Grete Stenberg, Oppland fylkeskommune: Tips ved ... - Fylkesarkivet

farkiv.ol.no

Grete Stenberg, Oppland fylkeskommune: Tips ved ... - Fylkesarkivet

Erfaringer og tips ved innføring av fullt elektronisk

arkiv

Samarbeidsprosjekter med andre fylkeskommuner

Integrasjon mellom sak-/arkivsystem og fagsystemer

29. april 2010

Grethe Stenberg

Arkivsjef Oppland fylkeskommune

Tlf 61289438/92091832


Oppland fylkeskommune er et arkivorgan – fullelektroniske fra mars 2007

• Sentraladministrasjonen, 13 videregående skoler, 1 fagskole, fylkesbibliotek

og fylkesarkiv

• Hver skole/ytre enhet egen arkivdel

• Felles arkivdel for personalmapper i OFK


• Originalene oppbevares i 6 måneder

• Eget vedleggsarkiv på store formater – større enn A3-format

• Skanner mye i farger

• Kvalitetssikre skanningen

• Tar vare på avtaler/kontrakter med underskrift av flere parter så lenge

avtalen gjelder

• Arkivdeler på papir

• Enkle, klare rutiner for alle

• Enkeltsaker på papir – (Alle hoveddokumenter i en sak må være elektronisk

lagret for at saken i sin helhet kan være elektronisk - jfr NOARK 4


”Endringer” for arkivet

• Kontrolloppgaver og kvalitetssikring tar mer tid

• Krever godt utstyr

• Ingen innsparing på arkivet – heller tvert i mot

• Opplæring og veiledningsfunksjon


Konklusjon/anbefaling

• Ledelsen må ta ansvar

• Tett samarbeid med IKT

• Ikke så stor overgang når du allerede har et NOARK 4 eller webbasert

system

• Gjennomfør prosess – bruk tid – modning – holdningsendringer

• Bruk tid på rutiner – involver superbrukere/saksbehandlere

• Saksbehandlere er fornøyd


Samarbeidsprosjekter med andre fylkeskommuner

• FOT – Fylkeskommunal optimal tilpasning

• Oppgradering til neste versjon av sak- arkivsystemet P360 4.0

• Samarbeid med 6 fylkeskommuner

• Felles arbeidsmøter, møter med leverandør, testing av løsningen


• RIM – Rett i mappa

• Integrasjon mellom sak- /arkivsystemet og fagsystemer

• Samarbeid med 2 fylkeskommuner

• Skoleadministrative systemer – Extens

• Jobber også med Vigo og Fronter

• Sparer mye tid på journalføring av elevdokumenter på de

videregående skolene

• En sak/elevmappe pr elev i videregående skole

More magazines by this user
Similar magazines