VvE Handboek

Inhoud Handboek voor de Vereniging van Eigenaars
Hoofdstuk 1: Het kopen van een appartement 12
1.1 Inleiding 14
1.2 Informatie nodig? 17
1.3 De notaris en het bestuur bij de koop/verkoop 18
1.4 Checklist voor het kopen van appartement 18
Hoofdstuk 2: Introductie van het appartementsrecht en de VvE 22
2.1 Inleiding 22
2.2 Coöperatie 23
2.3 Na de Tweede Wereldoorlog 24
2.4 Het appartementsrecht 26
2.5 VvE’s in Nederland; getallen en kenmerken 27
Hoofdstuk 3: Splitsing in appartementsrechten 30
3.1 Inleiding 30
3.2 Voorwaarden bij splitsing 31
3.2.1 Waarom splitsen? 32
3.2.2 Prijzen 33
3.2.3 Splitsingsvergunning 34
3.3 Wet- en regelgeving 34
3.3.1. De Wet en de belangrijke wetswijzigingen 35
3.3.2. De splitsingsakte 36
3.3.3 Splitsingstekening 39
3.3.4 Het splitsingsreglement en de modelreglementen 40
3.3.5 Het huishoudelijk reglement 42
3.4 Wijziging van de splitsingsakte 45
3.5 Ondersplitsing 49
Hoofdstuk 4: De Vereniging van Eigenaren (VvE) 52
4.1 Inleiding 52
4.2 Ontstaan van een VvE 53
4.3 Kleine VvE’s 54
4.4 De slapende vereniging 57
4.5 Structuur van de VvE 59
4.5.1 Vergadering van eigenaars 60
4.5.2 Het bestuur 61
4.5.3 Voorzitter van de vergadering 62
4.5.4 Raad van Commissarissen 63
4.5.5 (Kas)commissie 64
4.5.6 VvE-Beheerder 65
4.6 Starten van een VvE 67
4.7 Het belang van goede communicatie 67
4.7.1 Aspecten van communicatie binnen een VvE 68
4.7.2 Doelen van goede communicatie 69
4.7.3 Welke middelen kunnen ingezet worden 70
4.7.4 Communicatieaanpak 71
4.7.5 Communicatie in de praktijk; een stappenplan 72
Hoofdstuk 5: De vergadering van eigenaars 74
5.1 Vergadering 74
5.2 Digitaal vergaderen 75
5.3 Oproepen voor de vergadering 77
5.4 Volmacht 78
5.4.1 Twee soorten volmacht 78
5.4.2 Substitutie 79
5.4.3 Geldigheid 80
5.5 Besluitvorming 80
5.5.1 Wijze van stemmen 80
2 Handboek VvE
Handboek VvE 3

Inhoud Handboek voor de Vereniging van Eigenaars
5.5.2 Aantal stemmen 81
5.5.3 Quorum 81
5.5.4 Stemverhoudingen/meerderheden 83
5.5.4.1 Gewone (volstrekte) meerderheid 83
5.5.4.2 Gekwalificeerde meerderheid 83
5.5.4.3 Unanimiteit 84
5.6 Staken van de stemmen 84
5.7 Notulen 85
5.8 Nietige en vernietigbare besluiten 86
5.8.1 Vernietigbare besluiten 87
5.8.2 Nietige besluiten 87
5.8.3 Verschillen op een rijtje 88
5.9 Vervangende machtiging 89
Hoofdstuk 6: Het bestuur nader bekeken 91
6.1 Inleiding 91
6.2 Taken van de bestuurder 95
6.3 Bevoegdheid 97
6.4 Meerjarenonderhoudsplan 97
6.5 Begroting 98
6.6 Beheren van de financiën 98
6.7 Uitvoeren besluiten 99
6.8 Notuleren van de vergadering 99
6.9 Begeleiden onderhoudswerken 99
6.10 Uitschrijven van de vergadering 100
6.11 Afsluiten van verzekeringen 100
6.12 Opgave aan notaris bij verkoop appartementsrecht 101
6.13 Bijhouden ledenlijst 103
6.14 Bestuurdersaansprakelijkheid 103
6.15 Bestuurdersvergoeding 105
Hoofdstuk 7: De Kascommissie 107
7.1 Inleiding 107
7.2 Jaarrekening en controle 108
7.3 Samenstelling kascommissie; wie zit erin? 108
7.4 Wat doet de kascommissie? 109
7.5 Wat mag de kascommissie wel en wat niet? 110
7.6 Goedkeuring en decharge 110
7.7 De taken en werkwijze nader belicht 111
7.8 De Controle 113
7.8.1 De opbrengsten 113
7.8.2 De kosten 114
7.8.3. De activa 117
7.8.4 De passiva 118
7.8.4.1 Uitgelicht: de onderhoudsreserve 119
7.8.4.2 Toelichting op de balans 119
7.8.5 Andere verplichtingen 120
7.9 Afsluiting van de controle 120
7.9.1 De te beantwoorden vragen 121
7.9.2 Mogelijke conclusies 121
7.9.3 Rapportage aan de vergadering van eigenaars 122
7.9.4 In het archief 123
7.10 Alles geautomatiseerd! 123
7.11 Controlemaatregelen en beveiliging 124
7.12 Modelreglement 2021 voor de kleine VvE 125
Hoofdstuk 8: Onderhoud en het MJOP 126
8.1 Inleiding 126
8.2 Waar is onderhoud geregeld? 126
8.3 Onderhoud, wat is het? 128
8.4 Gemeenschappelijk of individueel 129
4 Handboek VvE
Handboek VvE 5

Inhoud Handboek voor de Vereniging van Eigenaars
8.4.1 Werkzaamheden aan gemeenschappelijk delen/zaken 130
8.4.2 Eigenaar moet meewerken aan onderhoud 130
8.5 Het MJOP 131
8.5.1 De conditiemeting 131
8.5.2 Het MJOP 132
8.5.3 De liquiditeitsbegroting 134
8.6 Besluitvorming 136
8.6.1 Besluit tot het vaststellen MJOP 137
8.6.2 Besluitvorming onderhoud 137
8.7 Reserveren 141
8.8 Bevoegdheden van het bestuur bij onderhoud 143
8.8.1 Bevoegdheid en uitvoering onderhoud
(vertegenwoordiging) 143
8.8.2 Bevoegdheid bestuur bij calamiteiten 144
8.9 Bestek (werkvoorbereiding) en het offertetraject 144
8.9.1 Het belang van een goede werkomschrijving 144
8.9.2 Een goede offerte is het halve werk 145
8.9.3 Regiebasis of vaste aanneemsom 147
8.9.4 Algemene voorwaarden 148
8.10 Uitvoering 149
8.10.1 Bouwbegeleiding 149
8.10.2 (Werk)overleg 150
8.10.3 Meerwerk 151
8.10.4 Oplevering 152
8.10.5 Nazorg: bouwkundige keuring 153
8.11 Gebreken aan het werk 154
8.12 CAR-verzekering 155
8.13 Onderhoudscontracten 156
8.14 Hertaxatie 156
8.15 Afsluiten bouwdepot 157
8.16 Nieuw MJOP 157
8.17 Diverse aan onderhoud gerelateerde onderwerpen 157
8.17.1 Architect 157
8.17.2 AVG 158
8.17.3 Wet arbeid vreemdelingen (WAV) 159
8.17.4 Veilig werken 160
8.17.5 Vergunningen (gemeente) 161
8.17.6 Bbl/Omgevingswet 162
8.17.7 Gebruiksovereenkomst individuele voorzieningen 163
Hoofdstuk 9: Financiën 164
9.1 Inleiding 164
9.2 Begroting 164
9.2.1 Onderhoud 164
9.2.2 Verzekeringen 165
9.2.2.1 Opstalverzekering 165
9.2.2.2 Glasverzekering 169
9.2.2.3 Aansprakelijkheidsverzekering 170
9.2.2.4 Rechtsbijstandverzekering 170
9.2.2.5 Ongevallenverzekering 171
9.2.2.6 Bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering 171
9.2.2.7 Verzekeringspakketten 171
9.2.2.8 Welke verzekeraar? 172
9.2.2.9 Verzekeringen en contractspartners 173
9.2.3 Reservefonds 173
9.2.4 Eigenaarsbijdragen 174
9.3 Beheer van de financiën 175
9.3.1 Incasseren van de periodieke bijdragen 175
9.3.2 Niet betalen 176
9.3.3 Samenstellen van de financiële stukken 178
6 Handboek VvE
Handboek VvE 7

Inhoud Handboek voor de Vereniging van Eigenaars
9.3.4 Balans 179
9.3.5 Exploitatierekening 181
9.4 Geldlening en subsidies 182
9.4.1 Geldlenen door de VvE 182
9.4.2 Subsidies 184
9.5 Banken en de VvE 186
9.6 UBO 188
9.7 De fiscus 189
9.7.1 Reservefonds en box 3 189
9.7.2 De VvE en btw 190
9.7.3 Schilderwerk 191
9.7.4 Isolatiewerkzaamheden en isolatieglas 191
Hoofdstuk 10: Het activeren van een ‘slapende’ VvE 192
10.1 Inleiding 192
10.2 Oriëntatie 194
10.3 Uitschrijven vergadering 195
10.4 Het houden van de vergadering 197
10.5 De eerste taken van de bestuurders na de vergadering 200
10.6 Samenwerken van kleine VvE’s en beheer 202
Hoofdstuk 11: Aandachtspunten voor de VvE 203
11.1 Instanties van belang voor de VvE 203
11.1.1 De Kamer van Koophandel 203
11.1.2 Het Kadaster 205
11.1.2.1 Inschrijving splitsingsakte 206
11.1.2.2 Wijziging splitsingsakte 206
11.1.2.3 Inschrijving van akte van levering en hypotheekakte 206
11.1.2.4 Inschrijving bestuurder 207
11.1.2.5 Inschrijving huishoudelijk reglement 208
11.1.2.6 Rechterlijke uitspraak 208
11.1.2.7 Aanschrijving 209
11.1.2.8 Informatie 209
11.2 Geschillenbeslechting 209
11.2.1 De rechter 209
11.2.1.1 Inleiding 209
11.2.1.2 Bijzondere situaties 211
11.2.2 Mediation 215
11.2.3 Raad van Arbitrage in de bouwgeschillen (RvA) 217
11.2.4 voorRecht 218
11.3 Verhuur in de VvE 219
11.3.1 Inleiding 219
11.3.2 Soorten van verhuur 221
11.3.3 Toelatingsregeling/Ballotage 224
11.3.4 Gebruiksverklaring 225
11.4 Privacybescherming en de VvE 227
11.4.1 Wat is de AVG? 227
11.4.2 Wat zijn persoonsgegevens? 228
11.4.3 Verwerken van persoonsgegevens met zorg 228
11.4.4 Wettelijke grondslagen 228
11.4.5 Rechten van eigenaars en bewoners 229
11.4.6 Verantwoordelijkheid en samenwerking 229
11.4.7 Wat als er iets misgaat? 230
11.4.8 De AVG in de praktijk van de VvE 230
11.4.9 De Privacyverklaring 230
11.5 De gemeente en de aanschrijving 231
11.5.1 De aanschrijving 232
11.5.2 Procedure en termijn 232
11.6 Vergunningen en toestemming van de vergadering 235
8 Handboek VvE
Handboek VvE 9

Inhoud Handboek voor de Vereniging van Eigenaars
11.7 Certificaten in de wereld van de VvE 237
11.7.1 Waarom certificeren? 237
11.7.2 Verschillende certificaten 238
11.7.3 Certificaat voor de VvE (SKG-IKOB) 240
11.7.4 Certificaten voor het VvE-beheerkantoor (SKG-IKOB) 241
11.7.5 Persoonscertificaat PCVB 244
11.8 Liften en gevelonderhoudsinstallaties 245
11.8.1 Juridische aspecten 245
11.8.2 Veiligheidseisen gelden voor liften 246
11.8.3 Warenwetbesluit liften 246
11.8.4 Tien aanbevelingen en SNEL-norm 247
11.8.5 Arbowet 247
11.8.6 Veiligheidseisen geldend voor
gevelonderhoudsinstallatiies 248
11.8.7 Veiligheidskeuringen
11.8.8 Onderhoud van liften en gevelonderhoudsinstallaties 249
11.8.9 Contractsvormen 250
11.8.10 VvE mede verantwoordelijk voor veilig
gebouwenonderhoud 251
11.9 VvE Belanglabel voor schilderwerk 252
Hoofdstuk 12 Verduurzaming 253
12.1 Inleiding 253
12.2 Wat is verduurzamen en wat is de wettelijke grondslag? 254
12.3 De kern van verduurzaming; Trias Energetica 257
12.4 Stappenplan voor verduurzaming 258
12.5 Speciale thema’s 263
12.5.1 Energiebesparingsmaatregelen 263
12.5.2 Warmtenetten 264
12.5.3 Financiering en subsidies 266
12.5.3.1 Lenen voor verduurzaming; Nationaal Warmtefonds 267
12.5.3.2 Lenen voor verduurzaming; Svn 270
12.5.3.3 Overige leenmogelijkheden 272
12.5.3.4 Subsidies 273
12.5.4 Notificatieregeling voor laadpunten 276
12.5.5 Woonlastenneutraal 278
BIJLAGEN
Bijlage 01: Voorbeeld: Aankondiging 1e vergadering met agenda 280
Bijlage 02: Voorbeeld: Aankondiging jaarvergadering met agenda 283
Bijlage 03: Voorbeeld: Volmacht 285
Bijlage 04: Voorbeeld: Balans 286
Bijlage 05: Voorbeeld: Exploitatierekening met begroting 287
Bijlage 06: Voorbeeld: Presentielijst 288
Bijlage 07: Voorbeeld: Notulen 289
Bijlage 08: Voorbeeld: Logboek Besluitenlijst 291
Bijlage 09: Voorbeeld: Logboek Groot onderhoud 292
Bijlage 10: Voorbeeld: Betalingsherinnering 1ste
aanmaningsbrief (14 dagenbrief) 294
Bijlage 11: Voorbeeld: Betalingsherinnering 2de
aanmaningsbrief 295
Bijlage 12: Voorbeeld: Huurdersverklaring 296
Bijlage 13: Voorbeeld: Huurdersverklaring (engels) 297
Bijlage 14: Transponeringstabel Burgerlijk Wetboek 298
Bijlage 15: Transponeringstabel model splitsingsreglementen
1973, 1983, 1992 en 2006, 2017 en 2021 300
Bijlage 16: Voorbeeld: Conditiemeting 302
Bijlage 17: Voorbeeld: Meerjarenonderhoudsplan 305
Bijlage 18: Voorbeeld: Begrotingsblad 306
Ruimte voor notities 310
10 Handboek VvE
Handboek VvE 11