Contracteringsbeleid van ProRail voor ingenieursbureaus

3.3. Afdelingen binnen ProRailBinnen ProRail is een duidelijke rolverdeling cruciaal vooreen goede uitvoering van het beleid van ProRail. BinnenProjecten kent ProRail de volgende rol- en taakverdeling:Elk projectproces verschilt, maar doorgaans hanteert ProRaildeze volgorde en taakverdeling tijdens een project:• Planontwikkelaar en/of railtechnicus van ProRail stelt eenprojectplan en een WBS-analyse op.• Projectmanager en tendermanager stellen in samenspraakmet de overige projectteamleden het contracteringsplanop en ondertekenen dit gezamenlijk. Dit contracteringsplankan gedurende het project worden aangepast.• Planontwikkelaar of rail systems engineer en de adviseursvan GJZ specificeren wat nodig is voor de eigen taak,denken mee over het vinden van de juiste partij en bewakende kwaliteit van hetgeen de opdrachtnemer levert.• Planontwikkelaar of rail systems engineer voert dagelijkscontractmanagement met het ingenieurs- of adviesbureauen bewaakt de dagelijkse voortgang op product, tijd engeld. Hij of zij escaleert tijdig naar het eerste escalatieniveau:de projectmanager.• AKI is verantwoordelijk voor de aanbestedingen. Bijenkelvoudige onderhandse aanbestedingen spreektde tendermanager af hoe en door wie deze wordenuitgevoerd (bijvoorbeeld door de vakafdeling zelf) Ookhier wordt, conform de procuratieregeling, de opdrachtverstrekt door de coördinerend projectmanager.Hierbij geldt dat een ProRail-medewerker een deel van zijntaken kan uitbesteden, maar altijd zelf verantwoordelijk blijftvoor het specificeren en beoordelen van het werkpakket dathij uitbesteed heeft. Een goede samenwerking tussen deProRail-medewerkers is een randvoorwaarde voor kwalitatiefgoed werk en een goed opdrachtgeverschap van ProRail.• Projectteam - Projectplan en WBS-analyse.3.4. Uitvragen in concurrentieBij voorkeur vraagt ProRail al het ingenieurs- en adviesbureauwerkbij grote én kleinere opdrachten in concurrentie uit.We letten hierbij op de balans tussen de inspanning vooreen aanbesteding tegenover de opbrengst ervan.3.5. Geen exclusiviteit voor alle projectfasenProRail is het aan haar omgeving verplicht de kwaliteit hoogen de kosten laag te houden. Een ingenieurs- of adviesbureauis daarom niet meer vanzelfsprekend exclusiefbetrokken bij alle projectfasen. Soms is het voor ProRailcommercieel aantrekkelijker om een uitvraag te doen perprojectfase. Daarnaast kan ProRail de opdracht soms in deloop van een project nog concreter vormgeven dan bij destart. In deze gevallen besteden we aan per projectdeel.Voor ingenieurs- en adviesbureaus kan dit ook aantrekke lijkzijn, bijvoorbeeld omdat hun unieke kwaliteiten bijge ïntegreerde contracten voor specifieke doeleindeningeschakeld kunnen worden.Deze opzet stimuleert verder dat diverse ingenieurs- enadviesbureaus elkaars werk toetsen. Hierbij is meer kritischefeedback te verwachten dan wanneer zij hun eigen werkzouden controleren. Met het wegnemen van de exclusiviteitin alle projectfasen kan ProRail de kosten omlaag brengen,terwijl de kwaliteit van het eindproduct verbeterd kan worden.3.6. PrestatiemetingProRail meet periodiek de prestaties van ingenieurs- enadviesbureaus en beoordeelt of zij voldoen aan de con -tractuele verplichtingen. De scores van deze prestatiemetingworden vervolgens meegenomen in de procedure.Beter presterende ingenieurs- en adviesbureaus voegenmeer waarde toe door een efficiënter projectproces enmogen dus duurder zijn.Het gewicht van de prestatiemeting is bepaald op een deelvan de opdrachtsom. Het exacte percentage is te vinden opwww.prorail.nl en afhankelijk van de scores van ingenieursenadviesbureaus in de prestatiemeting van ProRail.3.7. IncentivesWe passen waar mogelijk incentives toe in de volgendevormen:• in een bonus-malusstructuur• ProRail gaat een alliantie aan met een ingenieurs- enadviesbureau: het bureau wordt (voor een deel) mederisicodragend en (een deel van de) risico’s wordengezamenlijk gemanaged.3.8. CO 2-reductieprogrammaProRail vindt het belangrijk dat haar leveranciers duurzameproducten leveren en een duurzame bedrijfsvoeringhanteren. Zij heeft de CO 2-prestatieladder ontwikkeldom deelnemende bedrijven uit te dagen en te stimulerenhun eigen CO 2-productie te kennen en te verminderen.Concreet geldt: hoe meer een bedrijf zich inspant omCO 2-emissie te reduceren, hoe meer kans op gunning.Sinds 16 maart 2011 is het beheer van en de verantwoordelijkheidvoor de ladder in handen van de StichtingKlimaatvriendelijk Aanbesteden en Ondernemen (SKAO).Hier is meer informatie te vinden over het CO 2-reductieprogrammaen contactinformatie van de SKAO.3.9. VeiligheidsladderOok veiligheid op de werkvloer is voor ProRail letterlijk vanlevensbelang. Met de introductie van de veiligheidsladderwil ProRail samen met de branche veilig werken op hetspoor een stap verder brengen. De veiligheidsladder iseen certificeerbare norm om het veiligheidsbewustzijn enbewust veilig handelen in bedrijven te meten en continu teverbeteren. Veiligheid speelt een steeds grotere rol bij hetgunnen van spoorwerk. Een hoger veiligheidsbewustzijnvan alle partners in de spoorketen betekent een hogerescore op de veiligheidsladder. ProRail beloont een hogereveiligheidsscore door deze positief mee te wegen bij aan -bestedingen. Kortom: hoe veiliger opdrachtnemers werken,hoe groter de kans dat zij een opdracht verwerven.De veiligheidsladder is inmiddels breed geaccepteerd in debouwsector en is in opzet vergelijkbaar met de door ProRailontwikkelde CO 2-prestatieladder. Vanaf 1 januari 2013 kaneen verkregen certificaat worden gebruikt bij aanbestedingenvan ProRail.ProRail ContracteringsbeleidHoofdstuk8 ProRail Contracteringsbeleid Hoofdstuk9