2024 - 3 aug

32
JURIDISCH
Dat de vergadering van eigenaars
(de ALV) het hoogste orgaan
binnen de VvE is, wist u
natuurlijk. Dat de besluiten
die de ALV neemt, vervolgens
door het bestuur moeten
worden uitgevoerd, is ook
bekend. Maar hoe zat het ook
alweer met die termijnen, het
quorum en de gekwalificeerde
meerderheid? En met blanco
stemmen en onthoudingen?
Volledig
digitaal vergaderen
en stemmen wordt
mogelijk
Stemmen en vergaderen; hoe zat het ook alweer?
Blanco
stemmen en
stemonthoudingen
tellen niet
mee bij de
stemuitslag
Buiten de ALV stemmen kan ook, maar dan moeten alle
leden unaniem en schriftelijk (schriftelijk kan ook een
digitaal verstuurd en ondertekend bericht zijn) voor een
voorstel stemmen.
Nietige en vernietigbare besluiten
Is een eigenaar het niet eens met een besluit? Bijvoorbeeld
omdat hij vindt dat bepaalde regels zijn geschonden? Het
besluit kan nietig of vernietigbaar zijn, maar dat is niet
hetzelfde.
VvE MAGAZINE AUGUSTUS 2024 #3 33
• Deze bepaling is in de modelreglementen 2006 en
2017 verder uitgebreid met de toevoeging dat (naast de
blanco stemmen) ongeldige stemmen en (verklaringen
van) stemonthouding niet tot de uitgebrachte stemmen
worden gerekend.
Dat u er in alle gevallen van mag uitgaan dat blanco
c.q. ongeldige stemmen en stemonthoudingen niet
meetellen in de stemmingsuitslag, wordt bevestigd door
een uitspraak d.d. 12 januari 2022 van de rechtbank
Gelderland: stemonthoudingen moeten niet worden
meegeteld in het aantal uitgebrachte stemmen. Er is
immers niet voor maar ook niet tegen het voorstel
gestemd.
Vanaf 1 januari a.s. volledig digitaal
vergaderen
Naar alle waarschijnlijkheid treedt op 1 januari 2025 de
wet digitale algemene vergadering wetspersonen (wet
digitale AVA) in werking. Daarmee krijgen o.a. verenigingen
en VvE’s de mogelijkheid om de algemene ledenvergadering
volledig digitaal te houden.
Het bestuur is verplicht om jaarlijks een ledenvergadering
uit te schrijven, meestal binnen zes maanden na afloop
van een boekjaar. Bij bijzonderheden, zoals een grote
uitgave waarover nog niet is besloten, kan het bestuur een
‘bijzondere’ ledenvergadering uitschrijven. Dat kan ook op
verzoek van de leden, mits zij een nader in de akte bepaald
percentage of aantal (bijvoorbeeld 10 procent) van de
stemmen kunnen uitbrengen. In de modelreglementen
staan verschillende termijnen voor de oproeping van de
leden, variërend van 8 tot 15 dagen (gelegen tussen de
dag van oproeping en de dag van de ledenvergadering).
De oproeping wordt verzonden naar de werkelijke
woonplaats van een VvE-lid. Let op: een eigenaar hoeft
niet altijd in het appartement te wonen dat onderdeel is
van het VvE-complex. Tenzij de statuten anders bepalen
kan, als een eigenaar hiermee instemt, de bijeenroeping
ook geschieden per e-mail.
Niet op de agenda?
De voorstellen waarover besluiten worden genomen,
moeten vooraf worden geagendeerd. Als dat niet gebeurt,
Bijzonder voorstel: wijziging splitsingsakte
Wilt u uw ‘oude’ splitsingsakte naar het niveau anno
2024 brengen? Dan moet u stevig in de geldbuidel
tasten en er zijn een paar voorwaarden. U kunt de
splitsingsakte door de notaris laten wijzigen:
1. Met medewerking van alle eigenaars én alle hypotheekverstrekkers.
Dat betekent dus dat tijdens een
ALV alle eigenaars vóór wijziging moeten stemmen.
2. Met medewerking van het bestuur en instemming
van 80 procent van alle eigenaars én van alle hypotheekverstrekkers.
kan dat een reden zijn voor een rechter om het besluit
te vernietigen. Als een VvE-lid dat wil, moet hij wel een
materieel belang hebben bij een procedure. Bovendien
moet hij in een procedure aannemelijk maken dat de ALV
anders had beslist als wél aan het voorschrift was voldaan.
Niet agenderen betekent dus niet dat er geen besluit kan
worden genomen, maar dat het risico bestaat dat het
besluit in het geval van een procedure achteraf wordt
vernietigd, met alle mogelijke schadelijke gevolgen van
dien.
Quorum
Bij aanvang van de ledenvergadering moet iedere
stemgerechtigde een presentielijst ondertekenen.
Die bepaalt het quorum, dat bepaalt of een besluit in
stemming kan worden gebracht. In sommige gevallen
geldt een verzwaard quorum van bijvoorbeeld 2/3 van
het maximaal uit te brengen stemmen. Verlaat iemand
tussentijds de vergadering? Dan telt hij toch mee voor het
quorum. Is er onvoldoende quorum? Dan kan een tweede
vergadering worden uitgeschreven, waarbij de quorumeis
vervalt. Kijk in uw splitsingsreglement (ook als het gaat om
het ontbreken van een quorum voor besluiten met een
gewone meerderheid in de modelreglementen 2006 en
2017)!
Gewone en gekwalificeerde meerderheid
De meeste besluiten worden genomen met een gewone
meerderheid (de helft plus een) van het aantal uit te
brengen stemmen. Voor sommige voorstellen is een
verzwaarde of gekwalificeerde meerderheid nodig
(vaak bij voorstellen voor verduurzaming). In de wet,
de akte van splitsing of het modelreglement staat welke
meerderheden dan van toepassing zijn. Meestal gaat het
om 2/3 of 3/4 van het aantal maximaal uit te brengen
stemmen.
Vernietigbaar
Is een besluit niet correct genomen, bijvoorbeeld omdat
het voorstel niet (volledig) op de agenda stond? Of vindt
u dat uw belangen wel erg worden geschaad door een
besluit (dat wel volgens de regels is genomen)? Dan kunt
u binnen 30 dagen nadat het besluit genomen is (of nadat
u er kennis van kon nemen) aan de kantonrechter vragen
om het besluit te vernietigen. Daar moet u natuurlijk wel
goede redenen voor hebben. Het besluit blijft geldig tot
de kantonrechter het heeft vernietigd.
Nietig
Als een besluit wordt genomen dat niet klopt met de
wet of de bepalingen in de splitsingsakte, is er een nietig
besluit. Dat had nooit genomen mogen worden en het is
per definitie ongeldig. U hoeft zich er niet aan te houden
en u hoeft ook niet naar de rechter om het te laten
vernietigen.
Blanco stemmen en stemonthoudingen
in de VvE
Wat betekenen blanco stemmen en verklaringen van
onthouding voor de uitslag van de stemming? Dat kan
belangrijk zijn, zeker als er een krappe meerderheid of
minderheid van stemmen is. De modelreglementen
geven daarover informatie.
• In het modelreglement 1973 is bepaald dat blanco
stemmen niet meetellen. Er staat niets over stemonthouding,
maar u mag ervan uitgaan dat ook die niet
tot de uitgebrachte stemmen worden gerekend.
• In de modelreglementen 1983 en 1992 staat dat blanco
stemmen alleen van betekenis zijn bij de bepaling van
het quorum (het aantal aanwezige of vertegenwoordigde
leden). Ook hier kunt u als uitgangspunt hanteren dat
blanco stemmen en stemonthoudingen niet meetellen
bij de stemuitslag.
De ALV’s van VvE’s kunnen het bestuur machtigen voor
het houden van een hybride of digitale algemene ledenvergadering.
Ze mogen zelf kiezen welke vorm het wordt
en ze bepalen zelf de voorwaarden waaronder digitaal
vergaderd wordt. De VvE moet daarbij wel stilstaan bij
mogelijke gevolgen voor de leden die niet voldoende
digitaal vaardig zijn. Ze moet ook nadenken over de
manier waarop dat vraagstuk wordt opgelost.
Randvoorwaarden
De digitale vergadering moet zo veel mogelijk een afspiegeling
zijn van een fysieke vergadering. De randvoorwaarden
zijn ook dezelfde: de leden moeten volwaardig
kunnen deelnemen aan de digitale vergadering, net als
wanneer ze lijfelijk aanwezig zouden zijn. Ze moeten
vragen kunnen stellen en het bestuur moet zijn best
doen om die te beantwoorden.
Het gebruik van een tweezijdig elektronisch communicatiemiddel
is verplicht: de leden moeten de digitale
vergadering niet alleen rechtstreeks kunnen volgen met
beeld en geluid; ze moeten ook met beeld en geluid
aan de vergadering kunnen deelnemen. Omdat ze ‘live’
moeten kunnen stemmen, is het ook verplicht dat ze via
het elektronisch communicatiemiddel kunnen worden
geïdentificeerd.
door mr. John Liewes
Jurist VvE Belang