DRAAIBOEK 16 ELFSTEDENTOCHT LEEUWARDEN - Gemeente ...

DRAAIBOEK 16 e ELFSTEDENTOCHT LEEUWARDENJanuari 2012

Hoofdstuk 1 Inleiding1.1 AanleidingDe Elfstedentocht op de schaats is door de jaren heen uitgegroeid tot één van de grootste en in iedergeval het mooiste evenement van Friesland, zo niet van Nederland. Een belangrijke succesfactor vandit evenement is dat de commercie volledig wordt geweerd, waardoor het niet gaat om het geld maarom de eer.Bijzonder aan de Elfstedentocht is dat het schaatsevenement, hoewel in draaiboeken voorbereid, inenkele dagen tijd op poten moet worden gezet. Om die reden vindt jaarlijks de (operationele)voorbereiding (zie bijlage 1) op de tocht plaats, zodat het met heel hard werken mogelijk is om in eenpaar dagen tijd klaar te zijn voor de tocht. Er is sprake van een groot gecoördineerd bestuurlijk enoperationeel optreden van Elfstedenvereniging, autoriteiten, operationele diensten en vrijwilligers. Vanalle betrokkenen wordt dan ook aanzienlijke inspanning gevraagd om van deze enorme uitdaging eensucces te maken.Dit prachtige evenement brengt door het vele publiek, de weersomstandigheden, de diversefestiviteiten, de omvang en de duur ook risico’s met zich mee. Gelukkig hebben zich tot op hedengeen ernstige incidenten/calamiteiten voorgedaan.1.2 Algemeen draaiboek veiligheid ElfstedenschaatstochtGezien de omvang van het evenement zijn enerzijds de eisen aan openbare orde en deveiligheidsproblematiek en anderzijds de behoefte aan afstemming over bestuurlijke en juridischeverhoudingen toegenomen. Hieruit is in 2004 de eerste Leidraad Elfstedentocht voortgekomen. Deleidraad is gericht op de afstemming en afbakening van de bevoegdheden en verantwoordelijkhedentussen de Elfstedenvereniging en de overheid. De wetgeving met betrekking tot het aansturen vanrampen en crisis, Wet Veiligheidsregio, is in 2010 veranderd. Aansluitend op de veranderde wetgevingis de leidraad herzien en in december 2012 opnieuw vastgesteld onder de naam Algemeendraaiboekveiligheid Elfsteden schaatstocht (zie bijlage 2).Nog steeds is het uitgangspunt dat enerzijds de Elfstedenvereniging verantwoordelijk is voor het ijs ende deelnemers en anderzijds de gemeenten voor de wal en het publiek. Dit draaiboek is eenuitwerking van het hierboven genoemde algemene draaiboek.1.3 DoelHet doel van dit draaiboek is om dit mega-evenement voor alle betrokkenen en bezoekers vanLeeuwarden in goede banen te leiden en daarnaast voorbereid te zijn op (grootschalige) incidenten encalamiteiten. Dit draaiboek is er op gericht om de Elfstedentocht zo soepel en veilig mogelijk in telaten verlopen. Het moet bijdragen aan een sportief, feestelijk en veilige Elfstedentocht.1.4 LeeswijzerIn dit draaiboek wordt vooral de kaders en de bepalingen aangegeven over de wijze waarop inLeeuwarden vorm wordt gegeven aan de Elfstedentocht. In de bij de diverse onderdelen behorendebijlagen zit de nadere uitwerking, in deelplannen, tekeningen en aanvullende stukken.1.5 Vindplaats en beheer draaiboek en bijlagenDit draaiboek en de bij dit plan behorende bijlagen staan op de P-schijf onder de mapElfstedentocht. Alle betrokken bestuurders, directeuren en leden van het gemeentelijk Actiecentrumkrijgen toegang tot deze map. De bestanden zijn te groot en doorlopend aan verandering onderhevigwaardoor het ondoenlijk is om ze in een papieren versie bij iedereen aan te leveren.De plannen komen ook op het beveiligde Extranet van de HVD om de informatie te kunnen delen metalle interne en externe betrokkenen bij de Elfstedentocht. Op deze site staan alle draaiboeken van debij de tocht betrokken partijen. De inlogcodes voor het Extranet staan in bijlage 1.De sector JVZ zorgt voor het beheer van dit draaiboek en bijlagen. Het actualiseren van de map op deP-schijf en plaatsen van de stukken op Extranet van de HVD hoort ook bij JVZ.4

2.3 Grip 4-structuurEen evenement in de orde van grootte van de Elfstedentocht is van meer dan plaatselijke betekenisen rechtvaardigt een vrees voor het ontstaan van een crisis. Er wordt dan ook gewerkt volgens deGRIP 4 situatie, in de nacht voorafgaand en tijdens de tocht, waarbij onderscheid wordt gemaakttussen de fase waarbij er een monitoring is van de situatie (regulier) en de operationele acties die tentijde van een calamiteit worden genomen. De voorzitter van de veiligheidsregio, burgemeester van degemeente Leeuwarden, voert dan ook het opperbevel tijdens het houden van de tocht (zieonderstaand schema).Schema GRIP 4 structuurRBT (Regionaal Beleidsteam)Leiding: Voorzitter Veiligheidsregio CroneLocatie: A7 Complex te DrachtenRegionaal AC actiecentrum CommunicatieLeiding: coördinator actiecentrumLocatie: A7 Complex DrachtenROT (Regionaal Operationeel Team)Leiding: Operationeel LeiderLocatie: A7 Complex te DrachtenCoPI (Commando Plaats Incident)*Leiding: Leider CoPI (brandweer)Locatie: BronActiecentrum gemeente Leeuwarden**Leiding: voorzitter ActiecentrumLocatie: Burmaniahuis, Stadskantoor LeeuwardenGemeentelijke dienstenIn de volgende tabel wordt een overzicht gegeven van de bezetting en de taakstelling van dehierboven genoemde gremia..*Het bovenstaande CoPI is tijdens de tocht wel paraat. Het wordt pas ingezet als er zich een incidentvoordoet, waar ter plaatse door de hulpdiensten gezamenlijk sturing aan moet worden gegeven.** Vanuit het gemeentelijk Actiecentrum worden alle zaken die zich in de aanloop, tijdens en na detocht in Leeuwarden voordoen aangestuurd en geregeld. Het ROT stuurt enerzijds het Actiecentrumaan; anderzijds kan het gemeentelijk Actiecentrum problemen/vraagstukken voorleggen aan het ROTen verzoeken om bijstand indienen.6

Overzicht bezetting diverse actiecentraDe gemeente Leeuwarden is vertegenwoordigd in diverse actiecentra. In het Algemeen draaiboekveiligheid Elfstedentocht, bijlage 2, zit de nadere uitwerking van de bezetting, taken en bereikbaarheidvan het RBT en ROT.1. regionaal beleidsteam RBTvoorzitteroverige deelnemersinhoudlocatieVoorzitter veiligheidsregiohoofdofficier van justitieburgmeesters deelnemende gemeentenregionaal commandant brandweerkorpschef regiopolitie Fryslanregionaal geneeskundig functionaris GHORcommandant van het Regionaal Militair Commandocoördinerend gemeentefunctionaris (-secretaris)hoofd voorlichtingVoorzitter van de Vereniging (in ieder geval telefonisch)Het RBT kan desgewenst worden uitgebreid vertegenwoordigers vanrijksdiensten en direct betrokkenen van de operationele hulpdiensten.beleidscoördinatie van de tocht en in het geval van grootschaligeincidenten/rampen de bestuurlijke leiding en de coördinatie van de bestuurlijkeinformatievoorziening aan burgemeesters, hulpdiensten en bevolking.gevestigd in het regionaal beleidscentrum (RBC) = A7 Complex Drachten2. regionaal operationeel team ROTvoorzitteroverige deelnemersinhoudlocatieoperationeel leider (vanuit HVD of regiopolitie Fryslân)algemeen commandant regiopolitie Fryslânhoofd sectie brandweerhoofd sectie ggd / ghorliaison Verenigingliaison rmc noordliaison provincie fryslânoperationeel voorlichteroperationele coördinatie/leiding gedurende de tocht en in het geval vanrampengevestigd in het regionaal coördinatiecentrum (RCC) = A7 Complex Drachten3. gemeentelijk Actiecentrumvoorzitteroverige deelnemersinhoudlocatieSectormanager JVZSecretarisNotulistPolitieGHORBrandweer LeeuwardenCoordinator CommunicatieCoördinator KCCCoordinator OndersteuningCoördinator EvenementenCoördinator Wijkzaken/BuitendienstCoördinator Toezicht en Handhaving (stadstoezicht)Coördinator VerkeerHoofd Publieke ZorgTeamleider Crib/Cras (Oproepbaar)Hoofd Omgevingszorg (Oproepbaar)gemeentelijke coördinatie van alles dat zich ten aanzien van de tocht in degemeente Leeuwarden voordoet en in het geval van de rampen conform hetgemeentelijk crisisplan sturing geven aan de gemeentelijke processengemeentelijk coördinatiecentrum (GCC) = Burmaniahuis Stadskantoor7

2.4 Actiecentrum LeeuwardenHet Actiecentrum gemeente Leeuwarden is het “hart” van de organisatie in de regie en aansturing vanalle zaken omtrent de Elfstedentocht in Leeuwarden. In het Actiecentrum van de gemeenteLeeuwarden werken de betrokken procesmanagers en coördinatoren van de verschillende afdelingensamen. Ook de lokale hulpdiensten schuiven aan bij dit overleg. Het Actiecentrum is daarmee eenintegraal, multidisciplinair orgaan. Een aantal processen wordt op voorhand niet ingezet. Deteamleiderss hiervan zijn indien nodig oproepbaar.Het Actiecentrum heeft een coördinerende taak voor alle uit te voeren taken, ook in het geval vancalamiteiten. De algehele coördinatie van de lokale organisatie van de EST ligt bij de sectormanagervan JVZ. De voorzitter van het Actiecentrum staat (onder aansturing van de Algemeen CommandantBevolkingszorg )in rechtstreeks contact met het ROT, sectie gemeente, om zaken af te stemmen en(bijstands)vragen neer te leggen. Daarnaast informeert hij periodiek de loco-burgemeester over deontwikkelingen.Het Actiecentrum beslaat drie ruimtes (195, 196 en 197) van het stadskantoor, waarvan er één isingericht als secretariaat. Hier kunnen tussen de vergaderingen door dringende zaken naar vorenworden gebracht. Het Actiecentrum komt op vastgestelde tijden bijeen. Voorafgaand aan de tochtworden er dagelijks twee overleggen ingepland waarbij de leden van het Actiecentrum aanwezig zijn.Deze overleggen vinden plaats in kamer 197. Indien nodig kan de voorzitter besluiten een extravergadering in te plannen. Het Actiecentrum is voorafgaand, tijdens en na de tocht telefonischbereikbaar via het secretariaat van het Actiecentrum. In het bijgesloten werkrooster zijn devergaderschema’s en een standaard agenda voor het Actiecentrum opgenomen (zie bijlage 4).Er worden logboeken en presentielijsten bijgehouden en van de vergaderingen worden verslagen enbesluitenlijsten gemaakt.2.5 Werkroosters Actiecentrum en gemeentelijk personeelDe dag van de tocht wordt aangegeven als Y. Bijvoorbeeld twee dagen voor de tocht spreken we overdag Y-2. De Grip 4 structuur start formeel een dag voor de tocht of zo nodig eerder. In ieder gevalwordt ongeveer vijf dagen van te voren vanuit de Vereniging het signaal afgegeven naar de voorzittervan de veiligheidsregio dat de tocht zich aandient. Dit moment (Y-5) wordt Code Oranjegenoemd om(achter de schermen) te beginnen met de voorbereidingen op de tocht. Ongeveer twee dagen van tevoren zal de Vereniging formeel publiekelijk het sein geven van het doorgaan van de tocht (CodeGroen). Vanaf Y-5 zal met een toenemende intensiteit de nodige voorbereidingen worden getroffen.Zowel op de dag voor als tijdens de tocht zal worden gewerkt in ploegen, die elk een dienst draaienvan 12 uren. Er is een “dagploeg”, werkzaam van 8.00-20.00 uur en een “nachtploeg”, werkzaam van20.00 - 8.00 uur. De dag- en nachtploeg worden ieder tweemaal ingezet:Y-1 Dagploeg: 8.00-20.00 uurY-1 Nachtploeg: 20.00-8.00 uurY Dagploeg : 8.00-20.00 uurY Nachtploeg : 20.00-8.00 uurPer deelplan wordt zoveel als mogelijk geprobeerd de roosters aan te laten sluiten op bovenstaandschema. Vanwege de aard van de werkzaamheden zal dit niet voor alle roosters mogelijk zijn. Eenuitzondering is bijvoorbeeld het inroosteren van de medewerkers van het klantencontactcentrum (ziebijlage 4, Werkroosters en bereikbaarheidsgegevens gemeente Leeuwarden).Voor de aflossingen dienen medewerkers een kwartier voor de dienst aanwezig te zijn. De aflossingvindt plaats binnen het eigen team.2.6 VerbindingenEen goede communicatie met de juiste verbindingsmiddelen speelt een belangrijke rol bij eengestructureerde en gecoördineerde aanpak. Daarvoor gelden de volgende afspraken: Alle leden van het gemeentelijk Actiecentrum krijgen een porto om continu met elkaar inverbinding te staan. Deze worden geleverd door FE-Produkties. Het systeem is stad en omgevingdekkend;8

De politie, brandweer, stadstoezicht en GHOR maken voor zover als mogelijk gebruik van C2000apparatuur voor de communicatie binnen hun eigen dienst. Daarnaast kunnen de leden viaportofoons, de GSM of de Meldkamer Fryslân met elkaar in verbinding komen;Noodnet: Het noodnet is de achtervang bij uitval van de reguliere telefoonlijnen. Gedurende debeheersfase wordt direct contact opgenomen met het gemeentelijk Actiecentrum. Zodra er sprakeis van een daadwerkelijke crisissituatie en de reguliere telefoonlijnen uitvallen, zal de noodnettelefoon en –fax worden bemand.2.7 OpschalingIn de “reguliere rampenbestrijding” worden medewerkers opgeroepen met behulp van de OOV-alert.Tijdens de tocht kan er zich een calamiteit voordoen; dan zal ook gebruik worden gemaakt van deOOV-Alert om op de gebruikelijke manier alle medewerkers die genoemd staan in het crisisplan tealarmeren. Daarnaast worden aanvullende alarmeringsmethoden gehanteerd: De medewerkers Publieke Zorg staan stand-by (zie paragraaf 3.1.8). Er kan zich een situatievoordoen waarbij een opvangcentrum ingericht dient te worden. Het is dan niet perse nodig omhet gehele gemeentelijke apparaat te alarmeren. Vanuit het Actiecentrum wordt het hoofdpublieke verzocht de pool van medewerkers publieke zorg te alarmeren en in te zetten op debenodigde opvanglocatie. De medewerkers ontvangen een sms van het hoofd publieke zorgwaarin vermeld staat op welke locatie zij worden verwacht. Medewerkers Crib (3.1.2) staan eveneens stand-by. Ook voor deze medewerkers kan zich eensituatie voordoen zoals bovenstaand beschreven. Aangezien de teamleider niet aanwezig is dezeook gealarmeerd om vervolgens de medewerkers te alarmeren en in te zetten. De medewerkers van Wijkzaken zijn gedeeltelijk in actieve dienst. Er kunnen zich situatiesvoordoen waardoor het deelplan Omgevingszorg in werking gezet dient te worden. Het Hoofdomgevingszorg zal dan worden gealarmeerd en begeeft zich naar het Actiecentrum (zie paragraaf3.1.6). Voor zover als mogelijk worden eerst de medewerkers van wijkzaken die reeds in dienstzijn ingezet ten behoeve van de calamiteit. Indien er nog meer (specifieke) expertise nodig is, zalhet Hoofd Omgevingszorg de benodigde medewerkers handmatig alarmeren.2.8 NoodverordeningenEr zijn twee noodverordeningen opgesteld die zo nodig bij calamiteiten bekrachtigd kunnen worden(zie bijlage 5).2.9 Aanvullende personeelszaken2.9.1 Inwendige mensVanaf de dag voorafgaand aan de tocht is er catering geregeld voor de leden van het Actiecentrum enalle medewerkers van de gemeente van het stadskantoor en stadstoezicht. . De hulpdiensten enmedewerkers van derden voorzien zichzelf in eten en drinken, behalve als ze in opdracht van degemeente ingehuurd zijn.2.9.2 Doorlaatbewijzen medewerkers gemeenteDe crisispas is voor de gemeentelijke medewerkers het bewijs om doorgelaten te worden bijafzettingen. Medewerkers van de buitendienst, stadstoezicht dragen herkenbare kleding envoertuigen. Let wel: de omstandigheden en de situatie moet het op dat moment wel toestaan omdoorgelaten te kunnen worden, daar is de politie bepalend in. Indien er geen doorgang wordt verleendmoet contact worden gezocht met het hoofd/procescoördinator waar de betreffende medewerkeronder valt.9

Hoofdstuk 3 Taken en Rollen betrokken diensten3.1 Gemeentelijke DienstenDe gemeente heeft voorafgaand, tijdens en na afloop van de tocht vele (reguliere) werkzaamheden teverrichten. Het gaat dan bijvoorbeeld om het regelen van het verkeer, communicatietaken en hetaannemen en verwerken van telefoontjes van burgers, ondernemers en instanties. Daarnaast is hetmogelijk dat er een calamiteit ontstaat waardoor de gemeente (delen van) haar rampenorganisatiemoet optuigen. Dan kan het bijvoorbeeld gaan om het opvangen en verzorgen van slachtoffers. Hetpersoneel dat voor deze taken wordt ingezet dient dan ook “stand-by” te staan voorafgaand, tijdens enna afloop van de tocht. Zie bijlage 4; Rooster en Bereikbaarheidsgegevens en het besluit van de DR,dienstverband en openingstijden Elfstedentocht voor gemeentelijk personeel.3.1.1 CommunicatieDe gemeente Leeuwarden vervult een belangrijke regionale rol op het gebied van communicatie.Daarvoor is een specifiek Regionaal draaiboek communicatie Elfstedentocht opgesteld (zie bijlage 6).Deze rol richt zich enerzijds op risicocommunicatie (preparatie en voorbereiding ter voorkoming vancalamiteiten en incidenten) en anderzijds op crisiscommunicatie (tijdens of na afloop van eenincident). Voor het in goede banen leiden van de tocht en ter ondersteuning aan het RBT, ROT en dediverse actiecentra wordt een Regionaal Actiecentrum Communicatie (RAC) ingesteld. Deze isgehuisvest op dezelfde locatie als het RBT. Naast de regionale rol zijn er ook communicatietaken tenaanzien van Leeuwarden zelf.Voorafgaand aan de tocht worden er algemene voorbereidingen getroffen, zoals het opstellen vanbelscripts en werkinstructies voor het onderstaande team Service en Informatie. Hierin staan ook denodige doorverwijzingen naar de Vereniging, de VVV en andere externe partijen. De belscripts wordenonder coördinatie van JVZ met de betrokken vak afdelingen opgesteld (zie bijlage 6). Afspraak is dater twee functionarissen worden aangewezen die de gegeven informatie fiatteren voor zowel debelscripts als de website, dit betreffen de reguliere journalisten van de sector JVZ.3.1.2 Klantcontactcentrum (KCC)Het Klantcontactcentrum (KCC) bestaat uit de teams Service & Informatie, Vergunningen enLeefomgeving en Publiekszaken. De eerste twee teams hebben een directe rol en betrokkenheid metde Elfstedentocht. Publiekszaken is verantwoordelijk voor het proces CRIB op het moment dat erdaadwerkelijk sprake is van grootschalige incidenten/rampen. Hieronder wordt nader ingegaan op dewerkwijze en de taken en rollen van het Team Service en Informatie, het Team Vergunningen enLeefomgeving en Publiekszaken.Team Service en InformatieHet team Service & Informatie (S&I) heeft vooral in dagen voorafgaand aan de tocht een omvangrijketaak. Alhoewel er geen exacte inschatting gemaakt kan worden, is de verwachting dat de belastingvan S&I groter zal zijn dan tijdens reguliere kantoortijden. Er komen telefoongesprekken binnen vande pers, ondernemers en van burgers. Zij zullen waarschijnlijk vragen stellen over de datum van detocht, de slaapgelegenheden, de afsluitingen in de stad, vergunningen etc.. Hiervoor worden voorzover als mogelijk de bovengenoemde belscripts opgesteld.De verwachting is dat er vanaf het moment van afkondiging (Y-2) een piek zal ontstaan in het aantaltelefoontjes. Tijdens de EST is het team S&I ook gedeeltelijk inwerking. Zij handelen danbinnenkomende telefoongesprekken af en zijn beschikbaar indien er zich een calamiteit voordoettijdens de tocht. Hierbij geldt ook dat het team S&I van de gemeente Leeuwarden beschikbaar is voorcalamiteiten in andere gemeenten. Het bijgesloten rooster voor de medewerkers van S&I sluit niet aanop het reguliere dienstrooster. De medewerkers S&I draaien een dienst van zes/acht uren. Tijdens dediensten wordt bepaald in hoeverre de bezetting van het KCC volledig door moet draaien. Indien eronvoldoende werkzaamheden zijn voor de medewerkers, wordt het team afgeschaald.Het team Service en Informatie biedt in de GRIP 4 situatie ondersteuning aan het procesCommunicatie. De coördinator communicatie heeft zitting in het Actiecentrum. De Coördinator hetteam Service en Informatie heeft in dit geval ook zitting in het Actiecentrum voor de personeleaansturing.10

Vergunningen en LeefomgevingHet team Vergunningen en Leefomgeving (V&L) heeft ook in de dagen voorafgaand aan de tocht eenomvangrijke taak. Alhoewel er geen exacte inschatting gemaakt kan worden, is de verwachting dat debelasting van het team groter is dan normaal. Er komen vele vragen en verzoeken binnen voorvergunningen en/of ontheffingen voor evenementen, standplaatsen, horecazaken,gebruiksvergunningen i.v.m. met slapen etc. binnen. Voor zover als mogelijk wordt vooraf de(beleids)lijn bepaald over de wijze waarop moet worden omgegaan met de diverse vraagstukken.Zoals gebruikelijk neemt (V&L) de vergunningaanvragen aan en legt deze vervolgens voor aan JVZ.Vanuit JVZ wordt, eventueel in overleg met de hulpdiensten, aangegeven of de vergunning verleent ofgeweigerd moet worden. V&L zorgt vervolgens voor de vergunningverlening of weigering.Door wijkzaken is specifiek beleid opgesteld voor standplaatsen tijdens de Elfstedentocht. Om de drukop V&L te verlagen wordt, zodra de tocht is afgekondigd, op de website een programma opengesteldvoor het digitaal aanvragen van een standplaatsvergunning. Zodra alle standplaatsen zijn vergevensluit het digitale systeem. De aanvrager moet op Y-2 tot 21:00 of Y-1 tot 11:00 uur persoonlijk devergunning ophalen.Publiekzaken / CRIBPubliekszaken zorgt voor het proces Crib. Onder Crib (Centraal Registratie en Informatiebureau)wordt verstaan het registreren van slachtoffers en getroffenen. Deze taak wordt uitgevoerd ingezamenlijkheid met het Rode Kruis. De teamleider Crib is oproepbaar voor het Actiecentrum.3.1.3 OndersteuningDe ondersteuning voor een goede uitvoering van de taken ten behoeve van de EST is van hetgrootste belang. Het kantoor dient geopend te zijn, de voorzieningen, verbindingen en ICTtoepassingen dienen beschikbaar te zijn en expertise indien er technische knelpunten ontstaan. Decoördinator Ondersteuning heeft zitting in het Actiecentrum.3.1.4 EvenementencoördinatieDe evenementencoördinator is de contactpersoon tussen organisatoren van de feesten in de diversezalen en met name de organisatie van de feesttent op het Oldehoofsterkerkhof. Hij moet er voorzorgen dat de tent volgens de vergunning tijdig wordt geplaatst en ondersteunt de organisatie in eengoede taakuitvoering. Hij bewaakt de voortgang van de uitvoering en rapporteert daarover in hetActiecentrum. Daarnaast legt hij vraagstukken/knelpunten aan het Actiecentrum voor. Daarbij helpt hijde organisatie in het komen tot oplossingen.3.1.5 Mobiliteit en RuimteMobiliteit en Ruimte is verantwoordelijk voor het verkeersplan van Leeuwarden. In het Actiecentrumwordt de uitvoering daarvan bewaakt door de coördinator verkeer, hij geeft sturing aan de te treffenmaatregelen. Hij geeft advies over en nadere invulling aan de oplossingen/vraagstukken die in demeeste gevallen door de politie worden aangedragen. Hij zorgt dus ook voor tussentijdse bijstellingvan de verkeersplannen. Met de politie zal hij nauw moeten samenwerken.3.1.6 Wijkzaken/omgevingszorgDe buitendienst wordt op twee manieren ingezet tijdens een EST. Voor de Vereniging verrichten zijhand- en spandiensten op en rond het ijs. Zij zullen o.a. de ijsvloer bij de start verzorgen. Voor dezetaken is een pool van ongeveer 60 personen beschikbaar, die niet gelijktijdig ingezet worden. Dezemedewerkers staan onder aansturing van het rayonhoofd in combinatie met de reguliereleidinggevende van wijkzaken.Naast de taken voor de Vereniging worden de medewerkers van wijkzaken ook ingezet ten behoevevan de gemeentelijke taken. Hieronder valt het plaatsen en/of bemensen van de afzettingen, hetregelen van het verkeer, incidenten etc. Er is een pool beschikbaar, die onder aansturing staat van deleidinggevende van wijkzaken. De coordinatorvan wijkzaken zit in het Actiecentrum, ten behoeve vande integrale en multidisciplinaire afstemming.In het geval van calamiteiten kan deze laatste pool van medewerkers worden ingezet ten behoeve vanhet bestrijden van de calamiteit, indien nodig kan de pool worden uitgebreid met de overige11

medewerkers van de afdeling wijkzaken. Op dat moment zalhet Hoofd Omgevingszorg aansluiten bijhet Actiecentrum. De het Hoofd omgevingszorg is op afroep beschikbaar voor het Actiecentrum en zalin ieder geval bij grootschalige incidenten en calamiteiten worden gealarmeerd.3.1.7 Stadstoezicht: Toezicht en HandhavingDe regie op het gemeentelijke toezicht en handhaving berust bij stadstoezicht. Zij zien in de aanloop,tijdens en na de Elfstedentocht toe op de naleving van vergunningvoorschriften en de naleving van degestelde bepalingen in de volgende hoofdstukken, zoals de controle op parkeren. De nadruk ligt op dehandhaving van de excessen. In het bijzonder moet worden gecontroleerd en gehandhaafd op denaleving van het standplaatsenbeleid en het horeca(evenementen)toezicht. Daarnaast wordt hetcameratoezicht en algemene toezichthouders ingezet om bij te dragen in het toezicht op de openbareorde en veiligheid.3.1.8 Welzijn / Publieke ZorgWelzijn is in het geval van incidenten en calamiteiten verantwoordelijk voor het proces Publieke zorg,waaronder opvangen en verzorging, evacuatie, het voorzien in primaire levensbehoefte, enuitvaartverzorging valt. De het Hoofd is oproepbaar voor het Actiecentrum. De medewerkers zijn vanafY-1 oproepbaar en zijn binnen een uur na alarmering aanwezig op één van de drie onderstaandeopvanglocaties en/of het stadskantoor.(gegevens opgevraagd bij Voke)Friesland CollegeJulianalaanSporthal RengershalSporthal KalverdijkjeKalverdijkje 77A8924 JJ LeeuwarsdenTel: 058 2671009Contactpersoon:Lieuwe Hempenius (058 2671008/ 06 53391727)In het crisisplan is omschreven dat het deelplan publieke zorg ook verantwoordelijk is voor hetvervoeren van licht en niet gewonde slachtoffers. Voor de Elfstedentocht zijn er regionale afsprakengemaakt met busmaatschappijen; er zijn 50 bussen beschikbaar voor het calamiteitenvervoer. Degemeentelijke medewerkers vervullen ditmaal geen rol bij het calamiteitenvervoer. De teamleider enmedewerkers Verplaatsen Mens en Dier, zoals deze staan benoemd in het crisisplan, wordentoegevoegd aan het team Opvangen en Verzorgen.Het Rode Kruis heeft een speciaal team paraat voor het uitvoeren van de ondersteunende taken bijhet opvangen en verzorgen. Dit team bestaat uit 25 personen, die door de gehele regio ingezetkunnen worden.3.1.9 Bouwen Wonen en Milieu (BWM)De afdeling BWM handelt de aanvragen voor het slapen in gebouwen (sporthallen, scholen encongres- en/of bedrijfsruimtes af en ziet toe op het naleven van de brandveiligheidsvoorschriften.Daarnaast controleert BWM constructies van tijdelijke bouwwerken. Ze zijn oproepbaar voor hetActiecentrum.3.2 Inzet politieDe politie heeft bij de Elfstedentocht een belangrijke verantwoordelijkheid. Ze zijn in eerste aanlegverantwoordelijk voor het beheersen en herstellen van de openbare orde en daarnaast zijn zeverantwoordelijk voor het proces verkeer. In het draaiboek politiemaatregelen worden een drietal12

doelstellingen van het overheidsoptreden geformuleerd. De eerste doelstelling is een sportief, veilig enfeestelijk verloop van de Elfstedentocht. Dit betekent dat alle overheidsmaatregelen in verband met detocht, dus ook die van de politie, gerelateerd moeten zijn aan deze doelstelling. De tweede doelstellingis het blijven functioneren van het openbare leven in Leeuwarden tijdens de tocht. De derdedoelstelling is het waarborgen van de veiligheid van de inwoners van Leeuwarden in geval vanincidenten.De politie werkt bij een Elfstedentocht in een speciale commandostructuur, genaamd SGBO (StafGrootschalig & Bijzonder Optreden). Het Actiecentrum hiervan zit ook in het A7 Complex in Drachten.De politie is vertegenwoordigd in het gemeentelijke Actiecentrum. De draaiboeken van de politie staanop het eerder genoemde Extranet van de HVD.3.3 Inzet BrandweerDe Regionale Brandweer werkt volgens een speciaal draaiboek gedurende de Elfstedentocht. Ditdraaiboek is ook te vinden op het Extranet van de HVD. Indien zich daadwerkelijk een ramp of zwaarongeval voordoet en de burgemeester besluit tot opschaling, zal de brandweer op een natuurlijkewijze op de coördinatiestructuur voor de rampenbestrijding overschakelen.Bij een te verrijden Elfstedentocht worden duikteams van de brandweer paraat gehouden.De brandweer Leeuwarden is ook vertegenwoordigd in het gemeentelijk Actiecentrum. De brandweerLeeuwarden heeft een specifiek draaiboek voor de werkwijze en inzet in Leeuwarden (zie bijlage 7).3.4 GHORDe GHOR is belast met de coördinatie, aansturing en regie van de geneeskundige hulpverleningtijdens de Elfstedentocht. Daarnaast adviseert de GHOR andere overheden en organisaties op hetgebied van geneeskundige hulpverlening. De geneeskundige hulpverlening is gericht op het beperkenvan de gevolgen in acute situaties. Hierbij vindt vooral interventie plaats op het vlak van de vitalefuncties. Ten einde optimaal gebruik te maken van het geneeskundig potentieel ter plaatse zal inuiterste gevallen een actief verwijzingsbeleid gevoerd worden.De GHOR heeft de supervisie over de inzet van de EHBO/Nederlandse Rode Kruis en stuurt dezeinzet ook aan.In overleg met meldkamer worden maatregelen getroffen ter verhoging van de paraatheid vanambulancediensten voor het gewonden-vervoer en ziekenhuizen. In geval van een (dreigend) zwaarongeval/ramp heeft de GHOR de leiding over de geneeskundige hulpverlening. De draaiboeken vanhet Rode Kruis en de EHBO zijn onderdeel van het GHOR-draaiboek. Rode Kruis- en EHBOmedewerkersworden door de Vereniging ingehuurd, maar zij staan onder regie van de GHOR.Eén en ander is vastgelegd in een regionaal draaiboek GHOR (zie Extranet van de HVD).De GHOR is ook vertegenwoordigd in het Actiecentrum Leeuwarden. Voor de werkwijze, aansturingvan de aan de GHOR gelinkte onderdelen in Leeuwarden heeft de GHOR een specifiek draaiboekopgesteld (zie bijlage 8). De GHOR stuurt ook de EHBO bij het Oldehoofsterkerkhof en op het stationaan. De GHOR zorgt ook voor de inrichting en bemensing van de nachtopvang in de parkeergarageOldehoofsterkerkhof.3.5 DefensieDefensie beschikt over het nodige personeel en ook heel specifiek materieel. Defensie levert bij eenElfstedentocht de benodigde specifieke bijstand ter ondersteuning van de operationele diensten.Voorbeelden hiervan zijn: verbindingsmiddelen voor noodgevallen, geneeskundig personeel,transporthelikopters, etc. Het RMC Noord is bij militaire bijstand binnen Defensie de coördinerendeinstantie voor de inzet van militairen. Voor de bijstand die Defensie levert, wordt de inzet hiervangedaan onder leiding van de Operationeel Leider van het ROT. Defensiepersoneel mag ook ingezetworden voor ondersteuning, los van het bestrijden van incidenten en crisis. Er zit geenvertegenwoordiger van defensie in het gemeentelijk Actiecentrum. De gemeente moet een verzoekom bijstand/ondersteuning doen via het ROT.13

Hoofdstuk 4De TochtAlvorens in te gaan op de specifieke verantwoordelijkheden en taken van de gemeente Leeuwardenwordt eerst een beeld gegeven van de Elfstedentocht. Er doen 300 wedstrijdrijders mee en in totaalkunnen 18.000 rijders deelnemen aan de tocht en voltrekt zich over een afstand van ruim 200 kmlangs de 11 Friese steden. De Elfstedentocht start om 5:00 uur en eindigt om 24:00 uur op diezelfdedag. In de regel wordt 48 uur (2 dagen) voorafgaand aan de tocht het doorgaan van de tocht kenbaargemaakt.Door de Vereniging wordt het WTC-Expo gebruikt als opstapplaats voor de pendeldienst van dedeelnemers naar de Vliegbasis voor de inschrijving. Vanaf het WTC-Expo terrein vindt de start plaatsen de finish is zoals gebruikelijk op de Bonkevaart. Na de tocht gaan de deelnemers in bussen naarde Vliegbasis om zich uit te schijven en het kruisje in ontvangst te nemen. Daarna worden ze naar hetWTC-Expo of het station gebracht om verder op eigen gelegenheid te reizen.In de onderstaande paragrafen zijn de zaken voor Leeuwarden ten aanzien van het houden van detocht uitgewerkt.4.1 Vergunning en draaiboek VerenigingDe Vereniging heeft per 1 oktober 2010 de bijgesloten vergunning voor 5 jaar gekregen (bijlage 3)..Conform de procedure heeft de Vereniging het bijgesloten geactualiseerde draaiboek (bijlage 3)aangeleverd. Bij de vergunning en het draaiboek behoren ook de bijgesloten tekeningen van de:- Vliegbasisloods (voor de inschrijving en uitschrijving);- WTC Expo-tent (start deelnemers en meet- en greet point)- WTC Expo (perscentrum)4.2 Inrichting start en finishAanvullend op het draaiboek van de Vereniging behoort het draaiboek met actuele kaarten van de starten de finish (zie bijlage 3) tot de stukken. Deze worden door het rayonhoofd Leeuwarden jaarlijks voor 15december aangeleverd.De gemeente regelt in verband met het voorkomen van openbare orde problemen de tribune bij definish. Het rayonhoofd draagt zorg voor de bestelling en plaatsing van de tribune (zie bijlage 3) enbrengt de kosten in rekening bij de gemeente.De gemeente regelt daarnaast de inrichting van de standplaatsen bij de finish. Jaarlijks moet de lijstvan standplaatshouders voor 15 december worden geactualiseerd door de marktmeesters.4.3 Besluit doorgang tochtHet belangrijkste moment bij de Elfstedentocht vormt de beslissing over het wel of niet doorgaan vande tocht. Het belangrijkste criterium voor de Vereniging is de draagkracht c.q. sterkte van het ijs. Debeslissing om een tocht te willen organiseren ligt bij de Vereniging. Zij beslist of zij de tocht wel of nietdoor wil laten gaan.Een belangrijk punt van aandacht in de voorbereiding op de Elfstedentocht vormt de noodzakelijkeperiode van voorbereiding tussen het afkondigen van de tocht en de dag van de tocht zelf. Debekendmaking van een te verrijden Elfstedentocht vindt in principe 48 uur voorafgaande aan de tochtplaats, doch in uitzonderingsgevallen minimaal 36 uur van tevoren. De verkorte voorbereidingstijd zalalleen worden toegepast als aan een paar voorwaarden is voldaan. In principe houdt de organisatievast aan de voorbereidingstijd van 48 uur.In het belang van een goede afstemming is de volgende procedure afgesproken: Voorafgaand aan het finale overleg van het bestuur van de Vereniging met de rayonhoofden vooreen mogelijk aanstaande Elfsteden-schaatstocht, nemen de verschillende rayonhoofden contactop met de burgemeester van hun eigen gemeente.In dit overleg tussen burgemeester en rayonhoofd zal het rayonhoofd verslag doen van detoestand van het ijs op de route in de gemeente. De ijsdikte moet minimaal 15 cm zijn.Daarbij overlegt het rayonhoofd een verklaring van geen bezwaar van de IJswegencentrale.Indien de IJswegencentrale meent deze verklaring niet te kunnen afgeven, zullen deburgemeester en het bestuur van de Vereniging in overleg met operationele diensten trachten toteen acceptabele oplossing te komen.14

Aan de burgemeester zal worden gevraagd of er eventuele omstandigheden zijn, die het houdenvan een Elfstedentocht in de weg kunnen staan.De rayonhoofden zullen één en ander terugkoppelen in de vergadering met het bestuur van deVereniging. Indien daartoe aanleiding bestaat zal het bestuur van de Vereniging in contact tredenmet de burgemeester(s), ten einde eventuele problemen door te spreken en mogelijkeoplossingen voor te stellen.Indien de situatie van het ijs extra maatregelen vereist in een gemeente, dan kan dit in aanvullingop de al afgegeven vergunning worden opgenomen. Dit is dan de uitwerking van de oplossing dietot stand is gekomen in overleg met het bestuur c.q. het rayonhoofd.Op het moment dat door de Vereniging, met goedkeuring van de burgemeesters in het RBT, hetbesluit is genomen, dat de tocht doorgaat hoeven alleen nog maar de aanvullende maatregelenschriftelijk te worden bevestigd als aanvulling op de vergunning.De gemeente Leeuwarden verzamelt de eventuele afgegeven aanvullende maatregelen en zendtdeze door naar het secretariaat van de Vereniging. De gemeente Leeuwarden draagt daarnaastzorg voor de publicatie van de eventuele aanvullende maatregelen/voorschriften.4.4 Noodverordening schaatstochtDe burgemeester is verantwoordelijk voor het uitvaardigen van algemeen verbindende voorschriftenindien de omstandigheden tijdens de Elfstedentocht dat noodzakelijk maken. Vooral als de openbareorde en veiligheid in het geding komt, zal moeten worden overgegaan op ordehandhavende middelen.In dat verband kan het nodig zijn een noodverordening af te kondigen. In ieder geval moeten alle gemeenten de bijgesloten uniforme noodverordening (zie bijlage 5)inzake een verbod zonder startbewijs het ijs te betreden instellen.het instellen en intrekken van de noodverordening wordt door iedere burgemeester zelf genomen.de gemeente Leeuwarden verzamelt alle getekende noodverordeningen en zorgt voor depublicatie conform de bijgesloten model publicatie (zie bijlage 5). De integrale bekendmaking geldtalleen voor deze uniforme noodverordening.Andere noodverordeningen en noodbevelen worden vanwege het lokale karakter per gemeentebekend gemaakt. De burgemeester dient wel hierover de voorzitter van het RBT te informeren.4.5 Beslissing staken tochtIndien wegens zwaarwegende omstandigheden de tocht moet worden gestaakt is dat altijd aan hetRBT. Alleen het RBT kan dit besluit nemen. Het is ook denkbaar dat het bevoegd gezag beslist dat detocht (nog) niet wordt gestaakt met het oog op eventuele operationele & logistieke consequenties.4.6 HuldigingDe huldiging van de winnaars vindt plaats in de tent op het Oldehoofsterkerkhof. Deze tent wordtgeleverd door de gemeente Leeuwarden (zie bijlage 11). De tent wordt ingericht op basis van onspakket van eisen (bijlage 11). In de tent is rekening gehouden met een persvak voor de door deVereniging geaccrediteerde pers.In dit plan is ook rekening gehouden met de zogenaamde VIP’s van de Elfstedenvereniging. Voordeze VIP’s is op de dag van de tocht parkeerruimte gereserveerd op de eerste parkeerlaag in deparkeergarage Oldehoofsterkerkhof (zie ook bijlage 13).De VIP’s en bestuursleden van de Vereniging hebben toegang tot de garage, de (VIP)tent en hetstadskantoor op vertoon van de doorrijkaart (zie ook paragraaf 6.2.2.).4.7 MediaNa de huldiging van de winnaars vindt de persconferentie plaats in het WTC-Expo. Hier heeft deVereniging een ruimte ingericht voor 2500 journalisten.De NOS en Omrop Fryslân hebben een overeenkomst met de Vereniging voor het verslaan van detocht en de huldiging in de tent op het OHK. Dit zijn ook de enige twee partijen die hun regiewagensbinnen de afzettingen in het centrum mogen parkeren. Met de plaatsing van deze regiewagens is doorde organisator van de tent in de plannen rekening gehouden. Alleen op de aangewezen plekken in dedirecte omgeving van de tent kunnen de regiewagen van beide omroepen staan (zie bijlage 11).15

De overige media mag natuurlijk sfeerbeelden maken van de tocht en de festiviteiten in de stad. Zemogen ook de tent betreden als bezoeker met filmapparatuur tijdens de huldiging, maar kunnen dusniet allemaal in het daarvoor bestemde persvak.Het is absoluut niet mogelijk voor de overige media om te parkeren binnen de afzettingen van debinnenstad. Gezien het vele publiek op straat is hier geen ruimte voor. Ze moeten dus met hunapparatuur te voet (in ieder geval zonder gemotoriseerde voertuigen) de binnenstad betreden.De verschillende media kunnen hun (regie)wagens parkeren bij het WTC-Expo (zie ook hoofdstuk 6Verkeer en vervoer).16

Hoofdstuk 5 Crowdmanagement en CrowdcontrolOnder crowdmanagement wordt verstaan:Alle maatregelen die worden getroffen om een feest ordelijk en veilig te laten verlopen met inachtneming van het gedrag van een menigte en de omgevingsfactoren die de menigte kunnenbeïnvloeden. Crowdmanagement is vooral gericht op het treffen van maatregelen voor het beheersenen sturen van publiek in een bepaald gebied. In het geval van Elfstedentocht is het gebied inLeeuwarden omvangrijk, waaronder: het stationsgebied, centrum en start en finish. De inrichting en debeïnvloeding van het publiek bij de start en finish zit allemaal in de plannen van het rayon Leeuwardenverwerkt (zie bijlage 3). Communicatie speelt ook een belangrijke rol in uitoefenen van invloed op hetpubliek (zie hoofdstuk 7).Onder crowdcontrol wordt verstaan het bijsturen in de maatregelen en voorzieningen gedurende deactiviteiten. Het bepalen van de maatregelen en voorzieningen geschied vanuit het gemeentelijkActiecentrum Elfstedentocht. Daar ligt de regie om bij te sturen op de uitvoering.De paragrafen van dit hoofdstuk staan allemaal in het teken van crowdmanagement en crowdcontrolom zo de openbare orde en veiligheid in Leeuwarden te beheersen.5.1 Algemeen beeldOp basis van de ervaringen met de voorgaande edities is de dag voorafgaand aan de tocht ennatuurlijk tijdens de tocht een enorme toeloop van publiek te verwachten. Daarnaast is er ook eenlandelijke tendens dat de toeloop naar dit soort evenementen alleen maar toeneemt, omdat mensenhet meegemaakt willen hebben. Het erbij geweest moeten zijn, weegt voor velen nogal zwaar.Leeuwarden speelt een centrale rol met de start en finish en als hoofdstad van de provincie.De drukte in de stad begint al op de dag voor de tocht, Y-1, met de toeloop van de deelnemers en defeestgangers/bezoekers van de Elfstedentocht. De 300 wedstrijdrijders schrijven zich in in het WTC-Expo en de toerrijders (bijna 16.000) schrijven zich in op de Vliegbasis. De deelnemers begeven zichna de inschrijving voornamelijk naar hun slaapadressen om zich voor te bereiden op de tocht. Debezoekers komen in de loop van de dag (Y-1) met een doorloop in de nacht en op de dag van de tochtom op “feestelijke” wijze de tocht te beleven. Het exacte aantal te verwachten bezoekers is nietbekend, maar er wordt uitgegaan van misschien wel 200.000 bezoekers in de dag/nacht voorafgaandaan de tocht en ook wel een vergelijkbaar aantal op de dag van de tocht. Ook de huldiging van dewinnaars in de tent op het OHK zal veel bezoekers naar het centrum aantrekken.Daarna zal de uitstroom van al die mensen voor een groot deel via Leeuwarden gaan.Alles dat in Leeuwarden wordt georganiseerd of toegestaan staat in het teken van het beheersen vande openbare orde en veiligheid vanwege deze mensenmassa. Het uitgangspunt is om zoveel alsmogelijk afleiding en vertier te bieden voor alle bezoekers om op deze manier bij te dragen aan eensportief, feestelijk en veilig verloop van de Elfstedentocht. De zogenaamde “Nacht van Leeuwarden”in de nacht voorafgaand aan de tocht is dan ook bedoeld om zoveel als mogelijk mensen op tevangen door ze een feestelijke nacht te laten beleven. Het is in ieder geval niet de bedoeling om nogmeer bezoekers aan te trekken dan al wordt verwacht.5.2 EvenementenMet alle deelnemende gemeenten is afgesproken dat op Leeuwarden na de andere gemeententerughoudend zijn met het verlenen van vergunningen voor evenementen of grootschalige activiteitenbinnen hun gemeente vanwege de schaarse capaciteit van de operationele diensten. Indien er welaanvragen/verzoeken bij de andere gemeenten binnen komen, geldt daarvoor de volgende procedure:- de gemeente meldt alle vergunningaanvragen voor evenementen en/of grootschaligeactiviteiten eerst aan de gemeente Leeuwarden (JVZ);- de gemeente Leeuwarden overlegt de aanvragen aan de operationele hulpdiensten voor advies;- na een positief advies kunnen de gemeenten de vergunningen verlenen en anders weigeren.Het is dus alleen in Leeuwarden mogelijk om tijdens de nacht voorafgaand aan de tocht groteevenementen te houden om de enorme toestroom van publiek op te vangen.17

Alle vergunningaanvragen voor evenementen en overige gewenste activiteiten in Leeuwarden moeteneerst aan JVZ worden voorgelegd. Zoals gebruikelijk neemt Vergunningen & Leefomgeving (V&L) devergunningaanvragen aan en legt deze vervolgens voor aan JVZ. Vanuit JVZ wordt, eventueel inoverleg met de hulpdiensten, aangegeven of de vergunning verleend of geweigerd moet worden. V&Lzorgt vervolgens voor de vergunningverlening of weigering.In alle evenementenvergunningen die verstrekt worden in de winterperiode wordt de bepalingopgenomen dat de verleende vergunning wordt ingetrokken zodra de Elfstedentocht wordtafgekondigd. Dit geldt voornamelijk voor evenementen op het OHK, in het centrum en voor Koek enSopie tenten aan de route.5.3 Inrichting StationsgebiedEen groot deel van de bezoekers van de Elfstedentocht komt met het openbaar vervoer (trein, bus)aan bij het station in Leeuwarden om in Leeuwarden te verblijven of om door te reizen naar destad/plaats waar zij de tocht willen beleven. Voor een goede aan en afvoer van de reizigers is er eendraaiboek stationsgebied gemaakt (zie bijlage 9). De vervoersmaatschappijen en de stationseigenaarzorgen voor de inrichting en de nodige faciliteiten op het station. De locatiecommandant van de politiegeeft sturing aan het actiecentrum stationsgebied. Hij staat in direct contact met de vertegenwoordigervan de politie in het gemeentelijke Actiecentrum.Op dag Y zal overdag de Harmonie geopend zijn om de druk van reizigers op het station teverminderen. Hier kan men onder het genot van een hapje en een drankje wachten.5.4 Inrichting centrumHet centrum wordt vanaf Y-1 vanaf 08:00 uur afgesloten om zo gereguleerd verkeer toe te staan in hethart van het centrum. In ieder geval mag het niet zo zijn dat voertuigen het massale publiek op straatdoorkruizen. In en om het centrum worden op strategische punten lichtkranten geplaatst om publiek inde goede richting te sturen en om ook invloed uit te oefenen op het gedrag van het publiek in hetkader van crowdmanagement (zie bijlage 10), inrichtingsplan centrum). JVZ regelt samen met debuitendienst de lichtkranten. De aansturing/bediening van de lichtkranten gebeurt vanuit hetgemeentelijk Actiecentrum. De leverancier zal hiervoor in de directe omgeving van het Actiecentrumzijn om de gestelde tekstberichten te bepalen. Voor zover als mogelijk worden vooraf standaardberichten opgesteld.Cameratoezicht wordt vanaf Y-1 tot en met de nacht van de tocht Y+1 ingezet voor het toezicht op deopenbare orde en veiligheid en het monitoren van de publieksstromen.Reguleren publieksstromen in het centrum met hekken, lichtkranten en beveiligers.Uit de voorgaande edities en ervaringen met andere festiviteiten als Koninginnedag en Bevrijdingsdagis duidelijk naar voren gekomen dat er (te) veel publiek zich ophoudt in zowel de Doelesteeg als deKleine Kerkstraat. Deze straten zijn op dit soort dagen te smal om de grote hoeveelheid publiek uitbeide richtingen te behappen. De drukte in deze straten kan leiden tot onbeheersbare en gevaarlijkesituaties. Om te voorkomen dat zich hier problemen gaan voordoen wordt de doorstroming van hetpubliek in deze straten gereguleerd door middel van beveiligers (zie ook bijlage 10) en zo nodigafgesloten met hekken. De Kleine Kerkstraat wordt alleen gebruikt als uitgang van publiek van deonderstaande tent op het OHK richting het centrum. De Kleine Kerkstraat en de daarop aansluitendestraten worden volgens de tekening in bijlage 10 afgesloten en bemand met beveiligers om hetpubliek in de goede richting te wijzen.Bij de ingangen van de Doelesteeg komen ook beveiligers om er op toe te zien dat er niet te veelpubliek zich ophoudt. Er wordt een bezettingsgraad van 30 tot maximaal 40% toegestaan. Debeveiligers zien hier op toe en daarnaast kan de bezetting met de camera’s worden bewaakt. Indiennodig wordt de steeg bij een te hoge bezetting afgesloten met hekken. Dit zijn hoge hekken met eenopvallende kleur. De horecagelegenheden in de beide straten mogen natuurlijk gewoon open en erhoeft ook geen vrees te zijn dat het publiek de inrichtingen niet kan bereiken. De portiers van dehorecagelegenheden kunnen in overleg met de beveiligers ook zorgen voor begeleid toelaten vanpubliek naar de horecazaak.Ook de aanloop naar het station kan zo nodig worden afgesloten met hekken en beveiligers ter hoogtevan de Prins Hendrikstraat en de Wirdumerdijk om de druk op het station te verlagen.Daarnaast zijn de volgende zaken van toepassing op de feestelijkheden en activiteiten in de stad.18

5.5 Feesttent OldehoofsterkerkhofOp het Oldehoofsterkerkhof wordt een tent geplaatst voor bijna 10.000 bezoekers. Op deze manierkunnen veel mensen op een feestelijke manier worden ondergebracht. Op grond van een vrijeonderhandse inschrijvingsprocedure is voor de komende vijf jaar deze tent gegund aan Koudstaal &Gaastra Producties (zie bijlage 11), vergunning en draaiboek feesttent OHK). Jaarlijks moet deorganisatie voor 1 december een geactualiseerd draaiboek aanleveren.De feestelijkheden beginnen in de tent op dag Y-1 om 20:00 (Nacht van Leeuwarden). Hetprogramma in de tent is gericht op het vermaken van het aanwezige publiek. Er komen geen grotelandelijke artiesten die een aanzuigende werking hebben op nog meer bezoekers naar Leeuwarden.Na de start van de Elfstedentocht kan op groot scherm live de tocht worden gevolgd. In de middagvindt tussen 14.00 en 17.00 uur de huldiging van de winnaars plaats.Daarna is er nog ruimte voor feest in de tent tot in ieder geval 20:00 uur op de dag (Y) van de tocht.Met de toeloop naar en van de tent is in de planvorming en inrichting geheel rekening gehouden. Detoestroom gaat via twee aanvoerroutes op de Groeneweg. De Kleine Kerkstraat is alleen een uitgangvan publiek richting het centrum. In en om de tent worden camera’s ook geplaatst ter ondersteuningvan de beveiliging en om de publiekstromen te monitoren.5.6 Verkoopstandplaatsen centrumStandplaatsenbeleid ElfstedentochtRond de Elfstedentocht komen enige honderden aanvragen binnen voor het innemen van eenstandplaats met uiteenlopende goederen. In het belang van de handhaving van de openbare orderond de Elfstedentocht is de bijgesloten beleidsregel verkoop standplaatsen Elfstedentocht (zie bijlage12) noodzakelijk ter afdoening van alle aanvragen en de handhaving. Hiermee wordt voorkomen datop ongewenste plaatsen en (calamiteiten)routes illegaal standplaatsen worden ingenomen en waarhandhavend tegen opgetreden kan worden.De standplaatsen hebben anderzijds ook een belangrijke rol in het wederom bieden van aanbod endaarmee afleiding aan al het publiek op straat op dag Y-1 en Y.In het centrum is, zoals op de kaarten in bijlage 12 staan aangegeven, standplaatsen mogelijk op eengedeelte van de Nieuwestad en Wirdumerdijk en aan één zijde van de Groeneweg.De ondernemers mogen hun standplaats alleen op de dag voorafgaande aan de tocht opbouwenvanaf 11.00 ’s ochtends tot 13.00 ’s middags. Om 14.00 gaan de kramen officieel open. Daarna is hetvanwege de afzettingen en de aanwezigheid van het vele publiek niet meer mogelijk om destandplaats in te nemen of te verlaten. Op de dag van de tocht (Y) mag er bevoorraad worden tussen8 en 12 uur ’s ochtends. Wie wil vertrekken mag dit ook binnen deze tijd. Hierna is het niet toegestaande standplaats te verlaten tot 20:00. De vergunning vervalt op de dag van de tocht ook om 20.00 uur.Indien de tocht wordt gehouden op de vrijdag of zaterdag zal de reguliere markt moeten wijken voordeze standplaatshouders. Het is aan de marktmeesters/wijkzaken de taak om deze boodschapkenbaar te maken bij de ondernemers van de reguliere markt.VergunningprocedureOp het moment dat het doorgaan van de tocht wordt afgekondigd wordt op teken van Vergunningen &Leefomgeving op de website een programma opengesteld voor het digitaal aanvragen van eenstandplaatsvergunning. De aanvrager heeft de mogelijkheid uit een food of non-food standplaats. Peraanvrager wordt één standplaats verstrekt. Zodra alle standplaatsen zijn vergeven sluit het digitalesysteem.De aanvrager moet persoonlijk de vergunning ophalen en ontvangt daarbij een uniek bewijs om aan tetonen recht te hebben op een standplaats (zie voorbeeld bijlage 15). Deze geeft ook het recht omdoorgang te krijgen door de afzettingen van het centrum. Dit bewijs moet zichtbaar opgehangenworden bij de standplaats.Toezicht en handhavingStadstoezicht zorgt voor het reguleren van de inname van de standplaatsen en controleert enhandhaaft of in de verboden gebieden wordt verkocht en of er in het toegestane gebied wordt verkochtzonder vergunning. Hard zal worden opgetreden door stadstoezicht tegen illegale verkopers. Deverkoper in de verboden gebieden dient direct te stoppen met de verkoop en te vertrekken. Bij19

weigering om weg te gaan, wordt, zo nodig met ondersteuning van de politie, de standplaatsverwijderd.Indien een verkoper in het toegestane gebied zonder vergunning een standplaats heeft ingenomenmoet de verkoper onmiddellijk stoppen met de verkoop en de handel inpakken. Het is/zal in allegevallen niet meteen mogelijk zijn om de standplaatshouder te laten vertrekken. Om dit te voorkomenmoet ook streng worden toegezien en gecontroleerd op het doorlaten van vergunninghouders bij deafzettingen en door stadstoezicht bij het innemen van de standplaatsen.5.7 HorecaDe horeca zal gezien de vele feestgangers een behoorlijke omzet kunnen maken. De horeca is ookvan belang om het publiek/feestgangers zoveel en zolang als mogelijk onder te brengen, zodat ze inmindere mate worden blootgesteld aan de kou in combinatie met alcohol. De kans op openbare ordeverstoringen in de openbare ruimte neemt hierdoor ook af. Het mes snijdt dus aan twee kanten.BevoorradingVoor de horeca geldt dat zij op de dag voor de tocht (Y-1) tot uiterlijk 14:00 uur kunnen bevoorraden.Na dit tijdstip worden geen gemotoriseerde voertuigen (bevoorradingswagens) door de afzettingengelaten. De horeca zal dan vanaf de afzettingen op een andere wijze moeten zorgen voor hettussentijds bevoorraden. Pas vanaf 8:00 uur ’s ochtends op de dag van de tocht mogenbevoorradingswagen weer door de afzettingen tot uiterlijk 12:00 uur. Dan gaan de afzettingen weervolledig dicht.Sluitingstijden horecaVoor de horeca binnen de stadsgrachten en stationsgebied geldt in de nacht voorafgaand aan detocht een vrijstelling van de toelatings- en sluitingstijden. De horeca in dit gebied wordt opgeroepenom zolang als mogelijk de zaak geopend te houden. De horeca buiten de stadgrachten mogen ooklanger open tot 02:00 uur. Vanaf 17:00 uur op de dag van de tocht treden de reguliere toelatings- ensluitingstijden weer in werking.TerrassenAlleen de horeca die een terrasvergunning hebben mogen deze overkappen en aan alle zijdenafdichten. Ze worden betrokken bij de inrichting. Een terras zonder de ontsluiting/overkapping moetgewoon op de reguliere tijd sluiten en mag geen buitentap op het terras plaatsen in de Nacht vanLeeuwarden.Algemene regels voor terrassen tijdens de Elfstedentocht Er worden geen uitbreiding/vergroting van bestaande terrassen toegestaan Er mag geen open vuur op het terras of nabij de horecagelegenheidRegels voor ontsluiten terras (tenten op terras) Vrije sluitingstijden in de nacht van Leeuwarden; Tap mag binnen de inrichting (terras) worden geplaatst; Geen bands of DJ op het terras, maar wel is versterkt geluid toegestaan op het terras metmuziek dat afkomstig is uit de horeca inrichting; De wanden van de afbakening van het terras dienen te voldoen aan de nen-normen; De wanden moeten doorzichtige delen/ramen bevatten, zodat van buitenaf naar binnen kanworden kijken.Alcohol op straatHet nuttigen van alcohol op straat is volgens de APV verboden. Daarnaast levert het met de koudeweersomstandigheden ook gezondheidsrisico’s op, dit is een gevaarlijke combinatie. Hier wordt in decommunicatie ook aandacht aan besteed. De horeca mag geen alcohol verkopen elders dan terplaatse te nuttigen. De horeca-inrichtingen mogen ook niet met (alcohol)houdende drankjes wordenverlaten. Daar zal de horecaondernemer op toe moeten zien.20

5.8 ZalencentraIn de Nacht van Leeuwarden zijn ook de zalencentra (Harmonie, Romein en Schaaf) open. Dezalencentra zorgen voor hun eigen programma en bemensing. Hier heeft de gemeente geen sturing ofregie op. De eerste verantwoordelijkheid ligt dan bij deze organisaties.5.9 Winkels en bedrijvenOp dag Y-1 zijn de meeste winkels geopend en de bedrijven zijn ook open. De verkeersdrukte zal weltoenemen in de stad en door de gedeeltelijke afzettingen is de bereikbaarheid ook minder.Op de dag van de tocht (Y) ligt het openbare leven in Friesland bijna helemaal stil en zo ook inLeeuwarden. Alles staat bijna in het teken van de tocht. De winkels en bedrijven hebben zelf de keusom open of dicht te zijn. Uit een inventarisatie is gebleken dat bijna alle winkels in ieder geval in hetcentrum van Leeuwarden gesloten zijn. Zo zijn ook de meeste bedrijven, scholen en andereinstellingen dicht op de dag van de tocht.5.10 NachtopvangDe avond/nacht voor de tocht komen ook veel mensen die niet voor zichzelf onderdak hebbengeregeld, waarvan sommigen in de stad (beschonken) ronddolen, etc. Om te voorkomen dat dezemensen in de problemen komen is de eerste laag van de parkeergarage Oldehoofsterkerkhof in deNacht van Leeuwarden gereserveerd als nachtopvang (zie brief, bijlage 13). Gelet op het feit, dat dezemensen niets zelf hebben geregeld en soms/vaak (te) veel hebben gedronken, is het geen “luxe”accommodatie. Er komen alleen dus sobere stoelen en bedden te staan.De GHOR zorgt voor het beheer en de inrichting van deze opvang (zie draaiboek GHOR, bijlage 8).SlaapplaatsenDe Vereniging regelt slaapplaatsen bij particulieren/individuen voor deelnemers en zo nodig regelenze slaapplaatsen bij instellingen en/of sporthallen.Diverse bedrijven, instellingen en organisaties bieden de mogelijkheid om te overnachten voor zoweldeelnemers als bezoekers. Deze objecten zijn over het algemeen niet ingericht en bedoeld om in teovernachten. Dit valt buiten de gebruiksvergunning. Om dit wel of niet toe te staan geeft BouwenWonen en Milieu (BWM) de condities waaronder wel of niet mag worden geslapen en controleert daarook op. Verzoeken moeten worden voorgelegd aan moet BWM.5.11 Openbare toiletvoorzieningenVerspreid in de binnenstad wordt door wijkzaken toiletwagens geplaatst op strategische plekken zoalsde Nieuwestad, Ruiterskwartier.5.12 (Medische) zorgpunten en opvanglocatiesE.H.B.O. posten: De Vereniging draagt zorg voor de E.H.B.O posten bij de start en de finish.Daarnaast zij er vanaf Y-1 nog twee E.H.B.O posten in de stad. In het HCL één op het station;huisartsen: inzichtelijk moet zijn welke (extra) dokterswachten geopend en bereikbaar zijn opdag Y-1 en dag Y. Dit regelt de GHOR;kindvindplaatsen: vanuit de operationele hulpdiensten worden kindvindplaatsen gekoppeldaan de EHBO-posten. Er worden contactpersonen geregeld bij de politie, die “vraag enaanbod” afstemmen via de Meldkamer;De opvanglocaties bij grootschalige opvang zijn:o Start Friesland College aan de Julianalaan;o Centrum Sporthal de Rengers;o Finish Sporthal Kalverdijkje.21

Hoofdstuk 6 Verkeer en vervoerVoor bus, trein en eigen vervoer is de onderstaande capaciteit maximaal dat naar Friesland kanworden gebracht en in het gebied kan worden vervoerd. Alleen de NS zal in het holst van de nachtvoor aanvang van de tocht zo’n 80.000 tot 90.000 mensen naar de hoofdstad brengen en kan in totaal150.000 mensen brengen. Daarnaast kan Arriva trein ongeveer 50.000 bezoekers brengen en met debus nog eens 130.000 bezoekers. Daarnaast komen nog vele duizenden met eigen vervoer naarFriesland, het wegennet kan ongeveer 50.000 auto’s aan. Per auto wordt uitgegaan van gemiddeld 3personen dat neerkomt op 150.000 bezoekers. Daarnaast kan de tocht ook rekenen op nog enkelehonderdduizenden toeschouwers uit de directe omgeving. Het totaal aantal bezoekers wordt geschatop 1 miljoen. Nog meer mensen dan hierboven genoemd zal capaciteitsproblemen opleveren en isook niet haalbaar. In Leeuwarden wordt rekening gehouden met wel 200.000 bezoekers/feestgangersop zowel dag Y-1 als op Y. Een groot deel van alle bezoekers van de tocht zal via Leeuwarden komenen weer vertrekken. Goede afspraken tussen gemeentelijke en de regionale wegbeheerders, politie,vervoersmaatschappijen en Elfstedenvereniging zijn dan ook noodzakelijk om de intenseverkeerstromen in goede banen te. Het spreekt voor zich dat deze partijen ook nauw moetensamenwerken om alle vervoersbewegingen rondom de tocht zo goed als mogelijk te laten verlopen.6.1 Regionaal verkeersplan6.1.1 UitgangspuntenUit bovenstaande valt op te maken dat het verkeersvraagstuk, gezien de impact op de gehele tocht,een regionaal vraagstuk is. Daarom is er in samenwerking met de bovengenoemde partijen onderregie van de gemeente Leeuwarden een Draaiboek regionaal verkeer en vervoer (zie Extranet van deHVD). Vanuit dit regionaal plan zijn de volgende uitgangspunten bepaald: openbaar vervoervervoersregie: Connexxion voert de regie op en regelt de afstemming tussen vervoerders (NS, QBuzzen Arriva trein en bus). Alle openbaar vervoersbedrijven trekken gezamenlijk op in een openbaarvervoersplan voor het vervoer van publiek. De bezoekers hoeven voor het vervoer in de provincie,maar één vervoerskaart te komen. De NS heeft een eigen vervoersbewijs om bezoekers van waardan ook uit het land naar de provincie te brengen;vervoer bezoekers: Connexxion heeft een dienstregeling voor al het vervoer van bezoekers in deregio. De bussen rijden alleen af en aan naar 1 op- en afstapplaats per stad/locatie;touringcarbedrijven: voor de touringcarbedrijven wordt een parking gerealiseerd bij Harlingen. Dezemogen niet binnen de ingestelde afzettingen. Ze worden zo veel als mogelijk gestimuleerd om gebruikte maken van het regionale openbaar vervoer. Dit om verkeersstremmingen door de bussen zoveelals mogelijk te voorkomen. De regievoerder openbaar vervoer heeft dit afgestemd met detouringcarbedrijven;vervoer deelnemers: Arriva verzorgt het vervoer van de bezoekersdag. Hierover heeft de Verenigingeen contract met Arriva. Er komt een pendeldienst vanaf het station, WTCExpo naar de Vliegbasisvoor de inschrijving op Y-. Op de dag van de tocht is de pendel van de finish naar de Vliegbasis voorde uitschrijving om de deelnemers vervolgens af te zetten bij het WTCExpo of het station. Eigen vervoerDe wegbeheerders, Rijkswaterstaat en Provinciale Waterstaat, hebben een compleet verkeersplanopgesteld voor de doorstroming van het verkeer in de regio. Zij voorzien ook de bebording enafzettingen van Rijks- en/of Provinciale wegen. Er worden zelfs borden/lichtkranten langs deaanvoerroutes naar de provincie geplaatst om weggebruikers actief te informeren over deverkeerssituatie in de provincie (bijvoorbeeld de lengte, duur van de files). Calamiteitenvervoercalamiteitenroutes: In het bijgesloten plan staan ook de regionale calamiteitenroutes aangegeven voorde hulpdiensten om zo snel als mogelijk in het geval van calamiteiten ter plaatse te kunnen komen.calamiteitenbussen bezoekers: Voor het geval zich in de regio problemen ten aanzien van het vervoervan publiek zich voordoen, staan er 50 calamiteitenbussen stand-by om ingezet te worden. Deze zijnniet inzetbaar voor de reguliere dienst, maar om vervoersproblemen te voorkomen. De 15deelnemende gemeenten voorzien gezamenlijk in de kosten. In de Nacht van Leeuwarden staan vier22

calamiteitenbussen van Connexxion stand-by om eventueel bezoekers te vervoeren naaropvanglocaties.calamiteitenbussen deelnemers: de Vereniging voorziet in het vervoer van alle deelnemers aan deroute. Aan de route zijn diverse opstapplaatsen bepaald. Gemeentelijke verkeersplannenHoewel het openbare leven zoveel mogelijk ongestoord dient te verlopen, wordt er naar gestreefd datde kerngebieden zoveel mogelijk vrij worden gehouden van wegverkeer. Een deel van debinnensteden en dorpen aan de 11 Steden route zullen gedurende de tocht geheel of gedeeltelijkafgesloten zijn voor motorvoertuigen. De gemeenten zijn verantwoordelijk voor de fysiekemaatregelen, zoals de hekken, bebording, lichtkranten etc. De gemeenten moeten ook voorzien inverkeersregelaars die de politie ondersteunen in hun taakuitvoering.Iedere gemeente dient in afstemming met de politie de lokale maatregelen/afzettingen invulling tegeven. Daarbij dient rekening te worden gehouden met de regionaal bepaalde verkeersroutes. Devoorgenomen lokale verkeersmaatregelen staan ook in de deeldraaiboeken van de werkgebiedenZuid- Noord en Midden van de politie (deze staan ook op Extranet van de HVD).In voorzienbare gevallen zullen instanties en/of personen, zoveel als mogelijk is, worden voorzien vandoorlaatbewijzen afgegeven door de organisatie of gemeente. Daarnaast zullen er zich ook situatiesvoordoen waarin niet is voorzien. De medewerkers van de verkeersposten wijken slechts van hettoelatingsbeleid af.6.1.2 Aansturing PolitieDe politie is verantwoordelijk voor het proces verkeer regelen en heeft daarom gedurende deElfstedentocht de leiding in de dagelijkse aansturing op dit onderdeel. De politie stelt voor de eigenorganisatie een SGBO in. Hiertoe behoort de regionaal chef mobiliteit. Deze stuurt alle lokaleverkeerscommandanten aan en daaronder vallen alle politiemedewerkers verkeer en eventueel in tezetten verkeersregelaars. Ook alle andere diensten (OV, wegbeheerders e.d.) die van toepassing zijnop het doorstromen van het verkeer zijn ter ondersteuning aan de taakuitvoering van de politie. Hetregionaal actiecentrum van de politie zit op het A& Complex in Drachten. Openbaar vervoerHet openbaar vervoer wordt aangestuurd vanuit een regionaal actiecentrum openbaar vervoer onderregie van Connexxion. Dit actiecentrum zit gehuisvest in de garage van Connexxion aan deSneekertrekweg. Dit actiecentrum staat in rechtstreekse verbinding met het SGBO sectie verkeer enmobiliteit en daarnaast ook met het ROT.De NS heeft nog een actiecentrum op het station in Zwolle om de aanvoer naar Friesland zo goed alsmogelijk te coördineren. Rijkswaterstaat en Provinciale waterstaatRijkswaterstaat en provinciale waterstaat voegen zich bij het SGBO, verkeer van de politie om vandaaruit ondersteuning te bieden aan de politie bij de taakuitvoering. Deze coördinatoren van dewegbeheerders sturen van daaruit hun eigen organisatie aan en staan daarnaast in rechtstreekseverbinding met het provinciaal of landelijk verkeerscoördinatiecentrum. Gemeente LeeuwardenDe afdeling mobiliteit en ruimte zorgt voor de verkeersmaatregelen in Leeuwarden en stelt deze zonodig gedurende de Elfstedentocht op verzoek van de politie bij. Vanuit deze afdeling zit eenvertegenwoordiger in het gemeentelijk Actiecentrum. Samen met de teamleider van de buitendienstwordt het nodige materiaal voor de afzettingen, bebording en dergelijke geregeld. Samen bepalen enregelen ze ook het benodigde aantal verkeersregelaars. Een teamleider van de buitendienst zit ook inhet gemeentelijk Actiecentrum.23

6.2 Verkeersplan Leeuwarden6.2.1 InrichtingDe verkeersdruk in de stad is aanzienlijk vanwege alle aspecten die de tocht in relatie totLeeuwarden met zich meebrengt. Twee dagen voorafgaand aan de tocht zijn er al afzettingen en dezelopen door tot één dag na de tocht. In de bijgesloten tekeningen, detailkaarten, is te zien welkeafzettingen er per dag en per gebied zijn (zie bijlage 14). In onderstaande paragraaf 6.2.2 wordt hettoelatingsbeleid aangegeven. De bebording is ook in de plannen opgenomen. Deze plannen hebbenniet alleen betrekking op voertuigen, maar ook de looproutes voor de voetgangers zijn hierinopgenomen.In het regionaal draaiboek verkeer en vervoer zijn ook de pendeldiensten van het centrum/station naarde finish en naar de tijdelijke parkeerterreinen opgenomen voor bezoekers. Op dag Y-1 en Y rijden ergeen bussen door het afgesloten gedeelte van het centrum. Deze worden omgeleid. Dedienstregelingen en omleidingen staan op de website van Connexxion.Tijdstippen afzettingen CentrumOp dag Y-1 wordt het centrum afgesloten volgens bijgesloten kaart. Vanaf 08:00 uur tot minimaal20:00 uur op dag Y afgesloten (zie bijlage 10 en 14). Inschrijving en Start en omgevingVoor de inschrijving en de start en omgeving zijn ook diverse straten afgezet, zie kaart in bijlage 14; Finish en omgevingDag Y-2 wordt het noordelijk deel van de Groningerstraatweg afgesloten voor het inrichten van hetgebied. Dit duurt tot de in de loop van de nacht na het einde van de tocht tot in de loop van devolgende dag. De Anne Vondelingweg wordt ook afgesloten (zie kaart bijlage 14).ParkerenParkeren (waar, pendels, regiewagen)Media kunnen hun wagens parkeren bij het WTC-Expo en op het voormalige LPF terrein.ParkeercontroleStadstoezicht zal vooral controleren op parkeerexcessen binnen en buiten het afgezette gebied. Denadruk ligt binnen het afgezette gebied op illegaal ingenomen standplaatsen en op onbevoegden diezich binnen het gebied begeven. Datzelfde geldt ook voor buiten het afgezette gebied. Met eventueelondersteuning van de politie worden de eigenaren van de voertuigen verplicht om te vertrekken.Indien dit niet mogelijk is en de voertuigen leveren een zodanige verkeershinder/-gevaar op danworden ze op verzoek van de politie of stadstoezicht weggesleept door het bergingsbedrijf. Deeigenaren kunnen daar hun voertuig tegen betaling van de bergingskosten weer ophalen. Daarnaastkrijgen ze eventueel een boete.6.2.2 Toelatingsbeleid bij wegafsluitingen – verkeerspostenOnbelemmerde toegang en parkerenBij de mobiele afzettingen en verkeersposten van de politie en organisatie van de tocht hebbenonbelemmerd toegang tot de afgesloten wegen of gebieden:De voertuigen van hulpverleningsdiensten van politie brandweer, CPA en Defensie en/of anderevoertuigen die ten behoeve van hulpverlening worden ingezet.Voertuigen van wegbeheerders die als zodanig herkenbaar zijn en ten behoeve van wegbeheer(gladheidbestrijding en/of het afzetten van wegen) worden ingezet.24

Aan doktoren/verpleegkundigen, andere zorginstanties en aan bestuurders van nutsbedrijven kan,indien dit ter uitoefening van hun werkzaamheden noodzakelijk is, met in achtneming van hetvorenstaande en met inachtneming van de verkeerveiligheidsregels, toegang worden verleend.Bij het parkeren van deze voertuigen dient erop te worden toegezien dat de doorgang op de weggewaarborgd blijft.Houders van een standplaats in het centrum van Leeuwarden op vertoon van destandplaatsvergunning en het specifieke vaantje (zie bijlage 15, afdruk van vaantje).Houders van een standplaats bij de finish op vertoon van een gewaarmerkt duplicaat van deovereenkomst (zie bijlage 15, voorbeeld overeenkomst)Toegang onder voorwaardenAanwonenden:Indien de plaatselijke situatie dit toelaat kan aan aanwonenden van bijvoorbeeld de binnenstad enBlitsaerd, met hun voertuigen toegang tot het gebied worden verleend.GemeentepersoneelMedewerkers van de gemeente, op vertoon van de crisispas en medewerkers in herkenbarevoertuigen en kleding van de gemeente hebben toegang tot het afgesloten gebied of wegen zolang desituatie dit toestaat.Standplaatshouders centrumOp dag Y-1 mogen standplaatshouders hun standplaats tussen 11:00 en 13;00 uur innemen enopbouwen. Daarna moeten ze verplicht blijven staan tot 08:00 uur op de dag (Y) van de tocht. Tussen8:00 en 12:00 mogen ze hun standplaats herbevoorraden verlaten. Daarna moeten ze verplicht weerblijven staan tot 20:00 uur op de dag van de tocht. Op 20:00 uur vervalt de vergunning en moeten zehun standplaats verlaten.WinkeliersOp dag Y-1 en dag Y mogen winkeliers net zoals gebruikelijk hun winkels volgens de gesteldevenstertijden tot 11:00 uur bevoorraden. Daarna is het niet meer mogelijk om door de afzettingen tekomen om te herbevoorraden. Op dag Y zal bijna niemand de winkels bevoorraden, omdat deze bijnaallemaal, in ieder geval het centrum, gesloten zijn.HorecaondernemersOp dag Y-1 mogen de horecaondernemers hun horecagelegenheden (laten) bevoorraden tot 14:00uur. Daarna mogen er geen gemotoriseerde voertuigen meer door de afzettingen heen om dehorecazaken te bevoorraden tot 08:00 uur op de dag van de tocht. Daarna mogen ze tot 12:00 uurbevoorraden. Na 12:00 uur gaan wordt het centrum weer volledig afgezet voor gemotoriseerdevoertuigen tot 20:00 uur op dezelfde dag.De VerenigingVoorts hebben toegang tot de afgesloten wegen of gebieden en/of parkeerterreinen, een en andervoor zover de plaatselijke situatie dit toelaat, de bestuurders van voertuigen die voorzien zijn vandoorlaatbewijzen van de organisatie. Deze dienen duidelijk zichtbaar op het voertuig te zijnaangebracht.Aan de hand van de kleur van het doorlaatbewijs en de daarop vermelde tekst kan de doorlating enhet regiem per vervoermiddel worden bepaald. De uitgifte van de bewijzen wordt door het bestuur vande Vereniging bepaald.De volgende groepen worden voorzien van een doorlaatbewijs van de organisatie, zie bijlage 18. Bestuur van de Friese Elfstedentocht, kleur Organisatie medewerker van de Friese Elfstedentocht Genodigden Service dienst Dienst E.H.B.O. Pers, kleur25

Openbaar vervoer op de weg Provinciale lijndienstbussen ( vervoer volgens dienstregeling) en pendelbussen, die door deorganisatie ten behoeve van het vervoer van deelnemers of toeschouwers worden ingezet,hebben afhankelijk van de lokale situatie, doorgang bij verkeersposten; De pendelbussen worden voorzien van een nummer en aanduiding Elfstedentocht. De bussenvan Connexxion, Arriva en Q buzz zijn door het bestemmingsbord als zodanig herkenbaar. Overigongeregeld busvervoer wordt niet doorgelaten; Voor de touringcarbussen, die bezoekers vanuit het land bezoekers aanvoeren, wordt nabij deWaddenhal in de gemeente Harlingen een centraal parkeerterrein ingericht. Zij mogen dus nietdoor de afzettingen in de regio.NOS en Omrop FryslânDe NOS en Omrop Fryslân mogen als enige media door de afzettingen via de Vrouwenpoortsbrug omhun mediawagens binnen de afzettingen van het evenemententerrein van het Oldehoofsterkerkhof teplaatsen.TaxivervoerAlleen taxi’s die door de organisatie ten behoeve van het vervoer van deelnemers of derden wordeningezet en als zodanig voorzien zijn van een doorlaatbewijs en aanduiding “ Elfstedentocht” hebben,afhankelijk van de lokale situatie, doorgang bij verkeersposten (zie bijlage 18). De bestuurders vanandere taxi’s volgens de regels van het overige verkeer.IN ALLE ANDERE GEVALLEN GELDT DAT BESTUURDERS VAN MOTORVOERTUIGENDE AFZETTINGEN –VERKEERSPOSTEN NIET MOGEN PASSEREN ZONDERTOESTEMMING VAN DE OPERATIONEEL CHEF MOBILITEIT EN/OF IN OVERLEG METHET GEMEENTELIJK ACTIECENTRUM.6.2.3 verkeersregelaarsDe politie wordt tijdens de Elfstedentocht ondersteund door evenementenverkeersregelaars. Degemeenten zijn aanvullend op de inzet van de politie verantwoordelijk voor het regelen/inhuren vanevenementenverkeersregelaars. De politie bepaalt waar de evenementenverkeersregelaars naast huneigen mensen moeten komen te staan en de evenementenverkeersregelaars oefenen hun taak uitonder direct toezicht van de politie.Er zijn twee categorieën verkeersregelaars:Evenementenverkeersregelaars.Dit zijn personen die bij evenementen eenvoudige verkeersregelende taken verrichten. Binnen dezecategorie wordt in overeenstemming met de huidige praktijksituatie onderscheid gemaakt tussen:a. personen die éénmalig voor één concreet aangegeven evenement kunnen worden ingezet, enb. personen die voor een periode van maximaal twaalf maanden als verkeersregelaar wordenaangewezen en die kunnen worden ingezet bij evenementen die in die periode vallen (deevenementenverkeersregelaar voor bepaalde tijd).De gemeente Leeuwarden zet in eerste instantie verkeersregelaars in van de buitendienst endaarnaast wordt het benodigde aantal aangevuld met professionele verkeersregelaars (zieovereenkomst bedrijf verkeersregelaars, bijlage 14.6.3 CommunicatieCommunicatie speelt een zeer belangrijke rol in het sturen van de verkeersstromen en daarmee ookin het crowdmanagement. De communicatie wordt voor een groot deel regionaal vorm gegeven.Informatie over de lokale verkeersstromen moet op de eigen website voor de geïnteresseerden tevinden zijn. In hoofdstuk 7 en bijlage 6 staat de wijze waarop invulling wordt gegeven aancommunicatie en wat de boodschap op hoofdlijnen is.26

Hoofdstuk 7 Communicatie/voorlichting7.1 inleidingDe gemeente Leeuwarden vervult een belangrijke regionale rol op het gebied van communicatie.Daarvoor is een specifiek Regionaal draaiboek communicatie Elfstedentocht opgesteld (zie bijlage 6).Deze rol richt zich enerzijds op risicocommunicatie (preparatie en voorbereiding ter voorkoming vancalamiteiten en incidenten) en anderzijds op crisiscommunicatie (tijdens of na afloop van eenincident). Voor het in goede banen leiden van de tocht en ter ondersteuning aan het RBT, ROT en dediverse actiecentra wordt een Regionaal Actiecentrum Communicatie (RAC) ingesteld. Deze isgehuisvest op dezelfde locatie als het RBT. Naast de regionale rol zijn er ook communicatietaken tenaanzien van Leeuwarden zelf. In het gemeentelijk Actiecentrum zit ook een communicatiemedewerkerom de binnen gekomen vragen in het KCC aan de orde te stellen en om de regionale boodschapvanuit het RAC in het Actiecentrum aan de orde te stellen. Natuurlijk worden de besluiten voor zoverals nodig van het Actiecentrum ook kenbaar gemaakt in het RAC door de communicatiemedewerker.Klant Contact CentrumHet KCC heeft vooral in dagen voorafgaand een omvangrijke taak. Alhoewel er geen exacteinschatting gemaakt kan worden, is de verwachting dat de belasting van het KCC groter zal zijn dantijdens reguliere kantoortijden. Er komen telefoongesprekken binnen van de pers, van ondernemersen van burgers. Zij zullen waarschijnlijk vragen stellen over de datum van de tocht, deslaapgelegenheden, de afsluitingen in de stad, vergunningen etc. etc.Voorafgaand aan de tocht worden er algemene voorbereidingen getroffen, zoals het opstellen vanbelscripts en werkinstructies voor het onderstaande team Service en Informatie. Hierin staan ook denodige doorverwijzingen naar de Vereniging, de VVV en andere externe partijen. De belscripts wordenonder coördinatie van JVZ met de betrokken vak afdelingen opgesteld (zie bijlage 6). Afspraak is dater twee functionarissen worden aangewezen die de gegeven informatie fiatteren voor zowel debelscripts als de website, dit betreffen de reguliere journalisten van de sector JVZ.Om het aantal telefoontjes te verminderen is het noodzakelijk om ook via internet informatie aan tebieden en via andere kanalen. Afspraken hierover staan in het communicatieplan.7.2 Voorlichting vooraf:Provincie doet vaarverboden;Vereniging doet doorgang tocht;Wegafsluitingen door wegbeheerders zelf (RWS, Provincie en betreffende gemeenten);Noodverordeningen publiceren door Gemeente Leeuwarden namens alle gemeenten;Gezondheidsvoorlichting deelnemers en publiek door GGD/GHOR; (ook op website Vereniging)Informatie verstrekken over publieks- en ondernemersvragen zodra de tocht zich aandient,brieven aan horeca, ondernemers en aanwonende versturen. Deze staan in de voorgaandehoofdstukken genoemd.7.3 Tijdens de tocht:Algemene voorlichting door de Vereniging. (Perscentrum WTC EXPO);Voorlichting in gemeente door burgemeester zelf;Voorlichting door voorzitter RBT;Geneeskundige voorlichting door GGD/GHOR;Operationele diensten doen ieder hun eigen voorlichting, maar conform GRIP-structuur is er eenwoordvoerder die optreed namens de operationele diensten vanuit het ROT;In en om het centrum worden op strategische punten lichtkranten geplaatst om de bezoekers in degoede richting te sturen en actief van informatie te voorzien. Voor zover als mogelijk wordt voorafstandaard berichten opgesteld. De lichtkranten worden vanuit het Actiecentrum gemeenteaangestuurd.27

7.4 Perscentrum.In het perscentrum van de Vereniging vindt de persconferentie plaats met de winnaars van de tocht.Dit is na de huldiging.Aangezien dit perscentrum is ingericht voor wel 2500 journalisten wordt deze ook gebruikt voor hethouden van persconferenties in het geval van (dreigende) grootschalige incidenten en calamiteitentijdens de tocht. In die gevallen zal de voorzitter van het RBT de persconferentie houden. Daarbijzitten ook de voorzitter van de Vereniging en de nodige (hulp)diensten.Hoofdstuk 8. BegrotingHet spreekt voor zich dat een grote operatie als de Elfstedentocht de nodige kosten voor de gemeenteLeeuwarden met zich meebrengt. In bijlage 15 staan de geraamde kosten opgenomen. De inkomstenbestaat alleen uit de verleende standplaatsvergunningen, deze wegen niet op tegen de ksoeten enworden verder buiten beschouwing gelaten. Er is geen schatting gemaakt van de economischeopbrengsten en de maatschappelijke waarde van de Elfstedentocht. Daar kan geen schatting vanworden gemaakt, maar het is te verwachten dat de Elfstedentocht een enorme exposure voor deprovincie en natuurlijk voor Leeuwarden zal hebben.De personele kosten zijn vooraf ook niet in te schatten. In TIM zal een pojectcode wordenaangemaakt om de uren vanaf het moment dat de tocht zich aandient op te kunnen boeken. Achterafkan worden bepaald hoeveel personele kosten de tocht met zich mee heeft gebracht.Hoofdstuk 9. EvaluatieOp verzoek van de stuurgroep Elfstedentocht zijn de plannen van alle partijen getoetst door eenextern bureau, NIFV/Politie Academie. Dit bureau zal, indien de tocht binnen nu en volgend jaar wordtgehouden, ook kijken naar de wijze van de uitvoering. Hierover komen zij met een evaluatierapport.Voor de eigen organisatie wordt ook een evaluatie gehouden binnen zes weken na de tocht. Deze isgericht op het functioneren van het eigen draaiboek en organisatie. Hierin neemt JVZ het voortouw.28