Huskenummerkonvertering i NewStore Food - EG A/S

EG Retail - www.eg.dk/retail
Brugervejledning
Huskenummerkonvertering i NewStore Food

Huskenummerkonvertering i NewStore Food Brugervejledning
Alle rettigheder til programmet ejes af EG A/S, telefon 7015 3003.
EG forbeholder sig ret til ændringer i specifikationer uden varsel.
Copyright EG A/S.
Mekanisk, fotografisk eller anden gengivelse af denne brugervejledning er uden skriftligt samtykke fra
EG forbudt ifølge gældende dansk lov om ophavsret.
Ajourført januar 2012.
Brugervejledning Huskenummer i NWF 23012011 Side 2 af 20

Indholdsfortegnelse
1 Hvorfor fælles huskenumre .................................................................................................... 4
2 Overblik ................................................................................................................................ 4
3 Inden du starter .................................................................................................................... 4
4 Konvertering. Den manuelle del .............................................................................................. 6
4.1 Udlæs egne huskenumre .............................................................................................. 6
4.2 Start konverteringsprogrammet.................................................................................... 7
4.3 Skærmbilledet til parring af egne numre med nye numre ................................................ 9
4.3.1 Forklaring til de enkelte dele i skærmbilledet ................................................... 10
4.3.2 Forklaring til behandling af varer .................................................................... 11
4.4 Behandling af pant ..................................................................................................... 13
4.5 Behandling af resten af varerne .................................................................................. 14
5 Konvertering. Den automatiske konvertering ......................................................................... 15
6 Efter konvertering ................................................................................................................ 17
6.1 Egenoprettede varer, der ikke kunne konverteres......................................................... 17
6.2 Flyt et 77-nummer til et nyt huskenummer .................................................................. 18
6.3 Oversigt over huskenumre efter konvertering .............................................................. 19
6.4 Salgsnummer flytteinfo ............................................................................................... 20
Brugervejledning Huskenummer i NWF 23012011 Side 3 af 20

1 Hvorfor fælles huskenumre
I dag anvendes begrebet "egne huskenumre" i butikkerne, hvilket betyder at 20-25% af kædernes
omsætning ikke kan identificeres på vareniveau, da salget registreres på ukendte numre.
Formålet med fælles huskenumre er at skabe et bedre styringsgrundlag på vareniveau for såvel
butikkerne, kæderne som SuperGros ved at gennemføre en ensartet – centralt styret –
vedligeholdelse af fælles huskenumre. Samtidig udgår begrebet "egne huskenumre".
2 Overblik
Selve konverteringen består af følgende trin:
1. Behandling af huskenumre.
2. Konvertering og kontrol af flyttede huskenumre.
3 Inden du starter
VIGTIGT!
Den manuelle del af konverteringen skal startes og afsluttes inden for den samme dag. Den
efterfølgende automatiske del skal være sat i gang inden midnat samme dag. Det fremgår i
vejledningen, hvor den manuelle del slutter og den automatiske del sættes i gang.
Alle fakturaer skal være indlæst og behandlet, inden du starter hele processen. I løbet af
konverteringsprocessen vil evt. uafhentet post automatisk blive hentet. Hvis det her viser sig,
at der er uafhentet post, afbrydes konverteringsprocessen. Du skal så behandle posten og
begynde konverteringen helt forfra.
Data skal være behandlet. Det drejer sig om:
Status: Der må ikke ligge statuskladder, der ikke er bogført. Du skal enten bogføre eller
slette eventuelle status i "statuskladden". (Inden du evt. sletter en status, skal du sørge
for, at de nødvendige rapporter - lagerbeholdning og statusrapport - er udskrevet)
Vareimportkladder. Der må ikke være varer i Priskontrol-kladder eller PineApple-kladder.
NB! Der må gerne være slagtervarer i vareimportkladden.
Intern ordre
Etiketter
Overfør data til kasse
Ring herefter til Supporten på 48201650 og få kontrolleret om alle
forudsætninger, for en succesfuld konvertering er gennemført.
Fortsættes på næste side…
Brugervejledning Huskenummer i NWF 23012011 Side 4 af 20

Du kan med fordel arbejde med den første (manuelle) del af processen i butikkens
åbningstid. Dog kan du ikke gennemføre pkt. 5 (selve den automatiske konvertering) i
åbningstiden, da denne del kræver, at butikken er lukket.
Bemærk: Når du har kørt den automatiske konvertering, er det ikke muligt at køre den igen.
Du må ikke oprette eller flytte salgsnumre og bestillingsnumre, efter du er påbegyndt den
manuelle del. Dette gælder også for varer fra SlagterService.
Konverteringen kan foretages fra en hvilken som helst pc, der er opdateret med den seneste
version af NewStore Food. Det er dog et krav, at hele konverteringsprocessen gennemføres
på den pc, man er startet på.
Fjern alle parkerede boner på kassen.
Brugervejledning Huskenummer i NWF 23012011 Side 5 af 20

4 Konvertering. Den manuelle del
I afsnittene herunder får du en trinvis vejledning til konverteringen.
4.1 Udlæs egne huskenumre
Husk: Konverteringsprocessen skal foregå fra drift pc'en (hoved pc'en).
1. Start Konverteringsprogrammet. Du finder programmet under NewStore Food-menuen /
Opsætning / Butik.
2. Klik på menuknappen Huskenummerkonv nederst i billedet.
Brugervejledning Huskenummer i NWF 23012011 Side 6 af 20

3. Vælg Udlæs egne huskenumre.
Mens egne huskenumre bliver udlæst, viser NewStore Food, at der arbejdes.(Hvis du tidligere
har trykket på menupunktet, skal du bekræfte, at du vil overskrive den eksisterende fil).
4.2 Start konverteringsprogrammet
1. Klik på knappen Huskenummerkonv., og vælg Start konverteringsprogrammet.
2. Bekræft, at du vil køre programmet.
Brugervejledning Huskenummer i NWF 23012011 Side 7 af 20

3. Herefter bliver du spurgt, om du anvender SuperGros/SPAR standard huskenumre på frugt og
grønt.
Vælg Ja eller Nej til at butikken anvender SuperGros/SPAR huskenumre.
Hvis du vælger Ja vil programmet parre dine egne huskenumre med programmets
huskenumre. Dog skal du tjekke varerne igennem for at være sikker på, at det er helt
korrekt. Mere om det senere. Hvis du er i tvivl, om du bruger SuperGros/SPAR
huskenumre, kan du trykke på Ja.
Hvis du vælger Nej vil programmet ikke parre frugt- og grøntnumre.
4. Du bliver nu spurgt, om du anvender SuperGros standard huskenumre på Bake-off.
5. Vælg Ja eller Nej til, at butikken anvender SuperGros huskenumre.
Hvis du vælger Ja vil programmet parre dine egne huskenumre med programmets huskenumre.
Dog skal du tjekke varerne igennem for at være sikker på, at det er helt korrekt. Mere om det
senere.
Hvis du vælger Nej vil programmet ikke parre Bake-off numre.
Bemærk: Hvis du har svaret Ja og alligevel ikke bruger SuperGros huskenumre, kan du lukke
vinduet ned og starte forfra.
Brugervejledning Huskenummer i NWF 23012011 Side 8 af 20

4.3 Skærmbilledet til parring af egne numre med nye numre
Skærmbilledet, som nu er blevet åbnet, ser ud som på billedet herunder. I de næste afsnit bliver
billedet ”klippet fra hinanden”, og de enkelte dele bliver forklaret. Herefter bliver selve
konverteringsprocessen forklaret.
Brugervejledning Huskenummer i NWF 23012011 Side 9 af 20

4.3.1 Forklaring til de enkelte dele i skærmbilledet
Menulinjen.
De første 6 kolonner er udfyldt med
info om butikkens egne huskenumre.
De næste to kolonner hører til
konverteringen. Hvis felterne er
tomme, skal du selv behandle dem.
Hvis felterne er udfyldt, skal du
tjekke om det er korrekt. Se
senere, hvordan du sætter de rette
nummer ind.
Farve angivelser
Grøn : linjen er behandlet.
Lysegul : Autobehandlet. Kontroller,
at huskenr. er korrekt. Godkend til
grøn med F11.
Orange : Linjen er ikke ok, skal
behandles.
Højre side indeholder 3 filtre:
SuperGros varer og bestnr. Dette
filter søger SuperGros numre frem i
listen nedenfor.
Egne varer og bestnr.
Du kan taste best. nr eller en tekst i
feltet. Herved søger du i listen i
venstre side af billedet, og du får
kun vist kun de varer, der passer til
det, du har skrevet.
Det sidste filter kan vise enten alle
varer, kun pantvarer eller alle varer
undtagen pant.
Brugervejledning Huskenummer i NWF 23012011 Side 10 af 20

4.3.2 Forklaring til behandling af varer
Under konverteringen skal du behandle de enkelte varer. Nedenfor er funktionerne forklaret
overordnet. Når du har orienteret sig i vejledningen i afsnittet her, er du klar til at starte selve
behandlingen af varerne (afsnit 4.4 og 4.5). Efter behandling skal du huske at gemme.
Funktion
Indsæt nyt huskenummer. Det
skal findes i SuperGros-listen og
søges frem her:
Fremgangsmåde
1. Klik i feltet nyt huskenummer ud for varen.
2. Klik på knappen Søg.
3. Find huskenummeret i listen.
4. Marker det ønskede huskenummer i listen og klik på
knappen Overfør huskenr. eller dobbeltklik på det
ønskede nummer.
Søg på et bestemt ord eller best.
nr i SuperGros-listen
1. Marker feltet.
2. Skriv et ord (eller noget af ordet) eller et best. nr.
3. Tryk på Enter eller knappen Søg.
Søg på egne varer
1. Marker feltet.
2. Skriv et ord (eller noget af ordet) eller et best. nr.
3. Tryk på Enter eller knappen Søg.
Brugervejledning Huskenummer i NWF 23012011 Side 11 af 20

Funktion
Godkend nummer
Fremgangsmåde
For at du kan se, hvor langt du er kommet i behandlingen af
huskenumrene, kan du godkende felterne
Tryk på F11 for at godkende – dermed bliver feltet grønt.
Hvis du trykker på F11 igen, bliver feltet orange.
Bemærk: Hvis du ikke godkender felterne så de bliver grønne,
vil du blive gjort opmærksom på det, når du trykker på
Konverter senere i processen.
Min vare findes ikke på
SuperGros listen
Hvis din vare ikke findes i listen over SuperGros´ huskenumre,
kan varen ikke konverteres. Lad derfor varen stå med
et 0 i feltet.
Varen vil efter konverteringen blive flyttet væk fra dens
nuværende nummer til et 77000-nummer.
Der bliver udskrevet en liste efter konverteringen så du kan
se, hvilke numre, dine varer har fået.
Gem
Når du har tjekket og rettet alle huskenumre, skal du
gemme. Det er også muligt at gemme arbejdet undervejs
ved at klikke på Gem i menulinjen.
Brugervejledning Huskenummer i NWF 23012011 Side 12 af 20

4.4 Behandling af pant
Nu er du klar til at parre varerne. Husk, at konverteringsprocessen skal foregå fra drift pc'en (hoved
pc'en).
Start med at behandle butikkens egen pant (linkvarer).
Bemærk: Hvis du flytter en pantvare, sikrer programmet, at varer, der har tilknyttet pantnummeret,
opdateres. Dvs., at hvis Carlsberg Pilsner har tilknyttet pantnummer 1 før konverteringen, og
pantnummeret ændres til 7010, så vil Carlsberg Pilsner have tilknyttet pantnr. 7010 efter
konverteringen.
Hvis butikken både har ”pant A dåse” og ”Pant A flaske” som linkvarer i dag, kan du kun konvertere
en af disse pantnumre.
Matcher du det nye nummer for ”Pant A” med ”Pant A flaske”, skal du efterfølgende ind og ændre
linknumre på alle de varer som har ”Pant A dåse” tilknyttet varen.
”Pant A dåse” vil efter konverteringen være rykket til 77xxx, og fortsat fungere som pant i kassen den
efterfølgende dag, men skal snarest efter konverteringen ændres til det nye nummer for pant.
1. Vælg Vis kun pant varer i det nederste felt. Nu ser du butikkens pantvarer i listen til venstre.
2. Skriv ordet "pant" i søgefeltet SuperGros varer og bestnr. Tryk Enter, eller klik på
søgeknappen. Nu bliver de pantvarer, som SuperGros har oprettet, vist i listen i højre side.
3. Tjek og ret numrene i kolonnen Nyt huskenummer:
- Orange felter: Varer uden nummer. Indsæt det korrekte nummer i feltet sådan:
Find og marker det rigtige huskenummer i SuperGros-listen.
Klik på knappen Overfør huskenr. eller dobbeltklik på SuperGros-nummeret Bemærk:
Hvis du ikke kan finde et huskenummer, der passer til din vare, så lad feltet stå med 0. Hvis
du vil kunne se, at du har taget stilling til varen, kan du trykke på F11 så feltet bliver grønt.
- Lysegule felter: Disse varenumre er blevet konverteret automatisk. Tjek, om de parret korrekt. Hvis
de ikke er det, skal du overføre det korrekte nummer i SuperGros-listen til feltet. Det er vigtigt, at
Brugervejledning Huskenummer i NWF 23012011 Side 13 af 20

du tjekker disse varer. Hvis du ikke retter varerne, vil bl.a. din salgsstatistik blive registreret på det
forkerte varenummer.
Nedenstående eksempel viser en vare med nummer 700. SuperGros' nr 700 er Grønt mix. Disse to
varer passer ikke sammen, derfor skal du enten finde det rigtige nye huskenummer, eller skrive 0 i
feltet Nyt huskenr..
4. Klik på Gem i menulinjen, når du har behandlet alle de linjer, du kan.
4.5 Behandling af resten af varerne
Du skal nu behandle de resterende varer.
1. Tryk på Vis alle varer undtagen pant.
2. Marker feltet Nyt huskenummer.
3. Find og marker det rigtige huskenummer i SuperGros-listen.
4. Klik på knappen Overfør huskenr. eller dobbeltklik på SuperGros-nummeret.
5. Tjek varer, der er autobehandlet. Det er vigtigt, at du tjekker de varer, der er blevet
autobehandlet (lysegul baggrundsfarve). Hvis du ikke retter varerne, vil bl.a. din salgsstatistik
blive registreret på det forkerte varenummer.
6. Husk at gemme, når du har behandlet alle varerne.
Brugervejledning Huskenummer i NWF 23012011 Side 14 af 20

5 Konvertering. Den automatiske konvertering
Du er nu klar til den endelige automatiske konvertering.
Vigtigt! Butikken skal være lukket, før du kan fortsætte! Der må ikke gennemføres mere salg
gennem kasserne.
1. Klik på Dan konverteringsfil i menulinjen.
2. Hvis du ikke har godkendt alle linjer (gjort dem grønne vha. F11) vil nedenstående
information blive vist. Tryk på Nej, hvis du vil tilbage og behandle resten. Tryk på Ja hvis du
vil fortsætte. Så vil alle varer, der har et nummer i kolonnen Nyt huskenummer, blive
konverteret. Varer med 0 vil blive konverteret til numre i intervallet 77000-78000. Efter
konverteringen kan man søge disse varer frem. Se senere.
3. Tryk på OK.
Herefter lukkes konverteringsvinduet automatisk.
4. Vælg NewStore Foodmenuen / Opsætning / Butik. Nederst i billedet trykker du på
knappen Huskeummerkonv. Vælg punktet Indlæs og opdater konverterede
huskenumre.
Bemærk: Når du har kørt denne proces, er det ikke muligt at køre den igen.
Brugervejledning Huskenummer i NWF 23012011 Side 15 af 20

5. Herefter vil der blive vist en meddelelse, der skal sikre, at butikken ikke stadig er åben: "Er
butikken stadig åben" Klik på Nej.
Hvis du trykker på Ja vil du komme retur til ovenstående billede, og du må sørge for at
afslutte alt salg.
Programmet vil nu tjekke, at der ikke er elektronisk post til behandling og at salget fra kassen
er blevet indlæst i NewStore Food. Hvis du får meddelelser om, at dette ikke er i orden, kan
du vente 30 minutter og derefter forsøge at starte konverteringsprogrammet igen (punkt
5.1). Hvis dette ikke lykkes, skal du kontakte supporten.
6. Konverteringen kan tage flere timer. Det er ikke nødvendigt at blive i butikken for at
overvåge det.
Bemærk: Hvis du bliver i butikken, og vil tjekke om det virker, når konverteringen er gennemført, så
skal du sende et totalsortiment til kassen. Ellers virker det først næste dag.
Husk: Du skal overføre nyt varekartotek til håndterminalen.
Brugervejledning Huskenummer i NWF 23012011 Side 16 af 20

6 Efter konvertering
Det er nu ikke længere muligt at oprette et varenummer mellem 1 og 9999 i NewStore Food.
Bemærk: De huskenumre, der ikke allerede er i butikken, er blevet oprettet med tilstanden "Under
oprettelse". Det gør det nemmere for dig, hvis du i fremtiden skal bruge nummeret.
VIGTIGT: Følger du i dag ikke standart DSK varegruppeplanen (1-99), eller DSK Kategoriplanen
(Varegruppe, Kategori, Sortiment),skal du efterfølgende sikre dig, at huskenumrene er placeret på de
rette varegrupper.
6.1 Egenoprettede varer, der ikke kunne konverteres
De varer, der ikke kunne konverteres til SuperGros- numre, er nu blevet konverteret til numre i
intervallet 77000-78000. Efter konverteringen kan du behandle disse varer. Se afsnit 6.2.
Hvis du mener at en eller flere af disse varer bør ligge som huskenummer hos SuperGros, kan du
kontakte SuperGros på følgende måder:
skriv til vidensdeling@SuperGros.dk
eller
gå ind på SuperGros-portalen og udfylde den relevante blanket.
Brugervejledning Huskenummer i NWF 23012011 Side 17 af 20

6.2 Flyt et 77-nummer til et nyt huskenummer
Efter konverteringen kan du behandle varer, der er overført til salgsnummerintervallen 77000 til
77999.
For at få et overblik, kan du søge alle varerne frem gennem Varefunktioner. Søg varer i
salgsnummerintervallet 77000 til 77999 med Tilstand = Alle.
Hvis du vil flytte en af varerne til et andet salgsnummer, gør du sådan:
1. Åbn varekortet med det eksisterende salgsnummer (fra-salgsnummer)
2. Vælg menuknappen Funktion/Flyt salgsnr.. Nu ser du denne dialogboks:
Hvis der er lagerstyring på varen, vil det fremgå af billedet ud for feltet Varenr..
Varenummeret her er systemets interne varenummer.
3. Marker ikke afkrydsningsfeltet "bevar som hovedsalgsnr.", da 77-nummeret så bliver bevaret som
hovedsalgsnummer. Når feltet ikke er markeret, vil det nye nummer, som du indsætter, bliver
hovedsalgsnummer.
4. Indtast det nye salgsnummer feltet "Nyt salgsnr.", eller klik på pilen og vælg nummeret i listen.
Brugervejledning Huskenummer i NWF 23012011 Side 18 af 20

5. Du kan nu vælge at markere feltet "Flyt vareposter og bestillingsnumre". Så flytter du alle
vareposter og alle underliggende bestillingsnumre med. Dette er kun relevant, hvis du har
lagerstyring på både den eksisterende og den nye vare. Dette kan tage en del tid, da alle
bevægelser på varen siden varens oprettelse bliver flyttet: Købs- og salgsposter, korrektioner i
varekladden (fx svind, brækage og eget forbrug) samt interne ordrer.
6. Klik på OK.
6.3 Oversigt over huskenumre efter konvertering
Når konverteringen er helt færdig, kan man se en oversigt over huskenumrene.
1. Vælg NewStore Food-menuen/Vedligeholdelse/Huskenummer. Nu ser du dette billede:
Type
Ny: Dette er et nyt nummer, som ikke har været oprettet i butikken før.
Ændret: Dette er et huskenummer, som har eksisteret i butikken i forvejen, men hvor fx
vareteksten er ændret. I eksemplet herover er vareteksten på huskenummer 124 blevet
ændret fra CHAMP til CHAMPIGNON 400 GR.
Brugervejledning Huskenummer i NWF 23012011 Side 19 af 20

I vinduet finder du nogle menuknapper i nederste højre side:
Menuknappen Udskriv
Her kan du udskrive oversigten over de opdaterede huskenumre.
Menuknappen Huskenummer
Punktet Varekort åbner varekortet på den markerede vare.
Punktet Flyttede salgsnumre åbner vinduet "Salgsnummer flytteinfo". Denne funktion kan
også nås gennem NewStore Food-menuen.
6.4 Salgsnummer flytteinfo
Du kan til enhver tid se en oversigt over de salgsnumre, der er blevet flyttet over på et
huskenummer.
1. Vælg NewStore Food-menuen/Vedligeholdelse/Salgsnummer flytteinfo. Nu ser du en
oversigt over flyttede salgsnumre. Oversigten kan udskrives fra menuknappen Udskriv.
Huskenummeret vil altid være hovedsalgsnr. og de flyttede salgsnumre vil være flyttet over som
underliggende salgsnumre.
Øverst ser vinduet sådan ud:
Vælg, hvilken type flyttede salgsnumre, du vil se. Typen kan være:
o Vare fra en faktura- eller kampagnefil: Varen har en EAN-kode, og den har tilknyttet
et huskenummer i filen. I dette tilfælde er EAN-nummeret automatisk blevet flyttet
over på huskenummeret som underliggende salgsnummer.
o En vare fra vareimport, fx PineApple: Varen har en EAN-kode og har tilknyttet et
huskenummer. EAN-nummeret er blevet flyttet til huskenummeret som
underliggende salgsnummer.
o En vare, der er flyttet manuelt gennem varekortet (se 6.2).
Når du lukker vinduet "Salgsnummer flytteinfo", får du dette spørgsmål:
Vælg Ja, hvis du mener, du ikke har brug for at se varerne i vinduet igen. Det er dog muligt at vise
varerne senere, hvis du markerer feltet Tidligere vist. Så ser du både nye og tidligere viste varer.
Brugervejledning Huskenummer i NWF 23012011 Side 20 af 20