Handleiding rekenmodel - Arbeidsmarktplatform PO

RICHTING GEVEN IS VOORUITKIJKEN
STRATEGISCHE PERSONEELSPLANNING
IN HET PO
Handleiding rekenmodel

Richting geven is vooruitkijken
Strategische personeelsplanning in het PO
Handleiding rekenmodel

Deze handleiding kwam tot stand in opdracht van het Sectorbestuur Onderwijsarbeidsmarkt
(SBO)
KOCK – strategie | management | organisatie
Tilburg, december 2011
Jeroen Koppens
Gé Keizers

I n h o u d s o p g a v e
Pagina
1 Inleiding 4
2 Uitgangspunten 4
3 Basisgegevens 5
3.1 Huidig personeelsbestand 5
3.2 Aantal leerlingen 7
3.3 Functie-invulling 8
3.4 Financiële gegevens 9
4 Toekomstige onderwijsmix 9
5 Functie-invulling 11
6 Inzetmix 12
7 Confrontatie en analyse 12
3

1 Inleiding
Dit document bevat de handleiding voor het rekenmodel SPP (Excelsheet), aansluitend
op de methodiek “Richting geven is vooruitkijken”. Het rekenmodel bevat twee
kernberekeningen:
Berekening van de toekomstige personeelsbehoefte
Berekening van het toekomstige personeelsaanbod
Op basis van deze twee berekeningen wordt een confrontatie gemaakt tussen de
toekomstige personeelsbehoefte en het toekomstige personeelsaanbod.
Deze handleiding volgt de opbouw van het rekenmodel. Vooraf wordt eerst ingegaan
op een aantal uitgangspunten. Vervolgens zal de excelsheet inhoudelijk worden
toegelicht.
2 Uitgangspunten
Het rekenmodel bestaat uit zes tabbladen, namelijk:
• Basisgegevens
• Toekomstige onderwijsmix
• Functie-invulling
• Inzetmix
• Confrontatie & analyse (1)
• Confrontatie & analyse (2)
Alleen op de eerste vijf tabbladen kunnen gegevens worden ingevuld.
In het rekenmodel wordt gewerkt met drie kleuren, namelijk:
• Geel; in deze vakken kunnen de gewenste kwantitatieve gegevens worden
ingevuld.
• Blauw; in deze vakken kan tekst worden ingevuld.
• Wit; deze vakken worden ingevuld door middel van berekeningen die in Excel zijn
ingevoerd. Hier hoeft niets te worden ingevuld, dit gebeurt automatisch.
In gele vakken (waarin u gegevens kunt invullen) kunnen soms al gegevens staan. Dit
heeft twee redenen: het betreft een ‘default’ of invoer om foutmeldingen in Excel te
voorkomen. Bij de desbetreffende defaults wordt in de komende paragrafen
stilgestaan.
Let op: als u geen gebruik maakt van een geel of blauw vakje, zet dan het cijfer 1
terug naar 0.
Let op dat bij het invullen van de percentages per functiecategorie het totaal op
100% uitkomt. Als de optelling op 100% uitkomt zal het programma een groen vakje
aangeven. Een oranje vakje geeft een onderwaardering weer, een rood vakje geeft
een overwaardering weer.
4

3 Basisgegevens
Voor het maken van de twee kernberekeningen (zie methodiek, pag. 16) is een aantal
basisgegevens nodig. Hieronder wordt toegelicht om welke basisgegevens het gaat,
waarom deze nodig zijn en waarop moet worden gelet bij het invoeren van deze
gegevens.
3.1 Huidig personeelsbestand
Het huidige personeelsbestand wordt benut voor het bepalen van het toekomstige
personeelsaanbod. Dit toekomstige personeelsaanbod wordt berekend door het
huidige personeelsbestand te extrapoleren naar over vijf jaar. Het toekomstige
personeelsaanbod geeft weer wat een school over vijf jaar in huis heeft als het de
komende jaren niets zou ondernemen (niet werven, geen promotie van medewerkers,
etc.). Bij de berekening van het toekomstige personeelsaanbod wordt een aantal
variabelen in acht genomen, namelijk:
Gemiddelde jaarlijkse uitstroom (%)
Gemiddelde deeltijdfactor
Ziekteverzuim
Hieronder staat op grafische wijze de extrapolatie van het huidige personeelsbestand
weergegeven.
Personeelsinzet Personeelsaanbod op op
functiecategorieën ë n
(t
)
Extrapolatie
• Uitstroom
• Deeltijdfactor
• Ziekteverzuim
Personeelsinzet Personeelsaanbod op op
functiecategorieën ë n
(t+5
)
Bij het invullen van het huidige personeelsbestand vraagt het rekenmodel om een
uitsplitsing in functiecategorieën en leeftijdscategorieën. In het rekenmodel voert u
voor iedere functiecategorie (bijvoorbeeld: LA, LB, directie, etc.) het aantal werknemers
(in FTE) in, uitgesplitst naar leeftijdscategorie. Het is mogelijk om in de lege kolommen
naar gelang functiecategorieën (onderwijsassistenten, leraren in opleiding, etc.) toe te
voegen. Deze gegevens worden ook meegenomen bij het bepalen van het
toekomstige personeelsaanbod. Mogelijkerwijs zijn er onderwijsgevende
functiecategorieën die op dit moment niet, maar in de toekomst wellicht wel worden
ingevuld. Het is verstandig om deze functiecategorieën in het huidige
personeelsbestand op te nemen in de excelsheet.
5

Gemiddelde jaarlijkse uitstroom
De gemiddelde jaarlijkse uitstroom (%) is een factor die bepalend is voor het
personeelsaanbod (t+5). De jaarlijkse uitstroom kan te maken hebben met vergrijzing.
Uitstroom kan ook het gevolg zijn van medewerkers die vervangen moeten worden,
omdat ze een baan hebben bij een school in een andere regio of omdat ze buiten het
onderwijs gaan werken.
De gemiddelde jaarlijkse uitstroom kan worden berekend op basis van
ervaringsgegevens op de langere termijn (afgelopen 3-5 jaar). Het percentage
gemiddelde jaarlijkse kan per leeftijdscategorie op basis van het aantal medewerkers
worden berekend. Het uiteindelijke percentage is een optelsom van de jaren, gedeeld
door het aantal jaren.
Gemiddelde deeltijdfactor
De gemiddelde deeltijdfactor laat de mate zien waarin door medewerkers in een
bepaalde leeftijdscategorie in deeltijd wordt gewerkt. Dit speelt ook een rol bij het
bepalen van het toekomstige personeelsaanbod. Deze factor is per leeftijdscategorie
gebaseerd op het huidige personeelsbestand. Per leeftijdscategorie kan de netto
werktijdfactor (NWF) vast worden gesteld. Als de NWF niet voorhanden is, kan deze
ook worden bepaald door de bruto werktijdfactor (BWF) te berekenen minus
loongerelateerde verloven (onder meer BAPO en ouderschapsverlof). Vervolgens kan
de gemiddelde deeltijdfactor berekend worden door de NWF van iedere docent op
te tellen en te delen door het totaal aantal docenten in die leeftijdscategorie.
Ziekteverzuim
Het ziekteverzuimpercentage is de laatste factor die wordt meegenomen bij een
extrapolatie van het huidige personeelsbestand.
Hieronder staat een voorbeeldweergave van de Excelsheet voor het bepalen van het
toekomstige personeelsaanbod op basis van het huidige personeelsbestand.
6

Leeftijdscategorie LA LB Directie …… Gemiddelde
jaarlijkse uitstroom
(%) op basis van
ervaringsgegevens
Gemiddelde
deeltijdfactor per
leeftijdscategorie
op basis van
ervaringsgegevens
-25 jaar 0,00 0,00 0,00 0,00 4,0% 0,82
25-29 jaar 0,00 0,00 0,00 0,00 3,8% 0,82
30-34 jaar 0,00 0,00 0,00 0,00 4,4% 0,82
35-39 jaar 0,00 0,00 0,00 0,00 4,0% 0,82
40-44 jaar 0,00 0,00 0,00 0,00 3,1% 0,82
45-49 jaar 0,00 0,00 0,00 0,00 2,5% 0,82
50-54 jaar 0,00 0,00 0,00 0,00 2,5% 0,82
55-59 jaar 0,00 0,00 0,00 0,00 3,8% 0,82
60-64 jaar 0,00 0,00 0,00 0,00 55,5% 0,82
Totaal 0,00 0,00 0,00 0,00 x x
Tips:
Het is praktisch om bij het invullen van het huidige personeelsbestand gebruik te
maken van de netto werktijdfactor (NWF).
• Verdisconteer in het geval van de BWF ouderschapsverlof en BAPO in de
deeltijdfactor.
Ga bij de jaarlijkse uitstroom/deeltijdfactor zoveel mogelijk uit van robuuste cijfers
(meer jaren meenemen in berekening of mogelijk een bestuursbrede analyse
gebruiken).
Het is mogelijk om OOP (concierges, etc.) in te vullen. Echter, deze komen in het
rekenmodel alleen terug bij de extrapolatie naar het toekomstige personeelsaanbod.
Bij de bepaling van de toekomstige personeelsbehoefte wordt alleen rekening
gehouden met het primaire proces en komen deze functies niet terug.
De toekomstige inzet van functies bepaalt welke categorieën precies worden
meegenomen in de basisgegevens. Mogelijkerwijs zijn er onderwijsgevende
functiecategorieën die op dit moment niet, maar in de toekomst wel worden
ingevuld.
3.2 Aantal leerlingen
Een van de factoren die bepalend is voor de toekomstige personeelsbehoefte, is het
verwacht aantal leerlingen van de school. Hierbij wordt ervan uitgegaan dat deze
gegevens op een school per leerjaar bekend zijn. Dit gegeven dient als input voor het
bepalen van het aantal groepen per leerjaar in het tabblad ‘toekomstige onderwijsmix’.
7

Concreet ziet dit er in het rekenmodel als volgt uit:
Aantal leerlingen leerjaar 1 leerjaar 2 leerjaar 3 leerjaar … leerjaar 8
(t) 73 116 83 101 67
(t+5) 90 90 90 90 83
Combinatie 180 180
Bij het invullen van het aantal leerlingen is ook ruimte gemaakt voor eventuele
combinatieklassen. Bij deze vorm zal het aantal leerlingen van de verschillende leerjaren
bij elkaar moeten worden opgeteld en deze som worden ingevuld bij het laagste
leerjaar van de combinatieklas. Dus als leerjaar 3 en 4 een combinatieklas wordt, dan
zal het totaal aantal leerlingen van die leerjaren moeten worden opgeteld en onder
combinatie worden ingevuld. Dit betekent daarmee ook een aanpassing in de
toekomstige onderwijsmix (hoofdstuk 4).
3.3 Functie-invulling
Met de functie-invulling wordt bepaald hoeveel tijd (in %) de diverse
onderwijsgevenden aan lestaken besteden, uitgesplitst in onderbouw, middenbouw,
bovenbouw. In het primair onderwijs staat de functie-invulling ook bekend als de
normjaartaak.
De functie-invulling bestaat uit lestaken, lesgebonden taken, deskundigheidsbevordering
en/of overige taken:
Lestaken is de tijd die wordt besteedt aan de uitvoering.
Lesgebonden taken is de tijd die een leerkracht bezig is met bijvoorbeeld
voorbereiding.
Met deskundigheidsbevordering wordt de ontwikkeling en het leerproces van de
werknemers bedoeld.
Onder coördinatie en organisatie wordt verstaan: tijd in de normjaartaak voor
overleg, coördinatie, onderwijsontwikkeling, algemene en incidentele schooltaken.
De huidige functie-invulling heeft vooral tot doel om eventuele verschillen in
taakbesteding te duiden met de toekomstige functie-invulling (zie hoofdstuk 5).
Bovendien dient deze als eerste exercitie om de functie-invulling in de huidige situatie
te kunnen duiden.
Aandeel in percentage LA LB Directie
Lestaken (%) 0% 0% 0%
Lesgebonden taken (%) 0% 0% 0%
Deskundigheidsbevordering (%) 10% 10% 10%
Overige taken (%) 0% 0% 0%
Totaal 10% 10% 10%
8

Tips:
Als er geen verschil is in normjaartaak tussen onder-, midden- en/of bovenbouw,
kan men volstaan om deze voor alle drie “de gebouwen” hetzelfde in te vullen.
Relevant is dat er gebruik wordt gemaakt van een gemiddelde functie-invulling per
functiecategorie. Voorbeeld: een LB-leerkracht met ambulante taken.
3.4 Financiële gegevens
Om de financiële effecten van personeelskeuzes in kaart te brengen, kan in het
rekenmodel ook de gemiddelde personeelslast (GPL) per functiecategorie en de
(toekomstige) gemiddelde inkomsten per leerling worden ingevuld.
Zoals uit de methodiek blijkt, is het ook mogelijk om deze gegevens niet in te vullen.
Dit betekent wel dat er alleen personele berekeningen worden uitgevoerd (in FTE’s).
Een effect dat in strategische personeelsplanning niet meegenomen wordt, is de stijging
in personeelslast doordat medewerkers stijgen in functieschalen.
Tips:
Aanbevolen wordt om gebruik te maken van de schoolspecifieke GPL.
Het model gaat uit van een gemiddelde jaarlijkse inflatie; deze kan gewijzigd worden
in het rekenmodel. Deze staat als default al vastgesteld op 2%.
Het is het meest realistisch om bij de inkomsten per leerling uit te gaan van die
middelen die gebruikt worden om de personele formatie te financieren (lumpsum
en wellicht deel van de additionele middelen).
Bij de toekomstige gemiddelde inkomsten per leerling is het mogelijk om een
inschatting te maken van de stijging of daling van inkomsten op basis van
ontwikkelingen in het politieke landschap (bezuinigen of investeren).
4 Toekomstige onderwijsmix
De toekomstige onderwijsmix is als het ware een kwantitatieve vertaling van de
onderwijsvisie van de school. Op welke wijze wordt het onderwijs in de toekomst
georganiseerd op deze school? Door deze vertaling kan de benodigde
onderwijscapaciteit in het rekenmodel worden berekend.
Het rekenmodel berekent in eerste instantie de in de toekomst benodigde
onderwijscapaciteit in klokuren voor het draaien van het rooster. Hoeveel capaciteit
nodig is, is afhankelijk van het aantal groepen (op basis van het verwacht aantal
leerlingen) en het aantal begeleiders voor de groep.
9

In de excelsheet ziet dit er als volgt uit:
Toekomstige onderwijsmix leerjaar 1/2
Onderwijsvorm Aantal Splitsingsnorm Aantal
klokuren op
begeleiders
'rooster van de
per groep
toekomst' (per
jaar)
Aantal
groepen
Benodigd aantal
klokuren
onderwijscapaciteit
voor draaien
rooster
Klassikaal
onderwijs 930 20 1,0 9 5292
….. 0 1 1,0 0 0
….. 0 1 1,0 0 0
….. 0 1 1,0 0 0
Totaal 0 x x x 0
In het rekenmodel worden per leerjaar de diverse onderwijsvormen ingevoerd.
Afhankelijk van de visie van de school kan er differentiatie optreden tussen de
verschillende onderwijsvormen. Er kan naast klassikale uren sprake zijn van
groepsdoorbrekende uren, waarbij verschillende leerjaren bijvoorbeeld samen les
krijgen.
Vervolgens wordt per leerjaar het aantal klokuren op het “rooster van de toekomst”
ingevoerd. Hiermee wordt bedoeld: het gewenste rooster zoals dat er over vijf jaar
uitziet op basis van onderwijskeuzes die zijn gemaakt. Bijvoorbeeld: hoeveel lesuren
besteedt de school in leerjaar 1 aan klassikaal onderwijs.
Het rekenmodel berekent vervolgens op basis van het verwacht aantal leerlingen het
aantal groepen. Echter, verwacht wordt dat de school een splitsingsnorm aangeeft in
het rekenmodel. Een groep bestaat volgens de onderwijsvisie idealiter uit 20 leerlingen.
Als er bijvoorbeeld meer dan 20 kinderen in een leerjaar zitten, wordt er een nieuwe
groep gestart. Mocht je als school dit niet willen, kun je de splitsingsnorm wijzigen,
zodat het gewenste aantal groepen in het rekenmodel staat. Bij 22 leerlingen kan de
splitsingsnorm op 22 worden gezet, zodat er nog steeds sprake is van 1 groep.
De laatste factor die wordt meegenomen bij het berekenen van de benodigde
onderwijscapaciteit is het aantal begeleiders voor de groep. In de meeste gevallen zal
er 1 leerkracht voor de groep staan, maar in de toekomst is het eventueel ook
mogelijk te werken met groepsdoorbrekende uren, waarbij een grotere groep
leerlingen meerdere begeleiders heeft.
Uiteindelijk berekent het model (zie methodiek, figuur 6) de benodigde
onderwijscapaciteit.
10

Tips:
Het aanpassen van het aantal groepen per leerjaar kan geschieden door
‘trial and error’ van de splitsingsnorm.
Als er op scholen met combinatieklassen wordt gewerkt, worden de groepen per
leerjaar groter. Dus: als leerjaar 3 en 4 een combinatieklas is, dan wordt er gerekend
met de gegevens van de combinatieklas, ingevuld op het tabblad “basisgegevens”.
Mogelijkerwijs zal dan de rekenformule in het rekenmodel moeten worden
aangepast.
Het is interessant om te variëren in onderwijsvormen als:
• de verhouding één leerkracht bedient x leerlingen per onderwijsvorm sterk
verschilt;
• het aantal begeleiders per onderwijsvorm verschilt;
• de inzet per onderwijsvorm zal verschillen;
Als een bepaalde onderwijsvorm voor een deel van de tijd door meer begeleiders
wordt uitgevoerd zijn er twee opties:
• er wordt uitgegaan van een gemiddelde bezetting op deze onderwijsvorm;
• de onderwijsvorm wordt uitgesplitst over een deel met één begeleider en een
deel met meer begeleiders. Dan moet ook het aantal lesuren op het rooster door
twee worden gedeeld en over deze twee rijen worden uitgesplitst..
5 Functie-invulling
De toekomstige personeelsbehoefte wordt niet alleen bepaald aan de hand van de
toekomstige onderwijsmix, maar ook aan de hand van de visie op leraarschap. Deze
visie bestaat uit de toekomstige functie-invulling en de inzetmix (zie hoofdstuk 6).
In het rekenmodel wordt de toekomstige functie-invulling, in de lijn van de huidige
functieinvulling (tabblad “basisgegevens), ingevuld. Bijvoorbeeld: hoeveel procent van
de tijd is een LA-docent idealiter bezig met lestaken, lesgebonden taken,
deskundigheidsbevordering en overige taken?
Het is belangrijk dat de onderwijsvormen die in de onderwijsmix zijn ingevuld de
onderwijstijd vertegenwoordigen die bij de toekomstige functie-invulling zijn ingevuld
onder de noemer ‘lestaken’ en ‘lesgebonden taken’. Bijvoorbeeld als de
voorbereidingstijd onder de lesgeboden taken vallen, moeten ze ook terugkomen in de
onderwijsmix.
11

6 Inzetmix
Met de inzetmix wordt onderzocht welke onderwijsgevenden welk deel van de
benodigde onderwijscapaciteit verzorgen.
In het rekenmodel kan per functiecategorie worden aangegeven welk deel van de tijd
per onderwijsvorm wordt besteed. Bijvoorbeeld een LA docent is 60% van de tijd bezig
met klassikaal onderwijs, een onderwijsassistent is 30% bezig en een LB docent 10%.
Hieronder staat een voorbeeld weergegeven:
Inzetmix onderbouw
Onderwijsvorm
Benodigd aantal
klokuren
onderwijscapaciteit
voor draaien
rooster
LA
LB
Klassikaal onderwijs 0 0% 0 0% 0
….. 0 0% 0 0% 0
….. 0 0% 0 0% 0
….. 0 0% 0 0% 0
Totaal benodigde
onderwijscapaciteit per
functieniveau (in klokuren) x x 0 x 0
Tips:
De tabellen hebben betrekking op zowel de onderbouw, middenbouw als
bovenbouw.
Belangrijk is dat er horizontaal op een onderwijsvorm een percentage van 100%
moet uitkomen.
De verhouding tussen bijvoorbeeld leerkrachten en onderwijsassistenten moet een
kloppende weerspiegeling zijn van het aantal begeleiders per groep (tabblad
“toekomstige onderwijsmix”). Bijvoorbeeld: een bezetting van 1,5 begeleider per
groep zal in de inzetmix een verhouding moeten hebben van 33% : 67%.
7 Confrontatie en analyse
Nadat de gegevens die nodig zijn voor het berekenen van de twee kernberekeningen
zijn ingevoerd, worden deze zichtbaar in de confrontatie en analyse 1 en 2.
12

Dit leidt tot grafische weergaven over:
Toekomstige leeftijdsopbouw
Verwacht aantal leerlingen
Wervingsinspanning
Personele verhouding in functiecategorieën
Kosten en baten primaire proces.
Een voorbeeld van een dergelijke weergave staat hieronder:
OA LA LB
Personeelsbehoefte 2,6 14,7 12,2
Personeelsaanbod 0,9 23,8 5,8
Verschil 1,7 -9,1 6,4
13

Postbus 556
2501 CN Den Haag
T 070 376 57 70
F 070 345 75 28
Lange Voorhout 13
2514 EA Den Haag
E sbo@caop.nl
I www.onderwijsarbeidsmarkt.nl
PUBLICATIEREEKS