Uiteindelijk draait het om toegang tot en waarde van informatie
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
UITEINDELIJK DRAAIT HET<br />
ALLEMAAL OM TOEGANG TOT<br />
EN WAARDE VAN DE INFORMATIE<br />
Tijd<strong>en</strong>s de goed bezochte duopres<strong>en</strong>tatie <strong>van</strong> Doxis <strong>en</strong> Knowliah<br />
op Return on Information in Hart <strong>van</strong> Holland (Nijkerk) bleek uit<br />
de respons <strong>van</strong> de aanwezig<strong>en</strong> dat de <strong>informatie</strong>beheerproblem<strong>en</strong><br />
vaak nog behoorlijk basaal zijn: we kunn<strong>en</strong> vaak niet terugvind<strong>en</strong><br />
wat we nodig hebb<strong>en</strong> <strong>om</strong>dat de <strong>informatie</strong> <strong>van</strong>af <strong>het</strong> m<strong>om</strong><strong>en</strong>t <strong>van</strong><br />
ontstaan of binn<strong>en</strong>k<strong>om</strong>st niet goed is gestructureerd.<br />
Johan Vranckx, Director Partnerships bij Knowliah,<br />
duidde aan de hand <strong>van</strong> e<strong>en</strong> aansprek<strong>en</strong>d voorbeeld<br />
<strong>het</strong> belang <strong>van</strong> <strong>het</strong> ord<strong>en</strong><strong>en</strong> <strong>van</strong> (ongestructureerde)<br />
<strong>informatie</strong> op de juiste manier <strong>en</strong> in de juiste context.<br />
‘De internationale organisatie Arts<strong>en</strong> zonder Gr<strong>en</strong>z<strong>en</strong><br />
(AZG) heeft t<strong>en</strong> tijde <strong>van</strong> de vorige ebolacrisis in Afrika<br />
zo’n twee jaar geled<strong>en</strong>, e<strong>en</strong> <strong>en</strong>orme hoeveelheid <strong>informatie</strong><br />
verzameld. Dat ging <strong>om</strong> zo’n 300.000 docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong><br />
<strong>en</strong> bijna één miljo<strong>en</strong> e-mails met toch voor <strong>het</strong><br />
grootste deel rele<strong>van</strong>te <strong>informatie</strong>, zou je d<strong>en</strong>k<strong>en</strong>. ‘Rele<strong>van</strong>t<br />
<strong>om</strong>dat je uit die <strong>informatie</strong> veel kunt ler<strong>en</strong> over<br />
de aanpak <strong>van</strong> e<strong>en</strong> volg<strong>en</strong>de crisis’, aldus Vranckx.<br />
‘Maar hoe k<strong>om</strong> je <strong>tot</strong> die voor AZG zo belangrijke lessons<br />
learned? Daar k<strong>om</strong> je alle<strong>en</strong> uit als je weet wat er<br />
in de beschikbare <strong>informatie</strong> staat.’<br />
JOHAN VRANCKX: ‘HET DRAAIT OM DE RELEVANTE INFORMATIE.’<br />
TOEGANKELIJKHEID VAN<br />
INFORMATIE VERGROTEN<br />
AZG had bedacht dat <strong>om</strong> de toegankelijkheid <strong>van</strong> al<br />
die <strong>informatie</strong> te vergrot<strong>en</strong> deze zou moet<strong>en</strong> word<strong>en</strong><br />
gemetadateerd <strong>en</strong> geclassificeerd. Echter, e<strong>en</strong> handmatige<br />
behandeling zou meerdere manjar<strong>en</strong> in be-<br />
Goede sturings<strong>informatie</strong>, shiny BI-dashboards; we kijk<strong>en</strong> likkebaard<strong>en</strong>d naar de eindeloze mogelijkhed<strong>en</strong><br />
die de berg digitale data biedt. We lat<strong>en</strong> er e<strong>en</strong> softwaretool op los <strong>en</strong> concluder<strong>en</strong>:<br />
‘Waardeloze info’. Herk<strong>en</strong>baar? Pak eerst je ongestructureerde data aan! Door kwalitatief hoogwaardige<br />
data realiseer je rechtmatigheid <strong>en</strong> doelmatigheid; randvoorwaard<strong>en</strong> voor <strong>waarde</strong>volle<br />
sturings<strong>informatie</strong>. Zo luidde de intro <strong>van</strong> deze duopres<strong>en</strong>tatie <strong>van</strong> Thijs Per<strong>en</strong>bo<strong>om</strong> (Doxis)<br />
<strong>en</strong> Johan Vranckx (Knowliah) <strong>en</strong> die was intriger<strong>en</strong>d g<strong>en</strong>oeg voor zo’n 40 aanwezig<strong>en</strong>.<br />
20
‘Lessons learned word<strong>en</strong> alle<strong>en</strong><br />
duidelijk als je weet wat er in de<br />
beschikbare <strong>informatie</strong> staat.<br />
Johan Vranckx, Knowliah<br />
slag nem<strong>en</strong>. Vranckx: ‘Veel te duur <strong>en</strong> te tijdrov<strong>en</strong>d<br />
dus. To<strong>en</strong> wij e<strong>en</strong>maal met AZG in contact kwam<strong>en</strong>,<br />
bleek dat <strong>het</strong> met onze aanpak zou kunn<strong>en</strong> in<br />
drie maand<strong>en</strong> tijd <strong>en</strong> nag<strong>en</strong>oeg volledig geaut<strong>om</strong>atiseerd.<br />
Op basis <strong>van</strong> onze slimme (cognitive c<strong>om</strong>puting<br />
& NLP) software zijn alle docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong> <strong>en</strong> de<br />
e-mails <strong>van</strong> metadata voorzi<strong>en</strong>, geclassificeerd én<br />
zijn verband<strong>en</strong> gelegd tuss<strong>en</strong> andere docum<strong>en</strong>t<strong>en</strong><br />
<strong>en</strong> snippers <strong>informatie</strong> die rele<strong>van</strong>t war<strong>en</strong>. De <strong>informatie</strong><br />
werd dus niet alle<strong>en</strong> effectief beter vindbaar<br />
gemaakt, maar tegelijkertijd in de juiste context geplaatst<br />
met andere beschikbare <strong>informatie</strong> <strong>en</strong> werd<br />
<strong>waarde</strong> toegevoegd aan de <strong>informatie</strong>. Daarmee is<br />
AZG in staat <strong>om</strong> operations dusdanig efficiënt aan<br />
te stur<strong>en</strong> dat bij e<strong>en</strong> volg<strong>en</strong>de crisis, die er overig<strong>en</strong>s<br />
weer zit aan te k<strong>om</strong><strong>en</strong>, de hele logistiek, met inzet<br />
<strong>van</strong> m<strong>en</strong>s<strong>en</strong>, middel<strong>en</strong> <strong>en</strong> materieel e<strong>en</strong> stuk efficiënter<br />
<strong>en</strong> teg<strong>en</strong> lagere kost<strong>en</strong> kan plaatsvind<strong>en</strong>. E<strong>en</strong><br />
hele geruststelling voor de directie <strong>van</strong> AZG die zo’n<br />
10.000 m<strong>en</strong>s<strong>en</strong> moet aanstur<strong>en</strong> <strong>en</strong> dat graag wil<br />
do<strong>en</strong> op basis <strong>van</strong> rele<strong>van</strong>te <strong>informatie</strong> uit eerder<br />
opgedane ervaring.’<br />
THIJS PERENBOOM: ‘ONDUIDELIJK WAT<br />
ONGESTRUCTUREERD EN GESTRUCTUREERD IS.’<br />
‘Bepaal welke <strong>informatie</strong><br />
je <strong>het</strong> belangrijkst vindt<br />
<strong>en</strong> focus je daarop….’<br />
Thijs Per<strong>en</strong>bo<strong>om</strong>, Doxis<br />
HERKENBARE PROBLEMATIEK<br />
E<strong>en</strong> mooi voorbeeld waar de zaal direct op anticipeerde:<br />
uit <strong>het</strong> publiek kwam de vraag of ook de<br />
bijlag<strong>en</strong> bij e-mails aut<strong>om</strong>atisch kunn<strong>en</strong> word<strong>en</strong><br />
gemetadateerd <strong>en</strong> geclassificeerd. Blijkbaar e<strong>en</strong> herk<strong>en</strong>bare<br />
problematiek voor de aanwezig<strong>en</strong> <strong>en</strong> ondanks<br />
de opk<strong>om</strong>st <strong>van</strong> allerlei gea<strong>van</strong>ceerde technologie<br />
blijkt mete<strong>en</strong> dat <strong>het</strong> toepass<strong>en</strong> er<strong>van</strong> wordt<br />
‘platgeslag<strong>en</strong>’ naar de praktijk bij de deelnemers:<br />
voldo<strong>en</strong> we aan de AVG, kunn<strong>en</strong> we <strong>informatie</strong> altijd<br />
terugvind<strong>en</strong>, wat moet<strong>en</strong> we wel/niet opslaan <strong>en</strong><br />
waar<strong>om</strong>? Eerder op de dag war<strong>en</strong> er discussies geweest<br />
over wat nu eig<strong>en</strong>lijk ongestructureerde data<br />
zijn <strong>en</strong> wat je er mee kunt of moet. Moet je er eig<strong>en</strong>lijk<br />
altijd wel wat mee? En wanneer dan? Op de<br />
vraag wat te do<strong>en</strong> als je voor de keuze staat <strong>om</strong> ofwel<br />
meer te do<strong>en</strong> met gestructureerde data ofwel de<br />
ongestructureerde data organiser<strong>en</strong> antwoordt Thijs<br />
Per<strong>en</strong>bo<strong>om</strong>: ‘Dat lijkt e<strong>en</strong> op<strong>en</strong> deur, maar is e<strong>en</strong><br />
wez<strong>en</strong>lijk vraagstuk. Het is namelijk vaak erg onduidelijk<br />
binn<strong>en</strong> organisaties wat nu de gestructureerde<br />
<strong>en</strong> wat de ongestructureerde data zijn. Dat merk<br />
je al tijd<strong>en</strong>s dit congres, waar meerdere definities<br />
<strong>van</strong> die begripp<strong>en</strong> door elkaar word<strong>en</strong> gebruikt.<br />
Er heerst ook veelal de opvatting dat<br />
wanneer data in e<strong>en</strong> DMS, zaaksysteem of ECM<br />
systeem zitt<strong>en</strong>, die ook per definitie gestructureerd<br />
is. Dat is t<strong>en</strong> dele waar. Als je dan wat gaat<br />
grasduin<strong>en</strong> in deze applicaties, blijkt dat ook<br />
daarin heel veel <strong>informatie</strong> zeer lastig is te vind<strong>en</strong>,<br />
niet goed is verwerkt of slecht is gemetadateerd.<br />
Oftewel, zelfs binn<strong>en</strong> deze system<strong>en</strong> is<br />
<strong>informatie</strong> vaak niet goed terug te vind<strong>en</strong>, dus<br />
hoezo gestructureerd? Start bij je doelstelling<strong>en</strong>:<br />
bepaal welke <strong>informatie</strong> je <strong>het</strong> allerbelangrijkste<br />
vindt <strong>om</strong> goed op te slaan <strong>en</strong> te bewar<strong>en</strong>, richt je<br />
strategie daar op <strong>en</strong> pel zo je <strong>informatie</strong>huishouding<br />
af <strong>van</strong> primaire aandachtsgebied<strong>en</strong> naar de<br />
gebied<strong>en</strong> die daarna belangrijk zijn. Zodo<strong>en</strong>de<br />
werk je aan e<strong>en</strong> gerichte, kwalitatief hoogwaardige<br />
<strong>informatie</strong>huishouding in plaats <strong>van</strong> dat je<br />
alle ball<strong>en</strong> in de lucht probeert te houd<strong>en</strong>.’<br />
2018 / 04 Doxis Magazine 21