13.02.2023 Views

17190 VCU Handout 1-Fondsen en subsidies-samengevoegd

You also want an ePaper? Increase the reach of your titles

YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.

/ / / B A S I S B O X

Fondsen en subsidies

Er zijn in Nederland meer dan 1.000 verschillende fondsen en subsidies,

ieder met hun eigen focus, regels en doelstellingen.

Voor vrijwilligersorganisaties is het aanschrijven van fondsen en het

aanvragen van subsidies dan ook een veel gebruikte manier om financiën

te verkrijgen.

FondsenBoek

(online)

Veel fondsen zijn te vinden via

Google of via het Fondsenboek

(betaald).

Om de juiste fondsen te vinden,

is het FondsenBoek een handig

hulpmiddel. Hierin staan bijna

alle Nederlandse fondsen (ruim

1.000) beschreven met hun

voorwaarden, doelstellingen en

andere bijzonderheden. Deze

database is ook via de computer

te doorzoeken, op de fondsendisk

usb-stick.

Vinden van het juiste fonds

Het is belangrijk om een passend fonds en/of subsidieregeling te vinden.

Wanneer jouw aanvraag niet voldoet aan de doelstelling(en) en de

voorwaarden, wordt jouw plan direct afgewezen.

Om dit zelf te controleren, hebben sommige fondsen een quickscan ontwikkeld

die op hun website staat. De meeste andere fondsen en subsidieverstrekkers

communiceren hun voorwaarden en doelstellingen op hun

website, anders zijn ze op te vragen.

TIP: Veel fondsen staan open voor overleg

Weet je niet zeker of je project voldoet aan de voorwaarden en

doelstellingen? Bel dan met een van hun adviseurs!

Je kunt bij de Vrijwilligerscentrale

Utrecht kosteloos een afspraak

maken om in het boek en/of de

usb-stick te zoeken.

Als deze informatie nuttig is,

lees dan ook deze hand-outs:

ANDERE VORMEN VAN

FINANCIEREN

ORGANISATIE-

ONTWIKKELING

BESTUREN

Bemuurde Weerd OZ 3

3514 AN Utrecht

info@vcutrecht.nl

Social media: @vcutrecht


Fondsen en subsidies

Utrechtse fondsen en subsidies

Behalve landelijke fondsen bestaan er ook enkele regionale fondsen en

subsidies.

Twee grote fondsen uit Utrecht:

• Initiatievenfonds van de gemeente Utrecht. Voor iedereen die een

goed plan heeft om zich vrijwillig in te zetten voor de buurt, de wijk of

de stad Utrecht (ook mogelijk als particulier).

• K.F. Hein Fonds. Voor projecten op het gebied van cultuur, maatschappelijk

werk, podiumkunst, monumentenzorg, natuurbehoud en

volksgezondheid in de provincie Utrecht.

LEES VERDER → De overige Utrechtse fondsen vind je onder Kom hier

meer te weten over.

Vaardigheden en

kennis

Door fondsenwerving

professioneel en doordacht aan

te pakken, vergroot je de kans

op succes aanzienlijk. Soms kan

het daarom handig zijn om een

betaalde fondsenwerver in te

schakelen. Ook is er veel kennis

en informatie beschikbaar op

internet.

Tips voor fondsenwerving

• Op Facebook bestaat de groep ‘Fondsen/subsidies/prijzen VCUtrecht’.

Hier worden nieuwe deadlines van fondsen, subsidies en vrijwilligersprijzen

vermeld. Handig om lid van te worden en zo op de

hoogte te blijven.

• Veel fondsen vereisen meerdere bronnen van cofinanciering, zodat

je project niet alleen van hun fonds afhankelijk is. Vraag dit na bij het

fonds.

• Laat zien hoe jouw project aansluit bij de doelstellingen van het fonds.

• Schrijf helder, kort en bondig. Het kan helpen om iemand anders mee

te laten lezen of je tekst even te laten liggen en daarna opnieuw te

lezen.

• Als er een wijziging ontstaat in het projectplan, of een fonds wijst een

aanvraag af, stel de overige fondsen hiervan dan op de hoogte. Ze

willen altijd op de hoogte zijn van alle wijzigingen.

• Voor het opstellen van een goede begroting is het handig om een paar

offertes op te vragen. Vaak moet je ook een kopie van iedere offerte

meesturen op het moment van indienen. Dit ter onderbouwing van de

posten die je opvoert in de begroting.

Kom hier meer te weten over:

• Intiatievenfonds –

gemeente Utrecht.

• K.F. Hein Fonds.

• Geld voor uw initiatief –

gemeente Utrecht.

• Aanvraag groen, sociaal

makelaar, buurthuis

beheer, bewonersbod.

• Kunst en cultuur aanvraag:

Fentener van Vlissingen

Fonds.

• Fonds noodhulp ouderen

en jongeren.

• Ondernemersfonds Utrecht

• E-learning VSB fonds

• Fondsen Utrecht

Advies op maat?

Je kunt bellen en/of een afspraak maken met een van onze adviseurs! Zij denken graag met je mee.

030 – 231 22 89 (tijdens kantooruren) • info@vcutrecht.nl • www.vcutrecht.nl/advies

Bemuurde Weerd OZ 3

3514 AN Utrecht

info@vcutrecht.nl

Social media: @vcutrecht


/ / / B A S I S B O X

Andere vormen

van financieren

Naast het werven van fondsen en subsidies (zie daarvoor de hand-out

'Fondsen en subsidies') zijn er nog andere manieren om je project te

financieren, ieder met een eigen strategie.

Het voordeel van onderstaande methodes is dat je niet afhankelijk bent

van de goedkeuring en de specifieke doelstellingen van fondsen. Ook hoef

je meestal niet te verantwoorden waar je het geld aan uitgeeft. Zo kun

je posten die fondsen vaak lastig vergoeden (bijvoorbeeld personeels- of

accomodatiekosten) toch gedekt krijgen.

Crowdfunding

Bij crowdfunding doneren veel mensen een klein bedrag voor een

specifiek project.

Dit gaat via een online platform dat het doneren faciliteert. Je zet een

online campagne op om zoveel mogelijk mensen enthousiast te maken

om iets te doneren, mensen kiezen daarbij zelf hoeveel ze geven. Om

mensen aan te moedigen een donatie te doen, staan er meestal

zogenaamde 'tegenprestaties' tegenover het geven van geld. Daarbij kun

je denken aan bijvoorbeeld een vermelding op de website, een diner of

een speciale 'vip' behandeling tijdens een evenement.

Donaties

Donaties hoeven niet alleen

door grote en bekende

organisaties gevraagd te worden,

jouw organisatie kan het ook!

Enkele mogelijkheden:

• Benefiet evenement

organiseren.

• Spullen vragen.

Er zijn veel Facebookgroepen

waar gratis spullen worden

aangeboden.

• Collecteren.

Let op: hiervoor heb je

wel een vergunning van

de gemeente nodig en een

keurmerk van het CBF.

• ‘Vrienden van’.

Mensen vragen of ze een

eenmalige of structurele

donatie willen geven.

• Online doneren d.m.v. een

betaalmodule op je website.

Crowdfunding kan een goede manier zijn om geld te krijgen voor je project.

Om het te laten slagen, heb je wel een goed online netwerk nodig. Je

zal een sterke campagne moeten voeren en bereid zijn er voor een korte

periode (vaak een maand) veel tijd in te stoppen. Let ook op de kosten die

de crowdfundingplatforms vaak vragen voor hun diensten!

▶ TIP: Voor je Stadsie is een crowdfundingplatform speciaal voor

Utrechtse initiatieven.

Ze bieden (online) trainingen over crowdfunding en via hun platform

maak je kans op een bijdrage van een fonds.

Bemuurde Weerd OZ 3

3514 AN Utrecht

info@vcutrecht.nl

Social media: @vcutrecht


Andere vormen van financieren

Als deze informatie nuttig is,

lees dan ook deze hand-outs:

FONDSEN EN SUBSIDIES

Sponsoring

In het geval van sponsoring doneert een persoon of organisatie aan

jouw project of organisatie en verwacht daarvoor een tegenprestatie.

Soms is dat eenmalig, soms structureel. Vaak gebeurt sponsoring in natura

in plaats van geld. Voor het verkrijgen van sponsoring is het belangrijk om

te bepalen wat jouw organisatie het bedrijf kan bieden. Reclame?

Verbetering van het imago? Een bedrijfsuitje? Houd bij het zoeken naar

sponsoring in gedachte dat dit voor een bedrijf gewoon een zakelijke deal

is, die het bedrijf ook iets moet opleveren.

▶ TIP: De Beursvloer Utrecht is een evenement waar bedrijven en maatschappelijke

organisaties met gesloten beurzen uitwisselen.

Sociaal ondernemen

Heb je een dienst of een product die je kunt verkopen?

Dan kun je op basis daarvan een verdienmodel opstellen en zo je kosten

dekken. Dit zogeheten 'sociaal ondernemen' krijgt steeds meer aandacht.

Zodra je gaat ondernemen, krijg je vaak met andere wet- en regelgeving

te maken dan wanneer je alleen werkt met fondsen of donaties

(bijvoorbeeld het wel of niet afdragen van BTW). Ook brengt het een

andere denkwijze en dynamiek voor je organisatie met zich mee. Het

grote voordeel is dat je minder afhankelijk bent van externe partijen en er

meer continuïteit in je organisatie kan zitten.

Voorbeelden van verdienmodellen:

• Verkoop van goederen of een dienst. Per verkocht product of geleverde

dienst wordt er betaald.

• Abonnement. Mensen nemen een abonnement op iets en betalen

daar een vast bedrag per maand of jaar voor.

• Advertenties. Omdat jullie veel mensen bereiken, zijn jullie interessant

voor adverteerders en verdienen jullie daarmee je geld.

ORGANISATIE-

ONTWIKKELING

BESTUREN VAN EEN

VRIJWILLIGERSORGANISATIE

Kom hier meer te weten over:

• Voor je Stadsie

• Crowdfunding

• Sponsoring

• Tips & tricks

• Collecte organiseren

• Online doneren

• Sociaal ondernemen

• Verdienmodellen

• Artikelen over ondernemen

Advies op maat?

Je kunt bellen en/of een afspraak

maken met een van onze

adviseurs! Zij denken graag met

je mee.

030 – 231 22 89

(tijdens kantooruren)

info@vcutrecht.nl

www.vcutrecht.nl/advies

Bemuurde Weerd OZ 3

3514 AN Utrecht

info@vcutrecht.nl

Social media: @vcutrecht


/ / / B A S I S B O X

Vrijwilligersbeleid

Door het formuleren van vrijwilligersbeleid geef je als organisatie aan dat

je hebt nagedacht over het werken met vrijwilligers, vanaf het moment

dat je hen werft tot het moment dat je afscheid van hen neemt.

Het biedt duidelijkheid richting de vrijwilligers (waarom en hoe werkt de

organisatie met vrijwilligers?) én aan de mensen die samenwerken met

vrijwilligers (wat wordt van hen verwacht in het werken met

vrijwilligers?).

Keurmerk Goed

Geregeld

Het NOV-keurmerk Vrijwillige

Inzet Goed Geregeld is

een landelijk keurmerk

dat wordt toegekend aan

vrijwilligersorganisaties en

maatschappelijke instellingen

die met hun vrijwilligersbeleid

voldoen aan door NOV gestelde

kwaliteitscriteria.

Hiermee laat je aan vrijwilligers

zien dat jullie vrijwilligerswerk

succesvol is georganiseerd. Je

kunt een zelfevaluatie doen op de

website van het NOV en/of een

beoordeling aanvragen bij een van

onze adviseurs.

Als deze informatie nuttig is,

lees dan ook deze hand-outs:

WERVEN VAN VRIJWILLIGERS

SELECTEREN EN MATCHEN

VAN VRIJWILLIGERS

VRIJWILLIGERS

BEHOUDEN

Bemuurde Weerd OZ 3

3514 AN Utrecht

info@vcutrecht.nl

Social media: @vcutrecht


Vrijwilligersbeleid

• Beschrijven: Met een visie maak je de rol van vrijwilligerswerk in de

organisatie duidelijk. Waarom werken jullie met vrijwilligers?

Welke posities of rollen hebben vrijwilligers? Welke rol hebben

betaalde krachten? Welke functies en taken vervullen vrijwilligers?

Wat doet de vrijwilligerscoördinator?

• Binnenhalen: Maak een wervingsplan, denk na over de selectie en de

inwerkperiode. Bepaal ook wie er verantwoordelijk is. Wat hebben

jullie vrijwilligers te bieden? Hoe ga je mensen zoeken: via je eigen

netwerk of via andere kanalen? Wat is jullie imago?

• Begeleiden: Door goede begeleiding blijven vrijwilligers langer actief

en zijn ze gemotiveerder. Wie begeleidt de vrijwilligers? Wie is het

aanspreekpunt? Hoe ziet de deskundigheidsbevordering eruit? Is er

een evaluatiegesprek? Is er sprake van een ‘loopbaan’ (wisselende

functies)? En wat doe je met slecht functionerende vrijwilligers?

Denk na over het werken met vrijwilligers,

van werving tot en met afscheid

Vrijwilligersbeleid

opstellen

De onderdelen zoals beschreven

in deze hand-out zijn een

samenvatting van een goed

vrijwilligersbeleid.

Ze vormen een eerste stap. Wil je

goed aan de slag? Kies dan een

van de publicaties onder 'kom hier

meer te weten over' als leidraad,

ze helpen je bij het opstellen van

een compleet vrijwilligersbeleid.

• Basisvoorwaarden: Over deze zaken dient duidelijkheid te zijn vóór de

start van de vrijwilligers. Is er een vrijwilligersovereenkomst? Zo ja: hoe

ziet deze er uit? Welke vorm van onkostenvergoeding wordt gehanteerd?

Welke verzekeringen zijn er? Hoe worden conflicten opgelost?

• Belonen: Aandacht besteden aan vrijwilligerswerk en belonen zijn

belangrijk voor vrijwilligers. Hoe gaan jullie hier vorm aan geven?

• Beëindigen: Naast een afscheidsmoment (als de vrijwilligers dat op

prijs stellen), is het ook handig om feedback te vragen. Hier kunnen

jullie van leren. En als het goed is, houd je er een ambassadeur van

jouw organisatie aan over!

Kom hier meer te weten over:

• Voorbeeld handboek

vrijwilligersbeleid.

• Handleiding opstellen

vrijwilligersbeleid.

• Waarom vrijwilligerswerk

belangrijk is.

• Goed Geregeld keurmerk.

Al vrijwilligersbeleid aanwezig?

Beleid is meestal opgesteld voor de lange termijn en het is belangrijk om

dit minimaal een keer per jaar te evalueren.

Misschien zijn er dingen veranderd? Vrijwilligersbeleid is geen stoffig

document dat in een la ligt, maar een praktisch handboek dat je, wanneer

nodig, kunt raadplegen. Ook kun je een kopie van het vrijwilligersbeleid of

een korte samenvatting ervan, aan nieuwe vrijwilligers geven.

Advies op maat?

Je kunt bellen en/of een afspraak

maken met een van onze

adviseurs! Zij denken graag met

je mee.

030 – 231 22 89

(tijdens kantooruren)

info@vcutrecht.nl

www.vcutrecht.nl/advies

Bemuurde Weerd OZ 3

3514 AN Utrecht

info@vcutrecht.nl

Social media: @vcutrecht


/ / / B A S I S B O X

Werven

van vrijwilligers

Het werven van vrijwilligers is iets waar iedere vrijwilligersorganisatie

mee te maken krijgt. Sommigen hebben moeite om nieuwe mensen te

vinden, terwijl anderen een wachtlijst hebben voor nieuwe vrijwilligers.

Er zijn twee manieren om nieuwe vrijwilligers te werven.

De ene is via-via, waarbij je het netwerk van de organisatie gebruikt. Je

zet hiervoor meestal warme contacten van de organisatie in, zoals bestaande

vrijwilligers. De andere manier is door gebruik te maken van een

vrijwilligersvacature. Beide manieren sluiten elkaar niet uit en worden

vaak aanvullend gebruikt in het wervingsplan.

Werven via het netwerk

Veel organisaties hebben goede ervaringen met het werven van nieuwe

vrijwilligers via hun netwerk.

Vaak nemen bestaande vrijwilligers nieuwe vrijwilligers mee. De kunst is

om je bestaande vrijwilligers aan te moedigen om gebruik te maken van

hun eigen netwerk en om je eigen ‘vraagverlegenheid’ te overwinnen.

Moedig je bestaande vrijwilligers aan

hun eigen netwerk te gebruiken

Wervingsplan

1 Het doel: Wat wil ik bereiken

met de werving?

2 Wie is de doelgroep: Wie wil ik

bereiken?

3 De boodschap: Wat vraag ik?

Wat heb ik een vrijwilliger te

bieden?

4 Welk middel kan ik gebruiken

om mijn doelgroep te bereiken?

5 Hoe organiseer ik de wervingsactie?

Wie doet het en

wanneer? Hoeveel mag het

kosten?

▶ TIP: Mensen willen graag

gevraagd worden voor

vrijwilligerswerk! De meeste

mensen die vrijwilligerswerk

doen, geven aan daar ooit door

iemand voor gevraagd te zijn.

Als deze informatie nuttig is,

lees dan ook deze hand-outs:

Vacaturebank

Behalve het direct vragen van mensen is het opstellen van een

vrijwilligersvacature een manier om vrijwilligers te werven.

De vacature kun je bij ons in de vacaturebank plaatsen en op je eigen

website, delen via social media en op andere manieren verspreiden. Bij

het opstellen van een vacaturetekst is het handig om de wervingscirkel te

gebruiken.

SELECTEREN EN MATCHEN

VRIJWILLIGERSBELEID

VRIJWILLIGERS

BEHOUDEN

Bemuurde Weerd OZ 3

3514 AN Utrecht

info@vcutrecht.nl

Social media: @vcutrecht


Werven van vrijwilligers

Spotlight

Tips voor het schrijven van de vacature

• Maak de vrijwilliger nieuwsgierig door hem/haar aan te spreken.

• Benoem concreet de werkzaamheden en/of vaardigheden.

• Wat bieden jullie de vrijwilliger? Denk aan voldoening, het 'nietmateriële',

scholing, persoonlijke ontwikkeling, onkostenvergoeding,

vw-verzekering, etc.

• Sluit af met een verwijzing naar de organisatie en het organisatieaccount.

• Hou de vacaturetekst kort en bondig (max. 200 woorden).

Alternatieven voor het werven van nieuwe

vrijwilligers

Soms lukt het niet om nieuwe vrijwilligers te vinden. Je kunt de

volgende dingen doen:

• Knippen. Knip de taken op in kleinere taken. Deel bijvoorbeeld een

lange dienst op in twee kortere en bekijk of het wel mogelijk is om hier

mensen voor te vinden.

• Plakken. Plak taken die bij elkaar passen bij elkaar. Laat een

vrijwilliger bijvoorbeeld iets kleins overnemen en iemand anders weer

iets anders. Of centraliseer bijvoorbeeld bepaalde taken.

• Loslaten. Soms kun je echt niemand vinden en is het beter om deze

activiteiten of taken los te laten.

• Samenwerken. Zoek uit of er vergelijkbare organisaties actief zijn waarmee

jullie kunnen samenwerken.

• Uitbesteden. Dit kost natuurlijk geld, maar bepaalde taken worden zo

wel gedaan. Als je de vervelende taken uitbesteedt, is de kans groot

dat je makkelijker nieuwe vrijwilligers vindt.

Wij bieden verschillende manieren

om extra aandacht te krijgen voor

je organisatie en/of vacature.

Vul daarvoor ons Spotlight

formulier in op de website.

LEES VERDER → Zie Kom

hier meer te weten over.

Kom hier meer te weten over:

• Wervingscirkel

• Aanmelden voor Spotlight

• 12 tips voor het werven van

vrijwilligers

• Pagina 31 -35 handleiding

vrijwilligersbeleid

Advies op maat?

Je kunt bellen en/of een afspraak

maken met een van onze

adviseurs! Zij denken graag met

je mee.

030 – 231 22 89

(tijdens kantooruren)

info@vcutrecht.nl

www.vcutrecht.nl/advies

Bemuurde Weerd OZ 3

3514 AN Utrecht

info@vcutrecht.nl

Social media: @vcutrecht


/ / / B A S I S B O X

Selecteren en matchen

van vrijwilligers

Met potentiële vrijwilligers is het slim om een kennismakingsgesprek te

voeren, zo leer je iemand een beetje beter kennen en kom je er samen

achter of jullie een match hebben en zo ja, welke taken er bij hem of

haar passen.

Matchen

Match een vrijwilliger aan een taak, niet een taak aan een vrijwilliger.

Natuurlijk moeten sommige dingen gedaan worden, maar ga op zoek naar

de taken die een vrijwilliger graag wil doen. Het helpt daarbij om een lijst

van losse taken te hebben waar de organisatie behoefte aan heeft en die

door te nemen tijdens een kennismakingsgesprek.

Moet een vrijwilliger per se aan bepaalde eigenschappen voldoen?

Vermeld die dan in de vacature. Bijvoorbeeld ‘zelfstandig kunnen werken’,

een minimale leeftijd of ervaring met de doelgroep. Doe dit alleen als

het noodzakelijk is voor de functie en let op dat je niet naar de 'perfecte'

persoon zoekt, waardoor er niemand meer reageert.

▶ TIP: Heb je veel aanmeldingen

van vrijwilligers?

Laat mensen dan van te voren

schriftelijk wat vragen beantwoorden,

zodat je een leidraad hebt en

het gesprek sneller en efficiënter

kan verlopen.

▶ TIP: Betrek zittende

vrijwilligers

Waar mogelijk - ook bij de

werving en selectie van nieuwe

vrijwilligers. Bijvoorbeeld door

samen een gesprek te voeren, de

nieuwe vrijwilliger een keer mee

te laten lopen met een zittende

vrijwilliger en hen beide (apart!)

na afloop feedback te laten geven

over hoe het ging.

▶ TIP: Sommige organisaties

hebben goede ervaringen met

een 'matchingsdiner'

Dit is een moment waarop

maatjes elkaar op informele wijze

leren kennen. Dat kan door samen

te eten (of een andere activiteit te

ondernemen). Aan het einde kunnen

duo's (of groepjes) worden

gevormd.

Bemuurde Weerd OZ 3

3514 AN Utrecht

info@vcutrecht.nl

Social media: @vcutrecht


Selecteren en matchen van vrijwilligers

Als deze informatie nuttig is,

lees dan ook deze hand-outs:

WERVEN VAN

VRIJWILLIGERS

VRIJWILLIGERS

BEHOUDEN

Selecteren

Zorg voor heldere informatie voordat iemand op gesprek komt. Dat kan

bijvoorbeeld door een informatieboekje. Op deze manier stuur je de

verwachtingen en voorkom je dat mensen vroeg afhaken.

DIVERSITEIT VAN

VRIJWILLIGERS

De beste indruk van iemands vaardigheden en mogelijkheden krijg je

door een kleine casus of proef te doen. Neem bijvoorbeeld een cliënt mee

tijdens een gesprek of doe een kleine testopdracht. Je kan ook beginnen

met inwerken of iemand mee laten lopen. Dan kunnen jullie van beide

kanten kijken of het is wat jullie van elkaar verwachten.

In de hr-wereld wordt vaak het STAR-interview gebruikt om mensen te

selecteren voor een functie. Dit staat voor situatie, taak, actie en resultaat.

Soms wordt hier nog reflectie aan toegevoegd. Het idee achter deze

methode is dat iemands vroegere gedrag een goed beeld kan geven van

iemands huidige gedrag.

Voorbeeld van een STAR-interview

• Situatie:

Geef een voorbeeld van een situatie waarin je geduldig moest zijn.

• Taak:

Wat moest je hier bereiken? Of wat wilde je bereiken?

• Actie:

Hoe heb je de situatie aangepakt? Wat heb jij hierin gedaan?

• Resultaat:

Wat waren de resultaten van je acties? Wat gebeurde er?

• Reflectie:

Hoe vond je het gaan? Zou je de volgende keer iets anders aanpakken?

LEES VERDER → Er is veel informatie over deze methode te vinden op

internet, zie ook Kom hier meer te weten over.

Kom hier meer te weten over:

• Star interview

voorbeeldvragen

• Tips voor werving en

selectie

Advies op maat?

Je kunt bellen en/of een afspraak

maken met een van onze

adviseurs! Zij denken graag met

je mee.

030 – 231 22 89

(tijdens kantooruren)

info@vcutrecht.nl

www.vcutrecht.nl/advies

Bemuurde Weerd OZ 3

3514 AN Utrecht

info@vcutrecht.nl

Social media: @vcutrecht


/ / / B A S I S B O X

Begeleiden

van vrijwilligers

Als je vrijwilligers aanstuurt of coördineert, geef je leiding aan hen.

Om effectief leiding te geven, moet je je stijl van leidinggeven op je

vrijwilligers aanpassen zodat je zo goed mogelijk kan inspelen op hun

verschillende behoeften. Situationeel leidinggeven is een model dat helpt

om de juiste stijl van leidinggeven te vinden. Het bestaat uit vier stijlen:

1. Instrueren

De vrijwilliger wil graag, maar heeft nog weinig ervaring/vaardigheden. Dit

komt vaak in het begin van het vrijwilligerswerk voor, of bij een

veranderende situatie. Je geeft veel en gedetailleerde instructies, maakt

het belang van het werk duidelijk en controleert wat er gebeurt.

2. Overtuigen

De vrijwilliger twijfelt of hij iets wel wil doen en heeft nog weinig

kennis. Dit gebeurt soms als mensen al even bezig zijn, maar het werk

nog niet helemaal in de vingers hebben, of bij een plotselinge

verandering. Je ondersteunt de vrijwilliger door veel vragen te stellen,

actief te luisteren, diegene te betrekken en te complimenteren. Ook worden

er duidelijke instructies gegeven.

3. Ondersteunen

De vrijwilliger weet hoe alles werkt, maar is niet altijd even gemotiveerd.

Dit gebeurt soms als vrijwilligers langere tijd op dezelfde plek zitten. Je

stimuleert mensen om zelf oplossingen voor problemen te zoeken, hebt

aandacht voor iemands motivatie, luistert en denkt mee. Het is bij deze

groep belangrijk om hen niet te vergeten, maar juist aandacht te hebben

voor het gebrek aan motivatie. Misschien kunnen er dingen veranderd

worden.

4. Delegeren

De vrijwilliger heeft plezier in het werk en weet hoe alles moet. Dit zijn

goed ingewerkte vrijwilligers. Je kunt dingen aan hen overlaten, een

duidelijke verantwoordelijkheid geven, input van hen krijgen en gelijkwaardig

samenwerken. Het gevaar is dat er conflicten ontstaan tussen

jouw positie en die van hen, waarbij zij gaan overnemen en/of zichzelf

niet begeleid voelen. Zorg daarom voor een heldere afbakening van ieders

verantwoordelijkheden en taken.

Persoonlijke stijl

Het is belangrijk om jezelf

bewust te zijn van je persoonlijke

stijl, zowel qua leiderschap als

qua communicatie.

Door te weten wat jouw

persoonlijke stijl is, kom je ook

achter je valkuilen en weet je

waar iemand anders misschien

behoefte aan heeft. Bij 'kom

hier meer te weten over' vind je

links naar een paar leuke

testjes.

Als deze informatie nuttig is,

lees dan ook deze hand-outs:

AANSPREKEN VAN

VRIJWILLIGERS

MOTIVATIE VAN

VRIJWILLIGERS

DIVERSITEIT

VAN VRIJWILLIGERS

Bemuurde Weerd OZ 3

3514 AN Utrecht

info@vcutrecht.nl

Social media: @vcutrecht


Begeleiden van vrijwilligers

Community management

Volgens Lucas Meijs (professor vrijwilligerswerk en civil society) is

vrijwilligersmanagement te vergelijken met community management.

Community management is een term die komt uit de sociale media

wereld, waarbij het gaat over het betrekken en activeren van het netwerk.

Het is daarom leuk om wat inspiratie op te doen bij artikelen over

community management. We hebben er een paar verzameld bij Kom hier

meer te weten over.

Kom hier meer te weten over:

• Leiderschapsstijlen

• Communicatiestijlen test

• Tips voor community

management

• Bezielend leiding geven aan

vrijwilligers

Gezelligheid en dingen voor elkaar krijgen

Je informele cultuur bepaalt hoe succesvol je zal zijn als

vrijwilligersorganisatie.

Een van de valkuilen is dat het té gezellig is, waardoor er niets meer

gedaan wordt en/of mensen elkaar niet durven aan te spreken. Als dit

speelt, probeer dit dan te veranderen en focus meer op de taak en het

doel dat jullie willen bereiken. Zie hiervoor ook de hand-out over

besturen van een vrijwilligersorganisatie en de tips voor efficiënt

vergaderen.

Advies op maat?

Je kunt bellen en/of een afspraak

maken met een van onze

adviseurs! Zij denken graag met

je mee.

030 – 231 22 89

(tijdens kantooruren)

info@vcutrecht.nl

www.vcutrecht.nl/advies

Bemuurde Weerd OZ 3

3514 AN Utrecht

info@vcutrecht.nl

Social media: @vcutrecht


/ / / B A S I S B O X

Vrijwilligers behouden

Als je eenmaal vrijwilligers hebt geworven, komt de volgende stap: ze

behouden. Want je wilt natuurlijk dat je vrijwilligers zich blijven inzetten!

1 Inspelen op motivatie

Voor het behouden van vrijwilligers is het cruciaal dat je inspeelt op de

intrinsieke motivatie.

Als je intrinsiek gemotiveerd bent, doe je iets omdat je het graag wilt, niet

omdat je van buitenaf wordt gemotiveerd dit te doen. Probeer er dus per

vrijwilliger achter te komen waarom iemand dit vrijwilligerswerk doet. Het

beste kom je daarachter door het gewoon te vragen. Dit kun je direct bij

een kennismakingsgesprek al vragen. Je kan hier dan later aan refereren.

2 Goed geïnformeerd worden

Een van de belangrijkste redenen waarom vrijwilligers stoppen is een

gebrek aan informatie.

Als het niet duidelijk is wat je moet doen, aan wie je iets kunt vragen of

waarom je iets doet, haak je af. Ook zichtbare resultaten houden mensen

gemotiveerd. Daarnaast blijven mensen meer betrokken bij de organisatie

als ze op de hoogte zijn van veranderingen, successen en andere

relevante informatie.

3 Inspraak, feedback en evaluatie

Ook inspraak, feedback en evaluatie zijn een manier om vrijwilligers te

behouden.

Misschien zijn er wel dingen die veranderd kunnen worden die de vrijwilligers

belangrijk vinden? Het krijgen van feedback wordt door vrijwilligers ook

gewaardeerd, het geeft aan dat hun werk gezien wordt en belangrijk is.

Geef hen daarnaast de ruimte elkaar en ook jou feedback (terug) te geven.

Deskundigheidsbevordering

en

groeimogelijkheden

Deskundigheidsbevordering

wordt vaak ook als een vorm van

waardering ervaren, vooral door

hoger opgeleide vrijwilligers.

Ook (door)groeimogelijkheden,

bijvoorbeeld een andere functie

of meer (of minder) verantwoordelijkheden,

kan vrijwilligers

betrokken houden. Zeker wanneer

mensen al enige tijd actief

zijn, kan de motivatie

verhoogd worden door

een ander takenpakket

en/of deskundigheidsbevordering.

Als deze informatie nuttig is,

lees dan ook deze hand­outs:

BEGELEIDEN VAN

VRIJWILLIGERS

MOTIVATIE VAN

VRIJWILLIGERS

VRIJWILLIGERSBELEID

Bemuurde Weerd OZ 3

3514 AN Utrecht

info@vcutrecht.nl

Social media: @vcutrecht


Vrijwilligers behouden

4 Waarderen

Vrijwilligers geven vaak aan dat de waardering en persoonlijke aandacht

die ze krijgen tijdens hun werk belangrijke redenen zijn om zich te

blijven inzetten.

Het kan in iets kleins zitten: een kaartje wanneer iemand jarig is, een compliment

tijdens een vergadering of iemand de ruimte geven om zijn/haar

ideeën uit te kunnen voeren. Vaak vinden vrijwilligers het ook leuk als er

iets groters wordt georganiseerd, zoals bijvoorbeeld een vrijwilligersfeest.

Let bij het waarderen wel op dat er verschillende 'waarderingstalen' bestaan:

niet iedereen ervaart dezelfde dingen als een bedankje.

LEES VERDER → Zie Kom hier meer te weten over voor een voorbeeld

hiervan en vijf verschillende waarderingstalen.

Meebewegen

Probeer zo goed mogelijk mee te

bewegen met het leven van een

vrijwilliger.

Soms kan iemand zich tijdelijk

minder inzetten door ziekte, vakantie,

mantelzorg of bijvoorbeeld

het vinden van betaald werk.

Soms bereik je in goed overleg

toch een werkvorm waardoor de

vrijwilliger niet helemaal hoeft te

stoppen.

5 Goed beëindigen

Bron: KF Hein fonds

Het lijkt vreemd om beëindigen op te nemen in een stuk over het

behouden van vrijwilligers.

Toch is het goed beëindigen en het voeren van een exitgesprek belangrijk

voor het behoud. Vaak komt er waardevolle feedback uit zo'n exitgesprek,

omdat mensen zich dan vrijer voelen om hun kritiek te uiten of dingen

achteraf pas herkennen. Ook kan je dingen bespreken zoals overdracht

of een terugkeer in de toekomst. Of misschien kan iemand aan de slag bij

een andere organisatie? Dan is diegene toch behouden als vrijwilliger, al is

dat dan niet bij jullie eigen organisatie.

Soms kan een voormalig vrijwilliger optreden als ambassadeur van de

organisatie en bijvoorbeeld nieuwe vrijwilligers aandragen. Dat lukt alleen

wanneer iemands vrijwilligerswerk goed wordt afgesloten.

Kom hier meer te weten over:

• Werving, behouden en

beëindigen

• Erkennen, waarderen en

belonen

• Oorzaken van vertrek en

tips voor behoud

• Vragenlijst exitgesprek

Advies op maat?

Je kunt bellen en/of een afspraak

maken met een van onze

adviseurs! Zij denken graag met

je mee.

030 – 231 22 89

(tijdens kantooruren)

info@vcutrecht.nl

www.vcutrecht.nl/advies

Bemuurde Weerd OZ 3

3514 AN Utrecht

info@vcutrecht.nl

Social media: @vcutrecht


/ / / B A S I S B O X

Aanspreken

van vrijwilligers

Soms houdt een vrijwilliger zich, om voor jou bekende of onbekende

redenen, niet aan de gemaakte afspraken of vertoont gedrag dat jij

onwenselijk vindt.

Dan is het goed om zo snel mogelijk met elkaar in gesprek te gaan. Als

je te lang wacht, kan de situatie verergeren en negatieve consequenties

hebben, misschien zelfs ook voor andere vrijwilligers. Het aanspreken van

vrijwilligers is niet altijd eenvoudig, maar wel heel belangrijk: uit

onderzoek blijkt dat feedback een van de drie factoren is die bijdraagt

aan het behouden van vrijwilligers.

Conflicten

Overal waar mensen samenwerken, komen conflicten voor. Dus ook bij

vrijwilligersorganisaties.

In de (vak)literatuur worden conflicten vaak gezien als iets positiefs en

een voorwaarde voor verandering. Conflicten zijn echter alleen positief

als ze nog niet zijn geëscaleerd.

Om conflicten op te lossen, moet je op zoek naar het probleem. Dat is

niet altijd hetgeen waar het conflict in eerste instantie over lijkt te gaan,

vaak ligt er iets anders aan ten grondslag (bijvoorbeeld motivatie, status,

verschillende interpretaties, verwachtingen en miscommunicaties.). Als je

aan dit onderliggende aspect geen aandacht besteed, zal het conflict ook

niet oplost worden en blijft het conflict terugkomen.

▶ TIP: Schrijf de verwachtingen

die jouw initiatief of organisatie

heeft naar vrijwilligers en hun

werkzaamheden uit en voeg

deze toe aan het vrijwilligersbeleid.

Deel dit beleid voordat iemand

start en bied ruimte om hierover

in gesprek te gaan. Later kan je

hiernaar verwijzen en daarover

in gesprek gaan.

▶ TIP: Soms zijn conflicten te

voorkomen door duidelijke communicatie.

Zorg voor goed verwachtingsmanagement

vooraf en wees

consequent. Trek één lijn naar alle

vrijwilligers en zorg ervoor dat je

niet (onbewust) mensen

voortrekt of achterstelt.

▶ TIP: Plan evaluatiegesprekken.

Hiermee creëer je een logisch

moment voor feedback, zowel

vanuit de organisatie naar de

vrijwilliger, maar juist ook vanuit

de vrijwilliger naar de organisatie.

Een gesprek kan voor sommige

vrijwilligers nog best spannend

zijn. Je kan ook denken aan een

schriftelijke vragenlijst die ze al

dan niet anoniem kunnen

invullen.

Bemuurde Weerd OZ 3

3514 AN Utrecht

info@vcutrecht.nl

Social media: @vcutrecht


In gesprek met vrijwilligers

Feedback

Als je feedback geeft, is het belangrijk dat je ervoor openstaat dat jijzelf

ook feedback ontvangt.

Misschien zit de situatie anders in elkaar dan je dacht of helpt het om

zelf iets te veranderen. Het doel van het gesprek is om opnieuw nader tot

elkaar te komen en nieuwe afspraken te maken. De vrijwilliger kan zijn

kant van het verhaal vertellen. Soms is een vrijwilliger zich er niet bewust

van dat hij bepaald gedrag vertoont. Dit kan ook voor jou als coördinator

gelden.

Enkele tips voor feedback:

• Geef feedback over concreet en recent gedrag, over iets dat te veranderen

valt.

• Geef zowel positieve als opbouwende feedback.

• Gebruik de drie G’s: Gebeurtenis (jouw waarneming): ‘Ik zie dat je afgelopen

week twee keer te laat bent gekomen’, Gevoel (effect op jouw

gevoel): ’Ik vind dat erg vervelend’, Gevolg: ‘Hoe sta jij op dit moment

in je vrijwilligerswerk?’

• Kies een goed moment en creëer een veilige, rustige omgeving (waar

dus bijvoorbeeld geen andere personen aanwezig zijn).

• Maak onderscheid tussen niet wenselijk gedrag en grensoverschrijdend

gedrag. Bij grensoverschrijdend gedrag is de veiligheid van de medevrijwilligers,

de klant/cliënt, van jou of van de vrijwilliger zelf in het gedrang.

Afhankelijk van de ernst van het voorval, dien je vervolgstappen te

ondernemen.

Doel van feedback geven en ontvangen,

is om nader tot elkaar te komen

Als deze informatie nuttig is,

lees dan ook deze hand­outs:

BEGELEIDEN VAN

VRIJWILLIGERS

VRIJWILLIGERS

BEHOUDEN

MOTIVATIE VAN

VRIJWILLIGERS

Kom hier meer te weten over:

• Aansturen van vrijwilligers

• Feedback geven

• Tips voor conflicthantering

• Basisboek

vrijwilligersmanagement ­

Vragen en opdrachten

Slechtnieuwsgesprek

Als een vrijwilliger ongewenst gedrag vertoont en na feedback geen verbetering

laat zien, doe je er vaak goed aan om afscheid te nemen.

Hou het slechtnieuwsgesprek feitelijk en duidelijk. Het kan helpen om

vooraf een dossier op te bouwen waar je naar kunt verwijzen tijdens het

gesprek. In dit dossier staan concrete situaties waarin het ongewenste

gedrag voor kwam. Rond het gesprek zo mogelijk positief af.

Advies op maat?

Je kunt bellen en/of een afspraak

maken met een van onze

adviseurs! Zij denken graag met

je mee.

030 – 231 22 89

(tijdens kantooruren)

info@vcutrecht.nl

www.vcutrecht.nl/advies

Bemuurde Weerd OZ 3

3514 AN Utrecht

info@vcutrecht.nl

Social media: @vcutrecht


/ / / B A S I S B O X

Diversiteit

van vrijwilligers

Wanneer een team bestaat uit mensen met verschillende achtergronden,

vaardigheden en voorkeuren bereik je vaak de beste resultaten.

Het is daarom handig om te kijken naar de diversiteit van jullie vrijwilligers.

Bij diversiteit wordt meestal snel gedacht aan culturele diversiteit. Denk

ook aan leeftijd, opleidingsniveau, taalniveau, sociaal-economische status,

geloofsovertuiging, gezondheid, geaardheid, voorkeursgedrag, motivaties

van vrijwilligers etc. Sluiten jullie onbedoeld mensen uit in de vacatures, of

bij de selectie? Bijvoorbeeld door woordkeus of het gebruik van bepaalde

foto's. Bereiken jullie ook mensen buiten jullie directe kring?

Als jullie een bepaalde groep willen werven als vrijwilliger (bijvoorbeeld

jongeren, mensen met een migratieachtergrond of mensen met een beperking)

kan het helpen om eerst in gesprek te gaan met een organisatie

die zich inzet voor deze groep. Misschien hebben zij tips of kunnen zij jullie

direct in contact brengen.

Vluchtelingen, asielzoekers en

ongedocumenteerden

Vrijwilligers met een

uitkering

Iedereen die een uitkering

ontvangt, mag vrijwilligerswerk

doen.

Meestal moet de vrijwilliger

dit wel melden bij de

uitkeringsinstantie en er

toestemming voor vragen. Alle

regels hierover vind je in de link

‘Uitkeringen en vrijwilligerswerk’.

LEES VERDER → Bij 'Kom hier

meer te weten over' lees je over

de regels rondom het ontvangen

van een uitkering en

vrijwilligerswerk.

Vluchtelingen (mensen met een verblijfsvergunning) mogen vrijwilligerswerk

doen.

Asielzoekers mogen alleen vrijwilligerswerk doen bij een organisatie die een

zogenaamde vrijwilligersverklaring heeft gekregen van het UWV. Aanvragen

hiervan is kosteloos. Voor ongedocumenteerden is het bij wet verboden

om vrijwilligerswerk te doen. Organisaties riskeren een hoge boete als er

ongedocumenteerden bij hen actief zijn.

Als je vluchtelingen wilt inzetten als vrijwilliger kan het handig zijn om

groepjes te maken van Nederlandstalige en anderstalige vrijwilligers. Zij

kunnen elkaar dan verder helpen in het vrijwilligerswerk.

Bemuurde Weerd OZ 3

3514 AN Utrecht

info@vcutrecht.nl

Social media: @vcutrecht


Diversiteit van vrijwilligers

Als deze informatie nuttig is,

lees dan ook deze hand-outs:

BEGELEIDEN VAN VRIJWILLIGERS

AANSPREKEN VAN

VRIJWILLIGERS

Diversiteit binnen je vrijwilligers heeft veel verschillende vormen.

Het heeft ook te maken met welke afstand mensen ervaren tot het

(gaan) doen van vrijwilligerswerk.

Begeleiding van kwetsbare vrijwilligers

• Vraag in een kennismakingsgesprek naar de sterke punten. De zwakke

punten volgen daar meestal vanzelf uit.

• Geef mensen privacy: ze hoeven niet iedere vraag te beantwoorden.

• Ben je bewust van je communicatie. •Soms interpreteert iemand iets

op een manier die jij niet bedoelt.

• Vind de motivatie/reden dat iemand vrijwilligerswerk wil doen.

▶ TIP: Vraag de ander kort samen te vatten wat jullie zojuist

bespraken.

• Maak duidelijke afspraken en zet die op papier. Hier kun je later naar

verwijzen. Check ook of je beiden hetzelfde verstaat onder deze afspraken

en plan eventueel een evaluatiegesprek in.

• Overlaad mensen niet met informatie, houd het simpel en overzichtelijk.

Ook inwerken kan het beste stap voor stap.

• Geef mensen de tijd om te leren.

▶ TIP: Zorg voor een vast aanspreekpunt.

Dat geeft duidelijkheid en rust. Deze persoon kan in het begin ook

fungeren als 'inwerkmaatje'.

LEES VERDER → Onder het kopje 'Kom hier meer te weten over' staat een

link over het begeleiden van vrijwilligers met een kwetsbaarheid.

SELECTEREN EN MATCHEN

VAN VRIJWILLIGERS

Kom hier meer te weten over:

• Uitkeringen en

vrijwilligerswerk

• Vluchtelingen en asielzoekers

• Kwetsbare vrijwilligers

• Vrijwilligers met een

beperking

Advies op maat?

Je kunt bellen en/of een afspraak

maken met een van onze

adviseurs! Zij denken graag met

je mee.

030 – 231 22 89

(tijdens kantooruren)

info@vcutrecht.nl

www.vcutrecht.nl/advies

Bemuurde Weerd OZ 3

3514 AN Utrecht

info@vcutrecht.nl

Social media: @vcutrecht


/ / / B A S I S B O X

Motivaties

van vrijwilligers

Voor het beschrijven van de motivatie van vrijwilligers zijn er twee

modellen die veel gebruikt worden:

De sociologische framing theorie beschrijft dat vrijwilligerswerk leuk

moet zijn, moet lonen en passend moet zijn. De motivatie is daarbij een

mix van deze drie factoren.

De functionele benadering (Clary e.a., 1998) gaat uit van zes motieven

voor vrijwilligerswerk:

1 Carrièregerichte motieven. De kans om vaardigheden, ervaringen

en contacten op te doen die nuttig kunnen zijn op de arbeidsmarkt.

2 Normatieve motieven. Mensen kunnen via vrijwilligerswerk uiten

wat belangrijke normen en waarden zijn voor hen.

3 Sociale motieven. Nieuwe contacten opdoen of bestaande sociale

contacten verdiepen of versterken.

4 Leermotieven. Het ontwikkelen van kwaliteiten, kennis en vaardigheden

voor iemands persoonlijke ontwikkeling of carrière.

5 Kwaliteitsmotieven. Vrijwilligerswerk als kans op een verhoogde

levenskwaliteit.

6 Beschermingsmotieven. Vrijwilligerswerk als manier om negatieve

omstandigheden, ervaringen of gevoelens te verminderen.

7 Pleziermotief. Er wordt hier steeds vaker een zevende motief aan

toegevoegd: het pleziermotief. Steeds meer vrijwilligers geven deze

reden als voornaamste motivatie om vrijwilligerswerk te doen.

Typen vrijwilligers

Iedere vrijwilliger heeft zijn eigen

motivatiemix.

Op basis hiervan worden er

meestal vier typen vrijwilligers

onderscheiden:

1. Ondernemers:

vrijwilligerswerk is voor hen

een uitdaging en een manier

om zichzelf te ontwikkelen.

2. Stimulatoren: zoeken

acceptatie en erkenning voor

hun werk.

3. Dienstverleners: willen

zorgen voor anderen, sociale

erkenning en veiligheid.

4. Regelaars: zijn erg betrokken

bij de organisatie, voelen zich

verantwoordelijk en zoeken

duidelijkheid.

Vind meer informatie bij de link

'type vrijwilligers' bij 'Kom hier

meer te weten over'.

Als deze informatie nuttig is,

lees dan ook deze hand-outs:

BEGELEIDEN VAN

VRIJWILLIGERS

VRIJWILLIGERS BEHOUDEN

Bemuurde Weerd OZ 3

3514 AN Utrecht

info@vcutrecht.nl

Social media: @vcutrecht


Motivaties van vrijwilligers

Traditionele en episodische vrijwilligers

Er wordt steeds vaker gesproken over ‘oud’ versus ‘nieuw’

vrijwilligerswerk.

Hierbij staat oud vrijwilligerswerk voor het traditionele vrijwilligerswerk,

waarbij iemand zich voor een langdurige periode (bijvoorbeeld 10 jaar of

meer) verbindt aan een organisatie, veel tijd besteedt en het

vrijwilligerswerk voornamelijk doet voor een ander of de ‘goede zaak’.

De nieuwe of episodische vrijwilliger laat zich leiden door wat hij uit het

vrijwilligerswerk kan halen en door persoonlijke interesses, zet zich

kortdurend in (van een dag tot enkele maanden) en is minder gebonden

aan een specifieke organisatie.

Uit onderzoek blijkt dat een toenemend aantal vrijwilligers zich liever

kortdurend inzet, dan zich voor lange tijd verbind aan een organisatie.

Zorg dat je als organisatie zo goed mogelijk inspeelt op deze trend. Voor

een organisatie is het dus belangrijk om op hun motivaties in te kunnen

spelen.

LEES VERDER → Kom hier meer te weten over.

Kom hier meer te weten over:

• Motivaties voor

vrijwilligerswerk

• Type vrijwilligers

• Episodisch en traditioneel

vrijwilligerswerk

Advies op maat?

Je kunt bellen en/of een afspraak

maken met een van onze

adviseurs! Zij denken graag met

je mee.

030 – 231 22 89

(tijdens kantooruren)

info@vcutrecht.nl

www.vcutrecht.nl/advies

Bemuurde Weerd OZ 3

3514 AN Utrecht

info@vcutrecht.nl

Social media: @vcutrecht


/ / / B A S I S B O X

Administratie

en registratie

Voor iedere organisatie is het handig om een vrijwilligersregistratie bij te

houden.

Hierin sla je algemene (NAW: Naam Adres Woonplaats) gegevens op, maar

ook zaken die gerelateerd zijn aan het vrijwilligerswerk. Bijvoorbeeld de

startdatum van het vrijwilligerswerk, de taken die iemand doet, beschikbaarheid,

vaardigheden, achtergrond, einddatum vrijwilligerswerk en de reden

van iemands vertrek.. Aan te raden is om ook een contactpersoon bij nood

te registreren.

Als je een vaste vrijwilligersvergoeding geeft, kan het handig zijn om de urenregistratie

te koppelen aan de vrijwilligersregistratie. Wanneer bijvoorbeeld

de Belastingdienst komt controleren, hebben jullie alle bestanden bij elkaar.

Wet Algemene Verordening

In Nederland mag je niet zomaar iedereens gegevens administreren.

De Wet AVG beschrijft wat wel en niet mag. De belangrijkste punten uit

deze wet:

• Meld vrijwilligers dat je persoonlijke gegevens registreert en met welk

doel je dit doet.

• Zonder toestemming van de betrokken persoon mag je de geregistreerde

informatie niet openbaar maken of delen met anderen.

• Zorg voor een goede beveiliging, zodat de informatie niet door

onbevoegden kan worden ingezien. Bijvoorbeeld door een

wachtwoord op het bestand te zetten of door het bestand in een beveiligde

cloudmap op te slaan.

• Sommige zaken mag je niet zomaar registreren, zoals gegevens over

land van herkomst, gezondheid of geloofsovertuiging.

• Let op: als vrijwilligersorganisatie mag je niet iemands BSN-nummer

registreren!

• Ook mag je meestal niet iemands identiteitsbewijs kopiëren. Mensen

mogen zichzelf identificeren en vaak is het opschrijven van het

nummer van het identiteitsbewijs voldoende.

Roosteren

Het maken van een rooster kan

veel tijd in beslag nemen.

Gelukkig bestaan er online tools

die hulp bieden! Bijvoorbeeld:

• Google documents

Je kunt een ‘leeg’ rooster

maken en iedereen hiervoor

uitnodigen. Mensen kunnen

dan zelf aangeven wanneer ze

kunnen.

• Vrijwilligersdigitaal

Dit is een stichting die zich

richt op het goedkoop

beschikbaar maken van een

roostertool (€1 per

vrijwilliger).

• Datumprikker

Heeft een optie ‘rooster’

waarbij je kunt zien wie

wanneer kan.

Bemuurde Weerd OZ 3

3514 AN Utrecht

info@vcutrecht.nl

Social media: @vcutrecht


Administratie en registratie

Techsoup

ANBI- en SBBI-organisaties*

kunnen hier veel softwareprogramma’s

(bv. Photoshop,

Adobe, securityprogramma’s,

alle Windows en Google diensten

etc.) met hoge kortingen

aanschaffen.

*Je moet gevalideerd

worden als goed doel

om in aanmerking te

komen.

Programma’s

De meeste vrijwilligersadministraties worden gemaakt in Excel: een

programma met veel mogelijkheden. Daarom kan het lonen om jezelf

erin te verdiepen.

In ‘Kom hier meer te weten over’ vind je links naar een paar gratis

cursussen Excel.

Als er meerdere personen toegang moeten hebben tot de administratie

kan het handig zijn om te werken met een cloud-based programma (onlineprogramma).

Hier worden meestal Google Documents, Dropbox of Office365

voor gebruikt. Het voordeel hiervan is dat je tegelijkertijd in hetzelfde

document kunt werken, zodat bestanden niet hoeven te worden gemaild.

Kom hier meer te weten over:

• Betaald programma

vrijwilligers administratie

• Wetten registratie

persoonsgegevens

• Informatie over AVG

• Videotraining voor Excel

• Gratis cursus Excel

• Gratis werkrooster

• Hoe maak je een rooster

• Techsoup

Advies op maat?

Je kunt bellen en/of een afspraak

maken met een van onze

adviseurs! Zij denken graag met

je mee.

030 – 231 22 89

(tijdens kantooruren)

info@vcutrecht.nl

www.vcutrecht.nl/advies

Bemuurde Weerd OZ 3

3514 AN Utrecht

info@vcutrecht.nl

Social media: @vcutrecht


Organisaties kunnen op twee manieren onkosten vergoeden aan

vrijwilligers:

1 Vergoeding werkelijk gemaakte kosten

Denk aan telefoon- of reiskosten.

Bewaar alle bonnetjes goed, deze heb je nodig om aan te kunnen tonen

dat het om een vergoeding van gemaakte kosten gaat. Dit type onkostenvergoeding

hoef je niet op te geven bij de Belastingdienst. Er geldt geen

limiet voor het bedrag.

2 Vaste vergoeding

Organisaties kunnen een vast bedrag als vergoeding geven, los van werkelijk

gemaakte kosten.

Hiervoor gelden regels: de onkostenvergoeding per uur mag niet meer

dan € 5,00 bedragen (€2,75 voor jongeren onder 21 jaar), met een maximum

van €190 per maand en €1900 per jaar. Wie daaronder blijft, hoeft

de vergoeding niet op te geven.

Onkostenvergoeding

aftrekken als gift

Niet alle vrijwilligers declareren

hun kosten en niet alle

vrijwilligersorganisaties

beschikken over voldoende

financiële middelen om kosten te

kunnen vergoeden.

Soms kan een vrijwilliger niet

ontvangen of niet gedeclareerde

bedragen aanmerken als gift en

aftrekken van de belasting.

NB: Voor jongeren in de bijstand

onder de 27 jaar geldt een andere

regeling: elke andere betaling dan

de daadwerkelijk gemaakte kosten

wordt gekort op de uitkering van

deze jongeren.

Als deze informatie nuttig is,

lees dan ook deze hand-outs:

ADMINISTRATIE EN

REGISTRATIE

VRIJWILLIGERS-

VERZEKERING

VRIJWILLIGERSBELEID

Bemuurde Weerd OZ 3

3514 AN Utrecht

info@vcutrecht.nl

Social media: @vcutrecht


Vrijwilligersvergoeding

Vrijwilligersvergoeding niet verplicht

Organisaties zijn niet verplicht de kosten van een vrijwilliger te vergoeden.

Het is wel raadzaam, als blijk van waardering voor de vrijwilliger.

Belastingdienst

Als je meer dan € 190,- per maand en/of € 1.900,- per jaar ontvangt,

wordt dat door de Belastingdienst niet meer gezien als een

vrijwilligersvergoeding, maar als inkomsten.

Bijstandsuitkering

en vrijwilligersvergoeding

Per 1 april 2017 gelden er geen

speciale regels meer voor mensen

met een bijstandsuitkering

t.a.v. de vrijwilligersvergoeding.

Zij mogen dezelfde bedragen

ontvangen als iedereen.

Je moet dan het totale bedrag opgeven, dat wordt opgeteld bij je inkomen

en daar moet je belasting over betalen. Vraag aan de dus altijd aan de

vrijwilliger of deze elders nog vrijwilligers werk doet. Met de maximale

bedragen gelden immers voor alle voor alle vrijwilligers vergoedingen die

iemand ontvangt. Weet jij niet of iemand onder de vrijwilligersregeling

valt, gebruik dan de Regelhulp van de Belastingdienst. Zie 'Kom hier meer

te weten over'.

Kom hier meer te weten over:

• Regels Vrijwilligersvergoeding

Belastingdienst

• Regelhulp belastingdienst

• Informatie over

urenadministratie,

bestuursvergoeding, ect.

Advies op maat?

Je kunt bellen en/of een afspraak

maken met een van onze

adviseurs! Zij denken graag met

je mee.

030 – 231 22 89

(tijdens kantooruren)

info@vcutrecht.nl

www.vcutrecht.nl/advies

Bemuurde Weerd OZ 3

3514 AN Utrecht

info@vcutrecht.nl

Social media: @vcutrecht


/ / / B A S I S B O X

Besturen van een

vrijwilligersorganisatie

Vrijwilligersorganisaties worden over het algemeen bestuurd door

enkele vrijwilligers die een bestuur vormen of meer informeel de

leiding hebben.

Als een organisatie wat groter wordt, is het verstandig om een officiële, bij

de KVK geregistreerde, organisatie op te richten. Je bent dan (als bestuur -

der) niet meer hoofdelijk aansprakelijk voor verliezen of activiteiten van

de organisatie en kunt bijvoorbeeld eenvoudiger fondsen aanvragen.

Bestuursvorm

Een bestuur is verantwoordelijk voor de dagelijkse gang van zaken.

Het is belangrijk om duidelijke afspraken te maken over de precieze rol

van het bestuur ten opzichte van de overige vrijwilligers en/of betaalde

medewerkers. Dit voorkomt verwarring en zulke afspraken zijn ook vereist

voor bijvoorbeeld de Governance code.

Er zijn vier bestuursvormen:

1 Executief bestuur waarbij het bestuur een belangrijke rol speelt bij

de uitvoering van het werk.

2 Beleidsvormend bestuur waarbij het bestuur vooral het beleid vaststelt

en de uitvoering door anderen wordt gedaan.

3 Voorwaardenscheppend bestuur, hierbij formuleren zowel het bestuur

als de directie het beleid en toetst het bestuur het beleid.

4 Toezichthoudend bestuur (ook wel Raad van Toezicht) hierbij heeft

het bestuur een meer adviserende functie.

Bestuurswerk zwaar?

Bestuurswerk heeft de reputatie

‘zwaar’ te zijn, waardoor

er bij vrijwilliger mogelijk

minder animo is voor dit soort

vrijwilligerswerk.

Zittende bestuursleden kunnen

hierdoor het gevoel krijgen dat ze

onmisbaar zijn. Met als risico dat

ze nóg meer taken op zich nemen,

omdat ze denken dat ‘niemand

anders het doet’. Hierdoor

kunnen inderdaad omvangrijke en

‘zware’ takenpakketten ontstaan,

waarvoor er weinig nieuwe

mensen te vinden zijn.

Deze vicieuze cirkel kun je

doorbreken met simpele

oplossingen (door bijvoorbeeld

taken op te knippen en onder te

brengen bij (thema)commissies).

Maar soms is er meer nodig en

vraagt het om een specifieke

verandering in de organisatie

om het bestuurswerk anders te

organiseren waardoor het als

minder zwaar ervaren wordt.

Bemuurde Weerd OZ 3

3514 AN Utrecht

info@vcutrecht.nl

Social media: @vcutrecht


Besturen van een vrijwilligersorganisatie

Aansprakelijkheid als bestuurslid

Wanneer jullie initiatief geen officiële rechtsvorm heeft, ben jij als

organisator/initiatiefnemer (persoonlijk) aansprakelijk voor alle verplichtingen

en financiële risico’s van de organisatie.

Als bestuurder van een bij de KVK geregistreerde vereniging of stichting,

ben je alleen hoofdelijk aansprakelijk in het geval van het niet voeren van

een ‘behoorlijk bestuur’.

Onder het 'niet voeren van een behoorlijk bestuur' valt onder meer:

• Nalaten een boekhouding bij te houden.

• Handelen in strijd met het doel van de organisatie zoals

genoemd in de statuten.

• Zwart ontvangen en zwart betalen van bedragen (incl. lonen).

• Niet het vier ogen principe toe passen. Per 1 juli 2021 is de WWTR in

werking getreden: de wet bestuur en toezicht rechtspersonen. Er zijn

nog strengere eisen gesteld aan het voorkomen van een tegenstrijdig

belang.

Vergaderen

Vergaderen is een belangrijk onderdeel van bestuurswerk. Het kan veel

opleveren (mits het efficiënt gebeurt), maar ook tijdrovend zijn (en zo

ontwikkelingen van de organisatie belemmeren).

Enkele tips voor effectief vergaderen:

1

3

Werk met een duidelijke agenda

en stuur die van te voren toe.

Gebruik altijd een actielijst en

werk die iedere vergadering bij.

Maak duidelijke afspraken en wijs

die zoveel mogelijk toe aan mensen.

Doe aan timemanagement. Zorg dat

de vergadering niet te lang duurt.

2

4

Governance code

Als bestuur is het verstandig om

te voldoen aan een governance

code.

Zulke codes helpen je om een

heldere verdeling van taken en

verantwoordelijkheden op te

stellen en proberen misbruik en

belangenverstrengeling te voorkomen.

Gemeenten en sommige

fondsen stellen het voldoen aan

een governance code verplicht.

Kom hier meer te weten over:

• Aansprakelijkheid

bestuursleden

• Checklist bestuurders

aansprakelijkheid

• Bestuur en vereniging

• Vorm van het bestuur van

een stichting

• Governance codes

Advies op maat?

Je kunt bellen en/of een afspraak

maken met een van onze

adviseurs! Zij denken graag met

je mee.

030 – 231 22 89

(tijdens kantooruren)

info@vcutrecht.nl

www.vcutrecht.nl/advies

Bemuurde Weerd OZ 3

3514 AN Utrecht

info@vcutrecht.nl

Social media: @vcutrecht


/ / / B A S I S B O X

Organisatieontwikkeling

Er zijn drie soorten vrijwilligersorganisaties te onderscheiden:

1 Mutual support organisations (voor ons, door ons):

organiseren activiteiten voor hun eigen achterban en hier halen ze ook

hun vrijwilligers vandaan. Denk aan: sport-, muziek- en patiëntenverenigingen.

2 Service delivery (dienstverlenend):

ondersteunen anderen en leveren diensten aan hen. Degenen die

de dienst ontvangen zijn niet de vrijwilligers, die komen uit andere

groepen. Denk aan: zorginitiatieven, activiteitengroepen, vrijwilligers

bij instellingen.

3 Campaigning organisations (maatschappelijke actie):

willen een bepaald maatschappelijk doel bereiken en doen dat door

het voeren van actie. De vrijwilligers zetten zich in omdat ze geloven in

dit doel. Denk aan: vakbonden, milieu-, politieke- en actiegroepen.

Levensloop van een

initiatief

Veel onafhankelijke initiatieven

doorlopen dezelfde drie groeifasen,

die hieronder beschreven

staan. De overgang van het ene

type organisatie naar de volgende,

is een moment waarop een

organisatie bepaalde

moeilijkheden moet overwinnen,

die gepaard kunnen gaan met

wrijving.

Pioniersinitiatief

Pioniers creëren met anderen iets

nieuws. De organisatie is

informeel, gebaseerd op passie en

betrokkenheid.

Basisorganisatie

Pioniers veranderen de werkwijze

of vertrekken. De organisatie

wordt formeler en meer

gestructureerd.

Duurzame organisatie

De organisatie wordt professioneler,

met taakomschrijvingen,

procedures, betere regelingen en

een planmatige aanpak.

Bemuurde Weerd OZ 3

3514 AN Utrecht

info@vcutrecht.nl

Social media: @vcutrecht


Organisatieontwikkeling

Formaliseren van een initiatief

Wanneer een initiatief een ‘officiële’ organisatie wil worden, wordt er

vaak gekozen voor de rechtsvorm stichting of vereniging.

Dit gaat via de notaris en een inschrijving bij de Kamer van Koophandel.

Het belangrijkste verschil tussen een stichting en een vereniging is de

aanwezigheid van leden bij een vereniging.

LEES VERDER → Zie ook Kom hier meer te weten over.

Behalve een stichting of vereniging kun je er ook voor kiezen om een

coöperatie op te richten. Een coöperatie mag alleen met vrijwilligers

werken als in de statuten of reglementen expliciet is vastgelegd dat de

winst die de coöperatie maakt niet terugvloeit naar haar individuele leden,

maar wordt aangewend voor een collectief met maatschappelijk belang.

Als deze informatie nuttig is,

lees dan ook deze hand-outs:

BESTUREN VAN EEN

VRIJWILLIGERORGANISATIE

VRIJWILLIGERSBELEID

FONDSEN EN SUBSIDIES

Samenwerken en de sociale kaart

In Utrecht zijn er ruim 2500 vrijwilligersinitiatieven en

-organisaties.

Sommigen van hen richten zich op dezelfde doelen. Het is daarom goed

om uit te zoeken welke organisaties op jullie lijken. Om aanmerking

komen voor subsidie van de gemeente Utrecht is dit zelfs noodzakelijk.

Misschien is er samenwerking mogelijk of hebben deze organisaties al ervaring

met jullie onderwerp. Bij ‘Kom hier meer te weten over’ staan een

paar websites om achter het bestaan van deze organisaties te komen.

Kom hier meer te weten over:

• Inzicht in groeifases,

fricties en

vermogensfondsen

• Stichting of vereniging

oprichten

• ANBI aanvragen

• Sociale kaart Utrecht

Advies op maat?

Je kunt bellen en/of een afspraak

maken met een van onze

adviseurs! Zij denken graag met

je mee.

030 – 231 22 89

(tijdens kantooruren)

info@vcutrecht.nl

www.vcutrecht.nl/advies

Bemuurde Weerd OZ 3

3514 AN Utrecht

info@vcutrecht.nl

Social media: @vcutrecht

Hooray! Your file is uploaded and ready to be published.

Saved successfully!

Ooh no, something went wrong!