Contracteringsbeleid van ProRail voor ingenieursbureaus

1. Sturen op doelenProRail wil in de periode 2012-2015 een topspoorbedrijfworden. We willen verstoringen sneller oplossen, veiligheidsrisico’sop het spoor minimaliseren en een spoorsysteembeheren dat minder kwetsbaar is voor verstoringen.De vier strategische doelstellingen die we in 2015 bereiktwillen hebben, zijn:• Veilig spoor – 0 vermijdbare ongevallen.• Betrouwbaar spoor – 0 vermijdbare verstoringen.• Punctueel spoor – 95 procent, nooit lager dan 85 procent.• Duurzaam spoor – CO 2-ladder 5, 30 procent minderenergieverbruik.Om onze doelen in 2015 te bereiken, hebben wij zevenveranderopdrachten geformuleerd. Deze staan aangegevenin de buitenste ring in nevenstaande illustratie.Deze doelstellingen wil ProRail realiseren door resultaatgericht,klantgericht en kostenbewust te werken met hetoog op continue verbetering. Dit contracteringsbeleidgeeft weer hoe ProRail dat gaat doen. Dit contracteringsbeleidheeft als doel alle ProRail-medewerkers en ingenieursenadviesbureaus waarmee wij samenwerken eenduidigrichting te bieden en geldt voor alle ingenieursdiensten2. Algemene uitgangspuntenDe algemene uitgangspunten die ProRail hanteert in hetkader van professioneel opdrachtgeverschap staan hieronderweergegeven. Ze dienen als leidraad voor ProRail-medewerkersen samenwerkingspartners in het algemeen en in hetcontracteringsproces. Door deze algemene en specifiekeuitgangspunten in acht te nemen, hanteren we als organisatieeen duidelijke en eenduidige manier van contracteren, watpositief bijdraagt aan ons professioneel opdrachtgeverschap.1 ProRail is een onmisbare schakel tussenhet spoor en haar stakeholdersProRail heeft een bijzondere maatschappelijke positie alsbeheerder van het spoorwegnetwerk in Nederland. Wijzijn de schakel tussen de wensen van de vervoerders en detechnische oplossing en de realisatie daarvan. Dit betekentdat we een aantal taken zelf doen om onze unieke kwaliteitente benutten. De kernzin is: “Wij kunnen wel takenuitbesteden, maar geen verantwoordelijkheden”.Onderdeel van onze taak, en wat we dus niet uitbestedenen zelf doen, is regie voeren over de opdrachten en hetopstellen van de eisen behorende bij een passende systeemoplossingdie aan de eisen van de stakeholders voldoet.Door een professionele en transparante opdrachtgever tezijn en in samenwerking met ingenieurs- en adviesbureausdoeltreffende en slagvaardige resultaten bereiken, dragenwe bij aan een optimale bereikbaarheid over het spoor.binnen ProRail. Indien wij met onze opdrachtnemers opde juiste wijze samenwerken, kunnen wij hun toegevoegdewaarde maximaal benutten om bij te dragen aan onzedoelen.lean:klantgerichten continueverbeterencapaciteitvoor meertreinenbetrouwbaarresultaatgerichten kostenbewustvergrotenveiligheidveiligonzeklantenduurzaampunctueelrobuusterenpunctuelerspoornetmeerinnovatiefen duurzaamadequate scenario’svoor de toekomst2 Door een scherpe formulering van onze rolen die van de ketenpartners in de waardeketengeven we duidelijk aan waar onze toegevoegdewaarde ligt en welke dingen we niet doenProRail maakt een duidelijk onderscheid tussen haar eigen,cruciale taken en taken die uitbesteed kunnen wordenen in de markt aan creativiteit en innovativiteit kunnenwinnen. Zo worden de unieke kwaliteiten van ProRail eningenieurs- en adviesbureaus optimaal benut en kunnenbeide partijen zich volledig richten op hun eigen bijdrageaan het gezamenlijke succes. ProRail levert hierdoor meerkwaliteit en benut de partijen in de markt maximaal.3 ProRail streeft naar efficiency en het beheersenvan projecten met Systems EngineeringSystems Engineering is de werkwijze die ProRail meteen aantal belangrijke marktpartijen heeft afgesprokenen hanteert. Systems Engineering geeft op elk momenthelder inzicht in de keuzes die tijdens een project zijngemaakt, door ons en door onze opdrachtnemers. DankzijSystems Engineering werken we expliciet en verifiëren wecontinu. We stellen expliciete vragen en krijgen de juisteantwoorden, die door het ingenieursbureau al zijn ge -verifieerd aan de projecteisen. Voor sommige werkvelden isSystems Engineering wettelijk verplicht.4 ProRail zet in de beginfase interne en externespecialisten in voor creatieve oplossingenProRail wil zo vroeg mogelijk in een project de kansen,eisen en belemmeringen in kaart brengen. Door de vroegeinzet van kennis en ervaring van experts in expertmeetings/expertateliers is er ruimte voor creatieve en doelgerichteoplossingen. Dankzij een snelle en goede analyse van deprojecteisen door experts kan ProRail zo snel mogelijk eengerichte, volledige en juiste vraag stellen. Hierdoor kunnende kosten omlaag, de kwaliteit omhoog en wordt de doorlooptijdverkort. ProRail voert zelf maximaal de regie overdeze fase en bepaalt de richting van de systeemoplossing.Ingenieurs- en adviesbureaus die we hierbij inschakelen,selecteren we in het bijzonder op basis van hun kwaliteiten,daarbij speelt prijs een ondergeschikte rol.Zodra de eisen, kaders en randvoorwaarden bepaald zijn,kan de markt gericht concurreren op het ontwerpen enrealiseren van de systeemoplossing. Zo stimuleert ProRailmarktwerking en draagt zij mede bij aan een gezonde markt.5 ProRail besteedt specificeerbare eindproductenzo snel mogelijk uitProRail besteedt een specificeerbaar eindproduct, bij voorkeureen probleem, in plaats van een voorgedefinieerdeoplossing, zo snel mogelijk integraal uit in concurrentie.Integraal uitbesteden betekent dat we de markt zoveelmogelijk in concurrentie de oplossing, inclusief ontwerpen realisatie, laten bepalen.Ingenieurs- en adviesbureaus kunnen hier verschillenderollen in vervullen. De rol van ondersteuner, advies gevenden/of de rol van system integrator.Nadat ProRail, al dan niet met ondersteuning van hetingenieursbureau de richting van de systeemoplossingheeft vastgesteld kunnen aanvullende ingenieursbureau -diensten worden gecontracteerd. Deze diensten zijn gerichtop het zo snel mogelijk krijgen van een passende aanbiedingvoor ontwerp & realisatie van het eindproduct. Daarnaastkan het ingenieursbureau worden gevraagd om ProRail teondersteunen bij haar taak zoals bouwmanagement.6 ProRail kan een resultaat goed beoordelen opbasis van het contractMedewerkers stellen de juiste, eenduidige vraag aan hetingenieurs- en adviesbureau en kunnen goed beoordelenof het antwoord voldoet en geschikt is voor gebruik.Uitgangspunt is dat het ingenieursbureau in eerste instantiezelf aantoont dat de oplossing voldoet aan de voorafgestelde eisen. Afspraken die in het contract vastliggen,zijn leidend en moeten in het kader van goed opdrachtgeverschapdoor beide partijen worden nagekomen.Buiten dit contract leggen beide partijen geen afwijkendeafspraken vast; extra werk moet aanbestedingsrechtelijktoegestaan zijn. Bij het aansturen en beheren van deopdracht aan een opdrachtnemer is er bij ProRail éénpersoon die verantwoordelijk is, en zich ook voelt, voor deinzet van het ingenieurs- en adviesbureau. Dit geeft zowelintern als tegenover ingenieurs- en adviesbureaus duidelijkheid.7 Gunnen op prijs of gunnen op kwaliteit?Als we de gewenste kwaliteit maar voor een deel kunnenbepalen of de eigen inbreng van opdrachtnemers bijdraagtaan het bereiken van onze doelstellingen is gunnen opkwalitatieve criteria een passende methode. De opdrachtnemerkomt dan met een inhoudelijke aanbieding.ProRail ContracteringsbeleidHoofdstuk4 ProRail Contracteringsbeleid Hoofdstuk5