Presentatie verslaggeving (Wim Cloots) - Epos

Comenius “monitoring dagen”
focus: verslaggeving
14 mei 2013, Alden Biesen
23 mei 2013, Brugge

Verslaggeving Comenius
Schoolpartnerschappen: programma
• Verslaggeving – algemeen
• Tussentijds verslag
• Eindverslag
• Bijhouden en voorleggen van bewijsstukken
• Controle & “afrekening” door het NA
• Varia
P 2

Verslaggeving: belangrijke algemene
aandachtspunten
• voor INTERIMverslagen enkel op papier
zie attachment bij email
• Voor EINDverslagen ONLINE én op papier!
link via email
• 1 exemplaar volstaat
• Datum, handtekening & stempel niet
vergeten
• Taal: NL en/of ENG (maar zie verder)
P 3

Tussentijds verslag: wat, wanneer &
wie
• Wat
– Cf. attachment bij email
– Is tussentijdse zelfevaluatie
– Wordt gebruikt voor monitoring doeleinden door het NA
(signaalfunctie)
• Wanneer 30/6/2013
• Wie
– ENKEL als het contract loopt t.e.m. 2013-2014 (= projecten
goedgekeurd in 2012)
– Door ELKE partner, voor het EIGEN NA (= in de eigen taal) MAAR
structuur/inhoud van de vragenlijst overal gelijk(aardig)
– In principe GEZAMENLIJK in te vullen (MAAR: in de mate van het
mogelijke)
– Mag voor EPOS in het NL of ENG MAAR vergeet extra vragenlijst
(enkel voor VL scholen) niet!
• IS DIT ALLES JA! (maar doe het ernstig!)
P 4

Eindverslag: wat, wanneer & wie
• Wat
– Cf. email met link naar gedeeltelijk ingevulde ONLINE formulier
– Via ECAS (handleiding downloaden link aanklikken
registreren bij ECAS verslagformulier downloaden)
– Is finale zelfevaluatie
– Wordt door NA gebruikt voor bepaling beurssaldo
– Eindproduct meesturen: graag (als het kan) !
• Wanneer 30/9/2013
• Wie
– ENKEL als het contract loopt t.e.m. 2012-2013 (= projecten
goedgekeurd in 2011)
– ELKE partner dient het EIGEN formulier in bij het EIGEN NA (= in
de eigen taal) MAAR structuur/inhoud van de vragenlijst overal
gelijk(aardig)
– Liefst zoveel mogelijk GEZAMENLIJK invullen, zeker deel A
– Mag voor EPOS in het NL of ENG (of “mix”)
• IS DIT ALLES NIET ALTIJD (maar toch bijna!)
P 5

Financiële verslaggeving: principes
• ENKEL bij het eindverslag!
• Deel van ONLINE verslagformulier
• Extreem eenvoudig:
– Rubriek “H. EU Funding” invullen (1 lijn in een tabel!)
– Aantallen ingevuld onder F.6. (“mobility participation”)
moeten overeenkomen
– Voeg – ALLEEN indien (achteraf) expliciet gevraagd door
het NA – de “bewijsstukken” toe (zie verder)
P 6

Financiële verslaggeving: principes
(vervolg)
• Budget = beurs => niet 100%
kostendekkend (hoewel…)
• Contract: max. beursbedrag:
– 80% na ondertekening
– Saldo = max. 20%, o.b.v. eindverslag en
afhankelijk van “afrekening” door NA (zie verder)
• Uitgaven moeten plaatsvinden binnen de
contractperiode
• Overige principes: cf. bijlage II bij
contract
P 7

Financiële verslaggeving: principes (vervolg)
Bijlage II : de financiën
• A. Volledig beursbedrag MITS
– uitvoering van de activiteiten & behalen van de
doelstellingen
– uitvoering van het contractuele minimum aan ontvankelijke
en relevante mobiliteitsactiviteiten
• B. Vermindering/terugvordering van de beursbedragen:
– (mobiliteits)activiteiten en resultaten niet zoals gepland en
niet relevant => volledige terugvordering
– i.f.v. niet-gerealiseerde vs. geplande mobiliteiten (cf.
voorbeeld)
• C. Definitie van transnationale mobiliteitsactiviteit
• D. Definitie van ONTVANKELIJKE mobiliteitsactiviteiten
P 8

Financiële verslaggeving: principes (vervolg)
Bijlage II : de financiën
• E. Definitie van RELEVANTE mobiliteitsactiviteiten (=>
interpretatie en beoordeling: door NA!)
• F. Vermindering van het vereiste minimum aantal
mobiliteiten => contractwijziging mogelijk
• G. Uitzonderlijke gevallen => contractwijziging
mogelijk
• Bijvoorbeeld: verdeling aantal mobiliteiten
leerlingen/leerkrachten wijkt aanzienlijk af van wat
voorzien was in de aanvraag => NA contacteren om te
overleggen => al dan niet contractwijziging nodig
P 9

Bijhouden en voorleggen van
bewijsstukken
• Waarom aantal gerealiseerde
mobiliteiten bewijzen
• Wat aanwezigheidsattest, verstrekt
door de ontvangende school/organisatie én
(indien van toepassing) kopie van
reistickets en/of instapkaarten
• Hoelang bijhouden t.e.m. 5 jaar na
laatste betaling door/aan NA
P 10

Controle & “afrekening” door het NA
• Controle door het NA:
– controle interimverslag (100%)
– “monitoring bezoeken” (= ondersteunend) ter plaatse,
tijdens het project, op initiatief van het NA (o.b.v. analyse
interimverslagen) of op vraag van de scholen
– “on the spot checks” (= controle) ter plaatse (min. 4),
tijdens het project, op initiatief van het NA
– Controle van het financieel verslag “op bewijsstukken”
(10%) (=> bewijsstukken enkel opsturen op expliciete
vraag van het NA!)
P 11

Controle & “afrekening” door het NA
(vervolg)
• Bepaling van de uiteindelijke beurs aan de hand
van aantal gerealiseerde (ontvankelijke +
relevante) mobiliteiten + kwaliteit (cf. bijlage II
bij het contract)
• Bepaling & uitbetaling van het saldo:
– Beursvoorschot van 80% dat de school al ontving (=1)
– Totale beurs na “afrekening” door het NA (=2)
– Saldo = (2) – (1) (negatief saldo = terugvordering)
P 12

Varia
• Contactseminaries en/of voorbereidende
bezoeken => afwachten… (zie EPOSnieuwsbrief)
• Nieuws & publicaties:
– http://ec.europa.eu/education/erasmus-for-all/
– http://ec.europa.eu/education/comenius/doc/practice_en.pdf
– http://ec.europa.eu/education/comenius/doc/regiopartner_en.pdf
P 13

VRAGEN
P 14

“European Shared Treasure – EST”
• Cf. contract, art. 6: “disseminatie”
• Europese databank met eindresultaten van Partnerschappen in
Comenius, Leonardo da Vinci én Grundtvig
• “to do” voor partnerschappen 2011-2013 (cf. email van EPOS,
met paswoord voor EST)
– scholen voeren “hun” projectresultaten in; coördinerende
scholen voeren bovendien ook gemeenschappelijke
gegevens in; deadline: 30/9/2013, zoals eindverslag (+
voorwaarde!)
– November-december 2012: NA’s selecteren “Star-projects”
• Info: handleiding + instructievideo (http://www.eposvlaanderen.be/CategoryID=534&ArticleID=1053)+
email van
EPOS
• Gedaan printen & toevoegen aan eindverslag aub!
P 15

“E4A” en nascholing
• “Erasmus voor iedereen”
(http://ec.europa.eu/education/erasmus-for-all)
– (school)partnerschappen => KA2, sterk vergelijkbaar
– Nascholingsbeurzen => KA1, fundamenteel
verschillend: worden nascholingsprojecten!
• KA1, nascholingsprojecten
– “European Development Plan” ! => info zodra meer
concrete gegevens beschikbaar (najaar)
– Link met professionaliseringsbeleid, nascholingsplan
=> vandaag!
• “Professionaliseringsbeleid” in Vlaamse scholen: Stand
van zaken Wat wordt er verwacht Hoe geraken we
daar Hoe linken we internationalisering &
professionalisering => Dpt. OV, Inspectie, PBD
P 16