Nieuwsbrief december 2012 - Hulpverleningsdienst Drenthe

BrandweerNaar één brandweer DrentheDecemberJaargang 1, nr. 4Belangrijke stap op weg naar één brandweer DrentheKwaliteit Drentse brandweerkorpsen op ordeDe kwaliteit van de Drentsebrandweerkorpsen en van deHulpverleningsdienst Drenthe is oporde. Dat blijkt uit een onafhankelijkekwaliteitstoets die het bureau TwynstraGudde de afgelopen maanden heeftuitgevoerd. Per brandweerorganisatie isinzichtelijk gemaakt wat de kwaliteit van de(basis)brandweerzorg is. Op basis van dezeresultaten kan het Algemeen Bestuur van deVeiligheids-regio nu nadere afspraken makenover de overdracht van brandweerzorg, deovergang van de brandweerorganisatiesen de kosten(verdeling). Daarmee kan eenbelangrijke stap gezet worden in de vormingvan één brandweer Drenthe per 1 januari2014.De kwaliteitstoets geeft inzicht in hetkwaliteitsniveau van de (basis)brandweerzorgop alle onderdelen van de veiligheidsketen(risicobeheersing, incidentbeheersing enbedrijfsvoering). Bij het onderzoek is rekeninggehouden met het lokale risicoprofiel.Gemeenten met hoge veiligheidsrisico’smaken bijvoorbeeld meer kosten dangemeenten met een relatief laag risicoprofiel.Vanzelfsprekend zijn op onderdelen altijdverbeteringen mogelijk. De komendeperiode wordt besproken welkkwaliteitsniveau wordt aangehouden bijde vorming van de nieuwe gezamenlijkebrandweerorganisatie. Dan wordtook bekeken in hoeverre wellicht oponderdelen verbeteringen moetenplaatsvinden. De kwaliteit van dehuidige korpsen ligt zo dicht bij elkaar, dateen laatste onderlinge afstemming naarverwachting zonder ingrijpendemaatregelen mogelijk is.De belangrijkste conclusiesHieronder de belangrijkste conclusies uithet onderzoek op een rij:- Er is geen sprake van achterstalligonderhoud of verborgen gebrekendie een belemmering vormen omde regionalisering betrouwbaaren transparantvorm te geven;- Alle gemeenten en HVD Drenthescoren op de 48 kwaliteitscriteriagemiddeld een voldoende;- Geen van gemeenten enHVD Drenthe scoortop alle criteria voldoende;

December 2012pag. 2- Als de 48 criteria worden geclusterd naar de driehoofdgebieden, dan is er één gemeente die op éénvan de hoofdgebieden net geen voldoende scoort.Hierbij geldt dat die gemeente, met beperkteinspanning, de score kan verhogen naarvoldoende. Hiervoor heeft deze gemeenteoverigens ook al stappen gezet;- De resultaten van de gemeenten die samen eendistrict vormen, liggen dicht bij elkaar;- Hoe langer districten al samenwerken, hoe meerde onderlinge resultaten gelijkluidend zijn, maarook hoe hoger de scores.Het is nu aan de bestuurders van de VeiligheidsregioDrenthe om te bepalen welk kwaliteitsniveau zij kiezen voorde nieuwe organisatie, het zogenaamde instapniveau.Goede sfeer tijdens postrondesVragen zijn niet van de luchtIn nieuwsbrief nr. 3 vertelden we over de eerste ervaringenvan de commandanten tijdens hun rondes langs de posten.Tijdens die bijeenkomsten praten zij met vrijwilligers overwat de regionalisering van de brandweer voor hen betekent.Heel wat meer posten zijn al bezocht. De commandantenervaren de sfeer als goed. Conclusie: het was zeker niet alleeninformatie brengen, op alle posten is er echt goed met elkaargesproken.De vrijwilligers zijn direct en stellen veel vragen. Vragen die,als het mogelijk was, direct door de commandant werdenbeantwoord. Maar er zijn ook vragen die nog beantwoordmoeten worden.Alle vragen en, als het bekend is, antwoorden vind je op dewww.hvd-drenthe.nl website van de HulpverleningsdienstVragen, zorgen en suggestiesOok voor de nu bezochte posten geldt dat de vrijwilligersvooral benieuwd zijn naar wat dit voor hun eigenposten betekent. Verder willen zij graag weten hoe demedezeggenschap wordt geregeld. Er zijn ook zorgen.Zo vraagt men zich af of het oefenen niet te centraal, dusverder weg vande vrijwilligers, georganiseerd gaat worden.Vraag aan de commandant was dan ook om de vrijwilligersgoed bij het oefenplan te betrekken. Gevarieerde oefeningendragen bij aan de motivatie van vrijwillige medewerkers.Naast zorgen kwamen er ook suggesties op tafel.Bijvoorbeeld: maak gebruik van de kennis en expertisevan vrijwilligers bij de invoering van de regionalisering,bijvoorbeeld op het gebied van ICT. Pluspunten zag men ook,bijvoorbeeld het goedkoper inkopen door gezamenlijke inkoop.Eind december zijn naar verwachting alle posten in Drenthebezocht. De vragen die tijdens de bijeenkomsten gesteld zijn,worden zoveel mogelijk verzameld. Een aantal plaatsen weook in deze nieuwsbrief. Alle vragen en antwoorden zijn tevinden op de website van de Hulpverleningsdienstwww.hvd-drenthe.nl Op de homepage van de website vindtje rechts de knop regionalisering, daarachter vind je veelinformatie over het project. Je kunt je hier ook gemakkelijkaanmelden voor de digitale versie van de nieuwsbrief overregionalisering.

December 2012pag. 3Onderzoek naar nieuweICT-infrastructuurDe HVD, GGD en brandweer Assen betrekken eind 2013een nieuw pand in Assen. Zij hebben afgesproken om devoorzieningen, inclusief ICT, te delen. Dit is van belang voorhet treffen van ICT-voorzieningen waarmee alle medewerkersvan de nieuwe Brandweer Drenthe vanaf 1 januari 2014kunnen werken. Hoe ziet die ICT-infrastructuur er straks uit?Adviesbureau Ordina heeft hiernaar onderzoek gedaan incombinatie met de nieuwe huisvesting van HVD, GGD enbrandweer Assen. Ordina adviseert om voor de periode2014-2018 te kiezen voor één gezamenlijke, flexibeleinfrastructuur. Deze basisinfrastructuur is geschikt omde minimale eisen aan te kunnen, maar kan moeiteloosde toekomstige ontwikkelingen (schaalvergroting, andereaantallen medewerkers, eventuele nieuwe applicaties etc.)het hoofd bieden. Bovenop deze infrastructuur (‘onderlaag’)worden de toepassingen en applicaties, en de koppelingenmet partners aangebracht.Met deze aanpak zijn de kansen het grootst om op 1 januari2014 goed van start te kunnen gaan. Inmiddels heeft deStuurgroep regionalisering brandweer het advies van Ordinaals richtinggevend overgenomen.FlexibiliteitDe keuze voor deze flexibele ‘onderlaag’ maakt het mogelijkom:1. Verschillende locaties en applicaties te koppelen aande infrastructuur;2. Nader te bepalen in welke mate het technische beheeral dan niet (deels)uit wordt besteed;3. Na enkele jaren te kiezen voor een andere organisatievan het beheer.Deze flexibele ‘onderlaag’ laat ook de keuze voor mogelijkesamenwerkingsverbanden met andere organisaties(gemeenten of veiligheidsregio’s) in de toekomst nog open.De planning van de bouw van de ICT-structuur, te beginnenmet de flexibele onderlaag, moet naadloos aansluiten op deoplevering van het nieuwe gebouw.Vervolg besluitvormingIn november/december 2012 krijgt de stuurgroep eenuitvoeringsplan en de financiële consequenties voorgelegdvoor de verdere inrichting van de ICT.Bijzondere ondernemingsraad (BOR)regionalisering BrandweerEerste overleg vooral informatiefOp maandag 5 november heeft de eerste formele vergaderingvan de Bijzondere Ondernemingsraad (BOR) voor deregionalisering van de brandweer plaatsgevonden. Naastafgevaardigden van de verschillende Drentse gemeenteswaren namens de HVD regionaal commandant Fred Heerink,projectleider Sharon Blair en projectsecretaris Vincent v.d.Griendt aanwezig. Fred heeft een toelichting gegeven op deovergang van het district Zuidwest.Met ingang van 1 januari 2013 dragen de vier gemeentes inhet district Zuidwest de basisbrandweerzorg over aan deHVD. Het personeel gaat nog niet direct over. Zij wordengedurende een jaar gedetacheerd bij de HVD zodat op 1januari 2014 al het brandweerpersoneel in Drenthe in éénkeer overgaat naar de HVD.Vervolgens heeft de regionaal commandant een toelichtinggegeven op de kwaliteitstoets en de mogelijke gevolgendaarvan en is er kort ingegaan op de missie, de visie en dehoofdstructuur.Tot slot is gesproken over de zaken die op kortetermijn besproken worden. Zoals werving en selectievan het management, het beleidsplan Informatiseringen Automatisering (I&A) en de uitwerking van dehoofdstructuur tot een volledige organisatie. Het volgendeoverleg vond plaats op dinsdag 4 december.Hulpverleningsdienst Drenthe voert per 1januari 2013 de brandweerzorg uit voor deZuidWest Drentse gemeentenHet district Brandweer ZuidWest Drenthe is volop inontwikkeling. Dit met het doel de brandweerzorg voor 130.000inwoners in de gemeenten De Wolden, Hoogeveen, Meppel enWesterveld verder te versterken. De volgende stap is de vrijwilligeoverdracht van de uitvoering van de basisbrandweerzorg doorde Hulpverleningsdienst (HVD). Burgemeester Jan Westmaasvan Meppel geeft als voorzitter van ZuidWest aan dat dezeontwikkeling een uitwerking is van eerdere besluitvorming.De overdracht gaat in op 1 januari 2013. De kern van debasisbrandweerzorg ligt in het voorkomen en bestrijden vanbranden.Westmaas: “Samen met mijn collega-bestuurders ben ikverheugd over deze stap. De brandweer staat voor deskundig,daadkrachtig en behulpzaam. Onze vrijwilligers, medewerkersen management werken vanuit deze overtuiging. Door deoverdracht kunnen we de kwaliteit van de brandweerzorg aanonze inwoners en bedrijven verder verbeteren.”

December 2012pag. 4Sinds de besluitvorming in ZuidWest om over te gaan totvrijwillige opheffing van de gemeentelijke brandweer per 1januari 2013 is het landelijk besluit genomen om over te gaantot verplichte opheffing van de gemeentelijke brandweer per1 januari 2014. In 2013 wordt de regionaal commandant,Fred Heerink verantwoordelijk voor de uitvoering van debasisbrandweerzorg in ZuidWest Drenthe.Met ingang van 2014 wordt de basisbrandweerzorgin heel Drenthe onder de verantwoordelijkheid van deVeiligheidsregio uitgevoerd. De gemeentelijke brandweerwordt dan formeel opgeheven. De Veiligheidsregio Drenthetreedt naar buiten toe onder de naam HulpverleningsdienstDrenthe (HVD). De brandweer is daar een onderdeel van.Burgemeester verantwoordelijkWestmaas benadrukt dat hij en zijn collega’s Roger de Grootvan De Wolden, Rikus Jager van Westerveld en Karel Loohuisvan Hoogeveen als bestuurders in 2013 verantwoordelijkvoor de brandweer blijven. De veranderingen zijn vooraldistrictelijk en intern gericht en worden vanaf 1 januari 2013in regionaal verband verder voortgezet om per 1 januari 2014tot een regionale brandweer te komen.Bedrijfsvoering steeds meer gelijkSinds 2008 is sprake van districtelijke samenwerking inZuidWest Drenthe. De laatste twee jaar krijgt dit ook in deorganisatie steeds concreter vorm. De bedrijfsvoering enwerkwijzen worden steeds meer gelijk. Vanaf 1 januari 2013wordt het district voor de interne organisatie bedient vanuitde kerngemeente Hoogeveen en er wordt gewerkt met ééndistrictelijke begroting. De medewerkers blijven in dienst vande gemeenten, maar worden door de HVD aangestuurd. Ookneemt de HVD het materieel over.DienstverleningsovereenkomstVoor 1 januari 2013 wordt een dienstverleningsovereenkomstgesloten tussen de vier gemeenten en deHulpverleningsdienst. Met deze overeenkomst is er eengoede basis om kennis en ervaring te delen. Het district zorgtervoor dat de 230 vrijwilligers deskundig opgeleid en metgoed materieel hun werk kunnen blijven doen.In gesprek met…Wim JohannesDe redactie van denieuwsbrief ‘Naar éénbrandweer Drenthe’ ging ingesprek met Wim Johannes,een van de leden vande werkgroep financiën.Wim is werkzaam bij degemeente Noordenveld alsconcerncontroller en in zijnvrije tijd tijdelijk postchef vande brandweerpost Roden.Wim, kun je mij uitleggen wat dewerkgroep financiën doet?Om deze vraag te beantwoorden, ga ik even terug naareen van de uitgangspunten om tot Een brandweer inDrenthe te komen. Want momenteel werken we hard aaneen brandweerorganisatie die op 1 januari 2014 haar takenadequaat kan uitvoeren. Ook onze werkgroep hanteert deuitgangspunten om tot de regionalisering te komen. Hetuitgangspunt gericht op financiën is: ‘Wij werken met zijnallen aan een robuuste organisatie die aansluiting zoekt bijbestaande organisatieontwikkelingen, die lokaal is ingebeden die een goed financieel fundament kent.’ Om dit tekunnen realiseren heeft de werkgroep financiën een aantalopdrachten meegekregen van de stuur- en projectgroep.Kun je dat toelichten?Een van de opdrachten is om de huidige kosten van delokale brandweer in kaart te brengen op basis van dekwaliteitscriteria en financiële kaders. Aan de hand van diekaders kan een begroting 2014 en een meerjarenbegrotingvoor de komende jaren worden opgesteld. Voordat wehiermee beginnen, zijn er tal van specifieke zaken dieaandacht vragen van de werkgroep financiën.Geef een eens een voorbeeld van een van die specifiekezaken?De werkgroep is gevraagd om met voorstellen te komenom de financiële huishouding in te richten. Dat zijn: opzetvan de begroting en administratie, ontwikkeling van eenplanning en control cyclus, ontwerpen van de financiëleverordeningen en begeleiding in de keuze van een financieelautomatiseringssysteem.Hoe gaat bijvoorbeeld de voorbereiding van de begroting2014 in de praktijk?Om een begroting 2014 te kunnen realiseren,worden momenteel de huidige kosten van de lokalebrandweerorganisaties in kaart gebracht. Daarbij is dewerkgroep onder meer afhankelijk van de output vanandere werkgroepen. Nauwe samenwerking tussen dewerkgroepen is een voorwaarde. Om een en ander in goedebanen te kunnen leiden, is door de werkgroep financiën eenprojectplan opgesteld. Hierin wordt beschreven hoe de routenaar een begroting voor 2014 gaat lopen. Er wordt ondermeer aangegeven welke informatie de werkgroep nodig heeftvan de twaalf gemeenten en de HVD om te komen tot eenbegroting. Daarnaast is per werkgroep aangegeven welkeinformatie noodzakelijk is en voor wanneer deze moet zijnaangeleverd. Eind eerste kwartaal 2013 moet de conceptbegroting gereed zijn.Ik hoor ook vaak de term ‘ontvlechten’. Wat betekent dat voorde werkgroep financiën?Het bouwen aan een nieuwe organisatie betekent ookhet ontvlechten van de brandweerorganisatie in de twaalfDrentse gemeenten. Hierin heeft onze werkgroep een rol.Ontvlechten betekent ook financieel los komen van deoorspronkelijke organisatie. In deze situatie dus los komenvan twaalf organisaties: de gemeenten. Er is een concept

December 2012pag. 5notitie overhead opgesteld met als doelstelling te komentot een gemeenschappelijke aanpak met betrekking tot deoverheadkosten. Elke gemeente heeft zijn brandweertakenop een andere manier in de begroting ingericht. De daarbijbehorende overheadkosten zitten vervolgens versluierd inde gemeentelijke begrotingen. Op basis van deze notitieprobeert de werkgroep hierover duidelijkheid te verschaffenaan de stuurgroep.Vallen de brandweergebouwen ook onder overheadkosten?Het algemeen bestuur van de Veiligheidsregio heeft beslotenom voorlopig de brandweergebouwen in eigendom van degemeente te laten. Het bestuur heeft besloten een onderzoekuit te voeren naar de financiële consequenties van de fiscaleregelgeving/BTW problematiek van het niet overdragenvan de gemeentelijke brandweergebouwen aan de VRD tenopzichte van de kosten van het wel overdragen.De werkgroep heeft dit onderzoek uitgevoerd en uitkomstenzijn al aangeboden aan de stuurgroep.Al veel werk verzet. Wordt er ook gewerkt aan een eenduidigfinancieel systeem?De werkgroep is begonnen met het opzetten van eenplanning en controlcyclus voor de nieuwe organisatie.De uitkomsten daarvan denken wij in het vierde kwartaalvan 2012 af te ronden. Goed om te weten dat we insamenwerking met de GGD een vooronderzoek laten doennaar een financieel systeem. De inrichting van een financiëleadministratie vindt op grond van het nieuwe systeemplaats. Enkele leden van de werkgroep financiën zijn bij hetvooronderzoek betrokken.Wat betekent de regionalisering voor jou?Samenwerken! Vanuit de werkgroep werk ik al samen metde collega’s op het terrein van de werkgroep materieel. Opbasis van het gepresenteerde plan van aanpak begroting2014 wordt het contact verder geïntensiveerd en betrekkenwe meer werkgroepen erbij, zoals personeel en facilitair.Voor mij persoonlijk vind ik het vooral leerzaam. Ik kan mijnervaring en kennis delen en het is erg leuk om samen tewerken met collega’s uit alle hoeken van Drenthe. Voor mijpersoonlijk vind ik het vooral leerzaam. Ik kan mijn ervaringen kennis delen en het is erg leuk om samen te werken metcollega’s uit alle hoeken van DrentheVraag & antwoordEnkele vragen die in de postrondes aan de orde kwamen,beantwoorden we hieronder. Meer vragen en antwoordenvindt je binnenkort op de website www.hvd-drenthe.nl .Hoe wordt de medezeggenschap(voor de nieuwe organisatie) geregeld?Er is ten behoeve van de regionalisering een BijzondereOndernemingsraad (BOR) ingesteld namens de twaalfgemeentelijke ondernemingsraden en de OR van de HVD.Deze BOR gaat over zaken die betrekking hebben op deregionalisering. De BOR geeft ook de manier waaropde medezeggenschap eruit komt te zien in de nieuweorganisatie (vanaf 2014) vorm. Hoe dat precies eruit ziet,weten we nog niet. Wel geven we aan de BOR het signaalmee dat de medewerkers hierin geïnteresseerd zijn.Wat doen jullie om de afstand van de ‘brandweermens’ tothet kader klein te houden?Er is voor de nieuwe organisatie gekozen voor het in standhouden van de districten. Juist om de afstand tussen posten (districts)commandant kleiner te houden en om ook debinding met het lokale beter te kunnen bewaken.De formatie in het ene district is groter dan in het anderedistrict, wordt dit gelijkgetrokken?De formatie in ieder district kan verschillen, ook in detoekomst. Op dit moment zijn er geen plannen rondomde formatiesterkte van posten. De ondersteunendefuncties(vakinhoudelijk en bedrijfsvoering) worden veelalingevuld door de medewerkers die nu ook deze takenvervullen, dan wel bij de brandweer(korpsen/districten),dan wel bij de gemeenten. Uitgangspunt is mens volgtwerk. Afhankelijk van de structuren en werkwijzen wordenafspraken gemaakt over de wijze waarop en met wie wanneeroverleg plaatsvindth

December 2012pag. 6In januari start werving met interne openstellingWerving leiding nieuwebrandweerorganisatieMet ingang van 1 januari 2014 gaat de nieuwebrandweerorganisatie draaien Voor het zover is, moet er nogveel gebeuren. Zo worden de medewerkers in de tweede helftvan 2013 ‘geplaatst’. In het concept-sociaal statuut staat datdaar aan voorafgaand het toekomstig hoger managemental is benoemd. Dat gebeurt begin 2013. Met die vroegtijdigebenoeming voorkom je dat de huidige managers over hungraf heen gaan regeren. Bovendien kunnen die nieuwemanagers zo alvast het beleid voor ‘hun’ nieuwe organisatiemee ontwikkelen. Daaronder valt ook het invloed uit kunnenoefenen op de plaatsing van medewerkers op vitale positiesin de nieuwe organisatie. Dit geeft rust in de huidigeorganisatie, medewerkers weten wie ‘er’ straks over gaat.De functies directeur/commandant brandweer endistrictscommandant zijn zogenaamde sleutelfuncties.In tegenstelling tot de overige medewerkers, voor wie hetprincipe ‘mens volgt werk’ geldt, gaat het invullen vansleutelfuncties via sollicitatie. Bij de invulling van dezefuncties wordt advies van de Bijzondere Ondernemingsraad(BOR) gevraagd.De eerste functie waarvoor de werving start, is de functievan directeur/ commandant brandweer. Naar verwachtingkunnen geïnteresseerden kort na de jaarwisseling op dezefunctie solliciteren. Behalve de districtscommandanten zijnook enkele andere functies benoemd als sleutelfuncties. Hetgaat hierbij om het hoofd van de afdeling Bureau Brandweer,het hoofd van de afdeling Middelen, de concerncontrolleren de senior HRM adviseur. Ook voor deze functies geldtdat geïnteresseerden hierop kunnen solliciteren. Mogelijkworden, in overleg met werknemersvertegenwoordiging, ookde andere sleutelfuncties naar voren gehaald. Het is dus nogniet bekend wanneer de werving voor deze functies start.Selectie directeur/ commandant brandweerDe vacature wordt eerst intern opengesteld. Dat wil zeggenbinnen de 13 betrokken organisaties (gemeenten en HVDDrenthe). Als dat niets oplevert vindt externe openstellingplaats. Voor de selectie van de directeur/ commandant wordteen selectiecommissie samengesteld uit de drie leden vanhet Dagelijks Bestuur, een gemeentesecretaris die lid is vande stuurgroep regionalisering brandweer en een lid van debijzondere ondernemingsraad.(voorlopige) planningPlaatsing beroepsmedewerkersVoor de plaatsingsprocedure van deberoepsmedewerkers in de nieuwe organisatieis een voorlopige planning opgesteld. Voordat jemedewerkers in de nieuwe organisatie kunt plaatsen.is het nodig dat er een gedetailleerde uitwerking komtvan hoe de nieuwe organisatie er uit gaat zien. Welkeafdelingen en teams komen er? Vervolgens wordtdit vertaald in een formatieplan. Dat is een plan dataangeeft welke soort functies en hoeveel er in eenbepaalde afdeling komen. Op basis hiervan wordt eenfunctieboek opgesteld.De meeste mensen volgen gewoon hun werk enworden dus min of meer automatisch overgeplaatst.Het kan voorkomen dat er voor een bepaaldefunctie meer medewerkers zijn dan functies. Deberoepsmedewerkers kunnen dan aan de handvan dit functieboek aangeven voor welke functiesze belangstelling hebben. Hou de nieuwsbriefin de gaten voor meer informatie over deplaatsingsprocedure.Fijnstructuur*: vaststellen door Algemeen BestuurVeiligheidsregio op 6-02-2013Formatieplan: vaststellen door Algemeen BestuurVeiligheidsregio op 27-03-2013Functieboek (concept): behandeling in BijzondereOndernemingraad op 21-03-2013 of 15-04-2013vaststellen door Algemeen Bestuur Veiligheidsregioop 08-05-2013Plaatsingsprocedure: afronden voor 01-11-2913‘Nieuwe’ functie: start per 01-01-2014(* de fijnstructuur is een gedetailleerde uitwerkingvan de hoofdstructuur van de organisatie)De projectgroep en de werkgroepen wenseniedereen fijne kerstdagen en een prachtig 2013!Vanaf 1 januari 2014 gaat de brandweer als één brandweer Drenthe voor en samen met alle Drentse gemeenten werkenaan eenveilige leefomgeving. Het nieuwe korps wil een betrokken partner van alle Drentse gemeenten zijn. Dezenieuwsbrief is van deprojectleider en bedoeld om toekomstigemedewerkers en belangstellenden te informeren over de aanloop naar één BrandweerDrenthe.Teksten: Werkgroep CommunicatieGrafische vormgeving: gemeente Assen