Basisrapport ProRail Prestatiemeting Ingenieursbureaus

prorail.nl

Basisrapport ProRail Prestatiemeting Ingenieursbureaus

Basisrapport PrestatiemetenDeel A: IngeneursbureausInhoudsopgave1 Inleiding 21.1 Basisrapport: Algemeen Deel ...................................................................................... 21.2 Gebruik van Prestatiemeting als gunningcriterium ...................................................... 22 Algemeen 32.1 Indicatoren ................................................................................................................... 32.2 Planning ....................................................................................................................... 33 Interviewresultaat 43.1 Actuele contracten ....................................................................................................... 43.2 Eisen voor valide meting.............................................................................................. 43.3 Interviewscores ............................................................................................................ 53.4 Interviewaspecten ........................................................................................................ 53.5 Berekening ................................................................................................................... 53.6 Combinaties ................................................................................................................. 63.7 Normscore ................................................................................................................... 63.8 Onvoldoende beoordelingen ....................................................................................... 63.9 Nieuwkomers ............................................................................................................... 6Basisrapport Prestatiemeten Deel A: Ingenieursbureaus Pagina 1 van 6


1 Inleiding1.1 Basisrapport: Algemeen DeelDe uitgangspunten en het gebruik van de prestatiemeting worden beschreven in hetBasisrapport, algemeen deel.In dit Deel A wordt de methode die gehanteerd wordt voor de meting van de prestaties van deerkende ingenieursbureaus nader beschreven.1.2 Gebruik van Prestatiemeting als gunningcriteriumVoor de erkende ingenieursbureaus is het gebruik van de prestatiemeting als gunningcriteriumingevoerd vanaf 2008 Q3.De correctiefactoren (fictieve verlaging of verhoging van de inschrijfbedragen) vooraanbestedingen in Q i+2 worden vastgesteld op basis van de over Q i berekendeuitvoeringsperformance. De resultaten worden gerapporteerd in Q i+1 .Het gebruik van correctiefactoren wordt aangekondigd in de uitnodiging tot inschrijving.De correctiefactoren worden als volgt berekend:“de helft van het verschil tussen de norm voor de uitvoeringsperformance en de score van hetbedrijf op de uitvoeringsperformance.”Voorbeeld:Voor een bedrijf met een correctiefactor –0,57% geld bij een inschrijfsom van € 100 eenevaluatieprijs van(100% + (-0,57%)) * € 100 = € 99,43.Voor een bedrijf met een correctiefactor van 3,2% geldt in dit geval een evaluatieprijs van(100% + (3,2%)) * € 100 = € 103,20.Basisrapport Prestatiemeten Deel A: Ingenieursbureaus Pagina 2 van 6


2 Algemeen2.1 IndicatorenDe meting van de prestaties van de (erkende) ingenieursbureaus is (alleen) gebaseerd opinterviews met de projectmanagers van ProRail.2.2 PlanningOm een prestatiemeting over kwartaal Q i te houden worden de volgende stappen gevolgd:• Houden interviews: week 12 en 13 van Q i en week 1 t/m 4 van Q i+1 .• Verwerken interviews week 5 en 6en toerekening TAO’s en Incidenten• Samenstellen rapport: week 7 en 8 Q i+1 .• Goedkeuren rapport: week 9 (10) Q i+1 .• Verzending rapport: week 10 (11) Q i+1 .• Toepassen correctiefactoren: Q i+2Prestatiemeting PlanningQ iIB maand 3maand 1 maand 2 maand 3 maand 1wk 12 wk 13 wk 1 wk 2 wk 3 wk 4 wk 5 wk 6 wk 7 wk 8 wk 9 wk 10 wk 11 wk 12 wk 13 wk 1 wk 21. Proceskwaliteit1.1 interviewronde1.2 verwerken interviews2. Veiligheid en Milieu3. Beschikbaarheid4. Rapportering4.1 opstellen rapporten4.2 goedkeuring rapport4.3 publicatie rapport5. Aanbestedingen- toepassing correctiefactorenQ i+1 Q i+2Basisrapport Prestatiemeten Deel A: Ingenieursbureaus Pagina 3 van 6


3 Interviewresultaat3.1 Actuele contractenIeder kwartaal wordt voor alle erkende bedrijven het overzicht van contracten voorwerkzaamheden vallend onder de erkenningscategorieën bijgewerkt. Nagegaan wordt welkecontracten actueel zijn. Dit overzicht is gebaseerd op informatie opgenomen in het ORSsysteem(registraties van aanbestedingen), informatie van ProRail project- en bouwmanagers,informatie van de bedrijven zelf. Alle actuele contracten komen dus gedurende de gehelelooptijd in aanmerking voor metingen in ieder kwartaal.In principe komen alle actuele contracten in aanmerking voor de prestatiemeting en in hetbijzonder voor het houden van interviews.In de praktijk blijkt echter dat er minder contracten worden onderzocht c.q. gerapporteerdvanwege diverse redenen:• het project bevindt zich in de aanloop- of afrondingsfase.• de projectverantwoordelijke is niet beschikbaar voor een interview.• het project is nog niet volledig geregistreerd [veelal bij kleine projecten].• de doorlooptijd is significant korter dan 3 maanden.• het project is voor een korte periode (in ieder geval dit kwartaal) gepauzeerd en er hebbenzich daardoor geen activiteiten voorgedaan.Van ieder contract wordt vastgesteld welke medewerker van ProRail contractverantwoordelijkis. De contractverantwoordelijkheid kan afhankelijk van de fase waarin het project verkeertverschuiven naar een andere ProRail-medewerker. Indien de contractverantwoordelijkheidberust bij een ingehuurde medewerker zal geen beoordeling worden gevraagd.3.2 Eisen voor valide metingOnderstaande randvoorwaarden zijn minimaal, het optimum ligt uiteraard hoger.• Per kwartaal worden per bedrijf tenminste twee verschillende medewerkers(contractverantwoordelijke) van ProRail geïnterviewd.• Per kwartaal worden per bedrijf ten minste twee verschillende contracten beoordeeld.• Minimaal 75% van de vragen per interview moet worden beantwoord.Basisrapport Prestatiemeten Deel A: Ingenieursbureaus Pagina 4 van 6


3.3 InterviewscoresDoor middel van de interviews met de contractverantwoordelijke medewerkers van ProRailworden de procesmatige aspecten van een contract onderzocht.Hiervoor wordt gebruik gemaakt van vooraf geformuleerde vragen, met steeds 4 mogelijkeantwoorden. De vraagstelling sluit enerzijds aan bij de belangrijkste beheersaspecten van hetcontract en anderzijds bij de erkenningseisen.De geïnterviewde geeft aan welk antwoord het best past bij de vraag. De antwoorden zijnsteeds volgens een vast principe gerangschikt:• Ondanks meerdere verzoeken wordt nog steeds niet voldaan [score = 25 %]• Na één herinnering wordt aan een eis voldaan [score = 50 %]• Er is geen herinnering of verzoek nodig, aan de eis wordt voldaan [score = 75 %]• Er wordt significant meer geleverd dan gevraagd [score = 100 %].Gekozen is voor een asymmetrische 4 puntsschaal. Daarmee wordt bewust aangedrongen opeen keuze in een positieve of negatieve waardering en wordt enige nuancering mogelijk; deneiging om het – veilige - midden te kiezen wordt voorkomen.3.4 InterviewaspectenIn onderstaande tabel staan kort de aspecten en vragen die in de interviews aan de ordekomen. Tevens zijn de weegfactoren per vraag gegeven.Vraag Nr. Gewicht De vraag heeft betrekking op de/het …1 10 Planmatig werken kwaliteit van planning / plan van aanpak2 10 werkelijke voortgang3 10 Deskundigheid en ervaring en deskundigheid4 5 Kwaliteit oplossen van gemis aan ervaring5. 5 a. adviseur zijnb. advies over optimalisatie scope en geld6 15 kwaliteit van het concrete werk7 5 aandacht om kwaliteit te verkrijgen8 10 Samenwerking en zelfstandigheid van werken9 5 communicatie onderlinge (werk)relatie opdrachtgever - opdrachtnemer10 5 (in)formele feedback11 10 Milieu a. mate van aandacht voor milieuaspectenb. gevoel voor omgevingsaspecten en besluitvorming12 10 Veiligheid a. ontwerpfase: aandacht voor veiligheidTotaal 100b. uitvoeringsfase: aandacht voor veiligheidBij de vragen 5, 11 en 12 zijn 2 alternatieve vragen: één voor opdrachten die meer in eenontwerpfase verkeren en één voor opdrachten in de uitvoeringsfase.3.5 BerekeningDe interviewscore wordt berekend door per interview de werkelijke score te delen op demaximaal haalbare score. In deze berekening tellen vragen die niet van toepassing werdengeacht niet mee.Basisrapport Prestatiemeten Deel A: Ingenieursbureaus Pagina 5 van 6


3.6 CombinatiesBeoordelingen van projectleiders van ProRail over contracten met combinaties tellen in principevoor alle combinanten gelijk mee, tenzij de projectleider aangeeft dat zijn beoordeling in eenkwartaal alleen betrekking heeft op één van de combinanten.3.7 NormscoreEr is gekozen voor een normscore van 75 % omdat dit gevoelsmatig goed overeenkomt met hetrapportcijfer dat je zou geven aan een bedrijf dat altijd netjes en volgens afspraak werkt.Wanneer een antwoord wordt gegeven dat afwijkt van de normscore [= 75 %] dan moet degeïnterviewde dit aan de hand van voorbeelden aannemelijk maken. Van de resultaten wordteen gewogen gemiddelde bepaald [niet alle vragen wegen even zwaar] dat wordt uitgedrukt ineen percentage. De normscore van dit gewogen gemiddelde is eveneens 75 %.3.8 Onvoldoende beoordelingenIndien een bedrijf in een kwartaal geen of te weinig valide interviews heeft gehad krijgt dit bedrijfeen neutrale score op de kwartaalperformance; deze wordt berekend op basis van hetgemiddelde van de scores op de kwartaalperformance van dit bedrijf in de voorgaande vierkwartalen.Een bedrijf dat in het derde achtereenvolgende kwartaal wederom geen valide score heeftbehaald krijgt geen nieuwe score op de kwartaal- en uitvoeringsperformance; het bedrijf wordtdan ook niet meer opgenomen in de kwartaalrapporten.Heeft het bedrijf in het vierde daaropvolgende kwartaal toch weer voldoende validebeoordelingen dan wordt het beschouwd als een nieuwkomer.3.9 NieuwkomersVoor het gebruik als gunningcriterium (zie verder) krijgen nieuw erkende bedrijven waarvan deprestaties nog niet gemeten zijn als uitvoeringsperformance de gemiddelde score van de welgemeten bedrijven, met een maximum van de norm voor de uitvoeringperformance.Indien een nieuw erkend bedrijf bij de actuele prestatiemeting voldoende beoordelingen heeftkrijgt het ook een score voor de kwartaalperformance. Voor de berekening van deuitvoeringsperformance (over vijf kwartalen) krijgt dit bedrijf voor de voorgaande vier kwartalende gemiddelde kwartaalperformance (met een maximum van de norm) van die kwartalen.Basisrapport Prestatiemeten Deel A: Ingenieursbureaus Pagina 6 van 6

More magazines by this user
Similar magazines