17.12.2013 Views

Kokebok stevne - Finnmark - Norges gymnastikk og turnforbund

Kokebok stevne - Finnmark - Norges gymnastikk og turnforbund

Kokebok stevne - Finnmark - Norges gymnastikk og turnforbund

SHOW MORE
SHOW LESS

Create successful ePaper yourself

Turn your PDF publications into a flip-book with our unique Google optimized e-Paper software.

Veiledning<br />

for arrangører <strong>og</strong> deltakere på kretsturn<strong>stevne</strong>r<br />

Utarbeidet av kretsstyret i <strong>Finnmark</strong> Gymnastikk- <strong>og</strong> Turnkrets<br />

27.08.2011<br />

Grunnlaget legges i gym <strong>og</strong> turn!


Forord.<br />

HJELP! Vi skal arrangere kretsturn<strong>stevne</strong> om 1½ år. Hva skal vi gjøre? Hvor skal vi<br />

begynne? Kan vi komme på noen nye idéer? Hvem kan vi støtte oss til hvis vi lurer på noe,<br />

eller står fast? Hvilke regler finnes? Dette <strong>og</strong> mer til vil jeg prøve å gi svar på her.<br />

Husk at et kretsturn<strong>stevne</strong> som oftest er den største begivenheten en gymnast deltar på<br />

gjennom året, så det er viktig å jobbe for å få arrangementet så bra som mulig, <strong>og</strong> la<br />

gymnastene få følelsen av at dette er noe de ønsker å delta på flere ganger. Det er <strong>og</strong>så viktig<br />

for rekrutteringen for <strong>gymnastikk</strong>en at denne største samlingen i året er noe å se fram til. Jobb<br />

gjerne for at alle <strong>stevne</strong>ne skal bli bedre enn det forrige, <strong>og</strong> la det gjerne være litt stort å kunne<br />

arrangere et bedre <strong>stevne</strong> enn de som har vært.<br />

Vi tror at dette kan hjelpe dere til å huske på ting som skal gjøres, <strong>og</strong> finne gode idéer til<br />

aktiviteter <strong>og</strong> gjennomføring. Jeg tror <strong>og</strong>så dette heftet kan bidra til at dere slipper å finne opp<br />

kruttet på nytt. Dere bør bruke dette heftet aktivt under planleggingen <strong>og</strong> gjennomføringen av<br />

<strong>stevne</strong>t.<br />

Dette er <strong>og</strong>så en veiledning for deltakere <strong>og</strong> instruktører, så noen deler bør leses av hele styret<br />

<strong>og</strong> instruktørene, selv om dere ikke skal arrangere <strong>stevne</strong>r i nærmeste fremtid.<br />

Vi ønsker dere lykke til med gjennomføringa av <strong>stevne</strong>t, <strong>og</strong> ta gjerne kontakt om det er andre<br />

ting dere mener burde vært med i dette heftet, eller om dere har erfaringer eller andre ting på<br />

hjertet.<br />

Trenger dere hjelp underveis, er det bare å ta kontakt!<br />

Hilsen<br />

Styret i <strong>Finnmark</strong> Gymnastikk- <strong>og</strong> Turnkrets<br />

2<br />

Arrangørveiledning for <strong>stevne</strong>r


Innholdsfortegnelse:<br />

Veiledning ................................................................................................................................. 1<br />

1. Generelt om <strong>stevne</strong>r --------------------------------------------------------------------------- 4<br />

1.1. Alternative <strong>stevne</strong>former i kretsen: ------------------------------------------------------- 4<br />

1.2. Stevnebeskrivelse: --------------------------------------------------------------------------- 4<br />

1.3. Stevnet: ---------------------------------------------------------------------------------------- 4<br />

1.5. Dato for <strong>stevne</strong>r:----------------------------------------------------------------------------- 5<br />

2. Arrangørenes arbeidsoppgaver .......................................................................................... 5<br />

2.1 Det første skrittet: ---------------------------------------------------------------------------- 5<br />

2.2 Arbeidsgruppa: ------------------------------------------------------------------------------- 6<br />

2.3 Arbeidsoppgaver: ---------------------------------------------------------------------------- 6<br />

2.3.1 Arbeidsgruppa: .......................................................................................................... 6<br />

2.3.2 Økonomi: ................................................................................................................... 7<br />

2.3.2.1. Budsjett .................................................................................................................. 7<br />

2.3.3 Overnatting / bespisning: .......................................................................................... 7<br />

2.3.4 PR/pr<strong>og</strong>ram: .............................................................................................................. 8<br />

2.3.5 Teknisk: ..................................................................................................................... 8<br />

2.4 Påmeldingsfrister: ---------------------------------------------------------------------------- 9<br />

2.4.1 Endelige påmeldingsfrister (nøyaktig dato settes av arrangør): ................................ 9<br />

2.5. Informasjon til deltakerlagene ..................................................................................... 9<br />

2.5.1. Første informasjon ............................................................................................ 9<br />

2.5.2. Første gangs påmelding .................................................................................... 9<br />

2.5.3. Endelig påmelding .......................................................................................... 10<br />

2.5.4. Pr<strong>og</strong>ram .......................................................................................................... 10<br />

2.6. Rapportering: ............................................................................................................. 11<br />

2.7. Ved ankomst: ............................................................................................................. 11<br />

2.8. Defilering: ----------------------------------------------------------------------------------- 11<br />

Defileringsrekkefølge: .............................................................................................. 11<br />

2.9. Rekkefølge under oppvisningen: --------------------------------------------------------- 12<br />

Vedlegg ........................................................................................................................ 13<br />

Til alle foreldre/foresatte i NN Turnforening Dato: ------------------------------------- 16<br />

Arbeidsgruppa ........................................................................................................................ 18<br />

Økonomi .................................................................................................................................. 19<br />

Overnatting/bespisning .......................................................................................................... 20<br />

PR/ pr<strong>og</strong>ram ........................................................................................................................... 21<br />

Teknisk .................................................................................................................................... 22<br />

Velferd ..................................................................................................................................... 23<br />

Evaluering av kretsturn<strong>stevne</strong>t i <strong>Finnmark</strong> år:___________ ------------------------------ 25<br />

Statutter for NGTKs <strong>stevne</strong>medaljer for barn ----------------------------------------------- 26<br />

Statutter for NGTKs <strong>stevne</strong>medaljer for voksne -------------------------------------------- 27<br />

Rutiner ved søknad om <strong>stevne</strong>tell. ------------------------------------------------------------ 27<br />

Arrangørveiledning for <strong>stevne</strong>r 3


1. Generelt om <strong>stevne</strong>r<br />

1.1. Alternative <strong>stevne</strong>former i kretsen:<br />

Kretsturn<strong>stevne</strong> Hvert år 6år <strong>og</strong> opp<br />

Kretsmesterskap Hvert år<br />

Nord- Norsk turn<strong>stevne</strong> Hvert 4. år.<br />

16 år <strong>og</strong> opp<br />

Veksler mellom Nordland, Troms <strong>og</strong> <strong>Finnmark</strong>.<br />

Kretsturn<strong>stevne</strong>ne tildeles lagene på kretstinget.<br />

Arrangørlaget må så snart som mulig gi bekreftelse til Styret ved Gymnastikkutvalget (GU) at<br />

de er klare til å arrangere <strong>stevne</strong>t.<br />

Kretsmesterskap (KM) tildeles lag på kretstinget.<br />

Det Nord- Norske <strong>stevne</strong>t tildeles lag etter søknad til Nord-Norsk Gymnastikk- <strong>og</strong><br />

Turnkomite (NNGTK). Dette <strong>stevne</strong>t arrangeres vekselvis i Nordland, Troms <strong>og</strong> <strong>Finnmark</strong>,<br />

<strong>og</strong> det er mulig for alle lagene innenfor arrangørkretsen å søke om å få arrangere <strong>stevne</strong>t.<br />

Det er innført en kontrakt for arrangører av kretsturn<strong>stevne</strong>r, som skal underskrives av<br />

arrangerende lag <strong>og</strong> leder i kretsen.<br />

Kontrakten inneholder krav om budsjett <strong>og</strong> fremdriftsplan. Evaluering etter avsluttet <strong>stevne</strong><br />

sendes til kretskontoret. Deltakeravgift, pris overnatting <strong>og</strong> bespisning godkjennes av kretsen<br />

etter fremlagt budsjett. Frist for utsendelse av innbydelser <strong>og</strong> betaling er datofestet i<br />

kontrakten. Kretsen er ansvarlig for å gi arrangørlaget kontrakten, <strong>og</strong> den skal skrives under i<br />

3 eksemplarer; 1 til arrangørlaget, 1 til GU <strong>og</strong> 1 til kretskontoret.<br />

Forslag til kontrakt, se vedlegg 1.<br />

1.2. Stevnebeskrivelse:<br />

Alle <strong>stevne</strong>r bør ha en varighet på fredag til søndag, da vi har de reiseavstandene vi har i<br />

<strong>Finnmark</strong>. Man må bestrebe seg på å ta hensyn til konfirmasjoner <strong>og</strong> Forbundstinget (hvert<br />

andre år), noe som da vil bidra til at flere kan være med på <strong>stevne</strong>t.<br />

Det kan <strong>og</strong>så gjerne være en Åpen hall for gymnastene i forbindelse med <strong>stevne</strong>r. En idé er<br />

hvis <strong>stevne</strong>r går på lørdag <strong>og</strong> søndag, <strong>og</strong> Åpen hall på lørdags kveld.<br />

1.3. Stevnet:<br />

Kretsturn<strong>stevne</strong>r skal inneholde: trening, defilering, sosialt samvær, oppvisning <strong>og</strong><br />

medaljeutdeling.<br />

Det opp til arrangørene å sysselsette gymnastene når de ikke har trening <strong>og</strong> lignende.<br />

I <strong>Finnmark</strong> har vi trening fredag <strong>og</strong> lørdag, defilering, oppvisning <strong>og</strong> medaljeutdeling lørdag<br />

ettermiddag <strong>og</strong> sosialt samvær på lørdag kveld.<br />

4<br />

Arrangørveiledning for <strong>stevne</strong>r


1.5. Dato for <strong>stevne</strong>r:<br />

<strong>Norges</strong> Gymnastikk- <strong>og</strong> Turnforbund har vedtatt (1992):<br />

For å unngå kollisjoner med andre <strong>stevne</strong>r / konkurranser skal <strong>stevne</strong>ne avvikles innen<br />

utgangen av mai.<br />

Dersom pinse faller sammen med en av disse helgene, forskyves <strong>stevne</strong>t med en uke. Det<br />

legges IKKE noen <strong>stevne</strong>r til pinsehelgen.<br />

2. Arrangørenes arbeidsoppgaver<br />

2.1 Det første skrittet:<br />

Det aller først som må gjøres, er å sende bekreftelse til Kretsen om at dere er klare til å<br />

arrangere <strong>stevne</strong>t, <strong>og</strong> at dere faktisk har mottatt beskjeden om at dere står for tur.<br />

Laget må utpeke en <strong>stevne</strong>leder, samt grupper for de ulike arbeidsoppgavene. Det trengs<br />

kanskje ikke så mange i planleggingsfasen, men desto flere i gjennomføringa. Dere trenger<br />

ikke å fordele resten av oppgavene før nærmere <strong>stevne</strong>t. Det vil si at det er en liten gruppe<br />

som er med under hele prosessen, mens resten kommer til det siste halve året. Det er likevel<br />

viktig å gi de som skal være med i god tid, slik at de kan sette av den helga.<br />

Det bør sendes et brev ut til foreldrene/medlemmene med informasjon om at <strong>stevne</strong>t er i<br />

anmarsj, <strong>og</strong> at alle må regne med litt jobbing. Det bør <strong>og</strong>så forespørres om noen er interessert<br />

i å være med i en gruppe for å planlegge <strong>stevne</strong>t. Husk bare på å fordele oppgavene godt, for<br />

det å arrangere et <strong>stevne</strong> er på ingen måte noe enmannsjobb! Det er viktig at man ikke spør<br />

om hvem som har lyst/anledning til å delta, men krever at alle bidrar på et eller annet stadium.<br />

Det må likevel gis rom for dem som på ingen måte har mulighet til å bidra akkurat med eller<br />

på <strong>stevne</strong>t, men da kan det avtales andre oppgaver.<br />

Dette første brevet bør sendes ut så snart som mulig, <strong>og</strong> hvis det begynner noen nye<br />

gymnaster i ettertid, bør de <strong>og</strong>så få dette bevet. Videre kan dere sende ut en mer konkret<br />

forespørsel umiddelbart etter oppstart i januar det året <strong>stevne</strong>t er, for deretter å gi en<br />

fullstendig vaktliste i starten av mars. (Ca. tidspunkt). Det bør <strong>og</strong>så sendes ut en oppdatert<br />

vaktliste kort tid før <strong>stevne</strong>t for å minne alle på hvilke oppgaver de har.<br />

Forslag til brev til foreldrene/medlemmene, se vedlegg 2.<br />

Forslag til konkret brev om vaktønsker, se vedlegg 3.<br />

Forslag til oppsett av vaktliste, se vedlegg 4.<br />

Det skal settes dato for <strong>stevne</strong>t, booke hall <strong>og</strong> skoler.<br />

Det er viktig at deltakerne har tilgang til dusj etter trening <strong>og</strong> oppvisning!<br />

Det er veldig viktig at alle avtaler <strong>og</strong> lovnader som inngås kommer i skriftlig form!!! Det<br />

kan spare dere for enormt mange problemer <strong>og</strong> mye arbeid!<br />

Arrangørveiledning for <strong>stevne</strong>r 5


2.2 Arbeidsgruppa:<br />

Antall medlemmer i arbeidsgruppen avhenger av størrelsen på <strong>stevne</strong>t. Stevnelederen bør lede<br />

arbeidsgruppa, da det er der de fleste praktiske spørsmålene om arrangementet vil komme, <strong>og</strong><br />

det er den gruppa som skal ha fullstendig oversikt over hva de andre jobber med.<br />

Det er lurt at arbeidsgruppa møtes jevnlig for å koordinere arbeidet, samt for å samle idéer <strong>og</strong><br />

støtte fra hverandre. Hvis man har møte f. eks. hver 1. mandag i måneden, vet man at alle ting<br />

kan komme opp da, <strong>og</strong> hvis man har noe som ikke krever øyeblikkelig avgjørelse eller<br />

diskusjon, kan det vente til møtet, slik at det slipper å bli unødvendig ”mas” på <strong>stevne</strong>lederen<br />

eller andre. En fast møtetid kan <strong>og</strong>så være greit slik at ikke noen er usikker på når neste møte<br />

blir, men vet at da <strong>og</strong> da er det møte uansett. Det vil <strong>og</strong>så være en måte å ”pushe på” slik at<br />

oppgaver blir gjort til den tiden det bør gjøres.<br />

De skal tenke ut hvilken type <strong>stevne</strong>r de ønsker, <strong>og</strong> sette opp en framdriftsplan. De skal <strong>og</strong>så<br />

gå igjennom kontrakten fra kretsen.<br />

Det er arbeidsgruppa som bør sette opp priser for deltakeravgift i samarbeid med kretsen,<br />

samt pris på måltider.<br />

2.3 Arbeidsoppgaver:<br />

arrangement (Arbeidsplan, vedlegg 5)<br />

økonomi (Arbeidsplan, vedlegg 6)<br />

overnatting / bespisning (Arbeidsplan, vedlegg 7)<br />

PR/pr<strong>og</strong>ram (Arbeidsplan, vedlegg 8)<br />

teknisk gjennomføring (Arbeidsplan, vedlegg 9)<br />

velferd (Arbeidsplan, vedlegg 10)<br />

Arbeidsgruppa står fritt til å danne interne smågrupper!<br />

2.3.1 Arbeidsgruppa:<br />

Lederen for denne gruppa har oversikt over hele <strong>stevne</strong>t.<br />

En skal være nestleder, <strong>og</strong> dermed kunne ta over for leder.<br />

Det er greit å ha noen som kjenner til turn i denne gruppa , f. eks. instruktører <strong>og</strong> utøvere.<br />

Har all kontakt med deltakerlagene <strong>og</strong> kretsen.<br />

Husk at all post som sendes til lagene, først skal sendes til kretsen for korrektur!<br />

Sende ut invitasjoner.<br />

Ta imot påmeldinger.<br />

Ha kontakt med kretsstyret.<br />

Sende kopi av alle påmeldingslister til merke- <strong>og</strong> medaljeutvalget i kretsen i god tid, så de får<br />

tid til å bestille merker.<br />

Betjene <strong>stevne</strong>kontoret.<br />

Ordne speaker til oppvisningen.<br />

Skaffe tillatelse fra politiet til å defilere, <strong>og</strong> gjerne ordne med politi som går først i<br />

defileringst<strong>og</strong>et <strong>og</strong> stopper trafikken.<br />

Avtale med helsepersonell<br />

Sette opp detaljert pr<strong>og</strong>ram.<br />

Ordne med utstyrsteam/riggere<br />

6<br />

Arrangørveiledning for <strong>stevne</strong>r


2.3.2 Økonomi:<br />

Skal sette opp budsjett <strong>og</strong> føre detaljert regnskap for <strong>stevne</strong>t.<br />

Skal innhente anbud som trengs, f. eks. overnatting, catering, festmiddagslokale. Det er viktig<br />

å tenke litt økonomi, <strong>og</strong> da er det greit å ha noen som kan skaffe informasjon over hvor man<br />

får tak i de billigste varene/tjenestene, evt. mulighet for sponsing.<br />

Sjekke med deltakerlistene om deltakerene har betalt det de skal.<br />

Sørge for vekslepenger for kiosk <strong>og</strong> billettsalg.<br />

Skaffe avtale med dagligvarebutikk om å få returnere varer som ikke blir brukt. Dermed<br />

slipper man å være redd for å bli sittende inne med mye varer. Det kan <strong>og</strong>så være greit å få en<br />

konto i butikken, slik at alle varer kommer på en samleregning.<br />

Sette opp prisliste for caféen.<br />

2.3.2.1. Budsjett<br />

Her er forslag til noen poster dere bør ha med, men det er jo selvfølgelig åpent for tilpassing<br />

til deres <strong>stevne</strong>.<br />

Utgifter:<br />

Leie skole / hall<br />

Leie korps<br />

Leie lydanlegg<br />

Leie helsepersonell<br />

Avgifter til krets<br />

Bespisning<br />

Underholdning<br />

Administrasjon (porto, kopiering, møteutgifter. etc.)<br />

Gaver/blomster<br />

Mat til kretsen <strong>og</strong> dommere<br />

Innleid hjelp – nattevakt<br />

Utgifter pr<strong>og</strong>ram<br />

Utgifter salg<br />

Inntekter:<br />

Stevneavgift<br />

Inntekter salg<br />

Inntekter sponsor<br />

Inntekter annonser i pr<strong>og</strong>ram<br />

Inngangsbilletter<br />

Salg annet materiell<br />

Beregnet overskudd<br />

2.3.3 Overnatting / bespisning:<br />

Hvis deltakerne skal overnatte på skole, må det være brannvakter – dette må avtales med<br />

lokalt brannvesen. Antallet vakter avgjøres av antall deltakere, men det bør være minst 2<br />

vakter til enhver tid. Det er greit å ha 4 timers turnuser, men det avhenger av personer til<br />

rådighet <strong>og</strong> deres innsatsvilje.<br />

Når det gjelder måltider, står dere fritt til å velge serveringsformen <strong>og</strong> menyen selv, men her<br />

er noen tips:<br />

Til middag på kretsturn<strong>stevne</strong>t kan det være greit å kjøpe en gryterett / pastarett hos et lokalt<br />

cateringfirma. Pizza kan <strong>og</strong>så fungere godt <strong>og</strong> enkelt. Husk alltid å skrive menyen i<br />

<strong>stevne</strong>innbydelsen! På den måten kan man slippe å betale for middag man ikke spiser. Ha<br />

<strong>og</strong>så en mulighet for allergikere. Be dem si fra hvis de trenger annen mat.<br />

Når det gjelder kontroll på at de som får mat <strong>og</strong>så har betalt for det, gjøres det veldig enkelt<br />

med matbilletter. Det bør være en som tar imot billetter ved inngangspartiet til matområdet,<br />

fordi de som serverer maten trolig er stresset nok, <strong>og</strong> det bør være mulighet til å forsyne seg<br />

Arrangørveiledning for <strong>stevne</strong>r 7


flere ganger. Beregn alltid godt med mat, for det verste som kan skje er at det ikke er nok til<br />

alle, eller at gymnastene ikke får spise seg mett.<br />

Det bør være kiosk på skolen deltakerne overnatter på, en kiosk i hallen, <strong>og</strong> evt. en under<br />

kveldsarrangement. Under oppvisningen bør det være mer cafépreget salg, med kioskvarer,<br />

kaffe, kaker, pølser m.m.<br />

Kretsstyret <strong>og</strong> dommere har som oftest møte under <strong>stevne</strong>t. De trenger et møterom (kan gjerne<br />

være et klasserom) <strong>og</strong> litt kaffe, brus <strong>og</strong> mat.<br />

Til trenermøte fredagskveld trenger man et rom som det er plass til alle trenere <strong>og</strong> kretsen.<br />

Her kan det gjerne serveres kaffe <strong>og</strong> vann.<br />

Det bør settes opp vaktlister for skolevakt, matservering <strong>og</strong> kiosksalg. Sett først opp en<br />

oversikt over hvilket personell dere regner med å trenge, <strong>og</strong> vaktliste for disse. Se hva som er<br />

kommet inn av svarslipper på hva ønskene er, <strong>og</strong> sett opp etter hva ønskene er. Resten fylles<br />

opp av de som ikke har levert svarslipp, <strong>og</strong> evt. andre som ikke er plassert. Man må vite hvor<br />

mange de får til rådighet, <strong>og</strong> må fordele vaktene blant dem. Vaktlisten sendes ut i god tid for å<br />

gi rom for forandringer, <strong>og</strong> for at de som skal være vakt i god tid vet når <strong>og</strong> hvor. Sett opp et<br />

telefonnummer de kan ringe hvis de ønsker forandringer.<br />

2.3.4 PR/pr<strong>og</strong>ram:<br />

Skal lage layouten til pr<strong>og</strong>rammet,<br />

Ordne l<strong>og</strong>oer <strong>og</strong> reklame for sponsorer <strong>og</strong> annonsører til pr<strong>og</strong>rammet<br />

Ordne med trykking/kopiering av pr<strong>og</strong>rammet<br />

T-skjorter til oppvisningene bestilles av kretsen sammen med <strong>stevne</strong>medaljene til alle<br />

deltakerne.<br />

Klubben sørger for pins til alle deltakerne, vi har brukt motiv som representerer arrangørlaget.<br />

PS! Det er en fordel om alle som er med å arrangerer <strong>stevne</strong>t har like skjorter under<br />

gjennomføringen, slik at deltakerne lett ser hvem de kan henvende seg til!<br />

Sørge for kart over området for tilreisende<br />

Annonsere i aviser, radio, lokal-TV, Internett m.m.<br />

Ta kontakt i god tid med presse for å få dem engasjert, <strong>og</strong> se til at de kommer til <strong>stevne</strong>t. Det<br />

kan nytte å mase!<br />

Trykking av matbilletter <strong>og</strong> inngangsbilletter.<br />

Plakater rundt omkring om <strong>stevne</strong>t<br />

2.3.5 Teknisk:<br />

Ordne med musikk/høyttaleranlegg. NB! Det er viktig med bra lydanlegg!<br />

Ordne mikrofon. (Fordel for instruktører under trening, <strong>og</strong> under oppvisninga!)<br />

Skaffe bærere til lagskiltene under defilering <strong>og</strong> innmarsj<br />

Utstyrsteam. Viktig å ha mange nok, <strong>og</strong> at alle vet hvor alt utstyret skal være!<br />

Plassering <strong>og</strong> tømming av søppelkasser<br />

Hjelpe til med å plassere faner etter defilering/innmarsj. Ha noe hyssing i bakhånd til dette.<br />

Merking av garderobedører <strong>og</strong> klasseromsdører der deltakerne skal overnatte.<br />

Sjekke i god tid før <strong>stevne</strong>t at alle apparatene er tilgjengelig <strong>og</strong> i god stand, evt. ordne det.<br />

Oppryddingsgjeng etter <strong>stevne</strong>t<br />

En tar vare på gjenglemte ting, lager liste over det <strong>og</strong> sender ut til lagene. Også sende tingene<br />

til eieren når det har blitt kjent hvem det er.<br />

8<br />

Arrangørveiledning for <strong>stevne</strong>r


2.4 Påmeldingsfrister:<br />

Det kan være greit å sende en 1. gangs påmelding, slik at man vet omtrent hvor mange<br />

deltakere man skal lage et <strong>stevne</strong> for. Denne påmeldinga kan skje innen 1. desember, men den<br />

første informasjonen om <strong>stevne</strong>t bør komme lenge før den tid. På 1. gangs påmelding skal<br />

bare lagene sende inn hvor mange deltakere de regner med som skal delta på <strong>stevne</strong>t, helst så<br />

nøyaktig som mulig. Lagene bør ha minimum 14 dagers frist for 1. gangs påmelding. Det er<br />

ikke nødvendig å sende inn navn på deltakerene i denne omgangen. Det er mulig å kreve inn<br />

en liten del av <strong>stevne</strong>avgiften sammen med påmeldingen, men da kan man risikere at lagene<br />

melder på færre enn de egentlig tror kommer, <strong>og</strong> det vil gi arrangørlagene mye mer jobb når<br />

de endelige påmeldingene kommer.<br />

2.4.1 Endelige påmeldingsfrister (nøyaktig dato settes av arrangør):<br />

Påmeldingsfrist kretsturn<strong>stevne</strong>r:<br />

Betalingsfrist kretsturn<strong>stevne</strong>r:<br />

senest første april.<br />

sammen med påmelding.<br />

Arrangørene skal gi lagene minst 1 måned til å ta imot påmelding fra sine gymnaster,<br />

eksklusive påske.<br />

Alle lag må sende samlet påmelding for alle sine gymnaster, samt felles betaling.<br />

Påmeldingene skal skje på det skjemaet som arrangørene sender til lagene for å bruke til det.<br />

Husk at det kun skal være en tropp på hvert skjema, men ved lagsoppvisning kan alle være på<br />

samme skjema. Husk å fylle ut alle aktuelle rubrikker, spesielt fødselsdato! Hvis en gymnast<br />

er med på flere tropper, skal den kun skrives opp en plass på påmeldingsskjemaet, men med<br />

informasjon om annen aktivitet! Husk <strong>og</strong>så å melde på ledere, med overnatting <strong>og</strong> måltider,<br />

hvis det er aktuelt.<br />

Påmeldingsskjema, vedlegg 11.<br />

Eksempel på summeringsliste* for påmelding innen ett lag, vedlegg 12.<br />

2.5. Informasjon til deltakerlagene<br />

2.5.1. Første informasjon<br />

Da bør minimum følgende opplysninger gis:<br />

Dato for <strong>stevne</strong>t<br />

Planlagte rammer<br />

Om det er vesentlige forandringer på pr<strong>og</strong>rammet i forhold til det som er vanlig i kretsen<br />

2.5.2. Første gangs påmelding<br />

sendes ut innen den frist som er satt i kontrakten, normalt etter oppstart i januar.<br />

Lagene skal ha 14 dagers svarfrist.<br />

Kretskontoret skal ha kopi av alt som går ut til lagene.<br />

Husk at kretsen skal ha alle skriv som går ut først!<br />

Innhold i brevet:<br />

Dato <strong>og</strong> sted for <strong>stevne</strong>t<br />

Bosted<br />

Planlagte rammer<br />

Hvem som er <strong>stevne</strong>leder, evt. andre kontaktpersoner<br />

Arrangørveiledning for <strong>stevne</strong>r 9


2.5.3. Endelig påmelding<br />

(Dette har skiftet navn fra 2. gangs påmelding, da noen kan misforstå <strong>og</strong> tro at det kommer en<br />

3. gangs påmelding…)<br />

sendes ut innen den frist som er satt i kontrakten, normalt innen starten av mars.<br />

Lagene skal ha 1 måneds svarfrist, utenom påske<br />

Kretskontoret skal ha kopi av alt som går ut til lagene.<br />

Husk at kretsen skal ha alle skriv som går ut først, for lesing av korrektur!<br />

Innhold:<br />

Dato, sted, tid for <strong>stevne</strong>t<br />

Bosted.<br />

Stevneavgift, pris overnatting<br />

Andre utgifter som for eksempel <strong>stevne</strong>middag <strong>og</strong> sosiale arrangementer<br />

Kretsavgift<br />

Påmeldingslister<br />

Åpen hall<br />

Hvem som er <strong>stevne</strong>leder, evt. andre kontaktpersoner<br />

Påmeldingsfrist<br />

Kontonummer for innbetaling fra lagene<br />

At alle lagene må ha én leder som har fullstendig oversikt over deltakerne, <strong>og</strong> skal ha<br />

kontakten med merke- <strong>og</strong> medaljeutvalget. Ta gjerne med lagets eget kartotek<br />

Husk: Alle instruktører <strong>og</strong> ledere skal være påmeldt.<br />

Det bør <strong>og</strong>så opplyses om hvor stor oppvisningsflata blir. Da må arealer som skal brukes til<br />

sitteplasser <strong>og</strong> andre ting trekkes fra. Dette er viktig siden man får liten tid til trening for<br />

lagsoppvisninger mm., <strong>og</strong> man trenger å vite hvordan man skal tilpasse pr<strong>og</strong>rammet sitt til<br />

gulvet.<br />

Noe som er veldig viktig er å påpeke at ingen må legge verdigjenstander ubevoktet under<br />

<strong>stevne</strong>t. Det kan være veldig fristende å ta en lommebok/mp3-spillere/fotoapparat mm. som<br />

ligger åpenlyst uten tilsyn. Også for arrangørene kan tyveri forekomme. Lås inn alt av penger<br />

på et sikkert sted, sånn at ikke noen blir fristet til å forsyne seg. Større beløp bør ikke<br />

oppbevares i <strong>stevne</strong>området, men tas med av en person, gjerne til en nattsafe. Man bør <strong>og</strong>så<br />

hente inn kontanter fra kafeene <strong>og</strong> lignende med jevne mellomrom. Husk at alle beløp skal<br />

telles <strong>og</strong> signeres for av to personer, <strong>og</strong> det skal <strong>og</strong>så holdes rede på hvor pengene blir hentet<br />

fra.<br />

2.5.4. Pr<strong>og</strong>ram<br />

Hvis ikke alle opplysninger om klokkeslett <strong>og</strong> lignende er klare til utsendelse med endelig<br />

påmelding, kan det settes opp et pr<strong>og</strong>ram som sendes ut senest 14 dager før <strong>stevne</strong>avvikling.<br />

Innen den fristen skal i hvert fall alle lagene ha fått et detaljert pr<strong>og</strong>ram hvor det står om<br />

trenings-, oppvisnings- <strong>og</strong> defileringstider, samt åpningstider på <strong>stevne</strong>kontor mm. Skriv<br />

gjerne opp alle klokkeslettene dere kan. Det er bedre med for mye informasjon enn for lite!<br />

Pr<strong>og</strong>ram kan <strong>og</strong>så lages for publikum under oppvisningen. Da er det greit å ha et enkelt men<br />

greit oppsett. A5 format vil nok være det beste. Hvis man har et slikt pr<strong>og</strong>ram, er det en gyllen<br />

10<br />

Arrangørveiledning for <strong>stevne</strong>r


anledning til å tjene litt mer penger i form av at man kan selge annonseplass i pr<strong>og</strong>rammet.<br />

Ellers kan/bør pr<strong>og</strong>rammet inneholde:<br />

En hilsen fra en offentlig person i kommunen, f. eks. ordføreren<br />

En hilsen fra kretsstyret<br />

Noen ord fra <strong>stevne</strong>lederen<br />

Litt om rammene rundt et slikt <strong>stevne</strong><br />

Hvilke lag som deltar<br />

Oppvisningsrekkefølge<br />

Gjerne litt om turnidretten, evt. spesielt om <strong>gymnastikk</strong>.<br />

Arrangørlagets tilbud/pr<strong>og</strong>ram til høsten. Det kan fort være noen som ønsker å være med.<br />

2.6. Rapportering:<br />

Eget rapportskjema til kretsen skal fylles ut <strong>og</strong> returneres innen 14 dager etter <strong>stevne</strong>t sammen<br />

med innbetaling av kretsavgift.<br />

Se vedlegg 14.<br />

I tillegg skal det skrives en rapport om <strong>stevne</strong>avviklingen.<br />

2.7. Ved ankomst:<br />

Når lagene ankommer <strong>stevne</strong>t, må en representant for foreningen komme til <strong>stevne</strong>kontoret.<br />

Der skal først deltakerlistene kontrolleres, <strong>og</strong> evt. endringer skal registreres. Deretter skal<br />

lagets representant få utdelt lagets konvolutt/mappe med (min.) følgende innhold:<br />

Pins til alle deltakerene inkl. instruktører <strong>og</strong> ledere<br />

Alt av matbilletter<br />

Oversikt over deltakerlag <strong>og</strong> hvor de overnatter<br />

Pr<strong>og</strong>ram for helga, treningstider, defilering <strong>og</strong> oppvisning<br />

Oppvisningsrekkefølge<br />

Kart over området der det som skjer er avmerket<br />

Det er veldig viktig at alle lagene går gjennom sine lister sammen med kretsen, slik at alle vet<br />

at de får rett medalje. Her må <strong>og</strong>så alle endringer registreres, <strong>og</strong> det kan være greit å sjekke<br />

opp mot lagets eget kartotek. Det er veldig viktig at kun én lagleder kommer for å sjekke<br />

lister, så man slipper å få et konstant rot <strong>og</strong> mas fordi mange fra ett lag kun har kontroll på sitt<br />

parti. Denne personen er hovedleder for laget under <strong>stevne</strong>t, <strong>og</strong> skal ha oversikt over alle<br />

deltakerne, hva de skal gjøre, <strong>og</strong> hvor de skal være.<br />

2.8. Defilering:<br />

Spesielt under kretsturn<strong>stevne</strong>ne skal det være defilering. Her må dere sette opp en passende<br />

rute, muligens i samarbeid med politiet. Pass på at ikke ruten blir for lang! Det er <strong>og</strong>så viktig<br />

å påse at ruten legges i områder hvor det er en del mennesker. Det er aldri morsomt å gå i et<br />

t<strong>og</strong> som ingen ser på! Hvis det ikke er noen steder med mulig publikum i umiddelbar nærhet<br />

til <strong>stevne</strong>området, er det greit å legge defileringen til nærmeste sentrum/tettsted. Hvis<br />

defileringst<strong>og</strong>et er litt langt, kan det være greit å ha to korps som spiller i hver sin ende av<br />

t<strong>og</strong>et. Det aldri morsomt å gå i en ende som absolutt ikke hører musikken.<br />

Defileringsrekkefølge:<br />

1. Flaggborg med norske flagg <strong>og</strong> turnflagg. Gjerne et turnflagg i spissen for flaggborgen.<br />

2. Evt. korps<br />

3. Arrangerende lag<br />

4. Deltakerlagene i alfabetisk rekkefølge<br />

Arrangørveiledning for <strong>stevne</strong>r 11


2.9. Rekkefølge under oppvisningen:<br />

1. Lagene defilerer inn etter samme rekkefølge som under defileringst<strong>og</strong>et<br />

2. Konferansier sier: ”turnere rett, turnere vil” <strong>og</strong> ønsker så alle velkommen<br />

3. En lokal representant fra det offentlige sier noen ord (ordføreren?) hvis mulig<br />

4. Kretsleder eller annen representant fra kretsstyret åpner <strong>stevne</strong>t<br />

5. Defilering ut av arenaen<br />

6. Oppvisningen starter etter den rekkefølgen arrangørene har satt opp<br />

7. Utdeling av merker <strong>og</strong> medaljer<br />

NB! Det er veldig viktig at all musikk er levert inn godt merket til musikkansvarlige i god tid!<br />

Da er det mulig å spille marsjmusikk over høytaleranlegget fra en CD.<br />

Prøv å ikke la oppvisningen drøye for lenge i tid. Da vil ikke publikum ha like stor glede av å<br />

se de siste oppvisningene som de har av de første. Det bør <strong>og</strong>så strebes etter kvalitet over det<br />

som blir vist!<br />

Andre viktige opplysninger når dere skal arrangere eller delta på <strong>stevne</strong>r:<br />

Statutter for avvikling av kretsturn<strong>stevne</strong>r i NGTK, se vedlegg 20.<br />

Statutter for NGTKs <strong>stevne</strong>medaljer - barn, se vedlegg 21.<br />

Statutter for NGTK’s <strong>stevne</strong>medaljer - voksne, se vedlegg 22.<br />

Rutiner ved søknad om <strong>stevne</strong>tell for gymnaster som ikke deltok, se vedlegg 23.<br />

Turnusliste for kretsturn<strong>stevne</strong>r i <strong>Finnmark</strong> Gymnastikk- <strong>og</strong> Turnkrets, se vedlegg 24.<br />

Viktige adresser, se vedlegg 25.<br />

Lykke til!<br />

Gym <strong>og</strong> Turn ditt førstevalg<br />

- en idrett der alle lykkes<br />

12<br />

Arrangørveiledning for <strong>stevne</strong>r


Vedlegg<br />

OBS! Kontrakter, deltakerlister, rapporter etc. sendes kretskontoret<br />

Arrangørveiledning for <strong>stevne</strong>r 13


Grunnlaget legges i gym <strong>og</strong> turn!


Mal til bruk av arrangerende lag.<br />

Til alle medlemmer/foreldre i NN turnforening<br />

Vi har fått tildelt barne/voksenkretsturn<strong>stevne</strong>t i 20XX, <strong>og</strong> vi har vedtatt at det skal arrangeres<br />

dato <strong>og</strong> årstal. Stevnet går over 2 dager, <strong>og</strong> det skal være både idrettslige <strong>og</strong> sosiale aktiviteter<br />

der, <strong>og</strong> høydepunktet vil være en oppvisning <strong>og</strong> konkurranser lørdag.<br />

Vi regner med å ta imot ca. 500 deltakere, så det er et ganske stort arrangement. Derfor<br />

trenger vi hjelp av så mange som mulig. Det er ikke mye foreldre/medlemmer av<br />

turnforeningen må gjøre av dugnadsarbeid, men nå må vi sette krav til at alle skal delta! Vi<br />

trenger folk både i planleggingsfasen, <strong>og</strong> under gjennomføringa. Vi har laget noen komitéer,<br />

slik at arbeidet blir fordelt på flere personer, <strong>og</strong> ingen trenger å ”jobbe seg i hjel”.<br />

Hvis du ønsker å delta i en komité, vil det bli litt arbeid i planleggingsfasen, noen<br />

møter på ettermiddag/kveldstid, noen telefoner osv. Størstedelen er planlegging, <strong>og</strong> jo bedre<br />

planlagt, jo mindre å gjøre under <strong>stevne</strong>t. Vi håper at de som er med i komitéene kan bli fritatt<br />

for å arbeide under <strong>stevne</strong>t, men det kan jo hende at noen må trå litt til. Under gjennomføringa<br />

av <strong>stevne</strong>t vil vi trenge mange mennesker. Vi vil trenge døgnvakt på skolen, noen til å servere<br />

måltider, utstyrsgjeng i hallen, osv.<br />

Under oppvisningen vil det bli utdelt et pr<strong>og</strong>ram som distribueres i ca. 1000<br />

eksemplarer. Det vil være mulighet til å kjøpe annonseplass her, så dere kan allerede nå tenke<br />

om dere har mulighet til å skaffe annonsører. Vi vil komme tilbake med det senere, men<br />

forbered gjerne allerede nå.<br />

Vær vennlig å returnere svarslippen i utfylt stand på neste trening. Vi skal gjøre så<br />

godt vi kan å oppfylle alle ønsker. De som ikke leverer kan risikere å bli plassert tilfeldig.<br />

Med vennlig hilsen hovedkomitéen for <strong>stevne</strong>t i NN turnforening, v/<strong>stevne</strong>leder NN.<br />

Gymnastens navn:<br />

Parti:<br />

Evt. foresattes navn:<br />

e-post adresse:<br />

(resten av opplysningen er gjerne på medlemslistene, så det trenger dere ikke å spørre om)<br />

JA, jeg kan være med i en komité for å planlegge. (sett nr. 1 ved førstevalget, osv.)<br />

__ Stevne<br />

__ økonomi<br />

__ overnatting/bespisning<br />

__ PR/pr<strong>og</strong>ram<br />

__ teknisk gjennomføring<br />

__ velferd<br />

JA, jeg kan være med under <strong>stevne</strong>t. (sett nr. 1 ved førstevalget, osv.)<br />

__ Servere frokost / lunsj / middag<br />

__ Vakt på skolen, ca. best tidspunkt, dag <strong>og</strong> tidsrom: _________<br />

__ Nattevakt på skolen<br />

__ Vakt på kveldsarrangement<br />

__ Kiosksalg i hallen <strong>og</strong> på skolen<br />

__ Billettsalg/vert til oppvisningen<br />

__ Utstyrsgjeng i hallen<br />

Det vil bli store problemer for meg å delta. Ta kontakt, slik at vi får avklart det.<br />

Grunnlaget legges i gym <strong>og</strong> turn!


S 15-18<br />

S 11-15<br />

S 07-11<br />

S 00-07<br />

L 19-24<br />

L 16-19<br />

L 13-16<br />

L 10-13<br />

L 07-10<br />

L 00-07<br />

F 21-24<br />

F 17-21<br />

Til alle foreldre/foresatte i NN Turnforening<br />

Dato:<br />

Som dere vet, så nærmer <strong>stevne</strong>t vi skal arrangere seg med stormskritt. Det er på tide å sette<br />

opp vaktlister, så nå vil vi gjerne høre hvilke ønsker dere har.<br />

Vi har jo sagt tidligere at alle må stille opp under <strong>stevne</strong>t. Likevel er det noen som har<br />

gitt signaler om at de er bortreist eller har mye jobb den helga. Disse må krysse av for det på<br />

skjemaet, så vil vi ta kontakt for at disse skal få arbeidsoppgaver som kan gjøres utenom<br />

akkurat den helga.<br />

Vi har regnet ut at alle må ta 2 vakter pr. familie, med unntak av nattevakter <strong>og</strong> andre<br />

vakter som varer over 4 timer. De som tar de lange vaktene tar kun 1 vakt. Hvis dere har klare<br />

ønsker på hva dere ønsker å gjøre, kan dere sette opp alternativ i prioritert rekkefølge. (1 for<br />

høyeste ønske, 2 for neste osv.) Dere bør ha minst 4 alternativ. Hvis sted <strong>og</strong> tid ikke spiller<br />

noen rolle, kan dere bare sette kryss i alle de rutene som tilsvarer vakter dere kan ta. Da vil vi<br />

fordele hvor dere skal være. Hvis dere ikke leverer skjemaet, vil dere bli satt opp der det<br />

behøves. Det er ikke alle klokkeslettene som er helt fastlagt, men dette er ca. tider.<br />

Har dere spørsmål eller kommentarer, ta kontakt med vaktansvarlig:<br />

Navn, adresse <strong>og</strong> evt mail-adresse.<br />

F = fredag, L = Lørdag, S = søndag<br />

Tid<br />

Type vakt:<br />

Kun hvite felt skal krysses av.<br />

Merknader:<br />

Vakt skole<br />

Servere mat<br />

Kiosk/café<br />

Rydding<br />

Rigging<br />

Vakt kveldsarr.<br />

Billettsalg<br />

Banemannskap<br />

Vi kan dessverre ikke stille opp, men ta kontakt for å gi oss andre oppgaver utenom <strong>stevne</strong>t<br />

Vi tar gjerne 2 vakter på rad.<br />

Vi kan bake boller/ kaker til kafésalg, <strong>og</strong> vil da bake:_________________________<br />

Vi kan stille med stor bil til rigging/rydding<br />

Gymnastens navn:______________________________ Parti:____________________<br />

Foresattes navn:_______________________________ Tlf priv:__________________<br />

Mail:_______________________________________ Mob.:_____________________<br />

NB! Leveres inn innen 14 dager!<br />

16<br />

Arrangørveiledning for <strong>stevne</strong>r


Møtt opp<br />

S 15-18<br />

S 11-15<br />

S 07-11<br />

S 00-07<br />

L 19-24<br />

L 16-19<br />

L 13-16<br />

L 10-13<br />

L 07-10<br />

L 00-07<br />

F 21-24<br />

F 19-21<br />

F 17-19<br />

Utkast til vaktliste for kretsturn<strong>stevne</strong>t til NN turnforening.<br />

10/03-2010<br />

Vi har gjort så godt vi kan med å følge ønskene til de forskjellige gymnastene/foreldrene, men<br />

det har ikke latt seg gjøre å oppfylle alle ønskene. Her er et forslag til vaktliste under <strong>stevne</strong>t.<br />

Hvis det er noen som ser at de ikke kan stille der de er satt opp, må de prøve å bytte internt så<br />

raskt som mulig, men innen 21 dager, dvs. 12. mai. Alle bytter må registreres hos ansvarlige;<br />

NAVN, TELEFON OG MAIL-ADRESSE Hvis dere ikke klarer å bytte internt, må dere<br />

kontakte vaktansvarlig.<br />

Husk at alle som kommer for å utføre sin vakt, må først ta kontakt med vaktansvarlig på<br />

<strong>stevne</strong>kontoret for å få instrukser. Møt opp 10 minutter før oppgitt tid for overlapping, <strong>og</strong><br />

beregn 10 minutter etter vaktslutt. Hvis neste vakt ikke kommer, kontakt vaktansvarlig.<br />

Liste for vakter: S = vakt skole M = servere mat B = billettsalg til oppvisning<br />

(Eksempler) K = kiosksalg R = rydding V = vakt på kveldsarrangement<br />

A = apparatgjeng G = rigging<br />

Tid<br />

Navn,<br />

gymnast<br />

eller foresatt:<br />

Telefon nr: Merkn.<br />

Anne Hansen G S M K R 1111 1111 Stor bil<br />

Berit Olsen M S M K R 2222 2222<br />

Ole Pedersen M M S V A R 3333 3333<br />

Knut Larsen S M S V A R 4444 4444<br />

Kari Johansen G K S S A R 5555 5555<br />

Lise Berg S K S S A R 6666 6666 Stor bil<br />

Hans Hansen S B R 7777 7777<br />

Rita Karlsen S M B 8888 8888<br />

Per Johnsen G M B 9999 9999<br />

Alle må <strong>og</strong>så bake kake eller boller som selges i caféen. 2-9 år leverer fredag innen kl. 18.00,<br />

10 år <strong>og</strong> opp lørdag innen kl. 12.00.<br />

Slik har jeg tenkt når jeg har satt opp lista:<br />

Med en slik liste blir det lett for den ansvarlige å ha oversikt hvis det blir en del endringer.<br />

Vaktene er på 3-4 timer, søndagsvaktene er lengst for å spare inn en vakt. Det går ann at alle<br />

vaktene er lengre, men det er sjeldent lurt. Det er lettere å ta to korte enn en lang vakt, evt. to<br />

korte på rad. Da kan det kanskje være 2-timers økter?<br />

Nattevaktene er lange for å slippe at folk må stå opp <strong>og</strong> transporteres midt på natten. Derfor<br />

kan det være smart å ha en vakt mer enn strengt tatt nødvendig, slik at de kan sove litt på<br />

omgang. Det kan hende at det er vanskelig å få noen til å ta nattevaktene, <strong>og</strong> da bør dere se på<br />

muligheten å betale nattevaktene litt. Vakter kan <strong>og</strong>så hentes utenfra turngruppa, men da må<br />

dere regne med å betale mer.<br />

Dette er en meget komprimert liste bare for å vise prinsippet i vaktlista, så det er ikke<br />

meningen at alle skal ha så mange vakter hver. Dere må se hva dere har behov for, <strong>og</strong> dermed<br />

fordele vaktene jevnt. Klokkeslettene i lista er <strong>og</strong>så bare eksempel, <strong>og</strong> ikke sikkert det passer<br />

med deres ønsker <strong>og</strong> behov.<br />

Arrangørveiledning for <strong>stevne</strong>r 17


Arbeidsgruppa<br />

Består av:<br />

En liste over hva som skal gjøres av hvem. Kryss på ok når alt er ferdig bekreftet <strong>og</strong> klart.<br />

Hva Hvem Frist Ok<br />

Sende brev til foreldrene<br />

Samle inn svar fra foreldrene om vakter<br />

Sende ut 1. gangs påmelding/info<br />

Sende ut endelig påmelding<br />

Ta imot <strong>og</strong> sjekke påmeldinger<br />

Sende kopier til merke-<strong>og</strong> medaljeutv.<br />

Finne tabell-lagere<br />

Utnevne hovedinstruktører<br />

Ordne speaker til oppvisningen<br />

Vaktliste <strong>og</strong> åpningstid <strong>stevne</strong>kontoret<br />

Politiet til defileringst<strong>og</strong>et<br />

Avtale med hjelpekorps<br />

Sette opp detaljert pr<strong>og</strong>ram<br />

18<br />

Arrangørveiledning for <strong>stevne</strong>r


Økonomi<br />

Består av:<br />

En liste over hva som skal gjøres av hvem. Kryss på ok når alt er ferdig bekreftet <strong>og</strong> klart.<br />

Hva Hvem Frist Ok<br />

Lage budsjett<br />

Føre regnskap<br />

Anbudsansvarlig<br />

- anbud overnatting<br />

- anbud catering<br />

- anbud festmiddagslokale<br />

- anbud råvarer til frokost <strong>og</strong> lignende.<br />

Sponsoransvarlig<br />

Sjekke deltakerlister<br />

Ansvarlig betale regninger<br />

Ansvarlig sende regninger<br />

Skaffe vekslepenger<br />

Ta imot penger fra salg<br />

Skaffe avtale om retur av varer<br />

Sette opp prisliste for kaféen.<br />

Arrangørveiledning for <strong>stevne</strong>r 19


Overnatting/bespisning<br />

Består av:<br />

En liste over hva som skal gjøres av hvem. Kryss på ok når alt er ferdig bekreftet <strong>og</strong> klart.<br />

Hva Hvem Frist Ok<br />

Lage vaktliste for brann/ordensvakter på<br />

skolen<br />

Bestille middag<br />

Sørge for at menyen er i <strong>stevne</strong>innbydelsen<br />

Gruppe for kiosksalg<br />

Vaktliste kiosker<br />

Bestille varer til kiosk<br />

Sette opp kakebakere<br />

Vaktliste måltider<br />

Vert for kretsstyret <strong>og</strong> dommere (mat,<br />

lokale <strong>og</strong> lignende.)<br />

Sende ut vaktlister<br />

Kontaktperson for vaktbytter<br />

20<br />

Arrangørveiledning for <strong>stevne</strong>r


PR/ pr<strong>og</strong>ram<br />

Består av:<br />

En liste over hva som skal gjøres av hvem. Kryss på ok når alt er ferdig bekreftet <strong>og</strong> klart.<br />

Hva Hvem Frist Ok<br />

lage layouten til pr<strong>og</strong>rammet<br />

Kontaktpers. L<strong>og</strong>oer/reklame til pr<strong>og</strong>r.<br />

Ordne med trykking av pr<strong>og</strong>rammet<br />

Bestille deltakerpins til alle deltakerene<br />

Sørge for kart over området for<br />

tilreisende<br />

Annonser i aviser, radio, lokal-TV m.m.<br />

Trykking av mat- <strong>og</strong> inngangsbilletter<br />

Plakater rundt omkring om <strong>stevne</strong>t<br />

Arrangørveiledning for <strong>stevne</strong>r 21


Teknisk<br />

Består av:<br />

En liste over hva som skal gjøres av hvem. Kryss på ok når alt er ferdig bekreftet <strong>og</strong> klart.<br />

Hva Hvem Frist Ok<br />

Ordne med musikk/høyttaleranlegg<br />

Ordne mikrofon<br />

Hjelpe til med merking av banen<br />

Skaffe bærere til lagskiltene under<br />

defilering <strong>og</strong> innmarsj<br />

Utstyrsteam<br />

Plassering <strong>og</strong> tømming av søppelkasser<br />

Hjelpe til med å plassere faner etter<br />

defilering/innmarsj<br />

Merking av garderobedører<br />

Merking av klasseromsdører<br />

Sette opp oppryddingsgjeng<br />

Liste over gjenglemte ting, kontaktpers.<br />

22<br />

Arrangørveiledning for <strong>stevne</strong>r


Velferd<br />

Består av:<br />

En liste over hva som skal gjøres av hvem. Kryss på ok når alt er ferdig bekreftet <strong>og</strong> klart.<br />

Hva Hvem Frist Ok<br />

Ansvarlig middag<br />

- reservere sted<br />

- sette opp meny<br />

- underholdning<br />

Arrangørveiledning for <strong>stevne</strong>r 23


Oppgjørsskjema for kretsen:<br />

Stevnets navn <strong>og</strong> dato:<br />

Arrangørlag:<br />

returneres kretsen innen 14 dager.<br />

Kontaktperson: Tlf. arb: priv:<br />

For samtlige gymnaster betales <strong>stevne</strong>kontingent til kretsen à kr. .<br />

Deltakerlag: Antall gymnaster: Á kr: Sum:<br />

Sum:<br />

Sum <strong>stevne</strong>avgift til kretsen: _____ stk à kr._________ = å betale kr. _____________<br />

Beløpet sendes innen 14 dager etter <strong>stevne</strong>t til:<br />

<strong>Finnmark</strong> Gymnastikk <strong>og</strong> Turnkrets<br />

Aspmyra Stadion<br />

8039 BODØ<br />

Konto nr.<br />

Husk å ta nødvendige kopier.<br />

NB! Ved forsinket innbetaling ilegges bot.<br />

24<br />

Arrangørveiledning for <strong>stevne</strong>r


Evaluering av kretsturn<strong>stevne</strong>t i <strong>Finnmark</strong> år:___________<br />

Navn på arrangørlag:<br />

Dato <strong>og</strong> sted for <strong>stevne</strong>t:<br />

Antall påmeldte gymnaster: Antall deltatt (Ekskl. ledere): Ledere: ________<br />

Ansvarlige skal svare på følgende spørsmål, samt skrive litt om erfaringer som ble gjort.<br />

Om forberedelsen til <strong>og</strong> gjennomføringen av <strong>stevne</strong>t:<br />

Positive erfaringer:<br />

Negative erfaringer:<br />

Tips til andre arrangører:<br />

Litt generelt om arbeidet:<br />

Sendes til kretsen innen 14 dager etter <strong>stevne</strong>ts slutt. (Kopi til kretskonsulent)<br />

Arrangørveiledning for <strong>stevne</strong>r 25


Statutter for NGTKs <strong>stevne</strong>medaljer for barn<br />

1. Forutsetning for å få NGTF’s <strong>stevne</strong>medalje er at du er medlem av et lag som er tilsluttet<br />

NGTF <strong>og</strong> NGTK som kretsledd.<br />

2. Laget er ansvarlig for påmeldingen. En representant som har oversikt for laget er pliktig til<br />

å møte frem på <strong>stevne</strong>kontoret for kontroll av påmeldingslister før <strong>stevne</strong>åpning.<br />

3. Forutsetning for å få tellende <strong>stevne</strong> er:<br />

‣ Har deltatt på treningen i laget<br />

‣ Betalt <strong>stevne</strong>avgiften<br />

‣ Deltatt på <strong>stevne</strong>t.<br />

En deltaker kan kun få ett tellende <strong>stevne</strong> pr. år. Kan en ikke delta på <strong>stevne</strong>t på grunn av<br />

sykdom eller andre spesielle årsaker, kan det søkes til kretsstyret om å få godkjent <strong>stevne</strong>tell.<br />

Søknaden må være hos kretsstyret i god tid før avvikling av neste års <strong>stevne</strong>r.<br />

Første tellende <strong>stevne</strong>t er det året man fyller 6 år.<br />

Husk å sende inn lister til merke- <strong>og</strong> medaljeutvalget for å få registrert disse tellene så snart<br />

som mulig.<br />

Barn (fra fylte 6 år):<br />

Oversikt over hvilke medaljer man får for hvert tell:<br />

1. tellende <strong>stevne</strong>: (Deltakermedalje/pins)<br />

2. tellende <strong>stevne</strong>: bronse (Deltakermedalje/pins)<br />

3. tellende <strong>stevne</strong>: (Deltakermedalje/pins)<br />

4. tellende <strong>stevne</strong>: sølv (Deltakermedalje/pins)<br />

5. tellende <strong>stevne</strong>: (Deltakermedalje/pins)<br />

6. tellende <strong>stevne</strong>: gull (Deltakermedalje/pins)<br />

7. tellende <strong>stevne</strong> gull m/krans (Deltakermedalje/pins)<br />

8. tellende <strong>stevne</strong>: plakett 8 år (Deltakermedalje/pins)<br />

9. tellende <strong>stevne</strong>: plakett 9 år (Deltakermedalje/pins)<br />

10.tellende <strong>stevne</strong>: plakett 10år (Deltakermedalje/pins)<br />

Man kan få det første tellende <strong>stevne</strong> for voksne det året man fyller 16 år. En gymnast kan<br />

kun få ett tellende <strong>stevne</strong> pr. år, så her må gymnasten velge om den vil fortsette å få tell som<br />

barn for å fullføre medaljerekka, eller starte på sine voksentell.<br />

26<br />

Arrangørveiledning for <strong>stevne</strong>r


Statutter for NGTKs <strong>stevne</strong>medaljer for voksne<br />

‣ Forutsetning for å få NGTF’s <strong>stevne</strong>medalje er at du er medlem av et lag som er tilsluttet<br />

NGTK<br />

‣ Laget er ansvarlig for påmeldingen. En representant som har oversikt for laget er pliktig til<br />

å møte frem på <strong>stevne</strong>kontoret for kontroll av påmeldingslister før <strong>stevne</strong>åpning.<br />

‣ Forutsetning for å få tellende <strong>stevne</strong> er:<br />

‣ Har deltatt på treningen i laget<br />

‣ Betalt <strong>stevne</strong>avgiften<br />

‣ Deltatt på <strong>stevne</strong>t.<br />

En deltaker kan kun få ett tellende <strong>stevne</strong> pr. år. Kan en ikke delta på <strong>stevne</strong>t på grunn av<br />

sykdom eller andre spesielle årsaker, kan det søkes til kretsstyret om å få godkjent <strong>stevne</strong>tell.<br />

Søknaden må være hos kretsstyret i god tid før avvikling av neste års <strong>stevne</strong>r.<br />

Første tellende <strong>stevne</strong>t er det året man fyller 16 år.<br />

Oversikt over hvilke medaljer man får for hvert tell:<br />

VOKSEN (fra 16 år):<br />

1. tellende <strong>stevne</strong><br />

2. tellende <strong>stevne</strong><br />

3. tellende <strong>stevne</strong> Bronse 4 F’er stor<br />

4. tellende <strong>stevne</strong><br />

5. tellende <strong>stevne</strong><br />

6. tellende <strong>stevne</strong> Sølv 4F’er stor<br />

7. tellende <strong>stevne</strong><br />

8. tellende <strong>stevne</strong><br />

9. tellende <strong>stevne</strong> Gull 4F’er stor<br />

10. tellende <strong>stevne</strong><br />

11. tellende <strong>stevne</strong><br />

12. tellende <strong>stevne</strong> Lenke<br />

- deretter lenke hvert 3. år<br />

Man kan få det første tellende <strong>stevne</strong> for voksne det året man fyller 16 år. En gymnast kan<br />

kun få ett tellende <strong>stevne</strong> pr. år, så her må gymnasten velge om den vil fortsette å få tell som<br />

barn for å fullføre medaljerekka, eller starte på sine voksentell.<br />

Forbundsstyret vedtok følgende regler for utdeling av <strong>stevne</strong>medaljer for barn 6. juni 1997:<br />

Rutiner ved søknad om <strong>stevne</strong>tell.<br />

Gymnasten må i utgangspunktet ha vært påmeldt til <strong>stevne</strong>t <strong>og</strong> ha betalt <strong>stevne</strong>avgift.<br />

1. Søknad fremmes av gymnasten eller foresatte til styret i eget lag.<br />

2. Styret vurderer søknaden <strong>og</strong> oversender den til kretsstyret med sin uttalelse. NB! Søknad<br />

om tell må være hos kretsstyret før avvikling av neste års <strong>stevne</strong>!<br />

3. Kretsstyret behandler søknaden <strong>og</strong> tar avgjørelse om det blir innvilget <strong>stevne</strong>tell eller ikke.<br />

4. Brev om kretsstyrets vedtak sendes laget, med kopi til merke- <strong>og</strong> medaljeutvalget.<br />

Arrangørveiledning for <strong>stevne</strong>r 27

Hooray! Your file is uploaded and ready to be published.

Saved successfully!

Ooh no, something went wrong!