Het interview met Ellen Coudron en Jo Peeters vind je hier.

DOSSIER
BUREAUCRAZY
Zin en
onzin
van administratie
Papieren, papieren, papieren.
Noteren, bijhouden, bewaren, stof
vergaren. Is dat de toekomst van ons
onderwijs en van onze zorgverlening?
En verliezen we er niet vooral veel
tijd mee? Of zien we het te negatief?
Misschien hebben het bijhouden van
zorgtrajecten, logins van medische
dossiers, handelingsplannen van
leerlingen, verslagen van teamvergaderingen
of handtekeningen van een
schoolreglement wel hun nut?
Dichtbij ploos het voor je uit: het hoe
en het waarom van de bureaucrazy
in 3 stappen.
REDACTIE > Mattias Devriendt
FOTOGRAFIE EN ILLUSTRATIE > Mattias Devriendt,
Filip Dieusaert
> Hendrik Decroos is consulent
informatieveiligheid op centraal
niveau in onze organisatie.
schoolwerkplan - agenda - aanwezigheidsregister - ziekenbriefjes - screenings - leerlingvolgsysteem
observatielijsten - foutenanalyses - weekplan - maandplan - heen-en-weerschriftje - rapporten
dichtbij Februari 2013 > 13

DOSSIER
1Een goed systeem wekt
vertrouwen!
Een cliënt, patiënt of leerling die een beroep doet op
onze zorg of ons onderwijs, wil vertrouwen hebben in de
werking van die school of entiteit. “Dat vertrouwen moet
elke dag opnieuw herwonnen worden, niet alleen bij de
leerling of cliënt, maar ook bij diens ouders of familie”,
legt Hendrik Decroos uit. Hendrik is sinds enkele maanden
het centrale aanspreekpunt voor informatieveiligheid.
“Een ouder wil weten hoe zijn kind in de crèche behandeld
wordt. Een patiënt wil zeker zijn dat zijn medisch
dossier niet openbaar gemaakt wordt. Een leerling met
extra zorg wil dat de school met hem een traject doorloopt.
Een school of entiteit organiseert zich dus best zó
dat aan die vragen tegemoet gekomen wordt, dat er een
systeem is om een kind in de crèche op te volgen, dat de
toegang tot een medisch dossier genoteerd wordt, dat een
zorgleerkracht bijhoudt welke stappen hij of zij met een
leerling zet”, gaat hij verder. “Een camera plaatsen in een
crèche zodat ouders via een livestream hun kinderen kunnen
zien, gaat uiteraard te ver. Daarbij is het vertrouwen
compleet zoek. Een ouder moet vertrouwen geven aan
de leerkracht, maar de leerkracht moet het vertrouwen
ook winnen van de ouder door bv. te tonen hoe hij of zij de
evoluties, veranderingen of gedragingen van hun kindje
opvolgt en bijhoudt. Het is een kwestie van aan beide
kanten niet paranoïde te worden.”
Jan Wouters: “Zonder administratie kan je
niet aan zorg doen.”
‘We hebben geen tijd meer om bij onze
patiënten te zitten’, zo klonk het toen we het
digitaal patiëntendossier introduceerden.
Opvoeders, verpleegkundigen, therapeuten:
iedereen zou de administratie digitaal gaan
doen in een overkoepelend systeem: Regas.
‘Het zou de zorg alleen maar ten goede
komen’, zo klonk het aan de andere kant.
Hoe zit het nu? In hoeverre zijn digitale patiëntendossiers
en alle andere vormen van administratie een vooruitgang
voor het zorgberoep? “Anno 2012 zijn zorg, administratie
en informatie onlosmakelijk met elkaar verbonden”,
vertelt Jan Wouters, stafmedewerker patiëntenzorg in P.C.
Broeders Alexianen in Boechout. “Je kan niet aan zorg
doen zonder de nodige informatie te hebben over je patiënt,
cliënt, bewoner,… ”, legt hij uit.
»Ondanks alle
voordelen, blijft het
gegeven dat er
vandaag een
computer tussen de
hulpverlener en de patiënt
staat, bij sommigen
weerstand oproepen.»
Een aantal jaar geleden schakelde men ook in Boechout
over van fysieke mappen met papieren dossiers op een
elektronisch patiëntendossier. “Dat zou zorgen voor eenzelfde
dossierstructuur voor elke patiënt, verminderd papierverbruik,
een hogere leesbaarheid van de notities, een betere
bundeling van informatie, een stimulans voor interdisciplinaire
samenwerking en een efficiëntere overkoepelende
documenten voor onderwijsvoorrang - zorgverbreding en revalidatie - hoekfiches - brieven - inventarissen
geldinzamelingen - verslagen van multidisciplinair overleg - verslagen van stagebegeleidingen en werkgroepen
14 > dichtbij Februari 2013

BUREAUCRAZY
2
Papier als instrument
voor goede zorg.
Het belang van diegene voor wie we zorg dragen
of voor wie we onderwijs organiseren, moet centraal staan
bij om het even welke beslissing in onze organisatie. Het
noteren en bijhouden van een patiëntendossier, van een
zorgtraject van een leerling of van een verslag van een
leefgroepvergadering, moet dus de kwaliteit van zorg of
onderwijs ten goede komen. “Wanneer een kind dat zorg
nodig heeft, van het vierde naar het vijfde leerjaar gaat, is het
een geschenk voor de nieuwe leerkracht om zijn zorgplan in
te kijken. Wanneer de ochtendshift in een leefgroep begint,
is het nuttig om te weten wat er ’s nachts gebeurd is. In een
ouderenvoorziening komt het de zorg ten goede dat een
team de gewoonte heeft om de medicatie van haar ouderen
consequent te noteren”, legt informatieveiligheidsconsulent
Hendrik Decroos uit. “Informatie noteren, bijhouden en delen
onder de medewerkers is dus een noodzakelijk instrument
om goede zorg of onderwijs te verlenen.”
databasestructuur. Ondanks al die voordelen, blijft het gegeven
dat er vandaag een computer tussen de hulpverlener
en de patiënt staat, bij sommigen weerstand oproepen. Van
zodra alles echter een plaats had gekregen in het geheel en
ingebed was in de werking, hoorde ik die klacht minder. Het
was vooral zoeken naar nieuwe gewoonten, zoals: hoe integreer
ik dit programma in de briefings, vergadermomenten,
consultaties,…?”, gaat Jan verder. Er zijn afdelingen waar de
implementatie een fluitje van een cent was, op andere afdelingen
was het bijna revolutie. “Bij mentaliteitswijzigingen
hangt veel af van de lokale leidinggevenden. Goede managing,
een goede sfeer en een open samenwerkingscultuur
laten de dingen vlotter verlopen.”
Jo Peeters en Ellen Coudron: “Vroeger was er meer ruimte
om met de gasten te werken.”
“Administratie is een verplichting. Het wordt van je verwacht
en dat is soms terecht”, zo vertellen Ellen en
Jo uit leefgroep De Stap in O.C. Sint-Ferdinand in
Lummen. “Collega’s die hier vele jaren geleden begonnen
als opvoeder, schreven nauwelijks iets op. Nu wordt
er op dat vlak veel meer van ons verwacht. Voor de
oudere generatie is dat niet evident. Collega’s die het
moeilijker hebben met het gebruik van een systeem,
zullen er ook minder aandacht aan besteden, wat
spanningen kan veroorzaken binnen een leefgroepteam”,
gaan ze verder. “Ook de grootte van de instelling bepaalt mee
de hoeveelheid administratie. Er zijn zoveel diensten en afdelingen,
iedereen heeft zijn werkwijze, zijn manier van communiceren.
Dat is niet altijd gemakkelijk.” Ellen en Jo werken in hun
leefgroep met een bindersysteem waarin het dagverloop en alle
besproken items per bewoner worden genoteerd. “Op die manier
is elke medewerker meteen mee met de gebeurtenissen
van een dag of week. Verder is er ook een schriftelijk dagboek
met vergaderpunten, notities, enz. Het correct en eerlijk gebruik
van het bindersysteem en het dagboek is belangrijk in de opvolging
van de cliënt. Maar hoewel ze ook tijd besparen, moeten
we toch vaststellen dat er vroeger meer ruimte was om met
de gasten te werken en om activiteiten voor te bereiden. Vanuit
onze gedrevenheid als opvoeder vinden we dat spijtig.”
- bestelformulieren - liedjesmappen - remediëringsoefeningen - loopbaanadviezen - duoschriftjes - tests - lijsten
- invulbladen voor het CLB - subsidiedossiers - patiëntendossiers - registratieformulieren - feedbackdocumenten
dichtbij Februari 2013 > 15

DOSSIER
3
Wie blijft…
schrijft die
Heel wat gegevens, data of verslagen moeten
vandaag genoteerd en bewaard worden. Sinds
de privacywet van 8 december 1992, moet je kunnen
aantonen dat je op een juiste manier met administratie
omgaat. Hendrik Decroos verduidelijkt: “Vanuit het
principe ‘meten is weten’, willen overheid en justitie
duidelijke meetelementen. Wanneer een leerling een
rapport betwist voor de rechtbank en de school kan de
inspanningen die ze voor die leerling gedaan heeft duidelijk
aantonen met gegevens, remediëringsplannen,
enz., dan heeft ze sterke argumenten in de rechtszaak.
Wanneer een politicus in het ziekenhuis belandt en
gegevens uit zijn medisch dossier lekken in de media,
is het belangrijk dat een ziekenhuis kan terugvinden
wie allemaal in dat medisch dossier gekeken heeft om
zo de dader op te sporen. Voor al die zaken moet de papiermolen
dus optimaal draaien. Met andere woorden,
er moet een goed systeem zijn waarbij medewerkers
gegevens consequent noteren, invoeren en bijhouden.
Het is op die manier dat een school of entiteit zich juridisch
kan indekken bij betwistingen”, aldus Hendrik.
3791
> Op zaterdag 26 november 2011 plantte Jeugdbond voor
Natuur en Milieu in samenwerking met Natuurpunt
verspreid over 9 plaatsen zo’n 3.000 bomen. In datzelfde
jaar kocht onze organisatie centraal 31.591.300 vellen
papier aan. Conservatree Paper Company, een in San
Francisco gevestigde voormalig papierdistributeur, rekende
uit dat 1 boom ongeveer 8.333 vellen papier levert.
Omgezet zijn dat dus ruwweg 3.791 bomen of ongeveer
3.000 ton papier.
BUREAUCRAZY
»Door een degelijk
administratief luik
en een duidelijke
communicatie vermijdt
onze school juridische
rapportbetwistingen.»
Kris Van Landeghem: “Onze werkwijze zorgt
voor extra werkdruk bij leerkrachten, maar ze
helpt de klassenraad om procedureslagen te
voorkomen.”
“In het verleden hadden wij op het einde van het
schooljaar steevast een aantal beroepsprocedures.
Die aantijgingen zijn zeer vermoeiend voor directie en
personeel. Je neemt met de klassenraad een beslissing in eer en
geweten, die achteraf aangevochten wordt. Daarop zochten we uit
hoe we dat konden ondervangen”, vertelt directeur Kris Van Landeghem
van het Sint-Eduardusinstituut in Merksem. “De wetgeving
zegt dat je als school moet kunnen aantonen dat je alles
gedaan hebt om de slaagkansen van een leerling te maximaliseren.
Het is dus niet voldoende om te zeggen dat je alles gedaan
hebt, je moet het ook schriftelijk kunnen bewijzen. We gingen dan
ook uit van een duidelijke en eerlijke communicatie naar ouders
en leerlingen die voortaan ook schriftelijk onderbouwd werd.
Enerzijds zijn de rapportcommentaren vandaag to the point: als
een leerkracht met Kerstmis vermoedt dat een leerling op een b-
of c-attest afstevent, wordt dat duidelijk genoteerd als rapportcommentaar.
Ten tweede werken we met een remediëringsplan.
Het is een heel eenvoudig werkpunten- en opvolgingsdocument.
Er is een kopie voor de leerkracht, de leerling en de ouder. Hun
handtekeningen maken hen medeverantwoordelijk.”
“Door de rapporten, het remediëringsplan en de communicatie
tijdens oudercontacten is het nu makkelijker om ouders te
overtuigen af te zien van een procedureslag. Uiteraard heeft die
werkwijze een keerzijde. Het opvoedingsproject zegt bijvoorbeeld
dat je kansen moet blijven bieden aan leerlingen. Maar
anderzijds zorgt die duidelijke taal ervoor dat een percentage
leerlingen zich al tijdens het schooljaar heroriënteert. Het remediëringsplan
wekt bij sommige leerkrachten wat wrevel op. De
goede opvolging ervan zorgt voor extra werkdruk. Toch merken
ook de leerkrachten dat er uiteindelijk minder problemen zijn op
het einde van het jaar en dat het makkelijker is om een eindconclusie
over een leerling te formuleren en te onderbouwen tijdens
de klassenraad.”
handelingsplannen - werkbonnen - formulieren voor busvervoer - uurroosters - zorgstrategisch plan
personeelsadministratie - begrotingsopmaak - groepswerkplannen - beleidsplannen - registratielijsten - leefgroepdagboeken.
16 > dichtbij Februari 2013