2024 - 3 aug

ONDERHOUD
Deel 2:
offerteaanvraag
en opdrachtverstrekking
48 VvE MAGAZINE AUGUSTUS 2024 #3 49
SCHILDERWERK IS BIJ VEEL VVE’S EEN VAN DE GROOTSTE KOSTENPOSTEN; ZO NIET DE GROOTSTE. HET IS OOK EEN BELANGRIJK
INSTRUMENT OM HET GEBOUW IN EEN GOEDE CONDITIE TE HOUDEN - EN DUS VOOR HET WAARDEBEHOUD. VEEL VVE-
BESTUURDERS WORSTELEN MET VRAGEN ALS ‘HOE WEET IK ZEKER DAT IK GOEDE KWALITEIT KRIJG VOOR EEN GOEDE PRIJS?
EN WANNEER IS ONDERHOUD ECHT NODIG?’ IN DEZE SERIE ARTIKELEN GEVEN WE ANTWOORD OP DIE - EN MEER - VRAGEN.
IN DEZE TWEEDE AFLEVERING: HOE KOMT U TOT EEN GOEDE OFFERTEAANVRAAG?
SCHILDER EN OPDRACHTGEVER IN OVERLEG
Schilderwerk; van inspectie tot oplevering
In aflevering 1 van deze serie las u hoe belangrijk een goed advies is als het gaat om de voorbereiding van
schilderwerk. Niet alleen om op de kosten te besparen, maar vooral om zekerheid te hebben over de kwaliteit van
het schilderwerk dat door de VvE wordt aanbesteed. De offerteaanvraag is de volgende stap. “Transparantie is het
kernwoord”, zegt Willem van Oorschot, directeur van Overvoorde & Van Tilborg, het adviesbureau dat gespecialiseerd
is in vastgoedonderhoud. “Alleen als je een eenduidige uitvraag hebt, kun je beoordelen of je waar voor je
geld krijgt.”
Er zijn grofweg twee manieren om een offerte te vragen
aan een onderhoudsbedrijf, stelt Van Oorschot: “Je kunt -
met een goed advies in de hand - enkele bedrijven vragen
om een offerte. Dat lijkt de eenvoudigste methode, maar
weet je zeker dat je dan een goede offerte krijgt? Er is
immers nog niet berekend wat de specifieke hoeveelheden
zijn van de diverse onderdelen. Om hoeveel meter kozijn
gaat het? Hoeveel deuren moeten worden geschilderd
en hoeveel vierkante meter glas zit er in de kozijnen? En
wat is exact de hoeveelheid vierkante meters beton in de
galerijen of de balkons? En hoe staat het met de kopgevel?
En met de onderbouw (het deel van het gebouw waar zich
de bergingen bevinden)? Er mag geen onduidelijkheid zijn
over de uit te voeren werkzaamheden en de hoeveelheden,
maar die zijn voor een VvE-bestuurder natuurlijk lastig te
berekenen. En helaas zijn er bedrijven die een eigen draai
geven aan de berekening van de hoeveelheden. Je wilt niet
dat er meer meters worden berekend dan er zijn. Je hebt
de juiste informatie nodig om de hoeveelheden te koppelen
aan de meterprijs. Bovendien liggen deze gegevens meteen
vast voor de toekomst.”
Totaalaantallen in beeld
Een adviseur zet alle totaalaantallen in een schema,
waarmee aan een schildersbedrijf om een prijsopgave kan
worden gevraagd. “Dat is de meeste objectieve manier”,
zegt Van Oorschot. “Het is uiteindelijk ook de beste wijze
om een onderhoudsbedrijf te benaderen.
Immers: als je dit overzicht niet hebt, zal ieder bedrijf de
hoeveelheden zelf moeten inmeten. Dat is een behoorlijke
tijdsinvestering. Anno 2024 hebben veel bedrijven daar geen
trek in. Ze hebben veelal genoeg opdrachten. Dus gaan ze
niet zo veel tijd steken in al dat werk voor een prijsopgave
als ze niet eens zeker weten of ze de opdracht wel gaan
krijgen. Het resultaat: de VvE vraagt bij diverse bedrijven
offerte en het antwoord blijft uit. En als je wel bijvoorbeeld
drie offertes krijgt, loop je het risico dat je drie verschillende
offertes krijgt. Ga dan maar eens vergelijken!
Het is natuurlijk ook niet heel professioneel en dat werkt
tegen je. Een onderhoudsbedrijf wil op een professionele
en overzichtelijke manier zien om wat voor project het gaat.
Dan is het ook makkelijker om een offerte te krijgen.”
Transparantie
“Het gaat bij het inzichtelijk maken van de offerte niet alleen
om de hoeveelheden en de meterprijs. Ook de afwerking
is belangrijk. Welk verfsysteem is eerder gebruikt? Die
informatie heb je nodig om te beoordelen of je de kwaliteit
krijgt waarvoor je betaalt”, zegt Van Oorschot.
Uiteindelijk krijgt de VvE van de adviseur een ‘gunningsadvies’,
ofwel een advies welk schildersbedrijf op basis van
de uitgebrachte offertes het beste past bij de VvE en het
project.
“Dat kan het bedrijf zijn dat de goedkoopste offerte uitbrengt
(goedkoop is zeker niet altijd duurkoop), maar dat
hoeft niet”, stelt Van Oorschot. “Soms kan het verstandig
zijn om wat meer geld uit te geven en zeker te weten dat je
niet alleen bij de oplevering maar ook jaren later nog steeds
tevreden bent over het schilderwerk. In principe adviseren
we prijs op te vragen bij een bedrijf dat niet heel ver weg
gevestigd is. Het is niet heel duurzaam als de schilders elke
dag lange tijd in de auto zitten en het heeft ook invloed op
de kosten.”
Over transparantie gesproken: natuurlijk kosten het
advies en de offertebegeleiding ook geld, maar u krijgt op
deze manier wel de nodige handvatten om tot de beste
keuze te komen. Dat betekent ook dat de kosten voor
advies en begeleiding in veel gevallen uiteindelijk worden
terugverdiend. Voordeel is ook dat u niet met de eerste de
beste schilder in zee gaat - gewoon omdat het de enige
was die offerte wilde uitbrengen. Dat gebeurt helaas nogal
eens.
Resultaatgericht samenwerken
De term ‘resultaatgericht samenwerken’ (RGS) valt vaak in
gesprekken over onderhoudswerk. Bij RGS werkt de VvE
samen met het onderhoudsbedrijf aan het doel: een goed
onderhouden gebouw. U geeft dus niet alleen opdracht
om te schilderen, maar u maakt samen een plan om de
kwaliteit een lange periode (vaak 30 jaar) op het gewenste
niveau te houden. Dat vraagt wel om enige kennis van de
opdrachtgever. Immers: u sluit een langjarig contract af
met een onderhoudsbedrijf en de schilder komt dus bij elke
beurt zijn eigen werk tegen.
U moet zich daarbij wel realiseren dat u in feite al een
opdracht geeft voor - bijvoorbeeld - twee schilderbeurten.
Dat geeft natuurlijk de nodige onzekerheid, want u weet
niet in wat voor situatie uw VvE verkeert in 2035.
Bovendien is het anno 2024 steeds minder gebruikelijk dat
langjarige overeenkomsten worden aangegaan. In veel
gevallen kiest de VvE - als ze tevreden is - opnieuw voor
de (huis)schilder die eerder onderhoud heeft uitgevoerd.
Die komt dan vanzelf zijn ‘eigen werk’ tegen. Langjarige
contracten zijn dus in feite niet nodig.
Opdrachtverstrekking
Als de algemene ledenvergadering akkoord gaat met
de opdrachtverstrekking én met het voorstel om het
benodigde bedrag aan het reservefonds te onttrekken (dat
zijn twee besluiten), gaat u in gesprek met het uitverkoren
onderhoudsbedrijf.
Wat er gaat gebeuren, weten alle betrokken partijen al
dankzij de goede voorbereiding, maar u gaat ook afspreken
hoe de schilder het werk gaat plannen; of per verdieping
gewerkt wordt of van boven naar beneden; hoe lang het
werk gaat duren; hoe de communicatie verloopt en hoe het
zit met de betalingstermijnen. En waarschijnlijk wilt u ook
afspraken maken over de handelwijze van de medewerkers.
Niemand zit te wachten op schilders die roken in het
gebouw of de hele dag de radio hard aan hebben staan.
Kortom: u doet alles om zo veel mogelijk zekerheid te
krijgen over de kosten en het proces. Een goede prijskwaliteitverhouding
dus. En een situatie waarin alle
betrokkenen weten waar ze aan toe zijn. De klus kan
beginnen!
In de volgende aflevering: uitvoering en oplevering.
Hebt u deel 1 van deze reeks gemist? Stuur een mail naar
magazine@vvebelang.nl. U ontvangt dan een pdf van het
artikel.
Een
transparante
offerteaanvraag
is een eerste
voorwaarde
WILLEM VAN OORSCHOT