Lias - Archief van het Vlaams Parlement

Archief van het Vlaams Parlement
Migratie van het hybride archief naar Lias
• Migratie van het volledig archief van het Vlaams Parlement naar Lias
• Beschrijving van het hybride (papieren en digitale) archief in het
archiefbeheersysteem (scopeArchiv)
• Ingest van de digitale archiefbestanden in het e-depot (Teneo), met
persistente links naar de bestanden in het archiefbeheersysteem
• Ontsluiting en visualisatie van de bestanden
• Full text search via Limo en ElasticSearch
• Gemeenschappelijke view in Limo voor bibliotheek en archief
limo.libis.be/VLP

Partners
• Archief van het Vlaams Parlement
• LIBIS
Producten
• Rosetta
• scopeArchiv
• Limo
• LIBIS Resolv
• ODIS
Context
De oudste archieven van het Vlaams Parlement gaan terug tot 7 december 1971. Het archief vormt de
multimediale neerslag van de parlementaire en administratieve werking van de assemblée en zijn
administratie. Naast dit archief kan het Archief ook andere bestanden verwerven. Zo is het de
volksvertegenwoordigers, politieke fracties van het Vlaams Parlement en de para-parlementaire instellingen
toegelaten hun archieven over te dragen en te laten beheren door het Archief van het Vlaams Parlement.
Het Vlaams Parlement gebruikte tot 2018 een archiefbeheersysteem (‘Athena’) gebaseerd op de Alfresco open
source software, versie 3. Het doel van het archiefbeheersysteem is het op een veilige manier bewaren en
ontsluiten van het ‘parlementair archief’: de decentraal gevormde archieven worden op een gestructureerde
manier opgenomen in een digitaal depot (e-depot), gecontroleerd, beveiligd, verder ontsloten en vanuit dit
depot opvraagbaar en raadpleegbaar gemaakt voor de langere termijn.
Oplossing
De beschrijving van het archief gebeurt in scopeArchiv. De digitale archiefstukken worden ingeladen in Rosetta
(Teneo) voor langetermijnbewaring. LIBIS Resolv zorgt voor een persistente link naar de bestanden. Deze link
en de bijhorende beschrijvende metadata worden opgeladen in scopeArchiv. De beschrijvingen en de
bestanden worden gepubliceerd en ontsloten via de OPAC van scopeArchiv en Limo. Het beheer van de
toegangsrechten is een belangrijk onderdeel van het systeem.

Meer Informatie
Archiefbeschrijving (scopeArchiv)
• De archivaris maakt een archiefschema op in scopeArchiv. Daarin worden reeksen, bestanddelen of stukken
geplaatst. De titel en datering van de beschreven elementen zijn zichtbaar in een boomstructuur en kunnen
via drag-and-drop verplaatst worden.
• Beschrijvingen kunnen op elk niveau verrijkt worden met trefwoorden en verwijzingen naar personen en
organisaties die beschreven zijn in ODIS.
• Elk bestanddeel krijgt in scopeArchiv een uniek referentienummer dat gebruikt wordt bij het het koppelen
van de digitale documenten aan de archiefbeschrijving.
E-depot (Teneo)
• De bestanden met een set van beschrijvingselementen worden ingeladen in het e-depot. Tijdens het
inladen van de bestanden in het e-depot gebeuren er een aantal processen met het oog op de preservatie
zoals controle op virussen, checksums, bestandsidentificatie, risicoanalyse en validatie van de content.
• De toegangsrechten voor de geïngeste bestanden worden in Teneo vastgelegd. In scopeArchiv kunnen
daarnaast ook bijkomende tijdelijke beperkingen vastgelegd of gedocumenteerd worden, zoals afscherming
omwille van privacywetgeving. Zo worden bestanden beveiligd en zijn ze enkel toegankelijk met een
wachtwoord.
• De Resolver zorgt voor een persistente URL zodat er een duurzame en universele link wordt gelegd naar de
digitale bestanden in het e-depot.
Ontsluiting en visualisatie van de bestanden
• De archivaris heeft controle over de toegangsrechten van de delen van het archief.
• Het archief wordt ontsloten via de verschillende platforms: Limo en de OPAC van scopeArchiv. De toegang
tot deze platforms wordt voorlopig beperkt tot het Archief zelf en de leden van de parlementaire
gemeenschap.
Preservatie van de bestanden
Via de preservatiemodule van Teneo kan het volledige preservatieproces beheerd en uitgevoerd worden, van
het identificeren van een risico tot de evaluatie van verschillende mogelijke oplossingen. Preservatieacties
gebeuren zoals altijd na overleg met de partner.
Afbeelding p2: Invoerscherm scopeGo

Over LIBIS
LIBIS heeft meer dan 40 jaar ervaring met het aanbieden van betrouwbare, flexibele en
tegelijkertijd innovatieve informatieoplossingen voor bibliotheken, archieven, onderwijs-,
onderzoeks-, erfgoed- en publieke instellingen. De aanpak van LIBIS wordt gekenmerkt door vijf
kernwaarden: Open, Duurzaam, Innovatief, Efficiënt en Dialoog. Met een team van een 20-tal
ervaren medewerkers worden volgende diensten aangeboden:
LIBISnet is met meer dan 80 bibliotheken het
grootste wetenschappelijke bibliotheeknetwerk
van België. Met Alma en Primo
(Limo) beschikken zij over performante
systemen die toelaten om op grote schaal
samen te werken en hun collecties (gedrukt,
digitaal of elektronisch) op de best mogelijke
manier te beheren en ontsluiten.
Limo is zoveel meer dan enkel een OPAC, het is
een hedendaags personaliseerbaar zoekplatform
dat toegang biedt tot een enorme
rijkdom aan (wetenschappelijke) informatie
waarbij toegang tot het bronmateriaal centraal
staat. Grasduinen in gedigitaliseerde erfgoedcollecties
kan op een intuïtieve manier met
directe toegang naar het bestand.
Kleine en grote erfgoedinstellingen kunnen
terecht bij Heron. Door de flexibiliteit en
openheid van de systemen (Omeka,
CollectiveAccess, Teneo en LIBIS Resolv)
kunnen verschillende types van collecties op
een professionele, duurzame en visueel
aantrekkelijke manier worden beheerd en
ontsloten.
In Lias draait alles rond archieven, met
scopeArchiv kunnen analoge, digitale en
hybride archieven worden beheerd en
ontsloten in een omgeving op maat van de
archivaris. Een koppeling met ODIS staat garant
voor hoogwaardige beschrijvingen en met
Teneo blijven de bestanden voor de lange
termijn bewaard en toegankelijk.
Teneo zorgt voor de langetermijnbewaring van
bestanden in een e-depot (Rosetta) waarbij de
uniciteit, authenticiteit en integriteit
gegarandeerd worden. Via de Teneo Ingester,
die gekoppeld is aan diverse beheersystemen
kunnen bestanden gemakkelijk worden
aangeboden voor opname waarna ze via
hoogwaardige viewers kunnen gepresenteerd
worden.
LIBIS+ staat voor innovatie en expertisedeling.
Naast een uitgebreid consultancyaanbod en
mogelijkheden voor specifieke ontwikkeling
heeft LIBIS veel ervaring als (technisch) partner
in Europese, nationale en lokale projecten.
Hierdoor beschikt LIBIS over een uitgebreid
netwerk en expertise rond nieuwe
toepassingen in linked en big data, AI, datavisualisatie,
Research Data Management enz…
LIBIS
Willem De Croylaan 54, bus 5592 - B3001 Heverlee
+32 16 32 22 66
into-info@libis.be - www.libis.be