1. Handleiding TSN Intranet - TSN Thuiszorg
1. Handleiding TSN Intranet - TSN Thuiszorg
1. Handleiding TSN Intranet - TSN Thuiszorg
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
<strong>1.</strong> <strong>Handleiding</strong> <strong>TSN</strong> <strong>Intranet</strong><br />
In deze handleiding geven we een toelichting op het <strong>TSN</strong><br />
<strong>Intranet</strong>: welke functies zijn er opgenomen op het <strong>Intranet</strong>,<br />
waar vind je jouw rooster, hoe vind je de nieuwsberichten<br />
op het <strong>Intranet</strong> en hoe werkt het intekenen op openstaande<br />
planningen? Deze vragen worden in de handleiding beantwoord.<br />
Stap voor stap zullen wij de verschillende onderdelen<br />
van het <strong>Intranet</strong> doorlopen. Mocht je na het lezen van deze<br />
handleiding nog vragen hebben met betrekking tot het<br />
gebruik van het <strong>Intranet</strong>, dan kun je contact opnemen met<br />
de Helpdesk op telefoonnummer: 079 – 34 30 430.<br />
<strong>Intranet</strong> login<br />
Om in te loggen op het <strong>TSN</strong> <strong>Intranet</strong> ga je naar onze<br />
internetsite: www.tsn-thuiszorg.nl en klik je rechtsboven<br />
op de knop Login intranet.<br />
Er wordt een scherm geopend waarin je jouw persoonlijke<br />
inlognaam en wachtwoord moet invullen. Deze gegevens<br />
ontvang je van jouw zorgcoördinator of kun je opvragen bij<br />
de Helpdesk. Bij het ingeven van je wachtwoord worden<br />
hoofdletters gebruikt!<br />
Alleen bij de eerste keer inloggen wordt gevraagd om<br />
de ontbrekende gegevens in te vullen. Pas nadat je jouw<br />
e-mailadres hebt toegevoegd kun je verder naar de<br />
eerste pagina van het <strong>Intranet</strong>.<br />
Je kunt je wachtwoord te allen tijde wijzigen wanneer je<br />
bent ingelogd. We adviseren je om elke twee maanden je<br />
wachtwoord te veranderen in verband met de beveiliging.<br />
Ben je jouw wachtwoord vergeten, neem dan contact op<br />
met de vestiging waarvoor je werkzaam bent.<br />
Wanneer je bent ingelogd kom je op de Home/Nieuws<br />
pagina van het <strong>Intranet</strong>. Vanuit deze pagina kun je via de navigatie<br />
bovenaan de pagina naar de andere <strong>Intranet</strong> pagina’s.<br />
t<br />
De <strong>TSN</strong>-<strong>Intranet</strong> navigatie<br />
Deze navigatie komt op elke pagina weer terug.<br />
In de volgende hoofdstukken komen de verschillende<br />
pagina’s van het <strong>Intranet</strong> aan bod.<br />
Home<br />
De “home” pagina van het <strong>TSN</strong> <strong>Intranet</strong><br />
Mijn profiel<br />
Onder het tabblad Mijn profiel zijn de gegevens opgenomen<br />
waarmee je bij ons bekend bent. Hier kun je<br />
een adreswijziging aan ons doorgeven en een nieuw<br />
telefoonnummer of e-mailadres ingeven. Elke wijziging<br />
die je in dit onderdeel doorvoert, moet je bevestigen<br />
met je wachtwoord. In het tabblad “Mijn profiel” kun je<br />
tevens je wachtwoord wijzigen.<br />
De “mijn profiel” pagina van het <strong>TSN</strong> <strong>Intranet</strong><br />
Mijn rooster<br />
Onder het tabblad “Mijn rooster” kun je bekijken welke<br />
diensten voor jou staan gepland voor een bepaalde periode.<br />
Je kunt zelf de begindatum en de einddatum ingeven van<br />
de periode waarvan je het rooster wilt bekijken. Wanneer je<br />
vervolgens op de knop “Zoeken” klikt, wordt je rooster over<br />
deze periode weergegeven.<br />
De “mijn rooster” pagina op het <strong>TSN</strong>-<strong>Intranet</strong><br />
Lukt het je niet om je uren via het digitale urenbriefje of<br />
telefonisch te accorderen, dan kun je in dit onderdeel<br />
de urenbriefjes printen. Hiervoor geef je bij ‘periode’ de<br />
gewenste periode en kies je bij “Cliënt selecteren” ofwel voor<br />
“alle” (als je alle urenbriefjes van de periode wilt printen) of<br />
je kiest de betreffende cliënt waarvan je het urenbriefje nodig<br />
hebt, bijvoorbeeld omdat je de laatste keer van de periode<br />
bij deze cliënt komt. Vervolgens klik je op de knop “Bekijken”<br />
en het urenbriefje wordt gemaakt en kan vervolgens worden<br />
uitgeprint. Op deze manier beschik je dus altijd over een<br />
kloppend urenbriefje die je door de cliënt moet laten<br />
aftekenen.<br />
1
Let op! Wanneer er een planning ontbreekt of er klopt<br />
iets anders niet in je rooster, neem dan contact op met de<br />
zorgcoördinator om dit te corrigeren, zodat je kloppende<br />
urenbriefjes krijgt.<br />
Openstaande planningen<br />
Via het <strong>Intranet</strong> zullen planningen aan je worden aangeboden<br />
waarvoor nog geen zorgverlener ingepland is en je zelf als<br />
zorgverlener kunt inschrijven om aan te geven dat je deze<br />
dienst wel wilt draaien.<br />
Let wel op dat je bekwaam bent voor de te verrichten zorg.<br />
Onder het tabblad “Openstaande planningen” is te zien<br />
welke diensten er nog open staan. Wanneer je een van deze<br />
diensten kunt en wilt werken, kun jij je hierop inschrijven.<br />
De “Openstaande planningen” op het <strong>TSN</strong>-intranet<br />
De volgende iconen kun je tegenkomen achter een<br />
openstaande planning:<br />
Inschrijven op planning<br />
Uitschrijven op planning<br />
Je bent ingeschreven op deze planning<br />
De zorgcoördinatoren behandelen de inschrijvingen voor de<br />
openstaande planningen en plannen de betreffende zorg<br />
in. Indien er meerdere zorgverleners zich voor dezelfde zorg<br />
hebben ingeschreven, zal de zorgcoördinator een keuze<br />
maken welke zorgverlener in te plannen. Dit kun je terug zien<br />
op het tabblad ‘behandelde inschrijvingen’. Wanneer de<br />
inschrijving door de zorgcoördinator is behandeld verschuift<br />
deze naar het volgende tabblad “Behandelde inschrijvingen”.<br />
Let op! Zolang de inschrijving niet behandeld is kun jij je nog<br />
uitschrijven. Wanneer de inschrijving eenmaal behandeld is,<br />
zul je contact op moeten nemen met jouw zorgcoördinator<br />
om wijzigingen te kunnen doorvoeren.<br />
Behandelde inschrijvingen<br />
Onder het tabje “Behandelde inschrijvingen” is een overzicht<br />
te zien van alle planningen waar jij je op inschreven hebt en<br />
die door de zorgcoördinator behandeld zijn. In de kolom<br />
“status” zie je of de inschrijving is geaccordeerd door de<br />
zorgcoördinator of dat deze is afgewezen. Wanneer de<br />
inschrijving is geaccordeerd is de planning toegevoegd aan je<br />
rooster en ook terug te zien onder het tabblad “Mijn rooster”.<br />
De “Behandelde inschrijvingen” pagina in het <strong>TSN</strong>-<strong>Intranet</strong><br />
Afwezigheid<br />
Je kunt via het <strong>TSN</strong> <strong>Intranet</strong> tevens doorgeven wanneer<br />
je een vrije dag of vakantie wilt hebben. Onder het kopje<br />
“Afwezigheid” klik je op de knop “nieuw verzoek” en je vult<br />
de gegevens van je afwezigheid in. Dit verzoek wordt door de<br />
zorgcoördinator behandeld en in de kolom “Geaccordeerd”<br />
kun je zien of de aangevraagde afwezigheid akkoord is.<br />
De “Afwezigheid” pagina in het TMS-<strong>Intranet</strong><br />
Op de “Afwezigheid” pagina vind je de volgende iconen:<br />
Je afwezigheidsverzoek verwijderen<br />
Je afwezigheidsverzoek wijzigen<br />
Let op! Zolang het afwezigheidverzoek nog niet is behandeld<br />
kun je het verzoek nog wijzigen of verwijderen. Wanneer het<br />
afwezigheidverzoek is behandeld, moet je contact opnemen<br />
met de zorgcoördinator om je verzoek te wijzigen.<br />
2
2. Accorderen van de planningen<br />
Twee manieren<br />
In deze handleiding wordt uitgelegd hoe je de door jou<br />
gewerkte uren direct kunt accorderen. Dit kan op twee<br />
verschillende manieren:<br />
- Door middel van telefonisch accorderen (alleen Wmo)<br />
- Door middel van het intranet<br />
Let op! Het telefonisch accorderen geldt alleen voor<br />
medewerkers Huishoudelijke verzorging (Wmo). De medewerkers<br />
van de V&V (AWBZ zorg) vragen we gebruik te<br />
maken van het digitale urenbriefje op het intranet. Medewerkers<br />
Huishoudelijke verzorging kunnen uiteraard ook<br />
gebruik van het digitale urenbriefje op intranet. Mochten<br />
beide manieren voor jou niet lukken, dan bestaat de<br />
mogelijkheid om te werken met een papieren urenbriefje.<br />
Wanneer je nog vragen hebt met betrekking tot het gebruik<br />
van het intranet van <strong>TSN</strong> dan kun je contact opnemen met<br />
onze Helpdesk IVR/Urenportaal op telefoonnummer:<br />
079 - 34 30 430<br />
Telefonisch accorderen (IVR)<br />
Je kunt heel eenvoudig je gewerkte uren telefonisch<br />
accorderen. Het telefonisch accorderen doe je met de<br />
telefoon van je cliënt. Dit kan een vast toestel zijn of<br />
een mobiele telefoon. Hiervoor is wel belangrijk dat<br />
het telefoonnummer van de cliënt bij ons bekend is.<br />
Het telefonisch accorderen gaat als volgt:<br />
- Je belt op het moment dat je bij je cliënt aan het<br />
werk bent, met het toestel van de cliënt naar het<br />
gratis telefoonnummer: 0800 - 0400.<br />
- Je toetst je personeelsnummer (TMS-ID) in.<br />
- Het door jouw ingetoetste personeelsnummer wordt<br />
herhaald. Als dit het juiste nummer is, toets je het cijfer<br />
1 in (deze instructie hoor je op het moment dat je aan<br />
de lijn bent).<br />
- Hierna hoor je: uw registratie is verwerkt, de verbinding<br />
zal nu automatisch verbroken worden. Hiermee is je<br />
planning geaccordeerd.<br />
Belangrijk<br />
- Je hoeft slechts eenmaal per zorgmoment je uren<br />
telefonisch te accorderen. Dit kan aan het begin, tijdens<br />
of aan het einde van je werktijd.<br />
- Indien je cliënt de nummerherkenning uit heeft staan<br />
(onbekend belt) lukt het telefonisch accorderen niet.<br />
Het telefoonnummer wordt dan namelijk niet herkend.<br />
- Lukt het niet om je uren per telefoon te accorderen, dan kun<br />
je gebruik maken van het digitale urenbriefje via het intranet.<br />
Digitaal urenbriefje accorderen (V&V en Wmo)<br />
Om in te loggen op het <strong>TSN</strong> <strong>Intranet</strong> waar je je kunt<br />
accorderen, klik je op de link rechtsboven op de<br />
nieuwspagina van het intranet (zie de rode pijl).<br />
https://personeel.thuiszorgservice.nl/<br />
! let op de ‘s’ achter http<br />
Je komt nu in het inlogscherm van het digitale urenbriefje.<br />
Hier vul je jouw gebruikers-naam (personeelsnummer) en<br />
wachtwoord in. Let op! dus niet je achternaam. Het wachtwoord<br />
is het wachtwoord dat je nu ook gebruikt om in te<br />
loggen op het intranet.<br />
3
Vervolgens zie je onderstaand scherm:<br />
Hier vind je het digitaal urenbriefje onder het kopje<br />
‘Openstaande uren’.<br />
Bovenaan kun je kiezen voor de weergave van de uren die<br />
jij prettig vindt: per dag, per week of per periode. Met de<br />
pijltjestoetsen kun je snel naar de volgende of vorige periode<br />
(of dag, of week).<br />
Om je uren te kunnen goedkeuren en te versturen klik je op:<br />
“uren goedkeuren en wijzigen” (oranje knop onderaan)<br />
Je komt dan in het onderstaande scherm:<br />
Je ziet in het tabblad “Openstaande uren goedkeuren” alle<br />
gegevens van de planning: (ook hier kun je weer kiezen tussen<br />
periode, dag en week)<br />
❒ Naam van de cliënt<br />
❒ Type zorg<br />
❒ Datum<br />
❒ Begintijd<br />
❒ Eindtijd<br />
❒ Totaal aantal uren<br />
❒ Vervoermiddel<br />
Zet een vinkje voor de regel op het digitale urenbriefje<br />
als de regel klopt. Vervolgens verstuur je de uren /<br />
regels die door jou zijn aangevinkt via de knop:<br />
“geselecteerde uren versturen”<br />
Na het versturen van de door jou geselecteerde uren krijg je<br />
onderstaande bevestiging:<br />
Na een korte tijd wordt in het tabblad “openstaande uren<br />
goedkeuren” zichtbaar of je planning akkoord is bevonden:<br />
Een vinkje ✔ voor de regel met een datum “verstuurd”<br />
betekent dat deze regel akkoord is. Deze uren worden<br />
verwerkt bij de volgende salarisbetaling.<br />
Als er een vinkje ✔ en een telefoontje (met een datum) bij<br />
de regel staat, hoef je er verder niets mee te doen.<br />
Hieronder zie je hier een voorbeeld van:<br />
4
Een vraagteken ? voor de regel betekent dat deze in<br />
behandeling is.<br />
Een rood “verboden” teken betekent dat deze regel niet<br />
akkoord is bevonden en opnieuw, gewijzigd door jou aangeleverd<br />
moet worden.<br />
Wijzigingen<br />
Op het digitale urenbriefje kun je zelf een aantal kleine<br />
wijzigingen aanbrengen. Bijvoorbeeld het wijzigen van<br />
begintijd en eindtijd en het type vervoer.<br />
Om de wijziging aan te brengen, doe je het volgende:<br />
- Klik op de regel die je wilt wijzigen<br />
- In het vakje van begintijd kun je nu de begintijd wijzigen.<br />
De eindtijd zal automatisch mee veranderen.<br />
- Het vervoermiddel kun je aanpassen door op het symbool<br />
te gaan staan. Hier kun je dan de keuze maken met welk<br />
vervoermiddel je naar de cliënt bent geweest.<br />
Let op! Na de wijziging moet je alsnog de regel afvinken<br />
en versturen!<br />
Tabblad “Verwerkte uren bekijken”<br />
Onder het tabblad “Verwerkte uren bekijken” kun je de<br />
uren zien die meegenomen worden in je salarisbetaling.<br />
De verstuurde uren via het telefonisch accorderen of via het<br />
digitale urenbriefje worden binnen twee werkdagen door<br />
onze administratie verwerkt. Deze goedgekeurde uren vind je<br />
hier dus terug en worden meegenomen in je salarisbetaling.<br />
Heb je nog vragen? Bel met onze helpdesk op<br />
telefoonnummer: 079 - 34 30 430<br />
3. ‘Mijn <strong>TSN</strong> <strong>Thuiszorg</strong>’<br />
Mijn <strong>TSN</strong> <strong>Thuiszorg</strong> is onderdeel van het intranet.<br />
Op Mijn <strong>TSN</strong> <strong>Thuiszorg</strong> vind je jouw salarisstroken. Zodra<br />
de salarisbetaling heeft plaatsgevonden, kun je direct je<br />
salarisstrook online bekijken en downloaden. Zo hoef je<br />
niet meer te wachten tot deze naar je gestuurd wordt, heb<br />
je direct inzicht in de salarisbetaling en zijn alle salarisstroken<br />
altijd en overal beschikbaar.<br />
Omdat in Mijn <strong>TSN</strong> <strong>Thuiszorg</strong> je persoonlijke salarisstroken<br />
zijn opgenomen, is het onderdeel achter een extra wachtwoord<br />
opgenomen, zodat de beveiliging gegarandeerd is.<br />
Inloggen op Mijn <strong>TSN</strong> <strong>Thuiszorg</strong> doe je met je personeelsnummer<br />
(dit vind je bovenaan je salarisstrook) en een<br />
persoonlijk wachtwoord.<br />
In deze handleiding leggen we je uit hoe je kunt inloggen op<br />
Mijn <strong>TSN</strong> <strong>Thuiszorg</strong> en hoe jij je salarisstroken kunt opvragen<br />
en bekijken.<br />
5
Inlogprocedure Mijn <strong>TSN</strong> <strong>Thuiszorg</strong><br />
Wanneer jij je voor de eerste keer aanmeldt bij Mijn <strong>TSN</strong><br />
<strong>Thuiszorg</strong> moet je een persoonlijk wachtwoord instellen door<br />
de “Wachtwoord vergeten” procedure te volgen. Dit gaat<br />
als volgt:<br />
- Je logt eerst in op het intranet van <strong>TSN</strong>. Ga naar<br />
www.tsn-thuiszorg.nl en klik rechtsboven op <strong>Intranet</strong><br />
Login. Je klikt op het Inlogscherm en met je gebruikersnaam<br />
en wachtwoord kun je inloggen op <strong>Intranet</strong>.<br />
- Rechtsboven op de Nieuwspagina vind je de link naar<br />
Mijn <strong>TSN</strong> <strong>Thuiszorg</strong>. Wanneer je hierop klikt, opent<br />
Mijn <strong>TSN</strong> <strong>Thuiszorg</strong> in een nieuwe pagina.<br />
Klik nu op de link Wachtwoord vergeten om je persoonlijke<br />
wachtwoord in te stellen.<br />
Type in het scherm “Wachtwoord vergeten?” jouw<br />
personeelsnummer in het daarvoor bestemde veld en<br />
klik op de knop:<br />
Je ontvangt direct een mail op het e-mailadres dat bij<br />
<strong>TSN</strong> <strong>Thuiszorg</strong> bekend is met daarin een beveiligingscode.<br />
Klik op de link in het e-mailbericht en de beveiligingscode<br />
wordt automatisch ingevuld in de pagina “Bevestig uw<br />
account”. Je kunt ook de beveiligingscode kopiëren en<br />
plakken in deze pagina.<br />
Daarnaast moet je jouw personeelsnummer ter bevestiging<br />
invullen. Klik hierna op de knop:<br />
Je kunt nu zelf je persoonlijk wachtwoord kiezen en instellen.<br />
Let op! Je wachtwoord moet minimaal 4 tekens lang zijn en<br />
kan bestaan uit letters, cijfers en speciale tekens (#$%@, enz.).<br />
Voer het wachtwoord in beide velden in.<br />
Klik op de knop om het wachtwoord op te slaan.<br />
6
Jouw persoonlijke wachtwoord is nu ingesteld en opgeslagen.<br />
Nu kun jij je aanmelden met jouw personeelsnummer en je<br />
zojuist gekozen en ingestelde wachtwoord. Voer deze gegevens<br />
in en klik op de knop.<br />
Je bent nu ingelogd op jouw persoonlijke pagina op<br />
Mijn <strong>TSN</strong> <strong>Thuiszorg</strong> en kunt hier je salarisstroken bekijken.<br />
Persoonlijke informatie Mijn <strong>TSN</strong> <strong>Thuiszorg</strong><br />
Als je bent ingelogd op Mijn <strong>TSN</strong> <strong>Thuiszorg</strong> vind je bovenaan<br />
een drietal tabbladen. Nadat je bent ingelogd kom je altijd<br />
eerst op de Hoofdpagina. Vervolgens kun je kiezen voor het<br />
tabblad Persoonlijke Informatie. Hier vind je jouw basisgegevens,<br />
zoals deze in ons salarisprogramma zijn opgenomen en<br />
zoals die op je salarisstrook worden weergegeven.<br />
Mochten je gegevens niet correct vermeld staan, dan kun<br />
je dit doorgeven aan de afdeling P&O, via de link onderaan<br />
deze pagina.<br />
Salarisstroken<br />
Jouw salarisstroken (vanaf op zijn vroegst) periode 1-2010 vind<br />
je op het tabblad Salarisstroken. Wanneer je op het tabblad<br />
Salarisstroken klikt, wordt de overzichtspagina geopend, waar<br />
je kunt kiezen welke salarisstrook je wilt bekijken.<br />
De salarisstroken worden hier per jaar weergegeven.<br />
Vervolgens kies je de periode waarvan je jouw salarisstrook<br />
wilt bekijken.<br />
Nadat je de periode hebt gekozen, wordt de betreffende<br />
salarisstrook in een apart venster geopend. In dit voorbeeld<br />
is de pagina leeg (wit), als je jouw salarisstrook opent, worden<br />
de gegevens van jouw salarisstrook getoond.<br />
Uitloggen<br />
Je kunt te allen tijde uitloggen door op de knop<br />
te klikken.<br />
7