Het Nieuwe Werken | Uitleg quickscan - A&O-fonds Waterschappen

Het Nieuwe
Werken
Uitleg quickscan
Het Nieuwe Werken Scan 1

2 A&O-fonds Waterschappen

Inhoudsopgave
Inleiding en doel 5
Volwassenheidsmodel als basis voor de scan 7
Instructies voor het uitvoeren van de scan 9
BIJLAGE 1: Beantwoording Stellingen 11
BIJLAGE 2: Score kaarten 14
BIJLAGE 3: Volwassenheidsniveau kaarten 15
BIJLAGE 4: Checklist per volwassenheidsniveau 18
BIJLAGE 5: Witte vlekken kaart 21
BIJLAGE 6: Digitale versie van de scan (weblink)
Het Nieuwe Werken Scan 3

4 A&O-fonds Waterschappen

Inleiding en doel
Begin 2011 is in opdracht van het A & O-fonds Waterschappen een aantal initiatieven gestart
rondom ‘Het Nieuwe Werken bij de Waterschappen’. De aanleiding hiervoor was de overtuiging dat de
ontwikkelingen van ‘Het Nieuwe Werken’ ook voor de Waterschappen en gelieerde organisaties van
toepassing zullen zijn. De initiatieven vormen een belangrijke pijler onder het Meerjarenbeleidsplan
[1] 2010-2012: Klaar voor de toekomst?!
Naast een onderzoek naar de stand van zaken en een toolbox met hulpmiddelen voor de invoering en
begeleiding van Het Nieuwe Werken, is besloten een ‘scan’ te ontwikkelen die waterschappen zelf in
staat stelt om inzicht te verwerven naar de mate waarin dit binnen de organisatie speelt.
Het Nieuwe Werken is een niet meer weg te denken ontwikkeling die binnen veel organisaties aandacht
krijgt; toch is het nog vaak een ‘ondefinieerbaar’ en lastig te concretiseren begrip. De scan
baseert zich op de volgende context:
• Het Nieuwe Werken vindt haar oorsprong in maatschappelijke ontwikkelingen en heeft invloed op
hoe organisaties werk organiseren.
• Het Nieuwe Werken is een nieuwe manier van organiseren (van werk) door beter gebruik te maken
van de huidige mogelijkheden en inzichten.
• Het Nieuwe Werken is voor iedereen van toepassing.
• Het raakt de gehele organisatie van klantbediening, afspraken, medewerkers, management, processen
en middelen.
• Het Nieuwe Werken is geen doel op zich, maar een middel om vastgestelde (organisatie) ambities
te realiseren.
• Als afgeleide van deze ambities wordt vaak een overkoepelende visie op werken geformuleerd.
• De vertaling naar concrete invulling en invoering van Het Nieuwe Werken wordt zichtbaar in huisvesting,
technologie en mens & organisatie.
• Als onderdeel van mens & organisatie zullen aanpassingen in de gevestigde arbeidspatronen, arbeidsrelaties
en arbeidsverhoudingen mogelijk én gewenst zijn.
• Niet iedereen werkt in dezelfde patronen: invulling van Het Nieuwe Werken vereist, afhankelijk
van de context van het werk, een gedifferentieerde invulling. Het is maatwerk met een continue
(door-)ontwikkeling.
• Het is niet een kwestie van of Het Nieuwe Werken toe te passen is, maar vooral van wanneer en
hoe.
Veel waterschappen, zo is gebleken uit het onderzoek ‘Het Nieuwe Werken verkend’ [2] , oriënteren zich
op de mogelijkheden; andere zijn er daadwerkelijk mee aan de slag. Vrijwel alle initiatieven komen
vanuit eigen inzicht en overtuiging en staan alle op zichzelf. Deze scan biedt de waterschappen een
referentiemodel waarmee ze zichzelf kunnen plaatsten in de fase van ontwikkeling naar Het Nieuwe
Werken. Hierdoor is het voor iedere organisatie een bruikbaar instrument, ook als blijkt dat de organisatie
nog niet toe is aan ‘Het Nieuwe Werken’.
De scan biedt inzicht en ondersteuning bij het volgende:
1 Bieden van concrete inzichten in waar de organisatie staat in relatie tot Het Nieuwe Werken inclusief
een Witte vlekken profiel (welke instrumenten ontbreken).
2 Bieden van een platform om de gesprekken rond het thema van Het Nieuwe Werken.
3 Inzicht in de mogelijke (instrumentele) maatregelen om Het Nieuwe Werken in te voeren.
1 Uitgave A&O-fonds Waterschappen: Klaar voor de toekomst?! (Meerjarenbeleidsplan 2010-2012) dec 2010
2 Uitgave A&O-fonds Waterschappen: Het Nieuwe Werken verkend (mei 2011)
Het Nieuwe Werken Scan 5

Antwoorden die via de scan gevonden kunnen worden op de volgende vragen:
1 Hoe denken wij binnen onze organisatie over (fundamentele) vraagstukken rond (de organisatie
van) werken?
2 Waar bevinden wij ons in de ontwikkeling van nieuwe vormen van werken?
3 Hebben wij een (gezamenlijk) beeld bij de toekomstige manier van werken (ambitie)?
4 Welke instrumenten kunnen of moeten we inzetten om onze ambities van de organisatie van werk
vorm te geven?
5 Welke instrumenten ontbreken nog om onze huidige manier van werken optimaal te faciliteren
(witte vlekken)?
De opzet is niet wetenschappelijk getoetst; de modellen die gebruikt worden, dienen als discussieframework
en duiding op het onderwerp. De inhoud en richting geven een houvast voor uw reis naar
Het Nieuwe Werken.
Een ‘Toolbox’ die separaat beschikbaar is voor de waterschappen, biedt vervolgens beschrijvingen
en concrete instrumenten om het proces om te komen tot invoering van Het Nieuwe Werken, verder
invulling te geven.
De scan kunt u in 5 stappen doorlopen en is in te zetten voor zowel team, afdeling of werkmaatschappij.
De scan kunt u als volgt op twee manieren doorlopen:
1 Alle 5 de stappen van de scan kunt u doorlopen in een interactieve sessie met een team. Doel is:
oriëntatie en richting. De opzet van de sessie is beschouwend van aard.
2 De eerste 3 stappen van de scan zet u in de interactieve sessie met het management- of directieteam.
Het doel van deze opzet is: oriëntatie en richting. Vervolgens kunt u met stap 4. en 5. in
een aparte sessie met de inhoudelijk betrokkenen van ICT, P&O, huisvesting en facilitaire zaken de
checklist doorlopen om de huidige situatie in kaart te brengen (stap 4.) en de witte vlekken, de
onderdelen die nog niet op het gewenste niveau zijn, te bespreken (stap 5.). Het doel van deze
opzet is instrumenteel en beoordelend.
6 A&O-fonds Waterschappen

Nog niet begonnen Beginner Gevorderde Expert
Partnership
sociale partners
Gedeelde visie
op werken
Afspraken
over HNW
Leidinggeven
op afstand
Hiërarchisch
leiderschap
Standaard
voorwaarden
Verzuilde
relaties
Volwassenheidsmodel
als basis voor de scan
De grondslag voor de scan is het volgende volwassenheidsmodel.
Vertrouwen als
uitgangspunt
Flexibiliteit in
voorwaarden
Samenwerken
Geen mobiele
devices
Geen thuiswerkplek
Telewerkregeling
Standaard
werkplek
ICT =
kernproces
Ondersteuning
samenwerking
Sturen op output
Zelfstandigheid
medewerker
Inrichting
op afdeling
Kantoor
werkplek
Keuzepakket
arbeidsvoorwaarden
Verantwoordelijkheid
nemen
Draadloos
werken
Ondersteuning
mobiele devices
Thuiswerkplek
Mens & Organisatie
Standaard flexplekken
ondersteuning
Ondersteuning
kennisdeling
Voorziening
flexplekken
Concentratie &
communicatie
werkplekken
Gedigitaliseerde
processen
Papierloos
werken Inzet sociale media
(intern en extern)
Ondersteuning
plaatsonafhankelijk
werken
Standaard
flexplekken
Flexibel
groei en krimp
Device-onafhankelijke
ondersteuning
Vlekkenplan
inrichting
Technologie
Activiteitengebaseerde
werkinrichting
Duurzaamheid =
uitgangspunt
Mobiliteitvriendelijk
0-10 10-20 20-30 30-40
Figuur 1: Volwassenheidsmodel HNW
Huisvesting
Het Nieuwe Werken Scan 7

Mens &
Organisatie
Techniek
Huisvesting
Het Nieuwe Werken is een evolutionair proces dat vorm krijgt via het innoveren op specifieke onderdelen
(instrumenten) van de bedrijfsvoering: Mens & Organisatie; Technologie en de huisvesting
(fysieke werkomgeving).
Check Beginner Gevorderde Expert
1 Voorwaarden
2 Verhoudingen
3 Werkafspraken
4 Leidinggeven
5 Cultuur
6 Werknemerstijl
1 Werkplek (techniek)
2 Informeren
3 Samenwerken
4 Communiceren
5 Plaatsonafhankelijkheid
6 Processen
1 Werkplek (fysiek)
2 Mobiliteit
3 Uitrusting
4 Gebruik kantoor
5 Functie kantoor
6 Locatiebeleid
Tabel 1: instrumenten voor HNW
1 Beperkte keuzemogelijkheden
2 Gedeelde agenda (bijv. HNW)
3 Werken op afstand
4 Coördinerend
5 Afspraak = afspraak
6 Enige zelfstandigheid
1 Standaard werkplek
2 Centrale (virtuele) plek
3 Afdelingsoverstijgend
4 Chatten
5 Thuiswerkmogelijkheid
6 Beperkt digitaliseren
1 Aantal flexplekken
2 Mobiel binnen kantoor
3 Selectief laptop & draadloos
4 Primaire plek voor werk
5 Aanwezigheid locatie
6 Kantoor gericht
1 Standaard keuzepakket (menu)
2 Visie op werken
3 Werken op output
4 Coachend/faciliterend
5 Zelfredzaamheid
6 Autonomie/eigenaarschap
1 Mobiele werkplek
2 Kennisgroepen
3 Virtuele projectteams
4 Integrale communicatie
5 Beschikbaarheidinfo
6 Papierarm werken
1 Informele overlegruimtes
2 Werken waar efficiënt
3 Werkstijl bepalend
4 Faciliteren activiteiten
5 Plek voor samenwerken
6 Werklocatie gericht
1 Individueel keuzepakket
2 Partnership (bijv. tav HNW)
3 Werken op vertrouwen
4 Zelfsturing
5 Vertrouwen
6 Verantwoordelijkheid
1 Device-onafhankelijk werken
2 Kennisdeling
3 Projectorganisatie
4 Vergaderen op afstand
5 Overal connected
6 Papierloos werken & cloud
1 Vlekkenplan voor afdelingen
2 fysiek minimum voor teams
3 Vrije keuze (binnen range)
4 Satelliet voor werknemers
5 Plek voor ontmoeten
6 Locatieonafhankelijk gericht
8 A&O-fonds Waterschappen

Instructies voor het uitvoeren
van de scan
Voor het uitvoeren van de scan is geen voorbereiding of voorwerk noodzakelijk.
De ideale setting voor het uitvoeren van de scan is een interactieve sessie met een multidisciplinair
team in de vorm van een workshop van een dagdeel. Een multidisciplinair team bestaat voor dit
thema uit een vertegenwoordiging van directie, P&O, Techniek (ICT), Huisvesting en Financiën. Indien
uw organisatie reeds een team heeft samengesteld voor Het Nieuwe Werken kan deze scan ook
inzicht en inspiratie bieden.
Indien het waterschap zich oriënteert op Het Nieuwe Werken of zich afvraagt of ze deze nieuwe trend
bespreekbaar wil maken, kan deze scan volledig uitgevoerd worden (stap 1 t/m 5). De uitkomsten
zullen dan inzichten geven in het onderwerp en richting bieden op de invulling ervan. Deze sessie is
beschouwend van aard.
De stellingen dienen beantwoord te worden vanuit de huidige- en de gewenste situatie. Het is verstandig
om vooraf met elkaar af te spreken in welk tijdsframe de gewenste situatie beoordeeld wordt
(bijv. 1 jaar of 3-5 jaar).
Daarnaast kunnen de laatste twee stappen van de scan ook los doorlopen worden; hierbij kan veel
meer instrumenteel over de elementen van Het Nieuwe Werken gediscussieerd worden. Eerst dient
een ‘checklist’ doorlopen te worden om aan te geven welke elementen voldoen aan de gewenste
implementatieniveau van Het Nieuwe Werken en welke nog niet. Vervolgens zal de discussie gevoerd
worden hoe daar mee om te gaan. De verwachting is dat, indien deze stap los doorlopen wordt, er
ook een andere samenstelling aan tafel zit. De doelstelling van de sessie is dan meer beoordelend
van aard. Het kan een aanzet zijn voor het opstellen van een Plan van Aanpak om de route uit te
stippelen naar invoering of verdere vervolgstappen op het gebied van Het Nieuwe Werken.
De scan bestaat uit:
1. 39 stellingen in de vorm van een elektronische toets (excel)
2. Aantal losse werkbladen:
a. Score kaart (huidig niveau en gewenst niveau)
b. Niveaubeschrijvingen
• Beginners
• Gevorderden
• Experts
c. Checkbox lijsten
• Beginners
• Gevorderden
• Experts
d. Witte vlekken kaart
Op de volgende pagina worden de 5 stappen beschreven die doorlopen dienen te worden.
Open de digitale versie van de scan hier.
Het Nieuwe Werken Scan 9

Doel Uitvoering
Objectief vaststellen hoe over de organisatie van werk(en) binnen
het team, de afdeling of de organisatie geoordeeld wordt.
Op basis van de uitkomst van stap 1 worden, door de beantwoording
van de stellingen, twee posities berekend in het volwassenheidsmodel:
1 Bepaling van de huidige positie op de gebieden van:
a. Mens & Organisatie
b. Techniek
c. Huisvesting
2 Bepaling van het gewenste volwassenheidsniveau ten aanzien
van dezelfde gebieden
Bespreken van de score op het gewenste niveau. Bevestiging van
de vorm van HNW waar naar gestreefd wordt of afwijkt van de
uitkomsten. Een keuze voor het niveau dat past bij de organisatie
Inventariseren van de geïmplementeerde elementen die horen bij
het gewenste niveau
Op basis van de checklist ontstaat een overzicht van de ontbrekende
elementen die nodig zijn voor het realiseren van het
gewenste niveau
Stap 1: Beantwoording van de stellingen
Stap 2: Interpreteren van de scores
Het beste resultaat kan behaald worden door de stellingen gezamenlijk
te bespreken en te beantwoorden tijdens een interactieve
bijeenkomst
De stellingen worden voorgelegd in de vorm van een digitale test
(excel sheet) die doorlopen dient te worden.
De uitkomsten van de beantwoording van de stellingen worden
overgenomen in het volwassenheidsmodel HNW
Scores in twee reeksen:
1 Score op huidige positie
a. Mens & Organisatie
b. Techniek
c. Huisvesting
2 Score op het gewenste volwassenheidsniveau ten aanzien van
dezelfde gebieden
Het team kleurt de scores in.
Stap 3: Bespreken van het advies: Het gewenste niveau van HNW
Stap 4: Uitvoeren van checklist
Stap 5: Opstellen ‘witte vlekkenkaart’ en bespreken
De uitkomsten duiden een gewenst niveau aan. Het team wordt
aangemoedigd samen een discussie te voeren en te onderzoeken
of de uitkomsten gedragen worden: “Zijn we het eens over het
toekomstige profiel van de organisatie van werken?”
De discussie wordt gevoerd aan de hand van de volwassenheidskaarten
Samen met het team wordt de checklist doorlopen. Per element of
instrument beoordeelt het team in hoeverre die geïmplementeerd
zijn en welke nog niet. Uitkomst is een witte vlekkenkaart
De witte vlekkenkaart bespreken met het team en bepalen welke
stappen genomen kunnen worden om het gewenste volwassenheidsniveau
instrumenteel te realiseren. De Toolbox biedt
materiaal hiervoor.
Zoals hiervoor beschreven kan de laatste stap ook apart doorlopen worden. In een andere samenstelling kan de interactieve sessie dan
het volgende doen:
Doel Uitvoering
Vaststellen welke onderdelen van HNW wel en niet geïmplementeerd
zijn. De checklist bij het geambieerde niveau van HNW
wordt als uitgangspunt gebruikt
Valideren van de witte vlekken en bespreken van de mogelijkheden
voor het opstarten van een initiatief om deze witte vlekken
in te vullen
Stap 4: Uitvoeren van checklist
Stap 5: Opstellen ‘witte vlekkenkaart’ en bespreken
Het team dat deze laatste stappen uitvoert dient een uitgangspunt
meegekregen te hebben met het gewenste niveau van Het
Nieuwe Werken waartegen gespiegeld wordt. De bij het niveau
behorende checklist dient vervolgens afgelopen te worden. Per
item komt het team overeen in hoeverre dat al dan niet geïmplementeerd
is.
De resultaten van Stap 4 levert een overzicht op van witte vlekken:
die elementen die niet of onvoldoende geïmplementeerd zijn
voor het geambieerde HNW niveau. Het team bespreekt de witte
vlekken; valideert en geeft prioriteiten aan. Dit kan gezien worden
als een start van een volgende fase: opstellen van een plan van
aanpak voor het invoeren van HNW. (Zie ook de Toolbox)
10 A&O-fonds Waterschappen

BIJLAGE 1: Beantwoording Stellingen
Flexibele Arbeidsrelaties Huidig Gewenst
1 Medewerkers hebben bij indiensttreding en tussentijds keuzemogelijkheden
omtrent de gewenste contractvorm (vast, flexibel)
1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
2 Medewerkers worden ondersteund door een systeem waarmee zij
zelf keuzes kunnen maken bij het samenstellen en wijzigen van het
individuele arbeidsvoorwaardenpakket
1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
3 De toebedeling van beloning van medewerkers vindt plaats op
basis van geleverde prestaties/bijdragen en toegevoegde waarde
1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
4 Het opleidings- en ontwikkelbeleid is ingericht op (individueel)
maatwerk. In samenspraak met de leidinggevende wordt gekeken
naar ontwikkelmogelijkheden toegespitst op individuele (groei)
ambities en individuele ontwikkelpaden
1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
5 Medewerkers hebben in plaats van gedetailleerde functiebeschrijvingen
globale rolbeschrijvingen en kunnen op basis van hiervan
breed worden ingezet
1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
6 Het werkplekconcept stimuleert maximale flexibiliteit van medewerkers
1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
7 Systemen zijn maximaal te personaliseren 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
8 Er is sprake van een volwassen arbeidsrelatie, waarbij leidinggevende
en medewerkers gezamenlijk komen tot afspraken over inzet,
samenwerking en resultaten
1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
9 Werkgever- en werknemersvertegenwoordigers hebben een gemeenschappelijk
beeld van de noodzaak van flexibele arbeidsrelaties
1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
1= helemaal oneens / niet van toepassing, 5= helemaal eens
Het Nieuwe Werken Scan 11

Vrije toegang tot en gebruik van kennis, ervaringen en ideeën Huidig Gewenst
10 Er wordt open en transparant gecommuniceerd over alle aspecten
van de organisatie. Medewerkers zijn goed op de hoogte van de
laatste informatie of ontwikkelingen
11 Er wordt gewerkt volgens het principe van ‘share unless’. Medewerkers
worden actief aangemoedigd om kennis en informatie in
principe altijd beschikbaar te stellen voor anderen
12 Er is een digitaal kenniswerkingsplatform aanwezig waarop alle
informatie centraal wordt opgeslagen en makkelijk te vinden en te
delen is
13 Werkprocessen zijn in hoge mate gedigitaliseerd, zodat documenten
en informatie ‘any time, any place, any device’ beschikbaar zijn
14 Op frequente basis worden kennisuitwisselingssessies georganiseerd
en worden (spontaan) momenten van kennisdeling gecreëerd
15 Medewerkers worden gestimuleerd te werken met Social Media en
Web 2.0 toepassingen
16 Van iedereen worden kennis- en/of expertisegebieden bijgehouden,
zodat medewerkers snel kunnen zien wie zij daarvoor kunnen
benaderen
17 Het werkplekconcept stimuleert samenwerking, co-creatie en kennisdeling
18 De werkplek is een open netwerkomgeving waarbij fysiek ruimte
wordt gecreëerd om de ‘buitenwereld’ naar binnen te halen
1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
Sturen van medewerkers op resultaat Huidig Gewenst
19 Beslissingsbevoegdheid is zo laag mogelijk belegd binnen de
organisatie
20 Medewerkers worden gestuurd op resultaat en hebben daarmee zeggenschap
over tijd en plaats van werken en werkinvulling
21 Medewerkers zijn gewend om eigen initiatief en verantwoordelijkheid
te nemen en krijgen hiervoor de ruimte van hun leidinggevende
22 Managers sturen op basis van coachend en faciliterend leiderschap
en zijn in staat om situationeel te anticiperen op verschillen in
werkstijlen en persoonlijkheden
23 Het performance management systeem is geschikt om resultaatgerichte
doelstellingen vast te leggen en erop te beoordelen
24 De toebedeling van beloning van medewerkers vindt grotendeels
plaats op basis van concrete prestaties, toegevoegde waarde en
geleverde (team)bijdrage
25 Medewerkers zijn vrij in het bepalen van de scheiding tussen ‘werk
in privé’ en ‘privé in werk’
26 Het werkplekconcept stimuleert het optimaal behalen van resultaten
27 Medewerkers worden gestuurd op het ontwikkelen van competenties
gericht op het slim omgaan met de eigen tijd en middelen,
verantwoordelijk zijn voor eigen beslissingen en hierop aanspreekbaar
zijn
1= helemaal oneens / niet van toepassing, 5= helemaal eens
1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
12 A&O-fonds Waterschappen

Tijd- en plaatsonafhankelijk werken Huidig Gewenst
28 Medewerkers kunnen met behulp van IT-ondersteuning werken waar
en wanneer dat nodig is. Zowel op kantoor, thuis als op iedere
andere locatie
29 Op afstand kunnen medewerkers (ongeacht waar zij zich bevinden)
1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
makkelijk communiceren met collega’s en bij afwezigheid zijn
medewerkers goed bereikbaar voor collega’s of klanten
1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
30 Met onze systemen kunnen collega’s elkaars werk digitaal bekijken,
becommentariëren of aanvullen
1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
31 Medewerkers kunnen zelf hun IT-middelen meenemen en hiervan
gebruik maken op de werkplek (‘bring your own’)
1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
32 Collega’s hebben online inzicht wie zich waar bevindt en wie er
beschikbaar is voor contact
1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
33 De werkplek is ingericht als inspirerende ontmoetingsplaats
34 Medewerkers kunnen hun tijd zelf (in samenspraak met de leiding-
1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
gevende) indelen; ook als dat buiten de traditionele werktijden
valt
1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
35 Niemand binnen de organisatie heeft een eigen werkplek. Er wordt
gewerkt volgens het clean desk-principe
1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
36 Collega’s worden ondersteund om ook buiten het kantoor op een
arbo-technisch verantwoorde manier te werken
1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
37 Voor verschillende typen werkzaamheden zijn verschillende typen
werkplekken beschikbaar
38 Met het werkplekconcept wordt snel en flexibel ingespeeld de
1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
nieuwe eisen die medewerkers stellen aan de werkomgeving maar
ook op veranderende omstandigheden zoals groei en krimp
39 Door het flexibele concept in combinatie met de mogelijkheid om
1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
tijd- en plaatsonafhankelijk te werken, kan fors worden bespaard
op het aantal werkplekken
1 2 3 4 5 1 2 3 4 5
Het Nieuwe Werken Scan 13

BIJLAGE 2: Score kaarten
SCORES
GEWENST
NIVEAU
SCORES
HUIDIG
NIVEAU
Nog niet begonnen Beginner Gevorderde Expert
Nog niet begonnen Beginner Gevorderde Expert
Mens & Organisatie
Technologie
0-10 10-20 20-30 30-40
Mens & Organisatie
Technologie
0-10 10-20 20-30 30-40
Huisvesting
Huisvesting
14 A&O-fonds Waterschappen

BIJLAGE 3: Volwassenheidsniveau kaarten
Algemeen
Tijd- en plaatsonafhankelijk
werken
Sturen op resultaat
Vrije toegang tot
kennis, ervaring en
informatie
Flexibele
arbeidsrelaties
BEGINNERS
De organisatie is zich (voorzichtig) aan het oriënteren
op HNW. De besturen zijn nog niet overtuigd van het
nut en vaak is ook nog onduidelijk wat er onder HNW
wordt verstaan; een vertaalslag naar de eigen organisatie
is nog niet gemaakt. Een projectteam is opgericht
of in wording; spontaan ontstaan wel bewegingen die
binnen het domein van HWN vallen; er is nog geen
sprake van regie op de ontwikkelingen.
Thuiswerken is vaak de eerste stap op weg naar HNW.
Vaak is hierover veel discussie omdat geen duidelijke
afspraken zijn gemaakt over voor wie het geldt en
hoe het past binnen de werkafspraken. De technische
uitrusting voor (mobile) werknemers is niet voldoende
geschikt om plaatsonafhankelijk te werken. Op kantoor
zijn er (experimenteel) enkele flexplekken en voorzieningen
voor draadloos werken.
Leidinggeven is gekenmerkt als directief; prestatiecontracten
zijn nog niet ingevoerd; beoordelingssystemen
traditioneel. De beweging om dit te veranderen is nog
niet ingezet; hoewel er wel over gesproken wordt en de
P&O afdeling zoekt naar de mogelijkheden.
De medewerkers zijn over het algemeen al lang op hun
positie en verrichten hun taken. Er wordt wel meer in
projectvorm gewerkt en samenwerking is belangrijke
driver van het beleid.
Doordat de beweging van flexibel werken wel ingezet is
wordt aandacht besteed aan het belang van het delen
van kennis en expertise. De technische mogelijkheden
om virtueel samen te werken en om informatie te ontsluiten
zijn of worden toegepast. Ook voor ambulante
medewerkers zijn systemen beschikbaar om kennis en/
of informatie te verwerven. Ook vanuit dit perspectief
wordt ‘samenwerken’ gestimuleerd.
Arbeidsvoorwaardelijk zijn er nog geen grote stappen
gemaakt. Incidentele gevallen worden uitzonderingen
voor gemaakt en ‘gedogen’ kan van toepassing zijn op
bijv. flexibele arbeidstijden. Vanuit werkgevers perspectief
is men wel steeds meer doordrongen van het
belang van het behouden van talent en het aantrekken
van nieuwe medewerkers om de uitstroom die de komende
jaren zich zal aandienen, kan worden opvangen.
Logische drijfveren voor HNW zijn:
• Kostenbesparingen op m² (ivm nieuwbouw)
• Fusie
• Druk binnen organisatie naar flexibel werken
• Thuiswerken
0-10 10-20 20-30 30-40
Het Nieuwe Werken Scan 15
Nog niet begonnen Beginner Gevorderde Expert
Mens & Organisatie
KENMERKEN
Mens & Organisatie
Technologie
Standaard arbeidsvoorwaarden
HNW nog niet in CAO
Regels voor thuiswerken
Leidinggeven = directief
Cultuur: afspraak=afspraak
Zelfstandig werken (medewerkers)
Technologie
Standaard werkplek
Centrale (virtuele) plek voor info.
Systeem voor samenwerken
Iedereen kan chatten met collega’s
Thuiswerk mogelijkheid
Beperkt gedigitaliseerde processen
Huisvesting
Facilitair
Aantal flexplekken
Enkele medewerkers kunnen mobiel werken
(binnen kantoor)
Selectief Laptop & draadloos
Kantoor is primaire plek voor werk
Aanwezigheidlocatie
Huisvesting is kantoor

Algemeen
Tijd- en plaats onafhankelijk
werken
Sturen op resultaat
Vrije toegang tot
kennis, ervaring en
informatie
Flexibele
arbeidsrelaties
GEVORDERDEN
De organisatie heeft officieel de beweging ingezet om
HNW in te voeren c.q. de organisatie van werk aan te
passen aan de huidige mogelijkheden. De kansen zijn
benoemd en discussie is gevoerd over hoe de nieuwe
manier van werken binnen de organisatie uit moet
gaan zien. De lijnorganisatie is geïnformeerd en vanuit
de disciplines P&O; ICT en Facilitair lopen er projecten
om de componenten in te richten die de nieuwe manier
van werken mogelijk moeten maken.
Een groot deel van de medewerkers kunnen tijd- en
plaats onafhankelijk werken. Hier is een beleid voor
opgesteld en goed gecommuniceerd. Het is niet zo dat
iedereen volledig vrij is om locatie en tijd te kiezen
voor de werkzaamheden; de organisatie is op zoek naar
de optimale verhoudingen. Wel zijn er interventies
voor de werk/privé balans.
Ook het kantoor is meegegaan in het flexibele werkconcept;
afdelingen zijn als ‘vlekken’ over de werkvloer
verdeeld; de werkplek ingericht als flexplekken met
mogelijkheden voor concentratiewerk en communicatiewerk.
Er is een nieuwe stijl van leidinggeven opgesteld;
meer op resultaat sturing ondersteund door situationeel
leiderschap. De invoering van deze ingrijpende
verandering neemt tijd en staat niet op zichzelf. Ook
de systemen zullen mee moeten om de veranderingen
te faciliteren. Ook de medewerkers worden ondersteund
om de beweging mogelijk te maken. De nadruk ligt op
zelfredzaamheid en ondernemerschap. Medewerkers
worden aangemoedigd initiatief te nemen.
Er is een begin gemaakt met digitalisering van processen
om tijd- en plaatsonafhankelijk werken ook in de
kernprocessen te ondersteunen. Dit gaat gepaard met
papier-arm werken. De medewerkers worden aangemoedigd
om pro-actief kennis te delen en informatie
beschikbaar te stellen voor anderen.
Er is een formele projectorganisatie waarbij veel afdelingsoverstijgend
gewerkt wordt.
De arbeidsvoorwaarden zijn aangepast om flexibel
werken voor iedereen mogelijk te maken (keuzepakken
binnen arbeidsvoorwaarden). In de arbeidsverhoudingen
werken sociale partners meer samen om het
klimaat geschikt te maken voor HNW. Medewerkers worden
wel meer aangespoord om zelfstandig te werken.
Logische drijfveren voor HNW zijn:
• Productiviteit verhoging
• Aantrekkelijk Werkgeverschap
• Kwaliteit dienstverlening
• Terugdringen mobiliteit
0-10 10-20 20-30 30-40
16 A&O-fonds Waterschappen
Nog niet begonnen Beginner Gevorderde Expert
Mens & Organisatie
KENMERKEN
Mens & Organisatie
Technologie
Huisvesting
Keuzepakket (menu) arbeidsvoorwaarden
We hebben een ‘visie op werken’
Sturen op output
Coachend leiderschap
Cultuur is samenwerken
Zelfredzame medewerkers
Technologie
Mobiele werkplek
Kennisgroepen
Virtuele projectteams
Integrale communicatie
‘Werkstatus’ zichtbaar voor collega
Papier arm werken
Facilitair
Informele overlegruimtes
Werken waar efficiënt
Werkstijl bepalend
Kantoor ondersteunt type werk
Plek voor samenwerken
Meerdere locaties ondersteund

Algemeen
Tijd- en plaatsonafhankelijk
werken
Sturen op
resultaat
Vrije toegang tot
kennis, ervaring
en informatie
Flexibele
arbeidsrelaties
EXPERTS
HNW is de norm. De organisatie is ingericht om de
medewerkers optimaal te ondersteunen in de nieuwe
werkvorm, die niet meer ‘nieuw’ is maar gewoon weer
werken. De initiatieven van HNW zijn afgerond en
iedereen weet waar hij/zij aan toe is. De kenmerkende
begrippen binnen de organisatie zijn nu: Vertrouwen
en Verantwoordelijkheid.
De gehele organisatie werkt nu volgens de nieuwe
inzichten en principes die vastgelegd zijn in een ‘visie
op werken’.
Iedereen heeft de beschikking over de middelen om te
werken waar en wanneer dat het meest productief is;
en is weerbaar en gemotiveerd om dat ook te doen.
Vergaderen op afstand is standaard ingevoerd. Het kantoor
krijgt meer de functie van ontmoetingsplek. Deze
is ingericht volgens het principe van activiteitengericht
werken. werk wordt daar verricht waar het meest
productief. Afspraken worden op team niveau over het
‘fysieke minimum’ van ontmoeten.
De invoering van het sturen op resultaat i.p.v. op aanwezigheid
is voltooid. De leidinggevenden zijn steeds
meer coach en hanteren het principe van dienend leiderschap.
Iedereen heeft een ‘resultaatcontract’ dat de
verwachtingen weergeeft van de individuele bijdrage
van medewerkers. Medewerkers zijn zelfstandig en
zelfredzaam.
Papierloos werken is ingevoerd. Sociale media worden
toegepast om binnen de organisatie (ook daar buiten)
samenhang en verbondenheid te stimuleren. Iedereen
heeft toegang tot relevante informatie die gepersonaliseerd
is. De kernprocessen zijn beschikbaar vanuit
de ‘cloud’en daarmee plaatsonafhankelijk beschikbaar.
Medewerkers leren van elkaar en kennis wordt gedeeld.
Arbeidsvoorwaarden zijn flexibel en individueel te
personaliseren. Medewerkers zijn zelf verantwoordelijk
voor hun ontwikkeling en carrièrepad; functieroulatie
wordt toegepast. Sociale partners beschouwen elkaar
als partners en hebben een gedeelde agenda. Vertrouwen
als basis voor de cultuur binnen de gehele
organisatie. Deze straalt ook uit op externe partijen.
Arbeidsrelaties gericht op duurzaam en verantwoord
ondernemen.
Logische drijfveren voor HNW zijn:
• Toonaangevend werkgeverschap
• Duurzaamheid
• Optimale dienstverlening
• Ondernemerschap
0-10 10-20 20-30 30-40
Het Nieuwe Werken Scan 17
Nog niet begonnen Beginner Gevorderde Expert
Mens & Organisatie
KENMERKEN
Mens & Organisatie
Technologie
Huisvesting
Maatwerk arbeidscontract
Sociale partners werken samen
Vertrouwen uitgangspunt in organisatie
Teams grote mate van autonomie
Inspirerend leiderschap
Cultuur = verantwoorden & vertrouwen
Technologie
Device onafhankelijke werkplek
Kennisdeling optimaal ondersteund
Projecten digitaal ondersteund
Vergaderen op afstand mogelijk
Iedereen kan overal werken
Papierloos werken & cloud
Facilitair
Vlekkenplan voor afdelingen
Fysiek minimum voor teams
Uitrusting obv vrije keuze
Kantoor is satelliet voor werknemers
Kantoor is plek voor ontmoeten
Werken overal ondersteund

BIJLAGE 4: Checklist per volwassenheidsniveau
Mens & organisatie
Techniek
Huisvesting
BEGINNERS
Onderdeel Check J N Toelichting
Arbeidsvoorwaarden Beperkte
keuzemogelijkheden
Arbeidsverhoudingen Gedeelde agenda (bijv
HNW)
Medewerkers kunnen op onderdelen eigen
voorkeur kiezen
Sociale partners praten met elkaar over onderwerpen
waar gedeelde belangen ervaren
worden
Werkafspraken Werken op afstand Werken op afstand (bijv thuis) is mogelijk
Leidinggeven Coördinerend Leidinggeven wordt meer coördinerend
Cultuur Afspraak = afspraak Iedereen doet zijn ding; controle is nodig
Werknemerstijl Enige zelfstandigheid Werknemers worden geacht zelfstandig te
kunnen werken
Onderdeel Check J N Toelichting
Werkplek (techn) Standaard werkplek (bijna) Iedereen heeft dezelfde functionaliteit
op de werkplek (bureau; PC; etc)
Informeren Centrale (virtuele) plek Er is een ‘intranet’ waar informatie en nieuws
te vinden die relevant is voor mijn werk
Samenwerken Afdelingsoverstijgend In projecten kan samengewerkt worden doordat
digitaal projectinformatie beschikbaar is
Communiceren Chatten Er is ‘instant messaging’ mogelijk binnen de
organisatie
Plaats onafhankelijk Thuiswerk mogelijkheid (sommige) Medewerkers kunnen vanuit huis
werken
Processen Beperkte digitaliseren Digitalisering is begonnen; meestal de niet
kernprocessen eerst
Onderdeel Check J N Toelichting
Werkplek (fysiek) Aantal flexplekken Enkele werkplekken zijn omgebouwd naar
flexibele werkplekken; door iedereen te
gebruiken
Mobiliteit Mobiel binnen kantoor Medewerkers kunnen op verschillende plaat sen
binnen het kantoor het werk doen
Uitrusting Selectief Laptop &
draadloos
Enkele medewerkers kunnen mobiel werken
door de persoonlijke uitrusting
Gebruik kantoor Primaire plek voor werk Op kantoor wordt het werk gedaan
Functie kantoor Aanwezigheidlocatie Op kantoor hoor je te zijn
Locatie beleid Kantoor gericht Facilitaire zaken levert voorzieningen voor
werken alleen op kantoor
18 A&O-fonds Waterschappen

Mens & organisatie
Techniek
Huisvesting
GEVORDERDEN
Onderdeel Check J N Toelichting
Arbeidsvoorwaarden Stnd Keuzepakket
(menu)
Medewerkers kunnen uit verschillende constructies
kiezen; als in een menukaart
Arbeidsverhoudingen Visie op werken Sociale partners hebben gemeenschappelijk
beeld bij ‘werken in de toekomst’
Werkafspraken Werken op output Resultaat is belangrijker dan aanwezigheid
Leidinggeven Coachend/faciliterend Leidinggeven wordt meer een coach van team
Cultuur Zelfredzaamheid Medewerkers krijgen meer verantwoordelijkheid
voor uitvoeren van werkzaamheden en
nemen die ook
Werknemerstijl Autonomie/
eigenaarschap
Onderdeel Check J N Toelichting
Medewerkers worden zelf geacht initiatief
te nemen; zowel in het werk als vwb eigen
loopbaan
Werkplek (techn) Mobile werkplek (bijna) Iedereen heeft de uitrusting om overal
en altijd te kunnen werken
Informeren Kennisgroepen Het intranet biedt ook mogelijkheden om rond
specifieke onderwerpen kennis te delen
Samenwerken Virtueel projectteams Projecten worden standaard uitgevoerd obv
virtuele teams
Communiceren Integrale
communicatie
We hebben maar één telefoon; kunnen zien of
collega’s beschikbaar zijn en gebruiken mail
waar het voor bedoeld is.
Plaats onafhankelijk Beschikbaarheidinfo Van iedereen kan de ‘status’ opgevraagd
worden; bezet; afwezig; in meeting; vrij;
beschikbaar..
Processen Papier arm werken De meeste processen zijn gedigitaliseerd
waardoor nauwelijks nog papier gebuikt wordt
Onderdeel Check J N Toelichting
Werkplek (fysiek) Informele
overlegruimtes
Er zijn ruimtes binnen kantoor die gebruikt
worden om spontaan even overleg te hebben;
deze zijn niet te reserveren
Mobiliteit Werken waar efficiënt Werk wordt daar gedaan waar het meest logisch
is (productief)
Uitrusting Werkstijl bepalend Er zijn enkele werkprofielen opgesteld die de
uitrusting voor de medewerkers bepalen (afgestemd
op werk)
Gebruik kantoor Faciliteren activiteiten Kantoor is plaats waar gewerkt kan worden
Functie kantoor Plek voor samenwerken Kantoor is ingericht om samenwerken te
stimuleren
Locatie beleid Werklocatie gericht Facilitaire zaken levert voorzieningen voor
werken op meerdere locaties (ook niet
kantoor)
Het Nieuwe Werken Scan 19

Mens & organisatie
Techniek
Huisvesting
EXPERTS
Onderdeel Check J N Toelichting
Arbeidsvoorwaarden Individuele keuzepakket Medewerkers hebben de vrije keuze om eigen
pakket samen te stellen (individuele keuze)
Arbeidsverhoudingen Partnership (bijv tav
HNW)
Sociale partners zien elkaar als ‘partners’ en
zien HNW als een gezamenlijke kans
Werkafspraken Werken op vertrouwen Werken vanuit uitgangspunt van vertrouwen
Leidinggeven Zelfsturing Teams nemen verantwoordelijkheid; leidinggevende
is ‘ondersteunend’
Cultuur Vertrouwen Uitgangspunt in de organisatie is vertrouwen;
echter hoort ook de verantwoordelijkheid bij
Werknemerstijl Verantwoordelijkheid Medewerkers nemen de verantwoordelijkheid
en tonen initiatief en ondernemerschap
Onderdeel Check J N Toelichting
Werkplek (techn) Device onafhankelijke
werkplek
Iedereen heeft de beschikking over technologie
waarmee overal en altijd werk verricht
kan worden
Informeren Kennis deling De waarde van informatie wordt ingezien;
technologie aanwezig om eenvoudig kennis
te delen zodat het vermenigvuldigd kan
worden
Samenwerken Project organisatie Een projectorganisatie zorgt voor natuurlijke
samenwerking; medewerkers rouleren binnen
organisatie
Communiceren Vergaderen op afstand Vergaderen op afstand (video – of voice
conferencing) als het mogelijk is
Plaats onafhankelijk Overal connected Iedereen is altijd bereikbaar en ‘aangesloten’;
indien medewerker niet werkt is dat ook
duidelijk
Processen Papierloos werken &
cloud
Onderdeel Check J N Toelichting
Werkplek (fysiek) Vlekkenplan voor
afdelingen
Mobiliteit Fysiek minimum voor
teams
Uitrusting Vrije keuze (binnen
range)
Gebruik kantoor Satelliet voor
werknemers
Alle processen zijn digitaal; papier is niet
meer nodig
Afdelingen hebben hun eigen gebied binnen
het kantoor en werkfaciliteiten die passen bij
de activiteit van de medewerkers
Medewerkers komen nog samen als dat
nodig is of omdat het nodig is voor de
verbondenheid
Alle medewerkers kunnen een ‘werkuitrusting’
samenstellen die past bij zijn/haar stijl van
werken
Kantoor is plaatst die voor werknemers beschikbaar
is om te gebruiken als de activiteit
daar om vraagt
Functie kantoor Plek voor ontmoeten Kantoor is ingericht om te ontmoeten (alle
stakeholders; ook partners en klanten)
Locatie beleid Locatie onafhankelijk
gericht
Facilitaire zaken levert voorzieningen voor
werken ongeacht de locatie (en tijd)
20 A&O-fonds Waterschappen

BIJLAGE 5: Witte vlekken kaart
Checklist resultaten voor
BEGINNERS
Checklist resultaten voor
GEVORDERDEN
Checklist resultaten voor
EXPERTS
Beperkte keuzemogelijkheden Stand Keuzepakket (menu) Individuele keuzepakket
Gedeelde agenda (bijv HNW) Visie op werken Partnership (bijvoorbeeld ten
aanzien van HNW)
Werken op afstand Werken op output Werken op vertrouwen
Coördinerend Coachend/faciliterend Zelfsturing
Afspraak = afspraak Zelfredzaamheid Vertrouwen
Enige zelfstandigheid Autonomie/eigenaarschap Verantwoordelijkheid
Standaard werkplek Mobiele werkplek Device-onafhankelijke
werkplek
Centrale (virtuele) plek (info) Kennisgroepen Kennisdeling
Afdelingsoverstijgend
samenwerken
Virtuele projectteams Projectorganisatie
Chatten Integrale communicatie Vergaderen op afstand
Thuiswerkmogelijkheid Beschikbaarheidsinfo Overal connected
Beperkt digitaliseren Papier-arm werken Papierloos werken & cloud
Aantal flexplekken Informele overlegruimtes Vlekkenplan voor afdelingen
Mobiel binnen kantoor Werken daar waar efficiënt Fysiek minimum voor teams
Laptop & draadloos
(selectief)
Werkstijl bepalend Vrije keuze uitrusting (range)
Kantoor: plek om te werken Faciliteren activiteiten Kantoor = satelliet
Functie kantoor:
aanwezigheid
Plek voor samenwerken Kantoorfunctie: ontmoeten
Huisvesting = kantoor Meerdere locaties
ondersteund
Werken overal ondersteund
Het Nieuwe Werken Scan 21

22 A&O-fonds Waterschappen

Colofon
Opdrachtgever
Stichting A&O-fonds Waterschappen
Secretaris/projectmanager
E. van Vliet
Eindredactie
De werkgroep Het Nieuwe Werken
Concept, tekst en realisatie
Ruurd Baane (Bright & Company/HR Strategy)
Willem Blanken (Productivity Partners)
Met dank aan
De werkgroep Het Nieuwe Werken
Vormgeving
Ruurd Heijting, Rotterdam
Beeld
Kees Winkelman, Amsterdam
Oplage
150 stuks en webpublicatie
Uitgave
© Stichting Arbeidsmarkt- en Ontwikkelingsfonds Waterschappen, Den Haag.
Juni 2011
Stichting A&O-fonds Waterschappen bevordert en ondersteunt vernieuwende activiteiten op het gebied van
arbeidsmarkt en HRM-beleid.
Actuele informatie over de verschillende projecten treft u aan op www.aenowaterschappen.nl
Rechten
Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden vermenigvuldigd, opgeslagen in een geautomatiseerd
gegevensbestand of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enigerwijze, hetzij elektronisch, mechanisch
door fotokopieën, opnamen of enige andere manier, zonder voorafgaande toestemming van de Stichting A&Ofonds
Waterschappen.
Hoewel aan deze uitgave de grootst mogelijke zorg is besteed, kunnen de samenstellers niet aansprakelijk gesteld
worden voor eventuele onjuistheden, noch kunnen aan de inhoud rechten worden ontleend.
Het Nieuwe Werken Scan 23

A&O-fonds Waterschappen
Postbus 30435
2500 GK Den Haag
070 373 82 99
info@aenowaterschappen.nl
www.aenowaterschappen.nl
24 A&O-fonds Waterschappen