BIV III proefexamen I opgaven - NBA

Bestuurlijke Informatieverzorging III proefexamen – opgave (beoogde tijd: 3 uur)Case Boek een Bon B.V.John Vroegkoop heeft op 1 januari 2005 de onderneming Boek een Bon B.V.opgezet welke gericht is op het verkopen van geschenkbonnen via het internet. Dezegeschenkbonnen worden uitsluitend verkocht aan ondernemingen. Dezeondernemingen verstrekken de geschenkbonnen aan personeel ter gelegenheid vanfeestdagen, jubilea en dergelijke.De bonnen kunnen middels een webapplicatie besteld worden.Deze webapplicatie wordt beheerd door een internet service provider.Na bestelling worden de bonnen elektronisch afgeleverd aan de afnemer middelscertificaten met unieke coderingen. Deze certificaten kunnen worden doorgestuurdaan werknemers van de afnemer. Middels dit elektronische certificaat kunnen bijaangesloten webwinkels artikelen gekocht worden. Bij gebruik van een certificaatvindt een automatische boeking plaats in de webapplicatie van Boek een Bon B.V.Maandelijks wordt aan de hand van deze boekingen de afrekening opgesteld perwebwinkel. Het bedrag van deze afrekening wordt na inhouding van een vasteprovisie (3%) uitbetaald aan de betreffende webwinkels. De provisie wordt berekendover het omzetbedrag. Jaarlijks ontvangen alle aangesloten webwinkels een kortingop deze provisie welke afhankelijk is van het totaalbedrag van afrekeningen van deindividuele webwinkel. Deze korting is schriftelijk vastgelegd en wordt door dedirecteur zorgvuldig bewaard in een brandvrije kluis.Aanvankelijk betrof het een eenmanszaak. De activiteiten ontwikkelden zich zeersuccesvol en gaandeweg groeide de onderneming uit tot een organisatie met 50medewerkers. Door de onstuimige groei is weinig oog geweest voor de interneorganisatie. Er is sprake van een platte organisatiestructuur waarbij bevoegdhedengeconcentreerd zijn bij de eigenaar, John Vroegkoop. Inmiddels heeft John uit dediverse contacten met relaties en adviseurs begrepen dat het verstandig is omwerkzaamheden te delegeren. Hij wil daarom de organisatie herstructureren.De huidige AO beschrijving van de verkopen beperkt zich tot het factuurproces. Deoverige zaken wikkelt John tot op heden zelf af en zijn daarom nimmer beschreven.Het beschreven factuurproces is als volgt samen te vatten:Wekelijks wordt door de administrateur een lijst geprint van verzondengeschenkbonnen met bestedingsbedragen per opdrachtgever/afnemer. Detotaaltelling in aantallen en bestedingsbedragen wordt door de administrateurovergenomen in het factuursysteem. Het factuursysteem maakt een factuur aan. Deadministrateur print de factuur en verstuurt deze aan de opdrachtgever/afnemer.Tevens importeert de administrateur de facturen uit het factuursysteem in definanciële administratie. De geïmporteerde gegevens worden verwerkt in hetdagboek verkopen van het financiële softwarepakket en automatisch doorgeboekt inde debiteuren subadministratie. De administrateur maakt na de verwerking eenoverzicht van de openstaande posten en verstrekt deze aan John Vroegkoop.De financiële administratie met betrekking tot de geschenkbonnen is als volgtingericht. In de financiële administratie worden de gefactureerde bedragenvastgelegd op de tussenrekening “Onder handen geschenkbonnen”. De betalingenaan de webshops worden, met correctie van de ingehouden provisie, tevens op dezerekening geboekt. Het saldo van deze post wordt onder de overlopende passiva inde jaarrekening opgenomen. De provisie wordt als omzet verwerkt.

Bestuurlijke Informatieverzorging III proefexamen – opgave (beoogde tijd: 3 uur)Boek een Bon B.V. is, zoals het er nu naar uit ziet, met ingang van 2008controleplichtig. In de managementletter over 2007 heeft de accountant van Boekeen Bon B.V. opmerkingen geplaatst over de interne organisatie en daarbij twijfelsuitgesproken over de volledige opbrengstverantwoording. Bij een eventuelecontroleopdracht zal dit ongewijde leiden tot een verklaring met eenoordeelonthouding.John Vroegop is bezig met het opstellen van een strategisch plan voor de komende 5jaren. Hierin wil hij verbeteringen opnemen van interne beheersingsmaatregelen. Ditplan zal als basis dienen voor een verdere groei naar een Europese aanbieder vangeschenkbonnen middels het internet.U bent als medewerker van het accountantskantoor de cliëntmanager van Boek eenBon B.V.Gevraagd.:1. Welk typologiemodel is van toepassing op Boek en Bon B.V. Plaats u hierbijop de stoel van de klant en leg het belang uit van het door u gekozentypologiemodel voor de volledigheid van de opbrengstverantwoording.2. De gekozen strategie leidt tot risico’s van interne beheersing.Bespreek zes risico’s met betrekking tot de volledigheid vanopbrengstverantwoording van het verkoopproces en geef per risico tweeaanbevelingen ter verbetering. Stel hiertoe een risicocontrolematrix op van derisico’s volgens onderstaand model:Risico normatievebeheersdoelstellingAangetroffenbeheersmaatregelRestrisico(hoog/midden/laag)Aan te brengenverbetering3. Op de grootboekrekening Onderhanden geschenkbonnen vindt saldering vante ontvangen en verschuldigde bedragen plaats. Is het voor deinformatievoorziening van belang om deze grootboekrekening te splitsen intwee rekeningen: uitgegeven certificaten en afgewikkelde certificaten? Betrekin uw antwoord de informatiebehoefte van de directeur n.a.v. dedoelstellingen van deze onderneming m.b.t. te realiserengeschenkbonmutaties (uitgave en afwikkeling van certificaten) en de provisie.4. Welke interne functiescheiding acht u dan noodzakelijk ter zake van de postOnderhanden geschenkbonnen zodat een verantwoord beeld kan wordenverkregen van de omvang van deze post?5. John Vroegop heeft van collega-ondernemers uit de ondernemerskringgehoord dat het gebruikelijk is om het tolmodel toe passen ominformatiebehoefte te inventariseren. Hij wilde niet dom lijken, maar heeftgeen idee wat men bedoelt. Kunt u dit in korte bewoordingen uitleggen?6. In het strategisch plan wil John Vroegop gebruik maken van de balancedscorecard. Benoem de vier invalshoeken en bespreek per invalshoek tweeprestatie indicatoren waarop John kan sturen met betrekking tot detoekomstige buitenlandse (Europese) klanten.

Bestuurlijke Informatieverzorging III proefexamen – opgave (beoogde tijd: 3 uur)7. Welke informatie acht u noodzakelijk om het strategisch plan met betrekkingtot de buitenlandse klanten op te kunnen stellen.De automatisering neemt een dominante plaats in binnen de organisatie van Boekeen Bon B.V. Er wordt gewerkt met twee server locaties (hoofd server locatie enuitval server locatie) door middel van dedicated servers. Dit betekent dat Boek eenBon B.V. zelf op afstand het applicatiebeheer op de servers uit kan oefenen. Debesturingssoftware wordt beheerd door de serviceprovider.Op de server is de internetapplicatie geplaatst waarmee de geschenkbonnen bestelden afgehandeld kunnen worden.8. Geef een advies ter zake van de inhoud van de SLA met de serviceprovider.9. Met betrekking tot interne beheersing wordt het COSO II model aanbevolen.Welke control activities adviseert u aan Boek een Bon B.V. met betrekking totde internetapplicatie? Maak hiertoe een indeling naar website gerelateerd,certificaten, financiële afwikkeling en toegangsbeveiliging.De automatiseringsbranche maakt op dit moment een zeer sterke groei door. Dit leidter onder meer toe dat er een enorme vraag op de arbeidsmarkt naar (hoog)gekwalificeerde medewerkers is ontstaan. Hierdoor neemt het verloop onder hetpersoneel sterk toe. Bovendien is gebleken dat een deel van het huidige personeelniet (meer) over de vereiste kwalificaties beschikt waardoor soms niet adequaat opde vragen van opdrachtgevers kan worden ingespeeld.John Vroegop heeft daarom dan ook besloten om meer aandacht te schenken aanhet personeelsbeleid. Hiertoe is onder meer een Human Resource manageraangetrokken die er voor moet zorgen dat de medewerkers van Boek een Bon B.V.niet snel naar een andere werkgever zullen overstappen. Randvoorwaarde is(natuurlijk) dat dit niet met exceptionele salarisstijgingen gepaard gaat.10. Geef een beschrijving van de maatregelen die de nieuwe HR-manager vanBoek een Bon B.V. in dit verband op lange termijn zou kunnen toepassen.Met nadruk wordt hier gesteld dat geen verhandeling over verschillendebeloningsstelsels wordt gevraagd.