Kokebok stevne - Finnmark - Norges gymnastikk og turnforbund
Kokebok stevne - Finnmark - Norges gymnastikk og turnforbund
Kokebok stevne - Finnmark - Norges gymnastikk og turnforbund
Create successful ePaper yourself
Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.
Veiledning<br />
for arrangører <strong>og</strong> deltakere på kretsturn<strong>stevne</strong>r<br />
Utarbeidet av kretsstyret i <strong>Finnmark</strong> Gymnastikk- <strong>og</strong> Turnkrets<br />
27.08.2011<br />
Grunnlaget legges i gym <strong>og</strong> turn!
Forord.<br />
HJELP! Vi skal arrangere kretsturn<strong>stevne</strong> om 1½ år. Hva skal vi gjøre? Hvor skal vi<br />
begynne? Kan vi komme på noen nye idéer? Hvem kan vi støtte oss til hvis vi lurer på noe,<br />
eller står fast? Hvilke regler finnes? Dette <strong>og</strong> mer til vil jeg prøve å gi svar på her.<br />
Husk at et kretsturn<strong>stevne</strong> som oftest er den største begivenheten en gymnast deltar på<br />
gjennom året, så det er viktig å jobbe for å få arrangementet så bra som mulig, <strong>og</strong> la<br />
gymnastene få følelsen av at dette er noe de ønsker å delta på flere ganger. Det er <strong>og</strong>så viktig<br />
for rekrutteringen for <strong>gymnastikk</strong>en at denne største samlingen i året er noe å se fram til. Jobb<br />
gjerne for at alle <strong>stevne</strong>ne skal bli bedre enn det forrige, <strong>og</strong> la det gjerne være litt stort å kunne<br />
arrangere et bedre <strong>stevne</strong> enn de som har vært.<br />
Vi tror at dette kan hjelpe dere til å huske på ting som skal gjøres, <strong>og</strong> finne gode idéer til<br />
aktiviteter <strong>og</strong> gjennomføring. Jeg tror <strong>og</strong>så dette heftet kan bidra til at dere slipper å finne opp<br />
kruttet på nytt. Dere bør bruke dette heftet aktivt under planleggingen <strong>og</strong> gjennomføringen av<br />
<strong>stevne</strong>t.<br />
Dette er <strong>og</strong>så en veiledning for deltakere <strong>og</strong> instruktører, så noen deler bør leses av hele styret<br />
<strong>og</strong> instruktørene, selv om dere ikke skal arrangere <strong>stevne</strong>r i nærmeste fremtid.<br />
Vi ønsker dere lykke til med gjennomføringa av <strong>stevne</strong>t, <strong>og</strong> ta gjerne kontakt om det er andre<br />
ting dere mener burde vært med i dette heftet, eller om dere har erfaringer eller andre ting på<br />
hjertet.<br />
Trenger dere hjelp underveis, er det bare å ta kontakt!<br />
Hilsen<br />
Styret i <strong>Finnmark</strong> Gymnastikk- <strong>og</strong> Turnkrets<br />
2<br />
Arrangørveiledning for <strong>stevne</strong>r
Innholdsfortegnelse:<br />
Veiledning ................................................................................................................................. 1<br />
1. Generelt om <strong>stevne</strong>r --------------------------------------------------------------------------- 4<br />
1.1. Alternative <strong>stevne</strong>former i kretsen: ------------------------------------------------------- 4<br />
1.2. Stevnebeskrivelse: --------------------------------------------------------------------------- 4<br />
1.3. Stevnet: ---------------------------------------------------------------------------------------- 4<br />
1.5. Dato for <strong>stevne</strong>r:----------------------------------------------------------------------------- 5<br />
2. Arrangørenes arbeidsoppgaver .......................................................................................... 5<br />
2.1 Det første skrittet: ---------------------------------------------------------------------------- 5<br />
2.2 Arbeidsgruppa: ------------------------------------------------------------------------------- 6<br />
2.3 Arbeidsoppgaver: ---------------------------------------------------------------------------- 6<br />
2.3.1 Arbeidsgruppa: .......................................................................................................... 6<br />
2.3.2 Økonomi: ................................................................................................................... 7<br />
2.3.2.1. Budsjett .................................................................................................................. 7<br />
2.3.3 Overnatting / bespisning: .......................................................................................... 7<br />
2.3.4 PR/pr<strong>og</strong>ram: .............................................................................................................. 8<br />
2.3.5 Teknisk: ..................................................................................................................... 8<br />
2.4 Påmeldingsfrister: ---------------------------------------------------------------------------- 9<br />
2.4.1 Endelige påmeldingsfrister (nøyaktig dato settes av arrangør): ................................ 9<br />
2.5. Informasjon til deltakerlagene ..................................................................................... 9<br />
2.5.1. Første informasjon ............................................................................................ 9<br />
2.5.2. Første gangs påmelding .................................................................................... 9<br />
2.5.3. Endelig påmelding .......................................................................................... 10<br />
2.5.4. Pr<strong>og</strong>ram .......................................................................................................... 10<br />
2.6. Rapportering: ............................................................................................................. 11<br />
2.7. Ved ankomst: ............................................................................................................. 11<br />
2.8. Defilering: ----------------------------------------------------------------------------------- 11<br />
Defileringsrekkefølge: .............................................................................................. 11<br />
2.9. Rekkefølge under oppvisningen: --------------------------------------------------------- 12<br />
Vedlegg ........................................................................................................................ 13<br />
Til alle foreldre/foresatte i NN Turnforening Dato: ------------------------------------- 16<br />
Arbeidsgruppa ........................................................................................................................ 18<br />
Økonomi .................................................................................................................................. 19<br />
Overnatting/bespisning .......................................................................................................... 20<br />
PR/ pr<strong>og</strong>ram ........................................................................................................................... 21<br />
Teknisk .................................................................................................................................... 22<br />
Velferd ..................................................................................................................................... 23<br />
Evaluering av kretsturn<strong>stevne</strong>t i <strong>Finnmark</strong> år:___________ ------------------------------ 25<br />
Statutter for NGTKs <strong>stevne</strong>medaljer for barn ----------------------------------------------- 26<br />
Statutter for NGTKs <strong>stevne</strong>medaljer for voksne -------------------------------------------- 27<br />
Rutiner ved søknad om <strong>stevne</strong>tell. ------------------------------------------------------------ 27<br />
Arrangørveiledning for <strong>stevne</strong>r 3
1. Generelt om <strong>stevne</strong>r<br />
1.1. Alternative <strong>stevne</strong>former i kretsen:<br />
Kretsturn<strong>stevne</strong> Hvert år 6år <strong>og</strong> opp<br />
Kretsmesterskap Hvert år<br />
Nord- Norsk turn<strong>stevne</strong> Hvert 4. år.<br />
16 år <strong>og</strong> opp<br />
Veksler mellom Nordland, Troms <strong>og</strong> <strong>Finnmark</strong>.<br />
Kretsturn<strong>stevne</strong>ne tildeles lagene på kretstinget.<br />
Arrangørlaget må så snart som mulig gi bekreftelse til Styret ved Gymnastikkutvalget (GU) at<br />
de er klare til å arrangere <strong>stevne</strong>t.<br />
Kretsmesterskap (KM) tildeles lag på kretstinget.<br />
Det Nord- Norske <strong>stevne</strong>t tildeles lag etter søknad til Nord-Norsk Gymnastikk- <strong>og</strong><br />
Turnkomite (NNGTK). Dette <strong>stevne</strong>t arrangeres vekselvis i Nordland, Troms <strong>og</strong> <strong>Finnmark</strong>,<br />
<strong>og</strong> det er mulig for alle lagene innenfor arrangørkretsen å søke om å få arrangere <strong>stevne</strong>t.<br />
Det er innført en kontrakt for arrangører av kretsturn<strong>stevne</strong>r, som skal underskrives av<br />
arrangerende lag <strong>og</strong> leder i kretsen.<br />
Kontrakten inneholder krav om budsjett <strong>og</strong> fremdriftsplan. Evaluering etter avsluttet <strong>stevne</strong><br />
sendes til kretskontoret. Deltakeravgift, pris overnatting <strong>og</strong> bespisning godkjennes av kretsen<br />
etter fremlagt budsjett. Frist for utsendelse av innbydelser <strong>og</strong> betaling er datofestet i<br />
kontrakten. Kretsen er ansvarlig for å gi arrangørlaget kontrakten, <strong>og</strong> den skal skrives under i<br />
3 eksemplarer; 1 til arrangørlaget, 1 til GU <strong>og</strong> 1 til kretskontoret.<br />
Forslag til kontrakt, se vedlegg 1.<br />
1.2. Stevnebeskrivelse:<br />
Alle <strong>stevne</strong>r bør ha en varighet på fredag til søndag, da vi har de reiseavstandene vi har i<br />
<strong>Finnmark</strong>. Man må bestrebe seg på å ta hensyn til konfirmasjoner <strong>og</strong> Forbundstinget (hvert<br />
andre år), noe som da vil bidra til at flere kan være med på <strong>stevne</strong>t.<br />
Det kan <strong>og</strong>så gjerne være en Åpen hall for gymnastene i forbindelse med <strong>stevne</strong>r. En idé er<br />
hvis <strong>stevne</strong>r går på lørdag <strong>og</strong> søndag, <strong>og</strong> Åpen hall på lørdags kveld.<br />
1.3. Stevnet:<br />
Kretsturn<strong>stevne</strong>r skal inneholde: trening, defilering, sosialt samvær, oppvisning <strong>og</strong><br />
medaljeutdeling.<br />
Det opp til arrangørene å sysselsette gymnastene når de ikke har trening <strong>og</strong> lignende.<br />
I <strong>Finnmark</strong> har vi trening fredag <strong>og</strong> lørdag, defilering, oppvisning <strong>og</strong> medaljeutdeling lørdag<br />
ettermiddag <strong>og</strong> sosialt samvær på lørdag kveld.<br />
4<br />
Arrangørveiledning for <strong>stevne</strong>r
1.5. Dato for <strong>stevne</strong>r:<br />
<strong>Norges</strong> Gymnastikk- <strong>og</strong> Turnforbund har vedtatt (1992):<br />
For å unngå kollisjoner med andre <strong>stevne</strong>r / konkurranser skal <strong>stevne</strong>ne avvikles innen<br />
utgangen av mai.<br />
Dersom pinse faller sammen med en av disse helgene, forskyves <strong>stevne</strong>t med en uke. Det<br />
legges IKKE noen <strong>stevne</strong>r til pinsehelgen.<br />
2. Arrangørenes arbeidsoppgaver<br />
2.1 Det første skrittet:<br />
Det aller først som må gjøres, er å sende bekreftelse til Kretsen om at dere er klare til å<br />
arrangere <strong>stevne</strong>t, <strong>og</strong> at dere faktisk har mottatt beskjeden om at dere står for tur.<br />
Laget må utpeke en <strong>stevne</strong>leder, samt grupper for de ulike arbeidsoppgavene. Det trengs<br />
kanskje ikke så mange i planleggingsfasen, men desto flere i gjennomføringa. Dere trenger<br />
ikke å fordele resten av oppgavene før nærmere <strong>stevne</strong>t. Det vil si at det er en liten gruppe<br />
som er med under hele prosessen, mens resten kommer til det siste halve året. Det er likevel<br />
viktig å gi de som skal være med i god tid, slik at de kan sette av den helga.<br />
Det bør sendes et brev ut til foreldrene/medlemmene med informasjon om at <strong>stevne</strong>t er i<br />
anmarsj, <strong>og</strong> at alle må regne med litt jobbing. Det bør <strong>og</strong>så forespørres om noen er interessert<br />
i å være med i en gruppe for å planlegge <strong>stevne</strong>t. Husk bare på å fordele oppgavene godt, for<br />
det å arrangere et <strong>stevne</strong> er på ingen måte noe enmannsjobb! Det er viktig at man ikke spør<br />
om hvem som har lyst/anledning til å delta, men krever at alle bidrar på et eller annet stadium.<br />
Det må likevel gis rom for dem som på ingen måte har mulighet til å bidra akkurat med eller<br />
på <strong>stevne</strong>t, men da kan det avtales andre oppgaver.<br />
Dette første brevet bør sendes ut så snart som mulig, <strong>og</strong> hvis det begynner noen nye<br />
gymnaster i ettertid, bør de <strong>og</strong>så få dette bevet. Videre kan dere sende ut en mer konkret<br />
forespørsel umiddelbart etter oppstart i januar det året <strong>stevne</strong>t er, for deretter å gi en<br />
fullstendig vaktliste i starten av mars. (Ca. tidspunkt). Det bør <strong>og</strong>så sendes ut en oppdatert<br />
vaktliste kort tid før <strong>stevne</strong>t for å minne alle på hvilke oppgaver de har.<br />
Forslag til brev til foreldrene/medlemmene, se vedlegg 2.<br />
Forslag til konkret brev om vaktønsker, se vedlegg 3.<br />
Forslag til oppsett av vaktliste, se vedlegg 4.<br />
Det skal settes dato for <strong>stevne</strong>t, booke hall <strong>og</strong> skoler.<br />
Det er viktig at deltakerne har tilgang til dusj etter trening <strong>og</strong> oppvisning!<br />
Det er veldig viktig at alle avtaler <strong>og</strong> lovnader som inngås kommer i skriftlig form!!! Det<br />
kan spare dere for enormt mange problemer <strong>og</strong> mye arbeid!<br />
Arrangørveiledning for <strong>stevne</strong>r 5
2.2 Arbeidsgruppa:<br />
Antall medlemmer i arbeidsgruppen avhenger av størrelsen på <strong>stevne</strong>t. Stevnelederen bør lede<br />
arbeidsgruppa, da det er der de fleste praktiske spørsmålene om arrangementet vil komme, <strong>og</strong><br />
det er den gruppa som skal ha fullstendig oversikt over hva de andre jobber med.<br />
Det er lurt at arbeidsgruppa møtes jevnlig for å koordinere arbeidet, samt for å samle idéer <strong>og</strong><br />
støtte fra hverandre. Hvis man har møte f. eks. hver 1. mandag i måneden, vet man at alle ting<br />
kan komme opp da, <strong>og</strong> hvis man har noe som ikke krever øyeblikkelig avgjørelse eller<br />
diskusjon, kan det vente til møtet, slik at det slipper å bli unødvendig ”mas” på <strong>stevne</strong>lederen<br />
eller andre. En fast møtetid kan <strong>og</strong>så være greit slik at ikke noen er usikker på når neste møte<br />
blir, men vet at da <strong>og</strong> da er det møte uansett. Det vil <strong>og</strong>så være en måte å ”pushe på” slik at<br />
oppgaver blir gjort til den tiden det bør gjøres.<br />
De skal tenke ut hvilken type <strong>stevne</strong>r de ønsker, <strong>og</strong> sette opp en framdriftsplan. De skal <strong>og</strong>så<br />
gå igjennom kontrakten fra kretsen.<br />
Det er arbeidsgruppa som bør sette opp priser for deltakeravgift i samarbeid med kretsen,<br />
samt pris på måltider.<br />
2.3 Arbeidsoppgaver:<br />
arrangement (Arbeidsplan, vedlegg 5)<br />
økonomi (Arbeidsplan, vedlegg 6)<br />
overnatting / bespisning (Arbeidsplan, vedlegg 7)<br />
PR/pr<strong>og</strong>ram (Arbeidsplan, vedlegg 8)<br />
teknisk gjennomføring (Arbeidsplan, vedlegg 9)<br />
velferd (Arbeidsplan, vedlegg 10)<br />
Arbeidsgruppa står fritt til å danne interne smågrupper!<br />
2.3.1 Arbeidsgruppa:<br />
Lederen for denne gruppa har oversikt over hele <strong>stevne</strong>t.<br />
En skal være nestleder, <strong>og</strong> dermed kunne ta over for leder.<br />
Det er greit å ha noen som kjenner til turn i denne gruppa , f. eks. instruktører <strong>og</strong> utøvere.<br />
Har all kontakt med deltakerlagene <strong>og</strong> kretsen.<br />
Husk at all post som sendes til lagene, først skal sendes til kretsen for korrektur!<br />
Sende ut invitasjoner.<br />
Ta imot påmeldinger.<br />
Ha kontakt med kretsstyret.<br />
Sende kopi av alle påmeldingslister til merke- <strong>og</strong> medaljeutvalget i kretsen i god tid, så de får<br />
tid til å bestille merker.<br />
Betjene <strong>stevne</strong>kontoret.<br />
Ordne speaker til oppvisningen.<br />
Skaffe tillatelse fra politiet til å defilere, <strong>og</strong> gjerne ordne med politi som går først i<br />
defileringst<strong>og</strong>et <strong>og</strong> stopper trafikken.<br />
Avtale med helsepersonell<br />
Sette opp detaljert pr<strong>og</strong>ram.<br />
Ordne med utstyrsteam/riggere<br />
6<br />
Arrangørveiledning for <strong>stevne</strong>r
2.3.2 Økonomi:<br />
Skal sette opp budsjett <strong>og</strong> føre detaljert regnskap for <strong>stevne</strong>t.<br />
Skal innhente anbud som trengs, f. eks. overnatting, catering, festmiddagslokale. Det er viktig<br />
å tenke litt økonomi, <strong>og</strong> da er det greit å ha noen som kan skaffe informasjon over hvor man<br />
får tak i de billigste varene/tjenestene, evt. mulighet for sponsing.<br />
Sjekke med deltakerlistene om deltakerene har betalt det de skal.<br />
Sørge for vekslepenger for kiosk <strong>og</strong> billettsalg.<br />
Skaffe avtale med dagligvarebutikk om å få returnere varer som ikke blir brukt. Dermed<br />
slipper man å være redd for å bli sittende inne med mye varer. Det kan <strong>og</strong>så være greit å få en<br />
konto i butikken, slik at alle varer kommer på en samleregning.<br />
Sette opp prisliste for caféen.<br />
2.3.2.1. Budsjett<br />
Her er forslag til noen poster dere bør ha med, men det er jo selvfølgelig åpent for tilpassing<br />
til deres <strong>stevne</strong>.<br />
Utgifter:<br />
Leie skole / hall<br />
Leie korps<br />
Leie lydanlegg<br />
Leie helsepersonell<br />
Avgifter til krets<br />
Bespisning<br />
Underholdning<br />
Administrasjon (porto, kopiering, møteutgifter. etc.)<br />
Gaver/blomster<br />
Mat til kretsen <strong>og</strong> dommere<br />
Innleid hjelp – nattevakt<br />
Utgifter pr<strong>og</strong>ram<br />
Utgifter salg<br />
Inntekter:<br />
Stevneavgift<br />
Inntekter salg<br />
Inntekter sponsor<br />
Inntekter annonser i pr<strong>og</strong>ram<br />
Inngangsbilletter<br />
Salg annet materiell<br />
Beregnet overskudd<br />
2.3.3 Overnatting / bespisning:<br />
Hvis deltakerne skal overnatte på skole, må det være brannvakter – dette må avtales med<br />
lokalt brannvesen. Antallet vakter avgjøres av antall deltakere, men det bør være minst 2<br />
vakter til enhver tid. Det er greit å ha 4 timers turnuser, men det avhenger av personer til<br />
rådighet <strong>og</strong> deres innsatsvilje.<br />
Når det gjelder måltider, står dere fritt til å velge serveringsformen <strong>og</strong> menyen selv, men her<br />
er noen tips:<br />
Til middag på kretsturn<strong>stevne</strong>t kan det være greit å kjøpe en gryterett / pastarett hos et lokalt<br />
cateringfirma. Pizza kan <strong>og</strong>så fungere godt <strong>og</strong> enkelt. Husk alltid å skrive menyen i<br />
<strong>stevne</strong>innbydelsen! På den måten kan man slippe å betale for middag man ikke spiser. Ha<br />
<strong>og</strong>så en mulighet for allergikere. Be dem si fra hvis de trenger annen mat.<br />
Når det gjelder kontroll på at de som får mat <strong>og</strong>så har betalt for det, gjøres det veldig enkelt<br />
med matbilletter. Det bør være en som tar imot billetter ved inngangspartiet til matområdet,<br />
fordi de som serverer maten trolig er stresset nok, <strong>og</strong> det bør være mulighet til å forsyne seg<br />
Arrangørveiledning for <strong>stevne</strong>r 7
flere ganger. Beregn alltid godt med mat, for det verste som kan skje er at det ikke er nok til<br />
alle, eller at gymnastene ikke får spise seg mett.<br />
Det bør være kiosk på skolen deltakerne overnatter på, en kiosk i hallen, <strong>og</strong> evt. en under<br />
kveldsarrangement. Under oppvisningen bør det være mer cafépreget salg, med kioskvarer,<br />
kaffe, kaker, pølser m.m.<br />
Kretsstyret <strong>og</strong> dommere har som oftest møte under <strong>stevne</strong>t. De trenger et møterom (kan gjerne<br />
være et klasserom) <strong>og</strong> litt kaffe, brus <strong>og</strong> mat.<br />
Til trenermøte fredagskveld trenger man et rom som det er plass til alle trenere <strong>og</strong> kretsen.<br />
Her kan det gjerne serveres kaffe <strong>og</strong> vann.<br />
Det bør settes opp vaktlister for skolevakt, matservering <strong>og</strong> kiosksalg. Sett først opp en<br />
oversikt over hvilket personell dere regner med å trenge, <strong>og</strong> vaktliste for disse. Se hva som er<br />
kommet inn av svarslipper på hva ønskene er, <strong>og</strong> sett opp etter hva ønskene er. Resten fylles<br />
opp av de som ikke har levert svarslipp, <strong>og</strong> evt. andre som ikke er plassert. Man må vite hvor<br />
mange de får til rådighet, <strong>og</strong> må fordele vaktene blant dem. Vaktlisten sendes ut i god tid for å<br />
gi rom for forandringer, <strong>og</strong> for at de som skal være vakt i god tid vet når <strong>og</strong> hvor. Sett opp et<br />
telefonnummer de kan ringe hvis de ønsker forandringer.<br />
2.3.4 PR/pr<strong>og</strong>ram:<br />
Skal lage layouten til pr<strong>og</strong>rammet,<br />
Ordne l<strong>og</strong>oer <strong>og</strong> reklame for sponsorer <strong>og</strong> annonsører til pr<strong>og</strong>rammet<br />
Ordne med trykking/kopiering av pr<strong>og</strong>rammet<br />
T-skjorter til oppvisningene bestilles av kretsen sammen med <strong>stevne</strong>medaljene til alle<br />
deltakerne.<br />
Klubben sørger for pins til alle deltakerne, vi har brukt motiv som representerer arrangørlaget.<br />
PS! Det er en fordel om alle som er med å arrangerer <strong>stevne</strong>t har like skjorter under<br />
gjennomføringen, slik at deltakerne lett ser hvem de kan henvende seg til!<br />
Sørge for kart over området for tilreisende<br />
Annonsere i aviser, radio, lokal-TV, Internett m.m.<br />
Ta kontakt i god tid med presse for å få dem engasjert, <strong>og</strong> se til at de kommer til <strong>stevne</strong>t. Det<br />
kan nytte å mase!<br />
Trykking av matbilletter <strong>og</strong> inngangsbilletter.<br />
Plakater rundt omkring om <strong>stevne</strong>t<br />
2.3.5 Teknisk:<br />
Ordne med musikk/høyttaleranlegg. NB! Det er viktig med bra lydanlegg!<br />
Ordne mikrofon. (Fordel for instruktører under trening, <strong>og</strong> under oppvisninga!)<br />
Skaffe bærere til lagskiltene under defilering <strong>og</strong> innmarsj<br />
Utstyrsteam. Viktig å ha mange nok, <strong>og</strong> at alle vet hvor alt utstyret skal være!<br />
Plassering <strong>og</strong> tømming av søppelkasser<br />
Hjelpe til med å plassere faner etter defilering/innmarsj. Ha noe hyssing i bakhånd til dette.<br />
Merking av garderobedører <strong>og</strong> klasseromsdører der deltakerne skal overnatte.<br />
Sjekke i god tid før <strong>stevne</strong>t at alle apparatene er tilgjengelig <strong>og</strong> i god stand, evt. ordne det.<br />
Oppryddingsgjeng etter <strong>stevne</strong>t<br />
En tar vare på gjenglemte ting, lager liste over det <strong>og</strong> sender ut til lagene. Også sende tingene<br />
til eieren når det har blitt kjent hvem det er.<br />
8<br />
Arrangørveiledning for <strong>stevne</strong>r
2.4 Påmeldingsfrister:<br />
Det kan være greit å sende en 1. gangs påmelding, slik at man vet omtrent hvor mange<br />
deltakere man skal lage et <strong>stevne</strong> for. Denne påmeldinga kan skje innen 1. desember, men den<br />
første informasjonen om <strong>stevne</strong>t bør komme lenge før den tid. På 1. gangs påmelding skal<br />
bare lagene sende inn hvor mange deltakere de regner med som skal delta på <strong>stevne</strong>t, helst så<br />
nøyaktig som mulig. Lagene bør ha minimum 14 dagers frist for 1. gangs påmelding. Det er<br />
ikke nødvendig å sende inn navn på deltakerene i denne omgangen. Det er mulig å kreve inn<br />
en liten del av <strong>stevne</strong>avgiften sammen med påmeldingen, men da kan man risikere at lagene<br />
melder på færre enn de egentlig tror kommer, <strong>og</strong> det vil gi arrangørlagene mye mer jobb når<br />
de endelige påmeldingene kommer.<br />
2.4.1 Endelige påmeldingsfrister (nøyaktig dato settes av arrangør):<br />
Påmeldingsfrist kretsturn<strong>stevne</strong>r:<br />
Betalingsfrist kretsturn<strong>stevne</strong>r:<br />
senest første april.<br />
sammen med påmelding.<br />
Arrangørene skal gi lagene minst 1 måned til å ta imot påmelding fra sine gymnaster,<br />
eksklusive påske.<br />
Alle lag må sende samlet påmelding for alle sine gymnaster, samt felles betaling.<br />
Påmeldingene skal skje på det skjemaet som arrangørene sender til lagene for å bruke til det.<br />
Husk at det kun skal være en tropp på hvert skjema, men ved lagsoppvisning kan alle være på<br />
samme skjema. Husk å fylle ut alle aktuelle rubrikker, spesielt fødselsdato! Hvis en gymnast<br />
er med på flere tropper, skal den kun skrives opp en plass på påmeldingsskjemaet, men med<br />
informasjon om annen aktivitet! Husk <strong>og</strong>så å melde på ledere, med overnatting <strong>og</strong> måltider,<br />
hvis det er aktuelt.<br />
Påmeldingsskjema, vedlegg 11.<br />
Eksempel på summeringsliste* for påmelding innen ett lag, vedlegg 12.<br />
2.5. Informasjon til deltakerlagene<br />
2.5.1. Første informasjon<br />
Da bør minimum følgende opplysninger gis:<br />
Dato for <strong>stevne</strong>t<br />
Planlagte rammer<br />
Om det er vesentlige forandringer på pr<strong>og</strong>rammet i forhold til det som er vanlig i kretsen<br />
2.5.2. Første gangs påmelding<br />
sendes ut innen den frist som er satt i kontrakten, normalt etter oppstart i januar.<br />
Lagene skal ha 14 dagers svarfrist.<br />
Kretskontoret skal ha kopi av alt som går ut til lagene.<br />
Husk at kretsen skal ha alle skriv som går ut først!<br />
Innhold i brevet:<br />
Dato <strong>og</strong> sted for <strong>stevne</strong>t<br />
Bosted<br />
Planlagte rammer<br />
Hvem som er <strong>stevne</strong>leder, evt. andre kontaktpersoner<br />
Arrangørveiledning for <strong>stevne</strong>r 9
2.5.3. Endelig påmelding<br />
(Dette har skiftet navn fra 2. gangs påmelding, da noen kan misforstå <strong>og</strong> tro at det kommer en<br />
3. gangs påmelding…)<br />
sendes ut innen den frist som er satt i kontrakten, normalt innen starten av mars.<br />
Lagene skal ha 1 måneds svarfrist, utenom påske<br />
Kretskontoret skal ha kopi av alt som går ut til lagene.<br />
Husk at kretsen skal ha alle skriv som går ut først, for lesing av korrektur!<br />
Innhold:<br />
Dato, sted, tid for <strong>stevne</strong>t<br />
Bosted.<br />
Stevneavgift, pris overnatting<br />
Andre utgifter som for eksempel <strong>stevne</strong>middag <strong>og</strong> sosiale arrangementer<br />
Kretsavgift<br />
Påmeldingslister<br />
Åpen hall<br />
Hvem som er <strong>stevne</strong>leder, evt. andre kontaktpersoner<br />
Påmeldingsfrist<br />
Kontonummer for innbetaling fra lagene<br />
At alle lagene må ha én leder som har fullstendig oversikt over deltakerne, <strong>og</strong> skal ha<br />
kontakten med merke- <strong>og</strong> medaljeutvalget. Ta gjerne med lagets eget kartotek<br />
Husk: Alle instruktører <strong>og</strong> ledere skal være påmeldt.<br />
Det bør <strong>og</strong>så opplyses om hvor stor oppvisningsflata blir. Da må arealer som skal brukes til<br />
sitteplasser <strong>og</strong> andre ting trekkes fra. Dette er viktig siden man får liten tid til trening for<br />
lagsoppvisninger mm., <strong>og</strong> man trenger å vite hvordan man skal tilpasse pr<strong>og</strong>rammet sitt til<br />
gulvet.<br />
Noe som er veldig viktig er å påpeke at ingen må legge verdigjenstander ubevoktet under<br />
<strong>stevne</strong>t. Det kan være veldig fristende å ta en lommebok/mp3-spillere/fotoapparat mm. som<br />
ligger åpenlyst uten tilsyn. Også for arrangørene kan tyveri forekomme. Lås inn alt av penger<br />
på et sikkert sted, sånn at ikke noen blir fristet til å forsyne seg. Større beløp bør ikke<br />
oppbevares i <strong>stevne</strong>området, men tas med av en person, gjerne til en nattsafe. Man bør <strong>og</strong>så<br />
hente inn kontanter fra kafeene <strong>og</strong> lignende med jevne mellomrom. Husk at alle beløp skal<br />
telles <strong>og</strong> signeres for av to personer, <strong>og</strong> det skal <strong>og</strong>så holdes rede på hvor pengene blir hentet<br />
fra.<br />
2.5.4. Pr<strong>og</strong>ram<br />
Hvis ikke alle opplysninger om klokkeslett <strong>og</strong> lignende er klare til utsendelse med endelig<br />
påmelding, kan det settes opp et pr<strong>og</strong>ram som sendes ut senest 14 dager før <strong>stevne</strong>avvikling.<br />
Innen den fristen skal i hvert fall alle lagene ha fått et detaljert pr<strong>og</strong>ram hvor det står om<br />
trenings-, oppvisnings- <strong>og</strong> defileringstider, samt åpningstider på <strong>stevne</strong>kontor mm. Skriv<br />
gjerne opp alle klokkeslettene dere kan. Det er bedre med for mye informasjon enn for lite!<br />
Pr<strong>og</strong>ram kan <strong>og</strong>så lages for publikum under oppvisningen. Da er det greit å ha et enkelt men<br />
greit oppsett. A5 format vil nok være det beste. Hvis man har et slikt pr<strong>og</strong>ram, er det en gyllen<br />
10<br />
Arrangørveiledning for <strong>stevne</strong>r
anledning til å tjene litt mer penger i form av at man kan selge annonseplass i pr<strong>og</strong>rammet.<br />
Ellers kan/bør pr<strong>og</strong>rammet inneholde:<br />
En hilsen fra en offentlig person i kommunen, f. eks. ordføreren<br />
En hilsen fra kretsstyret<br />
Noen ord fra <strong>stevne</strong>lederen<br />
Litt om rammene rundt et slikt <strong>stevne</strong><br />
Hvilke lag som deltar<br />
Oppvisningsrekkefølge<br />
Gjerne litt om turnidretten, evt. spesielt om <strong>gymnastikk</strong>.<br />
Arrangørlagets tilbud/pr<strong>og</strong>ram til høsten. Det kan fort være noen som ønsker å være med.<br />
2.6. Rapportering:<br />
Eget rapportskjema til kretsen skal fylles ut <strong>og</strong> returneres innen 14 dager etter <strong>stevne</strong>t sammen<br />
med innbetaling av kretsavgift.<br />
Se vedlegg 14.<br />
I tillegg skal det skrives en rapport om <strong>stevne</strong>avviklingen.<br />
2.7. Ved ankomst:<br />
Når lagene ankommer <strong>stevne</strong>t, må en representant for foreningen komme til <strong>stevne</strong>kontoret.<br />
Der skal først deltakerlistene kontrolleres, <strong>og</strong> evt. endringer skal registreres. Deretter skal<br />
lagets representant få utdelt lagets konvolutt/mappe med (min.) følgende innhold:<br />
Pins til alle deltakerene inkl. instruktører <strong>og</strong> ledere<br />
Alt av matbilletter<br />
Oversikt over deltakerlag <strong>og</strong> hvor de overnatter<br />
Pr<strong>og</strong>ram for helga, treningstider, defilering <strong>og</strong> oppvisning<br />
Oppvisningsrekkefølge<br />
Kart over området der det som skjer er avmerket<br />
Det er veldig viktig at alle lagene går gjennom sine lister sammen med kretsen, slik at alle vet<br />
at de får rett medalje. Her må <strong>og</strong>så alle endringer registreres, <strong>og</strong> det kan være greit å sjekke<br />
opp mot lagets eget kartotek. Det er veldig viktig at kun én lagleder kommer for å sjekke<br />
lister, så man slipper å få et konstant rot <strong>og</strong> mas fordi mange fra ett lag kun har kontroll på sitt<br />
parti. Denne personen er hovedleder for laget under <strong>stevne</strong>t, <strong>og</strong> skal ha oversikt over alle<br />
deltakerne, hva de skal gjøre, <strong>og</strong> hvor de skal være.<br />
2.8. Defilering:<br />
Spesielt under kretsturn<strong>stevne</strong>ne skal det være defilering. Her må dere sette opp en passende<br />
rute, muligens i samarbeid med politiet. Pass på at ikke ruten blir for lang! Det er <strong>og</strong>så viktig<br />
å påse at ruten legges i områder hvor det er en del mennesker. Det er aldri morsomt å gå i et<br />
t<strong>og</strong> som ingen ser på! Hvis det ikke er noen steder med mulig publikum i umiddelbar nærhet<br />
til <strong>stevne</strong>området, er det greit å legge defileringen til nærmeste sentrum/tettsted. Hvis<br />
defileringst<strong>og</strong>et er litt langt, kan det være greit å ha to korps som spiller i hver sin ende av<br />
t<strong>og</strong>et. Det aldri morsomt å gå i en ende som absolutt ikke hører musikken.<br />
Defileringsrekkefølge:<br />
1. Flaggborg med norske flagg <strong>og</strong> turnflagg. Gjerne et turnflagg i spissen for flaggborgen.<br />
2. Evt. korps<br />
3. Arrangerende lag<br />
4. Deltakerlagene i alfabetisk rekkefølge<br />
Arrangørveiledning for <strong>stevne</strong>r 11
2.9. Rekkefølge under oppvisningen:<br />
1. Lagene defilerer inn etter samme rekkefølge som under defileringst<strong>og</strong>et<br />
2. Konferansier sier: ”turnere rett, turnere vil” <strong>og</strong> ønsker så alle velkommen<br />
3. En lokal representant fra det offentlige sier noen ord (ordføreren?) hvis mulig<br />
4. Kretsleder eller annen representant fra kretsstyret åpner <strong>stevne</strong>t<br />
5. Defilering ut av arenaen<br />
6. Oppvisningen starter etter den rekkefølgen arrangørene har satt opp<br />
7. Utdeling av merker <strong>og</strong> medaljer<br />
NB! Det er veldig viktig at all musikk er levert inn godt merket til musikkansvarlige i god tid!<br />
Da er det mulig å spille marsjmusikk over høytaleranlegget fra en CD.<br />
Prøv å ikke la oppvisningen drøye for lenge i tid. Da vil ikke publikum ha like stor glede av å<br />
se de siste oppvisningene som de har av de første. Det bør <strong>og</strong>så strebes etter kvalitet over det<br />
som blir vist!<br />
Andre viktige opplysninger når dere skal arrangere eller delta på <strong>stevne</strong>r:<br />
Statutter for avvikling av kretsturn<strong>stevne</strong>r i NGTK, se vedlegg 20.<br />
Statutter for NGTKs <strong>stevne</strong>medaljer - barn, se vedlegg 21.<br />
Statutter for NGTK’s <strong>stevne</strong>medaljer - voksne, se vedlegg 22.<br />
Rutiner ved søknad om <strong>stevne</strong>tell for gymnaster som ikke deltok, se vedlegg 23.<br />
Turnusliste for kretsturn<strong>stevne</strong>r i <strong>Finnmark</strong> Gymnastikk- <strong>og</strong> Turnkrets, se vedlegg 24.<br />
Viktige adresser, se vedlegg 25.<br />
Lykke til!<br />
Gym <strong>og</strong> Turn ditt førstevalg<br />
- en idrett der alle lykkes<br />
12<br />
Arrangørveiledning for <strong>stevne</strong>r
Vedlegg<br />
OBS! Kontrakter, deltakerlister, rapporter etc. sendes kretskontoret<br />
Arrangørveiledning for <strong>stevne</strong>r 13
Grunnlaget legges i gym <strong>og</strong> turn!
Mal til bruk av arrangerende lag.<br />
Til alle medlemmer/foreldre i NN turnforening<br />
Vi har fått tildelt barne/voksenkretsturn<strong>stevne</strong>t i 20XX, <strong>og</strong> vi har vedtatt at det skal arrangeres<br />
dato <strong>og</strong> årstal. Stevnet går over 2 dager, <strong>og</strong> det skal være både idrettslige <strong>og</strong> sosiale aktiviteter<br />
der, <strong>og</strong> høydepunktet vil være en oppvisning <strong>og</strong> konkurranser lørdag.<br />
Vi regner med å ta imot ca. 500 deltakere, så det er et ganske stort arrangement. Derfor<br />
trenger vi hjelp av så mange som mulig. Det er ikke mye foreldre/medlemmer av<br />
turnforeningen må gjøre av dugnadsarbeid, men nå må vi sette krav til at alle skal delta! Vi<br />
trenger folk både i planleggingsfasen, <strong>og</strong> under gjennomføringa. Vi har laget noen komitéer,<br />
slik at arbeidet blir fordelt på flere personer, <strong>og</strong> ingen trenger å ”jobbe seg i hjel”.<br />
Hvis du ønsker å delta i en komité, vil det bli litt arbeid i planleggingsfasen, noen<br />
møter på ettermiddag/kveldstid, noen telefoner osv. Størstedelen er planlegging, <strong>og</strong> jo bedre<br />
planlagt, jo mindre å gjøre under <strong>stevne</strong>t. Vi håper at de som er med i komitéene kan bli fritatt<br />
for å arbeide under <strong>stevne</strong>t, men det kan jo hende at noen må trå litt til. Under gjennomføringa<br />
av <strong>stevne</strong>t vil vi trenge mange mennesker. Vi vil trenge døgnvakt på skolen, noen til å servere<br />
måltider, utstyrsgjeng i hallen, osv.<br />
Under oppvisningen vil det bli utdelt et pr<strong>og</strong>ram som distribueres i ca. 1000<br />
eksemplarer. Det vil være mulighet til å kjøpe annonseplass her, så dere kan allerede nå tenke<br />
om dere har mulighet til å skaffe annonsører. Vi vil komme tilbake med det senere, men<br />
forbered gjerne allerede nå.<br />
Vær vennlig å returnere svarslippen i utfylt stand på neste trening. Vi skal gjøre så<br />
godt vi kan å oppfylle alle ønsker. De som ikke leverer kan risikere å bli plassert tilfeldig.<br />
Med vennlig hilsen hovedkomitéen for <strong>stevne</strong>t i NN turnforening, v/<strong>stevne</strong>leder NN.<br />
Gymnastens navn:<br />
Parti:<br />
Evt. foresattes navn:<br />
e-post adresse:<br />
(resten av opplysningen er gjerne på medlemslistene, så det trenger dere ikke å spørre om)<br />
JA, jeg kan være med i en komité for å planlegge. (sett nr. 1 ved førstevalget, osv.)<br />
__ Stevne<br />
__ økonomi<br />
__ overnatting/bespisning<br />
__ PR/pr<strong>og</strong>ram<br />
__ teknisk gjennomføring<br />
__ velferd<br />
JA, jeg kan være med under <strong>stevne</strong>t. (sett nr. 1 ved førstevalget, osv.)<br />
__ Servere frokost / lunsj / middag<br />
__ Vakt på skolen, ca. best tidspunkt, dag <strong>og</strong> tidsrom: _________<br />
__ Nattevakt på skolen<br />
__ Vakt på kveldsarrangement<br />
__ Kiosksalg i hallen <strong>og</strong> på skolen<br />
__ Billettsalg/vert til oppvisningen<br />
__ Utstyrsgjeng i hallen<br />
Det vil bli store problemer for meg å delta. Ta kontakt, slik at vi får avklart det.<br />
Grunnlaget legges i gym <strong>og</strong> turn!
S 15-18<br />
S 11-15<br />
S 07-11<br />
S 00-07<br />
L 19-24<br />
L 16-19<br />
L 13-16<br />
L 10-13<br />
L 07-10<br />
L 00-07<br />
F 21-24<br />
F 17-21<br />
Til alle foreldre/foresatte i NN Turnforening<br />
Dato:<br />
Som dere vet, så nærmer <strong>stevne</strong>t vi skal arrangere seg med stormskritt. Det er på tide å sette<br />
opp vaktlister, så nå vil vi gjerne høre hvilke ønsker dere har.<br />
Vi har jo sagt tidligere at alle må stille opp under <strong>stevne</strong>t. Likevel er det noen som har<br />
gitt signaler om at de er bortreist eller har mye jobb den helga. Disse må krysse av for det på<br />
skjemaet, så vil vi ta kontakt for at disse skal få arbeidsoppgaver som kan gjøres utenom<br />
akkurat den helga.<br />
Vi har regnet ut at alle må ta 2 vakter pr. familie, med unntak av nattevakter <strong>og</strong> andre<br />
vakter som varer over 4 timer. De som tar de lange vaktene tar kun 1 vakt. Hvis dere har klare<br />
ønsker på hva dere ønsker å gjøre, kan dere sette opp alternativ i prioritert rekkefølge. (1 for<br />
høyeste ønske, 2 for neste osv.) Dere bør ha minst 4 alternativ. Hvis sted <strong>og</strong> tid ikke spiller<br />
noen rolle, kan dere bare sette kryss i alle de rutene som tilsvarer vakter dere kan ta. Da vil vi<br />
fordele hvor dere skal være. Hvis dere ikke leverer skjemaet, vil dere bli satt opp der det<br />
behøves. Det er ikke alle klokkeslettene som er helt fastlagt, men dette er ca. tider.<br />
Har dere spørsmål eller kommentarer, ta kontakt med vaktansvarlig:<br />
Navn, adresse <strong>og</strong> evt mail-adresse.<br />
F = fredag, L = Lørdag, S = søndag<br />
Tid<br />
Type vakt:<br />
Kun hvite felt skal krysses av.<br />
Merknader:<br />
Vakt skole<br />
Servere mat<br />
Kiosk/café<br />
Rydding<br />
Rigging<br />
Vakt kveldsarr.<br />
Billettsalg<br />
Banemannskap<br />
Vi kan dessverre ikke stille opp, men ta kontakt for å gi oss andre oppgaver utenom <strong>stevne</strong>t<br />
Vi tar gjerne 2 vakter på rad.<br />
Vi kan bake boller/ kaker til kafésalg, <strong>og</strong> vil da bake:_________________________<br />
Vi kan stille med stor bil til rigging/rydding<br />
Gymnastens navn:______________________________ Parti:____________________<br />
Foresattes navn:_______________________________ Tlf priv:__________________<br />
Mail:_______________________________________ Mob.:_____________________<br />
NB! Leveres inn innen 14 dager!<br />
16<br />
Arrangørveiledning for <strong>stevne</strong>r
Møtt opp<br />
S 15-18<br />
S 11-15<br />
S 07-11<br />
S 00-07<br />
L 19-24<br />
L 16-19<br />
L 13-16<br />
L 10-13<br />
L 07-10<br />
L 00-07<br />
F 21-24<br />
F 19-21<br />
F 17-19<br />
Utkast til vaktliste for kretsturn<strong>stevne</strong>t til NN turnforening.<br />
10/03-2010<br />
Vi har gjort så godt vi kan med å følge ønskene til de forskjellige gymnastene/foreldrene, men<br />
det har ikke latt seg gjøre å oppfylle alle ønskene. Her er et forslag til vaktliste under <strong>stevne</strong>t.<br />
Hvis det er noen som ser at de ikke kan stille der de er satt opp, må de prøve å bytte internt så<br />
raskt som mulig, men innen 21 dager, dvs. 12. mai. Alle bytter må registreres hos ansvarlige;<br />
NAVN, TELEFON OG MAIL-ADRESSE Hvis dere ikke klarer å bytte internt, må dere<br />
kontakte vaktansvarlig.<br />
Husk at alle som kommer for å utføre sin vakt, må først ta kontakt med vaktansvarlig på<br />
<strong>stevne</strong>kontoret for å få instrukser. Møt opp 10 minutter før oppgitt tid for overlapping, <strong>og</strong><br />
beregn 10 minutter etter vaktslutt. Hvis neste vakt ikke kommer, kontakt vaktansvarlig.<br />
Liste for vakter: S = vakt skole M = servere mat B = billettsalg til oppvisning<br />
(Eksempler) K = kiosksalg R = rydding V = vakt på kveldsarrangement<br />
A = apparatgjeng G = rigging<br />
Tid<br />
Navn,<br />
gymnast<br />
eller foresatt:<br />
Telefon nr: Merkn.<br />
Anne Hansen G S M K R 1111 1111 Stor bil<br />
Berit Olsen M S M K R 2222 2222<br />
Ole Pedersen M M S V A R 3333 3333<br />
Knut Larsen S M S V A R 4444 4444<br />
Kari Johansen G K S S A R 5555 5555<br />
Lise Berg S K S S A R 6666 6666 Stor bil<br />
Hans Hansen S B R 7777 7777<br />
Rita Karlsen S M B 8888 8888<br />
Per Johnsen G M B 9999 9999<br />
Alle må <strong>og</strong>så bake kake eller boller som selges i caféen. 2-9 år leverer fredag innen kl. 18.00,<br />
10 år <strong>og</strong> opp lørdag innen kl. 12.00.<br />
Slik har jeg tenkt når jeg har satt opp lista:<br />
Med en slik liste blir det lett for den ansvarlige å ha oversikt hvis det blir en del endringer.<br />
Vaktene er på 3-4 timer, søndagsvaktene er lengst for å spare inn en vakt. Det går ann at alle<br />
vaktene er lengre, men det er sjeldent lurt. Det er lettere å ta to korte enn en lang vakt, evt. to<br />
korte på rad. Da kan det kanskje være 2-timers økter?<br />
Nattevaktene er lange for å slippe at folk må stå opp <strong>og</strong> transporteres midt på natten. Derfor<br />
kan det være smart å ha en vakt mer enn strengt tatt nødvendig, slik at de kan sove litt på<br />
omgang. Det kan hende at det er vanskelig å få noen til å ta nattevaktene, <strong>og</strong> da bør dere se på<br />
muligheten å betale nattevaktene litt. Vakter kan <strong>og</strong>så hentes utenfra turngruppa, men da må<br />
dere regne med å betale mer.<br />
Dette er en meget komprimert liste bare for å vise prinsippet i vaktlista, så det er ikke<br />
meningen at alle skal ha så mange vakter hver. Dere må se hva dere har behov for, <strong>og</strong> dermed<br />
fordele vaktene jevnt. Klokkeslettene i lista er <strong>og</strong>så bare eksempel, <strong>og</strong> ikke sikkert det passer<br />
med deres ønsker <strong>og</strong> behov.<br />
Arrangørveiledning for <strong>stevne</strong>r 17
Arbeidsgruppa<br />
Består av:<br />
En liste over hva som skal gjøres av hvem. Kryss på ok når alt er ferdig bekreftet <strong>og</strong> klart.<br />
Hva Hvem Frist Ok<br />
Sende brev til foreldrene<br />
Samle inn svar fra foreldrene om vakter<br />
Sende ut 1. gangs påmelding/info<br />
Sende ut endelig påmelding<br />
Ta imot <strong>og</strong> sjekke påmeldinger<br />
Sende kopier til merke-<strong>og</strong> medaljeutv.<br />
Finne tabell-lagere<br />
Utnevne hovedinstruktører<br />
Ordne speaker til oppvisningen<br />
Vaktliste <strong>og</strong> åpningstid <strong>stevne</strong>kontoret<br />
Politiet til defileringst<strong>og</strong>et<br />
Avtale med hjelpekorps<br />
Sette opp detaljert pr<strong>og</strong>ram<br />
18<br />
Arrangørveiledning for <strong>stevne</strong>r
Økonomi<br />
Består av:<br />
En liste over hva som skal gjøres av hvem. Kryss på ok når alt er ferdig bekreftet <strong>og</strong> klart.<br />
Hva Hvem Frist Ok<br />
Lage budsjett<br />
Føre regnskap<br />
Anbudsansvarlig<br />
- anbud overnatting<br />
- anbud catering<br />
- anbud festmiddagslokale<br />
- anbud råvarer til frokost <strong>og</strong> lignende.<br />
Sponsoransvarlig<br />
Sjekke deltakerlister<br />
Ansvarlig betale regninger<br />
Ansvarlig sende regninger<br />
Skaffe vekslepenger<br />
Ta imot penger fra salg<br />
Skaffe avtale om retur av varer<br />
Sette opp prisliste for kaféen.<br />
Arrangørveiledning for <strong>stevne</strong>r 19
Overnatting/bespisning<br />
Består av:<br />
En liste over hva som skal gjøres av hvem. Kryss på ok når alt er ferdig bekreftet <strong>og</strong> klart.<br />
Hva Hvem Frist Ok<br />
Lage vaktliste for brann/ordensvakter på<br />
skolen<br />
Bestille middag<br />
Sørge for at menyen er i <strong>stevne</strong>innbydelsen<br />
Gruppe for kiosksalg<br />
Vaktliste kiosker<br />
Bestille varer til kiosk<br />
Sette opp kakebakere<br />
Vaktliste måltider<br />
Vert for kretsstyret <strong>og</strong> dommere (mat,<br />
lokale <strong>og</strong> lignende.)<br />
Sende ut vaktlister<br />
Kontaktperson for vaktbytter<br />
20<br />
Arrangørveiledning for <strong>stevne</strong>r
PR/ pr<strong>og</strong>ram<br />
Består av:<br />
En liste over hva som skal gjøres av hvem. Kryss på ok når alt er ferdig bekreftet <strong>og</strong> klart.<br />
Hva Hvem Frist Ok<br />
lage layouten til pr<strong>og</strong>rammet<br />
Kontaktpers. L<strong>og</strong>oer/reklame til pr<strong>og</strong>r.<br />
Ordne med trykking av pr<strong>og</strong>rammet<br />
Bestille deltakerpins til alle deltakerene<br />
Sørge for kart over området for<br />
tilreisende<br />
Annonser i aviser, radio, lokal-TV m.m.<br />
Trykking av mat- <strong>og</strong> inngangsbilletter<br />
Plakater rundt omkring om <strong>stevne</strong>t<br />
Arrangørveiledning for <strong>stevne</strong>r 21
Teknisk<br />
Består av:<br />
En liste over hva som skal gjøres av hvem. Kryss på ok når alt er ferdig bekreftet <strong>og</strong> klart.<br />
Hva Hvem Frist Ok<br />
Ordne med musikk/høyttaleranlegg<br />
Ordne mikrofon<br />
Hjelpe til med merking av banen<br />
Skaffe bærere til lagskiltene under<br />
defilering <strong>og</strong> innmarsj<br />
Utstyrsteam<br />
Plassering <strong>og</strong> tømming av søppelkasser<br />
Hjelpe til med å plassere faner etter<br />
defilering/innmarsj<br />
Merking av garderobedører<br />
Merking av klasseromsdører<br />
Sette opp oppryddingsgjeng<br />
Liste over gjenglemte ting, kontaktpers.<br />
22<br />
Arrangørveiledning for <strong>stevne</strong>r
Velferd<br />
Består av:<br />
En liste over hva som skal gjøres av hvem. Kryss på ok når alt er ferdig bekreftet <strong>og</strong> klart.<br />
Hva Hvem Frist Ok<br />
Ansvarlig middag<br />
- reservere sted<br />
- sette opp meny<br />
- underholdning<br />
Arrangørveiledning for <strong>stevne</strong>r 23
Oppgjørsskjema for kretsen:<br />
Stevnets navn <strong>og</strong> dato:<br />
Arrangørlag:<br />
returneres kretsen innen 14 dager.<br />
Kontaktperson: Tlf. arb: priv:<br />
For samtlige gymnaster betales <strong>stevne</strong>kontingent til kretsen à kr. .<br />
Deltakerlag: Antall gymnaster: Á kr: Sum:<br />
Sum:<br />
Sum <strong>stevne</strong>avgift til kretsen: _____ stk à kr._________ = å betale kr. _____________<br />
Beløpet sendes innen 14 dager etter <strong>stevne</strong>t til:<br />
<strong>Finnmark</strong> Gymnastikk <strong>og</strong> Turnkrets<br />
Aspmyra Stadion<br />
8039 BODØ<br />
Konto nr.<br />
Husk å ta nødvendige kopier.<br />
NB! Ved forsinket innbetaling ilegges bot.<br />
24<br />
Arrangørveiledning for <strong>stevne</strong>r
Evaluering av kretsturn<strong>stevne</strong>t i <strong>Finnmark</strong> år:___________<br />
Navn på arrangørlag:<br />
Dato <strong>og</strong> sted for <strong>stevne</strong>t:<br />
Antall påmeldte gymnaster: Antall deltatt (Ekskl. ledere): Ledere: ________<br />
Ansvarlige skal svare på følgende spørsmål, samt skrive litt om erfaringer som ble gjort.<br />
Om forberedelsen til <strong>og</strong> gjennomføringen av <strong>stevne</strong>t:<br />
Positive erfaringer:<br />
Negative erfaringer:<br />
Tips til andre arrangører:<br />
Litt generelt om arbeidet:<br />
Sendes til kretsen innen 14 dager etter <strong>stevne</strong>ts slutt. (Kopi til kretskonsulent)<br />
Arrangørveiledning for <strong>stevne</strong>r 25
Statutter for NGTKs <strong>stevne</strong>medaljer for barn<br />
1. Forutsetning for å få NGTF’s <strong>stevne</strong>medalje er at du er medlem av et lag som er tilsluttet<br />
NGTF <strong>og</strong> NGTK som kretsledd.<br />
2. Laget er ansvarlig for påmeldingen. En representant som har oversikt for laget er pliktig til<br />
å møte frem på <strong>stevne</strong>kontoret for kontroll av påmeldingslister før <strong>stevne</strong>åpning.<br />
3. Forutsetning for å få tellende <strong>stevne</strong> er:<br />
‣ Har deltatt på treningen i laget<br />
‣ Betalt <strong>stevne</strong>avgiften<br />
‣ Deltatt på <strong>stevne</strong>t.<br />
En deltaker kan kun få ett tellende <strong>stevne</strong> pr. år. Kan en ikke delta på <strong>stevne</strong>t på grunn av<br />
sykdom eller andre spesielle årsaker, kan det søkes til kretsstyret om å få godkjent <strong>stevne</strong>tell.<br />
Søknaden må være hos kretsstyret i god tid før avvikling av neste års <strong>stevne</strong>r.<br />
Første tellende <strong>stevne</strong>t er det året man fyller 6 år.<br />
Husk å sende inn lister til merke- <strong>og</strong> medaljeutvalget for å få registrert disse tellene så snart<br />
som mulig.<br />
Barn (fra fylte 6 år):<br />
Oversikt over hvilke medaljer man får for hvert tell:<br />
1. tellende <strong>stevne</strong>: (Deltakermedalje/pins)<br />
2. tellende <strong>stevne</strong>: bronse (Deltakermedalje/pins)<br />
3. tellende <strong>stevne</strong>: (Deltakermedalje/pins)<br />
4. tellende <strong>stevne</strong>: sølv (Deltakermedalje/pins)<br />
5. tellende <strong>stevne</strong>: (Deltakermedalje/pins)<br />
6. tellende <strong>stevne</strong>: gull (Deltakermedalje/pins)<br />
7. tellende <strong>stevne</strong> gull m/krans (Deltakermedalje/pins)<br />
8. tellende <strong>stevne</strong>: plakett 8 år (Deltakermedalje/pins)<br />
9. tellende <strong>stevne</strong>: plakett 9 år (Deltakermedalje/pins)<br />
10.tellende <strong>stevne</strong>: plakett 10år (Deltakermedalje/pins)<br />
Man kan få det første tellende <strong>stevne</strong> for voksne det året man fyller 16 år. En gymnast kan<br />
kun få ett tellende <strong>stevne</strong> pr. år, så her må gymnasten velge om den vil fortsette å få tell som<br />
barn for å fullføre medaljerekka, eller starte på sine voksentell.<br />
26<br />
Arrangørveiledning for <strong>stevne</strong>r
Statutter for NGTKs <strong>stevne</strong>medaljer for voksne<br />
‣ Forutsetning for å få NGTF’s <strong>stevne</strong>medalje er at du er medlem av et lag som er tilsluttet<br />
NGTK<br />
‣ Laget er ansvarlig for påmeldingen. En representant som har oversikt for laget er pliktig til<br />
å møte frem på <strong>stevne</strong>kontoret for kontroll av påmeldingslister før <strong>stevne</strong>åpning.<br />
‣ Forutsetning for å få tellende <strong>stevne</strong> er:<br />
‣ Har deltatt på treningen i laget<br />
‣ Betalt <strong>stevne</strong>avgiften<br />
‣ Deltatt på <strong>stevne</strong>t.<br />
En deltaker kan kun få ett tellende <strong>stevne</strong> pr. år. Kan en ikke delta på <strong>stevne</strong>t på grunn av<br />
sykdom eller andre spesielle årsaker, kan det søkes til kretsstyret om å få godkjent <strong>stevne</strong>tell.<br />
Søknaden må være hos kretsstyret i god tid før avvikling av neste års <strong>stevne</strong>r.<br />
Første tellende <strong>stevne</strong>t er det året man fyller 16 år.<br />
Oversikt over hvilke medaljer man får for hvert tell:<br />
VOKSEN (fra 16 år):<br />
1. tellende <strong>stevne</strong><br />
2. tellende <strong>stevne</strong><br />
3. tellende <strong>stevne</strong> Bronse 4 F’er stor<br />
4. tellende <strong>stevne</strong><br />
5. tellende <strong>stevne</strong><br />
6. tellende <strong>stevne</strong> Sølv 4F’er stor<br />
7. tellende <strong>stevne</strong><br />
8. tellende <strong>stevne</strong><br />
9. tellende <strong>stevne</strong> Gull 4F’er stor<br />
10. tellende <strong>stevne</strong><br />
11. tellende <strong>stevne</strong><br />
12. tellende <strong>stevne</strong> Lenke<br />
- deretter lenke hvert 3. år<br />
Man kan få det første tellende <strong>stevne</strong> for voksne det året man fyller 16 år. En gymnast kan<br />
kun få ett tellende <strong>stevne</strong> pr. år, så her må gymnasten velge om den vil fortsette å få tell som<br />
barn for å fullføre medaljerekka, eller starte på sine voksentell.<br />
Forbundsstyret vedtok følgende regler for utdeling av <strong>stevne</strong>medaljer for barn 6. juni 1997:<br />
Rutiner ved søknad om <strong>stevne</strong>tell.<br />
Gymnasten må i utgangspunktet ha vært påmeldt til <strong>stevne</strong>t <strong>og</strong> ha betalt <strong>stevne</strong>avgift.<br />
1. Søknad fremmes av gymnasten eller foresatte til styret i eget lag.<br />
2. Styret vurderer søknaden <strong>og</strong> oversender den til kretsstyret med sin uttalelse. NB! Søknad<br />
om tell må være hos kretsstyret før avvikling av neste års <strong>stevne</strong>!<br />
3. Kretsstyret behandler søknaden <strong>og</strong> tar avgjørelse om det blir innvilget <strong>stevne</strong>tell eller ikke.<br />
4. Brev om kretsstyrets vedtak sendes laget, med kopi til merke- <strong>og</strong> medaljeutvalget.<br />
Arrangørveiledning for <strong>stevne</strong>r 27