Trio Present Staff Client for Web Browsers - Søk

Brukermanual
Trio Present Staff
Client for Web
Browsers
PresentOffice 3.3-1

Dokumentation: Bodil Steen Tilrettelagt på norsk: Kjetil Bakkeskaug
Ändringsdatum: 2005-06-0710-10 30-09-2005
Trio AB Trio Norge AS
Box 6795 Fornebuveien 46, Postboks 493
SE-113 85 Stockholm 1327 Lysaker
Sweden Norge
Telephone: +46 (8) 457 30 00 Telefon: +47 67 83 00 80
Fax: +46 (8) 457 31 00 Fax: +47 67 83 00 81
www.trio.com
info@trio.com

Innholdsfortegnelse
Introduksjon 1
Om Trio Present Staff Client for Web Browsers.............................................................................1
Komme i gang 2
Inn- og utlogging..................................................................................................................................2
Logge inn...............................................................................................................................2
Logg ut...................................................................................................................................3
Min startside og ikoner ........................................................................................................................3
Min startside i Staff Client...................................................................................................3
Oversikt over symboler og ikoner i Staff Client ..............................................................3
Fraværsmelding 4
Om fraværsmelding..............................................................................................................................4
Vise fraværsmelding.............................................................................................................4
Fraværssymboler ..................................................................................................................5
Hurtigknapper.......................................................................................................................................6
Ny fraværsmelding ...............................................................................................................................6
Slette fraværsmelding...........................................................................................................................7
Endre registrert fraværsmelding.........................................................................................................8
Flere samtidige fraværsmeldinger.......................................................................................................8
Søke opp andre brukere 9
Om å søke opp andre brukere............................................................................................................9
Hurtigsøk...............................................................................................................................................9
Søke på navn...................................................................................................................... 10
Søke på organisasjon......................................................................................................... 11
Avansert søking ................................................................................................................................. 11
Søkebegrep ved avansert søk........................................................................................... 13
Alle opplysninger............................................................................................................................... 14
Sekretærservice................................................................................................................................... 14
Kolonneinnstillinger i listen med søkeresultat............................................................................... 15
Melding 16
Om melding ....................................................................................................................................... 16
Tilgjengelige meldingssystem........................................................................................... 16
Sende melding.................................................................................................................................... 16
Sendingsalternativ..............................................................................................................17
Utforskeren 18
Om Utforskeren ................................................................................................................................ 18
Organisasjonstreet............................................................................................................................. 19
Informasjonstreet .............................................................................................................................. 19
Håndtere fraværsmelding fra Utforskeren ..................................................................................... 20
Innstillinger 21
Trio Present Staff Client for Web Browsers Innholdsfortegnelse • i

Om visning Innstillinger................................................................................................................... 21
Passord................................................................................................................................ 21
Meldingskanaler.................................................................................................................22
Hurtigknapper.................................................................................................................... 22
Personlige Telefoninnstillinger........................................................................................ 24
Tilleggsfunksjonalitet 25
Talepost .............................................................................................................................................. 25
Talepostinnstillinger.......................................................................................................... 25
Spill av talepostmeldinger................................................................................................. 25
Videresend talepost til et annet internnummer ............................................................. 26
Lagre talepostmeldinger ................................................................................................... 26
Slette talepostmeldinger.................................................................................................... 26
Sende SMS.......................................................................................................................................... 26
Ringe opp brukere............................................................................................................................. 27
Viderekobling..................................................................................................................................... 28
Telefonbok ......................................................................................................................................... 28
Utvidet søkefunksjonalitet................................................................................................................ 28
ii • Innholdsfortegnelse Trio Present Staff Client for Web Browsers

Introduksjon
Om Trio Present Staff Client for Web Browsers
Velkommen til Trio Present Staff Client for Web Browsers!
Programmet er laget for fraværsmarkering og beskjedhåndtering, og er utviklet spesielt for
kontoransatte. Programmet, som fra nå av kalles Staff Client, er et klientprogram og er tilpasset for
MS Internet Explorer 5,5, samt senere versjoner i Windows-miljø.
Staff Client tilbyr følgende tjenester::
• Fraværshåndtering. Med denne tjenesten oppgir du som bruker om du er på plass eller om
du er i møte, tjenestereise mm. Du kan også oppgi om du er tilgjengelig på et annet
telefonnummer og når du regner med å være tilbake.
• Søke på andre brukere. Du kan søke på brukere som finnes registrert i systemet, blant annet
navn, organisatorisk tilhørighet og arbeidsoppgaver.
• Beskjedhåndtering. Med Staff Client kan du sende tekstmeldinger til andre registrerte
brukere eller til sentralbordet. Meldingen kan f eks velges å leverers som Presentmelding, epost
eller SMS.
Ut ifra hvordan systemet er konfigurert, kan Staff Client for Web Browsers ha følgende funksjoner:
• Voicemail administrasjon. Administrer din talepost og innstillingene for talepostboksen. Se
”Talepost” på side 25.
• SMS til alternativt nummer. Se ”Sende SMS” på side 26.
• Klikk og ring. Ring opp brukere ved å bruke din Staff Client for Web Browsers. Se ”Ringe
opp brukere” på side 27.
• Viderekobling. Bruk Staff Client for Web Browsers til å viderekoble din telefon. Se
”Viderekobling” på side 28.
• Telefonbok. Se ”Telefonbok” på side 28.
• Utvidet søkefunksjonalitet. Se ”Utvidet søkefunksjonalitet” på side 28.
Trio Present Staff Client for Web Browsers Introduksjon • 1

Komme i gang
Inn- og utlogging
Logge inn
Når du skriver inn adressen (fås fra systemadministratoren) til Staff Client i din nettleser vises
innloggingsvinduet.
Innloggingsvinduet
1. Oppgi brukernavn og passord. Disse får du av systemadministratoren. Passordet kan du selv
endre når du er innlogget i systemet. Se “Passord” på side 21.
2. Klikk på OK.
OBS: Ved installasjonen kan man velge å bruke Windows passordet for automatisk innlogging i
Staff Client, dvs. da vil ikke denne dialogruten vises.
Feil ved innloggingen
Dersom du skriver feil navn eller passord ved innloggingen vises følgende dialogboks:
Autentiseringsfeil ved innloggingen
Klikk OK og gjør et nytt forsøk på å logge inn. Om også dette forsøket misslykkes, kontakt da
systemadministrator.
2 • Komme i gang Trio Present Staff Client for Web Browsers

Logg ut
For å logge ut, klikk på Logg ut i hovedmenyen på Min startside. Bekreft ved å klikke på OK i
dialogen som vises.
Min startside og ikoner
Min startside i Staff Client
Fra Min startside kan du åpne de ulike menyene i Staff Client der du blant annet kan søke i
Present databasen etter brukere og informasjon, samt styre når og hvor du ønsker bli nådd. Du kan
også sende meldinger og gjøre innstilinger for egne meldingskanaler som du vil at dine
innkommende meldinger skal sendes til.
Min startside vises når du har logget deg inn:
Min startside
Fra startsiden kan du:
• Legge inn ny fraværsmelding, se ”Ny fraværsmelding” på side 6.
• Søke etter andre brukere i systemet, se ”Søke opp andre brukere” på side 9.
• Bla i organisasjons- og informationstreet i Utforskeren, se ”Utforskeren” på side 18.
• Håndtere Personlige innstillinger, se ”Innstillinger” på side 21.
Oversikt over symboler og ikoner i Staff Client
Fraværs symboler
Symbol Beskrivelse Symbol Beskrivelse
Deltid
Gått for dagen
Lunsj
Annet
Møte
Ferie
Syk
Tjenestereise
Tjenesteoppdrag
Ute en tur
Andre symboler
(vises ved siden av en abonnent i et søkeresultat)
Telefon. Abonnentens telefon er
åpen og personen antas å kunne
nåes per telefon.
Vise alle opplysninger. Klikk
for å vise alle opplysninger om en
abonnent.
Sende melding. Klikk for å
sende en melding til abonnenten
via en av meldingskanalene
Stengt telefon. Abonnentens
telefon er stengt.
Trio Present Staff Client for Web Browsers Komme i gang • 3

Fraværsmelding
Om fraværsmelding
Fraværsmeldingen i Staff Client viser en brukers tilstedestatus. Fraværsmeldingen finnes oppført i
"Fraværssymboler" på side 5.
Legg til, slett, eller endre dine fravær slik du normalt gjør i et kalendersystem hvor dato og tid angir
når fraværs starter og slutter. I Staff Client for Web Browser er det flere innstillinger, her kan du
bestemme hvor dine samtaler skal viderekobles når du har lagt inn et fravær. Når fraværet går ut vil
viderekoblingen slettes.
Med Staff Clients beskjedhåndtering kan du, utenom å se dine egne og andres fraværsmelding også:
• legge inn, endre og slette fraværsmelding.
• legge inn flere fraværsmeldinger som løper samtidig.
• legge inn tilleggs informasjon.
Vise fraværsmelding
Du kan vise dine og andre brukeres fraværsmeldinger fra flere programvinduer:
Egne fraværsmeldinger
Dine egne fraværsmeldinger kan du se og håndtere fra både Min startside og Utforskeren.
4 • Fraværsmelding Trio Present Staff Client for Web Browsers

Min startside — Aktiv fraværsmelding
Utforskeren — Aktiv fraværsmelding finnes ikke, brukeren er tilstede
Fraværssymboler
Følgende ikoner benyttes som symboler for ulike fraværsmeldinger. Se også den fullstendige
symboloversikten i avsnittet “Oversikt over symboler og ikoner i Staff Client” på side 3.
Deltid
Gått for dagen
Lunsj
Ferie
Syk
Tjenestereise
Trio Present Staff Client for Web Browsers Fraværsmelding • 5

Hurtigknapper
Annet
Møte
Ny fraværsmelding
Tjenesteoppdrag
Ute en tur
Hurtigknapper er vist i Hurtigvalg avsnittet på Min startside og Utforskeren.
Hurtigknapper er snarveier til lagrede fraværs innstillinger. Du kan sette opp flere fravær med
ferdigdefinerte innstillinger som hurtigknapper. Du kan stille inn varighet, fraværsårsak,
viderekobling og tilleggsinformasjon. Se kapittelet ”Hurtigknapper” på side 22.
Så snart en hurtigknapp har blitt lagret, kan du enkelt registrere fravær ved å klikke på
hurtigknappen.
Slik velger du en ny fraværsmelding fra de forhåndsdefinerte alternativene:
1. Fra Min Startside, klikk på Ny fraværsmelding.
Du kan også legge inn nye fraværsmeldinger fra Utforskeren. Klikk på Fraværsmelding i
den venstre rammens trestruktur og klikk deretter på Ny fraværsmelding ved ditt navn i den
høyre rammen. Følg deretter veiledningen i vinduet.
Vindu for Ny fraværsmelding
6 • Fraværsmelding Trio Present Staff Client for Web Browsers

2. Velg en fraværsårsak fra listen med fraværsårsaker (klikk på listerutens pil nedover for å vise
hele listen).
3. Velg start- og sluttid. Du kan skrive inn dato manuelt, men når du klikker i et av datofeltene
vises også en kalender der du kan klikke på ønsket dato. Når du klikker på en dato stenges
kalendervinduet automatisk.
Kalenderen i Ny fraværsmelding. Du navigerer i kalenderen ved hjelp av pilene ved siden av
månedens navn. < og > flytter en måned bakover respektive framover i tiden, > gjør det
tilsvarende med år.
4. I telefonhåndteringsmenyen velger du hvordan samtalene dine skal behandles for den tidsperioden
fraværet gjelder.
5. Utfylling av feltene for Alternativt svarsted og Tilleggs informasjon er valgfritt. Teksten du legger
inn i tilleggs informasjonsfeltet vises i søkeresultatet, men den teksten du legger inn i Alternativt svarsted
vil kun vises på sentralbordklienten.
6. Velg om telefonen skal åpnes automatisk når du kommer tilbake.
7. Dersom det er ønskelig, kan du lagre innstillingene for dette fraværet som en ”Hurtigknapp”.
Kryss av i boksen for ”Hurtigknapp” og fyll inn ønsket navn for knappen.
8. Klikk på Lagre.
Slette fraværsmelding
For å slette en fraværsmelding manuelt, gjør du slik:
1. Gå til Min Startside.
Min Startside med en aktiv og en fremtidig fraværsmelding.
2. Klikk på Slett aktiv fraværsmelding (for aktiv fraværsmelding) eller Slett (for fremtidig
fraværsmelding) ved den fraværsmeldingen du ønsker å fjerne.
3. Bekreft ved å klikke på OK.
Trio Present Staff Client for Web Browsers Fraværsmelding • 7

Endre registrert fraværsmelding
For å endre fraværsmelding, gjør du slik:
1. Gå til Min Startside.
Min Startside med et aktivt og et fremtidig fravær registrert.
2. Klikk på Endre… ved det fraværet du ønsker å endre. Erstatt de gamle opplysningene i
dialogvinduet med de nye. (Se informasjonen under ”Ny fraværsmelding” på side 6.)
3. Lagre de nye opplysningene ved å klikke på Lagre.
Flere samtidige fraværsmeldinger
Staff Client gir mulighet for å legge inn flere samtidige, parallelt løpende, fraværsmeldinger. Men
oftest skal bare en beskjed registreres av brukeren – som i Alle opplysninger eller ved talebeskjed.
Da gjelder følgende prioritet:
• Nye fravær har fortrinnsrett framfor eksiterende.
• Fraværsmeldingen med den lengste fraværstiden har fortrinnsrett.
Eksempel 1: Du legger først inn en fraværsmelding om møte 3 timer fra 10.00 til 13.00.
Dessuten legger du inn en lunsj mellom 11.00 og 12.00. En samtale til deg i lunsjtiden kommer
til å få talemelding at du er på møte og treffes igjen 13.00.
Eksempel 2: Du er på tjenestereise , er tilbake på din arbeidsplass neste dag, og har lunsj
mellom 12 og 13. En samtale til deg i lunsjtiden kommer da å få talebeskjeden at du har
hjemmekontor og er tilbake dagen derpå.
8 • Fraværsmelding Trio Present Staff Client for Web Browsers

Søke opp andre brukere
Om å søke opp andre brukere
Hurtigsøk
Det finnes flere måter å søke opp brukere i Staff Client:
Hvorfra? Hvor da?
Se ”Hurtigsøk” på side 9.
Avansert søk på Min startside Se “Avansert søking” på side 11.
Vil du gjøre et søk på kun navn eller organisasjon, se ”Hurtigsøk” på side 9.
Dersom du ønsker å søke opp brukere men ikke kjenner til personens navn eller organisasjon, kan
du benytte Avansert søk som er mer detaljert. Her kan du kombinere flere søkebegreper:
• For- og etternavn
• Internnummer
• Organisasjon
• Kundegruppe
• Tittel
• Oppgave (beskriver brukerens oppgaver og/eller spesialkompetanse område)
• Rom
• Alternativt svarsted (internnummer/telefonnummer som innringer kan legge igjen meldinger
på)
• Mobiltelefon
Staff Client har dessuten et antall ekstrafelt som din bedrift kan benytte for å legge inn andre
tenkbare søkebegrep, som f eks bostedsadresse eller hjemmetelefon.
Staff Clients hurtigsøkefelt er tilgjengelig fra alle menyer. Her kan du søke opp brukere på navn og
organisasjon.
Hurtigsøkefeltet
• Ved søking på navn oppgis dette i søkefeltet i henhold til formatet:
{etternavn} {kommategn eller mellomrom} {fornavn}
eller kun
{kommategn eller mellomrom} {fornavn}
Trio Present Staff Client for Web Browsers Søke opp andre brukere • 9

• Ved søking på organisasjon bruker du punktum i ditt søkebegrep. Organisasjonen skrives inn
i søkefeltet i henhold til formatet
{punktum} {organisasjon}
For avansert søking, der du kan kombinere flere søkebegrep, se "Avansert søking" på side 11.
Gjør slik for å utføre en hurtigsøkning:
1. Skriv inn ditt søkebegrep i hurtigsøkingsfeltet i henhold til instruksjonen i "Søke på navn",
"Søke på organisasjon" eller Søke med jokertegn".
2. Trykk Enter. Søkeresultatet vises i en liste.
Du har nå følgende valgmuligheter:
• Finnes den du søker i resultatlisten og du ønsker nå:
o å se alle opplysninger på brukeren?
Klikk på knappen lengst til høyre på brukerens rad.
o å sende en melding til brukeren?
Klikk på knappen lengst til høyer på brukerens rad.
• Vil du endre kolonnene i søkeresultatet? Klikk på som finnes øverst i
listen med søkeresultatet. Se også “Kolonneinnstillinger i listen med søkeresultat” på side 15.
• Vil du isteden gjøre et avansert søk? Klikk på ”Avansert søk” øverst på siden. For å lese mer
om dette, se “Avansert søking” på side 11.
Med Staff Clients søkefunksjon behøver du ikke skrive inn et fullstendig navn eller organisasjon for
å få tak i ønsket brukere. Oftest holder det med noen tegn. Dersom det finnes flere brukere som
passer inn i søket, listes alle treff i feltet under søkefeltet.
Søke med jokertegn
Du kan benytte deg av jokertegn når du skal gjøre et søk:
• Spørsmålstegn (?) representerer ett tegn i den posisjon som du skriver det.
• Prosenttegn (%) eller asterisk (*) representerer ukjent antall tegn.
Søke på navn
Dersom du skal søke etter Kjetil Bakkeskaug kan du, uavhenging av hvor mye opplysniger du har
om personen, bruke noen av disse alternativene:
Tekst i søkevinduet Kommentar
Bakkeskaug,Kjetil
Bak, Kjetil Om du kanskje er usikker på om etternavnet er Bakkeskav eller
Bakkeskaug
%skaug Kjetil Her vet du kanskje bare at personen har ”skaug” i etternavnet
Bakkeskaug ?etil Spørsmålstegnet representerer en bokstav. Du er kanskje usikker
om fornavnet er Ketil eller Kjetil
Bakkeskaug ????? Du vet at fornavnet inneholder maks fem bokstaver.
Bakkeskaug Ramser opp alle Bakkeskaug
B,K
K B
Ramser opp alle med etternavn som begynner på B og fornavn på
K
,%g Du vet kun at fornavnet slutter på g
,Kjetil
Kjetil
Om du kun vet fornavnet.
10 • Søke opp andre brukere Trio Present Staff Client for Web Browsers

Avansert søking
Søke på organisasjon
Ved å begynne søkebegrepet med et punktum oppgir du at du søker på organisasjonstilhørighet.
Likt som når du søker på navn, får du treff på alle brukere der din søking inngår som en del av
(organisasjons)navnet:
Tekst i søkevinduet Kommentar
.sales gir treff på:
Sales Europe
Sales manager
Sales promotion
.s gir treff på:
Sales
System development
Support
Gjør følgende for å gjøre et avansert søk:
1. Klikk på Avansert søk øverst i Staff Client vinduet. Menyen for Avansert søk åpnes:
Menyen for Avansert søk i Staff Client
2. Fyll ut feltene i søkefeltet: Menyen Avansert søk har flere søkefelt som kan benyttes hver for
seg eller i kombinasjon med hverandre. Den teksten du oppgir i søkefeltet til venstre vil det
søkes etter i de felt som du velger i valgruten til høyre.
Les avsnittet “Søkebegrep ved avansert søk” på side 13 for informasjon om hvor man skriver inn
Tekst for søk
Søkefelt i Avansert Søk
Trio Present Staff Client for Web Browsers Søke opp andre brukere • 11

OBS: Jo flere søkefelt du benytter, desto smalere gjøres resultatet av søket.
3. Dersom du ønsker å kunne benytte oppgave som et søkebegrep, slik som vist i avsnittet
“Spesifikt for søk på oppgave” på side 12. Hvis ikke kan du nå klikke på Søk for å starte søket.
4. Du ser nå søkeresultatet i en liste, slik som resultatet fra et hurtigsøk.
Du har nå følgende valgmuligheter:
• Dersom den du søker finnes i resultatlisten, og du ønsker nå å:
o Se alle opplysninger om brukeren?
Klikk på knappen lengst til høyre på brukerens rad.
o sende en melding til brukeren?
Klikk på knappen lengst til høyre på brukerens rad.
• Ønsker du å endre kolonnene i søkeresultatet? Klikk på som finnes
øverst i listen med søkeresultatet. Se også “Kolonneinnstillinger i listen med søkeresultat” på
side 15.
Spesifikt for søk på oppgave
Oppgavesøk i Avansert søk
For å bruke oppgave som en komplettering til de andre søkefeltene i Avansert søk, fortsett i
henhold til videre instruksjon.
4. Vil du søke etter spesifikke oppgaver bruker du fritekstfeltet Oppgavesøk for å skrive navnet
på den oppgaven du søker, forutsatt at du vet navnet, ellers klikker du på knappen Vis
Oppgave. Feltet til venstre fylles da med de oppgavene som finnes registrert i systemet og
med knappene Legg til , Slett og Fjern bestemmer du hvilke oppgaver som søket skal
omfatte.
5. Klikk på Søk for å starte søket.
6. Du ser nå søkeresultatet i en liste, på samme måte som resultatet av et hurtigsøk.
Du har nå følgende valgmuligheter:
• Dersom den du søker finnes i resultatlisten, og du ønsker nå å:
ο Se alle opplysninger om brukeren?
Klikk på knappen lengst til høyre på brukerens rad.
o sende en melding til brukeren?
Klikk på knappen lengst til høyre på brukerens rad.
• Vil du endre kolonnene i søkeresultatet? Klikk på som finnes øverst i
listen med søkeresultatet. Se også “Kolonneinnstillinger i listen med søkeresultat” på side 15.
Søke med jokertegn
Du kan benytte deg av jokertegn i søket:
• Spørsmålstegnet (?) representerer ett tegn i den posisjon som du skriver den.
12 • Søke opp andre brukere Trio Present Staff Client for Web Browsers

• Prosenttegnet (%) representerer ukjent antall tegn.
Med Staff Clients søkefunksjon behøver du ikke å skrive inn fullstendig navn eller organisasjon for
å få tak på ønsket bruker. Oftest holder det med noen tegn. Dersom det finnes flere brukere som
passer med søket, listes alle treff på resultatlisten.
Søkebegrep ved avansert søk
Her er en oversikt over de søkebegrep som kan benyttes ved avansert søk i Staff Client. Tenk på
at alle data som begynner med de bokstaver/tall du oppgir, vil regnes som treff ved søket.
Søkebegrep Kommentar Ekempel
Fornavn Oppgi minst ett tegn i fornavnet. Søk på Kjetil :
,Kjetil
,K
Etternavn Oppgi minst ett tegn i etternavnet Søk på Bakkeskaug:
Bak
Bak%ug
B%g
Internnummer Oppgi minst ett tall i internnummeret. Søk på internnummeret 3036:
%36
3%6
30
3
Organisasjon Oppgi minst ett tegn i organisasjonen Søk på Utviklingsavdelingen:
Utv
U
Kundegruppe Oppgi minst ett tegn i kundegruppen. Søk på Lysaker:
Lysak
Ly
Tittel Oppgi minst ett tegn i tittelen Søk på Selger:
Mobiltelefon Oppgi minst ett tegn i
mobilnummeret
Alternativt
svarsted
Oppgi minst ett tegn i alternativt
svarsted rubrikken
Selger
Sel
S
Søk på mobilnumret 90 66 11 66:
906%66
%1166
90
906
Søk på internnummer 3036:
3036
30
Søk på Resepsjon:
Resepsjon
Res
Rom Oppgi minst ett tegn Søk på A110:
Oppgave Se “Spesifikt for søk på oppgave" på
side 12.
Søkebegrep ved avansert søk
A110
A1
Se “Spesifikt for søk på oppgave" på
side 12.
Dersom du fikk feilaktig resultat fra søket ditt: tenk på at søket baseres på samtlige søkebegrep.
Om du kun ønsker å bruke noen av søkebegrepene må du altså slette de øvrige feltene.
Trio Present Staff Client for Web Browsers Søke opp andre brukere • 13

Alle opplysninger
Alle opplysningene til en bruker vises når man klikker på knappen. Disse knappene gir deg
også mulighet til å sende meldinger. Les mer om dette i avsnittet ”Sende melding” på side 16.
Valg - knappene i Staff Client
1. Klikk på knappen lengst til høyre på brukerens rad.
2. Menyen Alle opplysninger vises nå. Du kan blant annet se personens
organisasjonstilhørighet, telefonnummer (internnummer og mobiltelefon) og eventuelt
fraværsmelding (både aktive og fremtide).
OBS! Alle opplysninger kan kun leses. Opplysningene der er lagt inn av din driftsoperatør
(gjelder ikke opplysninger om fraværet).
Velg Alle opplysninger
Sekretærservice
Sekretærservice fungerer som tilleggsrettighet, som tildeles en bruker som skal ta hånd om andre
abonnenters fraværsmeldinger. Om du er registrert som sekretær for andre brukere (administreres
av Systemadministratoren) kan du håndtere fraværsmeldinger for denne personen via
Fraværsmelding i Utforskeren. Der finnes alle brukere som du er sekretær for i en egen mappe
under dine egne fraværsmeldinger.
14 • Søke opp andre brukere Trio Present Staff Client for Web Browsers

Når du markerer en brukers navn i mappestrukturen kan du håndtere fraværsmeldinger il denne
personen på samme måte som du håndterer dine egne fravær. Se kapittelet ”Fraværsmelding” på
side 4 for mer informasjon om hvordan du håndterer fraværsmelding.
Kolonneinnstillinger i listen med søkeresultat
Ved å klikke på som finnes øverst i listen med søkeresultatet kan du velge
hvilke kolonner som skal vises når du søker opp personer.
Gjør følgende for å komme til valget Kolonneinnstillinger:
1. I et søkeresultat, klikk på . Følgende valg vises:
Visning for Kolonneinnstillinger.
2. De kolonner som vises i søkeresultatet finnes i det høyre feltet, og du velger disse ved å klikke
på Legg til>> respektive

Melding
Om melding
Sende melding
Med Staff Client kan du sende meldinger til alle brukere som er registrert i systemet. Meldingen
sendes enten som Presentmelding eller som styrt melding til andre meldingssystem.
OBS! Med Trio Present Staff Client for Web Browsers er det ikke mulig å ta imot meldinger.
Tilgjengelige meldingssystem
Staff Client kan kobles til et stort antall ulike meldingssystem foruten PresentOffice sitt eget
system. Hvilke meldingskanaler du kan velge blant, avhenger av hvilke oppkoblinger din bedrift har
valgt. Vanlige alternativer er e-post og SMS-melding.
OBS: Når du velger SMS er det viktig å huske at SMS-meldingen kan kun inneholde 160 tegn. Kun
de første tegnene i meldingen din kommer derfor til å nå mottakeren.
Slik gjør du for å sende melding:
1. Søk fram den brukeren som du ønsker å sende en melding til. Om du er usikker, se “Søke
opp andre brukere” på side 9.
2. Klikk på knappen.
Vis Melding
16 • Melding Trio Present Staff Client for Web Browsers

3. Skriv inn meldingen din.
4. Velg et sendningsalternativ.
5. Klikk på Send-knappen for å sende meldingen.
Tips: Fra bildet Alle opplysninger kan du sende e-post til andre brukere ved å klikke på deres epostadresse
fra listen med opplysninger. En ny e-postmelding til den valgte brukeren åpnes da i din
e-postklient (Outlook, Lotus Notes eller lignende).
Sendingsalternativ
Du kan sende en melding som Presentmelding med tre ulike prioritetsnivåer (lav/normal/høy)
eller som en omstyrt melding, dvs den videresendes til e-postadressen, som SMS eller via annen
tilgjengelig meldingskanal som mottakeren har definert.
OBS! I de fleste tilfellene har mottakeren valgt å kombinere noen av prioritetsnivåene for
Presentmelding med alternative kanaler.
Trio Present Staff Client for Web Browsers Melding • 17

Utforskeren
Om Utforskeren
I Utforskeren har du tilgang til:
• bedriftens organisasjons- og informasjonstre.
• dine fraværsmeldinger (samt fraværsmeldingen for de du eventuelt er sekretær for. (Mer
informasjon om sekretærfunksjonen finner du i avsnittet “Sekretærservice” på side Fel!
Bokmärket är inte definierat..)14).
Du navigerer ved å klikke på de + og – symboler som finnes til venstre på de mappene som
inneholder undermapper. Klikk på + for å åpne mappen (symbolet endres til – ). Klikk på – så
stenges mappen igjen.
OBS! Utforskeren er kun ment for å kunne leses. Opplysningene her har blitt lagt inn av din
driftsoperatør (gjelder ikke opplysninger om fravær).
Viser Utforskeren
18 • Utforskeren Trio Present Staff Client for Web Browsers

Organisasjonstreet
Organisasjonstreet i Utforskeren
Informasjonstreet
I Utforskeren, klikk på + eller for å åpne Organisasjonstreet. Her vises
organisasjonsstrukturen i treform og du navigerer ved å klikke på + og – symbolene som finnes til
venstre for de mappene som inneholder undermapper. Klikk på + for å åpne mappen (hvor
symbolet nå byttes til – ). Et klikk på – stenger mappen igjen.
Informasjonstreet i Utforskeren
Informasjonen i Utforskeren viser en trestruktur med informasjonsposter. Klikk på + eller i
Utforskeren for å åpne Informasjonstreet. Når du klikker på en post sitt hovednivå i trestrukturen i
den venstre rammen, så vises postene i den øvre høyre rammen. Når du klikker på en av disse vises
postens detaljinformasjon i den nederste høyre rammen.
Trio Present Staff Client for Web Browsers Utforskeren • 19

Håndtere fraværsmelding fra Utforskeren
Håndtering av egne fraværsmeldinger kan gjøres fra Utforskeren (foruten fra Min Startside). For å
lese mer om dette, se ”Ny fraværsmelding” på side 6.
Dersom man har sekretærrettigheter for en annen bruker, er det fra Utforskeren håndteringen av
slike fraværsmelding skjer. Les mer om dette i avsnittet ”Sekretærservice” på side 14.
Fraværsmelding i Utforskeren
Fraværsmelding i Utforskeren når man har sekretærrettigheter for en annen bruker
20 • Utforskeren Trio Present Staff Client for Web Browsers

Innstillinger
Om visning Innstillinger
Klikk på Innstillinger i hovedmenyen for Staff Client. Med denne visningen får du en samlet
oversikt over dine:
• Passord, se ”Passord” på side 21.
• Meldingskanaler, se “Meldingskanaler” på side 22.
• Hurtigknapp, se ”Hurtigknapper” på side 22.
• Personlig telefon ”Personlige Telefoninnstillinger” på side 24.
Passord
Passordavsnittet i Innstillingsmenyen
Skriv inn ditt nåværende passord i det øverste feltet. Deretter skriver du inn ditt nye passord i neste
felt (passordet kan maks være 18 tegn). Til slutt bekrefter du med å skrive inn det nye passordet en
gang til i det nederste passordfeltet. Dersom du ønsker, kan du fortsette å redigere dine
innstillinger, som meldingskanaler. Når du er ferdig med å redigere endringene, klikk på Lagre (da
stenges visningen Innstillinger og går til Alle opplysninger).
Trio Present Staff Client for Web Browsers Innstillinger • 21

Meldingskanaler
Meldingskanaler i innstillingsmenyen
Under innstillinger i meldingskanalene styrer du hvilke meldingskanaler som skal benyttes når
andre brukere sender meldinger til deg.
1. Marker en meldingskanal i listen med tilgjengelige meldingskanaler. En beskrivelse av kanalen
vises i feltet Beskrivelse.
2. Klikk på Legg til>> for å legge til meldingskanalen.
3. Velg prioritet/-er ved å krysse av for en eller flere valg i avkryssingsrutene. F.eks kanskje du
vil ha meldinger med prioritet lav, normal og høy sendt til din e-post, mens kun meldinger
med høy prioritet skal sendes via SMS.
4. Oppgi en gyldig adresse som skal kobles til meldingskanalen.
5. Klikk på Lagre, som tar deg tilbake til visningen Alle opplysninger.
Hurtigknapper
Hurtigknappene vises i Hurtigvalg feltet på Min startside (web-klientens startside) og under
Utforskeren.
22 • Innstillinger Trio Present Staff Client for Web Browsers

Hurtigknapper er snarveier til lagrede fraværsinnstillinger. Du kan sette opp flere fravær med
ferdigdefinerte innstillinger som hurtigknapper. Du kan legge inn varighet, fraværsårsak,
viderekobling, tilleggsinformasjon. Så snart en hurtigknapp er oppført, kan du enkelt legge inn
fravær ved å klikke på hurtigknappen.
Ny Hurtigknapp
1. Velg Hurtigknapp for å få frem valgene.
2. Velg Ny Hurtigknapp… Dette åpner Innstillinger for Hurtigknapp menyen.
3. Velg innstillingene som skal gjelde for fraværet til hurtigknappen. Dersom du ønsker mer
informasjon om de ulike valgene, se ”Ny fraværsmelding” på side 6.
4. Definer et beskrivende navn til knappen I feltet Navn på knappen.
5. Velg Lagre når du er klar.
Tips! Du kan også lage en Hurtigknapp når du legger inn et vanlig fravær, se ”Ny fraværsmelding”
på side 6.
Trio Present Staff Client for Web Browsers Innstillinger • 23

Personlige Telefoninnstillinger
Avsnittet Personlige telefoninnstillinger under Innstillinger
Bruk personlige telefoninnstillinger for å sette hvor dine samtaler skal gå for hver type fravær.
1. Velg et fravær fra listen.
2. Velg fra alternativene hvor du ønsker at samtalene skal gå når denne type fravær er valgt.
3. Når du er klar velg Lagre.
24 • Innstillinger Trio Present Staff Client for Web Browsers

Tilleggsfunksjonalitet
Talepost
Bruk Staff Client for Web Browsers for å administrere dine talemeldinger.
Talepostinnstillinger
For å administrere innstillingene til talepostkassen, klikk Talepost på hovedmenyen. Klikk deretter
på:
Innstillingsmenyen for Talepost
Spill av talepostmeldinger
.
1. Fra listen over talepostmeldinger, velg meldingen du ønsker å høre på.
2. Klikk . For å lytte til meldingen på telefonen din (skriv inn internnummeret på
telefonen din) Du kan også klikke for å spille av meldingen på datamaskinen din
(for å spille av meldingen på datamaskinen din, krever det at datamaskin har lydkort og
høyttalere / hodesett.)
Trio Present Staff Client for Web Browsers Tilleggsfunksjonalitet • 25

Sende SMS
Talepostvisning
Videresend talepost til et annet internnummer
1. Fra listen over telepostmeldinger, velg den meldingen du ønsker å videresende.
2. Skriv inn internnummeret du ønsker å videresende meldingen til.
3. Klikk .
Lagre talepostmeldinger
Ulagrede talepostmeldinger spares på listen i 10 dager. Dersom du ønsker å lagre meldingene
permanent, gjør du følgende:
1. Fra listen over talepostmeldinger, velg meldingen du ønsker å lagre.
2. Klikk .
Slette talepostmeldinger
1. Fra listen over talepostmeldinger, velg meldingen du ønsker å slette.
2. Klikk .
Dersom SMS finnes som ett valg på hovedmenyen, kan du sende SMS til valgfritt nummer, dvs.
også til mottagere som ikke ligger i Trio Present databasen.
OBS: Husk at SMS - meldingen kan kun inneholde 160 tegn. Kun de 160 første tegnene i
meldingen din kommer derfor frem til mottakeren.
Gjør følgende for å sende SMS:
26 • Tilleggsfunksjonalitet Trio Present Staff Client for Web Browsers

1. Klikk på SMS i hovedmenyen i Staff Client.
2. Skriv din melding. Tekst, maks 160 tegn.
3. Oppgi SMS-nummeret som meldingen skal sendes til.
4. Klikk på Send for å sende meldingen.
Melding via SMS
Ringe opp brukere
Dersom knappen finnes i menyene i klienten, kan du, ved å klikke på denne knappen, ringe
opp en annen bruker i systemet.
Valg - knappene i Staff Client.
1. Klikk på knappen.
2. Velg Ring til… vises nå.
Viser Ring til…
3. Velg nummeret du ringer fra og til ved å klikke på pilen i nedtrekksmenyen og velg ønsket
nummer. Du kan også skrive inn et telefonnummer manuelt i feltet for dette.
Trio Present Staff Client for Web Browsers Tilleggsfunksjonalitet • 27

Viderekobling
Telefonbok
4. Klikk på Ring opp. Først kommer din egen telefon til å ringe, og først når du løfter av røret
blir samtalen koblet til mottakerens telefon.
Dersom det finnes et felt under Innstillinger som er merket Viderekobling (se bildet under), kan
du viderekoble telefonen din til et valgfritt nummer. Skriv inn et telefonnummer i feltet for
viderekobling. Sett hake i kryssruten før du lagrer dersom du ønsker slette eksisterende
viderekoblinger.
OBS: Denne versjonen av Staff Client har ikke støtte for å vise status på viderekoblinger, d v s om
det finnes en aktiv viderekobling og til hvilket nummer. Er du usikker om/hvor telefonen er
viderekoblet, slettes ev. viderekoblinger ved å krysse av i kryssruten og deretter lagre. Legg deretter
inn en ny viderekobling.
Dersom du har Trio Auto Attendant, kan systemadministrator aktivere en kobling til en side der du
kan administrere din personlige telefonbok.
Du finner telefonboken ved å klikke på Telefonbok i hovedmenyen.
Utvidet søkefunksjonalitet
Systemadministratoren kan aktivere en utvidet søkefunksjonalitet i Staff Client.
Søkefunksjonaliteten som normalt er hurtigsøk og avansert søk, gir brukeren selv mulighet for å
legge inn søketekst og, hva gjelder avansert søk, i hvilke felt søket skal skje. Med den utvidede
søkefunksjonaliteten blir feltet søkbart uten at brukeren trenger å oppgi søketekst. Et klikk på et
slikt felt (indikeres med understrykning i Staff Client) starter et avansert søk der den aktuelle
teksten i feltet og felttypen benyttes. F. eks gir et klikk på teksten ”Andersen” i etternavnsfeltet et
søkeresultat der alle med etternavnet Andersen i systemet søkes fram.
Staff Client med den utvidet søkefunksjonaliteten aktivert
28 • Tilleggsfunksjonalitet Trio Present Staff Client for Web Browsers

Et klikk på teksten ”Bjørn” i
fornavnsfeltet…
Et klikk på teksten i
organisasjonsfeltet…
…søker fram samtlige brukere i systemet
med fornavnet Bjørn
…søker fram samtlige brukere i systemet
med den valgte hjemorganisasjonen
Trio Present Staff Client for Web Browsers Tilleggsfunksjonalitet • 29