TIPS VOOR HET VOEREN VAN VERZUIMGESPREKKEN

TIPS VOOR HET VOEREN VAN VERZUIMGESPREKKENAls leidinggevende wordt van u verwacht dat u probeert de medewerker zo snel mogelijk weer aan hetwerk te helpen. De beste manier om dit te doen is via actieve verzuimbegeleiding, waarbij uregelmatig contact houdt en gesprekken voert met de medewerker. De ervaring leert namelijk datregelmatig contact, het blijk geven van belangstelling, het betrokken houden van de medewerker bijhet reilen en zeilen van de afdeling een snelle terugkeer van de medewerker bevordert. Actieveverzuimbegeleiding is dus heel belangrijk; in de Wet verbetering Poortwachter staat dit reïntegratieinstrumentzelfs centraal. Als leidinggevende is uw inzet op dit punt essentieel.Arbeidsverzuim kan vele oorzaken hebben. Een daarvan is korte of langdurige ziekte van demedewerker. We geven u hierbij enkele handvatten voor het voeren van gesprekken, specifiekwanneer er sprake is van ziekteverzuim.Algemene uitgangspunten bij gesprekken over ziekteverzuimHet belangrijkste is om voor deze gesprekken tijd te nemen.Tips:- Bereid het gesprek goed voor.Een goede voorbereiding is uitermate belangrijk. Voer het gesprek als het ware metuzelf. Verplaats u in de ander en probeer na te gaan wat er achter het verzuim zoukunnen zitten. Bedenk alvast wat u wilt zeggen of vragen en welke reactie u van uwgesprekpartner verwacht. Sta stil bij de wijze waarop u dat gaat doen.- Luister goed, laat de medewerker zijn verhaal vertellen.- Breng rust in het gesprek.- Reageer niet verdedigend.- Laat de ander in zijn waarde.- Probeer eventuele irritaties in toom te houden.- Schep helderheid bij onduidelijkheden en leer vage gedachten te benoemen.- Probeer vooroordelen achterwege te laten.- Wees u bewust van uw machtspositie.Op verschillende momenten van het verzuim heeft u contact met de medewerker. De gesprekken dieuit deze contactmomenten voortvloeien, dienen elk een ander doel. Zo is het doel van het eerstegesprek, namelijk bij de ziekmelding, vooral het tonen van belangstelling, terwijl het gesprek bijfrequent kort verzuim vooral het vinden van werkgebonden oorzaken is. Hieronder worden devolgende 4 contactmomenten verder beschreven:1. bij de ziekmelding2. tijdens het ziekteverzuim3. bij de herstelmelding4. bij kortdurend frequent ziekteverzuim.1. Het eerste verzuimgesprek: de ziekmeldingVeelal gebeurt dat telefonisch. Dit eerste contact met de leidinggevende levert inzicht op over desituatie en schept mogelijkheid voor vervolggesprekken en afstemming.De medewerker mag zich niet door u gedwongen voelen uitspraken te doen over de aard en deoorzaak van de ziekte. Dit heeft de Registratiekamer bepaald. In het ziekmeldingsgesprek gaat hetniet om de medische kant van de ziekte, maar om de belangstelling voor de medewerker en degevolgen van de afwezigheid voor het werk. U heeft immers informatie nodig om het werk goed te

organiseren nu er een medewerker is uitgevallen en om iets aan mogelijke oorzaken in het werk tedoen. Ook moet u de acties kunnen ondernemen die de wet vereist bij langdurig ziekteverzuimTips:- geef blijk van belangstelling en betrokkenheid;- wees correct en vriendelijk;- probeer te achterhalen wat er aan de hand is (door het stellen van open vragen). Heeft de ziektesoms een relatie met het werk? Let wel: de medewerker is niet verplicht om met u over de aardvan zijn ziekte te praten;- vraag naar de vermoedelijke duur. Het is belangrijk dat u zo snel mogelijk te weten komt hoe langhet ziekteverzuim naar verwachting gaat duren. Want zodra duidelijk is dat de medewerker voorlangere tijd ziek is, moet u een reïntegratiedossier aanleggen en in de zesde week van hetverzuim moet de bedrijfsarts een verzuimanalyse en re-integratieadvies opstellen;- laat merken dat u bereid bent eventuele problemen op te lossen. Vraag wat u kunt doen;- vraag wat er op het werk geregeld moet worden. Moeten er werkzaamheden wordenovergedragen of afspraken worden verzet?;- maak afspraken over verder contact: wanneer spreekt u elkaar weer, hoe vaak neemt u contactmet elkaar op, wie neemt het initiatief, stelt de medewerker huisbezoek op prijs? De afsprakenhierover dienen niet vrijblijvend te zijn. Denkt de medewerker binnen een week beter te zijn, dankunt u hem vragen u te bellen als het verzuim toch langer duurt..2. Contact tijdens ziekte (met name bij langdurig ziekteverzuim)Het doel van deze gesprekken is niet alleen het samen zoeken naar mogelijke oorzaken van hetverzuim maar ook zoeken naar mogelijke oplossingen om de terugkeer te bevorderen en eventueelterugval of herhaling te voorkomen. Het belangrijkste daarbij is het onderwerp “verzuim” bespreekbaarte maken en te houden.Tips:- bespreek met de medewerker op welke wijze en hoe vaak het contact tijdens de ziekte wordtonderhouden. Er kan worden afgesproken dat de medewerker belt. De eerste maand is wekelijkscontact wenselijk. Daarna kan de frequentie wat lager zijn, maar minimaal eens per twee weken istoch wel aan te bevelen;- u kunt ook een keer op bezoek gaan. Maar ga nooit op visite tegen de wens van de medewerkerin. U kunt het bezoek benutten om extra belangstelling te tonen of eventueel problemen in deprivé-situatie vast te stellen. Het is ook een manier om de medewerker op een persoonlijker wijzedan aan de telefoon op de hoogte te houden van het reilen en zeilen op de afdeling. U geeft hemzo het gevoel erbij te horen, waardoor de terugkeerdrempel laag blijft;- blijf als leidinggevende zoveel mogelijk zélf geïnformeerd door met de medewerker in contact teblijven;- laat af en toe ook collega’s interesse tonen. Een fruitmand, een kaartje en regelmatig telefonischcontact kunnen een gevoel van isolement bij de zieke medewerker voorkomen;- u mag van de medewerker verwachten dat hij zelf ook contact zoekt en houdt;- probeer ondertussen de zieke medewerker zo snel als mogelijk (als medisch verantwoord is) aanhet werk te krijgen;- vraag na welke aanpassing(en) er voor de terugkeer nodig is (zijn). De aanpassingen kunnen temaken hebben met de werkzaamheden, de werktijden, het vervoer, de werkdruk of andereomstandigheden, bijvoorbeeld het maken van afspraken over geleidelijke terugkeer op dewerkplek;- vraag na welke acties de medewerker zelf ondernomen heeft- zet de gemaakte afspraken op papier, ook over vervolgcontact.

3. Het gesprek bij werkhervatting: het terugkeergesprekOm een goede re-integratie te bevorderen is er niet alleen afstemming en begeleiding noodzakelijktijdens de ziekteperiode maar ook wanneer een medewerker het werk hervat. Ook in deze fase in hetbespreekbaar houden van het verzuim en daarmee het voorkomen van terugval of herhaling eenbelangrijk doel.Dit gesprek vindt plaats bij, voor of direct na de herstelmelding en heeft vooral tot doel de medewerkergerust te stellen, opdat hij zich weer zo snel mogelijk thuis voelt op de werkplek.Tips:- bespreek de actuele situatie op het werk: welke werkzaamheden zijn overgedragen, welk werk isblijven liggen, welke veranderingen zijn er geweest et cetera;- indien er begeleiding gewenst is bij terugkeer, maak er dan concrete afspraken over;- vraag hoe hij de begeleiding heeft ervaren en vraag om suggesties voor verbetering;- toon belangstelling en betrokkenheid;- bespreek of aanpassingen van de aard of de duur van de werkzaamheden noodzakelijk zijn.4. Het gesprek bij kortdurend frequent verzuimHierbij is een belangrijk doel om de medewerker bewust te maken van de frequentie van het verzuimwat is veel gevallen tot gedragsverandering leidt. Door samen zoeken naar de oorzaken en deze tijdigaan te pakken, kan verzuim voorkomen worden.Tips:- wees goed op de hoogte van de feiten en som deze ook op (of laat een overzicht op papier zien)aan de medewerker: hoe vaak verzuimde de medewerker in de afgelopen periode, hoe langduurde het verzuim, welke redenen gaf hij hiervoor op? Vaak blijken de feiten af te wijken van debeleving van zowel de medewerker zelf als de leidinggevende. Door de feitelijke gegevens op eenrij te zetten, ontstaat een reëel beeld van het daadwerkelijke verzuim en een gemeenschappelijkebasis van waaruit het gemakkelijker praten is;- beschrijf de verstorende effecten van het verzuim op het werk en de collega’s;- geef de medewerker de gelegenheid zijn verhaal te vertellen. Bent u zich ervan bewust dat erachter het frequent ziekteverzuim een emotionele lading kan zitten; accepteer daarom ook dat demedewerker stoom afblaast;- stel de oorzaak vast: ligt die bij de medewerker, de taakstelling of de omgeving?;- zoek samen naar oplossingen. Hoe duidelijker het is dat u het serieus neemt, hoe beter hetresultaat van het gesprek zal zijn. De medewerker is niet verplicht om de aard van dearbeidsongeschiktheid met u te bespreken. Het is echter belangrijk dat de medewerker zichrealiseert dat, indien er werkgebonden oorzaken zijn, bespreking daarvan tot oplossingen kanleiden;- maak aan de hand daarvan concrete afspraken over verdere acties. Bijvoorbeeld hulp in de vormvan begeleiding bij het werk of in de persoon van de bedrijfsarts of bedrijfsmaatschappelijk werk.De beste resultaten worden bereikt wanneer de medewerker zelf de oplossingen aandraagt, maarbewaak dat deze redelijk zijn en passen binnen de mogelijkheden;- bespreek de consequenties bij een ongewijzigd verzuimpatroon. Er kunnen goede redenen zijnwaarom de medewerker niet in staat is, zijn verzuimpatroon te veranderen. Dan zal een oplossinggezocht moeten worden in bijvoorbeeld overplaatsing naar een andere functie. Maar hetontbreken van gegronde redenen, kan leiden tot disciplinaire maatregelen. Wees hier duidelijkover;- maak een afspraak voor een evaluatiegesprek;- maak een verslag van het verzuimgesprek, waarin u de afspraken duidelijk verwoordt. Het moetvoorzien zijn van een datum. Ook voor niet direct betrokkenen moet het verslag duidelijk zijn. Demedewerker en de leidinggevende ondertekenen beiden het verslag. Is de medewerker hiertoeniet bereid, laat hem dan alleen tekenen voor gezien of ontvangst of reik het verslag uit inaanwezigheid van een derde. Deze werkwijze is nodig met het oog op een eventuele disciplinairemaatregel.