29.08.2018 Views

Doxis Magazine zomer 2018 WEB

Vakblad voor informatiemanagers

Vakblad voor informatiemanagers

SHOW MORE
SHOW LESS

Create successful ePaper yourself

Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.

MAGAZINE<br />

Hét vakblad voor Informatiemanagers<br />

PRAKTIJK:<br />

<strong>2018</strong> / 02<br />

UITGAVE VAN DOCUMENTWERELD<br />

KWALITEITS<br />

MANAGEMENT<br />

GEEFT INZICHT<br />

DOMMELVALLEI:<br />

GRIP OP INFORMATIE: VAKKENNIS:<br />

Hechte samenwerking zóóó 2017 verleden biedt toekomst


INHOUDSOPGAVE<br />

DIENST DOMMELVALLEI:<br />

Een hechte samenwerking<br />

met een nieuw elan en een<br />

proactieve houding!<br />

ZEEUWS ARCHIEF BLIJ<br />

MET VERNIEUWDE INZICHTEN<br />

5 16<br />

OVER KWALITEITSMANAGEMENT<br />

TRAININGEN ‘KWALITEIT WERKT’<br />

VOORZIEN IN BEHOEFTE:<br />

Organisaties willen<br />

graag concreet houvast<br />

voor kwaliteitsmanagement<br />

10<br />

THIJS PERENBOOM<br />

Grip op je informatie<br />

is zóóó 2017 ...<br />

TOCH?<br />

17<br />

STEEDS MEER VAKKENNIS<br />

DOXIS SEMINAR<br />

& NEW SCIENTIST:<br />

THIS IS NOW!<br />

WELCOM IN YOUR VIRTUAL WORLD<br />

15<br />

GAAT VERLOREN, ECHTER:<br />

Zonder het verleden<br />

geen toekomst<br />

20<br />

COLOFON<br />

Adresgegevens<br />

<strong>Doxis</strong><br />

Loire 126<br />

2491 AJ DEN HAAG<br />

070-3177172<br />

www.doxis.nl<br />

info@doxis.nl<br />

Twitter<br />

@doxisinformatie<br />

Volg <strong>Doxis</strong> ook op<br />

LinkedIn en Facebook<br />

Redactie<br />

John de Waard<br />

TAPAS, Tekstschrijven<br />

als Passie<br />

Eindredactie<br />

Max Beekhuis (<strong>Doxis</strong>)<br />

Geraldine Scholten (<strong>Doxis</strong>)<br />

Opmaak en<br />

beeldredactie<br />

Spankracht Ontwerpers,<br />

Lunteren<br />

Realisatie<br />

Vakwereld<br />

Postbus 277<br />

3880 AG PUTTEN<br />

Productie<br />

Deze uitgave is<br />

geproduceerd op papier,<br />

digitaal gepubliceerd voor<br />

e-readers en de artikelen<br />

zijn te vinden op<br />

www.documentwereld.nl<br />

en www.doxis.nl/publicaties<br />

Auteursrechten<br />

Vakwereld<br />

<strong>2018</strong> / 02 <strong>Doxis</strong> <strong>Magazine</strong> 3


4


DIENST DOMMELVALLEI:<br />

EEN HECHTE<br />

SAMENWERKING MET<br />

EEN NIEUW ELAN EN EEN<br />

PROACTIEVE HOUDING<br />

Informatie is een belangrijk onderdeel in het DNA van de<br />

organisatie, daar moet je zorgvuldig mee omgaan. De in 2014<br />

opgerichte gemeenschappelijke regeling Dienst Dommelvallei<br />

speelt niet alleen in op de veranderingen in het vakgebied en de<br />

drang naar meer samenwerking tussen gemeenten en diensten.<br />

Ze speelt, vanuit informatieperspectief, ook in op hoe om te<br />

gaan met toenemende digitalisering. Daarnaast propageert ze<br />

een proactieve houding, om het belang van goed, gestructureerd<br />

informatiebeheer te benadrukken. Dat doet het voormalig team<br />

Documentaire Informatie Voorziening (DIV) met een nieuwe<br />

naam, een vernieuwende aanpak en een frisse kijk op de rol van<br />

informatie in de organisatie.<br />

Het cluster Informatie Dienstverlening (IDV)<br />

bij Dienst Dommelvallei is het resultaat van de<br />

samenvoeging van de teams Documentaire<br />

Informatie Voorziening (DIV) van de gemeenten<br />

Son en Breugel, Geldrop-Mierlo en Nuenen.<br />

Mireille Wouters en Antoinette Berkenveld zijn<br />

er vanaf het allereerste begin bij betrokken.<br />

Mireille Wouters, senior medewerker van het<br />

team IDV: ‘De behoefte om steeds meer te gaan<br />

samenwerken en diensten te combineren is<br />

in gemeenteland niet echt bijzonder meer. In<br />

dit geval gaat het echter om de diensten die<br />

de informatievoorziening moeten beheren<br />

en beheersen. Dan is het nog wat gevoeliger<br />

dan bij andere vormen van dienstverlening.<br />

Zonder adequaat informatiebeheer loop<br />

je als organisatie voortdurend achter de<br />

feiten aan. Echter, van drie afdelingen DIV,<br />

<strong>2018</strong> / 02 <strong>Doxis</strong> <strong>Magazine</strong> 5


‘Doordat we daadwerkelijk zichtbaar en beschikbaar zijn voor de<br />

medewerkers kunnen we ze veel beter adviseren en ondersteunen<br />

bij efficiënt en effectief werken.’ (Antoinette Berkenveld)<br />

verspreid over vier locaties en vooral gestoeld<br />

op hoe het altijd was geweest, overstappen<br />

naar één geïntegreerde, goed geoliede<br />

informatievoorziening die de gehele organisatie<br />

ondersteunt, is nog niet zo eenvoudig. Het is<br />

vooral een kwestie van verandermanagement<br />

en verwachtingsmanagement.’<br />

VERANDERINGEN<br />

Antoinette Berkenveld, medewerker IDV, onderstreept<br />

het belang van veranderen. ‘Dat<br />

hangt ook helemaal vast aan de nieuwe naam<br />

die we hebben gekozen voor onze diensten: Informatie<br />

Dienstverlening. Dat zegt alles over<br />

het verschil met de situatie van voor de samenvoeging.<br />

We zijn nu als dienstverlenend team<br />

veel proactiever bezig met de mensen in de organisaties,<br />

om ze zelf meer te betrekken bij het<br />

opzetten en onderhouden van een vorm van<br />

informatievoorziening waar zij het best bij gebaat<br />

zijn. Zij zijn zelf de ter zake kundige over<br />

heel veel onderwerpen. Daarnaast zijn zij in<br />

veel gevallen de bron van de informatie. Als je<br />

bij de bron de zaken goed organiseert, maak<br />

je het voor de hele organisatie een stuk eenvoudiger.<br />

Het vak van archivaris zal er over niet<br />

al te lange tijd niet meer zijn. Althans, niet zoals<br />

we dat altijd hebben gekend in ieder geval.<br />

Het opslaan van informatie volgens specifieke<br />

richtlijnen omdat het nu eenmaal bewaard<br />

moet blijven, is niet meer van deze tijd. Tegenwoordig<br />

moeten mensen altijd en overal kunnen<br />

beschikken over actuele, volledige en voor<br />

hen relevante informatie om hun werk goed<br />

te kunnen doen. Dat vereist andere vaardigheden<br />

en competenties van de mensen<br />

die ze van die informatie moeten voorzien. En<br />

ook van henzelf: zelf kunnen de medewerkers<br />

daar namelijk ook een rol in spelen. Uiteraard<br />

is er iemand die de zaken controleert, volgt<br />

en bijstuurt als het gaat om informatiebeheer,<br />

maar dat zal niet meer te vergelijken zijn met<br />

hoe dat tot voor kort gebeurde. Het vakgebied<br />

verandert: informatie komt in de meest uiteenlopende<br />

vormen en langs allerlei kanalen bij<br />

de organisatie binnen en wordt vanuit veel en<br />

uiteenlopende bronnen gegenereerd. De manier<br />

van werken verandert<br />

en onze rol om daarin<br />

orde te scheppen en<br />

grip te houden verandert<br />

ook. Wij<br />

moeten mee<br />

veranderen.’<br />

6


LIJFSBEHOUD<br />

Wouters: ‘Deels is dit hele traject ingegeven<br />

door lijfsbehoud. Dat klinkt dramatisch, maar<br />

als we als DIV’ers achterover zouden blijven<br />

leunen, wordt onze rol langzaamaan steeds<br />

kleiner en verdwijnt op den duur zelfs. Daar<br />

ben ik van overtuigd. Dan worden we vervangen<br />

door allerlei intelligente softwaretools die<br />

mensen in staat stellen snel ergens informatie<br />

te vinden die, waar dan ook, staat opgeslagen.<br />

Er is dan echter geen eenduidigheid, geen lijn<br />

of beleid meer in informatiebeheer. Er is geen<br />

interpretatie van de combinatie informatie,<br />

processen en resultaten. Dat is en blijft werk<br />

voor gekwalificeerde mensen. Om die ‘leegloop’-situatie<br />

voor te zijn, hebben we het voortouw<br />

genomen om de drie diensten DIV zoals<br />

die binnen Dienst Dommelvallei actief zijn<br />

bij de drie gemeenten te ontwikkelen naar een<br />

team met een geheel vernieuwde geüniformeerde<br />

werkwijze en tegelijk te moderniseren.’<br />

Dat was best lastig, want de gemeenten zaten<br />

op een verschillend niveau qua automatiseringsgraad.<br />

Bij de een was bijvoorbeeld wel al<br />

het concept van zaakgericht werken geïntroduceerd,<br />

bij de ander niet en er waren nogal verschillende<br />

opvattingen over de manier van werken.<br />

Berkenveld: ‘Eigenlijk waren het allemaal<br />

eilandjes waar ze op hun eigen manier werkten.<br />

Wilden we ons doel bereiken, dan moest er wat<br />

gebeuren. Allereerst hebben we met alle medewerkers<br />

van team IDV onze pro’s en con’s eens<br />

op een rij gezet en gekeken naar waar we eigenlijk<br />

stonden in de organisatie en ten opzichte<br />

van elkaar. Dat was heel verhelderend. Vervolgens<br />

hebben we geconstateerd dat een nieuwe<br />

dienstverlenende organisatie met betrekking<br />

tot de informatievoorziening een andere insteek<br />

moest krijgen. Daarop hebben we een nieuwe<br />

toekomstbestendige naam geïntroduceerd, IDV,<br />

en nieuwe rollen en functies voor de mensen in<br />

dat IDV-team.’<br />

ONTWIKKELPLAN<br />

Wie en wat willen we zijn voor de organisatie?<br />

Dat was de centrale vraag voor Wouters:<br />

‘Het doel is om toegevoegde waarde te bieden,<br />

maar waar ligt dan onze toegevoegde waarde<br />

en hoe maken we die helder voor iedereen,<br />

zowel binnen ons eigen team als binnen de gemeentelijke<br />

organisatie? Toegevoegde waarde<br />

ligt dan niet in het ‘tijdig en geordend afleggen<br />

van documenten in een archief’. Die Archiefwet<br />

is er, daar moeten we uiteraard aan voldoen<br />

en zo zijn er meer regels en wetten, maar dat<br />

is per saldo niet het doel van informatievoorziening.<br />

Het doel is de medewerkers in de organisatie<br />

te ondersteunen in hun werk. Informatie<br />

moet er zijn, het moet kloppen en<br />

het moet beschikbaar zijn. Daarin kunnen<br />

alle medewerkers in de organisatie<br />

een rol spelen. Deze facetten maken<br />

onderdeel uit van het ontwikkelplan<br />

voor IDV. Een ontwikkelplan dat zich<br />

richt op competenties, vaardigheden,<br />

gerichte (blijvende) inzet van<br />

de medewerkers IDV en het<br />

MIREILLE WOUTERS (L) EN<br />

ANTOINETTE BERKENVELD<br />

<strong>2018</strong> / 02 <strong>Doxis</strong> <strong>Magazine</strong> 7


streven naar eenduidigheid, harmonisatie en<br />

standaardisatie. Met als doel om aan het eind<br />

van dit project, eind <strong>2018</strong>, een toekomstbestendige<br />

informatiedienstverlening opgetuigd<br />

te hebben. Een team dat in staat is het hoofd<br />

te bieden aan de uitdagingen van toenemende<br />

digitalisering en gevraagde proactiviteit, zowel<br />

vanuit de eigen organisatie als van buiten de<br />

organisatie, vanuit de burgers en bedrijven.’<br />

PROACTIEF EN RICHTINGGEVEND<br />

Bij dat ontwikkelplan en de ambities van het<br />

nieuwe team horen nieuwe rollen en functies<br />

om de nieuwe aanpak/inrichting van de informatie-<br />

en dienstverleningsprocessen te begeleiden:<br />

de iRegisseur (sturend, beleidsmatig), de iCoach<br />

(controlerend, adviserend op de werkvloer, direct<br />

betrokken vanaf het begin van een project<br />

bijvoorbeeld) en de iBeheerder (de ‘handjes’ aan<br />

het gewenste informatiebeheer) geven invulling<br />

aan die veranderingen. Wouters: ‘In eerste instantie<br />

zijn alle nieuwe rollen binnen het team<br />

IDV belegd. Elke rol vereist specifieke kwaliteiten<br />

en het kost in sommige gevallen tijd om die kwaliteiten<br />

naar boven te krijgen. Daarvoor hebben<br />

we opleidingen beschikbaar om kennis, vaardigheden<br />

en deskundigheid aan te vullen. We willen<br />

vooral kwaliteit, continuïteit en toegevoegde<br />

waarde leveren.’<br />

betrokken. Daarin zit een wezenlijk verschil dat<br />

bijdraagt aan een kwaliteitsimpuls van zowel de<br />

informatievoorziening als de dienstverlening<br />

van de gemeentelijke organisatie als geheel.’<br />

GESTEUND DOOR MANAGEMENT<br />

Het hele traject werd vanuit het management<br />

volledig gesteund. Wouters: ‘Dat is wel<br />

belangrijk voor het slagen van het project. We<br />

hadden aan de hand van een projectvoorstel<br />

met heldere doelstellingen en een kosten/<br />

batenanalyse, de toegevoegde waarde – ook<br />

voor andere onderdelen van de organisatie -<br />

en een ontwikkelplan met duidelijke ‘stip op de<br />

Uiteraard hoort er een business case bij: wat<br />

zijn de kosten en wat de baten? Berkenveld:<br />

‘De opbrengsten zijn niet alleen het geld<br />

aan de hand van de besparingen die je kunt<br />

realiseren door efficiënter en effectiever met<br />

elkaar samen te werken en met informatie om<br />

te gaan, maar zeker ook de kwaliteitsimpuls die<br />

we bereiken met deze nieuwe aanpak. Doordat<br />

we daadwerkelijk zichtbaar en beschikbaar zijn<br />

voor de medewerkers op het moment dat ze<br />

ons het meest nodig hebben, kunnen we ze veel<br />

beter adviseren en ondersteunen bij efficiënt en<br />

effectief werken. Wij zijn als IDV-team proactief<br />

en richtinggevend in plaats van reactief en<br />

volgend. We denken oplossingsgericht en zijn<br />

8


‘We hebben bewezen dat DIV mee kan veranderen<br />

met alle ontwikkelingen en daarmee haar<br />

bestaansrecht borgt.’ (Mireille Wouters)<br />

horizon’, duidelijk gemaakt waar we naartoe<br />

wilden. Daar kwam nog bij dat we voor het<br />

plan een innovatiesubsidie hebben ontvangen<br />

van het A&O Fonds gemeenten. Dat gaf een<br />

enorme ‘boost’ aan het hele traject: we wisten<br />

dat we op de goede weg waren. Veranderingen<br />

blijven altijd lastig en verwachtingsmanagement<br />

is zeker een niet te onderschatten factor om<br />

iedereen op het juiste spoor te houden, maar<br />

het werkt… We hebben bewezen dat DIV mee<br />

kan veranderen met alle ontwikkelingen en<br />

daarmee haar bestaansrecht borgt.’<br />

<strong>2018</strong> / 02 <strong>Doxis</strong> <strong>Magazine</strong> 9


Trainingen ‘Kwaliteit Werkt’<br />

voorzien in behoefte:<br />

ORGANISATIES<br />

WILLEN GRAAG<br />

CONCREET HOUVAST<br />

VOOR KWALITEITS-<br />

MANAGEMENT<br />

Veel organisaties worstelen met kwaliteitsmanagement in hun<br />

informatiebeheer: want, wat is dan die kwaliteit die je moet managen?<br />

Hoe controleer je die? Er is, kortom, behoefte aan concrete handvatten<br />

om een route uit te stippelen naar concreet kwaliteitsbeheer. <strong>Doxis</strong><br />

collega’s Dick de Vries, Marianne Dorder-Servet en Danny Worm gingen<br />

de uitdaging aan en hebben een werkbaar model ontwikkeld voor<br />

het juiste inzicht en overzicht. In de vorm van trainingen worden nu<br />

in rap tempo organisaties ‘bijgeschoold’ op het gebied van adequaat<br />

kwaliteitsbeheer. De redactie sprak met Dick de Vries.<br />

10


‘De kwaliteit van het archief staat tegenwoordig behoorlijk onder<br />

druk. Van allerlei kanten, van externe toezichthouders tot de interne<br />

organisatie, zijn er ‘dwingende ogen’ die zekerheid en garanties willen<br />

hebben over de kwaliteit van het gevoerde informatie- en archiefbeheer.<br />

Na een paar ‘rode lichten’ begint het dan al snel wat te knellen’, begint<br />

De Vries. ‘Vergelijk het met de beginperiode van de ISO 9001 normering.<br />

Dat gaf aan dat je alle processtappen keurig op orde hebt, maar<br />

uiteindelijk wist je nog niets over de kwaliteit van het eindresultaat.<br />

Het blijkt in de praktijk dat het implementeren van een kwaliteitsmanagementsysteem<br />

behoorlijk lastig is voor veel organisaties.’<br />

STRUCTUREEL VERBETEREN<br />

‘Het is van belang dat een kwaliteitsmanagementsysteem ertoe leidt<br />

dat er structureel inzicht is over de informatiekwaliteit en -beheer’, aldus<br />

De Vries. ‘Incidenteel een proces herinrichten om het te verbeteren<br />

is prima, maar op termijn geeft dat geen uitzicht op die gewenste<br />

structurele verbetering. In de praktijk kwam het regelmatig voor dat wij<br />

werden ingehuurd om het kwaliteitsmanagement op te zetten, maar<br />

na verloop van tijd werden we dan opnieuw gebeld, want het besef<br />

en de operationele uitvoering waren weer weggezakt bij de organisatie.<br />

Dat was voor ons aanleiding om iets te gaan ontwikkelen waarmee<br />

organisaties uiteindelijk zelf aan de slag kunnen om die verbetering<br />

structureel te maken. Dat is de training ‘Kwaliteit Werkt’ geworden.<br />

GEMEENTE<br />

WOENSDRECHT<br />

‘Dankzij de training<br />

‘Kwaliteit Werkt’ heb<br />

ik handvatten om met<br />

het kwaliteitssysteem<br />

stappen in de juiste<br />

richting te zetten. De<br />

waterval aan informatie<br />

is geen belemmering<br />

met dank aan de directe<br />

toepassing van theorie in<br />

de praktijk. Trainers Dick<br />

en Danny zijn goed op<br />

elkaar afgestemd. Hun<br />

uitleg aan de hand van<br />

praktijkvoorbeelden zorgt<br />

voor een fijne manier<br />

van training geven. De<br />

training ‘Kwaliteit Werkt’<br />

kan ik eenieder aanraden<br />

die oriënterende is of een<br />

kwaliteitssysteem<br />

wil ontwerpen.’<br />

Dion Verspoor,<br />

Medewerker Team DID<br />

<strong>2018</strong> / 02 <strong>Doxis</strong> <strong>Magazine</strong> 11


‘Incidenteel een proces<br />

herinrichten om het te<br />

verbeteren is prima, maar op<br />

termijn geeft dat geen uitzicht<br />

op die gewenste structurele<br />

verbetering.’<br />

De Vries constateerde met zijn collega’s dat het<br />

in de basis meestal schort aan een model voor<br />

contentbeheer. ‘Als het gaat om zaken als technisch<br />

beheer en functioneel beheer zijn er modellen<br />

als ITIl en BiSL, maar voor contentbeheer<br />

ontbrak iets dergelijks tot nu toe. Dan komt<br />

vervolgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming<br />

(AVG) erbij om de druk wat<br />

op te voeren en Holland is in last. Twee vakgebieden<br />

kruisen elkaar (juridisch en DIV) en dat<br />

schuurt wel eens. Desalniettemin zijn ze onlosmakelijk<br />

met elkaar verbonden. Voor ons was<br />

dat aanleiding om strategische en tactische aspecten<br />

in een model te combineren, waarmee<br />

je vervolgens heel concreet (operationeel) aan<br />

de slag kunt. En – niet onbelangrijk – waarop<br />

ook andere modellen, zoals ITIL en BiSL, aansluiten.<br />

Alleen dan kom je tot een structurele<br />

verbetering. Kwaliteitsmanagement is geen op<br />

zichzelf staand systeem; het gaat de hele organisatie<br />

aan, in alle strategische, tactische en<br />

operationele aspecten.’<br />

MAAK DUIDELIJK WAAROM<br />

Zowel aan de inkomende kant als aan de uitgaande<br />

kant van de organisatie is een groot aantal<br />

aspecten dat invloed uitoefent op de kwaliteit<br />

van processen en informatie (zie figuur 2).<br />

De Vries: ‘Dat totaaloverzicht maakt de opzet<br />

van dit model zo sterk. De meeste bestaande<br />

kwaliteitssystemen draaien vooral om ‘checklists’:<br />

afvinken waaraan je hebt voldaan en dan<br />

moet het goed gaan (=check). Dat werkt in de<br />

praktijk net iets anders. In de plan-do-act-check<br />

cyclus zijn plan-do-act veelal ondergeschoven<br />

en ondergeschikt gemaakt aan check. Natuurlijk<br />

moet je geregeld controleren of processen<br />

lopen zoals je hebt afgesproken, maar er komt<br />

veel meer bij kijken. Je hebt bijvoorbeeld middelen,<br />

resources en een gemeenschappelijke taal<br />

nodig om iets van de grond te krijgen. Begrijpen<br />

alle betrokkenen waar we het over hebben? Is de<br />

terminologie duidelijk? Welke rollen zijn betrokken<br />

bij welke processen en welke informatie?<br />

Praten betrokkenen wel eens met elkaar? Wat<br />

moet het resultaat worden? Voor wie? Het belangrijkste<br />

doel is om alle stakeholders bij elkaar<br />

te brengen voor afstemming, zodat we het over<br />

dezelfde zaken hebben. Maak duidelijk waarom<br />

we dingen doen zoals we ze doen. Dát is dus het<br />

primaire doel van de trainingen die we geven.’<br />

WERKEND IN DE ORGANISATIE<br />

Als alle neuzen dezelfde kant op staan, wordt<br />

het een stuk eenvoudiger om een kwaliteits­<br />

Goeree Overflakkee<br />

‘De training heeft mij enorm geholpen<br />

meer inzicht te krijgen in<br />

de opbouw en toepassing van een<br />

kwaliteitssysteem. Een kwaliteitssysteem<br />

gaat verder dan het vakgebied<br />

DIM. Het is belangrijk dat<br />

je draagkracht moet krijgen van<br />

je directie en management. Maak<br />

de verschillende verantwoordelijkheden<br />

inzichtelijk en leg de verbinding<br />

op verschillende niveaus (strategisch,<br />

tactisch en operationeel)<br />

vast. Het bepalen van je uitgangspunten<br />

voor informatiebeleid is de<br />

basis voor het systeem. Een kwaliteitssysteem<br />

is niet iets wat je eenmalig<br />

opstelt en uitvoert, maar het<br />

is dynamisch en je moet het ook<br />

dynamisch houden. Nu de AVG van<br />

kracht is geworden, biedt het kansen<br />

om ook een kwaliteitssysteem<br />

niet als iets te zien als een verplichting<br />

uit de Archiefwet, maar juist<br />

als hulpmiddel om je informatie op<br />

orde te brengen en te houden.’<br />

Leo Filius, Specialist DIM<br />

12


STRATEGISCH<br />

OPSTELLEN STRATEGISCHE<br />

INRICHTING INFORMATIEBEHEER<br />

Strategie inrichting<br />

informatiebeheerfunctie<br />

Strategie inrichting relatiemanagement<br />

interne klant<br />

VERBINDENDE<br />

STRATEGISCHE PROCESSEN<br />

(kwaliteit)<br />

coördinatie<br />

OPSTELLEN<br />

INFORMATIEBEHEER STRATEGIE<br />

Bepalen<br />

lange termijn<br />

ontwikkelingen<br />

Bepalen risicomanagement<br />

Ontwerpen<br />

kwaliteitssysteem<br />

Bepalen<br />

kwaliteitsbeleid<br />

Bepalen<br />

informatiebeleid<br />

ORGANISATIE STURENDE PROCESSEN<br />

ONTWERP STURENDE PROCESSEN<br />

TACTISCH<br />

Behoeftemanagement<br />

Financieel<br />

management<br />

Organisatie kwaliteitmanagement<br />

& planning<br />

Organisatie informatiemanagement<br />

& planning<br />

Ontwerpen processen en instrumenten<br />

kwaliteitsmanagement<br />

Ontwerpen processen en instrumenten<br />

informatiemanagement<br />

OPERATIONEEL<br />

INFORMATIE- EN<br />

GEBRUIKERSBEHEER<br />

Kwaliteitsbeheer<br />

Informatiebeheer<br />

Dagelijkse<br />

ondersteuning<br />

klanten<br />

VERBINDENDE<br />

UITVOERENDE PROCESSEN<br />

Wijzigingenbeheer<br />

Implementatie<br />

ONDERHOUD &<br />

VERNIEUWING<br />

Operationaliseren processen<br />

en instrumenten informatieen<br />

kwaliteitsbeheer<br />

Voorbereiden<br />

implementatie<br />

Toetsen en testen<br />

processen &<br />

instrumenten<br />

Copyright <strong>Doxis</strong><br />

FIGUUR 1: SCHEMA VAN INKOMENDE EN UITGAANDE FACTOREN DIE DE KWALITEIT VAN INFORMATIE EN –BEHEER BEÏNVLOEDEN.<br />

managementsysteem werkend in de organisatie<br />

te krijgen. ‘Het gaat om de bewustwording<br />

van het gemeenschappelijke doel en de kwaliteit<br />

van het resultaat’, benadrukt De Vries. ‘In<br />

de 2016 versie van de ISO 9001 normering zie<br />

je dat juist daarop aanpassingen zijn gemaakt.<br />

Nu is wél duidelijk dat aan een bepaalde kwaliteit<br />

van het product of dienst wordt voldaan.<br />

Met de training ‘Kwaliteit Werkt’ willen we dat<br />

betrokkenen zich daar bewust van worden en<br />

dat ze inzien wat ervoor nodig is om die kwaliteit<br />

te bereiken. Het is geen kwestie van afvinken<br />

maar het gaat veel meer over nadenken<br />

over processen, jouw eigen rol in die processen,<br />

de plek waar je in de organisatie zit en<br />

consequenties van jouw handelingen (zie<br />

figuur 1). Dat geeft je tegelijkertijd de juiste<br />

munitie om middelen beschikbaar te krijgen en<br />

het commitment binnen de organisatie om zo’n<br />

kwaliteitsmanagementsysteem op te zetten. De<br />

hele organisatie moeten ervan overtuigd zijn<br />

dat een integrale aanpak echt nodig is. Er zitten<br />

heel duidelijke consequenties aan het ‘oplijnen’<br />

van de hele organisatie richting kwaliteitsmanagement<br />

en die moet je zichtbaar maken.’<br />

VERTROUWEN, VAKMANSCHAP<br />

EN VERANTWOORDELIJKHEID<br />

Het resultaat zal volgens De Vries en zijn collega’s<br />

zijn dat de organisatie toegroeit naar een cultuur<br />

van vertrouwen, vakmanschap en verantwoordelijkheid.<br />

De Vries: ‘Hoe wil je anders een organisatie<br />

met 6000 medewerkers kunnen aansturen?<br />

‘Hoe wil je anders een<br />

organisatie met bijvoorbeeld<br />

6000 medewerkers kunnen<br />

aansturen?’<br />

<strong>2018</strong> / 02 <strong>Doxis</strong> <strong>Magazine</strong> 13


Kwaliteitssysteem<br />

voor het geheel<br />

Kwaliteit voor het<br />

onderdeel<br />

outputcriteria<br />

Organisatie<br />

in context<br />

Plan<br />

Uitvoeren &<br />

Ondersteunen<br />

Do<br />

Klanttevredenheid<br />

Eisen aan<br />

informatiemanagement<br />

Plannen<br />

Leiderschap<br />

Controleren<br />

& Evalueren<br />

Kwaliteit van<br />

informatie<br />

Behoefte<br />

van de klant<br />

Verantwoorde<br />

beleidsvorming/<br />

besluitvorming<br />

Eisen van<br />

belanghebbers<br />

Act<br />

Aanpassen<br />

& Vastleggen<br />

Check<br />

Producten<br />

& Diensten<br />

inputcriteria<br />

Copyright <strong>Doxis</strong><br />

FIGUUR 2: WAAR STA JE IN DE ORGANISATIE? WELKE ROLLEN EN PROCESSEN ZIJN VAN BELANG?<br />

Die cultuur van vertrouwen moet in de plaats<br />

komen van regels, normen en afvinklijstjes; die<br />

mogen niet leidend zijn. Het gaat om het inzicht<br />

in het gemeenschappelijk belang: we doen het<br />

niet omdat het moet, maar omdat het beter is<br />

voor de organisatie, voor de klanten, voor de<br />

burgers etc. Kwaliteitsmanagement draait niet<br />

(alleen) om beschrijven, maar om bewustzijn!<br />

Controle moet gebaseerd zijn op de vraag hoe en<br />

waarom je tot iets bent gekomen en waaraan je<br />

kunt bijsturen om tot een (nog) beter resultaat te<br />

komen. Het belang daarvan is dat de juiste kwaliteit<br />

van informatie(beheer) een bewuste keuze<br />

mogelijk maakt. Wie dat voor ogen houdt, komt<br />

een stuk verder dan wie alleen maar de letter van<br />

de wet volgt. Het gaat net zo zeer om doelmatig<br />

als om rechtmatig. Om organisaties en mensen<br />

individueel te helpen dat inzicht te krijgen, geven<br />

we die trainingen. Wie alles in beeld heeft, is in<br />

staat de juiste afwegingen te maken.’<br />

DICK DE VRIES VOOR DE ‘KLAS’.<br />

14


DOXIS SEMINAR & NEW SCIENTIST:<br />

THIS IS NOW!<br />

WELCOME IN YOUR VIRTUAL WORLD<br />

Op 6 november <strong>2018</strong> organiseert <strong>Doxis</strong> samen met de redactie van het<br />

populair wetenschappelijke tijdschrift New Scientist de conferentie:<br />

This is now! Welcome in your virtual world. Een interactieve<br />

De Autoriteit Persoonsgegevens belt aan; zes tips!<br />

ontmoeting over de invloed van digitalisering op de samenleving.<br />

Plaats van handeling is het Nemo Science Museum<br />

in Amsterdam. Het wordt een dag waar<br />

informatieprofessionals elkaar ontmoeten en<br />

met elkaar in discussie gaan over de analoge<br />

wereld die we achter ons laten en plaatsmaakt<br />

voor een interactieve, virtuele wereld.<br />

Momenteel leggen de we laatste hand aan het<br />

programma en we delen graag de laatste updates<br />

over onze line-up!<br />

>> Petra Lubbers<br />

Lubbers is Chief Digital Transition<br />

and Concepts bij de Shared Stories<br />

Group. Hiervoor werkte ze bij<br />

Novamedia als Manager Director<br />

van hun boekendivisie en bij Bol.com als Director<br />

Books & Entertainment. In deze periode heeft<br />

zij ruimschoots ervaring opgedaan in de wereld<br />

van e-commerce en de ontwikkeling van digitale<br />

lees-proposities.<br />

>> Jim Jansen<br />

Al bijna twintig jaar is Jansen<br />

hoofdredacteur geweest bij verschillende<br />

week- en maandbladen.<br />

Sinds 2015 staat hij aan het hoofd<br />

van New Scientist. In die hoedanigheid treedt hij<br />

met grote regelmaat op in de media (De Wereld<br />

Draait Door, De Ochtendshow van Domien<br />

Verschuuren, Tijd voor Max) om te vertellen over<br />

wetenschap. Daarnaast is hij bedenker en presentator<br />

van het Gala van de wetenschap, dat<br />

jaarlijks in november wordt georganiseerd in<br />

de Stadsschouwburg Amsterdam.<br />

>> Hans Schnitzler<br />

Hans Schnitzler is filosoof en<br />

publicist. Zijn essays en columns<br />

verschenen onder meer in de<br />

Volkskrant en Hard Gras. Hij is<br />

columnist voor journalistiek platform Follow the<br />

Money en docent aan de Bildung Academie.<br />

In 2015 verscheen ‘Het digitale proletariaat’ en in<br />

2017 ‘Kleine filosofie van de digitale onthouding’.<br />

Hierin onderzoekt hij, aan de hand van de ‘digitale<br />

detox’-ervaringen van studenten, wat het betekent<br />

om offline te gaan in een wereld die altijd online is.<br />

>> Edgar du Perron<br />

Edgar du Perron was decaan bij de<br />

Faculteit der Rechtsgeleerdheid aan<br />

de Universiteit van Amsterdam. Hier<br />

is hij nog steeds hoogleraar en was<br />

hij korte tijd vicerector. Sinds april 2016 is hij raadsheer<br />

in de Hoge Raad. Afgelopen <strong>zomer</strong> stond hij op<br />

het Lowlands festival. Tijdens zijn lezing gaat hij dieper<br />

in op de juridische keerzijde van digitalisering.<br />

FOTO: DIGIDAAN


ZEEUWS ARCHIEF BLIJ MET<br />

VERNIEUWDE INZICHTEN OVER<br />

KWALITEITSMANAGEMENT<br />

Kees de Ridder, senior informatiebeheerder bij het Zeeuws Archief, is<br />

maar wat blij dat hij de gelegenheid heeft gekregen deel te nemen aan<br />

de <strong>Doxis</strong> training ‘Kwaliteit Werkt’. ‘Als Zeeuws Archief werken we op<br />

veel terreinen samen met andere overheden en daarin vervullen we<br />

deels ook een adviesfunctie. Kwaliteit staat altijd voorop, maar wat ís<br />

dan kwaliteit? En hoe kun je anderen ervan overtuigen dat kwaliteit en<br />

kwaliteitsmanagement een gemeenschappelijk belang is? Zo’n training<br />

geeft je de juiste handvatten en inzichten om daar verder mee te komen.’<br />

Het gaat volgens De Ridder in die samenwerkingsverbanden<br />

vooral om begrip te kweken voor elkaars<br />

vakgebied en de uitdagingen die ermee<br />

gepaard gaan. ‘Er is veel gaande in onze wereld. Minister<br />

Arie Slob heeft aangegeven dat hij de overbrengingstermijn<br />

van 20 naar 10 jaar wil brengen.<br />

Dat is mooi, maar heeft wel grote impact. Wanneer<br />

je op voorhand een betere kwaliteit in informatiebeheer<br />

kunt bereiken, maakt het dergelijke<br />

(onverwachte) overgangen ook wat makkelijker.<br />

Kwaliteitszorg is een aandachtspunt. Voor eigenlijk<br />

iedereen die met informatie werkt. Een kwaliteitssysteem<br />

klinkt natuurlijk lekker, maar wat is dat<br />

dan? Het gaat in de regel helemaal niet om een systeem,<br />

het gaat veel meer om een methodiek, een<br />

werkwijze, het bewustzijn over het belang en de wil<br />

van de mensen die ermee moeten (samen)werken.’<br />

INTEGRALE AANPAK<br />

Informatiebeheer is volgens De Ridder niet langer<br />

het ‘alleenrecht’ van DIV. ‘Er is een volledig integrale<br />

aanpak vereist wil je de kwaliteit en het beheer<br />

van informatie op orde krijgen en houden. Dat is<br />

eigenlijk het wezenlijke verschil tussen beheer en<br />

beheersing. Samenwerken met andere disciplines<br />

en integratie met andere vakapplicaties is noodzakelijk<br />

om het overzicht te houden om processen,<br />

content en context te kunnen blijven beheersen.<br />

Daarin heeft deze training een waardevolle bijdrage<br />

geleverd: het is zowel een theoretische als een<br />

praktische aanpak en dat laatste is een veelgehoorde<br />

behoefte. Theorie is mooi, maar hoe moeten<br />

we nu eigenlijk verder? Dan biedt een ervaren<br />

docent als Danny (Worm, red.) grote toegevoegde<br />

waarde. Je kunt ermee aan de slag in je eigen organisatie.<br />

Dat wil niet zeggen dat je alles zelf moet<br />

doen, maar wel dat je tot op het hoogste niveau<br />

mensen gaat proberen mee te krijgen in strategisch/tactisch<br />

opzicht.’<br />

Kennis uitdragen staat hoog in het vaandel bij het<br />

Zeeuws Archief. De Ridder: ‘Wij hebben een publieke<br />

functie, dan heeft het geen pas om op kennis te<br />

blijven zitten. Het gaat juist om het delen en ervoor<br />

zorgen dat je gezamenlijk het doel bereikt. Als DIV<br />

alleen maar aan de uitvoerende kant blijft zitten,<br />

gaan we dat doel niet halen. Daarvoor is het een te<br />

complex en te veelomvattend vakgebied geworden.’<br />

KEES DE RIDDER<br />

16


GRIP OP JE<br />

INFORMATIE<br />

IS ZÓÓÓ 2017…<br />

TOCH?<br />

De overload van data en informatie is inmiddels een gegeven.<br />

Zakelijk en privé vliegt de informatie om je oren. Overzicht<br />

bewaren is bijna een onmogelijke opgave. And to burst your<br />

bubble even more; ‘overzicht’ zoals we dat kennen behoort<br />

zelfs tot een utopisch wereldbeeld, want de hoeveelheid data,<br />

en daarmee ook de hoeveelheid ongestructureerde data,<br />

groeit exponentieel en dat blijft het ook doen.<br />

Door Thijs Perenboom<br />

Wat betekent dit voor je werk in termen van<br />

rechtmatigheid en doelmatigheid? Waar zit de<br />

frustratie en hoe pak je dit aan? Of waar zitten<br />

juist de mogelijkheden en hoe benut je deze?<br />

We zetten de belangrijkste valkuilen op een rij.<br />

DE 80-20 REGEL<br />

Maar eerst nog wat cijfers. Onderzoek wijst uit<br />

dat gemiddeld 80% van de data in organisaties<br />

ongestructureerd is en slechts 20% gestructureerd.<br />

De informatie zit soms min of meer (!)<br />

gestructureerd in het Enterprise Contentmanagementsysteem<br />

(ECM), Documentmanagementsysteem<br />

(DMS), een procesapplicatie of<br />

backofficeapplicatie. Maar negen van de tien<br />

keer staat deze data ongestructureerd op netwerkschijven,<br />

fileshares, local disks, in samenwerkingsomgevingen<br />

zoals SharePoint, in de<br />

mail, in de externe communicatie (social media,<br />

etc.), in Dropbox, Google Docs en daarnaast<br />

ook nog op mobiele apparaten.<br />

Maar een beetje overzicht<br />

en inzicht is wel handig…<br />

<strong>2018</strong> / 02 <strong>Doxis</strong> <strong>Magazine</strong> 17


Je loopt zo het risico dat je op den duur de grip<br />

verliest terwijl je – zeker in deze tijd – juist inzicht<br />

en overzicht in je data wil behouden. We<br />

roepen allemaal dat we een digitale duurzame<br />

informatiehuishouding willen, maar ondertussen<br />

blijven we informatie steeds meer en sneller<br />

op ongestructureerde wijze opslaan.<br />

Kortom: niet goed omgaan met ongestructureerde<br />

data leidt op (middel)lange termijn tot<br />

problemen in je informatiehuishouding. En dat<br />

komt op zijn zachtst gezegd de rechtmatigheid<br />

en doelmatigheid van de manier waarop je je<br />

werk organiseert en uitoefent niet ten goede.<br />

IMPACT VAN ONGESTRUCTUREERDE<br />

DATA OP JE ORGANISATIE<br />

Maar waarom dan? Wat zijn de concrete<br />

consequenties?<br />

Overzicht, zoals we dat<br />

kennen behoort zelfs tot<br />

een utopisch wereldbeeld<br />

Niet voldoen aan wet- en regels:<br />

de regels omtrent informatie worden steeds<br />

strenger. Wanneer je niet compliant bent aan de<br />

AVG (gericht op verwerken van persoonsgegevens)<br />

riskeer je boetes die kunnen oplopen tot 20<br />

miljoen euro. Daarnaast heb je, zeker als overheidsorganisatie,<br />

nog zoiets als een voorbeeldfunctie.<br />

Burgers moeten ervan op aan kunnen<br />

dat de overheid op de juiste manier omgaat met<br />

hun persoonsgegevens. Is dit niet het geval (en<br />

dat is helaas vaak zo, houd de media maar eens<br />

in de gaten over gemelde datalekken door overheidsorganisaties),<br />

dan loop je imagoschade op.<br />

Als je niet in beeld hebt welke informatie je op<br />

welke locaties hebt opgeslagen, loop je dus risico’s;<br />

ten eerste op financieel gebied en ten tweede<br />

doe je afbreuk aan het vertrouwen van de samenleving<br />

in de publieke sector. Want wat doe je<br />

met de persoonsgegevens van burger Jansen die<br />

nog ergens zijn blijven hangen in je e-mailbox?<br />

Naast de AVG zijn er nog diverse andere regelingen,<br />

zoals bepaalde regels voor informatiebeveiliging<br />

en de WOB (Wet Openbaarheid<br />

van Bestuur) die impact hebben op de manier<br />

waarop je met je informatie om gaat.<br />

18<br />

GOED INFORMATIEBEHEER VEREIST EEN ADEQUATE EN DOORDACHTE AANPAK, GEEN PLEISTERS ALS LAPMIDDELTJES...


En dat komt op zijn zachtst gezegd de rechtmatigheid<br />

en doelmatigheid van de manier waarop je je werk<br />

organiseert en uitoefent niet ten goede.<br />

Inefficiency:<br />

Frustraties:<br />

Gemiddeld zoeken werknemers per dag 1,5<br />

uur naar de juiste informatie. Zonde natuurlijk,<br />

vakmensen steken hun tijd liever in het echte<br />

werk. Vakmensen willen juist doelmatig werken.<br />

Doordat veel informatie niet goed is opgeslagen,<br />

een onduidelijke locatie krijgt of alleen<br />

voor één of enkele personen zichtbaar is, zoeken<br />

mensen zich rot. Dat terwijl we in een informatieketen<br />

werken waarin alle werkzaamheden<br />

juist geconcentreerd zijn om informatie en<br />

het uitwisselen van informatie.<br />

Onnodige hoge kosten:<br />

Je betaalt voor elk byte. Hoe meer informatie je<br />

verzamelt, hoe meer je betaalt. Denk eens na<br />

hoeveel geld je alleen al kunt besparen als je de<br />

afdelingsfoto’s, dubbel opgeslagen documenten,<br />

niet-definitieve versies (v0.178!) en ander<br />

los documentatiemateriaal verwijdert van bijvoorbeeld<br />

je netwerkschijf. Dat scheelt enorm!<br />

Onjuiste sturing:<br />

Als manager moet je kunnen vertrouwen op<br />

sturingsinformatie zodat je op basis hiervan de<br />

juiste beslissingen voor de organisatie kunt nemen.<br />

Maar hoe doe je dat als je maandelijks informatie<br />

krijgt die niet volledig en deels onjuist<br />

is? Zo wordt het maken van de juiste keuzes<br />

lastig. Afdelingen of medewerkers hebben vaak<br />

een eigen schaduwadministratie waar veel<br />

meer informatie aanwezig is dan dat er maandelijks<br />

gerapporteerd wordt. In de organisatie<br />

zijn managers dan ook vaak meer tijd kwijt met<br />

het achterhalen van de juiste informatie, in<br />

plaats van zich te focussen op waar ze goed in<br />

zijn, namelijk sturing geven aan hun team.<br />

’Waar is dat document nu gebleven?’, ‘Is dit de<br />

juiste versie?’, ‘Is dit nu een besluit of een overweging?’,<br />

‘Waarom moet ik eigenlijk 23x doorklikken<br />

om in de juiste map te komen?’ Allemaal<br />

vragen die leiden tot grote frustraties in de organisatie.<br />

Of, kijk naar vergaderingen. Iedereen<br />

maakt op zijn of haar tablet of laptop een eigen<br />

verslag: zie hier de exponentiële groei van informatie<br />

in de organisatie. Overbodig en onhandig.<br />

DIT KRIJGT NOG EEN STAARTJE…<br />

Maar het venijn zit zoals altijd in de staart; kun<br />

je in deze tijden waarin data en informatie exponentieel<br />

toenemen (zie ook Expeditie Zwerm<br />

waarin we dit verder toelichten aan de hand<br />

van onder meer de term ‘dataficering’), in tijden<br />

waarin vakmensen er aan gewend zijn geraakt<br />

om informatie en data op te slaan waar<br />

en hoe ze dat willen omdat ze plaats- en tijdonafhankelijk<br />

willen werken, nog wel verwachten<br />

dat ze zich conformeren aan de ‘wetten’ van de<br />

oude vertrouwde structuur, het overzicht en inzicht?<br />

Drukken we ze dan niet veel te veel in het<br />

keurslijf van sturing en controle?<br />

Het is duidelijk dat er íets moet gebeuren, anders<br />

kunnen we rechtmatig en doelmatig werken<br />

vergeten. Natuurlijk willen we graag een<br />

werkomgeving waarin we prettig en goed samenwerken.<br />

We willen vakmensen optimaal faciliteren<br />

zonder dat ze al teveel last hebben van<br />

regels en procedures en tegelijkertijd wil je borgen<br />

dat je rechtmatig en doelmatig werkt. Een<br />

onmogelijke paradox? Niet echt. Een kwestie<br />

van je data slim organiseren.<br />

Hoe? Hierover lees je meer op onze website.<br />

Ga naar Nieuws en klik op het artikel ‘Grip<br />

op informatie..’<br />

<strong>2018</strong> / 02 <strong>Doxis</strong> <strong>Magazine</strong> 19


STEEDS MEER<br />

VAKKENNIS GAAT<br />

VERLOREN, ECHTER:<br />

ZONDER HET VERLEDEN<br />

GEEN TOEKOMST<br />

De gemeente Heerenveen heeft najaar 2016 een Europese<br />

aanbesteding gedaan om circa 1 kilometer papieren<br />

archief te inventariseren, te selecteren, op te schonen, te<br />

bewerken en gereed te maken voor ‘eeuwige’ bewaring<br />

in de archiefbewaarplaats. <strong>Doxis</strong> heeft die aanbesteding<br />

gekregen op basis van de aanwezige vakkennis en<br />

beschikbaarheid van de juiste mensen. Op 1 oktober 2019<br />

moet het hele project zijn afgerond.<br />

20


Aan dit grote project zat bovendien een zogenaamde ‘social return’<br />

component, waaraan <strong>Doxis</strong> op een mooie wijze invulling heeft gegeven:<br />

er is op voordracht van Heerenveen iemand uit de gemeente<br />

opgeleid en begeleid om mee te werken aan het project, met daarna<br />

volop uitzicht op nieuw werk in dit metier. Een nieuwe toekomst<br />

voor iemand met de juiste motivatie en voor <strong>Doxis</strong> een mooie gelegenheid<br />

om iemand in te wijden in het vakgebied.<br />

Bert Kampinga, projectleider namens Heerenveen, maakt zich<br />

wel wat zorgen over het verdwijnen van de juiste vakkennis om<br />

dit soort klussen goed te doen. ‘Het verleden is belangrijk om een<br />

beeld te krijgen van de toekomst. Relevante informatie moet beschikbaar<br />

zijn en blijven om van te leren en ook om achteraf verantwoording<br />

te kunnen afleggen over hoe beslissingen tot stand<br />

zijn gekomen. Ik kan mij weleens verbazen over hoe ondergewaardeerd<br />

dit werk nog altijd is.’<br />

AANLEIDING PROJECT<br />

De aanleiding van dit project was het feit dat op basis van de<br />

Archiefwet een deel van het archief zou moeten worden klaargemaakt<br />

voor overbrenging naar de archiefbewaarplaats.<br />

Kampinga: ‘Het gaat hier echter nog om een louter analoog<br />

archief. Het beslaat de archieven milieu- en bouwvergunningen<br />

over de periode 1934 – 2010, waarna de WABO (‘Omgevingswet’)<br />

van kracht is geworden. Het bevat het secretariearchief van de<br />

gemeente over de periode 1986 – 2013. Op 1 januari 2014 is<br />

namelijk de gemeente Heerenveen veranderd, er kwam grondgebied<br />

bij en er kwamen inwoners bij. Officieel moet je dan weer<br />

bij nul beginnen. Voorts is er onder meer het archief van de<br />

Muziek- en Dansschool, het archief van de Burgerlijke Stand<br />

en dat van de Griffie. Dat laatste beslaat een kortere periode,<br />

omdat vanaf het jaar 2002 in het kader van de Wet Dualisering<br />

Gemeentebestuur de raadsnotulen bijvoorbeeld in dit archief<br />

werden opgenomen en niet meer in het secretariearchief.’<br />

‘Circa tweederde<br />

van de informatie<br />

valt na selectie<br />

en opschoning<br />

uit. Dat is in de<br />

regel omdat<br />

het destijds<br />

weliswaar<br />

gewenst was<br />

om te bewaren,<br />

maar het mag<br />

niet ‘voor de<br />

eeuwigheid’<br />

worden bewaard.’<br />

(Jantine Ploeg, <strong>Doxis</strong>)<br />

Daarnaast zijn er nog wat kleinere archieven van projecten in<br />

Heerenveen betrokken. Daarbij was het criterium dat de gemeente<br />

Heerenveen in die specifieke gevallen bijvoorbeeld ambtelijke<br />

ondersteuning gaf, en dus de verantwoordelijkheid heeft gedragen<br />

voor de archivering van alle te bewaren stukken rondom die<br />

projecten. Maar dat zijn relatief kleine archieven.<br />

<strong>2018</strong> / 02 <strong>Doxis</strong> <strong>Magazine</strong> 21


‘Ik kan mij weleens verbazen<br />

over hoe ondergewaardeerd<br />

dit werk nog altijd is.’<br />

(Bert Kampinga, Heerenveen)<br />

Een flinke klus al met al, waarvoor een gedegen<br />

vakkennis is vereist. ‘Het blijft (deels) mensenwerk<br />

en beoordeling van de waarde van informatie<br />

is nu eenmaal afhankelijk van de kennis<br />

van degene die het interpreteert en met een<br />

juiste afstemming’, aldus Jantine Ploeg, projectleider<br />

namens <strong>Doxis</strong>. Samen met Bert Kampinga<br />

is zij ervoor verantwoordelijk dat op 1 oktober<br />

2019 een ‘perfect’ archief is gerealiseerd, klaar<br />

om te worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats.<br />

‘Die samenwerking verloopt heel<br />

goed, als echte collega’s. Bert heeft veel kennis<br />

van de gemeente en de organisatie. Hij loopt al<br />

een tijdje mee en dat hielp bijvoorbeeld wel toen<br />

we in het begin van het project her en der in de<br />

organisatie stukken moesten gaan ophalen die<br />

moesten worden opgenomen in de dossiers. Als<br />

iemand van de eigen organisatie erbij betrokken<br />

is, scheelt dat tijd omdat die precies weet wat<br />

waar is. Dat die stukken nog niet waren opgenomen<br />

is overigens niets vreemds. Dat zien we wel<br />

vaker. Dat heeft niets met onwil te maken, maar<br />

in de praktijk werkt informatiebeheer nu eenmaal<br />

net iets anders dan in de theorie.’<br />

VAKKENNIS VEREIST<br />

Toen eenmaal alles was verzameld kon de klus<br />

beginnen. Ploeg: ‘Daarbij konden we mooi de<br />

vruchten plukken van onze ‘social return’ inspanningen.<br />

Er werd iemand met de juiste kwalificaties<br />

voorgedragen om in dit project te participeren.<br />

Zij is inmiddels op de juiste wijze<br />

geschoold (<strong>Doxis</strong> heeft haar een SOD-opleiding<br />

laten volgen, red.) en begeleid om direct aan de<br />

slag te kunnen. Zij was bovendien per direct en<br />

langer beschikbaar, mede een reden waardoor<br />

het project met voldoende mensen bezet kon<br />

worden. Een klassieke win-win situatie, maar<br />

dat is uiteraard het hele idee van de ‘social return’<br />

component in zo’n aanbesteding. Wij waren<br />

als <strong>Doxis</strong> erg blij met haar en de gemeente<br />

Heerenveen ook. Ze heeft het perfect opgepakt,<br />

is gemotiveerd en doet haar werk uitstekend.’<br />

Een deel van de investering is dus door <strong>Doxis</strong><br />

gedragen en een ander deel kwam van de gemeente<br />

Heerenveen. Toen de betrokkene ging<br />

verhuizen, was de buurgemeente direct bereid<br />

om dat deel over te nemen. Op die manier is er<br />

JANTINE PLOEG: ‘DAARBIJ KONDEN WE METEEN MOOI DE VRUCHTEN PLUKKEN VAN ONZE ‘SOCIAL RETURN’ INSPANNINGEN.’<br />

22


sprake van een duurzame investering<br />

in kennis en kwaliteit<br />

en is zij (zo goed als) verzekerd<br />

van een mooie toekomst<br />

in het vakgebied. Daar wordt<br />

Kampinga dan weer vrolijk van:<br />

‘Natuurlijk is het al prachtig dat<br />

deze dame aan de slag is gekomen,<br />

mede door dit project en<br />

<strong>Doxis</strong>. Maar wat mij misschien<br />

nog wel meer aanspreekt, is<br />

dat er weer nieuw bloed komt<br />

met kennis van dit vakgebied.<br />

Het is erg belangrijk dat dit<br />

werk goed wordt gedaan. Informatie<br />

moet op orde zijn en<br />

blijven, daar moet over worden<br />

gewaakt door mensen met<br />

BERT KAMPINGA: ‘SAMENWERKEN ALS ECHTE COLLEGA’S.’<br />

verstand van zaken. Het mooie<br />

voor de betreffende medewerker is dat zij meerdere<br />

kanten van ons vakgebied heeft leren ken-<br />

uit. Dat is in de regel omdat het destijds welis-<br />

van de informatie valt na selectie en opschoning<br />

nen: het werk aan de voorkant, het creëren van waar gewenst was om te bewaren, maar het mag<br />

een adequate informatiestructuur door toenemende<br />

digitalisering ingegeven en waaraan in<br />

niet ‘voor de eeuwigheid’ worden bewaard.’<br />

de SOD-opleiding veel aandacht wordt gegeven, De inwerkingtreding en handhaving van de nieuwe<br />

privacywetgeving werpt overigens ook hier<br />

maar ook de achterkant, het klaarmaken voor<br />

en overbrengen van - veelal analoge - informatie<br />

naar de archiefbewaarplaats. Dat geeft een wetgeving precies heeft…? Kampinga: ‘De wet<br />

haar schaduw vooruit. Maar welke effecten die<br />

mooi beeld van het hele vakgebied.’<br />

is nog maar net op handhavingsniveau geactiveerd,<br />

maar het is duidelijk dat bijvoorbeeld in<br />

NIET ALLES ‘VOOR DE EEUWIGHEID BEWAREN’ bouw- en milieuvergunningen de nodige persoonsgebonden<br />

gegevens staan. Wat minder<br />

De oplevering van het project staat op de planning<br />

voor oktober 2019. Ploeg: ‘We liggen op<br />

duidelijk is, hoe daarmee om te gaan. Na overbrenging<br />

naar de archiefbewaarplaats zou infor-<br />

schema en het ziet ernaar uit dat we die planning<br />

gewoon gaan halen. We werken met vijf mensen matie openbaar moeten zijn, maar of dat in alle<br />

– inclusief de medewerker uit het social return<br />

gevallen te handhaven is, vraag ik me af. Niet alles<br />

hoeft meteen openbaar, maar óf en wanneer<br />

traject – keihard om het werk gedaan te krijgen.’<br />

Het opschonen loont wel. Ploeg: ‘Circa tweederde dat dan wel gebeurt….?’<br />

‘Informatie moet op orde zijn<br />

en blijven, daar moet over<br />

worden gewaakt door mensen<br />

met verstand van zaken.’<br />

(Bert Kampinga, Heerenveen)<br />

Op 1 oktober 2019 zullen we weten wat<br />

het eindresultaat is. Kampinga: ‘Dan<br />

moeten er inventarissen liggen, moeten<br />

de archieven ‘materieel verzorgd’<br />

zijn en kan het naar de archiefbewaarplaats,<br />

inclusief bijbehorende verklaring.<br />

Dan zit ook voor mij de klus erop.<br />

Ik ga dan met pensioen. Dat is wat ik<br />

noem een échte deadline…’<br />

<strong>2018</strong> / 02 <strong>Doxis</strong> <strong>Magazine</strong> 23


‘THIS IS NOW!<br />

De virtuele wereld is allang<br />

geen ver-van-je-bed-show meer.<br />

Enorme databergen bieden<br />

grenzeloze mogelijkheden. Maar<br />

waar wanneer wordt grenzeloos<br />

grensoverschrijdend?<br />

HET<br />

DOXIS<br />

SEMINAR:<br />

GEEN SAAIE ZIT<br />

MAAR EEN DAG VOL<br />

INTERACTIE!<br />

SAVE THE DATE:<br />

> 6 november <strong>2018</strong><br />

> 9.00 - 16.00 uur<br />

> NEMO Science Museum<br />

> In samenwerking met<br />

New Scientist<br />

<strong>Doxis</strong> nodigt je uit om samen op expeditie te gaan<br />

en de reis naar de virtuele toekomst af te leggen.<br />

Dit doen we in ons tweede boek ‘Expeditie Zwerm’<br />

en nu ook ‘live’ tijdens het <strong>Doxis</strong> Seminar <strong>2018</strong>.<br />

Ontmoet collega-informatieprofessionals tijdens de<br />

netwerklunch en borrel. Ga met elkaar de discussie aan<br />

over de analoge samenleving in onze achteruitkijkspiegel<br />

en de virtuele wereld die voor ons ligt.<br />

Dagvoorzitter Jim Jansen, Hoofdredacteur New<br />

Scientist, neemt je deze dag mee in de wereld van<br />

onder meer kunstmatige intelligentie, beveiliging<br />

van online communicatie, de kwantumcomputer en<br />

Expeditie Zwerm<br />

informatieverwerking, big data -hoe ver wil en mag<br />

je gaan- en de juridische uitdagingen die je hebt bij<br />

het beheer en verwerken van data.<br />

Op het podium staat een reeks van prominente sprekers<br />

zoals Hans Schnitzler, Edgar du Perron en Petra Lubbers.<br />

Zij dwingen je om na te denken over deze ontwikkelingen.<br />

Dit doen we in de vorm van interviews, video’s,<br />

presentaties en columns. Ook hebben we een<br />

verrassende muzikale noot voor je in petto.<br />

Mis het Seminar niet en meld je snel aan!<br />

Expeditie Zwerm<br />

NEMO<br />

Expeditie Zwerm<br />

Expeditie Zwerm<br />

Expeditie Zwerm<br />

Ga mee met <strong>Doxis</strong> op expeditie in het NEMO Science Museum<br />

in Amsterdam! Meld je aan voor dit bijzondere <strong>Doxis</strong>-event via<br />

www.doxis.nl/seminar. Gratis deelname voor ABR-abonnees.<br />

Geen ABR-abonnee? Dan is je investering €100,- p.p. (excl. BTW).

Hooray! Your file is uploaded and ready to be published.

Saved successfully!

Ooh no, something went wrong!