Doxis Magazine Winter 2015 geheel lowres

Magazine
Het vakblad voor Informatiemanagers • Uitgave van DocumentWereld
Editie winter 2015
Doxis Seminar:
verbindend denken
voor duurzame
ontwikkeling
Gemeente Katwijk:
#1 positie in dienstverlening
e-depot Putten:
alle opties benutten
En verder: Adequate dossieroverdracht (p16); Herijking archief ROC De Leijgraaf (p24)

Doxis Magazine • winter 2015

INHOUD
Keynote speaker Doxis Seminar: 4
Verbindend denken nodig voor duurzame
ontwikkeling
Ambitie gemeente Katwijk: 8
# 1 in gemeentelijke dienstverlening worden
8
Na 1 jaar e-depot Putten: 12
Alle opties zoveel mogelijk benutten
4
VNG ondersteunt gemeenten: 16
Adequate dossieroverdracht voor
goede zorgverlening
16
Aanpak i-Beez: 20
Klantgericht denken en resultaatgericht
oplossen
12
Column Max Beekhuis 23
Verbindend denken…
20
ROC De Leijgraaf: 24
Herijking en herinrichting archief
College van Bestuur
23
24
Colofon
Adresgegevens
Doxis
Loire 126
2491 AJ DEN HAAG
070-3177172
www.doxis.nl
info@doxis.nl
Twitter
@DoxisInformatie Volg Doxis
ook op LinkedIn en Facebook
Redactie
John de Waard,
Tekstschrijven als Passie
Eindredactie
Max Beekhuis (Doxis)
Geraldine Scholten (Doxis)
Opmaak en beeldredactie
Kaijer Vormgeving,
Schermerhorn
Realisatie
Vakwereld
Postbus 101
1260 AC Blaricum
087 -8742062
Productie
Deze uitgave is geproduceerd op
papier, digitaal gepubliceerd voor
e-readers en de artikelen zijn te
vinden op www.documentwereld.nl
en www.doxis.nl.
Auteursrechten Vakwereld

Doxis Seminar 2016
Doxis Seminar 2016 draait om het thema ontmoeten en verbinden
Verbindend denken
noodzakelijk voor creëren
van duurzame ontwikkeling
Herman Konings (foto Filip van Roe)
Tijdens het Doxis Seminar op 17 maart 2016 in Corpus (Oegstgeest) draait het om verbinden. Dat bent u al gewend van
Doxis Informatiemanagers: verbinden van mensen, systemen, informatie, processen en organisaties. Maar op het seminar
wordt ‘verbinden’ naar een hoger niveau getild. Keynote speaker is Herman Konings, een bekende Belgische futuroloog.
Konings is een visionair, een man met ideeën over welke kant het op gaat in de toekomst. ‘Verbinden wordt het sleutelwoord.
Met in het kielzog daarvan direct relevantie op lange termijn. Om die te kunnen bepalen moet je namelijk verbonden
zijn.’ Dat lijkt Cruijffiaanse logica, alleen… Konings kan het wél uitleggen.
4 Doxis Magazine • winter 2015

Het jaarlijkse Doxis Seminar heeft een thema dat een grote
doelgroep aanspreekt of intrigeert. Dit jaar draait het dus
om verbinden en ontmoeten. Naast dat de bijeenkomsten
een uitstekende gelegenheid zijn om contacten op te doen
en ervaringen uit te wisselen, gaat het verder. Herman Konings
is de man die voor de komende editie is uitgenodigd
iets te komen vertellen over waar we naar toe gaan. Dat is
immers de kern van waar futurologen zich mee bezighouden.
Konings: ‘De maatschappij verandert radicaal op dit moment.
Het kortetermijndenken, waar we zo lang onder te
lijden hebben gehad, gaat verdwijnen. Daar zien we nu
langzaamaan aversie tegen ontstaan. Aversie tegen het kortetermijndenken,
oftewel de graaicultuur. Altijd gaan voor
de winst op korte termijn, houdt niet lang(er) stand. Daarom
is het natuurlijk ook kortetermijndenken. Dat móet ook
verdwijnen, want feitelijk is dat de oorzaak van de crisis
waar we zo lang in hebben gezeten. We moeten gaan na-
de lange termijn. Kijk in de spiegel, luister naar je innerlijke
stem en vraag je af: wat ik vandaag beslis gaan mijn
kinderen, kleinkinderen en achterkleinkinderen daar geen
schade van ondervinden? Daarmee ga je net iets verder dan
normaal. Blijf niet op je troon zitten als beslisser, maar zoek
contact, maak verbinding met de wereld om je heen, voel
de hartslag van de samenleving en de wereld van straks zal
zich openbaren.’
Relevantie in breder perspectief plaatsen
Vraag je steeds bij iedere belangrijke beslissing af: wat is de
impact voor de toekomst? En voor wie? Wat is de relevantie
van jouw producten en diensten op de lange termijn?
Konings: ‘Ter illustratie: zo’n vinding als Google Glass is
mooi hoor, maar voor wie eigenlijk en waarom dan? Het
gaat daarbij alleen maar om persoonlijk contact met de
buitenwereld. Die gadget geeft JOU informatie, op JOUW
moment, op JOUW initiatief. Maar wat heb je daar aan in
een breder verband? De focus moet komen op: wat is echt
Vraag je steeds bij iedere belangrijke beslissing af:
wat is de impact voor de toekomst? En voor wie?
denken over wat het effect is op de lange termijn. Duurzaamheid
gaat tenslotte over generaties heen. Vergelijk het
eens met de opdrachtgevers voor het bouwen van kathedralen.
Die wisten op het moment dat ze de opdracht gaven,
dat ze de voltooiing van het gebouw bij leven niet meer
zouden meemaken. Dát kathedraal-denken moet weer de
norm worden. Het moet gaan om de relevantie op de lange
termijn.’
Om daar achter te komen is het volgens Konings zaak om
op 361 graden waar te nemen. ‘Verneem vanuit alle standpunten
en ‘stakeholders’ wat de relevantie voor hen is. Praat
met iedereen en neem daar nota van. Daarmee krijg je een
volledig overzicht van de verschillende belangen die er spelen.
Als je dat hebt, stap dan eens naar het midden van de
cirkel, neem wat afstand en bezie wat de relevantie is voor
nodig? Nu maar ook in de toekomst. En die twee moeten
op elkaar worden afgestemd. Ander voorbeeld: bij een bedrijf
als Philips zijn heel veel innovatieve ontwikkelingen
gedaan door intelligente ingenieurs. Maar losten die een
probleem op? Wat was de relevantie van het probleem wat
die ingenieurs oplosten? Of was het alleen maar mooi voor
de omzet?’
Dashcams in plaats van snelwegen
Konings gaat verder: ‘Dat het ook anders kan, wordt bewezen
door de introductie in Argentinië van vrachtwagens
die zijn uitgerust met een viertal Samsung LED schermen
op de achterkant van de wagen. Dat scherm is verbonden
met een zogenaamde ‘dashcam’ (camera op je dashboard)
en die laat precies zien wat er voor de auto gebeurt. Je kunt
je voorstellen dat als iemand achter zo’n grote vrachtwa-
winter 2015 • Doxis Magazine
5

gen rijdt, hij niets meer ziet van wat daar voor gebeurt. Dat
is een potentieel gevaarlijke verkeerssituatie. Doordat de
schermen een beeld geven van wat er voor die vrachtwagen
gebeurt, kan er veel veiliger ingehaald worden. Die schermen
waren er al. Die camera’s waren er al. De toepassing is
een gevolg van een bredere kijk op en de verbinding tussen
verschillende belangen. Het verbinden van de belangen van
de transportsector, de wegbeheerder, de veiligheid van de
automobilisten en de makers van de camera’s en schermen,
maakt een toepassing mogelijk die pas écht relevant voor de
Argentijnse samenleving is. Juist omdat in Argentinië veel
minder snelwegen zijn met veel banen naast elkaar, zijn er
veel ongelukken met dodelijke afloop. Die situatie wordt nu
een stuk veiliger, zonder dat het hele land uitgerust hoeft te
worden met dubbelbaans snelwegen. Een bredere kijk op de
zaak heeft dus wel degelijk groot effect op de lange termijn
voor veel meer betrokkenen.’
Toenemende digitalisering
Verbinding heeft ook alles te maken met de toenemende
digitalisering, vindt Konings. ‘Mijn nieuwste boek ‘Futures’
gaat ook over verbinden, dit keer in samenwerking geschreven
met twee collega futurologen, Joeri Van den Bergh en
Tom Palmaerts. Mijn aandeel gaat over de wending, over
6 Doxis Magazine • winter 2015

de veranderingen in de samenleving ten gevolge van digitalisering
en de inspanningen die de analoge mensen doen
om hierin mee te gaan. Ik ben van huis uit psycholoog en
houd me vooral bezig met gedrag van mensen ten gevolge
van veranderingen. Het thema van het seminar, verbinden,
is daarom interessant, omdat je dit terug ziet in allerlei vormen.
Voorbeeld: wij als generatie van de babyboomers, zijn
van nature competitief ingesteld, wij willen winnen. Wij
spelen de digitale games om te winnen van onze (klein)
kinderen. Terwijl de millennials (de generatie geboren na
2000) de zogenaamde ‘collaborals’ van de wereld zijn. Zij
spelen de online games met mensen uit Hongkong-Antwerpen-Zoetermeer,
zij willen eigenlijk alleen maar verbonden
zijn.’
Verdorring
Er zit echter een opvallend bijkomend effect aan dat altijd
maar verbonden zijn. ‘Je ziet dat mensen die altijd maar –
professioneel – verbonden (moeten) zijn, alternatieven gaan
zoeken ter compensatie. Ze gaan bierbrouwen bijvoorbeeld.
Willen we die
verdorring
voor blijven,
dan is het zaak
verder te kijken dan
alleen naar morgen,
volgende maand
of volgend jaar.
Wist je dat er in Nederland meer bierbrouwerijen zijn dan
in België? Dat zijn veelal amateurs die als hobby bier brouwen.
Er is een bepaalde behoefte aan vakmanschap, aan
dingen met je handen doen, zo ook met moestuinen, kookcursussen
en de opkomst van vinylplaten. Kortom, er moet
een balans zijn tussen techniek, samenleving en samen
doen en zijn. Ik maak wel eens de vergelijking met Singer
(naaimachines). Er is een enorme ‘boom’ in de verkoop van
naaimachines. Niet uit noodzaak of armoede, want dat is er
op dit moment eigenlijk helemaal niet. Maar wel is er de
behoefte om samen of zelf iets praktisch te doen. En wie
zijn de kopers? Juist! De jonge mensen. De mensen tussen
de babyboomers en millennials in: de Singer-generatie. De
activiteiten die ik eerder als voorbeeld noemde in relatie tot
het compenseren van al die digitale verbondenheid, bieden
ook allemaal een vorm van verbonden zijn, maar dan op
een andere manier. De weg naar het verbonden zijn is dus
allang ingezet en dat effect zal in de toekomst steeds meer
worden versterkt. Alleen maar de focus op bits and bytes,
geeft een soort emotionele verdorring.’
Willen we die verdorring voor blijven, dan is het zaak verder
te kijken dan alleen morgen, volgende maand of volgend
jaar. ‘We moeten meer denken als de kathedraalbouwers’,
aldus Konings tot slot. ‘We moeten meer bezig zijn met de
relevantie op de lange termijn. De relevantie voor zaken die
we zelf niet eens meer meemaken misschien.’
Het boek van Konings c.s. is te vinden op
www.lannoo.be/futures
winter 2015 • Doxis Magazine
7

De Praktijk: Gemeente Katwijk
‘The devil is in the details’
Gemeente Katwijk streeft naar
#1 positie in gemeentelijke
dienstverlening
Andrea Guijt en Jan Willem Spaargaren
In een aantal jaar is Katwijk behoorlijk veranderd. Dat betreft niet zo zeer het uiterlijk, de omgeving of de mensen, als
wel de gemeentelijke organisatie. Ongeveer 3 jaar geleden heeft Katwijk gekozen om het helemaal anders te gaan doen.
En met resultaat! De keuze is toen gemaakt om volgens de LEAN filosofie te gaan werken; meer procesmatig werken dus.
Koppel hier het zaakgericht werken aan en het succes is verklaard. Althans, de weg naar het succes, want ze zitten er nog
middenin… Doxis Informatiemanagers zorgde (onder meer) voor een nulmeting op het gebied van zaakgericht werken
om inzicht te krijgen over waar de organisatie staat na de implementatie. En van daaruit is de handschoen opgepakt.
Jan Willem Spaargaren, concernadviseur Informatiemanagement
en Andrea Guijt, projectmanager Zaakgericht
Werken, worden steeds enthousiaster als het gaat over ‘hun’
gemeente. ‘Er is sprake van een goed doordachte visie met
een ambitieuze doelstelling en het is mooi om te zien dat
het werkt’, aldus Spaargaren. ‘Katwijk wil de beste worden
8 Doxis Magazine • winter 2015

als het gaat om gemeentelijke dienstverlening. Of we dat
worden weet ik niet, maar het is goed om ambities te hebben
en doelen te durven benoemen. Alles staat hier in het
teken van de dienstverlening aan de klant. Dus alles moet
in dat kader worden bezien: is het relevant, dan doen we er
wat mee. Is dat niet het geval, dan is het óf een verspilling
voor de klant óf een wettelijke verplichting. Want dat laatste
kan natuurlijk ook. Sommige zaken moet je als overheid
nu eenmaal doen; of het rendabel is of niet. Maar dan nog
kun je die taken zo efficiënt en effectief mogelijk proberen
uit te voeren.’
‘Een goede begeleiding
draagt er vervolgens toe
bij, dat er snel stappen
gemaakt kunnen worden.’
(Andrea Guijt)
LEAN-principes geen doel; het is een middel om je doel
te bereiken. Het ultieme doel is om de beste te worden en
alles wordt ingezet om dat doel te bereiken. We moeten als
overheid al heel veel. Van efficiency tot transparant, van privacybescherming
tot informatiebeveiliging. Wij proberen
bruggen te slaan tussen de diverse, zo op het oog uiteenlopende,
belangen en doelstellingen. Als je in staat bent om
die bruggen te slaan, ontstaat de juiste verbinding, vallen
alle stukjes op hun plaats en kun je je doel bereiken.’
Dienend leiderschap
Binnen de gemeentelijke burelen van Katwijk wordt het
principe gehanteerd van het ‘dienend leiderschap’. ‘Geen
ivoren torens voor het management, gewoon regelmatig de
werkvloer op en horen hoe het zit’, aldus Guijt. ‘Daarnaast
houdt de hele organisatie elke werkdag tussen 9 en 10 uur
vrij voor continu verbeteren. Dat werkt heel goed. Iedereen
denkt nu met regelmaat na over wat niet lekker loopt en
elke morgen is er de mogelijkheid om het er in teamverband
over te hebben hoe dat aan te passen. Doordat we processen
volgens de LEAN-principes inrichten en uitvoeren,
kunnen we ook weer heel snel zien waar in het proces de
verbeteringen moeten plaatsvinden.’
Zaakgericht werken
Nu is Katwijk geen organisatie van pappen en nathouden.
Dus als voor zoiets als zaakgericht werken en LEAN-processen
wordt gekozen, dan ook voor de volle 100%. Spaar-
‘LEAN is geen kunstje’, aldus Spaargaren. ‘Het is een filosofie.
Daar moet je als organisatie volledig achter staan
om te kunnen slagen. Er is geen tijd voor compromissen.
Er wordt volledig commitment gevraagd, anders werkt het
niet.’
Datzelfde geldt ook voor de in te zetten middelen, zoals
zaakgericht werken, vindt Spaargaren. ‘Dat is net als de
Andrea Guijt,
projectmanager Zaakgericht Werken
winter 2015 • Doxis Magazine
9

Het gemeentehuis van Katwijk
garen: ‘We propageren hier de topsportmentaliteit. We
gaan er volledig voor. En dat is soms wel even schakelen
voor mensen. Maar ja, vanuit Den Haag krijgen we ongevraagd
extra taken toebedeeld en die moeten we uitvoeren.
Dat willen we uiteraard doen, maar dan meteen zo goed
mogelijk en niet halfbakken. “The devil is in the details”,
dus voortdurend monitoren van het proces en de problemen
direct aanpakken vanuit het principe “continu verbeteren”.
Beter goed met het team van te voren nadenken over de te
volgen weg en dan meteen vol gas: je ziet vanzelf wel wat
je tegenkomt en dat los je dan op. Dat is beter dan aarzelen
zitten opgesloten. Eenheid en uniformiteit vormen de basis
voor een goed informatiebeheer en soepel lopende processen,
waardoor we die klanten weer beter kunnen bedienen.
We doen het tenslotte allemaal voor de klant. Dat belang
moet bovenaan staan.’
Pragmatische aanpak
Nu zou Katwijk Katwijk niet zijn, als er niet heel pragmatisch
zou worden gewerkt. Spaargaren: ‘Als uit de analyse
blijkt dat ongeveer 80% van het werk zit in 20% van de processen
rondom onze producten en diensten naar de klanten,
‘Het zaakgericht werken en procesmatig denken moet
uiteindelijk in je ‘arbeidsgenen’ zitten opgesloten.’
(Jan Willem Spaargaren)
met invoegen en maar een beetje aan de zijkant van de weg
blijven rijden. Het gaat er echter hierbij om altijd goed na
te denken over het belang van informatie, van documenten.
Wat is het belang, hoe sla ik het op, waar sla ik het
op, wie moet er nog meer van weten en mee werken, hoe
wordt het vindbaar gemaakt? Het zaakgericht werken en
procesmatig denken moet uiteindelijk in je ‘arbeidsgenen’
dan gaan we met die 20% beginnen. De rest volgt dan later.
Daarmee trekken we direct het dienstverleningsniveau van
onze organisatie omhoog en hebben we meer tevreden burgers.’
Bij de implementatie van zaakgericht werken, hebben
consultants van Doxis Informatiemanagers een tweetal
workshops gegeven bij de gemeente. ‘Eigenlijk om ervoor
te zorgen dat het zaakgericht werken onder de huid komt
10 Doxis Magazine • winter 2015

te zitten van alle medewerkers’, aldus Spaargaren. ‘In het
vervolgtraject staan teamgerichte afspraken, het (op)volgen
van processtappen en zorgen dat je afspraken nakomt centraal.
En daar waar het niet lekker loopt, meteen rapporteren
en verbeteren.’
Doxis heeft ook een nulmeting gedaan voor Katwijk, om
te zien waar de organisatie eigenlijk stond met betrekking
tot zaakgericht werken en waar nodig is meteen een oplossingsrichting
aangegeven. Willekeurige medewerkers uit de
organisatie zijn op hun werkplek onaangekondigd gevraagd
antwoord te geven op vragen over zaakgericht werken, het
zaaksysteem, de organisatie, de mensen en de heersende
cultuur. Dat gaf een heel goed beeld. En dat beeld viel helemaal
niet tegen. Guijt: ‘Ik had verwacht dat men zich negatiever
uit zou laten over het zaaksysteem en het zaakgericht
werken. Over het algemeen waren de medewerkers echter
positief kritisch, zeg maar. Ze willen wel, maar misten soms
nog de concrete handvatten om daadwerkelijk aan de slag
te kunnen gaan. Een goede begeleiding draagt er vervolgens
toe bij, dat er snel stappen gemaakt kunnen worden.
De ene afdeling zal altijd wat sneller gaan dan de andere,
maar grosso modo maken we daadwerkelijk serieuze stappen
in de goede richting. Voor goede ondersteuning van
het traject is het belangrijk dat er vanuit het management
commitment is en blijft.’
Maak het grote geheel duidelijk
Spaargaren: ‘Het helpt als je mensen duidelijk kunt maken
wat het grotere geheel is, wat de doelen zijn en wie welke
rol vervult bij het bereiken van die doelen. Als mensen dat
eenmaal tussen de oren hebben, gaat het heel goed. Voorwaarde
om dit te bereiken is, dat het management op de
werkvloer komt. Dat leidt tot duidelijkheid over waar knelpunten
zitten. Je kunt er uren en dagen over praten, maar
soms moet je het gewoon even zien. Er ontstaat zo een continuüm
van probleem – analyseren – aanpassen – verbeteren
– sturen. Werkprocessen worden een-op-een vertaald
naar zaakgericht werken en dat is herkenbaar voor de medewerkers.
Dat vergroot weer de acceptatie en zo wordt het
een voortdurend proces van verbeterende dienstverlening.
Er moet een cultuur ontstaan om steeds maar beter te willen
zijn dan je was. De topsportmentaliteit: nooit genoegen
nemen met minder dan het beste.’
Inmiddels is Katwijk een aardig eind op weg. Het duo denkt
dat het zeker nog zo’n twee tot drie jaar duurt voordat procesmatig
en digitaal zaakgericht werken tot het dagelijkse
werk van alle medewerkers in de organisatie behoort. Ze
hopen dan dat zo’n 80% van de klantprocessen volgens de
hierboven beschreven principes is ingericht. Spaargaren:
‘Het belangrijkste is dat mensen beseffen dat het niet gaat
om een systeem. Het gaat om de filosofie. Een systeem kan
volgend jaar of het jaar daarop wel weer anders zijn. Er is
altijd sprake van een dynamiek, zowel in de organisatie
als in de maatschappij, die de organisatie tot meebewegen
dwingt. Het is nooit tijd om achterover te leunen, er is altijd
iets te verbeteren.’
Jan Willem Spaargaren,
concernadviseur Informatiemanagement
winter 2015 • Doxis Magazine
11

De Visie: e-depot Putten
Positieve ervaringen met e-depot in Putten:
Alle opties benutten voor
verantwoord, digitaal en
duurzaam informatiebeheer
Als logisch vervolg op een goed georganiseerde informatiehuishouding, heeft de Gelderse gemeente Putten sinds vorig
jaar actief de stap gezet naar het gebruik van Ceelo, het e-depot van Circle Software en Doxis Informatiemanagers. Als je
alles in de actieve fase van de documenten op orde hebt, wil je immers ook het laatste stadium, het lange termijn bewaren
of zelfs het permanent opslaan en ontsluiten van de documenten, op een goede manier (digitaal, duurzaam en verantwoord)
organiseren. ‘Je wilt altijd ‘in control’ zijn, tot het laatst toe’, aldus Jan Willem Rip, archivaris en beleidsmedewerker
bij de gemeente Putten. En dus kwam er een e-depot…
De keuze voor Ceelo, het e-depot van Circle Software
(technische realisatie) en Doxis Informatiemanagers (inhoudelijke
afstemming en invulling) was destijds ingegeven
door de eerdere positieve ervaringen met beide partijen.
Een e-depot is een relatief nieuw fenomeen, althans in de
daadwerkelijke uitvoering. Interessant is dus, hoewel er veel
over in de publiciteit is gekomen, hoe staat het nu met het
e-depot, ongeveer een jaar later?
De Gelderse gemeente Putten heeft al een lange geschiedenis
als het gaat om het organiseren en structureren van
haar informatiestromen. Al vanaf eind jaren ’90 was men
actief bezig met een documentmanagementsysteem, Document
Manager van Circle Software. Dat is in 2009 naadloos
overgegaan in het vervolg, Verseon. Jan Willem Rip:
‘In 2007 besloten we met Verseon, dat als beste uit de vergelijking
naar voren kwam, een volgende stap te zetten in
het klantgerichter maken van onze organisatie. De functionaliteiten
zijn in de loop der jaren zo ingericht, dat de
hele organisatie de juiste informatie in de juiste samenhang
vanaf de werkplek kan benaderen.’
Substitutie
De pragmatische aanpak van Putten biedt op veel terreinen
12 Doxis Magazine • winter 2015

voordeel. Dit resulteerde bijvoorbeeld in een machtiging
voor substitutie van onder andere het WABO-proces. De
machtiging is verworven door intensieve samenwerking
tussen de gemeente Putten, de provinciale archiefinspectie,
Doxis Informatiemanagers en Circle Software. Gemeente
Putten ontving in april 2011 als eerste Gelderse gemeente
deze machtiging.
Jan Willem Rip,
archivaris en beleidsmedewerker
bij de gemeente Putten
‘Voor de uitvoering van onze taken zijn we in hoge mate
afhankelijk van de kwaliteit en betrouwbaarheid van de
informatie waarover we beschikken.’(Jan Willem Rip)
E-depot als vervolgstap
En nu werd het dus tijd voor de meest logische vervolgstap.
Het e-depot. Wiel Swinckels, Business Consultant
Circle Software en al lang betrokken bij de projecten in
de gemeente Putten: ‘Als je zo ver bent dat je alles digitaal
mag doen, dan is het wenselijk dat ook die laatste fase van
de document lifecycle digitaal, verifieerbaar, traceerbaar,
verantwoord en gecontroleerd verloopt. Een e-depot biedt
daarvoor een ideale omgeving. Eigenlijk is het e-depot niet
zo zeer een handig stukje software, als wel een visie op informatiebeheer
die je op een goed georganiseerde wijze, zowel
technisch als conceptueel vormgeeft. Dat heeft Putten
heel goed begrepen.’
Jan Willem Rip: ‘Er is een inventarisatie gemaakt over de
risico’s die we als gemeente zouden lopen op basis van het
op termijn niet kunnen vinden of traceren van documenten.
Zowel de gestructureerde als de ongestructureerde documenten.
Daaruit zou de haalbaarheid en wenselijkheid van
een e-depot als gecontroleerde digitale bewaarplaats, met
alle gewenste functionaliteiten, naar voren moeten komen.
Natuurlijk zijn ook de baten versus de kosten meegenomen,
maar dat was niet de eerste insteek: het ging in eerste instantie
vooral om de risico’s in informatiemanagement en
-beheer en een eventueel daardoor achterblijvende dienstverlening
naar de burgers.’
Verantwoording naar belanghebbenden
Een e-depot speelt in de visie van de gemeente Putten
namelijk een belangrijke rol in de verantwoordingsplicht
naar haar burgers en andere belanghebbenden. Jan Willem
Rip: ‘Voor de uitvoering van onze taken zijn we in hoge
mate afhankelijk van de kwaliteit en betrouwbaarheid van
de informatie waarover we beschikken. Dat is de integrale
verantwoordelijkheid van het management. Wanneer informatie
niet terug te vinden is en/of niet lang genoeg bewaard
wordt, loopt de gemeente Putten (financiële) risico´s
en dreigt imagoverlies. Daarnaast moet de gemeente als
overheidsorganisatie voldoen aan wetgeving (compliance).
Hiervoor is een duidelijke, goed ingeregelde digitale informatiehuishouding
noodzakelijk. Dat was tenslotte de reden
om het document management systeem en zaakgericht
werken te introduceren. Zo moet alles uiteindelijk op elkaar
aansluiten.’
winter 2015 • Doxis Magazine
13

Het vaststellen van de route naar de implementatie van
een e-depot is uitvoerig en consistent aangepakt. Via een
stuurgroep, projectgroep en uiteindelijk ook een klankbordgroep,
met de inbreng van gebruikers en om het product
te toetsen, is men in najaar 2014 tot een daadwerkelijke
ingebruikname van Ceelo, het e-depot, gekomen. Daarbij
is gekeken naar overname van informatie uit de bestaande
gecontroleerde informatieomgeving (Verseon) en overname
van informatie uit ongecontroleerde informatieomgevingen
(gezamenlijke en persoonlijke schijven, e-mail, etc.),
ook wel het ´grijze digitale gebied´ genoemd.
Intensief traject
Jan Willem Rip: ‘Het was een lastig en intensief traject,
maar het is ons wel gelukt om een digitale omgeving te
creëren om documenten voor langere tijd gecontroleerd te
bewaren én te beheren. Want het gaat er niet om een soort
digitaal afvoerputje te maken, waarlangs alles wat niet meer
direct in gebruik is, verdwijnt. Eerst moest de basis op orde
zijn en dan kon pas het e-depot in beeld komen. Dat is
gelukt. We zijn met deze twee partijen, Circle Software en
Doxis Informatiemanagers, tot een heel goed resultaat gekomen.
Dat stelt ons in staat ook voor de langere termijn
documenten digitaal controleerbaar en verantwoord zeker
te stellen. Die beheerfunctie in het e-depot is cruciaal. Met
de koppeling van de juiste metadata aan de documenten
en het toepassen van retentieschema’s voor documenten die
over een bepaalde vooraf vastgestelde tijd moeten worden
overgebracht dan wel vernietigd, hebben we een waterdicht
systeem en zijn we voortdurend ‘in control’.’
Wiel Swinckels,
Business Consultant Circle Software
Digitaal voorportaal
Want Putten zet Ceelo ook in als een pre-depot, een digitaal
voorportaal. Swinckels: ‘Als je de juiste randvoorwaarden
hebt geformuleerd en geformaliseerd en je hebt
bovendien de omgeving technisch goed ingeregeld, kun je
ook documenten die nog niet aan ‘overbrengen’ toe zijn, of
documenten die een lange bewaartermijn hebben, opslaan
en beheren in Ceelo. Het is immers een volledig transparante
en controleerbare omgeving. Daar hebben we met
Putten en Doxis over nagedacht en vervolgens Ceelo erop
ingericht.’
14 Doxis Magazine • winter 2015

Jan Willem Rip: ‘Wij hebben er voor gekozen om een document
vanaf 10 jaar al in Ceelo te plaatsen. Dat is dus
aanzienlijk eerder dan wettelijk verplicht (na 20 jaar overbrengen
en dan openbaar maken), maar ook weer niet heel
kort na de échte dynamische fase.’
Verseon is prima voorbereid op het vervolgtraject in Ceelo.
Samen met Doxis Informatiemanagers en de gemeente
Putten zijn alle criteria voor een juiste manier van verwerken,
opslaan en beheren in Verseon en later in Ceelo ingevuld.
In de structuur van de informatiehuishouding wordt
aangegeven welke informatie hoe en wanneer naar het
e-depot wordt overgebracht. Informatie is in het e-depot
toegankelijk voor derden, mits het de publieke informatie
betreft. Alle andere informatie is afgeschermd. Die is alleen
voor bevoegde ogen beschikbaar. Alle procedures omtrent
overdracht, bewaren en beheren zijn uitvoerig beschreven
en vastgelegd. Daar zitten nu eenmaal wettelijke verplichtingen
aan en alles moet dus naadloos kloppen. Alleen dan
kun je deze vorm van eerder overdragen, meestal uitplaatsen
genoemd, verantwoord en renderend doen.’
eerdere systemen die we in gebruik hebben genomen, het
optimum bereiken in gebruik. Dus als er nieuwe mogelijkheden
zijn te bedenken en te integreren met Ceelo, zoals
het koppelen met andere informatiesystemen, eventueel
zelfs van derden, dan zullen we niet nalaten die te benutten.
Zo pragmatisch zijn we wel…’ Een van die opties die ook
al wordt benut is het opnemen van het fotoarchief ‘oktober
1944’. Een bijzonder waardevol archief voor Putten, waarbij
Ceelo dus een belangrijke toegevoegde waarde vervult om
het te bewaren en te ontsluiten. Nu en in de toekomst.
‘Eerder overplaatsen
geeft het voordeel
van ontlasting van je
operationele systeem.’
(Wiel Swinckels)
Swinckels: ‘Eerder overplaatsen geeft het voordeel van ontlasting
van je operationele systeem. Dat is niet heel makkelijk
in geld uit te drukken, maar het geeft wel degelijk
voordeel in snelheid, performance en werkbaarheid. Je zou
informatie nog eerder kunnen overbrengen naar het e-depot,
maar Putten heeft dus bewust gekozen voor tien jaar,
om niet te snel vanuit die dynamische fase documenten al
uit te plaatsen in Ceelo.’
Toekomst
De volgende stap is om, naast Verseon en andere systemen
waar relevante informatie in is opgeslagen, zaken als
websites en social media te laten aansluiten op Ceelo. Jan
Willem Rip: ‘Putten heeft consequent en consistent beleid
ontwikkeld om grip te krijgen op alle relevante informatiestromen
in de organisatie. De doelstelling is een hogere
kwaliteit van de dienstverlening realiseren, voortdurend ‘in
control’ zijn, risico’s beperken en verantwoord, duurzaam
en vooral vindbaar informatie beschikbaar te hebben voor
belanghebbenden. Daarnaast willen we ook hier, net als bij
Tevens is in Ceelo informatie opgeslagen afkomstig van de
provincie Gelderland in het kader van naar de gemeente
overgedragen taken. Daar ‘hangen’ ook allerlei documenten
aan die beschikbaar moeten zijn en blijven. Op die manier
zijn de voordelen van een e-depot als Ceelo direct verder te
benutten.
Bij Putten vinden ze het goed dat er inmiddels meerdere
initiatieven rond e-depots zijn ontstaan. Jan Willem Rip:
‘Er zijn door de regionale historische centra wel pilots met
meerdere gemeenten. Wat ik mis, is dat dit gebeurt vanuit
de insteek vanuit de historische centra. Jammer is wel dat de
projecten zich vooral richten op de systemen en veel minder
of niet op het beleidsmatige in de bedrijfsvoeringfase. Dus,
hoe borg je de informatie bij de bron? Het is volgens mij
beter, wanneer je het ook regelt vanuit de gemeente zelf
(bedrijfsvoering). Daardoor kan het archief- en informatiebeheer
beter geborgd worden. Gezamenlijk optrekken en
vaststellen wat de concrete kaders moeten zijn van een e-
depot is mijn devies.’
winter 2015 • Doxis Magazine
15

De Praktijk: VNG
V.l.n.r.: Mathilde Kors, Marianne Dorder - Servet en Rinske Masselman
Schouw AMK-dossiers Jeugdzorg belangrijke stap in migratietraject
Adequate dossieroverdracht
cruciaal voor goede
zorgverlening in sociaal domein
Rinske Masselman is als (extern) senior adviseur in het sociaal domein verbonden aan de VNG. In het kader van het
ondersteuningsprogramma ‘Veilig Thuis’, was een grondige inventarisatie gewenst van de zogenaamde AMK-dossiers
(Advies- en Meldpunt Kindermishandeling). VNG beschikt – namens de gemeenten - zelf niet over de capaciteit en
deskundigheid en dus schakelde zij Doxis Informatiemanagers in. ‘We moesten een beeld krijgen van de status van die
dossiers, teneinde die in ‘ordentelijke staat’ beschikbaar te kunnen stellen aan de betrokkenen in het sociaal domein op
gemeentelijk niveau.’ Want dat was het doel; door de decentralisatie is het noodzaak dat de lokaal en regionaal opererende
instanties en hulpverleners kunnen beschikken over actuele en volledige dossiers.
Masselman: ‘Volgens de Jeugdwet moeten de AMKdossiers
van de voormalige Bureaus Jeugdzorg naar Veilig
Thuis worden overgebracht (vervreemd). De VNG heeft
samen met het ministerie van VWS en Jeugdzorg Nederland,
afspraken gemaakt over hoe die overdracht zou
moeten (en kunnen) plaatsvinden. Belangrijk is daarbij dat
die dossiers in ‘goede en ordentelijke staat’ moeten worden
overgedragen. Er is overigens geen wettelijke termijn vastgesteld
voor die overdracht, maar het zal duidelijk zijn dat
we daar geen jaren over willen gaan doen. Om te weten of
die dossiers daadwerkelijk goed en ordentelijk zijn, moesten
we een inventarisatie doen. De VNG beschikt zelf niet
16 Doxis Magazine • winter 2015

over die deskundigheid en zeker ook niet over de gewenste
capaciteit om dat snel en zakelijk te doen. Dat is de reden
dat we met Doxis Informatiemanagers in zee zijn gegaan.’
Veilig Thuis - waar de dossiers naar toe moeten worden
overgedragen - is de bundeling van Meldpunt Kinderbescherming
en Steunpunt Huiselijk Geweld. Veilig Thuis
richt zich op kwetsbare jongeren die in de problemen (dreigen
te) komen en geholpen moeten worden. Masselman:
‘In totaal is Veilig Thuis onderverdeeld in 26 regio’s. De
VNG verleent vervolgens ondersteuning bij de uitvoering
van die nieuwe taken die bij Veilig Thuis en de gemeenten
zijn neergelegd. Om de continuïteit van de zorgverlening
te kunnen waarborgen, moesten we dus meer inzicht krijgen
in de status, inhoud en het gebruik van de zogenaamde
AMK-dossiers.’
Marianne Dorder-Servet en Mathilde Kors waren namens
Doxis Informatiemanagers de deskundigen om het project
te gaan doen. Dorder: ‘De kwaliteit van de informatie in de
dossiers is, gezien de gevoeligheid van de dossiers, hier van
essentieel belang. Het zou te veel tijd en geld kosten om alle
dossiers te controleren, dus hebben we gekozen voor een
aanpak volgens een steekproef met drie voormalige Bureaus
Jeugdzorg, tegenwoordig gecertificeerde instellingen (GI).
In de praktijk is ook gekozen voor een controle tot drie jaar
terug. Oudere dossiers worden namelijk niet of nauwelijks
meer geraadpleegd.’
Dorder: ‘Het gaat in het hele project om de overdracht van
alle elektronische dossiers in het registratie- en rapportagesysteem
KITS (Ordina), opgemaakt in de jaren 2004 tot
en met 2014. Die moeten naar de systemen van gemeenten
c.q. Veilig Thuis.’
Steekproef met veel vragen
Kors: ‘De VNG had bij monde van Rinske een vragenlijst
opgesteld met vragen waarop zij een onderbouwd antwoord
wilde hebben. Wat betreft archiefbeheer is een aantal vaste
criteria opgesteld omtrent bekende zaken waar we in de
praktijk heel veel mee te maken hebben. De vragen van
VNG hebben we toegevoegd aan onze inventarisatie en we
Het VNG kantoor in Den Haag
zijn aan de slag gegaan.’ In ongeveer twee maanden tijd is
het duo vervolgens door de systemen heen gegaan, zijn bestanden
nageplozen en metadata gecontroleerd. Protocollen
en wetgeving zijn getoetst en er zijn autorisaties vastgesteld
en vastgelegd. Daar kwam een grondige rapportage uit.
Masselman: ‘Er kwamen dus vragen aan de orde als: Hoe
is de toegang geregeld? Wie mag wat (alleen) inzien en wie
mag wat aanpassen of toevoegen aan de dossiers? Hoe staat
het met het naleven van de privacyregels? Volgens welke
procedures en protocollen is het dossier tot stand gekomen?
In de nieuwe opzet moest de toegang snel en goed geregeld
zijn, maar uiteraard wel aan alle wet- en regelgeving
(blijven) voldoen. Dus beschikbaarheid en toegankelijkheid
met alle restricties die eventueel van toepassing zijn en alleen
voor bevoegde ogen. En volgens een zelfde systematiek
voor opslag, beheer en ontsluiting over al die regio’s heen.
Geen eilandjes.’
De keuze voor de drie GI’s die gecontroleerd zouden worden,
werd ingegeven door de praktijk. Kors: ‘Er stond een
behoorlijke tijdsdruk op het project, dus hebben we gekozen
voor de GI’s die het snelst hun medewerking hadden
toegezegd. Overigens maakte het ook niet zoveel uit welke
GI’s het zouden zijn. We zijn er in essentie van uitgegaan
dat ze allemaal ongeveer onder vergelijkbare omstandigheden
hun werk doen. Daarom zal de weerslag van dat re-
winter 2015 • Doxis Magazine
17

Marianne Dorder - Servet
sultaat tussen de GI’s onderling volgens ons niet wezenlijk
verschillen. De eventuele problemen die we zouden tegenkomen
bij deze drie, zouden ongetwijfeld ook in meer of
mindere mate spelen bij de andere GI’s. Die problemen vielen
echter heel erg mee. De dossiers zagen er in grote lijnen
prima uit en waren in goede staat. In totaal hebben we zo’n
200 dossiers gecontroleerd. Dat is absoluut een representatief
aantal, gezien het grote aantal dossiers waar het in dit
verband in totaal om gaat.’
Uitgebreide rapportage
Het rapport van Doxis bestond uiteraard niet alleen uit de
mededeling ‘dat het wel goed zat’. Masselman: ‘Marianne
en Mathilde hadden een uitgebreide rapportage gemaakt
van de status van de dossiers in KITS. Maar daarbij waren
meteen conclusies en aanbevelingen gevoegd ter verbetering
van een aantal zaken. Bijvoorbeeld als in een dossier
de woonplaats van een cliënt niet is ingevuld, dat komt wel
eens voor, is het aan te bevelen om die dossiers dan op een
centrale bewaarplaats op te slaan. Dan weten alle betrokkenen
in ieder geval waar ze die bijzondere gevallen zouden
moeten kunnen vinden. Tevens gaven ze aan dat, na digitalisering,
de dossiers niet meteen konden worden vernietigd.
Die toestemming hangt samen met een vervangingsbesluit,
dus het ‘officiële recht’ om papier te vervangen voor digitaal.
Dat is daarmee wel een van de volgende doelstellingen geworden:
toewerken naar dat vervangingsbesluit, om zo van
het papier af te komen.’
Breed advies
Het advies van Doxis ging verder dan alleen de resultaten
van de steekproef. Inspelend op toekomstige ontwikkelingen
en verwachtingen hebben Kors en Dorder ook adviezen
gegeven over bijvoorbeeld duurzame archivering. Dorder:
‘Er zijn gesprekken geweest met GI’s en Veilig Thuis om
een afvinklijst te volgen bij het creëren, beheren en opslaan
van deze dossiers. Dat kan later veel tijd en energie schelen,
wanneer je op het beslismoment komt van bewaren of vernietigen.
Om dossiers en documenten duurzaam digitaal op
te kunnen slaan is vervolgens een duurzaam archiefformaat
nodig: pdf/a. Masselman: ‘Na verloop van tijd, als het jongste
kind in een gezin ouder dan 18 jaar is geworden, moeten
bepaalde gegevens in de dossiers ook worden geanonimiseerd.
Dat is eigenlijk hetzelfde als vernietigen, maar het is
niet zo dat een heel dossier dan wordt vernietigd. Bepaalde
meldgegevens en alles ‘wat herleidbaar is tot’ worden dan
niet meer raadpleegbaar gemaakt. Dan zijn er alleen nog
zaken beschikbaar voor managementrapportages. Soms
komt het zo ver dat een dossier daadwerkelijk helemaal
moet worden vernietigd, bijvoorbeeld wanneer een melding
loos blijkt te zijn. En weg is dan ook echt weg!’
Mathilde Kors
Gemeenten en Veilig Thuis trekken samen op in dit traject.
De VNG biedt gemeenten ondersteuning o.a. met handreikingen
op basis waarvan gemeenten hun besluiten kunnen
nemen. De systeemleverancier begeleidt de partijen bij het
migratietraject naar het nieuwe systeem, dat aan een strak
programma van eisen moet voldoen. ‘Zo blijf je er zeker van
dat alles met elkaar kan blijven communiceren en blijft ook
de zorgverlening gegarandeerd’, aldus Masselman tot slot.
‘En dat was uiteindelijk voor ons het belangrijkste achterliggende
doel van deze actie.’
18 Doxis Magazine • winter 2015

DocumentWereld
Noteer in uw agenda:
14 april 2016
DCM Awards Dinner
- Nieuws
Document
Wereld
- Achtergronden
- Agenda
- Bedrijvengids
- Video
- Magazines
winter 2015 • Doxis Magazine
19

De Visie: i-Beez
Pearl Hagen, senior consultant bij i-Beez
Waar staat de stip op de horizon bij de klant?
Klantgericht denken en
resultaatgericht oplossen
centraal in aanpak i-Beez
‘In veel gevallen is het de klant niet helemaal duidelijk waar de stip op de horizon staat: wat wil je met informatiebeheer
bereiken? Wat zijn de doelen die worden nagestreefd? Wat is belangrijk voor je onderneming of organisatie? Welke trends
en ontwikkelingen zijn van invloed op je keuzes? Het is de klant vaak niet duidelijk welke toegevoegde waarde informatiebeheer
heeft voor de organisatie.’ Pearl Hagen is onlangs als senior consultant binnengekomen bij i-Beez en bruist van de
ambities. Na ervaringen bij onder meer Woonzorg Nederland, heeft Hagen zich helemaal toegespitst op het klantgericht
denken en resultaatgericht oplossen en dat past precies in de strategie van i-Beez.
20 Doxis Magazine • winter 2015

Hagen: ‘Er zijn genoeg gevallen waarbij de klantorganisatie
vastloopt omdat het probleem op het gebied van informatiebeheer
en procesmanagement niet duidelijk is. En daar
kunnen wij heel goed bij helpen. I-Beez gaat uit van het
standpunt dat je alleen zelf moet doen wat een ander niet
beter kan. Bij het streven naar optimaal profijt van digitale
procesinrichting en - informatiebeheer zijn organisaties
nog zoekende. Intern beschikt men vaak niet over de
juiste kennis en ervaring om de doelstellingen volledig te
realiseren. I-Beez heeft die kennis en expertise wel in huis
en kan met onze methode om zowel digitale processen in
te richten als het informatiebeheer gestructureerd vorm te
geven uitkomst bieden. Dat past helemaal in het beeld dat
we zien, waarbij organisaties meer en meer de regiefunctie
willen vervullen. Dan moet je echter wel weten wát je
aanstuurt en waarop. I-Beez biedt de mogelijkheid om aan
te sturen op resultaten. De inhoudelijke kant kan de klant
volledig bij ons neerleggen en wij nemen daarvoor ook de
verantwoording. I-Beez komt van buiten de organisatie en
dan zie je toch net iets meer of iets net anders. Met de juiste
afspraken, een strakke planning, een heldere taakverdeling
en het beleggen van verantwoordelijkheden kunnen de beste
resultaten voor de klant worden bereikt.’
Terug naar de basis
Even terug naar de basis kan geen kwaad, aldus Hagen. ‘Je
handelt processen en taken af met een reden. Wat is dan
die reden? Is die nog wel duidelijk? En is die voor iedereen
duidelijk (geweest)? Met het informatiebeheer bijdragen
aan prettig digitaal werken? Moet het rendement van ICT
omhoog? Wil of moet de organisatie (meer) compliant
zijn? Kortom, veel vragen die allemaal een andere insteek
vragen en waar andere problemen aan ten grondslag kunnen
liggen. Belangrijk is om de verwachtingen binnen en
buiten de organisatie (bijvoorbeeld bij ketenpartners) goed
te managen. Zodat je geen verkeerde inschattingen krijgt
of misverstanden die heel eenvoudig waren te voorkomen.
I-Beez is in staat die onderhuidse problemen en vooringenomen
stellingen naar boven te halen en de vinger op de
zere plek te leggen. Geef de klant een bredere kijk op zijn
vragen en problemen. Alleen dan kom je tot een geïntegreerde
oplossing.’
Pragmatische aanpak
Als dan duidelijk is waar de organisatie staat en waar ze
naar toe wil, kan een implementatieplan worden gemaakt.
Titia Beuker, manager Sales i-Beez: ‘Deeloplossingen zijn
uiteraard geen échte oplossingen. Daarmee haal je uiteindelijk
niet het gewenste resultaat voor de organisatie. Dat
wil niet zeggen dat je vervolgens een grootschalige operatie
met externe consultants en ontelbare urendeclaraties moet
opstarten. Integendeel. Je moet echter wel het grote geheel
in beeld houden. Er is één einddoel, één gewenst resultaat.
Daar moet je naar toe. Dat kan stapsgewijs, uiteraard, en
moet in veel gevallen zelfs stapsgewijs, maar één stap is nog
geen wandeling.’
‘Bij veel organisaties
ontbreekt het inzicht
in de omvang van
het probleem,
de stakeholders en
de te nemen stappen
om wat orde in
de (relatieve)
informatiechaos
te scheppen.’
(Onno de Moor)
Beuker is voorstander van de pragmatische aanpak: ‘Wij
zijn niet van het ‘uurtje-factuurtje’. Wij bieden de klant een
vooraf doorgesproken resultaat. Daar is behoefte aan in de
markt, zien we. Met i-Beez denken we meer strategisch mee
met de opdrachtgever en samen bepalen we waar de stip op
de horizon ligt en welke voordelen er voor de organisatie te
behalen zijn. Hoe kun je een bepaald resultaat realiseren?
i-Beez levert heel concreet de oplossing en realiseert het
afgespoken resultaat. En op dat resultaat kun je vervolgens
sturen. Heel direct en heel pragmatisch: je maakt afspraken
en zorgt dat die nagekomen worden.’
winter 2015 • Doxis Magazine
21

Inzicht geven
Onno de Moor is business adviseur bij i-Beez: ‘Wat Pearl
al schetste, zie ik ook in de praktijk. Bij veel organisaties
ontbreekt het inzicht in de omvang van het probleem, de
stakeholders en de te nemen stappen om wat orde in de
(relatieve) informatiechaos te scheppen. De wil om te veranderen
is er wel, maar de expertise en ervaring om daar
sturing aan te geven ontbreekt. Wij signaleren de problemen
en komen direct met concrete oplossingen. Daarbij
maak je onderscheid in oplossingen op korte termijn en die
op de lange termijn. Welke zaken moet je het eerst aanpakken?
Delen van die problemen kunnen organisaties prima
zelf oplossen, mits ze op het goede spoor worden gezet. Andere
zaken kun je het best bij inhoudelijk experts in handen
geven. I-Beez kan met haar kennis en kunde hulp bieden
om die inzichten te verkrijgen. Met gerichte, modulaire
oplossingen ontzorgen we de klant, bieden we kwaliteit en
oefenen we controle uit. De bewaking van afspraken, procedures
en resultaat ligt dan bij ons. Wij zijn resultaatverantwoordelijk.
Het kan zelfs zo ver gaan dat wij aangeven:
geef je informatiebeheer aan ons en wij zorgen ervoor dat
je je doelstellingen haalt. Het is een concept van kwaliteit,
auditing, monitoring en borging.’
Optimaliseren in plaats van maximaliseren
En niet alleen op strategisch niveau kan i-Beez begeleiden
en waardevolle diensten leveren. Ook als het gaat om technische
invulling en realisatie staat ze haar mannetje. Beuker:
‘We zijn geen system integrator, laat dat duidelijk zijn.
Maar we gaan wel verder dan het beheer en het gebruik
van de informatievoorziening. Wij kunnen bijstaan in het
maken van keuzes, nemen de (gezamenlijke) procesinrichting
daarin mee en creëren zo een integraal beeld op de
problematiek. Wij gaan voor optimaliseren in plaats van
maximaliseren. Goed is goed genoeg, je hoeft geen 10+ te
halen. Alles dient een doel. Als dat doel gediend wordt, is
het goed. Al het overige is te veel. Dat is die pragmatische
aanpak. Wij gaan niet maanden zitten broeden op ‘het ideale
systeem’. Dat komt er namelijk nooit. De wereld om ons
heen is voortdurend aan verandering onderhevig. Je moet
flexibel blijven, toekomstbestendig. Compliant versus prettig
en praktisch. Volg de intentie in plaats van de letter.’
Modulaire aanpak
I-Beez kan in een aantal te onderscheiden stappen de klant
bijstaan in zijn streven naar succesvol (samen)werken. De
Moor: ‘Van identificatie en analyse tot ontwerpen, inrichten
van processen en informatiebeheer. En van (gezamenlijke)
uitvoering tot onderhoud. Al die stappen kunnen separaat
worden ingezet, tegen fixed price, afhankelijk van waar de
organisatie zich bevindt in het proces. Het is een modulaire
aanpak, maar wel steeds met een logisch vervolg. Bij elke
stap kun je je afvragen: wat doen we? Make or buy? En als
dan de keuze voor maken uitpakt, dan kunnen wij nog steeds
begeleiden en zorgen dat kwaliteit en flexibiliteit worden
gewaarborgd. De wereld is niet in beton gegoten, flexibiliteit
is altijd noodzakelijk. Maar ook kwaliteit. Het borgen
van processen, garanderen van kwaliteit, het monitoren en
aanscherpen alsook het aansturen blijven cruciaal voor het
uiteindelijke succes. En dit is onze methode om het te doen.
Het doel daarbij is dat de klant zich optimaal ondersteund
kan richten op zijn werkprocessen. Zonder gedoe…’
(www.i-beez.nl)
22 Doxis Magazine • winter 2015

Column
Verbindend denken
Het gaat om verbindend denken, zegt Herman Konings, onze keynote speaker op ons Doxis Seminar straks op
17 maart 2016. ‘Het gaat om de relevantie, niet alleen voor nu, maar juist ook voor de langere termijn. Voor onze
kinderen, kleinkinderen en achterkleinkinderen.’
Ik had het niet beter kunnen verwoorden. Als ik dit schrijf is net de klimaatconferentie in Parijs aan de gang en ik
vraag me af of daar eenzelfde ‘verlichte geest’ niet heel veel goed werk kan verrichten.
Maar laten we het wat dichter bij huis houden. Verbinding en relevantie zijn twee componenten die we eigenlijk elke
dag in onze arbeidsethos zouden moeten zijn verweven. Zowel als het gaat om de informatie en de processen als de
mensen en middelen. Alles heeft met elkaar te maken, staat met elkaar in verbinding, heeft invloed op elkaar. Het is
net als bij de communicerende vaten: als het peil van de een wat omhoog gaat heeft dat direct invloed op het peil bij
de ander. Die vaten zijn verbonden, net als de afdelingen in of vestigingen van een bedrijf met klanten, leveranciers
etc. Het is één samenhangend met elkaar verbonden geheel. Hoe kan het dan toch nog zo vaak voorkomen dat medewerkers
in allerlei organisaties op hun eigen eilandjes bezig zijn met ‘hun eigen toko’?
Misschien hebben veel van die ‘eilandbewoners’ niet goed voor ogen wat nu het hogere doel is van de organisatie, de
stip op de horizon. Dat kan doordat ze het niet zien en ze missen wellicht zelfs die vaardigheid. Het kan echter ook
heel goed zijn dat de leiding het niet duidelijk heeft gemaakt. Als een organisatie niet in staat is om als één samenhangend
geheel te functioneren, sta je voor je het weet de hele dag schroefjes aan te draaien in de autofabriek à la de
ontwikkeling van de lopende band bij Ford. En geen idee wat er aan de achterkant uit komt…
Of dat nu zo motiverend werkt.
Dat is echter heel goed te ondervangen, zie het verhaal over de gemeente Katwijk in deze uitgave.
Het goede nieuws is dat er een generatie zit aan te komen die alléén maar verbonden wil zijn. Tieners die voortdurend
met een apparaat in de hand bezig zijn contacten te leggen of te gamen met andere zielsverwanten over de
hele wereld. Niet dat ze nú zo nuttig bezig zijn, althans, dat zie ik nog niet zo, maar dat is wel de generatie die straks
gaat werken. Die zijn gewend om te delen, wereldwijd te communiceren, te gebruiken in plaats van te bezitten, zich
intussen bij alles kritisch afvragend: maar waarom dan? Toch? Of ben ik nu weer te optimistisch?
Misschien dat Herman Konings beter kan duiden wat de impact is van de nieuwste ontwikkelingen en hoe we daarmee
moeten omgaan…. Ik zie u graag op 17 maart in Corpus, Oegstgeest.
Max Beekhuis
winter 2015 • Doxis Magazine
23

De Praktijk: ROC De Leijgraaf
ROC De Leijgraaf: ‘Je weet pas wat je mist als het er niet meer is’
Nieuwe start bij ROC leidt tot
herijking en herinrichting
geïntegreerd archief
‘Je weet pas wat je mist als het er niet meer is’. Deze uitspraak doet denken aan een liedje van De Dijk. Hoe herkenbaar
want, maar al te vaak zie je dat als binnen een organisatie bepaalde medewerkers of functies verdwijnen, het ineens pijnlijk
duidelijk wordt wat dat betekent voor die organisatie. Zo ook bij het Brabantse ROC De Leijgraaf.
Het archief van het college van bestuur dreigde in onbruik
te raken, nadat een lid van de raad van bestuur met pensioen
ging. Zij was het geheugen van De Leijgraaf. Tijd voor
maatregelen. Yvonne Scheffers bouwde haar nieuwe functie
om het archief weer op de rails te krijgen van de grond af
op. Doxis deed een nulmeting en begeleidde het ROC naar
een geordend archief met een duidelijke en werkbare structuur.
Onmisbaar zijn blijkt nu een relatief begrip.
ROC De Leijgraaf is een ROC in Noord-Oost Brabant
met zo’n 6000 leerlingen, 650 medewerkers en meer dan
tien vestigingen. Een behoorlijk formaat ROC dus. De eer-
ROC De Leijgraaf vestiging Veghel
24 Doxis Magazine • winter 2015

ste taak is nu eenmaal onderwijs geven. In het geval van
De Leijgraaf zijn dat drie mbo-richtingen (Techniek & Samenleving,
Economie & Bedrijf, Mens & Maatschappij) en
daarnaast doet De Leijgraaf veel aan opleidingen voor volwassenen
(VAVO). Wil je je kerntaken goed kunnen doen,
is het belangrijk dat alle ondersteunende taken goed zijn ingevuld.
Alle administratieve taken en andere ondersteuning
– zoals ICT - moeten op orde zijn en efficiënt en effectief
voor de medewerkers zijn. Dat was de achterliggende reden
dat al in 2008 de eerste stappen werden gezet op het gebied
van digitalisering. De leerlingendossiers werden in Verseon
van Circle Software opgeslagen en beheerd.
Nauwelijks aandacht voor archief
Eustaach van Lent, Manager Informatievoorziening &
Cursistenadministratie: ‘Ergens onderweg begon het toch
te wringen. Met name met betrekking tot het archief van
het college van bestuur. Daarin is alles vastgelegd met betrekking
tot beleid, belangrijke beslissingen voor de school
etc. De focus was destijds gelegd op het digitaliseren en
beheren van de leerlingendossiers, maar er was eigenlijk
nauwelijks aandacht geweest voor dat, voor de school als
onderneming, toch cruciale archief.’
Het college van bestuur van ROC De Leijgraaf vormde
dus indirect de aanleiding om de archiefvorming drastisch
aan te pakken. ‘Een lid van de raad van Bestuur vertrok op
een bepaald moment en wilde de zaak geordend achterlaten.
Op dat moment was het al steeds lastiger om iets
terug te vinden’, aldus Yvonne Scheffers, medewerker Archief
& Functioneel Beheer. Zij vervult de nieuwe functie
om in overleg het archief in te richten en te beheren. ‘Er
waren twee mensen die alles wisten van het archief, waaronder
een lid van de Raad van Bestuur. Zij ging echter met
pensioen. Daarmee werd het probleem direct blootgelegd:
zij was het geheugen van onze organisatie. Er was in het
archief geen duidelijke structuur en het was dan weliswaar
gedigitaliseerd, net als de leerlingendossiers, maar eigenlijk
was het gewoon digitaal zonder structuur. De naamgeving
en de ontsluitingscriteria waren simpelweg niet goed ingeregeld.
Op dat moment, dus in 2008, was niet de juiste
kennis en expertise aanwezig bij het ROC om richting te
geven aan de ordeningsstructuur van een goed functionerend
en operationeel archief. Er was een systeem, maar dat
was blijkbaar alleen werkbaar voor die twee mensen. Voor
de andere medewerkers had het ook geen prioriteit, want zij
konden steeds terugvallen op de kennis van die twee medewerkers.
Dat is uiteraard geen wenselijke situatie. Vandaar
dat we Doxis hebben gevraagd een inventarisatie te maken,
om erachter te komen waar we nu stonden. Wat is de status
van het archief, wat zijn de risico’s in het kader van wet- en
regelgeving, en vooral: hoe moeten we het aanpakken om
de boel weer op de rit te krijgen?’
winter 2015 • Doxis Magazine
25

Eustaach van Lent, Manager Informatievoorziening & Cursistenadministratie
en Yvonne Scheffers, medewerker Archief & Functioneel Beheer
Inventarisatie en plan van aanpak
Marianne Dorder-Servet was de aangewezen persoon bij
Doxis om deze klus op te pakken. ‘De eis was duidelijk:
zorg voor een werkbaar en gestructureerd archief en zorg
dat andere processen, zoals postverwerking en ‘compliancy
rules’ aansluiten. We hebben interviews gedaan met medewerkers,
om er achter te komen hoe zij bepaalde zaken
ervoeren, hoe het systeem werkte (of niet natuurlijk) en
welke wensen er eventueel leefden onder de medewerkers.
Daarnaast hebben we de inrichting en werking van Verseon
zelf beoordeeld, om te kunnen zien wat wel en niet was ingericht
en hoe; en steekproefsgewijs hebben we een inventarisatie
uitgevoerd op de archiefverzameling, om te zien
wat de daadwerkelijke status van die informatieverzameling
was. De eindconclusie na die exercitie was redelijk hard; het
ROC moest het systeem opnieuw implementeren voor het
CvB-archief (College van Bestuur). Zoals het was ingericht
ging het nooit werken en bijsturen zou alleen maar veel tijd
geld en energie kosten, terwijl het resultaat dan niet bevredigend
zou blijven. Daarop hebben we een plan van aanpak
gemaakt om de zaak weer op de rit te krijgen.’
Scheffers en Van Lent konden zich vinden in de harde
conclusies van Doxis. Scheffers: ‘Het systeem dat we gebruikten
was eigenlijk totaal verkeerd ingericht. Eigenlijk
was het niet meer dan een grote document repository waar
weliswaar alles in zat, maar niemand het kon vinden. Het
is ook lastig om documentmanagement software, die van
origine is ingericht voor de overheidsmarkt, in te passen
aan deze specifieke werkomgeving. In het onderwijs lopen
processen en procedures toch net iets anders en daar was
onvoldoende rekening mee gehouden in het systeem. Maar
de mogelijkheden waren er, dus we waren allemaal positief
en bereid om een nieuwe start te maken.’
Opnieuw inrichten processen
Van Lent: ‘Doxis heeft ons vervolgens geholpen om de processen
te ordenen en in te richten op een manier die beter
aansloot bij onze specifieke bedrijfsprocessen. We hebben
een nieuwe versie van de software aangeschaft en zijn aan
de slag gegaan. Althans, dat was nadat het college van bestuur
fiat had gegeven. En die moesten nog wel worden
overtuigd. Gelukkig kregen we steun, met name van een
van de leden van het college, die bij vertrek de zaak goed
wilde achterlaten. Dat was in het voorjaar van 2013.’
Het was een lastig traject om de gewenste structuur in het
systeem te krijgen en vervolgens om de migratie van alle
informatie uit te voeren. Scheffers: ‘Terugkijkend was het
beter geweest als we destijds in 2008, langer de tijd hadden
genomen om na te denken over de inrichting. Maar
ja, je weet hoe dat gaat. Alles staat altijd onder tijdsdruk
26 Doxis Magazine • winter 2015

en geldgebrek of bezuinigingen helpen dan ook niet echt
om er eens rustig voor te gaan zitten. We zijn heel blij dat
Doxis ons heeft geholpen om het weer op de rit te krijgen.
Het archief van het college van bestuur is belangrijk voor de
bedrijfsvoering en verantwoording van beslissingen die de
school neemt en die uiteindelijk het beleid bepalen. Onderwijsmanagers,
leden van het college zelf, de onderwijsafdeling,
de financiële afdeling, ze hebben er allemaal op een of
andere manier mee te maken en stellen regelmatig vragen
‘aan het archief ’. De oplossing moest deze keer ook toekomstbestendig
zijn. Dat we niet over vijf of zes jaar weer
zouden vastlopen.’
Acceptatie stimuleren
Wat ook een positief bijkomend effect is, is dat de medewerkers
zelf nu meer interesse tonen in het gebruik van het
systeem en archief. Van Lent: ‘Doordat ze er in het verleden
niet mee overweg konden, lieten ze het voor wat het was.
Nu is het duidelijker in het gebruik, effectiever, ze krijgen
daadwerkelijk antwoord op de vraag en daarmee werk je in
de hand dat de acceptatie van het nieuwe systeem wordt
gestimuleerd.’
Scheffers is ook belast met het opleiden van de medewerkers
in het gebruik: ‘Ik zie dat nu geen gebruik meer wordt
gemaakt van schaduwarchiefjes, zoals in het verleden wel
het geval was. We hebben de mensen kunnen voeden met
het idee dat het belangrijk is om relevante documenten op
een goede manier te archiveren. Zodanig dat we ook achteraf
kunnen herleiden hoe bepaalde processen zijn verlopen,
waarop beslissingen gebaseerd zijn geweest. Dát is het
belang van een goed geordend archief. En dat zien ze nu
zelf ook steeds meer in. Het helpt ook dat we de mail en andere
vormen van inkomende post op een eenduidige manier
archiveren en beschikbaar stellen in het systeem. Dat is nog
een heel proces. Belangrijk is het opvoeden van de medewerkers
om het belang van documenten in te zien die via de
persoonlijk e-mail binnenkomen. Ook de eigen gecreëerde
documenten komen vanuit Verseon automatisch met de
juiste metadata in het archief. Zo zijn er steeds minder zaken
die niet in het archief en/of het documentmanagement
systeem komen. En dus is er steeds minder reden om het
niet te gebruiken. Deze werkwijze moet je echter blijven
stimuleren. Anders verwatert de boel weer en kunnen we
alsnog over een aantal jaar weer opnieuw beginnen.’
Uitdagingen
Er liggen nog best wat uitdagingen, zoals de naleving
van allerlei wet- en regelgeving in het kader van privacy.
Scheffers: ‘Op tijd vernietigen, anonimiseren (dan zijn persoonlijke
gegevens niet meer op te vragen in het systeem),
wie heeft toegang tot wat en wie mag wat doen met documenten,
dus autorisaties en beveiliging zijn belangrijke
issues. Beveiliging moet dan wel weer werkbaar blijven,
anders gaan mensen er omheen manoeuvreren. Dat soort
‘Belangrijk is het opvoeden van de medewerkers
om het belang van documenten in te zien.’
(Yvonne Scheffers)
functionaliteit kan allemaal geautomatiseerd worden in het
systeem. Retentieschema’s rondom belangrijke documenten
moeten nog worden ingebouwd, daar zijn we druk mee
bezig om het in te voeren. Samen met Doxis hebben we
bewaar- en vernietigingstermijnen vastgesteld en ingericht.
Aan de hand daarvan gaat het systeem straks automatisch
een melding geven voor het verwijderen en vernietigen van
documenten. Als alles goed verloopt hebben we rond eind
2016 alles helemaal op orde.’
Het was al met al een behoorlijke ontdekkingsreis, ziet
Van Lent. ‘We hebben heel wat moeten overwinnen, zowel
intern als extern, maar we zijn nu op de goede weg.
Met de juiste sparringpartners die beschikken over de
noodzakelijke kennis en ervaring blijk je heel ver te kunnen
komen…’
winter 2015 • Doxis Magazine
27

E ONT-
OETING
DOXIS SEMINAR 2016
corpus ‘reis door de mens’, oegstgeest
donderdag 17 maart 2016
9.00 – 16.00 uur
met aansluitend netwerkborrel
even niets moeten. Wat zou dat heerlijK zijn. even ont-moeten. dat mag op deze dag.
We gaan elKaar ont-moeten. en in alle rust bijpraten met vaKgenoten en andere
specialisten. We gaan bezinnen door letterlijK bij onszelf ‘naar binnen’ te gaan.
dat doen We in de prachtige locatie die de binnenKant van het menselijK lichaam
laat zien: de belichaming van optimaal geïntegreerde processen.
Vlak voor een nieuwe lente aanbreekt, is het tijd voor
introspectie. We kijken rond wat er mag gebeuren.
Dan overleggen we hoe we dat gaan aanpakken en
daarna beginnen we gewoon. Maar welke richting
gaan we uit? Dat blijft altijd een lastige vraag.
Daarom leggen we deze aan twee hoofdsprekers voor:
Daarom leggen deze aan twee hoofdsprekers voor:
» Ten eerste trendwatcher Herman Konings die
diverse boeken schreef, zijn nieuwste samen met
collega-futurologen. Herman is master in de
theoretische psychologie en beheerder van een
Belgisch trend- en toekomstonderzoeksbureau.
Zijn werk gaat over verbinden en de veranderingen
in de samenleving door digitalisering en de
inspanningen die analoge mensen doen om
hiermee om te gaan.
» De tweede hoofdspreker en ervaringsdeskundige
bent u zelf. Het thema van de dag is ontmoeten.
We gaan kennismaken met elkaar, ervaringen
uitwisselen en kennis delen. Gedeelde kennis,
is immer dubbele kennis. Mens, middelen en
processen, daar draait het steeds om. Hoe
kunnen we die het meest efficiënt combineren?
Deze vraag, die ons allemaal innerlijk bezighoudt,
gaan we aan elkaar beantwoorden.
Klanten en hun verhalen
Op het programma staan diverse praktische
en interessante workshops van diverse soorten
organisaties: van onderwijs tot overheid. Met
interactieve sessies leren we van elkaar. Alleen
maar achterover leunen en luisteren is er niet bij.
We gaan actief met elkaar in dialoog.
niets moet
ABR-leden krijgen gratis entree voor het Doxis
Seminar. Niet-leden mogen deelnemen voor
€ 75,- per persoon (exclusief btw). Reserveer snel,
want dit jaarlijks samenzijn is vrijwel altijd volledig
uitverkocht. Voelt u zich vooral niet verplicht,
maar we hopen van harte u te mogen verwelkomen.
Dit mag u eigenlijk gewoon niet missen. Meld u
daarom direct aan via www.doxis.nl/seminar
Voorsprong door informatie
28 Doxis Magazine •
» www.doxis.nl
winter 2015