23.09.2013 Views

1. Handleiding TSN Intranet - TSN Thuiszorg

1. Handleiding TSN Intranet - TSN Thuiszorg

1. Handleiding TSN Intranet - TSN Thuiszorg

SHOW MORE
SHOW LESS

Create successful ePaper yourself

Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.

<strong>1.</strong> <strong>Handleiding</strong> <strong>TSN</strong> <strong>Intranet</strong><br />

In deze handleiding geven we een toelichting op het <strong>TSN</strong><br />

<strong>Intranet</strong>: welke functies zijn er opgenomen op het <strong>Intranet</strong>,<br />

waar vind je jouw rooster, hoe vind je de nieuwsberichten<br />

op het <strong>Intranet</strong> en hoe werkt het intekenen op openstaande<br />

planningen? Deze vragen worden in de handleiding beantwoord.<br />

Stap voor stap zullen wij de verschillende onderdelen<br />

van het <strong>Intranet</strong> doorlopen. Mocht je na het lezen van deze<br />

handleiding nog vragen hebben met betrekking tot het<br />

gebruik van het <strong>Intranet</strong>, dan kun je contact opnemen met<br />

de Helpdesk op telefoonnummer: 079 – 34 30 430.<br />

<strong>Intranet</strong> login<br />

Om in te loggen op het <strong>TSN</strong> <strong>Intranet</strong> ga je naar onze<br />

internetsite: www.tsn-thuiszorg.nl en klik je rechtsboven<br />

op de knop Login intranet.<br />

Er wordt een scherm geopend waarin je jouw persoonlijke<br />

inlognaam en wachtwoord moet invullen. Deze gegevens<br />

ontvang je van jouw zorgcoördinator of kun je opvragen bij<br />

de Helpdesk. Bij het ingeven van je wachtwoord worden<br />

hoofdletters gebruikt!<br />

Alleen bij de eerste keer inloggen wordt gevraagd om<br />

de ontbrekende gegevens in te vullen. Pas nadat je jouw<br />

e-mailadres hebt toegevoegd kun je verder naar de<br />

eerste pagina van het <strong>Intranet</strong>.<br />

Je kunt je wachtwoord te allen tijde wijzigen wanneer je<br />

bent ingelogd. We adviseren je om elke twee maanden je<br />

wachtwoord te veranderen in verband met de beveiliging.<br />

Ben je jouw wachtwoord vergeten, neem dan contact op<br />

met de vestiging waarvoor je werkzaam bent.<br />

Wanneer je bent ingelogd kom je op de Home/Nieuws<br />

pagina van het <strong>Intranet</strong>. Vanuit deze pagina kun je via de navigatie<br />

bovenaan de pagina naar de andere <strong>Intranet</strong> pagina’s.<br />

t<br />

De <strong>TSN</strong>-<strong>Intranet</strong> navigatie<br />

Deze navigatie komt op elke pagina weer terug.<br />

In de volgende hoofdstukken komen de verschillende<br />

pagina’s van het <strong>Intranet</strong> aan bod.<br />

Home<br />

De “home” pagina van het <strong>TSN</strong> <strong>Intranet</strong><br />

Mijn profiel<br />

Onder het tabblad Mijn profiel zijn de gegevens opgenomen<br />

waarmee je bij ons bekend bent. Hier kun je<br />

een adreswijziging aan ons doorgeven en een nieuw<br />

telefoonnummer of e-mailadres ingeven. Elke wijziging<br />

die je in dit onderdeel doorvoert, moet je bevestigen<br />

met je wachtwoord. In het tabblad “Mijn profiel” kun je<br />

tevens je wachtwoord wijzigen.<br />

De “mijn profiel” pagina van het <strong>TSN</strong> <strong>Intranet</strong><br />

Mijn rooster<br />

Onder het tabblad “Mijn rooster” kun je bekijken welke<br />

diensten voor jou staan gepland voor een bepaalde periode.<br />

Je kunt zelf de begindatum en de einddatum ingeven van<br />

de periode waarvan je het rooster wilt bekijken. Wanneer je<br />

vervolgens op de knop “Zoeken” klikt, wordt je rooster over<br />

deze periode weergegeven.<br />

De “mijn rooster” pagina op het <strong>TSN</strong>-<strong>Intranet</strong><br />

Lukt het je niet om je uren via het digitale urenbriefje of<br />

telefonisch te accorderen, dan kun je in dit onderdeel<br />

de urenbriefjes printen. Hiervoor geef je bij ‘periode’ de<br />

gewenste periode en kies je bij “Cliënt selecteren” ofwel voor<br />

“alle” (als je alle urenbriefjes van de periode wilt printen) of<br />

je kiest de betreffende cliënt waarvan je het urenbriefje nodig<br />

hebt, bijvoorbeeld omdat je de laatste keer van de periode<br />

bij deze cliënt komt. Vervolgens klik je op de knop “Bekijken”<br />

en het urenbriefje wordt gemaakt en kan vervolgens worden<br />

uitgeprint. Op deze manier beschik je dus altijd over een<br />

kloppend urenbriefje die je door de cliënt moet laten<br />

aftekenen.<br />

1


Let op! Wanneer er een planning ontbreekt of er klopt<br />

iets anders niet in je rooster, neem dan contact op met de<br />

zorgcoördinator om dit te corrigeren, zodat je kloppende<br />

urenbriefjes krijgt.<br />

Openstaande planningen<br />

Via het <strong>Intranet</strong> zullen planningen aan je worden aangeboden<br />

waarvoor nog geen zorgverlener ingepland is en je zelf als<br />

zorgverlener kunt inschrijven om aan te geven dat je deze<br />

dienst wel wilt draaien.<br />

Let wel op dat je bekwaam bent voor de te verrichten zorg.<br />

Onder het tabblad “Openstaande planningen” is te zien<br />

welke diensten er nog open staan. Wanneer je een van deze<br />

diensten kunt en wilt werken, kun jij je hierop inschrijven.<br />

De “Openstaande planningen” op het <strong>TSN</strong>-intranet<br />

De volgende iconen kun je tegenkomen achter een<br />

openstaande planning:<br />

Inschrijven op planning<br />

Uitschrijven op planning<br />

Je bent ingeschreven op deze planning<br />

De zorgcoördinatoren behandelen de inschrijvingen voor de<br />

openstaande planningen en plannen de betreffende zorg<br />

in. Indien er meerdere zorgverleners zich voor dezelfde zorg<br />

hebben ingeschreven, zal de zorgcoördinator een keuze<br />

maken welke zorgverlener in te plannen. Dit kun je terug zien<br />

op het tabblad ‘behandelde inschrijvingen’. Wanneer de<br />

inschrijving door de zorgcoördinator is behandeld verschuift<br />

deze naar het volgende tabblad “Behandelde inschrijvingen”.<br />

Let op! Zolang de inschrijving niet behandeld is kun jij je nog<br />

uitschrijven. Wanneer de inschrijving eenmaal behandeld is,<br />

zul je contact op moeten nemen met jouw zorgcoördinator<br />

om wijzigingen te kunnen doorvoeren.<br />

Behandelde inschrijvingen<br />

Onder het tabje “Behandelde inschrijvingen” is een overzicht<br />

te zien van alle planningen waar jij je op inschreven hebt en<br />

die door de zorgcoördinator behandeld zijn. In de kolom<br />

“status” zie je of de inschrijving is geaccordeerd door de<br />

zorgcoördinator of dat deze is afgewezen. Wanneer de<br />

inschrijving is geaccordeerd is de planning toegevoegd aan je<br />

rooster en ook terug te zien onder het tabblad “Mijn rooster”.<br />

De “Behandelde inschrijvingen” pagina in het <strong>TSN</strong>-<strong>Intranet</strong><br />

Afwezigheid<br />

Je kunt via het <strong>TSN</strong> <strong>Intranet</strong> tevens doorgeven wanneer<br />

je een vrije dag of vakantie wilt hebben. Onder het kopje<br />

“Afwezigheid” klik je op de knop “nieuw verzoek” en je vult<br />

de gegevens van je afwezigheid in. Dit verzoek wordt door de<br />

zorgcoördinator behandeld en in de kolom “Geaccordeerd”<br />

kun je zien of de aangevraagde afwezigheid akkoord is.<br />

De “Afwezigheid” pagina in het TMS-<strong>Intranet</strong><br />

Op de “Afwezigheid” pagina vind je de volgende iconen:<br />

Je afwezigheidsverzoek verwijderen<br />

Je afwezigheidsverzoek wijzigen<br />

Let op! Zolang het afwezigheidverzoek nog niet is behandeld<br />

kun je het verzoek nog wijzigen of verwijderen. Wanneer het<br />

afwezigheidverzoek is behandeld, moet je contact opnemen<br />

met de zorgcoördinator om je verzoek te wijzigen.<br />

2


2. Accorderen van de planningen<br />

Twee manieren<br />

In deze handleiding wordt uitgelegd hoe je de door jou<br />

gewerkte uren direct kunt accorderen. Dit kan op twee<br />

verschillende manieren:<br />

- Door middel van telefonisch accorderen (alleen Wmo)<br />

- Door middel van het intranet<br />

Let op! Het telefonisch accorderen geldt alleen voor<br />

medewerkers Huishoudelijke verzorging (Wmo). De medewerkers<br />

van de V&V (AWBZ zorg) vragen we gebruik te<br />

maken van het digitale urenbriefje op het intranet. Medewerkers<br />

Huishoudelijke verzorging kunnen uiteraard ook<br />

gebruik van het digitale urenbriefje op intranet. Mochten<br />

beide manieren voor jou niet lukken, dan bestaat de<br />

mogelijkheid om te werken met een papieren urenbriefje.<br />

Wanneer je nog vragen hebt met betrekking tot het gebruik<br />

van het intranet van <strong>TSN</strong> dan kun je contact opnemen met<br />

onze Helpdesk IVR/Urenportaal op telefoonnummer:<br />

079 - 34 30 430<br />

Telefonisch accorderen (IVR)<br />

Je kunt heel eenvoudig je gewerkte uren telefonisch<br />

accorderen. Het telefonisch accorderen doe je met de<br />

telefoon van je cliënt. Dit kan een vast toestel zijn of<br />

een mobiele telefoon. Hiervoor is wel belangrijk dat<br />

het telefoonnummer van de cliënt bij ons bekend is.<br />

Het telefonisch accorderen gaat als volgt:<br />

- Je belt op het moment dat je bij je cliënt aan het<br />

werk bent, met het toestel van de cliënt naar het<br />

gratis telefoonnummer: 0800 - 0400.<br />

- Je toetst je personeelsnummer (TMS-ID) in.<br />

- Het door jouw ingetoetste personeelsnummer wordt<br />

herhaald. Als dit het juiste nummer is, toets je het cijfer<br />

1 in (deze instructie hoor je op het moment dat je aan<br />

de lijn bent).<br />

- Hierna hoor je: uw registratie is verwerkt, de verbinding<br />

zal nu automatisch verbroken worden. Hiermee is je<br />

planning geaccordeerd.<br />

Belangrijk<br />

- Je hoeft slechts eenmaal per zorgmoment je uren<br />

telefonisch te accorderen. Dit kan aan het begin, tijdens<br />

of aan het einde van je werktijd.<br />

- Indien je cliënt de nummerherkenning uit heeft staan<br />

(onbekend belt) lukt het telefonisch accorderen niet.<br />

Het telefoonnummer wordt dan namelijk niet herkend.<br />

- Lukt het niet om je uren per telefoon te accorderen, dan kun<br />

je gebruik maken van het digitale urenbriefje via het intranet.<br />

Digitaal urenbriefje accorderen (V&V en Wmo)<br />

Om in te loggen op het <strong>TSN</strong> <strong>Intranet</strong> waar je je kunt<br />

accorderen, klik je op de link rechtsboven op de<br />

nieuwspagina van het intranet (zie de rode pijl).<br />

https://personeel.thuiszorgservice.nl/<br />

! let op de ‘s’ achter http<br />

Je komt nu in het inlogscherm van het digitale urenbriefje.<br />

Hier vul je jouw gebruikers-naam (personeelsnummer) en<br />

wachtwoord in. Let op! dus niet je achternaam. Het wachtwoord<br />

is het wachtwoord dat je nu ook gebruikt om in te<br />

loggen op het intranet.<br />

3


Vervolgens zie je onderstaand scherm:<br />

Hier vind je het digitaal urenbriefje onder het kopje<br />

‘Openstaande uren’.<br />

Bovenaan kun je kiezen voor de weergave van de uren die<br />

jij prettig vindt: per dag, per week of per periode. Met de<br />

pijltjestoetsen kun je snel naar de volgende of vorige periode<br />

(of dag, of week).<br />

Om je uren te kunnen goedkeuren en te versturen klik je op:<br />

“uren goedkeuren en wijzigen” (oranje knop onderaan)<br />

Je komt dan in het onderstaande scherm:<br />

Je ziet in het tabblad “Openstaande uren goedkeuren” alle<br />

gegevens van de planning: (ook hier kun je weer kiezen tussen<br />

periode, dag en week)<br />

❒ Naam van de cliënt<br />

❒ Type zorg<br />

❒ Datum<br />

❒ Begintijd<br />

❒ Eindtijd<br />

❒ Totaal aantal uren<br />

❒ Vervoermiddel<br />

Zet een vinkje voor de regel op het digitale urenbriefje<br />

als de regel klopt. Vervolgens verstuur je de uren /<br />

regels die door jou zijn aangevinkt via de knop:<br />

“geselecteerde uren versturen”<br />

Na het versturen van de door jou geselecteerde uren krijg je<br />

onderstaande bevestiging:<br />

Na een korte tijd wordt in het tabblad “openstaande uren<br />

goedkeuren” zichtbaar of je planning akkoord is bevonden:<br />

Een vinkje ✔ voor de regel met een datum “verstuurd”<br />

betekent dat deze regel akkoord is. Deze uren worden<br />

verwerkt bij de volgende salarisbetaling.<br />

Als er een vinkje ✔ en een telefoontje (met een datum) bij<br />

de regel staat, hoef je er verder niets mee te doen.<br />

Hieronder zie je hier een voorbeeld van:<br />

4


Een vraagteken ? voor de regel betekent dat deze in<br />

behandeling is.<br />

Een rood “verboden” teken betekent dat deze regel niet<br />

akkoord is bevonden en opnieuw, gewijzigd door jou aangeleverd<br />

moet worden.<br />

Wijzigingen<br />

Op het digitale urenbriefje kun je zelf een aantal kleine<br />

wijzigingen aanbrengen. Bijvoorbeeld het wijzigen van<br />

begintijd en eindtijd en het type vervoer.<br />

Om de wijziging aan te brengen, doe je het volgende:<br />

- Klik op de regel die je wilt wijzigen<br />

- In het vakje van begintijd kun je nu de begintijd wijzigen.<br />

De eindtijd zal automatisch mee veranderen.<br />

- Het vervoermiddel kun je aanpassen door op het symbool<br />

te gaan staan. Hier kun je dan de keuze maken met welk<br />

vervoermiddel je naar de cliënt bent geweest.<br />

Let op! Na de wijziging moet je alsnog de regel afvinken<br />

en versturen!<br />

Tabblad “Verwerkte uren bekijken”<br />

Onder het tabblad “Verwerkte uren bekijken” kun je de<br />

uren zien die meegenomen worden in je salarisbetaling.<br />

De verstuurde uren via het telefonisch accorderen of via het<br />

digitale urenbriefje worden binnen twee werkdagen door<br />

onze administratie verwerkt. Deze goedgekeurde uren vind je<br />

hier dus terug en worden meegenomen in je salarisbetaling.<br />

Heb je nog vragen? Bel met onze helpdesk op<br />

telefoonnummer: 079 - 34 30 430<br />

3. ‘Mijn <strong>TSN</strong> <strong>Thuiszorg</strong>’<br />

Mijn <strong>TSN</strong> <strong>Thuiszorg</strong> is onderdeel van het intranet.<br />

Op Mijn <strong>TSN</strong> <strong>Thuiszorg</strong> vind je jouw salarisstroken. Zodra<br />

de salarisbetaling heeft plaatsgevonden, kun je direct je<br />

salarisstrook online bekijken en downloaden. Zo hoef je<br />

niet meer te wachten tot deze naar je gestuurd wordt, heb<br />

je direct inzicht in de salarisbetaling en zijn alle salarisstroken<br />

altijd en overal beschikbaar.<br />

Omdat in Mijn <strong>TSN</strong> <strong>Thuiszorg</strong> je persoonlijke salarisstroken<br />

zijn opgenomen, is het onderdeel achter een extra wachtwoord<br />

opgenomen, zodat de beveiliging gegarandeerd is.<br />

Inloggen op Mijn <strong>TSN</strong> <strong>Thuiszorg</strong> doe je met je personeelsnummer<br />

(dit vind je bovenaan je salarisstrook) en een<br />

persoonlijk wachtwoord.<br />

In deze handleiding leggen we je uit hoe je kunt inloggen op<br />

Mijn <strong>TSN</strong> <strong>Thuiszorg</strong> en hoe jij je salarisstroken kunt opvragen<br />

en bekijken.<br />

5


Inlogprocedure Mijn <strong>TSN</strong> <strong>Thuiszorg</strong><br />

Wanneer jij je voor de eerste keer aanmeldt bij Mijn <strong>TSN</strong><br />

<strong>Thuiszorg</strong> moet je een persoonlijk wachtwoord instellen door<br />

de “Wachtwoord vergeten” procedure te volgen. Dit gaat<br />

als volgt:<br />

- Je logt eerst in op het intranet van <strong>TSN</strong>. Ga naar<br />

www.tsn-thuiszorg.nl en klik rechtsboven op <strong>Intranet</strong><br />

Login. Je klikt op het Inlogscherm en met je gebruikersnaam<br />

en wachtwoord kun je inloggen op <strong>Intranet</strong>.<br />

- Rechtsboven op de Nieuwspagina vind je de link naar<br />

Mijn <strong>TSN</strong> <strong>Thuiszorg</strong>. Wanneer je hierop klikt, opent<br />

Mijn <strong>TSN</strong> <strong>Thuiszorg</strong> in een nieuwe pagina.<br />

Klik nu op de link Wachtwoord vergeten om je persoonlijke<br />

wachtwoord in te stellen.<br />

Type in het scherm “Wachtwoord vergeten?” jouw<br />

personeelsnummer in het daarvoor bestemde veld en<br />

klik op de knop:<br />

Je ontvangt direct een mail op het e-mailadres dat bij<br />

<strong>TSN</strong> <strong>Thuiszorg</strong> bekend is met daarin een beveiligingscode.<br />

Klik op de link in het e-mailbericht en de beveiligingscode<br />

wordt automatisch ingevuld in de pagina “Bevestig uw<br />

account”. Je kunt ook de beveiligingscode kopiëren en<br />

plakken in deze pagina.<br />

Daarnaast moet je jouw personeelsnummer ter bevestiging<br />

invullen. Klik hierna op de knop:<br />

Je kunt nu zelf je persoonlijk wachtwoord kiezen en instellen.<br />

Let op! Je wachtwoord moet minimaal 4 tekens lang zijn en<br />

kan bestaan uit letters, cijfers en speciale tekens (#$%@, enz.).<br />

Voer het wachtwoord in beide velden in.<br />

Klik op de knop om het wachtwoord op te slaan.<br />

6


Jouw persoonlijke wachtwoord is nu ingesteld en opgeslagen.<br />

Nu kun jij je aanmelden met jouw personeelsnummer en je<br />

zojuist gekozen en ingestelde wachtwoord. Voer deze gegevens<br />

in en klik op de knop.<br />

Je bent nu ingelogd op jouw persoonlijke pagina op<br />

Mijn <strong>TSN</strong> <strong>Thuiszorg</strong> en kunt hier je salarisstroken bekijken.<br />

Persoonlijke informatie Mijn <strong>TSN</strong> <strong>Thuiszorg</strong><br />

Als je bent ingelogd op Mijn <strong>TSN</strong> <strong>Thuiszorg</strong> vind je bovenaan<br />

een drietal tabbladen. Nadat je bent ingelogd kom je altijd<br />

eerst op de Hoofdpagina. Vervolgens kun je kiezen voor het<br />

tabblad Persoonlijke Informatie. Hier vind je jouw basisgegevens,<br />

zoals deze in ons salarisprogramma zijn opgenomen en<br />

zoals die op je salarisstrook worden weergegeven.<br />

Mochten je gegevens niet correct vermeld staan, dan kun<br />

je dit doorgeven aan de afdeling P&O, via de link onderaan<br />

deze pagina.<br />

Salarisstroken<br />

Jouw salarisstroken (vanaf op zijn vroegst) periode 1-2010 vind<br />

je op het tabblad Salarisstroken. Wanneer je op het tabblad<br />

Salarisstroken klikt, wordt de overzichtspagina geopend, waar<br />

je kunt kiezen welke salarisstrook je wilt bekijken.<br />

De salarisstroken worden hier per jaar weergegeven.<br />

Vervolgens kies je de periode waarvan je jouw salarisstrook<br />

wilt bekijken.<br />

Nadat je de periode hebt gekozen, wordt de betreffende<br />

salarisstrook in een apart venster geopend. In dit voorbeeld<br />

is de pagina leeg (wit), als je jouw salarisstrook opent, worden<br />

de gegevens van jouw salarisstrook getoond.<br />

Uitloggen<br />

Je kunt te allen tijde uitloggen door op de knop<br />

te klikken.<br />

7

Hooray! Your file is uploaded and ready to be published.

Saved successfully!

Ooh no, something went wrong!