cursus freelance administratieve diensten - Ondernemersschool

THUISSTUDIE
PROEFHOOFDSTUK
FREELANCE ADMINISTRATIEVE DIENSTEN – FREELANCE SECRETARIAAT
www.centrumvoorafstandsonderwijs.be

Beste student,
Bedankt voor je interesse in onze opleiding freelance secretariaat!
Op de volgende pagina bieden we je graag een gratis proefles aan van de thuisstudie
freelance secretariaat. Je vindt hierin de volledige inhoudstafel, één hoofdstuk van de
cursus en een vragenreeks terug. Ook lees je er de manieren waarop je je professionele
docent persoonlijk kan contacteren wanneer je vragen hebt. Door deze gratis proefles kan je
alvorens je in te schrijven al eens rustig bekijken op welke manier en uit welke delen de
cursus is opgebouwd. Daarnaast kom je ook meer te weten over het reilen en zeilen van de
school, de manier waarop je je taken inlevert bij je docent, stage loopt,… Dankzij deze
proefles weet je kortom waar je je aan kan verwachten!
Zou je graag de volledige cursus inkijken alvorens je in te schrijven? Kom dan eens langs in
één van onze vestigingen in Antwerpen, Gent of Hasselt. Onze medewerkers zullen je graag
verder helpen en je inzage geven in een exemplaar van de cursus die je graag wil volgen!
Onze secretariaten zijn gevestigd op volgend adres:
Secretariaat Antwerpen: Frankrijklei 127, 2000 Antwerpen
Secretariaat Gent: Elfjulistraat 39a, 9000 Gent
Secretariaat Hasselt: Simpernelstraat 27, 3511 Kuringen
Op de volgende pagina’s geven we je een voorproefje van de cursus. Hierin vind je:
- De volledige inhoudstafel van de cursus
- Een gratis hoofdstuk uit de cursus
- Een representatieve vragenreeks voor het examen
- Een inschrijvingsformulier
- Informatie over de opleiding en de school
2

INHOUDSOPGAVE
1 De freelancer als visitekaartje van een bedrijf
1.1 Waarop let je bij het telefoneren?
1.1.1 Algemene aandachtspunten
1.1.2 Hoe voer je een inkomend gesprek?
1.1.3 Werk met het spel- of telefoonalfabet
1.1.4 Even wachten a.u.b.
1.1.5 Hoe pak je een uitgaand telefoongesprek aan?
1.1.6 Absolute don’ts
1.1.7 Maak goede afspraken met je huisgenoten
1.1.8 Het antwoordapparaat
1.1.9 Waarop let je bij mobiel bellen?
1.2 Onthaal en zakelijke omgangsvormen
1.2.1 Hoe ontvang je bezoekers met een afspraak?
1.2.2 Hoe ontvang je bezoekers zonder afspraak?
1.2.3 Hoe gedraag je je op bezoek bij een ander bedrijf?
1.2.4 Zakelijke omgangsvormen en etiquette
2 Hoe pak je correspondentie aan?
2.1 Inkomende versus uitgaande post
2.2 Op welke manier communiceer je?
2.2.1 Werken met sjablonen in Word
3

2.2.2 Brieven
2.2.3 Hou je aan de BIN-Normen
2.2.4 Modelbrieven als houvast
2.2.5 Faxen
2.2.6 Mails
2.2.7 Mailings en mail merge
3 Hoe ga je om met klachten?
3.1 Per brief
3.1.1 Op welke manier formuleer je zelf een klacht?
3.1.2 Hoe antwoord je op een klachtenbrief?
3.2 Per telefoon
4 Bestelbon, leverbon en facturatie
4.1 Wat is een bestelbon of orderbevestiging?
4.2 Wat zijn leverbons en CMR’s?
4.3 Hoe stel je een factuur op?
4.4 Algemene voorwaarden
5 Crediteuren, debiteuren en aanmaningen
5.1 Hoe betaal je crediteuren?
5.2 Hoe betaal je debiteuren?
5.3 Wat met aanmaningen?
5.3.1 Modelbrieven
4

6 Talenkennis
6.1 Spreek perfect Nederlands!
6.1.1 Spreek
6.1.2 Schrijf
6.2 Nuttige woordenschat
6.2.1 E-mail en andere
6.2.2 Dagen en maanden
6.2.3 Afdelingen en personen
7 Waarom word je freelancer?
7.1 Wat zijn je sterktes en zwaktes?
7.2 Hoe stel je een ondernemersplan op?
7.3 Stel doelen!
7.4 Waarom zou een bedrijf kiezen voor een freelancer?
8 Statuut en maatschappelijke bijdragen
8.1 Bij- of hoofdberoep?
8.1.1 Wat zijn de voordelen van het zelfstandig statuut in bijberoep?
8.2 Ondernemersloket en opstartformaliteiten
8.3 Basiskennis bedrijfsbeheer
8.4 Wat met RSZ en belastingen?
8.4.1 Welke bijdrage lever je als zelfstandige in bijberoep?
8.4.2 Welke bijdrage lever je als zelfstandige in hoofdberoep?
5

8.4.3 Waarop word je belast?
8.5 Verzekeringen en pensioen
8.5.1 Ziekte- en invaliditeitsverzekering
8.5.2 Pensioen
8.5.3 Vrij Aanvullend Pensioen voor Zelfstandigen (VAPZ)
8.5.4 Sociale verzekering in geval van faillissement
8.5.5 Verzekering tegen inkomensverlies
9 BTW en Boekhouding
9.1 Ben je BTW-plichtig?
9.2 Welke boekhoudkundige verplichtingen heb je?
10 Budget, kosten en baten
10.1 Hoe maak je een kosten/baten-analyse en hoe stel je een budget op?
10.2 Wat is je tarief?
10.3 Op welke subsidies kan je aanspraak maken?
10.3.1 Bij de Federale Overheid
10.3.2 Bij de Gewestelijke Overheden
11 Hoe bouw je je zaak uit?
12 Ontplooi jezelf!
13 Hoe beheer je je agenda en maak je een planning?
13.1 Agenda
6

13.2 Planning
13.2.1 Hoe plan je iets?
14 Organiseer jezelf: time management en multitasking
14.1 Hoe organiseer je je persoonlijk?
14.1.1 Specifieke tips voor je werkruimte
14.1.2 Wees waakzaam voor blessures
14.2 Gebruik je tijd efficiënt
14.2.1 Stel prioriteiten
14.2.2 Enkele principes als houvast
14.3 Leer multitasken!
15 Hoe bereid je vergaderingen voor en hoe notuleer je?
15.1 Een vergadering voorbereiden
15.2 Hoe maak je een presentatie in powerpoint?
15.3 Notuleren
15.4 Hoe maak je het verslag op?
15.4.1 Hoe ziet het verslag eruit?
15.4.2 Hoe kan je nog vergaderen?
15.5 Hoe organiseer je zakenlunches?
15.6 Time management bij vergaderingen
7

16 Reizen en evenementen organiseren
16.1 Hoe regel je een reis voor een klant?
16.2 Evenementen organiseren als specialiteit
17 Klassement en archivering
17.1 Een goed klassement als tijdswinst
17.2 Hoe archiveer je elektronisch?
17.2.1 Toch documenten bewaren? Welke en hoe lang dan?
17.2.2 Besteed je archief uit!
18 Met welke burotica en computerpakketten werk je?
18.1 Voor welke apparatuur ga je?
18.2 Bedrijfseigen computerpakketten
18.3 Gebruik internet en e-mail professioneel!
19 Hoe verwerk je contracten?
19.1 Model algemene verkoopsvoorwaarden handelstransacties
19.2 Model algemene voorwaarden van een freelance copywriting/vertaal-team
19.3 Overeenkomst van Aanneming
19.4 Geheimhoudingsovereenkomst
19.5 Modelcontract Huur van een kantoor/berging
19.6 Modelcontract Handelshuur
19.7 Model Bewijs afgifte van sleutels
8

19.8 Modelbrief Terugvordering huurwaarborg
19.9 Sponsorovereenkomst
20In welke vennootschapsvormen en organisatiestructuren
ga je aan de slag?
20.1 Eenmanszaak of vennootschap?
20.1.1 Eenmanszaak
20.1.2 Aan welke formaliteiten voldoe je?
20.1.3 Hoe behandel je de boekhouding van de onderneming?
20.1.4 Het fiscaal regime als eenmanszaak of vennootschap
20.1.5 Welke vennootschapsvormen komen het meest voor?
20.2 Hoe zijn de taken binnen de organisatie verdeeld?
20.3 Wie is wie in een bedrijf?
20.3.1 Bestuursvoorzitter
20.3.2 Andere bestuurders
20.3.3 Aandeelhouders
20.3.4 Raad van Bestuur
21 Welke sociale wetgeving geldt?
21.1 Arbeidsrecht
21.1.1 Vakorganisaties
21.1.2 Bedrijfsorganisatie
21.1.3 Algemeen Reglement voor de Arbeidsbescherming
9

21.1.4 Collectieve Arbeidsovereenkomst (CAO)
21.1.5 Hoe ziet de arbeidsovereenkomst eruit?
21.1.6 Arbeidsreglement
21.1.7 Hoe wordt de arbeidsovereenkomst beëindigd?
21.2 Sociaal Zekerheidsrecht
21.2.1 Wat?
21.2.2 Hoe is de sociale zekerheid opgebouwd?
21.2.3 Wat met zelfstandigen?
22 Communicatie en assertiviteit
22.1 Hoe communiceer je?
22.1.1 Luister actief
22.1.2 Doe beroep op je mensenkennis
22.1.3 Gebruik lichaamstaal
22.2 Assertiviteit
22.2.1 Hoe ga je om met kritiek?
22.2.2 Stel grenzen en zeg nee!
23 Hoe ga je om met stress?
23.1 Hoe denk je?
23.2 Vergelijk jezelf niet met anderen
23.3 Overwin je angsten
23.4 Let op je kleding en verzorg je uiterlijk
10

23.5 Leer ontspannen!
24 Hoe doe je aan klantenwerving?
24.1 Wat zijn jouw sterktes en zwaktes?
24.2 Hoe vind je opdrachten?
24.3 Het belang van een goed CV
24.4 Hoe reageer je op een opdracht?
24.5 Het persoonlijk gesprek
24.6 Telefonische prospectie
24.7 Hoe begin je met het gesprek?
24.8 Hou de leiding!
24.9 Hoe sluit je af?
11

GRATIS PROEFHOOFDSTUK
Hieronder vind je een gratis onderdeel uit de cursus terug. Bepaalde termen of woorden
worden in eerdere hoofdstukken uitgelegd. Dit deel bouwt hierop verder. Heb je je
ingeschreven voor de volledige cursus en heb je toch nog vragen of wens je wat extra
voorbeelden? Dan kan je steeds terecht bij je professionele docent Hilde Mortelmans.
Tijdens deze opleiding heb je recht op één jaar gratis begeleiding van je docent via e-mail.
Zij antwoordt op al jouw vragen, zodat je de cursus volledig begrijpt!
HOOFDSTUK 7: WAAROM WORD JE FREELANCER?
Er zijn verschillende motieven die ertoe bijdragen dat jij als freelancer je diensten wil
aanbieden. Misschien voel je je wel aangesproken door enkele van de redenen hieronder?
Je bent het beu om voor een werkgever te werken.
Je wil een centje bijverdienen.
Je bent gewoon nieuwsgierig naar wat er nog allemaal mogelijk is en hoe jij je
verder kan ontplooien.
Je bent de files beu.
Je wil meer thuis werken om je gezinsleven goed te kunnen onderhouden.
Als het echt je droom is om te freelancen, ga er dan voor! Besef wel dat niet alles van een
leien dakje zal gaan en dat je hard zult moeten werken. Als zelfstandige klok je niet om
17u00 af. Daarom kan je best rekenen op steun van het thuisfront. Bespreek alles goed
samen, zodat je je ten volle kan concentreren op de uitbouw van je zaak.
Voor je een eigen zaak start, heb je al wat zelfonderzoek gedaan. Weet je van jezelf waar je
goed in bent, wat je goed kunt? Wat zijn jouw talenten? Zet ze op papier! Welke soort
opdrachten zou je kunnen uitvoeren voor klanten? Wil je enkel thuis werken of ga je ook op
verplaatsing opdrachten uitvoeren?
Heb je een diploma bedrijfsbeheer (of een geldig diploma)? Heb je basiskennis
boekhouden? Ben je in staat om je eigen administratie vlot uit te voeren? Heb je een eigen
kantoor of een plaats in huis waar je rustig kan werken?
12

Wat zijn de voor- en nadelen van een eigen zaak? Welke impact heeft een zelfstandige
zaak op je privéleven?
Heb je de nodige ondernemersvaardigheden om een zelfstandige te zijn? Toets de
onderstaande karakteristieken even af aan je persoonlijkheid.
Je kan omgaan met risico’s en je bent stressbestendig.
Je durft beslissingen en verantwoordelijkheid te nemen.
Je kan goed communiceren.
Je kan goed plannen en organiseren en je hebt discipline.
Je bent flexibel en dynamisch en een doorzetter.
Je bent leergierig en je kan ‘out of the box’ denken.
Je bent realistisch.
13

7.1 Wat zijn je sterktes en zwaktes?
Je hoeft niet in alles een kei te zijn, maar besef wel wat je sterktes en zwaktes zijn, zodat je
er rekening mee kan houden. Om je persoonlijke uitdagingen te leren kennen, kan je gebruik
maken van de SWOT-analyse.
- Strengths (sterktes): wat zijn je sterke punten? Wat maakt jou anders dan je collega
freelancers?
- Weaknesses (zwaktes): wat zijn je zwakke punten?
- Opportunities (mogelijkheden): welke mogelijkheden zijn er in de markt? Zijn er nog
andere mogelijkheden? Opleidingen, zelfontplooiing, …
- Threats (Bedreigingen): met welke bedreigingen moet je rekening houden?
Nadat je de SWOT-analyse hebt gemaakt, heb je ook een goede insteek om je potentiële
klanten ervan te overtuigen dat jij de beste freelancer bent voor hen.
7.2 Hoe stel je een ondernemersplan op?
Een belangrijk deel van je voorbereiding is het ondernemersplan. Dat opstellen is
misschien veel werk, maar het geeft tal van voordelen om deze oefening te doen.
- Het geeft je de mogelijkheid om je idee uit te werken tot een concept. Systematisch
denk je na over alle aspecten van je zaak. Zo kan je doordacht keuzes maken,
beslissingen nemen en je doelstellingen formuleren.
- Het geeft je inzicht in de trends en evolutie van de markt. Je ontdekt de noden en
behoeften van je potentiële klanten en zo kan je doelgroep(en) definiëren.
- Je krijgt een duidelijker beeld van de risico’s, uitdagingen en mogelijkheden.
- Je krijgt een beeld van de haalbaarheid van je zaak.
Een ondernemersplan bevat de volgende elementen:
1) Projectomschrijving:
Geef een omschrijving aan je project, wat is je missie en wat zijn je doelstellingen?
2) Marktanalyse:
Hoe evolueert de markt voor administratieve freelancers (opgelet: er is een
groot verschil tussen België en Nederland)
14

Wie zijn je potentiële klanten?
Zijn er nog collega-freelancers in jouw regio en wat doen zij? Waar zijn zij
sterk in?
Zijn er nog andere factoren waar je rekening mee moet houden?
3) SWOT-analyse
4) Marketingplan:
Welke diensten ga je aanbieden?
Tegen welke prijs?
Werk je van thuis uit of heb je een extern kantoor nodig?
Hoe breng je jezelf in de aandacht en welke kanalen ga je daarvoor gebruiken?
5) Doelstellingen volgens het SMART-principe (zie verder)
6) Financieel plan en ondersteuningsmaatregelen
Kosten/baten-analyse: wat zijn de verwachte inkomsten en uitgaven?
Wanneer is je zaak rendabel?
Zijn er ondersteuningsmaatregelen waarvoor je in aanmerking komt?
7) Formaliteiten
Naast je ondernemingsidee moet je ook weten aan welke wettelijke vereisten je
moet voldoen. Ook de keuze van de juiste ondernemingsvorm is belangrijk voor de
opstart.
Besef dat een zaak uitbouwen tijd vraagt. Je klantenportefeuille is niet op een week
opgebouwd. Dat gaat stap voor stap. Een stabiele zaak kan je bereiken op een termijn van
ongeveer 3 tot 5 jaar. Alles hangt af van jouw inzet, jouw positieve manier van denken,
jouw instelling.
7.3 Stel doelen!
Een goede voorbereiding is een must. Zet daarom je doelen op papier:
1) Wat wil je bereiken op lange termijn (= 5 tot 10 jaar)
15

2) Wat wil je bereiken op korte termijn (= 3 maanden tot 1 jaar)
3) Op welke manier wil je die doelen bereiken?
Maak je doelen SMART. Wat betekent dit?
Specifiek
Meetbaar
Acceptabel
Realistisch
Tijdsgebonden
Heb je dit allemaal uitgeschreven, dan heb je een heel goed werkdocument. Het is
verstandig om dit werkdocument regelmatig te bekijken en aan te passen. Je zaak leeft en
er zullen altijd verschuivingen zijn.
Denk ondertussen al eens na over een naam voor je eigen zaak.
Ben je nog op zoek naar inspiratie? Lees dan zeker even onderstaande tekst uit ‘De 100
geheimen van succesvolle mensen’ van auteur David Niven.
‘Je kunt het bereiken van doelen vergelijken met het maken van een puzzel. Hoewel het je
uiteindelijk natuurlijk te doen is om het eindresultaat, moet je stukje voor stukje verder
werken.’
‘Omdat je meestal vooruitgang probeert te boeken, moet je wel plezier beleven aan datgene
wat je doet om de eindstreep te halen.’
‘Geniet van het proces, en beschouw je kleine succesjes als aanmoediging om verder te
gaan.’
‘Denk je nu echt dat de grote successen van onze tijd behaald werden door buitengewone
mensen, van wie het lot hen toelachte?’
‘Nee, in werkelijkheid is het anders. Succesvolle mensen bereiken wat ze bereiken doordat
ze een strategisch plan volgen. Ze leren wat ze moeten doen om vooruit te komen.’
16

‘We begrijpen dat we voor het bouwen van een huis een bouwplan, een blauwdruk nodig
hebben. Soms vergeten we echter dat we ook een blauwdruk nodig hebben om een
succesvol leven op te bouwen.’
7.4 Waarom zou een bedrijf kiezen voor een freelancer?
In België zijn de meeste bedrijven het nog niet echt gewend om samen te werken met
‘administratieve’ freelancers. In Nederland wel. Er ligt voor freelancers in België dan ook nog
een enorme markt te lonken.
Als je op het internet zoekt naar freelance opdrachten, zal je meestal opdrachten vinden in
de IT-sector, consultancy, vertalingen, etc.
Veel bedrijven zijn bang voor ‘schijnzelfstandigheid’. Dat wil zeggen dat een bedrijf
eigenlijk een vaste medewerker in dienst had kunnen nemen voor het werk dat een
freelancer voor hen doet. Samenwerken met een freelancer is voor bedrijven fiscaal en
belastingtechnisch veel interessanter. Dat is alleszins een leuk argument voor jou
wanneer je je diensten aanbiedt.
17

De overheid verdient minder aan jou, dus is het logisch dat ze waakt over misbruik. Daarom
is het als freelancer verstandig om voor zoveel mogelijk verschillende klanten te werken.
Dat kunnen klanten zijn die regelmatig opdrachten aan jou toevertrouwen. Het is niet
noodzakelijk om constant nieuwe klanten te hebben. Maar het is niet aangeraden om
parttime jaren aan een stuk voor een bepaalde klant te werken.
Je werkt ook best met een getekende offerte en/of contract. Over contracten vind je in
Hoofdstuk 20 meer informatie.
Hoofdstuk 14: Organiseer jezelf: time management en
multitasking
14.1 Hoe organiseer je je persoonlijk?
Kom je wel eens bij iemand op kantoor waar stapels papieren op het bureau, de kasten en
op de grond liggen? Hangt er nog een jas op de ene stoel en een sjaal op de andere? Stel je
voor dat jouw kantoor er zo uit zou zien. Wat zou een potentiële klant dan van jou denken?
Er zijn uiteraard mensen die denken dat ze beter kunnen werken in een toestand van
chaos. Toch kan je daar kanttekeningen bij plaatsen. Chaos neemt veel plaats in en je
verliest er veel tijd door omdat je dikwijls naar iets moet zoeken.
18

Organiseer je kantoor, je werkplek en je bureau met behulp van onderstaande tips!
- Klassement en archivering wordt in een volgend hoofdstuk besproken. In ieder geval
zorg je ervoor dat je niet te veel documenten op je bureau hebt liggen en je
weggooit wat je niet meer nodig hebt.
- Voorzie zo weinig mogelijk kasten om iets in op te bergen. Zo kom je niet in de
verleiding om meer te bewaren dan nodig is.
- Bewaar zoveel mogelijk elektronisch, maar wees ook hier zeer kritisch. Ook als je
elektronisch documenten bewaart, hoef je niet alles bij te houden!
- Als je twee werkbladen hebt aan je bureau, zet je de computer en telefoon op het
ene en gebruik je het andere om aan overige zaken te werken.
- Wat je regelmatig nodig hebt, hou je dichtbij. Dat kan op je bureau zelf in
bijvoorbeeld brievenbakjes, ofwel in een lade met hangmappen. Je klasseerbakjes
en/of hangmappen geef je een label (1 bakje of hangmap per onderwerp). De
indeling en benaming van de bakjes en mappen hangt af van de taken die tot jouw
functie behoren.
Sowieso is er een bakje ‘Te klasseren’. Zoals reeds aangegeven, heb je wekelijks in
je agenda een vast tijdstip ingepland om te klasseren.
- Wat je niet regelmatig nodig hebt, hoort niet op je bureau of in je lade, maar in een
kast.
- Je lades verdeel je ook.
De bovenste lade dient voor schrijfgerief en klein bureaumateriaal. Verdeel deze
lade in vakjes (eventueel met doosjes) zodat alles netjes geordend blijft.
De tweede lade gebruik je voor je voor schrijfblok, mapje met o.a. posttarieven en
schrijfmap.
De derde lade is meestal groter en is perfect voor hangmappen per onderwerp.
- Neem regelmatig de organisatie van jezelf en je werkplek onder de loep. Wees
hierbij zeer kritisch voor jezelf. Onderzoek wat efficiënt is en wat niet. Is het niet
efficiënt, verander het dan!
19

- Een’ elektronisch’ kantoor kan het jou gemakkelijker maken om je zaak praktisch te
organiseren. Het omvat onder andere een agenda, adressenboek, takenbeheer,
herinneringen, …
Maak het aangenaam voor jezelf:
- Maak van je werkplek en/of kantoor qua sfeer een aangename plaats om te werken.
Hou dus rekening met de hoeveelheid licht, lichtinval en genoeg ruimte om te
bewegen. Zorg ervoor dat er niet teveel draden (telefoon, computer, elektriciteit,
enz) op je bureau of op de grond te zien zijn.
- Zorg voor een goede bureaustoel.
- Blijf niet de ganse dag op je stoel zitten, maar beweeg regelmatig (zie nog hieronder
bij RSI).
- Heb je een eigen kantoor, zorg er dan voor dat je zicht hebt op de deur. Zo heb je
minder kans dat je tijdens je concentratie onverwacht opgeschrikt wordt.
- Zorg ervoor dat je werkplek regelmatig grondig (en niet alleen oppervlakkig) gepoetst
wordt. Het is niet alleen aangenamer om in een schone ruimte te werken, maar het is
ook beter voor de gezondheid.
- Maak het voor jezelf gezellig met wat bloemen, een plantje, een fotolijstje, een
kunstwerk aan de muur. Niets overladen, maar stijlvol gezellig.
20

14.1.1 Specifieke tips (voor je werkruimte)
1. Hang je computer niet vol met post-its. Het is wanordelijk en je raakt die dingen
toch kwijt. Gebruik je to do-lijst of bij Outlook ‘Takenlijst’.
2. Noteer afspraken altijd meteen in je agenda.
3. Leg op je bureau alleen de zaken waar je op dat moment mee bezig bent.
4. Of je nu thuis of op verplaatsing werkt: ruim elke dag je bureau netjes op! Zo is het
de volgende dag leuker om terug te starten.
14.1.2 Wees waakzaam voor blessures
Omdat je een zittend beroep hebt, is het nodig om erover te waken dat je toch genoeg
beweging krijgt. Eén van de veel voorkomende kwalen bij mensen met een zittend beroep,
is RSI.
RSI staat voor Repetitive Strain Injury en betekent ‘blessure door herhalende belasting’.
Hierbij krijg je klachten aan nek, schouders, armen en polsen die optreden omdat
eenzelfde beweging meerdere malen per dag wordt gemaakt.
Om RSI te vermijden, is het aan te raden om op je houding te letten en regelmatig - tijdens
je werk en aan je bureau - enkele oefeningen te doen. Enkele voorbeelden:
Voor de rug:
- Zit rechtop met rechte ruggengraat.
- Leg je handen in je nek en duw je ellebogen naar achter.
- Laat daarna je armen langzaam in je schoot zakken en ontspan de rug.
Voor de armen en schouders:
- Zit rechtop en draai je schouders naar voor.
- Doe hetzelfde in de tegengestelde richting.
Voor benen en enkels:
21

- Strek een been uit en hef het van de grond
- Draai een cirkel met de voet eerst in de ene richting en dan in de andere
- Doe hetzelfde met het andere been en voet
Voor handen en polsen:
- Hou de linkerhand voor je met de handpalm naar boven.
- Plaats de pal van de rechterhand op de vingers van de linker.
- Duw met je rechterhand je linkerhand zachtjes naar achteren.
- Wissel van handen en herhaal de oefening.
Voor de ogen:
- Kijk af en toe weg van het scherm en richt je ogen 10 seconden op een ver voorwerp.
14.2 Gebruik je tijd efficiënt
Misschien herken je dit wel: je bent de hele dag druk bezig geweest. Toch lig je ’s avonds
uitgeblust in je bed met het gevoel dat je die dag niks gedaan of bereikt hebt …
Iedereen heeft hetzelfde aantal uren per dag: 24 uren om precies te zijn, geen seconde
meer of minder. Er zijn mensen die zich hierbij prima in hun vel voelen. Anderen hebben
steeds tijd tekort. Het gaat dan meestal over het gevoel om tijd tekort te hebben. De
oorzaak van dit gevoel is meestal een gebrek aan prioriteiten stellen en goed tijdsbeheer.
Je tijd goed beheren, geeft de volgende voordelen:
- Je leert prioriteiten stellen, onderscheid maken tussen wat wel en niet belangrijk is.
- Je leert je tijd zo efficiënt mogelijk te gebruiken.
- Je leert jezelf afschermen voor afleiding, tijd- en energiepikkers.
- Je focus verschuift naar het resultaat en blijft niet hangen op waar je mee bezig
bent.
22

- Je stress vermindert.
Genoeg voordelen dus om time management nader te bekijken! Het kost tijd om ermee
bezig te zijn, maar achteraf zul je merken dat je tijd wint en dat deadlines halen toch niet zo
moeilijk is als je gedacht had. Als je werkomgeving niet zo’n voorstander is van time
management, neem dan zelf de eerste stap en bewijs dat het wel werkt.
Een goede agenda, planning en een georganiseerd kantoor zijn al een fantastische start
voor goed time management.
De volgende stap is bewust zijn van hoe je je tijd gebruikt. Dat vraagt wat zelfstudie en
notities nemen. Noteer elke dag wat je precies allemaal doet en hoeveel tijd je aan iets
besteedt. Zelfs de kleinste dingen die je doet, noteer je. Een voorbeeld van een
tijdschema:
23

Uit dit voorbeeld kan je al opmaken:
- hoeveel tijd bepaalde taken innemen.
- dat er een aantal zaken efficiënter kunnen.
- dat er tijd verloren is gegaan.
Een vollediger beeld krijg je als je deze oefening bijvoorbeeld twee weken of één maand
aan een stuk doet.
Bestudeer dan je tijdschema’s en breng veranderingen aan waar nodig. Je zal je
gegarandeerd een pak beter en professioneler voelen (en dat ga je ook uitstralen).
Met deze tijdsanalyse:
- kan je een lijst van terugkerende taken opstellen.
- weet je perfect welke taak hoeveel tijd vraagt.
- weet je welke taken prioriteit hebben (belangrijk/niet belangrijk).
- kan je bepalen welke volgorde taken hebben.
- ontdek je je eigen valkuilen zodat je deze kunt veranderen.
Wees zeer kritisch voor jezelf en onderzoek nauwgezet waar je allemaal tijd aan besteedt.
Vloeit er niet teveel tijd weg aan zaken die je terloops doet, zoals e-mails, telefoons en
kleine klusjes tussendoor? Thuis werken vraagt meer discipline, want er zijn veel meer
mogelijke afleidingen!
Uiteraard heeft iedereen momenten op een dag waarop de concentratie verslapt en het
allemaal wat minder vlot gaat. Leef bewust en ontdek bij jezelf op welke momenten van de
dag je aandacht, je energie lager is, met andere woorden hoe je bioritme werkt. Duid deze
tijdstippen met een kleurtje aan op je tijdschema. Op die momenten plan je dan taken die
niet zoveel energie van je vergen.
Ben je een ochtendmens, dan werk je ’s morgens het efficiëntst. Ben je een avondmens,
hou dan moeilijkere taken voor de late voormiddag of de namiddag. Wat voor type mens je
ook bent, je energiepeil en prestatieniveau zullen de hele dag door schommelen. Je
houdt best zelf in de gaten wanneer je optimaal functioneert en wanneer het wat minder
gaat. Op de tijdstippen dat je energiek bent, plan je moeilijkere taken in. De andere tijd
reserveer je voor routinezaken.
25

Om na de middag niet te loom te zijn, is een lichte lunch aangeraden. Eet je toch wat
zwaarder, dan zal je lichaam meer energie nodig hebben om de maaltijd te verteren en voel
je je moe. En uiteraard drink je geen alcohol. Sla in ieder geval je middagpauze niet over. Je
hebt die ontspanning en rust nodig om tot ’s avonds efficiënt te kunnen blijven werken.
14.2.1 Stel prioriteiten
Je kent het vast: Alles is altijd dringend!
Urgentie mag dus niet de enige parameter zijn om de prioriteit vast te stellen. Is altijd alles
dringend? Dan kan je best je planning nog een keertje herbekijken. Ken de deadlines en
hoeveel tijd je nodig hebt voor een bepaalde taak. Wat houdt de taak in en voor wie is ze?
Om snel prioriteiten te stellen, kan het Eisenhowerschema een goed hulpmiddel zijn. In dit
schema zet je al je taken volgens hun belangrijkheid en dringendheid. Je ziet meteen wat je
direct moet doen, wat je nog moet inplannen, wat je kan delegeren en wat je meteen kan
weggooien.
26

Of misschien werkt het volgende schema beter voor jou:
Dringend
Niet dringend
Belangrijk
Deadline
Onderhouden en
opbouwen van relaties,
archiveren
Onbelangrijk Bepaalde vergaderingen Koffiepauze
Heb je de neiging om alles te zien als een dringende taak? Vraag je dan iedere keer af of
het inderdaad wel zo dringend is! Misschien gebruik je deze ‘dringende’ taak wel om een
vervelende klus uit te stellen …
Omdat elke opdracht anders is, kan je het best zelf parameters bepalen. Bijvoorbeeld:
- D3 = hoogste dringendheid (opsomming van welke taken, activiteiten en klanten dit
zijn)
- D2 = niet zo heel dringend (idem)
- D1 = helemaal niet dringend (idem)
Deze tips kunnen het je nog gemakkelijker maken:
- Maak dagelijks een ‘to do’-lijstje en hou dat bij de hand (kan ook een Worddocument
zijn dat je open laat staan of Takenlijst van Outlook). Zo verspil je geen
energie en tijd door proberen te onthouden wat je allemaal moet doen.
- Switch niet onnodig van de ene taak naar de andere. Je verliest tijd en energie
omdat je je terug moet focussen op waar je gebleven was.
- Wees realistisch met je planning en tijdsindeling.
- Plan (denk)tijd in om zaken te reorganiseren.
- Pak dingen die je niet graag doet als eerste aan.
- Verspil geen tijd door te vroeg of te laat te komen. Wees gewoon op tijd.
- Doe je eigen werk eerst. Natuurlijk wil je gewaardeerd worden, maar daarom hoef je
nog niet altijd alles voor iedereen te doen. Integendeel.
27

14.2.2 Enkele principes als houvast
Hieronder vind je enkele voorbeelden van Time Management-theorieën. Met deze info kan
je voor jezelf gaan testen en beslissen welke theorie in de praktijk het beste bij je past.
Pareto-principe (80-20 regel)
Vilfredo Pareto (Italiaanse socioloog en econoom uit de 19de eeuw) beweerde dat
80% van de ineffectieve inspanningen voor 20% resultaat zorgt, maar dat 20% van
onze effectieve inspanningen voor 80% van het resultaat kan zorgen.
In de praktijk moet je focus dan ook liggen op de 20% die het verschil maken, want
die 20% geven je 80% van je resultaten. Het is dus van belang deze taken te
identificeren en je daarop te concentreren. Wanneer de dagelijkse routineklussen
de overhand beginnen te nemen, denk dan aan de 20% van je taken die echt van
belang is. De resterende 80% kan waarschijnlijk naar een later tijdstip verschoven
worden. Het Pareto-principe moet een dagelijkse herinnering zijn om 80% van je tijd
en energie te stoppen in die 20% taken die echt het verschil maken. Je moet niet
enkel slim werken, je moet vooral slim werken op de juiste taken!
Kaasschaafmethode
Grote projecten kan je niet in één keer afwerken. Het lukt daarentegen wel als je het
werk in stukjes verdeelt en deze stuk per stuk afwerkt. Tussentijds overleg je
regelmatig met je baas en je zult merken dat je zo veel sneller en efficiënter werkt.
Deadline-principe
Heel wat mensen presteren beter in stresssituaties. Leg jezelf (tussentijdse)
deadlines op en probeer deze zo strikt mogelijk op te volgen. Je kan hierdoor
creatiever en efficiënter te werk gaan.
“Doe het nu” – principe
Uitstellen heeft niet altijd zin. Kan je het nu doen, doe de taak dan meteen. Dat geeft
een gevoel van succes waar je de hele dag op kunt teren.
Als je zin hebt, kan je nog de volgende test doen:
http://www.vacature.com/messagent/index.asp?ID=fTfhLbVLfD
28

4.3 Leer multitasken!
Multitasking betekent verschillende activiteiten tegelijk doen.
Bij klussen in het huishouden doe je dat waarschijnlijk al vaker zonder erbij na te denken. ’s
Morgens sta je op, je zet koffie. Terwijl de koffiezet pruttelt, ga je jezelf wassen en
aankleden. ’s Avonds ben je misschien bezig met een brei- of haakwerk terwijl je een boek
leest.
Je kan natuurlijk geen twee zaken die allebei evenveel van je energie of concentratie
vragen, tegelijk uitvoeren. Maar in plaats van elke afzonderlijke activiteit netjes na elkaar uit
te voeren, kan je een routineklus vaak wel combineren met iets anders. Door zo te
werken, kan je behoorlijk wat tijd winnen.
Een voorbeeldje: je opdracht is een vergadering voorbereiden, daar te notuleren en het
verslag te maken. Er is een bundel informatie voor de 20 deelnemers. Je hebt de
kopieermachine de opdracht gegeven om de bundel 20 keer te kopiëren. Terwijl de
machine zijn werk doet, check jij je mails. Terwijl je je mails nakijkt, doe je nog dat
dringende telefoontje. Na een kwartiertje ga je terug naar de kopieermachine en liggen de
kopies voor je klaar om verder te verwerken. Kies dus zorgvuldig de taken die je tegelijk kan
doen. Die bezigheden waar focus en concentratie voor nodig is, combineer je best niet.
29

Vragenreeks
Op het einde van elk hoofdstuk (of na enkele hoofdstukken) vind je oefeningen die je thuis
kan maken. Je kan deze gedurende één jaar (via e-mail) naar jouw persoonlijke docent
Hilde Mortelmans sturen. Zij zal deze oefeningen dan verbeteren en je vervolgens feedback
bezorgen. Door het maken van deze oefeningen ben je beter voorbereid op de vragen van
het examen!
1. Stel een eigen SWOT-analyse op.
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
2. Waarom zou een bedrijf aan jou als freelancer een opdracht geven en niet aan een
andere freelancer die goedkoper is?
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
3. Welke prioriteit zou jij de volgende taken geven aan de hand van het
Eisenhowerschema?
Ramen poetsen, jas weghangen, post sorteren, mailbox opkuisen, klassement, 100 kopies
maken van een dossier dat 50-pagina’s telt, reservatie zakenlunch bij restaurant in de buurt
voor deze middag, reclamebladen, evenement organiseren (vindt binnen 3 maanden plaats),
om 13u komt een potentiële klant op bezoek, koffie zetten, vakantieplanning, boodschappen
doen, douche nemen.
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
30

4. Het Pareto-principe stelt dat je:
a) 80% van je tijd moet besteden aan 20% van de belangrijkste taken.
b) 20% van je tijd moet besteden aan 80% van de belangrijkste taken.
c) 80% van je tijd moet besteden aan 80% van de belangrijkste taken.
d) 20% van je tijd moet besteden aan 20% van de belangrijkste taken.
5. Geef 4 tips waarmee je tijd kan besparen.
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
6. RSI betekent:
a) Rest Simple Inquiry
b) Repetitive Strain Injury
c) Regard Strain Injury
d) Report Simple Injury
7. Noem 3 elementen die bijdragen tot een efficiënte organisatie van je werkplek.
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
31

Handleiding bij de opleiding
Hoe kan ik huistaken inzenden?
Bij elk hoofdstuk in de cursus zal je oefeningen en huistaken vinden. De oplossingen zijn
vaak terug te vinden op de studentenpagina. Je kan deze taken ook steeds doorsturen naar
je persoonlijke docent via e-mail of met de post. Deze zal je taken dan verbeteren en je er
feedback op geven. Uiteraard kan je je docent ook steeds via e-mail contacteren als je
vragen hebt in verband met de cursus!
Hieronder vind je de mogelijkheden om je huistaken naar je docent te sturen:
A. Huistaken versturen via e-mail:
1. Zodra je één of meerdere huistaken hebt afgewerkt, kan je deze via e-mail doorsturen
naar het e-mailadres van je docent.
2. Vermeld duidelijk je naam, voornaam en studentennummer.
B. Huistaken versturen via de post:
1. Zodra je één of meerdere huistaken hebt afgewerkt, kan je deze ook opsturen via de post.
2. Je stuurt best een kopie van je werk op, zodat je het origineel zelf kan bewaren.
3. Stuur altijd een lege retourenveloppe mee met je huistaken. Voorzie deze enveloppe van
voldoende postzegels en schrijf je adres erop. Zorg ervoor dat je je enveloppe voldoende
gefrankeerd hebt, zodat je docent je taken gemakkelijk naar jou kan terugsturen.
4. Stuur je huistaken naar: Ondernemersschool, Frankrijklei 127, 2000 Antwerpen
32

Hoe kan ik inloggen op mijn persoonlijke studentenpagina?
Inloggen op de studentenpagina is heel eenvoudig. Je surft naar www.studentenpagina.be
in de titelbalk bovenaan. Je komt terecht op volgende pagina:
JOUW LOGIN:
studentxx
JOUW PASWOORD:
xxxxxxx
Vervolgens wordt er een login en een paswoord gevraagd. Bij login typ je studentxx’ in. Het
paswoord is xxxxxx’. Let er wel op dat je enkel kleine letters gebruikt en dat je alles aan
elkaar typt. Klik vervolgens op het vakje ‘enter’.
Opgelet: deze informatie wordt regelmatig geüpdatet. Je kan dus best regelmatig een kijkje
nemen op deze studentenpagina.
Hoe kan ik mijn examen afleggen?
Als je heel de cursus hebt doorgenomen en alle huistaken hebt doorgestuurd, kan je examen
afleggen. Alle inschrijvingsdocumenten kan je verkrijgen via de school. Je kan telefonisch
een afspraak maken op het nummer 03/292.33.30.
Hoe kan ik stage doen?
Om de praktijk onder de knie te krijgen, kan je stage doen bij jou in de buurt. Deze stage is
volledig vrijblijvend, maar wordt wel sterk aangeraden. Het is een goede referentie om later
professioneel aan de slag te gaan en praktijkervaring op te doen. Dit stagecontract vraag je
aan bij het centrale secretariaat in Antwerpen.
33

Ben je overtuigd van de professionele kwaliteit van onze cursus? Dan kan je je
inschrijven via onderstaand inschrijvingsformulier.
INSCHRIJVINGSFORMULIER FREELANCE SECRETARIAAT
Firmanaam en BTW-nummer
Naam
Voornaam
Straat + huisnummer
Postcode + gemeente / stad
Telefoon
GSM
E-mailadres 1
Geboortedatum
Heeft u reeds les bij ons gevolgd?
Wenst u een factuur?
JA / NEE – CURSUS:
JA / NEE
Handtekening
Gelieve het cursusgeld te storten op rekeningnummer 001-5806085-32 van CVA, Frankrijklei 127 te
2000 Antwerpen met vermelding van je naam + naam thuisstudie + je adres. Je inschrijving is pas
definitief geldig nadat je het inschrijvingsgeld met de juiste vermeldingen hebt overgeschreven. Bij
annulatie of stopzetting van de opleiding wordt het inschrijvingsgeld niet terugbetaald. Meer
inlichtingen kan je verkrijgen via e-mail op info@centrumvoorafstandsonderwijs.be, op de website
www.centrumvoorafstandsonderwijs.be of op het nummer 03/292.33.30. Bij ondertekening van
het inschrijvingsformulier verklaar je akkoord te gaan met onze algemene voorwaarden.
34

Waarom kiezen voor Centrum Voor Afstandsonderwijs (CVA)?
CVA is een erkende opleidingsverstrekker
• CVA is erkend opleidingsverstrekker van de overheid. Zo ben je zeker van de
kwaliteit en kan je van subsidies genieten.
• CVA heeft het ISO 9001-2000 certificaat. Dit is een onafhankelijk kwaliteitslabel
dat na een grondige audit aan onze school werd toegekend. Zowel ons
cursusmateriaal als de docenten en de secretariaatswerking kregen een positieve
beoordeling. Regelmatige controles garanderen de kwaliteit volgens de laatste
normen.
• CVA is erkend door een groot aantal beroepsfederaties.
CVA staat voor professionalisme en kwaliteit
• Al onze opleidingen en cursussen worden ontwikkeld en geschreven door
zelfstandige specialisten met jarenlange beroepservaring.
• Wij garanderen een maximaal contact tussen studenten en docenten.
• CVA wil jouw carrière zo ver mogelijk op weg helpen. Daarom bieden wij onze
thuisstudenten ook de mogelijkheid om privélessen of workshops te volgen.
CVA staat voor klantvriendelijkheid en flexibiliteit
• Je bepaalt zelf wanneer je aan je nieuwe toekomst werkt. Je kan onze opleiding
starten en de cursus instuderen wanneer het voor jou het beste uitkomt.
• Je kan een gratis hoofdstuk op onze website downloaden. Op deze manier krijg
je een beter beeld van de specifieke opleiding. Deze eerste hoofdstukken helpen
je bij het maken van de juiste studiekeuze.
• Bovendien kan je de cursus die je interesse wekt voor aanvang van de thuisstudie
eens rustig komen inkijken op één van onze secretariaten.
• Indien je twijfels of vragen hebt, ben je ook steeds welkom op ons secretariaat
voor een vrijblijvend, adviserend gesprek.
35

CVA houdt de financiële drempel zo laag mogelijk
• Voor het examen worden geen extra kosten aangerekend. Bovendien krijg je
een onbeperkt aantal herkansingen indien je de eerste keer niet slaagt. Ook
voor deze herkansingen moet je niet extra betalen.
• CVA zorgt ervoor dat de thuiscursussen zo voordelig mogelijk zijn voor de student
door ze op een economische manier te laten drukken zonder dat ze iets van hun
kwaliteit en duidelijke structuur verliezen.
CVA heeft een sterke reputatie
• Binnen de branche van afstandsleren heeft onze school een sterke reputatie
uitgebouwd. Onze diploma’s zijn hierdoor een mooi visitekaartje, waarmee je bij
je cliënten of toekomstige werkgever meteen een positieve indruk maakt.
• Veel afgestudeerde studenten startten reeds hun eigen succesvolle zaak door
het volgen van een thuiscursus bij ons. Kijk eens rond in je omgeving en je kent
vast en zeker wel iemand die bij ons een opleiding heeft gevolgd!
36

Deze cursus wordt uitgegeven door:
Centrum Voor Afstandsonderwijs, onderdeel van de Ondernemersschool
Frankrijklei 127 – 2000 Antwerpen
Telefoon: 03.292.33.30
Mail: info@thuisstudie.be
Ondernemingsnummer: 0811.009.080
Erkenningsnummer: DV.0107588
Copyright
© Centrum Voor Afstandsonderwijs, Frankrijklei 127, 2000 Antwerpen
Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen
in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige
wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen of op enige andere
manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de auteur.
Ondanks al de aan de samenstelling van de tekst bestede zorg, kan noch de auteur, noch de
uitgever aansprakelijkheid aanvaarden voor eventuele schade die zou kunnen voortvloeien
uit enige fout die in deze uitgave zou kunnen voorkomen.
37