Doxis Magazine zomer 2019

MAGAZINE
Hét vakblad voor Informatiemanagers
2019 / 02
UITGAVE VAN DOCUMENTWERELD
RIJKSUNIVERSITEIT
GRONINGEN
OP WEG NAAR DIGITAAL BESTUREN
TEM
je ongestructureerde data!
ALMERE:
Grip op archiefzorg
DAAN ROOVERS:
Wat is de publieke opinie?

EXPEDITIE
ZWERM
HET PRAKTISCH
VERVOLG OP
‘DE ZWERM. EEN
VERHAAL OVER
DE VIRTUELE
SAMENLEVING’
DE WEG VAN
ANALOOG
NAAR VIRTUEEL
WERKEN
HET
TWEEDE
BOEK VAN
DOXIS!
Er voltrekt zich een wereldrevolutie. De werkplek van
de toekomst is online, robots schuiven aan als ‘virtuele collega’s’.
In het nieuwe boek van Doxis, ‘Expeditie Zwerm’, gaan wij samen
met jou op expeditie naar de virtuele toekomst.
‘Expeditie Zwerm’ fungeert als een routekaart,
we nemen de lezer mee langs vier fasen van
werk organiseren: analoog, hybride, digitaal
en virtueel. Stap voor stap doorlopen we deze
fasen, aan de hand van verhalen en voorbeelden.
Door welke tendensen ontstaat de noodzaak
om je organisatie te veranderen en hoe pak je
dat aan? Is het mogelijk om je organisatie zo te
veranderen, dat je grip houdt op een virtueel
werkveld dat voortdurend in beweging is?
Ga mee op expeditie en krijg
een antwoord op deze vragen.
Download nu gratis ‘Expeditie
Zwerm’ op www.doxis.nl/
dezwerm. Beschikbaar als
ePub en PDF.
Als digitaal mensenwerk wordt:
www.doxis.nl

INHOUDSOPGAVE
BLOG ONNO
GEMEENTE
DE MOOR:
ALMERE:
Tem je ongestructureerde data!
Weten wat je hebt is cruciaal
4
Grip op archiefzorg na
verbeterproject. Controle
op processen en informatie
16
RIJKSUNIVERSITEIT
GRONINGEN:
‘College van Bestuur goes digital’
Digitaal Vergaderen als basis voor
digitale ondersteuning van het
bestuurlijke proces
6
INFORMATIEGESTUURD
WERKEN HOOG OP
OVERHEIDSAGENDA:
:Maar hoe dan?
20
DENKER DES
VADERLANDS:
Laten we ons leiden
door informatiekwantiteit?
10
COLOFON
Adresgegevens
Doxis
Loire 126
2491 AJ DEN HAAG
070-3177172
www.doxis.nl
info@doxis.nl
Volg Doxis ook op
Redactie
John de Waard, TAPAS,
Tekstschrijven als Passie
Eindredactie
Max Beekhuis (Doxis)
Geraldine Scholten (Doxis)
Fotografie Doxis Seminar:
Arjan van Bruggen
Opmaak en beeldredactie
Spankracht Ontwerpers,
Lunteren
Realisatie
Vakwereld
Postbus 277
3880 AG PUTTEN
Productie
Deze uitgave is
geproduceerd op papier,
digitaal gepubliceerd voor
e-readers en de artikelen
zijn te vinden op
www.documentwereld.nl
en www.doxis.nl/publicaties
Auteursrechten
Vakwereld
2019 / 02 Doxis Magazine 3

Door: Onno de Moor
TEM JE ONGESTRUCTUREERDE
DATA
De wereld verzamelt steeds meer data, en met een onrustbarend
groeiende snelheid. Vanaf het begin van de beschaving tot
ongeveer 2003 produceerde de mensheid zo’n 5 exabyte aan
data. Nu produceren we deze hoeveelheid elke twee dagen.
90 procent van alle data is in de afgelopen 2 jaar gegenereerd.
Op zich is er niets mis met data, maar het
probleem is dat een groot deel hiervan ongestructureerd
is. Deze ‘dark data’ omvat inmiddels
al zo’n vier vijfde van de totale databerg. En
daarmee beginnen de echte problemen.
Ongestructureerde data is onbruikbaar. Je
weet niet wat erin zit, wat de structuur is en
hoeveel informatie daarvan misschien belangrijk
is. Hoe kun je voldoen aan de eisen van de
nieuwe privacywetgeving, als je niet eens weet
wélke informatie er in je data zit? Het kán gevoelige
informatie zijn, zodat je de wet overtreedt
zonder dat je daarvan op de hoogte bent. Totdat
zich een lek voordoet en alle gegevens op straat
liggen. En hoe kun je voldoen aan de Wet openbaarheid
bestuur en straks aan de Wet open
overheid, als je niet weet waar je de informatie
moet vinden? De AVG verplicht je om persoonsgegevens
te vernietigen als de persoon daarom
vraagt. Maar als je niet weet waar je deze moet
vinden, sta je met de mond vol tanden.
4

DATABERG
Stel je data voor als een ijsberg. Het grootste
deel ligt onder water; je ziet het niet. Wat
boven het water uitsteekt is de kritische informatie
die je dagelijks gebruikt en die nodig is
om jouw organisatie te laten werken. Direct
onder het oppervlak ligt een groot deel dat ooit
kritisch was. Het is gebruikt en daarna opgeslagen
om vervolgens nooit meer aangeraakt
te worden: redundant, overbodig geworden en
triviaal, kortom ROT.
Het grootste deel van de berg bevindt zich
daar weer onder, het is de ‘dark data’, verzameld
door mensen, machines en allerlei
werkprocessen. Je hebt geen idee wat er zich
in dat donkere deel schuilhoudt. Het zijn gegevens
die zijn verzameld door sensoren, video’s
van beveiligingscamera’s, en vele, vele documenten
van lang, lang geleden.
NIEUWE INZICHTEN
Tuurlijk, je kunt de dark data negeren. Je hebt
het immers niet nodig voor je dagelijkse workflow.
Maar voor hetzelfde geld bevindt zich
in die dark data waardevolle informatie die
gebruikt kan worden om de processen in de
organisatie beter te laten verlopen. Of nieuwe
toepassingen mogelijk te maken. Door, bijvoorbeeld,
data uit de berg te leggen op andere data
bijvoorbeeld, kun je plotseling nieuwe inzichten
verkrijgen waarmee beleid kan worden gemaakt;
informatiegestuurd beleid.
DIGITALE DOMPTEUR
Als alle plannen en elke beleidsmaatregel kan
worden onderbouwd met keiharde gegevens
uit de databerg, dan hebben we de heilige graal
gevonden. De kwaliteit van de dienstverlening
van de overheid gaat met sprongen vooruit, en
er komen nieuwe impulsen voor veiligheid, handhaving,
onderhoud en schuldhulpverlening, om
maar eens een paar beleidsterreinen te noemen.
Die heilige graal zal wel een onbereikbaar ideaal blijven, maar we kunnen wel
flinke stappen in de goede richting maken. Digitaal werken betekent voortdurend
aanpassen, herordenen, migreren. Om digitale informatie te temmen is een digitale
dompteur nodig: een beheeromgeving die structuur aanbrengt en die inspeelt op
de voortdurende veranderingen die digitalisering met zich meebrengt.
Hoe kunnen we van de ongestructureerde databerg bruikbare informatie maken?
Hoe kun je ervoor zorgen dat je conform de wet met data werkt en deze veilig
beheert? Daarover in een volgend magazine meer.
2019 / 02 Doxis Magazine
5

DIGITAAL VERGADEREN ALS BASIS VOOR
DIGITALE ONDERSTEUNING VAN HET BESTUURLIJKE PROCES:
‘COLLEGE VAN BESTUUR
RUG GOES DIGITAL’
De deadline om elke vrijdag op tijd alle vergaderstukken en -agenda
rond te hebben voor de collegevergadering van maandag lag behoorlijk
zwaar op de maag bij het (bestuurs)secretariaat van het College van
Bestuur van de Rijksuniversiteit Groningen (RUG). Het project ‘Digitaal
Aanleveren, Vergaderen en Archiveren’ maakte daar een einde aan.
Doxis Informatiemanagers, Corrine van der Meer, en het Facilitair
Bedrijf van de RUG, Ate Veenstra, zien nu dat er meer flexibiliteit
is, minders stress en dat alle relevante stukken ook direct worden
gearchiveerd, door middel van de inzet van het DMS Corsa.
MERCATOR GEBOUW VAN DE RUG
De Rijksuniversiteit Groningen hoort bij de drie
grootste universiteiten van Nederland. Zo’n 6000
medewerkers doen dagelijks hun werk en er zijn
ongeveer 30.000 studenten aangesloten. Enkele
jaren geleden ging het archief over naar het
Facilitair Bedrijf, waarna in 2017 Ate Veenstra
daar de gelederen kwam versterken. Hij stond
mede aan de basis van het Project ‘Digitaal
Studentendossier’ bij studenten geneeskunde
bij het Universitair Medisch Centrum Groningen
(UMCG). ‘Dat traject om die dossiers over te
zetten naar digitale dossiers verliep succesvol.
De informatie was uiteraard veelal wel
digitaal aanwezig, maar er was geen digitale
dossierstructuur, waardoor steeds alles bij
elkaar gezocht moest worden. Nu is er overzicht
en kunnen medewerkers alle voor hen relevante
informatie daadwerkelijk bereiken.’
STRESS VOOR VERGADERINGEN
Dat succes was aanleiding om Veenstra te
betrekken bij het Facilitair Bedrijf. Daar was
behoefte aan een dergelijke stap. Met name de
6

FACILITAIR BEDRIJF RUG
vergaderingen van het College van Bestuur, elke
maandag, waren een aanslag op het (bestuurs)
secretariaat. Iedereen moest tijdig worden
voorzien van de stukken en de agenda. Maar
als op maandagmorgen de vergaderingen zijn,
moeten die zaken allemaal uiterlijk vrijdag
geregeld zijn’, aldus Corrine van der Meer. Zij
begeleidde het Facilitair Bedrijf namens Doxis
bij dit project. ‘Het secretariaat werkt met
een vergadertool. Echter, die was niet goed
toegespitst op de eisen van de RUG en er was
geen koppeling met het DMS. Het resultaat was
dat veel informatie op vrijdag handmatig, file
voor file werd doorgezet naar de vergadertool
en daarnaast beschikbaar werd gesteld via
netwerkschijven. Op zijn minst niet ideaal…’
DIGITAAL VERGADEREN
Veenstra wilde een oplossing om de stap
te kunnen zetten naar volledige digitale
ondersteuning van het bestuurlijke proces. ‘Het
gaat niet alleen om het digitaal vergaderen. Dat
is wel een goede basis, maar het uiteindelijke
resultaat moet zijn dat de mensen die
beslissingen moeten nemen, kunnen beschikken
over alle relevante informatie op het juiste
moment. Alle informatie die de vergadering
in moet en die er weer uit komt, al dan niet
als beslissing, memo, achtergrond, aanvulling
et cetera, moet direct op een goede manier
worden gearchiveerd. Digitale ondersteuning
van het bestuurlijke proces houdt in dat je
informatie direct bij het ontstaan al archiveert
en doorzoekbaar maakt op een voor alle
betrokkenen logische manier.’
INFORMATIE WAS OVERAL EN NERGENS
Van der Meer: ‘Eigenlijk kwam het erop aan
om het proces van informatie verzamelen
voorafgaand aan het vergaderen aan te
pakken. Informatie stond op netwerkschijven,
in het archief of waar mensen ‘hun’ informatie
maar opslaan. De vergaderstukken stonden
uiteindelijk weliswaar in het vergadersysteem,
maar daarin zat geen of onvoldoende structuur.
Dat betekent in de praktijk dat er verschillen
in versies konden ontstaan, het was veel werk
om iets te vinden en er waren ook nog wat
technische dingetjes. Daardoor waren sommige
documenten niet te openen.’
Daarnaast moest de oplossing voldoen aan
wet- en regelgeving, waaronder de AVG. En
als aanvulling: het moest bovenal veilig zijn,
want het gaat hier om uiterst vertrouwelijke
informatie van het College van Bestuur.
Veenstra: ‘Digitaal is leidend, welke oplossing
we ook zouden bedenken. Er is hier al
2019 / 02 Doxis Magazine 7

‘We wilden een ‘standaard’
oplossing, maar wel één die
is toegesneden op wat het
College van Bestuur nodig
heeft en vooral, waar het
secretariaat snel en efficiënt
mee kan werken.’
Ate Veenstra
genoeg fysiek materiaal, maar het moet juist
mogelijk zijn om bijvoorbeeld ook vanaf een
iPad informatie te zien. Mits aan de juiste
randvoorwaarden is voldaan uiteraard.’
AANPASSEN MAAR NIET ÉCHT ANDERS
Het proces moest aangepast, maar zo weinig
mogelijk afwijken van de huidige werkwijze.
Van der Meer: ‘Om de acceptatie zo hoog
mogelijk te krijgen, moesten we ervoor
zorgen dat aan alle eisen met betrekking
tot structuur, beschikbaarheid, veiligheid en
vertrouwelijkheid werd voldaan, maar ook dat
het niet ineens een heel andere procedure zou
worden. Dat is gelukt.’
Gekozen is voor GemeenteOplossingen, voor
deze omgeving de ‘GO-app’ gedoopt. Van der
Meer: ‘Het is natuurlijk niet heel bijzonder dat
een College van Bestuur van een universiteit
vergadert en daarvoor op de juiste wijze
digitaal gefaciliteerd moet worden. Dergelijke
overlegstructuren komen bij andere instellingen
en overheden ook voor. Deze GO-applicatie is
een vergaderoplossing met direct een standaard
koppeling met het DMS Corsa. Dat was een
belangrijke reden om afscheid te nemen
van de tot dan gebruikte vergadertool als
vergaderinstrument.’
EIGEN, MAAR GEEN MAATWERK
Veenstra vult aan: ‘Die koppeling was voor ons
onderdeel van een belangrijke randvoorwaarde:
geen maatwerk of ingewikkelde ontwikkeltrajecten.
We wilden een ‘standaard’ oplossing,
maar wel één die is toegesneden op wat het
College van Bestuur nodig heeft en vooral, waar
het secretariaat snel en efficiënt mee kan werken.’
Alle communicatie gaat nu via de digitale weg. De
vergaderstukken en de agenda worden in de loop
van de vrijdag bij elkaar gebracht, waarbij direct
de stukken worden voorzien van metadata om
ze te kunnen archiveren in Corsa. Alle informatie
wordt opgeslagen en beheerd volgens het
bijbehorende recordmanagement regime.
BOVENAAN BEGINNEN
Waar bij veel organisaties dergelijke
digitaliseringstrajecten op de werkvloer
beginnen, is hier gekozen om juist helemaal
aan de top te starten. Van der Meer: ‘Het idee
daarachter was dat als het bij deze doelgroep
goed zou vallen, het voor anderen makkelijker
te accepteren zou zijn. Het draagvlak zou
meteen een grote impuls krijgen.’ Echter, als
het bij de eerste de beste gelegenheid fout
zou gaan, was het effect precies omgekeerd.
Van der Meer, terugkijkend: ‘We hielden bij
de eerste keer daarom ook de oude manier
nog achter de hand. We waren zelf in het
Academiegebouw aanwezig om bij te springen
mocht ergens iets haperen of verkeerd lopen.
Immers, die maandag werd er wel gewoon
vergaderd en moesten de collegeleden kunnen
beschikken over de stukken en de agenda.
Dat liep uit op een anticlimax. Tenminste, als
je het zo zou willen noemen. Het ging in één
keer goed. Alles liep als een trein…’ Dat was
de alles beheersende eis van het College: het
systeem moest honderd procent goed lopen.
Fouten mochten hooguit zijn veroorzaakt door
menselijk handelen.
GOEDE VOORBEREIDING IS HET HALVE WERK
Nu is na elke maandagse vergadering van het
College van Bestuur direct alle informatie,
8

zoals besproken tijdens de vergadering en met
eventuele aanvullingen, gestructureerd op de
juiste plaats, gekoppeld aan de juiste metadata
opgeslagen en beschikbaar via het DMS.
Veenstra: ‘In de loop van vrijdag erop zijn dan
de stukken weer aangevuld en wordt de agenda
bijgewerkt voor de volgende vergadering. Het
secretariaat is heel enthousiast: het scheelt daar
veel tijd en stress om alles bij elkaar te hebben
en te houden. Er is grip op informatie.’
De start was voortvarend, maar dat kwam mede
doordat de overgang goed was voorbereid.
Van der Meer: ‘Mensen kregen trainingen
en proefsessies om zich vooraf te kunnen
oriënteren. Alhoewel de gebruiker wel heel
praktisch door het systeem wordt geleid.’
VEEL VOORDELEN, MINDER FOUTEN
EN LAGERE KOSTEN
De grote voordelen:
• Er is een uniforme workflow, die het
hele informatiebeheerproces rondom
de vergaderingen aanstuurt;
• De deadlines zijn voor het secretariaat
veel beter te hanteren, waar vroeger
nogal wat extra werk werd vereist is
nu een eventueel herstel eenvoudiger;
• Werken vanuit de takenlijst is voor
medewerkers heel overzichtelijk;
• En last but not least, er is grip op
informatiestromen.
‘Dat laatste is misschien wel het meest essentieel’,
aldus Veenstra. ‘Waar voorheen iemand drie dagen
per week mee bezig was, gebeurt nu ‘on the fly’.
Het werk komt geleidelijk en gestructureerd binnen
bij het secretariaat. Besluiten naar aanleiding
van de vergadering kunnen automatisch aan de
auteur van die stukken worden meegedeeld;
conceptagenda’s en besluitenlijsten worden
gegenereerd en kunnen eventueel last minute
aangepast, beoordeling van stukken kan efficiënter
worden afgehandeld. Kortom, het bespaart veel
tijd (en dus geld) en het hele proces verloopt een
stuk rustiger en met grote precisie.’
De volgende stap is om het systeem verder
uit te rollen naar andere overlegstructuren
binnen de universiteit. Uiteindelijk moeten al die
zaken op elkaar en op het DMS aansluiten, met
gebruikmaking van zaakgericht archiveren. Dan
komt bijvoorbeeld ook alles rondom een digitaal
studentendossier op zijn plek, inzichtelijk gemaakt
volgens dezelfde methodieken. ‘Wel volgens de
weg der geleidelijkheid en met inachtneming van
bijbehorende rechten en plichten’, aldus Veenstra.
‘Wat ik nog wil benadrukken is de goede wil van
alle betrokkenen in en buiten de organisatie.
Maar ook het feit dat wanneer medewerkers
om aandacht voor een probleem vragen, je
die ook moet geven. Wij hebben gezien dat
zelfs wanneer je dan even op de fiets stapt en
naar een ander gebouw gaat, het probleem
een stuk sneller en definitiever is opgelost. Het
gaat hier om grote veranderingen in de manier
van werken voor mensen. Dat mag je nooit
onderschatten’, aldus Veenstra tot slot.
‘Om de acceptatie zo hoog
mogelijk te krijgen, moesten
we ervoor zorgen dat aan
alle eisen met betrekking tot
structuur, beschikbaarheid,
veiligheid en vertrouwelijkheid
werd voldaan, maar ook dat
het niet ineens een heel andere
procedure zou worden.’
Corrine van der Meer
2019 / 02 Doxis Magazine 9

10
FOTOGRAFIE: PAUL TEIXEIRA

DENKER DES VADERLANDS
DAAN ROOVERS:
DE ROL VAN
BEREIKBAARHEID
EN KWALITEIT
VAN INFORMATIE IN
‘DE PUBLIEKE OPINIE’
In gesprek met de Denker des Vaderlands, een
rol die sinds maart 2019 wordt vervuld door Daan
Roovers. Een gesprek over de rol van informatie
bij de vorming van ‘de publieke opinie’; over
normaliserend versus polariserend, en over de
grote zwijgende meerderheid. Een intrigerend en
fascinerend gesprek over hoe we omgaan met
kwantiteit versus kwaliteit. ‘Meer is zeker niet
altijd beter’, aldus Daan Roovers.
HET DEBAT VERHARDT
Het maatschappelijk debat verhardt. Althans, zo lijkt het op het
eerste gezicht, maar is dat ook zo? ‘Het lijkt er inderdaad op alsof
de maatschappij altijd uit twee groepen bestaat die lijnrecht
tegenover elkaar staan, ongeacht het onderwerp. Er is een groep
voorstanders en er is een groep tegenstanders en die gaan keihard
tegen elkaar in, langs alle denkbare communicatiekanalen. Dat is
wat je ziet en hoort. Een grote, veelal zwijgende meerderheid denkt
echter veel genuanceerder over diezelfde onderwerpen. Of het nu
over democratie gaat of over vluchtelingen, over klimaat of politiek.
Die meerderheid mengt zich echter niet in de discussie, omdat ze
zich anders gedwongen voelt te moeten kiezen: wie niet voor mij
is, is tegen mij. De nuance in de discussie raakt daarmee uit beeld,
waardoor het lijkt alsof de maatschappij steeds verder polariseert.
Roovers gaat zich de komende
twee jaar inzetten voor het
‘publiek denken’. Zij heeft het
daarbij tot haar persoonlijke
missie gemaakt om de filosofie
in de publieke ruimte te krijgen.
‘Als filosoof ontwikkel ik manieren
om mensen aan het denken te
zetten. Investeren in individuele
en collectieve denkkracht is mijn
voornaamste drijfveer. De kracht
van publiek denken? Dat is hardop,
gezamenlijk en interactief denken’,
aldus Roovers.
2019 / 02 Doxis Magazine 11

Informatie, de bereikbaarheid ervan, de duiding
en hoe je daarmee omgaat, speelt daarin zeker
een rol. Waar mensen zich voorheen verdiepten
in een onderwerp en de achtergronden om zich
daarna een mening te kunnen vormen, gaat die
meningsvorming nu, doordat iedereen altijd en
overal online is en met elkaar verbonden, veel
sneller. Het draait bovendien (bijna) alleen nog
om de kwantiteit van de informatie waarop de
mening wordt gebaseerd. Kwantiteit en kwaliteit
zijn synoniem geworden, maar meer is zeker
niet altijd beter.’
lucratief verdienmodel. De meest opvallende,
meest gelezen, meest gewaardeerde, meest
gekochte onderwerpen krijgen de meeste aandacht.
Betekent dat ook dat de informatiewaarde
daarvan voor de discussie daarover hoger is?
Wanneer je iéts wilt veranderen in de vorming
van de publieke opinie en meer nuance wilt
(kunnen) aanbrengen, zou je dáár moeten beginnen.
Mijn idee zou zijn om internet meer als
publieke infrastructuur in te zetten, met een
aantal sturende criteria die niet economisch
gedreven zijn. Zie het een beetje als de discussie
die nu gaande is over de (rol van de) publieke
omroep versus die van de commerciële omroepen:
wie gaat wat uitzenden en wat is de rol van
welk medium? Bij een publieke infrastructuur
gaat het in de eerste plaats om de beschikbaarheid
van feitelijke en gecontroleerde informatie.
Het gaat dus per se niet over een zo groot mogelijk
bereik’ Hoe je dat dan exact zou moeten of
INTERNET ALS PUBLIEKE INFRASTRUCTUUR
Roovers constateert dat internet, als grootste
drager van al die informatie, eigenlijk nog maar
net is begonnen. ‘Dat klinkt wat vreemd misschien,
maar het fenomeen internet bestaat
pas zo’n dertig jaar. De bedenker ervan had
vast niet helemaal deze huidige vorm en inhoud
voor ogen. Internet is van technologie tot een
economisch verdienmodel getransformeerd.
Informatie zelf is de basis van een – bijzonder
‘Die meerderheid mengt
zich echter niet in de
discussie, omdat ze zich
anders gedwongen voelt
te moeten kiezen: wie niet
voor mij is, is tegen mij.’
12

‘We vinden informatie die onze eigen standpunten
onderbouwt altijd al overtuigender en zoekmachines
stemmen ook nog eens de resultaten af op onze eigen
voorkeuren. Dat versterkt die tunnelvisie alleen nog maar.’
kunnen vormgeven is een andere discussie.
‘Dat is misschien meer iets voor de ‘Doener des
Vaderlands’. Ik geef slechts aan dat bepaalde
fenomenen in de maatschappij een oorzaak
hebben. En de bron van die oorzaak ligt volgens
mij bij het steeds vaker volledig ontbreken van
de nuance in het debat. Er is geen ruimte en aandacht
meer voor het andere geluid. Hoe krijgen
we het andere geluid weer terug in de discussie?’
GEZOND KRITISCH BLIJVEN KIJKEN
Mensen zoeken vooral bevestiging van wat ze
zelf al vinden of denken, zoals psycholoog en
Nobelprijswinnaar Daniel Kahneman al constateerde.
We vinden informatie die onze eigen
standpunten onderbouwt altijd al overtuigender
en zoekmachines stemmen ook nog eens de resultaten
af op onze eigen voorkeuren. Dat versterkt
die tunnelvisie alleen nog maar. Met als gevolg dat
mensen geen idee meer hebben van wat er zich
buiten die tunnel afspeelt… Internet is de mooiste
en grootste informatiebron die we ooit tot onze
beschikking hebben gehad, maar ondanks dat
lezen we in feite toch elke dag ‘The Daily Me’, zoals
Harvard jurist Cass Sunstein het noemde: een
gepersonaliseerd nieuwsoverzicht van precies
2019 / 02 Doxis Magazine 13

‘We kunnen nog niet zo
goed omgaan met nieuwe
technologie en het inschatten
van de voor- en nadelen.’
informatie over leerlingen, ouders, school et
cetera. Daar was laatst nog een item over in het
landelijke nieuws, dus zeg niet dat zoiets hier niet
gebeurt.… Het getuigt van het feit dat privacy
weliswaar een groot goed is, maar dat economische
krachten vooralsnog veel sterker zijn.’
datgene wat je al interesseert, wat je vaak al wist
en wat aansluit bij jouw opvattingen. Maar is dat
eigenlijk wel wat we zouden moeten willen? Die
zoektocht naar de bevestiging van wat je zelf al
vindt, is overigens een heel menselijk verschijnsel,
maar daar zouden we tegenin moeten gaan.
Treed eens buiten je comfortzone! We moeten
echter actief naar die keerzijde van de medaille
zoeken. Eigenlijk moeten we gewoon gezond kritisch
kijken naar wat je krijgt voorgeschoteld.’
PRAGMATISCH
Als voorbeeld hoe je polarisatie kunt overwinnen,
verwijst Roovers naar lokale politieke initiatieven:
‘Neem als voorbeeld de discussie over windmolens.
In grote lijnen zijn de meesten het wel eens
dat we in ieder geval iets moeten verzinnen om
andere vormen van energie te gaan benutten.
Laten we het zo noemen. Daarin kunnen windmolens
een bepaalde rol spelen. Welke rol en
hoe groot die rol is, valt over te discussiëren,
maar je wilt ergens beginnen. Niemand wil echter
zo’n windmolenpark in zijn achtertuin hebben.
Stel je echter een vorm van winstdeling in het
vooruitzicht, gaan mensen daar misschien toch
weer anders over denken. Je kunt heel lang over
principes discussiëren, maar in de politiek moet
je soms ook een beetje pragmatisch zijn. Het
alternatief is dat je het nooit met elkaar eens gaat
worden en dan gebeurt er ook niets. Terwijl heel
veel mensen het over de basis, namelijk andere
vormen van energieopwekking introduceren en
stimuleren, wél eens zijn.’
CONSEQUENTIES EN UITDAGINGEN
Natuurlijk is niet alles slecht, vindt Roovers. ‘Als
je deze voorbeelden zo op een rij zet en ook de
(ogenschijnlijke) polarisatie ziet in het publieke
debat, zou je dat misschien gaan denken. Het
punt is echter, dat we van veel dingen de consequenties
nog niet kunnen overzien. We
kunnen nog niet zo goed omgaan met nieuwe
technologie en het inschatten van de voor- en
nadelen. De gevolgen van het toepassen van
bijvoorbeeld Artificial Intelligence zijn nu nog
nauwelijks te bevatten. Hoe ver wil je daarin
gaan? Gaan we naar een toekomst waar robots
steeds meer menselijke eigenschappen krijgen,
met bijbehorende verantwoordelijkheden?
Waar – gesproken over de onzichtbare overheid
- algoritmes de toewijzing en hoogte van de uitkering
bepalen? Waar predictive analyses voor
ons gaan bepalen wie er een uitkering krijgt, en
wie er extra in de gaten gehouden wordt? Dan
worden onze vooroordelen al snel een self fulfilling
prophecy. Veranderingen gaan heel snel,
maar we overzien de consequenties niet.’
‘We staan voor grote uitdagingen, bijvoorbeeld
om voor het internet weer die oorspronkelijke
publieke functie te heroveren’, aldus Roovers.
‘Maar misschien is het nog wel te vroeg. Zoals ik al
zei, het internet is er ‘nog maar’ dertig jaar. Bij elke
beweging in de maatschappij komt na verloop van
tijd weer een tegenbeweging. Gaan we daarop
wachten of nemen we zelf het initiatief?’
Er zit uiteraard, zoals altijd, ook hier
een keerzijde aan die pragmatische
houding. Soms is een principiëlere
opstelling nodig, beseft Roovers. ‘Als
ik bijvoorbeeld lees dat Amazon
actief wil gaan worden in de zorgsector
heb ik daar zelf wel mijn
bedenkingen bij. Ook in het onderwijs
komen ‘deals’ voor: leveranciers
die kortingen bieden in ruil voor
Denker de Vaderlands, Daan Roovers,
is één van de sprekers op 5 november tijdens
het Doxis Seminar in TivoliVredenburg in Utrecht.
Zorg dat je er bij bent! Kijk voor meer informatie
over het programma op www.doxis.nl/seminar.
14

2019 / 02 Doxis Magazine 15

Gemeente Almere en de verbeterde archiefzorg:
ROLLEN DUIDELIJK, PROCES
OP ORDE EN CONTROLE
OVER DE UITVOERING
Remco Schilderinck is sinds oktober 2017 als CIO aangesteld bij de
gemeente Almere. Hij is een man die niet speciaal een technische
achtergrond heeft, maar wel een sterke affiniteit heeft met ICT. ‘Ik
ben meer iemand voor de grote lijnen, voor het overzicht’, aldus
Schilderinck, ‘van speerpunten benoemen, erover nadenken en
vervolgens (samen) heel pragmatisch aanpakken.’
Dat kwam mooi uit, want het proces rondom (het
bewaken en de verantwoording van) de archiefzorg
kon wel een boost gebruiken. Samen met
Pearl Hagen van Doxis Informatiemanagers en
de andere gemeentelijke stakeholders heeft
Schilderinck na een periode met onder meer een
wisseling van de wacht op strategische plaatsen
weer volledig grip op het proces rondom het jaarlijkse
archiefinspectierapport. Inclusief de daarbij
behorende management letter, mét de interpretatie
en de concreet te ondernemen acties op
basis van de bevindingen van de inspecteur.
plek was eigenlijk onduidelijk wie nu waarvoor verantwoordelijk
was en welke acties van wie werden
verwacht. Via de gemeentesecretaris – de uiteindelijk
verantwoordelijke voor archiefzorg - kreeg
ik als CIO en afdelingsmanager, dit onderwerp
van archiefzorg binnen mijn portefeuille toegewezen.
Er zijn echter organisaties met mensen die
daar inhoudelijk veel meer verstand van hebben,
zoals Doxis. Mij gaat het als CIO vooral om hoe de
processen verlopen, wat de voortgang is en wat
de status van de acties die zijn afgesproken. Dat
inzicht ontbrak eigenlijk grotendeels.’
ONDUIDELIJKE VERANTWOORDELIJKHEDEN
‘Een gemeente is een complexe organisatie met als
grootste gemene deler de dienstbaarheid aan de
burgers en ondernemingen’, begint Schilderinck.
‘Dat betekent dat je intern vooral overzicht moet
creëren en grip hebben op planning, capaciteit
en assets. En op (de kwaliteit van) informatie en
informatiebeheer, want dat loopt bij een overheid
als een rode draad door alle processen en de
hele organisatie. Bij mijn aantreden in 2017 liep
het proces van de archiefvorming en de daarbij
horende jaarlijkse inspectie niet zo lekker. Na een
wisseling van de wacht in 2018 op een strategische
VAN PERSONEN AFHANKELIJK
Pearl Hagen van Doxis Informatiemanagers
was binnen Almere op ad interim basis aangesteld
als Informatie Beheer Officier (IBO). ‘Die
IBO is weer ondersteunend aan de CIO, Remco.
Hij heeft mij als beleidsadviseur gevraagd het
proces van de archiefzorg in kaart te brengen en
vooral oplossingen aan te dragen ter verbetering
van de doorloop van het proces.’
Wat was precies het probleem? Hagen: ‘Op het
moment dat de jaarlijkse archiefinspectie haar
bevindingen in een rapport naar de gemeente
16

HET GEMEENTEHUIS VAN ALMERE
Almere communiceerde, was niet meer duidelijk
van wie op dat moment welke actie werd
verwacht. De normale procedure is dat er een
management letter, dat is feitelijk de reactie van
het verantwoordelijke management naar het
College van B&W op het archiefinspectierapport,
wordt opgesteld. Inclusief de aanbevelingen
en acties die ondernomen moeten worden.
Dat moet eerst de ambtelijke route ingaan,
waarbij het management, het Strategisch
Informatieoverleg (SIO) waar de CIO voorzitter
van is en de gemeentesecretaris zijn betrokken.
Daarna gaat het de bestuurlijke route in, wordt
het besproken met de verantwoordelijke wethouder
en gaat vervolgens via B&W naar de
gemeenteraad. Na vaststelling door B&W gaat
het vervolgens naar de toezichthouder, in dit
geval de provincie. Dat hele proces verliep uiterst
‘Dat hele proces verliep uiterst
moeizaam en was te zeer
afhankelijk van personen in
plaats van rollen.’
Pearl Hagen
moeizaam en was te zeer afhankelijk van personen
in plaats van rollen. Dat was langzaamaan zo
gegroeid, maar is natuurlijk absoluut niet wenselijk.
Op het moment dat iemand in een bepaalde
rol wegviel, bleef het proces hangen.’
‘En dat was precies wat er was gebeurd. Als IBO
heb ik, en straks mijn opvolger, de verantwoordelijkheid
voor het maken en handhaven van
het beleid op het gebied van informatiebeheer,
waar dit uiteraard onder valt. Zo zijn er meer
stakeholders, zoals de gemeentearchivaris, die
hierin eveneens een belangrijke rol spelen. Een
adequate archiefzorg is immers de basis om
te kunnen voldoen aan wet- en regelgeving.
Ook de concerncontroller van de gemeente
(Henk Jan Bodewitz) heeft een belangrijke rol
gespeeld bij de inrichting van het hoofdproces
Archieftoezicht. Daarnaast is er binnen Almere
een werkgroep Tactisch Informatie Overleg (TIO,
opgezet om de multidisciplinaire samenwerking
te borgen), een Chief Information Security
Officer (CISO) en ten slotte nog een Privacy
Information Officer (PIO) die weer specifiek over
de regels rondom de bescherming van persoonsgebonden
informatie gaat’, aldus Hagen.
2019 / 02 Doxis Magazine 17

INVENTARISATIE EN VASTSTELLEN
VAN VERANTWOORDELIJKHEDEN
Aangezien er nogal wat onduidelijkheden in
het proces van de archiefzorg waren, is eerst in
samenspraak met de gemeentearchivaris, de
CIO, de CISO, de PIO en leden van de TIO een
inventarisatie gemaakt van hoe het hele proces
zou moeten verlopen. Inclusief de bijbehorende
deelprocessen én met de verantwoordelijkheden
alle betrokkenen op een specifiek moment
in het proces. Hagen: ‘Gezamenlijk is het proces
opnieuw gedefinieerd en is de stip op de
horizon gezet. Daarna is voor alle betrokkenen
duidelijk (gemaakt) hoe het proces - en elk specifiek
deelproces - moet verlopen om dat doel te
bereiken en binnen welk tijdpad.
Schilderinck: ‘Het resultaat is dat voor mij als
eindverantwoordelijke nu op elk moment duidelijk
is waar ik kan sturen. Dat duidelijk maken
van die verantwoordelijkheden en wat van wie
wordt verwacht op een bepaald moment is voor
mij de grootste winst van dit verbeterproject.’
In het verleden kwam het voor dat Almere nog
bezig was met de verwerking van de consequenties
en acties voortvloeiend uit de vorige
archiefinspectie als de volgende zich alweer
aankondigde. Schilderinck: ‘Dat kan natuurlijk
niet. Zo blijf je achter de feiten aanlopen. Niet
elk probleem binnen archiefzorg zal meteen
heel dringend zijn, maar je wilt er wel bovenop
zitten. Het hele doel van dit project was daarom
dat de vaststelling van de consequenties naar
aanleiding van het archiefinspectierapport naar
voren in de tijd moest. Het inspectierapport
staat namelijk in een specifieke paragraaf in de
jaarrekening van de gemeente. Die komt in mei
ter beoordeling in de raad… Dan kan het niet zo
zijn dat wij ergens in het najaar de verwerking
van de vorige inspectie achter de rug hebben
met de management letter, conclusies, acties
et cetera. Dat betekent per saldo dat er eigenlijk
geen adequate prioritering en budgettering
in de jaarrekening staat. Je loopt een jaar achter
in de verantwoording naar raad en provincie als
toezichthouders op het hele proces.’
EERDER STARTEN MET HET PROCES
Dus om altijd helemaal bij te zijn moest het
proces rond het archiefinspectierapport sneller
en volgens een strak stappenplan en met
heldere verantwoordelijkheden en actiemomenten
van betrokkenen verlopen. Hagen: ‘In de
praktijk betekent het dat we het inspectierapport,
inclusief de management letter, eind april
aan het college van B&W moeten presenteren.
Terug redenerend in tijd: willen we alle betrokkenen
kunnen raadplegen over de bevindingen
‘Dat duidelijk maken van die verantwoordelijkheden en
wat van wie wordt verwacht op een bepaald moment is
voor mij de grootste winst van dit verbeterproject.’ .
Remco Schilderinck
18

in het inspectierapport, moeten we minimaal
twee maanden daarvóór die bevindingen voorleggen.
Kortom, eind van de zomer moeten we
aan de slag met het rapport van de archiefinspectie.
In de praktijk startten we per saldo een
paar maanden te laat, omdat niet helder was
hoe strak de planning moest zijn om de producten
allemaal op tijd klaar en inhoudelijk op
elkaar afgestemd te krijgen.’
Op het moment dat deze conclusie naar boven
kwam en de gesprekken met de werkgroep met
alle betrokkenen in volle gang waren, was het al
eind 2018 en lag het archiefinspectierapport van
dat jaar te wachten. Schilderinck: ‘Toch zijn we er
dankzij een actieve en intensieve samenwerking
met alle betrokkenen in geslaagd om dit proces
alsnog voor de presentatie van de jaarrekening
2019 op te leveren. Zodat alles wat er aan informatie
en acties voortvloeit uit de meest recente
archiefinspectie beschikbaar is voor de mensen
die beslissingen moeten nemen. Waardoor ze
budgetten en prioriteiten kunnen vaststellen.’
PRIORITERING MOGELIJK MAKEN
Hagen: ‘Het grote voordeel van het weer op
orde hebben van dit toch belangrijke proces, is
inderdaad dat niet alleen beslissingen kunnen
worden genomen op actuele en onderbouwde
informatie, maar ook dat je nu prioriteiten kunt
stellen. Het is niet per definitie een ramp als
je iets wat nog niet helemaal op orde is, niet
meteen aanpakt. Zolang je maar kunt onderbouwen
waarom je bijvoorbeeld eerst voorrang
geeft aan andere zaken. Dat heet risicogestuurd
werken. Niet álles is urgent… Een ander voordeel
is dat we door het starten van onze interne ‘Plan-
Do-Check-Act’-cyclus in staat zijn proactief te
handelen op een inspectie. Op het moment dat
een inspecteur nog bezig is met zijn inspectie,
kunnen wij daarop inspelen en aangeven welke
zaken we al extra aandacht geven. Puur omdat
we weten dat bij de archiefinspectie gecontroleerd
wordt op basis van de tien KPI’s die de VNG
heeft aangegeven met betrekking tot archiefzorg.
De status van onze archiefzorg kunnen we
door die interne audit veel eenvoudiger op voorhand
zelf al inschatten. Als je weet waar de pijn
zit en je bent actief bezig die pijn te verhelpen,
kun je toewerken naar een ‘pijnvrije’ organisatie…
Daar krijg je dan ook de ruimte voor.’
‘‘Zolang je maar kunt
onderbouwen waarom je
bijvoorbeeld eerst voorrang
geeft aan andere zaken. Dat
heet risicogestuurd werken.
Niet álles is urgent…’
Pearl Hagen
Met ingang van deze zomer moet Almere
het weer helemaal zelf oppakken. Maar daar
heeft Schilderinck het volste vertrouwen in.
‘De opvolgster van Pearl is samen met haar
al een maand bezig met de overdracht van
alle lopende onderwerpen. Die overlappende
tijd dat ze hier samen zijn, helpt daarbij. We
hebben in de tussentijd ook een voortschrijdend
werkplan gemaakt voor de komende drie
jaar, inclusief prioritering, zodat voor iedereen
duidelijk is wat er de komende tijd staat te
gebeuren en wat van wie wordt verwacht.’
2019 / 02 Doxis Magazine 19

INFORMATIEGESTUURD
WERKEN HOOG OP
OVERHEIDSAGENDA:
MAAR HOE DAN?
Door Maurice van Turnhout
20

Informatiegestuurd werken staat hoog
op de overheidsagenda. Het platform
NL DIGIbeter moet het contact tussen
overheid, burgers en ondernemers
bevorderen. Volgens Onno de Moor van
Doxis Informatiemanagers is het echter
zaak om informatiegestuurd werken niet
alleen af te laten hangen van applicaties,
algoritmes en software: ‘Technologie
moet een middel zijn, niet het doel.’
In de huidige situatie blijft 80% van de digitale data verborgen,
verklaart De Moor. ‘Net als bij ijsbergen zit het
grootste deel van databergen onder de waterspiegel. Deze
databergen groeien ook nog eens exponentieel. Als je echt
informatiegestuurd wil werken, moet je dus eerst een licht
schijnen op die overvloed aan verzonken, ongestructureerde
data. Pas dan voldoe je aan de randvoorwaarden om informatiegestuurd
te werken.’
Hoe bedwing je een databerg? ‘Eerst zoek je uit of de onontgonnen
80% data potentieel waarde of risico oplevert voor
je organisatie. Zijn er dubbelingen, moet je bepaalde data
bewaren of vernietigen? Het kan zijn dat data gevoelige persoonsgegevens
bevat volgens de Algemene Verordening
Gegevensbescherming (AVG). Doxis maakt dan samen met
de klant de afweging of het om aanvaardbare risico’s gaat.
Het is immers een illusie om te denken dat we databergen
volledig kunnen beheersen. Als de risico’s groot zijn treffen
we maatregelen om ze te verkleinen.’
Data krijgt volgens De Moor pas kwaliteit in een gesprek
met de klant over governance (goed bestuur), risk (risicobeperking)
en compliance (rechtmatigheid). ‘Pas als een
organisatie daarin heldere keuzes maakt bereik je operational
excellence, optimale dienstverlening. Bij Doxis is de
mate waarin je voldoet aan wet en regelgeving onmogelijk
los te denken van je kernwaarden als organisatie. Wat voor
organisatie wil je zijn?’
‘Pas als een
organisatie daarin
heldere keuzes
maakt bereik
je operational
excellence,
optimale
dienstverlening.’
Onno de Moor
2019 / 02 Doxis Magazine 21

Pas als de organisatie de bruikbare data heeft
geïnventariseerd is het mogelijk om de kwaliteit
ervan te verhogen. ‘Bij Doxis noemen we dat
curatie. Je voegt waarde aan data toe, zodat de
gebruiker ermee kan werken. Dat doe je door
data te selecteren en waarderen, door te verfijnen,
reduceren, vereenvoudigen, presenteren
en verklaren.’
De laatste anderhalf jaar krijgt Doxis steeds
meer vragen over informatiebeheer, constateert
De Moor. ‘De invoering van de AVG heeft
ongetwijfeld bijgedragen aan een proces van
bewustwording.’
Maar informatiebeheer is ook de verantwoordelijkheid
van individuele vakmensen, stelt De Moor.
‘Kenniswerkers worden steeds belangrijker, maar
in de praktijk denken zij vaak nog: ik doe mijn
eigen stukje werk, informatiebeheer is het terrein
van de afdeling IT. Volgens Doxis is informatiebeheer
een essentieel onderdeel van ieders werk.
Als je bijvoorbeeld verantwoordelijk bent voor het
bouwen van een brug, ben je ook verantwoordelijk
voor kwalitatief informatiebeheer. Met data
kan je verantwoorden dat je die brug stevig hebt
gebouwd, je zorgt ervoor dat anderen op jouw
werk kunnen voortborduren. Vakmensen zijn ook
proceseigenaar, dat verantwoordelijkheidsgevoel
mag nog wel wat meer doordringen.’
‘Bij Doxis noemen we
dat curatie. Je voegt
waarde aan data toe,
zodat de gebruiker
ermee kan werken.’
Onno de Moor
22

DOXIS SEMINAR 2019
RESERVEER DE DATUM ALVAST IN JE AGENDA: 5 NOVEMBER 2019
2019 / 02 Doxis Magazine 23

‘Na het grote succes van 2018...
... presenteert Doxis wederom in
samenwerking met New Scientist, hét
toonaangevende platform voor wetenschap
en technologie, het Seminar:
DE ONZICHTBARE
OVERHEID: PRACHTIGE
TOEKOMSTMUZIEK
OF KAKOFONIE?
locatie:
Tivoli-
Vredenburg,
Utrecht
Reserveer je plek alvast via www.doxis.nl/
seminar en zet het in je agenda:
5 NOVEMBER 2019
Deelname is gratis voor ABR-leden.
Geen ABR-abonnee? Dan is je investering
€100,- p.p. (excl. BTW).
Houd de website en social media kanalen
in de gaten voor de laatste updates.