1595310 Vrijwilligersgids A5 2020_HR

UMCUTRECHT

Vrijwilligersgids

Samen werken

betekent veel


In ons ziekenhuis werken ruim

200 vrijwilligers. Voor onze patiënten is

de hulp van deze vrijwilligers van grote

betekenis. Onze vrijwilligers bieden

opvang, begeleiding en extra service aan

patiënten en hun familie. Daarmee

helpen zij het verblijf in het ziekenhuis

aangenamer te maken.

U gaat binnenkort aan het werk als

vrijwilliger in het UMC Utrecht. Daarom

ontvangt u deze vrijwilligersgids. In de

gids leggen wij de spelregels van het

vrijwilligerswerk aan u uit. Bij de

vrijwilligersactiviteit die u straks gaat

doen, ontvangt u ook een serviceplan.

In dit serviceplan staan de afspraken en

regels voor de activiteit, die u gaat doen.

De vrijwilligersgids en het serviceplan

vormen samen de basis van ons

vrijwilligersbeleid in het UMC Utrecht.


Inhoud

Inleiding 3

Over het werk 4

Uitgangspunten4

Serviceplan5

Vrijwilligersgroepen5

Contactpersoon6

Werkoverleg 6

Scholing en ontwikkeling 7

Financiën7

Werving en selectie 8

Functie-eisen8

Uitzonderingen9

Mondelinge overeenkomst 9

Introductie en evaluatie 10

Inwerken10

Proeftijd10

Evaluatie10

Vervolggesprek10

Rechten en plichten 12

Uitvoeringsregelingen15

Privacy15

Schademelding 16

Alarmnummer 16

Diefstal 16

Gevonden en verloren voorwerpen 16

Onkostenvergoeding 17

Lidmaatschap van de Personeelsvereniging UMC Utrecht 18

Parkeren 18

Toegang tot Connect en Internet 19

Vrijwilligersgids UMC Utrecht 1


Centraal Introductie Programma nieuwe medewerkers 19

Introductieochtend voor nieuwe FB medewerkers 20

Checklist inwerken 20

Integrale veiligheidsmodule 20

Kleding 20

Afmelding 21

Wijziging persoonsgegevens 21

UMC-pas 21

Medisch Onderzoek 21

Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) 22

Problemen op de werkvloer 22

Beleid tegen ongewenst gedrag 23

Beëindiging van het vrijwilligerswerk 23

Contact24

Bureau Vrijwilligerszaken 24

Contact en vragen 24

2 UMC Utrecht Vrijwilligersgids


Inleiding

In ons ziekenhuis werken ruim 200 vrijwilligers. Voor onze patiënten is de

hulp van deze vrijwilligers van grote betekenis. Onze vrijwilligers bieden

opvang, begeleiding en extra service aan patiënten en hun familie.

Daarmee helpen zij het verblijf in het ziekenhuis aangenamer te maken.

Je gaat binnenkort aan het werk als vrijwilliger in het UMC Utrecht.

Daarom ontvang je deze vrijwilligersgids. In de gids leggen wij de

spelregels van het vrijwilligerswerk aan je uit. Bij de vrijwilligersactiviteit

die je straks gaat doen, ontvang je ook een serviceplan. In dit serviceplan

staan de afspraken en regels voor de activiteit die je gaat doen. De

vrijwilligersgids en het serviceplan vormen samen de basis van ons

vrijwilligersbeleid in het UMC Utrecht.

Vrijwilligersgids UMC Utrecht 3


Over het werk

Vanuit Bureau Vrijwilligerszaken organiseren en coördineren wij het

vrijwilligerswerk in het UMC Utrecht. Zo hebben wij een aantal uitgangspunten

geformuleerd waar het vrijwilligerswerk aan moet voldoen. Voor

jou een handige leidraad. Lees hieronder alles wat je nodig hebt tijdens je

werk, zoals het serviceplan, je contactpersoon, scholingsmogelijkheden

en werkoverleg.

Uitgangspunten

Voor het vrijwilligerswerk in ons ziekenhuis gelden de volgende

uitgangspunten:

• Vrijwilligerswerk is werk dat in enig georganiseerd verband onverplicht

en onbetaald wordt verricht voor anderen of de samenleving.

• Het vrijwilligerswerk in het UMC Utrecht wordt georganiseerd en

gecoördineerd vanuit Bureau Vrijwilligerszaken en is decentraal georganiseerd.

Vrijwilligers worden ingezet op verzoek en met instemming van

beroepskrachten. Een afdeling, divisie of directie bepaalt of er met

vrijwilligers wordt gewerkt en welke taken vrijwilligers gaan uitvoeren.

Dit gebeurt binnen de voorwaarden en uitgangspunten die hiervoor in

het UMC Utrecht zijn gesteld. Organisatie en coördinatie vinden plaats

in nauwe samenwerking met de leiding van de betreffende afdeling.

Bureau Vrijwilligerszaken is verantwoordelijk voor de uitvoering van de

vrijwilligersactiviteit in zijn geheel, terwijl de operationele aansturing

van de vrijwilligers de verantwoordelijkheid is van een leidinggevende

van de betrokken divisie, dienst of directie.

• Vrijwilligerswerk is een aanvulling op wat beroepskrachten doen.

Vrijwilligers verrichten geen taken waarvoor normaal gesproken

betaalde krachten worden aangesteld.

• Vrijwilligers in het UMC Utrecht vormen een aparte discipline met eigen

taken en verantwoordelijkheden. In de serviceplannen zijn de specifieke

taken en verantwoordelijkheden per activiteit vastgelegd. De

serviceplannen worden regelmatig bijgesteld.

• Vrijwilligers hebben hart voor de zaak, een servicegerichte instelling,

een welgemeende belangstelling voor mensen en zijn betrouwbaar,

discreet en oprecht in hun benadering.

4 UMC Utrecht Vrijwilligersgids


• Een vrijwilligersactiviteit moet voldoen aan bepaalde voorwaarden. Zo

moet er sprake zijn van een goede begeleiding op de werkvloer en

goede mogelijkheden voor samenwerking tussen beroepskrachten en

vrijwilligers. Diensten van vrijwilligers moeten direct ten goede komen

aan de patiënt of zijn naasten.

• Vrijwilligerswerk is onverplicht. De vrijwilliger kiest in vrijheid voor het

verrichten van vrijwilligerswerk binnen een bepaalde activiteit in het

UMC Utrecht. Deze vrije keus brengt wel verplichtingen met zich mee.

Er is daarbij geen sprake van een arbeidsovereenkomst bij het UMC

Utrecht in de zin van de CAO Universitair Medische Centra. Wel zijn

bepaalde UMC-regelingen voor betaalde medewerkers ook van

toepassing voor vrijwilligers en worden er met vrijwilligers aparte

afspraken gemaakt waaraan zij zich moeten houden.

• Het vrijwilligerswerk wordt niet betaald. Vrijwilligers ontvangen geen

tegenprestatie in de vorm van materiële beloning of betaling van de

werkzaamheden. Vrijwilligers krijgen wel een reiskostenvergoeding en

kunnen gebruik maken van een aantal voorzieningen in het UMC

Utrecht.

Serviceplan

Voordat een vrijwilligersactiviteit start, maakt Bureau Vrijwilligerszaken

eerst een serviceplan. Dit gebeurt in overleg met de leidinggevende van

de afdeling. In dit serviceplan leggen we afspraken vast over verantwoordelijkheden

en taken op die bepaalde werkplek. Een serviceplan is

gebaseerd op het UMC-beleid voor vrijwilligerswerk, zoals vastgesteld

in deze vrijwilligersgids. Het is een overeenkomst tussen Bureau

Vrijwilligerszaken en de betrokken divisie, dienst of directie.

Vrijwilligersgroepen

In het UMC Utrecht is het vrijwilligerswerk georganiseerd in diverse

vrijwilligersactiviteiten. Als vrijwilliger werk je in een vrijwilligersgroep

met een vaste samenstelling. Je werkt in teamverband en voert je taak

zelfstandig uit, aan de hand van de serviceplannen. Sommige groepen

werken voor één afdeling, andere groepen werken onder leiding van een

afdeling of dienst voor meerdere afdelingen.

Vrijwilligersgids UMC Utrecht 5


Contactpersoon

De meeste vrijwilligersgroepen hebben een contactpersoon. Deze

vrijwilliger is het eerste aanspreekpunt voor de andere vrijwilligers, de

leidinggevende en de manager of operationeel coördinator vrijwilligerszaken.

De contactpersoon zorgt voor continuïteit in de groep en coördineert

bij vervangingsproblemen. Ook zorgt hij/zij voor het inwerken van

nieuwe vrijwilligers en voor de algemene ondersteuning van de activiteit.

Aan een contactpersoon stellen wij aanvullende eisen.

Een contactpersoon moet:

• in staat zijn tot overzicht van het totaal;

• affiniteit hebben met de taken van contactpersoon en betrokken zijn bij

de activiteit als geheel;

• over coördinerende vaardigheden beschikken;

• ervaring hebben in het uitvoerend werk.

Werkoverleg

Minimaal twee keer per jaar is er een vergadering met elke vrijwilligersgroep.

(Het dierenproject en de tijdschiftenservice vormen hierop een

uitzondering). Bureau Vrijwilligerszaken organiseert deze vergadering en

verzorgt het voorzitterschap en de notulering.

Bij de vergadering zijn aanwezig: de vrijwilligers van de betreffende

groep, de leidinggevende en eventueel andere betrokkenen, de manager

vrijwilligerszaken en de operationeel coördinator van Bureau Vrijwilligerszaken.

De vergadering heeft de functie van werkoverleg. Er is ruimte voor

informatie-uitwisseling en om onderling contact en betrokkenheid te

vergroten.

Tijdens de vergadering komen regelmatig thema’s aan bod die relevant

zijn voor vrijwilligers van die specifieke activiteit. Met deze thema’s kun je

als vrijwilliger je deskundigheid vergroten. Dit helpt om je betrokkenheid

en invoelingsvermogen naar de doelgroepen van een afdeling verder te

vergroten. Het gaat bij deze thema’s niet om het verstrekken van medische

of verpleegkundige informatie. Dit blijft voorbehouden aan de

zorgverleners.

6 UMC Utrecht Vrijwilligersgids


Scholing en ontwikkeling

Aan vrijwilligers worden bij werving en selectie geen opleidingseisen

gesteld. Wel worden er door Bureau Vrijwilligerszaken regelmatig scholingsbijeenkomsten

en workshops georganiseerd over uiteenlopende

onderwerpen, waarvoor vrijwilligers zich kunnen opgeven.

Financiën

Bureau Vrijwilligerszaken zorgt voor alle faciliteiten die te maken hebben

met het vrijwilligerswerk in het algemeen, zoals administratiekosten,

vergaderaccommodatie, bedrijfskleding, scholing en reiskosten van

vrijwilligers. Het bureau heeft hiervoor een eigen budget.

De betreffende divisie of dienst betaalt de kosten van faciliteiten die

nodig zijn voor een adequate vervulling van de vrijwilligerstaken op de

afdeling, zoals een garderoberuimte, een werkruimte of een balie,

telefoon etc.

Vrijwilligersgids UMC Utrecht 7


Werving en selectie

Vrijwilligerswerk bij het UMC Utrecht is belangrijk werk. Als vrijwilliger

kun je echt iets doen voor patiënten en hun naasten. Daarom is onze

aanpak professioneel. Wij zien vrijwilligerswerk als een baan. Een baan

waar je niet voor betaald wordt, maar wel veel voor terug krijgt. Je kunt je

belangstelling aangeven voor één of meerdere afdelingen. Als daar

vacatures zijn, benaderen wij je persoonlijk. We werven en selecteren

geschikte kandidaten. Zo weet je zeker dat je straks de juiste persoon

bent op de juiste plek.

Functie-eisen

Vanuit Bureau Vrijwilligerszaken werven en selecteren wij nieuwe

vrijwilligers. Onze manager vrijwilligerszaken voert een eerste gesprek

met jou als kandidaat om je geschiktheid te beoordelen. In een tweede

gesprek bepaalt de leidinggevende van de afdeling of hij/zij zich in jou

als voorgedragen kandidaat kan vinden.

Als vrijwilliger moet je voldoen aan de volgende criteria:

• Betrouwbaar en discreet zijn en over een positieve en servicegerichte

instelling beschikken;

• Mentaal en fysiek fit zijn;

• Zelfstandig kunnen werken én kunnen samenwerken met collegavrijwilligers

en beroepskrachten;

• Betrokkenheid bij de patiënten kunnen combineren met het vermogen

tot afstand nemen;

• Levenservaring hebben, met mensen kunnen omgaan en gemakkelijk

contact leggen;

• Gangbare omgangsvormen in acht nemen;

• Over voldoende tijd beschikken;

• Telefonisch en per mail bereikbaar zijn.

Naast bovenvermelde algemene criteria moet je aan de specifieke eisen

van de betreffende activiteit voldoen. Deze eisen zijn in het serviceplan

geformuleerd.

8 UMC Utrecht Vrijwilligersgids


Uitzonderingen

Er is een uitzondering op het beleid van werving en selectie:

• Bij de tijdschriftenservice vindt het tweede gesprek plaats met twee

leden van het team tijdschiftenservice.

Mondelinge overeenkomst

Wanneer je als vrijwilliger in dienst treedt, is er sprake van een mondelinge

overeenkomst tussen jou als vrijwilliger en Bureau Vrijwilligerszaken.

Als vrijwilliger moet je je aan bepaalde regels houden. Deze regels

komen in het eerste gesprek met je aan de orde. Ook staan ze op papier:

in de vrijwilligersgids en het serviceplan.

Vrijwilligersgids UMC Utrecht 9


Introductie en evaluatie

Als we samen met jou de juiste functie gevonden hebben, begin je met

een introductieperiode op de afdeling.

Inwerken

In de introductieperiode word je als vrijwilliger door collega-vrijwilligers

ingewerkt en maakt zo kennis met het werk van een vrijwilliger.

Proeftijd

Elke vrijwilliger heeft een proeftijd. Afhankelijk van de werkfrequentie

varieert deze proeftijd van drie maanden tot een jaar.

Evaluatie

Aan het eind van de proeftijd vindt een evaluatiegesprek plaats. Bij dit

gesprek zijn de verantwoordelijk leidinggevende en de operationeel

coördinator aanwezig. De gesprekspunten worden van tevoren aan jou

als vrijwilliger bekend gemaakt. Uiteraard kun je zelf ook punten

toevoegen.

In het gesprek wordt besproken of het werk voldoet aan de verwachtingen,

je dit op de juiste manier invult en of de samenwerking met

collega-vrijwilligers en beroepskrachten goed verloopt. De resultaten van

het evaluatiegesprek worden vastgelegd door Bureau Vrijwilligerszaken.

Als er geen aandachtspunten of problemen zijn is er geen aanleiding

voor een vervolggesprek en treed je als vrijwilliger definitief in dienst.

Vervolggesprek

Zijn er zaken die moeten worden bijgesteld, dan maken we een afspraak

voor een vervolggesprek. Vooraf wordt vastgelegd welke punten in het

gesprek aan de orde komen en hoe we tot de gewenste verbetering

komen. Dit betekent tegelijkertijd dat je als vrijwilliger niet definitief in

dienst treedt, maar dat er sprake is van een verlenging van de proefperiode.

10 UMC Utrecht Vrijwilligersgids


Een evaluatiegesprek is in principe een eenmalig gesprek ter afsluiting

van je proeftijd. Vervolggesprekken kunnen echter zo nodig op elk

willekeurig moment na je definitieve indiensttreding als vrijwilliger

plaatsvinden, als één van de hierboven genoemde betrokkenen hierom

vraagt. Gesprekspunten worden van tevoren aan je bekend gemaakt.

Gemaakte afspraken worden na een in overleg vastgestelde termijn

geëvalueerd.

Als een gewenste verbetering uitblijft, kan de manager vrijwilligerszaken

in overleg met de leidinggevende besluiten de overeenkomst met jou als

vrijwilliger te beëindigen.

Vrijwilligersgids UMC Utrecht 11


Rechten en plichten

De vrijwilliger heeft recht (op):

1. een respectvolle benadering door andere medewerkers;

2. een zorgvuldige omgang door het UMC Utrecht met geregistreerde

persoonsgegevens en foto’s van de vrijwilliger;

3. een eigen werkterrein met eigen verantwoordelijkheden;

4. ondersteuning en begeleiding in de werksituatie. Dit wordt allereerst

vanuit de directe werkomgeving aangeboden (afdeling of stuurgroep).

Daarnaast kunnen vrijwilligers voor ondersteuning en

begeleiding altijd terecht bij bureau Vrijwilligerszaken;

5. informatie, werkoverleg en scholing die noodzakelijk en gewenst is

voor een goede uitvoering van het vrijwilligerswerk;

6. een reiskostenvergoeding binnen een straal van vijftien kilometer

rond het UMC Utrecht. Daarnaast hebben vrijwilligers in bepaalde

gevallen recht op een lunchkostenvergoeding en hebben contactpersonen

recht op een telefoonkostenvergoeding;

7. het gebruik van een aantal algemene ziekenhuisvoorzieningen,

onder dezelfde voorwaarden als betaalde medewerkers, zoals:

personeelsrestaurant, fietsenstalling, lidmaatschap personeelsvereniging

en personeelsfonds. Parkeren is voor vrijwilligers gratis in

parkeergarage P-Zuid (UMC) en P1 en P2 (WKZ);

8. te solliciteren op interne vacatures in het UMC Utrecht (opengesteld

voor interne kandidaten);

9. een beroep te doen op de WA-verzekering (Wettelijke Aansprakelijkheid)

– afgesloten door het UMC Utrecht – bij schade die bij de

uitvoering van de werkzaamheden is ontstaan;

10. een beroep te doen op de collectieve ongevallenverzekering van het

UMC Utrecht voor vrijwilligers (als een vrijwilliger niet ouder is dan

75 jaar). De verzekering is afgesloten voor ongevallen die de vrijwilliger

tijdens het werk voor het UMC Utrecht overkomen. De verzekering

dekt de gehele periode waarin de vrijwilliger de

werkzaamheden uitvoert, inclusief het woon-/werkverkeer. Er moet

een duidelijk rechtstreeks verband bestaan tussen de werkzaamheden

en het ongeval;

11. een beroep te doen op Peer Support (opvang na een ingrijpende

gebeurtenis);

12 UMC Utrecht Vrijwilligersgids


12. gebruik te maken van de diensten van bureau Ombuds- en vertrouwenszaken

(bij ongewenst gedrag);

13. zich bij klachten te wenden tot de Ombuds functionaris/ vertrouwenspersoon

of zich te wenden tot de klachtencommissie.

De vrijwilliger heeft de plicht:

1. tot een respectvolle benadering van patiënten, bezoekers en andere

medewerkers;

2. tot geheimhouding en discretie. Als vrijwilliger mag je niet aan

derden kenbaar maken, wat in vertrouwen is meegedeeld of wat je

hoort en ziet en waarvan je naar redelijkheid kan aannemen, dat het

als vertrouwelijk moet worden opgevat;

3. zich te onthouden van het verstrekken van inlichtingen – gevraagd

of ongevraagd, aan patiënten en hun bezoek – waar het gaat om

medische en verpleegkundige verrichtingen, behandelingen,

diagnoses en dergelijke;

4. melding te doen van incidenten bij het hoofd van de afdeling waar

je als vrijwilliger werkt of bij de manager vrijwilligerszaken;

5. geen aanmerkelijke geschenken of beloningen aan te nemen van

patiënten en geen overeenkomsten met hen te sluiten die een

tegenprestatie ten gunste van jou als vrijwilliger inhouden.

Geschenken mogen nooit op het huisadres geaccepteerd worden.

Geschenken met een herkenbare waarde tot en met een bedrag van

€ 25,- kunnen worden geaccepteerd. Ieder geschenk moet gemeld

worden bij de leidinggevende. De leidinggevende bepaalt in overleg

met de vrijwilliger(s) wat er met een geschenk gebeurt;

6. om geen erfenis of legaat te aanvaarden van een patiënt die voor of

tijdens overlijden was opgenomen in het UMC Utrecht en die geen

bloed- of aanverwant tot en met de vierde graad, echtgenoot of

partner van de vrijwilliger was, tenzij het UMC Utrecht daarvoor

toestemming heeft gegeven;

7. deel te nemen aan overlegvormen die voortvloeien uit de werkzaamheden;

8. deel te nemen aan scholingsbijeenkomsten en trainingen die nodig

zijn om het vrijwilligerswerk goed te kunnen uitvoeren;

9. de legitimatiepas zichtbaar te dragen en deze in te leveren bij

beëindiging van het vrijwilligerswerk;

Vrijwilligersgids UMC Utrecht 13


10. zich te houden aan de kledingvoorschriften (en de beschikbaar

gestelde kleding in te leveren bij beëindiging van het vrijwilligerswerk);

11. zich zonodig voor de aanvang van de werkzaamheden te laten

onderzoeken op tuberculose (tbc) en zich zonodig voor en/of tijdens

de werkzaamheden anderszins te laten onderzoeken indien P&O

Gezondheid dit wenselijk acht;

12. een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) te overleggen;

13. deel te nemen aan het centraal introductieprogramma (CIP) voor

nieuwe UMC-medewerkers;

14. de ‘Checklist inwerken divisies/directies’ in te vullen. Deze is bedoeld

is om (nieuwe) medewerkers te informeren en te instrueren over de

taken en bevoegdheden die bij hun functie horen;

15. jaarlijks de integrale veiligheidsmodule voor UMC-medewerkers te

doorlopen. Dit is verplicht vanaf het tweede jaar dat een vrijwilliger

in dienst is. In het eerste jaar geldt het centraal introductieprogramma

als het noodzakelijk te volgen onderdeel;

16. zich te houden aan de richtlijnen in deze vrijwilligersgids en aan het

serviceplan van de vrijwilligersactiviteit en gemaakte afspraken na te

komen.

14 UMC Utrecht Vrijwilligersgids


Uitvoeringsregelingen

Hier vind je een overzicht van uitvoeringsregelingen, die voor jou als

vrijwilliger van toepassing zijn. Bijvoorbeeld regels over je privacy, het

melden van schade of diefstal en onkostenvergoedingen.

Privacy

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) regelt de

bescherming van de rechten van degene op wie een persoonsgegeven

betrekking heeft, in het bijzonder het recht op bescherming van de

persoonlijke levenssfeer. De AVG vervangt de Wet bescherming persoonsgegevens

sinds 25 mei 2018. Dat betekent:

• Geregistreerde persoonsgegevens en pasfoto’s van vrijwilligers in het

UMC Utrecht worden bewaard door Bureau Vrijwilligerszaken. Zij zijn

zowel beheerder als bewerker hiervan. Het betreft algemene gegevens

als naam, adres, telefoonnummer en geboortedatum van vrijwilligers.

• In verband met de aard van de werkzaamheden worden naam, adres en

telefoonnummer (en soms pasfoto) van een vrijwilliger verstrekt aan de

leidinggevende en/of andere betrokken beroepskrachten en aan de

collega-vrijwilligers van de betreffende activiteit.

• Naast de algemene gegevens wordt van iedere vrijwilliger het formulier

van het evaluatiegesprek door Bureau Vrijwilligerszaken bewaard.

• Voor informatieverstrekking aan derden is Bureau Vrijwilligerszaken

gebonden aan de privacyregels. Gegevens over medische keuringen

worden onder verantwoordelijkheid van P&O Gezondheid bewaard.

In het UMC Utrecht voeren we een gedifferentieerd beleid bij het

verstrekken van patiëntgegevens aan vrijwilligers. Vooraf kijken we

zorgvuldig naar de taak en functie die vrijwilligers op een bepaalde

werkplek vervullen. Alleen als bepaalde informatie nodig is om een

goede opvang en begeleiding te garanderen, verstrekken wij deze, onder

verantwoordelijkheid van de leidinggevende van de betreffende afdeling.

Als vrijwilliger ben je verplicht tot geheimhouding en discretie van

informatie die je bij de uitoefening van jouw functie toekomt.

Vrijwilligersgids UMC Utrecht 15


Schademelding

Als je als vrijwilliger aansprakelijk wordt gesteld voor enige schade of als

je zelf schade hebt ondervonden, dan moet je dit melden bij de leidinggevende

of Bureau Vrijwilligerszaken. Wanneer je als vrijwilliger letsel of

andere schade oploopt tijdens de uitoefening van je werkzaamheden en

het UMC Utrecht kan onzorgvuldigheid worden verweten, dan is het

UMC Utrecht aansprakelijk voor deze schade.

Alarmnummer

Neem in acute situaties (een patiënt of medewerker wordt onwel, of er

is brand) direct contact op met het speciale alarmnummer van de

Beveiligingsdienst: (088-75) 777 77. De Beveiligingsdienst schakelt dan

direct het reanimatieteam of de bedrijfsbrandweer in. Voor niet-acute

situaties en algemene vragen over beveiligingszaken is de Beveiligingsdienst

bereikbaar onder nummer (088-75) 666 22 en (088-75) 666 26.

Diefstal

Doe bij (het vermoeden van) diefstal altijd aangifte bij de beveiliging van

het UMC Utrecht. Je kan digitaal aangifte doen via Connect (zie Diefstal:

direct digitaal aangifte doen). Nadat jouw aangifteformulier is binnengekomen

bij de afdeling Veilige Werkomgeving (VWO), verwerken zij dit

zo snel mogelijk en sturen het naar de politie. De politie neemt je aangifte

hierna verder in behandeling. Je krijgt hier een terugkoppeling van. Geef

de diefstal ook door aan de leidinggevende op de afdeling.

Als je te maken krijgt met criminaliteit of als je iets verdachts ziet op jouw

afdeling of ergens anders in of om het ziekenhuis, aarzel dan niet om de

beveiliging te bellen. Meldkamer UMC: (088-75) 666 22 of meldkamer

WKZ: (088-75) 666 26. De meldkamer is 24 uur per dag, zeven dagen per

week bereikbaar.

Gevonden en verloren voorwerpen

Alle voorwerpen die in het UMC Utrecht zijn gevonden, worden geregistreerd

op Ilost, een digitale zoekmachine voor gevonden en verloren

voorwerpen. Gasten of medewerkers die iets kwijt zijn, kunnen via de

website https://ilost.co/nl/ zien of hun voorwerp gevonden is in het

UMC Utrecht. Als je het voorwerp terugvindt op de site en via een

controlevraag blijkt dat je inderdaad de eigenaar bent, wordt het voorwerp

tegen betaling opgestuurd of kan het worden opgehaald via de

16 UMC Utrecht Vrijwilligersgids


Meldkamer. Gevonden UMC-passen gaan de eerstvolgende dag naar het

Facilitair Service Centrum (tel. (088-75) 660 00).

Om gevonden voorwerpen zo snel mogelijk bij de eigenaar terug te

bezorgen, vragen we je een gevonden voorwerp direct (bij voorkeur

dezelfde dag) bij de receptie of de servicepunten in de centrale hal af te

geven en te vermelden waar je het voorwerp hebt gevonden. Zijn de

receptie/servicepunten gesloten dan kun je de Meldkamer van de

beveiliging bellen UMC: (088-75) 666 22 of WKZ (088-75) 666 26. Zij halen

het gevonden voorwerp dan op.

Onkostenvergoeding

Reiskosten

Je kunt je reiskosten en overige kosten uitsluitend digitaal declareren via

een speciaal formulier van Bureau Vrijwilligerszaken. Dit formulier

ontvang je per mail, samen met een instructie voor het invullen. Het

bedrag wordt vervolgens door de Crediteurenadministratie aan jou als

vrijwilliger overgemaakt.

Voor het berekenen van je reiskosten geldt onderstaande tabel. De

indeling is in categorieën van de individuele enkele reisafstand in

kilometers van het huisadres (postcode) naar het UMC Utrecht (postcode).

Aan elke categorie is een retourbedrag gekoppeld.

Enkele reisafstand *

Tot en met 3 km € 3,--

4 t/m 6 kilometer € 4,--

7 t/m 9 kilometer € 5,--

10 t/m 12 kilometer € 6,--

Meer dan 12 kilometer € 7,--

Bedrag per retour

* De reisafstand wordt berekend volgens de regeling woon-werkverkeer van

het UMC Utrecht.

Vrijwilligersgids UMC Utrecht 17


Andere kosten

• Moet je als vrijwilliger bij de uitoefening van je taak de lunchpauze of

het diner overbruggen? Dan mag je een vast bedrag (€ 4,-) declareren

voor lunch-dinerkosten. Dit geldt alleen wanneer de officiële werktijden

zijn tussen 12.00 en 13.00 uur of 17.00 en 19.00 uur en je dus vóór dit

tijdstip aanwezig moet zijn en tot na dit tijdstip moet blijven.

• Als contactpersoon of stuurgroeplid (Stiltecentrum) heb je recht op een

telefoonkostenvergoeding van € 2,50 per maand. Dit omdat je vanuit je

functie regelmatig met de vrijwilligers van de eigen activiteit moet

bellen of vaker dan gemiddeld moet bellen met Bureau Vrijwilligerszaken

of de afdeling.

• Moet je als vrijwilliger andere kosten maken en wil je deze declareren?

Dan moet je dit van tevoren met de manager vrijwilligerszaken overleggen.

• Onkosten van een bepaald jaar kun je uiterlijk in januari van het

daaropvolgende jaar declareren.

Een onkostenvergoeding tot aan een maximum van € 1700,- per jaar en/of

€ 170,- per maand (2020) hoef je niet aan de belasting of aan een uitkeringsinstantie

op te geven. Als je als vrijwilliger meer kosten maakt dan dit

maximumbedrag, kun je deze kosten wel vergoed krijgen. Daarbij kan de

Belastingdienst wel vragen om deze kosten aannemelijk te maken. In dat

geval is het belangrijk om bonnen en/of overige bewijsstukken te bewaren.

Lidmaatschap van de personeelsvereniging

Als vrijwilliger kan je lid worden van de personeelsvereniging door

€ 9,- per jaar over te maken op rekeningnummer NL83 INGB 0000 6359 13

ten name van ‘Personeelsvereniging UMC Utrecht’.

Het jaarprogramma staat op Connect, het intranet van het UMC Utrecht.

In het jaarprogramma zie je wanneer welke activiteit gepland staat,

wanneer de inschrijving start en wat de kosten zijn.

Parkeren

Je kunt als vrijwilliger je auto parkeren op bezoekersplaatsen in parkeergarage

P-Zuid (UMC) en P1 en P2 (WKZ). Jouw parkeerkaart wordt op

vertoon van je legitimatiepas ‘vrijgemaakt’ door de gastvrouwen bij de

receptie/servicepunten in de centrale hal (bij de hoofdingang), zodat je

de garage zonder betaling kunt verlaten.

18 UMC Utrecht Vrijwilligersgids


De receptie/servicepunten zijn na 21.00 uur ’s avonds gesloten. Ga je na

21.00 uur naar huis? Dan kan je in de parkeergarage bij de hefboom op

de knop drukken. Noem je naam, dan wordt de hefboom voor je

geopend. De beveiliging heeft een lijst met vrijwilligers die in de avonduren

in het UMC aanwezig zijn.

Toegang tot Connect en Internet

Als vrijwilliger krijg je een UMC-account, met een gebruikersnaam en

wachtwoord. Daarnaast krijg je een UMC e-mailadres. Met het UMCaccount

kun je inloggen op alle computers binnen het UMC Utrecht.

Je kunt dan gebruik maken van het intranet (Connect), het internet en je

UMC-mail. Wanneer je op je werkplek geen toegang hebt tot een

computer, zijn er in het P&O Service Centrum twee computers beschikbaar

voor algemeen gebruik. Het P&O Service Centrum bevindt zich op

dezelfde etage als de hoofdingang, in ruimtenummer H01.229. Volg

hiervoor de borden naar het Centraal Militair Hospitaal en ga na de rode

schuifdeuren meteen naar links.

Ook vanuit huis heb je als vrijwilliger met je UMC-account toegang tot

het intranet van het UMC Utrecht. Het internetadres hiervan is:

https://www.mijnumc.nl.

Daarnaast kan je thuis inloggen op je UMC-mail via:

https://pim.umcutrecht.nl.

Als vrijwilliger kan je binnen het UMC Utrecht gebruik maken van het

UMC-wifinetwerk: UMCU-GASTEN.

Centraal Introductie Programma nieuwe medewerkers

Het UMC Utrecht vindt dat alle medewerkers uniform moeten worden

voorgelicht en geïnstrueerd over het werken in het UMC Utrecht. Daarom

volg je als nieuwe vrijwilliger een verplicht introductieprogramma en een

inwerkprogramma op je eigen afdeling.

Het doel van het introductieprogramma is je mee te nemen in de

waarden en principes waarmee het UMC Utrecht werkt én in het kwaliteits-

en veiligheidsdenken. Het introductieprogramma bestaat uit een

centraal gedeelte tot en met de lunch. Een lid van de Raad van Bestuur

heet je welkom en neemt je mee in de strategie van het UMC Utrecht.

Vrijwilligersgids UMC Utrecht 19


Vervolgens krijg je een film te zien over het ziekenhuis en wordt verder

ingegaan op veilig werken in het UMC Utrecht en je eigen rol daarin.

Introductieochtend voor nieuwe FB medewerkers

Bureau Vrijwilligerszaken, en daarmee ook alle vrijwilligers, zijn onderdeel

van het Facilitair Bedrijf (FB). Het Facilitair Bedrijf organiseert vier keer per

jaar een introductieochtend voor nieuwe medewerkers. Het doel van de

introductieochtend is dat nieuwe medewerkers en vrijwilligers zich

welkom voelen, ze andere nieuwe medewerkers ontmoeten en dat ze een

algemeen beeld krijgen van de FB-organisatie. Je kunt je bij Bureau

Vrijwilligerszaken aanmelden voor deze introductie. Deelname aan de FB

introductie is niet verplicht.

Checklist inwerken

Het UMC Utrecht vraagt alle nieuwe medewerkers om de ‘Checklist

inwerken divisies/directies’ in te vullen. Doel is om (nieuwe) medewerkers

te informeren en te instrueren over de taken/bevoegdheden die bij de

nieuwe functie behoren. Na ongeveer vier weken vraagt Bureau Vrijwilligerszaken

jou als nieuwe vrijwilliger om deze checklist in te komen

vullen.

Integrale veiligheidsmodule

Als vrijwilliger moet je ieder jaar de integrale veiligheidsmodule voor

UMC medewerkers doorlopen. Dit is verplicht vanaf het tweede jaar dat

je vrijwilligerswerk verricht. Je ontvangt hiervoor een uitnodiging via

Bureau Vrijwilligerszaken.

Kleding

Vrijwilligers in het UMC Utrecht moeten zich houden aan de kledingvoorschriften.

Dames dragen een blouse met UMC logo en heren een

overhemd met UMC logo. Hier overheen kan eventueel een vest met

UMC logo worden gedragen, maar dit is niet verplicht. Je kunt de kleding

passen bij het Facilitair Service Centrum. Meld je daarvoor eerst bij de

operationeel coördinator, die dan met je meeloopt naar de paskamer.

Na het opnemen van de maat, wordt de blouse/het overhemd of het vest

besteld of direct uit de voorraad aan je verstrekt.

Bij beëindiging van het vrijwilligerswerk moet je de beschikbaar gestelde

kleding weer inleveren.

20 UMC Utrecht Vrijwilligersgids


Afmelding

Wij vragen je om bij ziekte, vakantie of andere afwezigheid in principe

zelf voor vervanging te zorgen, door een vrijwilliger van de eigen groep.

Als vrijwilliger ben je zelf verantwoordelijk voor de continuïteit in jouw

werk. Lukt het niet om voor vervanging te zorgen, geef dit dan door aan

de leidinggevende of aan je collega-vrijwilliger (wanneer je met meerdere

vrijwilligers op een dagdeel werkt). Zo nodig kun je de contactpersoon

van de activiteit raadplegen bij het zoeken naar vervanging. Ben je

langer dan zes weken afwezig? Dan moet je ook Bureau Vrijwilligerszaken

op de hoogte stellen. Ook een eventuele afwezigheid bij een vergadering

dien je bij Bureau Vrijwilligerszaken te melden.

Wijziging persoonsgegevens

Heb je een wijziging van persoonsgegevens zoals woonadres, emailadres

en (mobiel) telefoonnummer? Geef dit dan mondeling of schriftelijk (per

e-mail) door aan Bureau Vrijwilligerszaken. Dit willen wij graag zo snel

mogelijk weten, in verband met je bereikbaarheid en toesturen van

mailberichten of post.

UMC-pas

Bij indiensttreding als vrijwilliger krijg je een UMC-pas. Deze pas moet

zichtbaar gedragen worden. Met de pas kun je toegang krijgen tot een

afgesloten fietsenstalling voor personeel. Bij sommige afdelingen krijg je

extra autorisaties op de je pas, die toegang geven tot specifieke ruimtes.

Verlies van de pas moet je melden bij het Facilitair Service Centrum (tel.

(088-75) 660 00) en bij Bureau Vrijwilligerszaken (088-75) 561 30). Bij

beëindiging van het vrijwilligerswerk moet je je pas weer inleveren.

Medisch onderzoek

Voor de aanvang van de werkzaamheden moet je je laten onderzoeken

op tuberculose (tbc), als P&O Gezondheid (voorheen Arbo- en Milieudienst)

dit wenselijk acht. Heb je in het halve jaar vóór de start van je

vrijwilligerswerkzaamheden in een risicogebied gewoond of gewerkt?

Dan moet je altijd getest worden. Je krijgt dan een mantoux test of een

thoraxfoto. Een mantoux krijgt je, als je geboren bent na 1 januari 1945,

nooit gevaccineerd bent met BCG of niet bekend bent met een positief

mantoux-resultaat. In de andere gevallen wordt een thoraxfoto gemaakt.

Vrijwilligersgids UMC Utrecht 21


In overleg met jou maakt Bureau Vrijwilligerszaken hiervoor een afspraak

met P&O Gezondheid van het UMC Utrecht. Als vrijwilliger moet je bereid

zijn je tijdens de werkzaamheden aanvullend te laten onderzoeken en/of

vaccineren, als P&O Gezondheid dit noodzakelijk acht.

Ben je op reis geweest naar een risicogebied waar tuberculose voorkomt?

Dan moet je je bij terugkomst laten testen op tuberculose. Wanneer je (in

de afgelopen vier weken) in een buitenlands ziekenhuis hebt gelegen of

gewerkt, moet je je laten screenen op eventueel dragerschap van MRSA

(Methicilline Resistente Staphylococcus Aureus).

Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG)

Als nieuwe vrijwilliger ben je verplicht om na het eerste selectiegesprek

een VOG aan te vragen bij Justis, de screeningsautoriteit van het Ministerie

van Veiligheid en Justitie. Voor vrijwilligers is het aanvragen van een

VOG gratis. Je dient de VOG digitaal aan te vragen; je ontvangt hiervoor

een mail met een link van Bureau Vrijwilligerszaken. Je krijgt daarna per

mail een bevestiging, dat de aanvraag is ingediend. Dit bewijs van

aanvraag kun je doorsturen naar Bureau Vrijwilligerszaken, bij voorkeur

voorafgaand aan het tweede gesprek op de afdeling.

De VOG zelf moet binnen twee maanden in het bezit zijn van Bureau

Vrijwilligerszaken. Kun je de VOG niet binnen de afgesproken termijn

overhandigen? Dan kun je je vrijwilligerswerkzaamheden niet voortzetten.

Problemen op de werkvloer

Problemen met de werksituatie moet je in principe bespreken met de

direct betrokkenen. Op Bureau Vrijwilligerszaken kun je altijd een beroep

doen op ondersteuning, om problemen tijdens het werk bespreekbaar te

maken.

Heb je een klacht? Dan heb je als vrijwilliger de mogelijkheid je te

wenden tot de Ombuds- functionaris/vertrouwenspersoon of je te

wenden tot de klachtencommissie. Van een klacht is sprake wanneer een

vrijwilliger van oordeel is dat hem/haar persoonlijk onrecht wordt

aangedaan door een handeling en/of uiting van een andere UMC-medewerker

of dat zijn/haar integriteit wordt aangetast. De klachtencommissie

werkt volgens de klachtenregeling UMC Utrecht.

22 UMC Utrecht Vrijwilligersgids


Alle medewerkers die bij het UMC Utrecht in tijdelijke of vaste dienst zijn

getreden, kunnen een klacht indienen bij de klachtencommissie. Voor

meer informatie zie: Connect/medewerker/arbeidsvoorwaarden en

beleid.

Beleid tegen ongewenst gedrag

Wie in het UMC Utrecht werkt, moet dat kunnen doen in een veilige,

integere en respectvolle omgeving. Daarom verwachten wij van alle

medewerkers dat zij zich in alle aspecten van hun werk goed gedragen. In

het UMC Utrecht geldt zero tolerance voor ongewenste intimiteiten,

discriminatie, geweld en intimidatie.

Wie als vrijwilliger van het UMC Utrecht te maken krijgt met ongewenst

gedrag kan dit melden bij de leidinggevende op de werkplek, bij Bureau

Vrijwilligerszaken of Bureau Ombuds- en vertrouwenszaken. Welke

persoon of afdeling een medewerker inschakelt, staat vrij. Alle meldingen

worden door een ieder vertrouwelijk en zorgvuldig behandeld.

Beëindiging van het vrijwilligerswerk

Beëindiging van het vrijwilligerswerk kan op jouw eigen verzoek plaatsvinden.

Om de continuïteit van de activiteit te waarborgen is het wenselijk

dat je daarbij een redelijke opzegtermijn (van tenminste een maand)

in acht neemt. Ook de manager vrijwilligerszaken kan, op elk moment, de

arbeidsovereenkomst van de vrijwilliger – na overleg met de leidinggevende

van de activiteit – beëindigen. Dit na zorgvuldige afweging en met

redenen omkleed; en met in achtneming van een in overleg vast te

stellen opzegtermijn.

Bij ziekte of andere langdurige afwezigheid kan de manager vrijwilligerszaken

besluiten om je te vervangen met instandhouding van de overeenkomst.

In eerste instantie zal de manager proberen tijdelijk vervanging te

zoeken, zodat je bij terugkomst op dezelfde werkplek kunt terugkeren.

Bij afwezigheid langer dan een half jaar vervalt je ‘vaste werkplek’; de

manager vrijwilligerszaken kan dan besluiten om je op die werkplek

definitief te vervangen. Als je de werkzaamheden weer wil hervatten, kun

je binnen de bestaande vacatures met voorrang herplaatst worden.

Bij ziekte of langdurige afwezigheid langer dan een jaar komt de overeenkomst

wel te vervallen; bij veranderende omstandigheden kun je je

opnieuw bij Bureau Vrijwilligerszaken aanmelden.

Vrijwilligersgids UMC Utrecht 23


Contact

Bureau Vrijwilligerszaken

Bureau Vrijwilligerszaken is onderdeel van het Facilitair Bedrijf van het

UMC Utrecht. Het bureau is verantwoordelijk voor de organisatie en

coördinatie van het vrijwilligerswerk in het UMC Utrecht. Werkzaamheden

zijn:

• beleidsontwikkeling, innovatie en implementatie op het gebied van

vrijwilligerswerk en gastvrije zorg;

• afbakenen en bewaken van grenzen tussen het werkterrein van

professionals en vrijwilligers;

• zorgdragen voor zelfstandig functionerende vrijwilligersgroepen,

waarbij de continuïteit gewaarborgd is;

• werving, selectie en evaluatie van vrijwilligers;

• begeleiding en scholing van vrijwilligers;

• verbinden van professionals en vrijwilligers in het gezamenlijk streven

naar de beste mogelijke kwaliteit van (gastvrije) zorg.

Bij het bureau werkt een manager vrijwilligerszaken (1fte) en twee

operationeel coördinatoren vrijwilligerszaken (1.33 fte).

Contact en vragen

Je kunt ons altijd bellen of mailen voor meer informatie of vragen.

E: vrijwilligerszaken@umcutrecht.nl

T: 088 75 561 30

24 UMC Utrecht Vrijwilligersgids


UMC Utrecht

Bureau Vrijwilligerszaken

Bezoekadres

Heidelberglaan 100

C 01.230

3584 CX Utrecht

Postadres

Postbus 85500

3508 GA Utrecht

www.umcutrecht.nl

t +31 (0)88 75 561 30

vrijwilligerszaken@umcutrecht.nl

www.vrijwilligerswerkumcutrecht.nl

More magazines by this user
Similar magazines