24.04.2019 Views

Doxis Magazine Voorjaar 2019

  • No tags were found...

Transform your PDFs into Flipbooks and boost your revenue!

Leverage SEO-optimized Flipbooks, powerful backlinks, and multimedia content to professionally showcase your products and significantly increase your reach.

MAGAZINE<br />

Hét vakblad voor Informatiemanagers<br />

<strong>2019</strong> / 01<br />

UITGAVE VAN DOCUMENTWERELD<br />

OPENBAARHEID VAN BESTUUR<br />

WORDT OPEN OVERHEID<br />

GEMEENTE WERKENDAM:<br />

Bestaat alleen nog in het archief<br />

KORTERE OVERBRENGINGSTERMIJN:<br />

Eerst nadenken over hoe en wat<br />

EÉN JAAR NA DE AVG:<br />

Wat is er veranderd?


DOXIS SEMINAR <strong>2019</strong><br />

RESERVEER DE DATUM ALVAST IN JE AGENDA: 5 NOVEMBER <strong>2019</strong>


INHOUDSOPGAVE<br />

AVG VOLGENS REGINE<br />

DOXIS SEMINAR<br />

Nog lange weg te<br />

gaan om volledig AVG<br />

compliant te worden<br />

4<br />

AGENDA<br />

15<br />

MODERNISERING<br />

GEMEENTE WERKENDAM<br />

Gemeente Werkendam<br />

ARCHIEFWET PRIMA<br />

Maar eerst de basis op orde<br />

18<br />

bestaat nu alleen nog in<br />

het Streekarchief …<br />

9<br />

VAN WOB<br />

NAAR WOO<br />

Gewijzigde aanpak<br />

heeft meer draagvlak<br />

13<br />

COLOFON<br />

Adresgegevens<br />

<strong>Doxis</strong><br />

Loire 126<br />

2491 AJ DEN HAAG<br />

070-3177172<br />

www.doxis.nl<br />

info@doxis.nl<br />

Redactie<br />

John de Waard, TAPAS,<br />

Tekstschrijven als Passie<br />

Eindredactie<br />

Max Beekhuis (<strong>Doxis</strong>)<br />

Geraldine Scholten (<strong>Doxis</strong>)<br />

Opmaak en beeldredactie<br />

Spankracht Ontwerpers,<br />

Lunteren<br />

Realisatie<br />

Vakwereld<br />

Postbus 277<br />

Productie<br />

Deze uitgave is<br />

geproduceerd op papier,<br />

digitaal gepubliceerd voor<br />

e-readers en de artikelen<br />

zijn te vinden op<br />

www.documentwereld.nl<br />

Volg <strong>Doxis</strong> ook op<br />

Fotografie<br />

3880 AG PUTTEN<br />

en www.doxis.nl/publicaties<br />

Arjan van Bruggen<br />

Auteursrechten<br />

Vakwereld<br />

<strong>2019</strong> / 01 <strong>Doxis</strong> <strong>Magazine</strong> 3


Een jaar na start handhaving:<br />

NOG LANGE WEG TE<br />

GAAN OM VOLLEDIG<br />

AVG COMPLIANT<br />

TE WORDEN<br />

Nu we bijna een jaar onderweg zijn met de Algemene Verordening<br />

Gegevensbescherming rijst de logische vraag: hoever zijn we<br />

nu eigenlijk? Regine Scholten van Brieq Advocatuur in<br />

Leiden is gespecialiseerd in dit onderwerp en zij is<br />

nog niet meteen laaiend enthousiast. ‘Er is<br />

veel gebeurd, maar er moet misschien<br />

nog wel veel meer gebeuren.’<br />

4


‘Maar je mag feitelijk niet eens<br />

bellen met de vraag hoe het echt<br />

met je zieke medewerker gaat.’<br />

‘Tot vorig jaar 25 mei, D-day voor wat betreft de inwerkingtreding<br />

van de handhaving van de nieuwe privacywetgeving, werkte je je als<br />

advocaat in dit vakgebied een slag in de rondte. Er waren veel partijen<br />

behoorlijk nerveus voor die bewuste datum. Nu die dag voorbij is, lijkt<br />

de storm te gaan liggen. Een beetje als bij de Millenniumbug destijds.<br />

Maar is dat in dit geval terecht? De realiteit is namelijk een stuk weerbarstiger.<br />

Het gaat bij privacybescherming en informatiebeheer niet<br />

om één moment. Het gaat juist om beheersbaarheid en continuïteit<br />

voor de langere termijn.’<br />

VEEL WAS ER AL<br />

De paniek rondom ‘D-day’ vorig jaar was volgens haar overigens zwaar<br />

overtrokken. ‘Veel van wat in de AVG staat, was ook al van kracht<br />

onder de Wet bescherming persoonsgegevens. Natuurlijk, er zijn<br />

zaken aangescherpt en de boetes bij overtredingen met name zijn<br />

veel hoger. Maar de rechtsgronden waren er al; de doelbinding voor<br />

het verzamelen van gegevens was er ook al. Die hogere boetes zijn<br />

feitelijk één van de belangrijkste verschillen. En dat overal in Europa<br />

(binnen de EU althans) nu dezelfde basis geldt.’<br />

De problematiek rondom efficiënt en effectief informatiebeheer, die<br />

voldoet aan alle richtlijnen in de wet is echter nog precies hetzelfde, ziet<br />

Regine. ‘Hoe bepaal je wat je mag bewaren, hoe lang mag/moet je het<br />

bewaren en hoe categoriseer je informatie zodanig dat je snel en duidelijk<br />

inzicht hebt in wat er eigenlijk binnen jouw systemen aanwezig<br />

is? Er gelden uiteenlopende wettelijke bewaartermijnen voor verschillende<br />

informatietypen. Dat zijn veelal minimum termijnen. Financiële<br />

gegevens moet je tenminste zeven jaar bewaren. Met de nieuwe wet<br />

worden persoonsgegevens gekoppeld aan een maximum bewaartermijn,<br />

die erop neer komt dat je persoonsgegevens niet langer<br />

mag bewaren dan voor het doel waarvoor ze<br />

zijn verzameld noodzakelijk is. De essentie<br />

van de nieuwe privacywet is dat je daar als<br />

organisatie actief op anticipeert. Een sollicitatiebrief<br />

met cv bijvoorbeeld mag je niet<br />

langer bewaren dan vier weken als de sollicitant<br />

afgewezen wordt, tenzij de kandidaat<br />

COOKIETRACKERS<br />

ZONDER<br />

TOESTEMMING<br />

Dat nog niet iedereen zich<br />

met veel enthousiasme aan<br />

de regels houdt, bleek onlangs<br />

toen bekend werd dat ruim<br />

dertienhonderd Nederlandse<br />

websites zogenaamde<br />

cookietrackers plaatst op de<br />

apparaten van de bezoekers.<br />

Ook als de bezoeker daar geen<br />

toestemming voor geeft. Dat<br />

bleek uit een onderzoek van<br />

de NOS. Die cookies werden<br />

gebruikt om zo advertenties<br />

op maat te kunnen aanbieden<br />

bij volgende zoekacties. De<br />

Autoriteit Persoonsgegevens<br />

gaat nu zelf onderzoek doen.<br />

Het is nog steeds een discussie<br />

of het stilzwijgend instemmen<br />

met het plaatsen van cookies is<br />

toegestaan. Daarover buigt de<br />

rechter zich nog.<br />

<strong>2019</strong> / 01 <strong>Doxis</strong> <strong>Magazine</strong> 5


toestemming geeft om die gegevens ‘in portefeuille<br />

te houden’. Met toestemming geldt in<br />

principe een termijn van één jaar. Zou je dat toch<br />

nog langer willen dan moet je wel goede redenen<br />

hebben en periodiek die kandidaat actief benaderen<br />

of het nog steeds is toegestaan. Je kunt niet<br />

na één vraag die gegevens maar tot het ‘einde<br />

der tijden’ in je gegevensverzameling houden.<br />

Het categoriseren van de informatie is dus van<br />

essentieel belang: welke informatiecategorie<br />

wordt gekoppeld aan welke bewaartermijn en<br />

wanneer moet het worden verwijderd/vernietigd?<br />

Dat is een voortdurend en dynamisch proces,<br />

want er gaat steeds weer nieuwe informatie rond<br />

in een organisatie. Die dynamiek maakt het lastig<br />

te beheersen als je daar niet consequent aandacht<br />

aan besteedt.’<br />

PAKKANS MINIMAAL<br />

Nu is het niet zo dat wanneer je niet aan de AVG<br />

voldoet je het risico loopt dat je volgende week<br />

iemand van de Autoriteit Persoonsgegevens op<br />

de stoep hebt staan. De pakkans met andere<br />

woorden, is niet zo groot, eigenlijk minimaal.<br />

Regine: ‘Misschien. Het gaat er echter ook om dat<br />

privacy ingebakken raakt in het arbeidsethos van<br />

de medewerkers en de organisatie als geheel.<br />

Je moet het wíllen doen. Niet alleen omdat de<br />

wet het voorschrijft, maar omdat je beseft dat<br />

het professioneel, belangrijk en beter is voor alle<br />

betrokkenen. Iedereen moet ervan doordrongen<br />

zijn dat het heel vervelend is wanneer gevoelige<br />

of persoonlijke gegevens op straat komen te<br />

liggen of worden misbruikt. Niemand vindt het<br />

prettig dat bedrijven je lastig vallen of met jouw<br />

gegevens geld proberen te verdienen, terwijl jij<br />

daar geen toestemming voor hebt gegeven. Dat<br />

is dan wel wat meer vanuit de AVG geregeld: je<br />

hebt als ’eigenaar’ van je eigen persoonsgegevens<br />

‘Met de nieuwe wet worden<br />

persoonsgegevens gekoppeld<br />

aan een maximum<br />

bewaartermijn. De essentie<br />

van de nieuwe privacywet is<br />

dat je daar als organisatie<br />

actief op anticipeert.’<br />

‘Maar hoe staat het met de<br />

veiligheid van die gegevens<br />

die je op die mobiele devices<br />

gebruikt? Ik heb nog niet de<br />

indruk dat daarin nu zoveel is<br />

veranderd.’<br />

wat meer daadwerkelijk het recht om daar wat<br />

aan te doen. Het bewustzijn bij die eigenaren<br />

van de gegevens is een stuk groter geworden.<br />

Zij wijzen organisaties snel op hun ‘fouten’. Die<br />

fouten vinden echt niet altijd direct met opzet<br />

plaats. Integendeel, vaak zullen ze meer voorkomen<br />

door ingesleten werkmethodes.’<br />

WETTEN EN REGELS SCHUREN LANGS ELKAAR<br />

Dat fouten voorkomen, is volgens haar ook niet<br />

zo verwonderlijk als je bedenkt dat een aantal<br />

regels en wetten langs elkaar ‘schuren’. Regine:<br />

‘Neem de AVG en de Wet Poortwachter, die<br />

werkgevers verplicht om van alles te doen aan<br />

re-integratie van hun zieke werknemer. Maar je<br />

mag feitelijk niet eens bellen met die zieke werknemer<br />

om inhoudelijke vragen over zijn ziekte<br />

te stellen, terwijl een belangstellende leidinggevende<br />

vaak juist wel zou willen weten wat zijn<br />

medewerker mankeert om hem of haar zo goed<br />

mogelijk te kunnen helpen en weer op de been<br />

te helpen. Ook wil een werkgever natuurlijk graag<br />

weten of er wellicht andere manieren zijn om de<br />

zieke werknemer weer snel in het arbeidsproces<br />

in te schakelen, bijvoorbeeld door aangepast<br />

werk of aangepaste omstandigheden die het toch<br />

mogelijk maken (deels) weer aan de slag te gaan.’<br />

Burgers als consumenten zijn wijzer geworden.<br />

In het geval van het gebruik van paspoort of<br />

ID-bewijzen zijn individuele burgers als consumenten<br />

inmiddels wel een stuk wijzer geworden.<br />

‘Ook bedrijven weten inmiddels dat ze niet<br />

zomaar om het paspoort mogen vragen om er een<br />

kopietje van te maken. Dat gebeurde voorheen<br />

aan de lopende band bij hotels en dergelijke. Nu<br />

weten mensen vaak dat er niet om een kopie mag<br />

worden gevraagd. Er zijn zelfs apps die een digitale<br />

kopie leveren, waarbij de belangrijkste en gevoeligste<br />

gegevens zijn ‘geblurd’. Daaraan merk je dat de<br />

wereld wel aan het veranderen is en zich bewuster<br />

6


wordt van de risico’s wanneer je al te makkelijk<br />

met je persoonlijke gegevens omgaat. Zo ook<br />

met maatschappelijke ontwikkelingen als Uber:<br />

de ‘taxichauffeur’ weet aan de hand van de app<br />

precies waar je bent, maar jij weet ook alles van<br />

de locatie van die taxi en wie erin zit om je op te<br />

halen. Waar blijven die gegevens? Is dat allemaal<br />

geborgd? Het zou wel moeten in ieder geval.’<br />

GROTE GEVAREN IN MOBIELE TOEPASSINGEN<br />

Volgens Regine zit een groot gevaar dan ook in<br />

al die apps en mobiele toepassingen waarvan<br />

we zo graag gebruik maken. ‘Toepassingen als<br />

WhatsApp, Facebook en dergelijke die je net zo<br />

makkelijk ook op je smartphone gebruikt. Wie<br />

maakt geen gebruik van Google Maps als navigatie?<br />

Al die apps leggen veel gegevens vast.<br />

REGINE SCHOLTEN: ‘JE MOET WEL ZORGEN<br />

DAT MENSEN DE REGELS ZELF OOK<br />

LOGISCH VINDEN, ANDERS GAAN ZE<br />

EROMHEEN EN GEBEURT ER NIETS.’<br />

<strong>2019</strong> / 01 <strong>Doxis</strong> <strong>Magazine</strong> 7


‘Een pragmatische aanpak is geboden: zorg ervoor dat<br />

het allemaal werkbaar, behapbaar en duidelijk blijft.<br />

Daarin blinkt deze wet niet helemaal uit helaas…’<br />

Dat weten we inmiddels wel en dat het niet altijd<br />

goed geregeld is, weten we inmiddels ook, maar<br />

er zijn nog zoveel meer toepassingen. We maken<br />

ook al volop gebruik van bedrijfsgegevens op een<br />

tablet of smartphone en vinden het de normaalste<br />

zaak van de wereld dat we alle gegevens onderweg<br />

op de telefoon kunnen raadplegen. Maar hoe<br />

staat het met de veiligheid van die gegevens die<br />

je op die mobiele apparaten gebruikt? Ik heb nog<br />

niet de indruk dat dit altijd even goed is geregeld.’<br />

BEGIN BIJ HET BEGIN<br />

Maar het begint bij het begin, de informatie op<br />

orde. Regine: ‘Daar hoort – naast weten wat<br />

je hebt - ook bij dat je moet weten wie welke<br />

gegevens gebruikt. Zowel intern als extern. Zijn<br />

daarvoor de verwerkersovereenkomsten al geregeld?<br />

Wat staat daar precies in? Is de informatie<br />

daarmee geborgd als er iets mis dreigt te gaan<br />

of al is gegaan? Dat laatste geeft op dit moment<br />

veel extra werk. Veel bedrijven overzien het niet<br />

meer en vragen ons dan om die verwerkersovereenkomsten<br />

op te stellen en af te handelen. De<br />

eerste vraag die je je echter moet stellen, is of het<br />

eigenlijk wel nodig is dat je zo’n verwerkersovereenkomst<br />

afsluit. Niet iedere organisatie of ieder<br />

bedrijf aan wie je gegevens verstrekt, is meteen<br />

een verwerker. Arbodiensten hebben bijvoorbeeld<br />

een afwijkende positie. Zij moeten immers<br />

gebruik kunnen maken van specifieke gegevens<br />

om mensen (terug) te begeleiden naar werk.<br />

Het zijn echt complexe vraagstukken: wie<br />

is de verwerker en wie is de verwerkingsverantwoordelijke<br />

en in<br />

welke gevallen moet je een verwerkersovereenkomst<br />

sluiten?<br />

Dat bepalen, is echter dermate<br />

specialistisch werk dat organisaties<br />

daar zelf vaak weinig<br />

heil in zien. Wat je veel ziet, is<br />

dat de risico’s al snel bij een<br />

ander worden neergelegd. Zelfs dat leveringsvoorwaarden<br />

verkapt in de verwerkersovereenkomst<br />

worden ingebakken. Als dan de samenwerkingspartner<br />

niet tekent, heeft hij de opdracht niet.<br />

Maar het is helemaal niet terecht dat organisaties<br />

dergelijke voorwaarden inbouwen.’<br />

PRAGMATISCHE AANPAK GEBODEN<br />

Het is kortom nog geen gelopen koers, die AVG.<br />

‘Sterker nog’, aldus Regine, ‘er is nog heel veel niet<br />

helemaal – of zelfs helemaal niet – geregeld in<br />

de markt. Ook na een jaar van inwerkingtreding<br />

van de handhaving is het nog altijd geen gemeengoed<br />

dat informatie en informatiestromen op<br />

orde zijn en dat organisaties precies weten wat<br />

waar is en wie daarvan om welke reden gebruik<br />

maakt. Dat is echter wel de essentie van de wetgeving.<br />

Binnen bepaalde markten, zoals de HR of<br />

de juridische markt, is al wel heel veel op orde.<br />

Logisch misschien, omdat ze daar wellicht meer<br />

de juiste competenties in huis hebben, maar ook<br />

voor andere markten geldt die urgentie. De AVG<br />

is vooral een grote stap gebleken in de richting<br />

van meer aandacht voor compliancy en privacy.<br />

Je moet voldoen aan de wet, maar laat het vooral<br />

zoveel mogelijk aansluiten bij de bestaande<br />

werkwijze van de medewerkers. Praktisch en herkenbaar<br />

geven meer resultaat. Teveel pushen<br />

zou averechts kunnen werken. Dan zoeken<br />

ze alternatieven en ben je veel verder van<br />

huis. Geef dat bewustzijn de tijd om te<br />

rijpen. Er komen tegelijkertijd ook kansen<br />

voor nieuwe oplossingen voor bijvoorbeeld<br />

beveiligde platforms met gereguleerde<br />

toegang tot gegevens. Daarmee los je<br />

wellicht veel problemen een stuk sneller<br />

op, mits de processen rondom informatie<br />

transparant, veilig en betrouwbaar<br />

plaatsvinden.’<br />

8


GEMEENTE WERKENDAM<br />

BESTAAT NU ALLEEN NOG<br />

IN HET STREEKARCHIEF …<br />

Sinds 1 januari jongstleden bestaat de gemeente Werkendam niet<br />

meer, alleen nog in het Streekarchief Landstraat Heusden en Altena<br />

(SALHA). De gemeente is opgegaan in de nieuwe gemeente Altena,<br />

samen met de gemeenten Aalburg en Woudrichem. Gevolg was wel<br />

dat per 1 januari <strong>2019</strong> de te bewaren bescheiden van de gemeente<br />

Werkendam over de periode 1990 tot 2006 moesten worden<br />

overgedragen aan de archiefbewaarplaats, het Streekarchief. Er was<br />

echter nog wel wat werk te doen voordat de archieven daarvoor<br />

geschikt waren. <strong>Doxis</strong> heeft de handschoen opgepakt en deze<br />

uitdagende klus voor de voormalige gemeente Werkendam geklaard.<br />

Het werd een bijzonder project onder een hoge<br />

tijdsdruk. Er was namelijk een keiharde deadline<br />

van 1 januari <strong>2019</strong>, de datum waarop de gemeente<br />

Werkendam niet meer zou bestaan en zou<br />

zijn opgegaan in de gemeente Altena. Extern<br />

adviseur Harry Kranenkamp trad namens de<br />

gemeente Werkendam als projectleider op: ‘Uit de<br />

voorafgaande inventarisatie bleek dat veel van de te<br />

bewerken archieven nog documenten en dossiers<br />

bevatten die niet voor overbrenging in aanmerking<br />

kwamen. Die zouden vernietigd moeten worden.<br />

Daarnaast bleek dat een deel van de bescheiden<br />

ook (nog) niet aan de eisen voldeed die het<br />

Streekarchief stelt aan de te bewaren bescheiden.<br />

De archieven moesten worden geschoond en<br />

bewerkt vóór het naar het Streekarchief kon en<br />

daarvoor zochten we een betrouwbare en ter zake<br />

kundige partner. Die vonden we in <strong>Doxis</strong>.’<br />

<strong>2019</strong> / 01 <strong>Doxis</strong> <strong>Magazine</strong> 9


DEADLINE NADERDE SNEL<br />

‘Het was uiteraard niet zo dat die deadline<br />

voor de fusie voor ons als een donderslag bij<br />

heldere hemel kwam’, aldus Michiel Röttjers,<br />

coördinator van het project en Hoofd Afdeling<br />

Informatiemanagement, DIV & ICT bij de gemeente<br />

Werkendam. ‘We waren ook wel begonnen met<br />

het opschonen en bewerken van de archieven,<br />

maar als er sprake is van zo’n fusie van drie<br />

gemeenten komen er veel meer dingen op je af.<br />

Vervolgens dreigde het ernaar uit te zien dat we de<br />

deadline niet zouden halen. In ieder geval niet als<br />

we alles in eigen beheer zouden blijven doen.’<br />

Peter Viveen, Adviseur Informatiemanagement<br />

bij de gemeente Werkendam: ‘De kennis om het<br />

te doen was wel in huis maar capaciteit voor de<br />

uitvoering ontbrak. Daarnaast zou een deel van<br />

de informatie gedurende deze transitie ook nog<br />

beschikbaar moeten blijven voor raadpleging.<br />

Kortom, een aardige uitdaging.’<br />

Kranenkamp: ‘De voorafgaande inventarisatie had<br />

dus duidelijk gemaakt dat er werk aan de winkel<br />

was. Maar we zochten nog wel een marktpartij<br />

die ons daarbij zou kunnen helpen. Gezien de<br />

gevraagde deskundigheid en de hoge tijdsdruk<br />

waren de kandidaten die reageerden op deze<br />

meervoudig onderhandse aanbesteding zeldzaam.<br />

<strong>Doxis</strong> durfde de uitdaging wél aan. Die toonde aan<br />

te beschikken over de kennis en deskundigheid,<br />

‘Vervolgens dreigde het ernaar<br />

uit te zien dat de deadline niet<br />

gehaald zou worden. In ieder<br />

geval niet als we alles in eigen<br />

beheer zouden blijven doen.’<br />

Michiel Röttjers<br />

maar ook over de gevraagde capaciteit om het<br />

project binnen de gestelde tijd af te kunnen ronden.<br />

Om alles in goede banen te leiden was tussentijds<br />

behoefte aan afstemming tussen gemeente,<br />

Streekarchief en <strong>Doxis</strong>. Bij die laatste keek men in<br />

eerste instantie wel wat vreemd op toen duidelijk<br />

werd dat er al een externe projectleider was, iets<br />

wat ze normaal gesproken zelf doen. Het pleit voor<br />

<strong>Doxis</strong> dat ze daar met een open mind instapten.’<br />

HELDER DOEL<br />

Röttjers: ‘Het doel van dit project was helder:<br />

het is een fysieke bewerking en schoning van<br />

de archieven, inclusief overbrenging van de<br />

bestanden naar het Streekarchief. Daarnaast<br />

moest een deel van de te bewerken archieven<br />

kunnen worden ontsloten door middel van een<br />

inventaris, inclusief inleiding en verantwoording.<br />

De bouw- en milieuvergunningen moesten<br />

na bewerking in een afzonderlijke collectie<br />

worden opgenomen en ontsloten met een<br />

dossierinventaris, voorzien van volledige<br />

10<br />

HET CENTRALE TRIO DAT VANUIT DE GEMEENTE WERKENDAM HET PROJECT HEEFT GEDRAAID.<br />

MICHIEL RÖTTJERS, HARRY KRANENKAMP EN PETER VIVEEN.


omschrijvingen. Dit alles in overeenstemming<br />

met de ‘eisen en normen voor de overbrenging<br />

van gemeentelijke archieven naar het<br />

Streekarchief 2017’. Voor de bewerking zijn<br />

deze eisen en normen leidend. Een beetje een<br />

technisch verhaal, maar het komt erop neer dat<br />

alle bestanden moeten voldoen aan de eisen<br />

voor blijvend te bewaren bescheiden en dat<br />

toegankelijkheid/ontsluiting van die bestanden<br />

werd bepaald door de aard van dat archief.<br />

Dat verschilde voor bijvoorbeeld de algemene<br />

archieven en de archieven van de bouw- en<br />

milieuvergunningen. Vandaar dat deze apart in<br />

een collectie werden ondergebracht.’<br />

BIJZONDER PROJECT<br />

Peter Viveen: ‘Wat dit project ook wel bijzonder<br />

maakte, was het feit dat <strong>Doxis</strong> de schoning en<br />

bewerking van de archieven extern deed. Niet<br />

hier bij ons en niet bij <strong>Doxis</strong>, maar bij DataSpace,<br />

waar ze een geschikte ruimte huurden om het<br />

project met voldoende capaciteit (lees: genoeg<br />

mensen) in hoog tempo te kunnen afhandelen.<br />

Als er vanuit de gemeente opvragingen waren,<br />

dan werd dat van daaruit direct opgepakt: de<br />

betreffende documenten werden opgezocht,<br />

gedigitaliseerd en aangeleverd.’<br />

Kranenkamp: ‘Business Adviseur en projectleider<br />

namens <strong>Doxis</strong>, Ab van Dijk, begeleidde het hele<br />

project vanuit <strong>Doxis</strong>, stuurde de mensen op<br />

de juiste manier op het juiste moment aan en<br />

overlegde geregeld over de stand van zaken<br />

en eventuele probleemgevallen. Dat maakt dat<br />

we als gemeente altijd op de hoogte waren van<br />

de voortgang en tijdig konden bijsturen als dat<br />

nodig was. Wij hadden in hem een uitstekende<br />

gesprekspartner met korte communicatielijnen.<br />

Dat maakt het werk een stuk makkelijker.’<br />

Dat het project snel en soepel verliep was zeker<br />

ook te danken aan een helder Plan van Aanpak<br />

(PvA) waarin doelen en aanpak heel duidelijk<br />

waren omschreven. Röttjers: ‘Om precies op<br />

de hoogte te blijven van de vorderingen en<br />

de kwaliteit van het werk werden regelmatig<br />

steekproeven gedaan op de verschillende<br />

archiefblokken. Als ergens problemen dreigden,<br />

was Harry er voor ons direct bij om een en ander<br />

af te stemmen. Die samenwerking tussen alle<br />

partijen is ons erg goed bevallen.’<br />

‘Als er vanuit de gemeente<br />

opvragingen waren, dan<br />

werd dat van daaruit direct<br />

opgepakt, de betreffende<br />

documenten werden opgezocht,<br />

gedigitaliseerd en aangeleverd.’<br />

Peter Viveen<br />

WAAR GING HET OM?<br />

Het ging om vier archieven, in totaal een substantieel<br />

aantal strekkende meters, die moesten worden<br />

geanalyseerd, opgeschoond en bewerkt om voor overdracht<br />

geschikt te maken: 52 strekkende meter archief<br />

Werkendam 1990-1996; 171 strekkende meter archief<br />

gemeente Werkendam 1997-2006; het archief van bouwdossiers<br />

en omgevingsvergunningen, ook goed voor zo’n<br />

218 strekkende meter; het bestand met milieuvergunningen<br />

besloeg ten slotte zo’n 24 strekkende meter. Al<br />

met al dus bijna 500 strekkende meter archief te gaan.<br />

<strong>2019</strong> / 01 <strong>Doxis</strong> <strong>Magazine</strong> 11


HET RESULTAAT<br />

En wat is nu het resultaat van al die inspanningen?<br />

Het eindproduct bestaat uit negen onderdelen:<br />

1. Een dossierinventaris met een inleiding<br />

van het archief van de gemeente<br />

Werkendam over de periode 1 januari<br />

1990 tot en met 31 december 1996;<br />

2. Een dossierinventaris met een inleiding<br />

van het archief van de gemeente<br />

Werkendam over de periode 1 januari<br />

1997 tot en met 31 december 2006;<br />

3. Een overzicht van de aanwezige<br />

bouwdossiers over de periode<br />

1993-2010 (inwerkingtreding Wabo);<br />

4. Een overzicht van de aanwezige analoge<br />

omgevingsvergunningen over de periode<br />

2010-2012;<br />

5. Een overzicht van de aanwezige<br />

hinderwet- en milieuvergunningen;<br />

6. Een voorstel voor de vernietiging van de<br />

te vernietigen stukken uit deze archieven;<br />

7. Fysieke bewerking is uitgevoerd conform<br />

de eisen van het Streekarchief en de<br />

bestanden zijn gereed om over te<br />

brengen naar de archiefbewaarplaats;<br />

8. De te vernietigen bestanden<br />

zijn opgenomen in de juiste<br />

vernietigingsserie.<br />

Kranenkamp: ‘Uit de relatief korte doorlooptijd<br />

en het verkregen resultaat van het project blijkt<br />

de professionaliteit van alle betrokken partners.<br />

Ofschoon de begeleiding vanuit de gemeente<br />

voor <strong>Doxis</strong> gezien misschien van een ‘concullega’<br />

MICHIEL RÖTTJERS, TEGENWOORDIG GEMEENTE ALTENA<br />

kwam, is dat geen enkele belemmering geweest<br />

voor een goede samenwerking. Het resultaat<br />

heeft altijd centraal gestaan.’<br />

VERBETERPUNTJE<br />

Toch is er wel een verbeterpuntje. Michiel Röttjers<br />

daarover: ‘Achteraf beschouwd hadden we als<br />

gemeente eerder moeten besluiten om dit project<br />

extern te laten doen. Er komt bij zo’n fusie veel op<br />

je af. Je hebt alle mensen en middelen nodig om<br />

de operationele kant van de organisatie te laten<br />

draaien en tegelijk de verhuizing en integratie van<br />

drie gemeentes voor te bereiden en vorm te geven.<br />

Met alle uren alleen al van dit project gaat het om<br />

manjaren werk! Dat is gewoon teveel om er bij te<br />

kunnen doen tijdens zo’n fusieproces. Wanneer we<br />

die beslissing eerder hadden genomen, was het<br />

wat minder stressvol verlopen. Dat het nu goed is<br />

gegaan, is louter te danken aan de professionaliteit<br />

van alle betrokkenen. Plus het feit dat het een<br />

sterk ingekaderd project was met een duidelijke<br />

kop en staart: weet wat je wilt, weet wat er moet<br />

gebeuren, weet wat er kan en zoek professionele<br />

partners om je heen voor de uitvoering.’<br />

‘Ofschoon de begeleiding<br />

vanuit de gemeente voor <strong>Doxis</strong><br />

gezien misschien van een<br />

‘concullega’ kwam, is dat geen<br />

enkele belemmering geweest<br />

voor een goede samenwerking.’<br />

Harry Kranenkamp<br />

12<br />

HARRY KRANENKAMP, EXTERN ADVISEUR


VAN WOB NAAR WOO:<br />

GEWIJZIGDE AANPAK<br />

HEEFT MEER DRAAGVLAK<br />

Al vanaf 2012 is een beweging in gang gezet om de Wet<br />

Openbaarheid van Bestuur (Wob) te vervangen door een<br />

nieuwe wet: de Wet Open Overheid (Woo). Het is maar een<br />

verschil van één letter qua afkorting, maar er schuilt een geheel<br />

nieuwe werkelijkheid achter. De Vereniging van Nederlandse<br />

Gemeenten (VNG) was kritisch, maar na de aanpassingen staat<br />

de vereniging er een stuk positiever in. Een gesprek over het hoe<br />

en waarom met Juliette van der Jagt, Jamil Jawad en André Plat.<br />

De inleidende beschietingen rondom een meer<br />

transparante overheid hebben na een lange<br />

aanloop (vanaf 2012) uiteindelijk geleid tot<br />

een initiatiefwetsvoorstel van de Kamerleden<br />

Snels (GroenLinks) en Van Weyenberg (D66).<br />

Dat voorstel om te komen tot deze Woo is in<br />

de zomer van 2016 al aangenomen door de<br />

Tweede Kamer. De vervolgstap, behandeling<br />

door de Eerste Kamer, werd echter na de nodige<br />

kritische kanttekeningen van uiteenlopende<br />

betrokkenen, uitgesteld om tijd te hebben voor<br />

nader onderzoek en wellicht herbezinning.<br />

van der Jagt, Senior Juridisch Adviseur Staatsen<br />

Bestuursrecht bij de VNG en belast met dit<br />

dossier: ‘Laten we vooropstellen dat de VNG zeker<br />

voorstander is van een transparante(re) overheid.<br />

Dat is uiteindelijk de doelstelling van dit initiatiefwetsvoorstel<br />

en daar staan we voor 100 procent<br />

achter. Echter, de manier waarop dat vormgegeven<br />

zou moeten gaan worden volgens dit voorstel<br />

leek ons niet de juiste. Het zou naar ons idee,<br />

zoals het eerste voorstel daar lag, onbetaalbaar<br />

worden en onuitvoerbaar zijn. Een alternatief was<br />

overigens ook om eerst de Wob aan te passen.’<br />

Er was onder meer kritiek vanuit de VNG. De<br />

uitvoering van deze wet zou te duur en onuitvoerbaar<br />

zijn voor veel bestuursorganen. Juliette<br />

ONBETAALBAAR<br />

‘We hadden een aantal bezwaren tegen de<br />

Woo. Er is in de Woo een lijst met categorieën<br />

<strong>2019</strong> / 01 <strong>Doxis</strong> <strong>Magazine</strong> 13


ANDRÉ PLAT<br />

‘Dat vraagt om regie,<br />

organisatiebreed, op het<br />

digitaal bewaren en ontsluiten<br />

van de eigen documenten.<br />

Veel organisaties zitten echter<br />

nog volop in de digitale<br />

transformatie.’<br />

André Plat<br />

van informatie opgenomen die in beginsel<br />

binnen twee weken na vaststelling of ontvangst<br />

van de informatie openbaar gemaakt zou<br />

moeten worden. Die lijst is wel erg breed en de<br />

informatie zou bovendien zonder verdere fasering<br />

naar categorie openbaar moeten worden<br />

gemaakt. En last but not least, het streven<br />

om actieve openbaarmaking te vergroten zou<br />

volgens de Woo moeten worden gestimuleerd<br />

door een online raadpleegbaar register met<br />

informatie die bij bestuursorganen berust en<br />

die ze verplicht moeten bijhouden. De omvang<br />

en de kosten van de noodzakelijke handelingen<br />

en de benodigde ICT om dat doel te bereiken,<br />

zouden naar ons idee dermate hoog oplopen<br />

dat de wet in de praktijk onbetaalbaar en onuitvoerbaar<br />

zou zijn.’<br />

NOG NIET ZO VER<br />

De aanstaande nieuwe wet stuitte dus vooral op<br />

praktische haalbaarheid. André Plat, Projectleider<br />

en Adviseur bij VNG Realisatie (voorheen<br />

Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten,<br />

KING): ‘Het initiatiefwetsvoorstel was ingestoken<br />

om overheden en semioverheden transparanter<br />

te maken om zo het belang van openbaarheid<br />

van publieke informatie voor de democratische<br />

rechtsstaat, inwoners, het bestuur en economische<br />

ontwikkeling beter te dienen. Met zo’n wet<br />

wil je bereiken dat overheidsinformatie beter<br />

vindbaar, uitwisselbaar, eenvoudig te ontsluiten<br />

en goed te archiveren is. Het vraagt echter nogal<br />

wat van een organisatie die in deze Woo-definitie<br />

valt. Zowel organisatorisch als qua informatie-infrastructuur<br />

en -huishouding. Welke informatie<br />

valt er nu wel onder, welke niet? Hoe ga je de<br />

metadatering regelen en afstemmen zodat je<br />

daadwerkelijk de juiste informatie op de juiste<br />

manier kunt ontsluiten voor de betrokkenen? Nog<br />

lang niet elk bestuursorgaan is zo ver. Neem zo’n<br />

register: dat ontsluit de informatie die bij overheden<br />

beschikbaar is. Gemeenten dienen dit register<br />

zelf op te zetten en actief van informatie te voorzien.<br />

Dat vraagt om regie, organisatiebreed, op<br />

het digitaal bewaren en ontsluiten van de eigen<br />

documenten. Veel organisaties zitten echter nog<br />

volop in de digitale transformatie. Praktisch gezien<br />

zou dit zoveel investering (in tijd en geld) vragen<br />

van de betrokken organisaties dat het gewoonweg<br />

– zeker op zo’n korte termijn – onuitvoerbaar is.<br />

We hebben het in ieder geval alleen bij onze eigen<br />

achterban al over 355 gemeenten en dan zijn er<br />

nog zo’n 550 Gemeenschappelijke Regelingen,<br />

met allemaal vergaderstukken, beschikkingen,<br />

(onderzoeks)rapporten enzovoorts. Grote hoeveelheden<br />

informatie die aan de basis liggen van<br />

besluitvorming en daarmee dus openbaar zou<br />

moeten worden gemaakt. Er is simpelweg meer<br />

tijd nodig om die organisaties de gelegenheid te<br />

geven hun informatiehuishouding (meer) op orde<br />

te brengen en geschikt te maken, ook qua ICTinfrastructuur,<br />

voor publicatie.’<br />

14


NIEUWE NAAM VOOR KING<br />

Het Kwaliteitsinstituut Nederlandse Gemeenten<br />

(KING) heeft sinds 1 januari 2018 een nieuwe naam:<br />

VNG Realisatie. KING, nu dus VNG Realisatie, ondersteunt<br />

gemeenten bij hun informatievoorziening en<br />

dienstverlening, en is onderdeel van de Vereniging van<br />

Nederlandse Gemeenten (VNG). Met de nieuwe naam zet<br />

de VNG verder in op ondersteuning van gemeenten op<br />

het gebied van de gezamenlijke uitvoering, naast de al<br />

bestaande dienstverlening op het gebied van belangenbehartiging,<br />

beleid en werkgeverszaken.<br />

VOORAL ACTIEF INFORMEREN<br />

Een belangrijk doel van de nieuwe wet is om<br />

actiever informatie openbaar te maken en<br />

daarmee wat minder afwachtend te zijn ten<br />

aanzien van verantwoording van handelen. Jamil<br />

Jawad, Senior Beleidsmedewerker VNG, onder<br />

meer op het gebied van archivering: ‘Je kunt<br />

echter niet zomaar voorbijgaan aan de beleidsintimiteit.<br />

Dat wil zeggen, dat wanneer een proces<br />

onder handen is, het in veel gevallen niet wenselijk<br />

is dat informatie daaromtrent al direct naar<br />

buiten komt. Daarmee loop je een grote kans het<br />

beleidsvormingsproces te frustreren. Dat is toch<br />

niet de bedoeling? Het is goed als een overheid<br />

transparant is, maar het is weer iets anders als<br />

de hele goegemeente – bijna letterlijk - over je<br />

schouder meekijkt en direct commentaar levert.<br />

Dan wordt het onwerkbaar.’<br />

De VNG heeft haar bezwaren<br />

niet aan dovemansoren<br />

gericht. De Eerste Kamer hield<br />

het wetsvoorstel aan voor nader<br />

onderzoek naar de impact van<br />

de invoering van deze wet. Het<br />

eerste deel van dat onderzoek<br />

is al in 2016 uitgevoerd (door<br />

ABDTOPconsult, onderdeel van<br />

de Algemene Bestuursdienst<br />

van het Rijk). Daaruit is een<br />

quickscan voortgekomen over de<br />

impact van de invoering van de<br />

wet. Die impactanalyse onderschrijft<br />

de stellingen over de haalbaarheid en<br />

de (te hoge) kosten, zoals gesteld door onder<br />

meer de VNG. Aanvullend onderzoek, het tweede<br />

deel van de impactanalyse, is in 2017 afgerond.<br />

In januari <strong>2019</strong> is de Maatschappelijke Kosten<br />

Baten Analyse van PBLQ en Ecorys verschenen<br />

en meegestuurd met de Kamerbrief over<br />

de Wijzigingswet Woo. Daarop is een aantal wijzigingsvoorstellen<br />

ingediend om tegemoet te<br />

komen aan de heersende bezwaren.<br />

TIJD VOOR MEERJARENPLAN<br />

Wat zijn die aanpassingen dan precies? Van<br />

der Jagt: ‘Er is afgezien van het register. In<br />

plaats daarvan is meer tijd ingeruimd om tot<br />

een overheidsbreed meerjarenplan te komen<br />

voor de verbetering van de digitale informatiehuishouding.<br />

Daarnaast is het aantal<br />

‘De omvang en de kosten van de noodzakelijke handelingen en de benodigde<br />

ICT om dat doel te bereiken, zouden naar ons idee dermate hoog oplopen dat<br />

de wet in de praktijk onbetaalbaar en onuitvoerbaar zou zijn.’<br />

Juliette van der Jagt<br />

JULIETTE VAN DER JAGT<br />

<strong>2019</strong> / 01 <strong>Doxis</strong> <strong>Magazine</strong> 15


‘Er zijn inmiddels allerlei nieuwe vormen van informatie ontstaan en de vraag<br />

is: hoe gaan we met de archivering daarvan om? Wat doen we bijvoorbeeld<br />

met sociale media als WhatsApp, met LinkedIn, Facebook? Hoe gaan we om<br />

met e-mails, die nauwelijks gekoppeld worden aan zaakdossiers?’<br />

Jamil Jawad<br />

informatiecategorieën in scope teruggebracht<br />

en helderder omschreven. In plaats daarvan<br />

komt binnen elke organisatie een nader aan te<br />

wijzen contactpersoon die de rol van ‘communicator’<br />

gaat vervullen. Voor burgers en andere<br />

informatiezoekenden is hij/zij de aangewezen<br />

persoon om ondersteuning te bieden bij<br />

het vinden van informatie. Ten slotte mogen<br />

bestuursorganen nu gefaseerd toewerken naar<br />

de actieve openbaarmaking van de genoemde<br />

informatiecategorieën.’<br />

Jawad: ‘Zo’n Meerjarenplan heeft tijd nodig.<br />

Het Rijk denkt er zelf zo’n zes jaar over te doen<br />

om haar eigen informatiehuishouding op orde<br />

te krijgen en dat gaat maar over een relatief<br />

beperkt aantal organisaties. Dus we gaan<br />

ervan uit dat een dergelijke termijn ook minimaal<br />

geldt voor onze leden. Die tijd hebben we<br />

zeker nodig. Dit heeft invloed op allerlei uiteenlopende<br />

terreinen, van de competenties van<br />

medewerkers tot correcte metadatering volgens<br />

het Toepassingsprofiel Metadatering Lokale<br />

Overheden (TMLO) en eventuele inrichting van en<br />

aansluiting op e-depots. We hebben als VNG nu<br />

ruimte gekregen voor ons eigen plan. Dat is mooi,<br />

maar denk nu niet dat we oneindig de tijd krijgen<br />

om de zaak op te schalen qua transparante overheid.<br />

Er komt binnen een afzienbare tijd genoeg<br />

druk op de ketel om concreet te worden.’<br />

Jawad: ‘Van belang voor het Meerjarenplan<br />

is ook de aankomende verkorting van de<br />

overbrengingstermijn van te bewaren archiefbescheiden<br />

naar de archiefbewaarplaats van<br />

twintig naar tien jaar, die in het kader van de<br />

aanpassing van de Archiefwet 1995 wordt<br />

beoogd. De Archiefwet sluit nog niet helemaal<br />

aan op de digitale tijd en er wordt nu onderzocht<br />

hoe de kaders gemoderniseerd kunnen<br />

worden. Er zijn inmiddels allerlei nieuwe vormen<br />

van informatie ontstaan en de vraag is: hoe<br />

gaan we met de archivering daarvan om? Wat<br />

doen we bijvoorbeeld met sociale media als<br />

WhatsApp, LinkedIn, Facebook? Hoe gaan we<br />

om met e-mails, die nauwelijks gekoppeld<br />

ANDRÉ PLAT (RECHTS) EN JULIETTE VAN DER JAGT<br />

16


worden aan zaakdossiers? De modernisering<br />

van de Archiefwet zal het makkelijker moeten<br />

maken om de informatie op orde te hebben.’<br />

ANDERE AANPAK<br />

André Plat vult aan: ‘Er valt inderdaad nog heel<br />

wat te regelen voordat het zo ver is dat deze wet<br />

daadwerkelijk in de praktijk gestalte kan krijgen.<br />

Het beschikbaar stellen van informatie kan op<br />

verschillende manieren worden georganiseerd.<br />

Op de eigen website of via een aansluiting bij<br />

PLOOI (Platform Open Overheidsinformatie), de<br />

centrale voorziening voor publicatie die door<br />

KOOP (Kennis- en exploitatiecentrum Officiële<br />

Overheidspublicaties, een vorm van publicatiediensten<br />

voor wet- en regelgeving) wordt<br />

gebouwd en waarvan het gebruik verplicht<br />

zal worden gesteld voor het Rijk. Stel aansluitend<br />

daarop een attenderingsservice in voor<br />

informatie die nieuw beschikbaar is. Als je het<br />

op die manier aanpakt, is het voor de ontsluiting<br />

en archivering van relevante informatie<br />

waarschijnlijk ook een stuk overzichtelijker.<br />

Voor gemeenten en andere overheidsorganisaties<br />

is er dan de keuze of ze alles zelf willen<br />

doen, een deel van het werk willen verleggen of<br />

zelfs het werk als geheel (de openbaarmaking,<br />

beschikbaarstelling en correcte archivering) uitbesteden,<br />

via bijvoorbeeld zo’n centraal platform<br />

met aanvullende dienstverlening. Dat maakt je<br />

flexibeler en stelt je in staat sneller mee te gaan<br />

in de ontwikkelingen. Dat laat echter onverlet<br />

dat de organisaties zelf eerst moeten zorgen<br />

voor een adequate informatiehuishouding. Als<br />

je iets buiten zet, zorg er dan voor dat het er<br />

tenminste goed uitziet. Maak het op orde voor je<br />

het openbaar maakt/laat maken.’<br />

OPEN DATA<br />

Plat: ‘Ik zou zelf liefst nog wat verder willen<br />

gaan. Het publiceren van de informatie gebeurt<br />

nu nog in de vorm van documenten, maar<br />

waarom kan dat niet in de vorm van open data<br />

of datasets? Dat gebeurt nu bijvoorbeeld voor<br />

verkeersinformatie waar dan informatie over<br />

weggegevens in de vorm van een dataset openbaar<br />

beschikbaar is (zie www.rijkswaterstaat.nl/<br />

zakelijk/open-data)?<br />

KANS VOOR VAKGEBIED<br />

INFORMATIE PROFESSIONAL<br />

Wat voor Plat, Van der Jagt en Jawad buiten kijf<br />

staat, is het toenemende belang van de rol van<br />

de informatieprofessional. Plat: ‘Deze ontwikkeling<br />

is een grote kans voor het vakgebied om<br />

zich te onderscheiden. Er is veel deskundigheid<br />

nodig om het kaf van het koren te scheiden en<br />

om orde en structuur aan te brengen. Die deskundigheid<br />

moet wel uit dit vakgebied komen.<br />

Profiteer daarvan en zorg dat je vooraan staat<br />

als de vraag om deskundigheid wordt gesteld in<br />

jouw organisatie.’<br />

STATUS WOO OF STATUS QUO<br />

De Wet Open Overheid (Woo) moet nog<br />

aangenomen worden door het parlement.<br />

De initiatiefnemers voor het wetsvoorstel hebben<br />

op 2 januari <strong>2019</strong> de wijzigingen ingediend bij de<br />

Tweede Kamer en de Raad van State buigt zich<br />

er momenteel over. Na besluitvorming in de<br />

Tweede Kamer volgt besluitvorming in de Eerste<br />

Kamer en uiteindelijk de implementatie van de<br />

Woo. In deze vorm krijgt de nieuwe wet het<br />

fiat van de VNG, met voorbehoud van compensatie<br />

van de meerkosten die door een<br />

uitvoerings toets van VNG Realisatie in beeld<br />

worden gebracht. De wijzigingen geven niet alleen<br />

lucht, maar maken het hele idee van de transparante<br />

overheid een stuk realistischer. En dan zou<br />

implementatie per 2020 haalbaar moeten zijn.<br />

<strong>2019</strong> / 01 <strong>Doxis</strong> <strong>Magazine</strong> 17


WOO en nieuwe Archiefwet komen eraan<br />

HEB JIJ JE<br />

INFORMATIE<br />

OP ORDE?<br />

Graag nodigen we je dit voorjaar uit om tijdens de ABR Regiobijeenkomsten in<br />

gesprek te gaan over niet één maar zelfs twee ‘game changers’ op het gebied<br />

van informatiemanagement: de Wet Open Overheid (Woo) en de nieuwe<br />

Archiefwet. Wat is de impact van deze ontwikkelingen wanneer deze realiteit<br />

worden? Stel je voor dat straks bijna alles openbaar wordt. Wat betekent dat<br />

voor jouw organisatie? Of: de termijn voor overbrenging wordt drastisch ingekort.<br />

Dit betekent dat de manier waarop je informatiebeheer is ingericht, flink<br />

op de schop moet. In het kader van deze ontwikkelingen is het belangrijk om<br />

je huidige informatievoorziening nu tegen het licht te houden.<br />

VRAGEN WAAR WE MEE AAN DE SLAG GAAN:<br />

• Is onze analoge en digitale informatievoorziening<br />

klaar voor de toekomst?<br />

• Is onze informatievoorziening straks klaar<br />

voor volledige openheid en transparantie?<br />

• Hoe zorg ik ervoor dat alle informatie<br />

straks teruggevonden kan worden?<br />

• Hoe borg ik de betrouwbaarheid van<br />

onze informatie?<br />

• Hoe zorg je voor samenwerking<br />

tussen de verschillende disciplines?<br />

• Vereisen deze ontwikkelingen een<br />

andere houding en gedrag ten aanzien van<br />

de rol van informatie binnen de overheid?<br />

WAAROM JE ERBIJ MOET ZIJN<br />

• De bijeenkomst vindt plaats bij<br />

collega-overheden uit jouw regio<br />

• Je maakt kennis met collega’s van<br />

andere overheden uit de regio<br />

• Leren van ervaringen van collega’s<br />

van andere organisaties<br />

• Je hebt het over een thema dat er<br />

echt toe doet in jouw praktijk<br />

• Geen reclame maar inhoud<br />

Meld je aan via www.doxis.nl/regiobijeenkomst<br />

Deelname is gratis voor ABR-leden. Nog geen ABR-abonnee?<br />

Kijk dan op www.doxis.nl/abr voor meer informatie!<br />

18


‘Na het grote succes van 2018...<br />

... presenteert <strong>Doxis</strong> wederom in<br />

samenwerking met New Scientist, hét<br />

toonaangevende platform voor wetenschap<br />

en technologie, het Seminar:<br />

DE ONZICHTBARE<br />

OVERHEID: PRACHTIGE<br />

TOEKOMSTMUZIEK<br />

OF KAKOFONIE?<br />

locatie:<br />

Tivoli-<br />

Vredenburg,<br />

Utrecht<br />

Reserveer je plek alvast via www.doxis.nl/<br />

seminar en zet het in je agenda:<br />

5 NOVEMBER <strong>2019</strong><br />

Deelname is gratis voor ABR-leden.<br />

Geen ABR-abonnee? Dan is je investering<br />

€100,- p.p. (excl. BTW).<br />

Houd de website en social media kanalen<br />

in de gaten voor de laatste updates.<br />

<strong>2019</strong> / 01 <strong>Doxis</strong> <strong>Magazine</strong> 19


MODERNISERING<br />

ARCHIEFWET PRIMA,<br />

MAAR EERST DE BASIS<br />

OP ORDE<br />

Er zijn natuurlijk allerlei gronden die rechtvaardigen dat<br />

de Archiefwet eens nader onder de loep wordt gelegd. Een<br />

goede moderniseringsslag kan zeker geen kwaad. Maar of<br />

de verkorting van de overbrengingstermijn voor blijvend<br />

te bewaren archiefbescheiden van twintig naar tien jaar<br />

nu één van de meest voor de hand liggende verbeteringen<br />

is, valt nog te bezien, vinden Dick de Vries en Annerije van<br />

der Vliet, consultants bij <strong>Doxis</strong>.<br />

20


In zijn brief van 13 pagina’s van 13 juni 2018 legt Arie Slob, minister<br />

voor Basis- en Voortgezet Onderwijs en Media, aan de Tweede<br />

Kamer uit wat zijn plannen zijn met de Archiefwet. Daarin zitten<br />

ook de wijziging van de overbrengingstermijn van twintig naar<br />

tien jaar, actualisering van de begrippen en werkwijzen en zorg<br />

voor bijpassende, eenduidige normen. De Archiefwet moet gaan<br />

aansluiten op de gevolgen van de verschuiving van papier naar<br />

digitaal en de wens tot meer transparantie in het overheidshandelen,<br />

zoals te regelen via het initiatiefvoorstel Wet open overheid<br />

(Woo, zie ook het artikel ‘Van Wob naar Woo’ op pagina 13 van dit<br />

magazine). Concreet wil de minister de wet laten aanpassen op<br />

onderdelen als e-depot en archiefbewaarplaatsen, toezicht, ‘overbrengen’<br />

in de huidige tijd en ketenarchivering. De minister gaat<br />

in dit vernieuwingstraject samenwerken met de decentrale overheden<br />

en vertegenwoordigers uit het vakgebied, de branche en de<br />

instellingen. Tot zover de samenvatting van de brief…<br />

Dick de Vries: ‘Het is een heel ambitieus plan. Het is echter niet zo<br />

eenvoudig in de uitvoering. De vorige wijziging in de overbrengingstermijn,<br />

van vijftig jaar naar twintig jaar, heeft een doorlooptijd van<br />

dertig jaar gehad. Destijds hadden we het niet of nauwelijks over<br />

digital born materiaal. Daar zit de hele wereld nu vol mee. Dat is al<br />

lastig genoeg bij het overbrengen van archiefbescheiden na twintig<br />

jaar. En dan zou het nu met de helft van de tijd verkort moeten<br />

worden? Hoe ga je daar dan mee om? Natuurlijk is het goed<br />

wanneer informatie sneller beschikbaar komt voor publicatie en<br />

raadpleging. Een transparante overheid is alleen maar goed. Maar<br />

het lijkt ons verstandiger om eerst de randvoorwaarden eens onder<br />

de loep te nemen en dan te bezien of en hoe het terugbrengen van<br />

die overbrengingstermijn gerealiseerd kan worden.’<br />

‘Sterker nog,<br />

het zou redelijk<br />

rampzalig zijn als<br />

ze daar alle mail<br />

van medewerkers<br />

in de lagere<br />

schalen na tien<br />

jaar zouden<br />

weggooien.’<br />

Annerije van der Vliet<br />

RANDVOORWAARDEN<br />

Annerije van der Vliet: ‘Er is dus een dubbele uitdaging: allereerst<br />

de druk om die overbrengingstermijn terug te brengen en anderzijds<br />

de enorme hoeveelheden digitaal materiaal die er nu wél zijn<br />

en waar ook wat mee moet gebeuren. Terwijl de e-depots feitelijk<br />

nog in pilotfases zijn, wordt nu al verwacht dat die meteen worden<br />

betrokken in de overbrenging, opslag en het beheer van al die<br />

informatie. We weten eigenlijk nog niet eens helemaal goed hoe dat<br />

moet. Probleem is vooral de opschaling van het volume, in pilots<br />

is veelal gewerkt met kleine volumes, niet met bulk overbrenging.<br />

Daarnaast is er nog weinig ervaring met ter beschikking stellen uit<br />

het e-depot aan de klant. Het lijkt een beetje op ‘komt een klant bij<br />

de balie (of zit achter zijn pc) en vraagt om informatie, maar geen<br />

idee hoe, wat, waar.’ Het is alleen geen grap ben ik bang. Het gaat<br />

om een stortvloed aan informatie die ineens veel eerder moet<br />

<strong>2019</strong> / 01 <strong>Doxis</strong> <strong>Magazine</strong> 21


worden overgebracht. Om welke informatie gaat<br />

het precies? Hoe ga je die informatie benoemen/<br />

classificeren/doorzoekbaar maken? Waar komt<br />

het in beheer? Hoe is de toegankelijkheid geregeld<br />

en voor wie wel/niet? Hoe ga je om met<br />

de metadata uit het DMS? De intentie is prima,<br />

maar zoals het hier wordt aangevlogen is het<br />

eigenlijk niet haalbaar en niet betaalbaar. Ergens<br />

dit jaar volgt een internetconsultatie, waarbij<br />

veel betrokkenen hun ideeën kunnen aangeven.<br />

Er is echter maar weinig tijd voor het verwerken<br />

van alle opmerkingen. De strakke planning staat<br />

voorop. Dat baart mij wel zorgen. Modernisering<br />

van de Archiefwet zijn we direct voor, maar de<br />

basis op orde is de cruciale randvoorwaarde.<br />

Pas dan kun je het hebben over overbrenging en<br />

raadpleegbaar stellen van informatie.’<br />

KLEINERE SCHAAL WERKTE WEL, MAAR…<br />

Dick: ‘Er zijn wat kleine pilots geweest met bijvoorbeeld<br />

Wabo-dossiers. Daarmee ging het<br />

prima. Althans, daar waren ook wel wat strubbelingen,<br />

maar dat werkte redelijk. Echter, met<br />

een beperkt aantal onderscheidende criteria. Je<br />

hebt het nu over een schaalgrootte waar je je<br />

nauwelijks iets bij kunt voorstellen. Wanneer je<br />

alle te bewaren bescheiden niet pas na twintig<br />

jaar maar al na tien jaar wilt gaan overbrengen,<br />

zit daar minstens een factor 100.000 tussen, ik<br />

denk zelfs nog wel meer. Voor elk document<br />

uit een Wabo-dossier zijn nog 100.000 andere<br />

documenten vanuit allerlei andere archieven.<br />

Die schaalgrootte wordt echter in deze discussie<br />

niet meegenomen. Daarnaast wordt de kwestie<br />

van openbaarheid versus privacy ineens naar<br />

voren geduwd. Wie gaat dat schiften op documentniveau?<br />

Bij tachtig miljoen documenten?’<br />

WAT IS EEN DIGITAAL ARCHIEF?<br />

Het hele project, of idee eigenlijk nog, is ingegeven<br />

vanuit het Rijk. Annerije: ‘De belangen van en<br />

specifieke problemen voor de lagere overheden,<br />

waar zeker veel van het werk terecht komt omdat<br />

daar de basis ligt, zijn wat mij betreft onvoldoende<br />

meegenomen. Men lijkt zich op Rijksniveau niet zo<br />

van dat feit bewust. Neem het ‘proeftuinen’ met<br />

e-mailarchivering. Helemaal hip and happening<br />

bij ministeries maar voor gemeenten lost het niks<br />

op. Sterker nog, het zou redelijk rampzalig zijn als<br />

ze daar alle mail van medewerkers in de lagere<br />

schalen na tien jaar zouden weggooien. Nog<br />

belangrijker: in het hele idee van minister Slob mis<br />

ik de onderbouwing en een definitie en omschrijving<br />

van een digitaal archief met de bijbehorende<br />

verantwoordelijkheden, inclusief het toezicht. Hoe<br />

controleer en beheers je dat niet ergens nog wat<br />

kopietjes achterblijven van stukken? Waar hebben<br />

we het eigenlijk over? Wat is er naast de ‘traditionele’<br />

documenten zoal aan informatie die gebruikt<br />

wordt, zoals websites of een relationele database.<br />

Hoe gaan we daar mee om? Wat betekent archiveren<br />

voor al die uiteenlopende informatievormen?<br />

Hoe zit het met inzagerecht, correctierecht, het<br />

recht vergeten te worden et cetera. Wie heeft<br />

welke verantwoordelijkheden? Wie controleert<br />

wat en wie? Is het niet verstandig om het daarover<br />

eerst met elkaar eens te worden? Dan kunnen we<br />

het daarna gaan hebben over de inrichting van<br />

zo’n ‘nieuw digitaal archief’ dat aansluit op een<br />

‘De vorige wijziging in de<br />

overbrengings termijn, van<br />

vijftig jaar naar twintig jaar,<br />

heeft een doorlooptijd van<br />

dertig jaar gehad. Destijds<br />

hadden we het niet of<br />

nauwelijks over digital born<br />

materiaal. Daar zit de hele<br />

wereld nu vol mee.’<br />

Dick de Vries<br />

22


‘vernieuwde en op hedendaagse informatiestromen<br />

ingestoken’ Archiefwet? Zo’n modern kader<br />

moet veel meer zeggen over toekomstbestendigheid,<br />

compliancy en privacy enzovoorts’<br />

ONRUSTIG<br />

Dick: ‘Als specialisten zijn we met onze opdrachtgevers<br />

elke dag bezig met deze materie. Als mensen<br />

uit ons vakgebied bedenkingen hebben tegen<br />

de manier waarop en het tempo waarin nu de<br />

Archiefwet zou moeten worden aangepast, zegt<br />

dat toch iets. Dat wij de antwoorden niet direct<br />

hebben, geeft eens te meer aan dat de discussie<br />

nog lang niet is afgerond, maar dat het wel de verkeerde<br />

kant dreigt op te gaan. Misschien om toch<br />

maar iets voor elkaar te krijgen? Maar wat je dan<br />

voor elkaar krijgt, is gebaseerd op drijfzand en<br />

vormt bepaald geen stevig fundament voor een<br />

stabiel, helder en toekomstbestendig informatiebeheer.<br />

Wetten zijn (nog) niet altijd allemaal in<br />

overeenstemming met elkaar. Functies lopen nog<br />

langs elkaar heen, zoals de Functionaris Gegevens<br />

Bescherming, een archivaris en een IT-beveiliger.<br />

Die doen allemaal vanuit hun eigen vakgebied<br />

goede dingen, maar er is nog lang geen sprake van<br />

een eenduidige en goede afstemming. Er is (nog)<br />

geen sprake van een integrale aanpak. Daarmee<br />

leg je wel het probleem bij de zorgdragers voor al<br />

die te bewaren bescheiden. Zij mogen het uitzoeken.<br />

Zo kunnen we de recht- en bewijszoekende<br />

burgers toch niet op een goede manier bedienen?<br />

Waar blijven die eigenlijk in het hele verhaal?’<br />

het informatielandschap. Dat vergroot het inzicht<br />

en de transparantie. Van daaruit ga je verder<br />

werken aan een heldere en transparante manier<br />

van informatievastlegging in een geordende structuur.<br />

De basis voor een ordelijk archief.’<br />

Dick: ‘Werkelijkheid en wet liggen zo ver uit elkaar<br />

dat snel (deel)oplossingen worden aangedragen<br />

voor nú. Maar het gaat niet om nú. Het gaat om<br />

morgen en later. Vergelijk het maar met het doel<br />

om naar 5G te gaan, terwijl we nog de grootste<br />

moeite hebben met de overgang van 2G naar 3G.<br />

We hebben het al over Blockchain, maar hebben<br />

nog geen moderne, volledig digitaal werkende<br />

overheid. We leggen een warmtepompinstallatie<br />

aan, maar hebben het huis niet geïsoleerd, dus alle<br />

warmte vliegt weg… Veel problemen worden echter<br />

weg gedefinieerd in plaats van opgelost. Daarnaast<br />

mag het ook nog eens (bijna) niets kosten.’<br />

Het goede nieuws is dat een impopulair onderwerp,<br />

wat dat is archiveren in de regel, wel volop<br />

onder de aandacht wordt gebracht. Annerije:<br />

‘Maar de overheid zou zichzelf eigenlijk opnieuw<br />

moeten uitvinden als het gaat om beheer van<br />

informatie. Begin met een nieuwe, in deze<br />

moderne tijd passende ordeningsstructuur.<br />

Breng in kaart welke en hoeveel informatie in al<br />

die systemen zit, welke algoritmes waarbij horen,<br />

wie wat deelt met wie en wanneer et cetera. Dat<br />

is complex, maar daar ligt wel de start voor de<br />

oplossing van het probleem.’<br />

WAAROM ARCHIVEER JE?<br />

Basisvraag: waarom archiveer je? Voor verantwoording.<br />

Daarin moet je ook moderne ontwikkelingen<br />

meenemen maar die moet je dan wel kunnen zien.<br />

Annerije: ‘Kijk eens vanaf een hoger abstractieniveau<br />

naar wat zich onder jouw ogen afspeelt in<br />

‘Kijk eens vanaf een hoger<br />

abstractieniveau naar wat zich<br />

onder jouw ogen afspeelt in het<br />

informatielandschap. Dat vergroot<br />

het inzicht en de transparantie.’<br />

Annerije van der Vliet<br />

<strong>2019</strong> / 01 <strong>Doxis</strong> <strong>Magazine</strong> 23


EXPEDITIE<br />

ZWERM<br />

HET PRAKTISCH<br />

VERVOLG OP<br />

‘DE ZWERM. EEN<br />

VERHAAL OVER<br />

DE VIRTUELE<br />

SAMENLEVING’<br />

DE WEG VAN<br />

ANALOOG<br />

NAAR VIRTUEEL<br />

WERKEN<br />

HET<br />

TWEEDE<br />

BOEK VAN<br />

DOXIS!<br />

Er voltrekt zich een wereldrevolutie. De werkplek van<br />

de toekomst is online, robots schuiven aan als ‘virtuele collega’s’.<br />

In het nieuwe boek van <strong>Doxis</strong>, ‘Expeditie Zwerm’, gaan wij samen<br />

met jou op expeditie naar de virtuele toekomst.<br />

‘Expeditie Zwerm’ fungeert als een routekaart,<br />

we nemen de lezer mee langs vier fasen van<br />

werk organiseren: analoog, hybride, digitaal<br />

en virtueel. Stap voor stap doorlopen we deze<br />

fasen, aan de hand van verhalen en voorbeelden.<br />

Door welke tendensen ontstaat de noodzaak<br />

om je organisatie te veranderen en hoe pak je<br />

dat aan? Is het mogelijk om je organisatie zo te<br />

veranderen, dat je grip houdt op een virtueel<br />

werkveld dat voortdurend in beweging is?<br />

Ga mee op expeditie en krijg<br />

een antwoord op deze vragen.<br />

Download nu gratis ‘Expeditie<br />

Zwerm’ op www.doxis.nl/<br />

dezwerm. Beschikbaar als<br />

ePub en PDF.<br />

Als digitaal mensenwerk wordt:<br />

www.doxis.nl

Hooray! Your file is uploaded and ready to be published.

Saved successfully!

Ooh no, something went wrong!