MidtEPJ nødprocedurer - Region Midtjylland

MidtEPJ NødprocedurerHospitalsenheden VestHerningKlinisk IT KontoretOvergade 24DK-7400 HerningTel. +45 7843 8730He.Epj-Kontoret@rm.dkwww.vest.rm.dkGenereltDette dokument er en specialplan til hospitalets beredskabsplan.Målgruppen for dokumentet er alle brugere af MidtEPJ.Skabeloner til dokumentation af kliniske informationer er tilgængeligi mappen ”MidtEPJ-Nødprocedurer” som skal forefindes i alle afsnitDokumentet tages i brug i alle situationer hvor MidtEPJ ikke ertilgængeligt undtaget planlagte nedetid af systemet der følges Retningslinje ie-dok:1.6.2.4 Varsling i forhold til planlagte nedetid MidtEPJ HEVStatus på MidtEPJ gradueres på følgende mådeGRØNDriften for MidtEPJ er normal.GULDriften for MidtEPJ er ikke normal.Senarier: Planlagte nedetid til opdateringer af MidtEPJ med kørende Opslags-EPJer = GUL status. Akut ned luk af MidtEPJ med Opslags-EPJ, kritiske dele af MidtEPJ erfejlbehæftede, store svar tids problemer der påvirker normalanvendelse af MidtEPJ er = GUL status. Dele af hospitalet kan være i GUL status ved problemer med dele afMidtEPJ f.eks. NEPO tavler.RØDDriften for MidtEPJ er ikke normal.MidtEPJ er ikke tilgængelig, der er ingen Opslags-EPJ eller Drifts miljø 2.SORTDriften for MidtEPJ er ikke normal.MidtEPJ, MIRSK, intranet, netværk, trådløse telefoner mv. virker ikke.Kommunikation/orientering om MidtEPJ’s funktionUdmelding om problemer med MidtEPJ kommer på MidtEPJ DriftsstatusI tilfælde af kritiske eller akutte situationer, sendes mail til He Vest (alle)Beskeden er:"Status på MidtEPJ er nu GUL - Se MidtEPJ-Nødprocedurer""Status på MidtEPJ er nu RØD - Se MidtEPJ-Nødprocedurer "”Status på MidtEPJ er nu SORT – Se MidtEPJ-Nødprocedurer”

Det er vigtigt at uddybe, hvis det kun er dele af MidtEPJ der er i gul fx at kunNEPO tavler er nede.Det er svært at formidle hvis status er sort på MidtEPJ, men i en sådansituation vil det almindelige beredskabsplan træde i kræft, som MidtEPJ-Nødprocedurer er en del af.Hvis de problemer der er med MidtEPJ ikke er beskrevet på MidtEPJDriftsstatus hjemmeside, skal man ringe tilKlinisk IT Kontoret på telefonnummer: 3 8730.Telefon er åben fra 8.00 til 15.30 på hverdage.Resten af døgnet ringes der ved driftsproblemer med MidtEPJ til Receptionenpå telefonnummer: 3 0000.Receptionen sørger for den videre kontakt til RM IT vagten i HospitalsenhedenVest eller IT-drift i regionen.Status Rød over 12 timerHvis driftsstatus er rød i over 12 timer indkaldes der til krisemøde påhospitalet. Afhængigt af tidspunktet på døgnet kan der indkaldes tidligere.Parterne der indkaldes er Hospitalsledelsen, navngivet repræsentanter fraAfdelingsledelseskredsen, Klinisk IT Kontoret, Kommunikation og RM ITkundeansvarlig. Der afholdes krisemøder dagligt indtil MidtEPJ er kørendeigen. På møderne besluttes håndtering af situationen, status og aktiviteter påhospitalet samt kommunikation internt og eksternt.Status SortI denne situation er hele hospitalet ramt af problemstillinger der vil udløse atandet beredskab træder i kraft, som MidtEPJ drift vil være en del af.Ekstern kontaktVed telefoniske henvendelser udefra, fra f.eks. patienter, pårørende,praktiserende læger mv., informeres disse om at der i øjeblikket er problemermed MidtEPJ. Der informeres om muligt hvornår MidtEPJ er kørende igen og vibeder om at de henvender sig igen derefter.Sikkerhedsforanstaltninger MidtEPJ• Der er etableret et sekundært driftsmiljø, således man vil kunne switchover mellem de to systemer ved planlagte systemtid, her er fuldt læseog skrive adgang, og de to systemer er helt ens i funktion og dataindhold.Ved uventet nedluk af MidtEPJ kan man switch over til driftsmiljø 2,men det tager på nuværende tidspunkt ca. en time fra det tidspunktman beslutter at gøre dette til den er tilgængelig• MidtEPJ vil altid være tilgængelig på Opslags-EPJ, hvis driftssystemeter lukket pga. planlagt nedluk, og man ikke kan switch direkte over pådet sekundært driftsmiljø. Her har man kun læse adgang.Opslags-EPJ, kan startes relativt hurtigt op ved uventet nedluk afMidtEPJ, og skal på sigte være tilgængelig med det samme der opståruventet nedluk• Der foreligger medicin nødrapporter for hvert afsnit i HospitalsenhedVest, indeholdende den aktuelle medicinoversigt på samtlige indlagtepatienter.• Rapporten genereres automatisk tre gange i døgnet. Det enkelte afsnitkan selv generere en ny nødrapport ind imellem de automatiskegenereringer, hvis afsnittet vurderer at dette er nødvendigt.Side 2

Når dokumentationen er indskrevet i MidtEPJ, sendes Nødjournal kopierne i encirkulationskuvert til afsnittet, hvor patienten er indlagt eller sidst var indlagtinden udskrivelse. Dette som en indikator for at både kopier og original kanmakuleres.Dette skal den enkelte afdeling lave retningslinje for.Side 5

AfdelingsspecifiktSengeafsnitDet er vigtigt at læse afsnittet ”Generelt”, inden den afsnitsspecifikkevejledning læses.GULAlle patienter behandles.Hvis det ikke er muligt at skrive i MidtEPJ, er det nødvendigt at gå over tilpapirdokumentation (læs afsnittet ”Dokumentation i forbindelse meddriftsproblemer” side 3).RØDAlle akutte patienter behandles.For afsnit der udfører elektive indgreb gælder følgende:Elektive indgreb foretages som udgangspunkt ikke.Det er afdelingen, der står for indgrebet, som er ansvarlige for at afgøre omdet er forsvarligt at udføre proceduren/indgrebet.Der skal udarbejdes en lokal retningslinje for hvad der kan udføres, nårpatientjournalen ikke er tilgængelig.Når der ikke kan dokumenteres i MidtEPJ oprettes en ”MidtEPJ-Nødjournal”(læs afsnittet ”Dokumentation i forbindelse med driftsproblemer” side 3).Arkene i Nødjournalen kan f.eks. udfyldes med hjælp fra belægningssedler,whiteboard tavler, samtale med patienten, pårørende m.v.For at få overblik over afsnittets patienter og hvor de ligger, skal disse skrivespå en Huskeliste skema.Hvis der foretages procedurer, skal lægerne dokumentere disse på det fællesaktivitetsskema”.SORTAlle dokumenterer på papirskemaerne i MidtEPJ-Nødjournalen.Dokumentation, når MidtEPJ fungerer igenFølge generelle dokumentationsretningslinjer under: Dokumentation iforbindelse med driftsproblemer (side 3)Side 6Notater dokumenteres tids tro i MidtEPJ, med angivelse af tidspunkt fordokumentationen fra papirdokumentationen.Notaterne skal indføres i prioriteret rækkefølge.Prioriteringen for sengeafsnit er følgende: Indlagte patienter der skal på OP Indlagte patienter der skal have foretaget en procedure Indlagte patienter der skal overflyttes til andre afdelinger Patienter der skal udskrives De udskrevne

Når dokumentationen er indskrevet i MidtEPJ, sendes journalkopierne i encirkulationskuvert til afsnittet, hvor patienten er indlagt eller sidst var indlagtinden udskrivelse. Dette som en indikator for at både kopier og original kanmakuleres. Dette skal afdelingen lave retningslinje for.Side 7

Operationsgang / Dagkirurgi / OpvågningDet er vigtigt at læse afsnittet ”Generelt”, inden den afsnitsspecifikkevejledning læses.GULAlle patienter behandles.Aftale om overgang til gul status aftales mellem: OP-Koordinator Kirurgisk-bagvagt Klinisk IT Kontoret 3 8730 (8-15.30 på hverdage)Udmelding om GUL status:I dagtid på hverdage ringer OP-koordinator til relevante sengeafsnit.På andre tidspunkter ringer Kirurgisk-bagvagt til relevante afsnit.Dokumentation i GUL status:NEPO listen afskrives på papir, hvis den er tilgængelig. Papirlisten anvendesindtil MidtEPJ igen er i GRØN status og NEPO listen er ajourført.Hvis det ikke er muligt at skrive i MidtEPJ, er det nødvendigt at gå over tilpapirdokumentation (læs afsnittet ”Dokumentation i forbindelse meddriftsproblemer” side 3).Kontakt angående OP programmet går via OP-koordinator i dagtid ellersKirurgisk-bagvagt: Program Klarmeldinger Akutte patienterRØD/SORTAl elektiv aktivitet ophører. Der opereres kun på akut indikation.Dokumentation, når MidtEPJ fungerer igen:Følge generelle dokumentationsretningslinjer under: Dokumentation iforbindelse med driftsproblemer (side 3)Notater dokumenteres tids tro i MidtEPJ, med angivelse af tidspunkt fordokumentationen på papir.Når patienten forlader OP, DKE eller Opvågningen, når MidtEPJ er nede følgerden originale papirdokumentation med patienten. Operationsganen eller DKEtager en kopi af den aktuelle papirdokumentation inden patienten overflyttes.Kopien gemmes til senere indskrivning i MidtEPJ, når der kan dokumenteres iMidtEPJ igen.Side 8Når dokumentationen er indskrevet i MidtEPJ, sendes journalkopierne i encirkulationskuvert til afsnittet, hvor patienten er indlagt eller sidst var indlagtinden udskrivelse. Dette som en indikator for at både kopier og original kanmakuleres. Dette skal afdelingen lave retningslinje for.

AmbulatorierDet er vigtigt at læse afsnittet ”Generelt”, inden den afsnitsspecifikkevejledning læses.Det er normal praksis i ambulatorier at udskrive programmet til næste dag.Listerne anvendes ved problemer med MidtEPJ.GULAlle patienter behandles.Når der ikke kan dokumenteres i MidtEPJ oprettes en ”MidtEPJ nødjournal”(læs afsnittet ”Dokumentation i forbindelse med driftsproblemer” side 3).Hvis der foretages procedurer, skal lægerne dokumentere disse på det fælles”aktivitetsskema”.Akutte patienter skrives på Huskelisterskemaer.Der laves papir Huskelister til opdatering af bookinglister mv. når MidtEPJ ertilgængelig igen.Afdelingen skal lave retningslinjer for dette.RØD/SORTAlle akutte patienter behandles.Alle dokumenterer på papir i ”MidtEPJ-Nødjournalen” (læs afsnittet”Dokumentation i forbindelse med driftsproblemer” side 3).Dokumentation, når MidtEPJ fungerer igen:Følge generelle dokumentationsretningslinjer under: Dokumentation iforbindelse med driftsproblemer (side 3)Notater dokumenteres tids tro i MidtEPJ, med angivelse af tidspunkt fordokumentationen på papir.Notaterne skal indføres i prioriteret rækkefølge.Prioriteringen er følgende:Indlagte patienterPatienter der har en ny tid i ambulatorietAfsluttede patienterSide 9Når dokumentationen er indskrevet i MidtEPJ, sendes journalkopierne i encirkulationskuvert til afsnittet, hvor patienten er indlagt eller sidst var indlagtinden udskrivelse. Dette som en indikator for at både kopier og original kanmakuleres. Dette skal afdelingen lave retningslinjer for.

Akutmodtagelsen/SkadestuenDet er vigtigt at læse afsnittet ”Generelt”, inden den afsnitsspecifikkevejledning læses.GULAlle patienter behandles.Når der ikke kan dokumenteres i MidtEPJ oprettes en ”MidtEPJ Nødjournal”(læs afsnittet ”Dokumentation i forbindelse med driftsproblemer” side 3).Patienter i Akutmodtagelsen/Skadestuen skrives på Cetrea tavlen påvanligvis. Hvis Cetrea ikke er tilgængelig skal der laves Patientlister på papirher bruges Nødjournalens huskelister.Hvis der foretages procedurer, skal lægerne dokumentere disse på det fælles”aktivitetsskema” i Nødjournalen.Akutte patienter skrives på Huskelisterskemaer.Der laves papir huskelister til opdatering af bookinglister mv. når MidtEPJ ertilgængelig igen.Afdelingen skal lave retningslinjer for arbejdsgangene omkring dette.RØD/SORTAlle patienter behandles.Når der ikke kan dokumenteres i MidtEPJ oprettes ”MidtEPJ Nødjournal” (læsafsnittet ”Dokumentation i forbindelse med driftsproblemer” side 2).Når MidtEPJ ikke har fungeret i 15 minutter skal sekretærerne skrivedikterede lægenotater i et Word dokument, disse er en del af Nødjournalen.Hvis der foretages procedurer, skal lægerne dokumentere disse på det fællesaktivitetskema” i Nødjournalen.Der skal foreligge lokale aftaler for håndtering af papirdokumentationen,f.eks. af patienter der får/skal have en tid i Ortopædkirurgisk ambulatorium.Dokumentation, når MidtEPJ fungerer igen:Følge generelle dokumentationsretningslinjer under: Dokumentation iforbindelse med driftsproblemer (side 3)Side 10Notater dokumenteres tids tro i MidtEPJ, med angivelse af tidspunkt fordokumentationen fra papirdokumentationenNotaterne skal indføres i prioriteret rækkefølge.Prioriteringen for akutmodtagelsen er følgende: De mest akutte indlagte, følg triageringen. De mindre akutte Patienter der har en tid i ambulatoriet. De udskrevne

Når dokumentationen er indskrevet i MidtEPJ, sendes journalkopierne i encirkulationskuvert til afsnittet, hvor patienten er indlagt eller sidst var indlagtinden udskrivelse. Dette som en indikator for at både kopier og original kanmakuleres. Dette skal afdelingen lave retningslinjer for.Side 11

Skabeloner til dokumentation hvis MidtEPJ ikke ertilgængeligFølgende skabeloner kopieres og anvendes til dokumentation hvis MidtEPJikke er tilgængelig: Registreringsark - tværfagligt stamdata Medicin nødrapporter Nødjournal pn-medicinskema Nødjournal fast medicin skema Nødjournal Aktivitetsskema - løbende dokumentation Nødjournal Observationsskema Nødjournal Huskeseddel Patientliste Nødjournal Huskeseddel (skabelon til andre lister)Side 12