Forpleining og innkvartering

Forpleining og innkvart e r i n g

F o r p l e i n i n g
O r g a n i s e r i n g
Forpleiningsavdelingen ble etablert
i mai 1990 med en konsulent.
Avdelingsleder begynte i august
1990. Bemanningen økte gradvis
frem til februar 1993, og endte totalt
med ni ansatte.
Forpleiningsavdelingen var i utgangspunktet en del av logistikkseksjonen,
som i tillegg besto av avdelingene for innkvartering,
sikkerhet, akkreditering og transport.
Fra 1. april 1992 hadde forpleining/innkvartering egen
seksjonsleder.
M å l o g v i r k e m i d l e r
E f f e k t i v f o r p l e i n i n g
Avdelingens mål var å sørge for en effektiv forpleining av høy
kvalitet for de grupper LOOC hadde ansvaret for.
Det var viktig å velge riktig samarbeidspartner til gjennomføringen,
og å bruke fagmiljøer, kommunale og statlige myndigheter
i planleggingen. Vi måtte sikre arealer og funksjoner i
planlagte nyetableringer og utarbeide beredskapsplaner til
bruk ved flytting av arrangementer. Vi måtte være bevisst
tidsaspektet i planleggings- og gjennomføringsfasen. Økt
serveringskapasitet i området oppnådde vi ved rådgivning
ogkoordinering.
N o r s k m a t k u l t u r
Vi ønsket å profilere norsk matkultur i norske omgivelser og i et
norsk miljø med riktig bruk av innredning, utstyr og farger.
Menyene skulle i tekst og bilder ha en utforming som signaliserte
opprinnelse, tradisjon og norske råvarer. Det var også viktig
å gi i n f o r m a s j o n om varens renhet. Vi utarbeidet egne menyer
med faste priser og retter for de bedrifter som ønsket det.
B e s p i s n i n g s t i l b u d
Forpleiningsavdelingen bestemte hvilke konsepter en hovedsamarbeidspartner
skulle tilby på de enkelte salgssteder. For
å oppnå best mulig kvalitet på de ulike konseptene, valgte vi
mange forskjellige samarbeidspartnere. Tilbudene måtte være
helhetlige. Dette gjaldt mat, drikke, automater, personlig

service, ryddighet og innhold. Videre måtte vi sørge for at
norsk tradisjon ikke gikk på tvers av internasjonal standard.
Vi måtte ta hensyn til at forskjellige brukere har forskjellige
behov, og velge de konsepter som passet.
Koordinering av de krav som IOC stiller til forpleining av
akkrediterte i innkvarteringsbedrifter var også en rammebetingelse.
En viktig oppgave for avdelingen var å tilrettelegge og gi
premisser for samarbeidspartnernes drift. Avdelingens hovedsamarbeidspartnere
på operatørsiden var Partena Cater og
Forsvaret. Avdelingen hadde også en viktig koordineringsfunksjon
mellom operatører og leverandører. De viktigste
leverandører var; Electrolux, Joh. Johannson, Landbrukssamvirket
og Coca-Cola.
H ø y t s e r v i c e n i v å
For å nå dette målet var vi avhengige av seriøse samarbeidspartnere.
Videre måtte vi sørge for tilstrekkelig opplæring,
inngå samarbeid med fagmiljøer og trekke på disse.
Forholdene skulle legges til rette med nødvendig utstyr.
Vårt tilbud skulle være 24 timers service.
G o d f o r r e t n i n g s m e s s i g d r i f t
Avdelingen la vekt på å gjennomføre alle prosjekter med solid
forretningsmessig drift. For det første måtte vi ha gjennomarbeidede
avtaler med våre samarbeidspartnere og sikre gjenkjøpsavtaler.
Dernest var det viktig å kjøpe riktig utstyr til riktig
pris, registrere utgifter på rett sted, kontrollere vareforbruk og
sette riktige priser på salgsvarene.
G j e n n o m f ø r i n g s s t r a t e g i –
f o r p l e i n i n g s p l a n
O p p g a v e / a n s v a r
Forpleiningsavdelingens oppgave var å planlegge, forberede og
gjennomføre et forpleiningsopplegg for de grupper LOOC
hadde ansvar for.
Avdelingens primæroppgave var å forpleie akkrediterte og
publikum innenfor de ulike arenaene.
Avdelingens sekundæroppgave var å tilrettelegge etablering
av ekstra forpleiningskapasitet generelt i regionen.
K o n s e p t / s t r a t e g i e r
Avdelingen utarbeidet en hovedplan for organisering av forpleiningstjenesten
under vinterlekene; Forpleiningsplan
Lillehammer ’94. Den ble godkjent i LOOCs ledermøte
24. september 1992 og hadde følgende oppbygging:
f Målsetting
f Premisser/Grunnlag
f Grupper som skal forpleies
f Forpleiningsarenaer
f Hovedsamarbeidspartner
f Støtte fra forsvaret
f Andre samarbeidspartnere
f Suksesskriteria
f Driftsopplegg
f Testarrangementer
f Styrking av forpleiningskapasiteten i regionen
f Helsetjeneste, kontroll av mat, vann etc.
f Økonomi
f Tidsplan og fremdrift
f Risikovurdering
Hovedstrategien var å bruke én operatør som etablerte like
konsepter/tilbud til regulerte priser. Dette ga en positiv
gjenkjennelseseffekt. Det skulle tilbys et bredt spekter internasjonale
retter basert på norske råvarer.
I tillegg skulle norske mattradisjoner profileres.

Sammen med cateringoperatøren
bidro andre leverandører med utstyr,
personell og spesialprodukter tilpasset
vinterlekene. Den største utfordringen
i forpleiningsopplegget var områdene
med størst trafikk, Olympiaparken og
området ved Storhove. Hovedstrategien
i konseptet var å få maksimal utnyttelse av de planlagte
fasiliteter. Dette ble oppnådd ved at flere grupper benyttet
de samme fasiliteter, men til forskjellige tider.
Et av forpleiningsavdelingens satsingsområder var å holde
cateringoperatørens priser på et kontrollert nivå.
O r g a n i s e r i n g / b e m a n n i n g
Forpleiningsavdelingen hadde behov for å øke bemanningen
tidligere enn planlagt, men likevel førte dette til færre ansatte
under vinterlekene enn i opprinnelig bemanningsplan.
Oppfølging av Partena Caters administrasjon sentralt og driftsoperasjonen
på de ulike driftssteder var en viktig arbeidsoppgave
for avdelingen.
Avdelingens organisasjonsmodell ble utprøvd under testarrangementene
vinteren 1993.
Under vinterlekene besto den utførende
forpleiningsorganisasjonen av personell fra
Partena Cater.......................................................ca. 3000 personer
Forsvaret...............................................................ca. 200 “
Andre samarbeidspartnere.................................ca. 500 “
Frivillige................................................................ca. 250 “
Fagavdeling.......................................................... 9 “
De frivilliges arbeidsoppgaver var:
100 personer hadde anretning/servering/servicefunksjoner i
deltakerlandsbyen og 150 personer var miljøverter på sportsarenaene.
S a m a r b e i d m e d u t b y g g i n g s o m r å d e t
I forbindelse med planleggingen av alle arenaer, landsbyer og
sentra hvor forpleining skulle foregå, var forpleiningsavdelingen
premissgiver for arealer, funksjoner og kapasiteter.
Premissene var basert på Lillehammers søknad, IOCs
bestemmelser og forpleiningsfaglige vurderinger/utredninger.
I i s h a l l e n eskulle alle gjestegrupper forpleies i selve hallen,
der det også var tilbud til publikum.
På utearenaer skulle alle grupper forpleies innenfor arenaens
område.
I alle landsbyer og sentra ble det besluttet å bygge “fullserviceanlegg”
for å ta vare på de ulike gjestegrupper som skulle
innkvarteres og ha sin arbeidsplass på disse stedene. Dette
med bakgrunn i at Lillehammer by har forholdsvis beskjeden
restaurantkapasitet i forhold til mengden av besøkende.
I hele prosjekterings- og ferdigstillelsesperioden var det svært
viktig å arbeide tett sammen med utbygging for å sikre nødvendig
teknisk opplegg for strøm, vann/avløp, gass, avtrekk etc.
F e r d i g s t i l l e l s e
Planlegging og tegning av forpleiningsarealer (disponeringer
og størrelser) i servicearenaene ble foretatt av en kjøkkenkonsulent
etter oppdrag fra LOOCs forpleiningsavdeling. Dette
grunnlaget ble overlevert Electrolux for kvalitetskontroll og
tilpasninger til eget utstyr. Løsningen ble så priset og gitt som
tilbud til LOOC.

Electrolux kunne dermed på fritt grunnlag bidra til endringer
der det var nødvendig med besparelser. Ferdigstillelse av servicesentrene
i deltakerlandsbyen, Radio og TV-senteret (RTV),
hovedpressesenteret og medielandsbyene skjedde fra 1. september
til 15. desember 1993.
Dette ga cateringoperatøren god tid til å gjøre seg kjent i sentrene,
samt forberede driften på den enkelte arena.
D r i f t s m o d e l l – v a l g a v o p e r a t ø r
En anbudsinnbydelse ble sendt ut til en sammenslutning av
næringsmiddelprodusenter, SAS Service Partner og Partena
Cater (den gang kalt Sara Cater Partner).
Hensikten med å bruke én operatør, var å sikre enhetlig form
på planlegging, gjennomføring og oppfølging. Operatøren
kunne knytte til seg underleverandører etter godkjenning i
LOOC.
I konkurranse med SAS Service Partner ble Partena Cater
valgt til operatør. Avtalen ble undertegnet den 8. oktober 1992.
Partena Cater etablerte eget prosjektkontor på Lillehammer
høsten ‘91 og startet utarbeidelsen av hovedplan for prosjektet.
Etter at hovedplanen var godkjent i LOOC startet Partena Cater
bemanningen.
Seksjons- og avdelingsledere startet arbeidet med Driftshåndbok
I som var et planverk pr. arena/driftssted, og inneholdt
rutiner for bemanning, opplæring, innkjøp etc.
Partena Caters arenaledere ble ansatt høsten ‘93 og deltok
sammen med LOOCs forpleiningsavdeling i revisjonen av
driftshåndbøkene. Driftshåndbok II forelå som endelig detaljplan
i desember ‘93 etter at fullskalatesten var gjennomført.
Rica Hotell og Restaurantkjede som drev Hafjell alpinanlegg
før lekene, hadde langtidskontrakt på drift av anlegget og ble
dermed operatør for Sørlia medielandsby.
Forsvaret ble engasjert av LOOC for å forestå innkvartering/
forpleining av frivillige på skoler.
Næringsmiddeltilsynet og næringsmiddelindustrien ble tidlig
invitert til å delta i valg av hovedkonsept. Valget falt på en
kombinasjon av ferdigmatsystemet “Cap-cold” og omfattende
bruk av halvfabrikata. Dette konseptet satte rammer for utstyr
og vareutvalg, men ga samtidig god fleksibilitet med tanke på
kapasitet/belastning.
Omfanget av oppgaven ble stipulert til ca. 40 000 akkrediterte
gjester og ca. 100 000 publikummere daglig i OL-regionen.
S a m a r b e i d s p a r t n e r e – l e v e r a n d ø r e r
E l e c t r o l u x
LOOC innhentet tilbud om leveranser til alle anlegg, permanente
og provisoriske, hos potensielle leverandører av
kjøkkenutstyr. Forespørselen var en kombinasjon av leveranser
og medlemskap i sponsorkategorien “Offisiell leverandør”.
Electrolux Storkjøkken ble valgt på bakgrunn av sitt totaltilbud
som omfattet prosjektering, leie/kjøp, montering, demontering
og service under selve arrangementet. Electrolux leverte storkjøkkenutstyr
til 276 serveringsenheter fordelt på følgende:
f 6 restauranter
f 53 kafeteriaer
f 25 sponsor-lounger
f 14 VIP-lounger
f 4 “fast-food” restauranter
f 29 kiosker innendørs
f 130 kiosker utendørs
f 11 barer
f 3 skolekantiner
f 1 cateringkjøkken
C o c a - C o l a
Coca-Cola hadde gjennom sitt medlemskap i TOP III (The
Olympic Programme III) enerett på leveranser av mineralvann

og juiceprodukter (Minute-Maid). Coca-Cola
Norge hadde o v e r -ordnet ansvar for operasjonen,
men benyttet Ringnes AS for planlegging og gjennomføring,
samt for leveranser av varer og service
til den enkelte arena.
Følgende utstyr ble benyttet:
f 178 dispensere for mineralvann
f 30 dispensere for juice
f 62 automater for mineralvann
f 603 kjøleskap
L a n d b r u k s s a m v i r k e t
Sammenslutning av de ulike bedrifter innen norsk
landbruk var medlem av sponsorkategorien
“Offisiell Leverandør”. Gilde (kjøttvarer) og Tine (meierivarer)
var de varemerker som ble profilert. Alle bedrifter var leverandør
til Partena Cater og LOOC, og i tillegg leverte
Landbrukssamvirket grønnsaker og fjærkre.
J o h . J o h a n n s o n
Joh. Johannson var medlem av sponsorkategorien “Offisiell
Leverandør” og totalleverandør av kaffe og andre varmdrikker
til LOOC og Partena Cater. I samarbeid med Electrolux var
Johannson ansvarlig for prosjektering, montering og service av
nødvendig utstyr for tilberedning.
Joh. Johannson leverte følgende utstyr:
f 50 stk 2x10 ltr traktere
f 10 stk doble kolbetraktere
f 15 stk enkle kolbetraktere
f 1500 stk husholdningstraktere
f 1500 stk 10 ltr varmecontainere
f 20 000 stk OL-termoser
R e n h o l d o g
r e n o v a s j o n
A m b i s j o n s n i v å
En miljøvennlig
avfallshåndtering var
et vesentlig element i
miljøarbeidet. Det ble
laget premissdokumenter med retningslinjer for
å samordne en miljø- og ressursvennlig avfallshåndtering
under lekene som skulle styrke arbeidet
i regionen på lang sikt. Det ble også laget en
innkjøpsguide som definerte de hovedprinsipper
og operasjonelle miljøkrav for de varegrupper
som skulle kjøpes inn.
B e s k r i v e l s e a v a v f a l l s s y s t e m e r
Sportsarenaer
Ved planleggingen av renovasjonstjenesten tok vi utgangspunkt
i det systemet som var innført i regionen, “grønn husholdning”.
Det består av følgende fraksjoner:
f Papp/papir
f Organisk avfall, inkl. engangsservice
f Restfraksjon
f Skyller
f I tillegg ble det fra noen sportsarenaer tatt ut drikkebeger
som egen fraksjon
f I alle sportsarenaer ble det rekruttert funksjonærer som
“miljøverter”. Disse hadde som hovedoppgave å holde arenaen
ren og ryddig under og etter arrangementene.
Tilsammen 150 personer var dedikert til denne jobben.
f Organisk avfall inkludert engangsservise av potetstivelse
ble generert i telt hvor det var forpleining. Alle som spiste
her måtte sortere når de ryddet etter seg.

f Papir ble samlet i egne esker som var plassert rundt om i de
forskjellige kontorområdene på hver arena.
f Utendørs ble det brukt grå søppelbokser av papp til vanlig
avfall. I tillegg ble det plassert ut blå søppelbokser av papp
merket med gjenvinningssymbol og “paper”. Dette var et tilbud
til publikum slik at aviser, programmer o.l. kunne gjenvinnes.
Servicearenaer
f I deltakerlandsbyen, medielandsbyer, pressesenter og RTVsenter
var det også lagt opp til å ta ut papp/papir og restavfall.
Matavfall fra kjøkken ble tatt ut i eget system og videreutviklet
til dyrefor.
f Partena Cater var ansvarlig for alt renhold i de områder de
opererte.
f Alle fellesarealer som ikke var tilknyttet innkvartering/forpleining
(Partena Cater), ble renholdt av innleide selskaper.
T e s t a r r a n g e m e n t e r
F o r p l e i n i n g s a v d e l i n g e n s a n s v a r
Servering av mat og drikke til:
f Utøvere/ledere
f Offisielle gjester
f Media
f Funksjonærer
f Publikum
Beskrivelse av oppdraget:
f Etablere et fornuftig system, innenfor gitte rammer, som
tok vare på forpleiningen av akkrediterte grupper i treningsog
konkurransesituasjonen, samt sørge for at publikum fikk
et tilstrekkelig tilbud. Rammene ble definert i samarbeide
med seksjoner/avdelinger som var “eiere” av de ulike forpleiningsgruppene.
Dette innebar følgende:
f Utarbeidelse av testomfang og teststrategi.
f Koordinering i forbindelse med rigging av telt, innredning
av telt og bygninger, montering av utstyr i kjøkken og serveringsarealer.
f I samarbeid med hovedsamarbeidspartner Partena Cater
utarbeide/planlegge:
f Dagplaner og milepælsplaner
f Bemanning av de nødvendige funksjoner
f Bestilling/logistikk, mottak og lagring av varer og
driftsmidler
f Produksjon og anretning av mat og drikke, herunder
også salg fra boder og kiosker i arenaen
f Håndtering og kontroll av betalingsmidler i
forbindelse med salget
f Renhold i alle forpleiningsfasiliteter
f Utarbeide og planlegge renovasjons- og renholdsrutiner i
samarbeid med renholds-/renovasjonsselskaper og egne frivillige
(miljøverter).
E v a l u e r i n g
Sterk kulde under byggefasen medførte visse frostskader på
utstyret. Da vi innførte teknisk beredskap på varme, elektro
og vann/avløp, fungerte dette tilfredsstillende.
I driftsfasen oppsto kondensproblemer i teltene grunnet
varierende inne- og utetemperatur.
For å unngå dette installerte vi ventilasjonsanlegg og bedret
varmefordelingen.
F ø r d r i f t s e r v i c e s e n t r a
f Tidlig ferdigstillelse ble planlagt for å kunne få benyttet anleggene
mest mulig før selve arrangementet. Dette av hensyn
til test/komplettering av anlegg og organisasjon.
f Deltakerlandsbyen på Lillehammer var i drift fra 1. september
1993. Den ble benyttet til ulike arrangementer som

f u n k s j o n æ r s a m l i n g e i r n , n k v a r t e r i n gav deltakere/
trenere i forbindelse med testarrangementer,
kurs/opplæring etc. Test i full skala med ca.
2000 gjester over en weekend, 26. til 28.
november ‘93.
f RTV-senteret var i drift fra 1. oktober ‘93, som
kantine for personell tilknyttet utbygger og
LOOC. Bruken økte gradvis til full drift
1. februar ’94. Partena Cater benyttet dette
kjøkkenet til sine cateringoppdrag frem til
1. februar 1994.
f Snekkerstua medielandsby ble satt i drift fra
25.oktober ‘93. De øvrige medielandsbyer ble
testet i varierende grad under funksjonær
samlingen 26. til 28. november ‘93.
E r f a r i n g e r
Denne førdriften ga oss rikelig erfaring både av teknisk og
organisatorisk art. Alle anlegg ble i perioden mellom test og
arrangement fysisk forbedret/ferdigstillet og komplettert med
utstyr delvis på bakgrunn av disse erfaringene. Generelt sett
ble lagerkapasiteten noe utvidet i forhold til opprinnelig plan .
Organiseringen av de ulike landsbyer fungerte tilfredsstillende.
Etter at driften var kommet i gang, økte Partena Cater
sin bemanning noe i forhold til opprinnelig bemanningsplan.
G j e n n o m f ø r i n g
D e l t a k e r e o g l e d e r e
Menyene ble utarbeidet med bakgrunn i materialet fra Calgary
og Barcelona. Menyene ble kvalitetssikret internt i LOOC og
sendt til høring i de nasjonale olympiske komitéer i august
1993. Sammensetningen av mattilbudet var en fast basismeny, i
tillegg til retter som ble endret daglig. Disse ble rullert ut fra en
syv-dagers meny.
Tidspunkter for måltider:
f Frokost 05.00 – 11.00
f Lunsj 11.00 – 16.00
f Middag 16.00 – 24.00
f Nattmat 24.00 – 05.00
Tilbudene var de samme i deltakerinnkvarteringen
på Hamar og Lillehammer.
I nasjonsboder/garderober i alle sportsarenaer var det tilgang
til frukt, drikke, snacks etc.
Lunsjbokser kunne bestilles i NOC-servicesenter.
M e d i e p e r s o n e l l
Et bredt spekter mat fra “fast-food” til restaurantservering ble
kvalitetssikret i LOOCs presse/mediaseksjon, samt ved høring i
OBAC-møter før vinterlekene. Dette gjaldt både tilbud og priser.
Tilbudet var tilgjengelig i alle medielandsbyer, hovedpressesenteret
(MPC), RTV og subpressesentra i sportsarenaene.
Alle anlegg var i nybygg og ble operert av Partena Cater,
med unntak av Sørlia medielandsby.
Omsetningen var tilfredsstillende i RTV og MPC, med
hovedvekt på kafeteria, fast-food og andre småretter.
Fasilitetene på sportsarenaene ble mindre benyttet enn forventet.
Hovedårsaken til dette var godt vær, og at tidsplanen
for avviklingen ble holdt.

F u n k s j o n æ r e r
Menyen for funksjonærene ble lagt opp med basis i helfabrikata
og matbokser/pakker.
Frokost/kveldsmat ble basert på kuvertpakket mat.
Overordnet forpleiningsplan var:
f Frokost på bosted
f Lunsj på arbeidssted
f Middag på arbeidssted
f Kveldsmat på bosted
Oppgaven ble delt mellom Partena Cater og Forsvaret. Antall
funksjonærer var ca. 9600, de fleste benyttet LOOCs forpleiningstilbud.
På slutten av perioden ble lunsjtilbudet (matpakke) mindre
benyttet da funksjonærene spiste andre steder.
Forsvaret forpleide egne styrker, men på grunn av arbeidsforhold
måtte deler av styrken spise på arbeidsstedet i LOOCs
regi.
Det er viktig å legge opp til en lik standard uavhengig av operatør.
Dette bidrar til at flest mulig spiser på forhåndsbestemt
serveringssted og gjør mengdeplanleggingen lettere.
I tillegg til bespisning på alle arenaene, var det gjort avtaler
med bedrifter slik at funksjonærene kunne få servering der
de hadde sitt arbeide, for eksempel flyplasser, hoteller, kulturlokaler.
P o l i t i
LOOC hadde ansvaret for å tilrettelegge innkvartering og forpleiningstilbud
for hele politistyrken. Dette omfattet en avtale
om hel- eller halvpensjon på bosted, mens lunsj, middag og nattmat
ble servert på arbeidssted på bakgrunn av innmeldt
behov/vaktlister.
I hovedsak ble etablerte bedrifter benyttet. I de tilfeller LOOC
organiserte innkvartering/forpleining i provisorier, var Partena
Cater ansvarlig for gjennomføringen.
Forpleiningen for politistyrken ble lagt opp etter samme
standard som for funksjonærene.
S p o n s o r e r / V I P - g j e s t e r
LOOC etablerte provisoriske fasiliteter for disse gjestene i alle
sportsarenaer. Tilbudet besto av “fingermat”, ferske bakevarer
tilberedt på stedet (bake-off), supper, snacks og kald/varm
drikke, som var alkoholfri.
Eget sponsorsenter i Olympiaparken, 5500 m 2 og ca. 1900
restaurantplasser fordelt på 21 “lounger”. Tilbudet var i hovedsak
buffet-servering med varm mat og bar i hver lounge. I tillegg
var det en felles bar.
Serveringen var i all hovedsak bestilt og betalt på forhånd.
Konseptet ble meget godt mottatt av sponsorene, og kapasiteten
ble godt utnyttet. Tilbudet inkluderte alkoholservering.
P u b l i k u m
Publikumsfasilitetene innenfor arenaområdene besto i hovedsak
av kiosker, og tilbudet var “fast-food” retter og varm og
kald drikke. På utearenaene ble det i tillegg etablert grill- og
“bake-off” stasjoner.
På innearenaene var tilbudet “fast-food” servering fra permanente
og provisoriske kiosker.
I Lysgårdsbakkene og Kanthaugen ble det etablert kafeteriaer
for publikum. Disse ble benyttet av personell tilknyttet
åpnings- og avslutningsseremoniene, men var også et populært
tilbud til publikum under sportsarrangementene.

M a t k u p o n g e r
LOOC besluttet at matkuponger skulle brukes som betalingsmiddel
for de grupper LOOC hadde ansvaret for å forpleie.
Partena Cater inngikk avtale med Rikskuponger AB i Sverige
som administrerte denne tjenesten.
Følgende matbilletter ble trykket:
f Frokost
f Lunsj
f Middag
f Kveldsmat
Partena kunne utfra uttak av kuponger og opptelling av innsamlede
kuponger holde god oversikt over forpleiningstjenesten til
disse gruppene. Hver gruppe hadde egne serienummer på sine
matkuponger. Partena solgte også matkuponger til grupper
LOOC ikke hadde ansvaret for, men som ønsket å bruke
LOOCs/Partenas fasiliteter.
f Dag 4. VVS, strøm og gass: Alt kjøkken-/serveringsutstyr
frakobles.
f Dag 5. Electrolux: Alt utstyr leveres tilbake og kjøres ut av
arenaen.
G e n e r e l t
Demobiliseringen gikk relativt problemfritt. Det oppsto noen
forsinkelser i forbindelse med transport av utstyret på grunn av
mengden.
Det er verd å bemerke at beredskapen for varme i teltene
ikke var tilfredsstillende i den kritiske perioden (fire-fem dager)
etter siste arrangement. Varmegeneratorene stoppet og dette
medførte frostsprengt utstyr med ulik grad av ødeleggelse.
N e d r i g g i n g
P l a n t i l b a k e l e v e r i n g
I fasen med demobilisering var det viktig at fagavdelingen sørget
for at samarbeidspartnerne fikk tid nok til å sluttføre sine
oppdrag på en forsvarlig måte etter en vedtatt plan.
Likeledes var det avgjørende at alle aktivitetene ble utført i
følgende rekkefølge:
f Dag 0. Arena: Siste arrangement på den enkelte arena.
f Dag 1. Partena Cater: Sikring av varer, varetelling og utkjøring
av varelager.
f Dag 2. Partena Cater: Sikring av løst utstyr og utkjøring av
dette.
f Dag 3. Partena Cater: Rengjøring av alt fast/løst kjøkken-/
serveringsutstyr som skulle overleveres til Electrolux og
andre leverandører.

I n n k v a r t e r i n g – D e l t a k e r l a n d s b y L i l l e h a m m e r
o g d e l t a k e r i n n k v a r t e r i n g H a m a r
L o k a l i s e r i n g
Da Lillehammer i 1988 fikk tildelt
vinterlekene, var det planlagt en deltakerlandsby
for 3000 deltakere og
ledere, slik som skissert i søknaden.
Diskusjonen om en deltakerlandsby
på Hamar begynte allerede med
beslutningen om å flytte ISU-øvelsene (International Skating
Union) til denne byen, men planene ble ikke konkrete før i
1991, da man på IOC-sesjonen i Birmingham besluttet at det
skulle gis tilbud om innkvartering på Hamar.
Den videre planlegging baserte seg derfor på at det skulle innkvarteres
2500 deltakere på Lillehammer og 500 på Hamar.
Landsbyen på Lillehammer fikk navnet d e l t a k e r l a n d s b y e n
Lillehammer (Olympic Village Lillehammer), og på Hamar kalte
man den d e l t a k e r i n n k v a r t e r i n gHamar (Hamar Subsite Village).
Deltakerlandsbyen på Lillehammer ble lokalisert på samme
sted som angitt i søknaden, Skårsetlia, sentralt plassert i forhold
til arenaene, og med følgende distanser etter akkreditert
vei:
Til Birkebeineren Skistadion......................................................6 km
Til Håkons Hall ...........................................................................5 km
Til Lysgårdsbakkene og Kanthaugen........................................6 km
Til Hafjell ..................................................................................16 km
Til Hunderfossen ......................................................................21 km
Til Kvitfjell ................................................................................57 km
Til Gjøvik Olympiske Fjellhall...................................................54 km
Til Hamar..................................................................................66 km
Deltakerinnkvarteringen på Hamar ble lokalisert til en eksisterende
folkehøgskole, Toneheim Folkehøgskole, bare tre km
fra Hamar sentrum.
Avstander fra deltakerinnkvartering Hamar til arenaene:
Til Hamar Olympiahall............................................................2,5 km
Til Hamar Olympiske Amfiteater...............................................5 km
Både LOOC og delegasjonene var fornøyd med at det også ble
innkvartering i Hamar.
Dette var en dyrere løsning enn én landsby, men det hadde
klare sportslige fordeler ved at reisetiden ble redusert.

Delegasjonene som bodde både på Lillehammer og Hamar fikk
ikke økt sitt antall ledere på grunn av dette.
D e t f o r b e r e d e n d e a r b e i d
D e l t a k e r l a n d s b y e n p å L i l l e h a m m e r
Landsbyen på Lillehammer skulle bygges helt fra grunnen av.
Det ble derfor lagt stor vekt på at den ansvarlige for drift under
vinterlekene også var premissgiver for utforming av anlegget.
Godt samarbeid mellom innkvarteringsavdelingen og utbyggingsavdelingen
la grunnlaget for en vellykket løsning.
For å skaffe til veie kunnskaper om hvordan deltakerlandsbyen
skulle bygges og drives, baserte man seg på følgendekilder:
De som skulle drive landsbyene var til stede i Albertville, og
fikk studere deltakerlandsbyene i Les Saisies og Brides-les-
Bains. Dette ga mye verdifull informasjon.
P r o s j e k t u t v i k l i n g
Prosjektet ble drevet fram i følgende faser:
Rammeprogram.........................................................ferdig april ‘90
Romprogram..........................................................ferdig august ‘90
Arkitektarbeid/prosjektering.....................................ferdig juni ‘91
Byggestart.........................................................................august ‘91
Rammeplan drift.........................................................ferdig mai ‘92
Operasjonsplan, rev.0..................................................ferdig juli ‘92
Ferdigstilling utbygging......................................ferdig oktober ‘93
Dokumenter
f IOC charter
f Kontrakten mellom IOC, NOK og Lillehammer kommune
f Minimum requirements for Olympic Teams, utarbeidet av
Association of National Olympic Committees.
Personer
En ekspertgruppe ble utpekt av Norges Olympiske Komité.
Videre ble en av lederne for Calgary Olympic Village invitert
til LOOC for å bidra med råd.
Studieturer
Ansvarlige for drift og utbygging var på studietur til deltakerlandsbyene
i Albertville og Barcelona.
De helt spesielle omstendigheter ved at det bare var to år
mellom Albertville og Lillehammer, førte til at man i planlegging
måtte basere seg mye på informasjon fra Calgary.
Fra Calgary fikk vi meget omfattende rapporter, manualer og
annen dokumentasjon som var til stor hjelp.
U t f o r d r i n g e r
Siden deltakerlandsbyen skulle bygges opp fra grunnen av,
hadde man store muligheter til å utforme den etter LOOCs
behov og til beste for deltakere og ledere.
En av hovedpremissene var imidlertid: Hvilke nasjoner
kommer til Lillehammer, og hvor store er de
Rett etter lekene i Albertville kontaktet vi derfor alle aktuelle
nasjoner med spørsmål om hvilke øvelser de regnet med å
delta i på Lillehammer. Ved dette startet vi en kontinuerlig
prosess om delegasjonsstørrelsene som varte helt fram til
delegasjonenes ankomst.
Utbyggingsavdelingen deltok i denne prosessen, slik at de
hele tiden hadde den nødvendige forståelse for de problemer
man hadde med å fastsette størrelsen på lagene.
Den nødvendige fleksibilitet ble ivaretatt på flere måter:
f Hver leilighet med 7-8 senger hadde egen inngang
f Man kunne flytte lag
f Man bygde en egen soveromsfløy hvor overtallig personell
fra flere nasjoner bodde blandet
f Det ble foretatt enkle ombygginger

f Man kunne sette tre senger inn på store dobbeltrom.
Noen nøkkeltall
Totalt gulvareal..................................................................55 000 m 2
Servicesenter......................................................................10 000 m 2
Bosonen..............................................................................45 000 m 2
Permanent bebyggelse......................................................20 000 m 2
Temporær bebyggelse.......................................................35 000 m 2
Antall soverom...........................................................................1990
-enkeltrom..................................................................................1330
-dobbeltrom.................................................................................660
Totalt investert....................................................NOK 650 millioner
Hvorav LOOC har betalt......................................NOK 200 millioner
O r g a n i s a s j o n e n
I likhet med de øvrige arenaer ble gjennomføringsorganisasjonen
etablert i juli ‘92.
Fagavdelingene i LOOC hadde ansvar for å drive de respektive
fagområdene i deltakerlandsbyene, men endel arbeidsoppgaver
som administrasjon, teknisk drift og aktiviteter, ble ivaretatt
av prosjekt deltakerlandsby.
Catering ble ivaretatt av Partena Cater, som sørget for mat
både til beboere og stab.
Partena hadde leid inn eget personell til kjøkken, restaurant
og renhold. I tillegg hadde LOOC skaffet Partena 100 frivillige
funksjonærer.
Politiet sørget for ekstra støtte til LOOC sikkerhet. De hadde
et godt samarbeid i forbindelse med vakthold og adgangskontroll.
Både LOOC sikkerhet og politiet kombinerte fasthet og
service på en utmerket måte.
Forsvaret bidro med mannskap til transport og teknisk
avdeling.
Disse hadde oppgaver med parkeringskontroll, interntransport,
vedlikehold, av- og pålessing for delegasjonene og
flytting.
Våre samarbeidspartnere var også godt representert i deltakerlandsbyene.
Dette gjaldt blant annet Coca-Cola, IBM,
Bausch & Lomb, Kodak, Statoil, Troll Park, SAS,
Gartnerhallen, Xerox, Televerket, TBK.
De øvrige oppgaver ble ivaretatt av LOOC-ansatte og f r i v i l l i g e.
Dette gjaldt oppgaver som:
Arenaledelse, økonomi/finans, booking, kontoradministrasjon,
møteromsservice, teknisk drift, fritidstilbud, NOC-servicesenter,
poliklinikk, telekommunikasjon, data, transport,
sikkerhet, akkreditering, mottak og protokoll, personal og
presse/informasjon.
V å r e f u n k s j o n æ r e r
Det var en stor utfordring å finne den riktige bemanning for
landsbyene, selv om vi hadde bemanningstall både fra Calgary
og Albertville.
Fagavdelingene var ansvarlige for dette på sine respektive
områder. Deres foreslåtte tall ble gjennomgått og godkjent av
arenaledelsen. Totalt var det 858 funksjonærer i begge landsbyene,
dette inkluderer frivillige, LOOC-ansatte og militære. For
å beregne det totale antall personell i landsbyene, måtte man
legge til alle samarbeidspartnere.
Dette omfatter personell fra Partena Cater, politiet, Bausch
& Lomb, post, bank, forretninger, TBK, Televerket, Coca-Cola,
Kodak med flere. Totalt var det derfor ca. 1000 personer som
hadde sitt arbeid i deltakerlandsbyen på Lillehammer, og 350
på Hamar.
Fagavdelingene hadde også ansvar for rekruttering til sine
respektive fagområder. Det var få problemer med å rekruttere
frivillige, og vi fikk inntrykk av at deltakerlandsbyene var et

populært sted å være. Et resultat av dette var blant annet et
meget kompetent korps av nasjonsverter både med hensyn til
språkferdigheter og personlige ressurser.
Etter at rekrutteringsprosessen var igangsatt, ble det oppdaget
at man hadde rekruttert for 16 dagers tjeneste. Landsbyene
hadde imidlertid behov for funksjonærer i 33 dager. Man måtte
derfor inngå tilleggsavtaler om forlenget tjenestetid. De fleste
fagområder klarte å etablere den nødvendige bemanning fra 29.
januar, som var deltakerlandsbyenes første driftsdag. Sikkerhetsavdelingen
var noe underbemannet de ti første dagene,
men politiet tro støttende til, slik at sikkerheten hele tiden var
på et forsvarlig nivå.
Det ble ikke avdekket store feil i bemanning og organisering
totalt sett i landsbyene.
Ved en riktig bemanning ville alle ha noe å gjøre til en hver
tid. Vi mente at en travel funksjonær er mer fornøyd enn en
funksjonær som kjeder seg. Vi var på forhånd klar over at landsbyenes
travleste periode ville være ankomst- og innflyttingsperioden
to uker før åpningsseremonien. I selve konkurranseperioden
ville vi få det noe roligere og rutinemessig, før noen travle
dager i forbindelse med avreise.
For oss var dette en gunstig situasjon ved at våre funksjonærer
fikk tid til å overvære stort sett de konkurransene de ønsket.
T e s t o g o p p l æ r i n g
Deltakerlandsbyen på Lillehammer var i den heldige situasjon
at utbyggingen hovedsakelig var ferdig til 1. oktober ‘93. Dette
betydde at man hadde fire måneder til test og førbruk fram til
29. januar ’94.
Følgende hovedaktiviteter ble gjennomført i denne perioden:
f Norges Olympiske Komitées prosjekt “vinnerledelse”.
Tre dagers samling med alle kandidater til Lillehammerlekene.
Dette ga oss verdifull utprøving av boforholdene.
f “Det olympiske kurssenter”
Ga fin erfaring i ledelse og organisasjon.
f Telehockey Cup
Ga oss verdifull kunnskap om utøvernes behov i landsbyen.
f Fullskalatest
Ca. 2000 personer bodde i landsbyen en weekend.
Nyttig test av kapasiteten i spisesalen.
LOOCs faste stab som var knyttet til d e l t a k e r l a n d s b y e n,
rundt åtte personer, flyttet ut på a r e n a e n i begynnelsen av
oktober. Det var denne staben som var kjernen i t e s t -
a r r a n g e m e n t e n e .
I tillegg ble de frivillige som hadde anledning tatt med på
testarrangementene. Funksjonærene knyttet til deltakerinnkvarteringen
på Hamar deltok også i disse arrangementene.
Alle funksjonærene måtte gjennomgå grunnopplæring, fagopplæring
og arenaopplæring.
Det faktum at arenaen sto ferdig så lang tid før vi skulle i
operasjon, gav oss god mulighet til å bruke den i opplæringsøyemed.
Selv om alle funksjonærene ikke fikk jobbe i sin “riktige”
situasjon, fikk vi under fullskalatesten blant annet prøvet deres
selvstendighet, beslutningsevne, humør og evne til å tåle
stress, hvilket var meget verdifullt.
Det var også av stor verdi å la de norske utøverkandidatene
bo i landsbyen på forhånd.
Vi fikk tilbakemeldinger på at det var lytt mellom soverommene,
og at det manglet endel utstyr.
Noen forbedringer på lydgjennomgang ble foretatt, og
ønsker om mer utstyr ble etterkommet.

D r i f t a v d e l t a k e r l a n d s b y –
i n n k v a r t e r i n g
A n k o m s t e n e
Vi var forberedt på at det ville være vanskelig å få tilstrekkelig
informasjon om delegasjonenes ankomster. Ledere fra noen av
de største delegasjonene var på plass allerede fra den 29. januar,
og disse bisto med å koordinere ankomstene.
LOOCs ankomst/avreisesystem var heller ikke til enhver tid
oppdatert på nasjonenes ankomster.
Det ble derfor opprettet en egen prosjektgruppe for å koordinere
ankomstene. Disse arbeidet på flere plan for hele tiden å
være ajour og holdt løpende kontakt mot flyplassene, MAC
(hovedakkreditteringssenter), vertene og andre.
Blant annet var det en stor utfordring å håndtere ankommende
utstyr som ofte kom på store trailere. Det var god hjelp å ha en
stor lagerhall som vi benyttet som transittlager for utstyr som
ikke var ledsaget.
M o t t a k e l s e
Alle nasjoner måtte igjennom en overtakelsesforretning ved
ankomst. Sammen med materialadministrasjonen gikk Chef de
Mission igjennom alle nasjonens fasiliteter med utstyr for å
sjekke at alt var i orden og på plass.
Umiddelbart etter ankomst fikk også nasjonens ledelse tilbud
om å hilse på Mayor of Village.
Alle nasjonene ble ønsket velkommen til landsbyen med en
flaggseremoni et par dager etter at de fleste delegasjonsmedlemmene
var på plass.
Med mange nasjoner ankommende like før å p n i n g s s e r e m o-
n i e n, ble det ganske mange velkomstseremonier i denne
p e r i o d e n .
Velkomstseremonien ble avviklet på følgende måte:
f Avspilling OL-fanfaren
f Avspilling IOC-hymnen
f Mayor of Village holdt velkomsttale
f Avspilling nasjonalsang mens flagget ble heist
f Chef de Mission mottok en gave fra Mayor of Village
f Avspilling av OL-fanfaren
f Mottakelse for alle som deltok i seremonien.
Disse seremoniene var meget høytidelige. For noen nasjoners
vedkommende ble nasjonalsangen spilt for første (og eneste)
gang under vinterlekene. Det var ofte mye presse til stede.
Det ble ikke avholdt egne velkomstseremonier på Hamar.
Der ble nasjonsflagget heist samtidig som på Lillehammer uten
noen seremoni.
V I P - m o t t a k e l s e r
I deltakerlandsbyen på Lillehammer var det etablert et eget
VIP-rom til bruk både for besøkende til arenaledelsen og til
delegasjonene. Her ble det gjerne servert forfriskninger, kaffe,
te og enkle småretter, samt gitt en generell orientering om deltakerlandsbyen.
Som regel var Mayor of Village vert ved disse
sammenkomstene.
Ankomstprosedyrene ble tilpasset det enkelte besøk. Det var
ofte en sikkerhetsmessig fordel å la hele bilkortesjen kjøre inn
i landsbyen.
Politiet og sikkerhet viste stor fleksibilitet og samarbeidsevne
ved disse besøkene.
A k k r e d i t e r i n g
Det var to akkrediteringssoner i deltakerlandsbyenes bosone
og internasjonale sone.
Hele servicesenteret tilhørte internasjonal sone, bortsett fra
deltakernes spisesal, NOC-servicesenter og poliklinikk hvor
man måtte ha akkreditering til bosone for å få adgang.

Delegasjonene hadde anledning til å invitere en gjest pr. tiende
utøver inn i bosonen. Besøksantallet var rullerende, slik at
når en gjest forlot delegasjonen, kunne de ta en ny inn. Dette
økte antall besøkende til bosonen kraftig og medførte større
trafikk og mer administrasjon. Ingen delegasjoner klaget imidlertid
over for mye aktivitet i bosonen.
FX-akkrediterte hadde full adgang til bosonen, men måtte
veksle inn sitt akkrediteringskort i et “FX-adgangskort”.
Besøkstiden i bosonen var fra kl. 10.00 – 22.00.
For begge landsbyene ble det utstedt 300 åpne pressekort
for akkreditert presse.
I n n k v a r t e r i n g
I deltakerlandsbyen på Lillehammer var det 2650 senger, og på
Hamar 550 senger.
Dette var et tilstrekkelig antall. På det meste bodde det 2380 på
Lillehammer, hvilket tilsvarer et øverste belegg på 90 %.
Ledige senger utenfor delegasjonene ble brukt til innkvartering
av funksjonærer.
Delegasjonene fikk tildelt hvert sitt område i landsbyen på
Lillehammer. Foruten soverom i leiligheter besto dette av lagkontor,
oppholdsrom, legerom, massasjerom, tørkerom, lager.
Ca. 50 % av sengene var i enkeltrom, og fire personer måtte
dele bad/toalett.
Delegasjonene var meget fornøyd med innkvarteringsforholdene,
og vi fikk svært få klager på at det var for lytt mellom
rommene.
F o r p l e i n i n g
Partena Cater hadde ansvar for mat og renhold. Lederen for
Partena Cater hadde samme status som områdeleder, og rapporterte
direkte til arenaledelsen.
Spisesalen hadde en kapasitet på 1000 stoler, og det var seks
serveringslinjer i tillegg til pasta-bod og hot-shop.
Kapasiteten i spisesalen var tilstrekkelig, og det var aldri
lange køer.
Det var også etablert en besøksrestaurant med 100 sitteplasser.
Denne ble lite brukt, og midt i perioden ble denne slått
sammen med funksjonærspisesalen.
I diskoteket var det opprettet en snack-bar hvor man måtte
betale for maten. Denne hadde nesten ikke salg.
Det var også mulighet for å bestille lunsjbokser for å ta med
seg ut på arenaene. Dette var gratis.
T r a n s p o r t
Delegasjonstransporten fungerte meget godt, noe vi fikk
mange positive tilbakemeldinger på.
Bussterminalen var til å begynne med for dårlig merket, men
dette ble snart rettet.
Det viste seg også å være behov for busstransport til for
eksempel sosiale arrangementer om kveldene.
Delegasjonene hadde stor frihet til å benytte de NOC-dedikerte
kjøretøyene, og dette ble svært godt mottatt.
VIP-transporten til og fra deltakerlandsbyen var så omfattende
i perioder at det burde ha vært et eget sjåførkontor for
dette på arenaen.
N O C - s e r v i c e
Hensikten med NOC-servicesenter var å tilby delegasjonene ett
sted hvor de kunne henvende seg for å komme i kontakt med
samtlige av landsbyens servicetilbud. Senteret var velorganisert
og følgende fagområder var representert:
f Post til delegasjonene
f Sportsinformasjon
f Transport
f Ankomst/avreise
f Billetter
f Fritidsaktiviteter

f Teleservicesenter
f Materialadministrasjon
f Økonomi
f Vedlikehold/teknisk drift
f Partena Catering (bestilling av lunsjbokser, salg av
matbilletter)
A n n e n s e r v i c e
Følgende servicetilbud fantes i landsbyene. (Det var noe redusert
tilbud i Hamar):
f Post i internasjonal sone
f Bank
f Storkiosk
f Kodak Vision Centre (Fotobutikk)
f Reisebyrå
f Turistinformasjon
f Blomsterforretning
f Frisørsalong, gratis for delegasjonsmedlemmer
f Vaskeri, gratis
f Møteromsservice, inkludert catering.
Ø k o n o m i
Etter å ha betalt for den første uken, 29. januar til 4. februar, var
resten av oppholdet i deltakerlandsbyene gratis for utøvere og
ledere.
Delegasjonene måtte på forhånd betale inn et depositum som
en garanti for at LOOC fikk sine penger for den første uken.
Depositumet skulle også dekke kostnader ved tap eller skade
påført av delegasjonene. Det var heller ikke mulig å få akkreditering
om ikke depositumet var betalt.
Størstedelen av depositumet ble betalt tilbake til delegasjonene
midtveis i perioden.
Delegasjonene var tilfreds med denne måten å ordne det
økonomiske på.
S i k k e r h e t
Det var et godt samarbeid mellom LOOC sikkerhet og politiet.
Det var ingen hendelser eller situasjoner som truet delegasjonenes
sikkerhet.
Vi fikk inntrykk av at alle deltakere og ledere både på
Lillehammer og Hamar følte seg trygge, og at sikkerhetssjekkene
ble gjennomført på en hyggelig, men bestemt måte.
D a t a o g t e l e k o m m u n i k a s j o n
Spesielt i innflyttingsfasen kunne det komme tilleggsbestillinger
på telekommunikasjonsutstyr. Dette ble effektuert på en
rask måte.
INFO ’94 ble meget flittig brukt og datasystemet fungerte tilfredsstillende
i hele perioden.
F r i t i d s t i l b u d
Det var lagt opp til en rekke fritidstilbud og arrangementer.
Dette var diskotek, spill, TV-stuer, bibliotek, religiøst senter,
videorom, joggeløype, trimrom, tennisbane og basketballbane.
Videre var det pianobar, norsk aften, Bluesnight, Jazznight,
T-Shirt Trading Party og Farewell Party.
D e l t a k e r i n n k v a r t e r i n g H a m a r
I utgangspunktet skulle vi kun tilby innkvartering på to/tre
steder på Hamar. Men innkvarteringstilbudet her utviklet seg
etterhvert til nesten samme standard som en fullverdig deltakerlandsby,
med nesten de samme servicetilbud som på
Lillehammer.
På følgende områder skulle standarden være den samme som
på Lillehammer: boforhold, mattilbud, transport og sikkerhet.
Øvrige servicetilbud ble etablert dersom det ikke medførte
for store økonomiske konsekvenser.

Slike tilbud var:
f Serviceskranke
f Sportsinformasjon
f INFO ’94
f Poliklinikk
f Kiosk
f Treningsstudio
f Kino/diskotek
Begge deltakerlandsbyene var organisert under én ledelse,
med felles Mayor of Village og arenaleder.
Det faktum at deltakerinnkvarteringen på Hamar var vesentlig
mindre enn den på Lillehammer og dessuten lå 60 km unna,
gjorde at arenaledelsen hele tiden måtte være bevisst på at
Hamar fikk tilført tilstrekkelig støtte og ressurser.
Også på Hamar var det et godt samarbeidsklima innen organisasjonen
og mellom funksjonærene og gjestene.
K o n k l u s j o n
I målsettingen for deltakerlandsbyene het det blant annet:
“Landsbyene skal innrettes og organiseres slik at de oppleves
som trygge, funksjonelle, komfortable og miljøskapende
for samtlige beboere og funksjonærer”.
Arenaledelsen fikk tilbakemeldinger som tydet på at landsbyene
fungerte ifølge målsettingen.
Spesielt positivt var det å registrere at utøvere og ledere opplevde
landsbyene som miljøskapende – en arena for internasjonal
forbrødring og forståelse.

M e d i e i n n k v a r t e r i n g
LOOC sto overfor en stor oppgave når det gjaldt å fremskaffe
innkvartering for ca. 7000 mediefolk. Det ble tidlig klart at 400
av disse skulle bo på hotell, slik at det gjensto å skaffe 6600
mediepersoner innkvartering tilsvarende hotellstandard (tre
stjerner).
Premisskrav fra brukerne og erfaringer fra tidligere vinterleker
tilsa bl.a. følgende:
f Maksimalt to personer kunne dele dusj og toalett
f Kjøreavstand til hovedarbeidssted, det vil si hovedpressesenteret
og Radio- og TV-senter, skulle være maksimalt 30
minutter
f Romstørrelse tilsvarende hotellstandard, det vil si ca. 10 m 2
pr. rom.
LOOCs strategi var å leie innkvarteringen fra utbyggere i
perioden 1. februar til 1. mars 1994. Senere ble det behov for å
utvide perioden noe for enkelte landsbyer.
Videre ønsket man å plassere et begrenset antall mediefolk
på Hamar (ca. 500) da disse ville arbeide mot de arenaer/
anlegg som ble etablert der.
Hovedtyngden måtte lokaliseres til Lillehammer og nærmeste
områder.
Resultatet ble at man etablerte fem ulike medielandsbyer.
Hver landsby ble delt i en bosone og et sentralt plassert servicebygg.
Landsbyene med geografisk plassering og størrelse fordelte seg slik
Hafjelltoppen................................2000 rom – belegg media 1550
Sørlia ............................................. 580 rom – belegg media 558
Jorekstad.......................................1058 rom – belegg media 1006
Storhove(inkl. Vormstuen) 2178* rom – belegg media 2310
Snekkerstua................................... 507 rom – belegg media 451
Totalt:............................................6345 rom – belegg media 5875
*Derav 220 dobbeltrom.
Restkapasitet ble benyttet av andre akkrediterte grupper.
I februar 1994 anslagsvis 120-130 000 gjestedøgn.
S e r v i c e
For å tilfredsstille medias krav til service ble det lagt vekt på å
holde en høy servicegrad i landsbyene.
Servicesentrene inneholdt derfor følgende servicetilbud:
f Resepsjon
f Kafeteria/restaurant
f Pub/bar
f Banktjenester
f Posttjenester
f Vaskeri- og renseritjenester
f Datatjenester
f Presse/informasjonssenter med resultatservice
f Verdisikret oppbevaring
f Kiosk
f Transporttjeneste
f Eget serviceteam.
I alle soverom var det telefon. Bruk av telefon var gratis innenfor
det olympiske nettverk. For samtaler utover dette området
måtte den enkelte dekke sine samtaler. Et depositum for slik
tjeneste ble avkrevd på forhånd.
I alle fellesrom i hytter, leiligheter og hus ble det utplassert
TV, kjøleskap og kaffetrakter.
Hotellservice for øvrig omfattet:
f Daglig rengjøring av rom og fellesrom i hytter, leiligheter
og hus.
f Skifte av sengetøy hver tredje dag.
f Skifte av to håndklær daglig.

Siden det i enkelte landsbyer var relativt stor avstand fra hytter
og hus inn til servicesenteret ble det her etablert et internt
transportsystem mellom boenhetene og servicesenteret.
I tillegg var det lagt opp et omfattende transporttilbud fra
landsbyene til RTV- og hovedpressesenteret samt til aktuelle
sportsarenaer.
B e s k r i v e l s e a v l a n d s b y e n e
H a f j e l l t o p p e n
Hafjelltoppen ligger ovenfor Lillehammer Olympiske
Alpinanlegg, Hafjell, ca. 950 meter over havet, 19 km fra RTVog
hovedpressesenteret. Landsbyen inneholdt 225 hytter med
til sammen 1530 rom og 120 leiligheter med 470 enkle rom. I tillegg
et servicesenter på 4000 m 2 . Hver enkelt enhet hadde fire
eller ni enkle rom, to eller fire baderom og et fellesrom.
S ø r l i a , H a f j e l l
Sørlia ligger nær målområdet til Lillehammer Olympiske
Alpinanlegg, Hafjell. Landsbyen inneholdt 580 enkle rom i 145
hytter.
Hyttene hadde fire eller åtte enkle rom, to eller fire bad og et
fellesrom. I tilknytning til alpinanlegget var det et servicesenter
på ca. 1200 m 2 .
J o r e k s t a d
Medielandsbyen var plassert i tilknytning til sentrum av
Jorekstad/Fåberg. Den inneholdt 250 provisoriske hytter, tre
permanente hytter og 46 rom i leiligheter, totalt 1058 enkeltrom.
Hyttene hadde fire enkle rom, to bad og et fellesrom.
I sentrum av landsbyen lå en idrettshall som ble bygget om til
bruk som servicesenter. Senteret inneholdt også svømmehall.
S t o r h o v e
Bestående av Vormstuen, Storhove I, II og III, alle i gangavstand
fra Radio- og TV-senteret og hovedpressesenteret.
Vormstuen
Landsbyen var plassert i gangavstand fra hovedpressesenteret.
Den besto av 1000 enkle rom i leiligheter. Hver leilighet hadde
henholdsvis fire, syv eller ni rom, samt to, fire eller fem bad og
ett fellesrom. Området hadde eget mindre servicesenter.
Storhove I
Totalt 980 rom. Av disse ble 220 rom innredet som dobbeltrom.
Våtromsfaktor på 2,5. Denne landsbyen hadde ikke fellesrom,
men korridor i hver etasje ble innredet som “fellesrom” med
kjøleskap og kaffetrakter. Også her ble det etablert et mini-servicesenter.
Storhove II
48 enkle rom i studentboliger, beliggende nær inntil RTV- og
hovedpressesenteret. Våtromsfaktor tre. Fellesrom med
kjøkken i hver etasje.
Storhove III
150 enkle rom i hybelhus og leiligheter, nær RTV- og hovedpressesenteret.
60 av rommene hadde eget bad. 12 rom delte
tre kjøkken og tre fellesrom på en etasje. 90 enkle rom var lokalisert
i leilighetshus. Her delte tre rom to bad og et
fellesrom.
S n e k k e r s t u a
Landsbyen lå én km fra Hamar Olympiske Amfiteater. 507
enkle rom i rekkehus, fire eller åtte enkle rom med to eller fire
bad og et fellesrom i hvert hus. Landsbyen hadde eget servicesenter.

O r g a n i s e r i n g / b e m a n n i n g
Alle de fem landsbyene var organisert som egne arenaer med
arenaledelse, stab og fagenheter. Landsbyene var underlagt
arenasjef for alle landsbyer med sin stab, plassert på Storhove.
Bemanningen for alle landsbyer var ca. 1700 inkludert driftspersonell
fra operatørselskapene Partena Cater og Rica Hotellog
Restaurantkjede.
Landsbyene var bemannet for å takle blant annet ekstreme
værforhold, brann, skader etc. Som kjent ble arrangementet
begunstiget med det beste vær noensinne, landsbyene fikk ikke
bruk for katastrofeplaner o.l. Den overbemanning som tidvis
var, ble utnyttet ved at landsbyene avga personell til forskjellige
sportsarenaer.
Det var således lite lediggang i landsbyene og i perioder med
lav aktivitet ble det gitt noen ekstra frivakter. Personellet fikk
derfor i større grad overvære konkurranser, noe som virket
motiverende.
O p p l æ r i n g
Alle funksjonærer i landsbyene var høsten ‘93 gitt en grunnopplæring.
I tillegg ble det gitt fagopplæring i to omganger. Det ble gjennomført
en “storsamling” hvor alle funksjonærer primært skulle
delta. Ved denne anledning ble det også gitt noen timers fagopplæring.
Under samme samling ble den arenaspesifikke opplæring
gjennomført. I tillegg ble det gjennomført to lederseminarer
høsten ‘93 med deltakelse fra arenaledelsen/LOOC og
driftsoperatørene Partena Cater og Rica.
B e l e g g
Landsbyene hadde åpent i tiden 1. januar – 5. mars 1994. For
deler av Storhove noe lengre.
H o t e l l d r i f t
Driftsoperatøren for Hafjelltoppen, Jorekstad, Storhove og
Snekkerstua var Partena Cater. For Sørlia ble oppgaven utført
av Rica.
Selskapene utførte resepsjon-, husøkonom- og alle forpleiningsfunksjoner.
Det var noe varierende kvalitet og kompetanse på de enkelte
fagområder i landsbyene. Spesielt gjaldt dette resepsjonsfunksjonen.
Operatørenes bemanning ble redusert med ca. 20 % i
forhold til planer uten at dette skapte store problemer.
Kapasiteten i både kafeteria, restaurant og bar ble generelt
ikke utnyttet. Spesielt var utnyttelsen ved lunsj langt under det
forventede.
Selskapene hadde ansvar for vask- og renseritjenester overfor
gjestene. Det var visse problemer med leveringstid på
denne tjenesten, spesielt innenfor 24-timers levering. Dette
førte imidlertid ikke til konflikter med gjestene slik at totalt fungerte
tjenesten langt bedre enn forventet.
Tilbud om oppbevaring av verdisaker og bruk av såkalte
“foto-lockers” i resepsjon ble lite benyttet.
B a n k / p o s t / k i o s k
Åpningstid for bank/post var daglig 07.00 -10.00 og 17.00 -
22.00. For kiosk 07.00-23.00.
Alle steder hadde bra besøk, med høydepunkter om morgenen
og etter kl. 17.00 om ettermiddagen.
S e r v i c e t e a m
Teamet bisto med tjenester rettet mot gjestene der tjenestene
var av en slik karakter at de ikke i denne sammenheng tilhørte
vanlige hotelltjenester.
Dette omfattet garderobetjeneste, budtjeneste, sjåføroppdrag
og bagasjehåndtering ved ankomst/avreise. Tjenestene

le utført fra skranke i resepsjonsområdene. Serviceteamets
innsats hadde meget stor betydning for gjestenes totale trivsel i
alle landsbyer.
S i k k e r h e t
Sikkerhetsavdelingens primære oppgave var å ivareta gjestenes
sikkerhet mot blant annet brann, tyveri og forstyrrelser i boområdene.
Omfanget av tjenesten og bemanningen ble utvidet i
siste del av forberedelsesfasen.
P r e s s e / i n f o
Presse/info sto til tjeneste med arrangementsinformasjon
(start-og resultatlister), bisto ved sending og mottak av telefax,
og øvrig informasjonsvirksomhet.
Det var mye mindre å gjøre enn forventet hos presse/info,
men tjenesten ble satt pris på av gjestene. Det var størst etterspørsel
etter informasjon som ikke hadde med vinterlekene å
gjøre.
T e k n i s k d r i f t
Denne funksjonen omfattet vedlikehold på bygningsmasse
(elektriker-, rørlegger- og snekkertjenester etc.), vedlikehold av
veier og plasser (brøyting og strøing), foruten tjenester fra data,
telekommunikasjon, TBK og Televerket.
Hovedoppgavene under lekene besto av arbeider med frostskader
på vannrør, snømåking fra tak og fluktveier, foruten
denberedskapsmessige tilstedeværelse.
Det var ingen problemer knyttet til datatjenestene, men på
telekom-siden var det enkelte småting. Vekking fra sentralbordet
fungerte ikke bestandig, og linjer var byttet om på rom
og hytter i forhold til katalogen. Dette ble det ryddet opp i
underveis.
Før lekene administrerte teknisk drift utrustning av hytter og
leiligheter. Arbeidet ble utført ved hjelp av militære mannskaper.
Forsvarets innsats var her helt avgjørende for at de fleste
landsbyer ble klare på oppstartstidspunkt.
T r a n s p o r t
Det var etablert et internt busstilbud i landsbyene der dette var
aktuelt. Gjennomgående ble dette utnyttet i mindre grad enn
forventet. Personellet ønsket å gå der hvor vi antok at buss var
nødvendig.
Hver arena disponerte en flåte av biler (to til seks kjøretøyer).
Disse var til stor nytte for landsbyene til varetransport,
budtjeneste etc.
Funksjonærtransporten fungerte i de første dagene av lekene
under det akseptable. Dette var opplagt den tjenesten i
landsbyene som skapte mest frustrasjon og irritasjon.
K o n k l u s j o n
Under planleggingen av medieinnkvarteringen kom det noen
kritiske merknader fra mediehold, dette førte til mindre justeringer.
Under selve gjennomføringen kom det ikke frem kritikkverdige
forhold.

Ø v r i g i n n k v a r t e r i n g
H i s t o r i k k “ ø v r i g i n n k v a r t e r i n g ”
Det totale innkvarteringsansvaret ble fra starten av inndelt i deltakerlandsby,
medielandsbyer og “øvrig innkvartering”.
Deltakerlandsbyen og medielandsbyer skulle bygges, mens all
øvrig innkvarteringskapasitet skulle dekkes inn ved bruk av
kommersielle bedrifter (hoteller m.v.), private hus, skoler,
internat/studentboliger og provisoriske anlegg. I 1990/1991
sikret LOOC seg innkvarteringskapasitet på i alt 45 000 senger i
området mellom Dombås i nord, Oslo/Bærum i sør, Hemsedal i
vest og Trysil i øst.Totalt representerte “øvrige innkvarteringer”
35 000 senger av disse.
I Lillehammer by ville behovet for hotellsenger være langt
høyere enn tilgjengelig kapasitet. For å øke kapasiteten totalt
og samtidig sikre størst mulig kapasitet til LOOC sentralt i
Lillehammer, ga LOOC ansvarlige lån på tilsammen NOK 39
millioner til utvidelse/nybygg ved seks hoteller i Lillehammer
(775 rom m/senger).
Til “akkreditert innkvartering”, dvs. LOOCs innkvarteringsforpliktelser
overfor akkreditert personell under lekene, var
behovet stipulert til ca. 32 000 sengeplasser (inkl. deltaker- og
medielandsbyer). Overskuddskapasiteten var disponibel for
overføring til selskapet Troll Park AS for innkvartering av publikum
fra Norge og utlandet. Det ble overført ca. 5000 senge-plasser
til Troll Park AS, resten av kapasiteten ble sagt opp
pr. 1. august og 1. november 1993.
F.o.m. 1.7. 92 ble medielandsbyene og deltakerinnkvarteringen
skilt ut som egne arenaer, med egen arenaledelse, bygget
på samme organisatoriske prinsipp som sportsarenaer.
“Øvrig innkvartering” utgjorde fra samme dato av innkvarteringsavdelingen.
Innkvarteringskapasiteten som i januar 1994 var tilrettelagt for
akkreditert innkvartering, var fordelt slik på gruppene
Deltakere og ledere.............................................3000 sengeplasser
Sponsorer og leverandører...............................10 500 sengeplasser
Representanter fra IOC, nasjonale olympiske
komitéer og internasjonale forbund. ................1960 sengeplasser
TV-rettighetshavere.............................................3950 sengeplasser
Presse ...................................................................2400 sengeplasser
Kongelige, statsoverhoder,
andre inviterte gjester, søkerbyer m.m................300 sengeplasser
Funksjonærer (inkl. politi)................................10 100 sengeplasser
I n n k v a r t e r i n g s a v d e l i n g e n s
a n s v a r s o m r å d e
Innkvarteringsavdelingen var ansvarlig for innkvartering av
22 000 akkrediterte i henholdsvis hotell/pensjonat, privat innkvartering,
skoler og provisorier.
I tillegg var avdelingen vært ansvarlig for tildeling og
fakturering av disse, samt av gjestene til medielandsbyene.
Avdelingens oppgave var å planlegge, forberede og gjennomføre
et innkvarteringsopplegg som ivaretok arrangementrelaterte
behov for innkvartering.
Akkrediterte grupper med rett til innkvartering fordelte seg
på følgende kategorier:
f IOC
f Internasjonale særforbund
f Nasjonale olympiske komitéer
f Sponsorer
f Arrangørstab
f Media
f Sportsfunksjonærer
f Gjester, VIP

I tillegg til praktisk tilrettelegging, forvaltet avdelingen en
omfattende kontraktsportefølje, bestående av:
f 20 000 kommersielle senger gjennom 220 “allotmentsavtaler”
f 13 000 senger gjennom 1500 vertskapsavtaler
f 21 leieavtaler av skoler
f 4 avtaler om provisorisk innkvartering
Avtalene ble forhandlet av avdelingen.
Avdelingen hadde ansvaret for etablering av et tilfredsstillende
driftsapparat på de ulike innkvarteringssteder/former.
I enkelte tilfeller inngikk LOOC egne avtaler om etablering
av driftsapparat, der slikt ikke var etablert fra før. Andre steder
besto LOOCs rolle i å sikre at eksisterende drift var tilpasset
arrangementet og i henhold til kontraktsvilkår.
S e n t r a l e d o k u m e n t e r
Avdelingens oppgave besto hovedsakelig i å sikre nødvendig
innkvarteringskapasitet tilpasset de kontraktsmessige forpliktelser
LOOC påtok seg i henhold til sponsoravtaler, leverandøravtaler
og lignende.
I tillegg skulle øvrige akkrediterte grupper innkvarteres i
henhold til de respektives innkvarteringsbudsjett, i henhold til
funksjon og med nærhet til aktuell arena.
For å kunne plassere alle akkrediterte med rett til innkvartering,
var det nødvendig å foreta en avgrensning av oppgaven. Vi
måtte også gjøre prioriteringer, spesielt i områder der en gjestegruppe
med kontraktfestet rett til sentral plassering kom i konflikt
med en gjestegruppe som hadde behov for sentral plassering
av arrangementstekniske hensyn.
A v g r e n s n i n g s d o k u m e n t
For å komme frem til en endelig innkvarteringsplan, måtte vi
igjennom en omfattende kartlegging av det reelle innkvarteringsbehovet.
For å kunne gjøre en slik vurdering, ble premissgivere eksternt
og internt gitt en frist pr. 1. april 1992, med å melde inn
endelig behov. Innkvarteringsavdelingen utarbeidet så et
avgrensningsdokument, som ble forankret i ledelsen, hvor retningslinjer
for håndtering av innmeldt behov ble beskrevet.
Disse retningslinjene dannet grunnlaget for tildeling av innkvartering
i innkvarteringsplan revisjon 1, pr. 1.6.92, som ble
presentert på IOC-sesjonen i Barcelona.
G j e n n o m f ø r i n g s s t r a t e g i
Gjennomføringsstrategien inneholdt en beskrivelse av oppgave,
ansvar, nåsituasjon, visjoner og mål, samt suksesskriterier,
handlingsplan og risikopunkter.
I forbindelse med utarbeidelsen av gjennomføringsstrategien
arbeidet avdelingen med å tilrettelegge rutiner, samt prosedyrer
for oppgjør av innkvartering.
For å minimalisere risikoen, ble det besluttet å innføre 100 %
innbetaling fra gjestene, med frist innen utløpet av de ulike
avbestillingsfrister. Utbetaling til innkvarteringstedene ble
foretatt med 25 % av kontraktsummen innen 1. august 1993,
resterende beløp ble utbetalt etter lekene.
Dette var regulert i leieavtalene.
I n n k v a r t e r i n g s p l a n r e v . 1 .
Planen ble så gjort kjent for gjestegruppene og øvrige premissgivere,
som i løpet av høsten 1992 fikk anledning til å befare de
tildelte steder. Endel endringer ble gjort underveis og planen
ble således et levende dokument frem til 1. februar 1993.
Etter denne datoen gikk bekreftelser ut, pålydende innkvarteringssted
og totalbeløp for bestilt/tildelt innkvartering.

B e t a l i n g s b e t i n g e l s e r o g
a v b e s t i l l i n g s r u t i n e r
Gjestene fikk en frist frem til 1. mars 1993 med å korrigere/
kommentere tildelt innkvartering.
1. mai ‘93 begynte faktureringen, med betalingsfrist pr. 30
dager (100 % innbetaling).
All innkvartering var betalt, i god tid før de ulike opsjonsavtaler
ble bindende, og med god margin for avdelingen til å
sende ut bekreftelser til innkvarteringsstedene innen gitte frister.
Gjestene ble gjort kjent med, gjennom purringsrutiner, at ved
manglende innbetaling tilfalt kapasiteten LOOC, som i sin tur
sto fritt til enten å tildele kapasiteten til en annen gruppe, eller å
gi kapasiteten tilbake til bedriften.
P l a s s e r i n g a v g j e s t e g r u p p e r
Forut for tildelingen, ble de ulike gruppers behov og krav kartlagt.
På tross av begrenset kapasitet i regionen, tilfredsstilte fordelingen
de ulikes behov og budsjettrammer uten for store
interessekonflikter.
I S L / T O P I I I o g B B L
Fordelingen mellom disse sponsorgruppene var blant de første
tildelingene, da dette var kontraktfestede innkvarteringskrav.
På vegne av TOP III (The Olympic Programme III) befarte
ISL (International Sport and Leisure Marketing) en del høystandard
hoteller i OL-regionen og Oslo.
På bakgrunn av disse befaringene, gikk ISL inn for å plassere
TOP III sponsorene hovedsakelig i Oslo, men også i Gjøvik og
på Hamar. Høyfjellshoteller ble i denne sammenheng betraktet
som uaktuelle, med tanke på denne gjestegruppens behov for
tilgang til butikker og kulturarrangementer.
BBL (Birkebeinerlauget) på sin side, valgte høyfjellshotell.
Selv om standarden på disse hotellene jevnt over var lavere,
var dette produktet mer i samsvar med den profil BBL-bedriftene
ønsket å vise under lekene, med tanke på norsk natur og
skiopplevelser. Felles for både BBL og TOP III, var at man i 21
tilfeller fikk til overføringsavtaler. Med dette menes en direkte
avtale mellom sponsor og hotell, en avtale som rommet langt
mer enn rom og frokost.
I enkelte tilfeller ble man enig om forskuddsbetaling til dekking
av oppussing og andre produktforbedringer.
I tillegg regulerte avtalen den videre fremdriften av samarbeidet,
samt en beskrivelse av produktet under lekene.
Fordelingen av den svært begrensede innkvarteringskapasiteten
i OL-regionen mellom sponsorgrupperingene, ble derfor
mye enklere enn forventet, med tanke på tilgjengelige høystandard
hoteller.
A r r a n g ø r s t a b
Nærhet til funksjonssted og lavere budsjettrammer, medførte
for disse gruppene en enklere standard og en større geografisk
spredning. Plassering i Lillehammer, var mindre aktuelt. Privat
innkvartering, skoleinnkvartering og innkvartering i enklere
pensjonat og lignende, ble tilfelle for denne gruppen.
O r g a n i s e r i n g
Det var underveis nødvendig å foreta omorganisering for å tilpasse
avdelingen til endrede oppgaver.
Det ble nedlagt et omfattende arbeid i planene, som dannet
grunnlaget for vurderingen av hensiktsmessig organisering.
Prosjektledelsen på avdelingsnivå ønsket å ligge i forkant
med tanke på bemanningsplaner og utvikling av nødvendig
planverktøy. Det var også et mål å få kartlagt hvilke beslutninger
som måtte behandles sentralt.

O r g a n i s e r i n g p r . 1 . a u g u s t 1 9 9 3 m e d
h o v e d v e k t p å d r i f t s e t a b l e r i n g o g
g j e s t e o p p f ø l g i n g
Drift
Man fant det naturlig å organisere seg etter type innkvartering,
fordelt på tre hovedkategorier:
f 21 skoler
f 70 innkvarteringsbedrifter
f 300 private innkvarteringssteder
Oppgavene fordelte seg på ren driftsetablering og tilrettelegging,
samt informasjon ogkvalitetssikring.
Prosjektet var bemannet med ansvarlige konsulenter innenfor
hvert område, en prosjektleder samt “arenagrupper”.
Gjesteoppfølging
Innenfor dette området sorterte følgende funksjoner:
f Oppfølging gjestegrupper; møter og befaringer
f Fakturering av, og betaling fra gjestegrupper
f Allokering (tildeling)
f Booking, inkl. medielandsbyer
f Kartlegging av behov, samarbeid med driftsansvarlige for tilrettelegging
f Sikring av innkvarteringskapasitet
f Vedlikehold innkvarteringsplan
Frivillig oppfølging
Oppfølging av avdelingens frivilligstab.
Koordinering av opplæringstiltak og kursvirksomhet.
O r g a n i s e r i n g p r. 1 . j a n u a r 1 9 9 4 ;
g j e n n o m f ø r i n g
Pr. 1. januar 1994 gikk avdelingen inn i gjennomføringsfasen.
Organiseringen av avdelingen, dreies mot aktuelle arenaer:
f Hovedakkrediteringssenteret (MAC)
f Hamar Akkrediteringssenter (HAC)
f Skoler
f Innkvarteringsbedrifter
f Privat innkvartering
f IOC-arena
Basert på operasjonsplaner, driftshåndbøker og beredskapsplaner,
styres driftsapparatet fra “innkvarteringssentralen” i
operasjonssenteret for innkvartering og forpleining.
G j e n n o m f ø r i n g i n n k v a r t e r i n g
Organiseringen av innkvartering (utenom landsbyene) viste
seg i gjennomføringen å være meget funksjonell.
Opplæring og simuleringer med våre frivillige var svært nyttig.
Fra å være en avdeling på 15 personer, vokste den til 150
under gjennomføringen uten at dette medførte problemer. De
frivilliges innsats og deres store entusiasme var av uvurderlig
betydning. Defrivilligekunne nok med fordel ha blitt trukket
inn allerede i januar, da dette var den mest hektiske perioden.
Dette ville også gitt de frivillige en god testperiode før vinterlekene
startet.
Alle prosjektene fikk langt roligere dager enn forventet i
beredskapsplanen. Det medførte at vi under gjennomføringen
hadde for mange frivillige, noe vi løste gjennom justerte vaktlister
og flere fridager enn opprinnelig oppsatt.
S k o l e i n n k v a r t e r i n g e n
Skoleinnkvartering var på forhånd vurdert som det mest risikofylte
området, ikke minst på grunn av den korte riggetiden vi

hadde til disposisjon. Underveis sjekket vi nøye at skolene fungerte,
slik at vi kunne rydde opp i eventuell mistrivsel så raskt
som mulig.
2900 av våre frivillige funksjonærer ble innkvartert på skoler i
hele OL-regionen i perioden 9. februar til 1. mars 1994. Alt
utstyr måtte anskaffes av LOOC for å skape “hoteller” av skolene
i gjennomføringen. Kun én dag var til disposisjon for opprigging
av utstyr i forkant av arrangementet og én dag til nedrigging
når arrangementet var over.
LOOC engasjerte lokale lag og foreninger til å ta seg av driften
av innkvarteringsskolene under vinterlekene.Det viste seg å
være en stor fordel at dette var mennesker som hadde kjennskap
til skolene og lokalmiljøet.
S a m a r b e i d m e d h o te l l e n e
Daglige rapporter fra innkvarteringsstedene ga god oversikt
over relevante forhold. Innkvarteringsavdelingen hadde på forhånd
bedt alle hoteller om å utnevne en av hotellets sentralt
ansatte til å være OL-koordinator under vinterlekene. For innkvarteringsavdelingen
var det rasjonelt å ha én person på hotellet
å forholde seg til. Disse deltok også på opplæring og simulering
i forkant av vinterlekene. Enkelte av våre frivillige var dessuten
representert på de viktigste hotellene hvor mottak og protokoll
ikke var representert.
B o o k i n g - f u n k s j o n e n
Booking-funksjonen var antakelig det prosjektet som hadde
mest å gjøre og som maktet å selge “tomme rom”, slik intensjonen
var i gjennomføringsstrategien. Det oppsto mange nye innkvarteringsbehov
like før og under arrangementet, spesielt for
ulike gjester fra inn- og utland. I de tilfeller hvor LOOC ikke
hadde ledig innleid kapasitet, ble dette ordnet direkte mellom
gjest og hotell.
Fordi det oppsto en del booking under selve arrangementet,
måtte det innføres nye faktureringsrutiner som var tilpasset
den nye situasjonen.
Alle slike bestillinger måtte enten betales med VISA eller
kontant i innkvarteringsavdelingen. Dette fungerte meget bra.
De siste dagene under gjennomføringen, solgte vi også rom til
turister og enkeltpersoner.
Samarbeidet med IOC gikk meget bra. Som forventet ble det
mange ledige rom på det offisielle IOC-hotellet i løpet av vinterlekene,
slik at mange av IOCs stab som bodde andre steder,
flyttet hit. IOC solgte også en del av de ledige rommene til
egne gjester.
P r i v a t i n n k v a r t e r i n g
300 private hus i hele OL-regionen ble benyttet til innkvartering
av akkrediterte gjester. I selve innrykket ble nøkler og
kart til alle hus utlevert på akkrediteringssentrene, noe som
fungerte bra.
LOOC hadde i beredskap håndverkere som kunne bistå dersom
skader og uhell oppsto i private hus. I praksis fungerte
utleier som vaktmester, tok seg av problemer og meldte fra til
oss om skader. Det private innkvarteringsprosjektet gikk så og
si uten problemer og vi mottok ikke forsikrings-/erstatningssaker
av betydning knyttet til dette. Årsaken var forsikringsavtalen
med Gjensidige, som opprettet en egen alarmsentral
for slike saker under arrangementet.