User_Manual_IBX_Request_NO_R12.2 (pdf)

l 

IBX Request 

Brukerhåndbok 

Manuell Revisjon: 12.2 

Dato: 28 - MAY - 2012 

Språk: Norsk


Revisjon 12.2 

Dokumentkontroll 

Endre logg 

Kapittel Dato Beskrivelse 

Alle 23.09.2010 Endre mal og layout 

1.2.1 23.09.2010 Oppdatering RFC 361 

1.2.2 23.09.2010 Oppdatering RFC 357 

1.1.4 og 1.2 21.10.2010 Oppdatering RFC 934 og 730 

1.1.7, 1.3 og 1.4 31.01.2011 Oppdatering RFC 789 

1.1, 1.2 og 1.3 23.05.2001 Nye funksjoner. 

Alle 12.09.2011 

Alle 13.02.2012 

Alle 28.05.2012 

www.ibxgroup.com IBX Forretningsdokumenter 1 

© 2010 Capgemini. Alle rettigheter forbeholdt 

Endrede bilder for å vise endringer i layout. Oppdatering 

RFC 789 

Endrede bilder for å vise endringer i layout. Også, 

prosedyren er endret for å opprette gratis forespørsel. 

Oppdatert manual med endringer i layout. Også 

oppdatert for å innlemme overlevering forespørsel og 

tildeling alternativer.


Revisjon 12.2 

Innholdsfortegnelse 

1. IBX Request ........................................................................................................... 5 

1.1 Opprett ny forespørsel ................................................................................................. 5 

1.2 View Requests and Quotes ....................................................................................... 19 

1.3 Evaluering av anbud .................................................................................................. 29 

1.4 Meldingstavle ............................................................................................................. 36 


© 2010 Capgemini. Alle rettigheter forbeholdt


Revisjon 12.2 

Innholdsfortegnelse, Figurr 

Figur 1: eProcurement-siden ............................................................................................... 5 

Figur 2: Opprett ny forespørsel ............................................................................................ 5 

Figur 3: Innstillinger ............................................................................................................. 6 

Figur 4: Informasjon ............................................................................................................. 7 

Figur 5: Spørsmål ................................................................................................................ 8 

Figur 6: Legg til spørsmål .................................................................................................... 8 

Figur 7: Oppdater spørsmål ................................................................................................. 9 

Figur 8: Importer spørsmål ................................................................................................ 10 

Figur 9: Elementer ............................................................................................................. 11 

Figur 10: Endre element .................................................................................................... 11 

Figure 11: Vedlegg ............................................................................................................ 12 

Figur 12 : Slett vedlegg ...................................................................................................... 12 

Figur 14: Slette vedlegg ..................................................................................................... 13 

Figur 15: Leverandører ...................................................................................................... 13 

Figure 16: Leverandørkatalog ........................................................................................... 14 

Figur 17: Importer leverandører......................................................................................... 14 

Figur 18: Endre leverandørs kontaktperson ...................................................................... 15 

Figur 19: Filtreringsoppsett ................................................................................................ 15 

Figur 20: Søk filtrer ............................................................................................................ 16 

Figur 21: Legg til filtrerer .................................................................................................... 16 

Figur 22: Legg til ny filtrerer ............................................................................................... 17 

Figur 23: Filtrerer ............................................................................................................... 17 

Figur 24: Gjennomgå og send ........................................................................................... 18 

Figur 25: Sendt forespørsel ............................................................................................... 18 

Figur 26: Historie ............................................................................................................... 19 

Figur 27: Vis forespørsler og anbud .................................................................................. 19 

Figur 28: Mine siste ........................................................................................................... 20 

Figur 28: Eksporter til Excel ............................................................................................... 20 

Figur 29: Søk ..................................................................................................................... 20 

Figur 30: Forespørsel-detaljer ........................................................................................... 21 

Figur 31: Se anbud ............................................................................................................ 21 

Figur 32: Anbudsdetaljer ................................................................................................... 22 

Figur 33: Avvis anbud ........................................................................................................ 23 




Revisjon 12.2 

Figur 34: Bekreft avvisning - Enkelt anbud ........................................................................ 23 

Figur 35: Bekreft avvisning – Flere anbud ......................................................................... 23 

Figur 36: Detaljer om anmodning ...................................................................................... 24 

Figur 37: Detaljer om anbud .............................................................................................. 24 

Figur 38: Bekreft avvisning ................................................................................................ 25 

Figur 39: Hånd over forespørsel ........................................................................................ 25 

Figure 40: Søk i gruppen brukere ...................................................................................... 25 

Figure 41: Brukere / Grupper liste ..................................................................................... 26 

Figure 42: Bekreft hånd over forespørselen ...................................................................... 26 

Figure 43: Tilordne forespørselen ..................................................................................... 27 

Figure 44: Tilordne til meg ................................................................................................. 27 

Figur 45: Ny versjon / Kopi av forespørsel ........................................................................ 27 

Figur 46: Opprett handlekurv ............................................................................................. 28 

Figur 47: Bekreft godtakelse .............................................................................................. 28 

Figur 48: eProcurement-side - Handlekurv ....................................................................... 28 

Figur 49: Mine siste ........................................................................................................... 29 

Figur 50: Send for filtrering ................................................................................................ 30 

Figur 51: Filtrer .................................................................................................................. 30 

Figur 52: Anbud ................................................................................................................. 31 


Figur 54: Fullfør/Avslå filtrering .......................................................................................... 32 

Figur 55: Mine Siste ........................................................................................................... 32 

Figur 56: Filtreringsprosess ............................................................................................... 33 

Figur 57: Anbud ................................................................................................................. 33 


Figur 59: Evaluering av anbud........................................................................................... 35 

Figur 60: Evalueringsside .................................................................................................. 35 

Figur 61: Meldingstavle ..................................................................................................... 36 

Figur 62: Meldingstavle - Lag nytt emne ........................................................................... 36 

Figur 63: Meldingstavle - Svar ........................................................................................... 37 




Revisjon 12.2 

1. IBX Request 

IBXRequest brukes til å sende forespørsler, og til å motta og evaluere anbud fra en eller flere 

leverandører. 

Klikk på lenken Create request, og klikk OK-knappen i popup-vinduet. 

1.1 Opprett ny forespørsel 



Figur 1: eProcurement-siden 

Fra Create New Request (Opprett ny forespørsel)-fanen kan du få tilgang til å opprette 

forespørsel-veiviseren. 

All informasjon merket med * er obligatorisk. 

Figur 2: Opprett ny forespørsel 

Klikk på enten Save (lagre) eller Next (neste)-knappene for å lagre informasjonen på siden. Klikk 

på knappen Next (neste) eller Go Back (Gå tilbake)-lenken for å navigere mellom fanene. 

En ufullstendig forespørsel blir automatisk lagret som utkast hvis den ikke sendes til 

leverandøren(e) eller hvis programmet avsluttes brått.


Revisjon 12.2 

1.1.1 Innstillinger 

På Setting (Innstillinger)-fanen, feltene som må fylles ut er: 

• Produktgruppe: Velg en passende produktgruppe ved å oppgi enten en kode eller en 

beskrivelse. Den valgte gruppen kan justeres for individuelle elementer under 

forespørselsprosessen. De vanligste klassifikasjonssystemer er UNSPSC og eClass. 

Produktgruppen brukes til statistiske formål, men kan også brukes som innspill til 

kontofordeling. 

• Valuta: Velg ønsket valuta fra rullegardinlisten. 

• Språk: Velg språk fra rullegardinlisten. E-posten med meddelelse til leverandører sendes 

ut basert på dette valget. 

1.1.2 Informasjon 



Figur 3: Innstillinger 

En kort beskrivelse av forespørselen legges til under denne kategorien. 

Navn på forespørsel: Skriv inn navnet på forespørselen. 

Siste svardato: Velg siste dato og tidsfrist for å motta anbudet fra leverandøren. Du kan velge 

avkrysningsboksen End of day (Slutt på dagen) eller stille tiden manuelt. 

MERK: Hvis End of day (Slutt på dagen)-avkrysningsboksen er krysset av vises 23:59 

som standardtid. 

MERK: Forespørslen flyttes automatisk til Utløpt så snart som dato og tid angitt som 

Reply latest on utløper. 

MERK: Basert på systeminnstillinger, du kan enten motta eller ikke anbudet etter at 

Reply latest on oppnås. 

Kreves den/siste, velg en av de tilgjengelige alternativene. 

• Before (før) fra rullegardinlisten for varer/tjenester som skal leveres innen en bestemt 

dato. 

• On (på) fra rullegardinmenyen for varer/tjenester som skal på en bestemt dato. 

MERK: Avhengig av brukerkonfigurasjonen, er noen standardverdier satt til Reply latest 

on og Required on latest datoer. 

Beskrivelse: Lag en kort beskrivelse av forespørselen.


Revisjon 12.2 

Informasjon om kjøper: Kort informasjon om kjøperens opplysninger som angitt i kjøperprofilen i 

systemadministrasjon og adresseinformasjon fra kjøperen når du setter opp forespørselen. 



Figur 4: Informasjon


Revisjon 12.2 

1.1.3 Questions 

Spørsmålene for forespørselen kan legges i kategorien Questions. 

Legg til nytt spørsmål 

For å legge til et nytt spørsmål, gjør følgende: 



Figur 5: Spørsmål 

1. Velg inn Type of Question fra rullegardin menyen. 

2. Skriv inn spørsmålet i Question (spørsmål)-tekstboksen. 

3. Velg Mandatory (Obligatorisk)-avmerkingsboksen for å opprette et obligatorisk spørsmål 

til leverandøren. 

4. Klikk på Add Question (Legg til spørsmål)-knappen. 

5. Klikk Save (lagre)-knappen for å lage spørsmålet. 

Figur 6: Legg til spørsmål


Revisjon 12.2 

Klikk Add Question (Legg til spørsmål)-knappen for å legge til flere spørsmål. 

Klikk ikonet for å fjerne et spørsmål. 

For å redigere et lagt til spørsmål, gjør følgende: 

1. Klikk spørsmål-overskrift eller klikk ikonet. 

2. Gjør den/de nødvendige endringen/endringene. 

3. Klikk Update Question (Oppdater spørsmål)-knappen. 

Legg til forhåndsdefinerte spørsmål 



Figur 7: Oppdater spørsmål 

Et forhåndsdefinert sett med spørsmål kan også importeres. 

1. Klikk på Add predefined question knappen. 

2. Et popup-vinduet åpnes, der de forhåndsdefinerte spørsmål kan velges fra Global 

questions eller Category specific Questions (forskjellig for hver produktgruppe). 

3. Klikk Add selected questions–knappen for å legge spørsmålet til listen.


Revisjon 12.2 

Administrator har mulighet til å definere: 



Figur 8: Importer spørsmål 

• Tvungne spørsmål: Spørsmål som alltid skal inkluderes i forespørselen, og som ikke 

kan fjernes fra denne. 

• Forslag til spørsmål: Spørsmål som er inkludert som standard, men kan fjernes av den 

aktuelle brukeren. 

Tvungne spørsmål og Forslag til spørsmål kan ikke endres av sluttbrukeren. 

Klikk Save for å lagre informasjonen eller Klikk Next–knappen for å lagre informasjonen og for å 

gå til neste kategori 

Klikk Go Back-lenken for å flytte til forrige sider. 

1.1.4 Items 

Kategorien Items brukes til å legge til eller importere elementer til forespørselen. 

Fyll i detaljer på linje for en bestemt element, og klikk Add Item-knappen. Klikk Import articles 

from XML file-knappen for å importere element(er) fra en Excel/XML fil. 

Å lagre elementet/elementene som legges til som en Excel/XML fil, velg Export all to Excel fra 

Select action rullegardinlisten og klikk OK-knappen. Fyll detaljene for et bestemt element og klikk 

på Add knappen. Klikk Import articles from XML file å importere elementet/elementene fra en 

Excel/XML-fil. 

MERK: Feltet Vendor article number blir erstattet av Vendor Reference referanse i 

hele programmet i den nye versjonen, som vist nedenfor.


Revisjon 12.2 



Figur 9: Elementer 

Klikk ikonet for å kopiere en lagt til element og bruke det som referanse for et bytt element. 

Å slette et lagt til element fra listen, velg elementet, klikk ikonet eller velg Delete Selected fra 

Select Action rullegardinlisten og klikk OK–knappen. 

Klikk ikonet for å redigere en artikkel. Klikk Update Item–knappen for å lagre den redigerte 

informasjonen. 

1.1.5 Attachments 

Figur 10: Endre element 

Kategorien Attachments brukes til å legge filer eller lenker til som vedlegg til gjeldende 

forespørsel. 

Det er to vedlegg-typer som kan legges til:


Revisjon 12.2 

• Firmabestemte vedlegg, lagt til av administrator 

• Forespørsel-spesifikke vedlegg 



Figure 11: Vedlegg 

Klikk på Add Attachment for å legge til et vedlegg for den aktuelle forespørselen. 

1. Velg type vedlegg: Fil eller Lenke 

2. Velg en fil og gi vedlegget et navn 

3. Klikk på Save File legge til vedlegget. 

Figur 12 : Slett vedlegg 

Vedleggene vises under seksjonen Attachments added to request. For å fjerne et vedlegg, 

klikk på ikonet .


Revisjon 12.2 

1.1.6 Vendors 



Figur 13: Slette vedlegg 

Kategorien Vendors brukes til å velge hvilke leverandører som skal inviteres i forespørselen om 

anbud.Avsnittet nedenfor beskriver metoden for å velge leverandører med leverandørenkatalogen 

fra IBX. 

MERK: Programmet IBXRequest levers også med ekstern leverandørkatalog. 

Velge leverandører fra leverandørkatalogen 

1. Klikk Add new Vendor knappen. 

2. Search Vendors–vindu vises, der Country, Category, og Functional role kan velges fra 

rullegardinlisten, eller en søketekst oppgis i Free text boksen. 

3. Klikk på Search for å søke blant tilgjengelige leverandører. 

4. Merk av i avmerkingsboksen(e) for ønsket(-ede) leverandør(er), og klikk på Add 

Selected Vendors for å importere leverandører til forespørselen. 

Figur 14: Leverandører


Revisjon 12.2 

Valgte leverandører vises på Vendors listen. 



Figure 15: Leverandørkatalog 

Figur 16: Importer leverandører 

For å legge til en ny kontakt eller å endre gjeldene kontakt, for en valgt leverandør, klikker du på 

navnet i Contact Person kolonnen. Et pop-up vindu vil vises og du kan velge eller legge til 

ønsket navn. For å oppdatere listen over leverandører for gjeldende forespørsel, klikk Lagre 

knappen.


Revisjon 12.2 



Figur 17: Endre leverandørs kontaktperson 

MERK: Legg til en ny kontaktperson for leverandøren hvis denne funksjonen er aktivert i 

organisasjonsprofilen. 

1.1.7 Filtrering 

For å evaluere anbud mottatt fra leverandører kan eieren av forespørselen angi gjeldende filtrer i 

en fri forespørsel i alle dens tilstander. Denne prosessen er ikke obligatorisk. 

Å konfigurere Screening, gjøre følgende: 

1. Under kolonnen Responsible viser den første tekstboksen som standard brukernavnet til 

eieren av forespørselen. Denne kan ikke endres. 

2. Angi filtreringssteg i tekstboksen under kolonnen Description. Dette trinnet er ikke 

obligatorisk. 

3. Klikk Save knappen. 

4. For å legge til/velge en annen filtrerer, klikk Add Screener knappen. 

5. Siden Manage screening åpnes. 

Figur 18: Filtreringsoppsett


Revisjon 12.2 



Figur 19: Søk filtrer 

6. Skriv inn brukernavnet i tekstboksen Search for users og klikk på Search. 

7. Klikk alternativknappen for å velge ønsket bruker fra søkelisten. 

8. Klikk Save selected screener knappen. 

Figur 20: Legg til filtrerer 

9. Hvis brukeren ikke er tilgjengelig i systemet, kan du manuelt legge til filtrerer ved å klikke 

på Create new user. .


Revisjon 12.2 

10. Add new screener vindu vises. 



Figur 21: Legg til ny filtrerer 

11. Legg til detaljer på filtrerer. 

12. Klikk Add and assign knappen. 

13. Screening setup side vises og ny filtrerer legges til i Screeners added to Request 

listen. 

MERK: System lar brukeren legge til maksimalt ti rader, og en filtrerer kan ikke velges 

mer enn en gang. 

Figur 22: Filtrerer 

14. Velg avkrysningsruten Send reminder email to screener and requestor after amount 

of days. 

15. Oppgi antall dager i tekstboksen. 

MERK: Tillatt antall dager er 1 til 31. 

16. Klikk på knappen Save. 

17. For å endre filtrerer, klikk på navnet av filtrerer under kolonnen Responsible og gjenta 

trinn 6 til 10. 

18. For å fjerne en filtrerer, klikk ikonet under kolonnen Action og klikk deretter på Save.


Revisjon 12.2 

1.1.8 Gjennomgå og send 

Under kategorien Review and Send vises et sammendrag av informasjonen i forespørselen. Et 

rødt utropstegn betyr at informasjon mangler i forespørselen. For å fullføre den, naviger til 

kategorien og skriv inn manglende informasjon, og trykk deretter på Save knappen. 

Klikk på knappen Print når en forespørsel er komplett for å opprette et PDF-dokument for 

utskrift.PDF-dokumentet er et sammendrag av forespørselen, men inneholder ikke 

leverandørinformasjonen. 

Klikk på knappen Send Request for å sende forespørsel til valgte leverandører. 



Figur 23: Gjennomgå og send 

En bekreftelsesmelding vises for en forespørsel som ble vellykket sendt. 

Figur 24: Sendt forespørsel 

Forespørselen lagres som utkast dersom den ikke blir sendt. 

Klikk på knappen History (også tilgjengelig etter at forespørselen er sendt til leverandørene) for å 

få tilgang til forespørselens endringslogg.


Revisjon 12.2 



Figur 25: Historie 

1.2 View Requests and Quotes 

En e-postmelding sendes automatisk når en leverandør svarer på forespørselen. Klikk på lenken 

View Requests and Quotes, , velg det aktuelle prosjektet, og klikk på OK for å se listen over 

anbud. 

Figur 26: Vis forespørsler og anbud 

Listen viser forespørsler arrangert i kronologisk rekkefølge. 

Status kolonnen viser om det er et utkast, en sendt forespørsel, eller om leverandøren har svart 

på forespørselen. Det første nummeret i parentes viser antall tildelte leverandører, og det andre 

nummeret er antall besvarte leverandører. 

Åpne en forespørsel ved å klikke på Request ID linken i Manage Requests tab.


Revisjon 12.2 



Figur 27: Mine siste 

Klikk Export to Excel knappen i Manage Requests tab for å lagre forespørselsdetaljer i excel 

format som vist nedenfor. 

1.2.1 Search Request 

Figur 28: Eksporter til Excel 

Klikk Search knappen under Manage Requests tab for å søke etter en forespørsel. Følgende 

filtre er tilgjengelige i Search: 

• Mine forespørsler/ Alle forespørsler 

• Status forespørsel 

• Fritekst søk. 

Merk : My requests filtre lister opp forespørslene hvor brukeren er den nåværende 

eier. 

For å få flere filtre, klikk på Advanced Search linken. 

For å skjule cancelled requests og/eller requests with created shopping cart, velg de 

respektive avmerkingsboksene. 

1.2.2 Manage Requests 

Figur 29: Søk 

Følgende handlinger kan utføres på siden forespørselsdetaljer: 

• Få tilgang til anbud 

• Vurdere (sammenligne) anbud 

• Avslå et anbud


Revisjon 12.2 

• Overlevering forespørsel 

• Tildeling forespørsel 

• Opprett en ny versjon av forespørsel 

• Lag en kopi av forespørselen 

• Opprett en handlekurv hvis anbudet er sent 

• Kansellere hele forespørselen: Anbudet opprettes ikke hvis forespørselen kanselleres. 

• Vis leverandøren organisasjonsdetaljer 

• Kommunisere med leverandøren ved hjelp av diskusjonsforumet. 

Vis anbud 

Klikk på anbudsnummeret for å åpne det. 



Figur 30: Forespørsel-detaljer 

Figur 31: Se anbud


Revisjon 12.2 

All informasjonen om anbudet vises. Et anbud aksepteres ved å klikke på Accept and create 

shopping cart for å opprette en handlekurv. 

Så snart du klikker på Accept and create shopping cart knappen, Confirm Accept opp. 

MERK: Meldingen i vinduet blir gjort om til brødtekst i e-posten med meldingen som 

sendes til valgt leverandør. 

Tilpass meldingen, om nødvendig og klikk på Accept and create shopping cart. 

Klikk på lenken med anbudsnummeret, eller klikk Back for å gå tilbake til oversiktssiden. 

Avslå 



Figur 32: Anbudsdetaljer 

For å avslå anbud fra siden Request details, gjør følgende: 

1. Merk av i boksen(e) i kolonnen Decline quote(s). 

2. Velg Decline Selected Quotes fra Select action rullegardinmenyen. 

3. Klikk OK knappen 

MERK: Decline quote(s) er deaktivert hvis ingen anbud er mottatt på forespørselen, og 

den aktiveres så snart minst ett anbud er mottatt på forespørselen. 

MERK: Hvis ingen anbud er valgt, vises feilmeldingen “Please select at least one 

quote”. 

MERK: Decline quote(s) er deaktivert i tilfelle valget “Alle anbud er låst inntil den 

forhåndsdefinerte anbudsfristen” er aktivert på profilnivå og forespørselen enda 

ikke har nådd utløpsdato. Knappen Decline quote(s) aktiverer så snart 

forespørselen når utløpsdatoen.


Revisjon 12.2 

1. Vinduet Confirm Decline vises. 



Figur 33: Avvis anbud 

MERK: Hvis ett anbud er valgt vil meldingen i vinduet gjøres som til brødtekst i eposten 

med bekreftelse som sendes til valgt leverandør. 

2. Tilpass meldingen, om nødvendig. 

Figur 34: Bekreft avvisning - Enkelt anbud 

MERK: Hvis flere anbud er valgt, vil avvisningskoder overføres fra filtreringsprosessen i 

brødteksten til hver e-post som sendes til valgte leverandører. 

MERK: Hvis flere anbud er valgt vil listen over leverandører vises i vinduet Confirm 

Decline. 

4. Klikk på knappen Decline. 

Figur 35: Bekreft avvisning – Flere anbud


Revisjon 12.2 

Du kan også avvise anbud ett etter ett fra siden Anbudsdetaljer. Gjør følgende for å avslå anbud 

fra siden Anbudsdetaljer: 

1. Klikk på anbudsnummeret under kolonnen Name. 

2. Siden Quote details åpnes. 

3. Klikk Decline knappen. 

4. Vinduet Bekreft avvisning vises. 



Figur 36: Detaljer om anmodning 

Figur 37: Detaljer om anbud 

MERK: Meldingen i vinduet blir omgjort til brødtekst i e-posten som sendes til utvalgt 

leverandør. 

5. Tilpass meldingen, om nødvendig.


Revisjon 12.2 

6. Klikk Decline. 

Hånd over forespørsel 



Figur 38: Bekreft avvisning 

Som nåværende eier av forespørselen kan du overlevere forespørselen til en bruker, eller gruppe 

av brukere, etter punktene nedenfor: 

1. Klikk på Hand over request knappen på Request Details siden. 

Figur 39: Hånd over forespørsel 

2. Search group user vindu display. 

Figure 40: Søk i gruppen brukere 

3. Velg Users/Groups fra Search by rullegardin menyen som påkrevd. 

4. Velg andre filter fra respective rullegardin menyer som påkrevd. 

5. Klikk Search knappen. 

6. Users/Groups listen vises.


Revisjon 12.2 



Figure 41: Brukere / Grupper liste 

7. Velg ønsket bruker eller gruppe av brukere som påkrevd. 

8. Klikk på Hand over request knappen. 

9. Confirm hand over request vinduet vises. 

Figure 42: Bekreft hånd over forespørselen 

10. Klikk på Yes knappen for å bekrefte overlevering forespørselen. 

Merk: Når forespørselen er overlevert til en bruker (eller en gruppe brukere), vil 

automatisk en e-post sendes til denne brukeren (eller til alle brukerene i 

gruppen). 

Tilordne forespørselen 

Når en forespørsel er overlevert til en gruppe, blir den også sendt til erververen av denne 

gruppen. 

Hvis du ønsker å tildele forespørselen til deg selv, gjør følgende: 

1. Klikk på Request ID under Manage Request tab for å åpne forespørselen.


Revisjon 12.2 

2. Request Details siden åpnes. 



Figure 43: Tilordne forespørselen 

Figure 44: Tilordne til meg 

Klikk på Assign to me knappen og forespørselen blir tildelt deg. 

Ny versjon 

Klikk New Version for å opprette en ny versjon av en sendt forespørsel. 

Klikk på knappen New Copy kopiere en tidligere forespørsel, og å bruke den som referanse for 

en ny forespørsel. 

Godta et anbud og Opprett handlekurv 

Figur 45: Ny versjon / Kopi av forespørsel 

En handlevogn kan opprettes for et bestemt anbud, som forklart tidligere eller som forklart 

nedenfor: 

1. Klikk på ikonet.


Revisjon 12.2 



Figur 46: Opprett handlekurv 

2. Vinduet Bekreft godkjenning vises. 

3. Tilpass meldingen i vinduet Bekreft godkjenning, om nødvendig. 

MERK: Meldingen som er lagt til vil inkluderes i brødteksten til e-posten som sendes til 

leverandøren. 

4. Klikk Godta og opprett handlekurv. 

Figur 47: Bekreft godtakelse 

5. Siden IBXeProcurement åpnes og viser den nyopprettede handlekurven. 

Figur 48: eProcurement-side - Handlekurv


Revisjon 12.2 

1.3 Evaluering av anbud 

Evaluering av anbuds kan gjøres på følgende måter: 

a) Ved hjelp av filtreringsfunksjonen. 

b) Ved hjelp av evalueringsfunksjonen. 

1.3.1 Filtreringsprosess 

Screening Process innebærer å gå gjennom hvert mottatte anbud for å godkjenne eller avvise 

det. 

Når Quote er mottatt, basert på Screening Setup definert av forespørselens eier, kan Screening 

Process startes når som helst. 

Følgende trinn beskriver Screening Process fra forespørselens eier: 

1. Klikk på Request ID under Manage Request tab for å åpne Responded forespørsel. 



Figur 49: Mine siste 

2. Klikk Submit for screening under Screening for å aktivere lenken Screen under 

kolonnen Action under Request Details delen. 

MERK: Alternativet Submit for screening aktiveres så fort anbudet er mottatt, bortsett 

fra hvis "Alle bud er låst inntil forhåndsdefinert anbudsfrist" er aktivert i 

kjøpsprofilen. I dette tilfellet aktiveres Submit for screening er når 

forespørselen går over i Utløpt tilstand. 

MERK: Dersom ingen Rejection code er definert i kjøperens profil viser systemet en 

feilmelding når eier av forespørselen klikker på Submit for screening.


Revisjon 12.2 



Figur 50: Send for filtrering 

MERK: Når du sender anbudet til filtrering aktiveres knappen Re-submit for 

screening. Du kan sende anbudet til filtrering når som helts, mens anbudet er 

under filtrering eller når filtreringsprosessen er avsluttet. 

3. Klikk på lenken Screen under kolonnen Action eller Quote ID under Request 

Details delen. 

Figur 51: Filtrer 

4. Siden Quote åpnes. 

5. Følgende handlinger kan utføres på denne siden: 

• Godkjenne anbud 

• Avvis anbud 

• Avslå 

• Godta og opprett handlekurv 

• Gå tilbake 

MERK: Selv om eier av forespørselen godtar eller avviser anbudet for å opprette 

handlekurv er filtreringsprosessen tillatt for ønsket forespørsel. 

6. For å godkjenne anbudet, klikk Approve quote. 

7. For å avvise anbudet, klikk Reject quote.


Revisjon 12.2 



Figur 52: Anbud 

8. Siden Reject quote åpnes. 

9. Velg en eller flere Rejection quote bokser. 

MERK: Hvis ingen avvisningskode er valgt på siden i Rejection quote , viser systemet 

en feilmelding, 

10. Skriv kommentar i tekstboksen Internal comment.Dette trinnet er ikke obligatorisk. 

11. Hvis du trenger å skjule anbudet, velg boksen Hide quote. 

MERK: Skjulte anbud kan kun vises igjen av eier av forespørselen, og skjulte anbud er 

ikke synlig for filtrerer. 

12. Klikk på knappen Save for å lagre avvisningsdetaljene. 

Figur 53: Avvis anbud


Revisjon 12.2 

13. Klikk Complete screening/Decline screening fra Select action rullegardinmenyen 

under delen Request Details for å fullføre/avslå filtreringsprosessen. 

MERK: Alternativet Fullfør filtrering/Avvis filtrering aktiveres kun etter at anbudet(-ene) 

er godtatt/avvist. 



Figur 54: Fullfør/Avslå filtrering 

Når eier av forespørselen fullfører/avslår filtrering, sendes en e-post til neste filtrerer, definert av 

forespørselens eier under Screening Setup. 

MERK: Filtrerer får e-postvarsling hvis: 

• Eier av forespørselen velger Complete screening/Decline screening. 

• Antall dager før e-postvarsel, angitt av eier av forespørselen, mottas av filtrerer. 

• Eieren av anmodningen trykker på knappen Re-submit for screening. 

MERK: Hvis eieren av anmodningen trykker på knappen Re-submit for screening vil 

filtreringsprosesse nstarte på nytt med samme kriterier. 

Filtrerer får e-postvarsling med en omtrentlig en time, når filtreringstrinnet starter for ham. Eier av 

forespørselen får også en kopi av e-posten som sendes til filtrene. 

Når e-postvarsling er mottatt beskriver følgende trinn Screening Process av filtret: 

1. Klikk på Request ID under Manage Request tab for å åpne Screening forespørsel. 

Figur 55: Mine Siste 

2. Klikk på lenken Screen under kolonnen Action eller Quote ID.


Revisjon 12.2 



Figur 56: Filtreringsprosess 

3. Quote åpnes. 

4. For å godkjenne anbudet, klikk Approve quote. 

5. For å avvise anbudet, klikk Reject quote. 

Figur 57: Anbud 

6. Siden Reject quote åpnes. 

7. Velg en eller flere bokser for Rejection quote. 

MERK: Hvis ingen avisningskode er valgt på siden Reject quote vil systemet vise en 

feilmelding, 

8. Skriv kommentar i tekstboksen Internal comment.Dette trinnet er ikke obligatorisk. 

9. Klikk Save for å lagre avvisningsdetaljene.


Revisjon 12.2 



Figur 58: Avvis anbud 

10. Klikk Complete screening/Decline screening / for å fullføre / avvise 

filtreringsprosessen 

MERK: Complete screening/Decline screening / aktiveres bare etter godkjenning / 

avvisning av anbud. 

11. Når filtret fullfører / avviser filtrering sendes et e-postvarsel til neste filtrerer, definert 

av eier av forespørselen i Screening Setup. 

Den ovennevnte prosessen følges av alle resterende filtrer for å fullføre/avvise 

filtreringsprosessen. 

Når filtreringsprosessen er gjennomført/avvist av alle filtrene eller det maksimale antall dager for 

e-postvarsel til filtrerer angitt for prosessen er nådd, mottar eier av forespørselen et en epostmelding. 

Filtreringsstatus: 

Tabellen nedenfor viser de forskjellige statuser under filtreringsprosessen: 

Status Meaning 

Fullført Screener har evaluert anbud 

Avvist Screener har avvist anbudet 

Venter Filtrering er ennå ikke startet for filtrerer 

Fjernet av forespørsels 

eier 

Filtreringstrinnet/filtret er hoppet over/fjernet av forespørselens eier 

Ikke utført 

1.3.2 Evaluering 

Maksimalt antall dager erklært for filtrering er nådd, og filtrerer har 

ikke utført filtreringen 

Evalueringsalternativet kan brukes til å vurdere mottatte anbud. Velg Add to evaluation i 

avmerkingsboksen for å aktivere evalueringsknappen. 

Klikk Evaluation on web fra Select action rullegardinmenyen for å evaluere anbud.


Revisjon 12.2 



Figur 59: Evaluering av anbud 

Bruk Evalueringsdelen for å vurdere anbud og oppdatere den totale kostnaden. Klikk Save and 

close for å lagre beregnet evaluering. 

Figur 60: Evalueringsside


Revisjon 12.2 

1.4 Meldingstavle 

Message Board (meldingstavlen) delen brukes til å utveksle meldinger mellom leverandører og 

kjøpere. Det kan også brukes mellom forespørselens eier og filtrerer for utveksling av meldinger. 

Opprett nytt emne 



Figur 61: Meldingstavle 

Klikk på Opprett nytt emne for å opprette et nytt emne på meldingstavlen. Skriv inn emne og 

melding i tekstboksen og klikk Send message.Et e-postvarsel kan sendes til mottakere ved å 

velge boksen Notify receivers by e-mail i boksen. 

Figur 62: Meldingstavle - Lag nytt emne 

Når et nytt emne legges til opprettes en diskusjonstavle for utveksling av meldinger. Klikk på 

Reply for å svare på et spørsmål.


Revisjon 12.2 



Figur 63: Meldingstavle - Svar 

- SLUTTEN PÅ DOKUMENTET -

User_Manual_IBX_Request_NO_R12.2 (pdf)

Transform your PDFs into Flipbooks and boost your revenue!

Delete template?

Save as template ?