11.07.2015 Views

Rutiner for innmelding og registrering av fravær i ...

Rutiner for innmelding og registrering av fravær i ...

Rutiner for innmelding og registrering av fravær i ...

SHOW MORE
SHOW LESS
  • No tags were found...

You also want an ePaper? Increase the reach of your titles

YUMPU automatically turns print PDFs into web optimized ePapers that Google loves.

Personal <strong>og</strong> lønn<strong>Rutiner</strong> <strong>for</strong> <strong>innmelding</strong> <strong>og</strong> <strong>registrering</strong> <strong>av</strong> fr<strong>av</strong>ær i sentraladministrasjonenSist oppdatert: 01.02.20071 RUTINER1.1 Systemer <strong>for</strong> fr<strong>av</strong>ærsadministrasjonTo systemer <strong>for</strong> fr<strong>av</strong>ærshåndtering må ivaretas‣ Fr<strong>av</strong>ærs<strong>registrering</strong> via fleksimeter. Fleksimetersystemet benyttes <strong>for</strong> å holde oversikt overden en enkelte ansattes arbeidstimer i tråd med bestemmelsene om fleksibel arbeidstid. For åfå korrekt antall timer må tjenstereiser, ferie, sykdom <strong>og</strong> annet fr<strong>av</strong>ær registreres ifleksimeteret‣ Fr<strong>av</strong>ærs<strong>registrering</strong> i EDB Lønn<strong>og</strong> personal --fr<strong>av</strong>ærsmodul. EDB er det felles systemetsom brukes i OFK <strong>for</strong> å registrere den enkelte ansattes fr<strong>av</strong>ær (sykdom, velferdspermisjoner,ferie mv) <strong>og</strong> <strong>for</strong> uttak <strong>av</strong> bl.a. sykefr<strong>av</strong>ærsstatistikk. EDB-data overveltes til sentralt registersom danner grunnlag <strong>for</strong> den offisielle sykefr<strong>av</strong>ærsstatistikken i Norge, jfr. Folketrygdlovens §25.21.2 Dokumentasjon <strong>av</strong> fr<strong>av</strong>ærFølgende skjema skal benyttes ved dokumentasjon <strong>av</strong> fr<strong>av</strong>ær:‣ Egenmelding ved sykefr<strong>av</strong>ær (gjelder egen sykdom <strong>og</strong> barns/barnepassers sykdom)‣ Søknad om permisjon (bl.a. ved utdanningsperm, velferdsperm, militærtjeneste, offentligeverv, ferie m.m)‣ Forespørsel om overføring <strong>av</strong> ferie‣ Varsel om <strong>av</strong>vikling <strong>av</strong> fødselspermisjon‣ Søknad om deltagelse på kurs/seminarer <strong>og</strong> lignende (brukes etter behov)Alle skjemaene er elektroniske <strong>og</strong> finnes på fylkeskommunens Ansattportal (underLokale ordninger).1.3 Kontroll via fleksimetersystemetFr<strong>av</strong>ærsoversikter fra fleksimetersystemet brukes som kontroll <strong>av</strong> registrerte fr<strong>av</strong>ær:‣ Ved utgangen <strong>av</strong> hver måned tar servicesenteret ut rapporter som viser den enkelte ansattesfr<strong>av</strong>ær registrert i stemplingssystemet. Rapportene sendes fagenhetsleder_________________________________________________________________________________<strong>Rutiner</strong> fr<strong>av</strong>ærs<strong>registrering</strong> sentraladm Side 1


‣ Fr<strong>av</strong>ærsrapporten kontrolleres <strong>av</strong> den ansatte <strong>og</strong> returneres til Servicesenteret hvis den er iorden. Dersom fr<strong>av</strong>ærsrapporten ikke er riktig, meldes korrigeringer tilbake til Servicesenteret<strong>og</strong> ny fr<strong>av</strong>ærsrapport tas ut‣ Dersom ansatte ikke returnerer kontrollert fr<strong>av</strong>ærsrapporten til Servicesenteret hver måned,vil det gå melding om dette til den ansatte <strong>og</strong> fagenhetsleder.Ved <strong>av</strong>vik ved stemplinger (<strong>for</strong> eksempel ved <strong>av</strong>spasering <strong>og</strong> ferie uten arbeidsdager imellom) gisbeskjed om til Servicesenteret snarest mulig, eller den ansatte <strong>for</strong>etar korreksjoner direkte iMinTid. Ved feilstempling <strong>og</strong> andre endringer <strong>for</strong>etas rettelser slik at fleksitidssaldoen blir ajour.1.4 Utbetaling <strong>av</strong> overtid <strong>og</strong> justering <strong>av</strong> fleksimetersaldoMer enn 20 minustimerFleksiliste med n<strong>av</strong>n på ansatte som har mer enn 20 minustimer siste dagen i måneden, blir sendtPersonal <strong>og</strong> lønn, som tar kontakt med vedkommende <strong>og</strong> fagenhetsleder <strong>og</strong> sjekker om saldo erriktig. Ved feil bli fleksisaldo korrigert, ellers blir det <strong>for</strong>etatt trekk i lønn på neste hovedkjøringpå timer over minus 20. Minustimer over 20 timer slettes da fra fleksimetersaldo.Utbetaling <strong>av</strong> overtid <strong>og</strong> overføring <strong>av</strong> timer til fleksimeteretUtfylt skjema Timeliste/variabel lønn anvises <strong>av</strong> fagenhetsleder <strong>og</strong> sendes Personal <strong>og</strong> lønn <strong>for</strong>kontroll. Fleksirapport som viser overtidsstemplinger skal alltid vedlegges. Kopi <strong>av</strong> skjemaetTimeliste/variabel lønn blir sendt fleksioperatør fra Personal <strong>og</strong> lønn, dersom det er timer somskal legges til eller trekkes fra på fleksimeteret.Eksempler:‣ Når det utbetales diff. Overtid (kun overtidstillegget), skal timene legges til i fleksimeteret,hvis det ikke allerede er stemplet (<strong>for</strong> eksempel ved utført arbeid på tjenestereise).‣ Når det utbetales 50% eller 100% overtidsbetaling, skal timene trekkes, hvis det ikke alleredeer stemplet korrektJustering <strong>av</strong> fleksimeteret som kun gjelder reisetid (uten utbetaling), sendes via fagenhetslederdirekte til fleksioperatør.1.5 Varsel om saldoer i EDB-fr<strong>av</strong>ærsmodulEgenmeldingerVarsel om når grensen <strong>for</strong> bruk <strong>av</strong> egenmeldinger nås (24 egenmeldingsdager i løpet <strong>av</strong> 12måneder), kommer automatisk fram i EDB-fr<strong>av</strong>ærsmodul.Den enkelte ansatte <strong>og</strong> fagenhetsleder skal in<strong>for</strong>meres <strong>for</strong>tløpende om slike varsler.Feriesaldo_______________________________________________________________________________________<strong>Rutiner</strong> <strong>registrering</strong> fr<strong>av</strong>ær sentraladm Side 2


Feriesaldo (antall feriedager overført <strong>og</strong> antall feriedager til gode) går fram <strong>av</strong> feriesaldo under580-bildet i NLP-fr<strong>av</strong>ærsmodul.Innen 15. september hvert år skal fagenhetsledere <strong>og</strong> den enkelte ansatte in<strong>for</strong>meres omferiesaldo i NLP <strong>og</strong> kontrollere at antall feriedager til gode er riktig. Tidspunkt <strong>for</strong> <strong>av</strong>vikling <strong>av</strong>restferie må planlegges slik at ved ferieårets utgang skal all ferie enten være <strong>av</strong>viklet eller <strong>av</strong>taltoverført til neste ferieår.Oppbevaring <strong>av</strong> egenmeldingsskjemaer, permisjonssøknader mvAlle skjema skal oppbevares i 2 år. Skjemaene settes i <strong>av</strong>delingsvise permer <strong>og</strong> ajourholdes <strong>av</strong>Servicesenteret. Når alle fr<strong>av</strong>ær er registrert <strong>og</strong> kontrollert overføres permene til Personal <strong>og</strong>lønn <strong>for</strong> oppbevaring.Når det er etablert tilfredsstillende rutiner <strong>for</strong> elektronisk lagring <strong>av</strong> skjema, er målsettingen åredusere oppbevaringen <strong>av</strong> papirkopier.2 ANSVAR2.1 Fagenhet personal <strong>og</strong> lønn er ansvarlig <strong>for</strong>‣ Utvikling <strong>og</strong> vedlikehold <strong>av</strong> ulike typer <strong>registrering</strong>sskjema, jfr. pkt. 1.2‣ Utvikling <strong>og</strong> vedlikehold <strong>av</strong> regelverk <strong>og</strong> rutiner <strong>for</strong> fr<strong>av</strong>ærs<strong>registrering</strong>‣ Opplæring <strong>av</strong> de medarbeidere som skal håndtere <strong>og</strong> registrere fr<strong>av</strong>ærsdata i NLPfr<strong>av</strong>ærsmodul‣ Uttak <strong>av</strong> EDB-rapport feriestatus <strong>og</strong> distribusjon <strong>av</strong> denne til den enkelte fagenhetslederinnen 15. september hvert år‣ Følgen opp ansatte som har mer enn 20 minustimer ved utgangen <strong>av</strong> måneden, <strong>og</strong> sørge <strong>for</strong>eventuell lønnstrekk‣ Sjekke at det er overensstemmelse mellom Timeliste/variabel lønn <strong>og</strong> stempling ifleksimeteret <strong>for</strong> å unngå dobbelt godtgjøring.2.2 Fagenhet servicesenter er ansvarlig <strong>for</strong>‣ In<strong>for</strong>masjon om rutiner <strong>for</strong> fr<strong>av</strong>ærs<strong>registrering</strong> til ansatte <strong>og</strong> fagenhetsledere‣ Innhenting <strong>og</strong> kontroll <strong>av</strong> fr<strong>av</strong>ærsdata‣ Registrering <strong>av</strong> meldinger om sykefr<strong>av</strong>ær, utfylling ut pkt. 1 i egenmeldingsskjemaet <strong>og</strong>sending <strong>av</strong> dette elektronisk til den ansatte‣ Registrering <strong>av</strong> fr<strong>av</strong>ær i NLP-fr<strong>av</strong>ærsmodul‣ Oversending <strong>av</strong> grunnlag <strong>for</strong> trygderefusjon til lønningskontoret (sykmelding ut overarbeidsgiverperioden, kronisk syke, søknader om fedrekvote <strong>og</strong> nedkomstpermisjon mv)‣ Ved <strong>registrering</strong> <strong>av</strong> permisjon uten lønn i EDB; sjekke med Personal <strong>og</strong> lønn at det blir<strong>for</strong>etatt lønnstrekk‣ In<strong>for</strong>masjon til fagenhetsleder <strong>og</strong> den enkelte ansatte når det gis varsel i EDB-fr<strong>av</strong>ærsmodulom at grensen <strong>for</strong> bruk <strong>av</strong> egenmeldinger i løpet <strong>av</strong> 12 måneder er nådd‣ Systematisere/ta vare på alle skjema <strong>av</strong>delingsvis i perm, eventuelt oversending til arkiv <strong>av</strong>materiale som skal lagres i personalmappe_______________________________________________________________________________________<strong>Rutiner</strong> <strong>registrering</strong> fr<strong>av</strong>ær sentraladm Side 3


‣ Registrering <strong>og</strong> ajourhold <strong>av</strong> data i fleksimetersystemet‣ Uttak <strong>av</strong> fr<strong>av</strong>ærsoversikter fra fleksimetersystemet ved utgangen <strong>av</strong> hver måned – oversiktenesendes den enkelte fagenhetsleder med kopi til Liv Aasen <strong>og</strong> Eva Mellem‣ Sende melding til ansatte <strong>og</strong> fagenhetsleder når ansatte ikke returnerer fr<strong>av</strong>ærsrapporten (LivAasen <strong>og</strong> Eva Mellem har ansvaret)Alle ansatte i sentraladministrasjonen skal ha beskjed om hvem som er kontaktperson/ansvarlig<strong>for</strong> fr<strong>av</strong>ærsføring <strong>og</strong> kontroll <strong>for</strong> den enkelte ansatte/<strong>av</strong>delingen.2.3 Den enkelte ansatte har ansvar <strong>for</strong>‣ Melding <strong>og</strong> dokumentasjon <strong>av</strong> sykefr<strong>av</strong>ær (egenmeldinger <strong>og</strong> sykmeldinger) etter gjeldenderegler. Melding om sykdom gis sentralbord <strong>og</strong> fagenhetsleder første fr<strong>av</strong>ærsdag‣ Utfylling ut pkt. 2 i egenmeldingsskjemaet første arbeidsdag etter sykefr<strong>av</strong>æret <strong>og</strong> levere dettetil leder (skjemaet blir oversendt elektronisk fra Servicesenteret <strong>og</strong> må printes ut før utfylling)‣ Standard skjema Søknad om permisjoner, Overføring <strong>av</strong> ferie, Varsel om fødselspermisjon,Egenmelding mv, som finnes på fylkeskommunens Intranett, benyttes til meldinger <strong>og</strong>søknader‣ Kontroll <strong>av</strong> fr<strong>av</strong>ærsoversikter fra fleksimeteret <strong>og</strong> returnere disse til Servicesenteret‣ Kontroll <strong>av</strong> feriestatus når slik oversikt distribueres i september hvert år, <strong>og</strong> gi melding tilServicesenteret om eventuelle feil<strong>registrering</strong>er‣ Alle meldinger <strong>og</strong> søknader sendes fagenhetslederAnsatte som ikke dokumenterer fr<strong>av</strong>ær etter gjeldende regler, vil kunne bli trukket i lønn.2.4 Fagenhetsleder har ansvar <strong>for</strong>‣ Fordeling <strong>av</strong> fr<strong>av</strong>ærsoversikt fra fleksimetersystemet til ansatte i fagenheten‣ Godkjenning/<strong>av</strong>slag <strong>av</strong> søknad om permisjon, søknad om overføring <strong>av</strong> ferie mv . <strong>og</strong>oversending <strong>av</strong> skjemane til Servicesenteret‣ Utfylling ut pkt. 3 i egenmeldingsskjemaet <strong>og</strong> sending <strong>av</strong> dette til Servicesenteret‣ Oversending <strong>av</strong> grunnlag <strong>for</strong> trygderefusjon til Servicesenteret (sykmeldinger, kronisk syke,søknader om fedrekvote <strong>og</strong> nedkomstpermisjon mv)‣ Anvisning <strong>av</strong> lønnstrekk når det innvilges permisjon uten lønn <strong>og</strong> oversending <strong>av</strong> grunnlag<strong>for</strong> trekk i lønn til fagenhet Personal <strong>og</strong> lønn‣ In<strong>for</strong>masjon/samtaler med den enkelte ansatte som når grensen <strong>for</strong> antall egenmeldinger iløpet <strong>av</strong> 12 måneder nås‣ Oppsett <strong>av</strong> ferieliste <strong>for</strong> fagenheten, herunder sørge <strong>for</strong> at all ferie <strong>av</strong>tales <strong>av</strong>viklet i ferieåret.Kopi <strong>av</strong> ferielister sendes Servicesenteret_______________________________________________________________________________________<strong>Rutiner</strong> <strong>registrering</strong> fr<strong>av</strong>ær sentraladm Side 4

Hooray! Your file is uploaded and ready to be published.

Saved successfully!

Ooh no, something went wrong!