Hoe doe ik het? (.pdf) - Sociale Zekerheid

Gebruikershandleiding Mahis
Beheer mandaten sociale zekerheid
Document
Mahis – User guide – NL
Versie 6.0
Laatste wijziging 14/01/2014
1/51
Gebruikershandleiding

Inhoudstafel
1. INLEIDING ................................................................................................................................................................................................. 4
2. ALGEMEEN ................................................................................................................................................................................................ 4
2.1. Basisbegrippen .............................................................................................................................................. 4
2.1.1. Mandaat ....................................................................................................................................................... 4
2.1.2. Procuratie : aandachtspunt .......................................................................................................................... 5
2.1.2.1. Procuratie voor een sociaal secretariaat .................................................................................................. 5
2.1.2.2. Procuratie voor een sociale dienstverrichter ........................................................................................... 5
2.1.3. Delegatie ....................................................................................................................................................... 6
2.1.3.1. Delegatie voor een sociaal secretariaat .................................................................................................... 6
2.1.3.2. Delegatie voor een sociale dienstverrichter ............................................................................................. 6
2.2. Verbinding maken met de toepassing ........................................................................................................... 7
2.3. Algemene structuur van de toepassing ......................................................................................................... 8
2.4. Toegankelijke rollen voor een erkend sociaal secretariaat en een sociale dienstverrichter ........................... 9
3. BEHEER VAN DE MANDATEN ............................................................................................................................................................. 9
3.1. Een mandaat aanmaken ................................................................................................................................ 9
3.1.1. Een mandaat aanmaken als ESS ................................................................................................................... 9
3.1.1.1. Overzicht ................................................................................................................................................... 9
3.1.1.2. Stappen ..................................................................................................................................................... 9
3.1.2. Een voorlopig mandaat valideren door het bevoegd organisme ............................................................... 13
3.1.2.1. Mogelijke fouten..................................................................................................................................... 14
3.1.2.1.1. Verplichte gegevens ............................................................................................................................ 15
3.1.2.1.2. Geldigheid van de gegevens ............................................................................................................... 16
3.1.2.1.3. Authentieke bronnen .......................................................................................................................... 17
3.1.3. Een mandaat aanmaken als sociale dienstverrichter ................................................................................. 17
3.2. Een delegatie aanmaken ............................................................................................................................. 18
3.2.1. Overzicht ..................................................................................................................................................... 18
3.2.2. Stappen ....................................................................................................................................................... 18
3.2.2.1. Opzoeking van het mandaat ............................................................................................................... 18
3.2.2.2. Creatie van de delegatie ..................................................................................................................... 18
3.2.3. Mogelijke fouten ........................................................................................................................................ 20
3.2.3.1. Verplichte gegevens ............................................................................................................................ 20
3.2.3.2. Geldigheid van de gegevens ............................................................................................................... 20
3.2.3.3. Conflict tussen de nieuwe delegatie en bestaande delegaties .................................................................. 22
3.3. Een delegatie afsluiten ................................................................................................................................ 22
3.3.1. Overzicht ..................................................................................................................................................... 22
3.3.2. Stappen ....................................................................................................................................................... 22
3.3.2.1. Opzoeking van een mandaat .............................................................................................................. 22
3.3.3. Mogelijke fouten ........................................................................................................................................ 23
3.4. Afsluiting van een mandaat ........................................................................................................................ 24
3.4.1. Stappen ....................................................................................................................................................... 24
3.4.1.1. Opzoeking van een mandaat .............................................................................................................. 24
3.4.1.2. Afsluiting van een mandaat ................................................................................................................ 24
3.4.2. Regels voor de afsluiting van een mandaat ................................................................................................ 26
3.4.2.1. Regel 1 : Afsluiting van een mandaat zonder reden ............................................................................... 26
3.4.2.2. Regel 2 : Afsluiting van een mandaat met reden .................................................................................... 29
2/51
Gebruikershandleiding

3.4.3. Beslissingstabel over de sluiting van een mandaat .................................................................................... 33
3.5. Overdracht van het mandaat tussen bijkantoren ........................................................................................ 34
3.5.1. Stappen ....................................................................................................................................................... 34
3.5.1.1. Opzoeking van een mandaat .............................................................................................................. 34
3.5.1.2. Overdracht van het mandaat tussen bijkantoren ............................................................................... 34
4. CONSULTATIE VAN DE MANDATEN ............................................................................................................................................... 39
4.1. Opzoeking van een mandaat ....................................................................................................................... 39
4.1.1. Overzicht ..................................................................................................................................................... 39
4.1.2. Stappen ....................................................................................................................................................... 39
4.1.3. Sorteren van de resultaten ......................................................................................................................... 41
4.1.4. Mogelijke fouten ........................................................................................................................................ 42
4.1.4.1. Verplichte gegevens ............................................................................................................................ 42
4.1.4.2. Geldigheid van de gegevens ............................................................................................................... 42
4.1.5. Informatieberichten ................................................................................................................................... 43
4.2. Consultatie van een specifiek mandaat ....................................................................................................... 43
4.2.1. Stappen ....................................................................................................................................................... 43
5. EEN PROCURATIE VERVANGEN VOOR EEN DEFINITIEVE WERKGEVER (MAHIS)........................................................ 45
5.1. Overzicht ..................................................................................................................................................... 45
5.2. Opzoeking van de procuratie ...................................................................................................................... 45
5.2.1. Stappen ....................................................................................................................................................... 45
5.2.2. Mogelijke fouten ........................................................................................................................................ 46
5.2.2.1. Verplichte gegevens ............................................................................................................................ 46
5.2.2.2. Geldigheid van de gegevens ............................................................................................................... 46
5.2.2.3. Controle op bestaan van procuraties ................................................................................................. 46
5.3. Vervanging van de procuraties .................................................................................................................... 46
5.3.1. Stappen ....................................................................................................................................................... 46
5.3.2. Mogelijke fouten ........................................................................................................................................ 47
5.3.2.1. Verplichte gegevens ............................................................................................................................ 47
5.3.2.2. Geldigheid van de gegevens ............................................................................................................... 47
6. EEN PROCURATIE VERVANGEN VOOR EEN NIEUWE WERKGEVER (WIDE) ................................................................... 48
6.1. Overzicht ..................................................................................................................................................... 48
6.2. Stappen ....................................................................................................................................................... 48
6.3. Mogelijke fouten ......................................................................................................................................... 49
6.3.1. Verplichte gegevens ................................................................................................................................... 49
6.3.2. Geldigheid van de gegevens ....................................................................................................................... 49
6.3.3. Authentieke bronnen.................................................................................................................................. 49
7. PROBLEMEN EN OPLOSSINGEN ....................................................................................................................................................... 50
7.1. Authentieke bron niet toegankelijk ............................................................................................................. 50
7.2. Sessie verlopen ........................................................................................................................................... 50
7.3. Gelijktijdige schrijftoegang tot een gegeven ............................................................................................... 50
7.4. Systeemfout ................................................................................................................................................ 50
8. MEER INFO .............................................................................................................................................................................................. 51
3/51
Gebruikershandleiding

1. Inleiding
Dit document is bestemd voor de gebruikers van de toepassing Mahis: toepassing voor het beheer en de
consultatie van de mandaten van de Sociale Zekerheid. Deze handleiding stelt de verschillende
functionaliteiten voor die ter beschikking worden gesteld van de erkende sociale secretariaten en de sociale
dienstverrichters om hun mandaten te beheren of te consulteren.
2. Algemeen
Dit hoofdstuk heeft tot doel u vertrouwd te maken met de verschillende basisbegrippen die in de toepassing
Mahis gebruikt worden.
2.1. Basisbegrippen
2.1.1. Mandaat
Een mandaat is een recht verleend door een geïdentificeerde entiteit aan een andere geïdentificeerde
entiteit om welbepaalde juridische handelingen in haar naam en voor haar rekening te verrichten.
Een entiteit is, bijvoorbeeld, een werkgever, een erkend sociaal secretariaat of een sociale dienstverrichter
(rechtspersoon of natuurlijke persoon).
Een mandaat heeft de volgende kenmerken:
• Een mandaatgever: de entiteit die het mandaat verleent aan een andere entiteit. De
mandaatgever moet eenduidig geïdentificeerd zijn in een authentieke bron. Momenteel worden in
de toepassing enkel werkgevers beschouwd als mogelijke mandaatgevers.
• Een mandataris: de entiteit die het mandaat krijgt van een andere entiteit. De mandataris moet
eenduidig geïdentificeerd zijn in een authentieke bron. Momenteel worden in de toepassing enkel
erkende sociale secretariaten en sociale dienstverrichters beschouwd als mogelijke mandatarissen.
• Groepen van toepassingen : de elektronische toepassing(en) aangeboden door de Sociale
Zekerheid waarop het mandaat betrekking heeft.
• Een geldigheidsperiode: een beginkwartaal en een eindkwartaal (facultatief) die de
geldigheidsperiode van het mandaat definiëren.
• Een toestand: definieert of het mandaat “definitief” of “voorlopig” is. Een definitief mandaat is een
mandaat gecreëerd of gevalideerd door een bevoegd organisme. Een voorlopig mandaat is een
mandaat ingevoerd door een erkend sociaal secretariaat of een sociale dienstverrichter dat nog
gevalideerd moet worden door een bevoegd organisme na ontvangst van de scan van de originele
procuratie. (deze blijft verplicht). Het sociaal secretariaat of de sociale dienstverrichter moet altijd
de originele procuratie bewaren.
• Een status: definieert de toestand van het mandaat in het systeem (actief, afgesloten,…).
4/51
Gebruikershandleiding

Conform de wetgeving 1 vereist elk mandaat een procuratie met daarop de gegevens van het mandaat en
de handtekeningen van de werkgever en zijn mandataris. De originele procuratie wordt bewaard door het
sociaal secretariaat of door de sociale dienstverrichter en een scan van de originele procuratie wordt
toegevoegd in de applicatie Mahis. Deze scan zal worden gebruikt door het bevoegd organisme om het
mandaat te valideren.
2.1.2. Procuratie : aandachtspunt
2.1.2.1. Procuratie voor een sociaal secretariaat
Indien er een verschil is tussen de procuratie en het voorlopig mandaat, zal het bevoegd organisme zich
vanaf nu baseren op de procuratie om eventuele correcties aan te brengen bij de validatie van een
mandaat.
Wij wensen uw aandacht te vestigen op het feit dat de gegevens die weergegeven zijn op de procuratie
moeten overeenstemmen met de gegevens die ingebracht werden tijdens het voorlopig mandaat. Het
kwartaal van aansluiting en het erkenningsnummer van het ESS moeten identiek zijn.
2.1.2.2. Procuratie voor een sociale dienstverrichter
Er bestaan 2 soorten procuraties voor de sociale dienstverrichters : één voor de sector Sigedis in het kader
van de 2 e pensioenpijler en één voor de sector werkongevallen in het kader van ASR publieke sector
“publiato”.
Wij wensen uw aandacht te vestigen op het feit dat de gegevens die weergegeven zijn op de procuratie
moeten overeenstemmen met de gegevens die ingebracht werden tijdens het voorlopig mandaat. Het
kwartaal van aansluiting en de gegevens van de dienstverrichter moeten identiek zijn.
1 Wet van 29 december 2009
5/51
Gebruikershandleiding

2.1.3. Delegatie
2.1.3.1. Delegatie voor een sociaal secretariaat
Wanneer een vroegere mandataris over informatie beschikt omtrent een werkgever en zijn mandaat is
reeds afgesloten, kan de huidige mandataris de realisatie van bepaalde acties delegeren aan de vroegere
mandataris voor een periode in het verleden. Dit betreft de kwartalen waarvoor de vroegere mandataris
aangiftes had moeten doen of formaliteiten had moeten vervullen.
De delegatie is het resultaat van een akkoord tussen de betrokken mandatarissen. Mahis is het technisch
instrument dat toelaat deze delegatie te registreren.
Een delegatie heeft dus volgende kenmerken:
• Een huidige mandataris: de huidige mandataris van de werkgever voor een toepassing of een
groep van toepassingen.
• Een vroegere mandataris: een vroegere mandataris van de werkgever waarop de delegatie
betrekking heeft.
• Het voorwerp van een delegatie: de elektronische toepassing(en) aangeboden door de Sociale
Zekerheid waarop de delegatie betrekking heeft (clusters).
• Een geldigheidsperiode: definieert op welke kwartalen de delegatie betrekking heeft.
De huidige mandataris en zijn voorganger zullen beiden toegang hebben tot een toepassing tijdens de
periode die gedekt wordt door de delegatie.
2.1.3.2. Delegatie voor een sociale dienstverrichter
Een sociale dienstverrichter kan geen mandaten delegeren.
6/51
Gebruikershandleiding

2.2. Verbinding maken met de toepassing
Om de toepassing Mahis te kunnen gebruiken moet u over een toegangsmachtiging beschikken voor de
toepassing en de verschillende aangeboden functionaliteiten.
Het is de lokale beheerder 2 van het sociaal secretariaat of de dienstverrichter die aan de gebruiker deze
toegang verleent.
De toepassing Mahis is een beveiligde toepassing. Om toegang te hebben tot de toepassing, moet u zich
identificeren en authentificeren aan de hand van uw elektronische identiteitskaart.
Verder moet u beschikken over de volgende technische middelen:
• een computer met internetaansluiting;
• een webbrowser (Internet Explorer of Mozilla Firefox) die javascripts en cookies aanvaardt;
• een scherm met een minimale resolutie van 800 x 600 (een hogere resolutie is beter om de
mogelijkheden van de toepassing ten volle te benutten).
2 Lokaal beheerder van User Management Onderneming
7/51
Gebruikershandleiding

2.3. Algemene structuur van de toepassing
De toepassing omvat twee belangrijke functionaliteiten: de creatie en de consultatie van mandaten.
Wanneer u zich correct heeft geïdentificeerd/geauthenticeerd en een machtinging heeft voor de applicatie,
komt u terecht op de startpagina van de toepassing Mahis. Deze pagina bevat een menu (2) met de
verschillende beschikbare functionaliteiten. Dit menu is toegankelijk vanaf alle pagina's van de toepassing.
Wanneer u door de verschillende functionaliteiten navigeert, verschijnt een navigatiemenu (1). Met dit menu kan
u op elk moment terugkeren naar een vorig scherm. Aan de hand van dit menu kan u ook zien welke weg u
afgelegd heeft binnen de functionaliteit.
Afbeelding - Algemene structuur van de toepassing – scherm ESS
Afbeelding - Algemene structuur van de toepassing – scherm DV
8/51
Gebruikershandleiding

2.4. Toegankelijke rollen voor een erkend sociaal
secretariaat en een sociale dienstverrichter
Er worden twee rollen ter beschikking gesteld van de erkende sociale secretariaten en de sociale
dienstverrichters. Deze rollen worden aan de gebruikers toegekend door de lokale beheerder:
• Beheer van mandaten door een mandataris: Deze rol laat u toe een mandaat tussen een
werkgever en uw erkend sociaal secretariaat of sociale dienstverrichter in te brengen. Deze rol
omvat ook het beheer van de delegaties (enkel voor ESS) en de consultaties van uw mandaten.
• Consultatie van de mandaten: Met deze rol kan u enkel de mandaten consulteren van de
werkgevers die aangesloten zijn bij uw erkend sociaal secretariaat of sociale dienstverrichter.
3. Beheer van de mandaten
Dit hoofdstuk beschrijft de functionaliteit van het beheer van mandaten.
3.1. Een mandaat aanmaken
3.1.1. Een mandaat aanmaken als ESS
3.1.1.1. Overzicht
De functionaliteit om mandaten te beheren laat toe een mandaat en een delegatie te creëren en een delegatie af
te sluiten.
Opdat een sociaal secretariaat een mandaat zou kunnen aanmaken moet de onderneming (mandaatgever) de
hoedanigheid van definitieve werkgever bezitten.
De beschreven stappen zijn de volgende:
• Het voorwerp/de voorwerpen van het mandaat selecteren (clusters);
• de gegevens van het mandaat invoeren;
• de gegevens valideren;
• het mandaat opslaan.
Vanaf 1 april 2012 is het eveneens verplicht bij de creatie van een mandaat een scan toe te voegen van de
originele procuratie.
Er wordt nu ook toegestaan om een mandaat in te brengen tijdens de 1 e maand van het lopende kwartaal..
3.1.1.2. Stappen
Om een mandaat aan te maken, klikt u op de link "Een mandaat inbrengen" in het navigatiemenu of op de
startpagina.
U krijgt onderstaand scherm.
9/51
Gebruikershandleiding

Afbeelding - Selectie van het voorwerp/de voorwerpen van het mandaat
Standaard zijn alle applicatiegroepen aangevinkt, zoals in het voorbeeld hierboven. De gebruiker kan geen
applicatiegroep uitvinken. U gaat naar de volgende pagina door te klikken op “Volgende”.
De tweede stap bestaat uit het invoeren van de gegevens van het mandaat op basis van de procuratie opgesteld
tussen uw erkend sociaal secretariaat en de werkgever.
De gegevens die u dan moet invoeren, zijn de volgende:
• Identificatie van de mandaatgever (werkgever): hier voert u het RSZ-stamnummer in (of het
ondernemingsnummer van de werkgever) en het INSZ van de verantwoordelijke; Indien het om een
buitenlandse werkgever; kerkfabriek, vereniging van mede-eigenaars of derde betaler gaat, moet u geen
verantwoordelijke invullen. U klikt op de pijl om het type werkgever te kiezen.
• identificatie van de mandataris: hier voert u het erkenningsnummer van uw erkend sociaal
secretariaat in (hoofdzetel of bijkantoor) en het INSZ van de verantwoordelijke;
• type mandaat: hier kan u kiezen tussen de sector RSZ; Publiato of Sigedis.
• geldigheidsperiode: hier voert u het beginkwartaal in voor de verschillende mandaatvoorwerpen die
geselecteerd werden in de vorige stap. Het beginkwartaal mag maximum meer dan één jaar in de
toekomst liggen.
• pdf-scan van de originele procuratie: door te klikken op “Browse” opent zich een venster dat u
toelaat het PDF-bestand van de originele procuratie te selecteren.
Als verantwoordelijke van een Belgische werkgever komen de personen in aanmerking die in de Kruispuntbank
van Ondernemingen voor het ingebrachte identificatienummer geregistreerd zijn onder één van onderstaande
functies.
Code
Omschrijving
00001 Oprichter van een onderneming natuurlijk persoon
00002 Algemeen lasthebber
10/51
Gebruikershandleiding

00003 Vennoot of lid
10001 Oprichter van een entiteit zonder rechtspersoonlijkheid
10002 Bestuurder
10003 Vast vertegenwoordiger rechtspersoon
10004 Persoon belast met dagelijks bestuur
10006 Zaakvoerder
10007 Gedelegeerd bestuurder
10008 Syndicus
10010 Voorzitter
10017 Lid van de directieraad
10022 Vertegenwoordiger (niet bestuurder)
10030 Vereffenaar
10031 Wettelijk vertegenwoordiger
10041 Burgemeester
90001 Curator (aanstelling door rechtbanken)
90002 Voorlopig bewindvoerder(Aanstelling door rechtbanken)
90003 Commissaris opschorting (Aanstelling door rechtbanken)
Sinds 1 april 2012 is het noodzakelijk een scan van de originele procuratie in bijlage toe te voegen aan het
mandaat dat men inbrengt. Dit document is noodzakelijk voor de validatie van het mandaat door een bevoegd
organisme.
Nadat u alle noodzakelijke gegevens heeft ingebracht, valideert u deze gegevens door te klikken op "Volgende".
Zodra u op deze knop geklikt heeft, worden de volgende controles uitgevoerd:
• Controle op de aanwezigheid van verplichte gegevens;
• controle op de geldigheid van de gegevens;
• controle op eventuele conflicten tussen het nieuwe mandaat en de bestaande mandaten voor de
werkgever;
• controle van de gegevens in authentieke bronnen (KBO-BCE, RSZ-werkgeversrepertorium,…).
Deze verschillende controles worden beschreven in het onderdeel “mogelijke fouten”. Wanneer er een fout wordt
gevonden, is het onmogelijk het mandaat aan te maken. Als de toepassing geen fouten heeft gevonden,
verschijnt een nieuwe pagina waarop de door u ingegeven gegevens getoond worden:
Vanaf heden zullen de actieve mandaten van de werkgever ook automatisch worden afgesloten indien de
mandaatgever nog is aangesloten bij een vorige mandaatgever tijdens de ingevoerde geldigheidsperiode.
Onderstaande boodschap zal dan verschijnen.
U dient dit nogmaals te bevestigen door het vakje beneden aan te vinken : “Ik bevestig de automatische sluiting
van de actieve mandaten van de werkgever”.
11/51
Gebruikershandleiding

Afbeelding - Validatie van de creatie van een mandaat
Nadat alle noodzakelijke gegevens werden ingebracht, valideert u deze gegevens door te klikken op "Volgende".
Een pagina verschijnt met een melding die de creatie is bevestigd. Zij bevat ook de gegevens van de
verschillende entiteiten zoals beschreven op de vorige pagina.
12/51
Gebruikershandleiding

Afbeelding - Validatie van de creatie van een mandaat
Er wordt nu ook toegestaan om een mandaat in te brengen tijdens de 1 e maand van het lopende kwartaal.
Voorbeeld : we zijn vandaag 5 juli 2012. We bevinden ons dus in de eerste maand van het 3 e kwartaal. U kan
dus een mandaat inbrengen met als beginkwartaal 3/2012. Indien we vandaag 5 augustus 2012 zijn, kan u geen
mandaat meer inbrengen met als beginkwartaal 3/2012 omdat de eerste maand van het lopende kwartaal reeds
verstreken is.
Nadat u een mandaat heeft ingebracht, is de status van het mandaat “Voorlopig”.
3.1.2. Een voorlopig mandaat valideren door het bevoegd
organisme
Het bevoegd organisme zal nu het voorlopig mandaat valideren met de informatie dat staat vermeld op de
procuratie. Indien het niet in orde is, zal het bevoegd organisme het mandaat weigeren. U zal een mail
ontvangen met de reden van de weigering en het statuut van het mandaat zal “ In afwachting” staan.
Het ESS heeft 30 dagen de tijd om zich in orde te stellen, zoniet zal het mandaat automatisch geblokkeerd
worden. De werkgever zal hierover verwittigd worden.
U heeft nu de mogelijkheid om een juiste procuratie in te brengen via mahis. U gaat hiervoor naar “ Een
procuratie vervangen voor een definitieve werkgever (Mahis). U geeft het RSZ of KBO nummer in van de
werkgever en klikt op zoeken.
U klikt op onderstaand icoon
13/51
Gebruikershandleiding

U klikt op “Choose file” en kiest voor de juiste procuratie. Daarna klikt u op “volgende”
Daarna op valideren.
U krijgt een bevestiging dat de procuratie werd vervangen.
Indien u nu het mandaat consulteert, dan kan u zien dat het statuut veranderd is naar “vervangen”.
Het bevoegd organisme zal nu opnieuw de procuratie controleren. Indien de procuratie ok is, dan zal het
bevoegd organisme het mandaat valideren. Indien het niet ok is, dan zal u opnieuw een mail ontvangen met de
reden van de weigering.
3.1.2.1. Mogelijke fouten
14/51
Gebruikershandleiding

3.1.2.1.1. Verplichte gegevens
Indien één van de verplichte gegevens niet aanwezig is, verschijnt bovenaan de pagina een foutmelding. Als er
verschillende fouten tegelijk worden vastgesteld, worden de verschillende foutmeldingen onder elkaar getoond.
Zo kunnen de volgende foutmeldingen verschijnen op het scherm:
• Selecteer ten minste één mandaatvoorwerp;
• De identificatie van de mandaatgever is verplicht;
• De identificatie van de mandataris is verplicht;
• Het INSZ-nummer van de verantwoordelijke van de mandaatgever is verplicht;
• Het INSZ-nummer van de verantwoordelijke van de mandataris is verplicht;
• Het beginkwartaal is verplicht;
• De scan van de originele papieren volmacht is verplicht.
15/51
Gebruikershandleiding

3.1.2.1.2. Geldigheid van de gegevens
Vervolgens, als alle verplichte gegevens aanwezig zijn, verifieert de toepassing of de gegevens geldig zijn:
• Controle van het formaat van de gegevens: bepaalde gegevens moeten het vooraf gedefinieerde formaat
hebben om te worden aanvaard. De volgende foutmeldingen kunnen verschijnen op het scherm:
• Het formaat van het RSZ-stamnummer van de mandaatgever is ongeldig ;
• Het formaat van het ondernemingsnummer van de mandaatgever is ongeldig ;
• Het formaat van het erkenningsnummer van het erkend sociaal secretariaat is ongeldig ;
• Het formaat van het INSZ-nummer van de verantwoordelijke van de mandaatgever is ongeldig ;
• Het formaat van het INSZ-nummer van de verantwoordelijke van de mandataris is ongeldig.
• Verificatie van het controlegetal van de identificaties: de meeste identificaties van entiteiten bevatten een
controlegetal waarmee kan worden nagegaan of het ingevoerde nummer correct is. De volgende
foutmeldingen kunnen verschijnen op het scherm:
• Het controlegetal van het RSZ-stamnummer van de mandaatgever is ongeldig;
• Het controlegetal van het ondernemingsnummer van de mandaatgever is ongeldig;
• Het controlegetal van het INSZ-nummer van de verantwoordelijke van de mandaatgever is ongeldig;
• Het controlegetal van het INSZ-nummer van de verantwoordelijke van de mandataris is ongeldig.
• Controle op de geldigheid van het kwartaal: de mogelijke waarden voor de kwartalen worden gecontroleerd
ten opzichte van het kalenderjaar. Zo is het bijvoorbeeld onmogelijk om een kwartaal 5/2011 te hebben. De
volgende foutmelding kan verschijnen op het scherm:
• Het beginkwartaal is ongeldig.
• Controle op de begindatum van het kwartaal : de begindatum mag maximum meer dan één jaar in de
toekomst liggen. De volgende foutmelding kan verschijnen op het scherm:
• Het beginkwartaal ligt te ver in de toekomst. U kan geen beginkwartaal ingeven dat meer dan een jaar in
de toekomst ligt.
• Controle op de scan van de procuratie : de scan van de procuratie moet een PDF-bestand zijn van maximaal
1Mb. De naam van het bestand moet minder dan 100 karakters lang zijn. De volgende foutmeldingen
kunnen verschijnen op het scherm:
• De scan van de originele papieren volmacht moet een PDF-bestand zijn;
• De grootte van het bestand dat de scan van de originele papieren volmacht bevat moet kleiner zijn
dan 1Mb;
• De naam van het PDF-bestand moet minder dan 100 karakters zijn.
16/51
Gebruikershandleiding

3.1.2.1.3. Authentieke bronnen
De ingebrachte gegevens worden geverifieerd in de overeenstemmende authentieke bronnen. Deze bronnen
sturen dan de gegevens terug die getoond worden in de toepassing. Ofwel zijn deze gegevens slechts
gedeeltelijk of helemaal niet gekend in de authentieke bronnen. In dat geval wordt er een melding getoond met
de oorzaak van de fout:
• Geen enkele RSZ-werkgever komt overeen met de ingevoerde identificatie;
• Geen enkel erkend sociaal secretariaat komt overeen met de ingevoerde identificatie;
• De persoon is niet gekend als verantwoordelijke voor de RSZ-werkgever;
• De persoon is niet gekend als verantwoordelijke voor het erkend sociaal secretariaat.
3.1.3. Een mandaat aanmaken als sociale dienstverrichter
De aanmaak van een mandaat door een sociale dienstverrichter gebeurt gelijkaardig als een sociaal secretariaat.
Het enige verschil ligt in het type mandaat. Een sociale dienstverrichter kan enkel een mandaat aanmaken voor
de sector publiato en/of sigedis.
17/51
Gebruikershandleiding

3.2. Een delegatie aanmaken
Enkel de sociaal secretariaten hebben de mogelijkheid om een delegatie aan te maken. Dit geldt dus niet
voor de sociale dienstverrichters
3.2.1. Overzicht
Door een delegatie aan te maken, zal de huidige mandataris bij een gebrek aan informatie over een aangifte
waarvoor hij verantwoordelijk is, de realisatie van bepaalde acties voor een periode in het verleden kunnen
delegeren aan een vroegere mandataris. Deze delegatie betreft de kwartalen waarvoor de vroegere mandataris
aangiften had moeten doen of formaliteiten had moeten vervullen.
Om een delegatie aan te maken, klikt u op de link "Een mandaat consulteren of wijzigen" in het navigatiemenu of
op de startpagina.
3.2.2. Stappen
De creatie van een delegatie gaat in twee stappen: de opzoeking of consultatie van het mandaat en de
eigenlijke creatie van de delegatie.
In het geval de vroegere mandataris niet gekend is door de huidige mandataris, kan deze laatste deze
gegevens terugvinden door de historiek van zijn mandaat voor de betreffende werkgever te raadplegen.
Deze functionaliteit vindt men terug onder punt 4.2. : Consultatie van een mandaat (tabblad “Historiek”).
3.2.2.1. Opzoeking van het mandaat
De opzoeking van een mandaat wordt beschreven onder punt 4.1. : « Opzoeking van een mandaat ».
3.2.2.2. Creatie van de delegatie
Wanneer u het mandaat gevonden heeft, kan u hiervoor een delegatie creëren door te klikken op de icoon
die bij uw mandaat hoort.
18/51
Gebruikershandleiding

Afbeelding - Creatie van een delegatie
De acties om een delegatie te creëren zijn de volgende:
• Selecteer de mandataris naar wie de delegatie gecreëerd moet worden. De vroegere mandatarissen
waarvoor een delegatie kan worden geregistreerd voor het geselecteerde mandaat zijn opgenomen in
een lijst (1).
• Selecteer de toepassing(en) waarvoor u een delegatie naar die vroegere mandataris wenst aan te
maken (2) en voer de periode in die door deze delegatie gedekt wordt.
Nadat u alle noodzakelijke gegevens hebt ingebracht, kan u klikken op de knop "Volgende". Verschillende
controles zullen uitgevoerd worden:
19/51
Gebruikershandleiding

• Controle op de aanwezigheid van verplichte gegevens;
• controle op de geldigheid van de gegevens;
• controle op eventuele conflicten tussen de nieuwe delegatie en andere bestaande delegaties voor de
werkgever.
De verschillende controles worden beschreven in het onderdeel “mogelijke fouten”. Zodra er een fout wordt
gevonden, is het onmogelijk de delegatie aan te maken. Als de toepassing geen fouten heeft gevonden, dan
verschijnt een nieuwe pagina met de waarden die u eerder heeft ingevoerd.
Daarna rest er u de creatie van uw delegatie definitief te valideren door te klikken op de knop "Valideren". Er
verschijnt dan een nieuwe pagina met een melding (bovenaan de pagina) die de creatie bevestigt.
3.2.3. Mogelijke fouten
Om een delegatie te kunnen creëren, moet er een mandaat bestaan tussen de werkgever en een vroegere
mandataris voor eenzelfde mandaatvoorwerp. Indien dit niet het geval is, zal de volgende melding verschijnen
wanneer u klikt op het icoon dat bij uw mandaat hoort:
• Dit mandaat omvat geen enkele historiek. Er kan dus geen enkele delegatie geregistreerd worden.
3.2.3.1. Verplichte gegevens
Indien één van deze verplichte gegevens niet aanwezig is, verschijnt bovenaan de pagina een foutmelding. Als
er verschillende fouten tegelijk worden vastgesteld, worden de verschillende foutmeldingen onder elkaar
getoond. Zo kunnen de volgende foutmeldingen verschijnen op het scherm:
• Selecteer ten minste één toepassing;
• het beginkwartaal is verplicht;
• Het eindkwartaal is verplicht.
3.2.3.2. Geldigheid van de gegevens
Als alle verplichte gegevens aanwezig zijn, verifieert de toepassing of de gegevens geldig zijn. De
geldigheidscontrole gebeurt op verschillende vlakken:
• Controle op de geldigheid formaat van het kwartaal: de mogelijke waarden voor de kwartalen worden
gecontroleerd ten opzichte van het kalenderjaar. Zo is het bijvoorbeeld onmogelijk om een kwartaal 5/2011
te hebben. De volgende foutmeldingen kunnen verschijnen op het scherm:
• Het beginkwartaal is ongeldig;
• het eindkwartaal is ongeldig.
• Controle op de coherentie tussen verschillende gegevens onderling: het eindkwartaal wordt vergeleken met
het beginkwartaal van de delegatie om na te gaan of het eindkwartaal niet voor het beginkwartaal valt. De
volgende foutmelding kan verschijnen op het scherm:
• Het eindkwartaal moet groter zijn dan of gelijk aan het beginkwartaal.
• Controle of de delegatie wel degelijk de periode dekt die onder het beheer van de vroegere mandataris viel:
er kan niet gedelegeerd worden voor een periode waarvoor de vroegere mandataris geen mandaat had. De
volgende foutmelding kan verschijnen op het scherm:
• De geldigheidsperiode van de delegatie moet de periode dekken waarin de toepassing beheerd werd
door de vroegere mandataris.
20/51
Gebruikershandleiding

Afbeelding - Creatie van een delegatie: ongedekte periode
Bijvoorbeeld:
Uit bovenstaand scherm kunnen we afleiden dat het sociaal secretariaat 995 de huidige mandataris is voor
de werkgever met stamnummer 1277920-67 voor het mandaatvoorwerp ASR Uitkeringen. Voor de periode
1/2010 tot 4/2010 was het sociaal secretariaat 999 hiervoor mandataris.
Stel nu dat het sociaal secretariaat 995 voor de toepassing ‘ASR Arbeidsongevallen AADD001’ een
delegatie wil creëren voor het ESS 999 voor de periode 1/2010 tot 1/2011. Het ESS 995 zal de
foutboodschap krijgen zoals opgenomen in bovenstaande afbeelding, aangezien de delegatieperiode niet
gedekt is door de periode waarvoor de vroegere mandataris het beheer had.
21/51
Gebruikershandleiding

3.2.3.3. Conflict tussen de nieuwe delegatie en bestaande delegaties
Bij de laatste controle wordt het unieke karakter van de delegatie gecontroleerd, er mag maar één
gedelegeerde mandataris zijn voor een toepassing en een werkgever. Als er een delegatie bestaat, dan
toont de toepassing een foutmelding:
• Er bestaat al een delegatie naar deze mandataris voor de toepassing X en de bijhorende
geldigheidsperiode (Waarbij X de naam van de betreffende toepassing is).
3.3. Een delegatie afsluiten
Enkel de sociaal secretariaten hebben de mogelijkheid om een delegatie aan te sluiten. Dit geldt dus niet voor de
sociale dienstverrichters
3.3.1. Overzicht
Door een delegatie af te sluiten, kan de huidige mandataris een einde maken aan de geldigheid van een
delegatie. Om een delegatie af te sluiten, moet u eerst het mandaat opzoeken dat het voorwerp uitmaakt
van de delegatie, door te klikken op de link “Een mandaat consulteren of wijzigen” in het navigatiemenu of
op de startpagina.
3.3.2. Stappen
De afsluiting van een delegatie verloopt in twee stappen:
• de opzoeking van het mandaat (consultatie) en
• de eigenlijke afsluiting van de delegatie.
3.3.2.1. Opzoeking van een mandaat
De opzoeking van een mandaat wordt beschreven onder het punt 4.1. : « Opzoeking van een mandaat ».
3.3.2.2. Afsluiting van de delegatie
Wanneer u uw mandaat opgezocht hebt, kunt u hiervoor een bestaande delegatie afsluiten door te klikken
op de icoon die bij uw mandaat hoort. Het scherm voor de afsluiting van een delegatie verschijnt dan als
volgt:
22/51
Gebruikershandleiding

Afbeelding – Afsluiting van de delegatie
Om één of meerdere delegaties af te sluiten, volstaat het de af te sluiten delegatie(s) te selecteren en dan
te klikken op de knop "Volgende".
Daarna moet u de afsluiting van de delegatie(s) alleen nog definitief valideren door te klikken op de knop
"Valideren". Er verschijnt een nieuwe pagina met een melding (bovenaan de pagina) die de afsluiting(en)
bevestigt.
3.3.3. Mogelijke fouten
Om een delegatie te kunnen afsluiten, moet zij actief zijn voor het gezochte mandaat. Als dat niet het geval is, zal
de volgende melding verschijnen wanneer u klikt op de icoon die bij het gezochte mandaat hoort:
• Dit mandaat omvat geen enkele delegatie. Er kan dus geen enkele delegatie afgesloten worden.
23/51
Gebruikershandleiding

3.4. Afsluiting van een mandaat
De regels voor de afsluiting van een mandaat gelden voor zowel een sociaal secretariaat als voor een
sociale dienstverrichter.
3.4.1. Stappen
De afsluiting van een mandaat verloopt in twee stappen:
• de opzoeking van het mandaat (consultatie) en
• de eigenlijke afsluiting van het mandaat.
3.4.1.1. Opzoeking van een mandaat
De opzoeking van een mandaat wordt beschreven onder het punt 4.1. : « Opzoeking van een mandaat ».
3.4.1.2. Afsluiting van een mandaat
Om een mandaat af te sluiten, klikt u op het icoon . U krijgt onderstaand scherm. Om het mandaat af
te sluiten geeft u het eindkwartaal in en u klikt op “Volgende”.
Afbeelding – Afsluiting van een mandaat
Indien u een mandaat voor een werkgever afsluit, dan zullen ook alle andere actieve mandaten voor deze
werkgever automatisch worden afgesloten. Klik op “Valideren” om het mandaat af te sluiten voor deze
werkgever.
Het trimester van de sluiting van mandaten moet steeds groter zijn dan het huidige trimester en mag ook
maar maximum meer dan één jaar in de toekomst liggen.
24/51
Gebruikershandleiding

Afbeelding – Afsluiting van een mandaat
U krijgt de bevestiging dat de mandaten werden afgesloten.
Afbeelding – Afsluiting van een mandaat
Indien het mandaat meer dan één jaar in de toekomst wordt afgesloten, verschijnt onderstaande
foutboodschap :
25/51
Gebruikershandleiding

Afbeelding – Afsluiting van een mandaat
3.4.2. Regels voor de afsluiting van een mandaat
De afsluiting van een mandaat moet anticipatief worden ingebracht in de toepassing Mahis (Dit wil zeggen
voor dat het mandaat ten einde loopt). In het kader van een versoepeling van de huidige regels, kunnen de
erkende sociaal secretariaten en de sociale dienstverrichters genieten van een extra termijn van één
maand. Na deze termijn, zijn de erkende sociaal secretariaten en de sociale dienstverrichters verplicht om
een reden op te geven. Dit laat de RSZ toe om de nodige extra controles uit te voeren.
3.4.2.1. Regel 1 : Afsluiting van een mandaat zonder reden
Men kan een mandaat afsluiten tot de eerst volgende maand die na de datum van afsluiting volgt, zonder
opgave van reden.
Afbeelding – Afsluiting van een mandaat
Datum einde mandaat: 3/2012
Datum van vandaag: 30/10/2012
Afsluiting van het mandaat is mogelijk tot 30/10/2012 en dit zonder opgave van reden.
26/51
Gebruikershandleiding

Zoek het mandaat op en klik op het icoon
Afbeelding – Afsluiting van een mandaat
U komt op onderstaand scherm. Geef het eindtrimester in en klik op “volgende”.
Afbeelding – Afsluiting van een mandaat
U komt vervolgens op het bevestigingsscherm voor de sluiting van het mandaat. Er moet geen reden
opgegeven worden aangezien het inbrengen van de afsluiting van het mandaat gebeurt binnen de maand
die volgt op het kwartaal waarin het mandaat werd beëindigd.
27/51
Gebruikershandleiding

Klik op “Valideren”.
De mandaten werden afgesloten.
Afbeelding – Afsluiting van een mandaat
Afbeelding – Afsluiting van een mandaat
28/51
Gebruikershandleiding

3.4.2.2. Regel 2 : Afsluiting van een mandaat met reden
Mits opgave van reden is het is mogelijk om een mandaat retroactief af te sluiten gedurende het kwartaal
dat volgt op het kwartaal waarin het mandaat afgesloten moet worden.
De mogelijke redenen zijn:
- Stilzwijgende werkgever
- Werkgever-schuldenaar
- Late sluiting gevraagd door de werkgever
- Andere
In het geval u kiest voor “andere”, kan u een uitleg geven van maximum 150 karakters.
Afbeelding – Afsluiting van een mandaat
Datum einde mandaat: 3/2012
Datum van vandaag:20/12/2012
Afsluiting van het mandaat is mogelijk tot 31/01/2013 en dit met opgave van reden.
Zoek het mandaat op en klik op het icoon
Afbeelding – Afsluiting van een mandaat
29/51
Gebruikershandleiding

U krijgt onderstaand scherm. Geef het eindkwartaal in en klik op “Volgende”.
Afbeelding – Afsluiting van een mandaat
Kies een reden van sluiting. In het geval u kiest voor “Andere”, vergeet dan niet een uitleg te geven. Klik op
“Volgende”.
Afbeelding – Afsluiting van een mandaat
30/51
Gebruikershandleiding

U krijgt een bevestigingsscherm van de sluiting van het mandaat. Klik op “Valideren”.
Afbeelding – Afsluiting van een mandaat
31/51
Gebruikershandleiding

De mandaten werden afgesloten.
Afbeelding – Afsluiting van een mandaat
32/51
Gebruikershandleiding

3.4.3. Beslissingstabel over de sluiting van een mandaat
Datum waarop het kwartaal van
afsluiting wordt/werd ingebracht.
Datum van sluiting
van het mandaat
Eindkwartaal in Mahis
Van 1 e januari tot 30 april 2013 31 maart 2013 1/2013
Van 1 e mei tot 31 juli 2013 31 maart 2013 1/2013 + reden
Van 1 e april tot 31 juli 2013 30 juni 2013 2/2013
Van 1 e augustus tot 31 oktober 2013 30 juni 2013 2/2013 + reden
Van 1 e juli tot 31 oktober 2013 30 september 2013 3/2013
Van 1 e november tot 31 januari 2014 30 september 2013 3/2013 + reden
Van 1 e oktober 2013 tot 31 januari 2014 31 december 2013 4/2013
Van 1 er februari 2014 tot 30 april 2014 31 december 2013 4/2013 + reden
Afbeelding – Afsluiting van een mandaat
Datum waarop het kwartaal van
afsluiting wordt/werd ingebracht.
Datum van sluiting van het
mandaat
Eindkwartaal in Mahis
Van 1 e januari tot 30 april AAAA 31 maart AAAA 1/2013
Van 1 e mei tot 31 juli AAAA 31 maart AAAA 1/2013 + reden
Van 1 e april tot 31 juli AAAA 30 juni AAAA 2/2013
Van 1 e agustus tot 31 oktober
AAAA
30 juni AAAA 2/2013 + reden
Van 1 e juli tot 31 oktober AAAA 30 september AAAA 3/2013
Van 1 e november AAAA tot 31
januari AAAA+1
Van 1 e oktobrer AAAA tot 31
januari AAAA+1
30 september AAAA 3/2013 + reden
31 december AAAA 4/2013
Van 1 e februari tot 30 april AAAA+1 31 december AAAA 4/2013 + reden
Afbeelding – Afsluiting van een mandaat
33/51
Gebruikershandleiding

3.5. Overdracht van het mandaat tussen bijkantoren
Enkel de sociaal secretariaten hebben de mogelijkheid om een mandaat over te dragen tussen bijkantoren.
Dit geldt dus niet voor de sociale dienstverrichters
3.5.1. Stappen
De overdracht van een mandaat verloopt in twee stappen:
• de opzoeking van het mandaat (consultatie) en
• de eigenlijke overdracht van het mandaat.
3.5.1.1. Opzoeking van een mandaat
De opzoeking van een mandaat wordt beschreven onder het punt 4.1. : « Opzoeking van een mandaat ».
3.5.1.2. Overdracht van het mandaat tussen bijkantoren
Een ESS kan een mandaat overdragen tussen bijkantoren. Het mandaat behoudt hetzelfde begin trimester. Een
mandaat dat al werd afgesloten kan niet worden overgedragen.
Bij een overdracht is er geen nieuwe procuratie nodig.
Het ESS kan kiezen om het mandaat voor de hele periode of voor bepaalde periodes over te dragen
Klik op het icoon
Afbeelding – Overdracht van het mandaat tussen bijkantoren
34/51
Gebruikershandleiding

Kies enkel het bijkantoor uit de lijst indien je mandaat voor de hele periode wilt transfereren. Klik vervolgens op
“volgende”
Afbeelding – Overdracht van het mandaat tussen bijkantoren
U krijgt onderstaande boodschap. Klik op “Valideren” indien u wenst verder te gaan.
Afbeelding – Overdracht van het mandaat tussen bijkantoren
35/51
Gebruikershandleiding

Afbeelding – Overdracht van het mandaat tussen bijkantoren
Indien het ESS het mandaat voor een bepaalde periode wenst over te dragen: kiest hij het bijkantoor uit de
lijst en verandert hij de begindatum van het kwartaal.
In dit voorbeeld gaan we het mandaat overdragen van ESS 401 naar ESS 402 en dit vanaf 2/2012.
Klik op het icoon
Afbeelding – Overdracht van het mandaat tussen bijkantoren
36/51
Gebruikershandleiding

Kies het bijkantoor 402 uit de lijst en verander “Vanaf kwartaal” naar 2/2012. Klik vervolgens op “Volgende”.
Afbeelding – Overdracht van het mandaat tussen bijkantoren
Afbeelding – Overdracht van het mandaat tussen bijkantoren
37/51
Gebruikershandleiding

Het ESS 402 heeft een mandaat vanaf 2/2012.
Afbeelding – Overdracht van het mandaat tussen bijkantoren
38/51
Gebruikershandleiding

4. Consultatie van de mandaten
Dit hoofdstuk heeft tot doel de functionaliteit voor de consultatie van mandaten te beschrijven. De sociale
dienstverrichters kunnen ook mandaten consulteren op dezelfde manier als de sociaal secretariaten.
Bepaalde iconen zijn voor hen niet bestemd zoals onder andere : de aanmaak van een delegatie, het
verwijderen van een delegatie, transfert naar een bijkantoor.
4.1. Opzoeking van een mandaat
4.1.1. Overzicht
De bevoegde gebruiker zal alleen de mandaten eigen aan zijn erkend sociaal secretariaat kunnen
consulteren. De consultatie van de mandaten heeft verschillende doelstellingen:
• Beantwoorden van eventuele vragen van de werkgevers of mandatarissen;
• consulteren van de historiek van een mandaat voor het beheer van de delegaties;
• verifiëren van de huidige mandaten van een werkgever.
Om een mandaat op te zoeken, moet u klikken op de link "Een mandaat consulteren" in het navigatiemenu of op
de startpagina. De volgende acties dienen uitgevoerd te worden:
• De gebruiker voert de zoekcriteria in;
• de toepassing verifieert de ingevoerde gegevens (minimaal aantal gegevens, controle van het
formaat of de geldigheid van de gegevens);
• als alle gegevens correct zijn, worden de mandaten opgezocht en verschijnt het resultaat in de
vorm van een lijst.
De resultaten worden getoond per pagina, met 20 mandaten per pagina.
Het is mogelijk om verder te gaan of terug te keren in de lijst door gebruik te maken van de knoppen
“vorige” en “volgende” of door meteen naar de gewenste pagina te gaan. Het is eveneens mogelijk om uw
opzoeking te verfijnen door bepaalde criteria in te geven. De resultatenlijst kan ook gesorteerd worden in
functie van verschillende criteria.
Het is onmogelijk de mandaten van een erkend sociaal secretariaat weer te geven wanneer de opzoeking
meer dan 250 mandaten oplevert. In dat geval krijgt de gebruiker een melding. Hij heeft dan twee
mogelijkheden:
• Zijn zoekcriteria verfijnen;
• de mandaten die betrekking hebben op de ingevoerde criteria exporteren naar een Excel-bestand
(beperkt tot 65.000 mandaten).
Opmerking : Afhankelijk van het aantal te exporteren mandaten kan de wachttijd oplopen tot enkele
minuten
4.1.2. Stappen
De volgende criteria kunnen worden opgegeven bij de opzoeking van mandaten:
• De identificatie van de werkgever;
• de identificatie van de mandataris;
• het mandaatvoorwerp (groep van toepassingen of toepassing);
• de geldigheidsperiode van het mandaat (beginkwartaal en/of eindkwartaal);
• de toestand van het mandaat (voorlopig of definitief);
39/51
Gebruikershandleiding

• de status van het mandaat (actief of afgesloten).
• Indien je op “Alle” klikt bij toestand en status van het mandaat : zal hij alle vakjes activeren of alle vakjes
desactiveren.
Afbeelding - Opzoeking van een mandaat
Zodra de zoekcriteria ingevoerd zijn, zijn twee acties mogelijk: de mandaten opzoeken of de resultaten meteen
exporteren naar een Excel-bestand. Het resultaat van de opzoeking is beperkt tot 150 mandaten terwijl de export
beperkt is tot 65.000 mandaten per Erkend Sociaal Secretariaat.
De antwoordtijd voor de creatie van het Excel-bestand is recht evenredig met het volume mandaten dat
geëxporteerd moet worden.
Na te klikken op “Opzoeken” verschijnt een lijst van mandaten. Elk mandaat komt overeen met een lijn in de lijst.
De volgende gegevens verschijnen:
• De datum waarop het mandaat werd aangemaakt in de Database Mahis;
• het ondernemingsnummer van de werkgever;
• de benaming van de werkgever;
• het erkenningsnummer van het erkend sociaal secretariaat (hoofdzetel of bijkantoor);
• het mandaatvoorwerp (clusters);
• de periode van het mandaat (beginkwartaal en eindkwartaal);
• de toestand en de status van het mandaat.
40/51
Gebruikershandleiding

Afbeelding - Resultaten van een opzoeking van mandaten
Naargelang uw rechten en de huidige configuratie van het mandaat kunnen verschillende iconen beschikbaar
zijn.
Creatie van een delegatie voor dit mandaat
Afsluiting van een delegatie voor dit mandaat
Consultatie van het mandaat
De iconen en zijn bestemd voor de gebruikers die toegang hebben tot de functionaliteit "Beheer van een
mandaat".
Het icoon is bestemd voor de gebruikers die de mandaten alleen kunnen consulteren.
De resultaten worden getoond per pagina, met 20 mandaten per pagina. Het is mogelijk vooruit en achteruit
te bewegen doorheen de lijst aan de hand van de knoppen "Vorige" en "Volgende" of door direct naar de
gewenste pagina te gaan. Het is eveneens mogelijk om uw opzoeking te verfijnen door bepaalde criteria in te
voeren. De lijst met resultaten kan ook gesorteerd worden in functie van de verschillende criteria.
4.1.3. Sorteren van de resultaten
Standaard worden de resultaten gesorteerd op basis van hun creatiedatum, in stijgende volgorde.
Dit wordt visueel weergegeven door het pijltje naast de titel van de kolom "Ingebracht op".
Dit pijltje wijst naar beneden wanneer de lijst in stijgende volgorde gerangschikt is en naar boven wanneer de lijst
in dalende volgorde gerangschikt is.
Als u de resultaten wenst te sorteren op een ander criterium, moet u klikken op de titel van de kolom die u
verkiest. Een eerste klik op de titel van de kolom sorteert in stijgende volgorde, een tweede klik (als er naast de
titel van de kolom al een pijltje naar beneden staat) sorteert in dalende volgorde.
Door op de knop "De opzoeking verfijnen" te klikken, keert u terug naar de pagina voor de opzoeking van de
mandaten. De laatst ingevoerde criteria werden opgeslagen en getoond. U kunt dus uw resultaten verfijnen door
één of meer andere criteria toe te voegen.
41/51
Gebruikershandleiding

Door op de knop "Nieuwe opzoeking" te klikken, keert u terug naar de pagina voor de opzoeking van de
mandaten. De laatst ingevoerde criteria worden in dit geval niet getoond.
Als u klikt op "De resultaten exporteren", wordt u voorgesteld om een Excel-bestand te downloaden. Dat bestand
bevat de resultaten van uw opzoeking en de criteria die aan de basis van die opzoeking liggen.
4.1.4. Mogelijke fouten
4.1.4.1. Verplichte gegevens
Een eerste controle betreft de aanwezigheid van tenminste één identificatie: hetzij die van de mandaatgever,
hetzij die van de mandataris. Als één van deze verplichte gegevens niet aanwezig is, verschijnt bovenaan de
pagina een foutmelding:
• De identificatie van de mandaatgever of de mandataris is verplicht.
4.1.4.2. Geldigheid van de gegevens
Wanneer alle verplichte gegevens aanwezig zijn, verifieert de toepassing of de gegevens geldig zijn:
• Controle van het formaat van de gegevens: bepaalde gegevens moeten een vooraf gedefinieerd formaat
hebben om te worden aanvaard. De volgende foutmeldingen kunnen verschijnen op het scherm:
• Het formaat van het RSZ-stamnummer van de mandaatgever is ongeldig.
• Het formaat van het ondernemingsnummer van de mandaatgever is ongeldig.
• Het formaat van het erkenningsnummer van het erkend sociaal secretariaat is ongeldig.
• Verificatie van het controlegetal van de identificaties: de meeste identificaties van entiteiten bevatten een
controlegetal waarmee kan worden nagegaan of het ingevoerde nummer correct is. De volgende
foutmeldingen kunnen verschijnen op het scherm:
• Het controlegetal van het RSZ-stamnummer van de mandaatgever is ongeldig.
• Het controlegetal van het ondernemingsnummer van de mandaatgever is ongeldig.
• Controle op de geldigheid van het kwartaal: de mogelijke waarden voor de kwartalen worden gecontroleerd
ten opzichte van het kalenderjaar, het is bijvoorbeeld onmogelijk om een kwartaal 5/2011 te hebben. De
volgende foutmeldingen kunnen verschijnen op het scherm:
• Het beginkwartaal is ongeldig.
• Het eindkwartaal is ongeldig.
• Controle op de coherentie tussen verschillende gegevens onderling: als het eindkwartaal van het mandaat
opgegeven is, dan wordt het vergeleken met het beginkwartaal van het mandaat om na te gaan of het
eindkwartaal niet voor het beginkwartaal valt. De volgende foutmeldingen kunnen verschijnen op het scherm:
• Het eindkwartaal moet groter zijn dan of gelijk aan het beginkwartaal.
• Het beginkwartaal mag maximum meer dan één jaar in de toekomst liggen.
42/51
Gebruikershandleiding

4.1.5. Informatieberichten
Omwille van de gebruiksvriendelijkheid zal het volgende bericht op het scherm verschijnen als uw zoekcriteria
meer dan 150 mandaten opleveren :
• Het aantal mandaten dat beantwoordt aan uw zoekcriteria is te groot (X). U kunt de opzoeking
verfijnen of vragen dat de mandaten geëxporteerd worden naar een Excel-bestand.
X = Aantal mandaten dat gevonden wordt op basis van de zoekcriteria.
In het geval van een export zal het volgende bericht op het scherm verschijnen als uw zoekcriteria meer dan
65000 mandaten opleveren :
• Het aantal mandaten dat beantwoordt aan uw zoekcriteria is te groot (X). Verfijn uw opzoeking.
X = Aantal mandaten dat gevonden wordt op basis van de zoekcriteria.
Men kan eventueel het aantal mandaten beperken door bijkomende criteria in te geven zoals een
applicatiegroep of een geldigheidsperiode.
Tot slot, indien een opzoeking geen resultaat oplevert, verschijnt de volgende melding op het scherm:
• Geen enkel mandaat beantwoordt aan de zoekcriteria.
4.2. Consultatie van een specifiek mandaat
Wanneer u uw mandaat geselecteerd heeft, kan u de details hiervan consulteren door te klikken op de
icoon dat bij uw mandaat hoort.
4.2.1. Stappen
Het scherm voor de consultatie van een mandaat bestaat uit verschillende delen:
• Een algemene zone met de identificatiegegevens van de werkgever en de mandataris. Deze
gegevens zijn altijd zichtbaar op het consultatiescherm van een mandaat, ongeacht het
geselecteerde tabblad.
• Een tabblad "Details van het mandaat" dat de signaletiek bevat van de werkgever en de
mandataris alsook de specifieke gegevens van het mandaat (mandaatvoorwerp,
geldigheidsperiode,…).
• Een tabblad "Voorwerp van het mandaat" dat de toepassingen bevat die opgenomen zijn in het
voorwerp van het mandaat.
• Een tabblad "Gegeven delegaties" dat de delegaties bevat die de huidige mandataris ingevoerd
heeft voor dit mandaat. Elke delegatie die getoond wordt, is voorzien van een icoon . Met behulp
van dit icoon kan u de details van de delegatie consulteren (huidige mandataris, gedelegeerde
mandataris, voorwerp en geldigheidsperiode van de delegatie).
• Een tabblad “Ontvangen delegaties” dat de delegaties bevat die de mandataris ontvangen heeft
van een andere mandataris voor het geconsulteerde mandaat. Elke delegatie die getoond wordt is
voorzien van een icoon Met behulp van dit icoon kan u de details van de delegatie consulteren
(huidige mandataris, gedelegeerde mandataris, voorwerp en geldigheidsperiode van de delegatie).
43/51
Gebruikershandleiding

• Een tabblad "Historiek" dat aangeeft wie de vroegere mandatarissen van de werkgever zijn voor
datzelfde mandaatvoorwerp tijdens welke periode. Elke historiek die getoond wordt, is voorzien van
het icoon. Met dit icoon kan u de details van de historiek consulteren (werkgever, mandataris, voorwerp
en geldigheidsperiode van de historiek).
Afbeelding - Consultatie van een specifiek mandaat
Om terug te keren naar de resultaten van uw opzoeking, volstaat het te klikken op de knop "Terug naar de lijst
van de mandaten".
44/51
Gebruikershandleiding

5. Een procuratie vervangen voor een definitieve
werkgever (Mahis)
Dit hoofdstuk beschrijft de functionaliteit van de vervanging van een procuratie voor een bestaande
werkgever.
5.1. Overzicht
Op het moment dat een sociaal secretariaat voor een bestaande werkgever een mandaat heeft gecreëerd
in Mahis heeft hij daar eveneens een PDF-scan van de originele procuratie aan toegevoegd. Deze PDFscan
wordt door het bevoegd organisme gebruikt voor de validatie van het ingebrachte mandaat.
Wanneer deze procuratie niet correct is wordt door het bevoegd organisme een negatieve notificatie
verstuurd naar het betreffende sociaal secretariaat. Dit zal vervolgens de aangehechte PDF-scan
vervangen door een een PDF-scan van de gecorrigeerde versie.
Om de procuratie te vervangen moet de procuratie eerst opgezocht worden, vervolgens kan deze
vervangen worden.
Types voorlopige stamnummers
Het voorlopige stamnummer kan overeenkomen met een volledig nieuwe werkgever. In dat geval zal het
stamnummer tot de reeks van 51 miljoen behoren.
Het voorlopige stamnummer kan overeenkomen met een oude werkgever die een herinschrijving bij de
RSZ aanvraagt naar aanleiding van de aanwerving van personeel. In dat geval zal het stamnummer
overeenkomen met het stamnummer dat de werkgever vroeger had.
5.2. Opzoeking van de procuratie
5.2.1. Stappen
Om een eerder ingebrachte PDF-scan op te zoeken, klikt u op de link “vervangen van de procuratie van
een voorlopig mandaat” in het navigatiemenu of op de startpagina.
U krijgt onderstaand opzoekingsscherm.
Afbeelding – Opzoeking van een procuratie
45/51
Gebruikershandleiding

Het in te voeren gegeven voor de opzoeking van een procuratie is de identificatie van de werkgever.
Nadat u deze identificatie hebt ingebracht, valideert u dit gegeven voor te klikken op “Zoeken”.
Er worden een aantal controles uitgevoerd die hieronder worden beschreven. Indien de toepassing geen
fouten heeft gevonden verschijnt een nieuwe pagina, met de resultatenlijst van uw opzoeking. Alleen de
procuraties corresponderend met uw sociaal secretariaat worden weergegeven.
5.2.2. Mogelijke fouten
Bij de opzoeking van een procuratie kunnen zich volgende problemen voordoen:
5.2.2.1. Verplichte gegevens
Bij de opzoeking van een procuratie is de identificatie van de werkgever verplicht. Indien deze niet
aanwezig is, verschijnt bovenaan de pagina de volgende foutmelding:
• De identificatie van de mandaatgever is verplicht.
5.2.2.2. Geldigheid van de gegevens
Wanneer alle verplichte gegevens aanwezig zijn, verifieert de toepassing of de gegevens geldig zijn. De
geldigheidscontrole gebeurt op verschillende vlakken:
• Controle van het formaat van de gegevens: bepaalde gegevens moeten een vooraf gedefinieerd formaat
hebben om te worden aanvaard. De volgende foutmeldingen kunnen verschijnen op het scherm:
• Het formaat van het RSZ-stamnummer van de mandaatgever is ongeldig.
• Het formaat van het ondernemingsnummer van de mandaatgever is ongeldig.
• Verificatie van het controlegetal van de identificaties: de meeste identificaties van entiteiten bevatten een
controlegetal waarmee kan worden nagegaan of het ingevoerde nummer correct is. De volgende
foutmeldingen kunnen verschijnen op het scherm:
• Het controlegetal van het RSZ-stamnummer van de mandaatgever is ongeldig.
• Het controlegetal van het ondernemingsnummer van de mandaatgever is ongeldig.
5.2.2.3. Controle op bestaan van procuraties
Wanneer er voor de ingebrachte werkgever en uw sociaal secretariaat geen PDF-scans van procuraties
worden teruggevonden in Mahis, zal de volgende melding verschijnen:
• Geen enkele volmacht beantwoordt aan de zoekcriteria
5.3. Vervanging van de procuraties
5.3.1. Stappen
U kunt een PDF-scan uit de resultatenlijst raadplegen door te klikken op het icoon
PDF-scan. Het bestand wordt geopend in een apart venster.
Alle ingescande versies van een originele procuratie zijn raadpleegbaar.
dat hoort bij deze
46/51
Gebruikershandleiding

Wanneer u een PDF-scan wenst te vervangen klikt u op het icoon dat bij uw te vervangen PDF-scan
hoort. Dit icoon is enkel beschikbaar voor de nog niet vervangen PDF-scans. Het scherm voor vervanging
van uw procuratie verschijnt dan als volgt:
Afbeelding – Vervanging van een procuratie
Door te klikken op “Browse” opent zich een venster dat u toelaat het gescande PDF-bestand van de
gecorrigeerde originele procuratie te selecteren. Nadat u dit bestand hebt geselecteerd, valideert u door te
klikken op “Volgende”.
Zodra u op deze knop geklikt heeft, worden de controles uitgevoerd zoals beschreven in het paragraaf
5.3.2.
Wanneer de applicatie geen fouten heeft gevonden krijgt u de melding:
• De volmacht werd vervangen.
5.3.2. Mogelijke fouten
Bij de vervanging van een procuratie kunnen zich volgende problemen voordoen:
5.3.2.1. Verplichte gegevens
Indien u geen PDF-bestand hebt geselecteerd krijgt u de volgende foutmelding:
• De scan van de originele volmacht is verplicht.
5.3.2.2. Geldigheid van de gegevens
Wanneer een PDF-scan werd toegevoegd, verifieert de toepassing of dit bestand correct is: de scan van de
procuratie moet een PDF-bestand zijn van maximaal 1Mb. De naam van het bestand moet minder dan 100
karakters lang zijn. De volgende foutmeldingen kunnen verschijnen op het scherm:
• De scan van de originele volmacht moet een PDF-bestand zijn;
• De grootte van het bestand dat de scan van de originele volmacht bevat moet kleiner zijn dan 1Mb;
• De naam van het PDF-bestand moet minder dan 100 karakters zijn.
47/51
Gebruikershandleiding

6. Een procuratie vervangen voor een nieuwe
werkgever (Wide)
Dit hoofdstuk beschrijft de functionaliteit van de vervanging van een procuratie voor een nieuwe
werkgever. Achter een vraag van identificatie (WIDE)
6.1. Overzicht
Wanneer een sociaal secretariaat voor een nieuwe werkgever een identificatieaanvraag doet in WIDE,
hecht hij aan die aanvraag de PDF-scan van de originele procuratie . Deze PDF-scan wordt behandeld
door de RSZ. Indien deze procuratie niet correct is, wordt een negatieve notificatie verstuurd naar het
betreffend sociaal secretariaat. Deze laatste moet een correctie van een PDF-scan opsturen met het
voorlopig stamnummer, naar de identificatiedienst van de RSZ via de toepassing Mahis.
De toepassing MAHIS wordt enkel gebruikt als een beveiligd kanaal voor verzending.
6.2. Stappen
Om een correctie van een PDF-scan van een procuratie voor een nieuwe werkgever te versturen, klikt u op
de link “Verzending van een correctie van de volmacht ” in het navigatiemenu of op de startpagina. U krijgt
dan het volgende scherm:
Afbeelding– Correctie van een procuratie
In dit scherm moet u het voorlopig stamnummer invullen van de werkgever waarvoor u een correctie van de
procuratie wenst te verzenden en een PDF-scan van de gecorrigeerde procuratie toevoegen. Dit laatste
doet u door te klikken op “Browse’. Er opent zich een venster dat u toelaat het PDF-bestand van de
gecorrigeerde originele procuratie te selecteren.
Vervolgens klikt u op “Volgende” om de ingevulde gegevens te bevestigen. Er worden een aantal controles
uitgevoerd zoals beschreven in de volgende paragraaf.
48/51
Gebruikershandleiding

Indien de toepassing geen fouten heeft gevonden komt u op een validatiescherm terecht waarin alle
ingebrachte gegevens worden hernomen. U hoeft u deze gegevens enkel nog definitief te valideren door te
klikken op de knop “Valideren”. Een pagina verschijnt met een melding die de verzending van de PDF-scan
bevestigt.
6.3. Mogelijke fouten
Bij het verzenden van een correctie van een procuratie kunnen zich volgende problemen voordoen:
6.3.1. Verplichte gegevens
Indien één van de verplichte gegevens niet aanwezig is, verschijnt bovenaan de pagina een foutmelding.
Als er verschillende fouten tegelijk worden vastgesteld, worden de verschillende foutmeldingen onder
elkaar getoond. Zo kunnen de volgende foutmeldingen verschijnen op het scherm:
• De scan van de originele papieren volmacht is verplicht;
• Het voorlopig RSZ-stamnummer is verplicht.
6.3.2. Geldigheid van de gegevens
Wanneer alle verplichte gegevens aanwezig zijn, verifieert de toepassing of de gegevens geldig zijn. De
geldigheidscontrole gebeurt op verschillende vlakken:
• Controle van het formaat van de gegevens: bepaalde gegevens moeten een vooraf gedefinieerd formaat
hebben om te worden aanvaard. De volgend foutmelding kan verschijnen op het scherm:
• Het formaat van het voorlopig RSZ-stamnummer is ongeldig.
• Verificatie van het controlegetal van de identificaties: de meeste identificaties van entiteiten bevatten een
controlegetal waarmee kan worden nagegaan of het ingevoerde nummer correct is. De volgende
foutmeldingen kunnen verschijnen op het scherm:
• Het controlegetal van het voorlopig RSZ-stamnummer is ongeldig.
• Controle op de scan van de procuratie : de scan van de procuratie moet een PDF-bestand zijn van maximaal
1Mb. De naam van het bestand moet minder dan 100 karakters lang zijn. De volgende foutmeldingen
kunnen verschijnen op het scherm:
• De scan van de originele papieren volmacht moet een PDF-bestand zijn;
• De grootte van het bestand dat de scan van de originele papieren volmacht bevat moet kleiner zijn
dan 1Mb;
• De naam van het PDF-bestand moet minder dan 100 karakters zijn.
6.3.3. Authentieke bronnen
De ingebrachte gegevens worden geverifieerd in de overeenstemmende authentieke bronnen. Ofwel zijn deze
gegevens gekend, ofwel zijn deze gegevens slechts gedeeltelijk of helemaal niet gekend in de authentieke
bronnen. In dat geval wordt er een melding getoond met de oorzaak van de fout:
• Geen enkele nieuwe RSZ-werkgever beantwoordt aan de ingevoerde identificatie.
49/51
Gebruikershandleiding

7. Problemen en oplossingen
Dit laatste hoofdstuk bevat de meest voorkomende problemen en de mogelijke oplossingen.
7.1. Authentieke bron niet toegankelijk
Bij de creatie van een mandaat doet de toepassing een beroep op diverse authentieke bronnen, zoals het
Repertorium van de werkgevers en de Kruispuntbank Ondernemingen, om het bestaan van de werkgever
en de mandataris te valideren. Door technische problemen kan het zijn dat één of meer van deze bronnen
tijdelijk niet beschikbaar zijn. In dat geval verschijnt de volgende foutmelding:
• Authentieke bron(nen) onbeschikbaar. Probeer later opnieuw of neem contact op met het
contactcenter Eranova.
Twee oplossingen zijn mogelijk:
• U kan even wachten en later opnieuw proberen;
• U kan contact opnemen met de administratieve helpdesk om na te vragen welke authentieke bron
ontoegankelijk is en wanneer deze bron opnieuw beschikbaar zal zijn.
7.2. Sessie verlopen
De toepassing is beveiligd en u heeft zich dus moeten identificeren en authenticeren om er toegang toe te
krijgen. Deze identificatie- en authenticatiegegevens worden bewaard in een sessie zodat u zich niet
opnieuw moet identificeren telkens u een bewerking wenst uit te voeren in de toepassing.
Deze gegevens hebben echter een beperkte levensduur. Deze duur wordt verlengd zolang u de toepassing
gebruikt. Als u de toepassing echter gedurende een bepaalde tijd niet meer gebruikt, dan zal uw sessie
verlopen. U moet zich dan opnieuw identificeren en authenticeren.
7.3. Gelijktijdige schrijftoegang tot een gegeven
Verschillende bevoegde gebruikers kunnen zich tegelijkertijd inloggen op de toepassing. Er werd een
mechanisme voorzien om te vermijden dat de verschillende gebruikers hetzelfde mandaat op hetzelfde
moment zouden kunnen wijzigen. Als dat geval zich voordoet, zal u de volgende foutmelding krijgen:
• Het mandaat werd op hetzelfde moment gewijzigd door een andere gebruiker.
In dat geval moet u terugkeren naar de startpagina door te klikken op de link "Home" in het menu met de
functionaliteiten en later opnieuw proberen om uw bewerking uit te voeren.
7.4. Systeemfout
Als er zich een onvoorziene technische fout voordoet, kan de actie waar u mee bezig was niet worden
uitgevoerd. De toepassing toont u een foutmelding met de datum en het uur van de fout en een code
waarmee de oorzaak van deze fout geïdentificeerd kan worden. Neem contact op met het contactcenter
Eranova en deel al die verschillende gegevens mee.
50/51
Gebruikershandleiding

8. Meer info
Meer info ? Hulp nodig ?
Voor alle vragen in verband met de toepassing van het beheer van mandaten (Mahis), kunt u contact
opnemen met de administratieve helpdesk op de nummers 02/787.58.37 en 02/787.46.75 of een mail
sturen naar integrationmahis@smals.be.
Onze medewerkers staan ter uw beschikking van maandag tot vrijdag, van 7h tot 17h.
Talen :
• Nederlands
• Frans
Help hen uw vragen zo snel mogelijk te beantwoorden door hen zo veel mogelijk informatie omtrent het
probleem te geven, namelijk:
• de acties die u ondernomen hebt;
• de ingevoerde of geconsulteerde gegevens (werkgever, erkend sociaal secretariaat,…);
• de eventuele foutmelding die op het scherm verschijnt;
• de datum en het uur van het probleem.
Het toevoegen van een of meerdere schermafbeeldingen kan nuttig zijn.
51/51
Gebruikershandleiding