Brochure Leidraad Kostenramingen - ProRail

Leidraad kostenramingen ProRail 15stellingen en er zijn detailgegevens voor dekeuze van de werkmethode en de inzet vanmens, machine en materiaal.De projectmanager stelt in overleg met AKICommerciële Zaken een contracteringsplan op.AKI Cost Engineering participeert in het aanbestedingsteammet bijdragen op het gebied vankosten, techniek en marktkennis. Vóór de startvan de aanbestedingsprocedure toetst en beoordeeltAKI Cost Engineering alle contractstukkendie verband houden met kosten. Vervolgens pastAKI Cost Engineering de kostenraming van devoorkeursvariant aan aan de meest actueleinzichten en geldende (buitendienststellings)kaders. De kostenraming heeft dan het niveauvan een aanbestedingsraming (variatiecoëfficiënt10-15%). De aanbestedingsraming wordtgebruikt om te toetsen of het gereserveerde projectbudget(nog steeds) voldoende is. De aanbestedingsraminggeldt als een startvoorwaardevoor tendering.Kort voor het moment van de daadwerkelijkeaanbesteding zet AKI Cost Engineering de aanbestedingsramingom in een verwervingsraming.De verwervingsraming wordt gemaakt om tekomen tot een verantwoorde prijs en om aanbiedingente vergelijken en te beoordelen.De verwervingsraming wordt gekenmerkt doorgekwantificeerde onzekerheden en veel detailinformatie,en is aangepast aan de meest actueleinzichten. Daarom heeft de verwervingsramingeen kleine variatiecoëfficiënt: 10%.Om in te kunnen schatten tegen welke prijs demarktpartij (die de opdracht uiteindelijk krijgt)zal inschrijven, maakt AKI Cost Engineering insamenwerking met projectbetrokkenen eenmarktinschatting: hoeveel marktpartijen wordenverwacht, in hoeverre is sprake van (volledige)concurrentie en hoe aantrekkelijk is het contractvoor marktpartijen om in te schrijven. De actuelesituatie in de markt kan zowel een positief alseen negatief effect hebben op de prijs.Na de aanbestedingsprocedure toetst en beoordeeltde cost engineer de ingediende inschrijvingenen ramingen op financiële enkostentechnische compleetheid, op inhoud en opmate van gedetailleerdheid. De cost engineer signaleertonjuistheden en omissies, stelt een zogenaamdeverschillennotitie op (zie verderop) enadviseert de projectmanager en tendermanagerten aanzien van de gunning. Indien de economischmeest voordelige inschrijving substantieelafwijkt van de verwervingsraming start de procedureGunnen voor een reële prijs (zie de AKIbrochure‘Gunnen voor een reële prijs en risico’sdelen’). De inschrijver krijgt dan allereerst hetverzoek om zijn aanbieding te verhelderen.Uiteindelijk worden de consequenties van deaanbesteding door de AKI cost engineer inzichtelijkgemaakt door middel van:• De verschillennotitie: een analyse van de verschillentussen de verwervingsraming en deinschrijframingen (meervoudig aanbesteden);• Onderhandelingsresultaten of een verslag vande prijsafspraak (enkelvoudig aanbesteden);• ‘Bijlage gunningadvies CE’ voor de projectmanageren tendermanager.UitvoeringOngeacht de contracteringsvorm doen zich tijdensde uitvoering allerlei wijzigingen voor dieworden geïnitieerd door zowel ProRail als deopdrachtnemer. Contractwijzigingen vanaf€ 25.000 worden mede beoordeeld door AKI CostEngineering. Beneden dit bedrag worden alleendiscutabele zaken overlegd. AKI Cost Engineeringtoetst eerst of de opdrachtnemer recht heeft opbetaling van meerwerk. Vervolgens doet AKI CostEngineering een bindende uitspraak over dehoogte van de betalingsverplichting, of de(meer)kostenopgave financieel en kostentechnischcompleet is en of deze voldoende gedetailleerdis. AKI Cost Engineering geeft goedkeuringaan de bouwmanager of projectmanagervoordat deze de wijziging gunt. Als naderecommerciële onderhandelingen met deopdrachtnemer (moeten) plaatsvinden, voert AKICost Engineering deze uit, eventueel bijgestaandoor de bouw- of projectmanager. De onderhandelingsresultatenworden schriftelijk vastgelegd.AfsluitingNa realisatie wordt een project afgesloten doormiddel van een zogenaamde project-close-out(een evaluerende beschrijving van het totaal aanactiviteiten en producten, benodigd om dechargete krijgen voor een project). Het projectteamstelt de close-out op, uiterlijk 3 maanden nadatde werkzaamheden van het project zijn afgerond.(Voor een MIRT-project start de close-outfaseongeveer 1 jaar na indienststelling van hetproject.)Het close-out-rapport bevat onder andere eenfinanciële eindrapportage en een ’restpuntenlijst’.In de financiële eindrapportage wordende belangrijkste ontwikkelingen in budget enuitgaven nagecalculeerd en geanalyseerd meteen toelichting van oorzaken en gevolgen. Derestpuntenlijst toont alle punten die nog moetenworden afgewikkeld (vanaf de peildatum van hetclose-out-rapport). De lijst omvat alle acties en