Procedure Unsolicited Proposals - ProRail

prorail.nl

Procedure Unsolicited Proposals - ProRail

Contracteren van innovatie

Unsolicited Proposals

voor ProRail

Procedure


Unsolicited Proposals voor ProRail - Procedure ProRail 1

ACB00016

01-12-2008

Contracteren van innovatie

Unsolicited Proposals

voor ProRail

Procedure


2

ProRail Unsolicited Proposals voor ProRail - Procedure

Deel I

Algemeen

1 Van toepassing zijnde bepalingen

1.1 Op Unsolicited Proposals zijn de bepalingen van het ARN 2006 van toepassing.

1.2 In aanvulling op het bepaalde in artikel 1 ARN 2006 gelden de volgende aanduidingen en begripsbepalingen:

AKI:

de afdeling Aanbestedingszaken, Kostenmanagement en Inkoop van ProRail;

AVBS:

Algemene Voorwaarden Beheer Stations;

AVPO:

Algemene Voorwaarden Procesmatig Onderhoud;

advertentiemateriaal: door een ondernemer voor acquisitiedoeleinden vervaardigde documenten

waarin in algemene of specifieke zin producten, diensten of potentiële capaciteiten

van de ondernemer zijn opgenomen, al dan niet voorzien van bijbehorende

prijzen, met de bedoeling om bij opdrachtgevers in het algemeen of

ProRail in het bijzonder, interesse op te wekken om producten en/of diensten

van de ondernemer af te nemen;

opdrachtomschrijving: Een document dat de activiteiten beschrijft die nodig zijn om een succesvolle realisatie

van het object van een Unsolicited Proposal aantoonbaar zeker te stellen;

vrijblijvende bijdrage: een al dan niet tot in detail uitgewerkt concept, een suggestie of een idee dat

door een ondernemer aan ProRail is gepresenteerd, zonder indicatie dat de

betreffende ondernemer de bedoeling heeft dat verder uit te werken tot

Unsolicited Proposal, noch dat anderszins door de ondernemer voorwaarden

aan het gebruik ervan door ProRail zijn gesteld;

SBS:

System Breakdown Structure;

SE: Systems Engineering (NEN-ISO/IEC 15288:2002);

Sharing Business: een horizontaal samenwerkingsverband tussen ProRail en een of meer publieke

of private partijen, met de bedoeling door die samenwerking zowel gezamenlijke

als individuele meerwaarde te creëren;

SVI:

Standaardvoorwaarden van ProRail voor opdrachten aan Ingenieursbureaus;

UAV-GC:

Uniforme Administratieve Voorwaarden voor Geïntegreerde Contractvormen;

Unsolicited Proposal: een door een ondernemer op eigen initiatief vervaardigde aanbieding die voldoet

aan de in dit reglement opgenomen eisen.


Unsolicited Proposals voor ProRail - Procedure ProRail 3

2 Beleid

2.1 Het is het beleid van ProRail om het aanbieden van nieuwe en innovatieve ideeën te stimuleren, voor

zover ze althans betrekking hebben op het daadwerkelijk oplossen van problemen die ProRail ondervindt

bij het uitvoeren van de uit haar missie voortvloeiende zorgtaken. Wanneer de nieuwe en innovatieve

ideeën niet zijn terug te voeren op reeds door ProRail in voorbereiding genomen of in uitvoering

zijnde projecten, programma’s of aanbestedingsprocedures waarover op enigerlei wijze is gepubliceerd,

mogen ze worden aangeboden als Unsolicited Proposals.

2.2 Het is het beleid van ProRail om initiatieven voor Sharing Business te stimuleren.

3 Algemene bepalingen

3.1 Unsolicited proposals staan toe dat unieke en innovatieve ideeën of benaderingswijzen die zonder

medewerking van ProRail zijn ontwikkeld beschikbaar komen voor ProRail om te gebruiken bij de

uitvoering van haar taken.

3.2 Unsolicited proposals worden aangeboden met de bedoeling om een overeenkomst met ProRail aan te

gaan.

3.3 Advertentiemateriaal, een vrijblijvende bijdrage of algemene correspondentie over technische onderwerpen

is geen Unsolicited Proposal.

3.4 Een geldige Unsolicited Proposal moet:

a. innovatief en uniek zijn, en

b. onafhankelijk bedacht en ontwikkeld zijn door de ondernemer, en

c. tot stand gekomen zijn zonder enige bemoeienis van ProRail, en

d. geen betrekking hebben op een bij ProRail in voorbereiding of uitvoering zijnd project of programma

of op een bij ProRail in voorbereiding, aanhangig of gepasseerd zijnde aanbestedingsprocedure,

en

voor zover het Unsolicited Proposal betrekking heeft op de uitvoering van een werk, het verrichten van

een levering of dienst

e. zijn ingediend door een ondernemer die voldoet aan het bepaalde in Deel II, en

f. voldoen aan de in Deel III opgenomen eisen en zijn opgesteld met behulp van de daar voorgeschreven

formulieren en formats, met dien verstande dat de in artikel 8 onder c. en d. omschreven documenten

gefaseerd mogen worden ingediend.

3.5 Unsolicited Proposals in reactie op publicaties van ProRail waaruit slechts in algemene zin haar problemen

of behoeften zijn af te leiden kunnen worden opgevat als ‘onafhankelijk bedacht’.

3.6 Een Unsolicited Proposal en een initiatief tot Sharing Business kan uitsluitend worden ingediend bij de

in artikel 13 genoemde instantie.

3.7 Indien een Unsolicited Proposal uitsluitend betrekking heeft op een idee of concept, zonder de bedoeling

op basis daarvan een werk uit te voeren, of een levering of dienst te verrichten zal de in het voorgaande

lid bedoelde instantie in samenspraak met eventuele andere belanghebbenden binnen ProRail

bepalen of het Unsolicited Proposal kan worden aanvaard, respectievelijk of daar onderhandelingen

over moeten plaatsvinden, dan wel moet worden afgewezen. In alle gevallen zal het betreffende

Unsolicited Proposal vergezeld moeten gaan van een akte van overdracht van auteursrechten, volgens

het in bijlage 1 opgenomen model.


4

ProRail Unsolicited Proposals voor ProRail - Procedure

3.8 Indien een Unsolicited Proposal betrekking heeft op de validatie van een idee of concept en de indiener

heeft aangegeven die validatie door middel van een werk, een levering of dienst te willen uitvoeren,

zal de in het zesde lid bedoelde instantie in samenspraak met eventuele andere belanghebbenden

binnen ProRail bepalen of het idee voor validatie in aanmerking komt en zo ja, onder welke condities

dat zal geschieden. Daarbij geldt dat de validatie tenminste gedeeltelijk voor rekening van de indiener

blijft. De laatste volzin van het voorgaande lid is van overeenkomstige toepassing.

3.9 Indien de indiener van een Unsolicited Proposal als bedoeld in het voorgaande lid aangeeft niet te willen

bijdragen in de validatiekosten of geen afstand wenst te doen van intellectuele eigendomsrechten,

zal de in het zesde lid bedoelde instantie in samenspraak met eventuele andere belanghebbenden

binnen ProRail bepalen of het Unsolicited Proposal aanleiding geeft tot het starten van een aanbestedingsprocedure.

In het bevestigende geval worden de daarop van toepassing zijnde uitsluitingscriteria,

minimumeisen, selectiecriteria en gunningscriteria, alsmede de daarbij toe te passen aanbestedingsdocumenten

en aan de inschrijving te stellen eisen door ProRail zelf opgesteld. Daarbij zal ProRail in

redelijkheid het commerciële belang van de indiener van het Unsolicited Proposal beschermen. De

indiener van het Unsolicited Proposal dient daartoe in de in artikel 11 bedoelde concept-aanbieding

aan te geven welke informatie vertrouwelijk moet worden behandeld.

3.10 Aan de indiening van een Unsolicited Proposal als bedoeld in het voorgaande lid kan de betreffende

ondernemer geen enkel recht ontlenen op deelname aan de aanbestedingsprocedure, tenzij ProRail op

grond van door de indiener te leveren bewijs als bedoeld in Deel II van dit reglement, oordeelt dat de

indiener daarvan niet is uitgesloten en bovendien voldoet aan de gestelde minimumeisen.

3.11 Een initiatief tot Sharing Business is vormvrij, doch dient voldoende organisatorische, technische en

bedrijfseconomische informatie te bevatten opdat ProRail in redelijkheid op basis daarvan een eerste

afweging met betrekking tot zowel aan de gezamenlijkheid als aan ProRail toegedachte meerwaarde

kan maken.

3.12 Indien naar aanleiding van een initiatief tot Sharing Business daadwerkelijk een Sharing Business tot

stand komt, blijft de aanbestedingsplicht van ProRail in die gezamenlijkheid bestaan. Eventuele op

grond van die samenwerking te plaatsen opdrachten voor het uitvoeren van werk, het verrichten van

leveringen of diensten worden in dat geval gegund met inachtneming van de voor ProRail uit het Bass

voortvloeiende verplichtingen.


Unsolicited Proposals voor ProRail - Procedure ProRail 5

Deel II

Wie kan Unsolicited Proposals indienen

4 Wie kan een Unsolicited Proposal indienen

Een ieder kan Unsolicited Proposals als bedoeld in artikel 3, zevende lid indienen. Indien een Unsolicited

Proposal betrekking heeft op het uitvoeren van werk of het verrichten van een levering of dienst, daaronder

begrepen de validatie van een idee of concept als bedoeld in artikel 3, achtste lid, kan iedere

ondernemer die niet op grond van artikel 5 is uitgesloten en die voldoet aan de in artikel 6 opgenomen

minimumeisen een Unsolicited Proposal indienen.

5 Uitsluitingscriteria

5.1 Een ondernemer die is uitgesloten op grond van de in artikel 7, eerste lid, ARN 2006 opgenomen uitsluitingscriteria

kan geen Unsolicited Proposal indienen.

5.2 Het bewijs als bedoeld in artikel 7, tweede en derde lid, ARN 2006 wordt overeenkomstig het bepaalde in

Deel III toegevoegd aan de aanbieding.

6 Minimumeisen

6.1 Een ondernemer die niet voldoet aan de in artikel 8, eerste lid, ARN 2006 opgenomen minimumeisen kan

geen Unsolicited Proposal indienen.

6.2 Het bewijs met betrekking tot de financiële en economische draagkracht van de ondernemer wordt

aangetoond door middel van de volgende referenties:

a. de jaarrekening en eventuele andere onderbouwende financiële gegevens van de ondernemer

waaruit blijkt dat diens onderneming een positieve netto vermogenswaarde heeft en een current

ratio die groter of gelijk is aan 0,5;

b. voor zover de ondernemer onderdeel uitmaakt van een concern en de jaarrekening uitsluitend

geconsolideerd met die van een moederonderneming wordt gepubliceerd: de gegevens van de

moederonderneming als bedoeld in sub a waaruit blijkt dat die onderneming een positieve netto

vermogenswaarde heeft en een current ratio die groter is of gelijk is aan 0,5 èn een verklaring van

de moederonderneming waarin zij zich ten minste aansprakelijk verklaart voor de schulden van de

ondernemer (bijvoorbeeld een verklaring ex artikel 2:403, eerste lid, sub f, BW);

6.3 Het bewijs met betrekking tot de technische en organisatorische bekwaamheid van de ondernemer

wordt aangetoond door middel van de volgende referenties:

a. wanneer in het kader van de uitvoering van het Unsolicited Proposal werkzaamheden dienen te

worden uitgevoerd binnen het invloedsgebied van het spoorwegverkeer (profiel van vrije ruimte + 3

meter): een door een onafhankelijke certificerende instantie opgestelde verklaring dat de ondernemer

voldoet aan de VGM Checklist Aannemers met Branchegerichte Toelichting Railinfrastructuur.

ProRail erkent door onafhankelijke certificerende instellingen op basis van een uitgevoerde audit

afgegeven verklaringen van gelijkwaardigheid;


6

ProRail Unsolicited Proposals voor ProRail - Procedure

b. een opgave als bedoeld in artikel 8, lid 2, sub a, ARN 2006 , waarbij in plaats van drie jaar mag worden

uitgegaan van in de afgelopen vijf jaar uitgevoerde werkzaamheden. De ondernemer moet daartoe

de in zijn Unsolicited Proposal opgenomen werkzaamheden onderverdelen naar specifieke kennis

en ervaringsgebieden. Elk kennis- en ervaringsgebied moet zijn voorzien van de in artikel 8, lid 2,

sub a, ARN 2006 bedoelde bijpassende opdrachtgeversverklaringen. Uit de opgave moet blijken dat de

ondernemer daadwerkelijk in staat is de werkzaamheden die hij in het Unsolicited Proposal heeft

opgenomen goed en vakkundig uit te voeren;

c. een verklaring als bedoeld in artikel 8, lid 2, sub b, ARN 2006 , waaruit blijkt dat de gemiddelde

jaaromzet van de ondernemer ten minste 1,5 keer de jaarwaarde van het Unsolicited Proposal is.

Voor de bepaling van de jaarwaarde moet worden uitgegaan van de door de ondernemer in het

Unsolicited Proposal aangeboden prijs, gedeeld door het aantal maanden waarin de ondernemer

volgens diens bij het Unsolicited Proposal gevoegde planning wil uitvoeren, vermenigvuldigd met 12;

d. een verklaring als bedoeld in artikel 8, lid 2, sub c, ARN 2006 ;

e. indien het Unsolicited Proposal een waarde vertegenwoordigt van meer dan € 100.000,-: een verklaring

als bedoeld in artikel 8, lid 2, sub d, ARN 2006 ;

6.4 Het bewijs met betrekking tot de maatschappelijke geschiktheid van de ondernemer wordt aangetoond

door middel van de referenties als bedoeld in artikel 8, derde lid, ARN 2006 .

6.5 Het in dit artikel bedoelde bewijs wordt overeenkomstig het bepaalde in Deel III toegevoegd aan de

aanbieding.

6.6 Het bepaalde in dit artikel blijft buiten toepassing voor zover het Unsolicited Proposal betrekking heeft

op de uitvoering van werkzaamheden waarop de Erkenningsregeling van ProRail (EP 2006 ) van toepassing

is, voor die categorieën waarvoor de ondernemer is opgenomen op de lijst van erkende ondernemers.

In dat geval verwijst de ondernemer naar de betreffende erkenning.

7 Eigen verklaringen

Indien de ondernemer ‘eigen verklaringen’ heeft vastgelegd in TenderNed waaruit blijkt dat hij beschikt

over één of meer van de in artikelen 5 en 6 gevraagde bewijzen, dan kan de ondernemer voor wat

betreft die bewijzen volstaan met een verwijzing naar diens verklaringen.


Unsolicited Proposals voor ProRail - Procedure ProRail 7

Deel III

Hoe moet een Unsolicited Proposal

worden opgesteld

8 Structuur van het Unsolicited Proposal

Een Unsolicited Proposal bestaat uit de volgende onderdelen:

a. een overeenkomstig artikel 9 opgesteld document waarin de administratieve en wettelijke identificatie

van de ondernemer is opgenomen, alsmede de gegevens en bewijzen met betrekking tot uitsluitingscriteria

en, indien van toepassing, minimumeisen, en

b. een uitgebreide probleemanalyse, een zo gedetailleerd mogelijke beschrijving van de wijze waarop

het probleem zal worden opgelost, en een opgave van een op vaste som luidende prijs voor het

Unsolicited Proposal, en

indien het Unsolicited Proposal (mede) betrekking heeft op de uitvoering van een werk of het verrichten

van een levering of dienst:

c. een overeenkomstig artikel 10 opgesteld document dat ProRail kan gebruiken om daarmee een aanbestedingsprocedure

te starten, waarin ten minste het volgende is opgenomen:

- een conceptovereenkomst volgens het door ProRail voorgeschreven model, met daarin een verwijzing

naar de op de uitvoering van toepassing zijnde algemene voorwaarden;

- een vraagspecificatie, houdende;

- een eisenspecificatie;

- een opdrachtomschrijving;

- de volgens de conceptovereenkomst, de algemene voorwaarden of de opdrachtomschrijving vereiste

annexen of bijlagen, en

- een op de eventuele in dit document vervatte of daaraan ten grondslag liggende auteursrechten

betrekking hebbende akte van overdracht van auteursrecht volgens het in bijlage 1 opgenomen

model, en

d. een overeenkomstig artikel 11 opgesteld document dat het onder b. bedoelde document omvat,

houdende een nadere uitwerking van dat document, dat in een eventueel nadien door ProRail te

organiseren aanbestedingsprocedure kan worden gekwalificeerd als aanbieding, waarin ten minste

het volgende is opgenomen:

- een SBS;

- een ten minste tot op subsysteemniveau uitgewerkte eisenspecificatie;

- een risicoregister;

- de in verband met de uitvoering door ProRail te verzorgen werkzaamheden;

- een planning;

- een op vaste som luidende opgave van de aan de uitvoering verbonden kosten;

- een indexeringsregeling met betrekking tot de hiervoor bedoelde vaste som, en

indien het Unsolicited Proposal betrekking heeft op de validatie van een idee of concept,

- een op de eventuele in dit document vervatte of daaraan ten grondslag liggende auteursrechten

en op eventuele auteursrechten die tijdens de validatie mochten ontstaan betrekking hebbende

akte van overdracht van auteursrecht volgens het in bijlage 1 opgenomen model.


8

ProRail Unsolicited Proposals voor ProRail - Procedure

9 Administratieve en wettelijke identificatie,

uitsluitingscriteria en minimumeisen

9.1 De ondernemer moet een document met de titel ‘administratieve en wettelijke identificatie’ opstellen

waarin de volgende gegevens zijn opgenomen:

a. naam;

b. vestigingsadres;

c. postcode en woonplaats;

d. land;

e. aard van de onderneming;

f. juridische vorm van de onderneming;

g. Handelsregisternummer;

h. BTW-nummer.

Indien het Unsolicited Proposal wordt aangeboden door een combinatie, een intra-concern samenwerkingsverband

of met behulp van één of meer genomineerde onderopdrachtnemers moet het document

de onder a tot en met h bedoelde gegevens voor elke betrokken ondernemer bevatten en moet een

aanduiding zijn opgenomen welke ondernemer penvoerder van het samenwerkingsverband is.

Voorts moet het document de volgende gegevens met betrekking tot de contactpersoon bevatten:

i. naam;

j. telefoon- en faxnummer;

k. e-mail adres;

l. correspondentieadres.

9.2 De ondernemer stelt een document op met de titel ‘uitsluitingscriteria’ waarin hij voor de in artikel 7,

eerste lid, in sub a en b onder i, ii, iii, v en vi, ARN 2006 opgesomde uitsluitingscriteria per criterium aangeeft

of dat op hem van toepassing is. Het document moet vergezeld gaan van het in artikel 5, tweede

lid bedoelde bewijs. Indien het Unsolicited Proposal wordt aangeboden door een combinatie, een

intra-concern samenwerkingsverband of met behulp van één of meer genomineerde onderopdrachtnemers

moet het document de gegevens en het bewijs voor elke betrokken ondernemer bevatten.

9.3 Indien het Unsolicited Proposal betrekking heeft op de uitvoering van een werk of het verrichten van een

levering of dienst stelt de ondernemer voorts een document met de titel ‘minimumeisen’ op waarin hij:

a. onder de subtitel ‘financiële en economische draagkracht’ een opgave doet van de netto vermogenswaarde

en de current ratio van de onderneming, respectievelijk, indien de jaarrekening van de

ondernemer uitsluitend geconsolideerd wordt gepubliceerd, de betreffende gegevens van de moederonderneming.

Dit deel van het document moet vergezeld gaan van het bewijs en – indien van

toepassing – de verklaring als bedoeld in artikel 6, tweede lid;

b. onder de subtitel ‘technische en organisatorische bekwaamheid’ de volgende opgave doet :

- of de uitvoering binnen het invloedsgebied van het spoorwegverkeer plaatsvindt;

- van de onderverdeling in specifieke kennis- en ervaringsgebieden;

- van de jaarwaarde van het Unsolicited Proposal.

Dit deel van het document moet vergezeld gaan van het bewijs als bedoeld in artikel 6, derde lid, sub a

tot en met e;

c. onder de subtitel ‘maatschappelijke geschiktheid’ een opgave doet van de vergunningen, onheffingen

of andere formele overheidsbeperkingen die met het oog op de uitvoering van het Unsolicited

Proposal aan de onderneming zijn gesteld. Dit deel van het document moet vergezeld gaan van het

bewijs als bedoeld in artikel 6, vierde lid.

Indien het Unsolicited Proposal wordt aangeboden door een combinatie, een intra-concern samenwerkingsverband

of met behulp van één of meer genomineerde onderopdrachtnemers moet het document

per deel, overeenkomstig het bepaalde in artikelen 9 tot en met 11 ARN 2006 de in dat geval geëiste aanvullende

gegevens, verklaringen en bewijzen bevatten.


Unsolicited Proposals voor ProRail - Procedure ProRail 9

10 Aanbestedingsdocument

10.1 Voor wat betreft de concept-overeenkomst en de Algemene voorwaarden waaronder het Unsolicited

Proposal moet worden aangeboden geldt het volgende:

- indien de ondernemer een op grond van het Erkenningssysteem van ProRail 2006, branche

Ingenieurs bureaus erkend ingenieursbureau is en het Unsolicited Proposal ziet op werkzaamheden

die in het kader van het Erkenningssysteem plegen te worden verricht, zullen de SVI 2006 van toepassing

moeten zijn. De conceptovereenkomst bevat in dat geval de volgens de SVI 2006 vereiste gegevens;

- indien de in het Unsolicited Proposal vervatte verplichtingen van de ondernemer zien op de realisering

van onroerende zaken, zullen de UAV-GC 2005 van toepassing moeten zijn. De conceptovereenkomst

wordt in dat geval opgesteld overeenkomstig de Model-Basisovereenkomst van ProRail (code

ACM00200) en het Gele Boekje (code ACD00210), waarin de standaard aanvullingen en afwijkingen

van de UAV-GC 2005 van ProRail zijn opgenomen;

- indien de in het Unsolicited Proposal vervatte verplichtingen van de ondernemer zien op het dagelijks

onderhoud van het door ProRail beheerde spoorwegnet, in het bijzonder op functiehandhaving,

functieherstel, storingsherstel, functioneringsinspectie of operationeel eigendomsbeheer, zullen de

AVPO van toepassing moeten zijn. De conceptovereenkomst wordt in dat geval opgesteld overeenkomstig

de Modelovereenkomst van ProRail;

- indien de in het Unsolicited Proposal vervatte verplichtingen van de ondernemer zien op het beheer

van transferruimten in spoorwegstations, zullen de AVBS van toepassing moeten zijn. De conceptovereenkomst

wordt in dat geval opgesteld overeenkomstig de Modelovereenkomst van ProRail;

- in overige gevallen zullen de Inkoopvoorwaarden van ProRail van toepassing moeten zijn en wordt

de conceptovereenkomst opgesteld met inachtneming van de in de Inkoopvoorwaarden vereiste

gegevens;

- Voor de UAV-GC 2005 wordt verwezen naar www.UAVGC.nl. Voor de overige voorwaarden en

modellen wordt verwezen naar www.ProRail.nl\zakenpartners;

- andere dan de hiervoor genoemde algemene voorwaarden, onder welke benaming ook, zijn niet

van toepassing.

10.2 De eisenspecificatie bevat een beknopte versie van de in artikel 8 onder b bedoelde probleemanalyse,

alsmede de aan oplossingen te stellen functionele eisen op systeemniveau en de daarvan afgeleide en

aantoonbaar geverifieerde subsysteem- en interfacespecificaties.

10.3 De vraagspecificatie bevat een opdrachtomschrijving waarin de aan het voortbrengingsproces gestelde

eisen zijn opgenomen. Indien het Unsolicited Proposal de realisering van infrastructuur betreft volstaat

een verwijzing naar de daarop van toepassing zijnde opdrachtomschrijving van ProRail (code ACM00220

e.v.). Hiervoor wordt verwezen naar www.ProRail.nl\zakenpartners).

10.4 De vraagspecificatie bevat voorts alle annexen of bijlagen die volgens de conceptovereenkomst, de van

toepassing zijnde algemene voorwaarden of de opdrachtomschrijving zijn vereist.

10.5 De ondernemer zorgt ervoor dat de in de voorgaande leden genoemde documenten geen concurrentiebeperkend

effect hebben of anderszins de mededinging kunnen beperken of vervalsen.


10

ProRail Unsolicited Proposals voor ProRail - Procedure

11 Concept-aanbieding

11.1 De SBS moet worden opgesteld met inachtneming van de bepalingen in de opdrachtomschrijving, of,

indien dat niet mogelijk is, zoveel mogelijk analoog daaraan.

11.2 De eisenspecificatie moet een nadere detaillering zijn van de in artikel 10, tweede lid bedoelde eisenspecificatie.

Voor onderdelen van de eisenspecificatie waarop eisen of voorschriften uit de Railinfracatalogus

van toepassing zijn (zie www.ProRail.nl\zakenpartners) moeten die eisen of voorschriften

worden toegepast.

11.3 De concept-aanbieding moet een ten minste tot op subsysteemniveau uitgewerkte en aantoonbaar

geverifieerde oplossing voor het probleem bevatten. De daaruit afgeleide aantoonbaar geverifieerde

componentspecificaties moeten onderdeel zijn van de in het tweede lid bedoelde eisenspecificatie.

11.4 Het risicoregister moet zijn opgesteld overeenkomstig de in de opdrachtomschrijving opgenomen

bepalingen.

11.5 De concept-aanbieding bevat een zo gedetailleerd mogelijke opgave van de werkzaamheden die in

aanvulling op de in het Unsolicited Proposal begrepen werkzaamheden door ProRail moeten worden

verzorgd opdat het probleem daadwerkelijk wordt opgelost, waarbij er van uit moet worden gegaan

dat eventuele voor opzet, uitvoering en gebruik nodige publieke en private toestemmingen door de

ondernemer zelf moeten worden verkregen.

11.6 De planning moet seizoenonafhankelijk zijn, de samenhang tussen de in SBS onderkende onderdelen

inzichtelijk maken en het kritieke pad tonen. De planning moet voorts uit de opdrachtomschrijving

voortvloeiende mijlpalen benoemen, alsmede de voor ProRail gereserveerde acceptatie- of beoordelingstijd.

11.7 In afwijking van artikel 18, eerste lid ARN 2006 , is de ondernemer gerechtigd een door hem zelf opgesteld

inschrijfbiljet te gebruiken. Het inschrijfbiljet vermeldt duidelijk, in zowel cijfers als letters, voor

welke vaste som (exclusief BTW) de ondernemer bereid is het Unsolicited Proposal uit te voeren.

Daarnaast wordt, in zowel cijfers als letters, het bedrag aan in rekening te brengen BTW vermeld. Voor

zover van toepassing in verband met de Wet Ketenaansprakelijkheid, vermeldt de inschrijving tenslotte

het in de aanbieding begrepen loonkostenbestanddeel.

11.8 De concept-aanbieding bevat een op het inschrijfbedrag sluitende begroting die moet zijn opgesteld

overeenkomstig de in de opdrachtomschrijving opgenomen bepalingen.

11.9 De concept-aanbieding moet een indexeringsregeling bevatten op basis waarvan de in het vorige lid

vaste som kan worden geïndexeerd naar de prijsbasis die geldt aan het einde van de gestanddoeningstermijn

als bedoeld in artikel 23, tweede lid, ARN 2006 .

12 Aanbiedingsbrief, aantal exemplaren

12.1 Het Unsolicited Proposal moet vergezeld gaan van een gedateerde en door een rechtsgeldig vertegenwoordiger

van de ondernemer ondertekende aanbiedingsbrief. Uit de aanbiedingsbrief moet duidelijk

blijken dat de aanbieding een Unsolicited Proposal betreft.

12.2 Het Unsolicited Proposal wordt in tweevoud opgemaakt.


Unsolicited Proposals voor ProRail - Procedure ProRail 11

Deel IV

Bij wie moet het Unsolicited Proposal

worden ingediend

13 Indiening Unsolicited Proposal

Het Unsolicited Proposal moet worden ingediend bij:

Postadres:

Afleveradres:

ProRail B.V.

ProRail B.V.

Secretariaat Tenderboards

Secretariaat Tenderboards

P/a Afdeling AKI

P/a Afdeling AKI

Postbus 2038 Arthur van Schendelstraat 670

3500 GA Utrecht 3511 MJ Utrecht

14 Ontvangstbevestiging

Onverwijld nadat het Unsolicited Proposal is ontvangen stuurt ProRail een ontvangstbevestiging naar

de in artikel 9, eerste lid, genoemde contactpersoon van de ondernemer.

15 Indiening aanbieding

15.1 Met bekwame spoed na de in artikel 19, eerste lid, bedoelde mededeling dat ProRail een aanbestedingsprocedure

is gestart, moet de aanbieding door de ondernemer worden gedeponeerd bij:

Van Ee & De Jonge

notariaat, estate planning, mediation

Willemsplantsoen 12, 3511 LB Utrecht

Postbus 19200, 3501 DE Utrecht

tel: 030 - 2314133

fax: 030 - 2334271

15.2 De aanbieding moet zijn voorzien van een verwijzing naar de betreffende aanbestedingsprocedure.

Daarbij wordt minstens het identificatienummer van de procedure vermeld, alsmede de bij die procedure

gebruikte omschrijving.

15.3 De notaris zal de inhoud van de aanbieding verifiëren.

15.4 De kosten van het depot zijn voor rekening van de ondernemer.

15.5 De ondernemer heeft tot aan de aanbesteding het recht de gedeponeerde aanbieding op te vragen.

De aanbieding moet na de aanbesteding uitsluitend kunnen worden opgevraagd door een daartoe

gemachtigde medewerker van AKI. AKI licht de notaris in omtrent de datum en het tijdstip van de aanbesteding.


12

ProRail Unsolicited Proposals voor ProRail - Procedure

Deel V

Hoe wordt het Unsolicited Proposal

beoordeeld

16 Beoordeling administratieve en wettelijke

identificatie, uitsluitingscriteria en minimumeisen

16.1 Met bekwame spoed nadat ProRail de in artikel 14 bedoelde ontvangstbevestiging heeft verzonden

beoordeelt ProRail achtereenvolgens of:

- de door de ondernemer opgegeven gegevens met betrekking tot de administratieve en wettelijke

identificatie juist en volledig zijn weergegeven en in overeenstemming zijn met het bepaalde in

artikel 9, eerste lid, alsmede met de in de openbare registers opgenomen gegevens;

- de ondertekenaar van de aanbiedingsbrief bij het Unsolicited Proposal rechtsgeldig bevoegd is de

ondernemer te vertegenwoordigen;

- de door de ondernemer opgegeven gegevens met betrekking tot de uitsluitingscriteria juist en volledig

zijn weergegeven en in overeenstemming zijn met het bepaalde in artikel 9, tweede lid, of het

geëiste bewijs is bijgesloten en of het bewijs de opgave ondersteunt;

- ProRail een andere op artikel 7, eerste lid, ARN 2006 gebaseerde reden heeft om de ondernemer uit te

sluiten;

- de door de ondernemer opgegeven gegevens met betrekking tot de minimumeisen juist en volledig

zijn weergegeven en in overeenstemming zijn met het bepaalde in artikel 9, derde lid, of het geëiste

bewijs is bijgesloten en of het bewijs de opgave ondersteunt.

16.2 Indien de in het eerste lid bedoelde opgave incompleet of niet in overeenstemming is met het bepaalde

in artikel 9, of anderszins gebrekkigheden vertoont, zendt ProRail zo spoedig mogelijk na de beoordeling

een bericht naar de in artikel 9, eerste lid, bedoelde contactpersoon van de ondernemer waarin

een aanduiding van de geconstateerde gebreken is opgenomen.

16.3 De ondernemer is gerechtigd de in het vorige lid bedoelde gebreken door middel van een aanvullende

opgave te herstellen. Op de aanvullende opgave is het bepaalde in het eerste en tweede lid van overeenkomstige

toepassing. Indien ProRail niet binnen één maand na de verzending het in het vorige lid

bedoelde bericht een aanvullende opgave van de ondernemer heeft ontvangen, zendt ProRail het

Unsolicited Proposal onverwijld aan de in artikel 9, eerste lid, bedoelde contactpersoon terug.

17 Beoordeling probleemanalyse en oplossing

17.1 Nadat is vastgesteld dat de opgave met betrekking tot de administratieve en wettelijke identificatie,

uitsluitingscriteria en minimumeisen compleet en in overeenstemming met het bepaalde in artikel 9 is,

vangt ProRail met de beoordeling van de probleemanalyse aan.

17.2 Uit de probleemanalyse moet in voldoende mate van detail blijken welk probleem van ProRail aan de

orde wordt gesteld. Daarbij moet aandacht zijn besteed aan de wijze waarop het probleem raakvlakken

heeft met de zorgtaken van ProRail.

17.3 Uit de beschrijving van de oplossing moet voldoende duidelijk het unieke en innovatieve karakter van

het Unsolicited Proposal blijken.


Unsolicited Proposals voor ProRail - Procedure ProRail 13

17.4 Indien ProRail het in de probleemanalyse weergegevene niet als haar probleem herkent, het oplossen

ervan niet opportuun acht of indien het Unsolicited Proposal betrekking heeft op een bij ProRail in

voorbereiding of uitvoering zijnd project, programma of op een bij ProRail in voorbereiding, aanhangig

of gepasseerd zijnde aanbestedingsprocedure, zendt ProRail het Unsolicited Proposal onverwijld

aan de in artikel 9, eerste lid, bedoelde contactpersoon terug.

17.5 Indien het Unsolicited Proposal tot stand is gekomen op initiatief van of met bemoeienis door ProRail,

zendt ProRail het Unsolicited Proposal onverwijld aan de in artikel 9, eerste lid, bedoelde contactpersoon

terug.

18 Beoordeling aanbestedingsdocument en de conceptinschrijving

18.1 Nadat is vastgesteld dat de probleemanalyse een probleem beschrijft dat door ProRail wordt herkend

en dat het opportuun is het probleem – mede in relatie tot de aangeboden vaste som – zo spoedig

mogelijk aan te pakken, vangt ProRail – indien het Unsolicited Proposal betrekking heeft op het uitvoeren

van werk of het verrichten van een levering of dienst – met de beoordeling van het aanbestedingsdocument

en de concept-aanbieding aan.

18.2 ProRail beoordeelt achtereenvolgens of het aanbestedingsdocument en de concept-aanbieding compleet

zijn en voldoen aan de in artikel 10 en 11 gestelde eisen.

18.3 Indien het aanbestedingsdocument en/of de concept-aanbieding incompleet of niet in overeenstemming

is met het bepaalde in artikelen 10 en 11, of anderszins gebrekkigheden vertoont, zendt ProRail

zo spoedig mogelijk na de beoordeling een bericht naar de in artikel 9, eerste lid, bedoelde contactpersoon

van de ondernemer waarin een aanduiding van de geconstateerde gebreken is opgenomen.

18.4 De ondernemer is gerechtigd de in het vorige lid bedoelde gebreken door middel van vervangende

documenten te herstellen. Op de vervangende documenten is het bepaalde in het tweede lid van overeenkomstige

toepassing. Indien ProRail niet binnen één maand na de verzending het in het vorige lid

bedoelde bericht de vervangende documenten van de ondernemer heeft ontvangen, zendt ProRail het

Unsolicited Proposal onverwijld aan de in artikel 9, eerste lid, bedoelde contactpersoon terug.

19 Afronding beoordeling

19.1 Zo spoedig mogelijk nadat ProRail heeft vastgesteld dat het aanbestedingsdocument en de conceptaanbieding

in overeenstemming zijn met het bepaalde in de artikelen 10 en 11 deelt ProRail schriftelijk

aan de in artikel 9, eerste lid, bedoelde contactpersoon mee dat het Unsolicited Proposal voldoet aan

de in dit reglement gestelde eisen.

19.2 Na verzending van de in het eerste lid bedoelde mededeling zal ProRail zich inspannen de eventueel

met de uitvoering van het Unsolicited Proposal gemoeide middelen te verwerven. ProRail kan echter

nimmer worden gehouden terzake een aanbestedingsprocedure te starten.

19.3 Indien het Unsolicited Proposal na verloop van twee jaren niet tot een aanbestedingsprocedure heeft

geleid en het naar het oordeel van ProRail ook niet waarschijnlijk is dat zo’n procedure op afzienbare

termijn zal volgen, wordt de in artikel 9, eerste lid, bedoelde contactpersoon daarvan schriftelijk in

kennis gesteld.


14

ProRail Unsolicited Proposals voor ProRail - Procedure

19.4 Indien het Unsolicited Proposal na verloop van vijf jaren niet tot een aanbestedingsprocedure heeft

geleid wordt het Unsolicited Proposal, behoudens de in artikel 8 onder c. en d. bedoelde aktes, aan de

in artikel 9, eerste lid, bedoelde contactpersoon geretourneerd.

19.5 ProRail zal eventuele uit de in het vorige lid bedoelde aktes voortvloeiende rechten niet eerder

effectueren dan na vijf jaar na verzending van de in het eerste lid bedoelde mededeling.


Unsolicited Proposals voor ProRail - Procedure ProRail 15

Deel VI

In welke relatie staat het Unsolicited

Proposal tot een aanbestedingsprocedure

20 Algemeen

20.1 Nadat ProRail over de voor uitvoering van een Unsolicited Proposal dat betrekking heeft op de uitvoering

van werk of het verrichten van een levering of dienst benodigde middelen kan beschikken zal,

tenzij een valide uitzonderingsgrond van toepassing is, een aanbestedingsprocedure worden ingeleid.

Op die aanbestedingsprocedure zal het ARN 2006 van toepassing zijn.

20.2 De bekendmaking van de aanbestedingsprocedure zal worden gepubliceerd op www.Tenderned.nl.

20.3 Bij de aanbestedingsprocedure zal ProRail gebruik kunnen maken van de door de indiener aangegeven

minimumeisen en het door hem opgestelde aanbestedingsdocument.

20.4 Aan gegadigden bij de aanbestedingsprocedure wordt meegedeeld dat de aanbestedingsprocedure

voortvloeit uit een eerder overeenkomstig de bepalingen van dit reglement ingediend Unsolicited

Proposal.

20.5 Aan de indiener van het Unsolicited Proposal wordt meegedeeld dat ProRail terzake het in het Unsolicited

Proposal aangegeven probleem een aanbestedingsprocedure is gestart. Hij ontvangt voorts een verwijzing

naar de vindplaats van de op de aanbestedingsprocedure toepasselijke aanbestedingsstukken.

21 Gunningscriteria

ProRail maakt het toepasselijke gunningscriterium bekend in de aankondiging, de bekendmaking, alsmede

in de aanbestedingsstukken. De keuze voor het gunningscriterium “laagste prijs” of “meest voordelige

inschrijving”, en in het laatste geval de dan geldende subgunningscriteria, geschiedt uitsluitend

door ProRail en is onder meer afhankelijk van de aard van het probleem, de randvoorwaarden waarbinnen

oplossingen kunnen worden gerealiseerd, de mogelijke variatie van oplossingen en de gevolgen

voor de exploitatie van het spoorsysteem.

22 Inschrijving en gunningsbeslissing

22.1 Direct na afloop van de aanbesteding vraagt ProRail de aanbieding op uit het notarisdepot en voegt

deze als geldige inschrijving toe aan de overige ontvangen geldige inschrijvingen, tenzij blijkt dat de

aanbieding afwijkt van de voordien door ProRail beoordeelde aanbieding. Elke wijziging in de aanbieding,

hoe gering ook, heeft tot gevolg dat de aanbieding ongeldig wordt verklaard.

22.2 De als inschrijving toegevoegde aanbieding is vanaf het moment van aanbesteding gedurende de in

artikel 20, eerste lid, ARN 2006 , respectievelijk enige in de aanbestedingsstukken van de aanbestedingsprocedure

aangegeven andere termijn, een onherroepelijk aanbod.

22.3 Het verdere verloop van de aanbestedingsprocedure geschiedt in overeenstemming met hetgeen daaromtrent

in de betreffende aanbestedingsstukken werd gesteld.


16

ProRail Unsolicited Proposals voor ProRail - Procedure

Bijlage 1 Model Akte overdracht auteursrechten

Ondergetekende:

Gevestigd:

ten deze rechtsgeldig vertegenwoordigd door:

(naam bedrijf),

(plaats),

(gevolmachtigde),

verklaart:

1. dat hij aan ProRail B.V. een unsolicited proposal doet in verband met

;

2. dat bij het samenstellen van het unsolicited proposal voor auteursrechten vatbare werken als bedoeld in de

auteurswet 1912 zijn ontstaan;

3. dat hij kan gelden als enig auteursrechthebbende op die werken, voor zover althans niet uit een aan deze

akte gehechte beschrijving op welke gedeelten van het unsolicited proposal welke intellectuele eigendomsrechten

van welke derden rusten;

4. dat hij de auteursrechten, daarin begrepen alle bevoegdheden uit auteursrecht, niets uitgezonderd, zoals

die in het unsolicited proposal zijn vervat, overdraagt aan ProRail B.V.;

5. dat hij, in het geval dat hij de opdracht voor de uitvoering van een pilot gegund krijgt ter validatie van het

in het unsolicited proposal vervatte idee of concept, thans reeds bij voorbaat de auteursrechten, daarin

begrepen alle bevoegdheden uit auteursrecht, niets uitgezonderd, zoals die tijdens de validatie mochten

ontstaan, overdraagt aan ProRail B.V.;

6. dat het recht om de werken openbaar te maken of te verveelvoudigen op uitsluitend ProRail B.V. overgaat;

7. dat hij afstand doet van alle rechten als bedoeld in artikel 25 Auteurswet 1912 voor zover daar afstand van

kan worden gedaan;

8. dat hij ProRail B.V. vrijwaart tegen vorderingen van derden wegens inbreuk op auteursrecht, voor zover

deze verband houden met de overgedragen auteursrechten;

9. ProRail B.V. zal zich onthouden van het op commerciële basis exploiteren van de voor auteursrechten

vatbare werken als bedoeld onder 2 die overeenkomstig het bepaalde onder 4 en (indien van toepassing)

5 aan ProRail zijn overgedragen;

10. ProRail B.V. verleent de ondergetekende om niet een licentie tot het gebruik van de voor auteursrechten

vatbare werken als bedoeld onder 2. Dit houdt in het recht deze werken voor toepassing in eigen bedrijf te

gebruiken, aan te passen, eventueel verder te ontwikkelen en daarover te publiceren en de werken te

exploiteren. Ondergetekende zal bij publicatie de belangen van ProRail B.V.en de Staat der Nederlanden in

acht nemen en voorkomen dat publicatie nadelige effecten heeft voor ProRail B.V. respectievelijk de Staat

der Nederlanden. Indien een publicatie informatie betreft die voor ProRail B.V. respectievelijk de Staat der

Nederlanden van strategisch belang is, zal voorafgaand overleg met ProRail B.V. plaatsvinden.

Aldus verklaard en ondertekend te

d.d.

(handtekening gevolmachtigde)


Postadres

Postbus 2038

3500 GA Utrecht

www.prorail.nl