jAARVERSLAg - Nederlandse Vereniging van Belangstellenden in ...

open te houden en te horen van de huidige leden of de NVBS biedt wat ze willen.
- NVBS Centraal: Activiteiten/themadagen trekken extra bezoekers. In 2011 waren er boekpresentaties en activiteiten rondom 1200-locs.
Nu NVBS winkel, bibliotheek en de verzamelingen bij elkaar in één pand zitten, kunnen meer activiteiten samen worden georganiseerd.
Hiertoe is een activiteitencommissie ingesteld die 3-5 keer per jaar een themadag zal organiseren.
Voor het jaarverslag dient nog opgemerkt te worden, dat de regiegroep voor de meeste leden een vrij onzichtbaar orgaan van de vereniging
is, omdat we ons richten op de onderlinge afstemming ‘achter de schermen’. In de regiegroep zitten vertegenwoordigers vanuit P&R,
internetdienst, Op de Rails, afdelingen, gebouwbeheer en hoofdbestuur.
6. Verslag van de Kascommissie, bedoeld in art. 52 van de statuten, over het boekjaar 2011
De kascommissie van de NVBS, zoals benoemd door de ledenvergadering gehouden op 9 april 2011, heeft de geldmiddelen en de financiële
administratie over het jaar 2011 van de Nederlandse Vereniging van Belangstellenden in het Spoor- en tramwegwezen (NVBS) gecontroleerd.
De door de penningmeester voorgelegde geconsolideerde jaarrekening sluit met een eigen vermogen van € 633.608,-- en een voordelig
saldo van € 9.638,--. Er werd voor totaal € 23.042,-- direct ten laste van het eigen vermogen gebracht. Er is geen volledige vermogensaansluiting
met vorig jaar, hetgeen vooral veroorzaakt wordt door de wisselende kwaliteit van de cijfers van enkele afdelingen.
Er is, zeker bij de centrale kas, de winkel en de diensten, een voldoende financiële administratie waarin de inkomsten en uitgaven zijn
vastgelegd. Onze controle is gebaseerd op een ruime steekproef uit deze financiële administraties en uit de onderliggende stukken. Ook
hebben wij aandacht gegeven aan de verzekeringen.
Bij de inkomsten was de steekproef vooral gebaseerd op de juiste vastlegging en voor zover mogelijk ook op de volledigheid.
Bij de uitgaven was de steekproef vooral gebaseerd op de onderliggende facturen, kwitanties, en bankafschriften. Ook is gekeken naar de
aanwezigheid van de opgevoerde banksaldi.
Wij bezochten dit jaar negen afdelingen en vier diensten, waaronder de winkel.
Bij de controle van de centrale kas constateerden wij dat de financiële verantwoording goed op orde is. In onze steekproef kwamen wij
geen relevante onjuistheden tegen.
Wel adviseren wij om de huisvestingskosten van Amersfoort Centraal goed gescheiden te houden van die van de bibliotheek. Te overwegen
zou eventueel zijn om voor het gebouwbeheer een aparte dienst te maken met een eigen rekening en verantwoording.
Bij de controle van de winkel constateerden wij dat de financiële verantwoording in het algemeen goed op orde is. Wel is het eigen administratieve
systeem hier zeer uitgebreid en gecompliceerd, waardoor het moeilijk toegankelijk is.
Bij nagenoeg alle gecontroleerde uitgaven zijn onderliggende bewijsstukken aanwezig. Wel zijn er soms inkoopfacturen van gelegenheidsuitgevers,
waarbij het onduidelijk is of dit een particulier of een ondernemer betreft. De reiskostenregeling voor vergoeding van het openbaar
vervoer, zoals die in de winkel wordt toegepast, wijkt op onderdelen af van de richtlijnen van het hoofdbestuur. Eénvormigheid binnen
de vereniging komt ons gewenst voor.
Opvallend is dat de renteopbrengst bij de winkel relatief lager is dan bij de centrale kas.
Bij de controle van negen afdelingen en vier diensten constateerden wij dat de door ons bezochte afdelingen en diensten hun financiële
verantwoording grotendeels goed op orde hebben. In enkele gevallen ontbreekt echter een vermogensaansluiting, hetgeen ook gevolgen
heeft voor de geconsolideerde cijfers.
De regel dat niet leden op afdelingsavonden een hogere bijdrage moeten betalen, wordt zeer divers gehanteerd.
Bij één afdeling werd door ons assistentie verleend bij het opstellen van de jaarrekening.
Bij een andere afdeling kwamen wij een tweede kas tegen, blijkbaar afkomstig uit een voor de afdeling bestemde gift. Deze werd gefaseerd
aangewend als bijdrage aan afdelingsuitjes. Naar onze mening behoren deze middelen ook in de afdelingskas te worden gestort om van
daaruit overeenkomstig het doel van de gever te worden besteed.
Wij constateerden dat de redelijkerwijs benodigde verzekeringen voorhanden zijn. Wij hebben echter nog enkele opmerkingen over de
ingeziene bescheiden die de dekking wellicht nog kunnen beïnvloeden. Deze opmerkingen zijn op detailniveau aan de penningmeester
overhandigd. Het is de kascommissie uit de stukken ondermeer niet duidelijk geworden hoe de dekking aan de diverse onderdelen wordt
toegerekend.
Over deze specifieke materie geven wij als kascommissie verder geen totaaloordeel.
Ter ondersteuning van beleid adviseren wij verder:
-Een landelijke richtlijn vast te stellen met betrekking tot bijdragen hoofdbestuur aan de afdelingen alsmede voor richtlijnen met betrekking
tot voor de afdelingsbijeenkomsten te vragen toegangstarieven.
-Een lijst van ondermeer bij de afdelingen en diensten aanwezige activa samen te stellen, onder andere om zicht te houden op de aanwezige
apparatuur.
-De vragen en onduidelijkheden met betrekking tot de verzekeringen op te lossen.
-Wij adviseren om het liquiditeitsbeheer van de centrale kas en van de winkel, beter met elkaar in evenwicht te brengen en daarbij ook
goed te kijken naar de thans voor beide geldende rentecondities.
Omtrent het toezicht van het hoofdbestuur op de gelieerde stichtingen bevelen wij aan:
-Om er bij SNE op toe te zien dat de in de reisvoorwaarden genoemde garantieregeling daadwerkelijk goed wordt uitgevoerd c.q. in overleg
met het SNE-bestuur te onderzoeken in hoeverre een wijziging van de reisvoorwaarden tot de reële mogelijkheden behoort.
-Om er bij SNM op toe te zien dat eventuele grotere activiteiten voortaan strakker worden begeleid.
-Om leden van het hoofdbestuur geen andere functies binnen de vereniging en/of de gelieerde stichtingen te laten bekleden om mogelijke
belangentegenstellingen te voorkomen,
waarbij wij ons realiseren dat hiertoe bij SNR een statutenwijziging noodzakelijk is.
Wij constateren met vreugde dat de aanbevelingen uit het vorige verslag vrijwel geheel zijn uitgevoerd. Deze aanbevelingen hadden betrekking
op de waardering van de winkelvoorraad en op het doen van een uitspraak over de verantwoordelijkheid van het gehele hoofdbestuur
voor het toezicht op de stichtingen. Die verantwoordelijkheid is door het hoofdbestuur als de zijne erkend. De enige nog resterende aanbeveling
betreft een onderzoek naar de mogelijkheid om te komen tot een kostenbesparing, op de vele bankrekeningen die nu in gebruik,
N V B S j A A R V E R S L A g 2 0 1 1 21