Agenda - NVVB

Agenda
van de Algemene Ledenvergadering
van de Nederlandse Vereniging voor Burgerzaken
op woensdag 9 mei 2012 (14:30 uur)
te Noordwijkerhout

Agenda
1. Opening van de vergadering
2. Ingekomen stukken en mededelingen
3. Vaststelling van het verslag van de Algemene
Ledenvergadering van 14 april 2011
4. Jaarverslag 2011
5. Controleverklaring van de onafhankelijke
accountant
6. Vaststelling rekening 2011
7. Begroting 2012 en conceptbegroting 2013
8. Verkiezing bestuursleden
9. Rondvraag en sluiting
Bij agendapunt 2
Mededelingen
Jaarplan 2012
Het complete jaarplan 2012 is te vinden op de website van
de NVVB. Hieronder een aantal belangrijke onderwerpen
daaruit.
Rond de bedrijfsvoering is het benoemen van een directeur
van het bureau NVVB een belangrijk speerpunt.
De nieuwe directeur van het bureau NVVB zal ten aanzien
van het aannemen en ontslaan van personeel van
het bureau niet alléén verantwoordelijkheid dragen. Het
Bestuur zal een nog nader te bepalen uitdrukkelijke rol
hierbij invullen. De nieuwe verantwoordelijkheidsverdeling
zal mogelijk een wijziging teweegbrengen in de
Statuten en/of het Huishoudelijke Reglement, hetgeen u
dan ter vaststelling wordt voorgelegd tijdens de Algemene
Ledenvergadering in 2013.
In de eerste helft van 2012 ontwikkelt de NVVB een communicatiestrategie
met als doel de herkenbaarheid van
de NVVB op verschillende niveaus te vergroten en jonge
mensen te interesseren voor een lidmaatschap van de
NVVB.
Het Jaarplan 2012 kent verder nog vijf andere thema’s:
• Identiteitsmanagement
• Dienstverlening en Organisatieontwikkeling
• Persoonsinformatievoorziening
• Persoonsregistratie
• Verkiezingen
Identiteitsmanagement
De NVVB wil bijdragen aan een overheidsbrede visie
op identiteitsmanagement. Convenanten met belangrijke
ketenpartners, politieke aandacht voor kwalificering/certificering
van medewerkers en het organiseren van een
relevante workshop in juni 2012 maken onderdeel uit
van de beoogde resultaten. Tevens participeert de NVVB
in het doorbraakdossier ‘innovatie van ID-bewijzen’, met
als doel een voor gemeenten uitvoerbaar werkproces, met
voldoende kwaliteitswaarborgen.
Dienstverlening en Organisatieontwikkeling
In 2011 is door de VNG, de NVVB en de VDP de uitgave
‘Burgerzaken en Dienstverlening’ gepubliceerd als uitwerking
van de geactualiseerde visie Jorritsma. Met diverse
publieke en private partners, waaronder de NVVB, KING,
de VDP, NOiV, is in 2011 ‘Met Antwoord© in dialoog.
Nieuwe media, kans voor dienstverlening en interactie’ in de
Antwoord©-reeks uitgegeven.
Beide publicaties dienen als start van een dialoog en vormen
voor het jaar 2012 de rode draad voor activiteiten
rondom het thema dienstverlening en organisatieontwikkeling.
In de afdelingen worden diverse workshops georganiseerd
waarvan de resultaten uitmonden in een advies
aan het Dagelijks Bestuur.
Persoonsinformatievoorziening
De NVVB levert een bijdrage aan de invoering van het
stelsel van basisregistraties, waarbij de RNI en de moderne
GBA (BRP) het dichtst bij de kernactiviteiten van de NVVB
zitten. De NVVB neemt deel aan de besluitvorming in de
stuurgroep mGBA en de diverse onderliggende gremia.
Inbreng wordt georganiseerd bij de verwerving door
gemeenten van burgerzakenmodules en samen met KING
worden de opleidingen binnen het ondersteuningsaanbod
besproken.
De NVVB beschouwt de afdeling Burgerzaken en/of
Publiekszaken als persoonsinformatiemakelaar. Daarmee
is een bredere rol voor het vakgebied weggelegd, omdat
met behulp van basisregistraties, dienstverlening en fraudebestrijding
verbeterd kunnen worden.
De NVVB levert verder een bijdrage aan de doorontwikkeling
van de elektronische Burgerlijke Stand en hanteert
daarbij haar toekomstvisie op de Burgerlijke Stand als
leidraad.
Persoonsregistratie
In dit thema gaat het om de uitvoerbaarheid van processen
op het gebied van persoonsregistratie.
De NVVB zal een standpunt innemen naar aanleiding van
het onderzoeksrapport over de integratie of concordantie
van de Burgerlijke Stand en de GBA. Maar ook onderwerpen
als inktschade in akten van de Burgerlijke Stand en de
mogelijke gevolgen van het Modern Migratiebeleid komen
aan de orde.
De NVVB zal samen met ketenpartners voor de kwaliteitsborging
bij het gebruik van brondocumenten beleid
ontwikkelen en voorstellen doen om die kwaliteitsborging
op een hoger niveau te brengen.
Verkiezingen
De eerstvolgende reguliere verkiezingen zijn pas voorzien
voor maart 2014. Toch zal de NVVB nu al pogen om meer
elektronische ondersteuning te realiseren bij het verkiezingsproces.
Daarbij spelen de OSV (Ondersteunende Software
Verkiezingen) in combinatie met een elektronisch
leesbaar stembiljet de hoofdrol.
Algemene Ledenvergadering NVVB 2012 2

Bij agendapunt 3
Vaststelling van het verslag van de Algemene Ledenvergadering van 14 april 2011
1. Opening van de vergadering
De voorzitter, Cees Meesters, opent de vergadering om 10:00 uur.
2. Ingekomen stukken en mededelingen
Beleidsprogramma voor 2011
Eind vorig jaar heeft het Bestuur prioriteiten gesteld en twee doorbraakdossiers benoemd.
Modernisering van de GBA (de invoering van de BRP) in combinatie met de modernisering van de
Burgerlijke Stand alsmede de elektronische ondersteuning van het Verkiezingsproces.
De NVVB wil een succesvolle moderne GBA, elektronische dienstverlening invoeren voor de Burgerlijke
Stand en draagvlak voor een elektronisch stemproces.
Invulling commissie Persoonsinformatievoorziening
Er is goed gereageerd op de ledenenquête die de NVVB eind 2010 heeft gehouden. Daaruit is ook een aantal
leden naar voren getreden die aangegeven hebben actief te willen zijn in een NVVB-commissie. Dat heeft
geresulteerd in de samenstelling van de adviescommissie Persoonsinformatievoorziening die vooralsnog
8 leden telt. Deze commissie ondersteunt en adviseert het Bestuur over strategische ontwikkelingen op
het terrein van persoonsinformatiebeleid en de daarmee samenhangende thema’s zoals basisregistraties,
modernisering GBA, de vernieuwingen in beoordeling van brondocumenten, vernieuwing Burgerlijke Stand,
de kwaliteit van de GBA en internationale ontwikkelingen op het terrein van persoonsinformatiebeleid.
Voortgang modernisering GBA en modernisering BS
De beschrijving van de burgerzakenmodules is nagenoeg geheel afgerond. KING brengt de impact van de
implementatie van mGBA bij gemeenten in beeld. Het programma modernisering GBA start dit jaar met de
ontwikkeling en bouw van de centrale voorziening.
Modernisering BS
Het eindrapport over de randvoorwaarden waaronder gemeenten de elektronische aangiften kunnen
invoeren is klaar. De NVVB heeft staatssecretaris Teeven geadviseerd om de implementatie vooral
gecoördineerd te laten plaatsvinden.
Het wetsvoorstel is aangeboden aan de Tweede Kamer. In het najaar van 2010 heeft de NVVB haar
toekomstvisie op de Burgerlijke Stand gedeeld met de toenmalige minister van Justitie. Mede hierdoor
hebben de eerdergenoemde beide ministeries besloten tot het laten uitvoeren van een onderzoek naar de
concordantie of integratie van de GBA en de Burgerlijke Stand.
3. Vaststelling van het verslag van de Algemene Ledenvergadering van 14 april 2010
Besloten wordt het verslag vast te stellen.
4. Jaarverslag 2010
Het jaarverslag wordt voor kennisgeving aangenomen.
5. Accountantsverklaring 2010
De accountantsverklaring wordt voor kennisgeving aangenomen.
6. Vaststelling rekening 2010
De penningmeester Jan Cees Noord deelt mee dat het resultaat van ruim 62.000 euro is toegevoegd aan het
vrij besteedbare vermogen. De toevoeging is al verwerkt in de balans. Het eigen vermogen is noodzakelijk om
tegenvallers te kunnen opvangen. Door de recessie moeten bij de gemeenten en organisaties bezuinigingen
worden doorgevoerd. Dus bestaat het risico dat inkomstenbronnen naast die van contributies wegvallen.
De jaarrekening wordt vastgesteld en de directeur en penningmeester worden gedechargeerd voor het jaar 2010.
7. Begroting 2011 en conceptbegroting 2012
De penningmeester geeft aan dat door ontwikkelingen in 2010 en op basis van de resultaten in 2010 de
begroting is bijgesteld. De definitieve begroting was op 11 maart 2011 door het Bestuur goedgekeurd.
Hij meldt voorts dat ten aanzien van de conceptbegroting 2012 er geen verhoging van de contributies
en tarieven is doorgevoerd. Het resultaat van 2010 zat weliswaar in de plus, maar het Bestuur heeft
het resultaat voor 2012 in de begroting wederom op nul gesteld om redenen die bij agendapunt 6 reeds
zijn vermeld. De begroting 2011 wordt definitief vastgesteld en de vergadering gaat akkoord met de
conceptbegroting 2012.
3
Algemene Ledenvergadering NVVB 2012

8. Verkiezing bestuursleden
De vicevoorzitter Simon Rijsdijk deelt mee dat de benoemingstermijn van de voorzitter Cees Meesters in
2011 eindigt. De heer Meesters heeft zich verkiesbaar gesteld en voorgesteld wordt hem te herbenoemen.
Bij acclamatie wordt besloten de heer Meesters te herbenoemen tot voorzitter van de NVVB.
Het Bestuur had de heer Christian van den Berg per 1 december 2009 benoemd tot lid van het Bestuur
met het oog op een latere benoeming tot lid van het Dagelijks Bestuur. Die voordracht werd bij de vorige
Algemene Ledenvergadering niet gedaan, omdat de kans reëel was dat de heer Van den Berg een carrièrestap
zou maken en buiten het vakgebied Burgerzaken terecht zou komen, hetgeen ook is gebeurd. Het Bestuur
heeft de heer Ben Wilpshof, hoofd van de afdeling Burgerzaken van de gemeente Apeldoorn bereid
gevonden om lid van het Dagelijks Bestuur te worden.
Bij acclamatie wordt besloten de heer Wilpshof te benoemen tot lid van het Dagelijks Bestuur van de NVVB.
9. Benoeming ereleden
De voorzitter kondigt de voordracht tot benoeming als erelid aan van de heer Bé Schuur vanwege zijn grote
verdienste voor de NVVB. De voorzitter roemt zijn inzet voor het welslagen van diverse regiocongressen in
de regio Noordoost.
Bij acclamatie wordt de heer Schuur benoemd tot erelid en de voorzitter speldt hem de versierselen op en
overhandigt hem het bijbehorende certificaat.
Vervolgens kondigt de voorzitter de voordracht tot benoeming als erelid aan van de heer Jan Otten vanwege
zijn grote verdienste voor de NVVB, maar bovenal voor zijn inzet als General Sekretär van de EVS, een
functie die samen met het voorzitterschap is overgedragen aan Italië.
Bij acclamatie wordt de heer Otten benoemd tot erelid en de voorzitter speldt hem de versierselen op en
overhandigt hem het bijbehorende certificaat.
10. Rondvraag en sluiting
Voordat de voorzitter overgaat tot de rondvraag worden nog twee prijswinnaressen in het zonnetje gezet. De
dames Mireille Peters en Tiny van Barneveld hebben beiden de prijs gewonnen met de kennisquiz die vanuit
de stand van de NVVB tijdens de eerste dag van het congres is georganiseerd. Zij ontvangen uit handen van
de voorzitter beiden een reischeque.
Van de rondvraag wordt door de aanwezigen geen gebruik gemaakt.
De voorzitter sluit de vergadering onder dankzegging voor de aanwezigheid van de leden en wenst hen een
goede voortzetting van het congres Burgerzaken.
Bestuur van de NVVB
Naam
Wim van den Berg
Johan van den Eeden
Léon Evers
Gerrit Gerritsma
Ria Herts
Jeske Hoefman
Jan van den Hoorn
Petra Kras
Cees Meesters
Jan Cees Noord
Jan Otten
Roelf Raterink
Simon Rijsdijk
Ben Wilpshof
april 2011
Bestuursfunctie
voorzitter afdeling Zuid-Holland/Zeeland
voorzitter afdeling Noord-Brabant
voorzitter afdeling Limburg
voorzitter afdeling Friesland
lid Dagelijks Bestuur
voorzitter afdeling Overijssel
voorzitter afdeling Gelderland
voorzitter afdeling Noord-Holland
voorzitter
penningmeester/wnd. secretaris
voorzitter afdeling Utrecht
voorzitter afdeling Drenthe
vicevoorzitter
lid Dagelijks Bestuur
Werkzaam in
Rotterdam
Eindhoven
Roermond
Leeuwarden
Amsterdam
Staphorst
Nunspeet
Purmerend
Rotterdam
Groningen
Utrecht
Emmen
Etten-Leur
Apeldoorn
Voorstel: Voorgesteld wordt het verslag van de Algemene Ledenvergadering van 14 april 2011 vast te stellen.
Algemene Ledenvergadering NVVB 2012 4

Bij agendapunt 4
Jaarverslag 2011
Het jaarverslag 2011 wordt aan de aanwezigen ter vergadering
beschikbaar gesteld.
Voorstel: Het Jaarverslag 2011 voor kennisgeving aan te nemen.
Bij agendapunt 5
Controleverklaring van de onafhankelijke
accountant
“Aan het Bestuur van de Nederlandse Vereniging voor
Burgerzaken, te Utrecht
Verklaring betreffende de jaarrekening
Wij hebben de in dit rapport opgenomen jaarrekening
2011 van de Nederlandse Vereniging voor Burgerzaken
te Utrecht gecontroleerd. Deze jaarrekening bestaat uit
de balans per 31 december 2011 en de staat van baten en
lasten over 2011 met de toelichting, waarin zijn opgenomen
een overzicht van de gehanteerde grondslagen voor
financiële verslaggeving en andere toelichtingen.
Verantwoordelijkheid van het Bestuur
Het Bestuur van de vereniging is verantwoordelijk voor
het opmaken van de jaarrekening die het vermogen en het
resultaat getrouw dient weer te geven, in overeenstemming
met de van toepassing zijnde wet- en regelgeving.
Het Bestuur is tevens verantwoordelijk voor een zodanige
interne beheersing als het noodzakelijk acht om het
opmaken van de jaarrekening mogelijk te maken zonder
afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of
fouten.
Verantwoordelijkheid van de accountant
Onze verantwoordelijkheid is het geven van een oordeel
over de jaarrekening op basis van onze controle. Wij
hebben onze controle verricht in overeenstemming met
Nederlands recht, waaronder de Nederlandse controlestandaarden.
Dit vereist dat wij voldoen aan de voor ons
geldende ethische voorschriften en dat wij onze controle
zodanig plannen en uitvoeren dat een redelijke mate van
zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen afwijkingen
van materieel belang bevat. Een controle omvat
het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van
controle-informatie over de bedragen en de toelichtingen
in de jaarrekening. De geselecteerde werkzaamheden
zijn afhankelijk van de door de accountant toegepaste
oordeelsvorming, met inbegrip van het inschatten van de
risico’s dat de jaarrekening een afwijking van materieel
belang bevat als gevolg van fraude of fouten.
Bij het maken van deze risico-inschattingen neemt de
accountant de interne beheersing in aanmerking die relevant
is voor het opmaken van de jaarrekening en voor het
getrouwe beeld daarvan, gericht op het opzetten van controlewerkzaamheden
die passend zijn in de omstandigheden.
Deze risico-inschattingen hebben echter niet tot doel
een oordeel tot uitdrukking te brengen over de effectiviteit
van de interne beheersing van de vereniging.
Een controle omvat tevens het evalueren van de geschiktheid
van de gebruikte grondslagen voor financiële verslaggeving
en van de redelijkheid van de door het Bestuur van
de vereniging gemaakte schattingen, alsmede een evaluatie
van het algehele beeld van de jaarrekening. Wij zijn
van mening dat de door ons verkregen controle-informatie
voldoende en geschikt is om een onderbouwing voor ons
oordeel te bieden.
Oordeel betreffende de jaarrekening
Naar ons oordeel geeft de jaarrekening een getrouw beeld
van de grootte en samenstelling van het vermogen van de
Nederlandse Vereniging voor Burgerzaken per 31 december
2011 en van het saldo van de staat van baten en lasten
over 2011 in overeenstemming met de van toepassing
zijnde wet- en regelgeving.
Oss, 22 maart 2012
Van de Wiel & Van der Wielen Accountants Adviseurs BV
M.H.J. Nieuwstad-van Zundert
Accountant-Administratieconsulent”
Voorstel: De accountantsverklaring voor kennisgeving aan te
nemen.
Bij agendapunt 6
Vaststelling rekening 2011
Zie de bijlage.
Door het Bestuur wordt voorgesteld het resultaat 2011 de
volgende bestemming te geven:
Voorstel resultaatbestemming
Toevoeging aan reserve
“doorbraak dienstverlening” -30.000
Resultaat 2011 -45.792
----------
-75.792
Vrijval eerder gedane reserveringen:
Reserve beleidsprogramma 2010 25.000
Reserve onderzoek optimalisering kennisoverdracht
27.000
Reserve modernisering GBA 20.000
Reserve modernisering werkprocessen 37.000
----------
109.000
Toevoegen aan overig vrij besteedbaar vermogen 33.208
Voorstel: De jaarrekening 2011 vaststellen en de penningmeester
en de controller van het bureau onder dankzegging voor
hun werkzaamheden voor het jaar 2011 te dechargeren.
5
Algemene Ledenvergadering NVVB 2012

Bij agendapunt 7
Begroting 2012 en conceptbegroting 2013
Definitieve begroting 2012
De definitieve begroting voor 2012 is op basis van de resultaten
van 2011 bijgesteld en vastgesteld in de bestuursvergadering
van 23 maart 2012. Zie de bijlage.
Voorstel: De definitieve begroting 2012 vaststellen.
Conceptbegroting 2013
Zie de bijlage.
In verband met het feit dat gemeenten steeds meer gaan
herindelen is het noodzakelijk de contributiestructuur
voor gemeenten aan te passen en een nauwere relatie te
gaan leggen met het inwoneraantal. Voorgesteld wordt om
de contributiestructuur voor gemeenten te wijzigen.
De verwachting is dat bij handhaving van de huidige contributiestructuur
de inkomsten op termijn met een derde
afnemen. Dit doordat bij de huidige contributiestaffel de
contributies in verhouding lager worden naarmate een
gemeente meer inwoners telt en de staffel vrij ruime treden
heeft. In 2012 zijn er 3 gemeenten minder en in 2013
zelfs 14 gemeenten minder.
Daarom stelt het Bestuur van de NVVB voor de contributie-inkomsten
afhankelijk te maken van het aantal inwoners
per gemeente. Geprobeerd is de veranderingen per
gemeente zo beperkt mogelijk te houden. Iedere gemeente
betaalt vanaf 2013 per inwoner een bedrag van € 0,008.
De minimumbijdrage is ongewijzigd gebleven: € 1.003,-
per gemeente en de maximale bijdrage is € 2.500,-. De
maximale verhoging voor het jaar 2013 bedraagt € 250,-.
Bij agendapunt 8
Verkiezing bestuursleden
De benoemingstermijn voor de vicevoorzitter de heer
Simon Rijsdijk loopt af in 2012.
De heer Rijsdijk heeft zich herkiesbaar gesteld.
De benoemingstermijn voor het Dagelijks Bestuurslid,
mevrouw Ria Herts, loopt af in 2012. Omdat mevrouw
Herts heeft besloten met haar werkzaamheden bij de
gemeente te stoppen, heeft zij tevens besloten zich niet
herkiesbaar te stellen voor een tweede termijn.
Het Bestuur heeft volgend op de selectieprocedure voor de
ontstane vacature mevrouw Dagmar Winkelhorst bereid
gevonden zich verkiesbaar te stellen. Mevrouw Winkelhorst
is thans hoofd van de afdeling Dienstverlening &
Communicatie bij de gemeente Midden-Delfland.
De benoemingstermijn voor de penningmeester de heer
Jan Cees Noord loopt af in 2013.
Voorstel: De heer Rijsdijk te herbenoemen als vicevoorzitter van
de NVVB.
Mevrouw Winkelhorst te benoemen tot lid van het
Dagelijks Bestuur.
Voorstel: Voor het jaar 2013 de nieuwe contributiestructuur voor
gemeentelidmaatschappen vast te stellen en de overige
contributies en tarieven niet te wijzigen.
Algemene Ledenvergadering NVVB 2012 6

BIJLAGEN
Bijlage bij agendapunt 6
Rekening 2011
Staat van baten en lasten over 2011
(afgerond en x 1000 euro)
Lasten
Baten
werkelijk begroot werkelijk Begroot
2011 2011 2011 2011
Bureau NVVB 655 502 Contributies 671 663
Overige bureau- en bestuurskosten 275 350
Maandblad B&R 125 169 Maandblad B&R 95 171
Werkprocessen WPB 52 52 Werkprocessen WPB 200 205
Diverse projecten 28 6 Diverse projecten 34 14
Kosten congres 83 123 Opbrengsten congres 146 150
Kosten exameninstituut 323 266 Opbrengst exameninstituut 362 293
Kennisloods 8
Niet verrekenbare BTW & diversen 32 31 Renten & diversen 18 11
Resultaat Resultaat 47 0
saldo 1.573 1.507 1.573 1.507
Balans per 31 december 2011
(afgerond en x 1000 euro)
Materiële vaste activa 10 Bestemmingreserves 60
Overig vrij besteedbaar vermogen
845
Voorstel resultaatverdeling 2011 33
Voorraden 1
Debiteuren 60
Overige vorderingen en overlopende activa 66 Voorziening vakantiedagen 8
Liquide middelen 1.060 Voorziening vakantietoeslag 17
Crediteuren 7
Belastingen en premies sociale
verzekeringen
25
Nog te betalen kosten 202
1.197 1.197
7
Algemene Ledenvergadering NVVB 2012

Bijlage bij agendapunt 7
Definitieve begroting 2012
(bedragen afgerond en x 1000 euro)
Lasten
Baten
Personeelskosten 543 Contributies 659
Overige kosten 305
Maandblad B&R 108 Maandblad B&R 83
Werkprocessen WPB 37 Werkprocessen WPB 183
Diverse projecten 1 Diverse projecten 5
Kosten congres 115 Opbrengsten congres 175
Kosten exameninstituut 257 Opbrengst exameninstituut 266
Niet verrekenbare BTW 30 Renten & diversen 15
Resultaat 10
saldo 1.396 1.396
Concept begroting 2013
(bedragen afgerond en x 1000 euro)
Lasten
Baten
Personeelskosten 640 Contributies 660
Overige kosten 300
Maandblad B&R 110 Maandblad B&R 110
Werkprocessen WPB 35 Werkprocessen WPB 190
Diverse projecten 1 Diverse projecten 10
Kosten congres 80 Opbrengsten congres 150
Kosten exameninstituut 200 Opbrengst exameninstituut 270
Niet verrekenbare BTW 30 Renten & diversen 15
Resultaat 9
saldo 1405 1405
Bureau NVVB
T. 079 361 77 47
E. nvvb@nvvb.nl
www.nvvb.nl
Algemene Ledenvergadering NVVB @NVVB_ 2012 8
bezoekadres: Boerhaavelaan 14, 2713 HX Zoetermeer
postadres: postbus 79, 2700 AB Zoetermeer