Innholdet i arkivplan

Arkivplan
Kirsti O. Sletten
IKA-Opplandene

•
•
•
•
•
•
Hva er en arkivplan
Agenda
Hvorfor har vi arkivplan
Arkivplanprosjektet
Prosjektgruppe
Styringsgruppe
gjennomføring

•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Arkivplan = administrativ håndbok
(Arkivforskriften §
2-2)
En samleplan som gir oversikt over
Gjeldende lovog regelverk
Interne instrukser
Administrativog politisk organisering
Arkivorganisasjonen/arkivansvaret
Reglement og instrukser
Hva arkivet omfatter – hva slags materiale som inngår i
arkivet
Bevaring
Kassasjon
Daglige rutiner
Periodiske rutiner

•
•
•
•
•
•
Hvilke nytte har arkivet?
En av organets viktigste ressurser for å
kunne drive en forsvarlig forvaltning
Utføre saksbehandling
Dokumentere saksbehandling og vedtak
Yte service overfor kunden/innbyggerne
Forskning
Utfordringen er å få en enkel, effektiv og
aktiv forvaltning av denne ressursen

•
•
•
Formål
Formålet med arkivplanen er at kommunen skal
få en god oversikt over alle sider av
dokumenthåndteringen
Ivaretar organisasjonens og samfunnets behov
for dokumentasjon
Arkivplanen skal danne grunnlaget for form og
oppsett av sak-/arkivsystemet med tilhørende
rutiner som effektivt ivaretar organisasjonen:
lederne, saksbehandlerne og samfunnets
behov.

•
•
•
•
Arkivplanen som styringsredskap
Forutsetning for styring:
Oversikt over arkivrelevante lover, forskrifter og
annet regelverk
Plan for arkivdanningen
Oversikt som viser rutinene og oppbyggingen av
arkivet

•
•
•
•
•
•
Arkivplanprosjektet
Vi anbefaler at arbeidet med arkivplanen
organiseres som prosjektarbeid.
Lettere å holde orden på deloppgaver
Lettere å være strukturert
Lettere å måle resultater
Arbeidsoppgavene blir legitimert
Lettere å oppnå felles engasjement

•
•
•
Prosjektetablering
Arbeidsgruppen i et arkivplanprosjekt bør
minimum bestå av representanter fra
arkiv, saksbehandere, IT og ledelse.
Undergrupper for spesielle områder kan
opprettes, for eksempel rutiner for:
Byggesaksbehandling, ansettelsessak,
delingssak, plansak, elektroniske skjema,
e-post mm

•
•
•
•
•
•
Prosjektgruppas ansvar
Godkjenne prosjektmål og ambisjonsnivå
Ansvar for overordnet organisering av prosjektet
Godkjenne prosjektplanen, inkl. ansvarsfordeling
og ressursbruk
Rapporteringsrutiner og oppfølging av framdrift
Godkjenne sentrale prosjektmål og følge opp
kvalitetssikringen
Godkjenne resultatet

•
•
•
•
•
•
•
Prosjektleder
Prosjektleder er daglig leder av prosjektet og skal:
Gjennomføre prosjektet, d.v.s. ha ansvar for fremdrift,
kvalitet og måloppnåelse
Utarbeide og vedlikeholde prosjektplan og rapportere til
styringsgruppa
Planlegge, styre og følge opp tid, kostnader og ressurser
Fordele arbeidsoppgaver til prosjektmedarbeiderne og
følge opp gjennomføringen av arbeidet i prosjektet
Kontakt med andre samarbeidsparter (IKA)
Sørge for at alle beslutninger dokumenteres

•
•
Prosjektdeltakere
Planlegge, gjennomføre og følge opp
arbeidet innenfor sine respektive
ansvarsområder
Rapportere status til prosjektleder
(gjennomførte oppgaver og ev. problemer)

•
•
•
Prosjektarbeid og kartlegging
Når prosjekt gruppe er opprettet
Skaff oversikt over lover og bestemmelser
Kartlegg egen virksomhet
–
–
–
–
–
–
–
Organinndeling
Egen organisasjon
Antall journalførende enheter
Oppbevaring av fysiske arkiver
Arkivansvar i de forskjellige avdelinger
Arkivbestand
Arkivnøkler
arkivrutiner

•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Organisering
Innhold
Overordnede retningslinjer for arkiv og organiseringen av arkivtjenesten
Innhold
Oversikt over dokumentasjonen i aktive og bortsatte arkiver (arkivserieplan)
Oppsett
Bruken av arkivnøkler og andre systemer for ordning og oppstilling av
dokumenter
Reglement
Samling av rutiner og instrukser for dokumentbehandling og arkivering
Depot
Oversikt over materiale i fjernmagasiner og depoter.
Tiltaksplan for nødvendig utbedring

•
•
•
Organisasjon
Beskrivelse av virksomheten
Oversikt over dagens og tidligere organiseringer
av virksomheten både for å få forståelse av og
kunnskap om virksomhetens administrative
historie og det arkivmateriale som er skapt
gjennom tidene og hvor dette materialet befinner
seg
Viktig å forstå den administrative
sammenhengen som arkivmaterialet inngår i

•
•
•
•
Organisasjon
Beskrivelsen bør bestå av en redegjørelse
for dagens organisering og lokalisering av
virksomheten, gjerne gjennom et
organisasjonskart.
Beskriv de ulike avdelingenes oppgaver
og fagfelt og hvordan arkivet er organisert.
Har virksomheten
delarkiver/underliggende tjenestesteder
Hvordan er arkivordningen der.

•
Organisasjon
Det bør i tillegg gis en historisk oversikt
som beskriver alle organiseringer og
eventuelle omorganiseringer, samt de
saksfelt virksomheten har befattet seg
med gjennom tidene.

•
Proveniens
Ved organisatoriske endringer eller når
organer og virksomheter blir delt eller slått
sammen skal arkivene etter nedlagte
enheter avsluttes og holdes atskilt fra de
øvrige. Nye organer som blir skapt,
regnes som nye arkivskapere og må
bygge opp nye separate arkiver. Disse
endringene må framgå av arkivplanen.

•
•
•
•
Ytre proveniens:
Proveniens
Enkeltarkivene holdes atskilt
Indre proveniens:
Opprinnelig ordningsmåte beholdes

•
•
•
•
•
Rutiner:
Daglige rutiner
Periodiske rutiner
Spesialrutiner
Kvalitetssikring
Agenda

•
Postbehandling §
–
–
–
Mottak/åpning
Daglige rutiner
3.1
Stempling av saksdokument §
Scanning
av saksdokumenter
Instruks for journalføring §§
2.6 –
3.4
2.7, §
3.5
Organinterne dokumenter
Regler for behandling av gradert materiale
§§ 4.10 – 4.17 i sikkerhetsloven
Reglement for bruk av telefaks - § 3.2
Reglement for bruk av e-post - § 3.2

•
•
•
•
•
•
•
•
•
Daglige rutiner
Reglement for arkivering av saksdokumentasjon §§ 2.4 –
2.5
Reglement for konvertering til arkivformat
Reglement for rapporter – ev. postliste
Offentlighetsloven § 2
Kvalitetssikring elektronisk journal og arkivsystem § 2.10
Oppfølging og restansekontroll § 3.7
Rutiner for arkivbegrensning § 3.19
Kontroll, avskriving av dokumenter og saker §3.8
Utlånsrutiner internt - § 3.10
Utlånsrutiner eksternt - § 3.11

•
•
•
Rutineutvikling
Saksbehandlingsrutiner
Daglige arkivrutiner
Skanning
–
–
–
Enkeltskanning: journalfører først og skanner inn
aktuelt dokument i journalposten
Bunkeskanning: Skanner mange dokumenter
samtidig og fordeler dem på saker etterpå
Nettverkskanning: Skanner all post med en
nettverkskanner som legger dokumentene samlet i en
fil. Bearbeiding og journalføring skjer deretter på
egen arbeidsplass

•
•
•
•
•
•
Integrering med e-post
Integrerte funksjoner
Mottatt e-post skal enkelt kunne overføres til Noark for
registrering og eventuell arkivering
Elektronisk ekspedering skal kunne skje fra
arkivsystemet eller et integrert saksbehandlingssystem,
og statusverdi oppdateres automatisk i arkivsystemet
Automatisert journalføring av elektronisk
korrespondanse mellom Noark-brukere
Journalinformasjon kan følge som vedlegg til e –post, og
legger grunnlag for automatisert registrering hos
mottaker
¨Graden av automatisering kan differensieres etter
korrespondansepartner

•
•
•
•
•
•
Rutiner e-post
E-post til sentralt postmottak
Personlig adressert e-post
Journalføring – meldingen, vedlegget eller
begge deler???
Verifisering av mottatt e-post
Kvittering for mottak
Utgående e-post

•
•
•
•
•
Periodiske rutiner
Periodedeling av arkivet §§
Kassasjons-/bevaring §3.20 –
3.12 –
3.21
Overføring til bortsettingsarkiv §3.14
3.15
Avlevering til depot for statlige organ §§
5.7 – 5.9
Avlevering til kommunale og
fylkeskommunale depot §§ 5.11 –
5.12

•
•
•
•
•
•
•
•
Periodedeling
Saksarkivet og den tilhørende journalen skal deles inn i
perioder
Periodiseringen – overgang mellom to perioder kan
organiseres på to måter:
Skarpt periodeskille
Ved journalføring på papir
Overgang fra journalføring på papir til elektronisk
journalføring
Overgang til nytt edb-system og den gamle basen ikke
kan konverteres til den nye
Innføring av ny arkivnøkkel (unntatt ved bruk av Noark 4)
Overlappingsperiode

•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Allment arkivskjema
A – møtebøker, protokoller
B – Kopibøker
C – Journaler, overgripende registre
D – Saksarkiv
E – Saks og korrespondansearkiv
F – O Seriekoder – spesialserier
P – Personalforvaltning
Q – Eiendomsforvaltning
R – Regnskap
S – Statistikk
T – Kart og tekninger
U – Foto, film og lydopptak
V – Edb og mikrofilm
W – Gjenstander (stempler modeller, faner)
X – Egenproduserte trykksaker
Y – Andre utskilte arkivdeler – diverse
Z Referansemateriell – arkivlister, instrukser m.m.

•
•
Utforming og oversikt
Oversikt over alle arkivserier og registre i
virksomheten og lister over materiale som
er satt i bortsettingsarkiv skal inngå i
arkivplanen
Oversikt over hva som skal bevares og
hva som kan eller skal slettes, hva som er
kassert og hva som eventuelt måtte være
overført til eller fra andre virksomheter.

•
•
Utforming og oversikt
Dette gjelder også lister over det som er
deponert til arkivdepot.
Oversikten vil gi et bilde av hva man kan
forvente å finne i arkivmaterialet, de gir
oversikt over fysisk plassering.

•
•
•
Arkivserier og registre
Ifølge § 2-5 i arkivforskriften skal det utarbeides
en systematisk ordnet oppstillingsplan, eller en
oversikt over alle arkivserier hvor materiale ikke
er ordnet etter arkivnøkkel.
Her beskrives den enkelte arkivseries innhold,
ordningsprinsipp, periodeinndeling,
oppbevaringsmåte og kassasjonstidspunkt.
Samtlige arkivserier og systemer skal beskrives.

•
Arkivserier og registre
Oversikten bør ta utgangspunkt i
rekkefølgen i det allmenne arkivskjemaet,
som skal benyttes som standard for
oppstilling av arkivmateriale.

•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Arkivserie
Ansvar
Innhold
Ordning
Periode
Oppbevaring
Omfang
Tilvekst
Overføring
Kasasjon
Merknad
Kartlegging

•
•
•
•
Bortsetting
Det skal føres oversikt over bortsettingsarkivet
som beskriver både det som skal bevares og det
som skal kasseres.
Oversikten bør angi hvor de ulike delene av
arkivet er plassert.
Listen bør gi opplysninger om arkivserie,
tidsperiode og boksnummer, samt en kort
beskrivelse av innholdet i den enkelte boks
Det bør også sies noe om omfanget av hver
serie.

•
•
•
Bevaring/kassasjon
Viktig å beskrive hvilke type materiale som
skal bevares og hvilke som kan kasseres.
Det finnes kassasjonsfelt i journalen
Så langt er det få virksomheter som har
tatt i bruk kassasjonsfeltet.

•
•
•
•
Kassert materiale
Alt materiale som kasseres skal føres i
kassasjonsprotokoll.
Enkeltserier, enkeltsaker, registre og andre typer
data som er kassert eller slettet.
Skal føres referanse til de bestemmelser eller
retningslinjer som ligger til grunn for
kassasjonen, når og hvordan kassasjonen ble
foretatt og hvem som gjennomførte den.
I følge arkivloven vil overtredelser innebære
straffeansvar.

•
Overført materiale
Om en virksomhet bevarer arkivmateriale
som er skapt av andre virksomheter eller
om den selv har gitt fra seg arkivmateriale
til andre virksomheter skal dette komme
frem i arkivplanen.

•
•
Systemdokumentasjon
I følge forskrift om offentlig arkiv §§ 2-6 og
2-14 skal elektroniske systemer være
”fullgodt dokumenterte” og ”godt nok
dokumenterte til at materialet kan brukes
etter overføring til arkivdepot”
§ 2-14 sier dessuten at slik dokumentasjon
skal inngå i arkivplanen.

•
•
Arkivforskriften §
Fagsystemer
2-14
Det kreves ikke arkiveksemplar på papir,
men systemene må være godt nok
dokumentert til at materialet kan benyttes
etter overføring til depot. Ifølge § 2-5 skal
det utarbeides dokumentasjon som gjør
det mulig å benytte materialet etter
ordinær bruk.

•
Fagsystemer
Ifølge arkivforskriften kan Riksarkivaren
fastsette at fagsystemene skal ha
eksportfunksjoner som muliggjør
avlevering på egnet lagringsformat og med
tilstrekkelig dokumentasjon

•
•
Oppdatering av arkivplanen
Her skal det beskrives en rutine for
regelmessig oppdatering og ajourføring av
arkivplanen. Slik ajourføring bør skje minst
en gang i året. Ellers blir den fort utdatert
De arkivplanene som er gått ut av bruk,
skal arkiveres.

•
Takk for meg…
Til slutt
og lykke til