FB B&I brochure

UMCUTRECHT

Directie facilitair bedrijf

Afdeling Bouwprojecten & Inrichting

Alles over

(ver)bouwen

in het UMC

Utrecht

Wij bouwen aan beter


Gaat uw divisie of directie verbouwen? Moet de

fysieke omgeving worden aangepast voor

verbetering van het primair proces of door een

organisatiewijziging? U bent bij de afdeling

Bouwprojecten & Inrichting (B&I) van de directie

facilitair bedrijf aan het juiste adres. Wij zijn

specialisten in het begeleiden van (ver)

bouwprojecten.

Maar bij een verbouwing draait het niet alleen om

het bouwproject. Er komt heel wat bij kijken

waarbij de divisie of directie (d/d) zelf de lead

moet nemen.

In deze brochure nemen we u mee in de

belangrijkste stappen en wie voor welk aspect

verantwoordelijk is. Want een succesvolle

verbouwing vraag om heldere verwachtingen

en afspraken.


Start van een bouwproject

Er zijn verschillende soorten bouwprojecten. Er kan sprake zijn van een

beperkte verbouwing van een afdeling, een grootschalige renovatie of

zelfs nieuwbouw.

Kleine verbouwingen onder de € 150.000 inclusief directiekosten en BTW

vallen onder de zogenaamde categorie ‘kleine werken’. De d/d bekostigt

deze zelf. Om een bouwproject ‘kleine werken’ aan te vragen, kunt u het

formulier ‘bouwaanvraag’ downloaden via Connect.

Bij verbouwingen boven de € 150.000 inclusief directiekosten en BTW

moet een Business Case (BuCa) worden geschreven met verschillende

scenario's. De d/d heeft hier vooraf goedkeuring voor nodig van de raad

van bestuur (RvB). Het doel van de BuCa is het verkennen van de

haalbaarheid van deze scenario’s. Deze wordt ter goedkeuring

voorgelegd aan de RvB. Bij positieve besluitvorming wordt één scenario

nader uitgewerkt in de opdrachtfase. Na einde opdrachtfase wordt het

initiatief ter finale goedkeuring voorgelegd aan de RvB. Bij goedkeuring

heeft het initiatief een taakstellend budget en kan het bouwproject

van start!

Bouwplannen?

< € 150.000

download het bouwaanvraagformulier op Connect

> € 150.000

schrijf een business case (BuCa)

2


Stevige basis

In de eerste fases van het initiatief is de d/d verantwoordelijk voor het

opstellen van een BuCa en voor het vastleggen van de ambities en

uitgangspunten. Dit is het fundament onder het totale bouwproject.

De mate waarin hieraan concreet en volledig invulling wordt gegeven is

een belangrijke succesfactor. U legt hiermee een stevige basis.

Samenwerking d/d en B&I

Een bouwproject vraagt om grote betrokkenheid en inzet. De d/d is

allereerst zelf aan zet bij het opstellen van de BuCa. B&I heeft brede kennis

en ervaring met bouwprojecten en kan hierbij ondersteunen. Denk aan

ontwerpen, vormgeving, bouwkosten, doorlooptijden,

bouworganisatievormen en bouwfaseringen.

Ondersteuning van B&I bij de BuCa is facultatief. Vanaf de opdrachtfase is

B&I de vastgestelde partner die adviseert over technische en financiële

haalbaarheid. Na goedkeuring van de opdrachtfase neemt B&I een

prominente rol in bij het managen van het bouwproject.

De d/d is de expert van het zorgproces en alles wat daarbij komt kijken.

Denk aan proces & organisatie, apparatuur en ICT. Het inbrengen van deze

kennis is cruciaal voor een goede afstemming tussen zorg en huisvesting.

B&I betrekt tijdens het bouwproject andere afdelingen van het facilitair

bedrijf, zoals Medische Technologie en Klinische Fysica (MTKF) voor de

apparatuur, Energievoorziening (EV) voor onderhoud aan de installaties

en Veilige Werkomgeving (VWO) voor safety en security. Een integrale

benadering is hierin een belangrijke voorwaarde voor succes. Daarnaast

vindt afstemming plaats met afdelingen buiten het facilitair bedrijf zoals

Ziekenhuis Hygiëne & Infectie Preventie (ZHIP) en Multimedia Techniek

(MMT).

'Bij een succesvolle verbouwing draait

het om meer dan alleen de huisvesting'

Om een bouwproject optimaal te laten verlopen en helderheid voor alle

betrokken partijen te creëren, is het belangrijk om de taken en rollen

vanaf het begin helder neer te zetten. Dat doet B&I door het schrijven

van een projectplan.

3


Beeldkwaliteitsplan

Voor borging van eenheid en samenhang in ons ziekenhuis, is vastgesteld

hoe de ‘look and feel’ en de technische kwaliteit van de nieuw verbouwde

afdeling moet zijn. Dit staat in het beeldkwaliteitsplan. Binnen de

gestelde kaders zoekt B&I samen met u naar een optimale indeling en

inrichting.

Duurzaamheid

De hoge duurzaamheidsambitie van het UMC Utrecht vindt u ook terug

in het bouwproject. Samen met u kijkt B&I naar de mogelijkheid om de

duurzaamheidsambitie vorm te geven in duurzame oplossingen en

toepassingen. Ook het circulair inkopen krijgt steeds meer vorm binnen

onze bouwprojecten.

Financiering

De RvB stelt een taakstellend projectbudget vast bij het goedkeuren van

de opdrachtfase. Dit budget is inclusief BTW en het vastgestelde

percentage directiekosten van 16%. Hiervan is 11% voor B&I.

Directiekosten zijn de kosten die gemaakt worden voor de begeleiding

van het bouwproject, zoals een architect en installatie-adviseur, maar ook

het projectteam van B&I. Additionele activiteiten worden apart door de

divisie vergoed. Welke werkzaamheden onder de vaste werkzaamheden

vallen, en welke niet, leest u verder in deze brochure. Hierin wordt het

bouwproject per fase toegelicht.

'Taken en rollen vanaf het begin helder

neerzetten. Dat doet B&I door het schrijven

van een projectplan'

4


De verschillende projectfasen

Voor de daadwerkelijke (ver)bouw doorloopt het bouwproject

verschillende projectfases. Hieronder leest u welke fases dat zijn en de

hoofdlijnen per fase. Per fase is aangegeven welke activiteiten B&I

verzorgt en welke de d/d zelf oppakt.

Initiatieffase

Als een verandering in het zorgproces impact heeft op de fysieke

omgeving, beschrijft de d/d op hoofdlijnen de gewenste aanpassingen.

Dit initiatief wordt besproken met de portefeuillehouder van de RvB.

Een planontwikkelaar van B&I kan helpen met het helder maken van de

plannen en het inschatten van de haalbaarheid.

De planontwikkelaar van B&I kan ondersteunen bij*:

• In kaart brengen van de ambities

• Aansluiting vinden bij Strategisch Vastgoed Plan

• Investeringskosten ramen

Wat doet de divisie zelf?

• Proces & organisatiewijzigingen formuleren

• Besprekingen met portefeuillehouder RvB

* op verzoek en voor rekening van de d/d

5

Initiatieffase


Business Case (BuCa)

De beoogde aanpassingen worden door de d/d omschreven in een BuCa

waarbij sprake is van een brede verkenning met scenario’s. Ook het

nulscenario – niets doen – wordt uitgewerkt. De BuCa wordt ter

goedkeuring voorgelegd aan de RvB, die advies inwint bij de

stafafdelingen Planning & Control (P&C) en Vastgoed & Huisvesting (V&H).

De fase wordt afgesloten met een besluit van de RvB waarin één scenario

met richtinggevend budget wordt vastgelegd.

De planontwikkelaar van B&I kan ondersteunen bij*:

• Scenario’s en varianten

• Uitgaven (investeringen o.b.v. kostenkengetallen en exploitatie;

kosten baten analyse)

• Verzamelen gegevens te huisvesten organisatie

• Analyseren huisvestingsbehoefte en techniek

• Alternatieven voorstellen

Wat doet de divisie zelf?

• Productie en inkomsten inclusief frictiekosten

• Analyseren en behandelen projectrisico’s

• Voorbespreken van de BuCa met P&C en V&H

• Indienen en toelichten van de BuCa bij de RvB

* op verzoek en voor rekening van de d/d

Business Case (BuCa)

6


Opdrachtfase

In de Opdrachtfase wordt een verdiepingsslag gemaakt van het gekozen

scenario uit de BuCa. Hierbij ondersteunt de planontwikkelaar (en indien

nodig een breder projectteam) van B&I. Bij het schrijven van het scenario

wordt rekening gehouden met de bestaande situatie, locatieafhankelijkheid,

benodigde faciliteiten/installaties, toekomstig onderhoud en

toekomstwaarde. Aan het eind van de opdrachtfase ligt er een uitgewerkt

scenario inclusief kostenraming op hoofdlijnen. De RvB besluit over het

initiatief door een taakstellend budget af te geven.

Een planontwikkelaar (inclusief projeccteam) zorgt voor:

• Functioneel Programma van Eisen op hoofdlijnen (80/20) – wat doe

je waar?*

• Ruimtelijk Programma van Eisen – hoeveel ruimte per functie is

nodig?

• Technisch Programma van Eisen – wat is er technisch nodig

per functie?

• Opnemen bestaande toestand

• Uitvoeren haalbaarheidsonderzoek*

• Vlekkenplan maken*

• Ramen bouwkosten en adviseren over investeringskosten*

• Ramen exploitatiekosten*

• Analyseren kosten-baten analyse*

• Analyseren en behandelen projectrisico’s*

• Op hoofdlijnen invullen van de duurzaamheidsambitie*

Wat doet de divisie zelf?

• Opstellen plan medische apparatuur

• Opstellen ICT-plan

• Opstellen plan tijdelijke huisvesting

• Opstellen transitieplan

• Input leveren over proces en organisatie

* voor rekening van de d/d

7

Opdrachtfase


Definitiefase

Het initiatief is een bouwproject geworden! De planontwikkelaar draagt

het bouwproject over aan een projectteam van B&I. Het projectteam

verzorgt de begeleiding tot aan oplevering vanuit de standaard

directiekostenvergoeding (11%). In samenwerking met de d/d wordt het

functioneel Programma van Eisen (PvE) aangevuld. Hierin worden de

ambities en uitgangspunten vastgesteld voor het eindproduct. B&I houdt

rekening met vigerende wet- en regelgeving, brandveiligheid en het

beeldkwaliteitsplan. B&I neemt de beherende afdelingen van het facilitair

bedrijf mee in het plan. Daarnaast wordt in deze fase de aanpak van het

bouwproject, zoals bouworganisatievorm en daaruit volgend het

aanbestedingsplan bepaald. Ook de planning wordt nader

gespecificeerd. Het projectteam legt dit alles vast in een projectplan.

Het projecteam van B&I zorgt voor:

• Aanvullen van een integraal PvE

• Coördineren adviezen beherende partijen

• Adviseren bouw- en investeringskosten

• Adviseren over bouworganisatie- en aanbestedingsvormen

• Analyseren en behandelen projectrisico’s

• Opstellen van een projectplan

Wat doet de divisie zelf?

• Opstellen van het PvE

• Verder ontwikkelen van transitie, apparatuur-, ICT-plan en tijdelijke

huisvesting

• Initiëren van simulaties zorgprocessen

Definitiefase

8


Voorontwerp (VO)

Tijdens deze fase komt het ontwikkelen van een globale voorstelling van

de fysieke omgeving aan bod. Dit geeft een goed beeld van de situering,

de functionele en ruimtelijke opbouw, bestemmingen, gebruiksvoorzieningen,

de architectonische verschijningsvorm en de integratie

van constructieve- en installatietechnische aspecten.

Het projectteam van B&I gaat samen met de gebruikers aan de slag met

het ontwerp op basis van het PvE. Indien de ontwerpopdracht hierom

vraagt, schakelt B&I externe adviseurs in. Dit kunnen zijn: architect,

installatie-adviseurs, constructeur, bouwfysisch adviseur. De inzet van

deze adviseurs wordt gefinancierd vanuit het directiekostenbudget (zie

financiering, pagina 4).

De d/d wordt in ontwerpoverleggen betrokken bij de invulling van het

ontwerp en krijgt aan het eind van de fase de stukken ter goedkeuring

aangeboden.

'Het projectteam van B&I gaat samen met de

gebruikers aan de slag met een ontwerp op

basis van het Programma van Eisen'

9

Voorontwerp(VO)


Definitief Ontwerp (DO)

De voorstelling van de fysieke omgeving krijgt een detail uitwerking wat

een goed beeld geeft van de eindsituatie, het materiaalgebruik, de

afwerking en detaillering, de constructieve opbouw en capaciteit van de

installaties. Het VO wordt verder uitgewerkt tot een DO, een detail

ontwerp. Tevens wordt de planning, tijd, kwaliteit en budget opnieuw

herijkt. De d/d wordt nauw betrokken bij de uitwerking. Daarnaast worden

ook beherende clusters (MTKF, DIT, EV, VWO, etc.) betrokken bij het

ontwerp. Na goedkeuring door de d/d op het DO volgt de volgende fase.

B&I zorgt in de VO- en DO-fase voor:

• Vastleggen van de ruimtelijke indeling rekening houdend met de

patiënt, de specifieke omgeving en logistieke routes

• Bepalen van materialen, afwerkingen en bouwtechnische uitwerking

• Uitwerken van de definitieve hoofdopzet van de constructies en

installaties, inclusief installatieberekeningen en capaciteits bepalingen

• Integreren van de deelontwerpen (bouwkundig, constructief,

installatietechnisch, inrichting)

• Verwerken van safety- en security-adviezen

• Aanvragen van de omgevingsvergunning bij gemeente Utrecht

• Opstellen van een bouw- en faseringsplan

Definitief Ontwerp (DO)

10

Wat doet de divisie zelf?

• Inbrengen van kennis en ervaring wat betreft (medische) apparatuur

en logistiek

• Losse inrichting uitzoeken en bestellen*

• Overleg met de leverancier(s) van medische apparatuur

• Tijdelijke huisvesting en/of doorwerken bij verbouwing

• Opstellen van een transitieplan voor de interne organisatie

• Organiseren van simulaties en/of mock-ups

• Opstellen van een verhuisplan (wie komt waar te werken)

• Opstellen van een ICT-plan waarin staat hoe ICT de te verbouwen

afdeling ondersteunt bij het zorgproces

* op verzoek en voor rekening van de d/d kan de binnenhuisarchitect van B&I hierin

faciliteren


Technisch ontwerp (bestekfase)

Het DO wordt in deze fase gespecificeerd zodat op basis van het bestek

de prijsvorming van start kan gaan.

Het projectteam van B&I maakt het definitief ontwerp gereed voor

aanbesteding door middel van tekst en tekeningen. Tot in detail leggen

we omvang, materiaal en kwaliteit vast. Dit noemen we een

werkomschrijving of bestek.

Het projectteam van B&I zorgt voor:

• Uitwerken van het DO in ‘technische’ tekeningen met definitieve

indelingen, inrichting en aanzichten, inclusief ruimtespecificaties,

maatvoeringen en detailleringen

• Maken van installatietekeningen met o.a. dimensionering en

maatvoering van alle leidingen en eindtoestellen, schema’s waarin

werking en capaciteit van installaties eenduidig worden vastgelegd

en klimaatcondities per ruimte

• Opstellen van technische specificaties (‘besteksomschrijvingen’) voor

bouwkundig, constructief en installatietechnisch werk

Wat doet de divisie zelf?

• Voorbereiden van de eigen organisatie op de (ver)bouw met een

transitieplan, verhuisplan, etc.*

* op verzoek en voor rekening van de d/d kan de verhuiscoördinator van het facilitair bedrijf

hierin faciliteren

11

Technisch ontwerp (bestekfase)


Prijs- en contractvormingsfase

Tijdens deze fase wordt een uitvoerende partij voor de realisatie van het

bouwproject geselecteerd en gecontracteerd.

Er zijn drempelbedragen vastgesteld waarboven meervoudig

onderhands aanbesteed moet worden dan wel een nationale of Europese

procedure gevolgd moet worden. Omdat het UMC Utrecht aanbesteding

plichtig is, vindt in veel gevallen een Europese aanbesteding plaats.

Afdeling Inkoop van het facilitair bedrijf adviseert over de aanbestedingsprocedure

en begeleidt het proces van de aanbesteding. B&I blijft

inhoudelijk verantwoordelijk voor de aanbesteding.

B&I ondersteunt bij:

• Adviseren van de opdrachtgever omtrent de wijze van aanbesteden

• Aankondigen, voorbereiden en houden van de aanbesteding

• Verstrekken van aanbestedingsstukken

• Verstrekken van inlichtingen aan (de) potentiële aanbieders

• Beoordelen van door de aanbieder(s) ingediende uitwerkingen,

plannen of alternatieven

• Voeren van onderhandelingen met aanbieders over prijs en kwaliteit

• Adviseren van de opdrachtgever omtrent de opdrachtverstrekking

• Voorbereiden van de contractvorming

Prijs- en contractvormingsfase

12

Wat doet de divisie zelf?

• Voorbereiden van de eigen organisatie op de (ver)bouw zoals een

transitieplan, verhuisplan, etc.*

* op verzoek en voor rekening van de d/d kan de verhuiscoördinator van het facilitair bedrijf

hierin faciliteren


Realisatiefase

In deze fase vindt de uitvoering van het bouwproject plaats. Namens de

opdrachtgever begeleidt en houdt B&I toezicht op de uitvoering van het

werk. Er wordt een opzichter aangesteld die de uitvoerende partijen

controleert: voldoet de aannemer aan de verplichtingen en werken ze

netjes en veilig? Bij de oplevering wordt gekeken naar het resultaat van

de bouwactiviteiten en worden restpunten vastgesteld. Deze restpunten

worden door de uitvoerende partijen opgelost in de nazorgfase.

B&I ondersteunt bij:

• Voeren van de directie: het vertegenwoordigen van de opdracht -

gever in alle zaken die de uitvoering van het bouwproject betreffen

• Houden van toezicht op de uitvoering van het werk conform de

contractstukken

• Opnemen van het werk na uitvoering, het houden van de

oplevering(en) en het verzorgen en vaststellen van het procesverbaal

van oplevering

Wat doet de divisie zelf?

• Losse inrichting uitzoeken en bestellen*

• Verhuizing organiseren**

• Communicatie naar patiënten/bezoekers over de veranderingen

• Informeren van de eigen organisatie over de veranderingen

* op verzoek en voor rekening van de d/d kan de binnenhuisarchitect van B&I hierin

faciliteren

** op verzoek en voor rekening van de d/d kan de verhuiscoördinator van het

facilitair bedrijf hierin faciliteren

13

Realisatiefase


Nazorgfase

In de nazorgfase coördineert B&I de uitvoerende partijen bij het

afwikkelen van de restpunten uit het proces verbaal van oplevering.

Tevens draagt B&I het bouwproject, inclusief de bijbehorende informatie,

over aan de d/d en de beherende partijen. De beherende partijen zijn

partijen van het facilitair bedrijf die na het bouwproject onder andere de

installaties beheren.

B&I ondersteunt bij:

• Oplossen van de restpunten door uitvoerende partijen

• Overdracht van het bouwproject aan beherende partijen

• Opstellen van de eindafrekening

Wat doet de divisie zelf?

• Verhuizing uitvoeren*

• Losse inrichting plaatsen*

• ICT installeren en testen

• Medische apparatuur plaatsen

* op verzoek en voor rekening van d/d kan de verhuiscoördinator van het facilitair bedrijf

hierin faciliteren

Nazorgfase

14


Optimale samenwerking

De samenwerking tussen B&I en de d/d is van essentieel belang voor het

slagen van het bouwproject. Wij hechten veel waarde aan het uitspreken

en vastleggen van wederzijdse verwachtingen. Daarom is een centraal

aanspreekpunt binnen de d/d en binnen B&I noodzakelijk. Het realiseren

van een bouwproject kost veel tijd en inspanning. Het is belangrijk dat de

d/d voldoende tijd beschikbaar stelt aan de intern betrokkenen.

Belangrijke momenten in een bouwproject zijn de zogeheten faseafsluitingen.

Elke fase sluiten we schriftelijk af voordat we beginnen aan

een volgende fase. In deze faseafsluitingen blikken we samen terug op

hoe die fase is verlopen en kijken we vooruit naar de fase die komen gaat.

De focus van B&I ligt bij het bouwproject. Naast een bouwproject spelen

er diverse andere projecten waarin de divisie zelf de lead moet nemen.

Te denken valt aan proces & organisatie, (medische) apparatuur en ICT.

Een integrale benadering van het project is een sleutel tot succes.

'Wij hechten veel waarde aan het uitspreken en

vastleggen van wederzijdse verwachtingen'

15


Wat kunt u van B&I verwachten?

Naast voor ons belangrijke waarden als samenwerking, klant- en

resultaatgerichtheid mag u van ons het volgende verwachten:

• Advies omtrent tijd, geld en kwaliteit

• Grote betrokkenheid bij de processen van de d/d

• Kennis van de UMC-organisatie en specialistische kennis ten aanzien

van bouwen in een ziekenhuis

• Heldere communicatie

Kijk ook eens op Connect naar onze projectpagina 'Wij bouwen aan beter'

voor meer informatie over gerealiseerde en actuele huisvestingsprojecten.

Voor verdere informatie kunt u contact opnemen met de afdeling

Bouwprojecten & Inrichting

T 088 75 53 990

E wijbouwenaanbeter@umcutrecht.nl

16


Bezoekadres

Heidelberglaan 100

3584 CX Utrecht

Postadres

Postbus 85500

3508 GA Utrecht

www.umcutrecht.nl

T 088 75 555 55

1300787 april 2017

More magazines by this user
Similar magazines