CHECKLIST BOUWPROJECT JEUGDLOKAAL - Chiro

static.chiro.be

CHECKLIST BOUWPROJECT JEUGDLOKAAL - Chiro

Chirojeugd-Vlaanderen vzwCHECKLIST BOUWPROJECT JEUGDLOKAALop basis van de ervaringen van Chiro BornemVoorNaFoto’s: Chiro ZeleInhoud1. Locatie2. Gebouwen3. Zekerheid4. Financiering5. Organisatie6. Informatie en netwerk7. Interessante contactgegevensp. 1 van 9


1) LocatieWaar komen de jeugdlokalen?- Een betaalbaar terrein (eigenlijk gratis, vermits waarschijnlijk alle geld naar het lokaal zelf zal moetengaan) ! Dit wil waarschijnlijk zeggen dat het terrein van gemeente, parochie, abdij, OCMW, ..... zoumoeten komen.- Een voldoende groot terrein, met genoeg speelruimte.- Een terrein dat afgesloten is van de straat, of rustig gelegen is (veiligheid).- Mag er op dit terrein gebouwd worden, m.a.w. is het bouwzone? Indien niet, dan kan de gemeente debestemming evt. wel wijzigen met een R.U.P. (ruimtelijk uitvoeringsplan), maar dat is een zware enlange procedure !- Is er mogelijkheid om de lokalen niet te dicht tegen de buren te voorzien (overlast voorkomen /beperken) ?- Is er riolering aanwezig ? Indien ja : waar ligt die (niet te ver van het gebouw) ? Indien nee : kan en wilde gemeente die voorzien ?- Zijn er nutsvoorzieningen (gas, electriciteit, water) op redelijke afstand ? Kunnen Pidpa en Iverlek die totaan het gebouw doortrekken, of moet de vereniging of de gemeente hier werken voor uitvoeren, en watkost dat ?- Is er een of meer vlotte toegang(en) tot het terrein ?- Wordt het terrein gedeeld met andere verenigingen ? Indien ja : is er genoeg ruimte ? Zeker goedeafspraken maken, en de informatie over het bouwproject laten doorstromen.- Is er parkeerruimte op het terrein / in de buurt, en kunnen ouders hun kinderen op een veilige manierbrengen en halen ?- Is er zekerheid over het gebruik van het terrein op lange termijn (bvb. 50 jaar) via een erfpacht, rechtvan opstal e.d. (zie ook 3. zekerheid) ? Is de eigenaar van het terrein hiertoe bereid ? Evt. nagaan bijeen notaris.2) Gebouwen- Geschikte, voldoende ruime, veilige lokalen (die gerust sober mogen zijn).- Brainstormen met de leidingsploeg en anderen (ouders, oud-leiding, ...) om tot een inventaris te komen: welke lokalen zijn er nodig, hoeveel, hoe groot ? Belangrijk om voldoende tijd voor uit te trekken omover na te denken / discussiëren.- Bvb. spellokalen, vergaderruimte, keuken, sanitair, bergruimte, andere ?- Van bij de start contact nemen met een geschikte architect (die bij voorkeur reeds jeugdlokalengerealiseerd heeft of uit een jeugdvereniging komt) : hij heeft waarschijnlijk zinnige ideeën /opmerkingen over de inventaris van de lokalen, de verdere uitwerking, de materialen en nog veel meer.- Daarna kan hij een eerste ruw plan uitwerken, rekening houdend met de bouwvoorschriften (dienstruimtelijke ordening van de gemeente) en de veiligheidsvoorschriften (brandweer). En ook een eersteruwe kostenraming. Dan het ontwerp verder bespreken en financiel (zie ook 4. financiel) afchecken totp. 2 van 9


er een definitief en betaalbaar plan is dat aan de noden voldoet (dit duurt een tijd !). Veel hangt ook afvan de keuze van materialen en wat er zelf kan gedaan worden. Bvb.o welke stenen (snelbouw, betonblokken, y-tong, ...)o klassieke dakconstructie of dakplateno welke dakbedekking (metaal, pannen, ...)o hoe verwarmen (cv, gasradiatoren, ...)o isoleren of niet, en waar (vloer, muren, dak)o deuren/ramen in hout/alu/pvco vloertegels of gepolierde betono ......- Uiteindelijk is er dan een definitief plan, waarover consensus is + een uitgewerkte kostenraming(voorzie minstens 10% reserve). Dan kan de bouwaanvraag gebeuren.- Op basis van de plannen + lastenboek + meetstaat van de architect : offertes beginnen vragen,contacten leggen, evt. een veiligheidscoördinator zoeken, .....- Idee : een kleine brochure maken met de voorstelling van de groep + het bouwproject om mee af tegeven en korting/sponsoring te vragen.- Proberen aan goed recuperatiemateriaal te raken (van afbraken bvb.) : sanitair, verwarming, etc.- Funderingen kunnen in eigen beheer gerealiseerd worden (als je iemand kent die wilt komen graven -en iemand met een kraan is ook handig).- Een mogelijkheid is een betrouwbare aannemer te zoeken die tegen (redelijke) uurprijs wil werken.Indien er in de zomer gebouwd wordt, dan kan er veel geholpen worden ("de metser dienen" : mortelmaken, stenen aandragen ,voegen, allerhande karweien) en kunnen de loonkosten op die manierbeperkt worden !- Mogelijke zaken om zelf te doen (indien er mensen bij zijn die dat al eens gedaan hebben) : hulp bij hetleggen van dakplaten, dakpannen leggen, electriciteit, sanitair, verwarming, vloeren, voegen,schilderen, terras leggen ...- Zo goed mogelijk plannen dat alles vlot op mekaar aansluit en er weinig tijd verloren gaat. Tijdig demensen verwittigen (zowel medewerkers als professionelen).- Vergeet niet om tijdig een brandverzekering af te sluiten.3) ZekerheidVoor een groot project waar veel geld, moeite en tijd in kruipt, is het absoluut nodig dat er zekerheid is op langetermijn!- Normaal is de eigenaar van de grond ook eigenaar van alles wat er op staat ! Daarvan kan afgewekenworden door specifieke contracten :• Erfpacht : in dit geval neemt de erfpachter alle rechten en plichten over van deeigenaar voor een bepaalde termijn (kan tot 99 jaar gaan)• Recht van opstal : het recht om een eigen gebouw op te richten op grond van eenandere eigenaar voor een bepaalde termijn (kan tot 50 jaar gaan)Dit is absoluut nodig wanneer het terrein geen eigen bezit is; anders kan je de gebouwen waar zoveel tijd,geld en moeite in gekropen is, weer kwijt raken (zonder vergoeding) !!- Zelf eigenaar van een gebouw worden kan, als V.Z.W. Wie geen VZW is en eigenaar wil worden, moetdus een VZW oprichten. Daar komen wat formaliteiten bij kijken, maar het is niet overdreven :• bij de oprichting van de VZW statuten maken en publiceren in het Staatsbladp. 3 van 9


• jaarlijks minstens 1 raad van bestuur en 1 algemene vergadering houden• jaarlijks een begroting maken voor het volgend jaar• een beperkte boekhouding voeren (kan gerust manueel)- Als een organisatie zoals bvb. de parochie geld wil schenken, maak daar dan best ineens eenovereenkomst van. Als er dan plots iemand wegvalt of van idee verandert, dan blijft de ondertekendeovereenkomst wel geldig en voorkom je problemen !- Als een van de geldschieters het geld niet zomaar wil schenken, is er nog steeds de mogelijkheid omsamen (bvb. met parochie) eigenaar van een gebouw te worden. Let in dat geval goed op :• de juiste eigendomsverdeling (spaargeld, subsidies, sponsoring, lening en eigen werklaten meetellen voor de berekening van het deel van de jeugdvereniging)• dat de mede-eigenaar zijn deel van de kosten draagt (ook achteraf, bvb. bij groteherstellingen)• dat je contractueel het exclusief gebruik van de gebouwen voor de jeugdverenigingvastlegt- Als dat allemaal niet kan, dan is het misschien mogelijk dat een partner (gemeente, parochie) hetbouwproject op zich neemt en dat je, in ruil voor werk en deelname in de kosten, een langlopendgebruikscontract kan afsluiten. In dat geval zeker goed het exclusief gebruik en de zekerheid voor langetermijn garanderen.4) FinancieringGenoeg geld vinden voor degelijke lokalen, zonder de groep te overbelasten.- Wat is de raming ? Is alles inbegrepen (evt. zelf ook extra posten vermelden en er een realistischbedrag op plakken) ? Best ook een reserve voorzien, bvb. 10% bovenop de totale raming.- Een budget samenstellen met :• eigen spaargeld, en geld uit acties (voorzichtig ramen)• subsidies van de gemeente (50% van de facturen tot een totaalsubsidie van 29.747 €= 1.200.000 Bef / 40,3399)• parochie : wat willen en kunnen zij bijleggen ? Sinds kort is er ook eenparochiefederatie van alle parochies van de gemeente Bornem. Misschien kan er opdat niveau iets, wanneer het niet lukt met de parochie zelf ?• sponsoring : in geld, materialen, kortingen, vervoer, ....• evt. een beperkte lening ? Zeker opletten dat de afbetaling draagbaar blijft voor degroep !! Evt. renteloos bij parochie, gemeente, particulieren ?- Indien het budget écht onvoldoende is voor de plannen, dan moeten de plannen misschien herbekekenworden, in samenspraak met de architect :• kan er evt. gefaseerd gewerkt worden (gespreid over meerdere jaren) ?• kan een deel van de oude gebouwen toch nog gebruikt worden, bvb. als opslagruimtevoor materiaal, zodat de nieuwe gebouwen minder groot moeten zijn ?• kunnen er evt. (tijdelijk) chalets e.d. mee verhuisd worden, om de kosten tebeperken?p. 4 van 9


- De kosten beperken en onder controle houden tijdens de bouw !! Door eigen werk, door ouders / oudleidingin "den bouw" aan te spreken. Genoeg offertes vragen om een goede keuze te maken (en niet teveel te betalen).- Om de kosten goed te kunnen opvolgen is het nuttig dat iemand de boekhouding on-line bijhoudt, zodatje op ieder moment een overzicht van alle uitgaven en inkomsten hebt. Ook een vergelijking (bvb. inexcel) tussen ramingen en reeële uitgaven is handig !- Indien de kosten toch uit de hand lopen : ofwel extra budget zoeken, ofwel keuzes maken en evt. zakenschrappen / uitstellen.- Goed bijhouden van offertes, facturen, contracten e.d.!5) OrganisatieEen bouwproject is een grote onderneming voor een jeugdvereniging ! Het komt ook naast al het andere (werk,studies, gewone activiteiten van de jeugdvereniging, ....). Het inschakelen van ouders en oud-leiding, en hunbouwexpertise, is nodig om de jeugdvereniging niet te overbelasten.- Om eigenaar van een gebouw te worden, is er een VZW nodig (zie ook 3. zekerheid). Ook hier kunnenouders en oud-leiding bij betrokken worden. Zorg we ldat je de zaak zelf in handen houdt.- Om het bouwproject voor te bereiden (vooraf) en uit te voeren heb je best een soort "comité" dat dit wiltrekken (en om het werk te kunnen verdelen) :• contacten met gemeente, parochie, architect, aannemer, ....• ontwikkelen en opvolgen van de plannen• offertes vragen, vergelijken, selecteren en bestellingen plaatsen• het werk plannen (professionelen, vrijwilligers, materiaal)• sponsoring- Binnen dit comité misschien best iemand die voorbereidt, een overzicht houdt, checkt of er nietsvergeten wordt, herinnert aan wat moet gebeuren, enz. Het is misschien ook makkelijker voor mensenvan buitenaf, die dan ineens een vast aanspreekpunt hebben ?- Alles goed bespreken met de leidingsploeg, zodat iedereen mee is, betrokken blijft en op dezelfdegolflengte zit!- Tegen de uitvoeringsfase proberen om zoveel mogelijk medewerkers warm te maken om te komenhelpen. Dan kan er ook afgewisseld worden. Vergeet zeker niet de medewerkers te verzekeren tegenongevallen !- Zorgen voor een goede communicatie (verslagen, site met foto 's en info, ....) en reclame(krantenartikkels).- Zaken op papier zetten!• voor jezelf : verslagen en overzichten, zodat er niet (te veel) vergeten wordt• voor communicatie• als zekerheid (overeenkomsten, contracten, afspraken op papier)- Zorgen voor een goede samenwerking met de gemeente, parochie ....- Genoeg tijd nemen voor het bouwproject, voor een goede ploeggeest zorgen en mensen bedanken.- Beseffen dat het een groot project is, dat er veel tijd in kruipt en dat er ook wel eens moeilijkemomenten zullen komen, maar moeilijk gaat ook !p. 5 van 9


6) Informatie en netwerkWaar vind ik nog info?1. Algemeen lokalen- Brochure Recepten voor Chirolokalen: biedt een overzicht van tips en aandachtspunten voor jelokaal, en handige doorverwijzingen naar websites, publicaties en organisaties.- Lokalenmap: geeft heel wat (technische) informatie over vzw, overeenkomsten, veiligheid en attesten,bouwgegevens, inkomsten en uitgaven. Zie ook www.lokalenmap.be.- www.locomotief.be- www.jeugdlokalen.be- www.chiro.be/lokalen- lokalen@chiro.be2. Lokalenbeleid- Het gemeentelijk jeugdbeleidsplan: Vraag het jeugdbeleidsplan op bij de gemeentelijke jeugddiensten vraag mondeling aan de jeugdconsulent welke mogelijkheden er zijn.- Brochure Alles in huis hebben voor een goed jeugdlokalenbeleid: praktijkverhalen en ideeën vooreen duurzaam en doordacht gemeentelijk jeugdlokalenbeleid.- www.vvj.be: site van de Vereniging Vlaamse jeugddiensten en –consulenten.3. Vzw- Brochure VerZameld Werk: Alles over vzw’s op maat van Chirogroepen.- www.vsdc.be: site van het Vlaams Studie- en Documentatiecentrum voor vzw’s.- juridisch@chiro.be4. Bouwproces- Brochure Het Bouwproces: zet alles wat bij een bouwproces komt kijken op een rijtje.- Checklist Chiro Bornem: geeft een praktische checklist bij een bouwproject.- Brochures Groene vibes in de keet: Stappenplan voor verbouwingen en stappenplan voor nieuwbouwvan duurzame jeugdwerkinfrastructuur.- www.livios.be: site van Livios nv voor info over het bouwproces- www.vibe.be: duurzaam (ver)bouwen5. Overeenkomsten- Brochure Den Deal: Een overzicht van lokaalovereenkomsten, met antwoorden op je vragen overbijhorende rechten en plichten.- juridisch@chiro.be6. Bouwmaterialen- Brochure De Steenworp: Suggesties voor bouwmaterialen, van de ruwbouw over technieken tot deafwerking.7. Geld- Brochure De Geldslag: Handen vol ideeën voor fondsenwerving.- www.premiezoeker.be- www.cjt.be: Centrum voor jeugdtoerisme biedt ondersteuning bij het verhuren van je lokalen.8. Brandveiligheidsbeleid- Brandveiligheidspakket “Brandveiligheid in uw jeugdbeleid”: Informatief pakket met allerlei tips omhet thema brandveiligheid in je gemeente aan te kaarten. Je vindt in het pakket ook een stappenplanom een goed brandveiligheidsbeleid te realiseren en verschillende goede voorbeelden.- Brochure De Waterpas: meetinstrument voor jeugdlokalen.p. 6 van 9


Je kan deze brochures, checklisten en informatiepakketten gratis aanvragen op lokalen@chiro.be of downloadenop www.chiro.be/lokalen.Wie kan ik nog aanspreken?- Een goede architect : voor creativiteit, goede raad i.v.m. ruimtelijke ordening, plannen, gebouwen,materialen, .....- De Jeugddienst, voor van alles en nog veel meer.- Het gemeentebestuur, via schepen voor jeugd.- Dienst ruimtelijke ordening: voor bouwvoorschriften, e.d.- Mensen met kennis van zaken bij ouders, oud-leiding, sympathisanten.Netwerktips- Denk niet dat je er alleen voor staat! En denk niet dat je het als Chirogroep alleen aan kan. Ga actiefop zoek naar steun in je omgeving (ouders, oud-leiding, parochie, kerkfabriek, gemeente, gewest,verbond, Locomotief, commissie jeugdbeleid).- Ga na wie binnen de leidingsploeg, oud-leiding of ouders het best geplaatst is om je lokalendossier opte volgen.- Leer de ondersteuning van mogelijke partners kennen. Ga langs bij de gemeentelijke jeugddienst, deparochie of de kerkfabriek om te horen wat zij voor jou kunnen doen.- Investeer in de gemeente en de parochie. Als jouw groep een actief lid is van de parochieraad en dejeugdraad, zal het duidelijker zijn wat zij voor jou kunnen doen. En zullen zij sneller geneigd zijn omjullie te helpen.- Kaart je lokalenprobleem aan in de jeugdraad of bij de opmaak van het volgendejeugdbeleidsplan (JBP). De opmaak van het JBP, dat de gemeente om de drie jaar opstelt, is dé kansom middelen te vragen voor jeugdlokalen. Op dat moment plant de gemeente namelijk de verdelingvan haar middelen voor jeugdbeleid.- Soigneer je ouders en oud-leiding. Gebruik hun contacten en competenties. Je hebt soms meerverzamelde krachten dan je denkt.- Bestel gratis de Locomotiefbrochures op lokalen@chiro.be.- Surf naar www.locomotief.be voor heel wat achtergrondinfo over jeugdwerklokalen.Bouwprojecttips1. Eigendom: Lokalen zijn automatisch eigendom van de eigenaar van de grond, tenzij dit expliciet wordtopgenomen in een overeenkomst (in een recht van opstal).2. Overeenkomst: Erfpachtovereenkomsten zijn de meest voordelige overeenkomsten voor Chirogroepen, dieeen sterk netwerk hebben en kiezen voor een vzw verbonden aan de groep. Groepen, die een minder sterknetwerk hebben, kiezen beter voor een gebruiksovereenkomst. Deze overeenkomst geldt maar voor kortetermijn, maar geeft veel minder administratieve verplichtingen.3. Vzw: We raden aan om een vzw op te richten als een groep zelf gebouwen wil aankopen of bouwen en duseen groot eigen vermogen moet beheren. Ook bij het afsluiten van een contract met een zeker risico of eenlange termijn (bv. koopovereenkomst of een recht van erfpacht) is een vzw-structuur aangewezen.4. Zonering: Vraag als groep eerst het stedenbouwkundig uittreksel op bij het gemeentebestuur om te weten inwelke zone je lokaal gelegen is. Als het lokaal correct gezoneerd is, kan je beginnnen denken aan(ver)bouwingen. Vergeet de stedenbouwkundige vergunning niet aan te vragen bij de gemeente!5. Brandverzekering: De Chiroverzekering dekt geen brand in je eigen lokalen (wel in lokalen waar je bvb. opweekend of op bivak gaat). Chirogroepen moeten dus zelf een brandverzekering afsluiten.6. Brandveiligheid: De brandweer mag geen lokalen sluiten. Zij geven -na een officieel bezoek- advies aan deburgemeester. Die bepaalt of een lokaal gesloten wordt. Je kan een officieus bezoek vragen aan de brandweer,maar dat organiseer je best samen met de jeugdraad. Probeer zelf in te schatten of de brandweer hiervoorbenaderbaar is. Bekijk het jeugdbeleidsplan ook eens om te kijken of er geen subsidies zijn om je lokalenbrandveiliger te maken.7. Brandpreventie: Laat jaarlijks de elektriciteit en de gas- en verwarmingsinstallaties keuren door een erkendkeuringsorgaan.p. 7 van 9


8 Bouwproject: Ga na welke ondersteuning de gemeente biedt in haar jeugdbeleidsplan rondjeugdwerkinfrastructuur. Tip: Chirojeugd Vlaanderen vzw mag fiscaal aftrekbare giften ontvangen. Je kan alsChirogroep dit aanvragen en de giften voor je bouwproject fiscaal aftrekbaar maken. Ziewww.chiro.be/formulieren.9. Lening: Het Centrum voor Jeugdtoerisme (CJT) biedt financiële ondersteuning aan groepen, die in hunlokalen jeugdbivakken willen boeken, in de vorm van een renteloze lening.10. Lokalenverhuur: Zet als groep de voor- en nadelen van het verhuren van je lokalen goed op een rijtje. Hetis niet zomaar een gemakkelijke manier om aan geld te komen, het heeft ook een invloed op de werking avn jegroep.Geloof in de Chiro!!De Chirostructuur kan meer voor je groep betekenen, dan je misschien denkt.- Contacteer je regionaal secretariaat of spreek iemand van het gewest/verbond aan om te horen welkeondersteuning de Chiro biedt op het vlak van lokalen.- Ook de aanspreekpunten van het nationaal secretariaat kunnen je verder helpen. Aarzel niet om ons tecontacteren.- Problemen met je lokalen? lokalen@chiro.be.- Vragen over de jeugdraad? jeugdbeleid@chiro.be.- Meer weten over verzekeringen? verzekeringen@chiro.be.- Je lokalen verhuren? bivak@chiro.be.- Een juridisch probleem? juridisch@chiro.be.VEEL SUCCES en DOORZETTEN !!!p. 8 van 9


7. Interessante contactgegevensNationaal ChirosecretariaatChirojeugd-Vlaanderen v.z.w.Kipdorp 30, 2000 Antwerpentel. 03-231 07 95lokalen@chiro.be of info@chiro.bewww.chiro.beVerbond LimburgVaartstraat 14, 3500 Hasselt011-21 22 56RegioLIM@chiro.beRegio Vlaams-Brabant(verbonden Brussel, Leuven)Kolenmarkt 85, 1000 Brusseltel. 02-505 00 80RegioBRA@chiro.beLocomotief02-551 13 79info@locomotief.bewww.locomotief.be en www.jeugdlokalen.beVlaamse Jeugdraad02-551 13 80info@vlaamsejeugdraad.bewww.vlaamsejeugdraad.beVereniging Vlaamse Jeugddiensten en -consulenten (VVJ)03/821 06 09info@vvj.bewww.vvj.beProvinciale jeugddienst Limburg011-23 72 70jeugd@limburg.bewww.limburg.be/jeugdProvinciale jeugddienst Vlaams-Brabant016- 26 76 88jeugddienst@vlaamsbrabant.bewww.vlaamsbrabant.be/jeugdRegio Antwerpen(verbonden Antwerpen, Mechelen, Kempen)Kipdorp 30, 2000 Antwerpen03-231 07 95RegioANT@chiro.beRegio Oost-Vlaanderen(verbonden Roeland, Reinaert, Heuvelland)Hoefslagstraatje 1, 9000 Gent09-225 52 80RegioOVL@chiro.beVerbond West-VlaanderenDelaerestraat 16, 8800 Roeselare051-20 25 20RegioWVL@chiro.bewww.chirowvl.beCentrum voor Jeugdtoerisme (CJT)02-209 03 00info@cjt.bewww.cjt.beSteunpunt jeugd02-551 13 50info@steunpuntjeugd.bewww.steunpuntjeugd.beProvinciale jeugddienst Antwerpen03-240 55 66jeugd@admin.provant.bewww.provant.be/jeugdProvinciale jeugddienst Oost-Vlaanderen09/267 80 00info@oost-vlaanderen.bewww.oost-vlaanderen.be/jeugdProvinciale jeugddienst West-Vlaanderen050/40 32 95jeugd@west-vlaanderen.bewww.west-vlaanderen.be/jeugdp. 9 van 9

More magazines by this user
Similar magazines