Samfunnsøkonomisk analyse av elektronisk fakturabehandling

NYTTE-KOSTNADSANALYSE AV Å INNFØRE 

ELEKTRONISK FAKTURABEHANDLING FOR 

VIRKSOMHETENE SOM ER KUNDER HOS SSØ 

SSØ 

Forvaltnings- og analyseavdelingen 

Oslo, 7. februar 2005

1. Innledning 

1.1 Problemstilling og bakgrunn 

SSØs visjon er effektiv ressursbruk i staten. En naturlig måte å omsette denne visjonen i 

praktiske resultater er å identifisere og kartlegge kostnadsdrivende prosesser i staten 

for så effektivisere disse. Kostnadsdrivende prosesser kjennetegnes ved at de ved enkle 

strukturelle grep kan endres slik at kostnadene reduseres eller sluttproduktene forbedres 

for gitte kostnader. Et eksempel på en slik prosess er dagens håndtering av 

fakturaer, der det er blitt påvist et stort potensial for både å redusere kostnadene ved 

håndteringen og for å forbedre sluttproduktet. For å ta ut de potensielle kostnadsreduksjonene 

vil SSØ sette kundene sine i stand til å ta i bruk av elektronisk fakturabehandling, 

EFB.. 

Mot denne bakgrunnen drøftes i dette notatet, i tråd med utredningsinstruksen, den 

samfunnsøkonomiske lønnsomheten av å innføre elektronisk fakturabehandling for SSØ 

med kunder. 

1.2 Kort om samfunnsøkonomisk lønnsomhet 

1.2.1 Begrunnelse for å måle lønnsomheten av tiltak 

Offentlige ressurser er knappe. Mange ulike oppgaver ønskes løst med de tilgjengelige 

midlene. For at beslutningstakerne skal kunne prioritere mellom de ulike oppgavene slik 

at tjenestetilbudet blir best mulig, er det behov for å tilveiebringe mest mulig fullstendig 

informasjon presentert på en oversiktlig og nøytral måte. Samfunnsøkonomisk lønnsomhet 

er ikke et nøytralt mål på konsekvensene av et tiltak fordi konsekvensene vektes 

med betalingsvillighet. Fordelen med å bruke betalingsvillighet som vekt er at alle 

konsekvensene vurderes på en omforent måte og kan sammenfattes i et lønnsomhetsmål. 

Som grunnlag for prioritering er samfunnsøkonomisk lønnsomhet bedre egnet jo 

mer fullstendig den samfunnsøkonomiske analysen er (det vil si jo flere av virkningene 

som kan verdsettes), jo mindre betydningsfulle fordelingsvirkningene er og jo mindre 

innslag det er av politisk og / eller etisk vanskelige problemstillinger. 

1.2.2 Om bruk av lønnsomhetsmål 

Måling av samfunnsøkonomisk lønnsomhet forutsetter at man kan anslå størrelsen på 

nytten av og kostnadene ved å gjennomføre tiltaket. Denne tallfestingen kan gi inntrykk 

av å måle lønnsomheten med større nøyaktighet enn det som tilfelle er. Tallene 

gjenspeiler ikke nytten av de effektene som ikke er blitt tallfestet. Derfor må tallenes 

tale ses i lys av tiltakets fulle virkningsbredde. I vår analyse er det mange komponenter, 

særlig på nyttesiden, som ikke er blitt tallfestet. Videre er de tallanslagene som faktisk 

er blitt benyttet i analysen, i hovedsak forsiktige. Det er derfor god grunn til å tro at den 

anslåtte lønnsomheten av tiltaket er lavere enn den reelle. 

Tallanslaget på lønnsomhet er ikke bedre enn de tallene det bygger på. Fordi vår kunnskap 

om fremtiden nødvendigvis må være usikker er det i denne analysen lagt vekt å 

avdekke kilder til usikkerhet og hvordan de påvirker lønnsomheten. Det kan derfor være 

lurt at leseren bærer med seg Whiteheads kloke anmodning om at: It is better to be 

vaguely right than precisely wrong. 

1

2. Nytte-kostnadsanalyse av EFB 

Første steg i en nytte-kostnadsanalyse er å klarlegge problemstillingen. Dette forutsetter 

en beskrivelse av dagens situasjon, basisalternativet, som er å finne i avsnitt 2.1 

nedenfor. Neste steg i analysen er å spesifisere det aktuelle tiltaket og sette det inn i en 

analytisk ramme, jf avsnitt 2.2. Det tredje steget er å spesifisere virkningene. Å 

spesifisere virkningene er egentlig en sekkepost av arbeidssteg. Nedenfor er hvor i 

analysen disse arbeidsstegene er behandlet satt i parentes: 

- Identifisere virkninger (kapittel 3) 

- Angi forutsetninger (avsnitt 4.1) 

- Tallfeste / Verdsette virkninger (avsnittene 4.2 og 4.3) 

- Beregn samfunnsøkonomisk lønnsomhet (4.4) 

- Angi usikkerhet (avsnitt 4.5) 

2.1 Basisalternativ 

Basisalternativet i analysen er dagens manuelle prosess for behandling av fakturaer som i 

korte trekk består av følgende aktivitetskjede 

1. Oversendelse av bilag fra virksomhet til SSØ, 

2. Postmottak i SSØ, 

3. Forflytting av fakturaen til person hos SSØ som skal kontrollere at fakturaen er blitt riktig 

utfylt og bokføre den 

4. Oversendelse av fakturaen tilbake til kunden. 

5. Postmottak hos kunden 

6. Forflytting av fakturaen til regnskapsenheten som setter bilagene i bilagsarkivet. 

De ovennevnte arbeidsstegene beskriver prosessen for håndtering av fakturaene til kunder 

som har valgt en tjenestemodell hos SSØ kalt fullsørvis (FS). De kundene som selv utfører de 

arbeidsstegene SSØ utfører for FS-kunder får såkalt delsørvis (DS) 

2.2 Spesifisering av tiltak 

Flere ulike tiltak kan tenkes gjennomført for å effektivisere dagens prosess for fakturabehandling. 

For det første kan dagens prosesser forbedres ved å finne og analysere kostnadsdrivende 

arbeidssteg i prosessen. For det andre kan det innføres EFB, der alle fakturaene 

behandles elektronisk, med sentralisert fakturamottak. En tredje mulig løsning kan være å 

utkontraktere fakturamottaket til en ekstern aktør gjennom å avholde en anbudskonkurranse. 

Disse tre ulike tiltakene er ikke gjensidig utelukkende. Følgelig er det fullt mulig at den 

største gevinsten for samfunnet vil oppstå ved å kombinere ulike tiltak. Ikke desto mindre er 

det i denne analysen bare sett på lønnsomheten av å innføre EFB som et frittstående tiltak. 

2

3. Virkninger 

3.1 Potensielle gevinster av å innføre EFB 

Hovedformålet med å innføre EFB er å redusere kostnadene ved å behandle fakturaene til 

statlige virksomheter. Imidlertid vil utrulling av EFB også føre med seg en rekke andre 

gevinster, av både kvalitativ og kvantitativ karakter. I det følgende er omtalen av de 

potensielle gevinstene delt inn i ikke tallfestet gevinstpotensial og tallfestet gevinstpotensial. 

Begrepet ikke tallfestet gevinstpotensial favner om både rene kvalitative gevinster og 

gevinster som i utgangspunktet er kvantifiserbare, men der vi mangler de dataene som er 

nødvendige for å kunne anslå størrelsen på gevinstene. 

3.1.1 Ikke tallfestet gevinstpotensial 

Det er en rekke gevinster i verdikjeden som ikke direkte har latt seg tallfeste som kostnadsmessige 

besparelser. Disse gevinstene vil tilfalle både SSØ som tjenesteyter og kundene. 

Innføring av elektronisk sporbarhet av hvem som har behandlet fakturaene i de enkelte 

arbeidsstegene i godkjenningsprosessen fra mottak til kontering og betaling fører til: 

− Forenklet revisjon/kontroll. 

− Enklere tilgang til historikk i etterkant. 

− At det er lett å finne ut hvor i arbeidsprosessen fakturaen er, og 

− At det er lett å finne ut hvem som har den til behandling. 

Kortere behandlingstid fra mottak til bokføring fordi arbeidsoperasjonene går raskere, 

oversendelse i arbeidsflyten skjer elektronisk og purrerutiner/eskalering skjer automatisk: 

− Sikrer raskere oppdatert regnskap. 

Bedre kontroller fordi det er innlagt automatiske gyldighetskontroller på/mellom kontofelter i 

kontostrengen og fullmaktsmatriser i arbeidsflyten: 

− Sikre at kostnadene kommer på riktig ansvars- og konteringsfelter. 

− Bedrer kvaliteten på regnskap. 

− Bedrer styringen av økonomien. 

− Begrenser antallet feilføringer. 

Brukertilfredsheten vil øke fordi arbeidsprosessene oppleves raskere, mer lettvint, enklere, 

oversiktlig og sikrere pga: 

− Mindre papir som kan bli borte. 

− Enklere å se hva som ligger til behandling. 

− Lettere å gjenfinne fakturaen. 

− Enklere å finne riktig kontering ved oppslag i systemet under kontering. 

Det er i dag virksomhetene selv som arkiverer papirfakturaene, og all gjenfinning/leting etter 

fakturaer skjer mot det lokale fakturaarkiv. Med elektronisk fakturahåndtering vil om ønskelig 

fakturaoriginalen arkiveres sentralt i skanningssentralen, men bildet av fakturaen vil straks det 

er skannet, alltid kunne taes frem elektronisk, uavhengig av hvor brukeren befinner seg. Dette 

reduserer betydningen av hvor tjenester og oppgaver utføres. Med andre ord kan de personene 

3

som attesterer, godkjenner (utøver budsjettdisponeringsmyndighet) og bokfører sitte ulike 

steder i landet og utføre sine respektive oppgaver uavhengig av hvor de andre arbeidsstegene i 

prosessen blir utført. 

3.1.2 Tallfestet gevinstpotensial 

Det tallfestede gevinstpotensialet består av to komponenter: 

- Innspart arbeidstid i fakturaflyten 

- Reduserte kostnader til purregebyr og morarenter 

3.1.2.1 Innspart arbeidstid i fakturaflyten 

Hvor stort potensialet er for å spare arbeidstid avhenger av blant annet 

− Fordelingen av kunder som har tatt i bruk EFB på de to tjenestemodellene. 

− Det samlede antallet kunder som tar i bruk EFB. 

Hvor stor reduksjonen i arbeidstiden som går med til å gjennomføre de enkelte arbeidsoppgavene 

i fakturaflyten - fra faktura kommer i posten til den er bokført, betalt og avstemt – 

blir, avhenger også av hvor strenge krav som stilles til kvaliteten på følgende oppgaver i EFB: 

− Riktig merking av faktura. 

− Hvordan man behandler dårlig merkede fakturaer. 

− Hvor enkelt det er å lage/vedlikeholde maler. 

− Hvor mange manuelle og hvilke typer kontroller som gjennomføres i arbeidsflyten. 

3.1.2.2 Realisering av verdien av tidsbesparelsene 

De potensielle tidsbesparelsene består i stor grad av litt innspart tid for et stort antall brukere. 

Kostnadskutt forutsetter i stor grad frigjøring av hele årsverk, hvilket mange av virksomhetene 

ikke vil få. Dette innebærer at en stor del av gevinstene ikke vil komme til syne i regnskapene 

i form av utgiftsreduksjoner. Det vil være utfordring for ledelsen i den enkelte 

virksomhet å realisere disse gevinstene på en god måte. På helt kort sikt er det vanskelig å se 

for seg at gevinstrealisering i form av faktiske utgiftsskutt får et stort omfang. En slik måte å 

realisere gevinstene på vil nok heller gå over tid, dersom det skulle vise seg å være den 

foretrukne måten å ta ut gevinsten på. I stedet vil nok gevinsten, i hvert fall en periode, måtte 

realiseres gjennom å sette de fristilte ressursene til å løse andre arbeidsoppgaver. 

Tidsbesparelsene som følge av innføring av EFB fordeler seg på tre ulike aktører: 

(i) virksomhetenes regnskapsarbeidere, 

(ii) virksomhetenes attestanter og godkjennere, og 

(iii) SSØ som tjenesteyter, 

Nedenfor omtales kort de forutsetningene som er blitt lagt til grunn i analysen for å omgjøre 

tidsbesparelsene for de tre ulike gruppene arbeidstakere til samfunnsøkonomiske gevinster. 

(i) Det legges til grunn at disse vil kunne nyttes til å utføre andre typer arbeidsoppgaver. 

(ii) Den delen av virksomhetenes tidsbesparelser som skyldes raskere og enklere attestering 

og godkjenning bør umiddelbart kunne la seg realisere ved at disse arbeidstakerne har kjerneoppgaver 

som de nå kan vie større tid. 

4

(iii) SSØ vil hurtigere kunne realisere gevinsten, av å innføre EFB, som kostnadsreduksjon 

fordi SSØ, om ønskelig, vil kunne spare inn hele årsverk. Imidlertid har vi ut fra 

forsiktighetshensyn sett bort fra dette i vårt hovedalternativ. 

3.1.2.3 Reduserte kostnader til purregebyr og morarenter 

I tillegg til verdien av tidsbesparelsene er også verdien av reduserte utgifter til purregebyr og 

eventuelt morarenter blitt tallfestet. Det kan diskuteres hvor stor andel av disse utgiftene som 

er reelle kostnader for samfunnet. Det kan tenkes at en del av utgiften mest korrekt tilnærmes 

som en overføring fra det offentlige til en leverandør. Dette har vi sett bort fra i denne 

analysen. 

3.1.3 Fordelingen av gevinster på kunder og SSØ 

Gevinsten av å innføre EFB vil i stor grad oppstå hos kundene til SSØ fordi 80 pst (320.000) 

av det totale antallet fakturaer får såkalt DS-behandling av SSØ. Årsaken til at det er dagens 

DS-kunder som vil få de største gevinstene av å innføre EFB er at disse kundene i dag selv 

utfører de arbeidsstegene som blir effektivisert. Dette i motsetning til kunder som i dag 

benytter seg av FS-modellen der SSØ står for utførelsen av de arbeidsstegene som 

effektiviseres. 

3.2 Kostnader 

Innføring av elektronisk fakturabehandling medfører to hovedtyper kostnader; investerings- 

og driftskostnader. Investeringskostnadene kan sortes etter hvilken prosjektfase de tilhører; 

forprosjekt, pilotprosjekt eller utrulling av EFB. Utrullingen av EFB står for langt den største 

delen av investeringskostnadene. Over halvparten av utrullingskostnadene vil dekkes av 

kundene. Av de totale utrullingskostnadene utgjøres hoveddelen av arbeidstid både hos 

kundene og hos SSØ. Denne arbeidstiden går med til å sette kundene i stand til å ta EFB i 

bruk og lære opp brukere hos kundene. I tillegg tilkommer kostnader ved reiser til de stedene 

der kursene avholdes og til SSØ. 

Driftskostnadene består først og fremst av kostnader til datamaskiner, programvare, vedlikehold 

og drifting av disse. 

Store deler av utrullingskostnadene kan skaleres. For det første kan opplæringskostnadene 

skaleres etter antall brukere det viser seg å være behov for. Videre kan prosjektkostnadene 

ved å sette den enkelte kunde i stand til å bruke EFB skaleres etter antall kunder som velger å 

ta EFB i bruk. Implementeringskostnadene ved iverksette det sentrale prosjektet er derimot å 

anse som en forholdsvis fast kostnad. Det understrekes at det hefter usikkerhet rundt 

skaleringsfaktorenes størrelse. 

5

4. Tallfesting av lønnsomheten 

Lønnsomheten av tiltaket er blitt tallfestet ved å verdsette endringene i innsatsen av de enkelte 

ressursene, på både nytte- og kostnadssiden, med kalkulasjonspriser. Kalkulasjonsprisene skal 

gjenspeile skyggeprisene ved økt offentlig produksjon. Innføring av EFB innebærer ikke økt 

offentlig produksjon, snarere en effektivisering av dagens produksjon. 

Innfallsvinkelen i denne analysen er å vurdere den samfunnsøkonomiske lønnsomheten av å 

få kundene til SSØ til å ta i bruk EFB med SSØ som tjenesteleverandør. I og med at SSØ står 

overfor en mulig konkurranseeksponering av behandlingen av fakturaer kan det som en 

praktisk tilnærming være rimelig å vurdere SSØs fakturabehandling som konkurranseutsatt 

produksjon. Med konkurranseutsatt produksjon menes at SSØ er utsatt for konkurranse både i 

innsats- og i produktmarkedene. Alternativverdien av økt offentlig konkurranseutsatt 

produksjon er verdien av den private produksjonen denne fortrenger. Dette tilsier at offentlig 

produksjonsvirksomhet stilles overfor de samme prisene som konkurrerende privat 

produksjon for både innsatsfaktorer og for det som produseres. 

4.1 Parameterverdier 

For å kunne anslå størrelsen på gevinstene av å innføre EFB må det gjøres forutsetninger om 

størrelsene på en rekke parametere. Nedenfor synliggjøres og begrunnes de valgene som er 

blitt foretatt for at beregningene skal være mest mulig gjennomsiktige og etterprøvbare. 

En del av valgene av parameterverdier bærer preg av at vi har måttet forsøke å utøve godt 

skjønn. For ikke å gjøre kvaliteten på analysen mer sårbar enn nødvendig overfor de enkelte 

forutsetningene om parameterverdiene, har vi gjennomført følsomhetsanalyser for fem 

parametere. Dermed kan man danne seg et bilde av utfallsrommet i stedet for bare å måtte 

forholde seg til usikre punktestimater. 

4.1.1 Kalkulasjonsrente - risiko 

I samfunnsøkonomiske analyser skal kalkulasjonsrenten fastsettes i tråd med de kriteriene 

som er angitt i Finansdepartementets rundskriv R-14/99. Med utgangspunkt i at prosjektet er 

vurdert å ha lav systematisk risiko, er størrelsen på kalkulasjonsrenten i analysen satt til 4 pst. 

I tillegg er det også blitt beregnet hvor følsom nåverdien av prosjektet er overfor endringer i 

renten. Måten dette er blitt gjort på er at de samme beregningene er blitt utført, men med en 

kalkulasjonsrente på 6 pst. 

4.1.2 Effektivitetstap ved offentlig finansiering 

Skattefinansiering medfører et tap for konsumentene som er større enn skatteprovenyet. I 

henhold til Finansdepartementets veileder i samfunnsøkonomisk analyse anbefales det å sette 

marginalkostnaden ved skattefinansiering til 1,2. Årsaken til at denne parameteren drøftes her 

er at størrelsen på de tallfestede gevinstene av å innføre EFB avhenger av hvordan gevinstene 

tas ut. De tallfestede gevinstene utgjøres av kostnadsreduksjoner som kan brukes enten til å 

produsere flere offentlige tjenester for en gitt størrelse på de offentlige utgiftene eller til å 

redusere de offentlige utgiftene. Dersom gevinsten tas ut som en reduksjon av offentlige 

utgifter fremkommer den samfunnsøkonomiske verdien ved å multiplisere gevinstens kroneverdi 

med en faktor på 1,2. Altså har selve måten gevinstene realiseres på, betydning for 

størrelsen på gevinsten for samfunnet. 

6

4.1.3 Nærmere om realisering av tidsgevinster 

Besparelsene i arbeidstid oppstår ved effektivisering av arbeidet til to hovedtyper arbeidstakere; 

attestanter/godkjennere og øvrige arbeidstakere. Som nevnt i avsnitt 3.2.2 kan i 

utgangspunktet den frigjorte arbeidstiden brukes enten til å utføre andre arbeidsoppgaver eller 

til å redusere kostnadene i det offentlige. I analysen er det forutsatt at all den frigjorte arbeidstiden 

til alle de berørte arbeidstakerne brukes til å utføre andre arbeidsoppgaver. En viktig 

grunn til at vi har valgt denne utformingen av hovedalternativet i analysen er at mange av 

kundene til SSØ er så små at de må forventes å få tidsbesparelser som er mindre enn en hel 

stilling 1 . Som følge av dette vil de små kundene ha begrensede muligheter til å omsette de 

frigjorte ressursene i kostnadskutt. En annen grunn til dette valget av hovedalternativ er 

usikkerhet omkring hvordan de kundene som må forventes å få muligheter til å foreta 

kostnadskutt faktisk vil utnytte disse mulighetene. Det er ikke selvsagt at resultatene av 

effektiviseringer i offentlige virksomheter tas ut i form av reduserte budsjetter selv om det 

skulle oppstå muligheter til å gjøre det. For eksempel kan en reduksjon av antallet ansatte 

innen regnskapsfunksjonen til en offentlig virksomhet motsvares av at de frigjorte ressurser 

brukes til å ansette flere saksbehandlere. Sett under ett har vi på grunn av mangel på statistikk 

over hvordan størrelsen på frigjort arbeidstid er fordelt over kundepopulasjonen, og av mangel 

på holdepunkter for si noe om hvordan effektivisering vil slå ut i budsjettene til offentlige 

virksomheter, lagt til grunn et forsiktig anslag på størrelsen på gevinsten for samfunnet. 

Betydningen av at ulike måter å ta ut gevinstene på gir opphav til ulike verdier for samfunnet 

synliggjøres i de analysene vi har gjort av hvor følsom prosjektet er overfor valg av måte å ta 

ut gevinstene på. I disse følsomhetsanalysene er det forutsatt at den frigjorte arbeidstiden til 

attestanter/godkjennere brukes til å utføre andre arbeidsoppgaver. Forskjellen fra hovedalternativet 

er at frigjort arbeidstid til de øvrige arbeidstakere forutsettes tatt ut i form av 

reduserte offentlige utgifter. 

4.1.4 Prosjektets levetid og igangsettelsestidspunkt 

Vi har forutsatt at prosjektet har en levetid på 15 år. Etter dette er det ansett som rimelig å 

forvente at ny teknologi vil erstatte EFB. Prosjektet er forutsatt igangsatt i 2005 slik at en 

fjerdedel av et års gevinst realiseres allerede i 2005. I følsomhetsanalysene er det også blitt 

beregnet nettonåverdi av prosjektet ved 7 års levetid. Det bør også nevnes at vi drøfter ikke i 

denne analysen valget av tidspunkt for å innføre EFB. Dermed har vi heller ikke gått nærmere 

inn på verdien av å vente på det skal komme ny teknologi/informasjon. I og med at maskiner 

(hardware) og dataprogrammer (software) er planlagt å bli skiftet ut hvert tredje år er det 

grunn til å anta at det er begrenset fare for å bli innelåst i en dårlig teknologi. 

1 Gjennomsnittlig antall leverandørbilag per for en DS-kunde hos SSØ er 3580. Med en forventet 

tidsbesparelse på 17 minutter per faktura ved overgang fra manuell til EFB av papirfakturaer 

tilsier dette at det samfunnet frigjør omkring 0,74 årsverk (vi antar 80 % effektiv utnyttelse av 

arbeidstiden). For dagens FS-kunder som er enda mindre blir tilsvarende tall 0,43 årsverk. Dette 

er gjennomsnittstall for samfunnet. Bak gjennomsnittstallene skjuler seg det forholdet at 

kundene får større reduksjon enn gjennomsnittlig reduksjon i tid brukt på fakturabehandling for 

samfunnet, mens tjenesteyter (SSØ) får mer å gjøre. 

7

4.1.5 Lønn, årsverk, effektiv tid 

I vår analyse er det lagt til grunn at offentlig etterspørsel etter arbeidskraft i sin helhet fortrenger 

bruk av arbeidskraft i privat produksjon. Vi opererer med to ulike nivåer på årslønn: 

400 000 kroner for attestanter/godkjennere og 330 000 kroner for de øvrige. De totale 

kostnadene ved et årsverk fremkommer ved å multiplisere årslønnen med en faktor på 1,5 for 

å fange opp blant annet sosiale kostnader ved arbeidstageren. Videre er et årsverk antatt å 

bestå av 1700 timer og 80 pst. effektiv arbeidstid; 1360 timer. Dette gir en kostnad per minutt 

på 7,35 kroner for attestanter og godkjennere, og 6,07 kroner for øvrige ansatte. Se tabell 4.1.a 

for detaljene i utregningen. 

Tabell 4.1.a: Verdsetting av arbeidstid som blir brukt til å løse andre oppgaver 

Kostnad (Økt m 

Årslønn faktor 1,5) 

Kostnad / minutt 

Attestant/Godkjenner 400 000 kr 600 000 kr 7,35 kr/min 

Øvrig 330 000 kr 495 000 kr 6,07 kr /min 

4.1.6 Vareinnsats 

Vareinnsatsen i prosjektet forutsettes å motsvares av redusert vareinnsats av samme størrelse i 

avgiftspliktig privat virksomhet, slik at riktig kalkulasjonspris er lik produsentprisene i disse 

virksomhetene som er utgiftene ved vareinnsatsen fratrukket merverdiavgiften 

4.1.7 Totalt antall fakturaer, andel håndtert ved EFB og valg av tjenestemodell 

I hovedalternativet er det forutsatt at 400 000 (75 pst) av 540 000 (100 pst.) fakturaene som 

kundene til SSØ har i dag håndteres ved EFB. I analysene av hvor følsom nåverdien av 

prosjektet er overfor endringer i parameterverdier, er det også foretatt beregninger med 

300 000 (55 pst.) og med 540 000 fakturaer. 

Det er flere grunner til at det ikke er forutsatt at alle fakturaene vil bli håndtert ved EFB. For 

det første er det ikke sikkert at alle de nåværende kundene til SSØ vil implementere EFB. En 

annen grunn er at det er vanskelig å håndtere splittfakturaer (fakturaer med mange signaturer) 

i EFB. 

I analysen er det bare vurdert alternativer der det totale antallet fakturaer hos kundene til SSØ 

holder seg konstant over prosjektets levetid. Begrunnelsen for å velge en slik tilnærming er at 

vanskelig å forutsi hva den fremtidige utviklingen i det totale antallet fakturaer vil være. Ulike 

krefter trekker i ulike retninger. I retning av økt antall fakturaer trekker det forholdet at 

forventet økonomisk vekst antas å føre til økt offentlig forbruk som igjen antagelig fører til 

økt fakturavolum. I motsatt retning trekker faktorer som forventninger om økt bruk av samlefakturaer, 

kredittkort og e-handel. Hva nettoeffekten av disse motstridende kreftene vil bli er 

det vanskelig å si noe om. 

Forutsetningen om et totalt antall fakturaer som holder seg konstant på 540 000 over 

prosjektets levetid tar utgangspunkt i dagens situasjon der SSØ har 230 kunder. Selv om vi 

antar at antallet fakturaer per kunde holder seg konstant over prosjektets levetid kan antallet 

kunder hos SSØ endre seg. Dette forholdet er det ikke gått nærmere inn på i analysen. 

I beregningene er det lagt til grunn at dagens fordeling av kundene på tjenestemodell fortsetter. 

Per i dag får 20 % av fakturaene fullsørvis (FS) og resten, 80 %, delsørvis (DS). 

8

4.1.8 Samfunnets kostnadsbesparelser ved å få lavere utgifter til purregebyrer og morarente 2 . 

Anslaget på størrelsen på denne gevinsten er usikker, men tas med for å gi en antydning om 

hvilken størrelsesorden den ligger i. Det er for enkelhets skyld forutsatt å tilkomme et 

gjennomsnittlig beløp på 200 kroner i kostnader ved purregebyr/morarenteutgift for 2 pst. av 

det totale antallet fakturaer. I tillegg kommer effektivitetstapet ved å bevilgningsfinansiere 

disse kostnadene. 

4.1.9 Antallet personer som må læres opp og kundevirksomheter 

Det er forutsatt at det i de 230 kundene til SSØ må læres opp 18.000 attestanter og godkjennere, 

366 delsørvispersoner og 458 superattestanter. 

4.1.10 Elektroniske fakturaer 

I nåverdiberegningene er det forutsatt at 40 pst. av fakturaene vil bli mottatt i elektronisk 

format fra og med 2007. Til sammenlikning nevnes her at Forsvarsbygg i forbindelse med 

innføring av EFB forutsetter at andelen elektroniske fakturaer vil være 35 pst innen utgangen 

av 2005 og rundt 50 pst ved utgangen av 2006 for deretter å flate ut. Årsaken til at Forsvarsbygg 

forutsetter at andelen e-fakturaer vil stige så raskt er at noen få leverandører, som står 

for en meget stor andel av del totale antallet fakturaer til Forsvarsbygg, holder på å ta i bruk 

elektronisk faktura. Også for kundene til SSØ er det grunn til å anta at elektroniske fakturaer 

som andel av det totale antallet fakturaer vil stige over tid. Imidlertid har vi i mangel av 

holdepunkter, valgt å benytte en forsiktig antagelse om utviklingen i den andelen som 

elektroniske fakturaer vil utgjøre av det totale antallet fakturaer; 40 pst fra og med 2007. 

4.1.11 Elektronisk innkjøpsløsning 

Forholdet mellom dette tiltaket og det foreliggende er ikke blitt vurdert nærmere. 

4.1.12 Konkurranseeksponering 

Uavhengig av om SSØ fortsetter å produsere EFB-tjenester fremover, vil de investeringene 

som er blitt gjort kunne betraktes som en investering i å sette kundene i stand til å bruke EFB. 

Hele 24 av totalt 45 millioner kronene i samlet anslått utrullingskostnad står kundene for. 

Hovedtyngden av SSØs utrullingskostnader består i å sette kundene i stand til å ta EFB i bruk. 

Denne overføringen av kunnskapskapital til virksomhetene vil fortsette å gi avkastning 

uavhengig av hvilken tjenesteyter som står for driften av EFB. Dette resonnementet tilsier at 

det ikke bør bakes inn et tillegg for milepælsrisiko i kalkulasjonsrenten. 

2 I Birkeland m.fl. (2004) antas kostnadene på purregebyr/ morarenter per forfalt faktura å være 

200 kroner. Videre antar de at 5 pst av fakturaene blir belastet med purregebyr og morarenter. 

9

4.1.12 Produktivitet 

Antagelig vil den teknologien som i dag benyttes til EFB videreutvikles over prosjektets 

levetid. Denne videreutviklingen vil føre til både mer effektiv utførelse av dagens funksjoner 

og at nye funksjoner kommer til. I driftsperioden er hardware forutsatt å bli byttet ut hvert 

tredje år og software hvert år. Et eksempel på et område der det kan ligge et potensial for 

ytterligere forbedring er tolkning av fakturaer. Som følge av denne regelmessige utskiftingen 

vil det i prosjektet bli tatt i bruk stadig mer moderne utgaver av teknologien. Dermed vil dette 

forholdet alene tilsi en økt produktivitet. Et annet forhold som trekker i retning av økt 

produktivitet er at leverandørene må kunne forventes å bli flinkere til å lage fakturaer som 

krever stadig mindre avviksbehandling. Et tredje forhold er at SSØ og DS-kundene må kunne 

forventes å ha en stigende lærekurve både i organiseringen av produksjonen og i utførelsen av 

de enkelte arbeidsstegene i produksjonsprosessen. I våre gevinstberegninger er det sett bort 

fra det forholdet at over tid må det rimeligvis kunne forventes økt produktivitet. 

4.2 Kostnader 

De samfunnsøkonomiske prosjektkostnadene er summen av de ulike kostnadskomponentene 

Disse kostnadene utgjør statens netto finansieringsbehov, før det korrigeres for eventuelle 

virkninger av prosjektet på skatteinntektene. I vår analyse er det sett bort fra eventuelle 

virkninger på skatteinntektene. Endelig skal statens netto behov for finansiering av prosjektet 

belastes med en skattekostnad på 20 øre for hver krone med kostnader. Dermed påvirker selve 

måten gevinstene realiseres på, størrelsen på kostnadene ved prosjektet. 

4.2.1 Investeringskostnader 

På bakgrunn av de ovennevnte parameterverdiene er det beregnet at de totale kostnadene ved 

å innføre EFB hos kundene beløper seg til drøye 45 millioner kroner, jf tabell 4.2.a. Medregnet 

kostnadene til for- og pilotprosjektet på 5,6 millioner kroner, jf tabell 4.2.b, blir de 

totale investeringskostnadene på drøye 51 millioner kroner. Inkludert skattekostnad blir de 

totale investeringskostnadene på drøye 61,7 millioner kroner, jf tabell 4.2.c. 

En stor del av investeringskostnadene består av opplæring og prosjektarbeid for kundene til 

SSØ. I avsnitt 4.1.9 er det beskrevet det forventede antallet personer som må læres opp. 

Denne opplæringen består av korte kurs, maksimalt varighet på én arbeidsdag. Nettopp 

kursenes korte varighet tilsier at de burde kunne avvikles på en slik måte at den arbeidstiden 

som går med til å følge kursene bare øker den effektive arbeidstiden for de aktuelle kursdeltagerne 

fra kundene. En måte å få dette til dette på ville være å legge kursene til tidsperioder 

der det forventes lavere aktivitetsnivå hos den enkelte kunde. I beregningene våre er 

det imidlertid sett bort fra denne muligheten til å redusere investeringskostnadene. 

4.2.2. Driftskostnader 

I tillegg påløper årlige driftsutgifter på 1,8 millioner kroner. Imidlertid må vi trekke fra 

merverdiavgiften for å komme frem til riktig verdsetting som utgjør omkring 1,47 millioner 

per år. Inkludert skattekostnad blir de årlige driftskostnadene på 1,76 millioner kroner, tabell 

4.2.d. 

10

Tabell 4.2.a : Kostnader ved rulle ut EFB 

Antall ukeverk Kostnad/uke Antall Kostnad 

Sentralt prosjekt: 

Ekstern prosjektleder 4 575 000 kr 

Interne ressurser 236,50 13 236,27 kr 3 130 377 kr 

Andre kostnader 944 000 kr 

Sum sentralt prosjekt 8 649 377 kr 

Utrulling – Fullsørvis: 

SSØ 4,80 11 000 kr 107 5 649 600 kr 

Kunde 3,60 11 000 kr 107 4 237 200 kr 

Utrulling – Delsørvis: 

SSØ 4,80 11 000 kr 122 6 441 600 kr 

Kunde 8,40 11 000 kr 122 11 272 800 kr 

Opplæring: Antall timer Kostnad per Antall Kostnad 

Kurs på 4-6 timer, 

eller reiser time eller reise personer 

3 pers. pr delsørviskunde 6,00 

364 kr 366 799 344 kr 

Reise til Oslo 

Kurs på 3-4 timer for 

superattestanter, 2pers. 

2,00 750 kr 366 549 000 kr 

pr kunde 

Reise til SSØ 

6,00 

364 kr 458 1 000 272 kr 

regionkontor 

Kurs på 1 time for 

attestant/godkjenner 

avholdes lokalt av super- 

2,00 

750 kr 458 687 000 kr 

attestanter 

Totale 

1,00 

364 kr 18 000 6 552 000 kr 

opplæringskostnader 

9 587 616 kr 

Total kostnad ved å 

innføre EFB 

Total kostnad ved å 

innføre EFB inkludert 

(skattekostnad på 20 %) 

45 838 193 kr 

55 005 831 kr 

Tabell 4.2.b: Kostnader ved forprosjekt og pilot. 

Antall årsverk Utgift pr Forventet Kostnad 

årsverk beløp 

Ekstern bistand 3 800 000 kr 3 800 000 kr 

Interne ressurser 3,73 495 000 kr 1 846 350 kr 

Total kostnad 

Total kostnad 

5 646 350 kr 

(inkl skattekostnad) 

6 775 620 kr 

11

Tabell 4.2.c: Totale investeringskostnader. 

Kostnad 

Forprosjekt og pilot 5 646 350 kr 

Utrulling 45 838 193 kr 

Total kostnad 51 484 543 kr 

Total kostnad inkl. skattekostnad 61 781 452 kr 

Tabell 4.2.d: Driftskostnader. 

Antall Utgift pr Kostnad per Kostnad/år 

fakturaer faktura faktura beløp 

HW, SW, Drift 400 000 4,59 kr 3,67 kr 1 468 800 kr 

Total kostnad 

Total kostnad 

1 468 800 kr 

(inkl skattekostnad) 

1 762 560 kr 

NB! Kostnaden per faktura er det beløpet som fremkommer etter at merverdiavgift er fratrukket utgiften. For 

enkelthets skyld er ikke driftskostnadene skalert opp eller ned etter samlet antall fakturaer per år. Skaleringen gir 

ikke store utslag 

4.3 Gevinster 

4.3.1 Hovedalternativ 

De tallfestede gevinstene utgjøres av verdien av de to gevinstkomponentene; tidsbesparelser 

og reduserte utgifter til purregebyr og morarenter. Førstnevnte komponent utgjør den altoverveiende 

delen av den forventede gevinsten av å innføre EFB. Det er derfor avgjørende for 

kvaliteten på beregningen av gevinsten at den beregnede innsparingen i arbeidstid brukt til 

fakturabehandling er rimelig. Beregningene i tabell 4.3.b viser at den forventede tidsbesparelsen 

per faktura for en FS-kunde i dag er 15,1 minutter og 18,3 minutter ved overgang 

til henholdsvis papirbasert faktura med EFB og elektronisk faktura med EFB. For en DSkunde 

er de tilsvarende tallene per faktura 17,1 minutter og 20,3 minutter. 3 

Tabell 4.3.b: Forventet tidsbesparelse per faktura. 

EFB-papir EFB-Elektronisk 

Fullsørvis Delsørvis EFB papir til EFB elektronisk 

Innspart tid på 

attestasjon/godkjenning 2,10 min 2,10 min 0 min 

Øvrig tidsbesparelse 13,00 min 15,00 min 3,20 min 

Samlet tidsbesparelse 15,10 min 17,10 min 3,20 min 

Tidsbesparelsene i tabell 4.3.b er hentet fra tabell 4.3.a er å finne i tabell 4.3.a som sammenlikner 

total medgått arbeidstid til behandling av fakturaer før og etter innføring av EFB. 

3 Her nevnes at det i Statens Forvaltningstjeneste (2004) er forutsatt at DS-kundene bruker 11 

minutter lenger tid på å behandle en faktura enn det FS-kundene gjør. I våre beregninger har vi 

lagt til grunn en antagelse om at DS-kundene bruker 2 minutter lengre tid enn FS-kundene. 

12

Tabell 4.3. a: Oversikt over minutter på ulike arbeidsoppgaver før og etter innføring av EFB 

Prosess - arbeidsoppgave Manuell (dagens) EFB - papir EFB - elektronisk Beskrivelse 

Fullservice Delservice Fullservice Delservice Fullservice Delservice 

Mottak av post - estimat 0,5 0,5 Postmottak hos virksomhet 

Mottaksregistrering - estimat 3,2 3,2 Mottaksregistrering(enkel) hos virksomhet 

Videresende - estimat 0,3 0,3 Sende fakturabunke til regnskap/SSØ. 

4,0 4,0 

Skanning 2,2 2,2 Mottak av post, sortering og skanning i SSØ 

Tolkning 1,0 1,0 Tolking og verifisering av resultat 

Forkontroll 2,3 2,3 2,3 2,3 Forkontroll (leverandør, hvem skal motta faktura) 

Avvikshåndtering 1,0 1,0 1,0 1,0 Avvikshåndtering(Fakturaproblem, feil mottaker) 

Etterkontroll 0,5 0,5 0,5 0,5 Etterkontroll før innlesning i regnskap 

7,0 7,0 3,8 3,8 

Påslag manuell delservice 2 minutter (ikke 11 minutter 

som brukt i FT-rapport om gevinstrealisering) 

Påslag delservice 2,0 

2,0 0,0 0,0 

Gammel rutine 

Mottak, bokføring, arkiv m.m. 16,0 16,0 Behandling av innkommende faktura 

16,0 16,0 

Støtteoppgaver 3,0 3,0 3,0 3,0 3,0 3,0 Remittering, purring, avstemming og drift 

3,0 3,0 3,0 3,0 3,0 3,0 

Attestering - nye tall 5,3 5,3 3,3 3,3 3,3 3,3 Attestere og kontere faktura 

Godkjenning - nye tall 2,3 2,3 2,2 2,2 2,2 2,2 Kontrollere og godkjenne faktura 

7,6 7,6 5,5 5,5 5,5 5,5 

Total tid 30,6 32,6 15,5 15,5 12,3 12,3 

Besparelse 15,1 17,1 18,3 20,3 

Kilde: Tilpasning av tallene i Statens Forvaltningstjeneste (2004) til SSØs EFB prosjekt.

Tabell 4.3.d: Verdi av spart tid brukt til å utføre andre oppgaver ved oppnåelse av 100 pst av forventet innsparing av tid per faktura ved 400 000 

fakturaer EFB per år 

Tidsgevinst per 

Tidsgevinst per Samlet tidsgevinst - 

faktura ved innføring Samlet 

elektronisk 40% elektronisk 

Til FS-EFB Til DS-EFB/FS-EFB av EFB 

tidsgevinst faktura 

faktura og EFB 

Antall fakturaer FS-papir 80 000 94,30 7 544 000,00 102,06 8 165 176,47 

Antall fakturaer DS 320 000 106,43 34 058 823,53 114,20 36 543 529,41 

Total tidsgevinst 41 602 823,53 44 708 705,88 

Tabell 4.3.e: Verdi av spart tid brukt til å utføre andre oppgaver ved oppnåelse av 100 pst av forventet innsparing av tid per faktura ved 540 000 

fakturaer EFB per år 


Tidsgevinst per Samlet tidsgevinst - 

faktura ved innføring Samlet 

elektronisk 40 % elektronisk 

Til FS-EFB Til DS-EFB/FS-EFB av EFB 

tidsgevinst faktura 





Tabell 4.3.f: Verdi av spart tid brukt til å utføre andre oppgaver ved oppnåelse av 100 pst av forventet innsparing av tid per faktura ved 300 000 fakturaer 

EFB per år 

Til FS-EFB Til DS-EFB/FS-EFB 


faktura ved innføring 

av EFB 

Samlet 

tidsgevinst 


elektronisk 

faktura 

Samlet tidsgevinst - 

40 % elektronisk 





14

I vårt hovedalternativ, der det er forutsatt at all frigjort arbeidstid benyttes til å utføre andre 

arbeidsoppgaver, er verdien av å få en FS-papirfaktura over på EFB beregnet til 94,30 kroner, 

mens det å få en DS-papirfaktura over til EFB er verdt 106,43 kroner. Uavhengig av hvilken 

tjenestemodell en faktura har i dag vil verdien av at den kom i elektronisk format gi opphav til 

en merverdi på 19,41 kroner. Merverdien av å erstatte papirfakturaer med elektroniske 

fakturaer i arbeidsflyten i EFB oppstår ved at de to av arbeidsstegene skanning og verifisering 

bortfaller, jf tabell 4.3.a. Disse to arbeidsstegene forventes å kreve 3,2 minutter med arbeidstid 

i fakturaflyten til papirbasert EFB. I tabell 4.3.c er det vist hvordan den forventede 

tidsbesparelsen per faktura verdsettes. 

Tabell 4.3.c: Verdien av spart tid, brukt til andre oppgaver, per faktura. 




attestasjon/godkjenning 15,44 kr 15,44 kr 0,00 kr 

Øvrig tidsbesparelse 78,86 kr 90,99 kr 19,41 kr 

Samlet tidsbesparelse 94,30 kr 106,43 kr 19,41 kr 

Den årlige verdien av tidsgevinstene fremkommer ved å multiplisere verdien av tidsbesparelsen 

per faktura med antallet fakturaer som i hovedalternativet er fortutsatt å være 

400 000. Anslag er 41,6 millioner kroner. Dette tallanslaget øker til 44,7 millioner kroner, fra 

og med 2007, som følge av at 40 % av fakturaene da er forutsatt å ankomme i elektronisk 

format. 

Når det gjelder purregebyr og morarenter er gevinsten av å redusere disse kostnadene, 

inkludert effektivitetstapet ved bevilgningsfinansiering, anslått til 1,92 millioner kroner. 

4.3.2 Gevinstberegninger til bruk i følsomhetsanalyser 

I avsnitt 4.5 presenterer vi hvordan nåverdien er beregnet å variere med ulike parameterverdier, 

dvs såkalt følsomhetsanalyse av lønnsomheten av prosjektet. Nedenfor gjennomgås 

kort hvordan vi har latt gevinstfaktorene variere. 

4.3.2.1 Betydningen av måten gevinstene realiseres på 

Som nevnt tidligere avhenger verdien av tidsbesparelsen av hvordan denne realiseres. Dersom 

frigjort all arbeidstid benyttes til å løse andre arbeidsoppgaver verdsettes tidsgevinsten lik 

arbeidskostnaden. Til sammenlikning vil verdien av tidsbesparelser som kunden bruker til å 

redusere de samlede kostnadene (budsjettet) måtte økes med en faktor på 1,2, for å fange opp 

verdien av at behovet for vridende skatter er blitt redusert. For å synliggjøre betydningen av 

valg av måte å realisere gevinstene på, har vi, i tillegg til hovedalternativet, beregnet verdien 

av tidsbesparelsene dersom frigjort arbeidstid for øvrige arbeidstakere brukes til å foreta 

kostnadskutt. I dette alternativet er verdien av å få en FS-papirfaktura over på EFB beregnet 

til 110,07 kroner, mens det å få en DS-papirfaktura over til EFB er verdt 124,63 kroner. Også 

verdien av at fakturaen ankommer i elektronisk format er høyere i dette alternativet; 23,29 

kroner. I tabellene 4.3.i-k er det vist hvordan anslaget på årlig tidsgevinst endrer seg dersom 

all frigjort arbeidstid for øvrig arbeidskraft brukes til å kutte kostnader. 

15

Tabell 4.3.g: Verdsetting av arbeidstid brukt til å kutte kostnader 

Årslønn Kostnad (Økt m 

faktor 1,5) 

Kostnad / minutt 

Attestant/Godkjenner 400 000 kr 600 000 kr 7,35 kr/min 

Øvrig 330 000 kr 594 000 kr* 7,27 kr/min 

*For å finne den samfunnsøkonomiske verdien av spart tid som blir brukt til å redusere offentlige utgifter må det 

multipliseres med faktor på 1,2 

Tabell 4.3.h: Verdi av spart tid, brukt til å kutte kostnader, per faktura 




attestasjon/godkjenning 15,44 kr 15,44 kr 0,00 kr 

Øvrig tidsbesparelse 94,63 kr 109,19 kr 23,29 kr 

Samlet tidsbesparelse 110,07 kr 124,63 kr 23,29 kr 

4.3.2.2 Betydningen av endring i fakturavolum 

I tabellene 4.3.d –f er det vist hvordan årlig tidsgevinst varierer med fakturavolum. 

Den årlige gevinsten ved å redusere purregebyrer og morarenter, inkludert effektivitetstapet 

ved bevilgningsfinansiering, er anslått til 1,44 millioner kroner ved 300 000 fakturaer og 2,6 

millioner kroner ved 540 fakturaer. 

4.3.2.3 Betydningen av oppnådd effektgrad 

En usikkerhetsfaktor i analysen er hvor gode anslagene på forventet tidsbesparelse per faktura 

er. For å avdekke hvordan ulike utfall av denne usikkerheten slår ut i størrelsen på gevinstene 

er det blitt beregnet årlig tidsgevinst ved hhv. 100 pst, 70 pst. og 50 pst av forventet 

effektivitet. 

I er det vist hvordan årlig tidsgevinst i hovedalternativet varierer med endret effektgrad 

4.3.2.4 Betydningen av prosjektlevetid 

Endelig er det undersøkt hvordan lønnsomheten av å innføre EFB avhenger av prosjektets 

levetid. Lengden på levetiden avgjør hvor mange fremtidige perioder med positiv netto 

nyttestrøm som neddiskontert skal bakes i prosjektets nettonåverdi. 

4.4 Samfunnsøkonomisk lønnsomhet 

Nettonåverdien av prosjektet er beregnet til 444 mill. 

Som en sjekk på realismen av våre beregninger er det her for sammenlikningens skyld tatt 

med resultatene av beregningene av den samfunnsøkonomiske lønnsomheten av innføre EFB 

i Forsvarsbygg. Med et fakturavolum på 100 000, 7 års avkastningsperiode og med noe mer 

umoden teknologi (2002), ble nettonåverdi beregnet til drøye 48 millioner. Det ble her brukt 

en kalkulasjonsrente på 6 prosent. Dette tallet er i samme størrelsesorden som vår tall når vi 

tar hensyn til forskjeller i teknologi, antall fakturaer, størrelsen på kalkulasjonsrenten, lengden 

på prosjektets levetid og at det ble utelatt marginalkostnaden ved skattefinansiering. Det kan 

her nevnes at med 7 år prosjekt levetid og 6 % kalkulasjonsrente er nåverdien av vårt prosjekt 

beregnet til 196 millioner kroner. 

16

Tabell 4.3.i: Verdi av spart tid brukt til å kutte kostnader ved oppnåelse av 100 % av forventet innsparing av tid per faktura ved 400 000 fakturaer per år 


Tidsgevinst per faktura 

ved innføring av EFB 

Samlet 

tidsgevinst 


elektronisk faktura 


40% elektronisk 





Tabell 4.3.j: Verdi av spart tid brukt til å kutte kostnader ved oppnåelse av 100 % av forventet innsparing av tid per faktura ved 540 000 fakturaer per år 




Samlet 

tidsgevinst 









Tabell 4.3.k: Verdi av spart tid brukt til å kutte kostnader ved oppnåelse av 100 % av forventet innsparing av tid per faktura ved 300 000 fakturaer per år 




Samlet 

tidsgevinst 









17

4.5 Følsomhetsanalyser 

For å få et bilde av usikkerheten rundt den beregnede lønnsomheten av prosjektet ser vi på 

følgende kilder til usikkerhet: 

− Kalkulasjonsrente 

− Antallet fakturaer som vil bli håndtert med EFB 

− Hvordan verdien av tidsbesparelsen vil bli realisert 

− Hvor stor prosent av forventet tidsbesparelse per faktura som faktisk oppnås 

− Prosjektets levetid 

Av drøftelsene i vedleggene fremgår at spennet i utfallsrommet er stort; [266 mill., 746 mill.] 

dersom prosjektet går som planlagt og all usikkerhet antas å være eksogen. Dette utfallsrommet 

beskriver usikkerheten som hefter ved kalkulasjonsrente, fakturavolum og gevinstrealisasjonsmåte, 

jf. tabell 4.5.a. Hvor i intervallet nettonåverdien til slutt viser seg å ligge 

avhenger av hvordan rentenivået utvikler seg, hvor stort antallet fakturaer som behandles med 

EFB blir og hvordan gevinstene realiseres. 

Tabell 4.5.a: Analyse av følsomheten til nåverdien av et prosjekt (levetid på 15 år) overfor 

endringer i rente, fakturavolum og måte å ta ut gevinstene på ved oppnådd 100 pst. av 

forventet tidsbesparelse per faktura 

Antall fakturaer EFB 300 000 400 000 540 000 

Innspart tid brukes til å 

løse andre oppgaver: 

Nåverdi av prosjekt 6 pst. 266 032 739 kr 381 597 796 kr 543 388 877 kr 

Nåverdi av prosjekt 4 pst 312 686 887 kr 444 629 461 kr 629 349 065 kr 

Innspart tid brukes til 

kostnadskutt: 



En annen kilde til usikkerhet er påliteligheten av anslaget på forventet innspart arbeidstid per 

faktura. I vårt hovedalternativ er nåverdien av prosjektet beregnet å ligge i beløpsintervallet 

[192 mill., 444 mill.] der den faktiske lønnsomheten avhenger av om den forventede innsparingen 

i arbeidstid per faktura blir 50 %, 70 % eller 100 % av den forutsatte tidsbesparelsen, 

jf tabell 4.5 b og 4.5.c. Det tilsvarende intervallet dersom prosjektets levetid 

reduseres til 7 år blir [77 mill., 215 mill.], jf tabellene 4.5.d-f.

Tabell 4.5.b: Analyse av følsomheten til nåverdien av et prosjekt (med levetid på 15 år) 

overfor endringer i rente, fakturavolum og måte å ta ut gevinstene på ved oppnådd 70 pst. av 

forventet tidsbesparelse per faktura. 







kostnadskutt: 



Tabell 4.5.c:Analyse av følsomheten til nåverdien av et prosjekt (med levetid på 15 år) 

overfor endringer i rente, fakturavolum og måte å ta ut gevinstene på ved oppnådd 50 pst. av 








kostnadskutt: 



Tabell 4.5.d: Analyse av følsomheten til nåverdien av et prosjekt (med levetid på 7 år) 

overfor endringer i rente, fakturavolum og måte å realisere gevinstene på ved oppnådd 100 

pst. av forventet tidsbesparelse per faktura 







kostnadskutt: 



19

Tabell 4.5.e: Analyse av følsomheten til nåverdien av et prosjekt (med levetid på 7 år) 

overfor endringer i rente, fakturavolum og måte å realisere gevinstene på ved oppnådd 70 pst. 

av forventet tidsbesparelse per faktura. 







kostnadskutt: 



Tabell 4.5.f: Analyse av følsomheten til nåverdien av et prosjekt (med levetid på 7 år) overfor 

endringer i rente, fakturavolum og måte å realisere gevinstene på ved oppnådd 50 pst. av 








kostnadskutt: 



Dersom alle de ovennevnte usikkerhetsfaktorene samtidig skulle vise seg å anta verdier som 

er maksimalt ugunstige for prosjektets beregnede lønnsomhet: 

− Prosjektet har en levetid på 7 år. 

− Kalkulasjonsrenten blir 6 prosent 

− Fakturavolumet blir 300 000. 

− Oppnås 50 pst av forventet besparelse av tid per faktura. 

− All tidsgevinster går med til utføre nye arbeidsoppgaver. 

blir nåverdien 32,5 millioner kroner. 

20

5. Andre tiltak som kan redusere kostnadene ved å behandle fakturaer 

Det offentlige bør ha som målsetning om å ha et best mulig tjenestetilbud for et gitt budsjett. 

Alternativt bør det, alt annet forutsatt likt, for gitt kvalitet på tjenestene sørges for at disse 

frembringe på billigst mulig måte. Nedenfor er det stilt opp noen faktorer som påvirker 

kostnadene ved håndtering av fakturaer. De påvirker også hvilken skalering som er optimal av 

investeringene. Men det er ikke snakk om enten eller når det gjelder innføring av de tiltakene 

som er nevnt nedenfor. I kraft av at disse tiltakene er komplementære til innføring av EFB og 

innkjøpsmodul, bør det i stedet legges vekt på å få opp bevisstheten i offentlig sektor omkring 

hvordan det er mulig få ned transaksjonskostnadene ved innkjøp. 

5.1 Elektroniske fakturaer 

I Danmark er det fra og med første februar 2005 innført krav om at alle fakturaer utstedt til 

det offentlige skal være elektroniske. For mindre bedrifter og virksomheter er det åpnet for at 

disse mot betaling kan få eventuelle papirfakturaer omgjort ved skanning til elektronisk 

format. I Norge ble det i overgangen 2002/2003 åpnet for, etter en felles vurdering fortatt av 

Finansdepartementet og Riksrevisjonen, å bruke elektronisk faktura i stedet for papir faktura. 

Som følge av at de to arbeidsstegene skanning og tolkning i EFB bortfaller ved bruk av 

elektroniske fakturaer er det mulig å redusere de årlige kostnadene med ytterligere drøye 4,2 

millioner kroner dersom alle de 400 000 fakturaene med EFB ankommer SSØ i elektronisk 

format i stedet for papirformat. Det minnes her om at det i vår analyse er lagt til grunn at 40 

pst av fakturaene ankommer i elektronisk format fra og med 2007. 

5.2 Økt bruk av samlefakturaer – Redusere antallet fakturaer 

Det er forslitt uttrykk som sier at det enkle er ofte det beste. Dette tiltaket er et godt eksempel 

på dette. Dersom SSØs kunder sørger for å strukturere sine innkjøp og be om å få samlet opp 

innkjøp over en tidsperiode på en enkelt faktura vil dette kunne redusere kostnadene ved å 

behandle fakturaene.. Dersom for eksempel syv mindre kjøp hos Binders kan samles opp til 

en større faktura reduseres kostnadene ved fakturabehandling i det offentlige ned mot en 

syvendedel. Dette tiltaket krever heller ingen sofistikerte teknologiske løsninger, bare et 

bevisst forhold til transaksjonskostnader. 

5.3 Større bruk av elektroniske kort – unngå mange av dagens papirfakturaer 

Et annet tiltak som det offentlige kan innføre for å få ned transaksjonskostnadene ved innkjøp. 

Dette vil kunne ta form av forhåndsbetalte kort eller såkalte ”corporate” kredittkort der 

brukeren får en samlefaktura for et tidsintervall for eksempel hver måned. 

5.4 Utnytte mer nøyaktig og tidsmessig regnskapsinformasjon til planlegging av innkjøp 

Kunnskap om tids- og leverandørprofilen på vareforbruket kan brukes til å bedre 

strukturere innkjøp. 

5.5 Elektronisk innkjøpsmodul 

Innføring av en elektronisk innkjøpsmodul dersom det allerede i utgangspunktet er etablert 

EFB vil kunne øke avkastningen på EFB med 40 kroner per faktura, eller omregnet til årlig 

gevinst i beløpsintervallet [15,4 mill, 18,5 mill.] med 400 000 årlige fakturaer. Kilden til 

denne potensielle gevinsten ligger i gjenbruk av informasjon til attestering og godkjenning. 

Det er her ikke foretatt noen videre vurdering av muligheten for eller øvrige konsekvenser av 

å innføre elektronisk innkjøpsmoduler. 

21

6. Oppsummering 

I dette notatet har vi analysert den samfunnsøkonomiske lønnsomheten av å innføre EFB. 

Som hovedalternativ la vi til grunn: 

− At det årlig behandles 400 000 fakturaer med EFB, 

− At prosjektet har en levetid på 15 år, 

− At den frigjorte arbeidstiden brukes til å få løst andre arbeidsoppgaver, 

− En kalkulasjonsrente på 4 pst, og 

− At det oppnås 100 pst av forventet tidsbesparelse per faktura 

Gitt de ovennevnte forutsetningene fant vi at prosjektets nettonåverdi er 444 millioner kroner. 

Av særlige forhold nevnes at de samfunnsøkonomiske kostnadene antagelig er anslått en god 

del for høyt gitt at det er grunn til å tro at en god del av de kortvarige opplæringskursene som 

utrullingen forutsetter kan tas inn ved øke den effektive arbeidstiden (redusert ”døtid”). 

Referanser 

Birkeland, Hans Kåre; Bræin, Lasse; Mathisen, Pål; Olsen, Bjørnar; Wærstad, Eva (2004): 

Drøfting av de samfunnsøkonomiske nytte- og kostnadsvirkningene ved å innføre elektronisk 

fakturabehandling i statlige virksomheter. Essay nr 2 i utredningen ”Virkemidler for økt 

effektivitet i offentlig sektor” i forbindelse med mastergrad i offentlig økonomi og ledelse ved 

Norges Handelshøyskole 

Senter for Statlig Økonomistyring (2004a): Håndbok i elektronisk fakturabehandling. 

Senter for Statlig Økonomistyring (2004b): Forprosjektrapport – Utrulling av elektronisk 

fakturabehandling av til SSØ’s kunder. 

Skattedirektoratet (2001): Økonomitjenestenes tilpasning til elektroniske tjenester – 

Forprosjektrapport for elektronisk fakturabehandling samt vurdering av fremtidig helhetlig 

løsning med innkjøpsmodul og offentlig markedsplass for e-handel. 

Statens Forvaltningstjeneste (2004): Gevinstrealisering EFB prosjektet - elektronisk fakturabehandling. 

Rapport av 10. desember 2004 

22

Samfunnsøkonomisk analyse av elektronisk fakturabehandling

Transform your PDFs into Flipbooks and boost your revenue!

Delete template?

Save as template ?