Håndbog for arbejdsmiljøgrupper - Region Midtjylland

Håndbog
for
arbejdsmiljøgrupper
Hoved-MEDudvalget for
Administrationen

Indhold fordelt på afsnit
1. Indledning
2. Overblik og informationer om MED-strukturen etc.
3. Arbejdsmiljøgruppens opgaver, herunder
Arbejdspladsvurdering (APV)
Information om arbejdsulykker
Nærved-ulykker og farlige situationer
Brandbekæmpelse, flugtveje, førstehjælp/hjertestarter
4. Vilkårsaftale
5. Arbejdsmiljøuddannelse og supplerende uddannelse
6. Samspil mellem arbejdsmiljørepræsentanter og tillidsrepræsentanter
7. Hvor kan arbejdsmiljøgruppen hente informationer om arbejdsmiljø,
samt rekvirere konsulenthjælp
Bilag
A. Tjekliste til introduktion af nyansatte til sikkerheds- og
sundhedsarbejdet
B. Skema til registrering af nærved-ulykker ”Farlig Situation”
C. Procedure ved brand, placering af sikkerhedsudstyr (førstehjælp,
brandbekæmpelsesudstyr), nødudgange mv.

1. Indledning
Denne håndbog er udarbejdet som en hjælp til arbejdsmiljøgrupperne. I håndbogen
findes hjælp til en række forhold som arbejdsmiljøgruppen skal forholde sig til.
Håndbogen er udarbejdet af en arbejdsgruppe bestående af arbejdsmiljøkoordinator
Erik Holm, Anne Mette Hansen og Bente Grau-Hansen fra Koncern HR,
Fysisk Arbejdsmiljø, samt næstformand Ole Echers fra HMU/administrationen.
Håndbogen er godkendt af HMU d. 17.06.2008
Håndbogen er sidst revideret d. 04.07.2011
Arbejdsmiljøgrupperne er selv ansvarlig for at få printet eventuelt nyt materiale ud
fra Håndbogen og holde sig orienteret.
Der henvises generelt til hoved-MEDudvalget for administrationens hjemmeside for
yderligere informationer vedrørende HMU, samt information til
arbejdsmiljøgrupperne
2. Overblik og informationer om MED-strukturen etc.
Hoved-MEDudvalget for Administrationen har valgt et enstrenget MED-system i
forbindelse med tilrettelæggelsen af samarbejds – og arbejdsmiljøarbejdet. Dette
betyder, at dit Lokal-MEDudvalg også fungerer som arbejdsmiljøudvalg.
På Region Midtjyllands MED-hjemmeside findes informationer om MED-systemets
opbygning med Regions- MEDudvalg (RMU), Hoved-MEDudvalg (HMU) og Lokal-
MEDudvalg (LMU).
Derudover findes blandt andet MED-aftalen og referater fra møder i
MEDudvalgene, oversigt over medlemmer i HMU m.m.
På HMUs hjemmeside kan man også se en oversigt over samtlige
arbejdsmiljøgrupper.
Vær opmærksom på, at det er de respektive arbejdsmiljøgrupper, der har ansvaret
for, at oversigten er ajourført. Ændringer i denne oversigt meldes til
arbejdsmiljøkoordinator Erik Holm eller næstformand for Administrationens HMU
Ole Echers.
På det øverste niveau i MED-organisationen er der indgået en arbejdsmiljøaftale i
RMU, der beskriver de overordnende rammer for arbejdsmiljøarbejdet i Region
Midtjylland.

Arbejdsmiljøarbejdet under det enkelte LMU er også fastlagt i en arbejdsmiljøaftale,
der er godkendt i det respektive LMU. Det er arbejdsmiljøgruppens opgave at sikre,
at LMU´s aftale er kendt og tilgængelig for samtlige medarbejdere under området.
På samme måde er der udarbejdet en arbejdsmiljøaftale i HMU, som findes på
hoved-MEDudvalgets (HMU for administrationen) hjemmeside.
3. Arbejdsmiljøgruppens opgaver
Arbejdsmiljøgruppen er i det daglige krumtappen i arbejdsmiljøarbejdet. Det
betyder blandt andet, at de operationelle arbejdsmiljøopgaver udføres af
arbejdsmiljøgruppen inden for det område, som arbejdsmiljøgruppen dækker.
Arbejdsmiljøgruppen skal blandt andet:
Deltage i gennemførelsen af arbejdspladsvurdering
I HMU for Administrationen fastlægges indsatsen for APV men dog således, at APV
er en løbende proces. Det betyder, at arbejdsmiljøgrupperne straks tager det op,
når der opstår et problem.
Der kan hentes yderligere information om det elektroniske APV-system på
intranettet.
Under fanen personale og arbejdsmiljø.
Superbrugerne kan hjælpe arbejdsmiljøgrupperne, hvis der opstår spørgsmål i
forbindelse med brug af APV. Alternativt kan APV-Hotline kontaktes.
Deltage i undersøgelse og anmeldelse af ulykker og tilløb dertil
Hvis der sker en arbejdsulykke, skal ulykken anmeldes via Arbejdstilsynets system
til elektronisk anmeldelse af arbejdsskader (EASY). I arbejdsmiljømappen fra
Arbejdsmiljøuddannelsen er beskrevet, hvordan en arbejdsulykke anmeldes.
For at kunne anmelde en arbejdsulykke skal man oprettes som bruger af EASY.
Brugere af EASY oprettes hos Koncern HR, Fysisk Arbejdsmiljø.
Introducere nyansatte til arbejdsmiljøarbejdet
Til inspiration er vedlagt en tjekliste over, hvilke informationer arbejdsmiljøgruppen
skal give videre ved introduktionen (bilag A).
Nærved-ulykker og farlige situationer
Når den enkelte medarbejder har oplevet en nærved-ulykke eller identificeret farlige
forhold, skal dette beskrives på skemaet ”Farlig situation”, eventuelt i samarbejde
med arbejdsleder eller arbejdsmiljørepræsentant.

Situationen drøftes med arbejdsmiljørepræsentant eller arbejdsleder, som sikrer
relevant handling. Skemaet sendes efterfølgende til LMU.
Skemaet er vedlagt i (bilag B).
På først kommende personalemøde drøftes de indrapporterede farlige situationer i
den pågældende afdeling for at informere om de aktuelle tiltag og skærpe
opmærksomheden på sikkerhed på arbejdspladsen.
Væsentlige generelle foranstaltninger drøftes på det efterfølgende møde i LMU.
Brandbekæmpelse, flugtveje, førstehjælp og hjertestarter
Det er ledelsens ansvar at sikre, at bygningerne brandmæssigt er forsvarligt
indrettede, at brandslukningsudstyr er til stede og er vedligeholdt, at nødudgange
er vist m.v.
Arbejdsmiljøgrupperne skal være opdateret omkring procedurer ved brand,
placering af brandbekæmpelsesudstyr, nødudgange samt flugtveje og sikre, at der
findes en opdateret bygningstegning, der viser, hvor materiellet er placeret samt
nødudgange og flugtveje.
Det nævnte materiale skal være kendt og anvendeligt/brugbart for
arbejdsmiljøgruppen.
Ressourcepersonerne (se side 12) kan hjælpe med at skaffe relevant materiale og
oplysninger til at udfylde skemaerne i (bilag C), der også omhandler førstehjælp.
Der tilbydes kurser i førstehjælp, der også indeholder instruktion i brug af
hjertestartere. HMU vurderer og justerer løbende behov for kurser i
førstehjælp/hjertestartere for personalet.
Kontakt evt. arbejdsmiljøkoordinatoren for yderligere oplysninger.
Tjek HMU for Administrationens hjemmeside under punkterne, førstehjælp,
brandbekæmpelse og flugtvejsplaner.

Andet
Arbejdsmiljøgruppen skal
• Varetage og deltage i aktiviteter til beskyttelse af de ansatte og til forebyggelse af
risici
• Deltage i planlægningen af sikkerheds- og sundhedsarbejdet
• Kontrollere, at arbejdsforholdene er i orden
• Påvirke den enkelte til en adfærd der fremmer egen og andres sikkerhed og
sundhed
• Virke som kontaktled mellem de ansatte og LMU
Arbejdsmiljøgruppens opgaver fremgår af bekendtgørelse nr. 1181 af. 16. oktober
2010 om samarbejde om sikkerhed og sundhed § 18.
Der er i Region Midtjylland udarbejdet en pjece ”Værd at vide om
arbejdsmiljøarbejdet i Region Midtjylland”. Her kan du hente viden om
MED/arbejdsmiljøorganisationen og de opgaver og pligter der knytter sig dertil.
4. Vilkårsaftale
Ifølge MED-aftalen for Region Midtjylland § 24, stk. 11 skal der ca. én gang om året
være en drøftelse med den enkelte arbejdsmiljørepræsentant og de
MEDudvalgsmedlemmer, der ikke er tillidsrepræsentanter, om den tid, som den
pågældende har til rådighed til at varetage sine pligter. Det skal i den forbindelse
aftales, hvor meget tid der forventes brugt i det kommende år. Som bilag til
MEDaftalen er vedlagt et skema, der kan anvendes i forbindelse med drøftelsen
mellem leder og arbejdsmiljørepræsentant – bilag 2 i MEDaftalen.
5. Arbejdsmiljøuddannelsen og supplerende uddannelse
En god uddannelse giver et godt fundament for arbejdsmiljøarbejdet. Derfor skal
alle nyvalgte arbejdsmiljørepræsentanter og nyudpegede arbejdsledere
gennemføre en obligatorisk arbejdsmiljøuddannelse på 3 dage. Uddannelsen skal
være gennemført inden 3 måneder efter valg/udpegning.
Arbejdsmiljørepræsentanter og arbejdsledere har både ret og pligt til, at deltage i
den obligatoriske arbejdsmiljøuddannelse.
Derudover skal arbejdsgiveren tilbyde arbejdsmiljørepræsentanter og arbejdsledere
supplerende arbejdsmiljøuddannelse svarende til 2 dages varighed i deres første
funktionsår. De 2 supplerende dage skal være tilbudt og påbegyndt inden for de
første 9 måneder efter den obligatoriske arbejdsmiljøuddannelse er afsluttet.
I de efterfølgende funktionsår skal arbejdsgiveren tilbyde arbejdsmiljørepræsentanter
og arbejdsledere supplerende uddannelse svarende til 1½ dags
varighed. Uddannelsen skal være tilbudt og kunne være påbegyndt inden for
samme funktionsår.

Kompetenceudviklingsplan
Formålet med den supplerende arbejdsmiljøuddannelse er, at sikre løbende
målrettet opdatering, som kan styrke kompetencerne hos arbejdsmiljørepræsentanter
og arbejdsledere i virksomheden.
Derfor skal arbejdsgiveren sørge for, at der ud fra virksomhedens
arbejdsmiljøbehov udarbejdes en kompetenceudviklingsplan for
arbejdsmiljørepræsentaner og arbejdsledere vedrørende den supplerende
uddannelse.
LMU skal sikre, at arbejdsmiljørepræsentanterne og arbejdslederne gennemfører
den obligatoriske arbejdsmiljøuddannelsen og tilbyde den supplerende
arbejdsmiljøuddannelse samt følge op på, at vilkårsaftalen og
kompetenceudviklingsplan er gennemført.
Du kan læse mere om arbejdsmiljøuddannelsen og supplerende uddannelse på
Koncern HR, Fysisk Arbejdsmiljø hjemmeside under fanen arbejdsmiljøuddannelse.
Har du yderligere spørgsmål vedr. den obligatoriske arbejdsmiljøuddannelse og
løbende uddannelse, kontakt: Lisbeth Gilberg, Koncern HR, Fysisk Arbejdsmiljø, tlf.
784 10997, mail: Lisbeth.Gilberg@stab.rm.dk
6. Samspil mellem arbejdsmiljørepræsentanter og
tillidsrepræsentanter
Da der som før nævnt er valgt et enstrenget system på samarbejds -og
arbejdsmiljøområdet, vil de arbejdsmiljømæssige forhold skulle drøftes i dit LMU.
LMU er sammensat af bl.a. arbejdsmiljørepræsentanter og tillidsrepræsentanter.
Herved har man sikret, at arbejdsmiljørepræsentanter og tillidsrepræsentanter har
det samme vidensniveau på samarbejds– og arbejdsmiljøområdet.
Forhold, der ikke kan løses af det enkelte LMU, skal bringes videre til HMU.
7. Hvor kan arbejdsmiljøgruppen hente informationer om
arbejdsmiljø samt rekvirere konsulenthjælp
Som arbejdsmiljøgruppe kan der ofte være behov for at finde informationer om
fysisk og psykisk arbejdsmiljø, finde lovstof og ny viden.

Tjek eventuelt hjemmesiden HMU for administrationen under punktet: Interne
samarbejdspartner og eksterne aktører.
Konsulenthjælp
Der er afsat en forfinansieret pulje timer, som dækker konsulenthjælp til fysisk og
psykisk arbejdsmiljø.
Hvis denne konsulenthjælp ønskes, skal HMU´s arbejdsmiljøkoordinator Erik Holm
kontaktes. Erik Holm koordinerer tiltagene samt administrerer puljen af timer i
samspil med næstformand Ole Echers HMU/Administrationen. Når puljen af timer
er brugt, skal hjælp til arbejdsmiljøområdet finansieres af den enkelte afdeling.
En konsulentopgave hos Koncern HR, Fysisk Arbejdsmiljø bestilles ved at
udfylde en opgavebestilling på hjemmesiden www.fa.rm.dk. Den ansvarlige
konsulent kontakter opgavebestiller inden for 3 dage efter opgavevisitation.
En konsulentopgave hos Koncern HR, Organisation, Ledelse og
Procesoptimering bestilles ved at kontakte afdelingen på vedlagte link, eller se
hjemmeside under punktet, konsulenthjælp.
De to afdelinger rådgiver blandt andet indenfor følgende områder:
Koncern HR Fysisk Arbejdsmiljø Koncern HR, Organisation, Ledelse
og Procesoptimering
Kemisk arbejdsmiljø
Trivselsundersøgelser
Biologisk arbejdsmiljø
Mobning
Ergonomisk arbejdsmiljø
Forebyggelse af stress
Fysisk arbejdsmiljø (indeklima, Sygefravær
støj/akustik, byggeri)
Vold og konflikter
Støtte til arbejdsmiljøorganisationen Organisationsudvikling
(f.eks. ulykker, APV, klar til screening, Samarbejde
arbejdsmiljøaftaler)
Fra 2012 ændres praksis i forhold til adgangen til de forfinansierede timer således,
at der ikke vil være rådighedstimer i OLP, som Arbejdsmiljøkoordinatorerne kan
disponere over. Driftsområderne vil dog stadig have adgang til nogle OLP timer til
fokuserede indsatser. Disse timer disponerer HR-cheferne over, og brugen aftales i
Strategisk HR-Forum.

Bilag A: Tjekliste til introduktion af nyansatte til sikkerheds- og sundhedsarbejdet
Nyansatte i Administrationen skal indenfor de første 2 uger introduceres om sikkerheds- og
sundhedsarbejdet i afdelingen.
Introduktionen foretages af arbejdsmiljørepræsentanten og/eller arbejdsleder i arbejdsmiljøgruppen. Dette
aftales i den enkelte arbejdsmiljøgruppe.
Introduktionen skal gennemgå følgende forhold om sikkerheds- og sundhedsforholdene:
Emne
Arbejdsmiljøgruppens bemærkninger
Personer i arbejdsmiljøgruppen
Afdelingens arbejdsmiljøkultur
Hvad arbejdsmiljøgruppen kan hjælpe dig med, fx
• Arbejdspladsens indretning
• Redskaber og inventar
• Forebyggelse af ulykker og nedslidning
• Skærmbriller
• Bringe emner videre til LMU
Info om Arbejdsmiljøaftaler
• Arbejdsmiljøaftale for LMU
• Arbejdsmiljøaftale for HMU
Info om MEDorganisationen
• Organisationsplan
Info om APV
• Nyeste APV handlingsplan (placering og indhold)
Info om Tu-Le
Regionens Trivselsundersøgelse og lederevaluering
Hvad gør du, hvis der sker en arbejdsulykke?
Gennemgang af nødudgange/flugtveje
• Procedure
• Anvisning af nødudgange/flugtveje
Brandbekæmpelsesudstyr
• Procedure
• Placering af udstyr
• Overblik – se bilag E
Førstehjælp/hjertestartere
• Procedure
• Placering af udstyr
• Anvisning af hjertestartere
Gennemgang af ovenstående følges op af en rundvisning.

Bilag B: Registrering af nærved-ulykker
Farlig Situation
Dato: / -200
Afdeling:
Beskrivelse:
Billede/skitse, hvis muligt:
Dit forslag til forebyggelse:
Navn:
Skema afleveres til arbejdsmiljøgruppen

Farlig Situation … fortsat…
Arbejdsmiljøgruppens bemærkninger
Arbejdsmiljøgruppens handlinger
Navne/arbejdsmiljøgruppen:

Bilag C: Procedure ved brand, placering af brandbekæmpelsesudstyr og
nødudgange mv.
Ressourcepersoner:
Regionshuset Viborg
Skottenborg 26
8800 Viborg
Regionshuset Holstebro
Lægårdvej 12R
7500 Holstebro
Regionshuset Aarhus
Oluf Palmes Allé 13-17, 22-26 og 34-36
8200 Aarhus N
Regionshuset Horsens
Emil Møllers Gade 41
8700 Horsens
Aage Kleppe-Hansen
Mogens Kallestrup
Jens Glud
Ole Kjærgaard
Henrik Pedersen
Jes Pedersen
Arbejdsmiljøgrupperne skal sikre sig viden om følgende, og informere alle medarbejdere herom:
Emne
Arbejdsmiljøgruppens bemærkninger
Hvor brandbekæmpelsesudstyret er placeret?
Hvilket brandbekæmpelsesudstyr der er tale om?
Hvem der har det daglige ansvar for
brandbekæmpelsesudstyret?
Hvem der er uddannet i brug af
brandbekæmpelsesudstyret?
Hvornår der holdes brand og evakueringsøvelser?
Orientering om branddøre:
Branddøre må ikke være blokerede. Branddøre skal
være lukkede med mindre, der er frigangspumpe på
dørene, og disse er tilkoblet et ABL anlæg.
- se også næste side
Såfremt der er udarbejdet en egentlig brandinstruks optages denne ligeledes i bilaget.
Brandinstruksen (kontakt evt. ressourcepersonen) skal indeholde oplysning om:

Emne
Arbejdsmiljøgruppens bemærkninger
Alarmering af brandvæsenet, hvordan sker det?
Orientering af personalet
Hvordan får man gæsterne ud af lokalet og får
orienteret om flugtveje?
Bemanding og betjening af brandslukningsmateriel
Modtagelse og orientering af brandvæsenet
Førstehjælp og hjertestartere:
Emne
Hjertestartere
• Procedure
• Placering
• Kursus
Falck-kassen
• Placering
• Indhold
• Medarbejderkendskabet
Arbejdsmiljøgruppens bemærkninger