Doxis Magazine Voorjaar 2019
- No tags were found...
Transform your PDFs into Flipbooks and boost your revenue!
Leverage SEO-optimized Flipbooks, powerful backlinks, and multimedia content to professionally showcase your products and significantly increase your reach.
MAGAZINE<br />
Hét vakblad voor Informatiemanagers<br />
<strong>2019</strong> / 01<br />
UITGAVE VAN DOCUMENTWERELD<br />
OPENBAARHEID VAN BESTUUR<br />
WORDT OPEN OVERHEID<br />
GEMEENTE WERKENDAM:<br />
Bestaat alleen nog in het archief<br />
KORTERE OVERBRENGINGSTERMIJN:<br />
Eerst nadenken over hoe en wat<br />
EÉN JAAR NA DE AVG:<br />
Wat is er veranderd?
DOXIS SEMINAR <strong>2019</strong><br />
RESERVEER DE DATUM ALVAST IN JE AGENDA: 5 NOVEMBER <strong>2019</strong>
INHOUDSOPGAVE<br />
AVG VOLGENS REGINE<br />
DOXIS SEMINAR<br />
Nog lange weg te<br />
gaan om volledig AVG<br />
compliant te worden<br />
4<br />
AGENDA<br />
15<br />
MODERNISERING<br />
GEMEENTE WERKENDAM<br />
Gemeente Werkendam<br />
ARCHIEFWET PRIMA<br />
Maar eerst de basis op orde<br />
18<br />
bestaat nu alleen nog in<br />
het Streekarchief …<br />
9<br />
VAN WOB<br />
NAAR WOO<br />
Gewijzigde aanpak<br />
heeft meer draagvlak<br />
13<br />
COLOFON<br />
Adresgegevens<br />
<strong>Doxis</strong><br />
Loire 126<br />
2491 AJ DEN HAAG<br />
070-3177172<br />
www.doxis.nl<br />
info@doxis.nl<br />
Redactie<br />
John de Waard, TAPAS,<br />
Tekstschrijven als Passie<br />
Eindredactie<br />
Max Beekhuis (<strong>Doxis</strong>)<br />
Geraldine Scholten (<strong>Doxis</strong>)<br />
Opmaak en beeldredactie<br />
Spankracht Ontwerpers,<br />
Lunteren<br />
Realisatie<br />
Vakwereld<br />
Postbus 277<br />
Productie<br />
Deze uitgave is<br />
geproduceerd op papier,<br />
digitaal gepubliceerd voor<br />
e-readers en de artikelen<br />
zijn te vinden op<br />
www.documentwereld.nl<br />
Volg <strong>Doxis</strong> ook op<br />
Fotografie<br />
3880 AG PUTTEN<br />
en www.doxis.nl/publicaties<br />
Arjan van Bruggen<br />
Auteursrechten<br />
Vakwereld<br />
<strong>2019</strong> / 01 <strong>Doxis</strong> <strong>Magazine</strong> 3
Een jaar na start handhaving:<br />
NOG LANGE WEG TE<br />
GAAN OM VOLLEDIG<br />
AVG COMPLIANT<br />
TE WORDEN<br />
Nu we bijna een jaar onderweg zijn met de Algemene Verordening<br />
Gegevensbescherming rijst de logische vraag: hoever zijn we<br />
nu eigenlijk? Regine Scholten van Brieq Advocatuur in<br />
Leiden is gespecialiseerd in dit onderwerp en zij is<br />
nog niet meteen laaiend enthousiast. ‘Er is<br />
veel gebeurd, maar er moet misschien<br />
nog wel veel meer gebeuren.’<br />
4
‘Maar je mag feitelijk niet eens<br />
bellen met de vraag hoe het echt<br />
met je zieke medewerker gaat.’<br />
‘Tot vorig jaar 25 mei, D-day voor wat betreft de inwerkingtreding<br />
van de handhaving van de nieuwe privacywetgeving, werkte je je als<br />
advocaat in dit vakgebied een slag in de rondte. Er waren veel partijen<br />
behoorlijk nerveus voor die bewuste datum. Nu die dag voorbij is, lijkt<br />
de storm te gaan liggen. Een beetje als bij de Millenniumbug destijds.<br />
Maar is dat in dit geval terecht? De realiteit is namelijk een stuk weerbarstiger.<br />
Het gaat bij privacybescherming en informatiebeheer niet<br />
om één moment. Het gaat juist om beheersbaarheid en continuïteit<br />
voor de langere termijn.’<br />
VEEL WAS ER AL<br />
De paniek rondom ‘D-day’ vorig jaar was volgens haar overigens zwaar<br />
overtrokken. ‘Veel van wat in de AVG staat, was ook al van kracht<br />
onder de Wet bescherming persoonsgegevens. Natuurlijk, er zijn<br />
zaken aangescherpt en de boetes bij overtredingen met name zijn<br />
veel hoger. Maar de rechtsgronden waren er al; de doelbinding voor<br />
het verzamelen van gegevens was er ook al. Die hogere boetes zijn<br />
feitelijk één van de belangrijkste verschillen. En dat overal in Europa<br />
(binnen de EU althans) nu dezelfde basis geldt.’<br />
De problematiek rondom efficiënt en effectief informatiebeheer, die<br />
voldoet aan alle richtlijnen in de wet is echter nog precies hetzelfde, ziet<br />
Regine. ‘Hoe bepaal je wat je mag bewaren, hoe lang mag/moet je het<br />
bewaren en hoe categoriseer je informatie zodanig dat je snel en duidelijk<br />
inzicht hebt in wat er eigenlijk binnen jouw systemen aanwezig<br />
is? Er gelden uiteenlopende wettelijke bewaartermijnen voor verschillende<br />
informatietypen. Dat zijn veelal minimum termijnen. Financiële<br />
gegevens moet je tenminste zeven jaar bewaren. Met de nieuwe wet<br />
worden persoonsgegevens gekoppeld aan een maximum bewaartermijn,<br />
die erop neer komt dat je persoonsgegevens niet langer<br />
mag bewaren dan voor het doel waarvoor ze<br />
zijn verzameld noodzakelijk is. De essentie<br />
van de nieuwe privacywet is dat je daar als<br />
organisatie actief op anticipeert. Een sollicitatiebrief<br />
met cv bijvoorbeeld mag je niet<br />
langer bewaren dan vier weken als de sollicitant<br />
afgewezen wordt, tenzij de kandidaat<br />
COOKIETRACKERS<br />
ZONDER<br />
TOESTEMMING<br />
Dat nog niet iedereen zich<br />
met veel enthousiasme aan<br />
de regels houdt, bleek onlangs<br />
toen bekend werd dat ruim<br />
dertienhonderd Nederlandse<br />
websites zogenaamde<br />
cookietrackers plaatst op de<br />
apparaten van de bezoekers.<br />
Ook als de bezoeker daar geen<br />
toestemming voor geeft. Dat<br />
bleek uit een onderzoek van<br />
de NOS. Die cookies werden<br />
gebruikt om zo advertenties<br />
op maat te kunnen aanbieden<br />
bij volgende zoekacties. De<br />
Autoriteit Persoonsgegevens<br />
gaat nu zelf onderzoek doen.<br />
Het is nog steeds een discussie<br />
of het stilzwijgend instemmen<br />
met het plaatsen van cookies is<br />
toegestaan. Daarover buigt de<br />
rechter zich nog.<br />
<strong>2019</strong> / 01 <strong>Doxis</strong> <strong>Magazine</strong> 5
toestemming geeft om die gegevens ‘in portefeuille<br />
te houden’. Met toestemming geldt in<br />
principe een termijn van één jaar. Zou je dat toch<br />
nog langer willen dan moet je wel goede redenen<br />
hebben en periodiek die kandidaat actief benaderen<br />
of het nog steeds is toegestaan. Je kunt niet<br />
na één vraag die gegevens maar tot het ‘einde<br />
der tijden’ in je gegevensverzameling houden.<br />
Het categoriseren van de informatie is dus van<br />
essentieel belang: welke informatiecategorie<br />
wordt gekoppeld aan welke bewaartermijn en<br />
wanneer moet het worden verwijderd/vernietigd?<br />
Dat is een voortdurend en dynamisch proces,<br />
want er gaat steeds weer nieuwe informatie rond<br />
in een organisatie. Die dynamiek maakt het lastig<br />
te beheersen als je daar niet consequent aandacht<br />
aan besteedt.’<br />
PAKKANS MINIMAAL<br />
Nu is het niet zo dat wanneer je niet aan de AVG<br />
voldoet je het risico loopt dat je volgende week<br />
iemand van de Autoriteit Persoonsgegevens op<br />
de stoep hebt staan. De pakkans met andere<br />
woorden, is niet zo groot, eigenlijk minimaal.<br />
Regine: ‘Misschien. Het gaat er echter ook om dat<br />
privacy ingebakken raakt in het arbeidsethos van<br />
de medewerkers en de organisatie als geheel.<br />
Je moet het wíllen doen. Niet alleen omdat de<br />
wet het voorschrijft, maar omdat je beseft dat<br />
het professioneel, belangrijk en beter is voor alle<br />
betrokkenen. Iedereen moet ervan doordrongen<br />
zijn dat het heel vervelend is wanneer gevoelige<br />
of persoonlijke gegevens op straat komen te<br />
liggen of worden misbruikt. Niemand vindt het<br />
prettig dat bedrijven je lastig vallen of met jouw<br />
gegevens geld proberen te verdienen, terwijl jij<br />
daar geen toestemming voor hebt gegeven. Dat<br />
is dan wel wat meer vanuit de AVG geregeld: je<br />
hebt als ’eigenaar’ van je eigen persoonsgegevens<br />
‘Met de nieuwe wet worden<br />
persoonsgegevens gekoppeld<br />
aan een maximum<br />
bewaartermijn. De essentie<br />
van de nieuwe privacywet is<br />
dat je daar als organisatie<br />
actief op anticipeert.’<br />
‘Maar hoe staat het met de<br />
veiligheid van die gegevens<br />
die je op die mobiele devices<br />
gebruikt? Ik heb nog niet de<br />
indruk dat daarin nu zoveel is<br />
veranderd.’<br />
wat meer daadwerkelijk het recht om daar wat<br />
aan te doen. Het bewustzijn bij die eigenaren<br />
van de gegevens is een stuk groter geworden.<br />
Zij wijzen organisaties snel op hun ‘fouten’. Die<br />
fouten vinden echt niet altijd direct met opzet<br />
plaats. Integendeel, vaak zullen ze meer voorkomen<br />
door ingesleten werkmethodes.’<br />
WETTEN EN REGELS SCHUREN LANGS ELKAAR<br />
Dat fouten voorkomen, is volgens haar ook niet<br />
zo verwonderlijk als je bedenkt dat een aantal<br />
regels en wetten langs elkaar ‘schuren’. Regine:<br />
‘Neem de AVG en de Wet Poortwachter, die<br />
werkgevers verplicht om van alles te doen aan<br />
re-integratie van hun zieke werknemer. Maar je<br />
mag feitelijk niet eens bellen met die zieke werknemer<br />
om inhoudelijke vragen over zijn ziekte<br />
te stellen, terwijl een belangstellende leidinggevende<br />
vaak juist wel zou willen weten wat zijn<br />
medewerker mankeert om hem of haar zo goed<br />
mogelijk te kunnen helpen en weer op de been<br />
te helpen. Ook wil een werkgever natuurlijk graag<br />
weten of er wellicht andere manieren zijn om de<br />
zieke werknemer weer snel in het arbeidsproces<br />
in te schakelen, bijvoorbeeld door aangepast<br />
werk of aangepaste omstandigheden die het toch<br />
mogelijk maken (deels) weer aan de slag te gaan.’<br />
Burgers als consumenten zijn wijzer geworden.<br />
In het geval van het gebruik van paspoort of<br />
ID-bewijzen zijn individuele burgers als consumenten<br />
inmiddels wel een stuk wijzer geworden.<br />
‘Ook bedrijven weten inmiddels dat ze niet<br />
zomaar om het paspoort mogen vragen om er een<br />
kopietje van te maken. Dat gebeurde voorheen<br />
aan de lopende band bij hotels en dergelijke. Nu<br />
weten mensen vaak dat er niet om een kopie mag<br />
worden gevraagd. Er zijn zelfs apps die een digitale<br />
kopie leveren, waarbij de belangrijkste en gevoeligste<br />
gegevens zijn ‘geblurd’. Daaraan merk je dat de<br />
wereld wel aan het veranderen is en zich bewuster<br />
6
wordt van de risico’s wanneer je al te makkelijk<br />
met je persoonlijke gegevens omgaat. Zo ook<br />
met maatschappelijke ontwikkelingen als Uber:<br />
de ‘taxichauffeur’ weet aan de hand van de app<br />
precies waar je bent, maar jij weet ook alles van<br />
de locatie van die taxi en wie erin zit om je op te<br />
halen. Waar blijven die gegevens? Is dat allemaal<br />
geborgd? Het zou wel moeten in ieder geval.’<br />
GROTE GEVAREN IN MOBIELE TOEPASSINGEN<br />
Volgens Regine zit een groot gevaar dan ook in<br />
al die apps en mobiele toepassingen waarvan<br />
we zo graag gebruik maken. ‘Toepassingen als<br />
WhatsApp, Facebook en dergelijke die je net zo<br />
makkelijk ook op je smartphone gebruikt. Wie<br />
maakt geen gebruik van Google Maps als navigatie?<br />
Al die apps leggen veel gegevens vast.<br />
REGINE SCHOLTEN: ‘JE MOET WEL ZORGEN<br />
DAT MENSEN DE REGELS ZELF OOK<br />
LOGISCH VINDEN, ANDERS GAAN ZE<br />
EROMHEEN EN GEBEURT ER NIETS.’<br />
<strong>2019</strong> / 01 <strong>Doxis</strong> <strong>Magazine</strong> 7
‘Een pragmatische aanpak is geboden: zorg ervoor dat<br />
het allemaal werkbaar, behapbaar en duidelijk blijft.<br />
Daarin blinkt deze wet niet helemaal uit helaas…’<br />
Dat weten we inmiddels wel en dat het niet altijd<br />
goed geregeld is, weten we inmiddels ook, maar<br />
er zijn nog zoveel meer toepassingen. We maken<br />
ook al volop gebruik van bedrijfsgegevens op een<br />
tablet of smartphone en vinden het de normaalste<br />
zaak van de wereld dat we alle gegevens onderweg<br />
op de telefoon kunnen raadplegen. Maar hoe<br />
staat het met de veiligheid van die gegevens die<br />
je op die mobiele apparaten gebruikt? Ik heb nog<br />
niet de indruk dat dit altijd even goed is geregeld.’<br />
BEGIN BIJ HET BEGIN<br />
Maar het begint bij het begin, de informatie op<br />
orde. Regine: ‘Daar hoort – naast weten wat<br />
je hebt - ook bij dat je moet weten wie welke<br />
gegevens gebruikt. Zowel intern als extern. Zijn<br />
daarvoor de verwerkersovereenkomsten al geregeld?<br />
Wat staat daar precies in? Is de informatie<br />
daarmee geborgd als er iets mis dreigt te gaan<br />
of al is gegaan? Dat laatste geeft op dit moment<br />
veel extra werk. Veel bedrijven overzien het niet<br />
meer en vragen ons dan om die verwerkersovereenkomsten<br />
op te stellen en af te handelen. De<br />
eerste vraag die je je echter moet stellen, is of het<br />
eigenlijk wel nodig is dat je zo’n verwerkersovereenkomst<br />
afsluit. Niet iedere organisatie of ieder<br />
bedrijf aan wie je gegevens verstrekt, is meteen<br />
een verwerker. Arbodiensten hebben bijvoorbeeld<br />
een afwijkende positie. Zij moeten immers<br />
gebruik kunnen maken van specifieke gegevens<br />
om mensen (terug) te begeleiden naar werk.<br />
Het zijn echt complexe vraagstukken: wie<br />
is de verwerker en wie is de verwerkingsverantwoordelijke<br />
en in<br />
welke gevallen moet je een verwerkersovereenkomst<br />
sluiten?<br />
Dat bepalen, is echter dermate<br />
specialistisch werk dat organisaties<br />
daar zelf vaak weinig<br />
heil in zien. Wat je veel ziet, is<br />
dat de risico’s al snel bij een<br />
ander worden neergelegd. Zelfs dat leveringsvoorwaarden<br />
verkapt in de verwerkersovereenkomst<br />
worden ingebakken. Als dan de samenwerkingspartner<br />
niet tekent, heeft hij de opdracht niet.<br />
Maar het is helemaal niet terecht dat organisaties<br />
dergelijke voorwaarden inbouwen.’<br />
PRAGMATISCHE AANPAK GEBODEN<br />
Het is kortom nog geen gelopen koers, die AVG.<br />
‘Sterker nog’, aldus Regine, ‘er is nog heel veel niet<br />
helemaal – of zelfs helemaal niet – geregeld in<br />
de markt. Ook na een jaar van inwerkingtreding<br />
van de handhaving is het nog altijd geen gemeengoed<br />
dat informatie en informatiestromen op<br />
orde zijn en dat organisaties precies weten wat<br />
waar is en wie daarvan om welke reden gebruik<br />
maakt. Dat is echter wel de essentie van de wetgeving.<br />
Binnen bepaalde markten, zoals de HR of<br />
de juridische markt, is al wel heel veel op orde.<br />
Logisch misschien, omdat ze daar wellicht meer<br />
de juiste competenties in huis hebben, maar ook<br />
voor andere markten geldt die urgentie. De AVG<br />
is vooral een grote stap gebleken in de richting<br />
van meer aandacht voor compliancy en privacy.<br />
Je moet voldoen aan de wet, maar laat het vooral<br />
zoveel mogelijk aansluiten bij de bestaande<br />
werkwijze van de medewerkers. Praktisch en herkenbaar<br />
geven meer resultaat. Teveel pushen<br />
zou averechts kunnen werken. Dan zoeken<br />
ze alternatieven en ben je veel verder van<br />
huis. Geef dat bewustzijn de tijd om te<br />
rijpen. Er komen tegelijkertijd ook kansen<br />
voor nieuwe oplossingen voor bijvoorbeeld<br />
beveiligde platforms met gereguleerde<br />
toegang tot gegevens. Daarmee los je<br />
wellicht veel problemen een stuk sneller<br />
op, mits de processen rondom informatie<br />
transparant, veilig en betrouwbaar<br />
plaatsvinden.’<br />
8
GEMEENTE WERKENDAM<br />
BESTAAT NU ALLEEN NOG<br />
IN HET STREEKARCHIEF …<br />
Sinds 1 januari jongstleden bestaat de gemeente Werkendam niet<br />
meer, alleen nog in het Streekarchief Landstraat Heusden en Altena<br />
(SALHA). De gemeente is opgegaan in de nieuwe gemeente Altena,<br />
samen met de gemeenten Aalburg en Woudrichem. Gevolg was wel<br />
dat per 1 januari <strong>2019</strong> de te bewaren bescheiden van de gemeente<br />
Werkendam over de periode 1990 tot 2006 moesten worden<br />
overgedragen aan de archiefbewaarplaats, het Streekarchief. Er was<br />
echter nog wel wat werk te doen voordat de archieven daarvoor<br />
geschikt waren. <strong>Doxis</strong> heeft de handschoen opgepakt en deze<br />
uitdagende klus voor de voormalige gemeente Werkendam geklaard.<br />
Het werd een bijzonder project onder een hoge<br />
tijdsdruk. Er was namelijk een keiharde deadline<br />
van 1 januari <strong>2019</strong>, de datum waarop de gemeente<br />
Werkendam niet meer zou bestaan en zou<br />
zijn opgegaan in de gemeente Altena. Extern<br />
adviseur Harry Kranenkamp trad namens de<br />
gemeente Werkendam als projectleider op: ‘Uit de<br />
voorafgaande inventarisatie bleek dat veel van de te<br />
bewerken archieven nog documenten en dossiers<br />
bevatten die niet voor overbrenging in aanmerking<br />
kwamen. Die zouden vernietigd moeten worden.<br />
Daarnaast bleek dat een deel van de bescheiden<br />
ook (nog) niet aan de eisen voldeed die het<br />
Streekarchief stelt aan de te bewaren bescheiden.<br />
De archieven moesten worden geschoond en<br />
bewerkt vóór het naar het Streekarchief kon en<br />
daarvoor zochten we een betrouwbare en ter zake<br />
kundige partner. Die vonden we in <strong>Doxis</strong>.’<br />
<strong>2019</strong> / 01 <strong>Doxis</strong> <strong>Magazine</strong> 9
DEADLINE NADERDE SNEL<br />
‘Het was uiteraard niet zo dat die deadline<br />
voor de fusie voor ons als een donderslag bij<br />
heldere hemel kwam’, aldus Michiel Röttjers,<br />
coördinator van het project en Hoofd Afdeling<br />
Informatiemanagement, DIV & ICT bij de gemeente<br />
Werkendam. ‘We waren ook wel begonnen met<br />
het opschonen en bewerken van de archieven,<br />
maar als er sprake is van zo’n fusie van drie<br />
gemeenten komen er veel meer dingen op je af.<br />
Vervolgens dreigde het ernaar uit te zien dat we de<br />
deadline niet zouden halen. In ieder geval niet als<br />
we alles in eigen beheer zouden blijven doen.’<br />
Peter Viveen, Adviseur Informatiemanagement<br />
bij de gemeente Werkendam: ‘De kennis om het<br />
te doen was wel in huis maar capaciteit voor de<br />
uitvoering ontbrak. Daarnaast zou een deel van<br />
de informatie gedurende deze transitie ook nog<br />
beschikbaar moeten blijven voor raadpleging.<br />
Kortom, een aardige uitdaging.’<br />
Kranenkamp: ‘De voorafgaande inventarisatie had<br />
dus duidelijk gemaakt dat er werk aan de winkel<br />
was. Maar we zochten nog wel een marktpartij<br />
die ons daarbij zou kunnen helpen. Gezien de<br />
gevraagde deskundigheid en de hoge tijdsdruk<br />
waren de kandidaten die reageerden op deze<br />
meervoudig onderhandse aanbesteding zeldzaam.<br />
<strong>Doxis</strong> durfde de uitdaging wél aan. Die toonde aan<br />
te beschikken over de kennis en deskundigheid,<br />
‘Vervolgens dreigde het ernaar<br />
uit te zien dat de deadline niet<br />
gehaald zou worden. In ieder<br />
geval niet als we alles in eigen<br />
beheer zouden blijven doen.’<br />
Michiel Röttjers<br />
maar ook over de gevraagde capaciteit om het<br />
project binnen de gestelde tijd af te kunnen ronden.<br />
Om alles in goede banen te leiden was tussentijds<br />
behoefte aan afstemming tussen gemeente,<br />
Streekarchief en <strong>Doxis</strong>. Bij die laatste keek men in<br />
eerste instantie wel wat vreemd op toen duidelijk<br />
werd dat er al een externe projectleider was, iets<br />
wat ze normaal gesproken zelf doen. Het pleit voor<br />
<strong>Doxis</strong> dat ze daar met een open mind instapten.’<br />
HELDER DOEL<br />
Röttjers: ‘Het doel van dit project was helder:<br />
het is een fysieke bewerking en schoning van<br />
de archieven, inclusief overbrenging van de<br />
bestanden naar het Streekarchief. Daarnaast<br />
moest een deel van de te bewerken archieven<br />
kunnen worden ontsloten door middel van een<br />
inventaris, inclusief inleiding en verantwoording.<br />
De bouw- en milieuvergunningen moesten<br />
na bewerking in een afzonderlijke collectie<br />
worden opgenomen en ontsloten met een<br />
dossierinventaris, voorzien van volledige<br />
10<br />
HET CENTRALE TRIO DAT VANUIT DE GEMEENTE WERKENDAM HET PROJECT HEEFT GEDRAAID.<br />
MICHIEL RÖTTJERS, HARRY KRANENKAMP EN PETER VIVEEN.
omschrijvingen. Dit alles in overeenstemming<br />
met de ‘eisen en normen voor de overbrenging<br />
van gemeentelijke archieven naar het<br />
Streekarchief 2017’. Voor de bewerking zijn<br />
deze eisen en normen leidend. Een beetje een<br />
technisch verhaal, maar het komt erop neer dat<br />
alle bestanden moeten voldoen aan de eisen<br />
voor blijvend te bewaren bescheiden en dat<br />
toegankelijkheid/ontsluiting van die bestanden<br />
werd bepaald door de aard van dat archief.<br />
Dat verschilde voor bijvoorbeeld de algemene<br />
archieven en de archieven van de bouw- en<br />
milieuvergunningen. Vandaar dat deze apart in<br />
een collectie werden ondergebracht.’<br />
BIJZONDER PROJECT<br />
Peter Viveen: ‘Wat dit project ook wel bijzonder<br />
maakte, was het feit dat <strong>Doxis</strong> de schoning en<br />
bewerking van de archieven extern deed. Niet<br />
hier bij ons en niet bij <strong>Doxis</strong>, maar bij DataSpace,<br />
waar ze een geschikte ruimte huurden om het<br />
project met voldoende capaciteit (lees: genoeg<br />
mensen) in hoog tempo te kunnen afhandelen.<br />
Als er vanuit de gemeente opvragingen waren,<br />
dan werd dat van daaruit direct opgepakt: de<br />
betreffende documenten werden opgezocht,<br />
gedigitaliseerd en aangeleverd.’<br />
Kranenkamp: ‘Business Adviseur en projectleider<br />
namens <strong>Doxis</strong>, Ab van Dijk, begeleidde het hele<br />
project vanuit <strong>Doxis</strong>, stuurde de mensen op<br />
de juiste manier op het juiste moment aan en<br />
overlegde geregeld over de stand van zaken<br />
en eventuele probleemgevallen. Dat maakt dat<br />
we als gemeente altijd op de hoogte waren van<br />
de voortgang en tijdig konden bijsturen als dat<br />
nodig was. Wij hadden in hem een uitstekende<br />
gesprekspartner met korte communicatielijnen.<br />
Dat maakt het werk een stuk makkelijker.’<br />
Dat het project snel en soepel verliep was zeker<br />
ook te danken aan een helder Plan van Aanpak<br />
(PvA) waarin doelen en aanpak heel duidelijk<br />
waren omschreven. Röttjers: ‘Om precies op<br />
de hoogte te blijven van de vorderingen en<br />
de kwaliteit van het werk werden regelmatig<br />
steekproeven gedaan op de verschillende<br />
archiefblokken. Als ergens problemen dreigden,<br />
was Harry er voor ons direct bij om een en ander<br />
af te stemmen. Die samenwerking tussen alle<br />
partijen is ons erg goed bevallen.’<br />
‘Als er vanuit de gemeente<br />
opvragingen waren, dan<br />
werd dat van daaruit direct<br />
opgepakt, de betreffende<br />
documenten werden opgezocht,<br />
gedigitaliseerd en aangeleverd.’<br />
Peter Viveen<br />
WAAR GING HET OM?<br />
Het ging om vier archieven, in totaal een substantieel<br />
aantal strekkende meters, die moesten worden<br />
geanalyseerd, opgeschoond en bewerkt om voor overdracht<br />
geschikt te maken: 52 strekkende meter archief<br />
Werkendam 1990-1996; 171 strekkende meter archief<br />
gemeente Werkendam 1997-2006; het archief van bouwdossiers<br />
en omgevingsvergunningen, ook goed voor zo’n<br />
218 strekkende meter; het bestand met milieuvergunningen<br />
besloeg ten slotte zo’n 24 strekkende meter. Al<br />
met al dus bijna 500 strekkende meter archief te gaan.<br />
<strong>2019</strong> / 01 <strong>Doxis</strong> <strong>Magazine</strong> 11
HET RESULTAAT<br />
En wat is nu het resultaat van al die inspanningen?<br />
Het eindproduct bestaat uit negen onderdelen:<br />
1. Een dossierinventaris met een inleiding<br />
van het archief van de gemeente<br />
Werkendam over de periode 1 januari<br />
1990 tot en met 31 december 1996;<br />
2. Een dossierinventaris met een inleiding<br />
van het archief van de gemeente<br />
Werkendam over de periode 1 januari<br />
1997 tot en met 31 december 2006;<br />
3. Een overzicht van de aanwezige<br />
bouwdossiers over de periode<br />
1993-2010 (inwerkingtreding Wabo);<br />
4. Een overzicht van de aanwezige analoge<br />
omgevingsvergunningen over de periode<br />
2010-2012;<br />
5. Een overzicht van de aanwezige<br />
hinderwet- en milieuvergunningen;<br />
6. Een voorstel voor de vernietiging van de<br />
te vernietigen stukken uit deze archieven;<br />
7. Fysieke bewerking is uitgevoerd conform<br />
de eisen van het Streekarchief en de<br />
bestanden zijn gereed om over te<br />
brengen naar de archiefbewaarplaats;<br />
8. De te vernietigen bestanden<br />
zijn opgenomen in de juiste<br />
vernietigingsserie.<br />
Kranenkamp: ‘Uit de relatief korte doorlooptijd<br />
en het verkregen resultaat van het project blijkt<br />
de professionaliteit van alle betrokken partners.<br />
Ofschoon de begeleiding vanuit de gemeente<br />
voor <strong>Doxis</strong> gezien misschien van een ‘concullega’<br />
MICHIEL RÖTTJERS, TEGENWOORDIG GEMEENTE ALTENA<br />
kwam, is dat geen enkele belemmering geweest<br />
voor een goede samenwerking. Het resultaat<br />
heeft altijd centraal gestaan.’<br />
VERBETERPUNTJE<br />
Toch is er wel een verbeterpuntje. Michiel Röttjers<br />
daarover: ‘Achteraf beschouwd hadden we als<br />
gemeente eerder moeten besluiten om dit project<br />
extern te laten doen. Er komt bij zo’n fusie veel op<br />
je af. Je hebt alle mensen en middelen nodig om<br />
de operationele kant van de organisatie te laten<br />
draaien en tegelijk de verhuizing en integratie van<br />
drie gemeentes voor te bereiden en vorm te geven.<br />
Met alle uren alleen al van dit project gaat het om<br />
manjaren werk! Dat is gewoon teveel om er bij te<br />
kunnen doen tijdens zo’n fusieproces. Wanneer we<br />
die beslissing eerder hadden genomen, was het<br />
wat minder stressvol verlopen. Dat het nu goed is<br />
gegaan, is louter te danken aan de professionaliteit<br />
van alle betrokkenen. Plus het feit dat het een<br />
sterk ingekaderd project was met een duidelijke<br />
kop en staart: weet wat je wilt, weet wat er moet<br />
gebeuren, weet wat er kan en zoek professionele<br />
partners om je heen voor de uitvoering.’<br />
‘Ofschoon de begeleiding<br />
vanuit de gemeente voor <strong>Doxis</strong><br />
gezien misschien van een<br />
‘concullega’ kwam, is dat geen<br />
enkele belemmering geweest<br />
voor een goede samenwerking.’<br />
Harry Kranenkamp<br />
12<br />
HARRY KRANENKAMP, EXTERN ADVISEUR
VAN WOB NAAR WOO:<br />
GEWIJZIGDE AANPAK<br />
HEEFT MEER DRAAGVLAK<br />
Al vanaf 2012 is een beweging in gang gezet om de Wet<br />
Openbaarheid van Bestuur (Wob) te vervangen door een<br />
nieuwe wet: de Wet Open Overheid (Woo). Het is maar een<br />
verschil van één letter qua afkorting, maar er schuilt een geheel<br />
nieuwe werkelijkheid achter. De Vereniging van Nederlandse<br />
Gemeenten (VNG) was kritisch, maar na de aanpassingen staat<br />
de vereniging er een stuk positiever in. Een gesprek over het hoe<br />
en waarom met Juliette van der Jagt, Jamil Jawad en André Plat.<br />
De inleidende beschietingen rondom een meer<br />
transparante overheid hebben na een lange<br />
aanloop (vanaf 2012) uiteindelijk geleid tot<br />
een initiatiefwetsvoorstel van de Kamerleden<br />
Snels (GroenLinks) en Van Weyenberg (D66).<br />
Dat voorstel om te komen tot deze Woo is in<br />
de zomer van 2016 al aangenomen door de<br />
Tweede Kamer. De vervolgstap, behandeling<br />
door de Eerste Kamer, werd echter na de nodige<br />
kritische kanttekeningen van uiteenlopende<br />
betrokkenen, uitgesteld om tijd te hebben voor<br />
nader onderzoek en wellicht herbezinning.<br />
van der Jagt, Senior Juridisch Adviseur Staatsen<br />
Bestuursrecht bij de VNG en belast met dit<br />
dossier: ‘Laten we vooropstellen dat de VNG zeker<br />
voorstander is van een transparante(re) overheid.<br />
Dat is uiteindelijk de doelstelling van dit initiatiefwetsvoorstel<br />
en daar staan we voor 100 procent<br />
achter. Echter, de manier waarop dat vormgegeven<br />
zou moeten gaan worden volgens dit voorstel<br />
leek ons niet de juiste. Het zou naar ons idee,<br />
zoals het eerste voorstel daar lag, onbetaalbaar<br />
worden en onuitvoerbaar zijn. Een alternatief was<br />
overigens ook om eerst de Wob aan te passen.’<br />
Er was onder meer kritiek vanuit de VNG. De<br />
uitvoering van deze wet zou te duur en onuitvoerbaar<br />
zijn voor veel bestuursorganen. Juliette<br />
ONBETAALBAAR<br />
‘We hadden een aantal bezwaren tegen de<br />
Woo. Er is in de Woo een lijst met categorieën<br />
<strong>2019</strong> / 01 <strong>Doxis</strong> <strong>Magazine</strong> 13
ANDRÉ PLAT<br />
‘Dat vraagt om regie,<br />
organisatiebreed, op het<br />
digitaal bewaren en ontsluiten<br />
van de eigen documenten.<br />
Veel organisaties zitten echter<br />
nog volop in de digitale<br />
transformatie.’<br />
André Plat<br />
van informatie opgenomen die in beginsel<br />
binnen twee weken na vaststelling of ontvangst<br />
van de informatie openbaar gemaakt zou<br />
moeten worden. Die lijst is wel erg breed en de<br />
informatie zou bovendien zonder verdere fasering<br />
naar categorie openbaar moeten worden<br />
gemaakt. En last but not least, het streven<br />
om actieve openbaarmaking te vergroten zou<br />
volgens de Woo moeten worden gestimuleerd<br />
door een online raadpleegbaar register met<br />
informatie die bij bestuursorganen berust en<br />
die ze verplicht moeten bijhouden. De omvang<br />
en de kosten van de noodzakelijke handelingen<br />
en de benodigde ICT om dat doel te bereiken,<br />
zouden naar ons idee dermate hoog oplopen<br />
dat de wet in de praktijk onbetaalbaar en onuitvoerbaar<br />
zou zijn.’<br />
NOG NIET ZO VER<br />
De aanstaande nieuwe wet stuitte dus vooral op<br />
praktische haalbaarheid. André Plat, Projectleider<br />
en Adviseur bij VNG Realisatie (voorheen<br />
Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten,<br />
KING): ‘Het initiatiefwetsvoorstel was ingestoken<br />
om overheden en semioverheden transparanter<br />
te maken om zo het belang van openbaarheid<br />
van publieke informatie voor de democratische<br />
rechtsstaat, inwoners, het bestuur en economische<br />
ontwikkeling beter te dienen. Met zo’n wet<br />
wil je bereiken dat overheidsinformatie beter<br />
vindbaar, uitwisselbaar, eenvoudig te ontsluiten<br />
en goed te archiveren is. Het vraagt echter nogal<br />
wat van een organisatie die in deze Woo-definitie<br />
valt. Zowel organisatorisch als qua informatie-infrastructuur<br />
en -huishouding. Welke informatie<br />
valt er nu wel onder, welke niet? Hoe ga je de<br />
metadatering regelen en afstemmen zodat je<br />
daadwerkelijk de juiste informatie op de juiste<br />
manier kunt ontsluiten voor de betrokkenen? Nog<br />
lang niet elk bestuursorgaan is zo ver. Neem zo’n<br />
register: dat ontsluit de informatie die bij overheden<br />
beschikbaar is. Gemeenten dienen dit register<br />
zelf op te zetten en actief van informatie te voorzien.<br />
Dat vraagt om regie, organisatiebreed, op<br />
het digitaal bewaren en ontsluiten van de eigen<br />
documenten. Veel organisaties zitten echter nog<br />
volop in de digitale transformatie. Praktisch gezien<br />
zou dit zoveel investering (in tijd en geld) vragen<br />
van de betrokken organisaties dat het gewoonweg<br />
– zeker op zo’n korte termijn – onuitvoerbaar is.<br />
We hebben het in ieder geval alleen bij onze eigen<br />
achterban al over 355 gemeenten en dan zijn er<br />
nog zo’n 550 Gemeenschappelijke Regelingen,<br />
met allemaal vergaderstukken, beschikkingen,<br />
(onderzoeks)rapporten enzovoorts. Grote hoeveelheden<br />
informatie die aan de basis liggen van<br />
besluitvorming en daarmee dus openbaar zou<br />
moeten worden gemaakt. Er is simpelweg meer<br />
tijd nodig om die organisaties de gelegenheid te<br />
geven hun informatiehuishouding (meer) op orde<br />
te brengen en geschikt te maken, ook qua ICTinfrastructuur,<br />
voor publicatie.’<br />
14
NIEUWE NAAM VOOR KING<br />
Het Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten<br />
(KING) heeft sinds 1 januari 2018 een nieuwe naam:<br />
VNG Realisatie. KING, nu dus VNG Realisatie, ondersteunt<br />
gemeenten bij hun informatievoorziening en<br />
dienstverlening, en is onderdeel van de Vereniging van<br />
Nederlandse Gemeenten (VNG). Met de nieuwe naam zet<br />
de VNG verder in op ondersteuning van gemeenten op<br />
het gebied van de gezamenlijke uitvoering, naast de al<br />
bestaande dienstverlening op het gebied van belangenbehartiging,<br />
beleid en werkgeverszaken.<br />
VOORAL ACTIEF INFORMEREN<br />
Een belangrijk doel van de nieuwe wet is om<br />
actiever informatie openbaar te maken en<br />
daarmee wat minder afwachtend te zijn ten<br />
aanzien van verantwoording van handelen. Jamil<br />
Jawad, Senior Beleidsmedewerker VNG, onder<br />
meer op het gebied van archivering: ‘Je kunt<br />
echter niet zomaar voorbijgaan aan de beleidsintimiteit.<br />
Dat wil zeggen, dat wanneer een proces<br />
onder handen is, het in veel gevallen niet wenselijk<br />
is dat informatie daaromtrent al direct naar<br />
buiten komt. Daarmee loop je een grote kans het<br />
beleidsvormingsproces te frustreren. Dat is toch<br />
niet de bedoeling? Het is goed als een overheid<br />
transparant is, maar het is weer iets anders als<br />
de hele goegemeente – bijna letterlijk - over je<br />
schouder meekijkt en direct commentaar levert.<br />
Dan wordt het onwerkbaar.’<br />
De VNG heeft haar bezwaren<br />
niet aan dovemansoren<br />
gericht. De Eerste Kamer hield<br />
het wetsvoorstel aan voor nader<br />
onderzoek naar de impact van<br />
de invoering van deze wet. Het<br />
eerste deel van dat onderzoek<br />
is al in 2016 uitgevoerd (door<br />
ABDTOPconsult, onderdeel van<br />
de Algemene Bestuursdienst<br />
van het Rijk). Daaruit is een<br />
quickscan voortgekomen over de<br />
impact van de invoering van de<br />
wet. Die impactanalyse onderschrijft<br />
de stellingen over de haalbaarheid en<br />
de (te hoge) kosten, zoals gesteld door onder<br />
meer de VNG. Aanvullend onderzoek, het tweede<br />
deel van de impactanalyse, is in 2017 afgerond.<br />
In januari <strong>2019</strong> is de Maatschappelijke Kosten<br />
Baten Analyse van PBLQ en Ecorys verschenen<br />
en meegestuurd met de Kamerbrief over<br />
de Wijzigingswet Woo. Daarop is een aantal wijzigingsvoorstellen<br />
ingediend om tegemoet te<br />
komen aan de heersende bezwaren.<br />
TIJD VOOR MEERJARENPLAN<br />
Wat zijn die aanpassingen dan precies? Van<br />
der Jagt: ‘Er is afgezien van het register. In<br />
plaats daarvan is meer tijd ingeruimd om tot<br />
een overheidsbreed meerjarenplan te komen<br />
voor de verbetering van de digitale informatiehuishouding.<br />
Daarnaast is het aantal<br />
‘De omvang en de kosten van de noodzakelijke handelingen en de benodigde<br />
ICT om dat doel te bereiken, zouden naar ons idee dermate hoog oplopen dat<br />
de wet in de praktijk onbetaalbaar en onuitvoerbaar zou zijn.’<br />
Juliette van der Jagt<br />
JULIETTE VAN DER JAGT<br />
<strong>2019</strong> / 01 <strong>Doxis</strong> <strong>Magazine</strong> 15
‘Er zijn inmiddels allerlei nieuwe vormen van informatie ontstaan en de vraag<br />
is: hoe gaan we met de archivering daarvan om? Wat doen we bijvoorbeeld<br />
met sociale media als WhatsApp, met LinkedIn, Facebook? Hoe gaan we om<br />
met e-mails, die nauwelijks gekoppeld worden aan zaakdossiers?’<br />
Jamil Jawad<br />
informatiecategorieën in scope teruggebracht<br />
en helderder omschreven. In plaats daarvan<br />
komt binnen elke organisatie een nader aan te<br />
wijzen contactpersoon die de rol van ‘communicator’<br />
gaat vervullen. Voor burgers en andere<br />
informatiezoekenden is hij/zij de aangewezen<br />
persoon om ondersteuning te bieden bij<br />
het vinden van informatie. Ten slotte mogen<br />
bestuursorganen nu gefaseerd toewerken naar<br />
de actieve openbaarmaking van de genoemde<br />
informatiecategorieën.’<br />
Jawad: ‘Zo’n Meerjarenplan heeft tijd nodig.<br />
Het Rijk denkt er zelf zo’n zes jaar over te doen<br />
om haar eigen informatiehuishouding op orde<br />
te krijgen en dat gaat maar over een relatief<br />
beperkt aantal organisaties. Dus we gaan<br />
ervan uit dat een dergelijke termijn ook minimaal<br />
geldt voor onze leden. Die tijd hebben we<br />
zeker nodig. Dit heeft invloed op allerlei uiteenlopende<br />
terreinen, van de competenties van<br />
medewerkers tot correcte metadatering volgens<br />
het Toepassingsprofiel Metadatering Lokale<br />
Overheden (TMLO) en eventuele inrichting van en<br />
aansluiting op e-depots. We hebben als VNG nu<br />
ruimte gekregen voor ons eigen plan. Dat is mooi,<br />
maar denk nu niet dat we oneindig de tijd krijgen<br />
om de zaak op te schalen qua transparante overheid.<br />
Er komt binnen een afzienbare tijd genoeg<br />
druk op de ketel om concreet te worden.’<br />
Jawad: ‘Van belang voor het Meerjarenplan<br />
is ook de aankomende verkorting van de<br />
overbrengingstermijn van te bewaren archiefbescheiden<br />
naar de archiefbewaarplaats van<br />
twintig naar tien jaar, die in het kader van de<br />
aanpassing van de Archiefwet 1995 wordt<br />
beoogd. De Archiefwet sluit nog niet helemaal<br />
aan op de digitale tijd en er wordt nu onderzocht<br />
hoe de kaders gemoderniseerd kunnen<br />
worden. Er zijn inmiddels allerlei nieuwe vormen<br />
van informatie ontstaan en de vraag is: hoe<br />
gaan we met de archivering daarvan om? Wat<br />
doen we bijvoorbeeld met sociale media als<br />
WhatsApp, LinkedIn, Facebook? Hoe gaan we<br />
om met e-mails, die nauwelijks gekoppeld<br />
ANDRÉ PLAT (RECHTS) EN JULIETTE VAN DER JAGT<br />
16
worden aan zaakdossiers? De modernisering<br />
van de Archiefwet zal het makkelijker moeten<br />
maken om de informatie op orde te hebben.’<br />
ANDERE AANPAK<br />
André Plat vult aan: ‘Er valt inderdaad nog heel<br />
wat te regelen voordat het zo ver is dat deze wet<br />
daadwerkelijk in de praktijk gestalte kan krijgen.<br />
Het beschikbaar stellen van informatie kan op<br />
verschillende manieren worden georganiseerd.<br />
Op de eigen website of via een aansluiting bij<br />
PLOOI (Platform Open Overheidsinformatie), de<br />
centrale voorziening voor publicatie die door<br />
KOOP (Kennis- en exploitatiecentrum Officiële<br />
Overheidspublicaties, een vorm van publicatiediensten<br />
voor wet- en regelgeving) wordt<br />
gebouwd en waarvan het gebruik verplicht<br />
zal worden gesteld voor het Rijk. Stel aansluitend<br />
daarop een attenderingsservice in voor<br />
informatie die nieuw beschikbaar is. Als je het<br />
op die manier aanpakt, is het voor de ontsluiting<br />
en archivering van relevante informatie<br />
waarschijnlijk ook een stuk overzichtelijker.<br />
Voor gemeenten en andere overheidsorganisaties<br />
is er dan de keuze of ze alles zelf willen<br />
doen, een deel van het werk willen verleggen of<br />
zelfs het werk als geheel (de openbaarmaking,<br />
beschikbaarstelling en correcte archivering) uitbesteden,<br />
via bijvoorbeeld zo’n centraal platform<br />
met aanvullende dienstverlening. Dat maakt je<br />
flexibeler en stelt je in staat sneller mee te gaan<br />
in de ontwikkelingen. Dat laat echter onverlet<br />
dat de organisaties zelf eerst moeten zorgen<br />
voor een adequate informatiehuishouding. Als<br />
je iets buiten zet, zorg er dan voor dat het er<br />
tenminste goed uitziet. Maak het op orde voor je<br />
het openbaar maakt/laat maken.’<br />
OPEN DATA<br />
Plat: ‘Ik zou zelf liefst nog wat verder willen<br />
gaan. Het publiceren van de informatie gebeurt<br />
nu nog in de vorm van documenten, maar<br />
waarom kan dat niet in de vorm van open data<br />
of datasets? Dat gebeurt nu bijvoorbeeld voor<br />
verkeersinformatie waar dan informatie over<br />
weggegevens in de vorm van een dataset openbaar<br />
beschikbaar is (zie www.rijkswaterstaat.nl/<br />
zakelijk/open-data)?<br />
KANS VOOR VAKGEBIED<br />
INFORMATIE PROFESSIONAL<br />
Wat voor Plat, Van der Jagt en Jawad buiten kijf<br />
staat, is het toenemende belang van de rol van<br />
de informatieprofessional. Plat: ‘Deze ontwikkeling<br />
is een grote kans voor het vakgebied om<br />
zich te onderscheiden. Er is veel deskundigheid<br />
nodig om het kaf van het koren te scheiden en<br />
om orde en structuur aan te brengen. Die deskundigheid<br />
moet wel uit dit vakgebied komen.<br />
Profiteer daarvan en zorg dat je vooraan staat<br />
als de vraag om deskundigheid wordt gesteld in<br />
jouw organisatie.’<br />
STATUS WOO OF STATUS QUO<br />
De Wet Open Overheid (Woo) moet nog<br />
aangenomen worden door het parlement.<br />
De initiatiefnemers voor het wetsvoorstel hebben<br />
op 2 januari <strong>2019</strong> de wijzigingen ingediend bij de<br />
Tweede Kamer en de Raad van State buigt zich<br />
er momenteel over. Na besluitvorming in de<br />
Tweede Kamer volgt besluitvorming in de Eerste<br />
Kamer en uiteindelijk de implementatie van de<br />
Woo. In deze vorm krijgt de nieuwe wet het<br />
fiat van de VNG, met voorbehoud van compensatie<br />
van de meerkosten die door een<br />
uitvoerings toets van VNG Realisatie in beeld<br />
worden gebracht. De wijzigingen geven niet alleen<br />
lucht, maar maken het hele idee van de transparante<br />
overheid een stuk realistischer. En dan zou<br />
implementatie per 2020 haalbaar moeten zijn.<br />
<strong>2019</strong> / 01 <strong>Doxis</strong> <strong>Magazine</strong> 17
WOO en nieuwe Archiefwet komen eraan<br />
HEB JIJ JE<br />
INFORMATIE<br />
OP ORDE?<br />
Graag nodigen we je dit voorjaar uit om tijdens de ABR Regiobijeenkomsten in<br />
gesprek te gaan over niet één maar zelfs twee ‘game changers’ op het gebied<br />
van informatiemanagement: de Wet Open Overheid (Woo) en de nieuwe<br />
Archiefwet. Wat is de impact van deze ontwikkelingen wanneer deze realiteit<br />
worden? Stel je voor dat straks bijna alles openbaar wordt. Wat betekent dat<br />
voor jouw organisatie? Of: de termijn voor overbrenging wordt drastisch ingekort.<br />
Dit betekent dat de manier waarop je informatiebeheer is ingericht, flink<br />
op de schop moet. In het kader van deze ontwikkelingen is het belangrijk om<br />
je huidige informatievoorziening nu tegen het licht te houden.<br />
VRAGEN WAAR WE MEE AAN DE SLAG GAAN:<br />
• Is onze analoge en digitale informatievoorziening<br />
klaar voor de toekomst?<br />
• Is onze informatievoorziening straks klaar<br />
voor volledige openheid en transparantie?<br />
• Hoe zorg ik ervoor dat alle informatie<br />
straks teruggevonden kan worden?<br />
• Hoe borg ik de betrouwbaarheid van<br />
onze informatie?<br />
• Hoe zorg je voor samenwerking<br />
tussen de verschillende disciplines?<br />
• Vereisen deze ontwikkelingen een<br />
andere houding en gedrag ten aanzien van<br />
de rol van informatie binnen de overheid?<br />
WAAROM JE ERBIJ MOET ZIJN<br />
• De bijeenkomst vindt plaats bij<br />
collega-overheden uit jouw regio<br />
• Je maakt kennis met collega’s van<br />
andere overheden uit de regio<br />
• Leren van ervaringen van collega’s<br />
van andere organisaties<br />
• Je hebt het over een thema dat er<br />
echt toe doet in jouw praktijk<br />
• Geen reclame maar inhoud<br />
Meld je aan via www.doxis.nl/regiobijeenkomst<br />
Deelname is gratis voor ABR-leden. Nog geen ABR-abonnee?<br />
Kijk dan op www.doxis.nl/abr voor meer informatie!<br />
18
‘Na het grote succes van 2018...<br />
... presenteert <strong>Doxis</strong> wederom in<br />
samenwerking met New Scientist, hét<br />
toonaangevende platform voor wetenschap<br />
en technologie, het Seminar:<br />
DE ONZICHTBARE<br />
OVERHEID: PRACHTIGE<br />
TOEKOMSTMUZIEK<br />
OF KAKOFONIE?<br />
locatie:<br />
Tivoli-<br />
Vredenburg,<br />
Utrecht<br />
Reserveer je plek alvast via www.doxis.nl/<br />
seminar en zet het in je agenda:<br />
5 NOVEMBER <strong>2019</strong><br />
Deelname is gratis voor ABR-leden.<br />
Geen ABR-abonnee? Dan is je investering<br />
€100,- p.p. (excl. BTW).<br />
Houd de website en social media kanalen<br />
in de gaten voor de laatste updates.<br />
<strong>2019</strong> / 01 <strong>Doxis</strong> <strong>Magazine</strong> 19
MODERNISERING<br />
ARCHIEFWET PRIMA,<br />
MAAR EERST DE BASIS<br />
OP ORDE<br />
Er zijn natuurlijk allerlei gronden die rechtvaardigen dat<br />
de Archiefwet eens nader onder de loep wordt gelegd. Een<br />
goede moderniseringsslag kan zeker geen kwaad. Maar of<br />
de verkorting van de overbrengingstermijn voor blijvend<br />
te bewaren archiefbescheiden van twintig naar tien jaar<br />
nu één van de meest voor de hand liggende verbeteringen<br />
is, valt nog te bezien, vinden Dick de Vries en Annerije van<br />
der Vliet, consultants bij <strong>Doxis</strong>.<br />
20
In zijn brief van 13 pagina’s van 13 juni 2018 legt Arie Slob, minister<br />
voor Basis- en Voortgezet Onderwijs en Media, aan de Tweede<br />
Kamer uit wat zijn plannen zijn met de Archiefwet. Daarin zitten<br />
ook de wijziging van de overbrengingstermijn van twintig naar<br />
tien jaar, actualisering van de begrippen en werkwijzen en zorg<br />
voor bijpassende, eenduidige normen. De Archiefwet moet gaan<br />
aansluiten op de gevolgen van de verschuiving van papier naar<br />
digitaal en de wens tot meer transparantie in het overheidshandelen,<br />
zoals te regelen via het initiatiefvoorstel Wet open overheid<br />
(Woo, zie ook het artikel ‘Van Wob naar Woo’ op pagina 13 van dit<br />
magazine). Concreet wil de minister de wet laten aanpassen op<br />
onderdelen als e-depot en archiefbewaarplaatsen, toezicht, ‘overbrengen’<br />
in de huidige tijd en ketenarchivering. De minister gaat<br />
in dit vernieuwingstraject samenwerken met de decentrale overheden<br />
en vertegenwoordigers uit het vakgebied, de branche en de<br />
instellingen. Tot zover de samenvatting van de brief…<br />
Dick de Vries: ‘Het is een heel ambitieus plan. Het is echter niet zo<br />
eenvoudig in de uitvoering. De vorige wijziging in de overbrengingstermijn,<br />
van vijftig jaar naar twintig jaar, heeft een doorlooptijd van<br />
dertig jaar gehad. Destijds hadden we het niet of nauwelijks over<br />
digital born materiaal. Daar zit de hele wereld nu vol mee. Dat is al<br />
lastig genoeg bij het overbrengen van archiefbescheiden na twintig<br />
jaar. En dan zou het nu met de helft van de tijd verkort moeten<br />
worden? Hoe ga je daar dan mee om? Natuurlijk is het goed<br />
wanneer informatie sneller beschikbaar komt voor publicatie en<br />
raadpleging. Een transparante overheid is alleen maar goed. Maar<br />
het lijkt ons verstandiger om eerst de randvoorwaarden eens onder<br />
de loep te nemen en dan te bezien of en hoe het terugbrengen van<br />
die overbrengingstermijn gerealiseerd kan worden.’<br />
‘Sterker nog,<br />
het zou redelijk<br />
rampzalig zijn als<br />
ze daar alle mail<br />
van medewerkers<br />
in de lagere<br />
schalen na tien<br />
jaar zouden<br />
weggooien.’<br />
Annerije van der Vliet<br />
RANDVOORWAARDEN<br />
Annerije van der Vliet: ‘Er is dus een dubbele uitdaging: allereerst<br />
de druk om die overbrengingstermijn terug te brengen en anderzijds<br />
de enorme hoeveelheden digitaal materiaal die er nu wél zijn<br />
en waar ook wat mee moet gebeuren. Terwijl de e-depots feitelijk<br />
nog in pilotfases zijn, wordt nu al verwacht dat die meteen worden<br />
betrokken in de overbrenging, opslag en het beheer van al die<br />
informatie. We weten eigenlijk nog niet eens helemaal goed hoe dat<br />
moet. Probleem is vooral de opschaling van het volume, in pilots<br />
is veelal gewerkt met kleine volumes, niet met bulk overbrenging.<br />
Daarnaast is er nog weinig ervaring met ter beschikking stellen uit<br />
het e-depot aan de klant. Het lijkt een beetje op ‘komt een klant bij<br />
de balie (of zit achter zijn pc) en vraagt om informatie, maar geen<br />
idee hoe, wat, waar.’ Het is alleen geen grap ben ik bang. Het gaat<br />
om een stortvloed aan informatie die ineens veel eerder moet<br />
<strong>2019</strong> / 01 <strong>Doxis</strong> <strong>Magazine</strong> 21
worden overgebracht. Om welke informatie gaat<br />
het precies? Hoe ga je die informatie benoemen/<br />
classificeren/doorzoekbaar maken? Waar komt<br />
het in beheer? Hoe is de toegankelijkheid geregeld<br />
en voor wie wel/niet? Hoe ga je om met<br />
de metadata uit het DMS? De intentie is prima,<br />
maar zoals het hier wordt aangevlogen is het<br />
eigenlijk niet haalbaar en niet betaalbaar. Ergens<br />
dit jaar volgt een internetconsultatie, waarbij<br />
veel betrokkenen hun ideeën kunnen aangeven.<br />
Er is echter maar weinig tijd voor het verwerken<br />
van alle opmerkingen. De strakke planning staat<br />
voorop. Dat baart mij wel zorgen. Modernisering<br />
van de Archiefwet zijn we direct voor, maar de<br />
basis op orde is de cruciale randvoorwaarde.<br />
Pas dan kun je het hebben over overbrenging en<br />
raadpleegbaar stellen van informatie.’<br />
KLEINERE SCHAAL WERKTE WEL, MAAR…<br />
Dick: ‘Er zijn wat kleine pilots geweest met bijvoorbeeld<br />
Wabo-dossiers. Daarmee ging het<br />
prima. Althans, daar waren ook wel wat strubbelingen,<br />
maar dat werkte redelijk. Echter, met<br />
een beperkt aantal onderscheidende criteria. Je<br />
hebt het nu over een schaalgrootte waar je je<br />
nauwelijks iets bij kunt voorstellen. Wanneer je<br />
alle te bewaren bescheiden niet pas na twintig<br />
jaar maar al na tien jaar wilt gaan overbrengen,<br />
zit daar minstens een factor 100.000 tussen, ik<br />
denk zelfs nog wel meer. Voor elk document<br />
uit een Wabo-dossier zijn nog 100.000 andere<br />
documenten vanuit allerlei andere archieven.<br />
Die schaalgrootte wordt echter in deze discussie<br />
niet meegenomen. Daarnaast wordt de kwestie<br />
van openbaarheid versus privacy ineens naar<br />
voren geduwd. Wie gaat dat schiften op documentniveau?<br />
Bij tachtig miljoen documenten?’<br />
WAT IS EEN DIGITAAL ARCHIEF?<br />
Het hele project, of idee eigenlijk nog, is ingegeven<br />
vanuit het Rijk. Annerije: ‘De belangen van en<br />
specifieke problemen voor de lagere overheden,<br />
waar zeker veel van het werk terecht komt omdat<br />
daar de basis ligt, zijn wat mij betreft onvoldoende<br />
meegenomen. Men lijkt zich op Rijksniveau niet zo<br />
van dat feit bewust. Neem het ‘proeftuinen’ met<br />
e-mailarchivering. Helemaal hip and happening<br />
bij ministeries maar voor gemeenten lost het niks<br />
op. Sterker nog, het zou redelijk rampzalig zijn als<br />
ze daar alle mail van medewerkers in de lagere<br />
schalen na tien jaar zouden weggooien. Nog<br />
belangrijker: in het hele idee van minister Slob mis<br />
ik de onderbouwing en een definitie en omschrijving<br />
van een digitaal archief met de bijbehorende<br />
verantwoordelijkheden, inclusief het toezicht. Hoe<br />
controleer en beheers je dat niet ergens nog wat<br />
kopietjes achterblijven van stukken? Waar hebben<br />
we het eigenlijk over? Wat is er naast de ‘traditionele’<br />
documenten zoal aan informatie die gebruikt<br />
wordt, zoals websites of een relationele database.<br />
Hoe gaan we daar mee om? Wat betekent archiveren<br />
voor al die uiteenlopende informatievormen?<br />
Hoe zit het met inzagerecht, correctierecht, het<br />
recht vergeten te worden et cetera. Wie heeft<br />
welke verantwoordelijkheden? Wie controleert<br />
wat en wie? Is het niet verstandig om het daarover<br />
eerst met elkaar eens te worden? Dan kunnen we<br />
het daarna gaan hebben over de inrichting van<br />
zo’n ‘nieuw digitaal archief’ dat aansluit op een<br />
‘De vorige wijziging in de<br />
overbrengings termijn, van<br />
vijftig jaar naar twintig jaar,<br />
heeft een doorlooptijd van<br />
dertig jaar gehad. Destijds<br />
hadden we het niet of<br />
nauwelijks over digital born<br />
materiaal. Daar zit de hele<br />
wereld nu vol mee.’<br />
Dick de Vries<br />
22
‘vernieuwde en op hedendaagse informatiestromen<br />
ingestoken’ Archiefwet? Zo’n modern kader<br />
moet veel meer zeggen over toekomstbestendigheid,<br />
compliancy en privacy enzovoorts’<br />
ONRUSTIG<br />
Dick: ‘Als specialisten zijn we met onze opdrachtgevers<br />
elke dag bezig met deze materie. Als mensen<br />
uit ons vakgebied bedenkingen hebben tegen<br />
de manier waarop en het tempo waarin nu de<br />
Archiefwet zou moeten worden aangepast, zegt<br />
dat toch iets. Dat wij de antwoorden niet direct<br />
hebben, geeft eens te meer aan dat de discussie<br />
nog lang niet is afgerond, maar dat het wel de verkeerde<br />
kant dreigt op te gaan. Misschien om toch<br />
maar iets voor elkaar te krijgen? Maar wat je dan<br />
voor elkaar krijgt, is gebaseerd op drijfzand en<br />
vormt bepaald geen stevig fundament voor een<br />
stabiel, helder en toekomstbestendig informatiebeheer.<br />
Wetten zijn (nog) niet altijd allemaal in<br />
overeenstemming met elkaar. Functies lopen nog<br />
langs elkaar heen, zoals de Functionaris Gegevens<br />
Bescherming, een archivaris en een IT-beveiliger.<br />
Die doen allemaal vanuit hun eigen vakgebied<br />
goede dingen, maar er is nog lang geen sprake van<br />
een eenduidige en goede afstemming. Er is (nog)<br />
geen sprake van een integrale aanpak. Daarmee<br />
leg je wel het probleem bij de zorgdragers voor al<br />
die te bewaren bescheiden. Zij mogen het uitzoeken.<br />
Zo kunnen we de recht- en bewijszoekende<br />
burgers toch niet op een goede manier bedienen?<br />
Waar blijven die eigenlijk in het hele verhaal?’<br />
het informatielandschap. Dat vergroot het inzicht<br />
en de transparantie. Van daaruit ga je verder<br />
werken aan een heldere en transparante manier<br />
van informatievastlegging in een geordende structuur.<br />
De basis voor een ordelijk archief.’<br />
Dick: ‘Werkelijkheid en wet liggen zo ver uit elkaar<br />
dat snel (deel)oplossingen worden aangedragen<br />
voor nú. Maar het gaat niet om nú. Het gaat om<br />
morgen en later. Vergelijk het maar met het doel<br />
om naar 5G te gaan, terwijl we nog de grootste<br />
moeite hebben met de overgang van 2G naar 3G.<br />
We hebben het al over Blockchain, maar hebben<br />
nog geen moderne, volledig digitaal werkende<br />
overheid. We leggen een warmtepompinstallatie<br />
aan, maar hebben het huis niet geïsoleerd, dus alle<br />
warmte vliegt weg… Veel problemen worden echter<br />
weg gedefinieerd in plaats van opgelost. Daarnaast<br />
mag het ook nog eens (bijna) niets kosten.’<br />
Het goede nieuws is dat een impopulair onderwerp,<br />
wat dat is archiveren in de regel, wel volop<br />
onder de aandacht wordt gebracht. Annerije:<br />
‘Maar de overheid zou zichzelf eigenlijk opnieuw<br />
moeten uitvinden als het gaat om beheer van<br />
informatie. Begin met een nieuwe, in deze<br />
moderne tijd passende ordeningsstructuur.<br />
Breng in kaart welke en hoeveel informatie in al<br />
die systemen zit, welke algoritmes waarbij horen,<br />
wie wat deelt met wie en wanneer et cetera. Dat<br />
is complex, maar daar ligt wel de start voor de<br />
oplossing van het probleem.’<br />
WAAROM ARCHIVEER JE?<br />
Basisvraag: waarom archiveer je? Voor verantwoording.<br />
Daarin moet je ook moderne ontwikkelingen<br />
meenemen maar die moet je dan wel kunnen zien.<br />
Annerije: ‘Kijk eens vanaf een hoger abstractieniveau<br />
naar wat zich onder jouw ogen afspeelt in<br />
‘Kijk eens vanaf een hoger<br />
abstractieniveau naar wat zich<br />
onder jouw ogen afspeelt in het<br />
informatielandschap. Dat vergroot<br />
het inzicht en de transparantie.’<br />
Annerije van der Vliet<br />
<strong>2019</strong> / 01 <strong>Doxis</strong> <strong>Magazine</strong> 23
EXPEDITIE<br />
ZWERM<br />
HET PRAKTISCH<br />
VERVOLG OP<br />
‘DE ZWERM. EEN<br />
VERHAAL OVER<br />
DE VIRTUELE<br />
SAMENLEVING’<br />
DE WEG VAN<br />
ANALOOG<br />
NAAR VIRTUEEL<br />
WERKEN<br />
HET<br />
TWEEDE<br />
BOEK VAN<br />
DOXIS!<br />
Er voltrekt zich een wereldrevolutie. De werkplek van<br />
de toekomst is online, robots schuiven aan als ‘virtuele collega’s’.<br />
In het nieuwe boek van <strong>Doxis</strong>, ‘Expeditie Zwerm’, gaan wij samen<br />
met jou op expeditie naar de virtuele toekomst.<br />
‘Expeditie Zwerm’ fungeert als een routekaart,<br />
we nemen de lezer mee langs vier fasen van<br />
werk organiseren: analoog, hybride, digitaal<br />
en virtueel. Stap voor stap doorlopen we deze<br />
fasen, aan de hand van verhalen en voorbeelden.<br />
Door welke tendensen ontstaat de noodzaak<br />
om je organisatie te veranderen en hoe pak je<br />
dat aan? Is het mogelijk om je organisatie zo te<br />
veranderen, dat je grip houdt op een virtueel<br />
werkveld dat voortdurend in beweging is?<br />
Ga mee op expeditie en krijg<br />
een antwoord op deze vragen.<br />
Download nu gratis ‘Expeditie<br />
Zwerm’ op www.doxis.nl/<br />
dezwerm. Beschikbaar als<br />
ePub en PDF.<br />
Als digitaal mensenwerk wordt:<br />
www.doxis.nl