Doxis Magazine zomer 2018 WEB
Vakblad voor informatiemanagers
Vakblad voor informatiemanagers
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
MAGAZINE<br />
Hét vakblad voor Informatiemanagers<br />
PRAKTIJK:<br />
<strong>2018</strong> / 02<br />
UITGAVE VAN DOCUMENTWERELD<br />
KWALITEITS<br />
MANAGEMENT<br />
GEEFT INZICHT<br />
DOMMELVALLEI:<br />
GRIP OP INFORMATIE: VAKKENNIS:<br />
Hechte samenwerking zóóó 2017 verleden biedt toekomst
INHOUDSOPGAVE<br />
DIENST DOMMELVALLEI:<br />
Een hechte samenwerking<br />
met een nieuw elan en een<br />
proactieve houding!<br />
ZEEUWS ARCHIEF BLIJ<br />
MET VERNIEUWDE INZICHTEN<br />
5 16<br />
OVER KWALITEITSMANAGEMENT<br />
TRAININGEN ‘KWALITEIT WERKT’<br />
VOORZIEN IN BEHOEFTE:<br />
Organisaties willen<br />
graag concreet houvast<br />
voor kwaliteitsmanagement<br />
10<br />
THIJS PERENBOOM<br />
Grip op je informatie<br />
is zóóó 2017 ...<br />
TOCH?<br />
17<br />
STEEDS MEER VAKKENNIS<br />
DOXIS SEMINAR<br />
& NEW SCIENTIST:<br />
THIS IS NOW!<br />
WELCOM IN YOUR VIRTUAL WORLD<br />
15<br />
GAAT VERLOREN, ECHTER:<br />
Zonder het verleden<br />
geen toekomst<br />
20<br />
COLOFON<br />
Adresgegevens<br />
<strong>Doxis</strong><br />
Loire 126<br />
2491 AJ DEN HAAG<br />
070-3177172<br />
www.doxis.nl<br />
info@doxis.nl<br />
Twitter<br />
@doxisinformatie<br />
Volg <strong>Doxis</strong> ook op<br />
LinkedIn en Facebook<br />
Redactie<br />
John de Waard<br />
TAPAS, Tekstschrijven<br />
als Passie<br />
Eindredactie<br />
Max Beekhuis (<strong>Doxis</strong>)<br />
Geraldine Scholten (<strong>Doxis</strong>)<br />
Opmaak en<br />
beeldredactie<br />
Spankracht Ontwerpers,<br />
Lunteren<br />
Realisatie<br />
Vakwereld<br />
Postbus 277<br />
3880 AG PUTTEN<br />
Productie<br />
Deze uitgave is<br />
geproduceerd op papier,<br />
digitaal gepubliceerd voor<br />
e-readers en de artikelen<br />
zijn te vinden op<br />
www.documentwereld.nl<br />
en www.doxis.nl/publicaties<br />
Auteursrechten<br />
Vakwereld<br />
<strong>2018</strong> / 02 <strong>Doxis</strong> <strong>Magazine</strong> 3
4
DIENST DOMMELVALLEI:<br />
EEN HECHTE<br />
SAMENWERKING MET<br />
EEN NIEUW ELAN EN EEN<br />
PROACTIEVE HOUDING<br />
Informatie is een belangrijk onderdeel in het DNA van de<br />
organisatie, daar moet je zorgvuldig mee omgaan. De in 2014<br />
opgerichte gemeenschappelijke regeling Dienst Dommelvallei<br />
speelt niet alleen in op de veranderingen in het vakgebied en de<br />
drang naar meer samenwerking tussen gemeenten en diensten.<br />
Ze speelt, vanuit informatieperspectief, ook in op hoe om te<br />
gaan met toenemende digitalisering. Daarnaast propageert ze<br />
een proactieve houding, om het belang van goed, gestructureerd<br />
informatiebeheer te benadrukken. Dat doet het voormalig team<br />
Documentaire Informatie Voorziening (DIV) met een nieuwe<br />
naam, een vernieuwende aanpak en een frisse kijk op de rol van<br />
informatie in de organisatie.<br />
Het cluster Informatie Dienstverlening (IDV)<br />
bij Dienst Dommelvallei is het resultaat van de<br />
samenvoeging van de teams Documentaire<br />
Informatie Voorziening (DIV) van de gemeenten<br />
Son en Breugel, Geldrop-Mierlo en Nuenen.<br />
Mireille Wouters en Antoinette Berkenveld zijn<br />
er vanaf het allereerste begin bij betrokken.<br />
Mireille Wouters, senior medewerker van het<br />
team IDV: ‘De behoefte om steeds meer te gaan<br />
samenwerken en diensten te combineren is<br />
in gemeenteland niet echt bijzonder meer. In<br />
dit geval gaat het echter om de diensten die<br />
de informatievoorziening moeten beheren<br />
en beheersen. Dan is het nog wat gevoeliger<br />
dan bij andere vormen van dienstverlening.<br />
Zonder adequaat informatiebeheer loop<br />
je als organisatie voortdurend achter de<br />
feiten aan. Echter, van drie afdelingen DIV,<br />
<strong>2018</strong> / 02 <strong>Doxis</strong> <strong>Magazine</strong> 5
‘Doordat we daadwerkelijk zichtbaar en beschikbaar zijn voor de<br />
medewerkers kunnen we ze veel beter adviseren en ondersteunen<br />
bij efficiënt en effectief werken.’ (Antoinette Berkenveld)<br />
verspreid over vier locaties en vooral gestoeld<br />
op hoe het altijd was geweest, overstappen<br />
naar één geïntegreerde, goed geoliede<br />
informatievoorziening die de gehele organisatie<br />
ondersteunt, is nog niet zo eenvoudig. Het is<br />
vooral een kwestie van verandermanagement<br />
en verwachtingsmanagement.’<br />
VERANDERINGEN<br />
Antoinette Berkenveld, medewerker IDV, onderstreept<br />
het belang van veranderen. ‘Dat<br />
hangt ook helemaal vast aan de nieuwe naam<br />
die we hebben gekozen voor onze diensten: Informatie<br />
Dienstverlening. Dat zegt alles over<br />
het verschil met de situatie van voor de samenvoeging.<br />
We zijn nu als dienstverlenend team<br />
veel proactiever bezig met de mensen in de organisaties,<br />
om ze zelf meer te betrekken bij het<br />
opzetten en onderhouden van een vorm van<br />
informatievoorziening waar zij het best bij gebaat<br />
zijn. Zij zijn zelf de ter zake kundige over<br />
heel veel onderwerpen. Daarnaast zijn zij in<br />
veel gevallen de bron van de informatie. Als je<br />
bij de bron de zaken goed organiseert, maak<br />
je het voor de hele organisatie een stuk eenvoudiger.<br />
Het vak van archivaris zal er over niet<br />
al te lange tijd niet meer zijn. Althans, niet zoals<br />
we dat altijd hebben gekend in ieder geval.<br />
Het opslaan van informatie volgens specifieke<br />
richtlijnen omdat het nu eenmaal bewaard<br />
moet blijven, is niet meer van deze tijd. Tegenwoordig<br />
moeten mensen altijd en overal kunnen<br />
beschikken over actuele, volledige en voor<br />
hen relevante informatie om hun werk goed<br />
te kunnen doen. Dat vereist andere vaardigheden<br />
en competenties van de mensen<br />
die ze van die informatie moeten voorzien. En<br />
ook van henzelf: zelf kunnen de medewerkers<br />
daar namelijk ook een rol in spelen. Uiteraard<br />
is er iemand die de zaken controleert, volgt<br />
en bijstuurt als het gaat om informatiebeheer,<br />
maar dat zal niet meer te vergelijken zijn met<br />
hoe dat tot voor kort gebeurde. Het vakgebied<br />
verandert: informatie komt in de meest uiteenlopende<br />
vormen en langs allerlei kanalen bij<br />
de organisatie binnen en wordt vanuit veel en<br />
uiteenlopende bronnen gegenereerd. De manier<br />
van werken verandert<br />
en onze rol om daarin<br />
orde te scheppen en<br />
grip te houden verandert<br />
ook. Wij<br />
moeten mee<br />
veranderen.’<br />
6
LIJFSBEHOUD<br />
Wouters: ‘Deels is dit hele traject ingegeven<br />
door lijfsbehoud. Dat klinkt dramatisch, maar<br />
als we als DIV’ers achterover zouden blijven<br />
leunen, wordt onze rol langzaamaan steeds<br />
kleiner en verdwijnt op den duur zelfs. Daar<br />
ben ik van overtuigd. Dan worden we vervangen<br />
door allerlei intelligente softwaretools die<br />
mensen in staat stellen snel ergens informatie<br />
te vinden die, waar dan ook, staat opgeslagen.<br />
Er is dan echter geen eenduidigheid, geen lijn<br />
of beleid meer in informatiebeheer. Er is geen<br />
interpretatie van de combinatie informatie,<br />
processen en resultaten. Dat is en blijft werk<br />
voor gekwalificeerde mensen. Om die ‘leegloop’-situatie<br />
voor te zijn, hebben we het voortouw<br />
genomen om de drie diensten DIV zoals<br />
die binnen Dienst Dommelvallei actief zijn<br />
bij de drie gemeenten te ontwikkelen naar een<br />
team met een geheel vernieuwde geüniformeerde<br />
werkwijze en tegelijk te moderniseren.’<br />
Dat was best lastig, want de gemeenten zaten<br />
op een verschillend niveau qua automatiseringsgraad.<br />
Bij de een was bijvoorbeeld wel al<br />
het concept van zaakgericht werken geïntroduceerd,<br />
bij de ander niet en er waren nogal verschillende<br />
opvattingen over de manier van werken.<br />
Berkenveld: ‘Eigenlijk waren het allemaal<br />
eilandjes waar ze op hun eigen manier werkten.<br />
Wilden we ons doel bereiken, dan moest er wat<br />
gebeuren. Allereerst hebben we met alle medewerkers<br />
van team IDV onze pro’s en con’s eens<br />
op een rij gezet en gekeken naar waar we eigenlijk<br />
stonden in de organisatie en ten opzichte<br />
van elkaar. Dat was heel verhelderend. Vervolgens<br />
hebben we geconstateerd dat een nieuwe<br />
dienstverlenende organisatie met betrekking<br />
tot de informatievoorziening een andere insteek<br />
moest krijgen. Daarop hebben we een nieuwe<br />
toekomstbestendige naam geïntroduceerd, IDV,<br />
en nieuwe rollen en functies voor de mensen in<br />
dat IDV-team.’<br />
ONTWIKKELPLAN<br />
Wie en wat willen we zijn voor de organisatie?<br />
Dat was de centrale vraag voor Wouters:<br />
‘Het doel is om toegevoegde waarde te bieden,<br />
maar waar ligt dan onze toegevoegde waarde<br />
en hoe maken we die helder voor iedereen,<br />
zowel binnen ons eigen team als binnen de gemeentelijke<br />
organisatie? Toegevoegde waarde<br />
ligt dan niet in het ‘tijdig en geordend afleggen<br />
van documenten in een archief’. Die Archiefwet<br />
is er, daar moeten we uiteraard aan voldoen<br />
en zo zijn er meer regels en wetten, maar dat<br />
is per saldo niet het doel van informatievoorziening.<br />
Het doel is de medewerkers in de organisatie<br />
te ondersteunen in hun werk. Informatie<br />
moet er zijn, het moet kloppen en<br />
het moet beschikbaar zijn. Daarin kunnen<br />
alle medewerkers in de organisatie<br />
een rol spelen. Deze facetten maken<br />
onderdeel uit van het ontwikkelplan<br />
voor IDV. Een ontwikkelplan dat zich<br />
richt op competenties, vaardigheden,<br />
gerichte (blijvende) inzet van<br />
de medewerkers IDV en het<br />
MIREILLE WOUTERS (L) EN<br />
ANTOINETTE BERKENVELD<br />
<strong>2018</strong> / 02 <strong>Doxis</strong> <strong>Magazine</strong> 7
streven naar eenduidigheid, harmonisatie en<br />
standaardisatie. Met als doel om aan het eind<br />
van dit project, eind <strong>2018</strong>, een toekomstbestendige<br />
informatiedienstverlening opgetuigd<br />
te hebben. Een team dat in staat is het hoofd<br />
te bieden aan de uitdagingen van toenemende<br />
digitalisering en gevraagde proactiviteit, zowel<br />
vanuit de eigen organisatie als van buiten de<br />
organisatie, vanuit de burgers en bedrijven.’<br />
PROACTIEF EN RICHTINGGEVEND<br />
Bij dat ontwikkelplan en de ambities van het<br />
nieuwe team horen nieuwe rollen en functies<br />
om de nieuwe aanpak/inrichting van de informatie-<br />
en dienstverleningsprocessen te begeleiden:<br />
de iRegisseur (sturend, beleidsmatig), de iCoach<br />
(controlerend, adviserend op de werkvloer, direct<br />
betrokken vanaf het begin van een project<br />
bijvoorbeeld) en de iBeheerder (de ‘handjes’ aan<br />
het gewenste informatiebeheer) geven invulling<br />
aan die veranderingen. Wouters: ‘In eerste instantie<br />
zijn alle nieuwe rollen binnen het team<br />
IDV belegd. Elke rol vereist specifieke kwaliteiten<br />
en het kost in sommige gevallen tijd om die kwaliteiten<br />
naar boven te krijgen. Daarvoor hebben<br />
we opleidingen beschikbaar om kennis, vaardigheden<br />
en deskundigheid aan te vullen. We willen<br />
vooral kwaliteit, continuïteit en toegevoegde<br />
waarde leveren.’<br />
betrokken. Daarin zit een wezenlijk verschil dat<br />
bijdraagt aan een kwaliteitsimpuls van zowel de<br />
informatievoorziening als de dienstverlening<br />
van de gemeentelijke organisatie als geheel.’<br />
GESTEUND DOOR MANAGEMENT<br />
Het hele traject werd vanuit het management<br />
volledig gesteund. Wouters: ‘Dat is wel<br />
belangrijk voor het slagen van het project. We<br />
hadden aan de hand van een projectvoorstel<br />
met heldere doelstellingen en een kosten/<br />
batenanalyse, de toegevoegde waarde – ook<br />
voor andere onderdelen van de organisatie -<br />
en een ontwikkelplan met duidelijke ‘stip op de<br />
Uiteraard hoort er een business case bij: wat<br />
zijn de kosten en wat de baten? Berkenveld:<br />
‘De opbrengsten zijn niet alleen het geld<br />
aan de hand van de besparingen die je kunt<br />
realiseren door efficiënter en effectiever met<br />
elkaar samen te werken en met informatie om<br />
te gaan, maar zeker ook de kwaliteitsimpuls die<br />
we bereiken met deze nieuwe aanpak. Doordat<br />
we daadwerkelijk zichtbaar en beschikbaar zijn<br />
voor de medewerkers op het moment dat ze<br />
ons het meest nodig hebben, kunnen we ze veel<br />
beter adviseren en ondersteunen bij efficiënt en<br />
effectief werken. Wij zijn als IDV-team proactief<br />
en richtinggevend in plaats van reactief en<br />
volgend. We denken oplossingsgericht en zijn<br />
8
‘We hebben bewezen dat DIV mee kan veranderen<br />
met alle ontwikkelingen en daarmee haar<br />
bestaansrecht borgt.’ (Mireille Wouters)<br />
horizon’, duidelijk gemaakt waar we naartoe<br />
wilden. Daar kwam nog bij dat we voor het<br />
plan een innovatiesubsidie hebben ontvangen<br />
van het A&O Fonds gemeenten. Dat gaf een<br />
enorme ‘boost’ aan het hele traject: we wisten<br />
dat we op de goede weg waren. Veranderingen<br />
blijven altijd lastig en verwachtingsmanagement<br />
is zeker een niet te onderschatten factor om<br />
iedereen op het juiste spoor te houden, maar<br />
het werkt… We hebben bewezen dat DIV mee<br />
kan veranderen met alle ontwikkelingen en<br />
daarmee haar bestaansrecht borgt.’<br />
<strong>2018</strong> / 02 <strong>Doxis</strong> <strong>Magazine</strong> 9
Trainingen ‘Kwaliteit Werkt’<br />
voorzien in behoefte:<br />
ORGANISATIES<br />
WILLEN GRAAG<br />
CONCREET HOUVAST<br />
VOOR KWALITEITS-<br />
MANAGEMENT<br />
Veel organisaties worstelen met kwaliteitsmanagement in hun<br />
informatiebeheer: want, wat is dan die kwaliteit die je moet managen?<br />
Hoe controleer je die? Er is, kortom, behoefte aan concrete handvatten<br />
om een route uit te stippelen naar concreet kwaliteitsbeheer. <strong>Doxis</strong><br />
collega’s Dick de Vries, Marianne Dorder-Servet en Danny Worm gingen<br />
de uitdaging aan en hebben een werkbaar model ontwikkeld voor<br />
het juiste inzicht en overzicht. In de vorm van trainingen worden nu<br />
in rap tempo organisaties ‘bijgeschoold’ op het gebied van adequaat<br />
kwaliteitsbeheer. De redactie sprak met Dick de Vries.<br />
10
‘De kwaliteit van het archief staat tegenwoordig behoorlijk onder<br />
druk. Van allerlei kanten, van externe toezichthouders tot de interne<br />
organisatie, zijn er ‘dwingende ogen’ die zekerheid en garanties willen<br />
hebben over de kwaliteit van het gevoerde informatie- en archiefbeheer.<br />
Na een paar ‘rode lichten’ begint het dan al snel wat te knellen’, begint<br />
De Vries. ‘Vergelijk het met de beginperiode van de ISO 9001 normering.<br />
Dat gaf aan dat je alle processtappen keurig op orde hebt, maar<br />
uiteindelijk wist je nog niets over de kwaliteit van het eindresultaat.<br />
Het blijkt in de praktijk dat het implementeren van een kwaliteitsmanagementsysteem<br />
behoorlijk lastig is voor veel organisaties.’<br />
STRUCTUREEL VERBETEREN<br />
‘Het is van belang dat een kwaliteitsmanagementsysteem ertoe leidt<br />
dat er structureel inzicht is over de informatiekwaliteit en -beheer’, aldus<br />
De Vries. ‘Incidenteel een proces herinrichten om het te verbeteren<br />
is prima, maar op termijn geeft dat geen uitzicht op die gewenste<br />
structurele verbetering. In de praktijk kwam het regelmatig voor dat wij<br />
werden ingehuurd om het kwaliteitsmanagement op te zetten, maar<br />
na verloop van tijd werden we dan opnieuw gebeld, want het besef<br />
en de operationele uitvoering waren weer weggezakt bij de organisatie.<br />
Dat was voor ons aanleiding om iets te gaan ontwikkelen waarmee<br />
organisaties uiteindelijk zelf aan de slag kunnen om die verbetering<br />
structureel te maken. Dat is de training ‘Kwaliteit Werkt’ geworden.<br />
GEMEENTE<br />
WOENSDRECHT<br />
‘Dankzij de training<br />
‘Kwaliteit Werkt’ heb<br />
ik handvatten om met<br />
het kwaliteitssysteem<br />
stappen in de juiste<br />
richting te zetten. De<br />
waterval aan informatie<br />
is geen belemmering<br />
met dank aan de directe<br />
toepassing van theorie in<br />
de praktijk. Trainers Dick<br />
en Danny zijn goed op<br />
elkaar afgestemd. Hun<br />
uitleg aan de hand van<br />
praktijkvoorbeelden zorgt<br />
voor een fijne manier<br />
van training geven. De<br />
training ‘Kwaliteit Werkt’<br />
kan ik eenieder aanraden<br />
die oriënterende is of een<br />
kwaliteitssysteem<br />
wil ontwerpen.’<br />
Dion Verspoor,<br />
Medewerker Team DID<br />
<strong>2018</strong> / 02 <strong>Doxis</strong> <strong>Magazine</strong> 11
‘Incidenteel een proces<br />
herinrichten om het te<br />
verbeteren is prima, maar op<br />
termijn geeft dat geen uitzicht<br />
op die gewenste structurele<br />
verbetering.’<br />
De Vries constateerde met zijn collega’s dat het<br />
in de basis meestal schort aan een model voor<br />
contentbeheer. ‘Als het gaat om zaken als technisch<br />
beheer en functioneel beheer zijn er modellen<br />
als ITIl en BiSL, maar voor contentbeheer<br />
ontbrak iets dergelijks tot nu toe. Dan komt<br />
vervolgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming<br />
(AVG) erbij om de druk wat<br />
op te voeren en Holland is in last. Twee vakgebieden<br />
kruisen elkaar (juridisch en DIV) en dat<br />
schuurt wel eens. Desalniettemin zijn ze onlosmakelijk<br />
met elkaar verbonden. Voor ons was<br />
dat aanleiding om strategische en tactische aspecten<br />
in een model te combineren, waarmee<br />
je vervolgens heel concreet (operationeel) aan<br />
de slag kunt. En – niet onbelangrijk – waarop<br />
ook andere modellen, zoals ITIL en BiSL, aansluiten.<br />
Alleen dan kom je tot een structurele<br />
verbetering. Kwaliteitsmanagement is geen op<br />
zichzelf staand systeem; het gaat de hele organisatie<br />
aan, in alle strategische, tactische en<br />
operationele aspecten.’<br />
MAAK DUIDELIJK WAAROM<br />
Zowel aan de inkomende kant als aan de uitgaande<br />
kant van de organisatie is een groot aantal<br />
aspecten dat invloed uitoefent op de kwaliteit<br />
van processen en informatie (zie figuur 2).<br />
De Vries: ‘Dat totaaloverzicht maakt de opzet<br />
van dit model zo sterk. De meeste bestaande<br />
kwaliteitssystemen draaien vooral om ‘checklists’:<br />
afvinken waaraan je hebt voldaan en dan<br />
moet het goed gaan (=check). Dat werkt in de<br />
praktijk net iets anders. In de plan-do-act-check<br />
cyclus zijn plan-do-act veelal ondergeschoven<br />
en ondergeschikt gemaakt aan check. Natuurlijk<br />
moet je geregeld controleren of processen<br />
lopen zoals je hebt afgesproken, maar er komt<br />
veel meer bij kijken. Je hebt bijvoorbeeld middelen,<br />
resources en een gemeenschappelijke taal<br />
nodig om iets van de grond te krijgen. Begrijpen<br />
alle betrokkenen waar we het over hebben? Is de<br />
terminologie duidelijk? Welke rollen zijn betrokken<br />
bij welke processen en welke informatie?<br />
Praten betrokkenen wel eens met elkaar? Wat<br />
moet het resultaat worden? Voor wie? Het belangrijkste<br />
doel is om alle stakeholders bij elkaar<br />
te brengen voor afstemming, zodat we het over<br />
dezelfde zaken hebben. Maak duidelijk waarom<br />
we dingen doen zoals we ze doen. Dát is dus het<br />
primaire doel van de trainingen die we geven.’<br />
WERKEND IN DE ORGANISATIE<br />
Als alle neuzen dezelfde kant op staan, wordt<br />
het een stuk eenvoudiger om een kwaliteits<br />
Goeree Overflakkee<br />
‘De training heeft mij enorm geholpen<br />
meer inzicht te krijgen in<br />
de opbouw en toepassing van een<br />
kwaliteitssysteem. Een kwaliteitssysteem<br />
gaat verder dan het vakgebied<br />
DIM. Het is belangrijk dat<br />
je draagkracht moet krijgen van<br />
je directie en management. Maak<br />
de verschillende verantwoordelijkheden<br />
inzichtelijk en leg de verbinding<br />
op verschillende niveaus (strategisch,<br />
tactisch en operationeel)<br />
vast. Het bepalen van je uitgangspunten<br />
voor informatiebeleid is de<br />
basis voor het systeem. Een kwaliteitssysteem<br />
is niet iets wat je eenmalig<br />
opstelt en uitvoert, maar het<br />
is dynamisch en je moet het ook<br />
dynamisch houden. Nu de AVG van<br />
kracht is geworden, biedt het kansen<br />
om ook een kwaliteitssysteem<br />
niet als iets te zien als een verplichting<br />
uit de Archiefwet, maar juist<br />
als hulpmiddel om je informatie op<br />
orde te brengen en te houden.’<br />
Leo Filius, Specialist DIM<br />
12
STRATEGISCH<br />
OPSTELLEN STRATEGISCHE<br />
INRICHTING INFORMATIEBEHEER<br />
Strategie inrichting<br />
informatiebeheerfunctie<br />
Strategie inrichting relatiemanagement<br />
interne klant<br />
VERBINDENDE<br />
STRATEGISCHE PROCESSEN<br />
(kwaliteit)<br />
coördinatie<br />
OPSTELLEN<br />
INFORMATIEBEHEER STRATEGIE<br />
Bepalen<br />
lange termijn<br />
ontwikkelingen<br />
Bepalen risicomanagement<br />
Ontwerpen<br />
kwaliteitssysteem<br />
Bepalen<br />
kwaliteitsbeleid<br />
Bepalen<br />
informatiebeleid<br />
ORGANISATIE STURENDE PROCESSEN<br />
ONTWERP STURENDE PROCESSEN<br />
TACTISCH<br />
Behoeftemanagement<br />
Financieel<br />
management<br />
Organisatie kwaliteitmanagement<br />
& planning<br />
Organisatie informatiemanagement<br />
& planning<br />
Ontwerpen processen en instrumenten<br />
kwaliteitsmanagement<br />
Ontwerpen processen en instrumenten<br />
informatiemanagement<br />
OPERATIONEEL<br />
INFORMATIE- EN<br />
GEBRUIKERSBEHEER<br />
Kwaliteitsbeheer<br />
Informatiebeheer<br />
Dagelijkse<br />
ondersteuning<br />
klanten<br />
VERBINDENDE<br />
UITVOERENDE PROCESSEN<br />
Wijzigingenbeheer<br />
Implementatie<br />
ONDERHOUD &<br />
VERNIEUWING<br />
Operationaliseren processen<br />
en instrumenten informatieen<br />
kwaliteitsbeheer<br />
Voorbereiden<br />
implementatie<br />
Toetsen en testen<br />
processen &<br />
instrumenten<br />
Copyright <strong>Doxis</strong><br />
FIGUUR 1: SCHEMA VAN INKOMENDE EN UITGAANDE FACTOREN DIE DE KWALITEIT VAN INFORMATIE EN –BEHEER BEÏNVLOEDEN.<br />
managementsysteem werkend in de organisatie<br />
te krijgen. ‘Het gaat om de bewustwording<br />
van het gemeenschappelijke doel en de kwaliteit<br />
van het resultaat’, benadrukt De Vries. ‘In<br />
de 2016 versie van de ISO 9001 normering zie<br />
je dat juist daarop aanpassingen zijn gemaakt.<br />
Nu is wél duidelijk dat aan een bepaalde kwaliteit<br />
van het product of dienst wordt voldaan.<br />
Met de training ‘Kwaliteit Werkt’ willen we dat<br />
betrokkenen zich daar bewust van worden en<br />
dat ze inzien wat ervoor nodig is om die kwaliteit<br />
te bereiken. Het is geen kwestie van afvinken<br />
maar het gaat veel meer over nadenken<br />
over processen, jouw eigen rol in die processen,<br />
de plek waar je in de organisatie zit en<br />
consequenties van jouw handelingen (zie<br />
figuur 1). Dat geeft je tegelijkertijd de juiste<br />
munitie om middelen beschikbaar te krijgen en<br />
het commitment binnen de organisatie om zo’n<br />
kwaliteitsmanagementsysteem op te zetten. De<br />
hele organisatie moeten ervan overtuigd zijn<br />
dat een integrale aanpak echt nodig is. Er zitten<br />
heel duidelijke consequenties aan het ‘oplijnen’<br />
van de hele organisatie richting kwaliteitsmanagement<br />
en die moet je zichtbaar maken.’<br />
VERTROUWEN, VAKMANSCHAP<br />
EN VERANTWOORDELIJKHEID<br />
Het resultaat zal volgens De Vries en zijn collega’s<br />
zijn dat de organisatie toegroeit naar een cultuur<br />
van vertrouwen, vakmanschap en verantwoordelijkheid.<br />
De Vries: ‘Hoe wil je anders een organisatie<br />
met 6000 medewerkers kunnen aansturen?<br />
‘Hoe wil je anders een<br />
organisatie met bijvoorbeeld<br />
6000 medewerkers kunnen<br />
aansturen?’<br />
<strong>2018</strong> / 02 <strong>Doxis</strong> <strong>Magazine</strong> 13
Kwaliteitssysteem<br />
voor het geheel<br />
Kwaliteit voor het<br />
onderdeel<br />
outputcriteria<br />
Organisatie<br />
in context<br />
Plan<br />
Uitvoeren &<br />
Ondersteunen<br />
Do<br />
Klanttevredenheid<br />
Eisen aan<br />
informatiemanagement<br />
Plannen<br />
Leiderschap<br />
Controleren<br />
& Evalueren<br />
Kwaliteit van<br />
informatie<br />
Behoefte<br />
van de klant<br />
Verantwoorde<br />
beleidsvorming/<br />
besluitvorming<br />
Eisen van<br />
belanghebbers<br />
Act<br />
Aanpassen<br />
& Vastleggen<br />
Check<br />
Producten<br />
& Diensten<br />
inputcriteria<br />
Copyright <strong>Doxis</strong><br />
FIGUUR 2: WAAR STA JE IN DE ORGANISATIE? WELKE ROLLEN EN PROCESSEN ZIJN VAN BELANG?<br />
Die cultuur van vertrouwen moet in de plaats<br />
komen van regels, normen en afvinklijstjes; die<br />
mogen niet leidend zijn. Het gaat om het inzicht<br />
in het gemeenschappelijk belang: we doen het<br />
niet omdat het moet, maar omdat het beter is<br />
voor de organisatie, voor de klanten, voor de<br />
burgers etc. Kwaliteitsmanagement draait niet<br />
(alleen) om beschrijven, maar om bewustzijn!<br />
Controle moet gebaseerd zijn op de vraag hoe en<br />
waarom je tot iets bent gekomen en waaraan je<br />
kunt bijsturen om tot een (nog) beter resultaat te<br />
komen. Het belang daarvan is dat de juiste kwaliteit<br />
van informatie(beheer) een bewuste keuze<br />
mogelijk maakt. Wie dat voor ogen houdt, komt<br />
een stuk verder dan wie alleen maar de letter van<br />
de wet volgt. Het gaat net zo zeer om doelmatig<br />
als om rechtmatig. Om organisaties en mensen<br />
individueel te helpen dat inzicht te krijgen, geven<br />
we die trainingen. Wie alles in beeld heeft, is in<br />
staat de juiste afwegingen te maken.’<br />
DICK DE VRIES VOOR DE ‘KLAS’.<br />
14
DOXIS SEMINAR & NEW SCIENTIST:<br />
THIS IS NOW!<br />
WELCOME IN YOUR VIRTUAL WORLD<br />
Op 6 november <strong>2018</strong> organiseert <strong>Doxis</strong> samen met de redactie van het<br />
populair wetenschappelijke tijdschrift New Scientist de conferentie:<br />
This is now! Welcome in your virtual world. Een interactieve<br />
De Autoriteit Persoonsgegevens belt aan; zes tips!<br />
ontmoeting over de invloed van digitalisering op de samenleving.<br />
Plaats van handeling is het Nemo Science Museum<br />
in Amsterdam. Het wordt een dag waar<br />
informatieprofessionals elkaar ontmoeten en<br />
met elkaar in discussie gaan over de analoge<br />
wereld die we achter ons laten en plaatsmaakt<br />
voor een interactieve, virtuele wereld.<br />
Momenteel leggen de we laatste hand aan het<br />
programma en we delen graag de laatste updates<br />
over onze line-up!<br />
>> Petra Lubbers<br />
Lubbers is Chief Digital Transition<br />
and Concepts bij de Shared Stories<br />
Group. Hiervoor werkte ze bij<br />
Novamedia als Manager Director<br />
van hun boekendivisie en bij Bol.com als Director<br />
Books & Entertainment. In deze periode heeft<br />
zij ruimschoots ervaring opgedaan in de wereld<br />
van e-commerce en de ontwikkeling van digitale<br />
lees-proposities.<br />
>> Jim Jansen<br />
Al bijna twintig jaar is Jansen<br />
hoofdredacteur geweest bij verschillende<br />
week- en maandbladen.<br />
Sinds 2015 staat hij aan het hoofd<br />
van New Scientist. In die hoedanigheid treedt hij<br />
met grote regelmaat op in de media (De Wereld<br />
Draait Door, De Ochtendshow van Domien<br />
Verschuuren, Tijd voor Max) om te vertellen over<br />
wetenschap. Daarnaast is hij bedenker en presentator<br />
van het Gala van de wetenschap, dat<br />
jaarlijks in november wordt georganiseerd in<br />
de Stadsschouwburg Amsterdam.<br />
>> Hans Schnitzler<br />
Hans Schnitzler is filosoof en<br />
publicist. Zijn essays en columns<br />
verschenen onder meer in de<br />
Volkskrant en Hard Gras. Hij is<br />
columnist voor journalistiek platform Follow the<br />
Money en docent aan de Bildung Academie.<br />
In 2015 verscheen ‘Het digitale proletariaat’ en in<br />
2017 ‘Kleine filosofie van de digitale onthouding’.<br />
Hierin onderzoekt hij, aan de hand van de ‘digitale<br />
detox’-ervaringen van studenten, wat het betekent<br />
om offline te gaan in een wereld die altijd online is.<br />
>> Edgar du Perron<br />
Edgar du Perron was decaan bij de<br />
Faculteit der Rechtsgeleerdheid aan<br />
de Universiteit van Amsterdam. Hier<br />
is hij nog steeds hoogleraar en was<br />
hij korte tijd vicerector. Sinds april 2016 is hij raadsheer<br />
in de Hoge Raad. Afgelopen <strong>zomer</strong> stond hij op<br />
het Lowlands festival. Tijdens zijn lezing gaat hij dieper<br />
in op de juridische keerzijde van digitalisering.<br />
FOTO: DIGIDAAN
ZEEUWS ARCHIEF BLIJ MET<br />
VERNIEUWDE INZICHTEN OVER<br />
KWALITEITSMANAGEMENT<br />
Kees de Ridder, senior informatiebeheerder bij het Zeeuws Archief, is<br />
maar wat blij dat hij de gelegenheid heeft gekregen deel te nemen aan<br />
de <strong>Doxis</strong> training ‘Kwaliteit Werkt’. ‘Als Zeeuws Archief werken we op<br />
veel terreinen samen met andere overheden en daarin vervullen we<br />
deels ook een adviesfunctie. Kwaliteit staat altijd voorop, maar wat ís<br />
dan kwaliteit? En hoe kun je anderen ervan overtuigen dat kwaliteit en<br />
kwaliteitsmanagement een gemeenschappelijk belang is? Zo’n training<br />
geeft je de juiste handvatten en inzichten om daar verder mee te komen.’<br />
Het gaat volgens De Ridder in die samenwerkingsverbanden<br />
vooral om begrip te kweken voor elkaars<br />
vakgebied en de uitdagingen die ermee<br />
gepaard gaan. ‘Er is veel gaande in onze wereld. Minister<br />
Arie Slob heeft aangegeven dat hij de overbrengingstermijn<br />
van 20 naar 10 jaar wil brengen.<br />
Dat is mooi, maar heeft wel grote impact. Wanneer<br />
je op voorhand een betere kwaliteit in informatiebeheer<br />
kunt bereiken, maakt het dergelijke<br />
(onverwachte) overgangen ook wat makkelijker.<br />
Kwaliteitszorg is een aandachtspunt. Voor eigenlijk<br />
iedereen die met informatie werkt. Een kwaliteitssysteem<br />
klinkt natuurlijk lekker, maar wat is dat<br />
dan? Het gaat in de regel helemaal niet om een systeem,<br />
het gaat veel meer om een methodiek, een<br />
werkwijze, het bewustzijn over het belang en de wil<br />
van de mensen die ermee moeten (samen)werken.’<br />
INTEGRALE AANPAK<br />
Informatiebeheer is volgens De Ridder niet langer<br />
het ‘alleenrecht’ van DIV. ‘Er is een volledig integrale<br />
aanpak vereist wil je de kwaliteit en het beheer<br />
van informatie op orde krijgen en houden. Dat is<br />
eigenlijk het wezenlijke verschil tussen beheer en<br />
beheersing. Samenwerken met andere disciplines<br />
en integratie met andere vakapplicaties is noodzakelijk<br />
om het overzicht te houden om processen,<br />
content en context te kunnen blijven beheersen.<br />
Daarin heeft deze training een waardevolle bijdrage<br />
geleverd: het is zowel een theoretische als een<br />
praktische aanpak en dat laatste is een veelgehoorde<br />
behoefte. Theorie is mooi, maar hoe moeten<br />
we nu eigenlijk verder? Dan biedt een ervaren<br />
docent als Danny (Worm, red.) grote toegevoegde<br />
waarde. Je kunt ermee aan de slag in je eigen organisatie.<br />
Dat wil niet zeggen dat je alles zelf moet<br />
doen, maar wel dat je tot op het hoogste niveau<br />
mensen gaat proberen mee te krijgen in strategisch/tactisch<br />
opzicht.’<br />
Kennis uitdragen staat hoog in het vaandel bij het<br />
Zeeuws Archief. De Ridder: ‘Wij hebben een publieke<br />
functie, dan heeft het geen pas om op kennis te<br />
blijven zitten. Het gaat juist om het delen en ervoor<br />
zorgen dat je gezamenlijk het doel bereikt. Als DIV<br />
alleen maar aan de uitvoerende kant blijft zitten,<br />
gaan we dat doel niet halen. Daarvoor is het een te<br />
complex en te veelomvattend vakgebied geworden.’<br />
KEES DE RIDDER<br />
16
GRIP OP JE<br />
INFORMATIE<br />
IS ZÓÓÓ 2017…<br />
TOCH?<br />
De overload van data en informatie is inmiddels een gegeven.<br />
Zakelijk en privé vliegt de informatie om je oren. Overzicht<br />
bewaren is bijna een onmogelijke opgave. And to burst your<br />
bubble even more; ‘overzicht’ zoals we dat kennen behoort<br />
zelfs tot een utopisch wereldbeeld, want de hoeveelheid data,<br />
en daarmee ook de hoeveelheid ongestructureerde data,<br />
groeit exponentieel en dat blijft het ook doen.<br />
Door Thijs Perenboom<br />
Wat betekent dit voor je werk in termen van<br />
rechtmatigheid en doelmatigheid? Waar zit de<br />
frustratie en hoe pak je dit aan? Of waar zitten<br />
juist de mogelijkheden en hoe benut je deze?<br />
We zetten de belangrijkste valkuilen op een rij.<br />
DE 80-20 REGEL<br />
Maar eerst nog wat cijfers. Onderzoek wijst uit<br />
dat gemiddeld 80% van de data in organisaties<br />
ongestructureerd is en slechts 20% gestructureerd.<br />
De informatie zit soms min of meer (!)<br />
gestructureerd in het Enterprise Contentmanagementsysteem<br />
(ECM), Documentmanagementsysteem<br />
(DMS), een procesapplicatie of<br />
backofficeapplicatie. Maar negen van de tien<br />
keer staat deze data ongestructureerd op netwerkschijven,<br />
fileshares, local disks, in samenwerkingsomgevingen<br />
zoals SharePoint, in de<br />
mail, in de externe communicatie (social media,<br />
etc.), in Dropbox, Google Docs en daarnaast<br />
ook nog op mobiele apparaten.<br />
Maar een beetje overzicht<br />
en inzicht is wel handig…<br />
<strong>2018</strong> / 02 <strong>Doxis</strong> <strong>Magazine</strong> 17
Je loopt zo het risico dat je op den duur de grip<br />
verliest terwijl je – zeker in deze tijd – juist inzicht<br />
en overzicht in je data wil behouden. We<br />
roepen allemaal dat we een digitale duurzame<br />
informatiehuishouding willen, maar ondertussen<br />
blijven we informatie steeds meer en sneller<br />
op ongestructureerde wijze opslaan.<br />
Kortom: niet goed omgaan met ongestructureerde<br />
data leidt op (middel)lange termijn tot<br />
problemen in je informatiehuishouding. En dat<br />
komt op zijn zachtst gezegd de rechtmatigheid<br />
en doelmatigheid van de manier waarop je je<br />
werk organiseert en uitoefent niet ten goede.<br />
IMPACT VAN ONGESTRUCTUREERDE<br />
DATA OP JE ORGANISATIE<br />
Maar waarom dan? Wat zijn de concrete<br />
consequenties?<br />
Overzicht, zoals we dat<br />
kennen behoort zelfs tot<br />
een utopisch wereldbeeld<br />
Niet voldoen aan wet- en regels:<br />
de regels omtrent informatie worden steeds<br />
strenger. Wanneer je niet compliant bent aan de<br />
AVG (gericht op verwerken van persoonsgegevens)<br />
riskeer je boetes die kunnen oplopen tot 20<br />
miljoen euro. Daarnaast heb je, zeker als overheidsorganisatie,<br />
nog zoiets als een voorbeeldfunctie.<br />
Burgers moeten ervan op aan kunnen<br />
dat de overheid op de juiste manier omgaat met<br />
hun persoonsgegevens. Is dit niet het geval (en<br />
dat is helaas vaak zo, houd de media maar eens<br />
in de gaten over gemelde datalekken door overheidsorganisaties),<br />
dan loop je imagoschade op.<br />
Als je niet in beeld hebt welke informatie je op<br />
welke locaties hebt opgeslagen, loop je dus risico’s;<br />
ten eerste op financieel gebied en ten tweede<br />
doe je afbreuk aan het vertrouwen van de samenleving<br />
in de publieke sector. Want wat doe je<br />
met de persoonsgegevens van burger Jansen die<br />
nog ergens zijn blijven hangen in je e-mailbox?<br />
Naast de AVG zijn er nog diverse andere regelingen,<br />
zoals bepaalde regels voor informatiebeveiliging<br />
en de WOB (Wet Openbaarheid<br />
van Bestuur) die impact hebben op de manier<br />
waarop je met je informatie om gaat.<br />
18<br />
GOED INFORMATIEBEHEER VEREIST EEN ADEQUATE EN DOORDACHTE AANPAK, GEEN PLEISTERS ALS LAPMIDDELTJES...
En dat komt op zijn zachtst gezegd de rechtmatigheid<br />
en doelmatigheid van de manier waarop je je werk<br />
organiseert en uitoefent niet ten goede.<br />
Inefficiency:<br />
Frustraties:<br />
Gemiddeld zoeken werknemers per dag 1,5<br />
uur naar de juiste informatie. Zonde natuurlijk,<br />
vakmensen steken hun tijd liever in het echte<br />
werk. Vakmensen willen juist doelmatig werken.<br />
Doordat veel informatie niet goed is opgeslagen,<br />
een onduidelijke locatie krijgt of alleen<br />
voor één of enkele personen zichtbaar is, zoeken<br />
mensen zich rot. Dat terwijl we in een informatieketen<br />
werken waarin alle werkzaamheden<br />
juist geconcentreerd zijn om informatie en<br />
het uitwisselen van informatie.<br />
Onnodige hoge kosten:<br />
Je betaalt voor elk byte. Hoe meer informatie je<br />
verzamelt, hoe meer je betaalt. Denk eens na<br />
hoeveel geld je alleen al kunt besparen als je de<br />
afdelingsfoto’s, dubbel opgeslagen documenten,<br />
niet-definitieve versies (v0.178!) en ander<br />
los documentatiemateriaal verwijdert van bijvoorbeeld<br />
je netwerkschijf. Dat scheelt enorm!<br />
Onjuiste sturing:<br />
Als manager moet je kunnen vertrouwen op<br />
sturingsinformatie zodat je op basis hiervan de<br />
juiste beslissingen voor de organisatie kunt nemen.<br />
Maar hoe doe je dat als je maandelijks informatie<br />
krijgt die niet volledig en deels onjuist<br />
is? Zo wordt het maken van de juiste keuzes<br />
lastig. Afdelingen of medewerkers hebben vaak<br />
een eigen schaduwadministratie waar veel<br />
meer informatie aanwezig is dan dat er maandelijks<br />
gerapporteerd wordt. In de organisatie<br />
zijn managers dan ook vaak meer tijd kwijt met<br />
het achterhalen van de juiste informatie, in<br />
plaats van zich te focussen op waar ze goed in<br />
zijn, namelijk sturing geven aan hun team.<br />
’Waar is dat document nu gebleven?’, ‘Is dit de<br />
juiste versie?’, ‘Is dit nu een besluit of een overweging?’,<br />
‘Waarom moet ik eigenlijk 23x doorklikken<br />
om in de juiste map te komen?’ Allemaal<br />
vragen die leiden tot grote frustraties in de organisatie.<br />
Of, kijk naar vergaderingen. Iedereen<br />
maakt op zijn of haar tablet of laptop een eigen<br />
verslag: zie hier de exponentiële groei van informatie<br />
in de organisatie. Overbodig en onhandig.<br />
DIT KRIJGT NOG EEN STAARTJE…<br />
Maar het venijn zit zoals altijd in de staart; kun<br />
je in deze tijden waarin data en informatie exponentieel<br />
toenemen (zie ook Expeditie Zwerm<br />
waarin we dit verder toelichten aan de hand<br />
van onder meer de term ‘dataficering’), in tijden<br />
waarin vakmensen er aan gewend zijn geraakt<br />
om informatie en data op te slaan waar<br />
en hoe ze dat willen omdat ze plaats- en tijdonafhankelijk<br />
willen werken, nog wel verwachten<br />
dat ze zich conformeren aan de ‘wetten’ van de<br />
oude vertrouwde structuur, het overzicht en inzicht?<br />
Drukken we ze dan niet veel te veel in het<br />
keurslijf van sturing en controle?<br />
Het is duidelijk dat er íets moet gebeuren, anders<br />
kunnen we rechtmatig en doelmatig werken<br />
vergeten. Natuurlijk willen we graag een<br />
werkomgeving waarin we prettig en goed samenwerken.<br />
We willen vakmensen optimaal faciliteren<br />
zonder dat ze al teveel last hebben van<br />
regels en procedures en tegelijkertijd wil je borgen<br />
dat je rechtmatig en doelmatig werkt. Een<br />
onmogelijke paradox? Niet echt. Een kwestie<br />
van je data slim organiseren.<br />
Hoe? Hierover lees je meer op onze website.<br />
Ga naar Nieuws en klik op het artikel ‘Grip<br />
op informatie..’<br />
<strong>2018</strong> / 02 <strong>Doxis</strong> <strong>Magazine</strong> 19
STEEDS MEER<br />
VAKKENNIS GAAT<br />
VERLOREN, ECHTER:<br />
ZONDER HET VERLEDEN<br />
GEEN TOEKOMST<br />
De gemeente Heerenveen heeft najaar 2016 een Europese<br />
aanbesteding gedaan om circa 1 kilometer papieren<br />
archief te inventariseren, te selecteren, op te schonen, te<br />
bewerken en gereed te maken voor ‘eeuwige’ bewaring<br />
in de archiefbewaarplaats. <strong>Doxis</strong> heeft die aanbesteding<br />
gekregen op basis van de aanwezige vakkennis en<br />
beschikbaarheid van de juiste mensen. Op 1 oktober 2019<br />
moet het hele project zijn afgerond.<br />
20
Aan dit grote project zat bovendien een zogenaamde ‘social return’<br />
component, waaraan <strong>Doxis</strong> op een mooie wijze invulling heeft gegeven:<br />
er is op voordracht van Heerenveen iemand uit de gemeente<br />
opgeleid en begeleid om mee te werken aan het project, met daarna<br />
volop uitzicht op nieuw werk in dit metier. Een nieuwe toekomst<br />
voor iemand met de juiste motivatie en voor <strong>Doxis</strong> een mooie gelegenheid<br />
om iemand in te wijden in het vakgebied.<br />
Bert Kampinga, projectleider namens Heerenveen, maakt zich<br />
wel wat zorgen over het verdwijnen van de juiste vakkennis om<br />
dit soort klussen goed te doen. ‘Het verleden is belangrijk om een<br />
beeld te krijgen van de toekomst. Relevante informatie moet beschikbaar<br />
zijn en blijven om van te leren en ook om achteraf verantwoording<br />
te kunnen afleggen over hoe beslissingen tot stand<br />
zijn gekomen. Ik kan mij weleens verbazen over hoe ondergewaardeerd<br />
dit werk nog altijd is.’<br />
AANLEIDING PROJECT<br />
De aanleiding van dit project was het feit dat op basis van de<br />
Archiefwet een deel van het archief zou moeten worden klaargemaakt<br />
voor overbrenging naar de archiefbewaarplaats.<br />
Kampinga: ‘Het gaat hier echter nog om een louter analoog<br />
archief. Het beslaat de archieven milieu- en bouwvergunningen<br />
over de periode 1934 – 2010, waarna de WABO (‘Omgevingswet’)<br />
van kracht is geworden. Het bevat het secretariearchief van de<br />
gemeente over de periode 1986 – 2013. Op 1 januari 2014 is<br />
namelijk de gemeente Heerenveen veranderd, er kwam grondgebied<br />
bij en er kwamen inwoners bij. Officieel moet je dan weer<br />
bij nul beginnen. Voorts is er onder meer het archief van de<br />
Muziek- en Dansschool, het archief van de Burgerlijke Stand<br />
en dat van de Griffie. Dat laatste beslaat een kortere periode,<br />
omdat vanaf het jaar 2002 in het kader van de Wet Dualisering<br />
Gemeentebestuur de raadsnotulen bijvoorbeeld in dit archief<br />
werden opgenomen en niet meer in het secretariearchief.’<br />
‘Circa tweederde<br />
van de informatie<br />
valt na selectie<br />
en opschoning<br />
uit. Dat is in de<br />
regel omdat<br />
het destijds<br />
weliswaar<br />
gewenst was<br />
om te bewaren,<br />
maar het mag<br />
niet ‘voor de<br />
eeuwigheid’<br />
worden bewaard.’<br />
(Jantine Ploeg, <strong>Doxis</strong>)<br />
Daarnaast zijn er nog wat kleinere archieven van projecten in<br />
Heerenveen betrokken. Daarbij was het criterium dat de gemeente<br />
Heerenveen in die specifieke gevallen bijvoorbeeld ambtelijke<br />
ondersteuning gaf, en dus de verantwoordelijkheid heeft gedragen<br />
voor de archivering van alle te bewaren stukken rondom die<br />
projecten. Maar dat zijn relatief kleine archieven.<br />
<strong>2018</strong> / 02 <strong>Doxis</strong> <strong>Magazine</strong> 21
‘Ik kan mij weleens verbazen<br />
over hoe ondergewaardeerd<br />
dit werk nog altijd is.’<br />
(Bert Kampinga, Heerenveen)<br />
Een flinke klus al met al, waarvoor een gedegen<br />
vakkennis is vereist. ‘Het blijft (deels) mensenwerk<br />
en beoordeling van de waarde van informatie<br />
is nu eenmaal afhankelijk van de kennis<br />
van degene die het interpreteert en met een<br />
juiste afstemming’, aldus Jantine Ploeg, projectleider<br />
namens <strong>Doxis</strong>. Samen met Bert Kampinga<br />
is zij ervoor verantwoordelijk dat op 1 oktober<br />
2019 een ‘perfect’ archief is gerealiseerd, klaar<br />
om te worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats.<br />
‘Die samenwerking verloopt heel<br />
goed, als echte collega’s. Bert heeft veel kennis<br />
van de gemeente en de organisatie. Hij loopt al<br />
een tijdje mee en dat hielp bijvoorbeeld wel toen<br />
we in het begin van het project her en der in de<br />
organisatie stukken moesten gaan ophalen die<br />
moesten worden opgenomen in de dossiers. Als<br />
iemand van de eigen organisatie erbij betrokken<br />
is, scheelt dat tijd omdat die precies weet wat<br />
waar is. Dat die stukken nog niet waren opgenomen<br />
is overigens niets vreemds. Dat zien we wel<br />
vaker. Dat heeft niets met onwil te maken, maar<br />
in de praktijk werkt informatiebeheer nu eenmaal<br />
net iets anders dan in de theorie.’<br />
VAKKENNIS VEREIST<br />
Toen eenmaal alles was verzameld kon de klus<br />
beginnen. Ploeg: ‘Daarbij konden we mooi de<br />
vruchten plukken van onze ‘social return’ inspanningen.<br />
Er werd iemand met de juiste kwalificaties<br />
voorgedragen om in dit project te participeren.<br />
Zij is inmiddels op de juiste wijze<br />
geschoold (<strong>Doxis</strong> heeft haar een SOD-opleiding<br />
laten volgen, red.) en begeleid om direct aan de<br />
slag te kunnen. Zij was bovendien per direct en<br />
langer beschikbaar, mede een reden waardoor<br />
het project met voldoende mensen bezet kon<br />
worden. Een klassieke win-win situatie, maar<br />
dat is uiteraard het hele idee van de ‘social return’<br />
component in zo’n aanbesteding. Wij waren<br />
als <strong>Doxis</strong> erg blij met haar en de gemeente<br />
Heerenveen ook. Ze heeft het perfect opgepakt,<br />
is gemotiveerd en doet haar werk uitstekend.’<br />
Een deel van de investering is dus door <strong>Doxis</strong><br />
gedragen en een ander deel kwam van de gemeente<br />
Heerenveen. Toen de betrokkene ging<br />
verhuizen, was de buurgemeente direct bereid<br />
om dat deel over te nemen. Op die manier is er<br />
JANTINE PLOEG: ‘DAARBIJ KONDEN WE METEEN MOOI DE VRUCHTEN PLUKKEN VAN ONZE ‘SOCIAL RETURN’ INSPANNINGEN.’<br />
22
sprake van een duurzame investering<br />
in kennis en kwaliteit<br />
en is zij (zo goed als) verzekerd<br />
van een mooie toekomst<br />
in het vakgebied. Daar wordt<br />
Kampinga dan weer vrolijk van:<br />
‘Natuurlijk is het al prachtig dat<br />
deze dame aan de slag is gekomen,<br />
mede door dit project en<br />
<strong>Doxis</strong>. Maar wat mij misschien<br />
nog wel meer aanspreekt, is<br />
dat er weer nieuw bloed komt<br />
met kennis van dit vakgebied.<br />
Het is erg belangrijk dat dit<br />
werk goed wordt gedaan. Informatie<br />
moet op orde zijn en<br />
blijven, daar moet over worden<br />
gewaakt door mensen met<br />
BERT KAMPINGA: ‘SAMENWERKEN ALS ECHTE COLLEGA’S.’<br />
verstand van zaken. Het mooie<br />
voor de betreffende medewerker is dat zij meerdere<br />
kanten van ons vakgebied heeft leren ken-<br />
uit. Dat is in de regel omdat het destijds welis-<br />
van de informatie valt na selectie en opschoning<br />
nen: het werk aan de voorkant, het creëren van waar gewenst was om te bewaren, maar het mag<br />
een adequate informatiestructuur door toenemende<br />
digitalisering ingegeven en waaraan in<br />
niet ‘voor de eeuwigheid’ worden bewaard.’<br />
de SOD-opleiding veel aandacht wordt gegeven, De inwerkingtreding en handhaving van de nieuwe<br />
privacywetgeving werpt overigens ook hier<br />
maar ook de achterkant, het klaarmaken voor<br />
en overbrengen van - veelal analoge - informatie<br />
naar de archiefbewaarplaats. Dat geeft een wetgeving precies heeft…? Kampinga: ‘De wet<br />
haar schaduw vooruit. Maar welke effecten die<br />
mooi beeld van het hele vakgebied.’<br />
is nog maar net op handhavingsniveau geactiveerd,<br />
maar het is duidelijk dat bijvoorbeeld in<br />
NIET ALLES ‘VOOR DE EEUWIGHEID BEWAREN’ bouw- en milieuvergunningen de nodige persoonsgebonden<br />
gegevens staan. Wat minder<br />
De oplevering van het project staat op de planning<br />
voor oktober 2019. Ploeg: ‘We liggen op<br />
duidelijk is, hoe daarmee om te gaan. Na overbrenging<br />
naar de archiefbewaarplaats zou infor-<br />
schema en het ziet ernaar uit dat we die planning<br />
gewoon gaan halen. We werken met vijf mensen matie openbaar moeten zijn, maar of dat in alle<br />
– inclusief de medewerker uit het social return<br />
gevallen te handhaven is, vraag ik me af. Niet alles<br />
hoeft meteen openbaar, maar óf en wanneer<br />
traject – keihard om het werk gedaan te krijgen.’<br />
Het opschonen loont wel. Ploeg: ‘Circa tweederde dat dan wel gebeurt….?’<br />
‘Informatie moet op orde zijn<br />
en blijven, daar moet over<br />
worden gewaakt door mensen<br />
met verstand van zaken.’<br />
(Bert Kampinga, Heerenveen)<br />
Op 1 oktober 2019 zullen we weten wat<br />
het eindresultaat is. Kampinga: ‘Dan<br />
moeten er inventarissen liggen, moeten<br />
de archieven ‘materieel verzorgd’<br />
zijn en kan het naar de archiefbewaarplaats,<br />
inclusief bijbehorende verklaring.<br />
Dan zit ook voor mij de klus erop.<br />
Ik ga dan met pensioen. Dat is wat ik<br />
noem een échte deadline…’<br />
<strong>2018</strong> / 02 <strong>Doxis</strong> <strong>Magazine</strong> 23
‘THIS IS NOW!<br />
De virtuele wereld is allang<br />
geen ver-van-je-bed-show meer.<br />
Enorme databergen bieden<br />
grenzeloze mogelijkheden. Maar<br />
waar wanneer wordt grenzeloos<br />
grensoverschrijdend?<br />
HET<br />
DOXIS<br />
SEMINAR:<br />
GEEN SAAIE ZIT<br />
MAAR EEN DAG VOL<br />
INTERACTIE!<br />
SAVE THE DATE:<br />
> 6 november <strong>2018</strong><br />
> 9.00 - 16.00 uur<br />
> NEMO Science Museum<br />
> In samenwerking met<br />
New Scientist<br />
<strong>Doxis</strong> nodigt je uit om samen op expeditie te gaan<br />
en de reis naar de virtuele toekomst af te leggen.<br />
Dit doen we in ons tweede boek ‘Expeditie Zwerm’<br />
en nu ook ‘live’ tijdens het <strong>Doxis</strong> Seminar <strong>2018</strong>.<br />
Ontmoet collega-informatieprofessionals tijdens de<br />
netwerklunch en borrel. Ga met elkaar de discussie aan<br />
over de analoge samenleving in onze achteruitkijkspiegel<br />
en de virtuele wereld die voor ons ligt.<br />
Dagvoorzitter Jim Jansen, Hoofdredacteur New<br />
Scientist, neemt je deze dag mee in de wereld van<br />
onder meer kunstmatige intelligentie, beveiliging<br />
van online communicatie, de kwantumcomputer en<br />
Expeditie Zwerm<br />
informatieverwerking, big data -hoe ver wil en mag<br />
je gaan- en de juridische uitdagingen die je hebt bij<br />
het beheer en verwerken van data.<br />
Op het podium staat een reeks van prominente sprekers<br />
zoals Hans Schnitzler, Edgar du Perron en Petra Lubbers.<br />
Zij dwingen je om na te denken over deze ontwikkelingen.<br />
Dit doen we in de vorm van interviews, video’s,<br />
presentaties en columns. Ook hebben we een<br />
verrassende muzikale noot voor je in petto.<br />
Mis het Seminar niet en meld je snel aan!<br />
Expeditie Zwerm<br />
NEMO<br />
Expeditie Zwerm<br />
Expeditie Zwerm<br />
Expeditie Zwerm<br />
Ga mee met <strong>Doxis</strong> op expeditie in het NEMO Science Museum<br />
in Amsterdam! Meld je aan voor dit bijzondere <strong>Doxis</strong>-event via<br />
www.doxis.nl/seminar. Gratis deelname voor ABR-abonnees.<br />
Geen ABR-abonnee? Dan is je investering €100,- p.p. (excl. BTW).