Tilsynsrapport matrikkel - Kartverket

Endelig rapport etter undersøkelse av Sør-Varanger kommune som
matrikkelmyndighet
Kommunens navn:
Virksomhetens
adresse:
Sør-Varanger
kommune
Rådhusplassen3
Saksnummer: 10/04829
Tidsrom for
undersøkelsen: 14. og 15. juni 2012
Kontaktperson i
kommunen:
Egil Ramberg
Fra Statens kartverk: Anders Fekjær, leder
Nils Arnt Moen
Undersøkelsen omfattet følgende emner:
- Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst gjennom
• føring av bygningsinformasjon
• føring av adresse
• føring av ikke fullført oppmålingsforretning
• behandling av krav om retting
• behandling av krav om innsyn i og/eller utlevering av matrikkelopplysninger
• behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon
- Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet gjennomfører saksbehandling for grensejusteringer belyst
ved
• saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og arkivert
Sammendrag av resultater, det ble levert 2 avvik:
- Manglende delegasjon for matrikkellovsaker
- Deler av kravene til dokumentasjon i forbindelse med grensejusteringssaker er ikke oppfylt.
Statens kartverk gav 2 merknader under undersøkelsen som knytter seg til:
- Manglende samordning mellom hhv. forvaltning av plan- og bygningsloven og matrikkelloven
- Rutiner som med fordel burde vært fastsatt og gjort skriftelige
Utarbeidet dato: 6. juli 2012
Lars Elsrud
avdelingsdirektør, Matrikkelavdelingen
Anders Fekjær
tilsynsansvarlig

2
Innholdsfortegnelse
1. Innledning
2. Dokumentunderlag
3. Omfang
4. Avvik
5. Merknader
6. Gjennomføring
Vedlegg:
Vedlegg 1:
Vedlegg 2:
Vedlegg 3:
Omfanget av Statens kartverk sin undersøkelse, varsel om tilsyn
Dokumentunderlag for Statens kartverks undersøkelse
Deltakere ved Statens kartverks undersøkelse

3
1. Innledning
Rapporten er utarbeidet etter en undersøkelse i Sør-Varanger kommune i perioden
14. – 15. juni 2012.
Undersøkelsen er en del av Statens kartverk sin planlagte aktivitet for inneværende år. 20 av
landets 429 kommuner er valgt ut. Utvelgelse av kommuner har skjedd gjennom loddtrekning,
der grunnlaget for loddtrekningen er sortert ut fra kommunenes størrelse/folketall og fylkesvis
fordeling.
Undersøkelsen fokuserer på overholdelse av lov- og forskriftskrav og rapporten beskriver
eventuelle avvik og merknader som ble avdekket under undersøkelsen. Rapporten gir således
ingen fullstendig tilstandsvurdering av kommunens arbeid etter matrikkelloven.
Følgende tema inngår i undersøkelsen i Sør-Varanger kommune:
- Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet sikrer troverdighet for matrikkelen belyst
gjennom
• føring av bygningsinformasjon
• føring av adresse
• føring av ikke fullført oppmålingsforretning
• behandling av krav om retting
• behandling av krav om innsyn i og/eller utlevering av matrikkelopplysninger
• behandling av matrikkelopplysninger i egen administrasjon
- Hvordan kommunen som matrikkelmyndighet gjennomfører saksbehandling for
grensejusteringer belyst ved
• saksbehandlingen fra det foreligger rekvisisjon til saken er ferdig ført i matrikkel og
arkivert
Undersøkelsen ble gjennomført ved gransking av dokumenter, ved intervjuer av både sentralt
plasserte personer og fagpersoner i kommunen, og ved verifikasjon av at rutiner, prosedyrer og
instrukser blir fulgt opp i praksis. Rapporten omhandler avvik og merknader som er avdekket
under undersøkelsen.
- AVVIK defineres som mangel på oppfyllelse av krav fastsatt i eller i medhold av
matrikkelloven eller matrikkelforskriften
- MERKNAD defineres som et forhold som ikke omfattes av definisjonen for avvik, men der
tilsynsmyndigheten med utgangspunkt i krav fra myndighetene, mener det er et
forbedringspotensiale.
2. Omfang
Omfanget av Statens kartverk sin undersøkelse er nærmere beskrevet i varselet om tilsyn,
vedlegg 1. Statens kartverk har ikke vurdert andre områder av kommunens virksomhet.

4
3. Dokumentunderlag
Dokumentunderlaget for undersøkelsen var :
- Aktuelle lover og forskrifter
- Virksomhetens egen dokumentasjon knyttet til den daglige drift og forhold av betydning
for tema for undersøkelsen.
Dokumenter av spesiell viktighet for gjennomføring av undersøkelsen er listet i vedlegg 2.
4. Avvik
AVVIK 1
Manglende delegasjon for matrikkellovsaker
Avvik fra:
Kommunelovens § 23 om administrasjonssjefens oppgaver og myndighet, her nr. 4 for
delegering av vedtaksmyndighet.
”Kommunalt og fylkeskommunalt folkevalgt organ kan gi administrasjonssjefen myndighet til å
treffe vedtak i enkeltsaker eller typer av saker som ikke er av prinsipiell betydning, hvis ikke
kommunestyret eller fylkestinget har bestemt noe annet”.
Observasjon:
Delegasjonsreglementet inneholder ikke delegering av vedtaksmyndighet etter matrikkelloven.
AVVIK 2
Deler av kravene til dokumentasjon i forbindelse med grensejusteringssaker er ikke oppfylt.
Avvik fra:
Matrikkelloven § 16 og matrikkelforskriftens § 34 første ledd bokstav b og d.
Matrikkelforskriftens § 27 første ledd bokstav d og f, og matrikkelforskriftens § 41 femte ledd.
Kommentar:
Protokollen er en del av dokumentasjonen fra oppmålingsforretningen før saken føres i
matrikkelen. Protokollen skal gi opplysninger om forretningens gang og skal i korthet gjengi de
forhold som klarlegges under oppmålingsforretningen. Dersom det ikke er tatt med i protokollen
skal vedlegg til protokollen også omfatte blant annet arealregnskap og verdianslag som viser at
det ikke er justert grenser i strid med regelverket.
Matrikkelforskriftens § 27 første ledd bokstav d har krav til erklæring fra landmåler om at
grunnboken, herunder bruksretter og servitutter, er undersøkt for de berørte arealene.
Matrikkelforskriftens § 27 første ledd bokstav f har krav til blant annet måledata og beregninger
skal dokumenteres. Matrikkelforskriften § 41, femte ledd har krav til at måle- og
beregningsarbeidene skal dokumenteres i samsvar med gjeldende standarder godkjent av Statens
kartverk. Standarden (”Standard for stedfesting av matrikkelenhets- og råderettsgrenser, kapittel

5
5.1.3”) stiller krav til utforming av en rapport for måle- og beregningsdokumentasjon. Resultatet
av beregningen skal være vurdert og kommentert.
Avviket bygger på følgende observasjoner:
I en gjennomgang av 5 utlånte saker er det funnet mangler ved protokoll og dokumentasjon.
I en gjennomgang av 5 utlånte saker mangler det arealregnskap og verdianslag.
Det er ikke laget en rapport for målinger og beregninger i samsvar med ”Standard for stedfesting
av matrikkelenhets- og råderettsgrenser” kapittel 5.1.3.
Sakene mangler erklæring fra landmåler om at grunnboken, herunder bruksretter og servitutter, er
undersøkt for de berørte arealene, se matrikkelforskriftens § 27 første ledd bokstav d.
Tilsynet merker seg likevel at kommunen nå gjør tiltak for å rette opp angående krav til
dokumentasjon, herunder bruken av oppdaterte blanketter.
5. Merknader
Det ble gitt følgende merknader:
MERKNAD 1
Kommunens matrikkellovforvalting blir i noen tilfeller ikke involvert i oppstart og avslutning av
vedtak etter plan- og bygningslovens (PBL) § 20-1 første ledd bokstav m, på en slik måte at man
sikrer at kravene til samordning i PBL § 21-9 blir ivaretatt.
Kommentarer
Det vises til § 21-9. Bortfall av tillatelse
”Tillatelse til tiltak etter § 20-1 første ledd bokstav m faller bort dersom det ikke er rekvirert
oppmålingsforretning etter lov om eigedomsregistrering innen 3 år etter at tillatelsen ble gitt,
eller dersom matrikkelføring vil være i strid med lov om eigedomsregistrering” (vår
understreking).
Noen plan/delingsvedtak etter PBL har utløst problemstillinger i forhold til matrikkelloven.
Det vises for øvrig til matrikkelloven § 10 annet ledd. En bedring av rutinene på dette punkt i
byggesaker vil bidra til mer aktiv håndheving av PBL § 21-4. (Behandling av søknaden i
kommunen), se sjette ledd bokstav a:
”…Videre kan kommunen sette som vilkår at:
a) det blir holdt oppmålingsforretning når det er behov for å klarlegge grensene for den eller de
matrikkelenhetene som tiltaket gjelder for...,
Merknaden bygger på følgende observasjoner:
Intervjuene avdekket at saksforberedelse (Delingssaksmøte) i delingssaker og feltutbygginger
gjennomføres uten deltakelse av personell fra matrikkellovforvaltningen, og ellers uten
nødvendig krav om forutgående oppmålingsforretning. Noen plan/delingsvedtak etter PBL har

6
utløst problemstillinger i forhold til matrikkelloven. Blant annet fordi det tidvis gis
delingstillatelser på et kartgrunnlag som ikke er i samsvar med matrikkelkartet.
MERKNAD 2
Rutinene for kommunens oppgaveløsning etter matrikkelloven er basert på gode relasjoner
mellom godt kvalifiserte fagpersoner. Derimot er prosedyrer for håndtering av sakene i liten grad
skriftlige.
Kommentar:
Mangel på skrevne rutiner/ sjekklister kan for tilfellet av nyansettelser eller langtidsfravær av
fagpersoner på matrikkellovforvalting føre til etterslep/avvik.
Merknaden bygger på følgende observasjoner:
Intervjuene avdekket at kommunens behandling av saker som krever viderebehandling etter
matrikkelloven har få skrevne rutiner. Imidlertid er det fremlagt en prosedyre som ivaretar
lovkravet om føring av bygningsinformasjon.
Tilsynet har merket seg at det i kommunen nå arbeides med prosedyrer og et
internkontrollsystem for blant annet å ivareta de plikter som følger av matrikkeloven.
6. Gjennomføring
Undersøkelsen omfattet følgende aktiviteter:
Formøte ble gjennomført pr. telefon og gjenom epostutveksling.
------------------------------
Intervjuer 14. juni 2012
4 personer ble intervjuet.
------------------------------
Sluttmøte 15. juni 2012
Oppsummering med presentasjon av resultatene.
I vedlegg 3 er det gitt en oversikt over deltakerne på undersøkelsen.

VEDLEGG 1
7

12
VEDLEGG 2
Dokumentunderlag for Statens kartverk sin undersøkelse
Redegjørelse for hvilke dokumenter som ble lagt til grunn for Statens kartverks
undersøkelse.
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------
Nedenfor er listet dokumenter som var av spesiell betydning som dokumentunderlag for
undersøkelsen.
1. Matrikkelloven med merknader
2. Matrikkelforskriften med merknader
3. Kommuneplan for Sør-Varanger kommune
4. Organisasjonskart for Sør-Varanger kommune
5. Delegasjonsreglement
6. Oversikt over grensejusteringssaker 2011 og 2012
7. Oversikt over ikke fullførte oppmålingsforretninger
8. 5 stk. utlånte grensejusteringssaker

13
VEDLEGG 3
Deltakere på Statens kartverk sin undersøkelse
I tabellen under er det gitt en oversikt over deltakere fra Sør-Varanger kommune under
åpningsmøte og sluttmøte, og over hvilke personer som ble intervjuet.
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Navn Funksjon Åpningsmøte Intervju Sluttmøte
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Bente Larsen Rådmann X X X
Håvard Lund Virksomhetsleder Plan og Byggesak X X X
Egil Ramberg Landmåler og fører matrikkelen X X X
Elisabeth Mietinen Fører bygningsopplysninger. X X X
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Fra Statens kartverk deltok Nils Arnt Moen og Anders Fekjær, med sistnevnte som tilsynsleder.