Årsrapport 2011 - Kommunerevisjonen

oslo.kommune.no

Årsrapport 2011 - Kommunerevisjonen

Årsrapport 20112Kommunerevisjonen


Årsrapport 20111. Kommunerevisjonen i 20111.1 Organisering, ressursfordeling ogpersonalemunerevisjonen i 2011Kommunerevisjonen er organisert med én avdelingfor regnskapsrevisjon, én avdeling forforvaltningsrevisjon og én administrasjonsavdeling.Kommunerevisjonen har kontorer inisering, ressursfordeling og personaleGrenseveien 88 på Helsfyr.Pr 31.12.2011 hadde Kommunerevisjonen 49medarbeidere fordelt med 24 medarbeidere iAvdeling for regnskapsrevisjon, 19 medarbeiderei Avdeling 19 medarbeidere for forvaltningsrevisjon, i Avdeling for forvaltningsrevisjon, fem ifem i011 hadde Kommunerevisjonen 49 medarbeidere fordelt med 24 medarbeidere ifor regnskapsrevisjon,asjonsavdelingen Administrasjonsavdelingen og kommunerevisor. Organisasjonskartet og kommunerevisor. vises i figur 1.nittsalder var Organisasjonskartet 45 år. Kjønnsfordelingen vises i i 2011 figur viste 1. Gjennom-kvinneandel på 55 prosent,sent i ledelsen. snittsalder var 45 år. Kjønnsfordelingen i 2011viste en kvinneandel på 55 prosent, og 50 prosentmedarbeidere i ledelsen. i Kommunerevisjonen. Det ble satt i 2011 sluttet fire verkInterne aktivitetergsprosess tidlig på våren 2011, og nye medarbeidere var på plass ved årsskiftet.I løpet av 2011 sluttet fire medarbeidere i Kommunerevisjonen.med godt Det kvalifiserte ble satt medarbeidere i verk rekrutte-er viktig forutdanningsbakgrunnsaker.atrevisjonens ringsprosess virksomhet blir tidlig utført på på våren best mulig 2011, måte. og nye medarbeiderei Kommunerevisjonen var på plass ved årsskiftet vises i tabell 2011/2012. sesammensetningen 1.Tabell 1 KompetansesammensetningAntall %Revisorer 19 39Økonomer 11 23Samfunnsvitere 11 22Jurister 3 6Annen utdanning 5 10revisjonen er organisert med én avdeling for regnskapsrevisjon, én avdelingI Avdelingforfor regnskapsrevisjon har flestepartenav de ansatte revisorutdanning, mens detgsrevisjon og én administrasjonsavdeling. Kommunerevisjonen har kontorer ien 88 på Helsfyr.Figur 1i Avdeling for forvaltningsrevisjon er om lagKommunerevisor50 prosent samfunnsvitere og for øvrig ansattemed jurist- og økonomiutdanning. De fleste iKommunerevisjonen har i tillegg lang arbeidserfaring– enten fra Kommunerevisjonen – ellerfra forskning, tilsyn, konsulentbransje, privatrevisjon mv.Figur 1Avdeling forforvaltningsrevisjonAdministrasjonsavdelingenAvdeling forregnskapsrevisjon1.2 Administrasjon, interneaktiviteter og arbeidsmiljøAdministrasjonsavdelingenAdministrasjonsavdelingen ivaretar fellesfunksjonerog yter service til revisjonsavdelingene.Fellesfunksjonene er: IKT, lønn- og personal,økonomi, arkiv, ekspedisjon og drift.Det avholdes fellesmøter der kommunerevisorog andre fra ledergruppen orienterer om aktuelleLedergruppen i Kommunerevisjonen har overflere år hatt egne møter med virksomhetenesompetansesammensetningEn variert utdanningsbakgrunn med godt kvalifisertemedarbeidere er viktig forledergrupper for å informere om Kommunerevisjonens% virksomhet – og for å få innspill påAntallat Kommunerevisjonensvirksomhet blir utført på best mulig hvordan 39 kontakten med Kommunerevisjonen19r 11 23måte. Kompetansesammensetningen i Kommunerevisjonenvises i tabell 1.innspill dersom kontakten og gjennomføringenoppleves av virksomhetene, samt eventuelt fåvitere 11 223 6anning 5av oppdrag10ikke vurderes som god fra virksomhetenesside. Denne møterekken startet høstenfor regnskapsrevisjon har flesteparten av de ansatte revisorutdanning, 2009, mens og det vil i fortsette også i 2012. Totalt var detfor forvaltningsrevisjon er om lag 50 prosent samfunnsvitere og for øvrig per 31.12.2011 ansatte gjennomført 35 slike møter.- og økonomiutdanning.Kommunerevisjonen5


Årsrapport 2011Kommunerevisjonen gjennomfører internekvalitetskontroller av alle revisjonsoppdrag. Itillegg gjennomføres eksterne gjennomgangerav kvaliteten på revisjonen. Dels følger detteav vårt medlemskap i Norges kommunerevisorforbund,og dels av eget initiativ til eksternegjennomganger. I 2011 ble det gjennomført enekstern kvalitetskontroll av forvaltningsrevisjonen,bestående av en fagfellevurdering utførtav Trondheim kommunerevisjon og en eksternkonsulents vurdering av Kommunerevisjonenessamlede forvaltningsrevisjonsportefølje over toår.Kommunerevisjonen har til enhver tid diverseinterne utviklingsprosjekter i gang. Disse dreierseg dels om metodeutvikling, for eksempelinnenfor intervjuteknikk eller bruk av statistiskverktøy og dels om vår virksomhet knyttet tileksternt rammeverk, som lover og regler.Kommunerevisjonen har i 2011 samlet inn informasjonog laget et register om samtlige forvaltningsrevisjonsprosjekterinnen kommunalrevisjon i Norge. Dette registeret har vekketinteresse nasjonalt, og i løpet av året ble detinngått en avtale med Norges Kommunerevisorforbundom at de skulle kjøpe og overta ansvaretfor driften av registeret.Ansatte i Kommunerevisjonen har i løpet avåret holdt en rekke foredrag i ulike fora. Det eravholdt flere presentasjoner mv. for kommunensadministrasjon og i diverse faglige fora inkludertHøgskolen i Oslo og Akershus. Etter forespørseler mange av rapportene blitt presentertfor bystyrekomiteene. Kommunerevisjonen ertil stede i komitémøter og i bystyret.Det legges stor vekt på kompetanseutvikling hosden enkelte, både i form av timer avsatt per ansattog i form av budsjett til formålet. De ansattehar deltatt på ulike kurs, det har vært interntarrangerte foredrag, avdelingsmøter og -seminarer,fellesmøter for alle og etatssamling.Faget revisjon er i stadig utvikling og for Kommunerevisjonener det viktig å være tilstede ifora som påvirker og implementerer denne utviklingen.Dette er vi blant annet både som representanti ISACA, NIRF og i Oslo kommunesforum for økonomistyring (FØS). Avdelingsdirektørenfor regnskapsrevisjon er leder forrevisjonskomiteen i Norges kommunerevisorforbund.2.2 Produksjon – ressursbruk oggjennomføringstid til revisjonsoppgaveri 2011Det ble i 2011 utarbeidet 19 rapporter, hvorav16 var forvaltningsrevisjoner, to var om regnskapsrevisjonog én var en IT-revisjon. Måletvar 20-25 rapporter, og resultatet ble altså littlavere enn planlagt. I 2010 ble imidlertid resultatet26 rapporter, og det forventes at det vil blirundt 25 rapporter i 2012, slik at produksjonenover tid likevel er innenfor målet. I forskrift forkontrollutvalg § 12 framgår det at forvaltningsrevisjonerskal følges opp. I 2011 ble det rapportert12 oppfølgingsundersøkelser til kontrollutvalget.Kommunerevisjonen har fortsatt sin satsningpå IT-revisjon. Det er gjennomført ti særskilteIT-revisjoner samtidig som vi i større grad harintegrert IT-revisjon både i forvaltningsrevisjonerog i regnskapsrevisjonen. I noen av IT-revisjonenehar vi hatt bistand fra konsulenter. Detble videre foretatt åtte endelige innberetningerav misligheter til kontrollutvalget og fremsendt31 andre saker herunder forslag til nye forvaltningsrevisjoner.I tillegg til de åtte revisjonsberetningeneKommunerevisjonen avga til Oslokommune for 2011, vil det bli avgitt beretningerfor ti stiftelser hvor Kommunerevisjonen ervalgt revisor. Regnskapsrevisorene utfører ogsåen rekke særattestasjoner hvert år. I kapittel 3følger revisjonsberetningene til Oslo kommuneog i kapitlene 4-7 følger sammendrag av rapportenefor 2011. I vedlegg 1 gis en oversikt overalle saker fra Kommunerevisjonen i 2011, og iKommunerevisjonen9


Årsrapport 2011vedlegg 2 gis en oversikt over påbegynte, menikke sluttførte forvaltningsrevisjoner ved årsskiftet2011/2012.Det er satt som et mål at 76 prosent av tilgjengeligtid i Kommunerevisjonen skal brukes pårevisjon. Resultatet ble 80 prosent, og målet bledermed nådd for 2011. Øvrige oppgaver ansattehar brukt tid på i løpet av året har vært kompetanseutvikling,planarbeid, møter i komiteer mvog interne aktiviteter (faglig utvikling, møtermv).Totalt ble det brukt i overkant av 50.000 timertil revisjonsarbeid i 2011. Ledelsens arbeidknyttet til revisjonsoppdragene og til kvalitetssikringkommer i tillegg.Gjennomsnittlig gjennomføringstid per forvaltningsrevisjonsrapportvar i 2011 ca. 9 månederinkludert høringsperiode 1 og ressursbruken varpå drøyt 800 timer. Gjennomføringstid vil værepåvirket av blant annet undersøkelsenes størrelseog kompleksitet, bemanningsendringer, eventuellesykefravær mv. Timeestimat og tidspunktfor rapportering for hver forvaltningsrevisjonfastsettes av kontrollutvalget 2 . Oppfølgingsundersøkelsersom ikke går i rapportserien, ermindre omfattende undersøkelser, og for dissehar det i gjennomsnitt medgått 145 timer perundersøkelse og gjennomføringstiden har værtpå noe under 4 måneder.Det er i 2011 kjøpt konsulenttjenester/spesialisterfra private leverandører i forbindelse medflere forvaltningsrevisjonsprosjekter. Det er ogsåkjøpt inn kompetanse fra spesialister i forbindelsemed IT-revisjoner og for å øke kapasiteteninnenfor mislighetsrevisjon.1Tre undersøkelser ble utsatt og satt på vent pga.hastebestilling fra kontrollutvalget. Ventetiden ermedregnet.2Beregningen av gjennomsnitt gjelder bestillingerfra kontrollutvalget. Beregningen inkluderer ikkekonsulentbistand.10Kommunerevisjonen


Årsrapport 20113. Regnskapsrevisjon3.1 Nærmere om regnskapsrevisjonenfor 2011Kommunerevisjonen reviderer bykasseregnskapetmed underliggende enheter og kommunensforetak. Det er for 2011 avgitt en revisjonsberetningfor bykasseregnskapet og lånefondet.I tillegg er det avgitt beretninger for foretakene:Arbeidstrening Oslo KF, Omsorg Oslo KF, UndervisningsbyggOslo KF, Boligbygg Oslo KF,Omsorgsbygg Oslo KF, Tannhelsetjenesten OsloKF og Oslo Havn KF.Virksomhetene i kommunen skal for enkelte typertilskudd fremlegge revisorattestert prosjektellersærregnskap, og Kommunerevisjonenutfører rundt 250 slike særattestasjoner årlig.Kontroll og attestasjon av spillemiddelregnskapkommer i tillegg. Revisjonsoppgaven har ogsåomfattet avgivelse av særskilt beretning forOverformynderiets forvaltede midler. Kommunerevisjonener valgt som revisor for ti stiftelseretter stiftelseslovens § 43, og vil i løpet av vårenavgi revisjonsberetninger for disse ti stiftelsene.Vi har utført revisjonen i samsvar med lov, forskriftom revisjon og god kommunal revisjonsskikk.God kommunal revisjonsskikk er etablertgjennom praksis og internasjonale revisjonsstandarder.God kommunal revisjonsskikk innebærerblant annet at vi kontrollerer utvalgtedeler av det materialet som underbygger informasjoneni årsregnskapet.Revisjonen bygger på tett dialog med de revidertevirksomheter, og starter hvert år medoppstartsmøter hos den enkelte virksomhet. Allevirksomhetene revideres av revisjonsteam sombestår av to eller flere revisorer. Vi søker å innretterevisjonen slik at vi både kan bekrefte atviktige interne kontroller innenfor økonomi fungerertilfredsstillende, at viktige lover og reglerinnenfor økonomi mv. etterleves og at det ikkefinnes vesentlige feil i regnskapet som avlegges.Metode for utvalg av poster er avgjørendebåde for hvordan konklusjoner kan treffes og forresultatet av kontrollene. Vi søker dels representativitetog dels å avdekke risikoforhold når vifastsetter utvalget.En effektiv intern kontroll reduserer risikoen formisligheter og feil, men det er ikke mulig å elimineredenne risikoen. Som ledd i vår revisjonvurderer vi virksomhetens regnskapssystemerog interne kontroll. Dette er ikke en fullstendiggjennomgang eller etterprøving av alle foreliggendesystemer og kontroller. Svakheter i deninterne kontrollen kan gi mulighet for mislighetersom de ordinære revisjonshandlingeneikke nødvendigvis vil avdekke.Omfanget av vårt revisjonsarbeid, og dermedtidsforbruket, vil for en stor del være avhengigav kvaliteten og effektiviteten av virksomhetensinterne kontroll og regnskaps- og rapporteringsrutiner.I tilknytning til regnskapsrevisjonen gjennomføresenkelte breddeundersøkelser av utvalgteområder knyttet til etterlevelse av regelverk, internkontroll mv. Foruten at resultatet av undersøkelsenerapporteres til den enkelte virksomhetblir en oppsummering av undersøkelsene rapporterttil kontrollutvalget og bystyrets organer iKommunerevisjonens rapportserie. For 2011 bledet gjennomført slike undersøkelser av anskaffelser(rapport 1/2012) – og merverdiavgiftsbehandling,bokføringsloven, naturalytelser ogutgiftsgodtgjørelser, flyktningetilskudd/integreringsordningenog klassifisering av investeringsutgifter(rapport 7/2012).I tillegg gjennomføres flere IT-revisjoner i tilknytningtil regnskapsrevisjonen. For 2011 bledet gjennomført IT-revisjon av følgende systemer:AlkT i Næringsetaten, Pax hos Kemneren,Plania hos Boligbygg Oslo KF, PA-VAV hosVann- og avløpsetaten og SATS SFO hos Utdan-Kommunerevisjonen11


Årsrapport 2011ningsetaten. I tillegg har vi vurdert enkelte delerav systemene i sosialtjenesten samt NLP ogAgresso. Resultatet av disse undersøkelsene rapporterestil den enkelte virksomhet. I tillegg bliren oppsummering av undersøkelsene rapporterttil kontrollutvalget og bystyrets organer i Kommunerevisjonensrapportserie, rapport 9/2012.Det gis tilbakemelding om resultatet av regnskapsrevisjonentil den enkelte virksomhet. Hertar vi opp svakheter i intern kontroll, feil ellerområder hvor rutiner kan forbedres samt andrespørsmål som kan være relevante.3.2 Enkelte viktige områderSom en del av regnskapsrevisjonen for 2011 bledet igjen gjennomført en breddeundersøkelsemed hensyn på etterlevelse av anskaffelsesregelverketi seksten virksomheter i Oslo kommune.Resultatet er rapportert i Rapport 1/2012Gjennomgang av anskaffelsesdokumentasjoni 16 virksomheter. Undersøkelsen viser samletsett samme omfang av avvik sammenlignet medtilsvarende undersøkelse i 2010 vedrørendeetterlevelse av dokumentasjonskrav i anskaffelsesregelverket.Det var flest avvik vedrørendemanglende fremleggelse av anskaffelsesprotokoll.Når det gjaldt dokumentasjon for bokførteutgifter, var det samlet sett noe mindre omfangav avvik sammenlignet med tilsvarende undersøkelsei 2010, se ytterligere omtale under 3.4.Lønn utgjør en vesentlig utgiftspost for OsloKommune, opp mot 49 % av utgiftssiden.Kommunen har jevnt over god intern kontrollpå dette området. Kommunerevisjonen testerjevnlig de interne kontroller og grunnlaget forutbetaling av lønn og andre utbetalinger relaterttil lønnsområdet. For 2011 har vi gått nærmereinn på praksis og etterlevelse av regelverk fornaturalytelser og utgiftsgodtgjørelser. Resultatetav undersøkelsen, som i all hovedsak var positive,er rapportert til den enkelte virksomhet ogtil Byrådsavdeling for finans. I tillegg er en oppsummeringrapportert i vår samlerapport 7/2012.Regelverket rundt merverdiavgift og merverdiavgiftskompensasjoner detaljert og komplekst.På dette området har vi også som revisor ensærskilt attestasjonsoppgave for innberetningav merverdiavgiftskompensasjon. Vi har i regnskapsrevisjonenfor 2011 gjennomgått særskilteområder, og har funnet mangler i etterlevelse avregelverk på enkelte områder. Se nærmere omtaleunder pkt 3.4.Bokføringsloven trådte, med visse unntak, ikraft for kommuner fra 2011. Vi har undersøktetterlevelse av regelverket på utvalgte områder,og har avdekket svakheter og mangler på enkelteområder. Se nærmere omtale under pkt 3.4.Resultatet av andre undersøkelser på internkontrollområdetog regeletterlevelse i forbindelsemed regnskapsrevisjonen fremkommer i vårrapport 7/2012, se også pkt 3.4.Oslo kommune har flere felles datasystemer ogogså datasystemer som er felles for enkelte sektorer,f.eks for alle bydelene. IT-revisjonsteametutfører ulike gjennomganger av systemene,basert på anerkjente vurderingsprinsipper ogmetoder. I tillegg inngår også IT-revisjon somen del av ordinære forvaltningsrevisjoner. Derdet er hensiktsmessig bygger regnskapsrevisjonenpå det arbeidet forvaltningsrevisjonen utfører.Noen av IT-revisjonene har hatt bistand frakonsulenter. Kommunerevisjonen har tidligereinngått rammeavtale om kjøp av IT-revisjoner.Det har vært et mål å øke andelen IT-revisjoner.Dette målet er innfridd, og antallet IT-revisjonerøkte fra åtte i 2010 til ti i 2011.Ved revisjonen i 2011 har vi vektlagt kontrollerrundt elektronisk fakturabehandling og regnskapssystemetAgresso. I tillegg er det utførtIT-revisjoner mot flere virksomhetssystemersamt enkelte sektorsystemer. Undersøkelsenefor 2011 er rapportert i en samlerapport, rapport9/2012, og omtales ytterligere under pkt 6.2.12Kommunerevisjonen


Årsrapport 2011Vi tar fortløpende faglige vurderinger av omfangetog innretningen på revisjonsarbeidetunderveis i revisjonsprosessen. Basert på blantannet de funn som gjøres, endringer i virksomheteneeller andre forhold Kommunerevisjonenblir kjent med i løpet av året, vil revisjonsarbeidettilpasses f.eks nye og endrede risikoforhold.På slutten av året viste det seg blant annet at detvar behov for ytterligere kontroller rundt overføringerav utgifter fra drifts- til investeringsregnskapet.Dette arbeidet vil fortsette i 2012.Kommunerevisjonen utfører i tillegg en delsærattestasjoner både for bydelene og for andreetater som trenger revisorbekreftet regnskap forbruken av tildelte midler, f.eks spillemidler, gratiskjernetid, ressurskrevende brukere mv.Revisjonsberetningen for bykasseregnskapetinklusive lånefondet har ingen forbehold, menenkelte presiseringer som blant annet gjelder:• Kontroll av leverte varer og tjenester motfaktura• Langsiktig gjeld• BudsjettFor foretakene er det for 2011 utelukkendegitt rene revisjonsberetninger, dog enkelte medpresiseringer:• Tannhelsetjenesten Oslo KF• Arbeidstrening Oslo KF• Oslo Havn KF• Omsorg Oslo KF• Undervisningsbygg Oslo KF• Boligbygg Oslo KF• Omsorgsbygg Oslo KFKommunerevisjonen13


Årsrapport 20113.3 Revisjonsberetninger 201114Kommunerevisjonen


Årsrapport 2011Kommunerevisjonen15


Årsrapport 201116Kommunerevisjonen


Årsrapport 2011Kommunerevisjonen17


Årsrapport 201118Kommunerevisjonen


Årsrapport 2011Kommunerevisjonen19


Årsrapport 201120Kommunerevisjonen


Årsrapport 2011Kommunerevisjonen21


Årsrapport 201122Kommunerevisjonen


Årsrapport 2011Kommunerevisjonen23


Årsrapport 201124Kommunerevisjonen


Årsrapport 2011Kommunerevisjonen25


Årsrapport 201126Kommunerevisjonen


Årsrapport 2011Kommunerevisjonen27


Årsrapport 201128Kommunerevisjonen


Årsrapport 2011Kommunerevisjonen29


Årsrapport 201130Kommunerevisjonen


Årsrapport 2011Kommunerevisjonen31


Årsrapport 201132Kommunerevisjonen


Årsrapport 20113.4 RapporterRapport 1/2012Gjennomgang av anskaffelsesdokumentasjoni 16 virksomheterInnledningSom en del av regnskapsrevisjonen for 2011har Kommunerevisjonen gjennomgått anskaffelsesdokumentasjonhos 16 virksomheter i Oslokommune. Undersøkelsen har vært to-delt:1) etterlevelse av dokumentasjonskrav i anskaffelsesregelverket,og 2) dokumentasjon for bokførteutgifter.HovedbudskapKommunerevisjonens gjennomgang viste atdet samlet sett var mindre omfang av avvik forden delen av undersøkelsen som omfattet etterlevelseav dokumentasjonskrav i anskaffelsesregelverket,enn når det gjaldt dokumentasjonfor bokførte utgifter.FormålHovedformålet med undersøkelsen var å få tilstrekkeliggrunnlag for å konkludere i revisjonsberetningennår det gjaldt etterlevelse av viktigelover og regler, i dette tilfellet dokumentasjonskravi anskaffelsesregelverket. Et annet formålvar å bekrefte gyldigheten til bokførte utgifter,som revisor også skulle konkludere på i revisjonsberetningen.ProblemstillingerKommunerevisjonen undersøkte om det forelådokumentasjon på en rekke områder i anskaffelsesprosesseni samsvar med lov og forskriftom offentlige anskaffelser og internt regelverk ikommunen. Vi etterprøvde i liten grad virksomhetensvurderinger, hoved fokuset var om dokumentasjonvar til stede eller ikke.Viktige funnEtterlevelse av dokumentasjonskrav i anskaffelsesregelverketÉn av de undersøkte virksomhetene hadde myestørre omfang av avvik enn øvrige virksomheteri undersøkelsen med hensyn til etterlevelse avdokumentasjonskrav i anskaffelsesregelverket.Avvikene gjaldt manglende fremleggelse avdokumentasjon vedrørende kunngjøring, konkurranse,anskaffelsesprotokoll og kontrakt. Defleste avvikene var knyttet til krav i lov og forskrift.Anskaffelsene med avvik gjaldt hovedsakeligmat leveranser. Ifølge virksomheten skulledet på undersøkelsestidspunktet vært inngåttnye avtaler for slike leveranser.Det var samlet sett litt større omfang av avviksammenlignet med tilsvarende undersøkelse i2010 vedrørende etterlevelse av dokumentasjonskravi anskaffelsesregelverket. Dersom anskaffelsenehos virksomheten med størst omfangav avvik ble holdt utenfor, var avviks prosentenpå samme nivå som i 2010-undersøkelsen.Det var flest avvik vedrørende manglende fremleggelseav anskaffelsesprotokoll. Føring av anskaffelsesprotokoller regulert av bestemmelseri lov og forskrift, og er spesielt knyttet til detgenerelle kravet i anskaffelsesloven om etterprøvbarhet.Dokumentasjon for bokførte utgifterNår det gjaldt dokumentasjon for bokførte utgifter,var det samlet sett noe mindre omfangav avvik sammenlignet med tilsvarende undersøkelsei 2010.Avvikene gjaldt blant annet dokumentasjonfor varemottakskontroll. Selv om det varmindre omfang av avvik enn i tidligere årsundersøkelse, mente vi at omfanget av avvikvar vesentlig på dette området.AnbefalingerKommunerevisjonen sendte brev til hver enkeltundersøkte virksomhet, hvor vi oppsummerteresultatet av undersøkelsen for virksomheten ogpekte på risikoforhold, eller kom med anbefalingerpå områder hvor det var avdekket vesentligeavvik.UttalelserRapporten ble sendt til aktuelle byrådsavdelingerfor uttalelse. Det ble mottatt høringsuttalelseKommunerevisjonen33


Årsrapport 2011fra alle de aktuelle byrådsavdelingene. Byrådsavdelingenega tilbakemelding om eventuellenye overordnede tiltak byrådsavdelingene villeiverksette på området, og tilbakemelding omhvordan underliggende virksomheter skullefølges opp med hensyn til etterlevelse av lov ogforskrift om offentlige anskaffelser.I høringsuttalelsen fra Byrådsavdeling for finansfremgikk det at byrådsavdelingen ville ha fokuspå anskaffelser som en del av virksomhetsstyringenogså i 2012. Byrådsavdelingen opplystevidere om at det ville bli sendt ut et skrivtil kommunens virksomheter som skulle påpekebehovet for å gjennomgå rutinene som skullesikre forsvarlig varemottakskontroll og dokumentasjonav denne.Politisk behandlingKontrollutvalget behandlet rapporten i møte24.01.2012, sak 2, og fattet følgende vedtak:“Kontrollutvalget merker seg at Kommunerevisjonensrapport 1/2012 Gjennomgang av anskaffelsesdokumentasjoni 16 virksomheter viser noebedre resultat sammenlignet med tilsvarendeundersøkelse i 2010 ved-rørende etterlevelse avdokumentasjonskrav i anskaffelses regelverket,dersom anskaffelsene hos virksomheten medstørst omfang av avvik holdes utenfor.Kontrollutvalget ser alvorlig på at det er et stortomfang av avvik vedrørende manglende fremleggelseav anskaffelsesprotokoll for kontrollerteanskaffelser.Kontrollutvalget ser også alvorlig på at det fremdeleser et stort omfang av tilfeller hvor varemottakskontrollikke er dokumentert på tilfredsstillendemåte og viser til at kontroll utvalget ogKommunerevisjonen har tatt opp denne svakheteni flere år. Manglende dokumentasjon forvaremottakskontroll medfører risiko for at detbetales for varer/tjenester som ikke er mottatt.Kontrollutvalget forutsetter at virksom-heteneiverksetter tiltak på områdene hvor det er avdekketavvik for å sikre etterlevelse av lov ogforskrift om offentlige anskaffelser og interntregelverk i kommunen, og for å sikre at bokførteutgifter og utbetalinger er gyldige. Kontrollutvalgetforutsetter igjen at byrådet sørger forå følge opp at kommunens virksomheter følgergjeldende bestemmelser på dette viktige området.Kontrollutvalget tar for øvrig rapporten til orientering.Kontrollutvalget innstiller til bystyret å fatte følgendevedtak:Bystyret ser alvorlig på at Kommunerevi-sjonensrapport 1/2012 Gjennomgang avanskaffelsesdokumentasjon i 16 virksom-heterviser at det er et stort omfang av avvik vedrørendemanglende fremleggelse av anskaffelsesprotokollfor kontrollerte anskaffelser, og at detenda en gang er vesentlig omfang av tilfellerhvor varemottakskontroll ikke er dokumentertpå tilfredsstillende måte. Bystyret forutsetter atbyrådet sørger for at det blir iverksatt tiltak påområdet.Bystyret slutter seg for øvrig til kontrollutvalgetsvedtak og tar Kommunerevisjonensrapport til orientering.”Finanskomiteen behandlet saken i møte11.04.2012, sak 32, og vedtok innstillingen.34Kommunerevisjonen


Årsrapport 2011Rapport 7/2012Ulike undersøkelser i regnskapsrevisjonen –Samlerapport 2011FormålGjennomgang av intern kontroll og regelverksetterlevelsepå ulike områder innenfor økonomiforvaltningener en del av regnskapsrevisjonen.I forbindelse med regnskaps-revisjonen for 2011har det vært utført flere undersøkelser som gjelderfor mange av kommunens virksomheter.I denne rapporten oppsummerer Kommunerevisjonengjennomføringen og resultatene av følgendefem undersøkelser:--Gjennomgang av merverdiavgiftsbehandling--Bokføringsloven – kartlegging og vurderingav rutiner i kommunens virksomheter--Kontroll av naturalytelser og utgiftsgodtgjørelser--Flyktningtilskudd og integreringsordningen– manuelle rutiner og IT-systemet Socio--Undersøkelse om klassifisering av investeringsutgifterViktige funnKommunerevisjonens kontroller avdekket ikkevesentlige feil eller mangler vedrørende terminviseavgiftsoppgjør, frivillig registrering forutleie av bygg og forholdsmessig fradrag forfellesanskaffelser. Etter Kommunerevisjonensvurderinger hadde ikke kommunen i tilstrekkeliggrad innrettet seg etter merverdiavgiftslovennår det gjaldt fradrag og kompensasjon for inngåendemerverdiavgift på utgifter til mat, servering,overnatting og utgifter til bilhold.Det ble avdekket vesentlige mangler når detgjaldt bokføringslovens krav knyttet til produksjonog oppbevaring av pliktige regnskapsrapporterog kontantsalg.Kontrollen av naturalytelser og utgiftsgodtgjørelseravdekket ikke vesentlige feil ellermangler, men resultatet viste at det for elektroniskekommunikasjonstjenester enten var manglendekunnskap eller mangelfull forståelse ogpraktisering av regelverket.Kommunerevisjonen avdekket ikke vesentligefeil eller mangler i bydelenes rutiner for behandlingav fravær, samordning og utbetaling avintroduksjonsstønad. Helse- og velferdsetatenhadde implementert rutiner for innkreving ogbokføring av integreringstilskudd fra etaten somfungerte tilfredsstillende, og hadde i all hovedsakgjennomført anbefalingene fra Kommunerevisjonensrapport 2/2008 Intern kontroll i ogrundt Socio.I undersøkelsen om klassifisering av investeringsutgifterkonstaterte Kommunerevisjonen atkriteriene i standarden som skulle etterleves bleoppfattet som uklare og at virksomhetene imøtesåfelles retningslinjer for å få ensartet praksispå området.Feil og avvik i de ulike undersøkelsene ble tattopp med den enkelte virksomhet underveis irevisjonen. Resultat av de ulike undersøkelseneble sendt til den aktuelle byrådsavdeling. Derdet var aktuelt hadde byrådsavdelingen meldtrelevante tiltak og så undersøkelsene som nyttige.For to av undersøkelsene mottok ikke Kommunerevisjonensvar.Politisk behandlingKontrollutvalget behandlet rapporten27.03.2012, sak 26, og fattet følgende vedtak:“ Kontrollutvalget tar rapport 7/2012 – Ulikeundersøkelser i regnskapsrevisjonen – samlerapport2011 til orientering.”Kommunerevisjonen35


Årsrapport 20113.5 Orienteringssak til kontrollutvalgetKommunerevisjonen har i 2011 arbeidet med enorienteringssak om vårt arbeid på selvkostområdeti kommunen de siste årene. Saken ble lagtfrem på møte i kontrollutvalget 27. mars 2012.Selvkostområdet inkluderer vann- og avløpsgebyrer,renovasjonsgebyrer, plan- og byggesaksgebyrerog feiegebyrer. Noen tjenester harlovpålagt selvkost, mens andre har selvkost somen øvre ramme.Selvkostregnskapene revideres som en del avden ordinære regnskapsrevisjonen, med unntakav plan- og byggesaksgebyrer. Revisjonen avselvkostområdene baseres på vesentlighetsbetraktningerav tallstørrelsene, og vi vurdererde begrunnelser og vurderinger virksomhetenehar gjort av hvilke utgifter som belastes selvkostregnskapet.Vi vurderer ikke gebyrene ellerbrukerbetalingen i konkrete saker, eller fordelingmellom ulike brukere.Kommunal- og regionaldepartementets “Retningslinjerfor beregning av selvkost for kommunalebetalingstjenester” fra 2003 gir føringerog veiledning for selvkostberegningene, herunderføring av selvkostfond, hvor over-/underdekningskal føres. Selvkostfondene skal over en3-5 års periode ideelt sett gå i null.Prinsippene for selvkostregnskap avviker frakommunale regnskapsprinsipper på enkelteområder, dette gjelder indirekte kostnader ogkapitalkostnader (ved anskaffelse av varigedriftsmidler) som er kostnadselementer som ikkefinnes i kommuneregnskapet.Selvkostområdene er også omtalt i kommunensbudsjettdokumenter og årsregnskap. I all hovedsakfølges prinsippene om selvkost for de forskjelligeselvkostområdene, og vår revisjon avselvkostregnskapene for 2010 har ikke avdekketvesentlige feil eller mangler for vann- og avløpsgebyrer,renovasjonsgebyrer og feiegebyrer. Forplan- og byggesaksgebyrer har vi kartlagt omselvkostmodellen følger prinsippene i veilederen,og ikke foretatt en fullstendig revisjon avselvkostregnskapet som sådan.36Kommunerevisjonen


Årsrapport 20114. Forvaltningsrevisjon4.1 Nærmere om forvaltningsrevisjonenfor 2011Bystyret vedtok Overordnet plan for forvaltningsrevisjonden 18.06.2008, sak 259. Planeninneholdt blant annet en angivelse av prioriteringerfor forvaltningsrevisjonen i inneværendebystyreperiode. Følgende områder skulle prioriteresi perioden: Brukertilpassede tjenester ogmyndighetsutøvelse, miljø og byutvikling, virksomhetsstyringog anskaffelser. Figuren nedenforviser prosjektporteføljen på forvaltningsrevisjonrapportert i 2011 fordelt på disse områdene.Kommunerevisjonen har i 2011 foretatt kjøpav konsulenttjenester/spesialister fra privateleverandører i forbindelse med forvaltningsrevisjonsprosjekter.Figur 1- Forvaltningsrevisjoner rapportert i 2011Kommunerevisjonen37


Årsrapport 20114.2 Rapporter og oppfølgingsundersøkelserRapport 1/2011Planlegging, styring og oppfølging avinvesterings prosjekter i EnergigjenvinningsetatenInnledningKommunerevisjonen undersøkte i 2010 om dethadde vært tilfredsstillende planlegging, styringog oppfølging av Energigjenvinningsetatens investeringsporteføljeEGE 2010. EGE 2010 bleopprettet for å realisere Oslo kommunes målsetningom kretsløpsbasert avfalls håndtering. I2010 hadde investeringsprosjektene en budsjettrammepå 2,56 milliarder kroner.HovedbudskapEGE 2010 er et omfattende og komplisertnybyggingsprogram, og prosjektets rammebetingelserhar endret seg betydelig siden prosjektstart.Energigjenvinningsetaten hadde lagtned mye arbeid for å planlegge, styre og følgeopp investeringsvirksomheten, og viktige elementervar på plass for å sikre god styring.Kommunerevisjonen mente samtidig at noeuklare rolle- og fullmaktsforhold, manglendeskriftlighet ved endringer i EGE 2010s prosjektomfangog økonomiske styringsrammer, samtuoversiktlig månedlig økonomirapporteringrepresenterte vesentlige svakheter ved planlegging,styring og oppfølging av EGE 2010.Investeringsprosjektene Utsortering, Biogassog Ovnslinje 3 var ikke sluttført, og endeligbevilgning og kostnad var ikke kjent. Det syntesklart at den opprinnelige rammen var urealistisk.Innenfor rammen av denne forvaltningsrevisjonenhar Kommunerevisjonen ikke vurdert i hvilkengrad økningen i forventet sluttkostnad ogsåskyldtes andre forhold, som endrede rammebetingelser,svakheter i styringen eller annet.38Kommunerevisjonen


Årsrapport 2011FormålProsjektets formål var å bidra til en effektivøkonomisk styring og oppfølging av etatensinvesteringsvirksomhet.Problemstilling- Var det tilfredsstillende planlegging, styringog oppfølging av Energigjen vinnings etatensinvesteringsvirksomhet?Viktige funnProsjektorganiseringUndersøkelsen viste at Energigjenvinningsetatenhadde et bevisst forhold til behovet for enorganisasjonsform tilpasset prosjektets behov:EGE 2010 ble prosjekt organisert og lagt utenforetatens driftsorganisasjon, og bemannet medeksterne fagfolk for å sikre tilstrekkelig kompetanse.Både Energigjenvinningsetaten og EGE2010 hadde vurdert sitt kompetansebehov ogetaten hadde bygget opp kapasitet og kompetansepå de ulike investeringsområdene. Vi påpekteimidlertid at- rolle- og ansvarsforholdene i prosjektorganisasjonenEGE 2010 ikke var entydig nedfelti prosjektets styringsdokumenter, og at- fullmaktsforholdene knyttet til bestilling oggodkjenning av endringsmeldinger ikke vartilfredsstillende.Grunnlag for styringUndersøkelsen viste videre at viktige elementerfor gode styringsrammer var på plass gjennomprosjektmandat, anskaffelsesstrategi, kravtil kommunikasjon og rapportering, og gjennomfremdriftsplaner og designbasis som vargodkjent av byggherre. Vi mente samtidig detvar vesentlige svakheter ved formidlingen avprosjektomfang og EGE 2010s økonomiske styringsrammerfra etaten som byggherre til EGE2010s prosjektorganisasjon.- Kommunerevisjonen mente etaten i størregrad, og på et tidligere tidspunkt, burde hasikret skriftlighet ved endringer i prosjektomfanget.- Det fremkom ikke tydelig hva som til enhver tid var prosjektorganisasjonens økonomiskestyringsramme og gjeldende budsjettfor de tre investeringsprosjektene vedtatt avbystyret.Styring og oppfølging i gjennomføringsfasenEtter Kommunerevisjonens vurdering viste ogsåpraksis at vesentlige elementer for god styringog oppfølging var på plass: Prosjektledernesoppfølging av leverandør og bruk av betalingsplanerga forutsetning for å følge opp entreprenørpå byggeplass og kontrollere at entreprenøroverholdt kontraktsforpliktelsene. Etter vårvurdering fremstod imidlertid den månedligeøkonomirapporteringen fra prosjektorganisasjonentil etaten og videre til byrådsavdelingensom uoversiktlig og lite egnet til å gi en konsistentfremstilling av økonomiutvikling fra månedtil måned. Kommunerevisjonen mente det varuheldig at verken Energigjenvinningsetaten ellerbyrådsavdelingen stilte strengere krav til rapporterder den faktiske økonomiske utviklingen blevurdert i forhold til delprosjektenes styringsrammerog bevilgninger.Investeringsprosjektene Utsortering, Biogass ogOvnslinje 3 var ikke sluttført, og endelig bevilgningog kostnad var ikke kjent. Det syntes klartat den opprinnelige rammen var for lav. Basertpå vår samlede informasjonen om EGE 2010var det imidlertid vanskelig å vurdere i hvilkengrad økningen i forventet sluttkostnad ogsåskyldtes andre forhold, som endrede rammebetingelser,svakheter i styringen eller annet.UttalelserRapporten ble sendt på høring til Energigjenvinningsetatenog Byrådsavdeling for miljø ogsamferdsel som anså rapporten som nyttig, ogvarslet tiltak på bakgrunn av rapportens anbefalinger.Politisk behandlingKontrollutvalget behandlet rapporten i møte25.01.2011, sak 2, og fattet følgende vedtak:Kommunerevisjonen39


Årsrapport 2011“Kontrollutvalget viser til Kommunerevisjonensrapport 1/2011 Planlegging, styring og oppfølgingav investeringsprosjekter i Energigjenvinningsetatenviser att viktige elementer var påplass for å sikre god styring av Energigjenvinningsetatensinvesteringsportefølje EGE 2010.Noe uklare rolle- og fullmaktsforhold, manglendeskriftlighet ved endringer, samt uoversiktligmånedlig økonomirapportering representererimidlertid vesentlige svakheter ved planlegging,styring og oppfølging av EGE 2010.Kontrollutvalget viser til at både Energigjenvinningsetatenog Byrådsavdeling for miljø og samferdselvarsler tiltak på bakgrunn av rapportensanbefalinger.Kontrollutvalget vil peke på viktigheten av atKommunerevisjonens undersøkelse også tas medi arbeidet med andre større investeringsprosjekteri Oslo kommuneKontrollutvalget tar for øvrig Kommunerevisjonensrapport 1/2011 Planlegging, styring og oppfølgingav investeringsprosjekter i Energigjenvinningsetaten,til orientering.Saken sendes miljø og samferdselskomiteen”Rapporten ble behandlet av samferdsels- og miljøkomiteen09.03.2011, sak 29, og av bystyret23.03.2011, sak 46. Begge sluttet seg til kontrollutvalgetsvedtak.40Kommunerevisjonen


Årsrapport 2011Rapport 3/2011Skolehelsetjeneste og helsestasjon for ungdom– en undersøkelse av bydelenes tilbud tilelever i videregående skoleInnledningHelsefremmende og forebyggende helsetjenestertil barn og unge er et prioritert nasjonalt satsingsområde.Viktige utgangspunkt for undersøkelsenvar at det kunne være risiko for svakheterved bydelenes ivaretakelse på dette området,blant annet fordi- det ikke var satt detaljerte krav til tjenesten ilovverk og styrende dokumenter verken nårdet gjaldt personellressurser eller innholdet iskolehelsetjenesten for videregående skole.- Helsedirektoratet understreket i 2009 atsituasjonen knyttet til skolehelse tjenesten iNorge var bekymringsfull, og hevdet at bemanningeni tjenesten minimum burde fordoblesfor at kapasiteten skulle kunne sies åvære tilfreds stillende. Det ble videre påpektat tilbudet var særlig dårlig for elever i videregåendeskoler.Rapport 3/2011 er resultatet av under søkelsenrettet mot samtlige bydelers tilbud til elever ivideregående skole.HovedbudskapBåde skolehelsetjenesten og ungdomshelsestasjonener lovpålagte tjenester, og er mentsom lavterskeltilbud som skal ivareta oppgaverav helse fremmende og forebyggende art. Detvar stor variasjon i skolehelsetjenestetilbudetfra bydel til bydel og fra skole til skole, ogdet var også betydelig variasjon i bydeleneshelsestasjons tilbud til ungdom. Etter Kommunerevisjonensvurdering var det grunnlag for bekymringknyttet til skolehelse tjenestens synlighetog tilgjengelighet ved en rekke av de videregåendeskolene i skoleåret 2009/10. Kommunerevisjonenstilte videre spørsmål ved tilgjengelighetentil mange av ungdoms helsestasjonene.FormålFormålet med undersøkelsen var dels å gi informasjonom status for ulike sider av helse tilbudettil elever i videregående skole, og dels å bidra tilden enkelte bydels utviklings arbeid.Problemstilling- Var bydelenes og skolehelsetjeneste- oghelsestasjonstilbud til elever i videregåendeskole tilfredsstillende?Viktige funnSkolehelsetjenesteDet ble lagt til grunn at det totalt var 40 videregåendeskoler, fylkeskommunale og private,med 17 703 elever som skulle ha et skolehelsetjenestetilbud.De videre gående skolene i Osloer ulikt geografisk fordelt der ytterpunktene varBydel Grorud hvor det ikke var videregåendeskole og Bydel St. Hanshaugen som hadde nislike skoler. Bydel St. Hanshaugen hadde ansvaretfor å tilby skolehelse tjeneste til nesten syvganger så mange elever som det var unge medbostedsadresse i bydelen. Men variasjonen varstor; flere bydeler hadde betydelig færre eleveri videregående skole enn egen ungdomsbefolkning.Kriteriesystemet som lå til grunn forfordelingen av budsjettmidler til bydelene tokutgangspunkt i bydelens egen befolkning.Alle de 14 bydelene med videregående skolerhadde etablert et skolehelsetjenestetilbud. Tilbudetomfattet alle ordinære videregående skolerdrevet av Oslo kommune. Det manglet tilbudved to spesialskoler og fem private videregåendeskoler. Det var totalt 1116 elever som varuten tilbud om skolehelsetjeneste i skoleåret2009/10.Det var totalt 16,41 årsverk knyttet til skolehelsetjenesten.Bemanningen ved videre gåendeskole var samlet sett styrket med om lag elleveårsverk i løpet av de siste ti årene. Det varimidlertid betydelige variasjoner i tilbudet fraskole til skole. Ved enkelte skoler var skolehelsetjenestentilgjengelig i skoletiden hver dag.Kommunerevisjonen41


Årsrapport 2011Ved andre skoler var tilbudet av mer begrensetomfang og åpent en dag i uken eller sjeldnere.Det faktiske tilbudet var videre mindre enn detannonserte tilbudet, noe som i hovedsak skyldtesat helsesøstre i varierende grad ble brukt tilmassevaksinering i deler av skole året. Ved defleste videregående skolene var det én helsesøstersom sto for skolehelse tjeneste tilbudet.Ved noen skoler var det i tillegg et fast tilbud avulikt omfang med flere helsesøstre eller annenkompetanse (klinisk sosionom, klinisk pedagog,fysioterapeut, lege eller psykolog).Samlet sett var det i gjennomsnitt 1011 eleverper årsverk ved de skolene der elevene hadde etskolehelsetjenestetilbud. Det var imidlertid storevariasjoner; fra 384 til 4200 elever per årsverk.Alle bydelene informerte om skolehelsetjenestetilbudetpå egen hjemmeside, men informasjonenvarierte betydelig. Elevrepresentanter ga uttrykkfor at elevene hadde for dårlig kjennskaptil tjenesten. Mange av rektorene og elevrepresentantenega utrykk for at behovet for tjenestenvar stort, og at det derfor var behov for å styrketilbudet.Samtlige skolehelsetjenester ga tilbud om individuellhelseundersøkelse og rådgivning tilelever som oppsøkte tjenesten. Elever fikk ogsåoppfølging av skolehelsetjenesten, og/eller blehenvist videre til andre instanser. Undersøkelsentyder på at der tilbudet var lite i omfang, bestohoveddelen av arbeidet av å ta imot elever tilindividuelle konsultasjoner, mens ved skolerder tilbudet var mer omfattende, ivaretok ogsåskole helsetjenesten i større grad oppgaver avmer forebyggende karakter, mer undervisning,mer gruppetiltak, mv.Helsestasjon for ungdomAlle bydelene hadde etablert et gratis ukentligtilbud om helsestasjon for ungdom, som haddeåpningstid om ettermiddagen. Det var relativtstore ulikheter bydelene i mellom når det gjaldtåpningstider; fra halv annen til åtte timer peruke. Det var også store ulikheter knyttet tilåpningstid i sommer ferien 2010; fra åpent ialle skolens ferieuker, til stengt i alle uker.Samlet sett var det 7,03 årsverk knyttet tilungdomshelsestasjonen på undersøkelsestidspunktet.Helsesøsterårsverk utgjorde merenn halvparten av det samlede årsverket, menslege utgjorde 1,69 og psykolog 0,44 årsverk.Det var betydelig variasjon i årsverk fra bydeltil bydel. Bemanningen var nærmest uendret påundersøkelsestidspunktet sammenliknet medsituasjonen for ti år siden da den var på 6,90årsverk.For bydelene sett under ett, var det i gjennomsnitt6508 ungdommer (i aldersgruppen 13-20år) per årsverk. Også på dette området var detstore variasjoner bydelene imellom; fra 2538 til30.633 ung dommer per årsverk.Samtlige ungdomshelsestasjoner ga tilbud omindividuell helseundersøkelse og veiledning tilungdom som oppsøkte tjenesten. Totalt ble detgjennomført 8809 individuelle konsultasjoner i2009. Omfanget varierte fra bydel til bydel; fra123 til 1329 konsultasjoner.AnbefalingerPå grunn av et pågående arbeid valgte Kommunerevisjonenikke å gi anbefalinger som i betydeliggrad ville kunne bli berørt av eventuellenye nasjonale føringer knyttet til nye rapporteringskravog styrking av skolehelsetjenesten.Basert på undersøkelsen ga Kommunerevisjonenfølgende anbefalinger:- Bydelene burde iverksette tiltak som sikretoversikt over hvilke skoler som var omfattetav bydelens ansvar for å yte skolehelsetjeneste.- Bydelene St. Hanshaugen og Nordre Akerburde sikre at det ble gitt et tilbud om skolehelsetjeneste ved samtlige aktuelle skoler.- Bydelene burde vurdere om det var behovfor å iverksette tiltak for å realisere størredeler av det anbefalte programmet.42Kommunerevisjonen


Årsrapport 2011- Bydelene burde vurdere å iverksette tiltakfor å sikre bedre kjennskap blant elever ogungdommer om skolehelsetjeneste- og ungdomshelsestasjonstilbudet.- Bydelene Grünerløkka, Ullern, Vestre Aker,Bjerke og Østensjø burde vurdere om detvar behov for å iverksette tiltak knyttet tillokalisering av ungdomshelsestasjonen.UttalelserByrådsavdeling for eldre og sosiale tjenesterviste bl.a. til byrådssak 1/2011 av 06.01.2011,(som ble lagt fram etter at Kommunerevisjonenhadde sendt rapporten til uttalelse). Byrådsavdelingenpekte på at det i budsjettet for 2011ble vedtatt å styrke bemanningen i skolehelsetjenesteni videregående skoler med 4 mill. kroner,og at midlene ville fordeles etter elevtall.Flere bydeler informerte om tiltak som villevurderes eller som allerede var iverksatt på bakgrunnav rapporten. Mange oppga at rapportenville bli benyttet i den videre utformingen ogutviklingen av tilbudet – både ved skolehelsetjenestenog ved ungdoms helsestasjonen.Politisk behandlingKontrollutvalget behandlet saken i møte01.03.2011, sak 13, og fattet følgende vedtak:“Kontrollutvalget konstaterer at Kommunerevisjonensrapport 3/2011 Skolehelsetjenesten oghelsestasjon for ungdom – en undersøkelse avbydelenes tilbud til elever i videregående skole,viser betydelig variasjon i omfanget av skolehelsetjeneste-og ungdomshelsestasjonstilbud ibydelene. Utvalget er opptatt av at disse tjenesteneskal fungere som reelle lavterskeltilbud, ogunderstreker derfor nødvendigheten av tilstrekkeligkapasitet og god informasjon om tilbudet.Kontrollutvalget har merket seg byrådssak 1/2011Helsestasjons- og skolehelsetjenesten i Oslo av06.01.2011 hvor det i vedlegg heter at eventuelleendringer i skolehelsetjenesten vil bli vurdert nårrevisjonsrapporten foreligger. Kontrollutvalgetviser til Kommunerevisjonens rapport 3/2011og ber om informasjon om resultatet av byrådetsvurderinger innen 08.08.2011.Kontrollutvalget forutsetter at resultatene avKommunerevisjonens undersøkelse benyttes ibydelenes videreutviklingsarbeid på området.Kontrollutvalget tar for øvrig Kommunerevisjonensrapport 3/2011, til orientering.Saken sendes helse- og sosialkomiteen.”Helse- og sosialkomiteen behandlet sakeni møte 25.05.2011, sak 53, og sendte sakentil bystyret. Bystyret behandlet saken i møte15.06.2011, sak 190, og fattet vedtak identiskmed kontrollutvalgets vedtak, med følgende tillegg:“Bystyret bes fremskaffe en oversikt som muliggjørsammenligning av bemanning/tilbud vedskolehelsetjenesten på grunnskolenivå, tilsvarendedet Kommunerevisjonen har presentert forvideregående skoler i Rapport 3/2011.”Kommunerevisjonen43


Årsrapport 2011Rapport 5/2011Bruk av private døgnovernattingstilbudInnledningKommunerevisjonen har gjennomført en oppfølgingsundersøkelseetter tidligere saker ikontrollutvalget, med orientering om bydelenesbruk av private døgnovernattingssteder.HovedbudskapOppfølgingsundersøkelsen ga grunn til bekymringnår det gjaldt:- utviklingen i bruk av private døgnovernattingssteder- utviklingen i andelen langvarige opphold iprivate døgnovernattingssteder- frekvensen på oppfølging av klienter innlosjerti privat døgnovernatting- rapporteringen til byrådsavdelingen om brukav døgnovernattingssteder uten kvalitetsavtaleFormålFormålet med oppfølgingsundersøkelsen varå beskrive utvikling og status for sentrale elementeri kommunens bruk av døgnovernattingssteder,herunder oppfølging av saker til kontrollutvalgeti 2007 om bruk av døgnovernattingssteder(24.01.2007, sak 10, 19.06.2007, sak 73,og rapport 10/2007).Problemstillinger- Hvordan har bruken av private døgnovernattingsstederutviklet seg i årene etter2007?- Ble det gjennomført kontroll med døgnovernattingsstedeneog oppfølging av plasseringenei tråd med bestemmelsene?- Ble det rapportert til byrådsavdelingen ombruk av døgnovernattingstilbud uten kvalitetsavtalemed kommunen i tråd med bestemmelsene?Oppfølgingsundersøkelsen var primært basertpå informasjon i Tertialstatistikk for bydelenefor årene 2008 til og med 2010, bydelenes rapporteringtil byrådsavdelingen og protokoller fraRusmiddeletatens kontrollbesøk ved døgnovernattingsstedersom hadde kvalitetsavtale medOslo kommune.Viktige funnBasert på gjennomgått dokumentasjon konkluderteKommunerevisjonen følgende:Bruk av døgnovernattingsstederDet hadde vært en betydelig økning i brukenav private døgnovernattingssteder i årene etter2007, både steder med og uten kvalitetsavtalemed kommunen.Statistikken viste videre at en økende andelpersoner ble boende lenge i døgnovernattingstilbudet;i 2009 gjaldt dette bortimot hver femteperson som ble innlosjert i døgnovernatting.Kommunerevisjonen konstaterte at bystyretsvedtatte mål om at steder uten kvalitetsavtaleikke skulle benyttes, og at opphold i døgnovernattingsstedaldri burde ha varighet over en måned,ikke ble nådd i perioden.Kontroll og oppfølgingRusmiddeletaten hadde etablert et opplegg forkontroll med døgnovernattingssteder med kvalitetsavtalesom innebar systematiske og regelmessigekontrollbesøk som det ble rapportertskriftlig fra.Etter Kommunerevisjonens vurdering ga informasjoneni tertialstatistikken grunn til bekymringfor omfanget av oppfølgingsbesøk i periodenetter 2007.Rapportering ved bruk av steder uten kvalitetsavtaleKommunerevisjonens vurderte at rapporteringikke var i tråd med bestemmelsene i fellesskriv7/2004. Det syntes å være svakheter både i omfangetav rapporteringen og ofte også i innholdeti den.44Kommunerevisjonen


Årsrapport 2011AnbefalingerKommunerevisjonen anbefalte byråden forsosiale tjenester og rusomsorg å sikre at:- bruken av døgnovernattingssteder, særligsteder uten kvalitetsavtale, ble redusert til etabsolutt minimum- opphold i døgnovernattingssted aldri burdeha varighet over en måned- plasseringene ble fulgt opp på en tilfredsstillendemåte- tilfredsstillende rapporteringUttalelserRapporten ble sendt byråden for sosiale tjenesterog rusomsorg og Rusmiddeletaten til uttalelseden 18.02.2011. Rapporten ble også sendt bydelenetil orientering, med mulighet for å avgiuttalelse.Vi mottok uttalelser fra Byrådsavdeling for eldreog sosial tjenester, Rusmiddeletaten og BydelGrünerløkka.Byrådsavdelingen merket seg Kommunerevisjonenskonklusjoner og delte bekymringen vedrørendeutviklingen i bruken av døgnovernattinguten kvalitetsavtale, og den til dels mangelfulleoppfølgingen av rapporteringsrutinene. Konklusjoneneville bli fulgt opp overfor bydelene ogavdelingen ville utarbeide et skjema for bydelenesrapportering.Rusmiddeletaten skrev at kapasiteten i døgnovernattingmed kvalitetsavtale var for lav, og atdet våren 2011 skulle gjennomføres konkurranseom 100-150 nye plasser, bl.a. plasser med kravtil et rusfritt miljø.Bydel Grünerløkka skrev at den ikke haddenådd måltallene for bruken av døgnovernatting,men knyttet dette til at den siden 2004 haddedrevet det byomfattende tilbud rettet mot antatteofre for menneskehandel, med botid opp motseks måneder.Politisk behandlingKontrollutvalget behandlet saken i møte29.03.2011, sak 24, og fattet følgende vedtak:“Kommunen har gjennom fellesskriv 7/2004Sosialtjenestens formidling og betaling av døgnovernattingnedfelt viktige bestemmelser knyttettil bydelenes bruk av døgnovernattingstilbud.Kontrollutvalget vil i denne sammenheng særligpeke på det overordnede målet om at bruken avdøgnovernattingssteder skal holdes på et absoluttminimum. Dette dreier seg blant annet om atsteder uten kvalitetsavtale med kommunen ikkeskal benyttes og at opphold i døgnovernattingsstedaldri bør ha varighet over en måned. Kontrollutvalgetvil dessuten peke på den særskilterapporterings plikten når døgnovernattingsstederuten kvalitetsavtale blir benyttet.Kontrollutvalget konstaterer at Kommunerevisjonensrapport 5/2011 Bruk av private døgnovernattingstilbudviser at det er grunn til bekymringnår det gjelder- utviklingen i bruk av private døgnovernattingssteder- utviklingen i andelen langvarige opphold iprivate døgnovernattingssteder- frekvensen på oppfølging av klienter innlosjerti privat døgnovernatting- rapporteringen til byrådsavdelingen om brukav døgnovernattingssteder uten kvalitetsavtaleKontrollutvalget merker seg at Byrådsavdelingfor eldre og sosiale tjenester vil følge opp konklusjonenei rapport 5/2011 overfor bydelene, ogat Rusmiddeletaten har igangsatt en prosess forå øke kapasiteten i døgnovernattingstilbud medkvalitetsavtale.Kontrollutvalget tar for øvrig Kommunerevisjonensrapport 5/2011 til orientering.Saken sendes helse- og sosialkomiteen.”Helse- og sosialkomiteen behandlet saken imøte 15.06.2011, sak 191, og sluttet seg tilkontroll utvalgets vedtak.Kommunerevisjonen45


Årsrapport 2011Rapport 7/2011Konsulentbruk i Oslo kommune; Strategierog oppfølgingInnledningOslo kommunes konsulentbruk hadde et betydeligomfang, og regnskapsførte utgifter til kjøp avkonsulenttjenester hadde vist en markant økningde siste årene. Kommune revisjonen undersøktei dette forvaltningsrevisjonsprosjektet om Oslokommune hadde en målrettet og effektiv bruk avkonsulenttjenester. Virksomhetene som inngikki undersøkelsen var Byrådsavdeling for finansog næring, Byrådsleders kontor, Eiendoms- ogbyfornyelsesetaten, Kemneren, Plan- og bygningsetaten,Samferdselsetaten, Utdanningsetatenog Vann- og avløpsetaten. Til sammenble 26 konsulentoppdrag i disse virksomhetenegjennomgått.HovedbudskapUndersøkelsen viste at de undersøkte virksomhetenehadde et gjennomtenkt forhold til sinkonsulentbruk, at det lå behovsvurderinger tilgrunn for kjøp av konsulenttjenestene og atkompetanseoverføring fra konsulenten til virksomhetenvar regulert i så godt som alle gjennomgåtteavtaler.Etter Kommunerevisjonens vurdering villeskriftlig nedfelte strategier for konsulentbruk ivirksomhetene, større grad av skriftlighet og øktfokus på kvalitet i oppfølgingen, samt skriftligesluttevalueringer ved bruk av konsulenter,kunne bidratt til en mer målrettet og effektivkonsulentbruk.FormålProsjektets formål var å bidra til en målrettet ogeffektiv bruk av konsulenttjenester.Problemstilling- Hadde Oslo Kommune en målrettet ogeffektiv bruk av konsulenttjenster?Problemstillingen var avgrenset til følgende forhold:- Å ha et gjennomtenkt forhold til bruk avkonsulenter.- At det lå en behovsvurdering til grunn forhvert konsulentoppdrag.- At konsulenter ble fulgt opp.- At kompetanse ble overført fra konsulent tilvirksomhet når det var hensiktsmessig.- At konsulentkjøp ble sluttevaluert, slik at erfaringenekunne legges til grunn ved senerekonsulentengasjementer.Viktige funnStrategierLedelsen i de åtte virksomhetene ga alle uttrykkfor et gjennomtenkt forhold til når detvar aktuelt å benytte konsulenter. Med unntakav Samferdselsetaten, hadde ingen av virksomhetenenedfelt en skriftlig strategi for bruk avkonsulenter.BehovsvurderingI 23 av 26 konsulentoppdrag forelå det skriftligbehovsvurdering. De tre konsulentoppdragenehvor det ikke var en skriftlig behovsvurdering,var spredt på tre virksomheter. I tillegg var behovetfor konsulenttjenester begrunnet i anskaffelsesprotokollene,også i de tre oppdrageneuten skriftlig behovsvurdering.OppfølgingVirksomhetenes beskrivelser og annen skriftligdokumentasjon om konsulent oppdragene visteat oppfølging hadde skjedd på ulike måter i oppdragene.I noen oppdrag forelå det for eksempelskriftlig statusrapportering fra konsulent, og/eller det ble gjennomført oppfølgings møter medreferatskriving, mens oppfølgingen i andre oppdragnesten utelukkende foregikk muntlig. EtterKommunerevisjonens vurdering burde oppfølgingav konsulenter kunne dokumenteres skriftlig,noe som var særlig viktig der det underveisble fattet beslutninger som påvirket oppdragetsleveranser og omfang. I noen tilfeller gikk detklart frem at kvaliteten på konsulentens tjenesterhadde vært fulgt opp av virksomheten, i andretilfeller ikke.46Kommunerevisjonen


Årsrapport 2011Det ene konsulentoppdraget ved Byrådslederenskontor dreide seg om bistand til drift av kommunensintranett/internett, herunder bistand tilde kommunale virksomhetenes web-redaktører.Konsulenten skulle blant annet bistå den enkeltevirksomhet, men sendte fakturaer og rapportertetil Byrådsleders kontor. Konsulenten fikk i periodenhøsten 2006 til og med 2010 utbetalt omlag 3,2 millioner kroner (eks. mva.) for arbeidetmed web-hotellet. Konsulenten rapporterte kunmuntlig til Byrådsleders kontor, virksomheteneattesterte ikke for bruken av konsulenten, ogfakturaene var lite spesifiserte. Etter Kommunerevisjonensvurdering innebar dette at grunnlagetfor kontroll med oppdraget var for dårlig.Det ble inngått ny avtale med konsulenten høsten2010. Etter det var noen av disse forholdeneforbedret.Utover dette ga ikke undersøkelsen grunnlag forå vurdere om den enkelte virksomhets generelleoppfølging av konsulentoppdrag var god nok,eller om oppfølgingen av de utvalgte konsulentoppdragenevar gode nok i hele oppdragetsgjennomføringsperiode.KompetanseoverføringVirksomhetene hadde med ett unntak benyttetgjeldende standardkontrakt for konsulentanskaffelsene,hvor kompetanseoverføring varregulert som en del av avtalen. Etter virksomhetenesoppfatning var kompetanse overført frakonsulenten til virksomheten i de oppdragenehvor det var aktuelt.Oslo kommunen besluttet i 2010 at kommunenskulle benytte statens standardkontrakter vedkjøp av konsulenttjenester. I disse standardavtalenevar det ikke faste formuleringer omkompetanseoverføring, men kompetanseoverføringkunne spesifiseres i vedlegg til avtalen.SluttevalueringBare i 3 av 20 avsluttede konsulentoppdrag, varkonsulentoppdraget skriftlig sluttevaluert. EtterKommunerevisjonens vurdering risikerte virksomhetenedermed at viktige erfaringer fra tidligerekonsulentkjøp ble vanskeligere å nyttiggjøreved senere konsulentkjøp, eller gikk tapt.AnbefalingerUndersøkelsen viste at de undersøkte virksomhetenehadde et gjennomtenkt forhold til sinkonsulentbruk, at det lå behovsvurderinger tilgrunn for kjøp av konsulenttjenestene og atkompetanseoverføring fra konsulenten til virksomhetenvar regulert i så godt som alle gjennomgåtteavtaler.Etter Kommunerevisjonens vurdering villeskriftlig nedfelte strategier for konsulentbruk ivirksomhetene, større grad av skriftlighet og øktfokus på kvalitet i oppfølgingen, samt skriftligesluttevalueringer ved bruk av konsulenter,kunne bidratt til en mer målrettet og effektivkonsulentbruk.UttalelserRapporten ble sendt alle virksomhetene sominngikk i undersøkelsen for uttalelse. Alle ansårapporten som nyttig, både fordi den bekreftetat virksomhetene på flere områder hadde en tilfredsstillendepraksis, men også fordi Kommunerevisjonensanbefalinger ga nyttige innspill.De fleste virksomheter hadde eller ville vurdereå iverksette tiltak i tråd med rapportens anbefalinger.Byrådslederens kontor ville ikke umiddelbartiverksette tiltak (men ville i sitt planarbeidfokusere bl. a. på mottakskontroll vedkjøp av konsulenttjenester). Vann- og avløpsetatenhadde ikke ved høringstidpunktet vurdertom etaten skulle iverksette tiltak på bakgrunn avrapportens konklusjoner og anbefalinger.Rapporten ble også sendt byråden for byutvikling,byråden for miljø og samferdsel og byrådenfor kultur og utdanning til orientering,med mulighet for å avgi uttalelse. De to førstnevnteavga høringsuttalelse, og ville følge oppKommunerevisjonen47


Årsrapport 2011etatenes bruk av konsulenter som en del avstyringsdialogen.Politisk behandlingKontrollutvalget behandlet saken i møte14.06.2011, sak 54, og fattet følgende vedtak:“Kommunerevisjonens rapport 07/2011 Konsulentbruki Oslo kommune; Strategier og oppfølgingviser at viktige elementer var på plass for åsikre en målrettet og effektiv bruk av konsulenteri de åtte undersøkte virksomhetene. Kontrollutvalgetviser til at skriftlig nedfelte strategier forkonsulentbruk i virksomhetene, større grad avskriftlighet, og økt fokus på kvalitet i oppfølgingen,samt skriftlige sluttevalueringer ved bruk avkonsulenter, vil kunne bidra ytterligere til en målrettetog effektiv konsulentbruk, og oppfordrervirksomhetene til å iverksette tiltak i tråd meddisse anbefalingene.Kontrollutvalget tar for øvrig Kommunerevisjonensrapport 07/2011 til orientering.Saken sendes finanskomiteen.”Rapport 7/2011 ble behandlet i finanskomiteeni møte 25.05.2011, sak 53, og i Bystyreti møte 16.11.2011, sak 368. Begge sluttet segtil kontrollutvalgets vedtak.48Kommunerevisjonen


Årsrapport 2011Rapport 9/2011Sykehjemsetatens oppfølging av lønns- ogarbeidsvilkår i sykehjem driftet av kommersielleaktørerInnledningKommunerevisjonen undersøkte våren 2011Sykehjemsetatens oppfølging av lønns- ogarbeidsvilkår i sykehjem driftet av kommersielleaktører. Bakgrunnen for undersøkelsen varmedieoppslag om arbeidsforholdene ved etsykehjem som ble driftet av Adecco Helse AS,og som senere ledet til at Arbeidstilsynet i Osloan-meldte selskapet for brudd på arbeidsmiljøloven.HovedbudskapSykehjemsetatens kontrakter inneholdt i allhovedsak bestemmelser om lønns- og arbeidsvilkåri tråd med krav i forskrift.Etatens løpende vurderinger av kontrollbehovetkunne ikke dokumenteres. Den første særskiltekontrollen av kommersielle leverandørerslønns- og arbeidsvilkår ble igangsatt i juli 2009.Denne ble ikke ferdigstilt. Kommunerevisjonenkunne ikke se at kontrollen ble brukt aktivt ietatens oppfølgingsarbeid. I 2010 gjennomførteSykehjemsetaten flere kontroller av lønns- ogarbeidsvilkår i kommersielle sykehjem. Kontrollenevar beheftet med svakheter, og mottattinformasjon som kunne indikere brudd på lønnsogarbeidsvilkår, ble ikke i tilstrekkelig gradfulgt opp.Kommunerevisjonen mente Sykehjemsetateni løpet av 2010 mottok informasjon som tilsaen ny risikovurdering av Adeccos lønns- og arbeidsvilkår,en ny vurdering av kontroll behovved Adeccos institusjoner og bruk av andre kontrollformerenn bekreftelse fra leverandøren påat lov og forskrift ble fulgt.FormålFormålet med denne undersøkelsen var å vurdereom Sykehjemsetaten sikret at forskrift omlønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakterble etterlevd.KommunerevisjonenProblemstillinger- Hadde Sykehjemsetaten gjennom kontraktsinngåelsei tilstrekkelig grad sikret seg atleverandører og eventuelt underleverandøreretterlevde sine plikter knyttet til ansatteslønns- og arbeidsvilkår?- Hadde Sykehjemsetaten utført tilfredsstillendekontroll med at kontraktenes krav tillønns- og arbeidsvilkår ble etterlevd?- Hadde Sykehjemsetaten sørget for tilfredsstillendeoppfølging av eventuelle funn igjennomførte kontroller?Viktige funnKontraktsklausulSykehjemsetatens kontrakter inneholdt i allhovedsak bestemmelser om lønns- og arbeidsvilkåri tråd med krav i forskrift.Etatens vurdering av kontrollbehovSykehjemsetatens løpende vurderinger av kontrollbehovetkunne ikke dokumenteres. Dettegjorde det vanskelig å vurdere om etaten haddegjennomført tilstrekkelige vurderinger av kontrollbehovet.Prosedyre for sikring, kontroll og oppfølging avprivat ansattes lønns- og arbeidsforholdI november 2009 forelå det en prosedyre for sikring,kontroll og oppfølging av privat ansatteslønns- og arbeidsforhold. Kommunerevisjonenmente det var svakheter ved prosedyren.Gjennomføring av nødvendig kontroll og oppfølgingav funnDen første særskilte kontrollen av kommersielleleverandørers lønns- og arbeidsvilkår ble igangsatti juli 2009. Denne ble ikke ble ferdigstilt.I 2010 gjennomførte etaten flere kontroller, mendet var flere svakheter ved disse:Kontrollens egnethet til å avdekke avvikKontrollene var i stor grad basert på egenerklæringerfra leverandører og underleverandører.49


Årsrapport 2011Det ble ikke gjennomført stikkprøvekontroller.Dette kan ha vært i strid med føringene gitt avByrådsavdelingen og etatens egen prosedyre.Oppfølging av leverandører som ikke svarteKommunerevisjonen mente det svekket kontrollenesverdi betydelig dersom enkelt institusjonerkunne unndra seg kontroll uten at dette ble fulgtopp nærmere. Det kunne videre være et bruddpå kontraktens bestemmelser om dokumentasjonsplikt.Oppfølging av mulige brudd på ansattes lønnsogarbeidsvilkårKommunerevisjonen mente de arbeidsavtaleneSykehjemsetaten innhentet inneholdt informasjonom mulige brudd på lønns- og arbeidsvilkårsom det ville ha vært naturlig å følge opp.Kontroll og oppfølging av institusjoner driftetav AdeccoAdecco hadde kontrakt med Oslo kommune omdrift av to sykehjem, fram til avtalene ble heveti februar 2011. Sykehjemsetaten kunne ikke visetil at lønns- og arbeidsvilkår var blitt vurderteller kontrollert i 2008 eller 2009.Oppfølging ved manglende svarKommunerevisjonens undersøkelse viste atSykehjemsetaten ved flere anledninger ikkemottok etterspurt informasjon fra Adecco.Etaten fulgte ikke opp manglende svar, noesom svekket kontrollenes verdi i betydelig grad.Oppfølging av mulige brudd på krav til lønnsogarbeidsvilkårKommunerevisjonen undersøkelse viste atSykehjemsetaten ved noen anledninger mottokinformasjon som kunne indikere brudd på lønnsogarbeidsvilkår:- Tips om bruk av doble vakter ved Ammerudlundeni 2007.- Mangler ved kontrakter for ansatte vedMidtåsenhjemmet.- Påstander om bruk av doble vakter og mangelfullovertidsbetaling i Fagbladet i 2010.Tipset i 2007 ble ikke brukt i etatens oppfølgingav Adecco, og svakheter i arbeids avtalene bleikke fulgt opp. Sykehjemsetaten ba Adecco omen redegjørelse etter oppslagene i Fagbladet, ogAdecco avkreftet at det forekom slike brudd.Etaten forsøkte å få forholdene dokumentert avFagforbundet, uten at dette lot seg gjøre. Etatengodtok deretter Adeccos svar. Sykehjemsetatengjennomførte ikke ytterligere oppfølging avpåstandene.Det er liten tvil om at Adecco i sine svar til etatenhar opptrådd uetterrettelig. Likevel var detKommunerevisjonens oppfatning at Adeccossvar inneholdt informasjon etaten kunne ha grepetfatt i og undersøkt videre.UttalelserRapporten ble sendt på høring til Sykehjemsetatenog Byrådsavdeling for eldre og sosialetjenester som begge varslet relevante tiltak påbakgrunn av rapportens anbefalinger.Politisk behandlingKontrollutvalget behandlet saken i møte14.06.2011, sak 55, og fattet følgende vedtak:“Kontrollutvalget merker seg at Sykehjemsetatenskontrakter med de kommersielle leverandørenei Oslo i all hovedsak inneholdt bestemmelserom lønns- og arbeidsvilkår i tråd medkrav i forskrift og rundskriv.Sykehjemsetaten har ikke kunnet dokumentereat det i tilstrekkelig grad er foretatt vurderingerav behovet for å kontrollere at bestemmelseneble fulgt. Kontrollene som ble gjennomført, var ihovedsak basert på egenerklæringer fra leverandørene,manglende opplysninger ble ikke fulgtopp, og tips om brudd på bestemmelsene ble ikkeundersøkt grundig nok.Utvalget merker seg at Kommunerevisjonenmener etaten både i 2009 og 2010 hadde informasjonsom tilsa en ny risikovurdering av Adeccoslønns- og arbeidsvilkår, en ny vurdering av kontrollbehovog bruk av andre kontrollformer ennbekreftelse fra leverandøren på at lov og forskriftfølges.50Kommunerevisjonen


Årsrapport 2011Kontrollutvalget understreker det ansvaret offentligeoppdragsgivere har for å gjennomføre nødvendigkontroll med om leverandører overholderkravene i kontrakten, herunder lønns- og arbeidsvilkår.Utvalget merker seg at Sykehjemsetatenog Byrådsavdeling for eldre og sosiale tjenesterhar varslet relevante tiltak på bakgrunn av Kommunerevisjonensrapport.Kontrollutvalget tar for øvrig Kommunerevisjonensrapport 9/2011 Sykehjemsetatens oppfølgingav lønns- og arbeidsvilkår i sykehjem driftetav kommersielle aktører, til orientering.Saken sendes finanskomiteen.”Saken ble behandlet i finanskomiteen19.10.2011, sak 136, og i bystyret 16.11.2011,sak 366. Begge tok opp ordlyden av kontrollutvalgetsvedtak. Byrådet ble i tillegg bedt omå orientere bystyrets organer om resultater avarbeidet som var igangsatt for å etablere nyttregime for kontraktsoppfølging i EST-sektoren.Kommunerevisjonen51


Årsrapport 2011Rapport 10/2011Hovedsykkelveinettet i Oslo kommune –utbyggingstaktInnledningKommunerevisjonen gjennomførte høsten 2010og våren 2011 en undersøkelse av hva som varstatus for utbyggingen av den kommunale delenav hovedsykkelveinettet i Oslo i perioden 2005-2010, og av hva som var mulige forklaringer påden lave utbyggingstakten i perioden. Undersøkelsenvar dels rent beskrivende og dels vurderende.Kommunerevisjonen gjennomførte i sammeperiode også en undersøkelse av kvaliteten pådet eksisterende sykkelveinettet, jf. Rapport15/2011 Hovedsykkelveinettet i Oslo Kommune– kvalitet.Kommunerevisjonen identifiserte og så nærmerepå flere mulige forklaringer på at utbyggingstaktenvar lav i perioden 2005-2010:- Framdriftsplan, styring og rapportering- Opparbeiding av planreserve- Økonomiske rammer- Krevende planarbeid- Avklaring med politietI august 2010 ble det etablert et sykkelprosjekti Byrådsavdeling for miljø og samferdsel.Byråden for miljø og samferdsel skrev i notat212/2010 til samferdsels- og miljøkomiteenblant annet at “en forsering av planleggingen ogutbyggingen av hovedsykkelveinettet krever enannen arbeidsform og kontakt mellom berørteparter enn i dag.”Kommunerevisjonens undersøkelse ga grunnlagfor å spørre om det tidligere burde vært iverksatttiltak som kunne gitt mer kraftfull koordineringpå dette området.FormålFormålet med undersøkelsen var å identifiseremulige forklaringer på at utbyggingstakten avden kommunale delen av hovedsykkelveinettet iperioden 2005-2010 hadde vært lav.HovedbudskapIfølge Plan for hovedsykkelveinettet i Oslo, somble behandlet av bystyret i 1999, var det en målsettingat hovedsykkelveinettet skulle ferdigstillesi løpet av 2008. Kommunerevisjonens undersøkelseviste at det ved årsskiftet 2010/2011gjenstod 39 prosent (36,1 km) av den kommunaledelen av hovedsykkelveinettet. I perioden2005-2010 ferdigstilte kommunen 5,6 km, noesom innebar at det i gjennomsnitt ble ferdigstilt0,93 km i året.ProblemstillingerUndersøkelsens hovedproblemstillinger var:- Hva var status for utbyggingen av kommunensdel av hovedsykkelveinettet i Oslokommune?- Hva var årsaker til lav utbyggingstakt desiste årene (2005-2010)?I tillegg var det i undersøkelsen lagt opp til kortfattetå gjøre rede for planlagte/iverksatte tiltakpå området.Viktige funnSom beskrevet ovenfor gjorde Kommunerevisjoneni rapporten rede for status for utbyggingenav den kommunale delen av hovedsykkelveinettetpå undersøkelsestidspunktet52Kommunerevisjonen


Årsrapport 2011(jf. Hovedbudskap), der det blant annet framkomat det ved årsskiftet 2010/2011 gjenstod39 prosent (36,1 km), og at det i perioden 2005-2010 ble ferdigstilt 0,93 km i året.Kommunerevisjonen identifiserte og så nærmerepå flere mulige forklaringer på at utbyggingstaktenvar lav i perioden 2005-2010 (jf. Hovedbudskap).I tillegg til en deskriptiv gjennomgangav disse faktorene, gjorde Kommunerevisjoneni rapporten følgende vurderinger:- Bystyret vedtok ved behandling av Sykkelstrategifor Oslo (sak 9/06) at det skullebygges opp en detaljplanreserve for utbyggingav sykkelveier. Hensikten med enplanreserve skulle være å sikre kontinuitet iutbyggingen. Samferdselsetaten rapportertei flere år i årsberetningene sine at den arbeidetmed en planreserve for utbygging avhovedsykkel veinettet. Etaten har imidlertidikke lyktes med å etablere en slik planreserve.- Det kunne etter Kommunerevisjonens vurderingstilles spørsmål ved om ikke Oslokommune tidligere burde satt mer inn på åfå en avklaring med politiet om sykling motenveiskjøring, slik at de strekningene dettegjaldt kunne bygges ut i tråd med kommunensforetrukne løsning, eller planene kunnetilpasses de eksisterende forutsetningene.- I Plan for hovedsykkelveinettet i Oslo (1998)ble det vist til at enkelte deltraseer ville blikonfliktfylte og kostbare å opparbeide, menat planen likevel var realistisk dersom en varvillig til å prioritere syklister tilstrekkelighøyt. Arealkonflikter, som prioritering mellomtrafikantgrupper og behov for grunnerverv,har senere i flere sammenhenger værtvist til som årsaker til manglende framdrift iutbyggingen av hovedsykkel veinettet. Forseringav planleggingen og utbyggingen avhovedsykkelveinettet krever antagelig enmer kraftfull koordinering mellom de ulikeberørte aktørene, aktører med ulike formålog oppgaver. Det er nå etablert et eget sykkelprosjekti Byrådsavdeling for miljø ogsamferdsel for å få til dette. Kommunerevisjonensundersøkelse ga grunnlag for å spørreom det tidligere burde vært iverksatt tiltaksom kunne gitt mer kraftfull koordinering pådette området.UttalelserKommunerevisjonen mottok uttalelser til rapportenfra byråden for miljø og samferdsel, Bymiljøetatenog Plan- og bygningsetaten. I tilleggvar rapporten sendt til byråden for byutviklingmed mulighet for å avgi uttalelse.Byråden for miljø og samferdsel skrev i sin uttalelseat gjennomgangen av dokumentasjonviste områder der det var forbedringsmuligheter.Bymiljøetaten oppga blant annet i sin uttalelseat den var enig i at de årsaker som rapportenpåpekte, var grunn til lav utbyggings takt, og atdisse årsakene var flere og sammensatte. Nårdet gjaldt tiltak, viste både byråden for miljø ogsamferdsel og Bymiljøetaten til det igangsattesykkelprosjektet i Byrådsavdeling for miljø ogsamferdsel. Bymiljøetaten viste også til at denhadde iverksatt tiltak for å styrke fagmiljøet.Politisk behandlingKontrollutvalget behandlet rapporten i møte14.06.2011, sak 56, og fattet følgende vedtak:“Kontrollutvalget konstaterer at det ved årsskiftet2010/2011 gjenstod 39 prosent (36,1 km) av denkommunale delen av hovedsykkelveinettet, og atdet i gjennomsnitt ble ferdigstilt 0,93 km i året iperioden 2005-2010.Kontrollutvalget merker seg at det i Plan forhovedsykkelveinettet i Oslo fra 1998 ble vist tilat enkelte deltraseer ville bli konfliktfylte ogkostbare å opparbeide, men at planen var realistiskdersom en var villig til å prioritere syklistertilstrekkelig høyt. Utvalget konstaterer at hovedsykkelveinettetikke har blitt realisert i henhold tilmålsettingen i den overordnede planen. Kommunerevisjonensrapport peker på flere forhold somkan ha medvirket til lav utbyggingstakt de sisteårene, blant annet innretningen på styringsdialogen,de økonomiske rammene og utfordringer iplanarbeidet. Kontrollutvalget merker seg at byrådethar etablert et sykkelprosjekt i Byrådsavde-Kommunerevisjonen53


Årsrapport 2011ling for miljø og samferdsel for å forsere utbyggingenav hovedsykkelveinettet og forventer atdette vil bidra til at bystyrets mål kan oppnås.Kontrollutvalget tar for øvrig rapport 10/2011Hovedsykkelveinettet i Oslo kommune – utbyggingstakttil orientering.Saken sendes samferdsels- og miljøkomiteen.”Samferdsels- og miljøkomiteen behandlet sakeni møte 23.08.2011, sak 104, og vedtok å sendesaken til bystyret med følgende innstilling:“Bystyret konstaterer at det ved årsskiftet2010/2011 gjenstod 39 % (36,1 km) av den kommunaledelen av hovedsykkelveinettet, og at det igjennomsnitt ble ferdigstilt 0,93 km i året i perioden2005-2010.Bystyret merker seg at det i ”Plan for hovedsykkelveinetteti Oslo” fra 1998 ble vist til at enkeltetraseer ville bli konfliktfylte og kostbare å opparbeide,men at planen var realistisk dersom envar villig til å prioritere syklister tilstrekkelighøyt. Bystyret konstaterer at hovedsykkelveinettetikke har blitt realisert i henhold til målsettingeni planen. Kommunerevisjonens rapportpeker på flere forhold som kan ha medvirket tillav utbyggingstakt de siste årene, blant annetinnretningen på styringsdialogen, de økonomiskerammene og utfordringer i planarbeidet. Bystyretmerker seg at byrådet har etablert et sykkelprosjekti Byrådsavdeling for miljø og samferdsel forå forsere utbyggingen av hovedsykkelveinettet.Bystyret tar for øvrig rapport 10/2011 ”Hovedsykkelveinetteti Oslo kommune – utbyggingstakt”til orientering.Saken sendes til bystyret.”Bystyret behandlet saken i møte 28.09.2011, sak327, og fattet vedtak i tråd med innstillingen frasamferdsels- og miljøkomiteen.54Kommunerevisjonen


Årsrapport 2011Rapport 11/2011Tiltak mot frafall ved yrkesfag – Byggfagved Bjørnholt skole og helse- og sosialfag vedHoltet videregående skoleInnledningKommunerevisjonen har undersøkt fra fallsarbeidetfor skoleåret 2009/10 ved helse- ogsosialfag ved Holtet videre gående skole ogbyggfag ved Bjørnholt skole. Undersøkelsenvar rettet mot to utdann ings program som hadderelativt høyt frafall i skoleåret 2009/10. Frafalletved helse- og sosialfag ved Holtet vgs var 17,9prosent, mens frafallet ved byggfag ved Bjørnholtskole var 13,8 prosent.HovedbudskapUndersøkelsen viste at begge skolene hadde utarbeidetplaner, måltall, rutiner og hadde iverksattulike tiltak for å redusere frafallet og å økeandelen elever som full fører og består. Beggeskolene kunne vise til en rekke oppfølgingsaktiviteteroverfor elever i risikosonen for frafallved de under søkte utdanningsprogrammene.Samtidig avdekket undersøkelsen også svakheterknyttet til oppfølgingsarbeidet. Blant annethadde ikke skolene tilstrekke lig informasjon omtidligere fravær for alle nye elever, det var manglerved dokumen tasjonen av skolenes fraværsoppfølging,og ved rutinene for når foresatte ogråd givere skulle kontaktes ved fravær.FormålFormålet med undersøkelsen var å bidra til Oslokommunes arbeid med å redusere frafallet ivideregående opp læring.Forskning viser at det er en sammenheng mellomsvake faglige ferdigheter og høyt fravær, ogfrafall. Både helse- og sosialfag ved Holtet vgsog byggfag ved Bjørnholt skole hadde en relativthøy andel elever som hadde svake fagligeferdigheter, og som dermed var i risikosonen forfrafall.ProblemstillingUndersøkelsens overordnede problem stillingvar: Hva gjorde utvalgte skoler for å bidra tilreduksjon i frafallet blant elever på yrkesfag?Kommune revisjonen vurderte planer og måltallfor reduksjon av frafall, om elever i risikosonenble identifisert, om under visn ingen bletil rette lagt, og om fravær ble fulgt. Kommunerevisjonenunder søkte også ledelsens oppfølg -ing av arbeidet med elever i risikosonen forfrafall og så på hva skolene hadde utarbeidet avskrift lige rutiner og føringer for arbeidet med åred usere frafallet. Kommunerevisjonen så ikkepå hvordan de to skolenes øvrige utdan n ings -program arbeidet med å red usere frafallet.Viktige funnMåltall og planerBegge skolene hadde indirekte måltall forreduksjon av frafall for hele skolen, men dehadde ikke egne måltall for de to utdan n ingsprogrammenevi undersøkte. Skolene haddeplan dokumenter som la føringer for og konkretiserteskolens arbeid for å redu sere frafallet.Plan arbeidet ved byggfag ved Bjørnholt skolevar noe mangelfullt.Identifisering av elever i risikosonen for frafallBåde Holtet vgs og Bjørnholt skole hadderutiner for å identifisere elever i risiko sonen forfra fall ved oppstarten av skole året. Byggfag vedBjørnholt skole hadde imidlertid i liten gradover sikt over bygg fagelevenes tidligere fravær.Faglig tilrettelegging for elever i risikosonen forfrafallBegge skolene hadde sørget for faglig tilretteleggingav elever i risikosonen for frafall. Kommunerevisjonenforetok ikke en vurdering avinn holdet og kvaliteten i tilretteleggingen, ogkunne derfor ikke vurd ere om oppleggene vartil strekkelig.Kommunerevisjonen55


Årsrapport 2011Fraværsoppfølging av elever i risikosonen forfrafallHelse- og sosialfag ved Holtet vgs hadde rutinerfor fraværsoppfølging og dokumen tasjon avoppfølg ingen, men fraværsopp følgingen var ipraksis ikke alltid systema tisk nok, og en del avdokumentasjonen var ikke i henhold til skolensrutiner. I skolens rutiner for fraværs opp følgingvar det ikke indikert ved hvor mye fraværforesatte burde kontaktes, og når rådgiver ogledelsen burde kobles inn. Dette kunne medførtrisiko for ulik praksis blant kontaktlærerne, ogfor at foresatte, rådgiver og ledelsen ble kobletinn for sent i fraværsopp følg ingen.Bjørnholt skole hadde rutiner for registr ering avfravær, men stilte ikke krav til doku men tasjonav fraværsoppfølgingen. Fraværsoppfølgingenved byggfag ble i liten graddokumentert. Byggfagteamethadde ikke definert noen entydiggrense for kritisk fravær, og for når foresatteskulle kontaktes og rådgiver skulle kobles innved fravær. Dette kunne medføre risiko for ulikpraksis blant kontaktlærerne, og for at fore satte,rådgiver og ledelsen ble koblet inn for sent ifraværsoppfølgingen. Byggfag ved Bjørnholtskole hadde for høy terskel både for å kontakteforesatte og for å koble inn rådgiver ved elevfravær.Oppfølgingen av elevfraværet ved byggfaghadde svakheter.Ledelsens involvering i oppfølgingen av eleveri risikosonen for frafallTil tross for at ledelsen ved Holtet vgs haddeulike aktiviteter for å påse at elever i risikosonenfor frafall ved helse- og sosial fag ble fulgt opp,viste undersøkelsen både at dokumen tasjonenav oppfølgingen av fravær var noe mangelfullog at det var noe variasjon mht når foresatte blekontaktet ved fravær. Samlet sett kunne det derforstilles spørsmål ved om ledelsen ved Holtetvgs kunne gjort mer for å påse at oppfølg ingenav elever i risikosonen for frafall ved helse- ogsosialfag var tilfredsstillende dokumentert ogtilstrekkelig ensartet.Ledelsen ved Bjørnholt skole vurderte selv aten høy andel av elevene ved byggfag var i risikosonenfor frafall. Dette burde tilsi at ledelsenga klare føringer til byggfag om opp følgingav elever i risikosonen for fra fall, til dokumentasjonav oppfølgingen, og at den påså atoppfølgingen var tilstre kke lig. Undersøkelsenviste at så ikke var tilfelle. Undersøkelsen vedbyggfag på Bjørnholt skole avdekket svakheteri oppfølg ingen av fravær, samt mangel fulldoku m entasjon av fraværsoppfølgingen. Det varKommunerevisjonens vurdering at ledelsen vedBjørnholt skole ikke i tilstre kke lig grad haddepåsett at oppfølg ingen av elever i risikosonenfor frafall ved byggfag var tilfredsstillende.Bistand med å få læreplassBegge skolene bisto, ifølge ledelsen oglærere, elevene på de undersøkte utdann ingsprogrammene,med å få læreplass. Skolenegjorde rede for relevante tiltak i den forbindelse.Både ledelse og byggfagteamet ved Bjørn holtskole framhevet byggfagrelevant praksis i løpetav skoleperioden som et viktig virkemiddel forsenere å få lær e plass. I overkant av 20 prosentav elevene ved byggfag Vg1 hadde ikke relevantpraksisplass. Litt over halvparten av elevene vedbyggfag, som søkte læreplass våren 2010, haddeinngått lærekontrakt per desember 2010. Påbakgrunn av disse tallene, stilte Kommunerevisjonenspørs mål ved om ikke skolen kunne gjortmer for å bistå elevene med å få læreplass.AnbefalingerBåde Utdanningsetaten og skolene hadde iverksatten rekke tiltak i skoleåret 2010/11 som varrelevante i lys av de vurde ringene Kommunerevisjonengjorde i denne undersøkelsen. Etterdette hadde Kommune revisjonen bare anbefalingertil Bjørnholt skole.Kommunerevisjonen anbefalte Bjørnholt skoleå vurdere- å klargjøre hva som skulle regnes som fraværved byggfag- om det var behov for å videreutvikle rutine-56Kommunerevisjonen


Årsrapport 2011Rapport 12/2011Avfall - Kommunalt tilsyn med avfallsområdetInnledningRapport 12/2011 omhandler kommunalt tilsynmed avfallsområdet. Det var undersøkt og vurdertaspekter ved kommunens risikovurderinger,planer, prosedyrer og praksis for tilsyn med forsøplingog tilsyn med bygg- og anleggsavfall.HovedbudskapKommunerevisjonen vurderte at det var svakheterved Friluftsetatens, Vann- og avløps etatensog Plan- og bygningsetatens prosedyrer og praksisfor tilsyn med avfallsområdet.Undersøkelsen viste- at de tre etatene ikke hadde gjennomført systematiskerisikovurderinger som grunnlagfor utøvelsen av tilsynsmyndigheten- at det var svakheter ved de tre etatenesskriftlige prosedyrer og praksis for ivaretakelseav tilsynsmyndigheten- at Friluftsetaten og Vann- og avløpsetatenikke hadde skriftlige planer for sitt avfallstilsyn- at kommunens håndheving av forbudet motforsøpling var avhengig av om forsøplingenskjedde innenfor Friluftsetatens eller Vannogavløpsetatens myndighets områder.FormålKontrollutvalget vedtok den 26.08.2010, sak63, å iverksette en undersøkelse av kommunenshåndtering av farlig avfall og tilsyn medavfallsområdet. Formålet med undersøkelsenvar å vurdere hvorvidt kommunen ivaretok sittansvar for håndtering av farlig avfall og tilsynmed avfallsområdet, samt å bidra til forbedringog videreutvikling dersom under søkelsens funnga grunnlag for dette. Prosjektet resulterte i torapporter: Rapport 13/2011 Avfall – Kommunensmottaksordninger for farlig avfall og rapport12/2011 Avfall – Kommunalt tilsyn med avfallsområdet.Prosjektet ble gjennomført i samarbeidmed Riksrevisjonen, KomRevNORD,Kommunerevisjonen i Trondheim og Telemarkkommune revisjon IKS.ProblemstillingProblemstillingen i rapport 12/2011:- Hadde kommunen tilfredsstillende prosedyrerog praksis for tilsyn med avfalls området?Viktige funnDet er redegjort for de viktigste funnene ihovedbudskapet over.AnbefalingerKommunerevisjonen anbefalte at Bymiljøetaten,Vann- og avløpsetaten og Plan- og bygningsetateniverksatte tiltak som sikret at- det ble gjennomført systematiske risikovurderingersom grunnlag for utøvelsen avtilsynsmyndigheten, og at disse vurderingeneble dokumentert- etatene hadde skriftlige prosedyrer og praksisfor sitt avfallstilsynKommunerevisjonen anbefalte videre at Bymiljøetatenog Vann- og avløpsetaten etablerteplaner for sitt avfallstilsyn.Endelig anbefalte Kommunerevisjonen at byrådenfor miljø og samferdsel iverksatte tiltakfor å sikre en mer enhetlig praksis i Bymiljøetatensog Vann- og avløpsetatens håndtering avforurensningslovens forbud mot forsøpling.UttalelserKommunerevisjonen mottok uttalelse til rapportfra Bymiljøetaten, Vann- og avløpsetaten, Planogbygningsetaten, Byrådsavdeling for miljø ogsamferdsel og Byrådsavdeling for byutvikling.Det fremgikk av uttalelsene at det var, eller villebli, iverksatt tiltak på bakgrunn av rapportensvurderinger og anbefalinger.Politisk behandlingKontrollutvalget behandlet saken i møte30.08.2011, sak 71, og fattet følgende vedtak:58Kommunerevisjonen


Årsrapport 2011“Kontrollutvalget har ved behandlingen av Kommunerevisjonensrapport 12/2011 Avfall – Kommunalttilsyn med avfallsområde merket seg atdet var svakheter ved Friluftsetatens,Vann- ogavløpsetatens og Plan- og bygningsetatens prosedyrerog praksis for tilsyn med avfallsområdeti 2010. Kontrollutvalget merker seg videre atvirksomhetene og Byrådsavdeling for miljø ogsamferdsel vil iverksette tiltak i tråd med Kommunerevisjonensanbefalinger.Kontrollutvalget tar for øvrig rapport 12/2011tilorientering.Saken oversendes samferdsels- og miljøkomiteen.”Samferdsels- og miljøkomiteen behandlet sakeni møte 21.09.2011, sak 112, og sluttet seg tilkontrollutvalgets vedtak. Saken ble avsluttet ikomiteen.Kommunerevisjonen59


Årsrapport 2011Rapport 13/2011Kommunens mottaksordninger for farligavfallInnledningRapport 13/2011 omhandler kommunens mottaksordningerfor farlig avfall. Det var undersøktog vurdert om Renovasjonsetaten haddeprosedyrer og praksis som kunne bidra til atkommunale mottak for farlig avfall ble drevetmiljømessig forsvarlig.HovedbudskapRenovasjonsetaten hadde etablert prosedyrerog praksis som bidro til å sikre etterlevelse avsentrale krav til håndtering av farlig avfall vedkommunale avfallsmottak. Undersøkelsen avdekketimidlertid svakheter knyttet til etatensrisikovurderinger, sortering og merking av farligavfall, avlåsning av ubetjente mottak, ryddingav hensatt avfall utenfor miljøstasjon, kunnskapom bygg- og anleggsavfall og utfylling avdeklarasjonsskjemaer. Undersøkelsen viste atkommunens midlertidige mottak for farlig avfalli Vårveien 53 hadde fysiske forutsetninger somikke var optimale.FormålKontrollutvalget vedtok den 26.08.2010, sak63, å iverksette en undersøkelse av kommunenshåndtering av farlig avfall og tilsyn medavfallsområdet. Formålet med undersøkelsenvar å vurdere hvorvidt kommunen ivaretok sittansvar for håndtering av farlig avfall og tilsynmed avfallsområdet, samt å bidra til forbedringog videreutvikling dersom under søkelsens funnga grunnlag for dette. Prosjektet resulterte i torapporter: Rapport 13/2011 Avfall – Kommunensmottaksordninger for farlig avfall og rapport12/2011 Avfall – Kommunalt tilsyn med avfallsområdet.Prosjektet ble gjennomført i samarbeidmed Riksrevisjonen, KomRevNORD,Kommunerevisjonen i Trondheim og Telemarkkommune revisjon IKS.ProblemstillingProblemstillingen i rapport 13/2011:- Hadde kommunen prosedyrer og praksis forhåndtering av farlig avfall som kunne bidratil å sikre at kommunale mottak av farligavfall ble drevet miljømessig forsvarlig?Viktige funnDet er redegjort for de viktigste funnene ihovedbudskapet over.AnbefalingerBasert på undersøkelsen anbefalte Kommunerevisjonenat Renovasjonsetaten iverksatte tiltaksom skulle sikre:- at risikoanalyser ble gjennomført og fulgtopp i tråd med anerkjente prinsipper forrisikostyring,- at etaten hadde prosedyrer og praksis somivaretok avfallsforskriftens krav til betjenteog ubetjente stasjonære mottak.UttalelserRenovasjonsetaten avga sin uttalelse til rapporteni brev av 11.08.2011, mens Byrådsavdelingfor miljø og samferdsel avga sin i brev av17.08.2011.Renovasjonsetaten skrev blant annet at etatenhadde etablert prosedyrer og praksis for å etterlevelover og regler i forbindelse med sitt ansvarfor håndtering av farlig avfall, og at etatens målvar en kontinuerlig forbedring av prosedyrer,tjenester og aktiviteter. Det fremgikk av uttalelsenat etaten hadde iverksatt, eller ville iverksette,tiltak på bakgrunn av identifiserte svakhetersom fremkom av undersøkelsen.Byrådsavdelingen skrev blant annet at rapportenga en god oversikt over håndtering av farligavfall i kommunen og ville bidra til en bedreoppfølging av innsamlingen og håndteringen avfarlig avfall i kommunen.60Kommunerevisjonen


Årsrapport 2011Rapport 14/2011Offentlige anskaffelser - kontroll av utvalgteinnkjøp utført av Omsorgsbygg Oslo KFInnledningI forvaltningsrevisjonsprosjektet undersøkterevisjonen om Omsorgsbygg Oslo KF haddeoverholdt aktuelle bestemmelser i anskaffelsesregelverket.Utgangspunktet for kontrollvar kjøp som verdimessig var fra grensen fordirektekjøp på 500 000 til anskaffelser somverdi messig dreide seg om flere hundre millioner.Kjøpenes kompleksitet har også variert frainngåelse av relativt enkle avtaler om leveranserav varer og tjenester til omfattende parallellerammeavtaler for modulbarnehager.I rapporten omtales også intern kontroll vedinnkjøp i hovedsak basert på resultater fra Kommunerevisjonensrapport 2/2011 Kontroll avanskaffelser i ni virksomheter og Kommunerevisjonensarbeid med årsoppgjørsrevisjonenfor 2010 i foretaket.HovedbudskapI forvaltningsrevisjonsprosjektet har Kommunerevisjonenkontrollert ni anskaffelser som OmsorgsbyggOslo KF hadde utført.Undersøkelsen viste at Omsorgsbygg haddegjennomført en rekke av trinnene i anskaffelsesprosesseni samsvar med lov og forskrift omoffentlige anskaffelser. Men det ble også avdekketfaktiske og mulige avvik av vesentligbetydning ved seks av de ni innkjøpene.FormålFormålet med undersøkelsen var tosporet: Påden ene siden å kontrollere om utvalgte anskaffelservar gjennomført i samsvar med anskaffelsesregelverket,på den andre siden å gi grunnlagfor forbedring som kunne redusere risikoen for- brudd på anskaffelsesregelverket- økonomisk ugunstige anskaffelser- erstatningskrav- uregelmessigheter og misligheter- tap av omdømmeProblemstilling- Ble regelverket for offentlige anskaffelserfulgt?Hovedproblemstillingen ble operasjonalisertgjennom 21 delproblemstillinger.Viktige funnUndersøkelsen viste at Omsorgsbygg Oslo KF,for de ni anskaffelsene, gjennomførte en rekkeav trinnene i samsvar med lov og forskrift omoffentlige anskaffelser.Kommunerevisjonen fant faktiske og muligeavvik ved følgende trinn i innkjøps prosessen:- avklaring av type anskaffelse (gjaldt to anskaffelser)- estimering av verdi som grunnlag for valgav innkjøpsprosedyre (gjaldt fire anskaffelser)- valg av innkjøpsprosedyre (gjaldt to anskaffelser)- kunngjøring av anskaffelse (gjaldt to anskaffelser)- direkteanskaffelse (gjaldt en anskaffelse)- oppdeling av anskaffelse (gjaldt to anskaffelser)- oppfyllelse av krav til konkurransegrunnlaget(gjaldt to anskaffelser)- opparbeidelse og bruk av kvalifikasjonskravog tildelingskriterier (gjaldt seks anskaffelser)- avvisning av tilbud (gjaldt en anskaffelse)- forhandlinger og dokumentasjon (gjaldt enanskaffelse)- inngåelse av kontrakt etter vedståelsesfristensutløp (gjaldt tre anskaffelser)- føring av anskaffelsesprotokoll (gjaldt toanskaffelser)Avvikene varierte når det gjaldt hvor vesentligede var.62Kommunerevisjonen


Årsrapport 2011Kommunerevisjonen fant faktiske og muligeavvik av vesentlig betydning ved seks av de niinnkjøpene. To vesentlige avvik i form av manglendeanskaffelsesprotokoller, ble også omtalti rapport 02/2011 Kontroll av anskaffelser i nivirksomheter. Brudd på anskaffelsesregelverketkunne gi risiko for økonomisk ugunstige anskaffelser,risiko for uregelmessigheter, mislig heter,erstatningskrav og tap av omdømme.UttalelserByrådsavdeling for finans og næring og OmsorgsbyggOslo KF kommenterte rapporten.Omsorgsbygg Oslo KF valgte å gi en relativtomfattende tilbakemelding og Kommunerevisjonenfant det nødvendig å kommentereflere av utsagnene.Kommentarene fra Omsorgsbygg ga ikke grunnlagfor endringer i Kommune revisjonens vurderingerog konklusjoner. Se rapportens kapittel14 for nærmere informasjon.Når det gjaldt tiltak, sa Omsorgsbygg at de anbefalingenesom Kommunerevisjonen haddegitt, allerede var beskrivende for foretakets innkjøpsrutiner.Utover det pekte Omsorgsbygg på at de- ville gjennomgå bruken av sine rutiner forå vurdere hvordan de på best mulig måtekunne sikre overholdelse av disse- ville gjennomføre en risiko- og sårbarhetsanalyse(ROS-analyse) på innkjøpsområdet- ville revidere lokal tiltaksplan basert påresultatet av ROS-analysenTiltak som ikke allerede var iverksatt skulleifølge foretaket iverksettes høsten 2011.Byrådsavdeling for finans og næring- pekte på at de var kjent med uttalelsen fraOmsorgsbygg Oslo KF og de anførslenesom foretaket hadde til rapporten- viste til det langsiktige fokuset avdelingenhadde hatt med hensyn til oppfølging avforetakets innkjøpsvirksomhet, og at feltethadde vært viktig for Omsorgsbygg- pekte på rapportens kapittel 12 om internkontroll og Kommunerevisjonens oppfatningom status på det områdetPolitisk behandlingKontrollutvalget behandlet rapporten27.09.2011, sak 83, og fattet følgende vedtak:“Kontrollutvalget merker seg at OmsorgsbyggOslo KF har utført mange av trinnene i innkjøpsprosessenekorrekt, men vil samtidig fremheveviktigheten av at foretaket følger regelverketfor offentlige anskaffelser, jf. påpekte avvik iKommunerevisjonens rapport 14/2011Offentligeanskaffelser ─ kontroll av utvalgte innkjøp utførtav Omsorgsbygg Oslo KF. Brudd på anskaffelsesregelverketkan gi risiko for økonomisk ugunstigeanskaffelser, risiko for uregelmessigheter,misligheter, erstatningskrav og tap av omdømme.Kontrollutvalget noterer seg de tiltakene somOmsorgsbygg Oslo KF melder om i sine kommentarertil rapporten.Saken sendes helse- og sosialkomiteen.”Helse- og sosialkomiteen behandlet rapporten02.11.2011, sak 98, og sluttet seg til kontrollutvalgetsvedtak.Foretaket pekte så på at de- benyttet behovsmelding for alle anskaffelserover og under 500 000- benyttet kontraktstrategi for alle anskaffelserover 500 000, herunder lå også dokumentasjonav verdiestimater som grunnlag for valgav innkjøpsprosedyreKommunerevisjonen63


Årsrapport 2011Rapport 15/2011Hovedsykkelveinettet i Oslo kommune –kvalitetInnledningKommunerevisjonen gjennomførte høsten 2010og våren 2011 en undersøkelse av kvaliteten påutvalgte strekninger på den kommunale delen avhovedsykkelveinettet.Kommunerevisjonen gjennomførte i sammeperiode også en undersøkelse av hva som varstatus for utbyggingen av den kommunale delenav hovedsykkelveinettet i Oslo i perioden 2005-2010, og av hva som var mulige forklaringer påden lave utbyggingstakten i perioden, jf. Rapport10/2011 Hovedsykkelveinettet i Oslo Kommune– utbyggingstakt.HovedbudskapDe undersøkte strekningene av hovedsykkelveinettetvar i stor grad utformet i tråd med etablertefaglige anbefalinger knyttet til brukervennlighet,fremkommelighet og trafikk sikkerhet.Det var likevel forhold på de utvalgte strekningenesom bidro til å redusere hovedsykkelveinettetskvalitet. Flere steder ble det observertsvakheter som i verste fall kunne resultert ialvorlige ulykker. Det var blant annet utilstrekkeligesiktforhold, manglende buffersone vedkantsteinsparkering og slukrister som kunnefange sykkelhjul.FormålFormålet med undersøkelsen var å belyse spørsmåletom hovedsykkelveinettets standard medhensyn til kvalitet var i tråd med gjeldende kvalitetsnormerProblemstillingUndersøkelsens hovedproblemstilling var:- I hvilken grad var hovedsykkelveinettetsstandard i tråd med gjeldende kvalitetsnormer?Problemstillingen ble besvart med hovedvekt påhovedsykkelveinettets brukervennlighet, fremkommelighetog trafikksikkerhet.64Kommunerevisjonen


Årsrapport 2011Viktige funnKommunerevisjonens undersøkelse viste atde undersøkte strekningene av hovedsykkelveinetteti stor grad var utformet i tråd medetablerte faglige anbefalinger knyttet til brukervennlighet,fremkommelighet og trafikksikkerhet.Det var likevel forhold på de utvalgtestrekningene som bidro til å redusere hovedsykkelveinettetskvalitet. Flere steder ble det observertsvakheter som i verste fall kunne resulterei alvorlige ulykker. Det var blant annet fleresteder utilstrekkelige siktforhold, manglendebuffersone ved kantsteinsparkering og slukristersom kunne fange sykkelhjul. Det ble også observertforhold som reduserte fram kommelighetenog brukervennligheten til sykkelanleggene. Detdreide seg blant annet om til dels mange systemskifter,fragmenterte og lite sammenhengendesykkelanlegg på grunn av tilrettelegging for vareleveringog at enkelte kryssinger av veier varlite tilrettelagte for syklister, samt enkelte manglerknyttet til veivisning.Flere av svakhetene som Kommunerevisjonenobserverte, var forhold som også var dokumentertgjennom daværende Samferdselsetatenssykkelveiinspeksjoner på andre strekningerenn de Kommunerevisjonen undersøkte. Dettekunne tyde på at påpekte svakheter gikk igjen påhovedsykkelveinettet.Kommunerevisjonen pekte i rapporten på at detneppe var mulig å utvikle et sammen hengendehovedsykkelveinett som var helt i tråd med anbefalingeri Sykkelhåndboka og andre retningslinjer.Kommunerevisjonen vurderte imidlertidat det på flere områder kunne vært gjort mermed relativt enkle tiltak, som fjerning av vegetasjon,vedlikehold og reparasjon av ødelagte skiltog utbedring av hull og ujevnheter i asfalten.AnbefalingerKommunerevisjonen anbefalte i rapporten atBymiljøetaten- iverksatte tiltak for å sikre tilstrekkelig sikt ikryss og ved avkjørsler- vurderte om det burde iverksettes tiltak forå sikre at syklisters framkommelighet oganleggenes brukervennlighet ble ivaretatt,særlig ved systemskifter og der sykkelrutenekrysset veier- vurderte tiltak for å sikre at standardentil skilt og oppmerking var slik at trafikkreguleringog veivisning ble ivaretatt- sørget for at vedlikeholdet av hovedsykkelveinettetsikret trafikksikkerheten og ivaretokframkommeligheten til syklisterUttalelserKommunerevisjonen mottok uttalelser til rapportenfra byråden for miljø og samferdsel ogfra Bymiljøetaten.Byråden for miljø og samferdsel skrev i sin uttalelseat Kommunerevisjonens vurderinger synteså være sammenfallende med de erfaringer ogvurderinger som Bymiljøetaten og Sykkelprosjektethadde gjort seg. Videre viste byråden tilat det i en by som Oslo var mange hensyn somskulle ivaretas, at gatetverrsnittene var relativtsmale, og at det derfor var vanskelig å følgeSykkelhåndbokas anbefalinger til enhver tid. Nårdet gjaldt tiltak, viste byråden til at Bymiljøetatenløpende gjennomførte tiltak på bakgrunnav sykkelvei inspeksjonene, og at etaten samarbeidetmed Sykkelprosjektet om løsninger somkunne bedre syklisters framkommelighet og trafikksikkerhet.Byråden viste for øvrig til etatenstilbakemelding på dette punktet.Bymiljøetaten skrev i sin uttalelse at den ikkevar uenig i konklusjonene i rapporten og at konklusjonenevar i tråd med de erfaringene somSykkelprosjektet hadde gjort seg. Etaten viste tilat den allerede hadde igangsatt tiltak og at fleretiltak skulle iverksettes framover.Politisk behandlingKontrollutvalget behandlet rapporten i møte27.09.2011, sak 84, og fattet følgende vedtak:“Kontrollutvalget konstaterer at Kommunerevisjonensundersøkelse om hovedsykkelveinettetsKommunerevisjonen65


Årsrapport 2011kvalitet viser at hovedsykkelveinettet i stor grader utformet i tråd med etablerte anbefalinger, menat det ble observert forhold som reduserte hovedsykkelveinettetskvalitet.Kontrollutvalget merker seg at enkelte av deobserverte svakhetene, herunder utilstrekkeligesiktforhold, i verste fall kan resultere i alvorligeulykker. Utvalget forutsetter at de tiltakene sombyråden og Bymiljøetaten viser til, evalueres medtanke på om det er behov for ytterligere tiltak forå fremme brukervennlighet, fremkommelighet ogikke minst trafikksikkerhet i sykkelveinettet.Kontrollutvalget tar for øvrig rapport 15/2011Hovedsykkelveinettet i Oslo kommune – kvalitettil orientering.Saken sendes samferdsels- og miljøkomiteen.”Samferdsels- og miljøkomiteen behandlet sakeni møte 12.10.2011, sak 123, og fattet følgendevedtak:“Komiteen konstaterer at Kommunerevisjonensundersøkelse om hovedsykkelveinettets kvalitetviser at hovedsykkelveinettet i stor grad er utformeti tråd med etablerte anbefalinger, men at detble observert forhold som reduserte hovedsykkelveinettetskvalitet.Komiteen merker seg at enkelte av de observertesvakhetene, herunder utilstrekkelige siktforhold,i verste fall kan resultere i alvorlige ulykker.Komiteen forutsetter at de tiltakene som byrådenog Bymiljøetaten viser til, evalueres med tankepå om det er behov for ytterligere tiltak for åfremme brukervennlighet, fremkommelighet ogikke minst trafikksikkerhet i sykkelveinettet. Deter viktig at Oslo kommune tar lærdom av disseerfaringene og oppdaterer sine rutiner både forbygging av nye sykkelveier og for vedlikehold aveksisterende sykkelveier.Komiteen tar for øvrig rapport 15/2011 Hovedsykkelveinetteti Oslo kommune – kvalitet til orientering.Saken avsluttes i komiteen.”66Kommunerevisjonen


Årsrapport 2011Rapport 16/2011Kvalitet i sykehjem - SmestadhjemmetInnledningI rapporten presenteres resultatet av Kommunerevisjonensundersøkelse av kvaliteten påpleie- og omsorgstilbudet ved Smestadhjemmeti første halvdel av 2011, med hovedfokuspå to somatiske langtidsavdelinger ved sykehjemmet.Smestadhjemmet ble valgt ut etter ensamlet vurdering av blant annet sykehjemmetsresultater i kvalitetsmålinger og tilfreds hetsundersøkelserde senere årene. Flere resultatertydet på at Smestadhjemmet hadde et forbedringsbehov.HovedbudskapSamlet sett viste undersøkelsen at tilbudet vedSmestadhjemmet var tilfredsstillende på mangeområder, samtidig som det var klare behov forforbedringer for å sikre en kvalitativt god pleieogomsorgstjeneste til beboerne. Kommunerevisjonenpåpekte særlig svakhetene knyttet til:- Sykehjemmets internkontroll- og kvalitetssystem,for eksempel systematisk opp -følging av avvik, klager og resultater fraundersøkelser.- Dokumentasjon av status, planer og tiltakfor den enkelte beboer.- Daglig oppfølging – undersøkelsen ga indikasjonerpå at tannstellet ikke alltid vartilfredsstillende, at ikke alle som trengte detfikk tilstrekkelig fysikalsk behandling og atdet var lite aktivisering og stimulering avbeboere i det daglige.FormålFormålet med undersøkelsen var å bidra tilvidereutvikling av kvaliteten på eldreomsorgeni Oslo ved å beskrive og vurdere kvaliteten vedet sykehjem som kommunen drev selv.Problemstilling- Hvordan var kvaliteten på pleie- ogomsorgstjenesten ved Smestadhjemmet?For å svare på problemstillingen så Kommunerevisjonenpå flere forhold ved sykehjemmet,blant annet knyttet til internkontroll og forbedringsarbeid,pasient dokumentasjon og planer,bemanning, aktiviteter, renhold og legemiddelhåndtering.Kommunerevisjonen67


Årsrapport 2011Viktige funnBasert på undersøkelsen fant Kommunerevisjonenat Smestadhjemmet hadde både positivetrekk og forbedringsbehov ved sitt tjenestetilbud.Manglene og forbedringsbehovene gjaldtsærlig følgende:- Sykehjemmet hadde ikke et tilstrekkelighelhetlig, dokumentert og oppdatert internkontroll-og kvalitetssystem, blant annet vardet manglende systematikk i behandling avavvik, klager og resultater fra undersøkelser.- Sykehjemmet hadde et forbedringspotensialknyttet til dokumentasjonen av status, planerog tiltak i journalen og annen pasientdokumentasjonfor enkeltbeboere.- Sykehjemmets skriftlige informasjon tilbeboere og pårørende kunne vært bedre. Visavnet standardisert skriftlig informasjon iforbindelse med innflytting, blant annet omkommunens kvalitetskrav og klageordninger.- Deler av sykehjemmet hadde behov foroppussing.- Ved enkelte vakter var det en stor andelufaglærte og vikarer, dette gjaldt særlig ihelgene. Enkelte pleieansatte behersket ikkenorsk godt nok.- Sykehjemmet hadde i begrenset grad en systematisktilnærming til vurdering av samletkompetansebehov, for eksempel gjennomen kompetansekartlegging opp mot myndighetskrav.Sykehjemmet så også ut til å hamangelfull kompetanse på områdene ernæringog Gerica.- Det tverrfaglige samarbeidet ved sykehjemmetvar for begrenset.- Det var indikasjoner på at tannstellet ikkealltid var tilfredsstillende. Det fysikalsketilbudet syntes samlet sett for begrenset.- Det var grunn til å stille spørsmål ved omdet i tilstrekkelig grad var tilrettelagt for denenkeltes behov for sosial kontakt og aktiviteter.Dette gjaldt også særskilte tiltak rettetmot gruppene av klare beboere og beboeremed kognitiv svikt.- Beboerne ble i liten grad tilbudt og servertfrukt. Sykehjemmet hadde ikke alternativemiddagsmenyer.- Det var mangler ved den ernæringsmessigeoppfølgingen ved at beboere som hovedregelikke ble veid månedlig.- Det var ikke tilfredsstillende at pleiepersonellsom deltok i stell også serverte mat utenbruk av forklede eller liknende.- Trolig ble ikke alle avvik i medisinhåndteringenregistrert. Effekter av eventuell-medisinble ikke alltid dokumentert.AnbefalingerBasert på undersøkelsen hadde Kommunerevisjonenfølgende anbefalinger til for bedringer isykehjemmets systemrettede arbeid:- At prosessen med å etablere et helhetlig,dokumentert og oppdatert internkontroll- ogkvalitetssystem ble fullført.- At pasientdokumentasjon som journaler ogplaner holdt tilfredsstillende kvalitet, ogat den var enhetlig og oversiktlig - i denforbindelse mente vi det var viktig at sykehjemmetfullførte implementeringen av detelektroniske fagsystemet Gerica.- At alle beboere fikk viktig og nødvendiginformasjon skriftlig ved innflytting.- At det ble vurdert tiltak for å redusere andelenufaglærte og vikarer ved enkelte vakter,og at sykehjemmet sikret at de ansatte haddetilstrekkelig kompetanse, herunder også tilfredsstillendeferdigheter i norsk.Når det gjaldt tjenestetilbudet ved sykehjemmet,anbefalte Kommunerevisjonen at det ble iverksatttiltak for å sikre:- Tilfredsstillende daglig tannstell og fysikalskbehandling for beboere med sliktbehov.- Mer aktivisering og stimulering av beboernei det daglige.- Valgmulighet når det gjaldt middager.- Månedlig veiing av beboerne.- Tilfredsstillende hygiene ved pleiepersonaletshåndtering av mat.- Tilfredsstillende registrering av avvik i68Kommunerevisjonen


Årsrapport 2011legemiddelhåndteringen og at effekter aveventuell-medisin ble dokumentert.UttalelserKommunerevisjonen mottok uttalelser fra Sykehjemsetatenog fra Byrådsavdeling for eldre ogsosiale tjenester. Byrådsavdelingen og Sykehjemsetatenhadde ikke innvendinger til rapportenog ga utrykk for at rapporten var nyttig.Sykehjemsetaten varslet en rekke tiltak på bakgrunnav rapportens konklusjoner og anbefalinger.Byrådsavdelingen varslet at den ville følgeopp Sykehjemsetatens iverksetting av tiltak i sinstyringsdialog med etaten.Politisk behandlingKontrollutvalget behandlet saken i møte22.11.2011, sak 97, og fattet følgende vedtak:“Kontrollutvalget merker seg at rapport 16/2011Kvalitet i sykehjem – Smestadhjemmet viser attilbudet ved sykehjemmet var tilfredsstillendepå mange områder, samtidig som det var klarebehov for forbedringer for å sikre en kvalitativtgod pleie- og omsorgstjeneste til beboerne. Dettegjaldt særlig sykehjemmets internkontroll- ogkvalitetssystem, dokumentasjon av status, fagligsamhandling, tiltak og planer for den enkeltebeboer og den daglige oppfølgingen blant annetknyttet til tannstell, fysikalsk behandling og aktivisering.Kontrollutvalget mener undersøkelsen avdekkeralvorlige svakheter, og vil understreke viktighetenav at den blir fulgt opp. Utvalget konstatererat Sykehjemsetaten og Byrådsavdeling foreldre og sosiale tjenester varsler en rekke tiltakpå bakgrunn av rapportens konklusjoner og anbefalinger.Kontrollutvalget tar for øvrig rapport 16/2011Kvalitet i sykehjem – Smestadhjemmet til orientering.Saken sendes helse- og sosialkomiteen.”Helse- og sosialkomiteen behandlet rapporten01.02.2012, sak 13, og sluttet seg til kontrollutvalgetsvedtak.Kommunerevisjonen69


Årsrapport 2011Rapport 17/2011Etablering og drift av NAV-kontorene i OsloInnledningStortinget vedtok i mai 2005 å etablere ny arbeids-og velferdsforvaltning, og Arbeids- ogvelferdsetaten ble opprettet. Det ble vedtatt atetaten skulle opprette lokale NAV-kontorer isamarbeid med kommunene. De lokale kontoreneskulle være førstelinjen i betjeningen avpublikum. I Oslo kommune ble det opprettetlokale NAV-kontor i alle bydelene i løpet avårene 2006 til 2010.Kommunerevisjonen har undersøkt oppstartsfasenog den relativt tidlige driftsfasen for delokale NAV-kontorene i Oslo.HovedbudskapOppstartsfasen var krevende, ifølge våre informanter.Høy turnover før og etter oppstart,ikke tilstrekkelig tid til å prioritere nødvendigkompetanseoppbygging og manglende tid tilplanlegging og organisatoriske tilpasninger føråpningen av de lokale NAV-kontorene ga kontoreneutfordringer. Undersøkelsen viste at aktøreneopplevde at det gradvis skjedde forbedringeri samarbeidet mellom kommunal og statlig delved de lokale NAV-kontorene, selv om en delkontorer fortsatt opplevde utfordringer på detteområdet på undersøkelses tidspunktet. Mangeledere vurderte at brukere med sammensatte behovi større grad hadde kommet i arbeid og aktivitetetter etableringen av NAV-kontoret, men endel av informantene opplevde at NAV-kontorenefortsatt slet med å gi en del av disse brukerne ethelhetlig tjenestetilbud.FormålFormålet med undersøkelsen var å gi informasjonom status og utfordringer knyttet til etableringog drift av NAV-kontorene og hvor langtde var kommet med å nå målene i reformen.Undersøkelsen ble gjennomført uten bruk avrevisjonskriterier.ProblemstillingerUndersøkelsen omfattet tre hovedproblemstillinger:- Hva var status for etablering av lokale NAVkontoreri Oslo kommune?- Hvordan var de lokale NAV-kontorene organisertog styrt, og hvordan fungerte organisasjons-og styringsmodellen?- Hvordan lyktes de lokale NAV-kontorene i åbidra til å nå de sentrale målene i reformen?Et viktig mål i undersøkelsen var å vise hvordansamarbeidet mellom statlig del og kommunaldel av de lokale NAV-kontorene har vært organisertog gjennomført.Viktige funnI undersøkelsen tegnet det seg et bilde av enkrevende oppstartsfase, der aktørene blant annetopplevde:- At mange kontorer hadde stor utskifting avpersonale før og etter oppstart.- At det var satt av for lite tid til planleggingog organisatoriske tilpasninger før åpningen.- At deres NAV-kontor ikke fullt ut var i standtil å utføre sine oppgaver tilfredsstillende deseks første månedene etter oppstart.- At samarbeidet mellom statlig og kommunaldel i NAV Bjerke og i Nav Søndre Nordstrandikke ble prioritert i oppstartsfasen.- At det var mangelfull kompetanseoppbygging.- At det verken i NAV Bjerke eller i NAVSøndre Nordstrand ved oppstart ble etablertet publikumsmottak i tråd med kravene somvar satt i reformen.Innhentet informasjon tydet på at det etter hvertskjedde forbedringer i samarbeidet mellomkommunal og statlig del av de lokale NAV-kontorenei driftsfasen. Men undersøkelsen tydet påat kontorene fortsatt hadde utfordringer:- Ulike styringssignaler vanskeliggjordeprioriteringene i en del av NAV-kontorene.- Bruk av ulike saksbehandlingssystemervanskeliggjorde samarbeidet.70Kommunerevisjonen


Årsrapport 2011- Deler av organisasjonen hadde ikke tid til åprioritere samarbeidet.- Ulike arbeidsbetingelser og mangel på felleskultur bidro til å svekke samarbeidsklimaet.- Mange publikumsmottak hadde uhensiktsmessigfysisk utforming.Mange ledere vurderte at brukere med sammensattebehov i større grad hadde kommet i arbeidog aktivitet etter etableringen av NAV-kontoret,sammen lignet med tidligere, men en del av informanteneopplevde at kontorene fortsatt sletmed å gi en del av disse brukerne et helhetligtjenestetilbud.AnbefalingerDet ble ikke gitt anbefalinger fordi undersøkelsenble gjennomført uten bruk avrevisjons kriterier.UttalelserRapporten ble sendt til uttalelse til byråd forhelse og sosiale tjenester og til NAV Oslo fylkesadministrasjonenmed mulighet for uttalelseog til bydelene Bjerke og Søndre for uttalelse.Alle avga uttalelser til rapporten.Politisk behandlingKontrollutvalget behandlet rapporten13.12.2011, sak 106, og fattet blant annet følgendevedtak:“Kontrollutvalget konstaterer at Kommunerevisjonensrapport 17/2011 Etablering og drift avNAV-kontorene i Oslo viser at oppstartsfasen varkrevende for de lokale NAV-kontorene.Utvalget merker seg at aktørene opplevde at detgradvis skjedde forbedringer i samarbeidetmellom kommunal og statlig del ved de lokaleNAV-kontorene. Videre konstaterer utvalget atmange ledere vurderte at brukere med sammensattebehov i større grad hadde kommet iarbeid og aktivitet etter etableringen av NAVkontorene,men at mange opplevde at kontorenefortsatt slet med å gi en del av disse brukerne ethelhetlig tjenestetilbud.”Helse- og sosialkomiteen behandlet rapporten14.03.2012, sak 21, og sluttet seg til kontrollutvalgetsvedtak.Kommunerevisjonen71


Årsrapport 2011Rapport 18/2011Forvaltning av beboermidler i samlokaliserteboligerInnledningUndersøkelsen var forankret i Kontrollutvalgetsvedtak 25.01.2011, sak 8.HovedbudskapKommunerevisjonen undersøkte forvaltningenav beboermidler i tre samlokaliserte boliger ibydelene Grorud, Grünerløkka og Vestre Aker.Undersøkelsen avdekket vesentlige mangler.Det var blant annet mangelfull etterlevelse avkravene om bruk av gjeldende standardavtale,om å begrense antall personer med tilgang tilbeboernes kontanter, om bankfullmakter, ombankutskrifter og om føring av bankregnskap.Undersøkelsen avdekket også mangler på andrepunkter. Rutiner og praksis varierte mellom boligene,ikke alle mangler gjaldt alle tre. De avdekkedemanglene innebar redusert grunnlag forhensiktsmessig kontroll med forvaltningen ogkunne utgjøre en risiko for økonomiske misligheter.Videre kunne det medføre vanskelighetermed å plassere ansvar, og eventuelt beskytteansatte mot feilaktig mistanke, dersomdet ble avdekket økonomiske misligheter. Vesentligemangler var ikke avdekket gjennombydelenes overordnede kontroll med forvaltningen.FormålDet overordnede målet med undersøkelsen varå bidra til forbedring av bydelenes praksis i forbindelsemed forvaltning av økonomiske midlertilhørende tjenestemottakere i sam lokaliserteboliger.ProblemstillingUndersøkelsens hovedproblemstilling var:- Var forvaltningen av private midler til beboerei samlokaliserte boliger i tråd medinstruks og krav til god internkontroll?Viktige funnKommunerevisjonen fant følgende avvik og forbedringsbehov:- Det forelå ikke skriftlig delegasjon gjennomhele linjen fra bydelsdirektør til ansatte iboligen i noen av de tre bydelene.- Tjenesteleder og ansattes beskrivelse avopplæringen og fremlagt dokumentasjon,tydet på at ansatte med delegert myndighetble gitt opplæring i alle de tre boligene. Detvar imidlertid bare to av de tre boligene somhadde informert de ansatte om innføringenav ny instruks i 2010.- Ingen av de tre bydelene hadde skriftligerutiner som ga nærmere føringer for hvaopplæringen skulle omfatte og hvordan denskulle gjennomføres utover det som fulgteav Oslo kommunes instruks for disponering.Dette innebar at opplæringen hovedsakeligvar avhengig av den enkelte tjenesteleder.- Alle de tre bydelene hadde skriftlige rutinerfor disponering av tjenestemottakers økonomiskemidler, men disse inneholdt ikke alleopplysningene som instruksen tilsa.- Bare én av de tre bydelene hadde skriftligerutiner for håndtering av avvik knyttet tilforvaltningen generelt.- Bare én av de tre boligene beskrev en praksisfor tjenesteleders kontroll av kontantregnskapenei tråd med Oslo kommunesinstruks for disponering. Vår kontroll avenkelt saker viste at tjenesteleder i de toandre bydelene ikke hadde gjennomførtkontroll av regnskapene i samsvar med Oslokommunes instruks for disponering.- Ingen av de tre boligene hadde, i samsvarmed instruksen, oversendt regnskapene tiltjeneste mottaker, hjelpeverge eller vergehvert kvartal i 2010.- Alle de tre boligene hadde ivaretatt kravetom skriftlig avtale i alle de kontrollerte sakene,men gjeldende standardavtale var ikkebenyttet.- Én av de tre boligene hadde på undersøkelsestidspunktetikke oversikt over om72Kommunerevisjonen


Årsrapport 2011tjeneste mottakernes bankkonti var opprettetsærskilt for boligens forvaltning.- I én av de tre bydelene var flere enn to ansattegitt myndighet til å disponere tjenestemottakersbankkonto. Bydelen haddeimidlertid ivaretatt instruksens krav om atkontoen bare skulle kunne disponeres av toav fullmaktshaverne i fellesskap.- Én av de tre bydelene hadde ikke ivaretattinstruksens krav om at tjenestemottakersbankkonto bare skulle kunne disponeres avto av fullmaktshaverne i fellesskap.- To av de tre boligene oppbevarte ikke bankfullmaktene,slik instruksen krevde.- To av de tre boligene mottok ikke kontoutskriftene,slik instruksen forutsatte.- Ingen av de tre boligene hadde ivaretattkravet om at kun tjenesteleder og én ansattskulle ha nøkkel til skapet hvor tjenestemottakerneskontanter ble oppbevart.- I to av de tre boligene var flere enn to ansattegitt myndighet til å disponere den enkeltetjenestemottakers kontanter og til å føre kontantregnskap.- Samlet sett beskrev alle de tre boligene enpraksis hvor flere enn tjenesteleder og toansatte ved boligen kunne ta ut tjenestemottakerskontanter fra safe/skap.- Ingen av de tre boligene ivaretok kravetom at det skal føres et bankregnskap hvorinnskudd, uttak og saldo fremkommer fortløpende.- I én av de tre boligene var ikke alle dekontrollerte kontantregnskapene ført fortløpende,slik instruksen foreskrev. I én boligkunne vi grunnet manglende dokumentasjonikke kontrollere om kontantregnskapene varført fortløpende i tre av seks saker.- Alle de tre bydelene hadde på overordnetnivå etablert og gjennomført systematiskekontroller av om forvaltningen av beboermidleri de tre boligene var i samsvar medOslo kommunes instruks for disponering.Vår undersøkelse viste imidlertid at vesentligemangler ikke ble avdekket gjennom dissekontrollene. Dette gjaldt blant annet manglendebruk av gjeldende standardavtale,antall personer med tilgang til tjenestemottakerneskontanter, manglende bankfullmakter,kontoutskrifter og føring av bankregnskap.AnbefalingBasert på undersøkelsen anbefalte KommunerevisjonenBydel Grorud, Bydel Grünerløkka ogBydel Vester Aker å iverksette tiltak for å sikreen betryggende forvaltning av beboermidler isamlokaliserte boliger.UttalelserRapporten ble sendt til de tre bydelene som varomfattet av undersøkelsen og byråden for helseog sosiale tjenester til uttalelse. Byrådsavdelingenopplyste blant annet at den ville styrkekommunikasjonen av instruksen til bydeleneog påpeke bydelsdirektørens ansvar knyttet tilå følge opp instruksen. Videre ville Helse- ogvelferdsetaten bli gitt i oppdrag å kartleggeog bidra til å implementere gode modeller forhvordan bydelene kunne arbeide for å etableretilfredsstillende internkontrollsystemer knyttettil instruksen. Alle de tre bydelene oppga å haiverksatt, eller vurderte å iverksette tiltak i trådmed Kommune revisjonens anbefalinger.Politisk behandlingKontrollutvalget behandlet saken 13.12.2011,sak 107, og fattet følgende vedtak:“Kommunerevisjonens rapport 18/2011 Forvaltningav beboermidler i samlokaliserte boligeravdekker vesentlige mangler ved forvaltningenav beboermidler i tre samlokaliserte boliger i bydeleneGrorud, Grünerløkka og Vestre Aker. Detvar blant annet mangelfull etterlevelse av kraveneom bruk av gjeldende standardavtale, om å begrenseantall personer med tilgang til beboerneskontanter, om bankfullmakter, om bankutskrifterog om føring av bankregnskap.Kontrollutvalget vil påpeke at de avdekkedemanglene innebærer redusert grunnlag for hensiktsmessigkontroll med forvaltningen og kanutgjøre en risiko for økonomiske misligheter.Videre kan det medføre vanskeligheter med åKommunerevisjonen73


Årsrapport 2011plassere ansvar, og eventuelt beskytte ansatte motfeilaktig mistanke, dersom det avdekkes økonomiskemisligheter.Kontrollutvalget viser til at bystyret i sak 183/07og 282/09 forutsatte at byrådet iverksatte tiltakfor å sikre en betryggende forvaltning av beboermidleri samlokaliserte boliger. Kontrollutvalgetser alvorlig på at det fremdeles avdekkes vesentligemangler på dette området, og viser til atkommunens kontroll er særlig viktig på et områdehvor kommunen forvalter private midler foren svak gruppe.Kontrollutvalget tar for øvrig Kommunerevisjonensrapport 18/2011 til orientering.”Helse- og sosialkomiteen behandlet saken14.03.2012, sak 22, og fattet følgende vedtak:“Kommunerevisjonens rapport 18/2011 Forvaltningav beboermidler i samlokaliserte boligeravdekker vesentlige mangler ved forvaltningenav beboermidler i tre samlokaliserte boliger ibydelene Grorud, Grünerløkka og Vestre Aker.Det var blant annet mangelfull etterlevelse avkravene om bruk av gjeldende standardavtale,om å begrense antall personer med tilgang tilbeboernes kontanter, om bankfullmakter, ombankutskrifter og om føring av bankregnskap.De avdekkede manglene innebærer redusertgrunnlag for hensiktsmessig kontroll med forvaltningenog kan utgjøre en risiko for økonomiskemisligheter. Videre kan det medførevanskeligheter med å plassere ansvar, og eventueltbeskytte ansatte mot feilaktig mistanke,dersom det avdekkes økonomiske misligheter.Bystyret viser til at bystyret i sak 183/07 og282/09 forutsatte at byrådet iverksatte tiltak for åsikre en betryggende forvaltning av beboermidleri samlokaliserte boliger. Bystyret ser alvorlig påat det fremdeles avdekkes vesentlige mangler pådette området og forutsetter at byrådet iverksettertiltak for å sikre en betryggende forvaltning avbeboermidler i samlokaliserte boliger.For øvrig tar bystyret Kommunerevisjonensrapport 18/2011 til orientering.”Bystyret behandlet saken 28.03.2012, sak 12, ogsluttet seg til helse- og sosialkomiteens vedtak.74Kommunerevisjonen


Årsrapport 2011OppfølgingsundersøkelserI tillegg ble det innenfor forvaltningsrevisjon gjennomført oppfølgingsundersøkelser etter:Rapport 6/2008 Behandling av drosjeløyvesakerRapport 7/2009 Økonomisk styring og oppfølging av rehabiliteringen på TøyenbadetRapport 16/2008 Bydelenes forvaltning av midler fra GroruddalssatsingenRapport 3/2009 Barnehageopptakene i 2008Rapport 18/2006 Beredskap i Oslo kommuneRapport 8/2008 Offentlige anskaffelser i EnergigjenvinningsetatenRapport 1/2009 Behandling av skjenkebevillinger og kontroll av skjenkestederRapport 15/2009 Forebygging og reduksjon av sykefravær i SykehjemsetatenRapport 5/2008 Økonomisk styring av investeringsprosjekter i Omsorgsbygg Oslo KFRapport 16/2009 Barne- og familieetatens kontroll og oppfølging av barnevernsinstitusjonerRapport 9/2009 Avgangskarakterer i grunnskolen – Likebehandles elevene i grunnskolenRapport 9/2007 Skolefritidsordningen i Oslo kommune – Status for tilbudetRapport 14/2008 Offentlige anskaffelser i Vann- og avløpsetatenRapport 5/2010 Regelverksdatabasen – Fungerer den som forutsatt?Kommunerevisjonen75


Årsrapport 20115. Selskapskontroll5.1 Nærmere om selskapskontroll i2011Forskrift om kontrollutvalg pålegger kontrollutvalgetå fremme forslag til plan for selskapskontrollfor bystyret minst én gang i valgperioden.Dette ble første gang gjort i oktober 2005.Det følger av kontrollutvalgsforskriftens § 14 atselskapskontroll skal omfatte eierskapskontrollog kan omfatte forvaltningsrevisjon.Selskapskontroll som eierskapskontroll etter§ 77, nr 5 ligger til kontrollutvalgets sekretariat,mens selskapskontroll som forvaltningsrevisjonhar blitt bestilt fra Kommunerevisjonen jfrPlan om selskapskontroll vedtatt i bystyret den18.06.2008, sak 259. Kommunerevisjonen har i2011 gjennomført utvidet selskapskontroll/forvaltningsrevisjoni Ruter AS.76Kommunerevisjonen


Årsrapport 20115.2 RapporterRapport 19/2011Eierstyring og selskapsledelse i Ruter AsInnledningRuter As forvalter betydelige offentlige verdierog er satt til å utføre et stort samfunnsoppdragpå kollektivtrafikkområdet. Selskapet eies avOslo kommune og Akershus fylkeskommune ogskal planlegge, administrere, kjøpe og markedsførekollektivtrafikktjenester i Oslo og Akershus.Kommunerevisjonen har undersøkt Oslokommunes eierstyring av Ruter As, samt deninterne styringen i selskapet, med vekt på styretsansvar.HovedbudskapStyringsforholdene i Ruter As var preget av atOslo kommune hadde flere roller overfor selskapet.Oslo kommune hadde en tett oppfølging avRuter As både som eier og tilskudds yter. Styreti selskapet hadde i all hovedsak ivaretatt sittforvaltnings- og tilsynsansvar i tråd med aksjelovenskrav.Oslo kommune hadde ikke utarbeidet en egeneierstrategi for selskapet. Det var ikke oppnevntog benyttet valgkomité ved valg av styremedlemmeri 2010 og 2011, slik vedtektene krevde.Det var svakheter ved styrets protokolleringav viktige spørsmål og innspill og ved styretsgjennomgang av selskapets samlede system forinternkontroll og risikostyring.FormålFormålet med rapporten var å gi informasjontil kontrollutvalget og bystyret om styringsforholdenei selskapet, samt bidra med nyttigeinnspill til forbedringer når det gjaldt eier styringog selskapsledelse overfor Oslo kommune ogRuter As.ProblemstillingerFølgende hovedproblemstillinger ble belyst:- Hvordan fulgte Oslo kommune opp sitt eieransvarfor Ruter As?- Var styringen internt i Ruter As tilfredsstillende?Viktige funnEier og tilskuddsyterOslo kommune hadde flere roller overfor RuterAs, og hadde en tett oppfølging av selskapet,som hadde karakter både av eieroppfølging ogtilskuddsoppfølging, og det kunne i praksis værevanskelig å skille dette fra hverandre. I prinsippetville kommunens styringsmuligheter overforRuter avhenge av om kommunen opptrådtei egenskap av å være eier eller tilskudds yter.Som eier kunne Oslo kommune instruere styreti general forsamling, som tilskuddsyter kunnekommunen stille vilkår overfor selskapet i forbindelsemed de årlige tilskuddene, men måtteellers holde seg innenfor rammen av den inngåtteavtalen.Oslo kommunes eierstyring og oppfølging av Ruter AsOslo kommunes eierstrategi kom til uttrykk ivedtektene og aksjonæravtalen, men den forelåikke som eget dokument. En egen eierstrategikunne gitt mer samlet, utfyllende og tydeligeforventninger til Ruter og kunne lettere endresved behov. Generalforsamlingene i selskapethadde i hovedsak vært gjennomført i overensstemmelsemed vedtek tene og aksjelovens krav,men valgkomité hadde ikke vært benyttet vedvalg av styremedlemmer slik vedtektene krevde,og det var enkelte mangler ved protokolleringenav selskapets generalforsamlinger.Den interne styringen av Ruter AsStyret i selskapet hadde i all hovedsak ivaretattsitt forvaltnings- og tilsynsansvar i tråd medaksje lovens krav. Styret hadde ikke fastsatt nærmereregler om styrets arbeid og saks behandlingog om daglig leders arbeidsoppgaver og plikteroverfor styret (styreinstruks), slik aksjelovenkrevde når de ansatte hadde representasjon i styret.Det var svakheter ved styrets protokolleringav viktige spørsmål og innspill. Det kunne hagitt styret et dårligere grunnlag for å vurdere omadministrasjonen fulgte opp de innspillene styretmåtte ha og kunne medført risiko for at styret iKommunerevisjonen77


Årsrapport 2011ettertid ikke kunne dokumentere at tilsynsansvaretvar tilstrekkelig ivaretatt.Det var svakheter i styrets gjennomgang avselskapets samlede system for internkontroll ogrisiko styr ing for hele virksomheten. Det kunneredusert styrets muligheter for håndtering avaktuelle risikoer for selskapet og styrets mulighetertil å gripe inn når det var nødvendig.AnbefalingerByrådsavdeling for miljø og samferdsel bleanbefalt- å utarbeide en egen eierstrategi for Ruter As- å iverksette tiltak som sikret at aksjelovenskrav til protokollering av generalforsamlingensbeslutninger ble ivaretatt- å sørge for at valgkomite ble valgt og benytteti tråd med selskapets vedtekter- å påse at selskapets etiske retningslinjerjevnlig ble revidert- å evaluere ivaretakelsen av rollene som henholdsviseier og tilskuddsyter jevnligStyret i Ruter As ble anbefalt- å utarbeide styreinstruks i tråd med aksjelovenskrav- å vurdere å utarbeide en årlig plan for styretsarbeid som anga og prioriterte styrets ulikeoppgaver, for eksempel knyttet til strategi,kontroll, organisering og egenoppgaver- å årlig sette intern kontroll og risikostyringfor hele virksomheten på dagsorden som enegen sak, for å sikre en helhetlig behandlingav temaet- å vurdere å utarbeide en instruks for dagligleder- å gjennomføre årlige evalueringer av styretsarbeid- å innta en samlet redegjørelse for Ruter As’styring og ledelse i årsrapporten fra selskapet- å sørge for at de etiske retningslinjene jevnligble revidert- å vurdere å utarbeide mer utfyllende vedtakprotokoller fra styremøtene- å evaluere kjørereglene/retningslinjene forkontakt med eierne jevnligUttalelserRapporten ble sendt til byråden for miljø ogsamferdsel, samt til styret og daglig ledelse iRuter As til uttalelse. Byrådsavdelingen formiljø og samferdsel ga blant annet uttrykk for atrapporten ga god oversikt over hvordan eierstyringenav Ruter As fungerte på undersøkelsestidspunktet,god innsikt i ledelsen av selskapet,og at anbefalingene var konkrete og konstruktiveog ville legges til grunn for eierstyringenframover. Styret i Ruter As ga blant annet uttrykkfor at anbefalingene ble ansett som nyttigeog grunnlag for forbedret styring av Ruter As.Både byrådsavdelingen og Ruter As varslet relevantetiltak.Politisk behandlingKontrollutvalget behandlet rapporten13.12.2011, sak 108, og fattet følgende vedtak:“Kontrollutvalget har ved behandling av rapport19/2011 Eierstyring og selskapsledelse i RuterAs merket seg at Oslo kommune har hatt en tettoppfølging av selskapet både som eier og tilskuddsyter.I den forbindelse er det viktig medklar rolleforståelse og ryddighet i styringen avselskapet. Eierstrategien for selskapet forelå ikkesom eget dokument. Det var heller ikke oppnevntog benyttet valgkomité ved valg av styremedlemmenei 2010 og 2011, slik vedtektene krever.Utvalget ser at styret i selskapet i all hovedsakhar ivaretatt sitt forvaltnings- og tilsynsansvar itråd med aksjelovens krav, men at styret i enkeltesaker bør legge vekt på å protokollere viktigespørsmål og innspill for å dokumentere at tilsynsansvareter tilstrekkelig ivaretatt, samt foretaen årlig gjennomgang av selskapets system forinternkontroll og risikostyring for hele virksomheten.Kontrollutvalget merker seg videre at Byrådsavdelingfor miljø og samferdsel og styret iRuter As varsler relevante tiltak basert påKommunerevisjonens anbefalinger.78Kommunerevisjonen


Årsrapport 2011Kontrollutvalget tar for øvrig rapport 19/2011Eierstyring og selskapsledelse i Ruter As tilorientering.Saken oversendes samferdsels- og miljøkomiteen.”Samferdsels- og miljøkomiteen behandlet rapporten11.01.2012, sak 6, og sluttet seg tilkontrollutvalgets vedtak.Kommunerevisjonen79


Årsrapport 20116. IT-revisjon6.1 Nærmere om IT-revisjonIT-revisjon gjennomføres både av økonomisystemeri tilknytning til regnskapsrevisjon ogav saksbehandlingssystemer, fagsystemer ogprosesstyringssystemer i tilknytning til forvaltningsrevisjon.IT-revisjon krever en egen metodikkog framgangsmåte, og er derfor omtalt somen egen revisjonstype.Oslo kommune har flere felles datasystemer ogogså datasystemer som er felles for enkelte sektorer,f.eks. for alle bydelene. IT-revisjonsteametutfører ulike gjennomganger av systemene,basert på anerkjente vurderingsprinsipper ogmetoder. I tillegg inngår også IT-revisjon somen del av forvaltningsrevisjoner. Noen av ITrevisjonenehar hatt bistand fra konsulenter.Kommunerevisjonen inngikk rammeavtale omkjøp av IT-revisjoner første gang høsten 2008,og det ble inngått ny rammeavtale om IT-revisjonmed tre leverandører høsten 2010. Dennevil utgå i løpet av 2012. Det var et mål for 2011å opprettholde andelen IT-revisjoner. I 2010 bledet gjennomført åtte IT-revisjoner. Dette økte tilti i 2011.80Kommunerevisjonen


Årsrapport 20116.2 Rapporter og oppfølgingsundersøkelserRapport 8/2011Styring av vannforsyning og avløp i OslokommuneUndersøkelsen avdekket alvorlige svakheterog rapporten er gradert “begrenset” etter sikkerhetsloven§ 11 og unntatt offentlighet etteroffentleglova § 13.Kontrollutvalget har behandlet to statusrapporterfra byråden for miljø og samferdsel vedrørendeiverksetting av tiltak i kjølvannet av undersøkelsen,henholdsvis den 27.09.201, sak 89 ogden 28.02.2012, sak 12. I tråd med vedtak i kontrollutvalgetden 14.06.2011, sak 67 skal Kommunerevisjoneni 2012 gjennomføre en utvidetoppfølgingsundersøkelse etter rapport 8/2011.Kommunerevisjonen81


Årsrapport 2011Rapport 9/2012Internkontroll i og rundt enkelte IT-systemer- Samlerapport 2011InnledningDette er en samlerapport med resultatet av ni ITrevisjonerog undersøkelser som ble gjennomførti siste halvdel av 2010 og 2011 og som ikkeer presentert for kontrollutvalget tidligere.Revisjonene omhandlet følgende:- To av undersøkelsene er rettet mot utvalgtfunksjonalitet innenfor kommunens fellessystemer som eies og forvaltes av Byrådsavdelingfor finans og Utviklings- ogkompetanseetaten.- Resultatene fra en ekstern revisjon avdriftsmiljøet til kommunens lønnssystemNLP.- Internkontroll i og rundt:o Utdanningsetatens system, SATS SFOo Kemnerkontorets system PAX,o Vann- og avløpsetatens system PA-VAV,o Næringsetatens system AlkT ogo Oslo KF sitt nye system Plania- Etterlevelse av sentrale rutiner isosialsystemene.HovedbudskapI alle revisjonene ser vi gjennomgående svakheterpå visse områder når det gjelder generelleIT-kontroller. Vårt inntrykk er at bevissthetenrundt styring av informasjonssikkerhet gjennomgåendeikke er god nok.FormålFormålet med IT-revisjonene er å gjennomgåog evaluere den interne kontrollen i og rundtIT-systemer av betydning for regnskapet. Måleter å gi rimelig sikkerhet for at regnskapene ikkeinneholder vesentlige feil pga. feil i applikasjoneneog å bidra til forbedringer.Problemstillinger• I hvilken grad er virksomhetens IT-miljø underlagttilfredsstillende generelle IT-kontroller?• Har virksomhetssystemenes manuelle ogmaskinelle kontroller god nok kvalitet til åsikre nøyaktighet og fullstendighet i kommunensregnskaper?Viktige funn og anbefalingerEndringshåndtering i Agresso og NLPAgresso Business World (ABW) og NLP er henholdsvisOslo kommunens felles økonomisystemog lønnssystem.Utviklings- og kompetanseetaten (UKE) har i allhovedsak tilfredsstillende rutiner for endringsstyringi Agresso, men de formelle rutinene ermangelfulle, både for systemoppgraderinger ogendringer i grunndata. Etaten har i all hovedsaktilfredsstillende rutiner for endringsstyring iNLP. Noen endringer i kodeverket følger imidlertidegne, forenklede prosedyrer som ikke omfattertesting.Revisjon av Agresso 5.5Den pliktige regnskapsrapporteringen ser ut til åfungere som forutsatt. Rapporteringsbegrepeneer ikke en del av konteringsstrengen, og det vilsom tidligere være viktig å ha kontroll på relasjonene(koblingene) mellom konteringsbegrepeneog rapporteringsbegrepene. Det vil ogsåfortsatt være viktig å avstemme transaksjonstabellenemed saldotabellene.Etter innføringen av versjon 5.5 av Agresso ijuni 2011 er det ikke funnet mangelfull arbeidsdelingpå leverandørfakturaer. Det ser derfor uttil at innføringen av versjon 5.5 har medført atarbeidsdelingskontrollen fungerer som forutsatt.Drift av lønnssystemet (NLP)Revisjonen bygger på en uttalelse fra EDBErgoGroup sin revisor, Ernst & Young (E&Y).Revisjonen avdekket avvik i 16 kontroller iEDB ErgoGroup sitt generelle IT-miljø. EDB82Kommunerevisjonen


Årsrapport 2011har gjennomgått avvikene, gitt kommentarer ogbeskrevet korrigerende tiltak.Det er Utviklings- og kompetanseetaten som ereier av alle avtaler med eksterne tjenesteyteresom er rettet mot fellessystemene og vihar kommuniserte dette til etaten i brev.UndervisningsbyggSATS SFO er et system som benyttes til søknadsbehandling,elevadministrasjon og beregningav oppholdsbetalingssatser ved Oslo kommunesaktivitetsskoler.Etaten har etablert et internkontrollsystem i ogrundt SATS SFO, men har utfordringer påenkelte områder som tilgangsadministrasjon,brukerstøtte og hendelseshåndtering.Når det gjelder tilgangsadministrasjon så anbefaltevi at etaten formaliserte interne rutinerfor administrasjon av brukertilganger i systemetinklusive en uavhengig gjennomgang av tilgangsrettighetene.Vi anbefalte videre etaten åvurdere måter å gjøre tilgangene i systemet meroversiktlige og kontrollerbare da dette var ansetttil å være uoversiktlig. Upersonlige brukerkontonavnble anbefalt erstattet med personligefor å sikre sporbarheten i systemet.KemnerkontoretPAX er Kemnerkontorets system for fakturering,regnskapsføring og innkreving av gebyrerog avgifter for Trafikketaten.Etaten har igangsatt arbeidet med internkontrollsystemfor informasjonssikkerhet. Det bleavdekket mangelfull formalitet i rutinene i ogrundt PAX og endringshåndteringen av systemet.Tiltak mot ytelses- og tilgjengelighetsproblemersyntes ikke å være tilstrekkelige.Vi anbefalte etaten å fastsette ytelseskrav tilsystemet basert på en risikovurdering og etablereen rutine for intern ytelsesovervåkning avPAX. Rutinen for regelmessig vedlikehold avPAX-databasen bør formaliseres.Vann- og avløpsetatenPA-VAV inneholder data om vann- og avløpsabonnentenei Oslo kommune og systemetproduserer fakturagrunnlag for vann- og avløpsavgiftene.Etaten har etablert intern kontroll i ogrundt gebyrsystemene. Gjennomgangen viserimidlertid at det er gjennomgående mangelfulldokumentasjon av rutiner for endringsstyring,sikkerhetskopiering og applikasjonskontroller.Vi anbefalte at etaten gjennomgikk og gjordeen vurdering av prosess og rutine for endringshåndtering,og etablerte tiltak der etaten mentedet var hensiktsmessig. Rutiner for utførelse avsikkerhetskopiering ble utviklet da revisjonenpågikk. Vi anbefalte videre etaten å forankreutarbeidet rutine og verifisere at den fungerteetter hensikten. Når det gjelder applikasjonskontrolleranbefalte vi at etaten utarbeidet ogdokumenterte hvordan rutiner og kontrollergjennomføres.NæringsetatenAlkT er et system for registrering og oppfølgingav bevillinger, kontroller og omsetningsoppgaverog for fakturering av skjenke- og ølsalgsgebyr.Etaten er i gang med å etablere et system forinternkontroll. Vi har avdekket mangler vedenkelte IT-prosesser. Dette gjelder i all hovedsakrisikostyring, endringshåndtering, kontinuitetsplanleggingog tilgangsstyring. Mangelfulle ogikke-formaliserte rutiner og ikke-hensiktsmessigarbeidsdeling er de vanligste svakhetene i deundersøkte prosessene.Vi har anbefalt etaten å utarbeide en metodikkfor risikovurdering som sikrer et helhetlig ogoppdatert risikobilde. Når det gjelder driftskontinuitetså anbefalte vi etaten å utarbeideen oversikt over viktige applikasjoner og ITfunksjonerpå basis av oversikt over viktigeseksjonsfunksjoner i beredskapsplanen. Deretterburde alternative løsninger beskrives iberedskapsplanen i detalj og testes. Videre, nårKommunerevisjonen83


Årsrapport 2011det gjelder tilgangsstyring, så anbefalte vi blantannet å bestille tilgangsrapporter for AlkT ogetablere en rutine for regelmessig og uavhengiggjennomgang av brukerne og tilgangsrettighetene.Boligbygg Oslo KFPlania er et system for forvaltning, drift, vedlikeholdog utbedring. Boligbygg Oslo KF haret styringssystem for IKT. Retningslinjene forinformasjonssikkerhet er dokumentert og operasjonalisert.Imidlertid avdekket vi avvik mellompraksis og dokumenterte føringer.Vi har observert svakheter i enkelte IT-prosesser,i all hovedsak risikostyring, kontinuitetsplanleggingog tilgangsstyring. Når det gjeldersistnevnte anbefalte vi etaten å gjøre tilgangsadministrasjoneni Plania mer oversiktlig. I tillegganbefalte vi b.la å foreta en regelmessiggjennomgang av brukere og tilganger i Plania.SosialsystemeneVi avdekket at enkelte nøkkelkontroller ikkeutføres i henhold til “kvalitetshåndboken/rutinehåndboken”. Enkelte av manglene ogavvikene er de samme som ble rapportert etterundersøkelsen av dette området i 2009.Rapporten ”Sosialhjelp som forskudd på trygd”,var ikke alltid fullstendig på grunn av atsaksbehandlerne ikke alltid registrerte klientersom har søkt trygdeytelser korrekt i systemet.Vi anbefaler at vurderingen av om en klient harsøkt trygdeytelser gjøres obligatorisk i det nyesosialsystemet.Vi avdekket mangler i rutinen som gjeldersosialsjefens månedlige gjennomgang av hvert25. vedtak om sosialhjelp. Vi anbefalte at stikkprøvekontrollentas på grunnlag av antall vedtakper måned. Når det gjaldt kvalitetshåndbokenskrav til avstemminger fant vi enkelte avvik vedrørendeavstemmingen mellom Unique økonomiog Agresso.UttalelserAlle revisjonene ble sendt på høring med unntakav tre stykker, endringshåndtering i NLP ogAgresso, revisjon av Agresso 5.5 samt deneksterne bekreftelsen av drift av NLP utarbeidetav Ernst &Young. Der revisjonene ble sendt påhøring har vi fått positive tilbakemeldinger ogrevisjonene er blitt ansett som nyttige. Tiltak erblitt etablert på bakgrunn av våre anbefalinger.84Kommunerevisjonen


Årsrapport 20117. Mislighetsrettede undersøkelser7.1 Nærmere om mislighetsrettedeundersøkelserKommunerevisjonen skal vurdere risiko formisligheter, herunder søke å avdekke og rapporterekonstaterte forhold (mislighetsrettedeundersøkelser), jf. blant annet forskriften omrevisjon i kommuner og fylkeskommuner § 4 og§ 7, revisjonsstandardene og kommunens rundskriv28/2010.Mislighetsrevisjonen er basert på tips, varsler,henvendelser fra virksomheter i tråd med rundskriv28/2010, innspill fra øvrige revisjonsaktiviteterm.v.Også for mislighetsrettede undersøkelser er detkjøpt konsulenttjenester i 2011.7.2 Innberetninger til kontrollutvalgeti 2011Det ble innberettet åtte saker til kontrollutvalgeti 2011. Sakene dreide seg om disse temaene ogvar fra følgende virksomheter:●●●●●●●●●●●●●●●●Et av Oslo kommunes foretak – foretakets rutiner for registrering av ordre, utarbeidelseav faktura og betaling av tjenesten.Bydel Grünerløkka – ansatt i hjemmetjenesten bestilte private artikler gjennom brukersblå resept.Bydel Alna – tyveri og misbruk av brukers bankkort av hjelpepleier i hjemmetjenestenUtdanningsetaten – mulig tyveri, brudd på Utdanningsetatens regler for bruk avskolelokaler til private formål og utbetaling av lønn utenfor lønns-/regnskapssystemene.Bydel Alna og Sykehjemsetaten – dobbeltføring av arbeidstimer.Bydel Grünerløkka – kjøp av diverse produkter fra humanitære organisasjoner medkommunens midlerEn av Oslo kommunes virksomheter – privat bruk av tjenestebilSykehjemsetaten – underslag fra kantinen ved et sykehjemKommunerevisjonen85


Årsrapport 2011Vedlegg 1: Alle saker fra Kommunerevisjonen behandlet ikontrollutvalget, komitéer/bystyret i 2011Alle rapporter fra Kommunerevisjonen i 2011 – behandling i kontrollutvalget, komitéer og bystyretTyperapportRapportens nummer ogtittelBehandlet ikontrollutvalgetBehandlet i komitéBehandlet ibystyretFR1/2011 Planlegging,styring og oppfølging avinvesteringsprosjekter iEnergigjenvinningsetatenSak 02/11,25.01.2011Samferdsels- ogmiljøkomiteen,sak 29/11, 09.03.2011Sak 46/11,23.03.2011RR2/2011 Kontrollav anskaffelser i nivirksomheterSak 03/11,25.01.2011Samferdsels- ogmiljøkomiteen,sak 31/11, 09.03.2011og Finanskomiteen,sak 03/11, 30.03.2011Sak 81/11,13.04.2011FR 3/2011Skolehelsetjenesten oghelsestasjon for ungdom– en undersøkelse avbydelenes tilbud til eleveri videregående skoleSak 13/11,01.03.2011Helse- ogsosialkomiteen,sak 53/11, 25.05.2011Sak 190/11,15.06.2011IT4/2011 Intern kontrolli og rundt enkelte ITsystemer– Samlerapport2010Sak 25/11,29.03.2011Finanskomiteen,sak 47/11, 04.05.2011FR5/2011 Bruk av privatedøgnovernattingstilbudSak 24/11,29.03.2011Helse- ogsosialkomiteen,sak 54/11, 25.05.2011Sak 191/11,15.06.2011RR6/2011 Ulikeundersøkelser iregnskapsrevisjonen –Samlerapport 2010Sak 40/11,05.05.2011FR7/2011 Konsulentbruk iOslo kommune; strategierog oppfølgingSak 54/11,14.06.2011Finanskomiteen,sak 120/11,21.09.2011FR8/2011 Styring avvannforsyning og avløp iOslo kommuneSak 89/11,27.09.2011Samferdsels- ogmiljøkomiteen,sak 115/11,21.09.2011Sak 328/11,28.09.201186Kommunerevisjonen


Årsrapport 2011FR9/2011 Sykehjemsetatensoppfølging av lønns- ogarbeidsvilkår i sykehjemdriftet av kommersielleaktørerSak 55/11,14.06.2011Finanskomiteen,sak 136/11,19.10.2011 og helseogsosialkomiteen,sak 82/11, 21.09.2011Sak 366/11,16.11.2011FR 10/2011Hovedsykkelveinetteti Oslo kommune -utbyggingstaktSak 56/11,14.06.2011Samferdsels- ogmiljøkomiteen,sak 98/11, 17.08.2011og sak 104/11,23.08.2011Sak 327/11.28.09.2011FR11/2011 Tiltak mot frafallfra yrkesfagSak 70/11,30.08.2011Kultur- ogutdanningskomiteen,sak 78/11, 17.11.2011og sak 87/11,30.11.2011Sak 416/11,14.12.2011FR12/2010 Kommunalttilsyn med avfallsområdetSak 71/11,30.08.2011Samferdsels- ogmiljøkomiteen,sak 112/11,21.09.2011FR13/2011 Avfall– kommunensmottaksordninger forfarlig avfallSak 72/11,30.08.2011Samferdsels- ogmiljøkomiteen,sak 113/11,21.09.2011FR14/2011 Offentligeanskaffelser – kontroll avutvalgte innkjøp utført avOmsorgsbygg Oslo KFSak 83/11,27.09.2011Helse- ogsosialkomiteen,sak 98/11, 02.11.2011FR 15/2011Hovedsykkelveinettet iOslo kommune – kvalitetSak 84/11,27.09.2011Samferdsels- ogmiljøkomiteen, sak123/11, 12.10.2011FR16/2011 Kvaliteti sykehjem -SmestadhjemmetSak 97/11,22.11.2011Helse- ogsosialkomiteen,sak 3/11, 11.01.2011og sak 13/11,01.02.2012Kommunerevisjonen87


Årsrapport 2011FR17/2011 Etablering ogdrift av NAV-kontorenei OsloSak 106/11,13.12.2011Helse- ogsosialkomiteen,sak 9/12, 01.02.2012og sak 5/12,14.03.2012FR18/2011 Forvaltningav beboermidler isamlokaliserte boligerSak 107/11,13.12.2011Helse- ogsosialkomiteen,sak 15/12, 01.02.2012og sak 8/12,14.03.2012FR19/2011 Eierstyring ogselskapsledelse i Ruter AsSak 108/11,13.12.2011Samferdsels- ogmiljøkomiteen, sak6/12, 11.01.2012RR= RegnskapsrevisjonFR= ForvaltningsrevisjonMR=MislighetsrevisjonIT=IT-revisjon88Kommunerevisjonen


Årsrapport 2011Revisjonsberetninger fra Kommunerevisjonen 2011Type sak Sakstittel Behandlet ikontrollutvalgetRRRRRRRRRRRRRRRRBykassens oglånefondetsregnskaper for2011, byrådetsberetning for 2011Årsregnskap forUndervisningsbyggOslo KF 2011Årsregnskap forBoligbygg OsloKF 2011Årsregnskap forOslo Havn KF2011Årsregnskap forOmsorg Oslo KF2011Årsregnskap forTannhelsetjenestenOslo KF 2011Årsregnskap forArbeidstreningOslo KF 2011Årsregnskap forOmsorgsbygg OsloKF 2011Sak 39/12,24.04.2012Sak 40/12,24.04.2012Sak 41/12,24.04.2012Sak 42/12,24.04.2012Sak 43/12,24.04.2012Sak 44/12,24.04.2012Sak 45/12,24.04.2012Sak 46/12,24.04.2012Behandlet ikomitéBehandlet ibystyretRR=Regnskapsrevisjon Disse sakene er ikke behandlet i komité eller i bystyret per 18.04.2012Kommunerevisjonen89


Årsrapport 2011Oppfølgingsundersøkelser fra Kommunerevisjonen i 2011 – behandling i kontrollutvalget, komitéer ogbystyretTyperapportRapportens nummerog tittelBehandlet ikontrollutvalgetBehandlet i komitéBehandlet ibystyretFROppfølging av rapport6/2008 Behandling avdrosjeløyvesakerSak 5/11,25.01.2011 og sak75/11, 30.08.2011Samferdsels- ogmiljøkomiteen,sak 30/11,09.03.2011FROppfølging av rapport7/2009 Økonomiskstyring og oppfølgingav rehabiliteringen påTøyenbadetSak 21/11,01.03.2011Samferdsels- ogmiljøkomiteen,sak 40/11,30.03.201180/11,13.04.2011FROppfølging av rapport16/2008 Bydelenesforvaltning av midlerfra GrorudalssatsingenSak 27/11,29.03.2011FROppfølgingsundersøkelseetterrapport 3/2009 Barnehageopptakenei 2008Sak 28/11,29.03.2011FROppfølgingsundersøkelseetterrapport 18/2006Beredskap i OslokommuneSak 57/11,014.06.2011Samferdsels- ogmiljøkomiteen,sak 97/11,17.08.2011FROppfølging av rapport8/2008 Offentligeanskaffelser iEnergigjenvinningsetatenSak 58/11,14.06.2011Samferdsels- ogmiljøkomiteen,sak 96/11,17.08.2011FROppfølging av rapport1/2009 Behandlingav skjenkebevillingerog kontroll avskjenkestederSak 59/11,14.06.2011Helse- ogsosialkomiteen,sak 79/11,21.09.2011FROppfølgingsundersøkelseetterrapport 15/2009Forebyggingog reduksjonav sykefravær iSykehjemsetatenSak 60/11,14.06.2011Helse- ogsosialkomiteen,sak 72/11,17.08.201190Kommunerevisjonen


Årsrapport 2011FROppfølging avrapport 5/2008Økonomisk styring avinvesteringsprosjekter iOmsorgsbygg Oslo KFSak 74/11,30.08.2011Helse- ogsosialkomiteen,sak 89/11,12.10.2011FROppfølging av rapport16/2009 Barne- ogfamilieetatens kontrollog oppfølging avbarnevernsinstitusjonerSak 76/11,30.08.2011Helse- ogsosialkomiteen,sak 80/11,21.09.2011Sak 325/11,28.09.2011FROppfølgingsundersøkelseetterrapport 9/2009Avgangskaraktereri grunnskolen –Likebehandles elevene igrunnskolenSak 85/11,27.09.2011Kultur- ogutdanningskomiteen,sak 88/11,30.11.2011 ogSak 91/11,08.12.2011FROppfølgingsundersøkelseetterrapport 9/2007Skolefritidsordningen iOslo kommune – Statusfor tilbudetSak 95/11,25.10.2011Kultur- ogutdanningskomiteen,sak 85/11,30.11.2011 ogsak 92/11,08.12.2011FROppfølgingsundersøkelseetterrapport 14/2008Offentlige anskaffelseri Vann- og avløpsetatenSak 96/11,25.10.2011FROppfølgingsundersøkelseetterrapport 5/2010Regelverksdatabasen– Fungerer den somforutsatt?Sak 111/11,13.12.2011I tillegg er Rapport 5/2011 Bruk av private døgnovernattingstilbud en oppfølgingsundersøkelse ettertidligere forvaltningsrevisjon.Kommunerevisjonen91


Årsrapport 2011Saker om uregelmessigheter og misligheter fra Kommunerevisjonen i 2011 – behandling i kontrollutvalget,komiteer og bystyret.Type sak Sakstittel Behandlet ikontrollutvalgetMRMRMRMRMRMRMRMRMRMRØkonomiskeuregelmessigheter ogmisligheter som erendelig innberettettil kontrollutvalget i2010Endelig innberetningav mislighetssak i etforetakForeløpiginnberetning avmistanke ommisligheter i en bydelEndelig innberetningi mislighetssakEndelig innberetningi mislighetssakEndelig innberetningom misligheter veden skoleEndelig innberetningav mislighetssaki Bydel Alna ogSykehjemsetatenEndelig innberetningav mislighetssak iBydel GrünerløkkaSluttorienteringom kommunensoppfølging avkorrupsjonsforsøkmot OmsorgsbyggOslo KFResultatet avLagmannsrettensbehandling avto saker ettermisligheter iUndervisningsbyggSak 7/11,25.01.201129/11, 29.03.2011Sak 42/11,05.05.2011Sak 43/11,05.05.2011Sak 61/11,14.06.2011Sak 62/11,14.06.2011Sak 63/11,14.06.2011Sak 86/11,27.09.2011Sak 87/11,27.09.2011Sak 93/11,25.10.2011Behandlet ikomitéFinanskomiteen,Sak 17/11,09.03.2011Behandlet ibystyret92Kommunerevisjonen


Årsrapport 2011MRMRMRMRMRForeløpiginnberetning –Mistanke ommisbruk av enbeboers bankkort i eninstitusjon tilknyttetSykehjemsetatenForeløpiginnberetning avprivatbruk av entjenestebil i envirksomhetUndersøkelser iKollektivtransportproduksjonAS ogUnibuss ASEndelig innberetningav privat bruk avtjenestebil i envirksomhetEndelig innberetningom økonomiskemisligheter ved etsykehjem underSykehjemsetatenSak 98/11,22.11.2011Sak 99/11,22.11.2011Sak 109/11,13.12.2011Sak 112/2011,13.12.2011Sak 113/11,13.12.2011Kommunerevisjonen93


Årsrapport 2011Øvrige saker fra Kommunerevisjonen i 2011 – behandling i kontrollutvalget og komitéerType sak Sakstittel Behandlet ikontrollutvalgetFRProsjekt Ren Oslofjord– Status i rettensbehandling av sakenFR/RR Saker i KOFA –Klagenemnda foroffentlige anskaffelser– i perioden 01.01.2010-31.12.2010 som gjelderanskaffelser i OslokommuneFRFRFRADMFRFRFRRRFRForvaltningsrevisjon medoppstart 1.halvår 2011Opplegg for eksternkvalitetskontroll avforvaltningsrevisjonNotat fra byrådenfor sosiale tjenesterog rusomsorg tilkontrollutvalget etterKommunerevisjonensrapport 4/2010Årsoppgjør 2010 forKommunerevisjonenProsjekt Ren Oslofjord– Status i rettensbehandling av sakenJustering av pågåendeforvaltningsrevisjon iOmsorgsbygg Oslo KFKlagesaker etter Plan- ogbygningsloven 2010Kommunerevisjonensvurdering av en fastårlig kontroll påområdet sosialtjenestensforvaltning av klientmidlerForvaltningsrevisjonav Sykehjemsetatensoppfølging av lønns- ogarbeidsvilkår i sykehjemdriftet av kommersielleaktørerSak 04/11,25.01.2011Sak 06/11,25.01.2011Sak 08/11,25.01.2011Sak 09/11,25.01.2011Sak 14/11,01.03.2011Sak 15/11,01.03.2011Sak 18/11,01.03.2011Sak 19/11,01.03.2011Sak 20/11,01.03.2011Sak 22/11,01.03.2011Sak 26/11,29.03.2011Behandlet ikomitéBehandlet ibystyret94Kommunerevisjonen


Årsrapport 2011ADMFordeling avKommunerevisjonensutgifter tilregnskapsrevisjon –Budsjett 2012Sak 30/11,29.03.2011FRSykehjem i Oslo– Terskel forsykehjemsplass slikbestillerkontoret ser detSak 41/11,05.05.2011ADMKommunerevisjonensbudsjettforslag 2012Sak 44/2011,05.05.2011ADMÅrsrapport omKommunerevisjonensvirksomhet 2010Sak 46/11,05.05.2011FRArbeidet medforslag til nyeforvaltningsrevisjoner– rutine for innspill frakontrollutvalgetSak 47/11,05.05.2011FRForvaltningsrevisjon2011 – Innspillfra medlemmer avkontrollutvalgetSak 48/11,05.05.2011FRKlorlekkasjen ved OsetvannrenseanleggSak 49/11,05.05.2011RRBykassens og lånefondetsregnskaper for 2010.Byrådets beretning for2010Sak 51/11,05.05.2011FRKlorlekkasjen ved Osetvannbehandlingsanlegg– kontrollutvalgets sak49/2011 – justert sak etterny faktaverifiseringSak 64/11,14.06.2011FRForvaltningsrevisjon medoppstart 2. halvår 2011Sak 73/11,30.08.2011FROppsummering avundersøkelser vedrørendelønns- og arbeidsvilkåri sykehjem gjennomførtav PWC, Deloitte ogArbeidstilsynetSak 77/11,30.08.2011Finanskomiteen,sak 83/11,21.09.2011 ogsak 137/11,19.10.2011Sak 367/11,16.11.2011Kommunerevisjonen95


Årsrapport 2011FRNotat fra byråden forsosiale tjenester ogrusomsorg til helse- ogsosialkomiteen etterKommunerevisjonensrapport 23/2010FR Rapport 3/2011Skolehelsetjeneste oghelsestasjon for ungdom– en undersøkelse avbydelenes tilbud til eleveri videregående skole –byrådens tilbakemeldingtil kontrollutvalgetFR/MRFRRRFRFRFRFRSpørsmål fra Rødtsbystyregruppe om AlteaprosjektetRapport 8/2011 Styringav vannforsyning ogavløp i Oslo kommune –byrådens rapportering avstatus for iverksetting avtiltak per 31.08.2011Oppsummeringav revisjon avbeboerregnskaper for2010Sporveis-Annonsene AS– Vurdering av nærmereundersøkelserForvaltningsrevisjonerrapportert i 2006-2010 hvor detikke gjennomføresoppfølgingsundersøkelserRevisjonsstrategi forforvaltningsrevisjon 2012Føringer for arbeidetmed forslag tilforvaltningsrevisjon medoppstart 1. halvår 2012Sak 78/11,30.08.2011Sak 79/2011,30.08.2011Sak 80/11,30.08.2011Sak 89/11,27.09.2011Sak 91/11,25.10.2011Sak 92/11,25.10.2011Sak 94/11,25.10.2011Sak 100/11,22.11.2011Sak 104/11,22.11.201196Kommunerevisjonen


Årsrapport 2011Vedlegg 2: Pågående forvaltningsrevisjoner (ikke avsluttet)pr 31.12.2011)1. FOKUSOMRÅDE – BRUKERTILPASSEDE TJENESTER OG MYNDIGHETSUTØVELSE• Bydelene som barnehagemyndighet – ivaretar de sitt ansvar?• Informasjon om tannhelsetjenester til mottakere av hjemmesykepleie• Iverksetting av spesialundervisning• Kontroll og oppfølging av kvalitet i kommunale rusinstitusjoner• Barnevernets ettervern – iverksetting av og samarbeid om tiltak• Sosialtjenestens oppfølging av rusmisbrukere i forbindelse med frivillig institusjonsopphold2. FOKUSOMRÅDE – MILJØ OG BYUTVIKLING• Oppfølging av rapport 24/2009 Forebyggende tiltak mot Legionella i Oslo kommune3. FOKUSOMRÅDE – ANSKAFFELSER• Anskaffelser og ledelsesforankring• Anskaffelser, kontroll og oppfølging av tjenester til psykisk utviklingshemmede• Oppfølging av rapport 14/2009 Utviklings- og kompetanseetaten - anskaffelser av IKT tjenesterfor Oslo kommune4. FOKUSOMRÅDE – VIRKSOMHETSSTYRING• Kvalitet på styringsinformasjon i Utviklings- og kompetanseetaten• Finansforvaltning i Oslo kommune• Informasjonssikkerhet prosesstyringen Energigjenvinningsetaten• Effektivitet og kvalitet i rapportering fra bydelene - KOSTRA og utvalgte obligatoriske rapporteringsrutiner;økonomi og tjenesteproduksjon• Investeringer i Vann- og avløpsetaten• Saksbehandling av søknader om gatesalg mv.• Oppfølging av rapport 17/2009 Økonomistyring i Bydel Frogner og Bydel St. Hanshaugen• Oppfølging av rapport 22/2009 HAV Eiendom AS – eierstyring og selskapsledelseKommunerevisjonen97


Oslo kommuneKommunerevisjonenGrenseveien 88, 0663 OSLOTelefonnummer: 23 48 68 00Telefaksnummer: 23 48 68 01www.krv.oslo.kommune.nopostmottak@krv.oslo.kommune.noGrafisk produksjon: Allkopi AS - Årsrapport 2011

More magazines by this user
Similar magazines