Instruks om innføring av internkontroll og systemrettet tilsyn med det ...

dsb.no

Instruks om innføring av internkontroll og systemrettet tilsyn med det ...

Instruks om innføring av internkontroll

og systemrettet tilsyn med det sivile

beredskapsarbeidet i departementene

Kongelig resolusjon 03.11.2000


Justisdepartementet

KONGELIG RESOLUSJON

Statsråd: Hanne Harlem

Ref. nr: ….

Saksnr: 2000/06481 B-B

Dato: 03.11.2000

Instruks om innføring av internkontroll og

systemrettet tilsyn med det sivile beredskapsarbeidet

i departementene

Et utvalg under ledelse av tidligere fylkesmann Martin Buvik avga

i 1992 en rapport som tok til orde for å pålegge virksomheter med

beredskapsansvar å utarbeide opplegg for internkontroll.

I St.meld. nr. 24 (1992-1993), Det fremtidige sivile beredskap, som

fulgte opp Buvik-rapporten, og Innst S nr. 163 (1992-1993), ble

det forutsatt at nytt styringssystem skulle innføres gradvis. Ved

innføring av internkontroll ble det uttrykt av Direktoratet for sivilt

beredskap, nå Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap, og

fylkesmennene skulle tillegges et tilsynsansvar. Justisdepartementet

skulle ha et overordnet ansvar for direktoratets utøvelse av

tilsynsfunksjonen.

Justisdepartementet er gjennom kgl.res. av 16.09.1994 gitt et

samordningsansvar på beredskapssektoren. Dette endrer ikke det enkelte

fagdepartementets avgjørelsesmyndighet og faglige ansvar for sine

beredskapsforberedelser. Det departement som ordinært har ansvaret

for en sektor, har også ansvaret for nødvendig beredskapsplanlegging

og eventuell iverksettelse av tiltak i en krisesituasjon. Innføring av

internkontroll og tilsyn rokker ikke ved dette prinsippet.

Formålet med internkontroll med beredskapsarbeidet er å innføre en

systematisk metode for departementenes eget arbeid for å sikre god

kvalitet på beredskapsplanleggingen og en målrettet og effektiv bruk av

1


essursene til beredskapsformål.

Hovedformålet med tilsynet er å sikre tilfredsstillende beredskapsarbeid

under det enkelte departements ansvarsområde. Som ledd i dette må det

fremskaffes oversikt over status på beredskapsarbeidet og det vil bli gitt

bistand til departementene for å heve kvaliteten på arbeidet.

Innføringen av systemrettet tilsyn ansees som et nødvendig virkemiddel

for at regjeringen skal få oversikt over det samlede beredskapsarbeidet i

samfunnet. Innføringen av systemrettet tilsyn vil også gjøre det mulig å

gi bedre redegjørelser etter en ensartet mal.

Som et ledd i grunnlagsarbeidet for innføring av internkontroll, er

det bl.a. gjennomført to omfattende prøveprosjekter i Sosial- og

helsedepartementet. Prosjektene har vært nyttig for den videre

beredskapsplanlegging og resultatoppfølging i departementet.

Gjennomføring av tilsyn fra Direktoratet for sivilt beredskap (DSB) var

en støtte til departements kvalitetsutvikling av beredskapsarbeidet. DSBs

tilsynsrolle ble vurdert positivt.

Gjennom St.meld. nr. 25 (1997-1998) Hovedretningslinjer for det

sivile beredskaps virksomhet og utvikling i tiden 1999-2002,

varsles innføring av internkontroll og tilsyn med beredskapsfeltet i

planperioden.

På grunnlag av St.meld. nr. 25 (1997-1998) er det utarbeidet et

forslag til instruks. Instruksen vil gjelde for det sivile beredskap,

og omfatter ikke det militære forsvar. Forsvaret må imidlertid som

bruker og behovsstiller i forhold til de sivile forsyningsdepartementer,

forholde seg til det internkontrollsystem som innføres for den sivile

beredskapsplanlegging.

• Departementene skal innføre internkontroll for beredskapsarbeidet

rettet mot kriser og katastrofer i fred, sikkerhetspolitiske kriser

og krig.

• Departementene skal avgi toårlige rapporter om beredskapsarbeidet

innenfor sine sektorer til Justisdepartementet.

2


• Justisdepartementet gir statusrapport til Regjeringen.

• Justisdepartementet kan etter kontakt med berørt departement,

bestemme at systemrettet tilsyn skal gjennomføres.

Instruksen setter krav til et systematisk beredskapsarbeid i forhold til

kriser og katastrofer i fred, sikkerhetspolitiske kriser og krig.

Internkontrollen skal omfatte det samlede beredskapsarbeid. Dette er en

oppfølging av Stortingets forutsetninger om å få en bedre sammenheng

mellom freds- og krigsberedskapen. Departementene skal bl.a. ha

definert sitt beredskapsansvar og oppgaver, ha etablert målstruktur,

planer og styringssystemer. Tilsynene skal kunne omfatte det samlede

beredskapsarbeidet i forhold til kriser og katastrofer som rammer det

sivile samfunnet, med unntak av områder som dekkes av særskilte

tilsynsordninger (for eksempel brann og forurensning). Tilsynet skal

være systemrettet.

Innføring av internkontroll og systemrettet tilsyn vil ikke ha vesentlige

administrative eller økonomiske konsekvenser. Kgl. res. av 16.09.1994

vil bli justert som følge av avviklingen av programråde 05 og innføring

av internkontroll og tilsyn.

Justisdepartementet

tilrår

Det vedtas instruks om innføring av internkontroll og tilsyn med

beredskapsarbeidet i departementene i samsvar med vedlagte forslag.

Instruksen trer i kraft 01.01.2001.

3


Instruks om internkontroll og systemrettet tilsyn med det sivile

beredskapsarbeidet.

1. Virkeområde

Denne instruks gjelder den sivile beredskap og ikke det militære forsvar.

Forsvaret må imidlertid som bruker og behovsstiller i forhold til de sivile

forsyningsdepartementer forholde seg til det internkontrollsystem som

innføres for den sivile beredskapsplanleggingen.

2. Ansvar for beredskapsarbeidet i departementene

Det enkelte fagdepartement er ansvarlig for egne beredskapsforberedelser

for kriser og katastrofer i fred, sikkerhetspolitiske kriser og krig.

Det departement som ordinært har ansvaret for et fagområde, har og

ansvaret for nødvendig beredskapsplanlegging og eventuell iverksettelse

av tiltak i en krisesituasjon. Innføring av internkontroll og tilsyn rokker

ikke ved dette prinsippet.

Justisdepartementet er gjennom kgl.res. av 16.09.1994 gitt et

samordningsansvar på beredskapssektoren. Denne instruks har som

formål å bidra til ivaretakelsen av dette ansvaret.

3. Internkontroll

Departementene skal etablere et internkontrollsystem for sitt

beredskapsarbeid. Systemet skal sikre:

• en systematisk metode for departementenes eget arbeid med å

sikre god kvalitet på beredskapsplanlegging, og

• en målrettet og effektiv bruk av ressursene til beredskapsformål.

Departementene skal kunne dokumentere at de har gjennomført tiltak

som setter departementet og deres underliggende etater i stand til å

håndtere prioriterte funksjoner og oppgaver under kriser og katastrofer

i fred, under sikkerhetspolitiske kriser og krig. De krav som stilles til

departementenes internkontrollsystem gjelder ogom oppgaver ivaretas

av andre etater eller av fylkesmenn.

4


Justisdepartementet skal følge opp departementenes internkontroll

gjennom innhenting av rapporter.

4. Rapportering

Departementene skal med to års mellomrom avgi rapport til Justisdepartementet

om status for beredskapsarbeidet. Justisdepartementet

har fullmakt til å endre rapporteringsintervallene.

Justisdepartementet kan gi nærmere retningslinjer om rapportenes form

og innhold.

5. Tilsyn

Justisdepartementet kan etter kontakt med det aktuelle departementet

beslutte at systemrettet tilsyn skal gjennomføres i et departement

innenfor de områder hvor Justisdepartementet til enhver tid har et

samordningsanvsar. Systemrettet tilsyn omfatter målstruktur, planer

og styringssystemer. Et slikt tilsyn skal være basert på risiko og

vesentlighet.

6. Statusrapporter

På grunnlag av rapportene fra departementene, samt eventuelle tilsyn,

utarbeider Justisdepartementet rapporter om status for den sivile

beredskapen.

Justisdepartementet gis ansvar for statusrapportering til Regjeringen.

Kommentarer til instruks om internkontroll og systemrettet

tilsyn med det sivile beredskapsarbeidet i departementene

Generelt:

”Buvik-utvalget” avga i 1992 en rapport etter en bred gjennomgang av

det sivile beredskap. I rapporten ble det foreslått at internkontrollmetoden

med tilhørende systemrettede tilsyn skulle gjøres gjeldende for det

sivile beredskapsarbeidet. Anbefalningen ble tatt til følge i St.meld. nr.

5


24 (1992-1993) Det fremtidige sivile beredskap. Dette ble senest fulgt

opp gjennom St.meld. nr. 25 (1997-1998) Hovedretningslinjer for det

sivile beredskaps virksomhet og utvikling i tiden 1999-2002, hvor det

ble fastslått at internkontroll og tilsyn skulle gjelde for alle nivåer i det

sivile beredskap.

På departementsnivå er metoden testet ut gjennom to omfattende

prøveprosjekter i Sosial- og helsedepartementet i perioden fra 1995 til

1998.

På denne bakgrunn er Instruks om innføring av internkontroll og

systemrettet tilsyn med beredskapsarbeidet i departementene utarbeidet.

Justisdepartementet er gjennom kgl. res. av 16.09.1994 gitt et

samordningsansvar for det sivile beredskap. Dette endrer ikke det

enkelte fagdepartements avgjørelsesmyndighet og faglige ansvar for

beredskapsforberedelser innen egen sektor. Det departementet som

ordinært har ansvaret for en sektor, har også ansvaret for nødvendig

beredskapsplanlegging og eventuell iverksettelse av tiltak i en

krisesituasjon. Innføring av internkontroll og tilsyn rokker ikke ved dette

prinsippet.

Formålet med internkontroll med beredskapsarbeidet er å innføre

en systematisk metode for departementenes eget arbeid for å sikre

kvaliteten på beredskapsplanleggingen og en målrettet og effektiv bruk

av ressursene til beredskapsformål.

Hovedformålet med tilsynet er å sikre tilfredsstillende beredskapsarbeid

under det enkelte departements ansvarsområde. Som ledd i dette må det

fremskaffes oversikt over status for beredskapsarbeidet og det vil bli gitt

bistand til departementene for å heve kvaliteten på arbeidet.

Innføringen av systemrettet tilsyn skal gjøre det mulig å gi bedre

redegjørelser til Regjeringen og Stortinget om status for det sivile

beredskapsarbeid. Innføringen av systemrettet tilsyn anses som et

nødvendig virkemiddel for at Regjeringen skal få en samlet oversikt over

beredskapsarbeidet i samfunnet.

6


Instruksen vil bl.a. innebære at:

• Departementene må innføre internkontroll for beredskapsarbeidet

rettet mot kriser og katastrofer i fred, sikkerhetspolitiske kriser

og krig.

• Departementene skal avgi rapporter med to års mellomrom om

beredskapsarbeidet innenfor sine sektorer til Justisdepartementet.

• Justisdepartementet kan, etter kontakt mot det berørte

departement, beslutte at systemrettet tilsyn skal gjennomføres i

et departement.

• Justisdepartementet er ansvarlig for å legge frem samlede

statusrapporter for Regjeringen.

Instruksen setter krav til et systematisk beredskapsarbeid. Internkontrollen

omfatter det samlede sivile beredskapsarbeid. Dette er en

oppfølging av Stortingets forutsetninger om å få en bedre sammenheng

mellom freds- og krigsberedskapen. Departementene må bl.a. ha

definert sitt beredskapsansvar og oppgaver, ha målstruktur, planer og

styringssystemer. Eventuelle tilsyn skal kunne omfatte det samlede

beredskapsarbeidet i forhold til kriser og katastrofer som rammer det

sivile samfunnet, men unntak av områder som dekkes av særskilte

tilsynsordninger (for eksempel brann og forurensning).

Instruksen gjelder ikke Forsvaret. Det legges til grunn at

Forsvarets innmelding av behov for sivil logistikkstøtte tar

hensyn til det internkontrollsystem som innføres for den sivile

beredskapsplanlegging.

Kommentarer til enkelte bestemmelser

Pkt 2

Det enkelte departement er konstitusjonelt og parlamentarisk ansvarlig

for alt beredskapsarbeid innenfor eget ansvarsområde. Dette følger

av prinsippet om at den myndighet som har ansvaret for en sektor,

også er ansvarlig for nødvendig beredskapsplanlegging og eventuell

7


iverksettelse av beredskapstiltak i krisesituasjoner som berører sektoren.

Det vises også til retningslinjene for samordning på sentralt nivå under

kriser og katastrofer i fred, som understreker at hvert departementet har

et selvstendig ansvar for krisehåndtering og for nødvendig samordning

i den forbindelse.

Pkt 3

Departementene skal etablere et system for kvalitetssikring av

beredskapsarbeidet innenfor sitt ansvarsområde (internkontroll). Kravet

om internkontroll omfatter departementenes samlede beredskapsansvar

innenfor sine sektorer i forhold til både kriser og katastrofer i

fredstid, sikkerhetspolitiske kriser og krig. Dette vil bidra til å styrke

sammenhengen mellom freds- og kriseberedskapen og tilrettelegge for

en bedre samfunnsøkonomisk utnyttelse av beredskapsressursene.

Den konkrete utformingen av et internkontrollsystem må tilpasses

virksomhetens egenart og forutsetninger, og vil derfor måtte variere fra

virksomhet til virksomhet.

Det er en forutsetning at departementene gjennomfører regelmessige

interne tilsyn med egen beredskapsplanlegging. Departementene skal

videre føre tilsyn med underliggende etaters beredskapsplanlegging som

en del av sitt ordinære styringsansvar. Systematiske tilsyn vil være viktig

for å sikre en mål- og behovsorientert beredskapsvirksomhet.

Departementene skal kunne dokumentere resultatoppfølging i

underliggende etater. Dette kan for eksempel ivaretas som en del av de

ordinære styringsrutiner som departementet har etablert, eller i form av

særskilte tilsynsmøter. Det vil være opp til det enkelte departement å

avgjøre hvilke metoder som er mest formålstjenlig.

Departementene skal også påse at det blir ført tilsyn med

beredskapsplanleggingen i andre statlige myndigheter som

ivaretar funksjoner og oppgaver for disse. Fylkesmennene løser

beredskapsoppgaver etter oppdrag fra flere departementer.

8


Justisdepartementet foretar en årlig prioritering mellom de av

fylkesmannens beredskapsoppgaver som faller innenfor rammen av denne

instruks. Departementenes prioritering formidles gjennom det ordinære

tildelingsbrevet fra AAD. Direktoratet for sivilt beredskap (DSB)* har

etatsstyring for fylkesmennene på beredskapsomdet. DSB skal og

føre tilsyn med fylkesmennenes ivaretakelse av beredskapsoppgavene.

DSB planlegger og gjennomfører tilsynene med fylkesmennenes

beredskapsvirksomhet i samråd med de berørte departementer og

tilsynsmyndigheter. Gruppene skal gjennomføre tilsyn med fylkesmennene

sammensettes i samarbeid med de aktuelle fagdepartement

ut fra målsettingene med tilsynet. Tilsyn med fylkesmennene ledes av

DSB.

Pkt 4

Departementene skal annet hvert år avgi kort rapport til

Justisdepartementet om status for beredskapsarbeidet. Det kan legges

opp til mer fullstendig rapportering i forbindelse med utarbeidelse av

langtidsplaner. Tidsintervallene for rapportering kan utvides dersom

dette synes hensiktsmessig. I den grad beredskapsnivået ikke samsvarer

med fastsatte mål, kan Justisdepartementet be departementene gjøre

nærmere rede for hvor raskt man vil kunne nå disse målsetningene og

hvilke kostnader som vil være forbundet med dette.

Etter behov skal Justisdepartementet bl.a. kunne be om følgende fra de

andre departementer:

• En beskrivelse av ansvar og oppgaver på beredskapsomdet,

herunder en beskrivelse av ansvar og oppgaver som er delegert

til underliggende etater eller satt til andre statlige myndigheter.

• En oversikt over de viktigste sikkerhets- og beredskapsmessige

utfordringer innenfor den enkelte sektor.

*Nå Direktoratet for samfunnssikkerhet og beredskap.

9


• En oversikt over strategi for å følge opp overordnede politiske

mål og andre krav.

• En oversikt over beredskapsplanverket. Med planverk forstås i

denne sammenheng bl.a. omstillingsplaner, plan for kriseledelse,

informasjonsberedskapsplan, varslings- og rapporteringsplan

og eventuelle planer for å ivareta særskilte faglige utfordringer.

• Departementene bør også kunne redegjøre for vesentlige avvik

mellom mål og status innenfor beredskapsområder, samt redegjøre

for årsaken til vesentlige avvik.

Pkt 5

Justisdepartementet kan beslutte at systemrettet tilsyn skal gjennomføres

i et annet departement. Justisdepartementet skal før beslutningen treffes

ta kontakt med det berørte departementet. Tilsynet skal bli gjennomført i

forståelse med det aktuelle departementet.

Et særskilt mål med tilsynene er å veilede departementene.

Pkt 6

Som følge av kgl.res. av 16.09.1994, har Justisdepartementet et helhetlig,

sektorovergripende samordningsansvar innenfor beredskapssektoren. På

bakgrunn av rapportering fra departementene og systemrettet tilsyn som

en del av dette ansvaret, skal Justisdepartementet utarbeide rapporter om

den sivile beredskapen. Det er en målsetting at rapportene skal kunne

legges fram for Regjeringen annet hvert år og at de skal kunne danne

grunnlag for redegjørelser til Stortinget.

10


Postboks 2014

3103 Tønsberg

Telf.: 33 41 25 00

Faks: 33 31 06 60

postmottak@dsb.no

www.dsb.no

HR-2152

ISBN 978-82-7768-204-4

More magazines by this user
Similar magazines