Download Evaluering af fysisk indretning.... (PDF-format)

kulturarv.dk

Download Evaluering af fysisk indretning.... (PDF-format)

Evaluering

af fysisk indretning, læring og trivsel i

Kulturarvsstyrelsen


Evalueringen er gennemført

med hjælp fra

SIGNAL arkitekter, som

har samlet resultaterne

i denne bog. Bogen

indeholder desuden

en række anbefalinger,

som både kan inspirere

styrelsen - og forhåbentlig

andre, som

gerne vil udvikle deres

fysiske rammer.

Forord 1

Opsummering 2

Læsevejledning 3

Generelt om de

fysiske rammer 5

Kompetencemiljøer 15

Stillerum 25

Møderum 33

Loungerum 39

Tekøkkener &

’pauser’ i gange 47

Om evalueringen 54

Anne Mette Rahbæk, vicedirektør

Forord

I 2006 flyttede Kulturarvsstyrelsen fra Slotsholmsgade

til H.C. Andersens Boulevard. Der var ikke

bare tale om en flytning, men om kulminationen

på en afskedigelsesrunde, et projekt med udvikling

af nye arbejdsformer, et ledelsesudviklingsprojekt,

og sidst - men ikke mindst - farvel til enkeltmandskontorer

og goddag til åbne kontormiljøer. En

farlig cocktail? Ja, vist så. Men også en proces, som

har været med til at skabe den arbejdsplads, som

Kulturarvsstyrelsen er i dag.

I Kulturarvsstyrelsen får vi løbende besøg fra andre

institutioner, der gerne vil høre om vores erfaringer

med den fysiske indretning (Processen og overvejelserne

er nærmere beskrevet i publikationen

”Bevar os vel” fra 2006). Styrelsen har derfor længe

ønsket at undersøge, om indretningen understøttede

vores værdier og arbejdsmåder. Det er nu lykkedes

med støtte fra Statens Center for Kvalitets- og

Kompetenceudvikling. Evalueringen giver os et

godt og nuanceret billede af, hvad der fungerer

godt, hvad der fungerer mindre godt, og hvad der

slet ikke bliver brugt.

Medarbejderne vurderer, at flytningen har været

1 forord

positiv for styrelsens identitet, at lokalerne er rare

at være i, at samarbejdet understøttes, og at det er

let at trække på kollegernes viden. Det sidste sker

hen over skrivebordet, i det åbne rum, spontant eller

planlagt. Og det støjer – selvfølgelig.

Det er irriterende at blive afbrudt midt i en opgave,

som kræver koncentration, fordi en kollega

skal spørge om noget. Eller, måske endnu værre,

at skulle lægge øre til andres samtale, når man nu

gerne vil have lukket en drilsk sag. Det ved såvel

medarbejdere som chefer, og de balancerer så godt,

de kan, i bevidsthed om, at behovet for stilhed og

koncentration versus behovet for dialog med andre

afhænger af både egne opgaver, kompetenceområdets

opgaver og den enkeltes personlighed.

Evalueringen viser blandt andet, at vi med fordel

kan give medarbejderne bedre, rarere og mere

indbydende muligheder for at flytte sig væk fra de

åbne miljøer, når de har behov for sammenhængende

tid uden afbrydelser. Alternativet er, at de

åbne miljøer omdannes til stillezoner, og det ville

være ærgerligt, når de faktisk er med til at understøtte

samarbejde og videndeling.


Resultaterne kort fortalt

Opsummering

Evalueringen giver i store træk et positivt

billede af de fysiske rammer i Kulturarvsstyrelsen

og peger på, at de i høj grad er med til

at understøtte en organisation, hvor læring og

videndeling er kendetegnet af lethed og tilgængelighed.

Et flertal synes, at det er rart at være

i styrelsen.

• Der er en positiv holdning til flytningen af

Kulturarvsstyrelsen, og det skønnes generelt, at

skiftet har været et positivt for styrelsens identitet

- både udadtil og i organisationen.

• Mange har glemt, eller kender ikke baggrunden

for, at man valgte åbne arbejdsområder på

en samlet etage - Det er derfor vigtigt at genetablere

ejerskabet til den oprindelige intention

bag de fysiske rammer.

• Støj og videndeling er et hovedtema i evalueringen.

Der ligger et konfliktfyldt modsætningsforhold

i, at videndeling hovedsageligt

foregår i kompetencemiljøerne, hvor også langt

den største del af medarbejderne opholder sig

mest, mens holdningen samtidig er, at snak er

forstyrrende og skal foregå andre steder, og at

fordybelse ikke befordres optimalt i de fysiske

rammer.

• Kulturarvsstyrelsens brug af artefakter, der

skaber organisatorisk, faglig og personlig identitet

er vellykket og påskønnet af medarbejderne.

Nogle medarbejdere har glemt eller kender

ikke til idéen bag artefakterne - man kunne derfor

med fordel genintroducere konceptet - med

særligt fokus på, at også personlige artefakter

kan præge de fysiske rammer positivt.

• Det grundlæggende tema er, at meget vil blive

løst, hvis rummene udenfor kompetencemiljøerne

bruges mere. Fordybelse befordres bedst

i stillerummene - men evalueringen viser, at de

i høj grad ikke bruges. Det samme er gældende

for loungerum. Et øget brugsmønster vil være

med til at binde Kulturarvsstyrelsen sammen

på tværs af kompetencemiljøer, både i form af

øget læring, videndeling og social kontakt.

opsummering 2


Forklaring

Læsevejledning

3 læsevejledning


Evalueringen er delt op i nøgleområder i Kulturarvsstyrelsen. I hvert område

vises en kommenteret opsummering af evalueringen samt en række

opsamlende temaer med tilhørende anbefalinger.

Opsummeringen består af beskrivende tekst,

der suppleres med data fra evalueringen. Markeringer

med rødt fungerer som fremhævning

af interessante emner:

Sproglige beskrivelser er vægtede med tekststørrelse

og farve efter hyppighed og betydning:

Her står spørgsmålet, der refereres til i grafikken. Vigtigt

fremhævning

Temaer & anbefalinger

Forklaring

Dette er et tema. Temaet samler op på tværs

af evalueringen og viser et indsatspunkt for

området.

Her er et andet tema. Bemærk at farven på

temaets ikon svarer til de anbefalinger til

højre på siden, der er knyttet til temaet.

data

Anbefalingerne er sorteret efter

relation til adfærd & ledelse eller

indretning.

mindre vigtigt

mindre vigtigt,

men interessant

”...og citater vises i kursiv.”

Person, der citeres

Anbefalinger: adfærd & ledelse Anbefalinger: indretning

Dette er en anbefaling

i forhold til adfærd og

ledelse.

Dette er en anbefaling

i forhold til adfærd og

ledelse.

Dette er en anbefaling

i forhold til indretning.

.På denne akse er anbefalingerne

sorteret efter den indsats,

de kræver.

læsevejledning 4

enkelt / billigt at gennemføre svært / dyrt at gennemføre


Resultater af evaluering

Generelt om de

fysiske rammer

5 generelt om de fysiske rammer


Medarbejderne er generelt enige om at visionens

nøgleord for de fysiske rammer faktisk

passer på indretningen:

Hvilke af disse ord, synes du er kendetegnende for Kulturarvsstyrelsens

lokaler?

videndeling

samarbejde

fællesskab

fleksibilitet

åbenhed

dialog

overvågning

stilstand

træghed

initiativ

isolation

hjemlighed

rigiditet

lukkethed

Medarbejdernes egne beskrivelser af de fysiske

rammer fokuserer generelt på konkrete problemer,

og kun i mindre grad på holdninger:

modernitet synlighed

arbejdspres

Støj

Isolering

Sammenstuvning

Næsten halvdelen af det arbejde, der udføres er

relateret til videndeling:

Timer / uge / medarbejder

telefonsamtaler

møder med

eksterne

ikke aftalte,

spontane møder

aftalte møder

teamarbejde

8%

14%

9%

8%

13%

...og arbejdet udføres primært i kompetencemiljøerne

eller i møderum, der skal bookes:

2% tekøkkener

2% ’pauser’

loungerum

stillerum

møderum

13%

10%

4%

- dette har en stor effekt på tæthed og støj i kompetencemiljøer,

og hvordan man f.eks. vælger

at udføre koncentrationstunge opgaver:

48%

69%

koncentreret

alenearbejde

kompetencemiljøer

”... jeg venter simpelthen til sidst

på eftermiddagen. Så sidder jeg

lidt længere, mens der er ro. Også

selvom der er indrettet de her glasbure

og små møderum.”

Deltager i fokusgruppe

generelt om de fysiske rammer 6


Størstedelen af medarbejderne søger i høj grad

viden hos sine nærmeste kolleger og i kompetencemiljøet

- og der er også en stor grad af viden

om andres arbejde i kompetencemiljøet:

I hvor høj grad ved du, hvad andre beskæftiger sig med i dit kompetencemiljø?

0% 14% 31% 55%

1

(slet ikke)

12% 50% 22% 16%

1

(slet ikke)

2 3 4

(i høj grad)

...til gengæld er der mindre viden om hvad, der

arbejdes med i andre kompetencemiljøer - og

søgning af viden er også mindre:

I hvor høj grad søger du viden i andre kompetencemiljøer?

2 3 4

(i høj grad)

Videndeling opleves i høj grad som noget, der

foregår mellem medarbejderne selv:

I hvor høj grad afhænger effektiv videndeling af din nærmeste chef?

89% svarede ’3’ eller lavere

7 generelt om de fysiske rammer

4 (i høj grad)

3

2

1 (slet ikke)

..Over halvdelen af medarbejderne deltager således

ikke i de daglige morgenbriefinger i buen:

I hvor høj grad deltager du i den daglige morgenbriefing i buen?

56% 3% 11% 30%

1

(slet ikke)

2 3 4

(i høj grad)

- Og et blik på de kommunikationsformer, der

bruges i videnssøgning i styrelsen viser at direkte,

personlig kommunikation er meget vigtig:

4% tværgående teams

4% telefon

5% konferencer,

seminarer & work-

shops

skriftlige

dokumenter

elektroniske

databaser

hjemmesiden

aftalte møder

7%

9%

11%

Blandt dem, der gør, oplever

72%, at den i høj grad giver

dem ny viden og læring.

Et flertal af medarbejderne oplever at uformel

snak giver mere viden om vigtige emner:

I hvor høj grad har du oplevet at uformel snak har givet dig bedre

indsigt i viden, som du ikke ville være foruden?

4 (i høj grad)

3

90% 2

svarede ’2’ eller højere

1 (slet ikke)

12%

18%

14%

15%

ansigt-til-ansigtkommunikation

e-mail

uformelle

spontane møder


Mange oplever at der er et regelsæt for acceptabel

adfærd - og næsten den samme andel er

enige med regelsættet:

I hvor høj grad oplever du at der er et ’regelsæt’ (en fælles forståelse

af acceptabel adfærd) for brug af rum i styrelsen?

93% svarede ’2’ eller højere

Hvem håndhæver typisk dette ’regelsæt’?

I hvor høj grad føler du dig generet af andres snak? I hvor høj grad føler du, at de fysiske rammer i styrelsen er rare at

opholde sig i?

14% 33% 22% 31%

1

(slet ikke)

2 3 4

(i høj grad)

4 (i høj grad)

3

2

1 (slet ikke)

...og dette regelsæt håndhæves mest af medarbejderen

selv:

andre

andre medarbejdere,

jeg ikke kender

topledelsen

mellemledere

12%

14%

9%

5%

28%

32%

mig selv

andre medarbedere,

jeg kender

Mange medarbejdere generes af andres snak,

men kun en mindre del vælger at gribe ind:

Blandt dem, der gør, er det

kun 26%, der i høj grad

griber ind overfor snak.

- Og generelt er der konsensus om at personer,

der snakker, er dem, der skal søge ud af kompetencemiljøer

og benytte andre rum:

I hvor høj grad mener du at personer, der snakker, bør søge ud af

kompetencemiljøer og benytte andre rum?

5% 25% 23% 47%

1

(slet ikke)

1

(slet ikke)

2 3 4

(i høj grad)

I hvor høj grad mener du at personer, der behøver ro, bør søge ud af

kompetencemiljøer og benytte andre rum?

14% 43% 16% 27%

2 3 4

(i høj grad)

Et flertal synes at de fysiske rammer er rare at

opholde sig i - men brugen af artefakter og muligheden

for personligt præg kan forbedres:

68% svarede ’3’ eller højere

I hvor høj grad føler du, at du kan sætte præg på dine omgivelser?

88% svarede ’2’ eller lavere

4 (i høj grad)

3

2

1 (slet ikke)

4 (i høj grad)

3

2

1 (slet ikke)

generelt om de fysiske rammer 8


9 generelt om de fysiske rammer


Et lille flertal af svarene på spørgeskemaet kommer

fra medarbejdere, der har været hos styrelsen

før flytningen:

Hvor lang tid har du været i styrelsen?

jeg var her før

flytningen

31

Er betydningen for styrelsens identitet udadtil overvejende negativ

(1) eller positiv (4)

4 (i høj grad)

3

76% 2

svarede ’3’ eller højere

1 (slet ikke)

27

27% 28% 26% 20%

1

(slet ikke)

2 3 4

(i høj grad)

jeg er kommet

efter flytningen

- Og der er en moderat positiv holdning til styrelsens

nye fysiske rammer, der ses mere som et

positivt skridt for styrelsen som helhed, end for

den enkelte medarbejder:

I hvor høj grad opfatter du flytningen og de nye fysiske rammer som

et positivt skridt for dig selv som medarbejder?

Overvejende er betydningen af de nye fysiske

rammer positiv for styrelsens identitet - både

udadtil og indadtil:

Der er en bekræftende holdning til at de fysiske

rammer gør at medarbejdere arbejder godt

sammen:

De fysiske rammer gør at medarbejdere i Kulturarvsstyrelsen arbejder

godt sammen

7% 32% 46% 16%

1

(slet ikke)

1

(slet ikke)

2 3 4

(i høj grad)

...og i endnu højere grad at det er nemt at trække

på kollegers viden:

De fysiske rammer gør det nemt at trække på kollegers viden

7% 26% 28% 39%

1

(slet ikke)

2 3 4

(i høj grad)

- mens fordybelse og individuel opgaveløsning

ikke befordres optimalt:

De fysiske rammer understøtter fordybelse og individuel opgaveløsning

47% 33% 16% 4%

2 3 4

(i høj grad)

generelt om de fysiske rammer 10


Resultater af observation

Medarbejdere

& gæster

Observation:

Over to dage blev blev medarbejdernes brug

brug af de af fysiske de fysiske rammer rammer observeret observe- og

ret kortlagt. og kortlagt.

Møder med eksterne

foregår næsten udelukkende

i møderum, der

kan bookes.

Enkelte stillerum er mere

populære og bruges som reelle

arbejdspladser.

11 generelt om de fysiske rammer

Stillerum benyttes ikke

meget og fungerer mere

som telefonbokse.

medarbejder

gæst

Loungerum bruges

kort til frokost

og hurtige

telefonsamtaler.

I kompetencemiljøer er

medarbejderne meget til

stede på deres egen plads.


Resultater af observation

Videndeling

Observation:

Over to dage blev medarbejdernes brug

af de fysiske rammer observeret og

kortlagt.

Længere møder foregår

oftest i møderum, der

kan bookes.

længere, aftalt møde

kort, uformel samtale

Loungerum bruges

til mere intime

samtaler med

få deltagere.

I kompetencemiljøer er

der meget kort og uformel

videndeling.

generelt om de fysiske rammer 12


Resultater af evaluering

Telefonsamtaler

Observation:

Over to dage blev medarbejdernes brug

af de fysiske rammer observeret og

kortlagt.

Der er stor lokal forskel på

mængden af telefonsamtaler i

kompetencemiljøerne.

13 generelt om de fysiske rammer

Stillerum benyttes

i høj grad som telefonbokse.

telefonsamtale


Fokusgrupperne blev bedt om at give det vigtigste

forslag til forbedring af de fysiske rammer

med udgangspunkt i resten af evalueringen:

Mere plads omkring den

enkelte medarbejder

Bedre / mere

belysning

mere plads til personlighed

mobile redskaber

Flere reoler

mere lys,

personlighed,

afskærmning &

hygge i stillerum

flere folier på glasvægge

større mødelokale

omdan stillerum og lounge

til arbejdspladser

Herefter blev de bedt om at give det vigtigste

forslag til forbedring af adfærd - igen med udgangspunkt

i resten af evalueringen:

Fælles kodeks for

adfærd i hvert

kompetencemiljø

Mindre styring af

personlige artefakter

Vi skal være bedre

til at flytte os

Tilbud om hjemmearbejdsplads

til alle

flere telefonsamtaler og

småmøder i stillerum

Rum benyttes efter

arbejdsopgave

mere hensyn til ønsker

fra APV og evaluering

generelt om de fysiske rammer 14


Resultater af evaluering

Kompetencemiljøer

15 kompetencemiljøer


”...Jeg oplevede et kulturchok, fordi

jeg kom fra et lukket rum, som også

var min privatsfære og ud i et stort

fællesrum. Men jeg opdagede, at

der var meget synergi i det, som jeg

oplevede meget positivt.”

Der er forskellige grader af tilfredshed med

kompetencemiljøets størrelse:

1

(slet ikke)

- et fokus der går igen i de vigtigste associationer

til et billede af kompencemiljøet:

Rod

*Manglende arkivplads

Aktivitet

2 3 4

(i høj grad)

Overfyldt

Uro

for lidt plads

Deltager i fokusgruppe

I hvor høj grad er dit kompetencemiljøs størrelse tilfredsstillende?

27% 17% 25% 31% 1

...og også i de forslag til forbedringer, som

medarbejderne pegede på:

Tætheden formindskes

*Plads til at lægge sager væk

Plads mellem medarbejderne

Flere personlige ting

Bedre belysning

Skillevægge

Der er forskellige grader af tilfredshed med indretning

og inventar i kompetencemiljøerne:

I hvor høj grad er dit kompetencemiljøs indretning tilfredsstillende?

18% 33% 30% 19%

(slet ikke)

1

(slet ikke)

2 3 4

(i høj grad)

I hvor høj grad er dit kompetencemiljøs inventarvalg tilfredsstillende?

9% 30% 37% 24%

2 3 4

(i høj grad)

Et stort flertal mener ikke, at der kan arbejdes

med fortrolige opgaver i kompetencemiljøet:

I hvor høj grad giver dit kompetencemiljø mulighed for at beskæftige

sig med fortrolige opgaver?

95% svarede ’3’ eller lavere

4 (i høj grad)

3

2

1 (slet ikke)

kompetencemiljøer 16


På en gennemsnitlig uge i kompetencemiljøet

bruges kun halvdelen af timer på alenearbejde:

Timer / uge / medarbejder

møder med eksterne

ikke aftalte,

spontane møder

telefonsamtaler

teamarbejde

aftalte møder

4,13

2,55

1,75

2,54

4,37

17,59

koncentreret

alenearbejde

...og generelt er der enighed om at der er en nedsat

reaktionstid og en hurtigere vandring af

viden i organisationen:

”...Man kan hurtigt få adgang til

andre med svar på sine spørgsmål.”

Deltager i fokusgruppe

Dette kan også ses på de samtaler, der foregår i

udvalgte zoner i kompetencemiljøerne:

2 medarbejdere

ude fra mødes i

zonen

besøg ved bord

af medarbejder

udefra

spontant møde

med medarbejder

udefra

24%

5%

medarbejdere fra

zonen mødes i rummet

(væk fra borde)

8%

14%

17 kompetencemiljøer

18%

31%

samtale hen

over bordet

besøg ved bord

af medarbejder

fra zonen

...langt størstedelen af denne videndeling er af

faglig eller organisatorisk karakter:

andre emner

small talk

organisatorisk emne

med relevans for hele

styrelsen

28%

22%

fagligt emne

med relevans

internt i kompetencemiljøet

Der var i fokusgrupperne stor enighed om, at

videndeling kan deles op i to kategorier afhængig

af længde:

Videndeling over 1 dag:

Tid

”...Behovet for stilhed og koncentration

versus behovet for sparring

afhænger af den enkeltes og kompentenceområdets

opgaver.”

50%

Længerevarende videndeling fungerer

ikke optimalt med den nuværende

bygningsfysik og adfærd

i kompetencemiljøer.

...mens kortere former for videndeling

fungerer udmærket for de fleste.

Deltager i fokusgruppe


Ifølge medarbejderne er de vigtigste indsatspunkter

for kompentenceområderne:

3%

afskærmning af lys

inventar

akustik Videndeling

9% 16%

temperatur

afskærmning af

din plads

andet

36% 28% 28% 7%

1

(slet ikke)

2 3 4

(i høj grad)

ventilation

bærbare computere

og telefoner

Medarbejderne er generelt glade for flere aspekter

ved kompetencemiljøerne...

...og kompetencemiljøerne kunne med justeringer

af de fysiske rammer bruges mere til:

Medarbejderne blev bedt om at beskrive kompetencemiljøet ved hjælp af en række begrebspar.

angiver hvordan det opleves nu, og angiver hvordan det ønskes i fremtiden:

åbent

offentligt

socialt

upersonligt

orden

fast

lyst

energisk

13%

14%

14%

15%

16%

også arkivplads ses som et indsatspunkt:

I hvor høj grad er mængden af arkivplads tilfredsstillende?

lukket

privat

alene

personligt

uorden

fleksibelt

mørkt

roligt

formelt uformelt

Bogreoler skaber identitet

Dagslys

Hyggeligt

koncentreret arbejde

måske fortroligt

arbejde

Videndeling uden

forstyrrelser

effektivt arbejde

Selvom opfattelsen er delt mellem de to

begreber, er der et ønske om en større grad af

privathed i kompetencemiljøet.

Der er et klart ønske om at de fysiske rammer

giver mere plads til personligt præg, men

samtidig ønskes der mere orden.

Medarbejderne oplever kompetencemiljøet

som et uformelt sted, og er overvejende enige

i, at dette er ønskværdigt.

kompetencemiljøer 18


Temaer & anbefalinger

Kompetencemiljøer

19 kompetencemiljøer

Tema: Støj & videndeling

Støj i kompetencemiljøerne er det primære tema, der peges på af medarbejderne.

Videndeling foregår hovedsageligt i kompetencemiljøerne og opfattes som værdifuld,

idet den giver medarbejderne ny viden, de ikke ville være foruden. Men paradokset

er her, at de fleste samtidig ønsker, at samtaler - og derved videndeling

- skal reguleres og flyttes ud af miljøet. Et andet vigtigt forhold er, at kun halvdelen

af den samlede arbejdsmængde er koncentreret alenearbejde, mens langt

størstedelen af arbejdet udføres i kompetencemiljøerne. Det kan altså antages, at

resten af arbejdet handler om videndeling i forskellige former - og derfor er det

vigtigt at indretningen tager udgangspunkt i, at både videndeling og koncentreret

alenearbejde kræver, at man bevæger sig derhen, hvor arbejdet udføres bedst.

Tema: Arbejdspladsens indretning & komfort

Temaet samler op på en række gode elementer i den eksisterende indretning

samt forslag til forbedringer. Dette handler i høj grad om konkrete ønsker, som

arkivplads, mere variation i arbejdsflader og krav til komfort, i form af belysning

og ventilation.

Tema: Personlige og faglige artefakter

Medarbejderne oplever et behov for i højere grad at kunne sætte personligt og fagligt

præg på sine nære omgivelser og sit kompetencemiljø - men hvordan befordres

dette uden at det fører til konflikter om smagsforskelle?


Anbefalinger: adfærd & ledelse Anbefalinger: indretning

XIOXXIIOX

XIOXXIIOOIXXIOOXX

OOIXX

XIOXOIXOOXX

XIOXXIIOOIXXXX

Snak skal være tilladt i kompetencemiljøer!

Det er selvmodsigende og

konfliktfyldt at prøve at regulere støj

væk ved at begrænse snak.

Der er gode erfaringer med telefontider

i kompetencemiljøer - men dette

skal nøje afvejes i forhold til styrelsens

tilgængelighed for borgerne.

Etabler klare retningslinier for, hvornår

behov for koncentration og længere

videndeling kræver, at man skal

bevæge sig ud af kompetencemiljøet.

Gør faglige artefakter til et projekt

for kompetencemiljøerne - vær fælles

om jævnlige udskiftninger.

Systematiser ’brandslukninger’. Tag

hånd om små konkrete problemer

(f.eks. træk), så de ikke overtager totalbilledet.

Faglige artefakter er bedst med nyhedsværdi!

Lav månedlige ’features’,

der fokuserer på et særligt projekt.

Giv plads til personlige artefakter i

kompetencemiljøer - kommunikér at

vi ønsker mangfoldighed!

ABC

Bevægelse kræver mobile redskaber,

som computere og telefoner, samt adgang

til alle systemer overalt.

Arbejd yderligere med akustikregulering

på lofter, vægge, gulve og

skærmvægge

Brug akustiske skærme til at afskærme

borde og bordgrupper.

Udform ophængningsfelter til personlige

artefakter på skærmvægge.

Brug arkiv-øer og touchdown-møbler

mere, ved hjælp af høje stole.

Tydeliggør rums funktion yderligere

gennem ’vejskilte’, farvekodninger eller

artefakter. Vær ikke bange for at

skære tingene ud i pap!

Udform en hylde eller en kasse på

skriveborde til personlige artefakter.

Udpeg ophængningsfelter på vægge

og skærmvægge til faglige artefakter.

kompetencemiljøer 20

enkelt / billigt at gennemføre svært / dyrt at gennemføre


Temaer & anbefalinger

Kompetencemiljøer

(fortsat)

21 kompetencemiljøer

Tema: Støj & videndeling

Tema: Arbejdspladsens indretning & komfort

Tema: Personlige og faglige artefakter


Anbefalinger: adfærd & ledelse

Genetabler ejerskab til de åbne kontorer.

Mange medarbejdere ved ikke,

at styrelsen kunne have været delt

over to etager.

Tal om tingene! Jo mere vi diskuterer

vores arbejde og de fysiske rammer,

jo mere forstår vi sammenhængen.

Udbred deling af bøger og referencemateriale

i kompetencemiljøer for at

mindske arkivbehovet.

Etabler en fælles forståelse om, hvad

der er (og ikke er) fortroligt arbejde.

Inddrag fortællingen om artefakter

på hjemmesiden - også de personlige!

Etabler en kort brugermanual til de

fysiske rammer på styrelsen - skrevet

af medarbejdere til medarbejdere.

Anbefalinger: indretning

Attraktive stillerum, loungerum og

andre arealer er nødvendige for at få

kompetencemiljøet til at fungere.

Evaluer belysningen systematisk!

Blænding er generende for medarbejderne

og skal håndteres derefter.

Eksperimenter med sideborde og sekundære

arbejdsflader, som kan bruges

til længere projekter.

Gør arkivpladsen fælles. Der kan genvindes

plads ved hjælp af deling og

digitalisering.

Indfør en politik om flyttekasser i

kompetencemiljøer.

Bogreoler i højden opfattes stærkt

som et fagligt artefakt, der siger noget

vigtigt om styrelsen.

Find zoner med træk fra ventilation,

og brug disse zoner til arkiv-øer og

deleborde, hvis problemet ikke kan

løses teknisk.

Flyt rundt! Giv medarbejderne mulighed

for at prøve forskellige pladser og

grupper.

kompetencemiljøer 22

enkelt / billigt at gennemføre svært / dyrt at gennemføre


Eksempel på individuel afskærmning

af arbejdspladser med akustisk regulerende

filtskærme, der også kan bruges

som tavle.

23 kompetencemiljøer


Referencebilleder i fht. anbefalinger

kompetencemiljøer 24

Eksempel på felter til faglige

eller personlige artefakter,

der også er akustisk regulerende.


Resultater af evaluering

Stillerum

25 stillerum


”...Hvis jeg skal fordybe mig så

er det altså ikke her på styrelsen.

Heller ikke selvom vi har akvarier

og andre bure, man kan gå ind og

sætte sig lidt i. Egentlig fordybelse -

det er det store afsavn.” Deltager i fokusgruppe

Stillerum bruges meget i kortere perioder som

en slags telefonbokse:

Timer / uge / medarbejder

møder med

eksterne

teamarbejde

ikke aftalte,

spontane møder

aftalte møder

0,82

0,62

0,31

0,82

1,19

0,99

telefonsamtaler

koncentreret

alenearbejde

... og de fleste medarbejdere bruger af forskellige

årsager ikke stillerummene meget:

”...Man føler sig iagttaget når man

bruger stillerummene. Generelt er

de ikke attraktive.”

Deltager i fokusgruppe

Denne iagttagelse kommer også til udtryk i de

vigtigste associationer til stillerummene:

Osteklokke

Bur

Dårlig luft

Mangler afskærmning

Ufærdigt

Ro

Indelukkethed

Generelt er medarbejderne tilfredse med stillerummenes

størrelse, placering og mængde:

I hvor høj grad er stillerummenes størrelse tilfredsstillende?

11% 17% 32% 40%

1

(slet ikke)

2 3 4

(i høj grad)

...Men der er mere delte meninger om, hvorvidt

stillerummene egentlig bruges nok:

I hvor høj grad bliver stillerummene brugt nok?

13% 47% 21% 19%

1

(slet ikke)

2 3 4

(i høj grad)

stillerum 26


Medarbejderne er delte i spørgsmålet om tilfredshed

med indretning og valg af inventar:

I hvor høj grad er stillerummenes indretning tilfredsstillende?

17% 40% 32% 11%

1

(slet ikke)

1

(slet ikke)

2 3 4

(i høj grad)

I hvor høj grad er stillerummenes inventarvalg tilfredsstillende?

11% 42% 32% 15%

2 3 4

(i høj grad)

Et stort flertal oplever slet ikke eller i ringe grad

at møder flytter sig ind i stillerum fra andre

områder i styrelsen:

I hvor høj grad oplever du at et møde bevæger sig til et stillerum

fra et andet sted i styrelsen?

4 (i høj grad)

3

92% 2

svarede ’3’ eller lavere

1 (slet ikke)

...men med hensyn til telefonsamtaler sker det

oftere at man flytter sig til stillerummet:

I hvor høj grad oplever du at en telefonsamtale flyttes til et stillerum

fra et andet sted i styrelsen?

54% svarede ’3’ eller højere

27 stillerum

4 (i høj grad)

3

2

1 (slet ikke)

Ifølge medarbejderne er de vigtigste indsatspunkter

for stillerummene:

andet

akustik

tilslutning til it, av

Bærbare computere

og telefoner

inventar

temperatur

10%

10%

12%

6% 5%

13%

29%

De øvrige forslag til indsatspunkter, som mange

medarbejdere pegede på var bedre lys i rummet,

mere hygge, mindre åbenhed og at flytte

stillerummene ud til bygningsfacaden.

Medarbejderne er glade for enkelte aspekter

ved stillerummene...

...men stillerummene kunne med justeringer af

de fysiske rammer bruges meget mere til:

15%

Døren kan lukkes

Man kan være i fred

Karakter af et arbejdsrum

koncentreret arbejde

fortroligt arbejde

Fordybelse

ventilation

afskærmning af

rummet

opgaver, der kræver ro

længere telefonsamtaler


Medarbejderne blev bedt om at beskrive stillerummene ved hjælp af en række begrebspar.

angiver hvordan det opleves nu, og angiver hvordan det ønskes i fremtiden:

åbent

offentligt

socialt

upersonligt

orden

fast

lyst

energisk

lukket

privat

alene

personligt

uorden

fleksibelt

mørkt

roligt

formelt uformelt

Mange medarbejdere opfatter stillerummene

som en noget udsat arbejdsposition, der med

fordel kunne afskærmes mere.

Den manglende variation i brugen af stillerummene

tyder på at inventaret kan være en

faktor, der låser rummet.

Stillerummene er generelt for mørke for de

fleste medarbejdere.

stillerum 28


Temaer & anbefalinger

Stillerum

29 stillerum

Tema: Hygge & personlighed

Stillerummenes attraktionsværdi hænger tæt sammen med, om medarbejderne

opfatter dem som behagelige rum, der i sig selv kan inspirere og sætte scenen for

arbejdet. De nuværende stillerum opfattes som kolde, upersonlige og vigtigst af alt

ufærdige. Dette hæmmer brugen af rummene og er med til at øge støjproblematikker

i kompetencemiljøerne.

Tema: Fleksibilitet

En vigtig pointe i udformningen af stillerummene er at deres funktion ikke kun

handler om stilhed. Den vigtigste egenskab ved stillerummene er i virkeligheden,

at de både kan bruges til fordybelse og til uformelle samtaler. Det er vigtigt, at

man ikke låser rummene via inventar og funktion.

Tema: Lys & afskærmning

Stillerummene opleves på en og samme tid som både mørke og udsatte. Medarbejdere

føler ofte, at man sætter sig selv til skue ved at bruge et stillerum i forhold til

at blive på sin plads i kompetencemiljøet.


Anbefalinger: adfærd & ledelse Anbefalinger: indretning

Udpeg superbrugere i stillerum - ambassadører

og problemløsere i forhold

til stillerummene.

Knyt stillerummene tættere til kompetencemiljøer

i forhold til identitet

og artefakter. Undgå neutralitet!

Brug stillerum som faglige udstillingsvinduer,

så man ved at besøge et

stillerum kan finde ud, hvad der foregår

i de andre kompetencemiljøer

Beskriv i en kort brugermanual, hvad

stillerum for eksempel kan bruges til

- inspirer!

Indfør inventar, der befordrer fleksibel

brug - identificer behov og vær sikker

på, at inventaret passer til dem.

Der skal være ubesværet adgang til

alle systemer fra stillerummene.

Tænk brugervenlighed først.

Gentænk afskærmning af stillerum -

brug translucente foliefelter eller panelgardiner!

Brug lamper og bløde materialer til

at gøre rummene mindre kolde og

hårde - indfør noget stofligt!

stillerum 30

enkelt / billigt at gennemføre svært / dyrt at gennemføre


31 stillerum

Eksempel på afskærmning

med panelgardiner


Eksempel på stillerum med

blødere materialer

stillerum 32


Resultater af evaluering

Møderum

33 møderum


Møderummene bruges mest til aftalte møder,

da de er del af et bookingsystem:

Timer / uge / medarbejder

koncentreret

alenearbejde

telefonsamtaler

ikke aftalte,

spontane

møder

møder med

eksterne

teamarbejde

0,99

0,91

0,24

1,57

0,10

2,98

De vigtigste associationer til et billede af et møderum

i styrelsen er:

tæt luft

koncentration

trængsel

for små til

interne møder

lyst lokale

aftalte møder

Møderummene er et af de steder i styrelsen, der

er bedst egnet til fortrolige opgaver:

I hvor høj grad giver møderummet mulighed for at beskæftige sig

med fortrolige opgaver?

54% svarede ’3’ eller højere

4 (i høj grad)

3

2

1 (slet ikke)

Generelt er medarbejderne tilfredse med møderummenes

brug og placering:

I hvor høj grad er møderummenes placering tilfredsstillende?

0% 11% 36% 53%

1

(slet ikke)

1

(slet ikke)

2 3 4

(i høj grad)

...Men der er mere delte meninger, om der er

nok møderum af tilpas størrelse:

I hvor høj grad er møderummenes størrelse tilfredsstillende?

17% 23% 49% 11%

2 3 4

(i høj grad)

møderum 34


Ifølge medarbejderne er de vigtigste indsatspunkter

for møderummene:

afskærmning af lys

andet

akustik

bærbare computere

og telefoner

afskærmning af

rummet

tilslutning til it, av

7%

10%

6%

12%

6% 4%

13%

24%

De øvrige forslag til indsatspunkter, som mange

medarbejdere pegede på er:

For dårlig luft

Lettere møbler

Udvidelse af mødelokalet

Rummene er for små

18%

ventilation

inventar

temperatur

Medarbejderne er glade for enkelte aspekter

ved møderummene...

Lyset

Man kan se, der er optaget

Funktionelt

Godt til 8-12 personer

aktivitet

...men møderummene kunne med justeringer

af de fysiske rammer bruges meget mere til:

Medarbejderne blev bedt om at beskrive møderummene ved hjælp af en række begrebspar.

angiver hvordan det opleves nu, og angiver hvordan det ønskes i fremtiden:

åbent

offentligt

socialt

upersonligt

orden

fast

lyst

energisk

formelt uformelt

35 møderum

lukket

privat

alene

personligt

uorden

fleksibelt

mørkt

roligt

flere møder med eksterne

gruppearbejde

små-møder

socialt samvær

fordybelse

Typen og vægten af inventaret kan være en

faktor, der låser rummet.


møderum 36


Temaer & anbefalinger

Møderum

37 møderum

Tema: Fleksibilitet

Møderummene fungerer godt til møder af en bestemt størrelse og med et bestemt

format, men inventar og organisation hæmmer andre typer af videndeling.


Anbefalinger: adfærd & ledelse Anbefalinger: indretning

Brug stillerum som møderum, forudsat,

at inventaret understøtter det.

Indfør frie perioder, hvor møderum

ikke er underlagt bookingsystemet,

men kan bruges frit - evaluer senere

hvordan det bruges, og tag udgangspunkt

i dette ved valg af inventar.

Etabler et stort møderum ved at lave

foldevægge mod stillerum.

Brug lettere inventar, der kan flyttes

rundt, deles eller klappes sammen.

Gør adgang til IT & AV lettere i møderummene.

møderum 38

enkelt / billigt at gennemføre svært / dyrt at gennemføre


Resultater af evaluering

Loungerum

39 loungerum


”...Jeg sidder derhenne, når jeg skal

læse totalt igennem eller læse korrektur.

Eller jeg kan tage et hurtigt

møde med nogle, fordi der er luft.

Hvis jeg havde haft en bærbar computer,

havde jeg siddet derhenne og

skrevet.” Deltager i fokusgruppe

Loungerummene bruges i gennemsnit kun 1,74

timer pr. uge af hver medarbejder:

Timer / uge / medarbejder

telefonsamtaler

koncentreret

alenearbejde

møder med

eksterne

aftalte møder

loungerum

med sofaer

0,43

41%

0,12

0,11 0,08

0,53

0,65

59%

ikke aftalte,

spontane møder

teamarbejde

Loungerummet med bordgrupper er umiddelbart

mere populært end rummet med sofaer:

Hvilket loungerum bruger du oftest?

loungerum med

bordgrupper

De vigtigste associationer til et billede af et

loungerum i styrelsen er:

Spild af plads

møbeludstilling

fiasko

Det ser ubrugt ud

for meget

design

Der er stor enighed om at loungerummene ikke

bliver brugt nok:

I hvor høj grad bliver loungerummene brugt nok?

29% 56% 8% 6%

1

(slet ikke)

2 3 4

(i høj grad)

...Mens de fleste mener at der er nok loungerum

af tilpas størrelse:

I hvor høj grad er loungerummenes størrelse tilfredsstillende?

6% 11% 10%

1

(slet ikke)

73%

2 3 4

(i høj grad)

loungerum 40


Ifølge medarbejderne er de vigtigste indsatspunkter

for loungerummene:

temperatur

ventilation

afskærmning af lys

akustik

tilslutning til IT, AV

bærbare computere

og telefoner

afskærmning af

rummet

8%

5%

8%

5%

5%

4%

12%

19%

34%

inventar

andet

De øvrige forslag til indsatspunkter, som mange

medarbejdere pegede på, var andre møbler,

mere fleksible grupper, bedre opstilling, andre

farver og at man kunne lave en kaffebar i et af

loungerummene.

Medarbejderne blev bedt om at beskrive loungerummene

ved hjælp af en række begrebspar.

angiver hvordan det opleves nu, og angiver

hvordan det ønskes i fremtiden:

åbent

offentligt

socialt

upersonligt

orden

fast

lyst

energisk

formelt uformelt

41 loungerum

lukket

privat

alene

personligt

uorden

fleksibelt

mørkt

roligt

Et stort flertal oplever ikke at møder og telefonsamtaler

flytter sig ind i loungerum fra andre

områder i styrelsen:

I hvor høj grad oplever du at et møde bevæger sig til et loungerum

fra et andet sted i styrelsen?

4 (i høj grad)

3

98% 2

svarede ’3’ eller lavere

1 (slet ikke)

Medarbejderne er glade for enkelte aspekter

ved loungerummene...

Uformelt

Rummeligt

Åbent

Forlokale til møderum

...men loungerummene kunne med justeringer

af de fysiske rammer bruges meget mere til:

læsning af rapporter

uformelle møder

samlingssted

fordybelse

samtalerum se fodbold

Inventaret har stor betydning for brugen af

rummene og hindrer effektiv brug af rummene.

Der mangler i høj grad en faktor, der kan aktivere

mere brug af loungerummene.


loungerum 42


Temaer & anbefalinger

Loungerum

43 loungerum

Tema: Værdisæt for brug

Brugen af loungerummene hindres af holdningen til, hvad der udgør arbejde

- der er en høj grad af selvcensur hos medarbejderne, der egentlig ikke er nødvendig.

At læse en rapport i loungerummet er lige så meget en arbejdsopgave, som at

svare på en mail.

Tema: Flere brugere

Særligt det ene loungerum er udfordret ved, at det kun kan rumme en gruppe

mennesker af gangen - man vil typisk ikke vælge at sætte sig der, hvis der allerede

er nogen i rummet. En af de vigtigste opgaver for loungerummene er at binde

organisationen sammen på tværs - noget, der kræver at flere grupper kan bruge

rummene samtidigt.

Tema: Indbydende og personlige loungerum

Det er vigtigt at man i indretning, farver og materialer angiver, at loungerum er

anderledes end arbejdsrum. Det er i denne forbindelse vigtigt, at man overvejer,

hvad rummet så skal kunne, og hvordan det bliver interessant at opholde sig der.


Anbefalinger: adfærd & ledelse Anbefalinger: indretning

Lad ledere og kontorchefer gå foran

og vise, at det er legalt at bruge

loungerum.

Udpeg superbrugere i loungerum -

ambassadører og problemløsere i forhold

til loungerummene.

Beskriv i en kort brugermanual, at

loungerum må bruges af alle og til

alle formål - vær tydelig!

Brug skærme til at fremvise artefakter!

Undgå at loungerum bliver depoter

for overskudsmateriale fra kompetencemiljøer.

Gør loungerum tydeligt anderledes i

forhold til resten af styrelsen!

Del loungerummet med sofaer op i 3

mere intime møbelgrupper.

Brug flere lamper og bløde materialer

til at gøre rummene mindre kolde

og hårde - indfør noget stofligt!

Fjern teknisk udstyr, der ikke virker.

loungerum 44

enkelt / billigt at gennemføre svært / dyrt at gennemføre


45 loungerum

Eksempel på farveholdning i

loungerum


Eksempel på loungerum med

mindre møbelgrupper

loungerum 46


Resultater af evaluering

Tekøkkener

47 tekøkkener og ’pauser’ i gange


Tekøkkenerne bruges mest til frokost og hurtige

’optankninger’, men flere medarbejdere

udtrykker, at de også bruger det til uformelle

møder og fordybelse:

Timer / uge / medarbejder

0,04: telefonsamtaler

teamarbejde

koncentreret

alenearbejde

0,13

0,10

Der er stor enighed om, at der er nok tekøkkener

i Kulturarvsstyrelsen:

0,87

I hvor høj grad mener du at der er nok tekøkkener?

2% 10% 29% 60%

1

(slet ikke)

2 3 4

(i høj grad)

...og medarbejderne er også enige om at tekøkkeners

størrelse og placering er god:

I hvor høj grad er tekøkkenernes placering tilfredsstillende?

92% svarede ’3’ eller højere

ikke aftalte,

spontane møder

4 (i høj grad)

3

De vigtigste associationer til et billede af et

tekøkken i styrelsen er:

Fællesskab

åbenhed

uformelt

Medarbejderne er generelt meget positive overfor

tekøkkenerne, og synes at mange ting fungerer

godt:

Forslag til forbedringer af tekøkkener var:

Flere køkkenting

som skåle, bakker

Bedre borde

og stole

Småkedeligt

upersonligt

Gode siddepladser

Funktionelt

Mulighed for uformel samtale

Køkkenet er åbent

Godt til koncentration

væk fra arbejdspladser

mere hyggeligt

Farver, lys og

blomster

2

1 (slet ikke) mere personlighed

tekøkkener og ’pauser’ i gange 48


Resultater af evaluering

’Pauser’ i gange

49 tekøkkener og ’pauser’ i gange


Pauserne er timemæssigt det mindst brugte

område i styrelsen:

Timer / uge / medarbejder

0,04: aftalte møder

møder med

eksterne

teamarbejde

koncentreret

alenearbejde

telefonsamtaler

0,17

0,10

0,08

0,20

0,50

Mange medarbejdere mener ikke, at pauserne

bruges nok i styrelsen:

I hvor høj grad bliver ’pauserne’ brugt nok?

33% 41% 17% 9%

1

(slet ikke)

2 3 4

(i høj grad)

...og mængden af pauser er tilfredsstillende,

mens holdningen til inventar er mere blandet:

I hvor høj grad mener du at der er nok ’pauser’?

78% svarede ’3’ eller højere

I hvor høj grad er ’pausernes’ inventarvalg tilfredsstillende?

74% svarede ’2’ eller lavere

ikke aftalte,

spontane møder

4 (i høj grad)

3

2

1 (slet ikke)

4 (i høj grad)

3

2

1 (slet ikke)

De vigtigste associationer til et billede af en af

pauserne i styrelsen er:

ligegyldigt

uden mennesker

design

behageligt

Medarbejderne har flere bud på ting, der fungerer

godt i pauserne:

Pænt inventar

Lyset

Mulighed for uformel samtale

Transparens

Hyggeligt

Forslag til forbedringer af pauserne er:

stolene er for lave

til korte møder

mangler

afskærmning

uroligt

ukomfortabelt

flyt fra gangzone

mere hygge og personlighed

bedre bord

tekøkkener og ’pauser’ i gange 50


Temaer & anbefalinger

Tekøkkener &

’pauser’ i gange

Tema: Tekøkkener med personlighed

Tekøkkener er velfungerende og er et af de områder, der er med til skabe forbindelser

på tværs af kompetencemiljøer. Man kunne med fordel arbejde mere med

hygge, belysning og overflader, for at give rummene mere personlighed og gøre

dem indbydende.

Tema: Pauser integreres

Pauserne bruges ikke nok i forhold til deres potentiale. Her kan der med fordel

sættes ind på at integrere pauserne i arbejdsarealet, ved at tilbyde andre former

for inventar og bruge artefakter til at skabe sammenhæng.

51 tekøkkener og ’pauser’ i gange


Anbefalinger: adfærd & ledelse

Knyt pauserne tættere til kompetencemiljøer

i forhold til identitet og

artefakter. Undgå neutralitet!

Anbefalinger: indretning

Skab mere direkte ganglinjer fra

kompetencemiljøer til pauserne.

Brug høje møbler i pauserne, der bedre

befordrer uformelle møder.

Gentænk afskærmning af pauser - er

de for udsatte i gangzonen?

Brug lamper og bløde materialer til

at gøre pauser og tekøkkener mindre

kolde og hårde - indfør noget stofligt!

Brug folier eller vinyl til at give køkkenet

mere personlighed!

tekøkkener og ’pauser’ i gange 52

enkelt / billigt at gennemføre svært / dyrt at gennemføre


Metode & redskaber

Om evalueringen

Evalueringen er opdelt i 4 metoder.

Personlige beskrivelser

Fase 1: Interview af dobbeltgænger

Deltagerne blev bedt om at forestille sig, at

de skulle instruere deres egen dobbeltgænger,

hvordan vedkommende skulle begå sig i styrelsen,

uden at nogen opdagede, at der var tale om

en dobbeltgænger.

Deltagerne skulle skrive deres instruktion ned.

Historierne skulle skabe bevidsthed og refleksion

hos den enkelte medarbejder om, hvordan

vedkommende agerer og relaterer sig til kolleger

og ledelse i hverdagen. Historierne var

personlige, og skulle ikke offentliggøres, men

danne grundlag for den enkeltes deltagelse i et

fokusgruppeinterview.

Fase 2: Der blev afholdt to fokusgruppeinterviews

med medarbejdere, som hhv. arbejdede i

styrelsen FØR eller blev ansat EFTER flytningen,

om deres oplevelse af at komme til lokalerne på

H.C.Andersens Boulevard.

Observation

- et fysisk evidensbaseret datasæt, der hjalp til

at prioritere og kvalificere de øvrige udsagn,

samtidig med at det gav gode kvalitative input

om rum, indretning og hvad der egentlig sker

i styrelsen.

Observationen deltes op i 2 faser med en mellemliggende

justeringsrunde.

I den første fase lå fokus på redskaber og at sikre/signalere

uvildighed overfor styrelsen, samt

arkitektfaglig kvalitativ observation.

I justeringsrunden kiggede SIGNAL og styrelsen

på hidtidige resultater og drejede fokus på den

næste fase for at supplere eller underbygge observationen

yderligere.

Herefter fulgte den anden fase, hvor fokus og

metode blev revideret på baggrund af justeringsrunden.

Observationens fokusområder var:

Medarbejdere og kunders adfærd blev obser-

om evalueringen 54


veret over 2 arbejdsdage. Med 1 times interval

blev medarbejdere og andres placering markeret

på planer af kompetencemiljøet. Der blev

skelnet mellem medarbejdere og kunder / andre

aktører. Styrelsen stillede en kontaktperson

til rådighed for spørgsmål.

Videndeling blev observeret ved at markere

interaktion – dette deltes yderligere op i korte,

uformelle samtaler og længere, aftalte møder

med kobling til det fysiske sted.

Spørgerammer

- Kvalificerede, individuelle udsagn, der tilsammen

gav et bredt billede af rum og adfærd.

På baggrund af resultatet af observationsrunden

og de første fokusgruppeinterviews blev

spørgerammens indhold og form udformet.

SIGNAL udarbejdede en spørgeramme der evaluerede

arbejdsrum, stillerum, og andre supportrum

med baggrund i visionen. Hele organisationen

fik tilsendt spørgerammen, og 59

respondenter besvarede den - en besvarelsesprocent

på 64%.

Spørgsmålene omhandlede:

Fysiske rammer

Brugen af rummet / rum og interaktion, autonomi,

mm.

Indretning & inventar

Størrelse/placering af rum / kompetencemiljøer

– har bordgrupper typisk den rigtige størrelse?

55 om evalueringen

Generel disponering.

Arbejdsopgaver

Hvor udføres forskellige opgaver? Koncentreret

arbejde? Telefonarbejde?

Mulighed for privathed

Fortrolighedsniveau

Lysforhold, temperatur, akustik. Arkiv. IT.

Redskaber – kan man sætte yderligere ind for

at understøtte værdierne? Her tænkes f.eks. på

tekniske løsninger som trådløse telefoner, laptops

osv.

Nærheder / lederes placering / vandring af viden

indenfor kompetencemiljøer

Videndeling / hvem går man til?

Identitet

Artefakter / mængde / kvalitet / er de forståelige?

/ giver de identitet? / Hjemlighed? Balancen

mellem organisatoriske, faglige og personlige

artefakter. Hvordan bruges de forskellige

artefakter?

Afskærmning / opdeling i arbejds- og supportområder

Mulighed for at sætte præg / føler man sig

hjemme?

Er miljøerne inspirerende / rare?

Trivsel og semantiske skalaer – ved hjælp af begrebspar

som ’åben / lukket’ osv. Nøglepersoner

kunne her angive hvordan de opfatter rummet,

men også hvordan man ideelt set ønsker at

rummet skal opleves.


’Gamle’ medarbejdere: Hvordan opleves flytningen?

Er det bedre nu end før – personligt? For

styrelsen som en helhed? Har flytningen haft

betydning for KUAS’ brand? Føler du dig som

en del af det? Hvad tror du andre siger om styrelsen?

’Nye’ medarbejdere: Hvordan bliver man en del

af brandet / fællesskabet?

Fokusgruppeinterviews

– Gav et kvalitativt, gruppemodereret input,

med udgangspunkt i de andre delresultater af

evalueringen.

SIGNAL udarbejdede en åben spørgeramme til

brug for fokusgruppeinterviews i medarbejdergruppen

på baggrund af de besvarede spørgeskemaer.

Interviews gennemførtes og blev

modereret af SIGNAL. Der afholdtes 2 fokusgruppemøder

med 7-8 personer og af 2 timers

varighed.

Meningen med dette var at få en anderledes refleksion,

end den vi har erfaring for, der gives

når man udelukkende udfylder evalueringsskemaer

individuelt. SIGNALs rolle var at være

igangsætter for en diskussion og indsamle og

dokumentere data (referere) fra fokusgrupperne.

Spørgsmålene omhandlede blandt andet:

Hvordan status er i forbindelse med værdierne

for flytningen / indretningen (samarbejdskul-

tur, initiativ, videndeling, åbenhed, dialog, ansvarlighed)?

I hvor høj grad er supportområder med til at

skabe sociale og faglige relationer?

Hvordan og hvornår benyttes loungerum & stillerum?

Er ’identitetsmarkører’ eller artefakter med til

at skabe identitet og hjemlighed?

Hvordan opfatter man ejerskab til rum?

Er der arealer, der ikke bruges nok?

Hvordan ser billedet ud i forhold til de muligheder

og bekymringer, der blev udtrykt på workshops

i forbindelse med flytningen: Har kompetencemiljøer

skabt øget faglig udvikling og

fleksibilitet? Er det svært at finde arbejdsro?

Hvordan visualiserer og tydeliggør man viden

og fremdrift i organisationen?

Hvad vil man gerne have mere af?

om evalueringen 56


Titel: Evaluering af fysisk indretning,læring og trivsel i Kulturarvsstyrelsen

Udgiver: Kulturarvsstyrelsen

Redaktion: SIGNAL arkitekter og Kulturarvsstyrelsen

Grafisk design: SIGNAL arkitekter

Fotos: Ragnars/Punktum Møbler (side 23), Buzzispace/Punktum Møbler (side 24) & SIGNAL arkitekter

Tryk: P.J. Schmidt A/S, Vojens

Oplag: 500

Udgave: 1. udgave, 2010

ISBN: 978-87-91298-56-1(Trykt version) 978-87-91289-57-8 (Grafisk version)

58


Evaluering

af fysisk indretning, læring og trivsel i Kulturarvsstyrelsen

Udarbejdet af SIGNAL arkitekter

KULTURARVSSTYRELSEN

H.C. Andersens Boulevard 2

1553 København V

Telefon 33 74 51 00

post@kulturarv.dk

www.kulturarv.dk

More magazines by this user
Similar magazines