJ HET ORGANISEREN VAN FUIVEN,
BALS EN OPTREDENS OF ANDERE EVENEMENTEN
FUIFWIJZER, EEN WEGWIJZER BIJ HET ORGANISEREN VAN OPENBARE
FUIVEN, BALS EN OPTREDENS EN EVENEMENTEN
Gemeentebestuur van Essen,
Samenstelling
Gemeentelijke jeugd- en cultuurdienst en werkgroep ‘fuifbeleid’
Eindredactie
Gemeentelijke jeugddienst
Verantwoordelijk uitgever
College van Burgemeester en Schepenen, Heuvelplein 23, 2910 Essen

Inhoud
DEEL 1: VÓÓR HET EVENEMENT 4
1. Concept en organisator 4
1.1 Concept 4
1.2 Organisator 4
2. Locatie 6
2.1 Geschikte locatie 6
2.2 Inrichting van de locatie 7
3. Muziek – DJ 8
4. Sponsoring 8
4.1 Verschillende soorten van sponsoring 8
4.2 Wat in ruil voor de sponsoring? 8
4.3 Hoe sponsoring regelen? 9
5. Taakverdeling – verantwoordelijkheden 9
5.1 Eindverantwoordelijke 9
5.2 Medewerkers 9
5.3 Afspraken met andere partners 9
6. Promotie 10
6.1 Gemeentelijke kanalen 10
6.2 Geluidswagen 11
6.3 Affiches, strooibiljetten en folders 11
6.4 Pers 13
6.5 Internet 13
7. Materiaal 14
7.1 Fuifkoffer 14
7.2 Belichting en geluidsmateriaal 14
7.3 Ander materiaal 15
8. Taksen en vergunningen 16
8.1 Tapvergunningen 16
8.2 Vergunningen voor de verkoop van voedingswaren 16
8.3 SABAM 16
8.4 Billijke vergoeding 17
9. Verzekeringen 18
9.1 Verzekering burgerlijke aansprakelijkheid met rechtsbijstand 18
9.2 Brandverzekering 18
9.3 Objectieve aansprakelijkheid brand en ontploffing 18
9.4 Ongevallenverzekering 18
9.5 Verzekering alle risico’s 18
9.6 Verzekering voor schade aan persoonlijke eigendommen 18
9.7 Verzekering contractuele aansprakelijkheid 18
10. Kostenraming 19
11. Inkomkaarten 19
12. Preventieve veiligheid 19
12.1 Meldingsformulier fuiven, bals en optredens 19
12.2 Security 20
12.3 Medische maatregelen 20
12.4 Brandveiligheid 20
12.5 Overleg met veiligheidsdiensten 20
12.6 Parkeren en veiligheid 20
2

DEEL 2: TIJDENS DE FUIF 21
1. Taakverdeling 21
1.1 Eindeverantwoordelijke 21
1.2 Medewerkers 21
2. Toegang en kassa 21
2.1 Locatie van de kassa 21
2.2 -16 jarigen 21
2.3 Toegang weigeren 22
2.4 Geldtransacties 22
3. Tap 22
3.1 Vaten 22
3.2 (voor) Toog 22
3.3 Drankbonnen 22
3.4 Herbruikbare bekers 22
4. Veiligheid 23
4.1 Fuifbegeleiders (security) 23
4.2 Medewerkers 23
4.3 Geluidsnormen en milieu 23
4.4 Verantwoordelijken 24
4.5 Medisch 24
4.6 Algemeen 24
5. Alcohol, drugs en wapens 25
5.1 Iligale drugs 25
5.2 Drank 25
5.3 Wapens 25
6. Sluitingsuur 25
6.1 Toelichting 25
6.2 Fuifcharter 26
6.3 Afbouwen evenement en sluitingsuur 26
7. Feesten en milieu 26
DEEL 3: NA DE FUIF 27
1. Opruimen 27
2. Financieel 27
3. Evaluatie 27
4. Bedanking 27
BRONNEN 28
3

1. Concept en organisator
1.1. Concept
DEEL 1: VÓÓR HET EVENEMENT
Alvorens je uit de startblokken schiet en allerlei regelingen treft voor de organisatie van je evenement, is het nodig
eerst even na te denken over wat voor activiteit je wil organiseren. Hierbij moet je aandacht uitgaan naar:
• Privé of publiek (openbaar): is iedereen welkom op de activiteit (bv.: om het jaarlijkse kamp van je
jeugdvereniging te bekostigen) of werk je met uitnodigingen (bv.: voor een verjaardagsfuif)?
Noot: privé-feesten zijn vrij van vergunningen (o.a. vergunning voor voedingswaren,…), maar niet van taksen zoals
SABAM/billijke vergoeding. Er gelden dezelfde veiligheidsvoorschriften voor openbare orde en geluidsnormen als
bij een openbare fuif. Toegangscontrole moet mogelijk zijn op basis van lijst van voorafgaande
inschrijvingen/uitnodigingen
• Doelgroep: richt je vooral de activiteit naar jongeren tussen 16 en 25 jaar of naar een ouder publiek?
• Aantal bezoekers: organiseer je een mega-evenement (bv.: Afrekeningsfuif of Donna’s Soiree) of hou je
het bij een kleinschalige activiteit?
• Muziek - thema - inkleding: laat je één specifieke muziekstijl (bv.: hardrock, techno, punk, drum ’n bass,
…) aan bod komen of laat je een heel breed gamma aan muziekstijlen door de boxen galmen?
Organiseer je het feest in het kader van een bepaald thema (maffia, western,…)? Indien je voor een
thema kiest, zal ook je inkleding van de locatie daaraan aangepast moeten zijn.
• Datum: kies een datum waarop je doelgroep “beschikbaar” is en hou rekening met examenperiodes,
vakanties en zoek uit of er in de buurt al een concurrerende activiteit op dezelfde dag georganiseerd
wordt. Hiervoor kan je de jeugddienst contacteren; zij houden een activiteitenkalender bij waarop alle
(gemelde) activiteiten op terug te vinden zijn.
Noot: in Essen wordt onder de verschillende jeugdwerkverenigingen het principe van de ‘beschermde weekends’
gehanteerd. Dit principe houdt in dat elke jeugdvereniging zijn vaste datum/data heeft in een jaar waarop zij een
(grote) fuif organiseren. Onder de jeugdverenigingen werd afgesproken dat door de jeugdverenigingen geen
andere fuiven/activiteiten worden georganiseerd in een weekend waar reeds een fuif van een jeugdvereniging
plaats vindt.
Volgende fuiven worden als een ‘beschermd weekend’ beschouwd:
- Horrordonk, Chiro Horendonk
- KSJ weekend, KSJ Heidebloempje
- Paviljoenfeesten, Scouts Heikant
- Scoutsdriedaagse, Pullenbal, Scouts OLV centrum
- Oostfeesten, KLJ Wildert
- Waaifeesten, KLJ Hoek
- Tuinfeesten, Chiro OLV centrum
- DJ Rally, Chiro Happy Dorp
Als je dus een datum prikt voor je eigen fuif, hou er dan rekening mee dat bovenstaande fuiven GROTE fuiven zijn,
het is misschien best dat je niet in het zelfde weekend een fuif/activiteit organiseert!
1.2 Organisator
Wie een fuif of een ander evenement organiseert, doet er best aan om even na te denken over de structuur van zijn
organisatie. Dit kan zijn belang hebben voor:
1.2.1. De vzw
• het juridisch handelen
• het financiële handelen (en de consequenties van eventuele verliezen)
• de burgerlijke aansprakelijkheid
De meeste verenigingen zijn een vzw of vallen onder een koepel-vzw (hierdoor genieten zij rechtspersoonlijkheid
zonder zelf in een vzw-structuur te werken). Een vzw is de meest sluitende organisatiestructuur. Maar gezien de
administratieve vereisten bij het oprichten ervan, is deze structuur echter nauwelijks geschikt voor eenmalige
activiteiten.
4

Enkele belangrijke voordelen van de vzw-structuur zijn:
• De juridische en financiële toestand van de organisatie is op elk moment voor iedereen duidelijk. Een
vzw heeft een eigen rechtspersoonlijkheid.
• De bestuurders van de vereniging kunnen op geen enkel ogenblik persoonlijk aansprakelijk gesteld
worden voor eventuele financiële tekorten.
Meer informatie over het oprichten van een vzw kan men vinden op de website van het Vlaams Studie- en
Documentatiecentrum voor vzw's. Het adres van het centrum is:
VSDC vzw
Noordstraat 9
8560 Wevelgem
tel. 056/41.03.62
www.vsdc.be
1.2.2 De feitelijke vereniging
Een feitelijke vereniging is een vereniging van individuele personen die op geregelde en duurzame wijze een aantal
initiatieven organiseert. Elk van deze personen kan individueel aansprakelijk gesteld worden voor de totaliteit van de
handelingen van de vereniging.
Met andere woorden:
• een feitelijke vereniging heeft geen rechtspersoonlijkheid,
• de leden kunnen afzonderlijk en individueel aansprakelijk gesteld worden voor eventuele financiële
tekorten.
1.2.3 Private personen
Waarbij een feitelijke vereniging de risico's gedeeld kunnen worden, is dit niet zo wanneer u als private persoon een
activiteit organiseert. De juridische en financiële gevolgen kunnen dus desgevallend uw persoonlijk vermogen, en
eventueel dat van uw gezin aantasten. Bezin dus voor u begint.
Noot: naast deze mogelijke organisatievormen heb je nog het commerciële circuit. Het gaat om café-uitbaters,
eigenaars van dancings, …
5

2. Locatie
2.1 Geschikte locatie
Als je goed voor ogen hebt hoe je activiteit er zal uitzien, kan je op zoek gaan naar een geschikte locatie.
In de eerste plaats moet je uitmaken of je de activiteit wil laten doorgaan in een zaal, een tent of in openlucht. Elk
van deze mogelijkheden heeft een tal van voor- en nadelen. We sommen de aandachtspunten hier even op:
AANDACHTSPUNTEN
Zaal - bestaand lokaal
- duidelijk wat aanwezig is van infrastructuur en voorzieningen en wat niet
- vaak heel wat voorzieningen maar soms zijn er beperkingen
- vaak gelegen in woongebied
- billijke vergoeding is laag bij jaartarief en is hoog bij geen jaartarief van eigenaar
- aantal toegelaten personen is vast
- brouwer is soms niet te kiezen
- zaal heeft soms een goede maar soms ook een slechte reputatie
- soms geen of beperkte parkeermogelijkheden
- SABAM wordt berekend op basis aan aantal m²
Tent - voorafgaandelijke toestemming van het gemeentebestuur is vereist
- meer vrijheid qua inrichting
- zelf brouwer kiezen
- geen infrastructuur
- weinig voorzieningen
- zelf elektriciteit, toiletten, … regelen
- meer kans op geluidshinder
- gunstige regeling billijke vergoeding
- je bepaalt zelf de capaciteit
- geluidshinder
- een tent mag maximaal 2x per jaar op dezelfde locatie staan, dit beperkt dus het aantal locaties
- SABAM wordt berekend op basis aan aantal vierkante meter
Openlucht - voorafgaandelijke toestemming van het gemeentebestuur is vereist
- absolute vrijheid wat inrichting betreft
- zelf brouwer kiezen
- meer kans op geluidshinder
- het weer is een bepalende factor
- je moet zelf voor al het materiaal en alle voorzieningen (bv. toiletten, elektriciteit zorgen)
- je bepaalt zelf de capaciteit
- gunstige regeling billijke vergoeding
- SABAM wordt berekend op basis van m²
Bij het plannen van je evenement win je de nodige informatie in over elk alternatief dat je geschikt lijkt. Hierbij ga je
onder andere het volgende na:
6
• Hoeveel kost het om gebruik te maken van de locatie? Huurprijs van een zaal, huren van een tent,
vergoeding voor het gebruik van een open plek, …
• Welk materiaal is aanwezig op de locatie en waarvoor moet je zelf nog zorgen? Discobar, licht,
tapinstallatie, …
• Wie is de verantwoordelijke contactpersoon voor de locatie?
• Welke voorwaarden stelt de verantwoordelijke? Opkuis, waarborg, …
• Mogelijke geluidsoverlast: breng de buurtbewoners op de hoogte van het gebeuren als de fuiflocatie in
een woongebied gelegen is.
• Heeft de zaal een milieuvergunning, Vlarem I of Vlarem II?
• Heeft de zaal attest hygiëne en attest van brandveiligheid?
• Staat in het zaalcontract ‘de afstand van verhaal in geval van brand’?
• Heeft de zaal een jaartarief billijke vergoeding betaald?

Omdat vele fuiven in zaal Rex worden georganiseerd, geven we je even mee wat je precies moet doen als je zaal
Rex huurt als fuifzaal.
a) Voor het vastleggen van de fuifzaal, ga je langs bij de dienst cultuur (vraag naar Wekke Buyens).
b) De dienst cultuur vind je in het gemeentehuis op de gelijkvloers, aan het onthaal ga je rechtdoor, de tweede
deur ga je rechts.
c) Je zal een aanvraagformulier moeten invullen. Je kan max. 1 jaar op voorhand en min. 2 weken voor de fuif
een datum vastleggen. Ook kan het meldingsformulier via de post, of via e-mail verstuurd worden, het
formulier vind je op www.essen.be of op http://jeugd.essen.be.
d) Telefonisch kan de Rex niet gereserveerd worden!
e) Als je aanvraag en datum in orde zijn, kan je starten met de verdere voorbereidingen:
• Sabam aanvragen (billijke vergoeding moet je niet aanvragen voor zaal Rex, de vergoeding wordt
jaarlijks door de gemeente betaald)
• Lees zéér aandachtig het reglement van de Rex, als er zaken onduidelijk zijn, kan je altijd contact
opnemen met de jeugddienst.
• Voor verdere voorbereidingen: lees verder onze fuifmap!
f) Wat je nog specifiek dient te weten over zaal Rex?
• Vanaf 1 januari 2007 mag er in zaal Rex niet meer gerookt worden! Weet als organisator dat niet
alleen de politie hierop toezicht houdt, maar dat ook de hogere overheid controles kan uitoefenen (FOD
= Federale Overheidsdienst Gezondheidsdienst, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu).
Ontvang hen vriendelijk, zij doen immers ook gewoon hun werk!
• Meer en meer wordt er buiten aan de Rex een eigen fuifje georganiseerd door jongeren die het
blijkbaar binnen niet interessant vinden. Probeer een paar keer per avond deze jongeren terug binnen
te halen. Zo kan je ervoor zorgen dat buurtbewoners van de Rex niet naar de politie bellen voor
geluidsoverlast. Want deze overlast wordt altijd veroorzaakt door de mensen die buiten staan, én niet
door de muziek die binnen gespeeld wordt!
2.2 Inrichting van de locatie
Wanneer je een geschikte locatie hebt uitgekozen, start met je de planning voor het inrichten van de beschikbare
ruimte. Er zijn een aantal zaken waar je best rekening mee houdt of zelfs noodzakelijk zijn. Een overzicht ter
inspiratie:
• kassa
• toog en eventueel voortoog
• opbergplaats drank en eten
• verkoop en bereidingsplaats drank en eten
• drankbonnenverkoop
• discobar
• podium/zaaldecoratie
• secretariaat
• backstage
• vrijwilligers/personeelsruimte
• vestiaire
• afvalverzameling
• locaties brandblusapparaten
• sanitair
• parkeerplaatsen en fietsrek
• verlichting donkere hoeken (bijvoorbeeld buiten, de parking)
• nooduitgangen en vluchtroutes
Noot: een vestiaire is niet verplicht. Als je geld vraagt voor de vestiaire, ben je WEL verantwoordelijk voor mogelijke
diefstallen en beschadigingen!! Dus enkel wanneer je een gratis vestiaire voorziet, ben je wettelijk in orde als je een
bordje hangt ‘de organisatie is niet verantwoordelijk voor diefstallen en beschadigingen’.
Noot: sinds 2006 bezit de gemeentelijke jeugddienst over een fuifkoffer. In deze koffer vind je allerlei materiaal om
te gebruiken tijdens een fuif: geldkoffertjes, noodverlichting, walkie talkies, … meer informatie over de fuifkoffer vind
je bij punt 7, materiaal.
7

3. Muziek – DJ
Nadat je een concept hebt inééngetimmerd, sta je voor een volgende keuze: welke muziek
ga je spelen?
Hierbij is het best dat je volgende vragen stelt:
8
• Beperk je het muziekaanbod tot één stijl of laat je alle genres aan bod
komen?
• Welk publiek verwacht je?
Ook de keuze van de DJ is van groot belang. Hiervoor kan je beroep doen op een
“professional” of kan je zelf muziek draaien. Volgende afspraken met de DJ zijn zeker en
vast geen overbodige luxe:
• De afbouw van de fuif: de DJ moet zich houden aan de muziekstopregeling en het rustig afbouwen van
de fuif met aangepaste muziek. Daarnaast is de DJ bereid om mee te werken bij een controle van de
politie of van andere veiligheidsdiensten.
• Problemen in de zaal: maak van te voren afspraken met de DJ of hij de muziek stiller of volledig af
gaat zetten moesten er problemen voorvallen tijdens de fuif. Denk altijd na over de gevolgen bij het
afzetten van muziek (bijvoorbeeld: bij vechtpartijen kan dit plots de nadruk op deze vechtpartij leggen).
• Geluidsnormen: de DJ kan persoonlijk aansprakelijk gesteld worden bij het overtreden van de
geluidsnormen én is strafbaar bij het zich verzetten tegen controle. Ook de organisator kan bestraft
worden bij het overtreden van de geluidsnormen.
Noot: indien je een internationaal bekende buitenlandse DJ inhuurt, moet je hiervoor belasting betalen. Het gaat
hierbij om een bedrijfsvoorheffing waarvan de belastingvoet 18% van het brutobedrag bedraagt. Hiervoor moet je
een formulier 274 aanvragen bij de Controle der Belastingen.
Controle der Belastingen
Antwerpsesteenweg 146
2950 Kapellen
03/330.19.41
4. Sponsoring
Om de financiële lasten van een fuif wat minder zwaar te maken, kan je één of meer sponsors zoeken.
4.1 Verschillende soorten van sponsoring
Financiële sponsoring:
WAAROM?
• Om de kosten van je fuif te dekken (goed tegen een financiële kater wanneer de opbrengst van de fuif
tegenvalt)
• Om een startkapitaal op te bouwen (goed om bvb. het drukwerk al te kunnen betalen)
TIP: vraag per sponsor niet meer dan € 50 tot € 150.
Materiële sponsoring (sponsoring in natura):
WAAROM?
• Om zaken te krijgen bij leveranciers (bijvoorbeeld: drukwerk, T-shirts, vaten, hamburgers, zaalinkleding,
…)
Mediasponsoring:
WAAROM?
• Om publiciteit te maken op radio, tv, gazet, magazines, evenementkalender, …
TIP: voor de andere sponsors kan dit ook extra publiciteit betekenen
4.2. Wat in ruil voor de sponsoring?
Drankbonnen, VIP-pasjes, naamsvermelding op drukwerk, spandoek, reclamepaneel ophangen tijdens fuif, …

4.3. Hoe sponsoring regelen?
• Maak een sponsordossier op met info over de organisatie, het publiek, het bereik, de promotiemiddelen,
…
• Zet duidelijk op papier wat de sponsor in de plaats krijgt.
• Vraag zo weinig mogelijk een vrije gift, maar stel zelf een bedrag voor.
• Denk eraan: de meeste firma's krijgen massa's aanvragen voor sponsoring. Met een originele aanvraag
en een verzorgd dossier heb je een grotere kans op succes.
5. Taakverdeling - verantwoordelijken
5.1 Eindverantwoordelijke
Eén van de medewerkers moet de taak van eindverantwoordelijke op zich nemen. Deze persoon fungeert
hoofdzakelijk als aanspreekpunt voor andere instanties zoals de zaaluitbater, de politie of het gemeentebestuur en
legt ook de voornaamste contacten.
Deze eindverantwoordelijke is iemand die minimum 18 jaar is. Als er contracten moeten ondertekend worden zoals
een huurcontract of een overeenkomst met de DJ, dan kan dit alleen door iemand die minstens 18 jaar is. Een
minderjarige wordt burgerrechtelijk immers als handelingsonbekwaam geacht.
De eindverantwoordelijke kan hoofdelijk aansprakelijk gesteld worden in geval van geluidsoverlast en is
verantwoordelijk voor de contracten die hij/zij afsluit. De vzw-structuur vangt dit niet op!!
5.2 Medewerkers
Een evenement organiseren doe je uiteraard niet alleen. Hiervoor heb je nog wel wat andere medewerkers nodig.
Niet alleen tijdens de activiteit maar ook gedurende de voorbereiding en opkuis zal je hulp kunnen gebruiken.
Welke taken zijn er allemaal te verdelen?
• De algemeen verantwoordelijke is meerderjarig en is samen met zijn/haar vervangers de ganse avond
aanwezig
• Een financieel verantwoordelijke controleert regelmatig of er niet te veel geld in de kassa zit, zorgt voor
wisselgeld, doet betalingen, gaat bijvoorbeeld naar de nachtkluis met in gezelschap 1 of 2 personen
• Aan de ingang en aan de kassa heb je mensen nodig die controleren
• Er zijn medewerkers nodig voor de toog en voor het verkoop van de drankbonnen
• Duid een paar fuifstewards aan
• Medewerkers voor de opkuis, voor de vestiaire en eventueel voor de begeleiding/toezicht buiten
• Sponsoring zoeken
• Affiches verspreiden, uitdelen van folders, …
!! TIPS !!
• Je maakt best een takenlijst die je voorlegt aan alle medewerkers
• Werk met tijdsblokken (“shiften”), voorzie dat de shiftenwissel goed is geregeld en werk indien met een
overgangsshift
• Zorg dat het voor iedereen duidelijk is tot wanneer er:
- inkom wordt gevraagd;
- drank(bonnetjes) wordt verkocht en
- muziek wordt gedraaid (denk aan het sluitingsuur van Essen!).
• Spreek eventueel een gepaste beloning voor de medewerkers af (bijvoorbeeld enkele drankbonnetjes,
een gratis toegangskaart, T-shirt, medewerkerfeestje,…)
5.3 Afspraken met andere partners
Bij het organiseren van een fuif zijn er nog andere partners en instanties die je op de hoogte moet brengen van wat
er te gebeuren staat:
• Buren: als er naar aanleiding van de fuif overlast zou kunnen zijn, dan breng je de buurtbewoners daar
best op voorhand van op de hoogte. Ga persoonlijk eens bij hen langs of schrijf een klein briefje waarin
staat wat gaat gebeuren en wie de contactpersoon is. De buren zullen dit erg op prijs stellen.
9

10
• Politie: licht hen in over de fuif, vraag naar een contactpersoon, spreek af hoe er gereageerd wordt als
er problemen zouden zijn. Daarnaast dient de politie een advies te formulieren voor de activiteit indien
je vrijwilligers inzet als veiligheidsmensen.
• Gemeentebestuur: voor een fuif, bal of evenement, tenzij een openluchtactiviteit, heb je geen toelating
nodig. Het gemeentebestuur van Essen en de politie willen graag tijdig op de hoogte zijn van de
initiatieven in onze gemeente. Dit kan alleen maar de veiligheid ten goede komen. Het gemeentebestuur
stimuleert daarom ook het gebruik van meldingsformulieren (zie 12.2. ‘Veiligheid’).
• Brouwer: je kan best een contract afsluiten met de brouwer indien je deze zelf moet contacteren en
geen dranken kan afnemen van de zaal. Hierbij moet je afspraken maken over de prijs van de
dranken, over de terugname van niet-gebruikte materialen en eventueel over het gebruik van een
tapinstallatie (wanneer je een openlucht- of tentfuif organiseert moet je zelf een tapinstallatie voorzien).
Het is aangeraden om vooraf met de brouwer een afspraak te maken over een eventueel bijlevering
tijdens het evenement zelf.
Noot: meestal wordt er gewerkt met plastieken bekers of herbruikbare bekers. Informeer goed wat de afspraken zijn
over het gebruik en de mogelijke kosten.
6. Promotie en publicatie
6.1 Gemeentelijke kanalen
6.1.1 Gemeentelijk informatieblad
Men kan gratis activiteiten aankondigen in het gemeentelijk informatieblad. Dit verschijnt maandelijks behalve in
augustus. De teksten moeten binnen zijn bij de informatiedienst (info@essen.be) ten laatste de eerste maandag van
de maand. De verspreiding gebeurt de laatste zeven dagen van de maand.
De criteria voor de opname van teksten in het informatieblad zijn vastgelegd in een redactioneel reglement dat ter
inzage ligt op de informatiedienst en gepubliceerd is op de gemeentelijke website.
6.1.2 Gemeentelijke jeugdwebsite http://jeugd.essen.be
Sinds 1 januari 2007 beschikt ook de jeugddienst over een eigen jeugdwebsite! Naast de gemeentelijke website, kan
je ook hier alle activiteiten laten plaatsen! Je vindt op de website ook het meldingsformulier voor fuiven, en alle
informatie over het fuifbeleid in Essen! Wil je een activiteit of een fuif plaatsen op de website, stuur dan een mailtje
naar jeugd@essen.be. De jeugddienst zorgt er dan voor dat jouw activiteit zo snel mogelijk online bekend gemaakt
wordt!
6.1.3 Gemeenschapssite http://in.essen.be
Vanuit de gemeentelijke website is een link gelegd naar de gemeenschapssite http://in.essen.be. Op deze
gemeenschapssite verschijnt het verenigingsnieuws van de officiële gemeentelijke website aangevuld met de
informatie die de verenigingen zelf invullen. De gemeenschapssite is beperkt en bevat enkel nieuws, activiteiten en
links. Maar net dat maakt http://in.essen.be tot een handig medium. Er staat niet meer informatie dan nodig, en wat u
vindt is zo volledig mogelijk. Gegevens invoeren op de website is enkel voorzien voor die verenigingen die
aangesloten zijn bij een gemeentelijke adviesraad. Andere verenigingen kunnen hun informatie doorgeven aan de
gemeentelijke informatiedienst: info@essen.be
6.1.4 Gemeentelijke infozuilen
Op de gemeentelijke infozuilen kan u zelf uw affiches aanbrengen. U vindt ze op de volgende locaties:
Heikant/Statie = aan het zwembad
Essen Hoek = parking Spillebeekweg
Horendonk = Over d’Aa - Postbaan
Centrum = parking Heuvelplein
Wildert = De Vijvers - Middenstraat
Men mag maximum 1m² per vereniging benutten. Een respectvol plakgedrag komt iedereen ten goede. Het
reglement van de aanplakzuilen kan je aanvragen bij de jeugddienst of op de website vinden.

6.1.5 Gemeentelijke aankondigingborden
Op diverse, goed zichtbare plaatsen in de gemeente kunt u aankondigingborden laten aanbrengen. Deze borden
vraagt u aan bij de dienst openbare werken, u schildert ze zelf, en laat ze door de dienst openbare werken
aanbrengen. Informatie: gerda.vandersnickt@publilink.be, tel. 03/670.01.30 of vraag meer informatie op de
jeugddienst!
6.1.6 Tijdschrift “Het Ei” van de gemeentelijke jeugdraad
De gemeentelijke jeugdraad publiceert tweemaandelijks “Het Ei”. Vooraan staat een jeugdkalender waarin alle
jeugdfuiven vermeld worden. den vermeld. Voor speciale festiviteiten kan er een apart artikel verschijnen. Informatie:
jeugd@essen.be
6.1.7 Aankondigingsborden langs de openbare gemeentelijke wegen
Je kan niet zomaar langs alle wegen borden met reclame plaatsen. Hiervoor heb je toestemming nodig van
verschillende instanties. Er wordt namelijk een onderscheid gemaakt tussen gemeentelijke wegen en gewestwegen.
Voor gemeentelijke wegen moet je toestemming vragen aan het gemeentebestuur om borden te plaatsen. Aanvraag
borden gemeentelijke wegen: Het College van Burgemeester en Schepenen, Heuvelplein 23, 2910 Essen.
Noot: voor het plaatsen van aankondigingsborden langs openbare wegen, hebt u in veel gevallen een
bouwvergunning nodig. Informeer u hierover op voorhand, zodat u geen boete krijgt voor een bouwovertreding.
Dienst ruimtelijke ordening
Ludo Anthonissen
Heuvelplein 23
2910 Essen
03/670.01.43
ludo.anthonissen@publilink.be
6.1.8 Aankondigingsborden langs de openbare gewestelijke wegen
Voor het plaatsen van reclamepanelen langs gewestwegen hebt u de toestemming nodig van de dienst Wegen en
Verkeer. Je schrijft eerst een brief naar College van Burgemeester en Schepenen. Bij gunstig advies schrijft het
gemeentebestuur een brief naar Vlaamse gemeenschap, afdeling Wegen Antwerpen.
Vlaamse gemeenschap
Afdeling Wegen Antwerpen
Beethovenstraat 60
2960 Brecht
03/330.12.60
De gewestwegen in Essen zijn: Spijker, Nieuwmoersesteenweg, Moerkantsebaan, Kalmthoutsesteenweg, Ring en
Antwerpsesteenweg.
Noot: vraag tijdig je toestemming aan. Het kan enkele maanden duren voor de goedkeuring in je bus valt. Lees
aandacht de voorwaarden en beperkingen voor het plaatsen van borden spandoeken. Verkeersborden en
verkeerslichten mogen absoluut niet geplaatst worden.
6.2 Geluidswagen
Het gebruik van een geluidswagen is enkel toegestaan mits voorafgaandelijk schriftelijke toestemming van de
burgemeester. In het gemeentelijk politiereglement staan de voorwaarden waaraan u zich moet houden. Zo zal de
vergunning bepalen:
- welke dagen en uren niet mag worden rondgereden
- waar men al dan geen gebruik mag maken van de luidsprekers
Voor het gebruik van een geluidswagen is het ook noodzakelijk om SABAM aan te vragen en te betalen als je muziek
speelt.
6.3 Affiches, stooibiljetten en folders
Bij het ontwerpen van je affiche zijn er een aantal zaken die zeker vermeld moeten worden:
• Wat wordt er georganiseerd?
• Wanneer vindt het evenement plaats? (datum en aanvangsuur)
• Waar vindt de activiteit plaats?
• Wie organiseert de activiteit?
11

12
• Wat is de toegangsprijs?
• Eventuele sponsors
• Verantwoordelijke uitgever met naam en adres (= vermeld altijd een persoon, GEEN vereniging)
• Zegelrecht (zie onderstaande informatie)
• Dresscode?
Zorg ervoor dat je affiche duidelijk is maar stop er ook een gezonde dosis originaliteit in. Een affiche mag
aantrekkelijk en/of artistiek zijn maar dit mag niet ten koste gaan van de informatieve waarde. Vergeet niet dat je
affiche niet in het zwart mag gedrukt zijn op geel papier. Deze vorm is voorbehouden aan notariële berichten.
Noot: bij overtredingen en politionele vervolging wordt eerst de plakker aangesproken. Indien men deze niet kan
vinden, wordt de verantwoordelijke uitgever aangesproken.
Bij het aanplakken van de affiches is het van belang om strategisch te werk te gaan. Willekeurig allerhande borden
en plakpalen gaan vol hangen met jouw affiches heeft weinig zin en is bovendien vaak pure papier- en
tijdsverspilling. Om ervoor te zorgen dat er bij jou in de buurt geen heuse “plakoorlog” ontketend wordt, kan je
misschien afspraken maken met de organisatoren van de fuiven die in dezelfde periode doorgaan. Zo kan je
overeenkomen om mekaars affiches te respecteren.
Indien er in de periode vóór jouw activiteit elders evenementen zijn, loont het zeker de moeite om daar wat reclame
te gaan maken. Vaak mag je op andere fuiven gratis binnen als je duidelijk maakt dat je enkel bezig bent met
promotie.
In Essen kunt u uw affiches vooral kwijt bij de plaatselijke middenstand die hieraan graag zijn medewerking verleent.
Denk er wel aan dat grote affiches dikwijls problemen opleveren. Niet iedereen plakt graag zijn hele etalageraam
vol. Andere verenigingen moeten ook hun kans krijgen.
Zegelrecht
Als u affiches uithangt, moet u rekening houden met de wet op het zegelrecht
• vrijstelling voor affiches kleiner dan 15 dm² (A3 is dus vrijgesteld)
• van 15 dm² tot 1 m² (bv. A2): 0,1 euro per affiche te voldoen via overschrijving of zegels
• groter dan 1 m²: 0,50 euro per affiche, te voldoen via overschrijving
De boete bij het niet opvolgen van deze regeling werd bepaald op 5 x de ontdoken belasting met een minimum van
25 euro.
De vrijstellingen blijven dezelfde als vroeger, namelijk activiteiten voor humanitaire doeleinden en
vormingsactiviteiten. U moet dan wel vermelden: "Vrij van zegel, art. 198, -7de Wetboek der taksen-". Meer info:
Controle der Belastingen, Antwerpsesteenweg 146, 2050 Kapellen, 03 330 19 41
Locaties gemeentebestuur:
• Gemeentelijke aanplakzuilen (niet meer dan 1m² per initiatief!!)
• Gemeentelijke bibliotheek en haar wijkafdelingen (beperkt)
• Cultureel centrum De Oude Pastorij en zaal Rex
• Muziekschool (beperkt)
• Jeugddienst Essen
Enkele andere interessante locaties:
• VVV-kantoor
• Station (affiche bezorgen aan stationschef)
• Winkelcentra
• Cafés
• Parochiezalen
• Videoland
Wildplakken is strafbaar! Betoon respect voor bushokjes, elektriciteitscabines, privé- en openbare eigendommen.
Vraag steeds de toestemming van de eigenaar of gebruiksgerechtigde.
Folders en flyers kan u kwijt bij de gemeentelijke jeugddienst en in de bibliotheek, cafés en andere evenementen. Op
de flyers vermeld je best “niet op de openbare weg gooien”. Dit is niet alleen milieuvriendelijk, maar het is anders
mogelijk dat de politie je verbiedt om flyers te verspreiden wegens milieuvervuiling.

Bij het onthaal van de gemeente kunnen verenigingen goedkoop kopiëren. Let op: enkel in zwart/wit!
Aantal Formaat Recto Recto verso
Vanaf 50 exemplaren A4 € 0,02 € 0,03
A3 € 0,04 € 0,06
Tot 50 exemplaren A4 € 0,04 € 0,07
A3 € 0,08 € 0,14
6.4 Pers
Het kan geen kwaad om de lokale pers (dagbladen, weekbladen, maandbladen, regionale radio en televisie) te
verwittigen indien je een fuif organiseert.
Bij de gemeentelijke informatiedienst kan je een recente en uitgebreide perslijst verkrijgen.
Via deze medewerkers bereikt u de meest courante perskanalen in onze gemeente. Het is handig op uw bericht
"PERSMEDEDELING" te vermelden. Dit vermijdt verwarring bij de publiciteitsbladen die naast advertenties ook eigen
berichtgeving opnemen.
REDACTIONELE BEWERKING
Noch de lokale pers noch de officiële gemeentelijke kanalen (infoblad, website) kunnen u garanderen dat uw bericht
wordt opgenomen zoals u het heeft doorgegeven. De persvrijheid, de doelstellingen van het medium, de beschikbare
ruimte, enzovoort spelen hierbij een rol.
Wenst u dat uw bericht letterlijk verschijnt, dan zijn andere kanalen meer geschikt:
• http://jeugd.essen.be
• de website http://in.essen.be
• betalende advertenties in lokale publiciteitsbladen (een lijst vindt u bij de informatiedienst)
6.5 Internet
Via het internet kan je ook reclame maken voor je fuif. Zo jij en organisatie een mail met de affiche versturen naar
alle adressenlijsten. Op die manier kan je (vrijwel) kosteloos, efficiënt en snel aan al je vrienden laten weten wat er te
gebeuren staat. Daarnaast zijn er ook sites waar je melding kan maken van je activiteit.
Noot: zorg ervoor dat je duidelijk afspreekt wie de mailing doet. Vermijd dat mensen 3 à 4 keer uw
promotiemateriaal ontvangen.
13

7. Materiaal
7.1 Fuifkoffer
Elke organisatie die het fuifcharter ondertekend, heeft recht op de gratis fuifkoffer. Deze fuifkoffer bestaat uit drie
fuifboxen. Elke box bevat naast verschillende fuifmaterialen ook een informatiemapje waarin je volgende
documenten vindt: de fuifwijzer, de checklist voor fuiven, een aanvraagformulier voor feestmaterialen, het
gemeentelijk reglement op de aanplakzuilen, de twee meldingsformulieren, een overzicht van nationale
telefoonnummers, een lijst met medische wachtdiensten en een overzicht van de audiovisuele materialen van de
uitleendienst van de jeugddienst.
Een overzicht van de volledige fuifkoffer:
Fuifbox 1 Fuifbox 2 Fuifbox 3 Extra
6 alcoholstiften 6 alcoholstiften 4 x noodverlichting 6 walkie talkies
1 snijmesje 1 snijmesje Afspanlint Rookmachine
1 stempelkussen + inkt 2 stempelkussens + inkt Informatiemapje Megafoon
2 geldkoffers 3 geldkoffers Fluovestjes
2 schijnwerpers 2 schijnwerpers EHBO koffertje
3 zaklampen 3 zaklampen Lichtscanner
Plakband Plakband Batterijlader
1 bureaulamp 1 bureaulamp
Informatiemapje Informatiemapje
Je kan fuifkoffer 1, 2 of 3 nog aanvullen met de extra materialen! Hiervoor dien je geen extra waarborg te betalen.
Het reglement voor de ontlening kan je verkrijgen op de jeugddienst, evenals de fuifkoffer zelf. Er dient per box een
waarborg betaald te worden van 30 euro.
Het fuifcharter?
Het charter is een principeovereenkomst tussen alle organiserende verenigingen en het gemeentebestuur van Essen.
Het charter heeft als doel via overleg, communicatie en samenwerking op een constructieve wijze mee te werken aan
een aangenaam fuif- en feestklimaat in Essen. De ondertekening van het fuifcharter houdt in dat men de mogelijkheid
krijgt om de fuifkoffer te ontlenen. Daarnaast gaat de vereniging akkoord met enkele afspraken die opgenomen zijn
in het charter.
Je kan het fuifcharter opvragen bij de jeugddienst of downloaden op onze jeugdwebsite.
7.2 Belichting en geluidsmateriaal
Noodzakelijk voor het creëren van een goede sfeer is ervoor te zorgen dat je goede belichting hebt en een goede
geluidsinstallatie. Vooraleer je hals over kop allerhande materiaal gaat huren, ga je best eerst na welke behoeften
er zijn op het vlak van licht en geluid. Als je een kleine activiteit organiseert, is het uiteraard niet nodig om een heuse
“lightshow” te voorzien. In dat geval kom je vlot toe met een beperkt pakket aan belichting. Dit geldt ook voor de
geluidsinstallatie.
Er zijn wel wat zalen uitgerust met een geluids- en lichtinstallatie die voldoende is om je activiteit te organiseren.
Maar in andere gevallen zul je zelf al het nodige materiaal moeten gaan huren of lenen. Het is verstandig om
meerdere firma’s aan te spreken en hen om een offerte te vragen. Zo kan je een goede keuze maken aan de hand
van:
• verschillende prijzen
• service
• het materiaal dat de firma ter beschikking stelt
Noot: probeer in alle hoeken van je locaties minstens schemerlicht te voorzien. Donkere hoeken nodigen uit tot
ongewenst gedrag (vandalisme, dealen, …).
14

Noot: de Provinciale uitleendienst beschikt ook over geluids- en belichtingsmateriaal (zie verder).
7.3 Ander materiaal
Naast licht en geluid zul je misschien ook nog ander materiaal nodig hebben zoals tafels, podiumelementen en
dergelijke meer. Indien je fuiflocatie geen materiaal voor handen heeft, kan je te rade gaan bij de gemeentelijke of
de provinciale uitleendienst.
Indien je via deze weg geen materiaal weet te verkrijgen, moet je privé-firma’s opzoeken. Vraag ook voor dit ander
materiaal prijzen op van verschillende firma’s zodat je diegene kan kiezen die het best tegemoet komt aan jouw
verwachtingen en behoeften.
Indien je die fuifkoffer niet ontleent, voorzie je best ook allerhande randartikelen zoals stempels, stempelkussens en
inkt, tape, dikke stiften, geldkoffertjes, eventueel een bureaulamp, zaklampen, … Stempels, drankbonnen en
vestiairenummers zijn onder andere niet opgenomen in de fuikoffer.
Randartikelen lijken misschien onbelangrijk, maar dat zijn ze niet!!!
7.3.1. Materialen gemeentebestuur
U kan bij het gemeentebestuur terecht voor het ontlenen van een aantal feestmaterialen. Hiervoor neemt u contact met
de dienst openbare werken: karlien.devaere@publilink.be of 03/670.01.30 of geef een seintje aan de jeugddienst!
Een overzicht van de te ontlenen materialen:
Dansvloeren Stoelen
Vlaggenspelen Verstelbaar podium
Nadarafsluiting Vouw podium
IJzeren piketten IJzeren podium
Rollen koord Zitbanken
Tentoonstellingspanelen Spreekgestoelte
Tafels Aankondigingsborden
Sanitairwagen Podium Rex (aan te vragen bij de jeugddienst)
Noot: tijdig bestellen is de boodschap! Het kan maximum 1 jaar van te voren!
Uitleendienst audiovisuele materialen – jeugddienst
Essense jeugdverenigingen en groepen van jongeren kunnen het materiaal van de uitleendienst van de jeugddienst
GRATIS ontlenen voor hun activiteiten. Zij krijgen voorrang op de ontlening. Andere verenigingen kunnen bijgevolg ten
vroegste 3 weken vooraf materialen reserveren.
Er moet wel een waarborg betaald worden, en potje breken is natuurlijk potje betalen. De waarborg voor de
dataprojector (‘beamer’) bedraagt € 125. Voor de andere materialen betaalt men een waarborg van € 25.
Audiovisuele materialen Varia
Dataprojector ( = ‘beamer’) Bidons, plastic, inhoud 5 liter, 2 stuks
Diaprojector Camouflagenetten, 2 stuks
DVD-speler Circuskoffer
Lichtscanner Veiligheidsvestjes Levenslijn, 2 stuks, 20 personen
Megafoon Gezelschapsspelen
Omroepinstallatie Kookvuur, elektrisch, 2 kookplaten
Overheadprojector Podia, 150 x 300 x 50 cm, metalen onderstel, 6 stuks
Rookmachine
Soundmixer, cassette, incl. micro
Soundmixer, CD, incl. micro
Videorecorder
Diaprojectiescherm, 130 x 130 cm
Diaprojectietafeltje
Microfoonstandaard
Noot: het podium van de jeugdraad in zaal Rex kan je ook ontlenen. Je dient het wel zelf op te halen en terug te
brengen. De sleutel van de Rex kan je afhalen op de jeugddienst.
7.3.2 Materialen Provinciebestuur
Ook bij het provinciebestuur kan u materialen ontlenen (zorg tijdig voor het bestellen van het
materiaal, max. een half jaar op voorhand).
Informatie hierover vindt u op http://www.uitleendienstmalle.be
15

Soms moet u voor de uitlening kunnen bewijzen dat u een vereniging bent. Voor vzw's is dit geen probleem. Feitelijke
verenigingen kunnen hiervoor een attest aanvragen bij de gemeentelijke jeugddienst of cultuurdienst
8. Taxen en vergunningen
8.1 Tapvergunningen
Let wel op de wettelijke voorschriften over het schenken aan jongeren.
- 16 jaar geen alcohol
16 - 18 jaar wel bier, wijn, … geen sterke drank (vanaf 22°)
+ 18 verkoop vrij, mits vergunning
Noot: alcohol schenken aan dronken personen is verboden!
Cocktailbar
Indien je een aparte cocktailbar wil inrichten tijdens de fuiven, is het sterk aan te raden deze strikt te scheiden met de
rest van het fuifgebeuren. Er zullen immers minderjarigen aanwezig zijn. Het is eveneens aan te bevelen om duidelijk
te afficheren dat sterke drank verboden is onder de 18 jaar.
8.2 Vergunning voor de verkoop van voedingswaren
Ook voor de verkoop van voedingswaren hebt u een vergunning nodig. Een (eenmalig) jaarfeest van een
vereniging is hiervan vrijgesteld. Zalen met keuken zullen meestal zelf over zo'n vergunning beschikken. Is dat niet zo,
dan moet u contact opnemen met de eetwareninspectie.
Noot: voor de verkoop van chips, kauwgom en dergelijke is er geen vergunning nodig.
Algemene eetwareninspectie
Pacheolaan 19/5
1010 BRUSSEL
02/210.48.43
Aanvraagformulier: www.ccihv.be/virtueel/eetwareninspectie.pdf
8.3 SABAM
SABAM is de afkorting van Société d’Auteurs Belge – Belgische Auteurs Maatschappij. Het is een burgerlijke
coöperatieve vennootschap met auteurs, componisten en uitgevers als leden. SABAM heeft van zijn leden de
machtiging om toelating te verlenen voor de publieke uitvoering van beschermde werken. Voor die uitvoering vraagt
de maatschappij in naam van haar leden auteursrechten. Het is de organisator van de uitvoering die deze rechten
verschuldigd is.
16
De wetgeving inzake “tapvergunning” werd in december 2005 gewijzigd.
GEGISTE DRANKEN:
Vroeger werd er verwacht dat men op het gemeentehuis een moraliteitsattest (formulier 240i) ging
afhalen, met dit attest moest men zich vervolgens begeven naar het plaatselijk kantoor van de Douane
en Accijnzen en moest men de som van € 0,17 betalen voor de aangifte van de activiteit. Deze
aangifteplicht werd afgeschaft. Zowel het aangifteformulier, als het moraliteitsattest moeten niet langer
toekomen op het kantoor van Douane en Accijnzen.
VOOR HET SCHENKEN VAN GEGISTE DRANK MOET JE DUS NIET LANGER EEN VERGUNNING
AANVRAGEN AAN DOUANE EN ACCIJNZEN.
STERKE DRANKEN: gewijzigde wet!
Wil je sterke dranken schenken, dan hoef je ook niet langer aan te kloppen bij Douane en Accijnzen. De
vergunning voor het schenken van sterke drank wordt voortaan afgegeven door de gemeente. Het
meldingsformulier voor fuiven en activiteiten laat de organisator invullen of deze al dan niet sterke
drank zal schenken tijdens de activiteit. Het Schepencollege zal per activiteit de aanvraag bekijken.
aanvraag enkel indienen bij het College van Burgemeester en Schepenen van Essen!

Wie muziek op zijn activiteit speelt is verplicht om SABAM te betalen. Je dient ‘aanvraag tot toelating’ in te dienen
bij het SABAM-kantoor in zijn regio. Het is aan te raden om dit minstens 10 dagen vooraf te doen. Dan betaal je het
verminderd tarief. Dien je het later of niet in, betaal je 30% meer.
Hoeveel moet u betalen?
• Meestal is dit een forfaitair bedrag volgens tarief nr. 105 (bals, gala’s, TD’s, party’s, fuiven, feesten,
karaoke, …). Hoeveel u precies betaalt, wordt bepaald op basis van de grootte van de zaal, de
gevraagde inkomprijzen en de prijs die je voor de dranken vraagt. Als er slechts een gedeelte van de zaal
wordt gebruikt (door panelen afgescheiden) dan meldt u dit best, want het kan invloed hebben op het
forfait dat u moet betalen.
• Als u twijfels hebt over het aangerekende bedrag, kunt u zich altijd wenden tot de dienst inspectie op het
hoofdkantoor van SABAM:
SABAM
Aarlenstraat 75-77
1040 Brussel
02/286.82.11
toestel 244
Noot: vermeld voor de inkomprijs het gemiddelde bedrag. SABAM berekent het tarief soms op basis van het duurste
inkombedrag bij keuze!
Tip: bereken uw SABAM-bijdrag on-line op www.vfj.be of www.sabam.be
8.4 Billijke vergoeding
Door de wet van 30 juni 1994 over het auteursrecht en de naburige rechten (BS 24 juli 1994) hebben de uitvoerende
kunstenaars en producenten recht op een billijke vergoeding voor hun prestaties die worden uitgezonden.
Op een feest wordt meestal (opgenomen) muziek gedraaid. Er wordt gebruik gemaakt van zogenaamde
‘fonogrammen’, en dan is de hoogste tariefschaal ‘dansactiviteiten’ van toepassing.
Heeft de zaaluitbater het jaartarief "dans" betaald?
Zaaluitbaters hebben de mogelijkheid om een jaarlijks forfait voor de billijke vergoeding te betalen. Zij hebben
hierbij de keuze uit een forfait “drank” (alle activiteiten maar zonder dans) of een forfait “dans” (dans inbegrepen).
Als dit het geval is, dan moet u als organisator geen billijke vergoeding meer betalen.De zaaluitbater zal wellicht een
deel van de kosten doorrekenen in de huurprijs van de zaal. Het is in dat geval de zaaluitbater die het bewijs zal
moeten leveren dat de billijke vergoeding werd betaald.
Tarief tijdelijke activiteit:
Heeft de uitbater geen jaarlijks forfait betaald of gaat de fuif door in een tent of in openlucht, dan moet u de billijke
vergoeding betalen.
Tarief zaal: ook hier is de prijs afhankelijk van de zaaloppervlakte en de toegangsprijs.
Tarief openlucht of tent:
Om dit tarief te berekenen, moet u 3 tarieven combineren: ‘dans’, ‘drank’ en ‘zonder drank’.
• De oppervlakte “dans” is de oppervlakte van de ruimte die door de organisatoren wordt voorzien
om te dansen. De grootte van deze oppervlakte wordt afgeleid uit feitelijke gegevens zoals:
afbakening van de ruimte, plaatsing van de luidsprekers, plaatsing van de lichtinstallaties,
verlichting van de ruimte, plaatsing dansvloer, …
• De oppervlakte “met drank” is die oppervlakte van de ruimte die voorzien is voor het verstrekken
van dranken en voeding. Als hiervoor een afgescheiden ruimte voorzien is, wordt die oppervlakte
genomen. Als de dranken of maaltijden niet in een aparte ruimte worden geserveerd, dan wordt
de volgende regel toegepast: de lengte van de drank- en eettogen in meter x 15 meter (diepte) is
het totaal aantal m².
• Het tarief “zonder drank” geldt dan voor die oppervlakte die rest na de aftrek van de vorige
oppervlakten.
De aangifte moet minstens 5 werkdagen vóór de aanvang van de activiteit in het bezit zijn van de
beheersvennootschappen. U moet betalen vóór de aanvang van de activiteit. De aangifteformulieren kunt u
downloaden van de billijke vergoeding website.
Billijke vergoeding: www.bvergoed.be
17

Noot: de gemeente heeft een jaartarief voor haar gemeentelijke infrastructuur. Je dienst dus GEEN billijke
vergoeding te betalen voor het gebruik van zaal Rex of Heuvelhal (met drank en dans) of cultureel centrum De Oude
Pastorij en Wildert.
9. Verzekeringen
Voordat u een activiteit organiseert, informeert u best naar de risico's. Een goede verzekering neemt deze risico's
niet weg, maar kan u toch heel wat narigheid besparen. Uw makelaar kan u hierover het beste informeren.
18
Over welke verzekeringen beschikt u als privé-persoon?
Over welke verzekeringen beschikken uw vereniging, uw medeorganisatoren,
verhuurders, … ?
Welke verzekeringen moet u bijkomend afsluiten?
Wat kan er in een doorsnee verzekeringspakket zitten als u een activiteit organiseert?
9.1 Verzekering burgerlijke aansprakelijkheid met rechtsbijstand
VERPLICHT
Deze verzekering moet de schade dekken die u toebrengt aan derden en die u of uw vereniging rechtskundig bijstaat
of vertegenwoordigt.
9.2 Brandverzekering
VERPLICHT !!!
Het doel hiervan is de eigendommen waar u uw activiteiten organiseert tegen brand te verzekeren. Als u gebruik
maakt van een eigendom van de gemeente, dan heeft de gemeente hiervoor normaal een brandverzekering
afgesloten. Bent u strikt genomen eigenaar of huurder, dan moet u hier zelf voor zorgen. Als de zaaluitbater een
brandverzekering heeft afgesloten, dan moet daarin staan dat de eigenaar "afstand van verhaal" doet ten aanzien
van de inrichters.
9.3 Objectieve aansprakelijkheid brand en ontploffing
VERPLICHT!!!
De inrichting waarin u uw activiteit organiseert, moet verzekerd zijn tegen lichamelijke en stoffelijke schade door
brand en ontploffing. De meeste zalen beschikken over deze polis, maar het kan zeker geen kwaad om dit even te
controleren. Tenten zijn van deze verplichte verzekering uitgesloten. Voor openluchtfuiven is dit uiteraard niet van
toepassing.
9.4 Ongevallenverzekering
AANGEWEZEN
Deze verzekering moet uw lichamelijke schade en deze van uw medewerkers dekken.
9.5 Verzekering alle risico's
AANGEWEZEN
Met deze verzekering kunt u zich laten verzekeren tegen risico's als vandalisme en diefstal, zowel voor materiaal dat
eigendom is, als voor materiaal dat gehuurd is. Bij gebruik van eigen materiaal blijft dit verzekerd ook als het zich
(tijdelijk) op een andere locatie bevindt.
Tip: bij grotere manifestaties is het aangewezen deze polis nog uit te breiden met verzekering tegen machinebreuk.
9.6 Verzekering voor schade aan persoonlijke eigendommen
OPTIONEEL
Ook uw medewerkers moeten kunnen rekenen op een verzekering voor schade aan persoonlijke eigendommen. Uw
en hun persoonlijke bezittingen kunnen immers het risico lopen beschadigd te worden wanneer u als vrijwilliger werkt.
9.7 Verzekering contractuele aansprakelijkheid
OPTIONEEL
Als u een zaal huurt, dan wordt er verwacht dat u de zaal na afloop in dezelfde staat achterlaat als waarin zij zich
bevond voor de activiteit. Bij schade wordt de huurder vermoed aansprakelijk te zijn. Ook hier is het belangrijk
vooraf kennis te nemen van de polis van de eigenaar van de zaal.

Noot: dit overzicht bevat zeker niet alle mogelijkheden. Uw makelaar of de koepelorganisatie van uw vereniging zijn
de beste raadgevers. Verzekeringen kunnen duur uitvallen. Dit mag echter geen reden zijn om de activiteit zonder te
organiseren!
10. Kostenraming
Maak op voorhand een kostenraming waarin je alle inkomsten, uitgaven en een saldo (het verschil tussen geschatte
inkomsten en uitgaven) opneemt. Tracht hierin zo realistisch mogelijk te zijn door jezelf tijdig goed in te lichten over de
prijzen van tal van zaken en een zo goed mogelijke inschatting te maken van de verwachte opkomst en het
drankgebruik.
In verband met de kostenraming geldt de uitspraak: “beter voorkomen dan genezen”. Door goed na te denken over
de kostenraming, kan je een eventuele financiële put vermijden. Onverwachte omstandigheden kunnen zich steeds
voordoen waardoor de kosten alsnog de hoogte inschieten, maar een goed overwogen financieel plan, verkleint dit
risico. Een voorbeeld is mee opgenomen in de fuifbox.
11. Inkomkaarten
Het is zeker aan te raden om te werken met inkomkaarten. Meestal is een kaart goedkoper in voorverkoop dan
wanneer je aan de kassa betaalt. Geef je sponsors zeker een aantal kaarten! Ze zullen misschien niet komen
opdagen op je fuif maar ze zullen het zeker op prijs stellen dat je hen expliciet uitnodigt.
Belangrijk: elke fuifzaal in Essen laat een bepaald aantal personen toe voor de veiligheid! Als je de helft
inkomkaarten van het aantal toegelaten persoon verkoopt, kan je ervoor zorgen dat er nooit te veel personen
aanwezig zijn in de zaal!
12. Preventieve veiligheid
Verlies de veiligheid van de fuif niet uit het oog! Het is niet omdat je je door middel van allerhande verzekeringen
hebt ingedekt tegen mogelijke risico’s, er niks meer kan fout lopen tijdens de fuif. Hier bespreken we zaken die je
vooraf dient te regelen.
12.1 Meldingsformulier fuiven, bals en optredens
Het gemeentebestuur, de lokale politie en de brandweer willen graag tijdig op de hoogte zijn van initiatieven in onze
gemeente met een openbaar karakter. Dat kan alleen maar de veiligheid in onze gemeente ten goede komen.
Daarom is er een speciaal meldingsformulier opgemaakt. Het meldingsformulier is niet verplicht, doch de gemeente
en de politie dringen er op aan omwille van de veiligheid hier gebruik van te maken.
Bijvoorbeeld: bij melding van brand weten de hulpdiensten meteen wat er te doen is in de zaal of tent. Zij kunnen dan
gerichter en sneller optreden! Dit is zeer belangrijk bij brand!
U kunt het formulier opvragen bij de gemeentelijke jeugddienst. Het bestaat uit 2 delen. Een eerste deel bezorgt u
40 dagen voor aanvang van het evenement aan de jeugddienst. Het tweede gedeelte met meer specifieke
informatie bezorgt u minimum één week voor de aanvang van het evenement. De jeugddienst bezorgt het formulier
rechtstreeks aan het Schepencollege, de politie en de brandweer. De politie zal contact met jullie organisatie
opnemen om verdere afspraken te maken.
U kunt het formulier ook downloaden van de jeugdwebsite: http://jeugd.essen.be (jongeren > fuiven).
Inhoud meldingsformulier?
Dit dossier bevat de volgende gegevens:
de naam van de organisatie
plaats en tijdstip van de fuif
naam van de 4 verantwoordelijken (dit is handig voor brandweer en politie)
naam, adres en gsm van een contactpersoon
verslag van de veiligheidsmaatregelen evenals de namen van de coachingmensen
naam van de discobar
andere bijzonderheden ...
19

12.2 Security
Bij kleine organisaties volstaan “fuifbegeleiders” bestaande uit eigen leden. Bij grote organisaties is inzet van
professionele security aanbevolen. Je dient dus vooraf te beslissen of je al dan niet een beroep doet op
professionele security.
Bij problemen worden deze mensen wel geacht onmiddellijk hun taak van coaching op zich te nemen.
We raden je aan preventief te werken. Dit kan je doen de juiste mensen aan te stellen als coaches, door een goed
contact te hebben met de ordediensten, door een evacuatieplan op te stellen, een lijst bij te houden van wie er actief
is op de fuif + hun coördinaten, goede communicatiemiddelen te voorzien, te zorgen voor duidelijk herkenbare
coachingmensen (dit kan door hun een andere kleur T-shirt te geven dan de andere mensen van de organisatie).
Vermijdt echter wel het opschrift “security”. Dit kan mogelijk oproepen tot ongewenst gedrag of agressie in de hand
werken.
12.3 Medische maatregelen
Op alle activiteiten moet je zeker wat EHBO-materiaal voorzien. Op grotere fuiven of evenementen (meer dan 1000
mensen) is een EHBO-post nodig. Voor meer informatie kan je terecht bij het Rode Kruis, Werner van Peer,
Kammenstraat 82, 0475 566 909, werner.van.peer@advalvas.be.
In de fuifkoffer kan je als extra materiaal onze (kleine) EHBO koffer ontlenen!
12.4 Brandveiligheid
12.4.1 Vergunning
Een zaal die beschikt over een milieuvergunning is in orde met de brandveiligheid. Op andere locaties, in tenten of in
openlucht moet er door de brandweer een brandveiligheidscontrole uitgeoefend worden. De opdracht kan enkel
door de burgemeester gegeven worden. Informeer dus tijdig bij de zaaluitbater.
Voor fuiven in openlucht en bij tenten dient er altijd een controle te gebeuren. U neemt vooraf contact op met de
brandweercommandant: Leo Buermans, 03/670.01.44 of brandweer@essen.be
12.4.2 Inrichting
Let op de inkleding van de zaal dat je geen brandbare versieringen gebruikt, geen kaarsen, fakkels en dergelijke.
Informeer bij de plaatselijke brandweer wat kan en niet kan in bepaalde zalen.
Let op dat de nooduitgangen steeds vrij zijn! Vermijd dat de nooduitgangen gebarricadeerd worden door tafels,
stoelen of andere materialen. Zorg daarom ook dat een eventuele bonnenverkoop en/of inkomstand de uitgangen
niet te veel vernauwen.
Tip: bij de brandweer kan je GRATIS extra brandblusapparaten ontlenen!
12.5 Overleg met veiligheidsdiensten
Bij grotere fuiven en manifestaties is er een structureel overleg nodig met de bevoegde veiligheidsdiensten. Hiervoor
kan je concrete afspraken maken met de politie (03/670.09.20 of webmasters@pz.grens.be) en de brandweer (Leo
Buermans, 03/670.01.44 of brandweer@essen.be)
12.6 Parkeren en veiligheid
Bij grotere fuiven en manifestaties wil je soms extra parking voorzien of een (deel) van de weg afsluiten. Vraag
hiervoor tijdig (enkele maanden vooraf) schriftelijk advies aan de politie. Geef een duidelijk plan van je locatie met
extra parkeermogelijkheden en de straten die je (gedeeltelijk) wenst af te sluiten.
20

1. Taakverdeling
DEEL 2: TIJDENS DE FUIF
In het vorige deel hebben we al een aantal belangrijke zaken in verband met de taakverdeling opgesomd. In dit
deel gaan we er wat dieper op in.
1.1 Eindverantwoordelijke
De taak van de eindverantwoordelijke eindigt niet bij het begin van het evenement wanneer alle voorbereidingen
afgerond zijn. Ook op de fuif zelf heeft deze persoon een zeer belangrijke taak. Zo moet deze fungeren als een
aanspreekpunt voor anderen (zoals andere medewerkers, politie, de zaaluitbater, buurtbewoners, …)
Dit is uiteraard een zeer grote verantwoordelijkheid. Je kan ook de taken verdelen. Iemand kan zich bijvoorbeeld
met het financiële aspect bezighouden en de ander kan zich dan volledig richten op de medewerkers en het algehele
verloop van de avond. Zij staan als het ware in voor de algehele coördinatie van het evenement. Het is wel
belangrijk om één aanspreekpunt te hebben.
1.2 Medewerkers
Vraag aan je medewerkers om tijdig aanwezig te zijn. Op die manier kan je hen allemaal even bijeenroepen
alvorens de fuif begint. Tijdens deze briefing overloop je alle afspraken en wijs je hen eveneens op hun
verantwoordelijkheden! Probeer je medewerkers eveneens te enthousiasmeren. Je werkt uiteindelijk ook mee om je te
amuseren .
Tip: maak zeker vooraf ook heel duidelijk afspraken over gratis drank en het alcoholgebruik van de medewerkers.
Tip: zorg voor een duidelijk shiftensysteem. Overbelast je medewerkers niet en zorg dat het systeem ergens duidelijk
zichtbaar is voor de medewerkers.
Tip: organiseer overlappende shiften bij de drankverkoop. Vermijd dat er een hele nieuwe ploeg de tap over moet
nemen.
Noot: de eindverantwoordelijke kan best niet ingeschakeld zijn in een shiftensysteem.
2 Toegang en kassa
2.1 Locatie van de kassa
De toegang tot de evenement verdient ook de nodige aandacht. Zorg er voor dat het binnen- en buitengaan van
bezoekers gescheiden is van mekaar en vlot kan verlopen. Plaats ook voldoende medewerkers aan de kassa, want
de bezoekers willen natuurlijk zo snel mogelijk en sommigen gratis binnengaan.
Zorg dat het betalen van de inkomprijs en het geven van een polsbandje of een stempel zeer vlot verloopt. Zorg er
ook voor dat er aan de ingang nooit te veel geld ligt en dat ze goed verlicht is. Op die manier verklein je het risico
op diefstal.
2.2 - 16 jarigen
De wet stelt dat -16-jarigen geen toegang krijgen tot fuiven. Maar indien de evenement niet uit handelsgeest
georganiseerd wordt, mag dit wel. Het gaat hierbij om evenementen die geen winstgevend doel hebben.
Bijvoorbeeld een fuif van de plaatselijke Chiro om het kamp te bekostigen of een feest waarvan de opbrengst naar
een goed doel gaat.
De meeste evenementen die georganiseerd worden door jeugdbewegingen en het verenigingsleven hebben in de
eerste plaatselijk een maatschappelijk functie.
21

Noot: je mag geen identiteitskaart vragen. Maar je mag wel vragen aan een persoon dat hij eerst bewijst dat hij 16
jaar is voor je hem binnenlaat!
2.3 Toegang weigeren
Uiteraard mag er geen discriminatie plaatsvinden aan de ingang van je evenement. Je mag bezoekers niet weigeren
om je fuif te betreden. Hierop zijn enkele uitzonderingen. Je mag personen de toegang weigeren in het geval van:
22
• overdreven drankgebruik
• bezit, verkoop of gebruik van drugs
• onaangepaste kledij (in dit geval dient de aangepaste kledij vooraf op affiches en folders vermeld te
staan)
• onverzorgd uiterlijk (hierbij gaat het voornamelijk om hygiëne)
• wapenbezit
• het lastigvallen van andere bezoekers
• het plegen van geweld
2.4 Geldtransacties
Vermijd dat er veel geld aan de inkom ligt. Haal het regelmatig op en bewaar het op een veilige plaats. Bij grote
inkomsten is een nachtelijke storting in een bankkluis niet onzinnig. Dit moet je uiteraard op voorhand regelen met de
bank. Je kan best deze nachtelijke storting niet alleen doen.
3. Tap
De belangrijkste bron van inkomsten op een evenement is waarschijnlijk de verkoop van drank. Het is daarom nodig
dat de tap zo efficiënt mogelijk verloopt en de winst dus maximaal wordt. Zorg er dan ook voor dat je medewerkers
‘het pintjes tappen’ goed onder de knie hebben en dus niet onnodig drank verspillen.
Stel in de eerste plaats één of meerdere verantwoordelijken voor de bar aan. Deze personen houden de tap de
ganse avond in de gaten en lossen mogelijke problemen op. Zorg dat elke tapmedewerker de dranken goed weet
staan. Spreek ook goed af over het netjes weg stapelen van vaten en bakken. Zorg dat je er voldoende ruimte voor
hebt.
3.1 Vaten
Het is altijd handig om iemand achter de tap te hebben die de knepen van het vak kent voor het aansluiten van vaten
en koolzuurgas.
Het heeft weinig zin om op een kwartiertje voor het einde van de fuif nog een nieuw vat aan te sluiten. Je zal dit niet
meer helemaal leeg kunnen tappen en het toch helemaal moeten betalen. Voorzie daarom ook drank in flesjes.
Je kan natuurlijk je ‘open’ vat later doorverkopen. Hou er wel rekening mee dat zo’n vat niet lang goed meer blijft
Zet tijdig je koelinstallatie aan. Best al in de voormiddag of vroege namiddag bij avondevenementen.
Tip: controleer de drankbestelling van brouwer, er kan altijd een foutje zijn!
3.2 (Voor)toog
Om de verkoop van dranken nog vlotter te doen verlopen, werk je best met een doorgeeftoog of voortoog.
3.3 Drankbonnen
Denk na over handige systemen bij het aanvaarden en eventueel recycleren van bonnen.
Voorbeeld: werken met een regenpijp met eronder een vuilzak. Op deze manier blijft alles netjes en vermijd je ook
dat bonnen opnieuw en vooral gratis terug in de running komen.
Gebruik nooit dezelfde bonnen tijdens opeenvolgende evenementen!
3.4 Herbruikbare bekers

Conform het reglement van de Rex is categorie A (fuiven, dansgelegenheden, optredens, …) verplicht om de
herbruikbare bekers te gebruiken. De gebruiker mag hiervoor een waarborg van € 1,00 aanrekenen aan de
bezoekers van de fuif, welke bij het inleveren van de drankbeker volledig (!!!) dient terugbetaald te worden. Voor
alle activiteiten in de Rex geldt een verbod tot het gebruik van plastieken wegwerpbekers.
4. Veiligheid
4.1 Fuifbegeleiders (security)
Maak duidelijke afspraken met de fuifbegeleiders (security) over het verloop van de fuif en het optreden.
Een aantal gouden regels:
De coachingploeg onthoudt zich heel de avond van alcohol en drugs vrij;
Kondig op tijd aan wanneer de verkoop van drankbonnetjes stopt. Kondig ook duidelijk aan wanneer de
tap stopt;
De coachingploeg werkt best in ploegen van twee personen;
Een coachingploeg bestaat niet alleen uit kleerkasten, maar vooral uit mensen die communicatief sterk zijn;
Wanneer iemand van de coachingploeg twee vechtende uit elkaar haalt, laat je best andere mensen van de
coachingploeg met die mensen praten. Ga met een van de twee heethoofden naar buiten tot die afgekoeld
is, doe binnen met de andere een praatje.
Als je twee ruziënde mensen uit elkaar wilt halen, benader die dan steeds langs de zijkant zodat ze je zien
komen. Doe dit nooit langs achter want dat wekt dikwijls nog meer wrevel op.
Wanneer er een vechtpartij ontstaat, laat je best de lichten uit. Op die manier wordt de vechtpartij niet
onnodig geviseerd.
Een optimale communicatie tussen DJ en coachingmensen is zeer wenselijk.
Als het toch tot een vechtpartij komt, probeer dan de schade te beperken door de herrieschoppers zo snel mogelijk
buiten te krijgen. Waarschuw onmiddellijk de ordediensten. Als de ordediensten ter plaatse zijn, schetsen de
coachingmensen de toestand en trekken zich dan terug, zodat de ordediensten hun werk kunnen doen.
4.2 Medewerkers
Vergeet ook niet voor het evenement met je medewerkers de belangrijkste veiligheidsmaatregelen te overlopen
(blusapparaten, nooduitgangen, noodverlichting, EHBO-kast, … ).
4.3 Geluidsnormen en milieu
De geluidsnormen zijn afhankelijk van de milieuvergunning. We geven een overzicht.
4.2.1 Vlarem I & Vlarem II
VLAREM I stelt dat het inrichten van fuiven milieuvergunningsplichtig is wanneer deze een dansgelegenheid omvatten
en de totale oppervlakte van de voor het publiek toegankelijk lokalen 100 m² of meer bedraagt.
Er gelden evenwel uitzonderingen. Een milieuvergunning is niet nodig voor:
zalen kleiner dan 100 m²
zalen waar op jaarbasis minder dan 12 dansactiviteiten worden georganiseerd, met minder dan 2
dansactiviteiten per maand
Indien de zaal milieuvergunningsplichtig is, is het de uitbater van de zaal die hiervoor moet instaan.
Indien je meer informatie wenst over VLAREM I en II kan je daarvoor steeds terecht op de milieudienst,
milieu@essen.be, 03/670.01.42
a) Gesloten en/of overdekte plaatsen
1. Met milieuvergunning:
Geluidsnormen bepaald in Vlarem
College van Burgemeester en Schepenen kan bijkomende normen opleggen in de milieuvergunning
2. Zonder milieuvergunning:
Maximaal 12 dansfeesten per jaar met een maximum van 2 per maand
In tent: maximum 2 maal per jaar op hetzelfde perceel (maximum drie opeenvolgende dagen)
Normen (KB 24 februari 1977):
maximum 90 decibel en geluidsniveau mag niet hoger zijn dan door de wet bepaalde
niveaus van gemeten achtergrondgeluiden
23

) Openlucht
24
afwijkingen: aanvraag via college van burgemeester en schepenen
Maximaal 12 dansfeesten per jaar met een maximum van 2 per maand
In tent: maximum 2 maal per jaar op hetzelfde perceel (maximum drie opeenvolgende dagen)
In tent: maximum 2 maal per jaar op hetzelfde perceel (maximum drie opeenvolgende dagen)
Normen (KB 24 februari 1977):
maximum 90 decibel en geluidsniveau mag niet hoger zijn dan door de wet bepaalde
niveaus van gemeten achtergrondgeluiden
afwijkingen: aanvraag via college van burgemeester en schepenen
Voor meer informatie, neem contact op met PZ Grens - Team Essen, Tel.: 03.670.09.20, E-mail: essen@pzgrens.be
4.4 Verantwoordelijkheden
Het is belangrijk een goed zicht te hebben over wie voor wat verantwoordelijk is. Dit helpt uiteraard mee aan het
goede en veilige verloop van het evenement. Een overzicht.
Wie is verantwoordelijk voor het goede verloop van een evenement?
De verantwoordelijkheid over het goede verloop van een fuif, een optreden of ander evenement ligt bij de
organisatoren. Dit betekent dat je als organisator alle voorzorgsmaatregelen moet nemen om de veiligheid en het
ordelijk verloop van het evenement te garanderen, de hinder en last tot een minimum te beperken.
Wie draagt de verantwoordelijkheid voor hetgeen in de zaal, op het fuifterrein gebeurt?
Voor alles dat op de plaats van het evenement gebeurt, is de organisator verantwoordelijk.
Als blijkt dat er zich problemen voordoen die je als organisator had kunnen vermijden, wordt je hiervoor
verantwoordelijk gesteld. Bij een geval van overmacht, of wanneer je als organisator de veiligheid niet meer kan
garanderen, kan er steeds een beroep gedaan worden op politie. Let wel! Deze verantwoordelijkheid heeft
betrekking op alle ruimten die tijdens het evenement worden gebruikt d.w.z. de dansruimte, de backstageruimte, de
vestiaire, toiletten, eetkraampjes, ...
Wat is de taak van politie?
De politie staat in voor de veiligheid en openbare orde buiten de zaal. Ook klachten van de
omwonenden over straatlawaai worden door hen behandeld. De gemeente stimuleert het
gebruik van fuifcharter en melding van evenementen. Op deze manier zal de politie reeds
op voorhand contact opnemen met de organisatoren om een goed zicht te hebben op het
evenement.
Kan je de politie inschakelen bij de organisatie van je evenement?
Het is mogelijk de hulp van de politie in te roepen voor de organisatie van een evenement.
Wat is de taak van de uitbaters/eigenaars ?
Zij moeten zorgen voor een verantwoord fuifkader en kijken erop toe dat alle veiligheidsvoorschriften worden
nageleefd (gebruik van plastieken bekers, de nooduitgang duidelijk is aangeduid en bruikbaar, aanwezigheid van
voldoende brandblussers en duidelijk zichtbaar, ...)
4.5. Medisch
Zorg dat iedereen goed het EHB0-materiaal weet liggen. Leg het op een plaats waar je er direct bij kan. Hou het
materiaal ordelijk en hygiënisch verantwoord. Hou een lijst bij van de medische wachtdiensten tijdens uw activiteit.
De dokter van wacht vindt u op het nummer 03/650.52.53.
4.6. Algemeen
Hang ergens een lijstje op met nuttige telefoonnummers. Alle medewerkers moeten erop attent gemaakt worden waar
dit hangt. In de fuifbox zal er een lijstje met nuttige telefoonnummers zitten!

5. Alcohol, drug en wapens
5.1 Illegale drugs
Illegaal druggebruik is niet toegelaten op een publieke activiteit. Het is niet slecht om je publiek daarop te wijzen én
een of ander bericht op te hangen aan de inkom of in de zaal. Illegaal druggebruik toestaan op de fuif wordt door
de wet beschouwd als “aanzetten tot” en is zodoende ook strafbaar.
Als iemand illegale drugs bij zich heeft, waarschuw je best de politie, vooraleer zelf stappen te ondernemen.
5.2 Drank
We herhalen nogmaals de wettelijke voorschriften over het schenken van drank aan jongeren.
- 16 jaar geen alcohol
16 - 18 jaar wel bier, wijn, … geen sterke drank (vanaf 22°)
+ 18 verkoop vrij, mits vergunning
Noot: alcohol schenken aan dronken personen is verboden!
Gebruik liefst uitsluitend plastieken drankbekers. Glazen, blikjes en flessen kunnen bij vechtpartijen een gevaarlijk
wapen worden. Merk je dat iemand met een glas of een fles de zaal in wil, vraag dan om dit af te geven bij de
kassa. Vergeet het dan wel niet terug te geven wanneer die persoon weggaat.
5.3 Wapens
Wanneer je vermoedt dat iemand een wapen bij zich heeft, verwittig je best de politie.
6. Sluitingsuur
Elke gemeente heeft een eigen uur waarop een evenement moet afgelopen zijn. Hieronder staan
ze op een rijtje:
Essen: 04.30 uur
Kalmthout: geen sluitingsuur
Wuustwezel: 04.00 uur
De burgemeester heeft de bevoegdheid om uitzonderingen op deze sluitingsuren te voorzien. Afwijkingen kunnen
aangevraagd worden aan de colleges van burgemeester en schepenen.
6.1 Toelichting
Er is sinds augustus 2005 een nieuw politiereglement op het sluitingsuur. Voor fuiven en dansgelegenheden in
openlucht, in zalen of in tenten is er een verplichte muziekstop om 03.30 uur. De inrichting dient gesloten te zijn om
04.30 uur.
Voor cafés, herbergen en andere drankgelegenheden is er geen vast sluitingsuur.
Opmerkingen
Sommige dancings of discotheekuitbaters kunnen over een milieuvergunning Vlarem II beschikken. Dit betekent dat zij
niet gebonden zijn aan het vaste sluitingsuur dat door de gemeente is opgelegd maar aan het sluitingsuur vermeld in
de VLAREM.
Zaal Rex beschikt eveneens over een VLAREM II. In deze Vlarem is het sluitingsuur voor fuiven, bals en optredens
03.00 uur tijdens de week. Van zaterdag op zondag is er geen sluitingsuur. De gemeente kan een reglement laten
aanpassen om dit gelijk te stellen met het gemeentelijk sluitingsuur. Zij kan dit eveneens vragen voor andere
dansgelegenheden.
Noot: het sluitingsuur is ook niet van bij private feestjes en activiteiten.
25

6.2 Fuifcharter
Het fuifcharter voorziet een afbouwsysteem van het evenement. Iedereen die het ondertekent engageert zich om zich
hier aan te houden.
6.3 Afbouwen evenement en sluitingsuur
Voor het afbouwen van de fuif suggereren we daarom ook volgend afbouwsysteem:
3.00 uur – verminderen van muziek tot muziekstop
3.30 uur – muziekstop en stoppen bonnenverkoop
4.00 uur – stoppen drank schenken en mensen zaal of tent doen verlaten
4.30 uur – einde evenement – zaal of tent ontruimd
7. Feesten en milieu
Als u dranken in een glas schenkt, is er geen enkel probleem, voor het milieu tenminste (maar zoals hierboven staat
beschreven dat het gebruik van glazen niet zo veilig is tijdens een grote fuif). Maar wat met plastic flessen,
bricverpakkingen, plastic bekertjes, hamburgerdoosjes, servetjes en andere afval? Als organisator bent u
verantwoordelijk voor het opruimen en verwijderen van alle afval op het terrein van het gebeuren en in de
onmiddellijke omgeving.
Organiseert u iets in een zaal, dan kunt u afspraken maken met de beheerder of de eigenaar. Gaat de manifestatie
door in open lucht of op een eigen locatie, dan houdt u best rekening met de volgende tips.
26
PMD-afval verzamelt u in de blauwe zak en biedt u aan bij de afvalophaling. De PMD-zak kunt u
vooraf aankopen bij de gemeentelijke milieudienst en in bepaalde winkels. Als u uw PMD-afval
rechtstreeks naar het containerpark brengt, hebt u de blauwe zak niet nodig.
Voor restafval kleeft u een sticker op uw afvalzak. Ook hiervoor kunt u terecht bij de milieudienst en
bepaalde winkels in Essen. Produceert u echter massa's afval dan huurt u best een container bij een
privé-firma, maar dit kost al gauw een flinke som.
Maak daarom zo veel mogelijk gebruik van milieuvriendelijke of herbruikbare verpakkingen.
Gebruikt u plastic bekertjes omwille van de veiligheid, bedenk dan wel dat de gebruikte bekertjes
achteraf enkel als restafval kunnen verwerkt worden. Overweeg daarom het gebruik van
polycarbonaatbekers. Deze zijn misschien duurder in aankoop maar ze zijn milieuvriendelijker en
herbruikbaar.
Tip: ontleen herbruikbare bekers bij de provincie. Alle informatie hierover te verkrijgen bij de provinciale
milieudienst, 03/240.57.55, of www.provant.be. Info te vinden onder rubriek ‘milieu’

1. Opruimen
DEEL 3: NA DE FUIF
Het is misschien niet het leukste aspect van het evenement, maar opruimen hoort er nu eenmaal bij. Zorg er voor dat je
met de medewerkers goed afspreekt wie mee zal opkuisen. Begin er best ook mee meteen na je activiteit, de dag
nadien is het vaak moeilijker om het nodige volk te vinden.
Om degelijk op te ruimen heb je niet alleen mensen nodig, maar ook materiaal. In veel fuiflocaties zijn er borstels,
dweilen en emmers aanwezig maar dit kijk je best op voorhand eens na.
Je mag ook niet vergeten om de omgeving rond de locatie op te ruimen.
Opruimen houdt ook in dat je alle publiciteit die verwijdert. Indien je reclamebordjes langs de weg geplaatst hebt,
moeten deze ten laatste 3 dagen na de activiteit verwijderd worden.
Bij het opruimen kan je een rondgang maken doorheen de locatie en al het materiaal eens bekijken of er geen
schade is. Tel ook de drankvoorraad na.
2. Financieel
Eén van de verantwoordelijken ontfermt zich over het geld dat binnengestroomd is. Dit moet uiteraard op een veilige
plaats opgeborgen worden.
Na de activiteit zullen nog enkele rekeningen vereffend moeten worden. Dit doe je ook best zo snel mogelijk. Op die
manier kan je ook sneller een volledig financieel verslag opmaken. De medewerkers zullen uiteraard erg benieuwd
zijn naar wat hun inspanningen opgeleverd hebben.
3. Evaluatie
Niet te lang na de activiteit moet je evalueren. Hierbij ga je niet alleen in op de financiële kant van de zaak, maar
praat ook uitgebreid over het algemene verloop van de fuif. Met het oog op een volgende evenement kunnen dan
gemaakte fouten of misverstanden vermeden worden.
4. Bedanking
Zoals reeds werd vermeld, kan het geen kwaad om je sponsors nog eens extra in de bloemetjes te zetten door hen
een klein bedankje te sturen.
Maar ook de medewerkers mogen natuurlijk bedankt worden. Dit kan je uiteraard op verschillende manieren. Je kan
hen ook een bedankje sturen maar je kan uiteraard ook overwegen om een medewerkersfeestje te geven… De
medewerkers zullen daar niets op tegen hebben!
27

www.fuifpunt.be
www.feestloket.be
Feestwijzer gemeente Essen
28
BRONNEN
Fuifnummers: Draaiboek voor de organisator
(uitgegeven door de Vlaamse Federatie van Jeugdhuizen en –centra in 2001)
Fuifgidsen van gemeente Edegem, Lokeren en Evergem