Handleiding - Bestuurszaken

bestuurszaken.be

Handleiding - Bestuurszaken

Wegwijs in de Vlaamse overheid

Handleiding invoermodule


Inhoudsopgave

1 Doel van de toepassing ............................................................................................... 4

2 Scope van de toepassing ............................................................................................ 5

3 Technische duiding ...................................................................................................... 6

4 Inloggen ........................................................................................................................ 7

5 Menubalk ...................................................................................................................... 8

6 Soorten schermen ........................................................................................................ 9

6.1 Zoekscherm ...........................................................................................................10

6.1.1 Eenvoudig zoeken ...........................................................................................10

6.1.2 Geavanceerd zoeken ......................................................................................12

6.1.3 Boomstructuur .................................................................................................13

6.2 Beheerscherm ........................................................................................................14

6.3 Detailscherm ..........................................................................................................15

6.4 Wijzigscherm ..........................................................................................................17

6.5 Creatiescherm ........................................................................................................18

7 Invullen en wijzigen van velden .................................................................................19

7.1 Tekstvakken ...........................................................................................................19

7.2 Keuzelijsten ............................................................................................................19

7.3 Datumvelden ..........................................................................................................20

7.4 Links om te koppelen aan andere objecten ............................................................21

7.4.1 Voorbeeld waarbij u enkel kunt koppelen aan een bestaand object: Moeder ID

bij een Organisatie ........................................................................................................21

7.4.2 Voorbeeld waarbij u enkel kunt koppelen aan een nieuw aan te maken object:

e-mailadres bij een organisatie ......................................................................................22

7.4.3 Voorbeeld waarbij u kunt koppelen zowel aan een bestaand als aan een nieuw

object: locaties ..............................................................................................................23

8 Inhoudelijke toelichting van de invoervelden ...........................................................26

8.1 Tabblad Algemeen .................................................................................................26

8.2 Tabblad Toepassingsgebieden ..............................................................................28

8.3 Tabblad Locaties ....................................................................................................30

8.4 Tabblad Personen ..................................................................................................31

8.5 Tabblad Extra informatie ........................................................................................33

8.6 Tabblad Processen ................................................................................................34

8.7 Tabblad Werkmiddelen ..........................................................................................34

8.8 Tabblad Technische sleutels ..................................................................................34

9 Wie doet wat ..............................................................................................................35

Handleiding Wegwijs in de Vlaamse overheid 2


9.1 In een notendop .....................................................................................................35

9.2 Gedetailleerde overzichtstabel ...............................................................................35

10 FAQ ..............................................................................................................................39

10.1 Hoe maak ik een nieuwe (sub)entiteit aan ............................................................39

10.2 Hoe voeg ik een persoon toe ................................................................................40

10.2.1 Toevoegen van een bestaande persoon .........................................................40

10.2.2 Aanmaken van een nieuwe persoon ...............................................................41

10.2.3 Alternatieve werkwijze .....................................................................................43

10.3 Hoe voeg ik een locatie toe ..................................................................................45

10.3.1 Toevoegen van een bestaande locatie ............................................................45

10.3.2 Aanmaken van een nieuwe locatie ..................................................................47

10.3.3 Alternatieve werkwijze .....................................................................................48

10.4 Hoe wijzig ik de gegevens van een bestaande (sub)entiteit ..................................50

10.5 Welke gegevens uit Wegwijs stromen door naar de adressengids op

Vlaanderen.be ................................................................................................................51

10.6 Hoe pas ik de volgorde van personen binnen eenzelfde rol aan ...........................53

11 Hulp en ondersteuning ...............................................................................................54

Handleiding Wegwijs in de Vlaamse overheid 3


1 Doel van de toepassing

“Wegwijs in de Vlaamse overheid” is een toepassing ontworpen en ontwikkeld door het

Departement Bestuurszaken (DBZ).

De focus van de eerste release ligt op het verzamelen van informatie over het kernobject

Organisatie: de toepassing wil actuele en kwaliteitsvolle organisatiedata van de Vlaamse

overheid op één centrale en toegankelijke plaats samenbrengen en wil tevens, door het

toekennen van unieke sleutels aan VO-entiteiten, als kruispuntbank fungeren tussen de

diverse gegevensbronnen die informatie over entiteiten van de Vlaamse overheid bevatten.

Het uiteindelijke doel van de databank is enerzijds VO-brede rapportering faciliteren. De

informatie uit de bronapplicatie wordt daartoe weggeschreven naar het datawarehouse van

het Departement Bestuurszaken zodat die informatie geïntegreerd kan worden met andere

relevante informatie (personeelsgegevens, financiële gegevens, info over dienstvoertuigen,

etc.). In het verlengde hiervan wil de applicatie ook permanent actuele rapportering over de

organisatiedata op zich aanbieden.

Anderzijds wenst de toepassing ondersteuning te bieden aan de diverse applicaties die

nood hebben aan organisatiedata van de Vlaamse overheid. Daartoe voorziet de

toepassing in webservices, zodat applicaties rechtstreeks gegevens kunnen ophalen uit de

brondatabank en die gegevens kunnen verwerken.

Handleiding Wegwijs in de Vlaamse overheid 4


2 Scope van de toepassing

De scope van de toepassing “Wegwijs in de Vlaamse overheid” is logischerwijze de

‘Vlaamse overheid’. Wanneer we spreken over de ‘Vlaamse overheid’, spreken we in eerste

instantie over de entiteiten die onder Beter Bestuurlijk Beleid (BBB) werden opgezet:







de departementen

de intern verzelfstandigde agentschappen (IVA’s) zonder rechtspersoonlijkheid

de intern verzelfstandigde agentschappen (IVA’s) met rechtspersoonlijkheid

de extern verzelfstandigde agentschappen (EVA’s) van publiek recht

de extern verzelfstandigde agentschappen (EVA’s) van privaat recht

de strategische adviesraden

Deze entiteiten evenals hun subentiteiten behoren tot de basis scope van Wegwijs. Het is

de bedoeling dat een moederentiteit op zijn minst haar afdelingen opneemt evenals “elke

organisatorische component die afhangt van de moederentiteit” (t.t.z. diensten en cellen die

rechtstreeks onder de leidend ambtenaar vallen en dus geen deel uitmaken van een

afdeling, cf. organisatiebesluit). Het staat de entiteiten uiteraard vrij om, indien gewenst, hun

volledige organisatiestructuur in Wegwijs in te brengen. Indien de Vlaamse Infolijn expliciet

nood heeft aan de onderliggende organisatiegegevens zal de invoermodule normaliter reeds

tot het gewenste niveau zijn ingevuld.

Naast de klassieke BBB-entiteiten wenst Wegwijs ook de entiteiten in kaart te brengen die

inherent deel uitmaken van of beheerd worden door een BBB-entiteit (zoals instellingen

van openbaar nut categorie A, DAB’s, eigen vermogens, etc.).

Maken eveneens deel van uit van de scope: de zgn. entiteiten “buiten BBB” met ESRcode

S.1312 (zoals VRT, VITO, GO!, deSingel, Muhka, etc.). Ook deze entiteiten ressorteren

volgens de Nationale Bank van België namelijk onder de sector ‘Vlaamse overheid’.

De scope wordt tenslotte vervolledigd door de kabinetten, het Vlaams Parlement en de

Vlaamse Gemeenschapscommissie.

In de toepassing worden de entiteiten ondergebracht in één van de 13 beleidsdomeinen

binnen de Vlaamse overheid. Beleidsdomeinen worden hier niet eng juridisch gedefinieerd,

maar eerder gebruikt in de betekenis van ‘functionele beleidsvelden’.

Handleiding Wegwijs in de Vlaamse overheid 5


3 Technische duiding

De toepassing werd gebouwd met behulp van het Yii Framework. Het maakt gebruik van

objecten die op een eenvoudige manier aan elkaar gekoppeld kunnen worden. Een groot

voordeel van de toepassing is de eenvoudige navigatie en doorklikmogelijkheden.

Bij objecten onderscheiden we kernobjecten en relatieobjecten. Kernobjecten kunnen aan

relatieobjecten worden gekoppeld en vice versa. Deze objecten kunnen afhankelijk van de

rechten van de gebruiker op een snelle en eenvoudige manier worden geraadpleegd,

gewijzigd, aangemaakt of verwijderd. Het leggen van een koppeling (of verwijderen van de

koppeling) kan geschieden tussen bestaande objecten of tussen een bestaand en nieuw aan

te maken object (dit ook weer afhankelijk van de rechten van de gebruiker en de aard van de

objecten).

Handleiding Wegwijs in de Vlaamse overheid 6


4 Inloggen

De toepassing is terug te vinden op volgende URL: http://dbz-wamp.vonet.be/piavo/.

Door op Login te klikken in de menubalk komt u op het aanlogscherm terecht. Via uw LDAPaccount

(cf. Vlimpers-ID en wachtwoord) kan u dan inloggen om maximaal van uw rechten

gebruik te kunnen maken.

Eens ingelogd zal Login in het hoofdmenu zijn vervangen door Logout en tussen haakjes

uw gebruikersnaam. Met een simpele klik op deze optie bent u weer uitgelogd.

Afhankelijk van uw rechten zijn er al of geen opties in de menubalk bijgekomen.

Normaliter bent u gekoppeld aan één of meerdere organisaties binnen de Vlaamse overheid.

U zal niet enkel wijzigingen kunnen aanbrengen aan die organisatie(s) zelf, maar ook aan

alle suborganisaties van deze organisatie(s). Organisaties waarover u geen invoerrechten

hebt, zal u enkel kunnen raadplegen.

Opmerking: Ook gebruikers die niet zijn ingelogd via LDAP-account kunnen gebruik maken

van de toepassing. In dit geval kunnen ze enkel raadplegen en geen wijzigingen

aanbrengen.

Handleiding Wegwijs in de Vlaamse overheid 7


5 Menubalk

Wat u ook doet binnen de toepassing, deze balk zal altijd zichtbaar blijven. We

onderscheiden:

Home

Deze brengt u naar de Homepagina, die u krijgt te zien als u de toepassing opstart. Hierop

staat uitleg over de toepassing.

Basis gegevens

De zogenaamde kernobjecten waarvan sprake in de technische duiding. Het gaat hier om

Organisaties, Locaties, Personen, Toepassingen, Processen, Informatie objecten en

Werkmiddelen. Deze objecten kunnen worden geraadpleegd, gewijzigd (met inbegrip van het

leggen of verwijderen van koppelingen naar bestaande of nieuw aan te maken

relatieobjecten), aangemaakt en verwijderd.

Relationele gegevens

De zogenaamde relatieobjecten waarvan sprake in de technische duiding. Op deze manier

kunnen voor de kernobjecten Organisatie, Locatie, Persoon, Toepassing en Proces de

nodige relatieobjecten worden geraadpleegd, gewijzigd (met inbegrip van het leggen of

verwijderen van koppelingen naar bestaande of nieuw aan te maken kernobject),

aangemaakt en verwijderd.

Parameters

Dit is enkel zichtbaar voor beheerders. Parameters kunnen hier worden aangemaakt,

gewijzigd en verwijderd.

Sleutels

Mogelijkheid tot het beheer van sleutels. We onderscheiden hierin organisatiesleutels en

persoonsleutels.

Gebruikersbeheer

Enkel zichtbaar voor beheerders. Hier kunnen de rechten van de gebruikers worden

aangepast door ze in een bepaalde rol te steken. Daarnaast is er ook een audit trail

beschikbaar waarin alle wijzigingen worden geregistreerd.

Contact

Mogelijkheid tot het doorsturen van opmerkingen over de toepassing via een

contactformulier.

Handleiding Wegwijs in de Vlaamse overheid 8


6 Soorten schermen

Het maakt niet uit of u nu met een kernobject, relatieobject, parameter of sleutel bezig bent,

de volgende schermen zullen steeds weerkeren:

Zoekscherm

Beheerscherm

Detailscherm

Wijzigscherm

Creatiescherm

De inhoud van de verschillende soorten schermen zal verschillen van het type object.

Elk van deze schermen zal aan de rechterkant een actiemenu vertonen met een aantal

acties afhankelijk van het scherm waarop u zich bevindt, het type object zelf en de rechten

van de gebruiker. Bijv.: actiemenu van het kernobject Organisatie op het beheerscherm:

Een actiemenu wordt steeds weergegeven met de titel “Acties” met daaronder een

opsomming van de acties.

De verschillende soorten acties die we kunnen onderscheiden:

1. Zoek [object(en)]: Hiermee opent u het zoekscherm van het type object waarin u aan

het werken bent

2. Beheer [objecten]: Hiermee opent u het beheerscherm van het type object waarin u

aan het werken bent.

3. Bekijk [Object]: U kunt het betreffende object raadplegen (deze optie is meestal

zichtbaar als u zich in een wijzigscherm bevindt), het detailscherm wordt geopend.

4. Wijzig [Object]: U kunt het betreffende object wijzigen (deze optie is meestal

zichtbaar als u zich in een detailscherm bevindt), het wijzigscherm wordt geopend.

5. Verwijder [Object]: U kunt het betreffende object verwijderen (deze optie is meestal

zichtbaar als u zich in een detailscherm of wijzigscherm bevindt), er zal steeds om

een bevestiging worden gevraagd waardoor u alsnog op uw stappen kan terugkeren.

6. Nieuw(e) [Object]: Hiermee maakt u een nieuw object aan van het type waarin u aan

het werken bent, het creatiescherm wordt geopend.

7. Toon boomstructuur: Bepaalde types objecten hebben een boomstructuur. In de

toepassing gaat het om de kernobjecten Organisaties en Processen. Via de

boomstructuur kunnen de gebruikers het systeem van moeder- en dochterobjecten

bekijken. Dit is eigenlijk hetzelfde als het Windows verkenner principe.

Handleiding Wegwijs in de Vlaamse overheid 9


6.1 Zoekscherm

Dit is het scherm waarop u terecht komt indien u voor een bepaald object hebt gekozen. Als

u bijvoorbeeld kiest voor Basis gegevens – Organisaties, krijgt u onderstaand scherm te

zien:

Bij ieder object zijn er steeds 2 manieren om te zoeken: eenvoudig of geavanceerd.

6.1.1 Eenvoudig zoeken

Het eenvoudig zoeken geschiedt via de tekstvakken onder de kolomhoofden. Op die manier

kunt u op elke kolom gaan filteren door manueel iets in te geven in het tekstvak boven een

bepaalde kolom. Indien u tekst ingeeft in een bepaald tekstvak en daarna met de cursor naar

een ander vak navigeert, zal er worden gefilterd. In tekstvakken met een neerwaarts pijltje,

bent u beperkt tot de opties uit de keuzelijst. De filter zal hier werken na het maken van een

keuze. Uiteraard kunt u op meerdere kolommen gaan zoeken. De filter heeft een EN-relatie,

dit wil zeggen dat indien u waardes in 2 of meer kolommen hebt ingegeven de getoonde

resultaten aan al deze voorwaarden zullen voldoen.

Voorbeeld van een enkelvoudig zoekresultaat:

Handleiding Wegwijs in de Vlaamse overheid 10


Voorbeeld van een meervoudig zoekresultaat:

Merk op dat zoekresultaten soms over meerdere pagina’s kunnen verspreid staan. Met

behulp van de knoppen Vorige, Volgende en de cijferknoppen kunt u doorheen de pagina’s

navigeren. U kan overigens zelf bepalen hoeveel resultaten u per pagina wil zien door

rechtsboven de tabel in de picklist “Per pag.” te kiezen voor 10, 20, 50 of 100.

Merk op dat u ook de mogelijkheid hebt om te sorteren (oplopend of aflopend) op sommige

kolommen. Om te weten op welke kolommen u kunt sorteren, moet u met de muiswijzer over

de tekst van een kolomhoofd gaan. Indien dit een handje met een wijzend vingertje wordt,

kunt u sorteren. Indien de muiswijzer gewoon een cursor of pijltje vertoont, kunt u niet op

deze kolom sorteren. Sorteren doet u gewoon door te klikken op de tekst van het

kolomhoofd. Door te klikken zal u automatisch oplopend (A tot Z) sorteren (pijltje naar

boven). Nogmaals klikken, dan zult u aflopend sorteren (pijltje naar boven). Zo kunt u

voortdurend afwisselen tussen oplopend en aflopend sorteren.

Voorbeeld van oplopend sorteren (op Korte naam):

Handleiding Wegwijs in de Vlaamse overheid 11


De toepassing staat niet toe dat u op meerdere kolommen tegelijk kan sorteren. Indien u

bijvoorbeeld hebt gesorteerd op Korte naam en nadien wil sorteren op Organisatie, dan zal

bij het klikken op de tekst Organisatie oplopend worden gesorteerd enkel op organisatie en

de sortering op Korte naam zal wegvallen. De sortering kan wel gebruikt worden in

combinatie met de zoekfunctie

6.1.2 Geavanceerd zoeken

Door op de link “Geavanceerd zoeken” te klikken zal er een filter worden geopend met

velden die betrekking hebben op het object. Deze filter bevat alle velden van het eenvoudig

zoeken uitgebreid met nog meer velden die van belang zijn bij het gekozen object.

Voorbeeld van geavanceerd zoeken bij het kernobject Organisatie:

Dezelfde regels zijn hier van toepassing als bij het eenvoudig zoeken. Om resultaten te

krijgen dient u hier echter te klikken op de knop Zoeken.

Handleiding Wegwijs in de Vlaamse overheid 12


6.1.3 Boomstructuur

Bepaalde types objecten hebben een boomstructuur. In de toepassing gaat het om de

kernobjecten Organisaties en Processen. De boomstructuur is raadpleegbaar door bij het

bewuste kernobject te klikken op de actie Toon boomstructuur.

Via de boomstructuur kunnen de gebruikers het systeem van moeder- en dochterobjecten

bekijken. Dit is eigenlijk hetzelfde als het Windows verkenner principe en stelt u in staat om

een overzichtelijk totaalbeeld te verkrijgen en snel te navigeren doorheen de Vlaamse

overheid. Opgelet: als u de boomstructuur wenst te openen, moet u op het plusteken voor

het gewenste moederobject klikken. Door op de linktekst van een object te klikken, opent u

het detailscherm van het betreffende object.

Voorbeeld van de boomstructuur bij het kernobject Organisatie:

Handleiding Wegwijs in de Vlaamse overheid 13


6.2 Beheerscherm

U hebt in het actiemenu gekozen voor Beheer object

Het beheerscherm van een object lijkt veel op het zoekscherm in die zin dat u ook hier de

zoekfunctie op kan toepassen. Deze functie werkt op geheel dezelfde manier als bij het

zoekscherm.

Het grote verschil met het zoekscherm is dat u bij het beheerscherm bij ieder zoekresultaat 3

icoontjes zult zien staan. Bijvoorbeeld:

Betekenis van de icoontjes

Dit betekent raadplegen. U roept het detailscherm op van het betreffende object. De

gegevens kunt u uiteraard niet wijzigen, enkel raadplegen.

Dit betekent updaten. U roept het wijzigscherm op van het betreffende object. Afhankelijk

van uw rechten, kunt u wijzigingen aanbrengen.

Dit betekent verwijderen. U zult steeds gevraagd worden om deze verwijdering te

bevestigen. Op die manier kunt u nog steeds op uw stappen terugkeren. Objecten die reeds

in gebruik zijn (gekoppeld aan een ander object) kunt u niet verwijderen.

Handleiding Wegwijs in de Vlaamse overheid 14


6.3 Detailscherm

U hebt op het icoon geklikt van een object op het beheerscherm of op de linktekst van

een object op het zoekscherm. Het detailscherm van het betreffende object zal worden

geopend. Het detailscherm is verdeeld over verschillende tabbladen. Het aantal en de

naamgeving van die tabbladen verschillen naargelang het soort object.

Voorbeeld van een detailscherm bij het kernobject Organisatie:

U kunt de inhoud van de tabbladen bekijken door er eenvoudig op te klikken. De gegevens

op deze tabbladen kunnen enkel worden geraadpleegd en niet gewijzigd.

Boven het detailscherm vindt u een broodkruimel die aangeeft waar de bewuste

(sub)entiteit zich hiërarchisch bevindt in de organisatiestructuur. De moederentiteiten worden

met hun korte naam weergegeven en zijn snel raadpleegbaar via de linktekst. De entiteit

waarvan u de detailgegevens aan het bekijken bent, verschijnt voluit in de broodkruimel.

Rechts van het detailscherm vindt u de eventuele dochterorganisaties van de betrokken

entiteit terug. Ook deze dochterorganisaties zijn meteen raadpleegbaar via het aanklikken

van de linktekst.

De gegevens op deze tabbladen kunt u dus niet wijzigen. Wel kunt u naar gerelateerde

objecten navigeren. Bepaalde tabbladen zullen gerelateerde objecten bevatten. Deze

worden aangegeven door een zwart onderlijnde tekst. Bijvoorbeeld:

Handleiding Wegwijs in de Vlaamse overheid 15


Door op de onderlijnde tekst van deze locatie te klikken, komt u terecht in het detailscherm

van de betreffende locatie. Bijvoorbeeld:

Op die manier kunt u steeds blijven navigeren tussen de gerelateerde objecten.

Opmerking: Niet alle zwart onderlijnde tekst verwijst naar gerelateerde objecten. Ook

verwijzingen naar de URL van een webpagina en e-mailadressen worden op dezelfde

manier weergegeven. Klikken op een URL-tekst zal de betreffende webpagina openen (in

dezelfde tab dus u kunt best kiezen voor een rechtsklik en kiezen voor de koppeling te

openen in een nieuwe tab of venster). Bij klikken op een e-mailadres kunt u een e-mail

versturen naar het betreffende adres.

Handleiding Wegwijs in de Vlaamse overheid 16


6.4 Wijzigscherm

U hebt geklikt op het icoon van een object in het beheerscherm of u hebt op Wijzig

object geklikt binnen het actiemenu. Het wijzigscherm van het betreffende object zal worden

geopend.

Voorbeeld van een wijzigscherm bij het kernobject Organisatie:

Een wijzigscherm is eigenlijk geheel hetzelfde als een detailscherm, met dien verstande dat

je in een wijzigscherm dus wel wijzigingen kan aanbrengen en in een detailscherm niet.

Voor het aanbrengen van wijzigingen, zie hiervoor het gedeelte “Invullen en wijzigen van

velden”.

Om de wijzigingen op te slaan, klik op de knop Bewaren. Indien u op deze knop klikt, zal het

wijzigscherm veranderen in een detailscherm

Handleiding Wegwijs in de Vlaamse overheid 17


6.5 Creatiescherm

U hebt in het actiemenu gekozen om een Nieuw object aan te maken. Het creatiescherm

van het betreffende objecttype zal worden geopend.

Voorbeeld van een creatiescherm bij het kernobject Organisatie:

We maken een onderscheid tussen verplichte en optionele velden. De verplicht in te vullen

velden worden aangeduid met een * in rode kleur. Sommige verplichte velden hebben reeds

een standaardwaarde gekregen (meestal velden met een keuzelijst).

Indien u alle nodige velden hebt ingevuld moet u klikken op de knop Aanmaken. Het

creatiescherm verandert vervolgens in een detailscherm. Mogelijk zijn er ook meerdere

tabbladen beschikbaar geworden. Dit is bijvoorbeeld het geval bij de aanmaak van een

organisatie.

Voor het invullen van de velden, zie hiervoor het deel “Invullen en wijzigen van velden”.

Handleiding Wegwijs in de Vlaamse overheid 18


7 Invullen en wijzigen van velden

We maken een onderscheid tussen:

Tekstvakken

Keuzelijsten

Datumvelden

Links om te koppelen aan andere objecten

7.1 Tekstvakken

Deze velden dienen manueel te worden ingevuld.

Een aantal velden zal bestaan uit een invoermasker zoals bijvoorbeeld telefoon en fax bij het

kernobject Organisatie of telefoon en gsm bij het kernobject Persoon. Deze velden zullen

worden vergezeld van een voorbeeld dat naast de label staat. Bijvoorbeeld telefoon en gsm

bij persoon:

Een veld met invoermasker dat nog moet worden ingevuld zal er zo uitzien:

Voor elke “x” dient u een cijfer in te vullen. Bestaat het telefoon- (of gsm- of fax-)nummer uit

minder cijfers dan de “x”en aangeven kunt u op spatie drukken op die positie waar geen cijfer

moet komen.

Dient u bijvoorbeeld het nummer “011 22 33 44” in te geven, geef dan eerst “1122” in en

vervolgens spatie en tenslotte “3344”.

Indien u bijvoorbeeld “01 222 33 44” als nummer moet ingeven, geef dan eerst “1”, daarna

een spatie en tenslotte de rest van het nummer.

Merk op dat u geen “0” moet typen in het begin vermits deze al vast ingegeven staat in het

invoermasker.

7.2 Keuzelijsten

Alle velden met een neerwaarts pijl zijn velden met een keuzelijst (dropdown menu). Deze

kan u dus enkel invullen door een van de waarden uit het lijstje te kiezen.

Handleiding Wegwijs in de Vlaamse overheid 19


Bijvoorbeeld:

Sommige keuzelijsten hebben een standaardwaarde gekregen indien er een nieuw object

wordt aangemaakt. Dit is steeds wanneer het om verplicht in te vullen velden gaat. Dit is

gedaan om te vermijden dat er door vergetelheid bepaalde velden leeg blijven waardoor er

foutmeldingen komen indien men de wijzigingen wil opslaan. Bij velden met keuzelijsten die

verplicht in te vullen zijn, kan er ook geen blanco waarde worden gekozen.

7.3 Datumvelden

Deze kan je herkennen het kalendericoontje dat langs het invoervak staat. Bijvoorbeeld:

Er zijn verschillende manieren om een datumveld in te vullen.

De eenvoudigste manier is gebruik te maken van het kalendericoontje. Hierop klikken, opent

een kalender, waarbij de huidige dag als standaardkeuze zal worden aangegeven.

Bijvoorbeeld:

Met behulp van de pijltjestoetsen links en rechts om naar vorige of volgende maand(en) te

gaan, de keuzelijsten bij maand en jaar kunt u de gewenste datum selecteren. U kiest

bijvoorbeeld 10 november 2011.

Handleiding Wegwijs in de Vlaamse overheid 20


Klik op de gewenste dag om te bevestigen. Vervolgens zal in het invoervak van het

datumveld de datum automatisch in het correcte formaat worden gezet. Bijvoorbeeld

In dit geval is het formaat “JJJJ-MM-DD”.

Uiteraard kunt u datums ook manueel invullen, maar dan moet u dit wel in het correcte

formaat doen. Bij twijfel kunt u het formaat steeds controleren door een willekeurige datum

toe te voegen via het kalendericoontje.

7.4 Links om te koppelen aan andere objecten

Zwarte of blauwe tekst, onderlijnd en al of niet vergezeld van een tekstvak zijn de

zogenaamde links voor het koppelen aan andere objecten. Afhankelijk van het veld en object

kan er worden gekoppeld aan bestaande en/of nieuw aan te maken objecten. Om te

koppelen dient u gewoon te klikken op de linktekst.

Omdat er zoveel mogelijkheden bestaan, beperken we ons tot enkele voorbeelden.

7.4.1 Voorbeeld waarbij u enkel kunt koppelen aan een bestaand object:

Moeder ID bij een Organisatie

Dit is er eentje met een tekstvak (deze zijn eerder de uitzondering dan de regel bij dit soort

velden).

Klikken op de linktekst opent een venster waarbij een keuze kan worden gedaan uit de

bestaande organisaties binnen het systeem:

Handleiding Wegwijs in de Vlaamse overheid 21


U kunt hier via eenvoudig zoeken (zie hoger) de gewenste organisatie (object) terugvinden.

Eens u deze hebt gevonden klikt u bij de betreffende organisatie (object) op de knop Kies.

De gekozen organisatie (object) zal worden toegevoegd in het formulier, bijvoorbeeld:

7.4.2 Voorbeeld waarbij u enkel kunt koppelen aan een nieuw aan te maken

object: e-mailadres bij een organisatie

Klik op de linktekst “Voeg nieuw E-mailadres”. Het scherm om een nieuw e-mailadres

(object) aan te maken verschijnt:

Vul de nodige velden in en klik vervolgens op de knop Aanmaken. Vervolgens komt u weer

in uw formulier van Organisatie terecht, waar u zal merken dat het nieuwe e-mailadres

(object) is toegevoegd. Bijvoorbeeld

Handleiding Wegwijs in de Vlaamse overheid 22


Merk op dat het object is vergezeld van 2 icoontjes.

Dit betekent updaten. U roept het wijzigscherm op van het betreffende object.

Dit betekent verwijderen. U zult steeds gevraagd worden om deze verwijdering te

bevestigen zodat u nog steeds op uw stappen kan terugkeren. Indien u de verwijdering

voltooit zal niet enkel de koppeling zijn verbroken maar is ook het betreffende object (emailadres

in het voorbeeld) uit het systeem verdwenen omdat dit object niet kan bestaan

zonder koppeling aan een organisatie.

In geval u zich niet in een wijzigingscherm, maar wel een detailscherm bevindt, zult u

volgend icoon zien bij een gekoppeld object.

Dit betekent raadplegen. U roept het detailscherm op van het betreffende object.

7.4.3 Voorbeeld waarbij u kunt koppelen zowel aan een bestaand als aan een

nieuw object: locaties

Indien u kiest voor koppeling met een bestaande locatie, zal volgend scherm openen:

Klikken op de link “Selecteer een (bestaande) locatie” opent volgend venster:

Handleiding Wegwijs in de Vlaamse overheid 23


Vervolgens kunt u via de methode eenvoudig zoeken de gewenste locatie opzoeken. Klik op

de knop Kies om de locatie toe te voegen en klik vervolgens op de knop Aanmaken om de

koppeling te voltooien.

Indien u een geheel nieuwe locatie wenst aan te maken en te koppelen, zal er een ander

soort scherm worden geopend:

In dit scherm zal er dus een volledig nieuwe locatie (object) worden aangemaakt. Na het

invullen van de nodige gegevens dient u op de knop Aanmaken te klikken. Het volgende

scherm is om de koppeling te realiseren met de organisatie:

Handleiding Wegwijs in de Vlaamse overheid 24


Vul eventueel nog verder aan en klik op Aanmaken om de koppeling te voltooien.

Handleiding Wegwijs in de Vlaamse overheid 25


8 Inhoudelijke toelichting van de invoervelden

8.1 Tabblad Algemeen

Hier vinden we de algemene gegevens van de organisatie terug. Deze gegevens worden

decentraal beheerd.










Unieke code*: de unieke sleutel die automatisch wordt gegenereerd en toegekend bij

het aanmaken van een nieuwe organisatie

Moeder ID*: de moederentiteit van de betrokken organisatie [keuzelijst]

Organisatie Naam*: de officiële naam van de organisatie (zoals vermeld in het

oprichtingsdecreet/besluit, de statuten of het organisatiebesluit van de moederentiteit)

[tekstvak]

Korte naam*: de officiële afkorting van de organisatie [tekstvak]

Telefoon: het algemeen telefoonnummer van de organisatie [invoermasker]

Niet standaard tel.: indien bestaande: het telefoonnummer van de organisatie dat

over een ongewoon formaat beschikt, zoals bijv. een verkort nummer of een 0800-

nummer [tekstvak]

Fax: het algemeen faxnummer van de organisatie [invoermasker]

Contactpagina: indien bestaande: de URL van het contactformulier op de website

van de organisatie [tekstvak]

Actief*: geeft aan of de organisatie nog actief dan wel reeds inactief is [keuzelijst]

Handleiding Wegwijs in de Vlaamse overheid 26


Op website VO*: geeft aan of de organisatiegegevens getoond mogen/moeten

worden op de adressengids op Vlaanderen.be [keuzelijst]

E-mailadres(sen): het generieke e-mailadres van de organisatie; dit kunnen er

meerdere zijn

Intranetsite(s)/Extranetsite(s): de URL van de intranet- of extranetsite van de

organisatie (inclusief melding van webmaster, eventueel AnySurferlabel en prioriteit

om dit te verwerven); dit kunnen er meerdere zijn

Website(s): de URL van de website van de organisatie (inclusief melding van

webmaster, eventueel AnySurferlabel en prioriteit om dit te verwerven); dit kunnen er

meerdere zijn

Handleiding Wegwijs in de Vlaamse overheid 27


8.2 Tabblad Toepassingsgebieden

Het begrip ‘Vlaamse overheid’ is een vlag die vele ladingen dekt en die, naargelang de

context, een verschillende invulling kan krijgen. Zo worden er verschillende

‘toepassingsgebieden’ afgebakend die gebruikt worden om te duiden welke regelgeving voor

organisaties geldt, of op welke interne dienstverlening organisaties beroep kunnen doen.

Op dit tabblad worden de meest voorkomende toepassingsgebieden vermeld en kan telkens

worden aangegeven of de bewuste organisatie er onder valt. Als één enkele organisatie

meerdere personeelsgroepen telt waarop verschillende toepassingsgebieden van kracht zijn,

kan er gewerkt worden met het veld “Omschrijving personeel”. De volgorde van die

personeelsgroepen kan in voorkomend geval naar wens aangepast worden d.m.v. het veld

“Volgnummer”.

Omwille van het technische karakter van deze gegevens, wordt dit tabblad centraal door het

Departement Bestuurszaken (DBZ) beheerd. Dit tabblad is overigens enkel relevant voor de

organisaties op N-niveau; voor afdelingen en andere onderliggende subentiteiten zal dit

tabblad in de meeste gevallen zonder voorwerp zijn.





BBB*: de afkorting ‘BBB’ staat voor ‘Beter Bestuurlijk Beleid’, de grootschalige

reorganisatie waarbij de Vlaamse overheid in 2006 een geheel nieuwe

organisatiestructuur kreeg; sindsdien bestaat de Vlaamse overheid uit dertien

homogene beleidsdomeinen die samen het toepassingsgebied ‘BBB’ vormen

[keuzelijst]

Personeel*: geeft aan of de organisatie personeel heeft [keuzelijst]

Ter beschikking gesteld personeel*: geeft aan of de organisatie personeel ter

beschikking heeft gekregen [keuzelijst]

Sectorcomité XVIII*: geeft aan of de organisatie onder het toepassingsgebied

‘Sectorcomité XVIII’ valt, de syndicale onderhandelingsstructuur voor -onder anderede

meeste entiteiten binnen de dertien beleidsdomeinen van de Vlaamse overheid

[keuzelijst]

Handleiding Wegwijs in de Vlaamse overheid 28


Sectoraal akkoord*: geeft aan of de organisatie valt onder het sectoraal akkoord

2010-2012 dat werd afgesloten met de vakbonden van het overheidspersoneel

[keuzelijst]

Raamstatuut DVO*: de afkorting ‘DVO’ staat voor ‘Diensten van de Vlaamse

overheid’; onder dit toepassingsgebied worden alle entiteiten begrepen die

ressorteren onder het Vlaams personeelsstatuut van 13 januari 2006 (VPS)

[keuzelijst]

Emancipatiezaken*: geeft aan of de organisatie valt onder het gelijkekansen- en

diversiteitsbeleid van de Vlaamse overheid en bijgevolg deel uitmaakt van het

werkterrein van de Dienst Emancipatiezaken (DBZ). [keuzelijst]

Werkgebied IAVA*: geeft aan of de organisatie valt binnen het audituniversum van

de Interne Audit van de Vlaamse Administratie (IAVA) [keuzelijst]

Werkgebied Rekenhof*: geeft aan of de organisatie valt onder het werkgebied van

het Rekenhof [keuzelijst]

ESR-overheid*: de afbakening van de Vlaamse overheid volgens het ESRtoepassingsgebied

is gebaseerd op juridische en financiële criteria, afkomstig van

Eurostat; jaarlijks stelt de Nationale Bank van België (NBB) een lijst van organisaties

op die als deel van de Vlaamse overheid wordt beschouwd [keuzelijst]

Integriteit*: geeft aan of de organisatie valt onder het toepassingsgebied ‘integriteit’

[keuzelijst]

GDPB*: geeft aan of de organisatie valt onder het werkgebied van de

Gemeenschappelijke Dienst voor Preventie en Bescherming op het werk (GDPB)

[keuzelijst]

ICT Contract*: geeft aan of de organisatie aangesloten is bij het contract dat de

entiteit e-government en ICT-Beheer (e-IB) afsloot met de ICT-dienstverlener HP-

Belgacom; de aangesloten entiteiten kunnen beroep doen op de gemeenschappelijke

ICT-dienstverlening [keuzelijst]

Overheidsopdrachten*: geeft aan of de organisatie onderworpen is aan de wet op

de overheidsopdrachten [keuzelijst]

Doelgroep Besparingen*: geeft aan of de organisatie valt onder de besparingsronde

die tegen 2014 moet leiden tot een vermindering van het personeelsbestand van de

Vlaamse overheid met 6% [keuzelijst]

13 ministeries*: geeft aan welke organisaties vallen onder de 13 ministeries (cf. de

departementen en IVA zonder rechtspersoonlijkheid) [keuzelijst]

Vlimpers*: geeft aan welke organisaties gebruik maken van het personeelssysteem

Vlimpers [keuzelijst]

Handleiding Wegwijs in de Vlaamse overheid 29


8.3 Tabblad Locaties

Hier vinden we de adresgegevens van de organisatie terug. Deze gegevens worden

decentraal beheerd.




Locatie: het adres van de organisatie (de velden straatnaam*, huisnummer* en

gemeente* zijn verplicht; de velden busnummer, gebouw en CRAB-code zijn

optioneel)

Hoofdlocatie: geeft aan of het adres de hoofdlocatie van de organisatie is; er kan per

organisatie altijd maar één hoofdlocatie zijn [keuzelijst]

Op kaart: link naar Google maps

Handleiding Wegwijs in de Vlaamse overheid 30


8.4 Tabblad Personen

Er zijn op dit tabblad veertien verschillende soorten rollen definieerbaar waaraan telkens één

of meerdere personen kunnen worden toegevoegd. Het is ook mogelijk om eenzelfde

persoon in twee of meer rollen onder te brengen.

Het spreekt voor zich dat enkel de relevante rollen vermeld hoeven te worden.

Voor iedere persoon wordt, naast de rol* die hij vervult, ook volgende informatie getoond:

voornaam*, familienaam*, functie*, telefoonnummer, gsm-nummer en e-mailadres.

Deze gegevens worden decentraal beheerd.

Dit zijn de veertien beschikbare rollen:


Leidinggevende topkader: de leidinggevende topkaderfuncties (cf.

managementfuncties) binnen de organisatie:

- secretaris-generaal / administrateur-generaal / gedelegeerd bestuurder / …

- algemeen directeur

- bijkomende of specifieke opdrachten met verloning op min. A3-niveau én hoofd v/e entiteit

- hooggekwalificeerde contractuelen met verloning op min. A3-niveau én hoofd v/e entiteit


Niet-leidinggevende topkader: de niet-leidinggevende topkaderfuncties binnen de

organisatie:

- hoofd secretariaatspersoneel strategische adviesraad

- projectleiders op N-niveau

- terugvalpositie secretaris-generaal / adm.-generaal / ged. bestuurder (cf. directeur-generaal)

- terugvalpositie algemeen directeur (adjunct-directeur-generaal)

- topmanagement met verlof voor opdracht

- bijkomende of specifieke opdrachten met verloning op min. A3-niveau

- hooggekwalificeerde contractuelen met verloning op min. A3-niveau


Leidinggevende: de leidinggevende van de organisatie

[In concreto zal het hier gaan om een afdelingshoofd, een diensthoofd, een celhoofd, etc.]


Communicatieambtenaar: de communicatieambtenaar van de organisatie

[Alle departementen en alle intern of extern verzelfstandigde agentschappen van de Vlaamse

overheid hebben een ‘communicatieambtenaar’. Dat moet volgens artikel 31 van het decreet

openbaarheid van bestuur. Er is slechts één communicatieambtenaar per departement of

agentschap. Hij is het officiële aanspreekpunt voor de communicatie van zijn entiteit: hij zorgt

Handleiding Wegwijs in de Vlaamse overheid 31


ervoor dat de communicatie met burgers, bedrijven, verenigingen, over beleid, regelgeving en

dienstverlening, goed verloopt.]






Woordvoerder: de woordvoerder van de organisatie

Woordvoerder-vervanger

Crisiswoordvoerder

Crisiswoordvoerder-vervanger

Communicatieverantwoordelijke: de communicatieverantwoordelijke van de

organisatie

[In veel departementen en agentschappen zijn er behalve de communicatieambtenaar nog

andere communicatieverantwoordelijken of communicatiemedewerkers. Zij zijn

verantwoordelijk voor de communicatie van een bepaalde afdeling of dienst.]






Kabinetsmedewerker: specifieke rol voor de mensen die werkzaam zijn op een

kabinet

Klachtenmanager: de klachtenmanager van de organisatie

Regeringscommissaris: de regeringscommissaris van de organisatie

Gemachtigde van financiën: de gemachtigde van financiën van de organisatie

Contactpersoon Wegwijs Organisatie: de aanspreekpunten (cf. gemandateerde

contactpersonen) binnen de organisatie voor het actueel houden van de

organisatiegegevens in de toepassing Wegwijs in de Vlaamse overheid

Handleiding Wegwijs in de Vlaamse overheid 32


8.5 Tabblad Extra informatie

Dit tabblad geeft nog wat bijkomende informatie over de organisatie. Deze gegevens worden

decentraal beheerd.












Categorie*: geeft aan of het gaat om een entiteit, dan wel om een subentiteit,

afdeling, dienst, team, cel, project, kabinet, etc. [keuzelijst]

Entiteitsvorm*: de zgn. entiteitsvorm van de organisatie (cf. slaat op de classificatie

die de Vlaamse overheid zelf geeft aan haar organisaties) (bijv.: departement, IVA

met of zonder RP, EVA publiek of privaat, SAR, DAB, etc.) [keuzelijst]

Rechtsvorm*: de juridische vorm van de organisatie (cf. slaat op de classificatie die

een organisatie aanneemt bij oprichting of statuutwijziging) (bijv.: MVG, NV, CVBA,

vzw, eigen vermogen, etc.) [keuzelijst]

KBO-nummer: het KBO-nummer van de organisatie: voor de entiteiten met

rechtspersoonlijkheid is dat het ondernemingsnummer; voor de entiteiten zonder

rechtspersoonlijkheid (departementen en IVA zonder RP) die vallen onder de

rechtspersoon Vlaamse Gemeenschap (0316.380.841) is dat het

vestigingseenheidsnummer van hun hoofdzetel [invoermasker]

Datum oprichting: datum van oprichting van de organisatie [datumveld]

Datum inwerkingtreding: datum van inwerkingtreding van de organisatie

[datumveld]

Engelse naam: Engelse benaming van de organisatie [tekstvak]

Franse naam: Franse benaming van de organisatie [tekstvak]

Duitse naam: Duitse benaming van de organisatie [tekstvak]

Spaanse naam: Spaanse benaming van de organisatie [tekstvak]

Rechtsopvolger: de rechtsvoorganger van de organisatie [tekstvak]

Handleiding Wegwijs in de Vlaamse overheid 33


Personeelssysteem*: geeft de naam weer van het personeelssysteem dat wordt

gebruikt [keuzelijst]

MOD: geeft aan op welke MOD of personeelsdienst beroep wordt gedaan voor

ondersteunende diensten [tekstvak]

8.6 Tabblad Processen

Nog aan te vullen.

8.7 Tabblad Werkmiddelen

Nog aan te vullen.

8.8 Tabblad Technische sleutels

Omwille van het technische karakter van deze gegevens, wordt dit tabblad centraal door het

Departement Bestuurszaken (DBZ) beheerd.




PIAVO-sortering: deze sleutel zorgt voor een correcte sortering van de organisaties

in de brontoepassing, in de rapporten en in de applicaties die deze

organisatiegegevens opladen

Vlimpers: dit veld bevat de Vlimperssleutel van de organisatie (indien bestaande)

VOP-Orafin: dit veld bevat de Orafincode van de organisatie (indien bestaande)

Handleiding Wegwijs in de Vlaamse overheid 34


9 Wie doet wat

9.1 In een notendop

Departement BZ (centraal beheer):


Aanmaken/toevoegen van een zgn. N-entiteit:

- een BBB-entiteit (departement, agentschap, strategische adviesraad)

- een entiteit die inherent deel uitmaakt van of beheerd wordt door een BBB-entiteit (DAB,

eigen vermogen, vzw, VOI type A, etc.)

- een entiteit buiten BBB.




Archiveren van een zgn. N-entiteit.

Beheren van de tabbladen “Toepassingsgebieden” en “Technische sleutels”.

Aanspreekpunt voor inhoudelijke en technische vragen.

Entiteiten binnen de Vlaamse overheid (decentraal beheer):


Aanmaken/toevoegen van de eigen subentiteiten:

- afdelingen

- diensten

- teams

- cellen

- etc.



Beheren (actueel houden) van de organisatiegegevens van de eigen

(sub)entiteit(en).

Archiveren van de eigen subentiteiten.

Binnen elke organisatie werd een gemandateerde contactpersoon aangeduid. Wie

verantwoordelijk is voor welke organisatie, is terug te vinden via

www.bestuurszaken.be/wegwijs-organisatie-invoermodule#contactpersoon.

9.2 Gedetailleerde overzichtstabel

Handleiding Wegwijs in de Vlaamse overheid 35


Aanmaken/Toevoegen Beheren Archiveren

BBB-entiteit

Trigger

oprichtingsdecreet/oprichtingsbesluit

of notariële akte

en publicatie in Belgisch Staatsblad

Wanneer

datum van inwerkingtreding

Wie doet wat

Departement BZ:

1. traceren en toevoegen nieuwe

entiteit

2. invullen gekende

organisatiegegevens

3. oplijsten toepassingsgebieden

4. toekennen technische sleutels

5. vastleggen en briefen

contactpersoon nieuwe entiteit

Trigger

wijziging van concrete

organisatiegegevens

Wanneer

meteen

Wie doet wat

Tabbladen ‘Algemeen’,

‘Locaties’, ‘Personen’ en ‘Extra

info’:

1. Beheer door entiteit zelf

2. Kwaliteitscontrole door

departementen BZ en DAR

Tabbladen

‘Toepassingsgebieden’ en

‘Technische sleutels’:

Beheer door Departement BZ

Trigger

opheffingsdecreet/opheffingsbesluit

en publicatie in Belgisch Staatsblad

Wanneer

datum van opheffing

Wie doet wat

Departement BZ: archiveren van

opgeheven entiteit

Entiteit die inherent deel

uitmaakt van of beheerd

wordt door een BBB-entiteit

Trigger

oprichtingsdecreet en publicatie in

Belgisch Staatsblad

of publicatie rapport Nationale Bank

Wanneer

datum van inwerkingtreding

of na screening rapport Nationale

Bank (september)

Wie doet wat

Departement BZ:

Trigger

wijziging van concrete

organisatiegegevens

Wanneer

meteen

Wie doet wat

Tabbladen ‘Algemeen’,

‘Locaties’, ‘Personen’ en ‘Extra

info’:

1. Beheer door moederentiteit

Trigger

opheffingsdecreet/opheffingsbesluit

en publicatie in Belgisch Staatsblad

Wanneer

datum van opheffing

Wie doet wat

Departement BZ: archiveren van

opgeheven entiteit


1. traceren en toevoegen nieuwe

entiteit

2. invullen gekende

organisatiegegevens

3. oplijsten toepassingsgebieden

4. toekennen technische sleutels

5. vastleggen en briefen

contactpersoon moederentiteit

2. Kwaliteitscontrole door

departementen BZ en DAR

Tabbladen

‘Toepassingsgebieden’ en

‘Technische sleutels’:

Beheer door Departement BZ

Entiteit buiten BBB

Trigger

publicatie rapport Nationale Bank

Wanneer

na screening rapport Nationale

Bank (september)

Trigger

wijziging van concrete

organisatiegegevens

Wanneer

meteen

Trigger

publicatie rapport Nationale Bank

Wanneer

na screening rapport Nationale

Bank (september)

Wie doet wat

Departement BZ:

1. traceren en toevoegen nieuwe

entiteit

2. invullen gekende

organisatiegegevens

3. oplijsten toepassingsgebieden

4. toekennen technische sleutels

5. vastleggen en briefen

contactpersoon nieuwe entiteit

Wie doet wat

Tabbladen ‘Algemeen’,

‘Locaties’, ‘Personen’ en ‘Extra

info’:

1. Beheer door entiteit zelf

2. Kwaliteitscontrole door

departementen BZ en DAR

Tabbladen

‘Toepassingsgebieden’ en

‘Technische sleutels’:

Beheer door Departement BZ

Wie doet wat

Departement BZ: archiveren van

opgeheven entiteit of van entiteit

die niet langer onder code S.1312

valt

Subentiteit

Trigger

(wijziging) organisatiebesluit

moederentiteit

Trigger

wijziging van concrete

organisatiegegevens

Trigger

(wijziging) organisatiebesluit

moederentiteit

Wanneer

datum van inwerkingtreding

Wanneer

meteen

Wanneer

datum van opheffing

Handleiding Wegwijs in de Vlaamse overheid 37


Wie doet wat

Moederentiteit:

1. toevoegen nieuwe subentiteit

2. invullen organisatiegegevens

Departement BZ:

[1. oplijsten toepassingsgebieden]

2. toekennen technische sleutels

Wie doet wat

Tabbladen ‘Algemeen’,

‘Locaties’, ‘Personen’ en ‘Extra

info’:

- Beheer door moederentiteit

- Kwaliteitscontrole door

departementen BZ en DAR

Tabbladen

‘Toepassingsgebieden’ en

‘Technische sleutels’:

Beheer door Departement BZ

Wie doet wat

Moederentiteit: archiveren van

opgeheven subentiteit

Kabinet

Trigger

opstart Vlaamse Regering of

aanstelling nieuwe minister

Trigger

wijziging van concrete

organisatiegegevens

Trigger

einde legislatuur Vlaamse

Regering of ontslag minister

Wanneer

datum van inwerkingtreding

Wanneer

meteen

Wanneer

datum van ontslag minister

Wie doet wat

Afdeling Kanselarij:

1. toevoegen nieuw kabinet

2. invullen organisatiegegevens

Departement BZ:

1. oplijsten toepassingsgebieden

2. toekennen technische sleutels

Wie doet wat

Tabbladen ‘Algemeen’,

‘Locaties’, ‘Personen’ en ‘Extra

info’:

- Beheer door afdeling Kanselarij

- Kwaliteitscontrole door

departementen BZ en DAR

Tabbladen

‘Toepassingsgebieden’ en

‘Technische sleutels’:

Beheer door Departement BZ

Wie doet wat

Afdeling Kanselarij: archiveren van

ontbonden kabinet

Handleiding Wegwijs in de Vlaamse overheid 38


10 FAQ

10.1 Hoe maak ik een nieuwe (sub)entiteit aan

1. Nadat u bent ingelogd, klikt u in de menubalk op Basis Gegevens Organisaties.

Vervolgens klikt u rechtsboven op de actie Nieuwe organisatie waarna het

creatiescherm verschijnt.

Tip: indien u wenst dat de moederorganisatie al meteen ingevuld is, navigeert u eerst

naar de bewuste moederorganisatie (hetzij via het zoekscherm hetzij via de

boomstructuur) en klikt u vervolgens op de actie Nieuwe organisatie.

2. In het creatiescherm krijgt u (slechts) 2 tabbladen aangeboden: Algemeen en Extra

Informatie. U vult op beide tabbladen alle gekende organisatiegegevens in en klikt

nadien op Aanmaken.

Opgelet:

(a) een aantal velden zijn verplicht; andere velden zijn optioneel;

(b) op het tabblad Algemeen kan u voorlopig nog geen e-mailadressen en/of

URL’s toevoegen;

(c) op het tabblad Extra Informatie staan heel wat velden die op het niveau van

een subentiteit vaak zonder voorwerp blijven; enkel de velden categorie en de

anderstalige benamingen hoeven hier ingevuld te worden.

3. Nadat u de (sub)entiteit hebt aangemaakt, komt u in het detailscherm van de nieuwe

(sub)entiteit terecht. U zal merken dat er zes tabbladen zijn bijgekomen. Om de

ontbrekende gegevens op die nieuw toegevoegde tabbladen aan te vullen, klikt u

rechtsboven op de actie Wijzig Organisatie.

4. U vult alle gekende organisatiegegevens in en klikt nadien op Bewaren.


10.2 Hoe voeg ik een persoon toe

Het is een goede gewoonte om eerst te verifiëren of een persoon al in de brontoepassing

aanwezig is (via Basis Gegevens Personen). Dit om te vermijden dat er dubbele

gegevens ontstaan en om ervoor te zorgen dat u geen zinloos invulwerk verricht.

Afhankelijk van het feit of de persoon al dan niet in de brontoepassing aanwezig is, zijn er 2

mogelijkheden om een persoon toe te voegen:

1. u zoekt een bestaande (reeds aangemaakte) persoon op en koppelt die aan de

gewenste organisatie

2. u maakt zelf een nieuwe persoon aan en koppelt die aan de gewenste organisatie

Beide mogelijkheden kunnen zowel vanuit het kernobject Organisatie als vanuit het

kernobject Persoon uitgevoerd worden. Hieronder wordt in eerste instantie de werkwijze

vanuit het kernobject Organisatie uit de doeken gedaan. In 10.2.3 vindt u de alternatieve

werkwijze vanuit het kernobject Persoon.

10.2.1 Toevoegen van een bestaande persoon

Indien de persoon reeds aanwezig is in de databank, hoeft die persoon enkel nog gekoppeld

te worden aan de gewenste organisatie. Ga hiervoor als volgt te werk:

1. Nadat u bent ingelogd, klikt u in de menubalk op Basis Gegevens Organisaties

en navigeert u (hetzij via het zoekscherm hetzij via de boomstructuur) naar de

organisatie waaraan u een bestaande persoon wil toevoegen.

2. Nadat u het detailscherm van de gewenste organisatie hebt bereikt, klikt u

rechtsboven op de actie Wijzig organisatie.

3. In het wijzigscherm gaat u naar het tabblad Personen:

4. U kunt een bestaande persoon toevoegen door op de link Nieuwe koppeling

(bestaande) persoon te klikken. Het volgende venster zal verschijnen. Merk op dat

het veld organisatie standaard al ingevuld is.

Handleiding Wegwijs in de Vlaamse overheid 40


5. Klikken op de link Selecteer een (bestaande) persoon opent volgend venster:

6. Vervolgens kunt u via de methode eenvoudig zoeken de gewenste persoon

opzoeken. Klik op de knop Kies om de persoon toe te voegen.

7. Vul de rol en de toestand van de persoon in en klik op de knop Aanmaken om de

koppeling te voltooien.

8. Klik ten slotte op de knop Bewaren om het wijzigscherm ter verlaten en naar het

detailscherm terug te keren.

10.2.2 Aanmaken van een nieuwe persoon

Indien u de persoon niet kan terugvinden in de databank, kunt u de persoon zelf aanmaken.

Ga hiervoor als volgt te werk:

1. Nadat u bent ingelogd, klikt u in de menubalk op Basis Gegevens Organisaties

en navigeert u (hetzij via het zoekscherm hetzij via de boomstructuur) naar de

organisatie waaraan u een nieuwe persoon wil toevoegen.

Handleiding Wegwijs in de Vlaamse overheid 41


2. Nadat u het detailscherm van de gewenste organisatie hebt bereikt, klikt u

rechtsboven op de actie Wijzig organisatie.

3. In het wijzigscherm gaat u naar het tabblad Personen:

4. U klikt op de link Nieuwe persoon aanmaken. Het onderstaande scherm wordt

geopend:

5. In bovenstaand scherm zal er dus een volledig nieuwe persoon worden aangemaakt.

Na het invullen van de nodige gegevens dient u op de knop Aanmaken te klikken.

Het volgende scherm is bedoeld om de koppeling te realiseren met de organisatie.

Merk op dat het veld organisatie standaard al ingevuld is:

Handleiding Wegwijs in de Vlaamse overheid 42


6. Vul de rol en de toestand van de persoon in en klik op de knop Aanmaken om de

koppeling te voltooien.

7. Klik ten slotte op de knop Bewaren om het wijzigscherm ter verlaten en naar het

detailscherm terug te keren.

10.2.3 Alternatieve werkwijze

In bovenstaande uiteenzetting werd steeds gewerkt vanuit het kernobject Organisatie. Het

toevoegen van een bestaande of geheel nieuwe persoon is eveneens mogelijk vanuit het

kernobject Persoon.

Toevoegen van een bestaande persoon

1. Nadat u bent ingelogd, klikt u in de menubalk op Basis Gegevens Personen.

2. U zoekt de gewenste persoon op en selecteert die persoon via de link die op de

naam ligt.

3. Nadat u het detailscherm van de gewenste persoon hebt bereikt, klikt u rechtsboven

op de actie Wijzig persoon.

4. In het wijzigscherm gaat u naar het tabblad Organisaties.

5. U klikt in het tabblad Organisaties op de link Nieuwe rol in organisatie, waarna een

scherm wordt geopend waarin u de gewenste organisatie en rol kan selecteren.

6. Klik vervolgens op de knop Aanmaken en ten slotte op de knop Bewaren.

Aanmaken van een nieuwe persoon

1. Nadat u bent ingelogd, klikt u in de menubalk op Basis Gegevens Personen.

Handleiding Wegwijs in de Vlaamse overheid 43


2. Vervolgens klikt u rechtsboven op de actie Nieuwe persoon waarna het

creatiescherm verschijnt.

3. Vul alle velden in het creatiescherm in en klik nadien op de knop Aanmaken.

4. U komt terecht in het detailscherm van de nieuw aangemaakte persoon. Om de

nieuwe persoon te koppelen aan een organisatie, klikt u op de actie Wijzig persoon.

5. In het wijzigscherm gaat u naar het tabblad Organisaties.

6. U klikt in het tabblad Organisaties op de link Nieuwe rol in organisatie, waarna een

scherm wordt geopend waarin u de gewenste organisatie en rol kan selecteren.

7. Klik vervolgens op de knop Aanmaken en ten slotte op de knop Bewaren.

Handleiding Wegwijs in de Vlaamse overheid 44


10.3 Hoe voeg ik een locatie toe

Het is een goede gewoonte om eerst te verifiëren of een locatie al in de brontoepassing

aanwezig is (via Basis Gegevens Locaties). Dit om te vermijden dat er dubbele

gegevens ontstaan en om ervoor te zorgen dat u geen zinloos invulwerk verricht.

Afhankelijk van het feit of de locatie al dan niet in de brontoepassing aanwezig is, zijn er 2

mogelijkheden om een locatie toe te voegen:

1. u zoekt een bestaande (reeds aangemaakte) locatie op en koppelt die aan de

gewenste organisatie

2. u maakt zelf een nieuwe locatie aan en koppelt die aan de gewenste organisatie

Beide mogelijkheden kunnen zowel vanuit het kernobject Organisatie als vanuit het

kernobject Locatie uitgevoerd worden. Hieronder wordt in eerste instantie de werkwijze

vanuit het kernobject Organisatie uit de doeken gedaan. In 10.3.3 vindt u de alternatieve

werkwijze vanuit het kernobject Locatie.

10.3.1 Toevoegen van een bestaande locatie

Indien de locatie reeds aanwezig is in de databank, hoeft die locatie enkel nog gekoppeld te

worden aan de gewenste organisatie. Ga hiervoor als volgt te werk:

1. Nadat u bent ingelogd, klikt u in de menubalk op Basis Gegevens Organisaties

en navigeert u (hetzij via het zoekscherm hetzij via de boomstructuur) naar de

organisatie waaraan u een bestaande locatie wil toevoegen.

2. Nadat u het detailscherm van de gewenste organisatie hebt bereikt, klikt u

rechtsboven op de actie Wijzig organisatie.

3. In het wijzigscherm gaat u naar het tabblad Locaties:

4. U kunt een bestaande locatie toevoegen door op de link Nieuwe koppeling

(bestaande) locatie te klikken. Het volgende venster zal verschijnen. Merk op dat het

veld organisatie standaard al ingevuld is.

Handleiding Wegwijs in de Vlaamse overheid 45


5. Klikken op de link Selecteer een (bestaande) locatie opent volgend venster:

6. Vervolgens kunt u via de methode eenvoudig zoeken de gewenste locatie opzoeken.

Klik op de knop Kies om de locatie toe te voegen. Bijvoorbeeld:

7. Klik op de knop Aanmaken om de koppeling te voltooien en nadien op de knop

Bewaren om het wijzigscherm ter verlaten en naar het detailscherm terug te keren.

Handleiding Wegwijs in de Vlaamse overheid 46


10.3.2 Aanmaken van een nieuwe locatie

Indien u de locatie niet kan terugvinden in de databank, kunt u de locatie zelf aanmaken. Ga

hiervoor als volgt te werk:

1. Nadat u bent ingelogd, klikt u in de menubalk op Basis Gegevens Organisaties

en navigeert u (hetzij via het zoekscherm hetzij via de boomstructuur) naar de

organisatie waaraan u een nieuwe locatie wil toevoegen.

2. Nadat u het detailscherm van de gewenste organisatie hebt bereikt, klikt u

rechtsboven op de actie Wijzig organisatie.

3. In het wijzigscherm gaat u naar het tabblad Locaties:

4. U klikt op de link Nieuwe locatie aanmaken. Het onderstaande scherm wordt

geopend:

5. In bovenstaand scherm zal er dus een volledig nieuwe locatie worden aangemaakt.

Na het invullen van de nodige gegevens dient u op de knop Aanmaken te klikken.

Het volgende scherm is bedoeld om de koppeling te realiseren met de organisatie.

Merk op dat het veld organisatie standaard al ingevuld is.

Handleiding Wegwijs in de Vlaamse overheid 47


6. Klik op de knop Aanmaken om de koppeling te voltooien en nadien op de knop

Bewaren om het wijzigscherm ter verlaten en naar het detailscherm terug te keren.

10.3.3 Alternatieve werkwijze

In bovenstaande uiteenzetting werd steeds gewerkt vanuit het kernobject Organisatie. Het

toevoegen van een bestaande of geheel nieuwe locatie is eveneens mogelijk vanuit het

kernobject Locatie.

Toevoegen van een bestaande locatie

1. Nadat u bent ingelogd, klikt u in de menubalk op Basis Gegevens Locaties.

2. U zoekt de gewenste locatie op en selecteert die locatie via de link die op de

gemeente ligt.

3. Nadat u het detailscherm van de gewenste locatie hebt bereikt, klikt u rechtsboven op

de actie Wijzig locatie.

4. In het wijzigscherm gaat u naar het tabblad Organisaties.

5. U klikt in het tabblad Organisaties op de link Nieuwe locatie voor organisatie,

waarna een scherm wordt geopend waarin u de gewenste organisatie kan selecteren.

6. Klik vervolgens op de knop Aanmaken en ten slotte op de knop Bewaren.

Aanmaken van een nieuwe locatie

8. Nadat u bent ingelogd, klikt u in de menubalk op Basis Gegevens Locaties.

9. Vervolgens klikt u rechtsboven op de actie Nieuwe locatie waarna het creatiescherm

verschijnt.

10. Vul alle velden in het creatiescherm in en klik nadien op de knop Aanmaken.

11. U komt terecht in het detailscherm van de nieuw aangemaakte locatie. Om de nieuwe

locatie te koppelen aan een organisatie, klikt u op de actie Wijzig locatie.

12. In het wijzigscherm gaat u naar het tabblad Organisaties.

Handleiding Wegwijs in de Vlaamse overheid 48


13. U klikt in het tabblad Organisaties op de link Nieuwe locatie voor organisatie,

waarna een scherm wordt geopend waarin u de gewenste organisatie kan selecteren.

14. Klik vervolgens op de knop Aanmaken en ten slotte op de knop Bewaren.

Handleiding Wegwijs in de Vlaamse overheid 49


10.4 Hoe wijzig ik de gegevens van een bestaande (sub)entiteit

1. Nadat u bent ingelogd, klikt u in de menubalk op Basis Gegevens Organisaties

en navigeert u (hetzij via het zoekscherm hetzij via de boomstructuur) naar de

organisatie waarvan u de gegevens wenst aan te passen of te vervolledigen.

2. Nadat u het detailscherm van de gewenste organisatie hebt bereikt, klikt u

rechtsboven op de actie Wijzig organisatie.

3. In het wijzigscherm kan u de gegevens op de verschillende tabbladen wijzigen.

4. Na het aanbrengen van de gewenste wijzigingen, klikt u op de knop Bewaren waarna

u opnieuw in het detailscherm van de organisatie terecht komt.

2 belangrijke aandachtspunten

A. Merk op dat bij iedere locatie en iedere persoon een icoontje staat om te

verwijderen. Klikken op dit icoontje zal de locatie of de persoon meteen verwijderen

van het formulier (geen vraag om te bevestigen). Dit betekent evenwel niet dat die

locatie of die persoon uit het systeem verwijderd zijn. Locaties en personen zijn

immers objecten die ook zonder koppeling aan een organisatie kunnen bestaan.

Enkel de koppeling tussen de organisatie enerzijds en de locatie of de persoon

anderzijds is hierdoor verwijderd; niet het object locatie of het object persoon zelf.

B. Een locatie of een persoon zijn objecten die aan meerdere organisaties gekoppeld

kunnen worden. Wees dus erg waakzaam als u deze gegevens wijzigt. Bijvoorbeeld:

als uw organisatie verhuist van het Boudewijngebouw naar het Consciencegebouw,

is het niet de bedoeling dat u de oude locatie (Boudewijnlaan 30) ‘wijzigt’, maar wel

dat u die loskoppelt van uw organisatie om vervolgens de nieuwe locatie (Koning

Albert II-laan 15) aan uw organisatie te koppelen. Het wijzigen van de oude locatie

zou er namelijk voor zorgen dat alle organisaties uit het Boudewijngebouw plots in

het Consciencegebouw geadresseerd staan.

Handleiding Wegwijs in de Vlaamse overheid 50


10.5 Welke gegevens uit Wegwijs stromen door naar de

adressengids op Vlaanderen.be

Inleiding

Er is een directe koppeling voorzien tussen Wegwijs Organisatie enerzijds en het content

management systeem van de Vlaams Infolijn anderzijds. Kort samengevat komt deze

koppeling erop neer dat de gegevens en de aangebrachte wijzigingen in Wegwijs

Organisatie (de volgende dag) automatisch doorstromen naar de adressengids op de

portaalsite vlaanderen.be en naar de zoekmachine van het callcenter van 1700.

Welke organisaties worden getoond op Vlaanderen.be

Als u in Wegwijs een nieuwe organisatie aanmaakt, kan u aanduiden of die

organisatie al dan niet getoond moet worden op Vlaanderen.be (cf. Tabblad

Algemeen: ‘Op website VO: ja/nee’; zie (a) in onderstaande printscreen). Die status kan

u blijvend aanpassen. U doet dit best in samenspraak met de Afdeling Vlaamse

Infolijn.

Welke organisatiegegevens worden getoond op Vlaanderen.be

Slechts een subset van de gegevens die in Wegwijs zijn opgenomen, worden

weergegeven op Vlaanderen.be, namelijk:

de naam van de organisatie

de volgorde/sortering van de organisatie

de contactgegevens van de organisatie: adres, telefoon, fax, generiek e-

mailadres (of contactformulier) en website

de namen en functies van enkele ‘hoofdrolspelers’ binnen de organisatie: de

topkaderfuncties, de leidinggevende(n), de communicatieambtenaar

Aandachtspunten

Organisaties verwijderen

Als u in Wegwijs een organisatie verwijdert, dan wordt de organisatie uiteraard niet

langer getoond op Vlaanderen.be. Deze actie is onomkeerbaar. De organisatie

verdwijnt niet alleen uit de boomstructuur van de Vlaamse overheid op

Vlaanderen.be, maar ook bij de inhoudelijke artikels waaraan die organisatie

oorspronkelijk was gekoppeld. Die link is onherroepelijk verbroken. Als u dezelfde

organisatie nadien opnieuw aanmaakt, moet de Vlaamse Infolijn die ‘nieuwe’

organisatie zelf koppelen aan de artikels.

Organisaties op non-actief zetten

Als u het veld ‘Actief’ van uw organisatie verandert van ‘Ja’ naar ‘Nee’ (zie (b) in

onderstaande printscreen), dan wordt de organisatie niet meer getoond op

Vlaanderen.be. Deze actie is wel omkeerbaar, in tegenstelling tot het verwijderen van

een organisatie. Als u de organisatie nadien opnieuw activeert, verschijnt die dienst

weer op de oorspronkelijke plaats.

Handleiding Wegwijs in de Vlaamse overheid 51


Aanpassen van de taakomschrijving

Inhoudelijke omschrijvingen van uw organisatie worden niet beheerd in Wegwijs. Om

die informatie aan te passen, neemt u best contact op met adressen@vlaanderen.be

of met uw contactpersoon bij de Afdeling Vlaamse Infolijn.

Telefoonnummers

Locaties

U kan in Wegwijs een zgn. “niet-standaard telefoonnummer” invullen, bijv. een gratis

nummer voor het publiek zoals 1700 of een 0800-nummer (zie (c) in onderstaande

printscreen). Dat nummer zal steeds getoond worden op Vlaanderen.be. M.a.w.: op

Vlaanderen.be krijgt het niet-standaard telefoonnummer (indien ingevuld) steeds

voorrang op het standaard telefoonnummer.

In Wegwijs kan u verschillende locaties toevoegen aan eenzelfde organisatie, maar

enkel de hoofdlocatie zal zichtbaar zijn op Vlaanderen.be.

Grondige reorganisatie

Zoals hierboven reeds aangegeven, verrijkt de Vlaamse Infolijn de gegevens uit

Wegwijs met inhoudelijke informatie, zoals taakomschrijvingen en aanspreekpunten.

De diensten uit Wegwijs worden ook gekoppeld aan informatieartikels. In het geval

van een grondige reorganisatie van uw entiteit (cf. volledig nieuwe

organisatiestructuur) is het aangewezen om met hen contact op te nemen (via

adressen@vlaanderen.be), zodat zij hun informatie tijdig kunnen aanpassen.

Handleiding Wegwijs in de Vlaamse overheid 52


10.6 Hoe pas ik de volgorde van personen binnen eenzelfde rol aan

Deze vraag is vooral relevant voor de weergave van de verschillende kabinetsmedewerkers

binnen een kabinet. Maar ook in andere gevallen kan onderstaande werkwijze toegepast

worden.

1. Om de volgorde van een kabinetsmedewerker te kennen, toe te voegen of aan te

passen, navigeert u eerst naar het kabinet in kwestie en gaat u vervolgens naar het

tabblad Personen.

2. Op dat tabblad Personen, klikt u niet op de naam van de gewenste

kabinetsmedewerker, maar wel op diens rol (cf. kabinetsmedewerker). U krijgt dan

een tabblad te zien waarop u helemaal onderaan het volgnummer van de bewuste

persoon kan zien. Als men dat volgnummer wenst aan te passen, moet u

rechtsboven klikken op de actie ‘Wijzig Organisatie Persoon’.

Handleiding Wegwijs in de Vlaamse overheid 53


11 Hulp en ondersteuning

Met inhoudelijke en technische vragen kan u terecht bij het Departement Bestuurszaken op

volgend generiek e-mailadres: helpdesk.bedrijfsinformatie@bz.vlaanderen.be.

Handleiding Wegwijs in de Vlaamse overheid 54

More magazines by this user
Similar magazines